COFEMER / CIDE
OBJETIVO
Dotar a las funcionarios municipales con los elementos NECESARIOS de reingeniería a fin de que estos puedan crear procesos administrativos integrales y eficientes
COFEMER / CIDE
¿QUE ES LA REINGENIERÍA DE PROCESOS?
Es la revisión y rediseño fundamental de los procesos administrativos
COFEMER / CIDE
¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA REINGENIERÍA?
Procesos administrativos integrales y eficientes
Calidad
Costo
Tiempo
COFEMER / CIDE
¿CUÁLES SON LAS ETAPAS DE LA REINGENIERÍA?
Iniciación FotografíaDefinición
de soluciones
Rediseño y/o diseño
Implanta-ción
Medición y control
Retroalimentación
COFEMER / CIDE
INICIACIÓN
Objetivo:Iniciar el trabajo y determinar el alcance de la reingeniería municipal
Identificar los procesosadministrativos municipales
•Catálogo de trámites•Otros procesos no •incluidos
Priorizar los procesos administrativos
identificados
•Frecuencia•Impacto
Formación de equipos de
reingeniería
•Integrantes•Reglas deoperación
COFEMER / CIDE
FOTOGRAFÍA
Objetivo:Elaborar una descripción precisa de los procesos actuales, identificar su problemática y costos de no calidad
Costos de no-calidady objetivos específicos
Definir el objetivo general del proceso
Esquematizar el proceso
Definir y medir variables críticas
Determinar problemática
COFEMER / CIDE
FOTOGRAFÍA
Definir objetivo general del proceso
Se refiere a identificar la finalidad o intento alcual se dirige o encamina un proceso
¿Cuál es la función del proceso?
¿A qué aplicamos esa
función?
¿Qué alcances se quieren obtener?
¿Para qué?
Agilizar Los trámitesA todas las
dependencias municipales
Para lograr la satisfacción
de los clientes
Agilizar los trámites en todas las dependencias municipales, para lograr la satisfacción de los clientes
COFEMER / CIDE
FOTOGRAFÍA
Esquematizar el proceso
Se refiere a elaborar, de manera detallada, el diagrama de flujo del proceso actual
Inicio/Fin
Actividad
Decisión
Documento
Datos
Conector
Conector fuerade página
Dirección
COFEMER / CIDE
Ejemplo de un diagrama de flujo
IntendenteSí
No
Área de Validación
No
Sí
Realiza la ronda correspondientepara revisar que
las luminariasfuncionen.
¿Todas lasluminariasfuncionan
correctamente?
Revisa
en qué
consiste
la falla.
Realizael
cambionecesario.
¿ Es necesario cambiar
refacciones?
Inicio
Llena en su Bitácorala información dela inspección y la
entrega al finaldel mes al Áreade Validación.
1
1
1
Le da mantenimiento y repara la falla
para que funcione correctamente.
Fin
La Bitácora contiene:nombre y firma del
Intendente, zona, fecha,hora y diagnóstico,
materiales utilizadosy observaciones.
Recibe la Bitácora y larevisa. Evalúa la cantidadde materiales utilizados y
proveé al Intendentede refacciones.
1er día 2o díaProceso de Mantenimiento de Alumbrado Público
FOTOGRAFÍA
COFEMER / CIDE
Definir y medir variables críticas
Se refiere a identificar las variables críticas del proceso actual
Variable crítica: Es aquella que causa el descontrol del proceso y se manifiesta directamente en la insatisfacción del cliente interno o externo
Cualitativas:•Capacitación y
adiestramiento•Comunicación •Trabajo en equipo•Calidad de la
información•Servicio
Cuantitativas:•Tiempo•Costo•Errores humanos•Traslados•Documentos emitidos
•Requisitos
FOTOGRAFÍA
COFEMER / CIDE
Cualitativas Cuantitativas
Determinación de las variables críticas
•Encuestas a clientes
•Encuestas a funcionarios
•Benchmarking
•Estudio de tiempos y
movimientos
•Estudios de frecuencias
•Estudios de costos
FOTOGRAFÍA
COFEMER / CIDE
Determinar problemática
1. Diagrama de Ishikawa:
P R O C E S O S
Causa1
Problema
Causa 3Causa 2
Nombre del
proceso
FOTOGRAFÍA
COFEMER / CIDE
Determinar problemática
2. Determinación del tipo de actividad en el proceso actual:
OperaciónActividad que agrega valor y hace que el proceso camine
Mantener
Demora Retraso no programado Eliminar
Inspección Revisiones y autorizaciones Reducir
Almacenaje Retraso programadoEliminar /
reducir
Traslado Desplazamiento de información o personas
Eliminar
Retrabajo Actividad repetida Reducir
FOTOGRAFÍA
COFEMER / CIDE
Determinar costos de no-calidad y definir objetivos específicos
Costos de no-calidad
Representan todo aquello que los municipios pierden o dejan de ganar por deficiencia en los procesos. Ejemplos: mala imagen, poca credibilidad, baja competitividad, etc.
Objetivos específicos
Representan los elementos insdispensables que deberán existir en las alternativas de solución. Se deriva del objetivo del proceso y de la problemática
FOTOGRAFÍA
COFEMER / CIDE
Ejemplos de objetivos específicos
? Capacitar y actualizar al personal del área
? Establecer sistemas de integración del personal
? Reducir el tiempo de respuesta a 1 día
? Eliminar inspecciones del área B
FOTOGRAFÍA
COFEMER / CIDE
DEFINICIÓN DE SOLUCIONES
“Al final del día, una empresa es los procesos
mediante los cuales crea valor”
Michael Hammer
COFEMER / CIDE
Objetivo: Generar, evaluar y seleccionar soluciones factibles para mejorar los procesos
Generar alternativas
•Lluvia de ideas•Creatividad grupal e individual
Seleccionar la mejoralternativas
Evaluar alternativas
•Costo-beneficio•Factibilidad técnica•Análisis FODA
DEFINICIÓN DE SOLUCIONES
COFEMER / CIDE
REDISEÑO Y/O DISEÑO
Objetivo: Crear nuevos procesos administrativos que cumplan con las garantías establecidas
? Esquematizar las actividades que componen cada proceso rediseñado.
? Verificar las variables críticas de cada proceso y determinar sus garantías
? Validar el rediseño de los procesos municipales
COFEMER / CIDE
IMPLANTACIÓN
Objetivo: Aplicar los procesos rediseñados en la administración pública municipal
yInformar y negociar la aplicación de los nuevos procesos con las áreas involucradas
yEstablecer compromisos para asegurar la aplicación de los nuevos procesos
ySeguimiento del cumplimiento de los compromisos
COFEMER / CIDE
MEDICIÓN Y CONTROL
Objetivo: Monitorear los resultados obtenidos de la aplicación de los procesos rediseñados
yMedir el comportamiento de las variables críticas de los procesos
yComparar los resultados de los procesos antiguos con los resultados de los procesos rediseñados
COFEMER / CIDE
MEDICIÓN Y CONTROL
“La única razón para recolectar datos consiste en emprender acciones”
William W. Sherkenbach
COFEMER / CIDE
RETROALIMENTACIÓN
yConsultar periódicamente el grado de satisfacción de los clientes
yRevisar constantemente el desempeño de las garantías establecidas
yEntregar formalmente la documentación de los trabajos de reingeniería
yPresentar y publicar los resultados
Objetivo:Evaluar los resultados obtenidos de la reingeniería de los procesos municipales para mejorarlos continuamente
COFEMER / CIDE
ADECUACIÓN A LA NORMATIVA
Mejora Regulatoria
Reingeniería Rediseño/diseño del proceso
NormativaAdecuar disposiciones jurídicas
(metodología del catálogo de trámites)