Download - Matrices y referencias externas
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 1
Matrices y referencias externas
1. FÓRMULAS DE MATRIZ
ormalmente, las funciones producen un único resultado. Sin
embargo, a veces resulta interesante tener funciones que
calculen varios resultados a la vez. Estas funciones se llaman fórmulas
de matriz o matriciales, y su resultado puede ocupar varias celdas.
Las fórmulas de matriz también se usan para ahorrar tiempo
cuando escribimos fórmulas, ya que puedes sustituir varias fórmulas
distintas por una sola fórmula de matriz.
Por ejemplo, en una hoja de cálculo puedes usar una fórmula de
matriz para aplicar la misma fórmula sobre distintos datos. En el
siguiente caso, si no utilizas fórmulas de matriz, puedes calcular el total
de dinero ingresado por la venta de coches multiplicando el número de
coches vendidos por su precio (fila SUBTOTAL) y sumando esas
cantidades (celda B9):
En lugar de realizar todas estas operaciones, podríamos haber
combinado todos los cálculos en uno solo, usando una fórmula de
matriz o matricial.
N
Matrices y referencias externas
2
En este caso, en la celda B8 tenemos la siguiente fórmula de
matriz:
{=SUMA(B5:C5*B6:C6)}
Las fórmulas de matriz se muestran encerradas entre llaves ( { } ),
para diferenciarlas del resto de fórmulas, y para introducirlas debemos
aceptar la fórmula escrita con + + .
De esta forma, después de introducir la fórmula de matriz y pulsar
esta combinación de teclas, Excel la ha colocado automáticamente entre
llaves ( { } ).
En el ejemplo anterior, si tras introducir la fórmula de matriz
modificas la fórmula y aceptas con , ten en cuenta que Excel no
introducirá una fórmula de matriz, sino que se tratará de una fórmula
"normal". Recuerda la combinación de teclas que tienes que pulsar para
aceptar la fórmula de matriz.
Hemos dicho que una fórmula de matriz o matricial puede
devolver un resultado o varios; en este segundo caso, estos
resultados se pondrían en varias celdas. El rango de celdas
donde se colocarán los resultados de la fórmula de matriz se
llama rango matricial.
Ten en cuenta que todas las celdas del rango matricial
compartirán la misma fórmula de matriz, por lo que no puedes
eliminar celdas de un rango matricial.
2. CONSTANTES MATRICIALES
n las fórmulas simples, puedes introducir referencias a celdas
o valores constantes.
Pues bien, en las fórmulas de matriz o matriciales también tenemos
una forma de introducir valores constantes. A estos valores constantes
en las fórmulas matriciales se les denomina constantes matriciales.
Para incluir una constante matricial en una fórmula:
Escribe los valores directamente en la fórmula entre llaves ( { } ).
Como separador de columnas, tienes que utilizar el símbolo de
barra invertida ( \ ).
Para separar las filas, utiliza el punto y coma ( ; ).
E
Matrices y referencias externas
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 3
Por ejemplo, para incluir la siguiente matriz como constante
matricial:
10 20
30 40
deberías escribir {10\20;30\40}.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una fórmula de
matriz que se ha introducido en las celdas C1:D2:
Y luego tenemos la matriz {10\20;30\40}, que hemos introducido
como constante matricial en la fórmula.
Según la fórmula matricial escrita, hemos multiplicado las celdas
A1:B2 por la matriz {10\11;20\21}. ¿Cómo ha hecho Excel esta suma?
Las operaciones de las fórmulas matriciales se hacen celda a celda,
dentro del rango seleccionado. Por ejemplo, en este caso se sumaría el
valor de la celda A1 por 10, el valor de la celda B1 por 11, el valor de
A2 por 20 y el de B2 por 21. Puedes ver el resultado de estas
operaciones en la hoja de cálculo.
Matrices y referencias externas
4
Recuerda que las fórmulas de matriz no tienen nada que ver con las
operaciones matemáticas sobre matrices, son dos cosas distintas. Por
ejemplo, aquí podrías multiplicar una matriz de (2x3) por otra de (2x3),
produciendo un resultado de (2x3), cosa que no puedes hacer con las
operaciones matemáticas de matrices.
En el ejemplo que acabamos de ver, el rango matricial estaría
formado por las celdas C1:D2 (es donde están los resultados de la
fórmula de matriz). Si intentas eliminar el contenido de una de estas
celdas individualmente, Excel te mostrará un mensaje diciendo que no
puedes hacer eso.
Además de eliminar celdas, otras operaciones que no se pueden
realizar en celdas pertenecientes al rango de una matriz son:
Cambiar el contenido de las celdas.
Mover celdas que forman parte de la matriz.
Insertar celdas en un rango matricial.
Algunas de las operaciones que sí están permitidas son las
siguientes:
Dar formato a cada una de las celdas del rango de forma
individual.
Copiar y pegar celdas de un rango matricial.
Por lo tanto, si cambias una celda que pertenece a un rango
matricial, debes tener en cuenta que no puedes hacer operaciones que
cambien únicamente esta celda: tienes que cambiar todo el rango
matricial, como si se tratase de una única celda.
Para seleccionar un rango matricial de una fórmula de matriz,
puedes utilizar el comando Ir a Especial del menú del botón
(o, lo que es lo mismo, seleccionar la opción Ir a de este menú y pulsar
el botón Especial). En la ventana que aparecerá, selecciona la opción
Matriz actual.
Cuando se trabaja con fórmulas de matriz, cada elemento de la
fórmula tiene que tener el mismo número de filas y de columnas. Si esto
no es así, Excel expande las fórmulas de matriz. Por ejemplo, la fórmula
={1\2\3}*{2;3} se transformaría en ={1\2\3;1\2\3}*{2\2\2;3\3\3}.
Para introducir una fórmula de matriz, tienes que seleccionar un
rango de celdas igual al de la matriz resultante. Si no existe un valor
expansible, aparecerá el valor de error #N/A.
Si introduces
una constante
matricial en
una fórmula
"normal" (no
de matriz),
solo se tendrá
en cuenta
para los
cálculos el
primer
elemento de
la constante
matricial.
Matrices y referencias externas
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 5
Por otra parte, si el resultado matricial es más grande que el rango
seleccionado, los valores sobrantes no se mostrarán en la hoja de
cálculo.
También hay varias cosas que tienes que tener en cuenta al
trabajar con constantes matriciales:
Pueden ser números, texto, valores lógicos o incluso valores
de error.
Si introduces texto, debe ponerse entre comillas.
En una misma constante matricial se puede incluir distintos
tipos de valores. Por ejemplo:
{1\VERDADERO\2;"hola"\55\10}.
No pueden estar formadas por fórmulas.
Todas las filas y todas las columnas de una constante
matricial tienen que tener la misma longitud. Es decir, no
puedes tener una fila con cinco elementos y otra con tres.
No pueden tener símbolos de moneda, paréntesis ni
símbolos de porcentaje.
Una de las ventajas de las fórmulas matriciales es que pueden
realizar operaciones complejas, sin necesidad de usar otras fórmulas
intermedias. Además, pueden añadir coherencia y seguridad a las hojas,
al no poder modificar o eliminar únicamente una celda que pertenece a
un rango matricial. Muchas veces también pueden reducir el tamaño del
archivo, en comparación al uso de varias fórmulas distintas para
calcular los mismos resultados.
Por contra, como desventajas podemos decir que en ocasiones
pueden ser más difíciles de entender por parte de otros usuarios que
puedan trabajar con el libro y que, dependiendo del tipo de fórmula
matricial y de la memoria del ordenador, en ocasiones pueden hacer más
lentos los cálculos.
3. REFERENCIAS EXTERNAS (VÍNCULOS)
a sabemos que, en una celda, podemos hacer referencia a
celdas que se encuentran en hojas de cálculo distintas, dentro
de un mismo libro de trabajo.
Excel también permite la creación de vínculos o referencias
externas entre dos o más libros, de forma que la información que veas
en un libro refleje los cambios que ocurren en los datos de otro libro.
Y
Matrices y referencias externas
6
Por ejemplo: podemos incluir los resultados de varios libros en un
libro resumen, de forma que se puedan comparar los resultados de cada
uno de ellos de una forma rápida; además, podemos hacer que cualquier
cambio en los libros fuente se refleje en el libro de resultados.
También tienes que tener en cuenta que, al trabajar con libros
pequeños, estos son más fáciles de editar y más rápidos de abrir, guardar
y calcular.
De esta forma, podemos tener los datos en un libro y analizarlos en
otro libro distinto, asegurándonos de que los datos originales no van a
ser modificados.
Hay una serie de conceptos que tienes que conocer:
Libro de origen (o fuente): es aquel libro que contiene los datos
a los que hace referencia una fórmula que está en otro libro, a
través de una referencia externa.
Libro de destino (también llamado libro dependiente o
vinculado): es el libro que tiene los vínculos con el otro libro y
que, por lo tanto, depende de los datos de este último.
Referencia externa (o vínculo): en un libro de Excel, es
cualquier referencia a una celda, a un rango de celdas o a un
nombre de otro libro de trabajo.
En resumen, que en el libro de destino o dependiente hay una
referencia externa a una o varias celdas que están en el libro origen.
O sea, que, a través de esta referencia, en el libro destino
podemos ver y trabajar con los datos que hay en el libro origen.
Matrices y referencias externas
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 7
Para que lo tengas más claro, podemos ver las relaciones que
se establecen a través de una referencia externa o vínculo entre
un libro de origen y un libro de destino en la siguiente imagen:
El libro de destino es donde se ha insertado el vínculo o
referencia externa, mientras que el libro de origen es realmente
el que tiene los datos, es decir, la información que se muestra a
través del vínculo.
Cuando trabajes con celdas con mucho texto o que tengan fórmulas
largas (como es este caso), puede ser interesante cambiar el tamaño de
la barra de fórmulas, para poder ver todo el contenido de la celda.
Su pulsas el botón Expandir barra de fórmulas , que está en la
parte derecha de la barra de fórmulas, esta barra se hará más alta.
También puedes cambiar el tamaño de la barra de fórmulas
arrastrando la separación entre esta barra y las celdas de la hoja de
cálculo, cuando el cursor del ratón te lo indique .
Si haces doble
clic en la
separación
entre la barra
de fórmulas y
las celdas de
la hoja de
cálculo
(cuando el
cursor cambie
a ), el
tamaño de la
barra de
fórmulas se
ajustará
automáticame
nte al número
de líneas que
se necesite
para ver todo
el contenido
de la celda.
Matrices y referencias externas
8
En las referencias externas, ten en cuenta la ruta que se
mostrará en el caso de que tengas los documentos (es decir, los
libros) en la biblioteca o carpeta Documentos del usuario.
En Windows 7 y Windows 8 la biblioteca Documentos es
distinta para cada usuario del sistema (en Windows Vista se
habla de la carpeta Documentos, ya que el concepto de
biblioteca se introdujo en Windows 7, aunque el
funcionamiento para el caso que estamos viendo es similar).
Para cada uno de los distintos usuarios que pueda haber
definidos, su biblioteca o carpeta Documentos se almacena
dentro de la carpeta Users\nombre_de_usuario del disco
duro, y normalmente suele hacer referencia a una carpeta real
de nombre Documents (en la carpeta
Users\nombre_de_usuario, aparte de guardarse esta
carpeta, también se almacenan imágenes, favoritos y otros
archivos y configuraciones propias de cada usuario).
Por lo tanto, si seleccionas una referencia externa de un libro
que esté en la biblioteca o carpeta Documentos, verás algo
parecido a esto:
Si el libro de origen está en otra carpeta, verás la ruta adecuada
en la referencia externa:
En Windows XP, la carpeta con los documentos propios del
usuario se denomina Mis documentos, y está almacenada
dentro de la carpeta Documents and
Settings\nombre_de_usuario, mientras que, en versiones
anteriores de Windows, la carpeta Mis documentos se
guardaba directamente en el directorio raíz del disco duro:
C:\Mis documentos.
Para crear referencias externas, primero tenemos que indicar la
ruta o posición del archivo en el disco, seguido del nombre del libro
entre corchetes ( [ ] ).
A continuación figura el nombre de la hoja. Si el nombre de la hoja
de cálculo o del libro de la referencia tienen caracteres no alfabéticos,
estos elementos figuran entre apóstrofos o comillas sencillas ( ' ):
Luego aparece el símbolo de exclamación ( ! ) y, a continuación, la
celda o rango de celdas al que hacemos referencia.
Matrices y referencias externas
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 9
Aunque puede parecer complicado, la verdad es que la mayoría de
veces no tendrás que escribir toda la referencia externa, ya que se puede
introducir directamente pulsando con el ratón.
Para seleccionar mediante el ratón celdas que estén en otros libros,
podemos tener abiertos los dos libros (el de origen y el de destino o
vinculado) y organizarlos en ventanas dentro de Excel. Para ello,
muestra la pestaña Vista de la Cinta de opciones y pulsa el botón
.
Luego iríamos escribiendo la fórmula adecuada en el libro de
destino: escribiríamos el signo igual ( = ) e iríamos introduciendo los
distintos elementos de la fórmula (valores constantes, operadores,
referencias a celdas...).
Para introducir una referencia externa, pulsaríamos en la celda o
celdas del libro de origen o fuente. Excel irá construyendo la fórmula
con la sintaxis correcta.
Por supuesto, también podemos poner referencias externas con
funciones, como si se tratara de referencias a celdas del mismo libro.
Si el libro al cual está vinculado el libro actual está cerrado, la
referencia externa se muestra en la barra de fórmulas con la ruta de
acceso completa, como ya hemos visto. En cambio, si el libro de origen
o fuente está abierto, la referencia externa se muestra sin la ruta de
acceso.
Al abrir un libro que tiene vínculos o referencias externas (es decir,
el libro de destino), aparece un mensaje que indica que, por razones de
seguridad, se ha desactivado la actualización automática de los vínculos.
Pulsando Actualizar se actualizarían los datos desde el libro de
origen, si esta información hubiera cambiado.
Al introducir
las referencias
a las celdas
pulsando con
el ratón, nos
evitamos el
tener que
teclear textos
muy largos,
evitando así la
posibilidad
de que se
produzcan
errores al
escribir estas
referencias.
Matrices y referencias externas
10
4. TRABAJO CON REFERENCIAS EXTERNAS
el mismo modo que se pueden hacer referencias externas a
celdas, también podemos utilizar nombres en las referencias.
La sintaxis utilizada es la misma que la vista hasta ahora, con la
única diferencia de que se utiliza el nombre en lugar de las referencias.
Por ejemplo: ='C:\Trabajo\[Ventas.xls]Hoja3'!Total_Este.
Cuando trabajas con libros vinculados y quieres guardarlos,
normalmente se debe guardar el libro de origen antes de guardar el de
destino. De esta forma, nos aseguraremos de que todos los datos del
libro de destino están actualizados.
En la pestaña Datos de la Cinta de opciones, el botón
del grupo de comandos Conexiones proporciona
algunas herramientas y utilidades para el trabajo con vínculos. Por
ejemplo, podemos cambiar o actualizar los vínculos de un libro de
destino en cualquier momento.
En este cuadro de diálogo que aparece podrás ver los distintos
vínculos que hay en el libro actual, además de hacer ciertas operaciones
relacionadas con ellos.
Para cambiar el libro de origen de los datos, pulsa en el botón
Cambiar origen. En el cuadro de diálogo que aparecerá en este caso
podremos seleccionar el nombre del archivo que será el nuevo fichero
de origen o fuente al cual el libro actual está vinculado.
Si quieres acceder al libro de origen y este no está abierto, con el
botón Abrir origen podrías hacerlo. Al editar el libro de origen y tener
abierto el libro de destino, los cambios se reflejarán en este último.
D
Si desde
dentro de
Excel, con la
opción
Guardar
como,
cambias el
nombre del
libro de
origen o
fuente, debes
tener el libro
de destino
abierto, para
que este
cambio de
nombre se
refleje
automática-
mente en las
referencias
externas que
tenga.
Ten en cuenta
que la acción
de Romper
vínculo no se
puede
deshacer, por
lo que es
recomendable
que guardes
una copia del
libro antes de
hacerla, por si
te equivocas o
quieres volver
a tener el
libro como lo
tenías antes.
Matrices y referencias externas
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 11
Con Actualizar valores podrás realizar una actualización manual
de la información vinculada, mientras que Romper vínculo romperá los
vínculos, poniendo en las celdas que tengan vínculos el valor que tengan
en ese momento.
Mediante el botón Comprobar estado verificaremos los vínculos
del libro: Excel nos dirá, en la columna Estado del cuadro de diálogo, si
el vínculo está bien, si no encuentra el archivo o la hoja de origen, si los
valores de los vínculos no están actualizados, etc.
Por último, con este botón Pregunta inicial podremos indicar si, al
abrir el libro, se actualizarán automáticamente o no los vínculos sin
preguntar nada, o si se preguntará al usuario si quiere actualizarlos.
Al trabajar con libros vinculados, tienes que procurar no perder los
vínculos establecidos. Para ello, trata de guardar los libros vinculados en
la misma carpeta.
Si, por cualquier motivo, los guardas en carpetas distintas, guarda
el libro de origen antes de guardar el libro de destino.
Si, al abrir un libro de destino, Excel no encuentra el libro de
origen, te mostrará un mensaje indicándolo.
A veces, también puede suceder que un libro de destino ocupe
mucho espacio en disco o tarde mucho tiempo en abrirse. Esto
puede ser debido a que, en este libro de destino, se guardan las
copias de los valores contenidos en el libro de origen junto con
los datos de este libro de destino (esto suele pasar si tienes
referencias externas a muchos rangos de celdas del libro de
origen y se trata de rangos grandes).
Puedes hacer que esto no sea así accediendo al cuadro de las
Opciones de Excel (accesible desde la vista Backstage) y, en
la sección Avanzadas, desactivar la casilla de verificación
Guardar valores de vínculos externos. Así podrás reducir el
espacio en disco y el tiempo que se tarda en abrir la hoja de
cálculo.
La opción
predetermina
da de este
cuadro
(Permitir que
los usuarios
elijan mostrar
o no la alerta)
hace que se
muestre o no
se muestre el
mensaje de
actualización
según lo que
esté indicado
en el cuadro
de las
Opciones de
Excel, en la
casilla
Consultar al
actualizar
vínculos
automáticos
de la sección
Avanzadas.