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ESTUDIO DE MEJORA
EMPRESA: QUIMICOS AGRICOLAS S.A
ALUMNA: LOAYZA GONZALES DEYSY
MEJORA EN EL CONTROL DE STOCKS Y
DISTRIBUCION FISICA DEL ALMACEN
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INTRODUCCION
El Cliente siempre espera que el producto que se le entrega sea
correcto, sin daños, en el tiempo correcto y a un costo razonable. Cuántas
veces hemos escuchado "El Cliente siempre tiene la razón"; de ahí el motivo
por el cual al no darles lo que desean, sencillamente encontrarán alguien que
sí puede hacerlo.
En la empresa Químicos Agrícolas S.A. se desea alcanzar un nivel de
control de las existencias, con el objetivo de que el cliente pueda contar con
sus pedidos en el menor tiempo posible. Para lograr este propósito es que se
va diseñar el presente estudio de mejora.
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DEDICATORIA
Dedicado a mis queridos padres, y
profesores quienes me brindaron su
apoyo para la culminación del
presente trabajo.
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PRESENTACION DEL PARTICIPANTE Y PROYECTO
Nombre del proyecto : “MEJORA EN EL CONTROL DE STOCKS
Y
DISTRIBUCION FISICA DEL ALMACEN”
Tutor del Estudio : Julio Manrique
Nombre del Alumno : Loayza Gonzáles Deysi Janina.
Ocupación : Administradores Industriales
Año académico : 2005 – II
Código : 02600642
Aula : Sexto “A”
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PRESENTACION DE LA EMPRESA
Razón Social : Químicos Agrícolas S.A.
Rubro : Elaboración y Comercialización de Abonos
Foliares, Fungicidas, Herbicidas y Productos
Diversos.
R.U.C. : 20100428441
Domicilio Legal : Calle Santo Toribio Nº 268 - S.M.P.
Rep. Legal : Lic. Emir García Tuanama
Tamaño : Mediana empresa
Sector : Industria
San Martín de Porras, Agosto del 2005.
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CAPITULO I
PRESENTACION DE LA EMPRESA
1. Reseña histórica:
La empresa Químicos Agrícolas S.A. se constituyo un 5 de Mayo de
1991, en sus inicios se dedicaba a la comercialización de productos
químicos para la selva norte de Perú.
En la actualidad contamos con una fábrica de productos agroquímicos
que esta ubicado en la zona industrial de Puente Piedra. Nuestros
productos se distribuyen a lo largo del territorio nacional, y estamos
incursionando en productos de limpieza de mascotas como champús y
talcos para perros.
2. Principales productos:
Entre los productos que tiene mayor demanda podemos mencionar:
- Agrigeel
- Agri-Oil
- Agro-humic Power
- Protector – L
- Fertiplant - P
- Selvirin Polvo Seco al 2%
- Ferti plant 30.10.10
- Ferti plant 20.20.20
- Ferti plant 12.60.00
- Ferti plant 13.00.45
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3. Descripción de los Principales componentes del Mercado en
que se desarrolla:
- Materia Prima:
Para la elaboración de nuestros productos esencialmente se usan
los siguientes productos:
o Urea
o Fosfito de Potasio
o Sipemetrina
o Cobox
o Tiza
- Proveedores:
Nuestros principales proveedores son
o Química Anders S.A.
o Corporación Peruana de Productos Químicos S.A.:
o American Plast S.A.
o Orna Plast S.A.
- Principales Clientes:
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Para poder identificar mejor a nuestros clientes los hemos
clasificado en tres sectores: Norte, centro y sur.
o Norte:
Promotores del Agro S.A. (Tarapoto)
o Centro:
Biofer S.R.L. (Lima)
Agropecuaria Sr. De Luren (Chincha)
o Sur:
Agropecuaria del Altiplano S.A. (Juliaca)
- Principales Competidores:
Los Principales competidores de nuestra empresa son:
o Bayer S.A.
o Inquisa Perú S.A.
o Química del Pacifico S.A.
Algunas de estas empresas no fabrican sus productos en el Perú,
es por eso que no se adaptan bien a las necesidades de los
clientes por sus diferenciado tipo de climas.
CAPITULO II
SITUACIÓN ACTUALDEL AREA DE ESTUDIO DE LA EMPRESA
(ANTECEDENTES)
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A continuación describiremos la situación actual deL área de estudio de
la empresa, la cual nos dará una idea de los puntos en los que hay que
trabajar para realizar la mejora.
Área de Almacén
Este local tiene un área de 80 m2, aproximadamente y tiene una
altura aproximada de 3 metros. Actualmente este espacio cuenta con
una puerta de entrada, pero este espacio no es suficiente para albergar
todas las existencias, es por eso que se tiene que guardar alguna de las
materias primas en un costado de la planta de producción.
En el almacén hay una distribución inadecuada, en cuanto al tipo
de producto. Sucede que hay productos que están en lugares donde no
guardan relación con respecto al tipo de producto que corresponde.
Descripción:
1. Trafico interno de bienes:
En este punto los productos no tienen un orden lógico de entrada
y salida ya que los bienes que ingresan muchas veces están en lugares
donde están los bienes que van a salir, Por otro lado causa un ambiente
de desorden ya que los materiales no tienen una ubicación estable. Es
por eso que se colocan en cualquier lugar libre, y esa acción muchas
veces interfiere en la ubicación de los artículos.
Pero esto también conlleva a que no se cuenta con una codificación
de área en el almacén donde puedan estar ubicados productos que
tengan relación entre si, para que no haya desorden y demora en el
despacho.
2. Codificación:
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Actualmente se cuenta con una codificación que es prácticamente
improvisada, en la mayoría de los códigos no tienen una razón de ser, lo
que es mas no nos proporciona ninguna ayuda.
3. Control:
El control de existencias es una tarea que se tiene olvidada,
existe una base de datos que no esta actualizado lo que también nos
imposibilita saber cual es nuestro stock a tiempo real.
CAPITULO III
CONSIDERACIONES GENERALES DEL TEMA
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Consultando en diferentes libros y portales de Internet, se concluyo que
las siguientes definiciones que se presentan a continuación son las indicadas
para poder sustentar este trabajo. También estas definiciones y conceptos
nos ayudaran a tener una mejor comprensión del tema a los largo de su
desarrollo.
1. Almacén:
El concepto que se le da al almacén es: "Realizar las operaciones y
actividades necesarias para suministrar los materiales o artículos en
condiciones óptimas de uso y con oportunidad, de manera de evitar
paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de capitales por
sobre existencias".
El concepto de que las actividades del Almacén guarde cierta similitud
con el área de Caja en las empresas, puesto que la primera mantiene
materiales, insumos, y repuestos los cuales representan una
considerable cantidad de dinero depositado o guardado en uno o
varios locales bajo la responsabilidad del personal y jefe de
almacenes; mientras los segundo, es decir; Caja constituye en guardar
y custodiar dinero en efectivo.
2. Gestión de inventarios:
El almacenamiento es una forma de asegurar la continuidad de las
operaciones de un sistema de producción, es necesario que la
empresa asegure la continuidad de sus operaciones con una garantía
razonable contra la escasez de la materia prima, pero evitando los
excesos de inventario.
CAPITULO III
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ASPECTOS TEORICOS
1. Plan del Estudio de Mejora:
El presente Estudio comienza con la definición de las técnicas usadas
para detectar el problema, (diagrama de Ishicawa / Pareto) para
posteriormente definir los objetivos, luego presentar las alternativas
de solución y finamente mencionar la metodología empleada en el
presente trabajo.
A continuación se detalla cada uno de las técnicas mencionadas
anteriormente.
2. Método usado para identificar los problemas:
a. Diagrama de Pareto:
En muchas oportunidades observamos las tareas en una empresa,
al ver los resultados ver los defectos que estos pueden presentar,
nos preguntamos ¿por cual problemas debemos empezar, para
poder resolverlo?.
La Ley de Pareto, es el instrumento de investigación mas valioso
para identificar los ítems (elementos) mas importantes dentro de
cualquier conjunto dado que un administrador maneja decenas de
miles de ítems, el literalmente no sabe con exactitud cuales son
importantes y cuales no, a menos que prepare una clasificación
ABC de estos ítems. Por la técnica ABC es en primera instancia útil
para descubrir cuales ítems son los que originan la mayor parte de
la actividad.
Observaciones en diversos campos de la administración de
empresas han revelado una amplia aplicabilidad de la ley de Pareto
incidentalmente citaremos algunos ejemplos: el 20% de los
productos de una empresa usualmente representa el 80% de sus
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ventas. El 10% de los clientes de una empresa representan el 80%
de las ventas.
b. Diagrama de causa – efecto:
El diagrama causa efecto, también llamado diagrama de Ishikawa
se emplea para determinar cuales son los elementos responsables
por la situación que se necesite cambiar. Este paso es necesario
antes de iniciar el desarrollo de soluciones para los problemas.
3. Método empleado:
a. Planteamiento del problema
Dentro del proceso de organización de los almacenes que se
impone en los mercados para lograr la calidad en el mundo
competitivo.
Debemos realizar modificaciones y la mejora que queremos
realizar. Consiste en disminuir los retrasos de los pedidos y
despachos por lo tanto disminuir los retrasos de producción. Tal
es el caso que en muchas oportunidades el producto no llega al
cliente en la cantidad ni en el momento adecuado.
Para poder desarrollar la mejora y poder identificar los
problemas y dar posibles soluciones he utilizado métodos que
me ayudaran a desarrollarlo.
b. Diagrama de Pareto y Diagrama de Ishikawa:
Para la identificación y solución de los problemas usare métodos
conjuntamente y la combinación del diagrama de Pareto
(identificación del problema principal) con el diagrama de causa
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– Efecto (Solución del problema). Este método se usara para
llegar a la planeación de soluciones.
Para poder detectar el problema se realizo una encuesta.
Encuesta para identificar las quejas y razones de algunos
de los clientes de la empresa Químicos Agrícolas S.A.
Pregunta:
¿Por qué el cliente se siente insatisfecho con nuestro
producto?.
1. Por la mala calidad del producto. 15
2. No encuentran la cantidad de productos que requiere 12
3. Demora en la entrega del producto 20
4. La mala atención de vendedor 17
5. La presentación del producto 13
6. El costo del producto 7
7. Por la pureza del producto 11
8. La falta de vendedores 5
Según la encuesta se obtuvieron respuestas que en este caso
son igual a la frecuencia.
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Se observa los puntajes obtenidos en la encuesta que se realizo a pequeñas
tiendas agrícolas y algunas tiendas que compraban el producto. Los
defectos de mayor puntaje son las frecuencias por lo que el cliente se siente
insatisfecho, los de menor puntaje, casi no influyen en el cliente pero se
tiene que tomar en cuenta para que nuestro producto sea de calidad.
Diagrama de Pareto:
Por las encuestas que realizamos podemos observar que la mayor
frecuencia es por causa de la “Demora en la entrega del producto”, y es por
este problema que haremos un diagrama de Ishikawa para determinar las
posibles causas.
Empleando para la realización de este diagrama los factores del proceso de
producción:
- Métodos de trabajo - Mano de obra
- Materiales - Maquinaria
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DIAGRAMA DE ISHIKAWA / ANÁLISIS CAUSA EFECTO
Empleado para determinar los elementos responsables por la situación que necesito cambiar y para iniciar
el desarrollo de soluciones.
DEMORA EN LA ENTREGA DEL PEDIDO
MAQUINARIA
MATERIALES METODOS DE TRABAJO
Inadecuado empleo de tiempo en actividades No productivas
MANO DE OBRA
Demora del vendedor en llevar el producto. Falta de mantenimiento
preventivo de las maquinas.
No hay suficiente capacidad productivas de las maquinas
No se cuenta con los insumos a tiempo para producir
No se cuenta con mucho stock de existencias.
Mayormente se produce por pedidos
No se sabe a tiempo con cuanto de materia prima se cuenta
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Interpretación:
Luego de graficar el Diagrama de Ishikawa, con respecto al
problema en la demora en la entrega del producto al cliente,
determinado en el diagrama de Pareto. Se puede observar las
posibles causas que pueden ocasionar el problema.
4. Especificaciones de los problemas:
Con respecto a los factores graficados.
A. Factor materiales:
- No se cuenta con los insumos a tiempo para producir:
Debido a que no se lleva un correcto control de stock de
materia prima, es que no se sabe que cantidad de estos
tenemos en almacén. Cuando se lanza una orden de
producción se empieza a fabricar el producto, y hay ocasiones
en que se tiene que parar la producción para poder comparar
los insumos que faltan. Este problema quedaría resuelto
teniendo datos actualizados de los insumos en almacén y
proyectándonos sobre que materiales utilizaremos en la
producción y realizar la compra antes de producir.
- No se cuenta con mucho stock de existencias:
La mayor parte de nuestra producción es por pedidos, es por
eso que se realiza una producción casi exacta guardando lo
mínimo como stock de seguridad. Es por eso que no contamos
con mucho stock de existencias y no podemos reaccionar ante
una emergencia de entrega de pedidos con urgencia.
B. Factor métodos de trabajo:
- No se sabe a tiempo con cuanto de materia prima se tiene:
Debido a que no contamos con un buen sistema de control de
inventarios, no podemos saber a tiempo real cual es la
cantidad de materia prima tenemos para poder iniciar la
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producción. Este problema nos provoca una demora en la
producción reflejando en la demora del pedido.
- Mayormente se produce por pedidos:
Debido a que nuestro clientes se encuentran en regiones
diferentes y por ende en climas diferentes, nuestra producción
tiene que adaptarse a cada tipo de clima, es por eso el
producto de cada cliente tiene diferente formulación. Nosotros
no podemos darnos el lujo de producir en un producto grandes
cantidades si no sabemos cuando el mismo cliente nos ara otro
pedido. Por eso no mantenemos mucho stock de productos
terminados.
C. Factor mano de obra:
- Demora del vendedor en llevar el producto:
La mayoría de nuestros clientes se encuentra en provincia, y
nuestros vendedores tienen que viajar hasta las tiendas
llevando el producto, en algunas ocasiones lo enviamos por
alguna agencia de transportes.
- Inadecuado empleo de tiempo en actividades no productivas:
Debió a que no contamos con un jefe de producción que este
dedicado al 100% a esa área, no se tiene mucho control de las
actividades de los trabajadores, es por eso que no se logra una
producción eficaz.
D. Factor maquinaria:
- No hay suficiente capacidad productiva de las maquinas:
Como no se contaba con mucho dinero para invertir se
compraron maquinas con poca capacidad de producción,
algunas veces compensamos esta debilidad con trabajo de
sobre tiempo, pero en algunas ocasiones no se logra alcanzar
el objetivo de producción.
- Falta de mantenimiento preventivo de las maquinas:
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Hay algunas maquinas que en los momentos mas críticos de
producción se malograron, esto debido a que nunca se les hizo
un mantenimiento, para esto se propone un cambio de política.
5. Definición de los objetivos:
Los objetivos que se quieren alcanzar son los siguientes:
o Lograr una buena distribución física del almacén,
contando con una adecuada clasificación de áreas, de
manera que los productos se mantengan en buenas
condiciones y en lugares apropiados, listos para su
respectivo destino.
o Lograr un sistema de ubicación para todo s os
productos en existencias, de manera que se realice un
mejor recorrido de los materiales, un buen
almacenamiento y un eficiente despacho (evitando
demoras en la entrega del producto).
o Crear un sistema eficiente de control de existencias y la
toma de inventarios permanentes con el objetivo de
tener conocimiento de las existencias que contamos
para poder atender el más rápido posible a los clientes.
o Lograr una actualización necesaria de la codificación de
los productos y así lograr un rápido desenvolvimiento
en el despacho y por consiguiente un mejor
conocimiento técnico de los productos.
6. Definición de la solución:
Los pasos que se llevaran a cabo para llegar a los objetivos
mencionados anteriormente son los siguientes:
o Paso 1:
Dar a conocer los problemas Principales de la empresa
Químicos Agrícolas S.A.
o Paso 2:
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Realizar un diagnostico de los problemas
detectados y un diagnostico situacional de la distribución
del almacén. Esto se realizará mediante la descripción de
cada uno de los elementos que lo conformen, esto para
tener una idea de los puntos débiles que se piensa
mejorar.
o Paso 3:
Presentar una propuesta de solución para dichos puntos
débiles, con ventajas y beneficios que se obtendrán al
implantar las propuestas que se harán mención mas
adelante.
o Paso 4:
Lograr la aceptación del proyecto mediante la
presentación de los beneficios que se obtendrán al
realizar dichas propuestas.
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CAPITULO IV
PROPUESTA DE SOLUCION
Luego de haber realizado un diagnostico situacional del almacén
en la actualidad se presentara una propuesta de solución en la
cual reformularemos, adecuaremos y/o daremos solución a los
diferentes puntos débiles que forman parte del problema
fundamentalmente cual es la ineficiencia en el desarrollo de las
demoras en la entrega del producto y la distribución física del
almacén, así como también de la codificación de los artículos y la
codificación de áreas por almacén.
1. Propuestas de solución para el problema:
“Demora en la entrega del producto”.
Para lograr este objetivo, tomando como base las causas que se
detectaron para este problema, mediante los métodos que se
utilizaron para detectarlas. Se procederá a dar las posibles
soluciones o alternativas para poder eliminar este problema.
- Propuesta 1:
Manejar un stock de seguridad de productos terminados y
también de materia prima en el almacén, para evitar posibles
agotamientos de las existencias tanto para suministrar al
cliente, como para evitar paralizaciones en la producción.
Por tal motivo se debe contar con un urgente stock de
seguridad tanto de productos terminados como de materia
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prima ya que se destinara a cubrir y garantizar la continuidad
del trabajo y el abasteciendo adecuado al cliente. Sin el riesgo
de falta de material.
Es claro que las existencias no pueden ser muy grandes,
pues implican capital detenido innecesariamente, pero
tampoco pueden ser muy pequeños pues involucra riesgo de
falta de materiales.
- Propuesta 2:
Se debe realizar una actualización, en la base de datos del
sistema de la empresa, que contiene la codificación de los
productos con la reestructuración de códigos propuestos a
continuación
La codificación actualmente:
A03860P13 AGRIGEEL 0.25 LITROS FRASCO TUMBES
A03807P12 AGRIGEEL 0.5 LITROS FRASCO JAEN
A03707P11 AGRIGEEL 1 LITRO FRASCO
F04058P18 FERTIPLANT GRANULADO 2 KILO
F04006P10 FERTIPLANT LIQUIDO 1 LITRO
F04011P12 FERTIPLANTA 1 KILO TUMBES
Como se puede observar la codificación de la gran mayoría
de los artículos no es tan entendible de acuerdo a su
descripción. Por lo que se mencionará la propuesta de la
mejora.
Ejemplo: 4 11 100 1
4 : Representa la clase “Producto Terminado”
10 : Representa el producto
100 : Representa la el cliente
1 : Representa la presentación
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4 10 101 1 AGRIGEEL LIQUIDO AGRIPESA 1
LITRO
4 10 102 1 AGRIGEEL LIQUIDO PIURA 0.5 LITRO
4 01 100 0 FERTIPLANT GRANUADO GENERICO 1
KILO
4 01 100 2 FERTIPLANT GRANULADO GENERICO
0.5 KILO
Esta codificación responde a que para algunos clientes
se utiliza diferente formula en sus productos a pedido de
ellos.
La presentación puede ser en bolsa, envases de
plástico, y sus respectivas medidas.
Además podemos clasificar entre suministros, materia
prima y auxiliares, productos terminados, mercadería y
otros. Esto para poder reconocer más fácilmente y también
para ayudar a la contabilidad de estos productos.
Ejemplo:
10xxxxx : Representa a los suministros que pueden ser las
bolsas, etiquetas, etc.
20xxxxx: Representa a la materia prima que pueden ser la
urea, el fosfato, etc.
30xxxxx: Representa a la mercadería que son los que
importamos.
40xxxxx: Representa los productos terminados que
especificamos anteriormente.
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50xxxxx: Representan otros códigos que pueden ser los
activos de las empresa como maquinas,
herramientas, etc.
2. Propuesta de la nueva distribución de los almacenes:
Para lograr el objetivo de una nueva distribución en el almacén,
hemos visto por necesario clasificar primero las diferentes clases de
existencias por tipo de producto que se encuentra en el almacén
para que de esta manera sea más fácil de ubicar la existencia e el
almacén.
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DISTRIBUCIÓN ACTUAL DEL ALMACEN
En la distribución actual no se tiene ningún criterio de almacenaje,
aparte que o tenemos bien definidos el lugar de cada articulo.
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PROPUESTA DE DISTRIBUCION DEL ALMACEN
Como se puede observar en la propuesta de distribución se tiene un
mejor orden y distribución, tenemos señalizaciones y acomodamos un
stand para los envases y etiquetas.
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D.A.P. para la atención de un cliente desde la recepción de su
pedido hasta la entrega del producto.
Método actual:
D.A.P. para la atención de un cliente desde la recepción de su
pedido hasta la entrega del producto.
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Con el método propuesto:
Con la propuesta, ya no tendremos que ir a verificar los stocks al
almacén ni a producción, porque con los datos actualizados podremos
sabes que es lo que nos falta y en que cantidades.
RESUMEN
CAPITULO V
EVALUACION ECONOMICA
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Costo De La Mejora En La Distribución Del Almacén
1. Mano de obra:
Para poder determinar los costos de la mejora necesitaremos
saber cuanto es el suelo básico de un obrero que nos ayudara en
el ordenamiento del almacén.
Nosotros necesitaremos 3 ayudantes que ayudaran a modificar la
distribución física del almacén, estos trabajarán por 8 horas
diarias por 4 sábados.
2. Materiales:
También necesitaremos materiales de carpintería como clavos,
estante, cola sintética y otros materiales.
Costo de la mejora en el sistema de codificación:
Mano de obra:
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Para tener la base de datos con los nuevos códigos
necesitaremos los servicios de un digitador, y de la
capacitación de la persona que manejara los códigos.
1. Costo Total De La Inversión:
2 .Justificación de la inversión
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La justificación de la inversión nos muestra lo que se ganaría al aplicar
el método propuesto, en comparación del método tradicional.
Los tiempos y costos que se detallan en el cuadro superior son del
D.A.P. de un pedido.
También podemos proyectarnos a los que nos ahorraríamos con el
nuevo método en un año.
Como al mes se atienden un promedio de 30 pedidos, entonces
podemos realizar las proyecciones a un año.
De esta manera podemos hallar la relación costo beneficio.
3. Relación Costo Beneficio:
Este factor (1.24) resulta de la relación entre el beneficio
que se tendría en un año y el costo de la inversión que se
tendría que hacer para implantar el nuevo sistema de códigos y
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la reestructuración del almacén. Esto significa que por cada
Nuevo Sol que se gasta actualmente, con la mejora
obtendríamos un retorno de S/. 1.046
4. Tiempo de recuperación del capital
Esto significa que recuperaremos nuestro capital en 9.69 meses.
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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1. Conclusiones:
En conclusión se obtuvo lo siguiente:
- Con el método actual se necesita 530 minutos para la entrega
de un productos en Lima, los que significa un costo de S/.
26.77 por un pedido, en promedio se entiende 30 pedidos lo
que significa S/. 802.95 al mes y S/. 9635.40 al año
- Con el método propuesto se necesitaría 484 minutos para la
entrega del pedido, lo que significaría un costo de S/. 24.44 por
pedido, S/. 733.26 al mes y S/. 8799.12 al año.
- El beneficio en minutos seria de 46 minutos lo que nos
representa un ahorro de S/. 2.323 por pedido, por 30 pedidos
en promedio al mes S/.69.69 y S/. 836.28 al año.
- Como se tiene un ahorro de S/. 69.69 al mes y nuestra
inversión será de S/. 675.12, entonces el tiempo en recuperar
nuestra inversión sería de 9.69 meses.
2. Recomendaciones:
- Se recomienda a la empresa, aplicar un sistema de control de
existencias mas eficiente, y actualizarlo constantemente.
- También se recomienda hacer una mejor distribución del
almacén,
- Es importante, necesario e imprescindible para el desarrollo de
la empresa, contar con métodos prácticos y sistemas
administrativos computarizados que contribuyan al buen
manejo y buen aprovechamiento de los recursos de la
empresa.
BIBLIOGRAFÍA
ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Pag. 34
- Libro: Manual para la administración de almacén .
Autor: Victoriano Castañeda
- Libro: Herramientas estadísticas básicas para el
mejoramiento de la calidad.
- Autor: Hitoshi Kume
- Paginas de Internet especializadas.