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MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTUALIZADO 21/07/2015
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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MANUAL PARA
MATRICULAS EN
CARTERA
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Contenido
1. GENERALIDADES ............................................................................................ 3
1.1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................... 3
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................ 3
1.3. ALCANCE DEL MANUAL ......................................................................... 3
1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG .................................................... 3
2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ................................... 3
2.1. Tabla de Comandos .................................................................................. 4
2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ............................................................. 4
3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ............................................................ 6
4. CREACIÓN DE ÓRDENES ................................................................................. 6
5. ELABORACIÓN DE SOLICITUD NOTA ............................................................ 10
6. INGRESO DE NOTA CRÉDITO ........................................................................ 13
7. INGRESO DE NOTA DÉBITO ........................................................................... 15
8. CARTERA POR CLIENTE ................................................................................. 17
9. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA PAGO CERO .................................................. 17
10. PROCESO PARA GENERAR RECIBOS DE PAGO ............................................. 21
10.1. Visualizar recibos de Pago ..................................................................... 21
10.2. Generar Recibo automático de pagos ..................................................... 23
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1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN
La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia
necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades
realizadas en el departamento de cartera, donde encontramos:
a. Creación de órdenes de matrícula a partir de clientes nuevos y antiguos
b. Ingreso de solicitud nota, notas débito y crédito a los clientes
c. Generar recibos de pago
d. Revisar y controlar la información así como velar por su correcto ingreso al Sistema
Administrativo y optimizar los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la
aplicación ICEBERG.
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL
Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Cartera donde realiza Matrículas y
genera recibos para pago.
1.3. ALCANCE DEL MANUAL
Precisar los procesos y procedimientos para generar las Órdenes de pago de Matrículas de los
estudiantes de la universidad buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.
1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG
Los procesos realizados en el Departamento de Cartera son registrados en la base de datos
con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir una metodología la cual
está registrada en este manual de Usuario.
2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG
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Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows
2.1. Tabla de Comandos
2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG
Username: Se digita el nombre de usuario
Password: Se digita la Contraseña asignada
Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar
Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos
Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.
Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.
Objeto o Tecla descripción
Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda
Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se
colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar
Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado
Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles
Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo
Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.
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Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al
pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.
++: Despliega todos los submenús del árbol
-- : Cierra todos los submenús del árbol
Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado
Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar
nuevamente a la aplicación
Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación
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3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
4. CREACIÓN DE ÓRDENES
Antes de iniciar se debe haber creado el Periodo Académico y el grupo al que se le aplicará
el proceso, así como el tercero o cliente. Ver parametrización
Luego para crear una orden de se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS-
Ordenes
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Para crear una orden se debe tener en cuenta el número del cliente y se revisa si ya está
creado por el Departamento de Admisiones, si esta creado se pulsa F7 y se ingresa el número
del cliente luego se pulsa F8 para traer la información a la pantalla
Si el cliente no está creado se ingresa el código nuevo para el cliente de la siguiente manera:
Cliente: Se digita número del cliente
#identificación: Se ingresa el número de identificación
Nombre Negocio: Carga con el valor digitado en identificación
Razón social/Nombre Cliente: Carga con el valor digitado en identificación
Primer Apellido: Carga con el valor digitado en identificación
Teléfonos: Carga con el valor digitado en identificación
Ciudad/Municipio/Población: Carga con el valor digitado en identificación
Org: Se digita el número 1
Docto: Se digitan las siglas del documento correspondiente o se busca en la lista desplegable
Nombre del documento: Depende del valor digitado en Docto.
Doc. Saldo, #Doc. Saldo, Org. Sal y Enviar a: Se dejan vacíos
Liquidación: Carga automáticamente
Tipo Entrega: Se deja en la opción personal
Estado: Se deja en grabación
Condición: Se digita el número1
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Grupo: El que corresponda a este periodo elegido
Tipo de orden: Se deja en Orden
Fecha Orden: Se registra, está por defecto la actual
F. Liquidación: Se genera automáticamente activar la Orden
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1er. Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento
2do.Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento
3er.Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento
Descuento: Se genera automáticamente
Ciclo: Se selecciona de lista desplegable según la siguiente imagen:
Promoción, Vendedor, Dirección y Orden de compra: Se dejan vacíos
Org: Se genera automáticamente
C. de Costo: Se genera automáticamente pero se puede modificar si se requiere
Nombre centro: Se genera automáticamente
Fondo: Se selecciona generalmente es 1
Fuente: Se selecciona generalmente es la nro. 21- ingresos operacionales
Mora: Se deja en NO
Tasa: Se deja en Cero (0)
Consec: se deja vacío
Descripción: Se digita una breve descripción de la orden
Mensaje: Se deja Vacío
Valor bruto de la Orden: Se actualiza automáticamente al guardar la información del
detalle
Valor de Descuento: Se actualiza automáticamente al guardar la información del detalle
Valor de IVA: Se actualiza automáticamente al guardar la información del detalle
Valor Total de la Orden: Se actualiza automáticamente al guardar la información del
detalle
En el Bloque inferior se registra lo siguiente:
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Producto: Se digita el código o se busca con la lupa
Nombre del producto/servicio: Se genera automático al digitar el producto
Descripción: Se digita la descripción
Cantidad: Se digita generalmente uno (1)
Precio: Si no carga automático se ingresa manualmente
%desc: Carga automático al llenar todos los campos restantes
% IVA: Carga automático al llenar todos los campos restantes
Valor Bruto: Carga automático al llenar todos los campos restantes
Valor descuento: Carga automático al llenar todos los campos restantes
Valor IVA: Carga automático al llenar todos los campos restantes
Subtotal: Carga automático al llenar todos los campos restantes
Org: Carga automático
C.Costo: Carga automático
Fondo: Carga automático
Inicio Diferido: Se digita la fecha a partir de la cual inicia el diferido
Meses: Se ingresa cantidad de meses
Estado: Se carga automáticamente
Facturado: Vacío
Línea: Vacío
Se pulsa F10 para guardar y se pulsa el botón confirmar, luego se abrirá la siguiente
ventana indicando que pasara la orden a estado vigente se pulsa el botón YES.
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5. ELABORACIÓN DE SOLICITUD NOTA
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTA POR
COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Solicitud nota
Solicitud#: Este número se genera al guardar
Cliente: se digita el código del cliente
Nombre negocio: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente
Identificación: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente
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Nombre/Razón Social: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente
Primer Apellido: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente
Estado: Se selecciona solicitud y al terminar pulsando el botón Aprobar solicitud Orden,
cambia a su estado aprobado.
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Nombre periodo: Se genera automáticamente cuando se ingresa periodo
Docto: Se selecciona de la lista de órdenes que están vigentes en ese periodo para activar
Orden: Se carga Automático dependiendo del valor de Docto
Org.: Se carga Automático dependiendo del valor de Docto
Valor Total Orden: Se carga Automático dependiendo del valor de Docto
Fecha Solicitud: Se registra fecha de elaboración de la Solicitud Nota
Concepto: Se registra el número del concepto, en la tabla se muestran los más utilizados
Causa: se genera automáticamente al ingresar el valor en Concepto
Aplica: Se genera si es débito o crédito depende del concepto
Nombre Tipo de solicitud: Carga automáticamente con el concepto y la causa
Descripción: Carga automáticamente con el concepto y la causa
Centro de Costo: Al ingresar el cliente se genera automáticamente pero se puede modificar
si se necesita
Org: Se ingresa el número 1
Nombre de centro de costo: Carga automáticamente cuando se digita el centro de costo
Fuente función. Se digita o se selecciona de la lista desplegable
Nombre fuente Función: Se genera al digitar la fuente función
Fecha diferido: Se digita la fecha a diferir
Mes diferido: Se digita la cantidad de meses
Tipo (%-$): Se selecciona si es porcentaje o valor viene de la parametrización de tipo
solicitud nota
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Aplica Total: se selecciona “Si”
Porcentaje: Muestra el definido en la parametrización de tipo solicitud nota se edita allí.
Valor: El programa muestra el definido en la parametrización de tipo solicitud nota se edita
allí.
Cliente Cargo: Se digita el código del responsable o se busca en la lista desplegable, para un
traslado de deuda
Nombre negocio: Carga automático con cliente cargo
Identificación: Carga automático con cliente cargo
Nombre r/Razón social: Carga automático con cliente cargo
Apellido: Carga automático con cliente cargo
Comentarios: Se ingresa una descripción de las notas
Se pulsa F10 para guardar y se genera un número de solicitud
Se pulsa en el botón Aprobar Solicitudes Orden se pulsa en el botón YES, el Estado
cambia a Aprobado
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Para imprimir la nueva orden de pago a nombre del estudiante le damos clic en el botón
Imprimir Orden
Al realizar este paso se generan las pantallas como se muestra en el numeral 9.
6. INGRESO DE NOTA CRÉDITO
Si se realizó solicitud Nota, esta no afecta la cartera y la Nota Crédito esta si afecta la cartera
se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Notas Crédito
Organiz: Se digita 1
Concepto Causa: Se busca de la lista o digita el código
Cliente: Se digita el código
Fecha: Se ingresa la fecha actual
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Con cargo a: Se ingresa el Número del cliente o la entidad responsable de cancelar el valor
Centro Costo: se ingresa el código
Organiz: es uno (1)
Fondo: Se ingresa el Numero 1
Fuente Función: Se ingresa el número 21
Inicio diferido: Fecha a partir del inicio del periodo
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Meses: Depende de la duración del periodo
Estado. Se deja en “ grabado”
Doc externo: Se deja Vacío
Descripción: Se ingresa la descripción completa de la nota crédito.
Valor bruto. Se llena si la nota es de total de lo contrario se actualiza con los valores afectados
en los documentos del detalle
Total Documentos afectados:
Valor Total: Automático, se guarda con F10, se genera un número para la nota crédito
Se pulsa en el botón Confirmar
En el mensaje que se presenta se pulsa YES
La nota pasa a Estado “Vigente” y afecta los saldos de cartera.
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7. INGRESO DE NOTA DÉBITO
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Notas Debito
Organiz: Se digita el número 1
Nota débito: se genera automáticamente al guardar hay que este número muy presente
Concepto Causa: Se busca de la lista o digita el código
Cliente: Se digita el código
Fecha: Se ingresa la fecha actual
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Inicio diferido: va vacío
Meses: Se coloca la cantidad de meses a diferir
Estado. Se deja en “ Grabación”
Organiz: es uno (1)
Centro Costo: se ingresa el código
Nombre Centro de costo: Se carga con el valor de Centro de Costo
Fondo: Se ingresa el Numero 1
Fuente Función: Se ingresa el número 21
Doc externo: Se deja Vacío
Genera Mora: Se selecciona Si o No
Tasa Mora: Se digita la tasa para aplicar en caso de presentar mora en el pago
Descripción: Se ingresa la descripción completa de la Nota Debito.
Valor bruto: Se llena si la nota es de total de lo contrario se actualiza con los valores
afectados en los documentos del detalle
Total Documentos afectados:
Valor Total: Automático
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Se pulsa en el botón Confirmar
El mensaje que se presenta se pulsa OK al realizar esto la nota pasa a Estado “Vigente” y
afecta los saldos de cartera.
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8. CARTERA POR CLIENTE
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR- CARTERA COMERCIAL- Cartera por Cliente
En esta ventana Cartera por Cliente se pulsa F7 y se digita el código en Cliente y se pulsa
F8 y se muestran los documentos y el movimiento en cartera, se puede ver en los
documentos que están los que se ingresaron en la solicitud nota crédito y débito.
9. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA PAGO CERO
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Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINACIERA- CUENTAS POR
COBRAR- Liquidación de Facturas- Órdenes
Luego se pulsa en el botón documentos relacionados
En esta ventana se ingresa una fecha a la que se le quiere ver el estado y se pulsa el botón OK
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Se genera una ventana con los documentos de este cliente a favor y en contra en esta pantalla
se presentan las solicitudes nota, notas crédito y Notas débito, las generadas en este
documento se presentan en la siguiente pantalla
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Se genera una simulación, al pasar al siguiente bloque con Next Block
En este se revisa si en el campo Valor Matricula esta en cero, si esto es cierto se activa la
matrícula y se genera el recibo ingresando el Número de Caja y pulsando el botón
Generar Recibo
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10. PROCESO PARA GENERAR RECIBOS DE PAGO
10.1. Visualizar recibos de Pago
Para ver los recibos se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-
CUENTAS POR COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes
Se pulsa F7 se ingresa código del cliente y se pulsa F8 para cargar la información en pantalla.
Se pulsa en el botón Imprimir si se quiere tener en físico la orden luego se genera una
pantalla de confirmación se puls
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A en el botón Yes
Se puede generar una fecha de pago o el sistema lo asignara automáticamente, para esto se
pulsa Yes
Se genera una pantalla para seleccionar la forma de presentación del recibo, se pulsa Yes
para generarlo en formato PDF.
Se pulsa en el botón Imprimir y luego en el Semáforo
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Se genera el recibo de pago, el número de Ref.Autorización de Pago No. se debe tener en
cuenta por que se utiliza en el numeral 9.2
10.2. Generar Recibo automático de pagos
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Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- TESORERIA-
INGRESOS- Ingresos automáticos de pagos
Organización: Se ingresa el número 1
Número: Se genera automáticamente al guardar
Caja: Se ingresa el número 11
Nombre de la caja: Se genera al digitar caja
Fecha: Se ingres la fecha de pago de recibo
Fecha pago: Se ingresa fecha de pago de recibo
Cliente: Se digita el código del cliente
Identificación: Se genera automáticamente al con los datos de cliente
Razón Social: Se genera automáticamente al con los datos de cliente
Primer apellido y segundo apellido: Se genera automáticamente al con los datos de
cliente
Referencia: Se ingresa la que tiene el recibo de pago
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Ref. Crédito: Se deja vacío
Periodo: Carga automático al escribir el valor en Referencia
Descripción: Se ingresa una breve descripción del recibo
Estado: Se carga Grabación
Consecutivo: Se genera al guardar
Luego se pulsa en el botón Pagos,
Modalidad: Se ingresa el código correspondiente
Nombre: Se genera automático
Moneda: PES- Pesos
Valor: Ingresa el valor del pago
Requiere Documento: Se deja en No
Consignación: Se selecciona el banco de la lista
Entidad y nombre de Entidad, Oficina y Cuenta: Carga automáticamente con la
selección del banco
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Cheque: Si se hace pago con cheque se ingresa el número del cheque.
Para terminar se guarda con F10