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Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz

TEMA 1. VISION GENERAL DE EXCEL

1. Visión general

a. ¿Qué es Excel?Excel es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows y desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal, base de datos, programa de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de macros; todo dentro de la misma aplicación. Las hojas de cálculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general y extendido.

Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:

Texto Valores numéricos, fechas y horas Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de

otras celda.

Además, un programa como Excel contiene un gran número de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo.

Como se ha apuntado, con Excel se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas; dicho programa permite además presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de líneas, de tarta, ...) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario.

Excel permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y hojas, recalculando toda la hoja al mínimo cambio que se efectúe en alguna de las celdas relacionadas. Permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario haciendo uso de las conocidas como Macros.

La utilización de Excel se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, esto es, mediante ratón o mediante combinación de teclas.

Para arrancar el programa, accedemos al Menú de Inicio, Programas, como se indica en la siguiente figura:

Microsoft Excel es una hoja de cálculo.

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b. Versiones de ExcelExisten diversas versiones del programa Microsoft Excel. A lo largo de este curso, en las explicaciones y ejemplos, vamos a utilizar la más extendida de éstas, Excel 2003. No obstante, en el caso de que se disponga de Excel 2000, esto no va a ser un impedimento ya que la esencia es la misma y las opciones de mayor uso son similares.

No obstante, existen ciertas mejoras que implementa Excel 2003 con respecto a Excel 2000. Estas se pueden encontrar en la ayuda del programa, presionando F1 o seleccionando Ayuda de Microsoft Excel en el menú Ayuda, como aparece en la siguiente imagen:

En el siguiente artículo de ampliación encontrarás un listado de funcionalidades disponibles como novedad en algunas de las últimas versiones de Excel. En el caso de que tu conocimiento sobre Excel no sea muy profundo, puede que algunas de estas funcionalidades o utilidades no las entiendas muy bien, pero no te preocupes, este artículo de ampliación es a título meramente informativo y, durante el transcurso del curso irás comprendiendo y aprendiendo a manejar las diferentes opciones del programa.

Podemos realizar operaciones sobre las hojas .

c. Descripción de la pantalla

Una vez arrancado el programa, dependiendo de la configuración instalada, lo que Excel muestra en pantalla tendrá una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows:

Esta ventana está compuesta por varios elementos, la mayoría de ellos son comunes al resto de aplicaciones de Windows, por ejemplo, la barra de título que contiene el nombre de la aplicación (Microsoft Excel, en este caso) y los botones para minimizar, maximizar y cerrar la ventana. No entraremos a describir el funcionamiento de estos botones, ya que se dan por conocidos, pues son funcionalidades básicas en el manejo del ordenador.

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Entre otros elementos y componentes que se distinguen encontramos:

Barra de Título:

Barra de Comandos - Menús:

Barras de Comandos - Botones (o Barra de Herramientas):

Barra de Estado:

Ventana de Documento:

Barras de Desplazamiento:

Botones de Desplazamiento por las Hojas:

Indicador de Hojas:

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En el caso de tener maximizada la ventana del documento activo, la apariencia que tomaría la pantalla sería:

Como podemos apreciar, la ventana del documento queda totalmente integrada en la ventana del programa, unificándose en una sola, las barras de Título y las de desplazamiento.

Como se puede apreciar en las imágenes anteriores, el icono representativo de Excel es: y el icono que representa los

documentos de Excel es: 

En la ventana de Excel encontraremos varios elementos.

d. La ayuda de Excel

Las utilidades de Ayuda que normalmente suelen incorporar la mayoría de las aplicaciones son una forma sencilla de perfeccionar el manejo de los programa. Estas ayudas suelen ser muy completas y su utilización es fácil e intuitiva. Excel no es una excepción y las Ayudas que incorpora, ofrece muchas posibilidades.

Básicamente, la ayuda que nos ofrece Excel se nos presenta a través del Ayudante interactivo de office. No obstante, disponemos de una ayuda tradicional en la que podremos realizar búsquedas por términos, temas o a través de un asistente.

En el capítulo correspondiente veremos cada una de estas opciones, describiendo sus funcionalidades y forma de utilizarlas.

El Ayudante de Office es la forma más fácil y rápida de recurrir a la Ayuda.

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e. Modificar las preferencias de la aplicación

Modificar las preferencias de la aplicación en Excel nos va a permitir entre otras cosas cambiar el nombre del usuario en los documentos y modificar los directorios o carpetas por defecto al abrir y guardar los libros de hojas de cálculo.

Para poder realizar estas tareas accedemos al Menú Herramientas >> Opciones .

Al hacer click sobre esta opción se nos abre la ventana Opciones, en la cual podemos seleccionar las distintas fichas o pestañas para modificar las preferencias.

Modificar el nombre de usuario

Para modificar el nombre de usuario que aparecerá por defecto al crear un documento nuevo, seleccionamos la ficha General

Podemos modificar en esta ficha el nombre de usuario en la caja de texto y finalmente pulsaremos el botón Aceptar para grabar los cambios.

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Modificar los directorios/carpetas por defecto

Para modificar los directorios/carpetas por defecto al abrir y guardar documentos seleccionaremos la ficha General

Podemos modificar tanto la ubicación predeterminada del archivo como la carpeta en la cual se abrirán al inicio todos los archivos.

 

Podemos modificar en esta ficha varias opciones más como pueden ser el tipo de fuente estándar, el número de hojas en un nuevo libro y otras opciones de configuración.

2. Elementos de pantalla

Trataremos los siguientes aspectos:

a. Barra de Menús Debajo de la barra de Título se encuentran las barras de comandos, es decir la barra de menús y las barras de herramientas.

En la versión Excel 97 y sucesivas ya no se diferencia entre barra de menú y barras de herramientas, puesto que una barra de comandos puede contener tanto menús como botones de herramientas.

Los menús contienen una serie de comandos que llevan a cabo acciones. Estas acciones se encuentran agrupadas en los menús por categorías. Por ejemplo, el menú archivo contiene comandos referentes a Abrir, guardar, imprimir,... un fichero.

Para ver el contenido de un menú, pasaremos el cursor por encima del nombre y haremos un clic (botón izquierdo del ratón), con lo que se desplegarán los comandos de ese grupo.

En Excel 2003 encontramos una nueva característica, que no aparece en versiones anteriores. Al desplegarse los menús, no aparece en un primer momento el listado completo de comandos del grupo en cuestión. Para ver el listado completo de comandos, bastará con mantener el menú desplegado unos 3 segundos, o bien, realizar un clic sobre:

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Dentro de los menús, se podrán encontrar comandos inactivos, quiere decir, que la acción a la que hace referencia no puede ser ejecutada en esa situación. Por ejemplo la acción deshacer no estará activa si no hemos realizado ningún cambio que pueda ser deshecho:

En la imagen anterior podemos observar como algunos de los comandos poseen, a la derecha del nombre correspondiente una serie de letras, estas son la combinación de teclas rápidas que surten el mismo efecto que la selección por medio del ratón del comando asociado. 

Ctrl equivale a mantener presionada la tecla Control. De este modo:

mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla x equivale a la acción cortar

mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla c equivale a la acción copiar

mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla v equivale a la acción pegar

Del mismo modo, en la anterior imagen podemos apreciar que algunos comandos del menú poseen a la derecha una especie de triángulo negro. Este triángulo indica que existe un nuevo desplegable en el que encontraremos más opciones. Para hacer visibles este nuevo desplegable, tan sólo deberemos mantener un instante el cursor sobre ese comando y automáticamente este

se desplegará:

Cada uno de los comandos listados en los menús podrán llevar a cabo una acción directamente o bien presentarán un cuadro de diálogo para seleccionar entre varias opciones.

Un ejemplo sería el comando Celdas del menú Formato. Este comando presenta el siguiente cuadro de diálogo que permite seleccionar opciones adicionales:

Estos cuadros de diálogo, en su mayoría, disponen de las opciones Aceptar y Cancelar, que permitirán aceptar o rechazar los cambios indicados en el cuadro de diálogo. Existen cuadros de diálogo como el anterior, que poseen diversas fichas, que permiten agrupar las opciones. En nuestro caso disponemos de las siguientes fichas de opciones:

Para acceder a las opciones de cada una de estas fichas, pulsamos sobre la pestaña correspondiente.

Otra de las acciones que podemos realizar con la barra de herramientas y de menú es mostrarla u ocultarla. Si la queremos mostrar debemos ir a Menú Ver >> Barra de herramientas. En él aparecerá un listado con las barras de herramientas más comunes y sobretodo, aquellas que ya están visibles (marcadas con un Si la barra que queremos mostrar no está en este listado, podemos acceder a ella a través de la opción Personalizar que encontramos en ese mismo listado. No sólo a través de esta opción podremos escoger y hacer visible una barra de menú o herramientas sino también un botón concreto que nos interese.

Si, por el contrario, queremos ocultar alguna barra de menú o herramientas, el proceso es inverso. Accedemos a Menú Ver >> Barra de herramientas y deseleccionamos aquella que ya no nos interese. Si la barra es flotante, aparecerá el típico icono en forma de aspa a través del cual también podemos ocultar esa barra.

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Estos dos procedimientos también los podemos realizar a través del menú contextual, es decir, mediante el botón derecho del ratón. Si seleccionamos cualquier barra que tengamos visible y pulsamos el botón derecho del ratón, nos aparece el listado de barras de menú y herramientas que hemos comentado antes a través del cual podemos seleccionar o deseleccionar aquella barra que nos interese.

También podemos movilizar o inmovilizar los paneles. Recuerda que los paneles son partes de la ventana de un documento unida y separada a la vez de las otras partes de la ventana. Para movilizarlo o inmovilizarlo lo único que debes hacer es ir al Menú Ventana >> Inmovilizar paneles o Movilizar paneles, según el caso. Verás que son opciones contrarias, es decir, cuando una aparece la otra no y a la inversa.

A lo largo de este curso, se tratarán la mayoría de los cuadros de diálogo de los diferentes menús.

b. Barra de Herramientas La Barra de botones o Barra de herramientas nos permitirá realizar acciones de forma directa sin tener que pasar por la orden correspondiente.

Las herramientas o botones se encuentran agrupados en barras de herramientas que pueden estar visibles u ocultos.

Normalmente, las barras de herramientas visibles son la Barra estándar y la de formato:

Barra de herramientas estándar

Barra de herramientas formato

Para poder hacer visibles otras barras de herramientas, tendremos que acceder en el menú Visualizar y seleccionar la orden Barras de herramientas. Todo seguido aparecerá un desplegable que mostrará las barras de herramientas disponibles.

Por otro lado, se puede modificar el lugar en el que aparecen estas barras. La forma en que aparecen, incrustadas bajo la Barra de menús, se puede cambiar. Para eso, situaremos el cursor en el margen izquierdo, de manera que el cursor cambiará de aspecto, como se puede ver en la figura siguiente. En este momento lo arrastramos con el ratón (es decir, manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón y lo movemos hasta

la localización que deseemos):

Cuando las barras de herramientas no se encuentren incrustadas, aparecen flotando sobre la ventana de la aplicación. El lugar de esta barra puede ser el que nosotros escojamos, colocando el ratón sobre la Barra de título (zona superior de color azul oscuro) y arrastrarla al lugar que queramos. En el caso que la coloquemos en alguna de los bordes de la ventana de la aplicación, la barra se incrustará en la misma ventana. Por ejemplo, en la imagen siguiente, la barra estándar aparece incrustada en el lateral:

Además, cuando la ventana flota, se puede cambiar de forma. Para hacerlo se debe situar el cursor sobre el borde de la barra y, cuando el cursor cambie de forma y se convierta en una flecha doble, entonces la podremos cambiar arrastrándola:

A veces puede pasar que, a causa de la medida de la ventana, no se vean todos los botones que formen parte de una barra de herramientas. En este caso, al final de la barra aparecerá un icono como el siguiente:

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Para ver los demás botones de la barra es suficiente con hacer clic sobre este icono:

Otra de las acciones que podemos realizar con la barra de herramientas es mostrarla u ocultarla. Si la queremos mostrar debemos ir a Menú Ver >> Barra de herramientas. En él aparecerá un listado con las barras de herramientas más comunes y sobretodo, aquellas que ya están visibles (marcadas con un Si la barra que queremos mostrar no está en este listado, podemos acceder a ella a través de la opción Personalizar que encontramos en ese mismo listado. No sólo a través de esta opción podremos escoger y hacer visible una barra de menú o herramientas sino también un botón concreto que nos interese.

Si, por el contrario, queremos ocultar alguna barra de menú o herramientas, el proceso es inverso. Accedemos a Menú Ver >> Barra de herramientas y deseleccionamos aquella que ya no nos interese. Si la barra es flotante, aparecerá el típico icono en forma de aspa a través del cual también podemos ocultar esa barra.     

Estos dos procedimientos también los podemos realizar a través del menú contextual, es decir, mediante el botón derecho del ratón. Si seleccionamos cualquier barra que tengamos visible y pulsamos el botón derecho del ratón, nos aparece el listado de barras de menú y herramientas que hemos comentado antes a través del cual podemos seleccionar o deseleccionar aquella barra que nos interese.

También podemos movilizar o inmovilizar los paneles. Recuerda que los paneles son partes de la ventana de un documento unida y separada a la vez de las otras partes de la ventana. Para movilizarlo o inmovilizarlo lo único que debes hacer es ir al Menú Ventana >> Inmovilizar paneles o Movilizar paneles, según el caso. Verás que son opciones contrarias, es decir, cuando una aparece la otra no y a la inversa

c. Barra de Fórmulas

La barra de fórmulas es en la que se edita el contenido de las celdas. En ella aparecerá el contenido real de una casilla.

En la parte izquierda de esta barra aparece la referencia de la celda seleccionada en un momento dado. En la imagen que se muestra seguidamente la A1, es decir la casilla que está en la columna denominada A y en la fila 1.

Hemos comentado hace un momento que en la barra de fórmulas aparece el contenido real de una celda, pero ¿qué diferencia existe entre el contenido real y simplemente el contenido de una celda? Para aclararlo veamos un ejemplo:

Si en la casilla C5 coloco la fórmula =3+4 (para hacer esto, seleccionamos con el ratón esa celda, nos vamos a la barra de fórmulas y escribimos =3+4. Seguidamente pulsamos en la tecla Enter o hacemos un clic en la casilla de verificar que aparece en la barra de fórmulas en forma de marca de color verde).

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Pues como íbamos diciendo, si coloco en la casilla C5 la fórmula =3+4, en la celda C5 me aparecerá la cifra 7, que es el resultado de la fórmula colocada, pero en la barra de fórmulas me seguirá apareciendo el valor real de esa celda, es decir, =3+4

Mediante la Barra de fórmulas podemos incluir celdas calculadas de forma automática.

d. Ventana de documento

El área de trabajo es la parte de la ventana de la aplicación en la que se muestran los documentos abiertos. Estos documento pueden aparecer como ventanas de documento o, simplemente puede aparecer su barra de título si se encuentra

minimizado. Seguidamente se muestran las diversas formas en las que pueden aparecer el área de trabajo y los documentos contenidos en ella:

Cuando una ventana de documento se encuentra maximizada, como muestra la última de las imágenes, podemos acceder a otras ventanas de documentos (en el caso de que las tuviéramos abiertas), a través del menú ventana.

Por ejemplo, imaginemos que tenemos 4 documentos de Excel abiertos, denominados Libro1.xls, Libro2.xls, Libro3.xls, Libro4.xls, y que en un momento dado estamos visualizando la ventana de documento del Libro1, como muestra la última

imagen, para acceder al Libro3, seleccionaríamos en el menú ventana este documento, como se muestra en la siguiente imagen:

Como se puede apreciar, aparecen listados los nombres de los documentos que tenemos abiertos. En el caso de que en vez de haberse llamado Libro1, Libro2,... se hubiesen denominado, por ejemplo contabilidad del almacén, factura de alquiler,... ahí aparecerían esos nombres.

La numeración que aparece a la izquierda del nombre del archivo indica el orden inverso en que fueron abiertos, es decir, el número 1 indicaría que éste es el más reciente y el número 4, en este caso, indica que de los cuatro abiertos que hay, éste fue el primero que se abrió, ya que es el que posee el valor más alto.

La marca indica cual es el que se encuentra activo en este momento.

Podemos ampliar o reducir la vista de las hojas de los libros que tengamos abiertos. Para ello seleccionaremos en la barra de menús la opción Ver >> Zoom

o bien seleccionamos la lista desplegable que aparece en la barra de herramientas.

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Podemos mantener abiertas varios libros.

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Si seleccionamos 100% tendremos la siguiente vista (por ejemplo):

Si seleccionamos 200% tendremos la siguiente vista (por ejemplo):

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e. Barra de Estado

En la parte inferior de la pantalla nos encontramos con la barra de estado. En esta barra se muestra información acerca de los procesos que se llevan a cabo en la hoja de cálculo, como por ejemplo, si se está realizando algún cálculo, se está imprimiendo algún documento.

También muestra información sobre el estado de ciertas funcionalidades que se activan al pulsar ciertas teclas, como por ejemplo bloqueo de mayúsculas aparece como MAY o el bloqueo del teclado numérico como NUM

 

3. Trabajo con documentos

Trataremos los siguientes aspectos:

a. Libros

Los documentos de trabajo se denominan libros de trabajo. Por defecto, al iniciar Excel aparecerá el Libro1 y los sucesivos libros de trabajo que se vayan abriendo en la misma sesión (cada vez que se arranca la aplicación se comienza una nueva sesión) se irán denominando Libro2, Libro3,... Posteriormente estos nombres podrán ser modificados.

Cada uno de estos libros dispondrá de su propia ventana de documento que se encontrará en el área de trabajo de la aplicación, como se vio en el apartado correspondiente: Elementos de Pantalla >>> Ventana de documento.

Un libro está compuesto por varias hojas. Por defecto, al crear un nuevo libro aparecen tres hojas. Este número se puede modificar accediendo al comando opciones del menú herramientas, y entonces elegir la ficha general. En esta ficha encontraremos la opción para cambiar el número de hojas por defecto:

Vemos por tanto, que un libro puede contener varias hojas, y cada una de estas hojas la podemos utilizar para lo que mejor nos convenga. Por ejemplo, podríamos decir que el libro es como una carpeta en la que nosotros guardamos documentos de varios tipos: facturas, recibos, contratos,... que en nuestro caso serán cada una de las hojas.

En esta misma ficha, como vemos, también nos permite cambiar la fuente y el tamaño predeterminado de la misma, dónde queremos que se guarden nuestros archivos Excel del disco duro así como el Nombre del Usuario.

Excel también nos da la opción de crear los libros a partir de unas Plantillas que vienen predeterminadas o que incluso podemos descargarnos de la web de Página principal de Plantillas de Microsoft Office.

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Acceder a estas plantillas es muy fácil. Con Excel abierto, debemos ir a Archivo >> Nuevo y verás que aparece a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro (muchas veces este cuadro ya está abierto por defecto):

Si seleccionamos En mi PC.., aparece otro cuadro y en la pestaña SOLUCIONES DE HOJA DE CÁLCULO podremos seleccionar los diferentes tipos de plantillas que tenemos predeterminados, como por ejemplo, Amortización de préstamo, factura, hoja de balance o Informe de

b. Hojas

Hemos visto que un libro de Excel se compone a su vez de hojas, y que el número predeterminado eran 3. No obstante, también hemos visto como se puede cambiar este número predeterminado de hojas, y que está limitado a 256. No obstante, el número total de hojas que se pueden manejar en un libro de Excel (las que traiga predeterminadas más las nuevas que creemos posteriormente) no tiene un límite y sólo viene fijado por la capacidad de nuestro ordenador.

Para crear una nueva hoja, podemos hacer dos cosas:

seleccionamos en el menú insertar el comando Hoja de cálculo.

sobre el indicador de hojas, , hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual*  que se despliega seleccionamos el comando insertar, para a continuación elegir de entre las opciones que aparecen, Hoja de Cálculo.

Para eliminar una hoja, podemos hacer lo siguiente:

seleccionamos en el menú Edición el comando Eliminar hoja... Es importante que tengamos activa la hoja que deseemos eliminar. La hoja activa es aquella cuyo cartel en el indicador de hojas aparece en blanco  

en el indicador de hojas, y sobre el nombre de la hoja que deseemos eliminar, hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionamos Eliminar. 

Para cambiar el nombre a una hoja ya creada:

seleccionamos en el menú  Formato(i) >> Hoja(i) >> Cambiar nombre(i). Tras esto, se editará el nombre de la hoja en el indicador de hojas (en un primer momento aparece marcado por completo el nombre). Tan sólo tenemos que poner el nombre que deseemos en lugar del que aparece.

en el indicador  de hojas y sobre el nombre de la hoja que queramos modificar, hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionamos Cambiar nombre.

Una vez que tenemos abierto un libro, nos podremos desplazar por las hojas del mismo, de una forma  fácil con tan sólo

hacer un clic sobre el cartel correspondiente, que se encuentra en la barra Indicadora de hojas.

Al hacer un clic sobre uno de los carteles, la hoja en cuestión pasará a ser la hoja activa, y denotándose porque el fondo del cartel pasa a ser blanco y se integra con la hoja que aparece en pantalla (aparte, en la barra de título aparecerá el nombre de hoja en cuestión).

Podemos modificar el orden en el que aparecen las hojas en la barra anterior, para ello sólo debemos pinchar en el cartel

de la hoja y arrastrarlo hasta la localización deseada.

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En Excel podemos usar varias hojas en un mismo documento.

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Esta opción no sólo la podemos hacer dentro de un libro sino entre libros. Es decir, podemos arrastrar una hoja de cálculo desde un libro a otro. El procedimiento es el mismo. Teniendo los dos libros abiertos, seleccionamos aquella hoja que queremos mover y pulsamos el botón derecho del ratón. Escogemos la opción Mover o copiar e indicamos que queremos Mover esa hoja de cálculo al otro libro abierto y dónde queremos ubicarla. Ten en cuenta que cuando movemos una hoja de cálculo de un libro a otro, ésta desaparece del primer libro. Si no queremos que eso ocurra, debemos seleccionar la opción Copiar.

Nota:

*Menú contextual: se denomina de este modo al menú que se despliega al hacer clic en el botón derecho del ratón.

Podemos realizar operaciones sobre las hojas .

c. Celdas

Cada una de las hojas de las que está compuesto un libro se divide en filas y columnas. 

Excel posee 65536 filas y 256 columnas. Las filas se identifican por un número y las columnas por una letra. La intersección de una fila y una columna recibe el nombre de celda, y se identifica por la combinación de letra y número correspondientes a la columna y fila a las que pertenece.

Vimos en un concepto anterior, el referente a la barra de fórmulas, que en esta barra aparecía la referencia de la celda en la que nos encontrábamos:

 

Para desplazarnos por la hoja disponemos de las barras de desplazamiento, tanto vertical como horizontal:

Si pulsamos en las que aparecen en los extremos, nos desplazaremos en esa dirección, a lo largo de las columnas

si es la barra horizontal y a lo largo de las filas si es la barra vertical.

Si arrastramos el cuadro de desplazamiento     nos moveremos más rápido en proporción al tramo arrastrado.

Las celdas son la unidad más pequeña en que se divide una hoja de Microsoft Excel .

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d. Abrir

Si disponemos de un archivo de Excel, podemos abrirlo haciendo un doble clic sobre el icono del mismo.

También podemos abrir el archivo desde la propia aplicación, esto lo podemos hacer de dos formas, o en el menú

Archivo, seleccionamos el comando Abrir o en la barra de herramientas estándar seleccionamos el icono

Tras esto, se abrirá un cuadro de diálogo como este:

En "Buscar en:" dispondremos de un desplegable que permitirá localizar el archivo. Por defecto, Excel trabaja con archivos cuya extensión es .xls, si deseamos abrir un archivo con otra extensión, en el desplegable "Tipo de archivo:" seleccionaríamos el conveniente.

Disponemos de una barra de botones

Las funcionalidades básicas de cada uno de estos botones son las descritas a continuación:

permite acceder a la última carpeta a la que se accedió

   permite ascender al directorio de un nivel superior

   permite realizar una búsqueda en el Web

   permite eliminar archivos o directorios

  permite crear una nueva carpeta

menú desplegable que permite modificar la forma en que se visualizan los archivos y carpetas

menú desplegable que permite realizar operaciones como las que aparecen en la imagen

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e. Cerrar

Para cerrar un libro de Excel, seleccionaremos del menú Archivo el comando Cerrar. Si el libro no se ha guardado todavía o se han realizado modificaciones desde la última vez que se guardó, Excel mostrará un mensaje avisando si deseamos guardar los cambios:

En el caso de tener varios libros abiertos tenemos la opción de pulsar la tecla <Mayús> mientras se selecciona el menú Archivo, con esto aparecerá un nuevo comando: Cerrar todo, que cierra todos los libros abiertos en el área

de trabajo. Como ocurría anteriormente, en el caso de que exista alguno sin guardar, Excel preguntará si se quiere o no guardar ese libro en concreto. Se puede optar también por elegir la opción "Sí a todo" que guarda y cierra todos los libros abiertos.

En cualquiera de los casos estaríamos cerrando el libro o los libros abiertos, pero no la aplicación, con lo que finalmente podría quedar la aplicación activa pero sin ningún libro abierto, apareciendo el área de trabajo vacía:

f. Guardar

Una vez creado un libro debemos guardarlo en el disco duro de nuestro ordenador, en un disquete,... o en cualquier otro dispositivo del que dispongamos.

Para ello, en el menú Archivo disponemos del comando Guardar. En el caso de ser la primera vez que guardamos el libro, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como...

En este cuadro de diálogo debemos proporcionar un nombre al archivo y una localización en la que será guardado.

Existe una barra de botones que es idéntica a la vista en el cuadro de diálogo Abrir.

Una vez el libro esté guardado, las sucesivas veces que seleccionemos la opción Guardar, automáticamente guardará los cambios en el archivo correspondiente.

g. Guardar como...

Podemos guardar un archivo ya existente con otro nombre diferente. Para ello, en el menú archivo seleccionamos el comando Guardar como...

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Este comando lo hemos visto en el concepto anterior, Guardar.

Así mismo, podremos guardar el documento en otro formato diferente, como por ejemplo como una página Web. Para ello, o seleccionamos el comando Guardar como página Web... o en el cuadro de diálogo, en el desplegable para especificar el tipo de archivo, seleccionamos Página Web (*.htm;*.html)

Así mismo, si vamos a compartir nuestro archivo con otros usuarios que puede que dispongan de otras versiones más antiguas de Excel, en el desplegable Tipo de archivo podemos indicar que realice una conversión a una versión anterior de la aplicación.

h. Salir

Una vez haya finalizado nuestro trabajo con el libro o los libros de Excel, podremos cerrar la aplicación. Para llevar a cabo esta acción tenemos dos posibilidades:

Elegimos el comando Salir del menú archivo.

Hacemos un clic en el botón Cerrar, de la barra de Título de la ventana del programa.

En cualquiera de los dos casos, si existieran libros abiertos, estos se cerrarían junto con la aplicación. Y si quedaran cambios por guardar en algunos de los libros abiertos, se nos alertaría de este hecho, indicándosenos con un aviso como el siguiente:

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4. La ayuda de Excel

Trataremos los siguientes aspectos:

a. El ayudante de Office

El Ayudante de Office aparece cada vez que entramos en Excel, a no ser que lo desactivemos a propósito. Esta utilidad nos va a proporcionar ayuda mientras trabajamos y la podremos utilizar para buscar información acerca de cualquier funcionalidad, comando, etc.. El ayudante de Office también aparecerá al ejecutar determinadas opciones o pulsando ? >> Mostrar el Ayudante de Office

Una de las posibles apariencias que puede adoptar el ayudante es:

Existen diversas animaciones para el ayudante, que pueden verse si seleccionamos sucesivas veces la opción animar del menú contextual (con el puntero del ratón sobre el ayudante, hacemos clic en el botón derecho del ratón)

El ayudante puede estar continuamente en pantalla, él automáticamente se moverá en el caso de que dificulte la visión de parte de la hoja de cálculo. En el caso de que no deseemos que el ayudante aparezca en pantalla, podemos elegir la opción Ocultar el Ayudante de Office en el menú contextual del ayudante.

Excel dispone de varias apariencias para el ayudante que nosotros podemos cambiar, en el menú contextual disponemos de la opción Elegir Ayudante..., que mostrará un cuadro de dialogo como el

siguiente

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Esta ventana permite configurar ciertos aspectos del ayudante, así como elegir la apariencia que adoptará éste. Las posibles apariencias son:

CLIPO RIDONDO F1

Dr. GENIO LOGOTIPO NATURA

MININO ROCKY

En el cuadro de diálogo anterior, aparecía una pestaña que permite configurar todas las opciones del ayudante.

 

Ayuda con asistentes  Proporciona ayuda para el uso de los asistentes

Mostrar alertas  Presenta los mensajes de Excel a través del asistente en vez de en cuadros de diálogo independientes

Buscar ayuda del producto y de programación

 Presenta ayuda tanto del producto como de programación

Mover cuando moleste  Cambiará de posición automáticamente cuando dificulte la visibilidad

Sugerir temas de ayuda  Muestra temas de ayuda de forma automática y basándose en las acciones que se estén llevando a cabo 

Con sonido  Activa los sonidos en el ayudante

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Uso más eficiente de las funciones  Muestra pistas y sugerencias sobre funciones que esté o no realizando. Las pistas son trucos o formas diferentes de poder hacer las cosas 

Uso más eficientes del mouse  Muestra pistas sobre como utilizar el ratón para realizar el trabajo de un modo más rápido

Métodos abreviados  Sugiere combinaciones de teclas que pueden ser utilizadas para realizar el trabajo más rápido

Mostrar sólo sugerencias de prioridad alta

 Sólo muestra sugerencias que son importantes

Mostrar sugerencia al inicio  Cada vez que se entra en Excel aparecerá la Sugerencia del día

Restablecer mis sugerencias  Vuelve a mostrar pistas ya enseñadas

Buscando información con el Ayudante

Haciendo un simple clic en el Ayudante nos aparecerá un cuadro de entrada para que escribamos nuestra pregunta

Al escribir nuestra pregunta aparecerá en la parte derecha de nuestra ventana un panel con todas las posibles respuestas a dicha pregunta, donde elegiremos cual es la más apropiada.

Por ejemplo, si buscamos información sobre rangos, podríamos teclear simplemente "rango", con lo que obtendríamos el siguiente cuadro

Si algunas de las opciones propuestas es la buscada, haremos un clic sobre ella, con lo que se nos presenta un cuadro de ayuda como el que se muestra a continuación y que ofrece la información solicitada

   

   

El Ayudante de Office suele estar configurado para aparecer de forma independiente.

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b. La Ventana de ayuda

Como hemos visto anteriormente, la ventana de ayuda general de Excel tiene la siguiente apariencia

Vemos que aparecen en la parte superior dos opciones:

Búsqueda. Tabla de Contenido.

Búsqueda.

En el apartado primero, introduciremos el concepto clave a buscar. Entre las diversas opciones seleccionaríamos una de ellas, y tras hacer esto en la sección, seleccionaríamos el que nos interesara.

Contenido

La segunda de éstas, Tabla de Contenidos, es la que aparece en la imagen, podremos buscar información clasificada por temas. Esos se encuentran en la parte inferior de la ventana de ayuda.

En el caso de que parte del nombre de un concepto o tema aparezca oculto, podemos colocar el puntero de ratón sobre él, y se nos mostrará el nombre completo, como aparece reflejado en la imagen.

Seleccionando alguno de los conceptos se nos mostrará el contenido del mismo.

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La Ayuda de Office puede resolver muchas de nuestras dudas respecto al manejo del programa.

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TEMA 2. DATOS DE EXCEL

1. Los datos en Excel

Esta unidad didáctica trata de los datos en Excel viéndose aspectos como la selección de celdas que ayuda a trabajar de manera más eficaz, el manejo de datos y por último el llenado automático.

a. Selección de celdasCualquier proceso que vayamos a realizar en una hoja de cálculo conllevará una selección, es decir, debemos de especificar al programa la localización en la que se llevará a cabo dicha actuación: cambiar un formato, borrar o introducir datos,...

Estas operaciones se llevan a cabo en celdas, que como ya se indicó en el concepto correspondiente, es la unidad fundamental de trabajo de Excel.

Por esto, la selección de celdas es una operación que debemos dominar en todas sus posibles vertientes, ya que la pondremos en práctica asiduamente. Para ello dedicaremos en este módulo una unidad completa. En la misma abordaremos conceptos como los rangos, la selección de celdas y rangos, la selección de filas y columnas,...

b. Manejo de datosExcel puede manejar diversos tipo de datos como por ejemplo números, texto, fechas y hora.

Cada tipo de datos tiene sus particularidades. Así mismo existen diversas formas de introducción de datos en una hoja de cálculo. Todos estos aspectos serán tratados en otra de las unidades de este módulo que abordará temas como: los números, textos, fechas y horas en Excel, cortar, copiar y pegar,...

Otro de los aspectos tratados en la mencionada unidad será el de las referencias.

c. Llenado automáticoEn muchas ocasiones nos encontraremos ante hojas de cálculo en las que tendremos que introducir una gran cantidad de datos y/o fórmulas. Analizaremos métodos que nos facilitarán en gran medida esta labor como son las diferentes opciones de llenado automático. Esto lo trataremos en una unidad independiente en este módulo

2. Selección de celdas

En esta unidad didáctica se trabajan conceptos como rangos, selección de una celda, selección de rangos, selección de celdas y rangos disjuntas, selección de columnas y filas, selección de toda la hoja, selecciones extendidas, el comando Ir a... y los comandos buscar y reemplazar.

a. RangosHemos visto que una celda es la intersección entre una fila y una columna de las que forma la hoja de cálculo, y se designa por la letra de la columna a la que pertenece seguida por el número de la fila. La siguiente imagen muestra, por ejemplo, la celda C10:

Un rango es simplemente un grupo de celdas. La forma de designar un rango es utilizando el nombre de la primera celda (en caso de un rango rectangular, la celda de la esquina superior izquierda) seguida por dos puntos y el nombre de la última celda (esquina inferior derecha). Por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra en rango B2:D5

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A partir de este momento, no hablaremos más de nombres de celdas y rangos, si no que utilizaremos la expresión referencias. En los casos anteriores C10 es una referencia a una celda y B2:D5 es una referencia a un rango. 

Podemos reconocer a una celda o conjunto de celdas por su Referencia

b. Selección de una celdaSeleccionar una celda es tan simple como hacer clic sobre ella. Cuando una celda se encuentra seleccionada se dice que la celda está activa. La celda activa aparecerá como un borde más grueso y su referencia aparecerá en el cuadro de nombres de la barra de fórmulas.

  

También podemos realizar la selección haciendo uso de las teclas de dirección, con ellas nos podremos ir desplazando por las celdas de la hoja.

c. Selección de rangos

Para seleccionar un rango tenemos varias opciones:

una primera opción es arrastrando el ratón. Para ello, en primer lugar activamos la primera celda del rango (recordemos que esto se hacía realizando un clic de ratón sobre dicha celda) y sin soltar el botón del ratón arrastramos hasta

la última celda y una vez que el rango deseado aparezca marcado, soltamos el ratón. 

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otra opción es seleccionar la primera celda del rango (en este caso sí podemos soltar el ratón) y una vez ésta se encuentre activa, pulsamos la tecla <MAYUS>, y sin soltarla seleccionamos la última celda del rango.

también es posible seleccionar un rango, colocando directamente en el cuadro de nombre de la barra de fórmulas la referencia del rango, tras lo cual pulsamos la tecla ENTER.

Podremos seleccionar un rango completo de celdas usando varios métodos para ello.

d. Selección de celdas y rangos disjuntosPodemos realizar una selección de varias celdas aunque no se encuentren juntas formando un rango. Esto podría ser útil por ejemplo para dar un formato común a una serie de celdas que se encuentran en diversas localizaciones de la hoja.

El procedimiento para realizar esto es muy simple: una vez que tenemos activa una primera celda, presionamos la tecla <Control> y sin soltarla vamos marcando el resto de celdas que queremos conformen nuestra selección.

Esto que se ha comentado para celdas es también válido para rangos. Una vez seleccionado el primer rango, pulsamos la tecla <Control> y sin soltarla seleccionamos el resto de rangos que queremos formen nuestra selección.

Obviamente se pueden combinar sin ningún problema selección de celdas y rangos.

Podremos seleccionar un rango disjunto de celdas, es decir, no continúas.

e. Selección de columnas y filasPara seleccionar una fila o columna entera haremos un clic con el ratón sobre la letra o número de la columna o fila. De este modo quedará seleccionada en su totalidad.

Selección múltiple

Si deseamos seleccionar varias filas o columnas contiguas, haremos lo siguiente: cuando seleccionemos la primera de ellas, sin soltar el botón del ratón, arrastramos hasta que abarquemos las deseadas, momento en el que podremos soltar el ratón.

Selecciones disjuntas

En el caso de que las filas o columnas que deseemos seleccionar no se encuentren contiguas, la forma de realizar la selección es similar a la llevada a cabo para las celdas: una vez seleccionada la primera de ellas (podemos soltar el ratón) pulsamos la tecla <Control> y sin soltarla vamos seleccionando todas aquellas que deseemos.

Podremos seleccionar una fila completa.

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f. Selección de toda una hojaPara seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo haremos un clic de ratón en el botón que se encuentra a la izquierda de los encabezados de las columnas y encima de los encabezados de las filas.

Podremos seleccionar todas las celdas de una hoja.

g. Selecciones extendidasEn ciertas ocasiones necesitaremos seleccionar rangos grandes en los que nos resultará difícil utilizar el ratón. En estos casos será conveniente utilizar el teclado.

Si pulsamos la tecla <F8> entramos en lo que se denomina modo extendido de selección. Pulsando a continuación las teclas de dirección: flechas arriba, abajo, derecha e izquierda se van seleccionando rangos adyacentes a la celda activa.

También se pueden utilizar las teclas <Avpág> o <RePág> para hacer selecciones más grandes.

Una vez se haya terminado de seleccionar el rango, pulsaremos la tecla <Esc> para dar por finalizado el modo de selección extendido.

h. El comando ir aEn el caso de que conozcamos la referencia de la celda o rango, podemos hacer uso del comando Ir a... que se encuentra en el menú Edición. Una vez seleccionado este comando aparecerá el cuadro Referencia, en el que tendremos que introducir la referencia de la celda o rango que queremos seleccionar.

Una alternativa a esto sería utilizar el cuadro de nombres de la barra de fórmulas. En este cuadro podremos colocar la referencia a una celda o a un rango, tras lo cual, si pulsamos la tecla Enter, quedará marcada la celda o rango en cuestión.

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Si conocemos la referencia, podremos acceder a cualquier celda usando el comando Ir a.

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3. Manejo de datos

En esta unidad didáctica sobre el Manejo de datos se desarrollan conceptos como:

a. Introducción de datos Introducir información en Microsoft Excel es sencillo. Basta con dirigir el cursor a la celda en la que deseamos, seleccionarla e insertar la información.

Conforme comenzamos a insertar la información, la barra de formulas se activará. A partir de este momento podremos modificar el contenido de la celda también desde la barra de fórmulas:

Los botones que aparecen nos servirán para cancelar los datos introducidos: , y para validar dichos datos:  

Una vez introducido el dato en cuestión, basta con pulsar el botón de validación o lo que es más simple, la tecla Enter.

En el caso de que deseemos cancelar la introducción de alguno de los datos, podemos hacer un clic sobre el icono o pulsar la tecla Esc.

Básicamente, el tipo de datos que vamos a introducir serán: números, texto y fechas y horas. La forma en que serán tratados dependerá del formato concreto que se le haya aplicado a la celda y que será tratado posteriormente en este curso.

Número: es cualquier combinación de dígitos.

Fecha: las fechas poseerán un esquema de día, mes y año que se deberá seguir. Posteriormente en este curso trataremos el formato de fecha.

Hora: al igual que las fechas, las horas poseerán un esquema para su introducción.

Texto: Texto será para Excel toda aquella cadena de caracteres que no pueda interpretarse como un dato de otro tipo.

Fórmulas

Independientemente del tipo de datos que hayamos introducido, la hoja de cálculo puede interpretar de dos maneras diferentes la información introducida:

puede tratarse de un dato introducido directamente en una celda, ya sea número, texto... puede ser una fórmula, ya sea secuencia de valores, referencia a otras celdas, funciones producidas a partir de

otros valores existentes, etc. Las fórmulas empezarán siempre con el signo de igual (=). Por ejemplo, la operación de suma 2+2 deberíamos escribirla =2+2

En la celda sólo aparecerá el resultado una vez hayamos aceptado la introducción del valor, pero en cambio, y esto es importante, en la barra de fórmulas sí aparecerá la fórmula que contiene oculta esa celda.

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En muchas ocasiones nos encontraremos con la necesidad de introducir en una fórmula el valor que adopta otra celda. En estos casos, introduciremos simplemente la referencia de esa celda, como se muestra en la imagen. El uso de referencias posee diversos matices que serán analizados con más detalle en un apartado posterior.

La celda D5, que es la celda activa, posee el valor 7, pero como hemos mencionado anteriormente, en la barra de fórmulas aparece la expresión que da origen a ese valor, en este caso 9 menos el valor de la celda B3. Podría surgirnos la pregunta de ¿y qué ocurre si en la celda B3 existe otra fórmula? Pues que Excel sólo toma el valor que se refleja en celda, con independencia de si su origen es una fórmula o un valor directamente.

Operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escribiremos entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.

Operador Descripción

- Negación (como en -1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicación y división

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación (igual, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, diferente)

Hay que tener en cuenta una serie de reglas a la hora de introducir datos:

Se pueden incluir puntos (por ejemplo, podemos escribir 1.000.000). Una sola coma en una cifra será considerada como entrada decimal (es decir, podemos escribir 123,50). Los signos de suma delante de los números serán ignorados. Los números negativos deberán tener incorporado el signo de menos (-) o estar entre paréntesis. Si escribimos dos cifras separadas por una barra (/) Excel interpretará que se trata de una fecha (1/2 será el uno de

febrero), a no ser que pongamos el signo de igual delante, en cuyo caso se interpretará como una división.

También se pueden realizar operaciones matemáticas con fechas y horas. Hay que tener en cuenta una serie de normas en estos casos: las fechas deberán ir siempre entre comillas, separadas por el signo matemático correspondiente y precedida toda la fórmula por el signo de igual (=). Veamos un ejemplo:

Podemos apreciar como de la operación visible en la barra de fórmulas resulta el número 33. Es decir, entre las fechas introducidas en la fórmula hay una diferencia de treinta y tres días.

Insertar datos de otras hojas

Una forma fácil de introducir en una fórmula referencias de otras celdas es la siguientes: una vez hemos comenzado a introducir la fórmula, cuando llega el momento de indicar la referencia de la celda en cuestión, en lugar de escribir sus

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coordenadas, podemos hacer un clic en la celda correspondiente, con lo que la referencia de la misma aparecerá en la fórmula. De este mismo modo podemos insertar en nuestras fórmulas referencias a celdas de distintas hojas del libro e incluso de diferentes Libros: Veamos como sería:

en distintas hojas del mismo libro : cuando en la fórmula en cuestión llega el momento de introducir la referencia, nos dirigimos hacia la barra indicadora de hojas

 

y seleccionamos aquella en la que se encuentre el dato que nos interesa. Tras esto, en la hoja seleccionada, marcaremos la celda (haciendo un clic sobre ella) que contenga el dato requerido.

Una vez hecho esto, tendremos dos opciones:

la fórmula ya está completa: podemos seleccionar el botón de validación de fórmulas, , con lo que automáticamente regresaremos a la hoja de origen y contemplaremos el resultado de la fórmula.

la fórmula aún no está terminada:

o antes de volver nuevamente a la hoja origen para completar la fórmula, situamos el cursor en la barra de fórmulas, tras lo cual volveremos a la barra de hojas para seleccionar la hoja de origen, en la que ya se encontrará la referencia al nuevo dato introducido. Una vez ahí accedemos a la barra de fórmulas y la completamos.

o la otra opción pasa por no regresar a la hoja de origen, con lo que, tras seleccionar la celda en la nueva hoja, situamos el cursor en la barra de fórmulas y, en esa localización continuamos introduciendo la fórmula.

en distintas hojas de diferente libro : en primer lugar, deberemos tener abierto el libro en cuestión. Una vez hecho esto, podremos comenzar a introducir en nuestra hoja origen la expresión de la fórmula correspondiente. Cuando llegue el momento de introducir la referencia a la celda del otro libro, nos dirigiremos al menú Ventana y en la parte final del desplegable aparece una relación de todos los libros que se encuentran abiertos, seleccionamos el que nos interese, una vez abierto éste, seleccionamos la hoja y la celda en cuestión con un clic de ratón.

Tras esto, nos encontramos en la misma situación comentada anteriormente cuando la hoja estaba en el mismo libro: que la fórmula esté finalizada y que no esté. La solución a esta situación es exactamente igual, tan sólo debemos tener en cuenta que ahora además de estar en hojas diferentes, también estaremos en libros diferentes.

Escribiremos datos en una celda seleccionando previamente ésta.

b. Editar y eliminar Una vez que una celda contiene algún tipo de dato, es posible modificar el contenido de ella, realizando alguna de estas operaciones:

en primer lugar la seleccionamos y seguidamente realizamos un doble clic de ratón en primer lugar la seleccionamos y a continuación pulsamos la tecla F2

Realizando cualquiera de las dos operaciones anteriores el contenido de la celda se edita y en la misma aparece un cursor. Con las teclas de dirección podemos desplazarnos por el contenido de la celda o bien situarnos en cualquier lugar con un clic de ratón. Una vez realizadas las correcciones pulsaremos la tecla Enter o el icono de validar datos , de la barra de fórmulas.

Para cambiar el contenido de una celda debemos seleccionarla y a continuación escribir los cambios.

En el caso de que queramos eliminar el contenido completo de una celda, una vez seleccionada ésta, pulsaremos la tecla Supr o Delete. Con esto eliminaremos tan sólo el contenido pero no los formatos que posea esa celda, en el caso que deseemos eliminar todo, seleccionaremos el comando Borrar del menú Edición, eligiendo la opción que deseemos: Todo, Formato, Contenido y Comentarios.

c. Cortar-pegar y copiar-pegar Con Excel podremos copiar o cortar (mover) celdas desde una localización de la hoja de cálculo a otra, a otra hoja del mismo libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo Microsoft Word.

Para realizar las operaciones de copiar y cortar, Excel hace uso del portapapeles, que no es más que una parte de la memoria del ordenador en la que se coloca de forma provisional la información. Cuando se copia, Excel coloca un duplicado

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de las celdas seleccionadas en el portapapeles. Al cortar, Excel eliminará los datos de su ubicación original y los colocará en el portapapeles.

Para finalizar la operación será necesario pegar los datos almacenados en el portapapeles en la nueva ubicación.

Las operaciones de copiar y cortar pueden ser llevadas a cabo sin utilizar el portapapeles, para esto utilizaremos la técnica de arrastrar y colocar.

Las operaciones de copiar y cortar se diferencian básicamente en que la primera de ellas mantiene los datos en su localización original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opción cortar borra los datos de la ubicación de origen.

Una vez que hemos copiado o cortado los datos deseados procederemos a pegarlos en la nueva ubicación.

Seguidamente vamos a ver algunos ejemplos de como se llevarían a cabo estas operaciones:

Cortar datos utilizando Portapapeles

Supongamos que en la siguiente imagen

quisiéramos desplazar los datos para insertar un Titulo en la hoja de cálculo. Los pasos que habría que seguir serían, en primer lugar, seleccionar el rango que queremos cortar, posteriormente llevarlo al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:

Seleccionamos el comando Cortar del menú Edición. Haciendo un clic en el botón derecho del ratón sobre la

zona seleccionada, se despliega un menú contextual, en el que elegiremos Cortar.

Hacemos clic en el botón cortar , de la barra de herramientas estándar.

Tras esto, resta pegar la selección. Para ello no es necesario seleccionar todo el rango de destino, basta con seleccionar la primera celda del rango. En nuestro ejemplo, pegaremos nuestro rango seleccionado a partir de la celda B5. Si nos damos cuenta, no hay ningún problema en pegar el contenido en una zona que se superponga a la que acabamos de cortar, ya que una vez realizada la operación de pegar, los datos en su ubicación de origen desaparecerán.

Con lo que ya podremos colocar nuestro título

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Cortar datos utilizando arrastrar y soltar

Si el área de destino se encuentra cerca del área de origen, puede resultar más interesante utilizar el método de arrastrar y soltar.

Para llevar a cabo esta operación, al igual que antes, en primer lugar seleccionamos el rango de origen, seguidamente situamos el puntero del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado, debe aparecer el puntero en forma de flecha normal. En este momento, hacemos un clic de ratón, y sin soltar el botón, arrastramos el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición que deseemos. Cuando se arrastra, Excel deja una marca de por donde se ubicará el rango de destino.

Copiar datos utilizando Portapapeles

Como habíamos comentado anteriormente, los pasos a seguir son prácticamente los mismos que para el caso de Cortar, con la salvedad de que una vez seleccionado el rango a copiar, lo llevaremos al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:

Seleccionamos el comando Copiar del menú Edición Haciendo un clic en el botón derecho del ratón sobre la zona seleccionada, se despliega un menú contextual, en el

que elegiremos Copiar

Hacemos clic en el botón Copiar , de la barra de herramientas estándar.

Copiar datos utilizando arrastrar y soltar

El proceso es igual que para mover datos pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, se debe mantener pulsada la tecla Control mientras se arrastra el bloque seleccionado. De este modo, en vez de mover (cortar) los datos, estos se copiarán.

Como hemos comentado al inicio de este capítulo, podemos realizar todas estas operaciones de una hoja de cálculo a otra, a otra hoja del mismo libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo Microsoft Word. El modo de realizarlo es el mismo, simplemente ten en cuenta dónde quieres mover o copiar la información. Recuerda que para que se copie o mueva a la nueva ubicación debes seleccionar previamente la nueva hoja de cálculo o del mismo libro o de otro así como de una aplicación distinta como Microsoft Word.

Podremos copiar todo un grupo de celdas usando el portapapeles.

d. Insertar datos En ciertas ocasiones puede que nos interese que el rango que hemos copiado o cortado en el portapapeles no sustituya a un conjunto de celdas en el destino (como ocurre con el comando pegar), sino que queremos desplazar estos datos hasta que "dejen hueco" a nuestra selección.

Para llevar a cabo esta operación, y una vez realizada la operación de Cortar o Copiar de igual forma a como hemos visto anteriormente, colocamos el cursor en el lugar en el que queramos que se inserte nuestra selección y seguidamente podemos hacer una de estas dos operaciones:

seleccionamos desde el menú Insertar, el comando Celdas copiadas...

pulsamos el botón derecho del ratón, con lo que se despliega un menú contextual, en el que seleccionamos Insertar celdas copiadas...

tras realizar esto, aparecerá la ventana Insertar datos a pegar:

en la que elegiremos la opción que nos interese y pulsaremos en aceptar, finalizando de este modo el proceso.

Podremos insertar todo un grupo de celdas trasladando las anteriores de lugar.

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e. Pegado especial En una celda, aparte de contener datos (números, texto, fechas, fórmulas,...) dispondrá de una serie de propiedades y características que conforman el formato de la misma, como pueden ser: apariencia del número o texto, alineación, fuente utilizada, color de fondo,...

Cuando utilizamos el comando pegar, tras haber realizado un copiar o cortar, la información pegada se refiere tanto a los datos como a los diversos formatos aplicados a la celda o celdas copiadas.

Es importante tener presente que la opción de Pegado especial... no se encuentra disponible si hemos utilizado el comando Cortar.

Para llevar a cabo esta operación seguiremos los siguientes pasos:

En primer lugar seleccionamos la celda o rango que deseemos pegar. Seguidamente utilizaremos el comando Copiar (recordemos que esta operación la podemos llevar a cabo

desde el menú Edición, desde el menú contextual o bien pulsando el botón correspondiente de la barra de herramientas).

A continuación situaremos el cursor en la celda de destino y seleccionaremos el comando Pegado Especial, para ello podemos hacer lo siguiente:

seleccionamos desde el menú Edición, el comando Pegado Especial... pulsamos el botón derecho del ratón, y en el menú contextual que se despliega seleccionamos

Pegado Especial...

Una vez realizada esta operación, aparece el cuadro de dialogo Pegado especial

Vemos que existen una serie de opciones. Seguidamente comentamos el efecto que producirán cada una de ellas. Ya que aún no se han tratado los aspectos de formato de celdas, que se verán en unidades posteriores, puede que algunos conceptos comentados no nos sean familiares. Esto no nos debe preocupar por el momento.

Todo: es similar a utilizar el comando Pegar. Pega tanto datos como fórmulas y formatos.

Fórmulas: pega únicamente las fórmulas (o el valor que tenga la celda en el caso de que no exista fórmula). Esta opción nos será de gran utilidad cuando la zona de destino posea un formato propio y no queramos sobrescribirlo con el formato de las celdas pegadas.

Valores: En el caso que la celda o rango de origen contenga fórmulas, esta opción sólo pegará los valores devueltos por éstas.

Formatos: Pega únicamente los formatos de la celda de origen en la de destino.

Comentarios: Pega únicamente los comentarios.

Validación: Pega únicamente las reglas de validación.

Todo excepto bordes: Pega todo excepto el formato de los bordes.

Trasponer: Cambia la orientación de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas se convierten en columnas y las columnas en filas.

Operación: Estas opciones nos permitirán realizar operaciones entre rangos de una forma muy fácil.

Pegar vínculos: Este botón realiza una copia vinculada del rango de origen en la zona de destino. Básicamente lo que hace es introducir en las celdas de destino la referencia a celda de origen que le corresponde, de modo que si se modifica un valor en la celda de origen, se modificará en la de destino.

A través del Pegado especial pueden cambiarse sólo algunas características de las celdas.

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f. Referencias

En el apartado dedicado a la introducción de datos se realizó una primera aproximación al concepto de las referencias en Excel. Trataremos ahora este tema con algo más de detalle.

Referencias relativas

El principal problema al que nos enfrentamos al hacer uso de las referencias es que éstas cambian cuando se colocan en otras localizaciones, por ejemplo cuando hacemos un copiar y pegar. Esto lo podemos comprobar en el siguiente ejemplo:

Tenemos la siguiente hoja de cálculo que nos va a permitir personalizar facturas de una forma rápida y cómoda:

En una hoja como ésta, serían datos a introducir cada vez que preparamos una nueva factura, los precios de los materiales y las horas de dedicación, el resto de cálculos los debería realizar la propia hoja de forma automática.

Por ejemplo, en la columna Importe Mano de Obra, y para la reparación del Capó, Celda E7, deberá aparecer el valor resultante de multiplicar los valores de la celda que indica el precio de la mano de obra, celda B7, por el número correspondiente de horas, celda D7. Obtendríamos:

Podemos apreciar que obtenemos el resultado correcto, y teniendo activa la celda en cuestión, E7, en la barra de fórmulas queda reflejada la fórmula de la que se obtiene dicho resultado.

Si para calcular los importes de las manos de obra en los otros dos conceptos restantes, copiamos la celda E7 y la pegamos (según se ha visto en apartados anteriores) en las dos celdas correspondientes, E8 y E9, comprobaremos que el resultado obtenido es correcto:

Si activamos alguna de las dos celdas en las que hemos realizado el pegado: E8 o E9, en la barra de fórmulas comprobaremos que dicha fórmula no es la misma que copiamos de la celda E7.

Esto se debe a que Excel está utilizando lo que se conoce como Referencias Relativas, y que hace que al cambiar de localización, todas las referencias que aparecen se modifican en relación al desplazamiento.

Esto se puede interpretar de dos maneras:

Se podría decir que si por ejemplo desplazamos la celda origen 3 filas más abajo y 2 columnas más a la derecha, las referencias que formen parte de la celda original, también se modificarán para apuntar a una celda que está 3 filas más abajo y 2 columnas más a la derecha.

Otro modo de interpretar las referencias relativas es pensar en que si en una celda aparece una referencia a otra, ésta se encontrará, por ejemplo, a 7 filas más arriba y 4 columnas a la izquierda, con lo que si copiamos esta celda en otra ubicación, las referencias que contengan serán relativas a esa nueva ubicación, en este caso 7 filas más arriba y 4 columnas a la izquierda.

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Veamos un ejemplo:

En este caso, copiamos la celda D5, que contiene la fórmula =B5-C5 (es decir, elementos recibidos del tipo 1 menos los entregados) y la pegamos en las celdas D6, F12 y F13, para calcular cada uno de los resultantes. Podemos comprobar que las fórmulas se adaptan:

Para la que aparece en D6, nos hemos desplazado una fila hacia abajo, con lo que en la fórmula original =B5-C5, todas las referencias se desplazan una fila hacia abajo, obteniendo: =B6-C6. Este es el valor correcto.

Para la celda F12, nos desplazamos 7 filas hacia abajo y dos columnas a las derecha, con lo que la fórmula original =B5-C5 se convierte en =D12-E12.

Referencias absolutas

El concepto de las referencias relativas nos va a facilitar muchas de las actividades que tendremos que realizar en Excel, aunque también es cierto, que si nos gastamos el debido cuidado, a veces puede suponer un inconveniente. Estas situaciones se producirán sobre todo en los casos en que necesitemos hacer uso de las Referencias Absolutas, es decir cuando necesitemos referenciar a una celda que no queramos que se desplace cuando hagamos, por ejemplo, un corta y pega.

Veamos esto sobre un ejemplo y como esta situación es solventada por las Referencias Absolutas:

Supongamos que disponemos de la misma hoja de cálculo para crear facturas, pero con la diferencia de que ahora prescindimos de la columna Precio de Mano de Obra y la sustituimos por una casilla en la que reflejaremos dicho precio:

En esta situación, la fórmula que incluimos en la celda E9 para calcular el importe será =C5*D9.

Pero que ocurre si copio esta celda y la pego en las celdas inferiores para calcular el precio de la mano de obra de los otros conceptos, como hicimos anteriormente:

Pues que en este caso no obtendremos el resultado deseado. Si recordamos, al desplazar la celda una y dos filas respectivamente hacía abajo, las referencia contenidas en la fórmula también se desplazan una y dos filas hacia abajo. En este caso, nuestra fórmula original era =C5*D8, ha quedado como =C6*D9 y =C7*D10. Si observamos atentamente, las referencias D9 y D10 son correctas, pero las que apuntan a C6 y C7 no tendrían que haberse desplazado, tendrían que seguir apuntando a la celda que contiene el precio de la mano de obra, la celda C5.

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Existe una forma de decirle a Excel que una referencia quede fija en una celda. Para ello delante de la letra de la columna y delante del número de la fila se antepone el símbolo $.

En nuestro caso, la fórmula que tendríamos que colocar en la celda E8 sería =$C$5*D8

Al copiar y pegar esta fórmula en otras celdas, la referencia a la celda C5 permanecerá inamovible, mientras que la D8 será relativa a la localización en la que estemos.

Referencias mixtas

Las referencias mixtas son aquellas que mantienen fija la columna y relativa la fila, o viceversa.

Veamos un ejemplo en el que sería necesario hacer uso de referencias mixtas. Se trata de una hoja que nos informaría como evoluciona una inversión. Tenemos tres variables: el número de acciones, valor en euros del dólar y precio de cada acción.

Cada celda de la tabla contendrá el resultado, en dólares, del valor de nuestra inversión, y se obtiene mediante la siguiente expresión:

=(Nº acciones) * (Valor de la acción en €) * (relación de cambio $/€) 

La fórmula empleada para ello en la celda C8 será: =$E$4*$B8*C$7

Creamos una referencia Absoluta al número de acciones.

Creamos una referencia mixta al precio del dólar ya que: al movernos hacia la derecha, tenemos que dejar fijo ese valor y no desplazarnos de columna. Esto se consigue en $B8, con el símbolo $ delante de la B (referencia absoluta a la columna). Pero tenemos que permitir el desplazarnos hacia abajo para ir cogiendo los sucesivos valores 0,90; 0,95; 1,00;... y para ello delante del número de fila no colocamos nada (referencia relativa a la fila).

Con el valor de la acción, C$7, ocurre igual: fijamos la referencia a la fila y hacemos relativa la columna.

Todo esto que acabamos de ver sobre las referencias, será igualmente aplicable cuando tratemos más adelante el tema de las funciones.

Las referencias resultarán muy útiles cuando queramos realizar operaciones repetidas en rangos de celda diferentes.

g. Vínculos Al margen de hacer referencia al contenido de otra celda en una primera (por ejemplo, podemos determinar que en la celda B6 se incluya el valor de la celda A2 con tan sólo introducir la expresión =A2), podemos también apuntar al contenido de otras hojas dentro del mismo libro, o incluso a libros distintos al activo.

En la siguiente ilustración podemos apreciar las partes de una fórmula con referencias externas que utiliza una ruta de acceso y un nombre de archivo de Excel.

=’C:\VENTAS\[VENTAS4.XLS]Hoja1’!$F$7

Podemos destacar la existencia de una serie de elementos a tener en cuenta:

Ante todo, incluimos el signo de igual para indicar que vamos a escribir una fórmula y no un texto literal. En el caso de que la referencia forme parte de una fórmula el signo = aparecerá al comienzo de la misma.

La ruta de acceso (´[C:\VENTAS\[VENTAS4.XLS]Hoja1´), el nombre del libro de trabajo y el nombre de la hoja están encerrados entre un par de apóstrofes '   '

El nombre del libro de trabajo (el archivo) está encerrado entre corchetes ([VENTAS4.XLS]). Un signo de exclamación sigue a un apóstrofe de cierre y precede a la referencia de la celda (!$F$7).

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En el caso de que introduzcamos un vínculo a otro libro (libro fuente), deberemos en primer lugar guardar éste antes de realizar los vínculos. Esto garantiza que las fórmulas han sido calculadas y que las referencias externas son actuales.

Para administrar los datos fuente para el libro de trabajo activo, utilizaremos el comando Vínculos del menú Edición. Con ello podremos abrir el libro de trabajo fuente, eligiendo la opción Abrir, actualizar los datos, pulsando Actualizar Ahora, o cambiar el libro de trabajo fuente, ejecutando Cambiar Ahora.

4. Llenado automático

Trabajaremos el llenado automático, en donde son aspectos importantes los siguientes:

a. Botón de llenado

En muchas ocasiones nos encontraremos ante una hoja de cálculo en la que se necesitará realizar una operación semejante en una serie de celdas. Esto se podría hacer de varias formas, como por ejemplo introduciendo nuevamente los datos para cada celda o utilizando la opciones copiar y pegar por cada una de las celdas.

Pero Excel dispone de una utilidad que facilita en gran medida este trabajo denominada Llenado automático, que básicamente realizará un copia-pega en varias celdas contiguas de forma automática y en todas las celdas simultáneamente.

Veamos seguidamente como se llevaría a cabo, para lo que vamos a utilizar nuestro ejemplo de la factura.

En esta ocasión vamos a calcular la columna Total, que será para cada una de las filas de cada concepto (filas 7,8 y 9), la suma del precio del Material más el importe de la mano de obra.

En primer lugar hemos introducido en la celda F7 (Total de la reparación del capó), la fórmula =C7+E7, como aparece en la barra de fórmulas y cuyo resultado es 54.000. Esta misma fórmula habría que repetirla, ajustándose a los datos de cada uno de los conceptos (Pintura y Secado especial) en las dos filas inferiores.

Si observamos detenidamente en una celda activa, en este caso la F7, apreciaremos que en la esquina inferior derecha aparece el botón de llenado automático:

Para utilizar el llenado automático de las dos celdas inferiores, dirigimos el cursor hacia el botón de llenado de la celda F7, al situarse justo encima, el botón cambia de forma y se convierte en una cruz.

la cruz la hemos representado en color rojo para que resalte, aunque en la hoja aparecerá en negro

En este momento arrastramos (hacemos clic con el botón izquierdo del ratón sin soltarlo, lo desplazamos) hasta abarcar el rango de celdas que queremos llenar. Aparecerá un borde que marca las celdas que van a ser rellenadas, tal y como aparece en la siguiente imagen. Al soltar el ratón aparecerán en cada una de las celdas los valores resultantes.

Comprobamos que Excel ha ajustado automáticamente la fórmula de la celda F7 al resto de las celdas, de este modo, la fórmula que aparecía en F7, =C7+E7, ha pasado a ser =C8+E8 en la celda F8 y =C9+E9 en la F9.

Usaremos esta función para facilitar el trabajo de llenado de celdas.

b. Comando rellenar

El proceso visto anteriormente de llenado automático haciendo uso del botón que aparece en la celda, puede ser llevado acabo utilizando un comando habilitado a tal fin. Para ello seguiremos los siguientes pasos:

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En primer lugar seleccionamos el rango de celdas que se va a llenar, y siendo la primera de las celdas aquella que contiene la fórmula.

A continuación seleccionamos el comando Rellenar, Hacia abajo del menú Edición.

En los ejemplos vistos hasta ahora hemos visto como llenar hacia abajo, pero se puede realizar el llenado en cualquier dirección, bien arrastrando el botón de llenado o bien mediante las diversas opciones del comando Rellenar.

Hay múltiples formas de rellenar datos.

c. Llenar un rango con el teclado

Excel dispone de otro método muy rápido de rellenar un rango de celdas y es haciendo uso de una combinación de teclas. El procedimiento es el siguiente:

En primer lugar seleccionamos el rango de celdas en la que deseamos introducir la fórmula o datos, seguidamente accedemos a la barra de fórmulas e introducimos la expresión y una vez hecho esto pulsamos la combinación de teclas <Control - Enter> (en primer lugar pulsamos la tecla Control, y sin soltar ésta, pulsamos Enter).

La ventaja de este método sobre los otros es que las celdas no tienen porqué estar contiguas, si no que nuestro rango de celdas puede estar formado por celdas diseminadas por la hoja (recordemos que la selección de celdas disjuntas se hacía pulsando la tecla <Control> y marcando las celdas correspondientes). Para hacer esto es imprescindible que la fórmula introducida corresponda con la de la última celda seleccionada. Veamos un ejemplo:

La siguiente hoja calcula el estado de los stocks de diversos productos en un almacén, para cada producto y subtipo habrá que restar el valor de los enviados al de recibidos. Ya que todas las celdas de "en almacén" llevarán la misma fórmula y no estando contiguas, podemos aplicar lo comentado anteriormente. Seleccionamos por tanto las celdas D4, D5, D6, F10, F11, F12, E16, E17, E18 (volvemos a recordar: pulsamos <Control> y vamos marcado cada una de estas celdas).

Si las seleccionamos en este orden, en la barra de fórmulas escribiremos =C18-D18 que es la fórmula que le correspondería a la última celda seleccionada, la E18. Hecho esto, pulsamos <Control> <Enter> y obtendremos el resultado deseado.

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Podremos rellenar un grupo de celdas disjuntas usando esta función.

d. Llenar series

Otro de los procesos comunes que se suelen llevar a cabo en las hojas de cálculo es el llenado de series de datos, como por ejemplo: meses, días de la semana, años,...

Este tipo de procesos se pueden llevar a cabo de forma automática utilizando la técnica de autorrellenado.

Si escribimos en una celda 2000 y en una celda contigua 2001, seleccionamos ambas celdas y arrastramos el botón de llenado (que en este caso pertenecerá a las dos celdas), Excel llenará automáticamente las celdas con 2002, 2003, 2004,...

Lo que hace Excel es estimar los datos con los que debe llenar las celdas a partir de las dos primeras.

Si pusiéramos 1/6/2001 en una celda y 1/7/2001 en la siguiente, al marcar ambas celdas y arrastrar el botón de llenado, Excel completa con 1/8/2001, 1/9/2001, 1/10/2001,...

Listas

Hemos visto que proporcionando a Excel el valor de las dos primeras celdas, él intuye el contenido del resto de datos en la zona de relleno.

Pero a veces puede que la lista de datos con los que deseemos rellenar algún rango de nuestra hoja de cálculo, no se intuyan fácilmente. Imaginemos un almacén de fruta, que posee una lista con los productos que comercializa, y que suele utilizar bastante a menudo. Podría ser por ejemplo:

Manzana Plátano Melocotón Uva Kiwi

Si colocamos en Excel en una celda Manzana y en la contigua Plátano, las marcamos y arrastramos el botón de llenado, Excel lo único que hace es copiar estas dos palabras a lo largo de las celdas.

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Podemos conseguir que, colocando la primera de las palabras, Manzana en este caso, y arrastrando el botón de llenado de esta celda, Excel automáticamente complete la lista.

Para esto, tendremos que acceder al menú Herramientas y seleccionar el comando Opciones. En el cuadro de diálogo que aparece elegir la pestaña Listas personalizadas:

Una vez aquí, tenemos dos opciones:

Podemos teclear en el cuadro Entradas de lista: los diferentes elementos que la componen, pulsando <Enter> tras introducir cada uno de ellos. Cuando se hayan introducidos todos, se pulsará en el botón agregar.

La otra opción es para cuando en la hoja de cálculo ya se encuentra la lista de elementos. En este caso, en el cuadro de diálogo anterior nos vamos a "Importar lista desde las celdas:" y pulsamos el botón "editar

la hoja", . Tras realizar esto, el cuadro de diálogo se retrae, adoptando la apariencia de la imagen que se muestra, y permitiéndonos realizar la selección del rango de la hoja que contiene la información. Una

vez hecho esto, volvemos a pulsar el botón "editar hoja", tras lo que vuelve a aparecer el cuadro de diálogo de Listas personalizadas. Seguidamente pulsamos el botón importar.

Una vez hecho esto, en el cuadro Entradas de lista: aparecerá el listado de elementos, tras lo cual, sólo tenemos que pulsar el botón Agregar.

A partir de este momento, al introducir en una celda alguno de los elementos de la lista, si arrastramos el botón de llenado de esa celda, Excel automáticamente rellenará el resto de las casillas con los siguientes nombres de la lista.

Las series son interesantes en caso de un uso permanente de esa información.

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TEMA 3. NOMBRES y FUNCIONES

1. ¿Qué son los nombres?Los nombres se van a utilizar para identificar celdas o grupos de celdas en la hoja de cálculo. Así mismo podrán ser utilizados para identificar matrices, valores constantes o fórmulas.

Podrán ser utilizados dentro fórmulas o funciones para hacer referencias a celdas, que a todos los efectos serán como referencias absolutas.

Todo esto nos facilitará en gran medida el uso y diseño de hojas de cálculo.

Imaginemos que en una celda de nuestra hoja de cálculo introducimos el valor del IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido), que utilizaremos en el resto de las hojas. Esa celda puede ser por ejemplo la E9 y su contenido 16%. De este modo, cada vez que tenga que realizar una operación en la que tenga que aplicarse este IVA, podré realizar una referencia, que tendrá que ser absoluta, a esta celda, $E$9. Sería mucho más cómodo, si pudiéramos asignarle a la celda E9 un nombre, por ejemplo IVA, y cada vez que tengamos que operar con el valor de este impuesto, simplemente poner IVA.

Así mismo, al ser una referencia absoluta como se ha comentado, si por algún motivo el valor debiera ser cambiado (en nuestro caso, por una nueva legislación que aplicará un valor diferente de IVA a ciertos productos), tan sólo deberíamos realizar este cambio en una celda, a la que le hemos asignado el nombre, y automáticamente se actualizaría toda la hoja.

Podremos definir nombres para usar el dato contenido en una celda o rango.

2. ¿Qué son las funciones?Las funciones son una serie de herramientas de cálculo que de forma predeterminada se encuentran en Excel.

Las funciones pueden realizar gran variedad de cálculos distintos, se pueden usar para tomar decisiones sobre los valores que colocarán en una celda, pueden devolver valores directamente o llevar a cabo alguna acción.

Normalmente, deberemos proporcionar a las fórmulas una serie de datos a los que se conoce como argumentos de la función. Como comprobaremos a continuación, no será necesario que conozcamos todas las funciones existentes y sus correspondientes argumentos, ya que Excel dispone de un asistente que nos facilitará el trabajo en gran medida.

La utilidad más importante de las funciones es facilitar los cálculos complejos.

 

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3. Nombres

Profundizaremos en los nombres a través de los siguientes aspectos:

a. Definir nombres Vamos a seguir con el ejemplo de la factura que nos ha ocupado hasta ahora.  

Vamos a proceder a definir un nombre para la celda en la que se encuentra el valor del IVA. Para ello activamos en primer lugar esa celda, C8. Acudimos al menú Insertar y seleccionamos el comando Nombre, en el segundo desplegable aparecen las posibles opciones: Definir, Pegar, Crear y Aplicar. Puede que alguna de ellas aparezca en gris, eso quiere decir que en este momento no están disponibles. De entre estas opciones seleccionamos Definir, tras lo cual nos aparecerá un cuadro como el siguiente:

Si la celda que se encuentra a la izquierda o encima de la seleccionada tiene algún texto, éste será sugerido como nombre en este cuadro de diálogo. Si el texto contiene varias palabras separadas por espacios, Excel las unirá con signos de subrayado, por ejemplo Mano de obra pasará a ser Mano_de_obra. Si el nombre sugerido por Excel es el que deseamos agregar haremos un clic en el botón Agregar. Si deseamos otro nombre, podemos borrar el que aparece y en su lugar colocar el que nos interese. Tras esto tan sólo tendríamos que pulsar en agregar.

En el cuadro central irán apareciendo todos los nombres que se vayan definiendo.

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Nombres globales y nombres locales

Los nombres globales son aquellos que se refieren a todo el Libro y los nombres locales, sólo estarán disponibles en la hoja de cálculo en la que han sido definidos.

Excel por defecto, al definir un nombre, lo hace globalmente para todo el libro. Eso lo podemos apreciar en el cuadro anterior en la sección "Se refiere a:" en la que podemos apreciar: ='Factura Taller'!$C$8  que especifica la hoja concreta en la que se encuentra la celda C8 (podemos apreciar los signos $ que indican que ésta aparece referenciada absolutamente)

Si únicamente quisiéramos disponer de una referencia local, deberíamos eliminar el identificador del nombre de la hoja quedando:

=!$C$8

De este último modo, el nombre definido tan sólo sería accesible desde la propia hoja en la que se ha creado.

El uso de nombres puede facilitar la utilización de rangos de celda sobre todo en funciones.

b. Pegar nombres Una vez tenemos definido un nombre, podemos pasar a utilizarlo, para ello, cuando llegue el momento de referenciar a la celda en cuestión, utilizamos el comando Nombre >> Pegar del menú Insertar, y en la ventana que nos muestra la relación de nombres definidos en la hoja seleccionamos el que nos interese y pulsamos Aceptar

Otra forma de hacer esto mismo sería, teclear directamente el nombre asociado a la celda a la que queremos referenciar. Por ejemplo

Así mismo, para facilitarnos más el trabajo, a la izquierda de las barra de fórmulas tenemos la casilla de referencia, que posee un desplegable en el que aparecerán todos los nombres definidos en la hoja, y que podemos seleccionar en cualquier momento, seleccionándose de este

modo la celda en cuestión.

Se pueden usar los nombres en las funciones.

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c. Eliminar nombres Para eliminar nombres definidos previamente, volveremos al cuadro de diálogo Definir nombre, vistos anteriormente (recordemos menú Insertar, comando Nombre >> Definir)

Podemos apreciar que en el margen derecho aparece el botón Eliminar. Por tanto, tan sólo tendremos que seleccionar el nombre deseado y posteriormente pulsar el botón Eliminar.

Es importante antes de proceder a eliminar un nombre, el asegurarse que éste no se utiliza en la hoja de cálculo.

d. Crear nombres Si las celdas para las que queremos definir un nombre

se encuentran agrupadas y los nombres con los que las queremos identificar se encuentran en la fila superior a ellas o en la columna de la izquierda, se puede utilizar la opción Crear...  del menú Insertar > Nombre.

Para ello seleccionamos las celdas que contienen los valores y nombres a asignar y seleccionamos la opción indicada:

 

 

Al hacer esto, obtendremos una ventana con un cuadro de dialogo como el siguiente:

 

Podremos elegir dónde colocar el nombre definido.

e. Aplicar nombres

En ciertas ocasiones puede que deseemos definir nombres para celdas a las cuales ya estamos realizando referencias. Una solución sería definir el nombre y luego ir buscando las celdas en las que se encuentra la referencia y

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De la misma forma que definimos nombres, podremos también eliminarlos.

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cambiarla por el nombre definido. Para evitarnos todo esto, Excel permite reemplazar todas las referencias a celdas por los nombres, una vez que hayamos definido éstos.

Para ello, tan sólo tendremos que seleccionar la zona o las zonas de la hoja en las que hayamos utilizado referencias a la celda que acabamos de nombrar. En caso de desconocerlo, seleccionaremos toda la hoja. Posteriormente, Seleccionaremos la opción Aplicar, y un cuadro nos mostrará los nombres que queremos aplicar y que sustituirán a las referencias que se encuentren hasta ese momento.En nuestro ejemplo, si en primer lugar definimos los nombres para el IVA y para Mano_de_obra posteriormente decidiéramos hacer la sustitución en la hoja de cálculo, obtendríamos

 Podemos aplicar más de un nombre a la vez. Para ello tan sólo debemos seleccionar los que nos interesen y pulsar el botón aceptar. Recordemos que para seleccionar más de un elemento, debemos mantener

pulsada la tecla <Control> mientras que con el ratón realizamos la selección.

Podremos reemplazar nombres de celdas por sus referencias.

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4. Funciones

Profundizaremos en las funciones, los elementos en los que se hace hincapié son:

a. Sintaxis En su momento vimos que podíamos realizar operaciones con los datos introducidos en una hoja de cálculo mediante fórmulas en las que nosotros introducíamos los datos y los operadores (signos de suma, resta, multiplicación,...)

Excel posee unas herramientas de cálculo mucho más elaboradas y completas, son las funciones.

Una función de Excel tendrá la siguiente sintaxis:

=NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2;...)

Las funciones siempre irán precedidas del signo igual. A continuación el nombre de la función, seguido de un paréntesis, que se contendrá los argumentos separados por punto y coma. 

Existen funciones que no necesitarán argumentos, aun así, los paréntesis deben estar presentes.

Un par de sencillos ejemplos de fórmulas podrían ser: 

=SUMA(B6;B7;B8) que nos devuelve el valor B6+B7+B8

=PI()  que nos devuelve el valor del numero Pi, 3,14159265...

Es importante respetar la sintaxis para obtener el resultado requerido al usar una función.

b. Argumentos Los argumentos serán los valores que facilitaremos a las funciones para que éstas devuelvan un resultado o realicen alguna acción. El número de argumentos de una función depende de ésta.

Los argumentos que pueden ser usados en las funciones pueden ser:

Tipo de argumento Ejemplo  números SUMA(12;543;54) rangos SUMA(C3:C9) texto MINUSC("COLORES") nombres PRODUCTO(precio_mano_de_obra;horas) valores lógicos  SI(R2<2;C3;P0) valores de error ERROR.TYPE(#NAME) referencias MIN(F7:F33) matrices SUMAPRODUCTO(C3:C10;G3:G10) vacío PI() otras funciones RAIZ(MAX(A8;B7;H9))

Las funciones ahorran el trabajo de escribir una fórmula.

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c. El asistente para funciones

Para introducir una función en una celda, podemos hacerlo escribiendo directamente en la celda, o en la barra de fórmulas una vez activada la celda, el nombre de la fórmula precedido del signo igual (=) y con los argumentos necesarios. 

No obstante, Excel nos proporciona un asistente que nos facilita este trabajo en gran medida. Para activar este asistente, y una vez nos encontremos en el lugar en el que queramos incluir la fórmula, pulsaremos el botón fx de la barra de herramientas

Tras esto, nos aparecerá un cuadro de diálogo Pegar función, que se muestra a continuación:

En el cuadro podemos apreciar dos partes claramente. A la izquierda se muestran las 10 categorías en las que se agrupan las funciones, más dos categorías más: una incluyendo todas las funciones y otra incluyendo las funciones utilizadas más recientemente. A la derecha aparecen las funciones que corresponde a la categoría seleccionada.

En la parte inferior del cuadro se observa la sintaxis de la fórmula, así como una pequeña descripción de la misma. En este caso concreto es la raíz cuadrada de un número, pero debemos precisar que el contenido de esta función, bien podría ser otra función que como resultado devolviera un número.

Una vez seleccionada la fórmula a utilizar haremos un clic en el botón Aceptar, con lo que nos aparecerá un nuevo cuadro (en esta ocasión hemos utilizado la función SI, que devuelve un valor si se da cierta circunstancia que nosotros definimos y adoptará otro valor en caso contrario).

Este cuadro se utilizará para introducir los argumentos. Los nombres que aparecen en negrita indican que ese argumento es obligatorio, el resto son opcionales.

Conforme activemos cada uno de los argumentos, en la parte inferior aparece una breve explicación de que es este argumento.

Los argumentos los podemos rellenar "a mano" o podemos seleccionarlos directamente de la hoja. Para facilitarnos este trabajo, podemos hacer uso del botón de Edición de hoja, ya visto con

anterioridad, . En este caso, recordemos que el cuadro se retraerá, quedando visible tan sólo la casilla de introducción del argumento.

 

Una vez seleccionado el argumento de la función, volveremos a pulsar el botón de Edición de hoja, para regresar al cuadro completo.

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Cuando hayamos introducido todos los argumentos necesarios, en el cuadro se nos mostrará el resultado que adoptará nuestra fórmula

 

ya sólo resta pulsar el botón aceptar para que la fórmula se incluya en la hoja de cálculo.

El Asistente facilitará mucho el trabajo de encontrar la fórmula necesaria.

d.d.d.d.

La autosumaLa suma es una de las operaciones más utilizadas en una hoja de cálculo. Por ello Excel dispone de un botón en la barra de herramientas que directamente permite realizar la suma de un conjunto de celdas. Excel observará la distribución de los datos, y en función de ésta, propondrá el rango de celdas a sumar.

En el caso que exponemos a continuación, si en la celda C22 quisiéramos colocar la suma de la columna, directamente podríamos activar esa celda y pulsar el botón de autosuma. Vemos en la imagen como Excel intuye esta operación.

Si en nuestro caso quisiéramos realizar la autosuma en varias columnas, podríamos ir repitiendo el proceso anterior en cada una de ellas. No obstante, es más inmediato seleccionar rango que abarca a todas las columnas y luego el botón autosuma, con lo que Excel calcula los totales de forma automática y los sitúa en la celda correspondiente de la fila inmediatamente inferior.

También se podría haber hecho esto, seleccionando las celdas en las que quisiéramos colocar los resultados y seguidamente pulsar el botón autosuma. Excel automáticamente colocará en cada una de las celdas el valor de la suma de las que se encuentran en la parte superior de cada columna:  

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e. Funciones básicas Ahora que ya hemos visto como realizar la AUTOSUMA, vamos a complicar un poco el tema de las fórmulas, creando las nuestras sin la ayuda de ningún asistente.

Fórmulas sencillas

Las fórmulas más sencillas que podemos crear en Excel son las operaciones aritméticas de suma, resta, multiplicación y división.

Para insertar una fórmula de este tipo en Excel, hemos de seguir los siguientes pasos:

1        Seleccionar la celda en la que queremos introducir la fórmula

2.       Escribir el signo =

3.       Escribir la fórmula que queremos introducir. ¿Cómo?. Ponemos cuatro ejemplos que corresponden a cada operación aritmética que hemos citado:

a.       =4+5 (suma)

b.       =9-8 (resta)

c.       =6*5 (multiplicación; en Excel, el asterisco es el símbolo de la multiplicación)

d.       =9/3 (división; en Excel, la barra invertida / es el símbolo de la división)

4.       Aceptar con el INTRO

Estas fórmulas las podemos hacer introduciendo directamente los números que queremos calcular o mediante referencias a otras celdas

Funciones promedio, mínimo, máximo y contar

Para calcular el promedio, el mínimo, el máximo o contar cuántos números tenemos en una misma fila o columna podemos realizarlo de dos maneras posibles: utilizando el icono autosuma  o bien escribiendo directamente la fórmula en la barra de fórmulas.

1. Con el icono Autosuma

Seleccionar el rango de celdas en las que queremos realizar los cálculos anteriores

Pinchar la flecha que aparece al lado del icono y aparece un listado con estas fórmulas

Seleccionar la que más nos convenga y INTRO

2. Escribiendo la fórmula directamente en la barra de fórmulas

 Promedio: PROMEDIO(rango de celdas a las que queremos aplicar esta fórmula). Por ejemplo: PROMEDIO(B1:B7)

 Mínimo: MIN(rango de celdas)

 Máximo: MAX(rango de celdas)

 Contar: CONTAR(rango de celdas)

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Hemos de tener en cuenta que Excel contabiliza aquellas celdas vacías como si tuvieran valor 0 cosa que va influir en los cálculos anteriores. Para que Excel no los tenga en cuenta, la fórmula a utilizar será la siguiente, por ejemplo:

=PROMEDIO(IF(A2:A7<>0, A2:A7,""))

La función SI

La función SI se utiliza siempre y cuando necesitemos un resultado condicionado por unas características que debemos marcar. Por ejemplo, si queremos calcular una suma dentro de un rango de celdas siempre y cuando esta suma de menor o igual de 100. Si el número es superior, podemos especificar o que no aparezca ningún valor o un mensaje que nosotros establecemos en la misma fórmula.

Veamos un ejemplo, para que sea más claro.

Imaginaos que queremos establecer una función SI en la siguiente hoja de cálculo:

La condición que queremos es que si el número que hay en la celda sea superior a 100 aparezca el texto “superior a 100” mientras que si el número es inferior a 100 aparezca “inferior a 100”

La función será la siguiente: =SI(A1>100;"superior a 100";"inferior a 100") y sucesivamente en las siguientes filas cambiando las referencias. El resultado debe ser el siguiente:

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f. Errores y autocorrección

Excel posee un sistema de ayuda que nos avisará en el caso de que hubiera algún error en la sintaxis de la función. 

En el caso de que el error fuese muy claramente identificable, Excel puede localizarlo y proponernos una posible solución. En este caso nos presentará un cuadro como el siguiente:

Existe, por eso, un pequeño listado de errores de los cuáles Excel nos ofrece información para solucionarlos. Probablemente si nos aparece el siguiente símbolo significará que:

#¡Valor!: significa que algún valor no es adecuado para realizar esa función. Por ejemplo, uno de los valores es de tipo texto.

#¡DIV/0!: no podemos realizar una división entre el valor 0 o entre una celda de valor vacío. #¿NOMBRE?: probablemente tengamos algún error de sintaxis de la fórmula. Debemos repasarla por si hay algún

espacio, nos hemos dejado alguna comilla o algo por el estilo. #¡N/A!: hemos mal formulado la función búsqueda. #¡REF!: en la fórmula, hemos especificado una referencia a una celda, columna o fila, que probablemente ya no

exista. #¡NUM!: en la fórmula, el número al que hace referencia no da una expresión matemática lógica o bien intenta

calcular un número muy grande. #¡NULO!: significa que en algún momento de la fórmula hacemos referencia a un conjunto de celdas que no existe.

En la mayoría de ocasiones, los errores que aparecen son éstos.

Pero en otras ocasiones, no es tan fácil intuir el posible error, con lo que Excel no nos ofrece ninguna posible solución, y nos mostrará un cuadro como el siguiente:

Excel es capaz de detectar errores al utilizar la fórmula.

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g. Tipos de funciones

Hemos visto que las funciones están agrupadas por categorías. En concreto:

FINANCIERAS FECHA Y HORA MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS ESTADÍSTICAS BÚSQUEDA Y REFERENCIA BASE DE DATOS TEXTO LÓGICAS INFORMACIÓN

No vamos a definir cada una de las fórmulas disponibles. Recordemos que al seleccionar cada una de ellas en el cuadro Pegar función del asistente, aparece una breve descripción de lo que hace. También podemos recurrir a la ayuda de Excel para recavar más información.

En los ejercicios y actividades de esta unidad practicaremos con las funciones más utilizadas de Excel.

A continuación se presenta una tabla en la que se recoge una lista con la mayoría de las funciones que nos proporciona Excel, agrupadas por categorías, mostrando su sintaxis y ofreciendo una breve descripción de su funcionalidad.

Categoría Sintaxis Descripción

Financieras    

DB(costo;valor_residual;vida;período;mes) Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el método de depreciación de saldo fijo.

DDB(costo;valor_residual;vida;período;factor)Devuelve la depreciación de un bien en un período específico mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo u otro método que se especifique.

DVS(costo;valor_residual;vida;período_inicial;período_final;factor;...)

Devuelve la depreciación de un bien para cualquier período especificado, incluyendo períodos parciales, usando el método de depreciación por doble disminución del saldo u otro método que se especifique.

NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Devuelve el número de pagos de una inversión, basado en pagos constantes y periódicos y una tasa de interés constante.

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasa de interés constantes.

PAGOINT(tasa;período;nper;va;vf;tipo)Devuelve el interés pagado por una inversión durante un período determinado, basado en pagos periódicos, pagos constantes y una tasa de interés constante.

PAGOPRIN(tasa;período;nper;va;vf;tipo) Devuelve el pago acerca del capital de una inversión basado en pagos constantes y periódicos, y una tasa de interés constante.

SLN(costo;valor_residual;vida) Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período dado.

SYD(costo;valor_residual;vida;período) Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien durante un período específico.

TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Devuelve la tasa de interés por período de un préstamo o una anualidad.

TIR(valores;estimar) Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo.

TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversión)Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo periódicos, considerando costo de la inversión e interés al volver a invertir el efectivo.

VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor presente de una inversión: la suma total del valor actual de una serie de pagos futuros.

VF(tasa;nper;pago;va;tipo) Devuelve el valor futuro de una inversión basado en pagos periódicos y constantes, y una tasa de interés también constante.

VNA(tasa;valor1;valor2;...)Devuelve el valor neto presente de una inversión a partir de una tasa de descuento y una serie de pagos futuros (valores negativos) y entradas (valores positivos).

Fecha y hora    

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AHORA() Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Consultar la ayuda para más información acerca de números de serie.

AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año, un entero en el rango 1990-9999, correspondiente a un número que representa una fecha.

DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes (un número de 1 a 31) correspondiente al número que representa una fecha.

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce meses de 30 días).

DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número de 1 a 7 identificando el día de la semana basado en un número dado que representa una fecha.

FECHA(año;mes;día) Devuelve el número que representa la fecha en código fecha y hora.

FECHANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una fecha en forma de texto en un número que representaba la fecha en código fecha y hora de Microsoft Excel.

HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora, un entero de 0 (12:00 am) a 23 (11:00 pm) correspondiente a un número de serie.

HORANUMERO(texto_de_hora) Devuelve el número que representa la hora en forma de cadena de texto (tiempo_texto).

HOY()Devuelve el número de serie que representa la fecha de hoy, en código de fecha y hora de Microsoft Excel. Al introducir HOY en una celda, Microsoft Excel da formato de número a la fecha.

MES(núm_de_serie) Devuelve el mes, un número entero de 1 (enero) a 12 (diciembre), correspondiente a un número de serie.

MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto, un entero de 0 a 59, correspondiente a un número de serie.

NSHORA(hora;minuto;segundo)Devuelve el número que representa una hora determinada: una fracción decimal desde 0 a 0,99999999 para 0:00:00 (12:00:00 am) a 23.59.59 (11:59:59 pm).

SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo, un entero en el intervalo de 0 a 59, correspondiente a un número de serie.

Matemáticas y trigonométricas

 

 

ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número, es decir, un número sin signo.

ACOS(número) Devuelve el arcoseno de un número, en radianes, dentro del intervalo de 0 a Pi. El arcoseno es el ángulo cuyo coseno es número.

ACOSH(número) Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.

ALEATORIO() Devuelve un número distribuido aleatoriamente mayor que 0 y menor que 1 (cambia al volver a calcular).

ASENO(número) Devuelve el arcoseno de un número en radianes, dentro del intervalo –Pi/2 a Pi/2.

ASENOH(número) Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.

ATAN(número) Devuelve el arco tangente de un número en radiantes, dentro del intervalo –Pi/2 a Pi/2.

ATAN2(coord_x;coord_y) Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y especificadas, en un valor en radianes comprendido entre –Pi y Pi, excluyendo –Pi.

ATANH(número) Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.

COMBINAT(número;tamaño)Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos. Consultar la Ayuda para información acerca de la ecuación usada.

COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo.

COSH(número) Devuelve el coseno hiperbólico de un número.

ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

EXP(número) Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado.

FACT(número) Devuelve el factorial de un número, igual a 1*2*3*...*número.

GRADOS(ángulo) Convierte radianes en grados.

LN(número) Devuelve el logaritmo natural de un número.

LOG(número;base) Devuelve el logaritmo de un número en la base especificada.

LOG10(número) Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.

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MDETERM(matriz) Devuelve el determinante matricial de una matriz.

MINVERSA(matriz) Devuelve la matriz inversa de una matriz dentro de una matriz.

MMULT(matriz1;matriz2) Devuelve el producto matricial de dos matrices, una matriz con el mismo número de filas que matriz2 y columnas que matriz2.

MULTIPLO.INFERIOR(número;cifra:significativa) Redondea un número hacia abajo, hacia cero, al múltiplo significativo más cercano.

MULTIPLO.SUPERIOR(número;cifra_significativa) Redondea un número hacia arriba, al entero o múltiplo significativo más próximo.

NUMERO.ROMANO(número;forma) Convierte un número arábigo en romano, en formato de texto.

PI() Devuelve el valor Pi, 3,14159265358979, con precisión de 15 dígitos.

POTENCIA(número;potencia) Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia.

PRODUCTO(número1;número2;...) Multiplica todos los números que son argumentos y devuelve el producto.

RADIANES(ángulo) Convierte grados en radianes.

RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada de un número.

REDONDEA.IMPAR(número) Redondea un número hasta el próximo entero impar.

REDONDEA.PAR(número) Redondea un número hasta el próximo entero par. Los números negativos se ajustan alejándolos de cero.

REDONDEAR(número;núm_decimales) Redondea un número al número de decimales especificado.

REDONDEAR.MAS(número;núm_decimales) Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero.

REDONDEAR.MENOS(número;núm_decimales) Redondea un número hacia abajo, hacia cero.

RESIDUO(número;núm_divisor) Proporciona el residuo después de dividir un número por un divisor.

SENO(número) Devuelve el seno de un ángulo determinado.

SENOH(número) Devuelve el seno hiperbólico de un número.

SIGNO (núemro) Devuelve el signo de un número: 1, si el número es positivo; cero, si el número es cero, y –1, si el número es negativo

SUBTOTALES(núm_función;ref1;...) Devuelve un subtotal dentro de una lista o una base de datos.

SUMA(número1;número2;...) Suma todos los números en un rango de celdas.

SUMA.CUADRADOS(número1;número2,...)Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos. Los argumentos pueden ser números, matrices, nombres o referencias a celdas que contengan números.

SUMAPRODUCTO(matriz1;matriz2;matriz3;...) Multiplica los componentes de las matrices o rangos suministrados y devuelve la suma de esos productos.

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición.

SUMAX2MASY2(matriz_x;matriz_y)Calcula la suma de cuadrados de números en dos rangos o matrices y devuelve la suma de total de las sumas. Consultar la Ayuda para la ecuación usada.

SUMAX2MENOSY2(matriz_x;matriz_y)Calcula la diferencia de cuadrados de números en dos rangos o matrices y devuelve la suma de las diferencias. Consultar la Ayuda para la ecuación usada.

SUMAXMENOSY2(matriz_x;matriz_y)Calcula la diferencia de valores correspondientes en dos rangos de matrices y devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias. Consultar la Ayuda para la ecuación usada.

TAN(número) Devuelve la tangente de un ángulo.

TANH(número) Devuelve la tangente hiperbólica de un número.

TRUNCAR(número;núm_decimales) Convierte un número decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de fracción.

Estadísticas    

BINOM.CRIT(ensayos;prob_éxito;alfa) Devuelve el menor valor cuya distribución binomial acumulativa es mayor o igual que un valor de criterio.

COEF.DE.CORREL(matriz1;matriz2) Devuelve el coeficiente de correlación de dos conjuntos de datos.

COEFICIENTE.ASIMETRIA(número1;número2;...) Devuelve el sesgo de una distribución: una caracterización del grado de asimetría de una distribución alrededor de su media.

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COEFICIENTE.R2(conocido_y:conocido_x) Devuelve el cuadrado del coeficiente del momento de correlación del producto Pearson de los puntos dados.

CONTAR(ref1;ref2;...) Cuenta el número de celdas que contienen números y los números que hay en la lista de argumentos.

CONTAR.BLANCO(rango) Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango especificado.

CONTAR.SI(rango;criterio) Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dado.

CONTARA(valor1;valor2;...) Cuenta el número de celdas no vacías y los valores que hay en la lista de argumentos.

COVAR(matriz1;matriz2;...)Devuelve la covarianza, que es el promedio de los productos de las desviaciones, de los pares de puntos de datos en dos conjuntos de datos.

CRECIMIENTO(conocido_y;conocido_x;nueva_matriz_x;constante)

Calcula el crecimiento exponencial previsto usando datos existente y devuelve los valores de Y para una serie de nuevos valores de X especificados.

CUARTIL(matriz;cuartil) Devuelve el cuartil de un conjunto de datos.

CURTOSIS(número1;número2;...) Devuelve la curtosis de un conjunto de datos. Consultar la Ayuda para la ecuación usada.

DESVEST(número1;número2;...) Calcula la desviación estándar de una muestra. Omite los valores lógicos y el texto.

DESVESTA(ref1;ref2;...)Calcula la desviación estándar de una muestra, incluyendo valores lógicos y texto. Los valores lógicos y el texto con valor FALSO tienen valor asignado 0, los que presentan valor VERDADERO tienen valor 1.

DESVESTP(número1;número2;...) Calcula la desviación estándar de la población total tomada como argumentos. Omite los valores lógicos y el texto.

DESVESTPA(ref1;ref2;...)Calcula la desviación estándar de la población total, incluyendo valores lógicos y el texto. Los valores lógicos y el texto con valor Falso tienen el valor asignado 0, los que presentan un valor Verdadero tienen valor 1.

DESVIA2(número1;número2;...) Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones de los puntos de datos con respecto al promedio de la muestra.

DESVPROM(número1;número2;...)Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos. Los argumentos pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contienen números.

DIST.WEIBULL(x;alfa;beta;acumulado) Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribución de Weibull. Consultar la ayuda para la ecuación usada.

DISTR.BETA(x;alfa;beta;A;B) Devuelve la función de densidad de probabilidad beta acumulativa.

DISTR.BETA.INV(probabilidad;alfa;beta;A;B) Devuelve el inverso de la función de densidad de probabilidad beta acumulativa (BETADIST).

DISTR.BINOM(núm_éxito;ensayos;prob:éxito;acumulado)

Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución binomial.

DISTR.CHI(x;grados_de_libertad) Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribución chi cuadrado de una sola cola.

DISTR.EXP(x;lambda;acum)Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribución exponencial. Consulte la Ayuda para las ecuaciones utilizadas.

DISTR.F(x;grados_de_libertad;grados_de_libertad2)Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribución de probabilidad F (grado de diversidad) de dos conjuntos de datos.

DISTR.F.INV(probabilidad;grados_de_libertad1;grados_de_libertad2)

Devuelve el inverso de una distribución de probabilidad F: si p=DISTR.F(x,...), entonces DISTR.F.INV=x.

DISTR.GAMMA(x;alfa;beta;acumulado) Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribución gamma. Consultar la Ayuda para las ecuaciones usadas.

DISTR.GAMMA.INV(prob;alfa;beta)Devuelve, para una probabilidad dada, el valor de la variable aleatoria siguiendo una distribución gamma acumulativa: si p=DISTR.GAMMA(x,...), entonces DISTR.GAMMA.INV(p,...)=x.

DISTR.HIPERGEOM(muestra_éxito;núm_de_muestra;población_éxito;...)

Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución hipergeométrica.

DISTR.LOG.INV(probabilidad;media;desv_estándar)Devuelve el inverso de la distribución logarítmico-normal de x, donde In (x) se distribuye de forma normal con los parámetros media y desv_estándar.

DISTR.LOG.NORM(x;media;desv_estándar) Devuelve la distribución logarítmico-normal acumulativa de x, donde In (x) se distribuye de forma normal con los parámetros media y desv_estándar.

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DISTR.NORM(x;media;desv_estándar;acum) Devuelve la distribución acumulativa normal para la media y desviación estándar especificadas.

DISTR.NORM.ESTAND(z) Devuelve la distribución normal estándar acumulativa. Tiene una media de cero y una desviación estándar de uno.

DISTR.NORM.ESTAND.INV(probabilidad) Devuelve el inverso de la distribución normal estándar acumulativa. Tiene una media de cero y una desviación estándar de uno.

DISTR.NORM.INV(probabilidad;media;desv_estándar) Devuelve el inverso de la distribución acumulativa normal para la media y desviación estándar especificadas.

DISTR.T(x;grados_de_libertad;colas) Devuelve la distribución T de Student.

DISTR.T.INV(probabilidad;grados_de_libertad) Devuelve el inverso de una distribución T de Student.

ERROR.TIPICO.XY(conocido_y;conocido_x) Devuelve el error típico del valor de Y previsto para cada X de la regresión.

ESTIMACION.LINEAL(conocido_y;conocido_x;const;estadística)Devuelve una matriz con la línea recta que mejor describe los datos, calculada usando el método de los mínimos cuadrados.

ESTIMACION.LOGARITMICA(conocido_y;conocido_x;constante;estadística)

Devuelve una matriz de valores que describe los datos en forma de curva exponencial, calculada mediante un análisis de regresión.

FISHER(x) Devuelve la transformación Fisher o coeficiente Z. Consultar la Ayuda para la ecuación utilizada.

FRECUENCIA(datos;grupo)Calcula la frecuencia con la que ocurre un valor dentro de un rango de valores y devuelve una matriz vertical de números con más de un elemento que grupos.

GAMMA.LN(x) Devuelve el logaritmo natural de la función gamma. Consultar la Ayuda para la ecuación utilizada.

INTERSECCION.EJE(conocido__y;conocido_x)Calcula el punto en el cual una línea intersectará el eje Y usando una línea de regresión optimizada trazada a través de los valores conocidos de X e Y.

INTERVALO.CONFIANZA(alfa;desv_estándar;tamaño) Devuelve el intervalo de confianza para la media de una población. Consultar la ayuda para la ecuación utilizada.

JERARQUIA(número;referencia;orden) Devuelve la jerarquía de un número dentro de una lista: su tamaño va con relación a los otros valores en la lista.

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos.

K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos.

MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto.

MAXA(ref1;ref2;...) Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Incluye valores lógicos y texto.

MEDIA.ACOTADA(matriz;porcentaje) Devuelve la media de la porción interior de un conjunto de valores de datos.

MEDIA.ARMO(núemro1;número2;...) Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos: el recíproco de la media aritmética de los recíprocos.

MEDIA.GEOM(número1;número2;...) Devuelve la media geométrica de una matriz o rango de datos numéricos positivos.

MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana o el número central de un conjunto de números.

MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto.

MINA(ref1;ref2;...) Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Incluye valores lógicos y texto.

MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor más frecuente o que más se repite en una matriz o rango de datos.

NEGBINOMDIST(núm_fracasos;núm_éxitos;prob_éxito) Devuelve la distribución binomial negativa, la probabilidad de encontrar núm_fracasos antes que núm_éxitos, con probabilidades de un suceso.

NORMALIZACION(x;media;desv_estándar) Devuelve un valor normalizado de una distribución caracterizada por una media y desviación estándar.

PEARSON(matriz1;matriz2) Devuelve el coeficiente de correlación producto o momento r de Pearson. Consultar la Ayuda para la ecuación usada.

PENDIENTE(conocido_y;conocido_x) Devuelve la pendiente de una línea de regresión lineal de los puntos dados.

PERCENTIL(matriz;k) Devuelve el percentil k-ésimo de los valores de un rango.

PERMUTACIONES(número;tamaño) Devuelve el número de permutaciones para un número determinado de objetos que pueden ser seleccionados de los objetos totales.

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POISSON(x;media;acumulado) Devuelve la distribución de Poisson.

PROBABILIDAD(rango_x;rango_probabilidad;límite_inf;límite_sup)Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos límites o sean iguales a un límite inferior.

PROMEDIO(número1;número2;...)Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números.

PROMEDIOA(ref1;ref2;...)Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos; 0 evalúa el texto como Falso; 1 como Verdadero. Los argumentos pueden ser números, nombres, matrices o referencias.

PRONOSTICO(x;conocido_y;conocido_x) Calcula o predice un valor futuro en una tendencia lineal usando valores existentes.

PRUEBA.CHI(rango_actual;rango_esperado) Devuelve la prueba de independencia: el valor de distribución chi cuadrado para la estadística y los grados de libertad apropiados.

PRUEBA.CHI.INV(probabilidad;grados_de_libertad) Devuelve el inverso de una probabilidad dada, de una sola cola, en una distribución chi cuadrado.

PRUEBA.F(matriz1;matriz2)Devuelve el resultado de una prueba F, la probabilidad de una sola cola de que las varianzas en Matriz1 y Matriz2, no sean significativamente diferentes.

PRUEBA.FISHER.INV(y)Devuelve la función inversa de la transformación Fisher o coeficiente Z: si y=FISHER(x), entonces PRUEBA.FISHER.INV(y)=x. Consultar la Ayuda para la ecuación utilizada.

PRUEBA.T(matriz1;matriz2;colas;tipo) Devuelve la probabilidad asociada con la prueba T de Student.

PRUEBA.Z(matriz;x;sigma) Devuelve el valor P de dos colas de una prueba Z.

RANGO.PERCENTIL(matriz;x;cifra_significativa) Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como porcentaje del conjunto.

TENDENCIA(conocido_y;conocido_x;nueva_matriz_x;constante)

Devuelve valores que resultan de una tendencia lineal mediante una línea recta creada con el método de los mínimos cuadrados aplicado a los valores conocidos.

VAR(número1;número2;...) Calcula la varianza de una muestra. Omite los valores lógicos y el texto.

VARA(ref1;ref2;...)Calcula la varianza de una muestra, incluyendo valores lógicos y texto. Los valores lógicos y el texto con valor Falso tiene valor asignado 0, los de valor lógico Verdadero tienen valor 1.

VARP(número1;número2;...) Calcula la varianza de la población total. Omite los valores lógicos y el texto.

VARPA(ref1;ref2;...)Calcula la varianza de la población total, incluyendo valores lógicos y texto. Los valores lógicos y el texto con valor Falso tienen el valor asignado 0, los de valor lógico Verdadero tienen valor 1.

Búsqueda y referencia

   

AREAS(ref) Devuelve el número de áreas de una referencia. Un área es un rango de celdas contiguas o una celda única.

BUSCAR(...) Devuelve valores de un rango de una columna o una fila o desde una matriz.

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar:en;indicador_filas;ordenado)

Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada.

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;...)

Busca un valor en la columna a la izquierda de una tabla y devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente.

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)

Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz, que coincide con un valor dado en un orden especificado.

COLUMNA(ref) Devuelve el número de columna de una referencia.

COLUMNAS(matriz) Devuelve el número de columnas en una matriz o referencia.

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rango que es un número especificado de filas y columnas de una celda o rango de celdas.

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Crea una referencia en celda en forma de texto una vez especificados los números de fila y columna.

ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...) Elige un valor o una acción de una lista de valores a partir de un número de índice.

FILA(ref) Devuelve el número de fila de una referencia.

FILAS(matriz) Devuelve el número de filas de una referencia o matriz.

HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo) Crea un acceso directo o salto que abre un documento guardado en el

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disco duro, en un servidor de red o en Internet.

INDICE(...) Devuelve un valor o la referencia a un valor de una tabla o rango.

INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referencia especificada por un valor de texto.

TRANSPONER(matriz) Devuelve un rango vertical de celdas como un rango horizontal, o viceversa.

Base de datos

   

BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Cuenta las celdas que contienen números en el campo (columna) de registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el campo (columna) de los registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

BDDESVEST(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDDESVESTP(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDEXTRAER(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Extrae de una base de datos un único registro que coincide con las condiciones especificadas.

BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Devuelve el número máximo en el campo (columna) de registros de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.

BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Devuelve el número menor del campo (columna) de registros de la base de datos que coincide con las condiciones especificadas.

BDPRODUCTO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.

BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Suma los números en el campo (columna) de los registros que coinciden con las condiciones especificadas.

BDVAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDVARP(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

IMPORTARDATOSDINAMICOS(tabla_dinámica;nombre)

Devuelve valores de una tabla dinámica.

Texto    

CARÁCTER(número) Devuelve el carácter especificado por el número de código a partir del conjunto de caracteres establecido en la PC.

CODIGO(texto) Devuelve el número de código del primer carácter del texto del conjunto de caracteres usados por la PC.

CONCATENAR(texto1;texto2;...) Une varios elementos de texto en uno sólo.

DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares) Redondea un número al número especificado de decimales y devuelve el resultado como texto con o sin comas.

DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Extrae los últimos caracteres, o los del extremo derecho, de una cadena de texto.

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Busca una cadena de texto dentro de otra cadena de texto y devuelve el número de la posición inicial de la cadena hallada (diferencia entre mayúsculas y minúsculas).

ESPACIOS(texto) Quita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras.

EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres) Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto comenzando en la posición especificada.

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Devuelve el número de caracteres en el cual se encuentra un carácter en particular o cadena de texto, leyendo de izquierda a derecha (no diferencia entre mayúsculas ni minúsculas).

IGUAL(texto1;texto2)Compara dos valores de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales o FALSE en cualquier otro caso (diferencia entre mayúsculas y minúsculas).

IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) Extrae el primer carácter o el del extremo izquierdo en una cadena de texto.

LARGO(texto) Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

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Page 60: Manual Excel 2003

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LIMPIAR(texto) Quita todos los caracteres no imprimibles del texto.

MAYUSC(texto) Convierte una cadena de texto en mayúsculas.

MINUSC(texto) Convierte todas las mayúsculas en una cadena de texto en minúsculas.

MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte un número en texto usando formato de moneda.

NOMPROPIO(texto) Pone en mayúsculas la primera letra de cada palabra de una cadena de texto y pone todas las otras letras en minúsculas.

REEMPLAZAR(texto_original;núm_inicial;núm_de_caractere) Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.

REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto un número determinado de veces. Usar REPT para rellenar una celda con el número de ocurrencias del texto en la cadena.

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)

Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena.

T(valor) Devuelve el texto al cual se refiere valor.

TEXTO(valor;formato) Convierte un valor en texto, con un formato de número específico.

VALOR(texto) Convierte un argumento de texto que representa un número en un número.

Lógicas    

FALSO() Devuelve el valor lógico Falso.

NO(valor_lógico) Invierte la lógica del argumento: devuelve Falso para un argumento Verdadero y Verdadero para un argumento Falso.

O(valor_lógico1;valor_lógico2;...) Devuelve Verdadero si alguno de los argumentos es verdadero; devuelve Falso si todos los argumentos son falsos.

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Devuelve un único valor si una condición especificada se evalúa como Verdadero y otro valor si se evalúa como Falso.

VERDADERO() Devuelve el valor lógico Verdadero.

Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...) Devuelve Verdadero si todos los argumentos son verdaderos; devuelve Falso si algún argumento es falso.

Información    

CELDA(tipo_de_info;ref)Devuelve información acerca del formato, ubicación o contenido de la celda superior izquierda en una referencia. Consultar la Ayuda para obtener los códigos de devolución de valores.

ESBLANCO(valor) Devolverá Verdadero si valor se refiere a una celda vacía.

ESERR(valor) Devolverá Verdadero si valor es cualquier valor de error excepto #N/A (valor no disponible).

ESERROR(valor) Devolverá Verdadero si valor es cualquier valor de error (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #NULO).

ESLOGICO(valor) Devolverá Verdadero si valor es un valor lógico, ya sea Verdadero o Falso.

ESNOD(valor) Devolverá Verdadero si valor es el valor de error #N/A (valor no disponible).

ESNOTEXTO(valor) Devolverá Verdadero si valor no es texto (las celdas en blanco no son texto).

ESNUMERO(valor) Devolverá Verdadero si valor es un número.

ESREF(valor) Devolverá Verdadero si valor es una referencia.

ESTEXTO(valor) Devolverá Verdadero si valor es texto.

INFO(tipo) Devuelve información acerca del entorno operativo en uso.

N(valor)Devuelve el valor convertido en un número. Números se convierten en números, Fechas en números de serie, Verdadero en 1 y cualquier otro en 0 (cero).

NOD() Devuelve el valor de error #N/A (valor no disponible).

TIPO(valor)Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor: número = 1; texto = 2; valor lógico = 4; fórmula = 8; valor de error = 16; matriz = 64.

TIPO.DE.ERROR(valor_de_error)Devuelve un número que corresponde a uno de los valores de error en Microsoft Excel 97. Consultar la Ayuda para obtener una lista de los valores de errores y números.

 

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Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz

Siguiendo la clasificación de las funciones resultará más fácil encontrar la fórmula que necesitamos.

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TEMA 4. FORMATOS

1. FormatosEn esta unidad se expone los aspectos relativos a los formatos, para ello, se hace una introducción a los formatos, y más tarde se trabaja el autoformato y copiar formato.

a. Introducción a los formatos.

Con un formato apropiado, las hojas de cálculos son más fáciles de leer y utilizar y resultan mucho más atractivas. 

Los formato se aplicarán a una celda o a un rango de celdas. Esta operación se podrá realizar antes de introducir los datos en la celda o posteriormente a la introducción de la información. Normalmente optaremos por esta última solución: esperar a tener los datos introducidos para proceder a aplicar los formatos.

Para aplicar formatos a celdas o rangos de celdas, una vez éstas sean seleccionadas del mismo modo que lo hemos estado haciendo hasta ahora, tendremos varias opciones para acceder a las diferentes opciones de formateo:

a través del menú Formato haciendo uso de los botones de la barra de Herramientas de formato.

utilizando los comandos del menú contextual (aquel que se despliega cuando hacemos clic en el botón derecha del ratón)

 

En el menú Formato podemos comprobar los diversos elementos con los que podremos trabajar a la hora de aplicar formatos: Celdas, Filas, Columnas, Hojas y que veremos más en detalle en las próximas unidades.

Cada uno de los elementos comentados anteriormente dispondrá de una serie de características que nosotros podremos definir para conseguir el diseño definitivo de nuestra hoja de cálculo. Entre estas características que podremos definir se encuentran: el tipo de letra, la alineación, el color de la celda, los bordes, el ancho y alto de columnas y  filas, el fondo de la hoja.

 

Los formatos nos permiten dar el aspecto apropiado a una hoja.

 

Page 63: Manual Excel 2003

b. Autoformato

La característica Autoformato de Excel permite muchas tareas de asignación de formato estándar en una sola operación. Esta característica nos facilitará en gran medida el trabajo de formateo de nuestras hojas de cálculo. 

Al igual que la mayoría de las características de Excel, puede accederse a Autoformato a través de un comando de uno de los menús (el menú Formato en este caso) o seleccionándola de la barra de herramienta.

Para utilizar la orden Autoformato , primero seleccionaremos el rango de la hoja de cálculo al que deseemos dar formato. Seleccionamos el comando Autoformato del menú Formato, y Excel nos mostrará un cuadro de diálogo como el mostrado en la siguiente imagen

Podemos seleccionar cada uno de los Autoformatos de Excel de la lista de ejemplos que aparecen.

Así mismo, si hacemos un clic en el botón Opciones, aparecerá una ampliación del cuadro de diálogo

en la que podremos elegir que partes del formato

seleccionado deseamos aplicar automáticamente a nuestra selección. Entre las opciones disponibles tenemos Formatos de número, de fuente, de

alineación, de borde, de trama, y de ancho y alto.

En una misma hojas podremos aplicar tantos Autoformatos como diferentes selecciones de celdas y rangos hagamos.

El Autoformato nos permitirá elegir entre varios diseños predeterminados que nos facilita el cambio de formato.

c. Copiar formatoUna vez que hemos aplicado un formato a una celda y necesitemos volver a aplicar el mismo formato a otra celda o conjunto de celdas, no es necesario que realicemos todo el proceso de aplicar tipo de letra y tamaño, alineación, colores,... a cada una de ellas. Existe una manera muy simple de copiar formatos ya existentes dentro de un documento o entre diferentes documentos.

En primer lugar seleccionaremos la celda que contiene el formato que deseamos copiar en otras.

A continuación pulsaremos el botón Copiar Formato, que se encuentra en la barra de formato

El cursor cambiará de aspecto y se convertirá en una brocha.

Dirigiremos el cursor a las celdas a modificar. Haremos clic sobre ellas para aplicarles el formato. En este momento, la opción copiar formato quedará desactivada. En el caso de que queramos copiar el formato en otras celdas deberemos repetir el proceso.

Copiar el formato de una celda permite de una forma rápida que las celdas contengan formatos iguales.

Para evitar esto último, si en lugar de hacer un clic en el botón Copiar   formato, hacemos un doble clic, una vez que hayamos aplicado el formato a la primera celda la opción Copiar formato seguirá estando activa para poder ir aplicando el formato a diversas celdas con tan sólo hacer un clic sobre ellas. Para desactivar la opción volveremos a hacer un clic sobre el botón Copiar formato.

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2. Celdas

Trabajaremos con todo los aspectos referentes a las celdas, éstos son:

a. Números Al introducir un dato en una celda, Excel va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda.

Intentará, así mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo si escribimos en una celda 24-6-09 y pulsamos la tecla <Enter> para fijar ese valor, Excel automática interpreta ese dato como una fecha y lo transforma 24/06/09.

Si el número fuese muy grande y no cupiese en la dimensión de la celda, Excel aplicaría el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es fácil, el E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si un de este modo, el número no cupiese en la celda, ésta parecería rellena de los símbolos de almohadillas: ###########

Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos. Para esto, en primer lugar seleccionamos la celda o celdas en cuestión y accederemos al menú Formato y ejecutaremos el comando Celdas. Con esto Excel nos mostrará el cuadro Formato de celdas

En este cuadro disponemos de una gran cantidad de posibilidades para establecer la configuración de la apariencia de los datos. Por ejemplo, podemos asignar formatos numéricos  tales como signos monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción Porcentaje), número de posiciones decimales (disponible en todos los formatos numéricos: Número, Moneda, Contabilidad,...

En total disponemos de 12 formatos diferentes, siendo General el parámetro por defecto. Para cada una de las opciones, el cuadro Muestra visualiza cómo aparece el valor en la celda activa cuando está formateado con el formato seleccionado en este momento.

Ejemplos de Tipo de Número de la celda:

General. Las celdas con formato general no tienen

ningún formato específico.

Número. Para la presentación de números en general. Si observas la imagen, verás que tenemos varias opciones para concretar cómo queremos que sean esos números. Podemos especificar el número de decimales que queremos que se muestren, podemos marcarle si queremos que nos aparezca el punto separador de miles, y cómo queremos que nos muestre los números negativos (en color rojo, con el símbolo negativo, una combinación de

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ambas, etc.).

Moneda. Se hace constar el valor monetario usado (por ejemplo XX €). Si te fijas en la imagen correspondiente a la moneda, también podemos marcarle una serie de opciones de cómo queremos que se nos muestre el número moneda en la celda. Marcaremos el número de decimales, la moneda que queremos utilizar así como si queremos que se muestre el símbolo o no (peseta, euro, dólar, etc.). Y, por último, la misma opción que en número, el tema de cómo queremos que se nos muestren los números negativos.

Contabilidad. Se alinean los símbolos de las monedas y las comas decimales.

Fecha. Diversos formatos que representan fechas.

Hora. Se representan fechas y horas con varios formatos.

Porcentaje. Se multiplica por 100 el valor de la celda y se muestra el resultado con un símbolo porcentual. En su opción, como comprobamos en la imagen, podemos establecer cuántos decimales queremos que nos aparezcan en las celdas.

Fracción. Con varios dígitos (por ejemplo 12/25).

Científica. El número 100000, por ejemplo, será representado como 1E+05.

Texto. Es tratada como texto aunque en ella haya un número.

Especial. Para números de teléfono o códigos postales, entre otros.

Personalizado. Partiendo de uno existente, se crea un código particular.

Según sea una u otra nuestra selección, el contenido del cuadro de diálogo Formato de Celdas - Número será diferente, pero en la mayoría de los casos, al margen de poder determinar alguna variante dentro de la categoría. En concreto, también podremos especificar si deseamos que figuren separadores de miles y el número de decimales.

Algunas de las opciones disponibles en el comando Celdas del menú Formato, las podremos encontrar disponibles en los botones de la barra de herramientas Formato

y que representan:

    Estilo moneda, anteriormente representaba Pta (peseta) predeterminado en España, pero con el cambio al Euro, se atribuye el mismo formato que el estilo moneda Euro.

   Estilo moneda, Euro

   Estilo porcentual

   Estilo numérico en millares

   Aumenta el número de decimales

   Disminuye el número de decimales

Es importante definir el formato del número con objeto de que la información recogida sea correcta.

Page 66: Manual Excel 2003

b. Alineación

Podemos modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos seleccionados. Para esto podemos  seguir varios procedimientos. 

La manera más directa es, previa selección de los datos a alinear, pulsar alguno de los botones que regulan las alineaciones en la barra de formato. Los datos podrán estar alineados a la derecha, a la izquierda o centrados dentro de la celda según qué botón pulsemos.

Otro procedimiento más depurado y que permite modificar más parámetros lo encontramos en el menú Formato, eligiendo el comando Celdas. Dentro de la ficha Alineación podemos modificar no sólo la alineación de los caracteres en las celdas como vimos antes, sino que incluso podemos modificar el grado de inclinación que tendrán, o la posición en vertical que ocuparán en celdas: texto agrupado en la parte superior, en la inferior, o en el centro de la celda.

Al final del cuadro encontramos las opciones de Control de texto, que nos permitirán:

Ajustar Texto: permite que textos que ocupan más ancho que el que tiene la celda sean distribuidos dentro de ésta sin sobresalir, ajustándolo a la anchura de la celda y repartiéndolo en varias filas si es necesario. 

Reducir hasta ajustar: disminuye el tamaño de la letra hasta que todo el texto cabe en la celda. 

Combinar Celdas: convertimos varias celdas adyacentes (ya sean filas o columnas) en una sola a todos los efectos (por ejemplo, si centramos el texto, aparecerá centrado dentro del conjunto de celdas.

Hay diversas combinaciones que nos permite ajustar el tamaño de las celdas al contenido o viceversa.

c. Fuente Siguiendo con el cuadro Formato de Celdas, la siguiente ficha que encontramos es la de Fuente. Esta permite seleccionar el tipo de letra, tamaño, estilo, efectos y color del texto o números insertados en las celdas seleccionadas. Así mismo, esta ficha posee una ventana  ofrece una muestra del resultado final.  

También podemos realizar modificaciones del formato de la fuente a través de la botones de la barra de herramientas Formato

 

 Permite cambiar el tipo de fuente

 Permite modificar el tamaño de la fuente

 Pone en negrita

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 Pone en cursiva

 Subrayado

Los datos contenidos en una celda pueden adoptar el formato que más nos interese.

d. Borde

La ficha Bordes permite escoger el tipo de líneas que rodearán las celdas seleccionadas (una sola o un conjunto de celdas) , su grosor, estilo, posición, etc. Para ello, seguiremos estos pasos:

Como siempre, seleccionaremos la zona de hoja de cálculo a la que le aplicaremos los bordes. A continuación acudiremos al menú Formato, elegiremos el comando Celdas y en el cuadro Formato de Celdas

marcamos la ficha Bordes.

Dentro de la ficha Bordes, en primer lugar escogeremos un tipo de línea en el panel de la derecha de la ventana (titulado Línea Estilos:). También es posible seleccionar un color de línea en el desplegable Color, debajo del anterior.

A continuación aplicaremos ese tipo de línea a las zonas de la hoja de cálculo que nos interese. Para ello, simplemente pulsaremos alguno de los botones de la zona Preestablecidos o Borde. El icono que contiene cada botón representa la posición que ocupará la línea (contorno de la tabla, en la parte inferior de las celdas, en el interior, etc.). En la vista previa comprobaremos en todo momento el aspecto provisional de la tabla.

Es posible aplicar diversos estilos y colores de línea a cada una de las zonas de trazado.

El contenido de esta ventana variará en función de que tengamos varias o una sola celda seleccionada. En el caso de tener seleccionadas varias celdas podremos elegir, además del contorno del total de la selección, también el estilo de las líneas que separan las celdas. En el ejemplo de la imagen anterior, podemos comprobar que hemos seleccionado varias celdas, ya que se encuentra activa la opción Interior, que nos permite elegir el tipo de línea que separa a las celdas.

Podremos personalizar el formato del borde usando todos sus atributos.

Page 68: Manual Excel 2003

e. Trama

En la ficha Tramas del cuadro Formato de Celdas, podemos escoger un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas seleccionadas, y si lo preferimos un diseño de trama.

En la imagen anterior se muestra desplegado el panel para elegir el diseño de trama deseado.

En la barra de herramientas de Formato, existe un botón que permite aplicar directamente un color de fondo a la selección. En la siguiente imagen aparece este botón en la apariencia que adopta cuando se encuentra desplegado, para ello

recordemos que debemos pulsar en :

La trama se refiere al fondo de las celdas.

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3. Filas

En esta unidad se trabaja con los aspectos referentes a las filas, éstos son:

a. Alto

Por defecto, Excel ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. Pero en ciertas ocasiones nos puede interesar aplicar un alto diferente. Esto lo podemos hacer de varias formas diferentes:

Si acercamos el cursor hasta el margen derecho, en la zona en la que aparece la numeración de las filas y lo situamos justo en la unión de dos filas, el cursor cambiará de apariencia, adoptando la de una flecha doble, como aparece en la imagen. Si en este momento arrastramos hacia abajo y hacia arriba, modificaremos la altura de la fila.

Si sabemos el valor exacto de la altura de la fila, en el menú Formato, elegiremos el comando Fila y en el siguiente desplegable Alto... Tras esto nos aparecerá un cuadro de diálogo que nos pide el valor de la altura de la fila.

Otras consideraciones sobre la altura de las filas

Al introducir texto en una celda, no podemos hacer uso de la tecla <Enter> para pasar a introducir datos en otra línea nueva, si hacemos esto, fijaremos el valor que tengamos hasta ese momento en la celda y pasaremos a activar la celda inmediatamente inferior.

Para conseguir el efecto que tiene normalmente la tecla <Enter>, es decir saltar de línea para comenzar una nueva, debemos mantener presionada la tecla <Alt> mientras pulsamos <Enter>. De este modo pasaremos a introducir datos en una nueva línea dentro de la misma celda. Cuando fijemos el valor de la celda, comprobaremos que la altura de esta se ha adaptado al contenido de la celda.

La tamaño de las filas es configurable para dar la altura necesaria en función de los elementos insertados en ella.

b. Autoajustar

Hemos comentado anteriormente que Excel, por defecto, ajusta la altura de la fila al contenido de la celda. Si existen varias celdas que poseen contenidos que requieran diferentes alturas, por ejemplo una calda con un tamaño de letra 10 y otra con un tamaño 18, Excel ajustará la altura de la fila a la mayor de la presentes.

No obstante, si hemos modificado manualmente la altura de la fila y deseamos que esta vuelva a ajustarse al contenido de la celda, podemos seleccionar en el menú Formato, el comando Fila - Autoajustar. Previamente debemos de tener seleccionada alguna celda de esa fila, o bien, la fila completa. No debemos de olvidar que Excel adaptará el alto de la fila al mayor de los que exija cualquier celda de esa fila.

Otra forma de conseguir el resultado anterior, es dirigir el cursor al margen izquierdo, donde aparece la numeración de las filas y al colocar el cursor en la zona de unión de dos filas, éste cambiará de aspecto, convirtiéndose en una flecha doble. En ese momento, hacemos un doble clic con el ratón y la celda se ajustará.

El autoajuste permite adaptar el tamaño de la fila al contenido de la celda.

Page 70: Manual Excel 2003

c. Ocultar-mostrar

Ocultar

Excel ofrece la posibilidad de ocultar filas, de modo que, aunque existiendo a todos los efectos, ésta no se muestra en la hoja.

Para conseguir esto, basta con o bien seleccionar una celda de la fila que deseemos ocultar, o bien seleccionar la fila completa. Una vez hecho esto, accederemos al menú Formato - Fila y seleccionamos Ocultar.

Como hemos comentado, la celda continúa existiendo a todos los efecto, si alguna celda de esa fila contiene algún dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguirá existiendo. Si nos fijamos con detalle en la numeración de las filas, el número de la que hemos ocultado no aparece. Esto no ocurría cuando eliminábamos una fila, que la numeración se reajustaba.

Mostrar

Si lo que deseamos es visualizar nuevamente una fila que se encuentra oculta, debemos en primer lugar seleccionar las filas anterior y posterior a la que se encuentra oculta (esto se puede sustituir por seleccionar dos celdas, una perteneciente a la fila anterior a la oculta y otra celda de la fila posterior). Una vez hecho esto, accedemos al menú Formato, seleccionamos el comando Filas y elegimos Mostrar.

En algún momento puede ser útil dejar de ver una determinada fila.

4. Columnas

Trabajaremos con los aspectos referentes a las columnas, éstos son:

a. Ancho

Al igual que hemos visto para las filas con el Alto, la columnas pueden ser ajustadas en el ancho.

No obstante, existe una diferencia fundamental, ya que el ancho de la columna no se ajusta automáticamente por defecto al contenido de la celda. Si el contenido no cabe en la celda, éste invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, en caso contrario los datos quedarán ocultos. Nosotros podemos ajustar el ancho de la columna de las siguientes formas:

Si acercamos el cursor hasta la parte superior, en la zona en la que aparece las letras que designan las columnas y lo situamos junto en la unión de dos columnas, el cursor cambiará de apariencia, adoptando la de una flecha doble, como aparece en la imagen. Si en este momento arrastramos hacia derecha e izquierda, modificaremos la anchura de la columna.

Si sabemos el valor exacto de la anchura de la columna, en el menú Formato, elegiremos el comando Columna y en el siguiente desplegable Ancho... Tras esto nos aparecerá un cuadro de diálogo que nos pide el valor de la anchura de la columna.

Otras consideraciones sobre la anchura de las columnas

Page 71: Manual Excel 2003

Si deseamos que un texto, que en principio no cabe en el tamaño que por defecto posee la celda, aparezca dentro de una celda, pero no deseamos modificar el ancho, podemos hacer varias cosa, todas ellas ya vistas anteriormente.

La primera es seleccionar Reducir hasta ajustar, en la ficha Alineación del cuadro Formato de celdas. Esto hará que el tamaño de la información introducida se reduzca hasta que quepa por completo en el ancho de la celda.

La siguiente es en la misma ficha de antes, seleccionar Ajustar texto. Esto hará que los datos se distribuyan en varios reglones, aumentando al mismo tiempo la altura de la celda, para que todo el contenido aparezca visible.

Otra opción es hacer esto último, pero de forma manual. Para ello haremos aquí el mismo comentario que para el caso del alto de las filas

Al introducir texto en una celda, no podemos hacer uso de la tecla <Enter> para pasar a introducir datos en otra línea nueva, si hacemos esto, fijaremos el valor que tengamos hasta ese momento en la celda y pasaremos a activar la celda inmediatamente inferior.

Para conseguir el efecto que tiene normalmente la tecla <Enter>, es decir saltar de línea para comenzar una nueva, debemos mantener presionada la tecla <Alt> mientras pulsamos <Enter>. De este modo pasaremos a introducir datos en una nueva línea dentro de la misma celda. Cuando fijemos el valor de la celda, comprobaremos que la altura de ésta se ha adaptado al contenido de la celda.

Podemos adaptar la anchura de una columna a las necesidades específicas del contenido de las celdas.

b. Autoajustar a la selección

El comando Autoajustar a la selección que se encuentra en el menú Formato y dentro del comando Columna. permite que el ancho de la columna se adapte al ancho de la celda seleccionada, independientemente de que en esa columna haya otras celdas que necesiten más ancho. Si esto ocurriera, parte del contenido de esas otras celdas podría quedar oculto.

Si lo que deseamos es que el ancho de la columna se adapte al de la celda que necesita más ancho, debemos seleccionar la celda completa y posteriormente aplicar el comando Autoajustar a la selección.

El Autoajuste de columnas permite adaptar el tamaño de éstas al contenido de las celdas.

c. Ocultar-mostrar

Ocultar

Al igual que para las filas, Excel ofrece la posibilidad de ocultar columnas, de modo que, aunque existiendo a todos los efectos, ésta no se muestra en la hoja. 

Para conseguir esto, debemos seleccionar en primer lugar una celda de la columna que deseemos ocultar, o bien seleccionar la columna completa. Una vez hecho esto, accederemos al menú Formato - Columna y seleccionamos Ocultar. 

Como hemos comentado, la celda continúa existiendo a todos los efecto, de modo que si alguna celda de esa fila contiene algún dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguirá existiendo. Si nos fijamos con detalle en la nomenclatura las columnas, la letra que designa a la que hemos ocultado no aparece. Esto no ocurría cuando eliminábamos una columna, que la nomenclatura se reajustaba automáticamente.

Mostrar

Si lo que deseamos es visualizar nuevamente una columna que se encuentra oculta, debemos en primer lugar seleccionar las columnas anterior y posterior a la que se encuentra oculta (esto se puede sustituir por seleccionar dos celdas, una perteneciente a la columna anterior a la oculta y otra celda de la columna posterior). Una vez hecho esto, accedemos al menú Formato, seleccionamos el comando Filas y elegimos Mostrar.

Ocultar y mostrar columnas puede ayudarnos a mostrar la información más adecuada en cada momento.

Page 72: Manual Excel 2003

d. Ancho estándar Cuando comenzamos a trabajar con una hoja nueva, todas las columnas poseen el mismo ancho predefinido. Este valor puede ser configurado según sean nuestras necesidades, de modo que de partida, todas las columnas tengan el ancho que nosotros hayamos fijado. También se puede realizar este cambio una vez hayamos introducido datos en la hoja de cálculo, en este caso el cambio afectará a todas las columnas que no hubieran sido ajustadas previamente.

Para realizar esta operación accederemos al menú Formato y seleccionamos el comando Columnas, eligiendo posteriormente Ancho Estándar..., con lo que obtendremos el siguiente cuadro:

En este cuadro se deberá introducir un valor entre 0 y 255. Tras esto, pulsaremos en aceptar, con lo que se modificaría el ancho de todas las columnas que no hubieran sido previamente ajustadas en la hoja de cálculo activa.

El valor que hay que introducir, y que como se ha dicho debe estar comprendido entre 0 y 255, representa el número de caracteres que pueden mostrarse en una celda en la fuente estándar.

El ancho de una columna puede establecerse en píxeles con objeto de adaptarlo a un contenido específico.

5. Hojas

Trabajaremos con todo los aspectos referentes a la hoja de Excel, éstos son:

a. Cambiar nombre Excel, por defecto, nombra a las hojas de un libro con los nombres libro1, libro2,... Nosotros podemos cambiar el nombre de las hojas a través del menú Formato.

Como vimos en su momento, para cambiar el nombre a una hoja ya creada podemos hacer uso del menú Formato:

Seleccionamos en el menú Formato >> Hoja >> Cambiar nombre . Tras esto, se editará el nombre de la hoja en el indicador de hojas (en un primer momento aparece marcado por completo el nombre). Tan sólo tenemos que poner el nombre que deseemos en lugar del que aparece.

En el indicador de hojas y sobre el nombre de la hoja que queramos modificar, hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionamos Cambiar nombre.

Otro método para realizar en cambio de nombre de una hoja es: en el indicador de hojas y sobre el nombre de la hoja a la que queramos modificar el nombre, hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionamos Cambiar nombre. Tras esto, y como en el caso antes descrito, se editará el nombre de la hoja en el indicador de hojas (en un primer momento aparece marcado por completo el nombre), y sólo resta poner el nombre que deseemos.

El nombre de una hoja es variable con objeto de que éste resulte representativo de los datos que contiene.

Page 73: Manual Excel 2003

b. Ocultar-mostrar

Sabemos que un libro de Excel está compuesto de diversas hojas. Hemos visto como podemos crear y eliminar hojas, como cambiarles el nombre y como modificar el orden en el que aparecen en la barra indicadora de hojas. Vamos a ver a continuación como podemos hacer que una hoja no se visualice en la barra indicadora de hojas, pero que esté presente a todos los efectos, así como hacer que esta vuelva a mostrarse.

Ocultar

Para ello, tan sólo es necesario activar la hoja en cuestión (haciendo un clic sobre el cartel correspondiente en la barra indicadora de hoja) y acceder al menú Formato, en el que elegiremos el comando Hoja > Ocultar. A partir de este momento, el nombre de la hoja desaparecerá de la barra, pero la hoja y su contenido estarán disponibles a todos los efectos, esto quiere decir que si en alguna otra de las hojas, o en otro libro, tenemos vinculada una celda de la hoja oculta, esta seguirá estando disponible.

Mostrar

Para mostrar una hoja que se encuentre oculta, accederemos al menú Formato y seleccionaremos el comando Hoja >> Mostrar , tras realizar esta operación, se nos mostrará un cuadro de diálogo como el de la imagen.

En el cuadro Mostrar, aparecen los nombres de las hojas que se encuentran ocultas. Debemos seleccionar la hoja o las hojas (recordemos que para seleccionar más de un elemento, debemos mantener pulsada la tecla <Control> mientras vamos haciendo un clic sobre cada una de nuestras selecciones), y seguidamente pulsar en el botón Aceptar. Las hojas seleccionadas volverán a aparecer en la barra de hojas.

A veces puede resultar interesante ocultar una hoja.

c. Fondo

Excel dispone de una opción que permite personalizar de una forma fácil y con resultados llamativos nuestras hojas de cálculo. Esta opción consiste en incluir una imagen como fondo de nuestra hoja de cálculo.

Para conseguir que una imagen pase a ser fondo de una de nuestras hojas de cálculo, en primer lugar tenemos que tener localizado el archivo con esa imagen. Pongamos por ejemplo que nuestra imagen es la siguiente

y que el archivo se denomina fondohojaexcel.gif que se encuentra en la carpeta Mis Imágenes del disco duro de nuestro ordenador.

Con esto como punto de partida, pasamos a activar la hoja de cálculo en la que queremos incluir el fondo. Seguidamente accedemos al menú Formato y seleccionamos el comando Hoja >> Fondo ... Tras esto se nos muestra un cuadro de diálogo como el siguiente:

Page 74: Manual Excel 2003

En el desplegable Buscar en: localizaremos y seleccionaremos nuestra imagen. Una vista previa de la misma se nos muestra en la parte derecha del cuadro. Ya sólo resta pulsar en el botón insertar para que el proceso finalice, obteniendo el siguiente resultado:

 

Nos pueden surgir preguntas tales como ¿qué tamaño debe tener la imagen? En principio la imagen no debe tener ningún tamaño predefinido. Si ésta es mayor del tamaño que puede mostrarse en la hoja, la imagen quedará cortada. Si la imagen fuera más pequeña, Excel la replica hacia la derecha y hacia abajo hasta que toda la extensión de la hoja quede cubierta.

Incluir un fondo de imagen nos ayudará a personalizar nuestro trabajo y hacerlo más atractivo.

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TEMA 5. GRÁFICOS

1. IntroducciónLos gráficos son una de las herramientas más potentes de Excel y permite obtener unos resultados muy vistosos y profesionales.

Vamos a realizar una introducción a la generación de gráficos, de modo que obtengamos los conocimientos necesarios para generar diversos tipos de gráficos de una forma fácil y rápida, dejando para cursos más avanzados los entresijos de estas herramientas.

Excel proporciona una amplia variedad de tipos de gráficos para mostrar los datos de nuestras hojas de cálculo, y muchas veces sólo conocemos el sentido de algunos de ellos, desperdiciando otros que podrían mostrar de forma mucho más cómoda y clara la información. A continuación vamos a presentar los diferentes gráficos de los que dispondremos y cual es el sentido de cada uno.

Hay que tener en cuenta que cada tipo de gráfico comentado presenta habitualmente subtipos o variaciones. Normalmente haremos referencia a los gráficos principales, comentando el subtipo cuando sea especialmente importante.

GRÁFICO DE ÁREAS 2D

Muestra la importancia relativa de los valores en un periodo de tiempo. Aunque es similar al gráfico de líneas, este muestra la cantidad del cambio (magnitud de valores) y no el flujo del tiempo ni el porcentaje del cambio.

GRAFICO DE BARRAS 2D

Muestra las cifras individuales en un determinado momento o ilustra comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados y apilados 100% muestran relaciones con un todo. En este tipo de gráfico, las abscisas se organizan verticalmente y las ordenadas horizontalmente, poniendo más énfasis en las comparaciones y menos en el flujo del tiempo.

GRÁFICO DE COLUMNAS 2D

Muestra variaciones en un periodo de tiempo o ilustra comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados y apilados 100% muestran relaciones con un todo. Las abscisas de este gráfico se organizan horizontalmente y las ordenadas verticalmente.

Page 76: Manual Excel 2003

GRAFICO DE LÍNEAS

Muestra tendencias o cambios en los datos en un periodo de tiempo y a intervalos regulares. Aunque es semejante a un gráfico de áreas, este resalta el flujo del tiempo y la casa de cambio, y no la magnitud del cambio

COTIZACIONES

Los subtipos de máximos, mínimos y de apertura, máximos, mínimos y cierre ilustran los valores de las cotizaciones bursátiles. El subtipo de apertura, máximos, mínimos y cierre a veces se conoce con el nombre de gráfico de candelero. También podemos usar el gráfico de máximos, mínimos y cierre para datos científicos, como por ejemplo, para indicar cambios de temperatura.

CIRCULAR 2D

Muestra las relaciones o proporciones de las partes con un todo. Este gráfico es de utilidad cuando se pretende destacar un elemento importante. Un gráfico circular siempre se compone de una serie de datos. Si seleccionamos más de una, sólo aparecerá la primera.

CIRCULAR CON SUBGRÁFICO CIRCULAR

Cuando en un gráfico circular se pretenden mostrar gran cantidad de valores, puede resultar confuso encontrar gran cantidad de sectores muy pequeños. Este gráfico recoge esos valores mínimos, y los condensa en otro gráfico circular.

Page 77: Manual Excel 2003

ANILLOS

Es similar al gráfico circular. La diferencia es que puede mostrar más de una serie de datos, mientras que el circular no puede. Es un gráfico utilizado frecuentemente en el Lejano Oriente.

RADIAL

Muestra cambios o frecuencias de las series de datos relativos a un punto central y a cada una de las series. Cada abscisa tiene su propio eje de ordenadas que parten del punto central. Las líneas conectan todos los marcadores de datos en la misma serie. El gráfico de radar también se usa con frecuencia en el Lejano Oriente.

GRAFICO X-Y (DISPERSIÓN)

Muestra la relación o grado de relación entre los valores numéricos en varias series de datos para gráficos, o traza dos grupos de números como una serie de coordenadas XY. Sirve comúnmente para datos científicos.

GRAFICO DE AREAS 3D

Muestra una vista tridimensional de un gráfico de áreas que destaca la suma de los valores trazados y separa las series de datos de un gráfico en diferentes filas, a fin de mostrar las diferencias entre las series de datos.

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GRAFICO DE BARRAS 3D

Muestra una vista tridimensional de un gráfico de barras, que destaca valores de elementos en un determinado momento o establece comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados (como el de la ilustración) o apilados 100% muestran relaciones con un todo

GRAFICO DE COLUMNAS 3D

El gráfico simple muestra marcadores de columnas tridimensionales en el eje X. El gráfico de columnas con perspectiva (como el de la ilustración) compara puntos de datos en dos ejes (el X, de abscisas y el Y, de ordenadas). En ambos estilos los valores de los datos se trazan en el eje Z.

LÍNEAS 3D

Muestra las líneas de un gráfico de líneas como cintas tridimensionales. Este tipo de gráfico, así como los de cilindros, pirámides o conos se usan para mostrar de forma atractiva los datos.

CIRCULAR 3D

Muestra una vista tridimensional de los datos que destaca los datos presentados en los sectores frontales.

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GRAFICO DE BURBUJAS

Agrupa los valores de tres en tres. Su funcionamiento es similar al gráfico XY (de dispersión).

GRAFICO DE SUPERFICIE 3D

Se usa para encontrar las mejores combinaciones entre dos conjuntos de datos. Puede mostrar relaciones entre grandes cantidades de datos que, de otro modo, serían difíciles de ver. Como en los mapas topográficos, los colores o los diseños indican las áreas que tienen el mismo valor. El color no marca las series de datos.

CONOS, CILINDROS Y PIRÁMIDES

Estos tres tipos de gráficos son similares al de columnas, pero contribuyen a hacer más atractiva la presentación del gráfico.

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2. Asistente para gráficos

Para crear cualquier tipo de gráficos partiremos de la información contenida en una hoja de cálculo.

Tomemos el siguiente ejemplo en el que aparecen los datos referentes a la cantidad de precipitaciones y temperaturas registradas a lo largo de los 12 meses del año.

Paso previo a la confección del gráfico es seleccionar (recordemos que se hacía arrastrando el cursor sobre la tabla manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón) los datos que sirvan de base a nuestro gráfico. En ciertos casos no es necesario hacer esto, ya que Excel puede intuir, en base a donde situemos el cursor, los datos que formarán nuestro gráfico. No

obstante, es preferible que nosotros seleccionemos los datos, ya que es una tarea simple e inmediata y simplificará bastante el trabajo. Por tanto, en nuestro caso seleccionaremos los datos de la primera y segunda columna.

Una vez seleccionados los datos que alimentarán al gráfico, podemos pasar a utilizar el Asistente. Gracias a éste, la confección de un gráfico y la definición de todos los parámetros que intervienen en su elaboración se convierte en una tarea muy sencilla: basta con contestar una serie de preguntas y elegir entre diversas opciones.

Para ejecutar el asistente para gráficos pulsaremos el botón

Asistente para gráficos, , de la barra de herramientas.

Hecho esto se abrirá el primer cuadro de diálogo del asistente para gráficos. Un asistente de este tipo está compuesto por varias ventanas que se despliegan de forma sucesiva a medida que vamos cumplimentando las diversas cuestiones formuladas. Para avanzar en la serie basta con pulsar el botón Siguiente que habrá siempre en

la parte inferior del cuadro de diálogo.

Veamos cual es este proceso en detalle.

La primera etapa nos permite elegir el tipo de gráficos que mostrará los datos de la tabla de forma sintética.

La ventana se divide, como podemos ver en la imagen, en dos mitades: en la mitad izquierda figura la lista de tipos de gráficos existentes (circulares, de barras, lineales, etc.). Haciendo clic sobre cualquier categoría cambiará el contenido de la parte derecha de la ventana, donde se muestran diferentes variantes del tipo seleccionado.

En este punto es importante saber elegir un tipo de gráfico acorde con los datos de que disponemos y con lo que queremos expresar a través del mismo. Para esto nos será de utilidad lo comentado en la introducción a los gráficos.

Para escoger un tipo de gráfico en concreto basta con hacer clic sobre su ilustración. La aplicación permite comprobar cómo serán mostrados los datos reales de nuestra hoja de cálculo sobre ese gráfico en concreto. Para verlo basta con mantener pulsado el botón "Presionar para ver

muestra" de la parte inferior de esta ventana.

Además de la lista de tipos estándar de gráficos esta primera parte del proceso incorpora una segunda ficha titulada Tipos personalizados. En ella encontraremos una serie de gráficos basados en éstos, pero que incorporan determinadas mejoras gráficas de forma predeterminada (texturas, fondos y estilos).

Realizada la selección del tipo de gráfico pulsaremos el botón Siguiente.

Page 81: Manual Excel 2003

En la segunda ventana escogeremos los datos que van a afectar al gráfico.

Como al principio del proceso tuvimos la precaución de seleccionar el área deseada en esta ventana las casillas ya aparecen cumplimentadas

En todo caso, podemos elegir si deseamos que los datos sean mostrados en filas o columnas. La diferencia entre una u otra opción, se hará evidente al modificar esta opción y apreciar su efecto en el ejemplo de la parte superior de esta ventana.

Para modificar el área de datos a mostrar basta con pulsar el botón Volver a la hoja de cálculo que podemos apreciar en la parte derecha de las casillas de texto.

En este cuadro de diálogo parece una segunda ficha, denominada Serie. En esta ficha podremos designar de forma detallada las diferentes series de datos que componen el gráfico. Esta es una opción de gran utilidad cuando trabajamos con gráficos especialmente complejos (con muchas series, que además están discontinuas, etc.).

Así mismo, en esta ficha se pueden seleccionar de forma independiente el rótulo de la serie, los rótulos de los datos y los valores correspondientes a cada serie.

Veamos todo esto sobre nuestro ejemplo. Hasta ahora estábamos creando una gráfica que mostraba a lo largo de los 12 meses del año como evolucionaban las precipitaciones. Estas, las precipitaciones son nuestra serie de datos. Si yo quisiera añadir a mi gráfica, lo datos de las temperaturas a lo largo de los 12 meses, éstas, serían otra serie. La forma de seleccionar esta nueva serie sería a través del botón Agregar serie del anterior cuadro y posteriormente incluir esos datos en la casilla Valores. Esto lo podríamos hacer bien introduciendo el rango a mano, o bien haciendo uso del botón Editar hoja

, ya tratado en varias ocasiones

En la casilla Nombre, podremos asignarle un nombre a cada una de las series. Para ello previamente seleccionaremos la serie en cuestión en el cuadro Serie de la izquierda, y continuación introducimos el nombre en la casilla serie, o lo tomamos de la hoja haciendo uso del

botón Editar hoja

En la casilla Rótulos del eje de categorías (X), se incluirían los nombres que aparecerán en dicho eje X. En nuestro caso, fueron uno de los datos seleccionado al principio. En el caso de no haberlos seleccionado

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previamente, podemos hacerlo ahora fácilmente. La opción más inmediata sería editar la hoja, mediante , y seleccionar en ella los nombres.

Observemos en esta imagen la apariencia que va tomando nuestra gráfica. Ahora tenemos dos series de datos (temperatura y precipitaciones) a lo largo de los 12 meses del año.

Ya estamos en disposición de pasar a la siguiente parte, para lo que pulsamos el botón Siguiente.

La tercera parte del proceso implica la definición de otros rasgos informativos y estilísticos del gráfico.

En concreto, se compone de varias fichas, cada una con una misión diferente:

Todas ellas presentarán una apariencia semejante a la anterior, con una parte derecha donde aparece una imagen previa de como quedará el gráfico. Y una parte izquierda en la que se mostrarán las diversas opciones para esa ficha.

Títulos. En la ficha Títulos, que es la mostrada anteriormente, podemos definir el encabezado general del gráfico, así como los títulos de los ejes de abscisas y ordenadas (X e Y), en los gráficos que lo permitan (por ejemplo, un gráfico circular no tendrá este tipo de ejes, lógicamente).

Ejes. La segunda ficha, titulada Eje, determina el contenido de los ejes. Podemos establecer que muestren las unidades de división y los datos a los que hacen referencia los gráficos, o bien conseguir que queden en blanco.

Líneas de División. En los gráficos de barras, columnas, lineales o similares resulta útil que una serie de líneas permitan apreciar cual es el valor correspondiente a cada punto o barra del gráfico sin tener que realizar grandes esfuerzos visuales. En esta ficha determinaremos el tipo de líneas que se añadirán al gráfico (horizontales, verticales, principales, secundarias...) e incluso podremos modificar un gráfico en tres dimensiones (como el de la ilustración) y convertirlo en plano.

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Leyenda. Para ayudarnos en la compresión de los datos representados, podemos hacer que junto a las series nos aparezca el valor que representan. Para esto debemos seleccionar la casilla de verificación que aparece con el nombre Mostrar leyenda. Del mismo modo, podemos especificar en que ubicación aparecerá esta leyenda.

Rótulos de datos. Junto a cada barra, columna, o sector circular podemos establecer que se muestre información adicional referente a la cantidad de unidades representadas,

el nombre del campo, o que no se muestre ninguna información adicional (opción que aparece seleccionada de forma predeterminada).

Tabla de datos Finalmente podemos mostrar bajo el gráfico una pequeña tabla que muestre los datos que está representando el gráfico.

Terminadas de definir las características del gráfico en esta ficha pulsaremos el botón Siguiente.

En la última etapa del asistente para gráficos podremos decidir si deseamos que este gráfico se incruste como imagen en la página del documento en que se encontraba la tabla que hemos utilizado como referencia, o bien si preferimos que se cree en una hoja nueva, independiente de la hoja de los datos, pero dentro de este mismo archivo.

Finalmente pulsaremos el botón Finalizar.

 En el caso de que seleccionemos la opción Como objeto en, podremos posteriormente reubicarlo en la hoja de cálculo. Para ello marcaremos el gráfico con un clic de ratón adoptando apareciendo un marco alrededor del grafico como el mostrado a continuación

Si pinchamos con el ratón sobre alguna zona cercana al borde interior del marco y arrastramos (es decir, dejamos el botón izquierdo pulsado y desplazamos el ratón), veremos como se desplaza la gráfica, dejándonos una marca de donde quedaría localizada.

Así mismo, los cuadraditos negros nos permitirán cambiar el tamaño del gráfico. Para ello si colocamos el puntero del ratón encima de ellos, este cambiará de forma, convirtiéndose en una flecha de doble punta. En este momento podemos arrastrar para modificar el tamaño

Page 84: Manual Excel 2003

 

El Asistente facilita la tarea de crear gráficos y personalizarlos.

3. Herramientas para gráficos

Una vez que seleccionamos un gráfico, en la barra de menús nos aparece un menú nuevo, denominado Gráfico.

Si seleccionamos alguno de los 4 primeros comandos, comprobaremos que nos son muy familiares, ya que se corresponden con algunos de los pasos vistos en el asistente de Gráfico. En concreto:

Comando Tipo de gráfico: Paso 1 del asistente Comando Datos de origen: Paso 2 del asistente Comando Opciones de gráfico: Paso 3 del asistente Comando Ubicación: Paso 4 del asistente

Con esto, podremos en cualquier momento reconfigurar un gráfico ya creado.

Así mismo, Excel proporciona gran cantidad de posibilidades para definir los gráficos. Cada gráfico se compone de una serie de elementos que pueden ser formateados independientemente. Al ir desplazando el ratón sobre el gráfico, nos

irá apareciendo un pequeño recuadro con el nombre del elemento sobre el que estamos.

Entre los diversos elementos de los que se compone un gráfico, podemos citar: ejes, series de datos, área de trazado, leyenda, líneas de división, área de gráfico,...

Para modificar las opciones de cada uno de estos elementos, haremos uso de la barra de Grafico. Para esto, en primer lugar debemos marcar el gráfico en cuestión, con lo que nos aparecerá la barra de herramientas de Gráfico .

En el caso de que esta barra no apareciera al

seleccionar el gráfico, accederemos al menú Ver, elegiremos el comando Barra de Herramientas y en el desplegable, seleccionamos Gráfico.

En esta barra, disponemos de un desplegable, denominado Objetos del gráfico, en el que se encuentran los diferentes elementos que componen el mismo

Una vez que hayamos seleccionado un elemento u objeto del gráfico, podemos acceder a sus

propiedades pulsando el botón de la barra de Gráficos.

Esto último, también lo podemos realizar, una vez seleccionado alguno de los elementos, accediendo al menú Formato y eligiendo el primero de los comando que aparecen, y cuyo nombre variará en función del elemento seleccionado.

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Podemos comprobar como al seleccionar cada una de los elementos en el desplegable, este quedará marcado, bien con una recuadro en el caso de que se trate de un área, o bien quedará delimitada por unos cuadraditos negros. Seguidamente mostramos dos ejemplos, el primero mostrando la selección del área de gráfico. El siguiente muestra el eje de categorías, resaltando con una marca roja los cuadraditos negro comentados.

Veamos un ejemplo. Para cambiar el tamaño y color de los rótulos que aparecen en el eje X (es decir, los que indican los meses del año), seleccionaremos el eje, como se muestra en la última imagen. Seguidamente accedemos la menú Formato y elegimos el comando Eje seleccionado... con lo que se nos abre el cuadro de dialogo de Formato de ejes, que es el que se muestra a continuación (cada elemento del gráfico tendrá su propio cuadro de formato con diferentes opciones).

Tras esto, accedemos a la ficha Fuente, y seleccionamos las opciones deseadas.

Si queremos modificar el color de la barra de datos de alguna de las series, marcamos dicha barra de datos

seguidamente accedemos al menú Formato y elegimos el comando Serie de datos seleccionada, con lo que nos muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos. Accedemos a la ficha Tramas y elegimos el color deseado.

Podemos comprobar que disponemos de una gran cantidad de opciones de configuración que nos permite diseñar nuestros gráficos con gran precisión.

Podremos cambiar cualquier atributo de un gráfico usando la Barra de menú.

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TEMA 6. IMPRESIÓN

1. Impresión de documentos

Los conceptos relacionados con la impresión de documentos que son los siguientes:

a. Introducción a la impresión Excel nos va a permitir realizar la impresión de documentos a partir de nuestras hojas, obteniendo unos resultados profesionales. En el caso de que estemos acostumbrados a trabajar en entorno Windows comprobaremos que muchas de las opciones que se comentarán son comunes a otras aplicaciones.

Vamos a dar por sentado que disponemos de impresora y que se encuentra correctamente instalada.

Para proceder a imprimir un documento, accederemos al menú Archivo y seleccionaremos el comando Imprimir...

Aparecerá este cuadro de diálogo

Si dispusiéramos de más de una impresora instalada en nuestro ordenador, en la opción Nombre de la sección Impresora, encontramos un desplegable en el que podemos seleccionar cual de las impresoras instaladas vamos a utilizar para nuestro trabajo. El botón Propiedades... que aparece junto al nombre de la impresora nos permitirá comprobar o modificar la configuración de la misma.

Podemos definir, en las secciones Intervalo de páginas y Copias, que páginas de la hoja de cálculo y cuantas copias queremos imprimir.

En la sección Imprimir de este cuadro de diálogo, se definirá que parte del libro de trabajo deseamos imprimir. Para ello disponemos de las siguientes opciones:

Selección: imprime el rango de celdas seleccionadas de las diferentes hojas. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes (ver apartado selección de selección de celdas), cada zona se imprimirá en una hoja.

Hojas seleccionadas: imprime el área de impresión definida en cada una de las hojas seleccionadas. A continuación trataremos el concepto de área de impresión.

Todo el libro: imprime todo el libro, es decir, todas las hojas del libro de trabajo basándose en el área de impresión definido para cada una de ellas.

Si, por el contrario, en la hoja de cálculo, tenemos un gráfico y queremos imprimirlo como único objeto de la hoja, debemos seleccionarlo. Entonces, estas opciones que hemos explicado antes cambiarán. De forma activa aparecerá la opción Gráfico seleccionado y de forma no seleccionable aparecerán las opciones Selección y Todo el libro. De esta manera, podemos imprimir únicamente un gráfico.

Disponemos así mismo, del botón Vista preliminar, que nos permite ver la apariencia que tendrá el documento cuando sea impreso.

Page 87: Manual Excel 2003

b. El área de impresión El área de impresión de una hoja de cálculo será el conjunto de celdas, del total que componen la hoja, que serán impresas. Para definir un área de impresión procederemos como se describe a continuación:

En primer lugar seleccionaremos en la hoja las celdas que deseemos que sean impresas A continuación, en el menú Archivo, seleccionamos el comando Área de impresión >> Establecer área de

impresión.

Tras esto aparece una marca, en forma de línea discontinua que circunda el área de impresión, que nos indica cual es dicho área.

Para borrar el área de impresión, tan sólo debemos acceder al menú Formato y seleccionar Área de impresión >> Borrar área de impresión .

Debemos tener presente una serie de aspectos relacionados con el área de impresión:

Si definimos un área de impresión compuesto por rangos y/o celdas no adyacentes, cada zona se imprimirá en una hoja distinta.

Si imprimimos varias hojas simultáneamente, cada una se imprimirá en hojas distintas por separado. Una vez seleccionada un área de impresión, cada vez que imprimamos la hoja o que imprimamos el libro entero, se

imprimirá esta zona de la hoja. Esto será siempre así, salvo que en el cuadro de diálogo Imprimir, visto anteriormente, tengamos seleccionado en la sección Imprimir, la opción Selección.

Debemos tener presente que si añadimos datos fuera del rango marcado como Área de impresión, estos no aparecerán en la impresión. Por lo tanto, en el caso de que necesitemos que estos aparezcan en la impresión, deberíamos redefinir el Área.

Podremos elegir qué celdas queremos enviar a la impresora a través del área de impresión.

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c. Configuración de la página En el menú Archivo, encontramos la opción Configurar página... que nos va a permitir el definir más en detalle la apariencia de nuestro documentos.

El cuadro de diálogo que se nos muestra cuando seleccionamos esta opción tiene la siguiente apariencia:

El cuadro dispone de cuatro fichas:

Página Márgenes Encabezado y pie de página Hoja

Aparecen tres botones que serán comunes a las cuatro Fichas:

El botón Imprimir... nos llevará al cuadro de diálogo que hemos visto anteriormente.

El botón Opciones... nos llevará al cuadro de diálogo de propiedades de la impresora (lo que en el cuadro Imprimir, visto anteriormente, hacía el botón Propiedades que había junto la nombre de la impresora).

El Botón Vista preliminar que comentaremos más adelante.

En el caso de tener seleccionado un gráfico, la última ficha, Hoja, cambia por Gráfico. Además, algunas de las opciones de las otras fichas sufrirán algún cambio.

Página

En la imagen anterior se muestran las opciones de la ficha Página

Orientación: Podemos elegir entre vertical y horizontal

Escala:

- Ajustar al: permite definir el tamaño del documento impreso como un porcentaje del tamaño real.- Ajustar a: permite definir cuantas páginas de alto y cuantas de ancho queremos que ocupe nuestro documento. Excel ajustara automáticamente la escala para que nuestra hoja ocupe las páginas indicadas.

Tamaño del Papel: Podemos indicar distintos tipos de papel, siempre que nuestra impresora los admita.

Calidad de impresión: Podemos seleccionar la calidad con que nuestro documento será impreso y dependerá, al igual que antes, de la impresora que tengamos instalada.

Primer número de página: Por defecto aparecerá Automático e indica por que número comenzará Excel a paginar el documento, que en la opción por defecto será 1.

Márgenes

En esta ficha podremos fijar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho, así como los márgenes para el encabezado y pie de página. Por defecto estos valores aparecerán como 0, con lo que los datos quedarán excesivamente ajustados al borde la página cuando sean impresos, por lo que se recomienda modificarlos.

En la parte inferior de la ventana encontramos la sección Centrar en la página, en la que encontramos las opciones Horizontalmente y Verticalmente.

Los botones Imprimir..., Vista preliminar y Opciones... cumplen el mismo cometido que el comentada anteriormente.

Encabezado y pie de página

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La ficha Encabezado y pie de página nos va a permitir personalizar aun más nuestros documentos impresos ofreciéndonos la posibilidad de incluir como encabezado o pie de página de cada hoja impresa información referente al número de página, nombre del libro o de la hoja,...

Los encabezados y pie de página que definamos en este cuadro van a pertenecer a la hoja activa en el momento de realizar los cambios. Si queremos que estos cambios afecten a más de una hoja o al libro completo, deberemos seleccionar el conjunto de hojas y luego acceder a la configuración de página.

nota: recordemos que para seleccionar varias hojas, mantenemos pulsada la tecla <Control> mientras en la barra de hojas vamos marcando cada una de las hojas.

En la imagen anterior apreciamos que aparecen dos botones: Personalizar encabezado... y Personalizar pie de página... Si hacemos clic en alguno de ellos, nos aparecerá un cuadro como el siguiente:

En ella apreciamos tres grandes cuadros que se corresponde con la división que hace Excel de los encabezados y pies de página: parte derecha, central e izquierda. Podemos introducir en cada uno de ellos lo que consideremos oportuno, tan sólo debemos colocar el cursor en el cuadro correspondiente y teclear.

En la parte superior aparecen una serie de iconos, que pasamos a comentar:

Comprobaremos que al introducir alguna información de las antes comentadas, aparece un código entre corchetes con el símbolo & delante.

 

Cuando pulsemos en Aceptar y regresemos al cuadro Configurar página, veremos el resultado definitivo.

Formato del texto introducido. Marcamos el texto pulsamos este botón y en el cuadro de diálogo, que nos será familiar pues ya ha sido comentado, definimos su formato

Inserta, en el lugar en el que tengamos colocado el cursor, el número de página

Inserta, en el lugar en el que tengamos colocado el cursor, el número total de páginas

Inserta la fecha en la que el documento fue impreso

Inserta la hora en la que el documento fue impreso

Inserta el nombre del libro

Inserta el nombre de la hoja

 &[Página]     Número de página

 &[Páginas]  Número total de páginas

 &[Fecha]  Fecha de impresión

 &[Hora]  Hora de impresión

 &[Archivo]  Nombre del libro

 &[Etiqueta]  Nombre de la hoja

Page 90: Manual Excel 2003

Hoja

La ficha Hoja tiene las siguientes opciones:

Área de impresión: Si en su momento definimos el Área de impresión del modo en que se comentó anteriormente, aquí aparecerá el rango de celdas que lo componen. En el caso de no haberlo hecho, y deseemos definir un área de impresión, en el cuadro de edición del Área de impresión introduciremos el rango de celdas correspondiente.

Esta operación la podemos llevar a cabo pulsando en el

botón Selector de rangos , tras lo que el cuadro de diálogo queda reducido al cuadro de edición sobre el que trabajamos, permitiéndonos una mayor visibilidad de la hoja de cálculo para seleccionaremos las celdas que deseemos imprimir. Si directamente nos dirigimos a la hoja de cálculo y seleccionamos un rango, comprobaremos que el cuadro también se reduce.

En el caso de seleccionar filas y/o columnas completas, así como si no seleccionamos ningún Área de impresión, Excel imprimirá hasta la última fila y/o columna que

tenga datos o sobre la que hayamos aplicado algún formato.

Imprimir título: Si la hoja que vamos a imprimir es de grandes dimensiones, Excel la dividirá en partes más pequeñas y las distribuirá en varias hojas. Esta división puede tener el inconveniente de que los títulos con los que se identifica a filas y columnas aparecerán en la primera página, pero dejarán de parecer en el resto de hojas en las que Excel ha dividido la original.

En esta sección podemos definir filas o columnas como títulos, de modo que siempre aparezcan en todas las páginas. Para ello, activaremos el cuadro de texto correspondiente (situamos en cursor dentro del mismo), y seleccionamos la fila o columna, bien directamente o bien utilizando el botón selector de rangos si el cuadro de dialogo no nos permite ver con claridad la hoja.

Tras definir como títulos las filas y/o columnas podemos comprobar que ha definido un nombre en la hoja de cálculo, Títulos_a_imprimir, que hace referencia a este rango y que se define como local a la hoja de cálculo.

La configuración nos permite personalizar la impresión en Configuración de página.

d. Vista preliminar La vista preliminar será una representación en pantalla de como quedaría nuestro documento si lo enviásemos a imprimir.

Es muy importante que siempre, antes de dar por finalizado un documento e imprimirlo o distribuirlo, comprobemos a través de la Vista preliminar todos aquellos detalles que se nos pueden haber escapado durante la elaboración del contenido.

Si un documento tiene faltas de ortografía, mala distribución del contenido o errores en los encabezados y pies de página denota falta de profesionalidad y competencia en el elaborado del trabajo por mucho que el contenido sea perfectamente válido.

Por eso, antes de imprimir o distribuir un documento Excel revisaremos todos aquellos aspectos que darán a nuestro trabajo seriedad y respeto.

En el cuadro de diálogo Imprimir, así como en las fichas del cuadro de diálogo Configurar página, disponemos de botones de Vista preliminar.

En el menú Archivo, encontramos también la opción Vista preliminar y, así mismo, disponemos del botón de Vista preliminar

Una vez hayamos accedido a la vista preliminar de cualquiera de las formas antes comentadas, obtendremos una ventana del siguiente estilo

Page 91: Manual Excel 2003

Podemos comprobar que al acercar el cursor del ratón hasta la hoja, este se convierte en una lupa. Si hacemos un clic en este momento, obtendremos una ampliación de la zona de la hoja sobre la que se encontraba el puntero del ratón. Si volvemos a hacer clic, volverá al tamaño original.

En la parte superior aparecen una serie de botones, cuya utilidad comentamos a continuación:

Siguiente: permite ver la siguiente página en la pantalla. Si el documento posee una sola página o estamos visualizando la ultima página de un documento varias, este botón aparecerá desactivado

Anterior: permite ver la página anterior. Si el documento posee una sola página o estamos visualizando la primera página de un documento varias, este botón aparecerá desactivado

Zoom...: Amplía la vista preliminar

Imprimir...: nos permite ver el cuadro de diálogo Imprimir, comentado en detalle en un apartado anterior

Configurar...: nos permite ver el cuadro de diálogo Configurar página, tratado en detalle anteriormente

Márgenes: Al pulsar este botón, aparecerán en la hoja unas líneas que nos delimitarán los distintos márgenes definidos en la ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página.

Colocando el puntero del ratón sobre algunas de las líneas este cambia de apariencia, convirtiéndose en una flecha doble con una línea transversal que lo atraviesa. Si arrastramos (hacer clic y sin soltar, desplazar el ratón), podremos modificar esos márgenes sobre la misma presentación preliminar. Si prestamos atención a la barra de estado de la ventana, nos aparece el nombre del margen que estamos modificando así como del valor que toma, como podemos apreciar en la siguiente imagen

Podemos modificas todos los márgenes descritos en el cuadro de diálogo Configurar página: superior, inferior, derecha izquierda y los del encabezado y pie de página.

Así mismo, en la parte superior aparecen otras líneas que corresponde con las columnas de la hoja que se van a imprimir, y que del mismo modo que el visto antes, podemos modificar.

Vista normal: nos permite ver la hoja tal y como aparece al trabajar sobre ella. Este botón aparecerá en el caso acceder a esta pantalla desde la vista previa de saltos de página, que trataremos a continuación.

Salto de página: Este botón nos mostrará una ventana con una apariencia como la siguiente

En la que aparece como divide Excel la hoja de cálculo entre las diferentes páginas que se imprimirán. La zona de trazo azul continua delimita el área de impresión y las líneas azul discontinuo delimitan cada una de las páginas. Podemos comprobar también como aparece una marca en el fondo de la página indicando la página en la que nos encontramos.

Todo esto lo trataremos con más detalle a continuación en el apartado dedicado a los saltos de página.

 

La Vista Preliminar nos permite obtener una visión del documento impreso.

Page 92: Manual Excel 2003

e. Los saltos de página Una vez que hemos definido un área de impresión, Excel, teniendo en cuenta los márgenes que hayamos definido y el espacio que ocupan los datos que queremos imprimir, divide estos en varias páginas si en una de sola no es posible imprimirlos todos. El criterio utilizado para el reparto es completar toda la página que será impresa, y lo que no quepa, pasarlo a otra. Si en la siguiente no cabe todo lo que queda, se repetirá la operación y así sucesivamente hasta que se coloca toda la información.

Puede que al hacer lo antes comentado, Excel divida la hoja por alguna fila o columna que no sea la más apropiada para los datos que queremos imprimir. Esto lo podemos solucionar insertando saltos en alguna posición concreta.

Excel posee una opción que nos permite ver con más claridad en que lugares se insertarán los saltos de página. Para acceder a esta opción, en el menú Ver seleccionamos el comando Vista previa de salto de página. La imagen mostrada, como la que aparece más abajo, nos muestra la hoja en una escala menor y con algunos trazos en azul. Las líneas continuas que aparecen delimitan el área de impresión. Las discontinuas muestran los saltos de página sugeridos por Excel.

En el caso de que quisiéramos insertar un salto de página en una localización diferente la sugerida por Excel, seleccionaríamos la fila o la columna delante de la cual queremos que se produzca el salto. Después de esto, seleccionaremos el comando Salto de página del menú Insertar. En nuestro caso nos podría interesar, por ejemplo, que la nueva página comenzara a partir de la fila 57 (la que contiene el elemento 50 de la primera columna). Para conseguir esto, marcaríamos esa fila, que en nuestro caso es la fila 57, y en el menú Insertar seleccionaríamos el comando Salto de página:

 

 

En las imágenes anteriores podemos comprobar como al introducir manualmente un salto de página, la línea discontinua que indicaba este salto se convierte en una línea continua, informándonos de que no se trata de un salto sugerido por Excel.

Así mismo si colocamos el puntero del ratón encima de de algunas de las líneas que delimitan el área de impresión o marcan un salto de página, veremos como este cambia de forma, convirtiéndose en una flecha doble. En este momento podemos hacer un clic de ratón, y sin soltar, arrastrar estas líneas, lo que nos permite modificar fácil y visualmente el área de impresión y los saltos de página.

En el caso de que deseemos eliminar un salto de página introducido previamente, seleccionaremos la fila o columna delante de la que se encuentra el salto de página y accedemos al menú Insertar. Podremos comprobar como el comando a cambiado, apareciendo ahora la opción Quitar salto de página.

Page 93: Manual Excel 2003

Hasta ahora hemos visto como insertar un alto de página seleccionando una fila o una columna. Podemos hace algo parecido si seleccionamos una sola celda. En este caso, se generarán dos saltos, un salto se producirá en la fila superior y otro en la columna anterior a las que se encuentre la celda seleccionada. Para eliminar este tipo de salto, simplemente seleccionamos la celda y seleccionamos la opción Quitar salto de página del menú Insertar.

Con los Saltos de página podremos decidir dónde separar las páginas.

2. Configuración de página

Los conceptos necesarios para la configuración de la página, que son los siguientes:

a. Página

La siguiente imagen muestra la ficha Página del cuadro Configurar página En la imagen anterior se muestran las opciones de la ficha Página

Orientación: Podemos elegir entre vertical y horizontal

Escala:

- Ajustar al: permite definir el tamaño del documento impreso como un porcentaje del tamaño real- Ajustar a: permite definir cuantas páginas de alto y cuantas de ancho queremos que ocupe nuestro documento. Excel ajustara automáticamente la escala para que nuestra hoja ocupe las páginas indicadas.Tamaño del Papel: Podemos indicar distintos tipos de papel, siempre que nuestra impresora los admita

Calidad de impresión: Podemos seleccionar la calidad con que nuestro documento será impreso y dependerá, al igual que antes, de la impresora que

tengamos instalada

Elegiremos varios atributos como el tamaño de la impresión en la opción Página.

Primer número de página: Por defecto aparecerá Automático e indica por que número comenzará Excel a paginar el documento, que en la opción por defecto será 1.

b. Márgenes En esta ficha podremos fijar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho, así como los márgenes para el encabezado y pie de página.

Por defecto estos valores aparecerán como 0, con lo que los datos quedarán excesivamente ajustados al borde la página cuando sean impresos, por lo que se recomienda modificarlos.

En la parte inferior de la ventana encontramos la sección Centrar en la página, en la que encontramos las opciones Horizontalmente y Verticalmente, que permite realizar el centrado de los datos en cada una de las orientaciones indicadas.

Los botones Imprimir..., Vista preliminar y Opciones... cumplen exactamente el mismo cometido que el indicado en la ficha Página comentada anteriormente.

Page 94: Manual Excel 2003

c. Encabezado y pie de página La ficha Encabezado y pie de página nos va a permitir personalizar aun más nuestros documentos impresos ofreciéndonos la posibilidad de incluir como encabezado o pie de página de cada hoja impresa información referente al número de página, nombre del libro o de la hoja,...

Los encabezados y pie de página que definamos en este cuadro van a pertenecer a la hoja activa en el momento de realizar los cambios. Si queremos que estos cambios afecten a más de una hoja o al libro completo, deberemos seleccionar el conjunto de hojas y luego acceder a la configuración de página.

nota: recordemos que para seleccionar varias hojas, mantenemos pulsada la tecla <Control> mientras en la barra de hojas vamos marcando cada una de las hojas.

En la imagen anterior apreciamos que aparecen dos botones: Personalizar encabezado... y Personalizar pie de página... Si hacemos clic en alguno de ellos, nos aparecerá un cuadro como el siguiente:

En ella apreciamos tres grandes cuadros que se corresponde con la división que hace Excel de los  encabezados y pies de página: parte derecha, central e izquierda. Podemos introducir en cada uno de ellos lo que consideremos oportuno, tan sólo debemos colocar el cursor en el cuadro correspondiente y teclear.

En la parte superior aparecen una serie de iconos, que pasamos a comentar:

 

Comprobaremos que al introducir alguna información de las antes comentadas, aparece un código entre corchetes con el símbolo & delante.

 &[Página]     Número de página

 &[Páginas]  Número total de páginas

 &[Fecha]  Fecha de impresión

 &[Hora]  Hora de impresión

 &[Archivo]  Nombre del libro

 &[Etiqueta]  Nombre de la hoja

Cuando pulsemos en Aceptar y regresemos al cuadro Configurar página, veremos el resultado definitivo.

Podremos personalizar la impresión de nuestros documentos incluyéndoles Encabezado y pié de página.

d. Hoja La ficha Hoja tiene las siguientes opciones:

Área de impresión 

Si en su momento definimos el Área de impresión del modo en que se comentó anteriormente, aquí aparecerá el rango de celdas que lo componen.

Formato del texto introducido. Marcamos el texto pulsamos este botón y en el cuadro de diálogo, que nos será familiar pues ya ha sido comentado, definimos su formato

Inserta, en el lugar en el que tengamos colocado el cursor, el número de página

Inserta, en el lugar en el que tengamos colocado el cursor, el número total de páginas

Inserta la fecha en la que el documento fue impreso

Inserta la hora en la que el documento fue impreso

Inserta el nombre del libro

Inserta el nombre de la hoja

Page 95: Manual Excel 2003

En el caso de no haberlo hecho, y deseemos definir un área de impresión, en el cuadro de edición del Área de impresión introduciremos el rango de celdas correspondiente.

Esta operación la podemos llevar a cabo pulsando en el botón Selector de rangos  , tras lo que el cuadro de diálogo queda reducido al cuadro de edición sobre el que trabajamos, permitiéndonos una mayor visibilidad de la hoja de cálculo para seleccionaremos las celdas que deseemos imprimir. Si directamente nos dirigimos a la hoja de cálculo y seleccionamos un rango, comprobaremos que el cuadro también se reduce.

En el caso de seleccionar filas y/o columnas completas, así como si no seleccionamos ningún Área de impresión, Excel imprimirá hasta la última fila y/o columna que tenga datos o sobre la que hayamos aplicado algún formato.

Imprimir título

Si la hoja que vamos a imprimir es de grandes dimensiones, Excel la dividirá en partes más pequeñas y las distribuirá en varias hojas. Esta división puede tener el inconveniente de que los títulos con los que se identifica a filas y columnas aparecerán en la primera página, pero dejarán de parecer en el resto de hojas en las que Excel ha dividido la original.

En esta sección podemos definir filas o columnas como títulos, de modo que siempre aparezcan en todas las páginas. Para ello, activaremos el cuadro de texto correspondiente (situamos en cursor dentro del mismo), y seleccionamos la fila o columna, bien directamente o bien utilizando el botón selector de rangos si el cuadro de dialogo no nos permite ver con claridad la hoja.

Tras definir como títulos las filas y/o columnas podemos comprobar que ha definido un nombre en la hoja de cálculo, Títulos_a_imprimir, que hace referencia a este rango y que se define como local a la hoja de cálculo.

Imprimir

En esta sección podremos definir otros elementos relacionados con la impresión: Líneas de división: Por defecto está siempre activa, lo que hará que todas las líneas entre celdas se impriman. Si en nuestra hoja hemos dado formato a bordes o hemos incluidos sombreados, puede que nos interese desactivar esta opción para conseguir el efecto deseado.

Blanco y negro: Permite convertir los formatos de colores que aparecen en la hoja de cálculo a blanco y negro. Será recomendado en el caso de que disponiendo de colores en la hoja, la impresora utilizada sea de blanco y negro.

Calidad de borrador: Permite imprimir la hoja de una forma más rápida pero con menor calidad.

Títulos de filas y columnas: Esta opción hace que se impriman los números y letras identificadores de filas y columnas.

Comentarios: Permite imprimir los comentarios incluidos en la hoja. En el desplegable se puede elegir entre: Al final de la hoja o Como en la hoja.

Orden de las páginas

Cuando los datos de la hoja de cálculo no se ajusten a una página, esta opción permite controlar el orden en el que se numerarán e imprimirán.

Las series son interesantes en caso de un uso permanente de esa información.

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TEMA 7. CONFIGURACION Y PERSONALIZACIÓN

1. Configuración

Configurar las preferencias de la aplicación en Excel nos va a permitir entre otras cosas cambiar el nombre del usuario en los documentos y modificar los directorios o carpetas por defecto al abrir y guardar los libros de hojas de cálculo.

Para poder realizar estas tareas accedemos al Menú Herramientas >> Opciones .

Al hacer click sobre esta opción se nos abre la ventana Opciones, en la cual podemos seleccionar las distintas fichas o pestañas para modificar las preferencias.

Modificar el nombre de usuario

Para modificar el nombre de usuario que aparecerá por defecto al crear un documento nuevo, seleccionamos la ficha General

Podemos modificar en esta ficha el nombre de usuario en la caja de texto y finalmente pulsaremos el botón Aceptar para grabar los cambios.

 

Modificar los directorios/carpetas por defecto

Para modificar los directorios/carpetas por defecto al abrir y guardar documentos seleccionaremos la ficha General

Podemos modificar tanto la ubicación predeterminada del archivo como la carpeta en la cual se abrirán al inicio todos los archivos.

Page 97: Manual Excel 2003

Modificar el número de hojas del libro

Para modificar el número de hojas del libro seleccionaremos la ficha General

Vemos por tanto, que un libro puede contener varias hojas, y cada una de estas hojas la podemos utilizar para lo que mejor nos convenga. Por ejemplo, podríamos decir que el libro es como una carpeta en la que nosotros guardamos documentos de varios tipos: facturas, recibos, contratos,... que en nuestro caso serán cada una de las hojas.

Podemos modificar en esta ficha varias opciones más como pueden ser el tipo de fuente estándar, el tamaño predeterminado de la misma y otras opciones de configuración.

2. Personalizar

Personalizar las preferencias de la aplicación en Excel nos va a permitir configurar las barras de herramientas y comandos que proporciona la herramienta que estamos estudiando.

Para poder realizar estas tareas accedemos al Menú Herramientas >> Personalizar .

a. Personalizar las Barras de herramientas

Para añadir las barras de herramientas, seleccionamos la ficha Barras de herramientas

Entre otras opciones, podemos crear nuestras propias barras de herramientas, cambiarle el nombre a una barra de herramienta ya creada y hasta eliminar una barra de herramienta determinada. Desde el botón Adjuntar podremos relacionar una barra de herramientas personalizada con un libro.

Page 98: Manual Excel 2003

b. Personalizar los botones de Comando

Para añadir botones de Comando a las barras de herramientas, seleccionamos la ficha Comandos

Podemos decidir qué botones se agregarán o eliminarán de las barras de herramientas, e incluso personalizar las barras de menús seleccionando aquellos comandos que formarán parte de nuestro menú personalizado.

Por último, en la ficha Opciones podremos configurar aspectos relativos a la apariencia de las barras de herramienta y de los comandos: iconos más grandes, mostrar menús completos pasados unos segundos e incluso establecer animaciones de menús.

3. Los botones de comando y las macros

Una de las opciones que nos permiten realizar una personalización más afinada de nuestro entorno de trabajo es el crear nuestros propios botones de comando, asignándole nuevas acciones definidas por nosotros mismos. Estas acciones son lo que denominamos macros.

Para poder realizar estas tareas accedemos al Menú Herramientas >> Personalizar. Luego en la opción Comandos seleccionamos la categoría Macros.

Esta opción nos permite crear nuevos botones de comandos y elementos de menú. Nos centraremos principalmente en los botones de comando y como asignarle nuevas macros.

Basta con arrastrar el elemento Personalizar botón a cualquiera de las barras de herramientas que dispone Excel para crear un nuevo botón de comando.

Si obtenemos el menú contextual del botón que acabamos de añadir podremos obtener muchas opciones de personalización de su aspecto visual así como de la acción que realiza una vez se pulse.

Page 99: Manual Excel 2003

Veamos algunas de las opciones de configuración que se pueden realizar sobre este botón de comando:

Modificar nombre Nos permite indicar el nombre del botón que acabamos de crear. Se realiza desde la opción "Nombre".

Cambiar la imagen a mostrar

Encontraremos un grupo de opciones que nos permite cambiar, copiar o incluso modificar el icono que se muestra.

Cambiar el texto a mostrar

Podemos indicar que el botón solo incluirá información de texto, o una mezcla de texto con imágenes.

Asignación de acciones

Asignaremos dos tipos de acción, la de apertura de un hipervínculo o la asignación de macro.

En nuestro caso nos centraremos en la asignación de macro, mediante la opción del menú contextual Asignar macro..". Esta opción de menú nos mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Desde esta ventana podremos seleccionar una de las macros que se hayan definido previamente en nuestro documento, en otros libros abiertos o incluso en la plantilla de todo documento Excel.

Una macro puede realizar cualquier acción que nosotros mismos podamos realizar sobre Excel.

Respecto a la creación de nuevas macros veremos un apartado dedicado exclusivamente a ello.

Para asignar la macro a nuestro botón solo tendremos que seleccionarlo de la lista que se nos muestra en el cuadro de diálogo Asignar macro y finalmente pulsar el botón aceptar.

De esta forma tendremos nuestro botón predefinido. Veamos un ejemplo el cual crea un botón de comando con una macro definida en nuestro documento que se encarga de seleccionar todas las celdas de un solo paso.

Page 100: Manual Excel 2003

TEMA 8. TRABAJO CON ARCHIVOS

1. Creación de documentos nuevos. Plantillas y asistentes

Cuando se inicia Excel 2003, aparece una pantalla con una serie de opciones a elegir en función de las necesidades del libro que vayamos a crear.

Para poder realizar estas tareas accedemos al Ver >> Barras de Herramientas >> Panel de Tareas .

Podremos elegir entre varias opciones:

Libro en blanco: Se creará un libro vacío, listo para empezar a ser modificado por nosotros.

A partir de un libro ya existente: Si ya tenemos un libro que hemos diseñado con anterioridad y lo tenemos guardado en nuestro PC, entonces podremos utilizarlo para crear nuestro nuevo documento.

Plantillas de Excel: Son libros predefinidos e instalados en Excel que pueden se utilizados para dar formato a nuestros nuevos libros.

Por ejemplo, imaginemos que tenemos un libro ya diseñado por nosotros guardado en nuestro ordenador. Para abrirlo, lo buscaríamos en nuestras carpetas y seleccionaríamos el documento en cuestión, como se muestra en las siguientes imágenes:

Una vez creado el libro, tanto si lo hemos creado vacío, a partir de un libro ya diseñado por nosotros o una plantilla de Excel, pasaremos a utilizarlo como herramienta de trabajo.

 

Existen distintas opciones para crear un libro nuevo.

Page 101: Manual Excel 2003

2. Creación, modificación y eliminación de plantillas

En este apartado aprenderemos a crear nuestra propia plantilla a partir de una de las plantillas predefinidas en Excel 2003. Modificaremos sus características y la guardaremos como una plantilla nueva. Por último, veremos cómo borrar una plantilla.

Creación de una Plantilla

Existen muchas plantillas predefinidas para Excel, algunas se encuentran instaladas en la herramienta y muchas otras son asequibles a través de la red de Internet.

Para poder realizar estas tareas accedemos al menú Ver >> Barras de Herramientas >> Panel de Tareas . Al seleccionar la opción En mi PC.., se nos mostrará una lista con todas las posibles plantillas que podemos utilizar.

Vamos a elegir una de ellas, por ejemplo Amortización de préstamo:

El siguiente paso consistiría en modificar la plantilla para que se ajuste a nuestras necesidades. Las plantillas predefinidas de Excel están protegidas, para desprotegerlas hemos de utilizar la opción Herramientas >>Proteger >> Desproteger Hojas.

Por ejemplo, imaginemos que tenemos una plantilla ya diseñada por nosotros guardado en nuestro ordenador. Para abrirlo, la buscamos en nuestras carpetas y seleccionamos el documento en cuestión, tal y como se muestra en las siguientes imágenes:

Page 102: Manual Excel 2003

Tanto si hemos abierto una plantilla predefinida en Excel o una de nuestra propia cosecha, a veces nos surge la necesidad de realizar diversos cambios para adaptarla a nuestras nuevas necesidades. En el siguiente punto veremos con más detenimiento cómo realizar estas modificaciones.

Por último, guardaremos la nueva plantilla, de esta forma podremos volver a utilizarla cuando lo creamos oportuno. Para poder salvar la plantilla accederemos a Archivo >>Guardar como... y seleccionamos la opción Plantilla de Excel (*.xlt).

La carpeta de guardado que se propone de forma predeterminada es la carpeta Templates. Esta carpeta está localizada en la carpeta de nuestro

ordenador. Si modificamos la carpeta de almacenamiento indicada no se podrá usar como plantilla, sólo podremos abrirla.

Modificación de una Plantilla

Las plantillas predefinidas en Excel pueden modificarse, pero primero tendremos que desprotegerla.

Para ello, accedemos al menú Herramientas >> Proteger y marcamos la opción Desproteger hoja... .

Vamos a personalizar nuestra plantilla: añadiremos el logotipo y el nombre de nuestra empresa. Una vez que hayamos configurado la plantilla a nuestro gusto podemos guardarla para poder reutilizarla en un futuro.

Eliminación de una Plantilla

Para eliminar una plantilla, accedemos al menú Ver >> Barras de Herramientas >> Panel de Tareas. Seleccionamos la plantilla que queremos borrar y pulsamos el botón derecho del ratón.

Elegimos la opción Eliminar del submenú que nos aparece en pantalla y aceptamos la opción.

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3. Modos de visualización de un libro. Ventanas y paneles

Vamos a estudiar a continuación los distintos modos de visualización que nos ofrece Excel a la hora de trabajar con los libros. En concreto, estos modos de visualización nos permitirán estructurar la información de diversas formas:

Clonando el contenido en nuevas ventanas del mismo libro

Estructurando una hoja de cálculo en diferentes paneles.

a. Uso de ventanas

La apertura de nuevas ventanas sobre un mismo libro Excel nos permitirá visualizar simultáneamente distintas zonas del mismo libro, permitiendo en cada una de ellas una navegación independiente.

Para crear una ventana del libro que tenemos actualmente seleccionado hemos de utilizar la opción Nueva ventana dentro del menú Ventana.

Al realizar este paso repetidas veces vamos acumulando el número de ventanas que muestra la información del mismo libro.

Podemos seleccionar cada una de las distintas ventanas en el menú Ventana, al final. Se pueden reconocer las ventanas del mismo documento dado que siempre se antepone el nombre del libro, seguido de ":" y el número de ventana.

Mediante la opción Ventana>Organizar podremos acceder al menú contextual de organización de ventanas que modifica la disposición de estas en pantalla. De esta forma podemos cambiar entre las organizaciones más conocidas en todas las aplicaciones Windows: mosaico, horizontal, vertical y cascada.

La opción que comúnmente se utiliza al disponer de mas de una ventana del mismo libro es "comparar en paralelo con", la cual nos muestra dos ventanas del mismo libro en una disposición horizontal tal como aparece en la siguiente imagen.

También tendremos una barra de herramientas asociada a este tipo de vista que nos permite:

Desplazamiento sincrónico: De esta forma al movernos en el scroll de una de las ventanas, la otra ventana cambia al unísono.

Reestablecer las posiciones de las ventanas: Si hemos cambiado la disposición de las ventanas, mediante esta opción se vuelve a quedar con sus valores por defecto.

Cerrar la vista en paralelo: Cierra este tipo de vista.

Finalmente nos quedan las opciones de ocultar y mostrar, a nivel de ventana. Es decir, podemos decidir cuales de las ventanas actuales son visibles o no desde el menú ventana.

Page 104: Manual Excel 2003

b. Uso de paneles

De la misma forma que hemos podido crear distintas vistas de un mismo libro por medio de las ventanas Excel, podemos crear divisiones que afectan solo a la hoja de cálculo que estamos visualizando. En este caso la opción a utilizar es la de paneles.

Los paneles se activan desde la opción Ventana>dividir, la cual crea un corte horizontal y otro vertical coincidiendo su corte con la celda que habíamos seleccionado en ese preciso instante.

Esto divide nuestra hoja de cálculo en 4 zonas diferenciadas, a las cuales las denominamos paneles, de forma que cada una muestre la misma información pero con una navegación independiente. Esto nos permitirá visualizar distintas zonas de una hoja de cálculo extensa simultáneamente.

Este tipo de división depende de qué selección se realice sobre el documento. Podemos hacer una única división horizontal u vertical si solo tenemos seleccionada la fila o columna por la cual queremos crear la división de los paneles.

El tamaño de cada uno de estos paneles se puede modificar pulsando con el ratón y arrastrando las guías de división. Esta opción se puede desactivar mediante la opción de menú Ventana>Inmovilizar paneles. Estas quedarían de la siguiente forma:

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TEMA 9. USO AVANZADO DE FORMULAS

1. Referencias absolutas, relativas y mixtas

En el apartado dedicado a la introducción de datos se realizó una primera aproximación al concepto de las referencias en Excel. Trataremos ahora este tema con algo más de detalle.

a. Referencias relativasEl principal problema al que nos enfrentamos al hacer uso de las referencias es que éstas cambian cuando se colocan en otras localizaciones, por ejemplo cuando hacemos un copiar y pegar. Esto lo podemos comprobar en el siguiente ejemplo:

Tenemos la siguiente hoja de cálculo que nos va a permitir personalizar facturas de una forma rápida y cómoda:

En una hoja como ésta, serían datos a introducir cada vez que preparamos una nueva factura, los precios de los materiales y las horas de dedicación, el resto de cálculos los debería realizar la propia hoja de forma automática.

Por ejemplo, en la columna Importe Mano de Obra, y para la reparación del Capó, Celda E7, deberá aparecer el valor resultante de multiplicar los valores de la celda que indica el precio de la mano de obra, celda B7, por el número correspondiente de horas, celda D7. Obtendríamos:

Podemos apreciar que obtenemos el resultado correcto, y teniendo activa la celda en cuestión, E7, en la barra de fórmulas queda reflejada la fórmula de la que se obtiene dicho resultado.

Si para calcular los importes de la mano de obra en los otros dos conceptos restantes, copiamos la celda E7 y la pegamos (según se ha visto en apartados anteriores) en las dos celdas correspondientes, E8 y E9, comprobaremos que el resultado obtenido es correcto:

Si activamos alguna de las dos celdas en las que hemos realizado el pegado: E8 o E9, en la barra de fórmulas comprobaremos que dicha fórmula no es la misma que copiamos de la celda E7.

Esto se debe a que Excel está utilizando lo que se conoce como Referencias Relativas, y que hace que al cambiar de localización, todas las referencias que aparecen se modifican en relación al desplazamiento.

Esto se puede interpretar de dos maneras:

Se podría decir que si por ejemplo desplazamos la celda origen 3 filas más abajo y 2 columnas más a la derecha, las referencias que formen parte de la celda original, también se modificarán para apuntar a una celda que está 3 filas más abajo y 2 columnas más a la derecha.

Otro modo de interpretar las referencias relativas es pensar en que si en una celda aparece una referencia a otra, ésta se encontrará, por ejemplo, a 7 filas más arriba y 4 columnas a la izquierda, con lo que si copiamos esta celda en otra ubicación, las referencias que contengan serán relativas a esa nueva ubicación, en este caso 7 filas más arriba y 4 columnas a la izquierda.

Page 106: Manual Excel 2003

Veamos un ejemplo:

En este caso, copiamos la celda D5, que contiene la fórmula =B5-C5 (es decir, elementos recibidos del tipo 1 menos los entregados) y la pegamos en las celdas D6, F12 y F13, para calcular cada uno de los resultantes. Podemos comprobar que las fórmulas se adaptan:

Para la que aparece en D6, nos hemos desplazado una fila hacia abajo, con lo que en la fórmula original =B5-C5, todas las referencias se desplazan una fila hacia abajo, obteniendo: =B6-C6. Este es el calor correcto.

Para la celda F12, nos desplazamos 7 filas hacia abajo y dos columnas a las derecha, con lo que la fórmula original =B5-C5 se convierte en =D12-E12.

b. Referencias absolutasEl concepto de las referencias relativas nos va a facilitar muchas de las actividades que tendremos que realizar en Excel, aunque también es cierto, que si no nos gastamos el debido cuidado, a veces puede suponer un inconveniente. Estas situaciones se producirán sobre todo en los casos en que necesitemos hacer uso de las Referencias Absolutas, es decir cuando necesitemos referenciar a una celda que no queramos que se desplace cuando hagamos, por ejemplo, un corta y pega.

Veamos esto sobre un ejemplo y como esta situación es solventada por las Referencias Absolutas:

Supongamos que disponemos de la misma hoja de cálculo para crear facturas, pero con la diferencia de que ahora prescindimos de la columna Precio de Mano de Obra y la sustituimos por una casilla en la que reflejaremos dicho precio:

En esta situación, la fórmula que incluimos en la celda E9 para calcular el importe será =C5*D9.

Pero que ocurre si copio esta celda y la pego en las celdas inferiores para calcular el precio de la mano de obra de los otros conceptos, como hicimos anteriormente:

Pues que en este caso no obtendremos el resultado deseado. Si recordamos, al desplazar la celda una y dos filas respectivamente hacía abajo, las referencia contenidas en la fórmula también se desplazan una y dos filas hacia abajo. En este caso, nuestra fórmula original era =C5*D8, ha quedado como =C6*D9 y =C7*D10. Si observamos atentamente, las referencias D9 y D10 son correctas, pero las que apuntan a C6 y C7 no tendrían que haberse desplazado, tendrían que seguir apuntando a la celda que contiene el precio de la mano de obra, la celda C5.

Existe una forma de decirle a Excel que una referencia quede fija en una celda. Para ello delante de la letra de la columna y delante del número de la fila se antepone el símbolo $.

En nuestro caso, la fórmula que tendríamos que colocar en la celda E8 sería =$C$5*D8

Page 107: Manual Excel 2003

Al copiar y pegar esta fórmula en otras celdas, la referencia a la celda C5 permanecerá inamovible, mientras que la D8 será relativa a la localización en la que estemos.

c. Referencias mixtasLas referencias mixtas son aquellas que mantienen fija la columna y relativa la fila, o viceversa.

Veamos un ejemplo en el que sería necesario hacer uso de referencia mixtas. Se trata de una hoja que nos informaría como evoluciona una inversión. Tenemos tres variables: el número de acciones, valor en euros del dólar y precio de cada acción.

Cada celda de la tabla contendrá el resultado, en dólares, del valor de nuestra inversión, y se obtiene mediante la siguiente expresión:

=(Nº acciones) * (Valor de la acción en €) * (relación de cambio $/€)

La fórmula empleada para ello en la celda C8 será:  =$E$4*$B8*C$7

Creamos una referencia Absoluta al número de acciones.

Creamos una referencia mixta al precio del dólar ya que: al movernos hacia la derecha, tenemos que dejar fijo ese valor y no desplazarnos de columna. Esto se consigue en $B8, con el símbolo $ delante de la B (referencia absoluta a la columna). Pero tenemos que permitir el desplazarnos hacia abajo para ir cogiendo los sucesivos valores 0,90; 0,95; 1,00;... y para ello delante del número de fila no colocamos nada (referencia relativa a la fila).

Con el valor de la acción, C$7, ocurre igual: fijamos la referencia a la fila y hacemos relativa la columna.

 Todo esto que acabamos de ver sobre las referencias, será igualmente aplicable cuando tratemos más adelante el tema de las funciones.

Las referencias resultarán muy útiles cuando queramos realizar operaciones repetidas en rangos de celda diferentes.

2. Funciones de Excel

Fórmulas sencillas

Las fórmulas más sencillas que podemos crear en Excel son las operaciones aritméticas de suma, resta, multiplicación y división.

Para insertar una fórmula de este tipo en Excel, hemos de seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda en la que queremos introducir la fórmula

2. Escribir el signo =

3. Escribir la fórmula que queremos introducir. ¿Cómo?. Ponemos cuatro ejemplos que corresponden a cada operación aritmética que hemos citado:

a. =4+5 (suma)

b. =9-8 (resta)

c. =6*5 (multiplicación; en Excel, el asterisco es el símbolo de la multiplicación)

d. =9/3 (división; en Excel, la barra invertida / es el símbolo de la división)

4. Aceptar con el INTRO

Page 108: Manual Excel 2003

Estas fórmulas las podemos hacer introduciendo directamente los números que queremos calcular o mediante referencias a otras celdas

a. Funciones

De la misma forma que con las formulas sencillas podemos hacer uso de las funciones de Excel. Una función de Excel es un proceso de cálculo predefinido en el sistema que permite hacer operaciones mas avanzadas que las de suma, resta, multiplicación división o conjunto de estas.

La función devuelve siempre un resultado frente a unos parámetros de entrada, de forma que sigue la siguiente estructura:

nombreFuncion(parametro1; parametro2; parametro3;...)

Los parámetros y el nombre de la función dependerán de la naturaleza de esta. Existen muchos tipos de funciones predefinidos en Excel. Se puede acceder a ellos desde el cuadro de diálogo Buscar función al cual accedemos pulsando el botón Fx de la barra de fórmulas:

Función Suma

La suma es una de las operaciones más utilizadas en una hoja de cálculo. Por ello Excel dispone de un botón en la barra de herramientas que directamente permite realizar la suma de un conjunto de celdas. Excel observará la distribución de los datos, y en función de ésta, propondrá el rango de celdas a sumar.

En el caso que exponemos a continuación, si en la celda C22 quisiéramos colocar la suma de la columna, directamente podríamos activar esa celda y pulsar el botón de autosuma. Vemos en la imagen como Excel intuye esta operación.

Si en nuestro caso quisiéramos realizar la autosuma en varias columnas, podríamos ir repitiendo el proceso anterior en cada una de ellas. No obstante, es más inmediato seleccionar rango que abarca a todas las columnas y luego el botón autosuma, con lo que Excel calcula los totales de forma automática y los sitúa en la celda correspondiente de la fila inmediatamente inferior.

 

 

También se podría haber hecho esto, seleccionando las celdas en las que quisiéramos colocar los resultados y seguidamente pulsar el botón autosuma. Excel automáticamente colocará en cada una de las celdas el valor de la suma de las que se encuentran en la parte superior de cada columna:

Ahora que ya hemos visto como realizar la AUTOSUMA, vamos a complicar un poco el tema de las fórmulas, creando las nuestras sin la ayuda de ningún asistente.

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b. Funciones promedio, mínimo, máximo y contar

Para calcular el promedio, el mínimo, el máximo o contar cuántos números tenemos en una misma fila o columna podemos realizarlo de dos maneras posibles: utilizando el icono autosuma o bien escribiendo directamente la fórmula en la barra de fórmulas.

1. Con el icono Autosuma

Seleccionar el rango de celdas en las que queremos realizar los cálculos anteriores

Pinchar la flecha que aparece al lado del icono y aparece un listado con estas fórmulas

Seleccionar la que más nos convenga e INTRO

2. Escribiendo la fórmula directamente en la barra de fórmulas

Promedio: PROMEDIO(rango de celdas a las que queremos aplicar esta fórmula). Por ejemplo: PROMEDIO(B1:B7)

Mínimo: MIN(rango de celdas) Máximo: MAX(rango de celdas) Contar: CONTAR(rango de celdas)

Hemos de tener en cuenta que Excel contabiliza aquellas celdas vacías como si tuvieran valor 0 cosa que va influir en los cálculos anteriores. Para que Excel no los tenga en cuenta, la fórmula a utilizar será la siguiente, por ejemplo:

=PROMEDIO(IF(A2:A7<>0, A2:A7,""))

La operación Suma es la más frecuente y fácil de utilizar. Excel proporciona muchas más funciones.

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3. Rangos con nombre

Definir nombres

Los nombres se van a utilizar para identificar celdas o grupos de celdas en la hoja de cálculo. Así mismo podrán ser utilizados para identificar matrices, valores constantes o fórmulas.

Podrán ser utilizados dentro fórmulas o funciones para hacer referencias a celdas, que a todos los efectos serán como referencias absolutas. Todo esto nos facilitará en gran medida el uso y diseño de hojas de cálculo. 

Estudiaremos estos conceptos con la ayuda de un ejemplo.

Vamos a proceder a definir un nombre para la celda en la que se encuentra el valor del IVA. Para ello activamos en primer lugar esa celda, C8. Acudimos al menú Insertar y seleccionamos el comando Nombre, en el segundo desplegable aparecen las posibles opciones: Definir, Pegar, Crear y Aplicar. Puede que alguna de ellas aparezca en gris, eso quiere decir que en este momento no están disponibles. De entre estas opciones seleccionamos Definir, tras lo cual nos aparecerá un cuadro como el siguiente:

Si la celda que se encuentra a la izquierda o encima de la seleccionada tiene algún texto, éste será sugerido como nombre en este cuadro de diálogo. Si el texto contiene varias palabras separadas por espacios, Excel las unirá con signos de subrayado, por ejemplo Mano de obra pasará a ser Mano_de_obra. Si el nombre sugerido por Excel es el que deseamos agregar haremos un clic en el botón Agregar. Si deseamos otro nombre, podemos borrar el que aparece y en su lugar colocar el que nos interese. Tras esto tan sólo tendríamos que pulsar en agregar.

En el cuadro central irán apareciendo todos los nombres que se vayan definiendo.

Nombres globales y nombres locales

Los nombres globales son aquellos que se refieren a todo el Libro y los nombres locales, sólo estarán disponibles en la hoja de cálculo en la que han sido definidos.

Excel por defecto, al definir un nombre, lo hace globalmente para todo el libro. Eso lo podemos apreciar en el cuadro anterior en la sección "Se refiere a:" en la que podemos apreciar:

=Hoja1!$C$8

que especifica la hoja concreta en la que se encuentra la celda C8 (podemos apreciar los signos $ que indican que ésta aparece referenciada absolutamente)

Si únicamente quisiéramos disponer de una referencia local, deberíamos eliminar el identificador del nombre de la hoja quedando:

=!$C$8

De este último modo, el nombre definido tan sólo sería accesible desde la propia hoja en la que se ha creado.

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Pegar nombres

Una vez tenemos definido un nombre, podemos pasar a utilizarlo, para ello, cuando llegue el momento de referenciar a la celda en cuestión, utilizamos el comando Nombre >> Pegar del menú Insertar, y en la ventana que nos muestra la relación de nombres definidos en la hoja seleccionamos el que nos interese y pulsamos Aceptar

Otra forma de hacer esto mismo sería, teclear directamente el nombre asociado a la celda a la que queremos referenciar. Por ejemplo

Así mismo, para facilitarnos más el trabajo, a la izquierda de las barra de fórmulas tenemos la casilla de referencia, que posee un desplegable en el que aparecerán todos los nombres definidos en la hoja, y que podemos seleccionar en cualquier momento, seleccionándose de este modo la celda en cuestión.

Aplicar nombres a celdas referenciadas.

En ciertas ocasiones puede que deseemos definir nombres para celdas a las cuales ya estamos realizando referencias. Una solución sería definir el nombre y luego ir buscando las celdas en las que se encuentra la referencia y cambiarla por el nombre definido. Para evitarnos todo esto, Excel permite reemplazar todas las referencias a celdas por los nombres, una vez que hayamos definido éstos.

Para ello, tan sólo tendremos que seleccionar la zona o las zonas de la hoja en las que hayamos utilizado referencias a la celda que acabamos de nombrar. En caso de desconocerlo, seleccionaremos toda la hoja. Posteriormente, Seleccionaremos la opción Aplicar, y un cuadro nos mostrará los nombres que queremos aplicar y que sustituirán a las referencias que se encuentren hasta ese momento.

En nuestro ejemplo, si en primer lugar definimos los nombres para el IVA y para Mano_de_obra posteriormente decidiéramos hacer la sustitución en la hoja de cálculo, obtendríamos

Podemos aplicar más de un nombre a la vez. Para ello tan sólo debemos seleccionar los que nos interesen y pulsar el botón aceptar. Recordemos que para seleccionar más de un elemento, debemos mantener pulsada la tecla <Control> mientras que con el ratón realizamos la selección.

Se pueden usar los nombres en las funciones.

Podremos reemplazar nombres de celdas por sus referencias.

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4. Funciones de búsqueda y condicionales

Funciones condicionales

La función condicional por excelencia es la función SI. En este punto vamos a estudiar el formato de esta función y cómo trabajar con ella.

La función SI

La función SI se utiliza siempre y cuando necesitemos un resultado condicionado por unas características que debemos marcar.

Existen 3 tipos de sentencias condicionales:

Si deben cumplirse varias condiciones en el tiempo: =SI(Y(cond1;cond2;...;condn);acción a realizar si se cumplen las n condiciones; acción a realizar si al menos una de las condiciones no se cumple)

Si al menos una de las condiciones es verdad: =SI(O(cond1;cond2;...;condn);acción a realizar si al menos una condición se cumple; acción a realizar si no se cumple ninguna condición)

Si hay varias condiciones anidadas: =SI(cond1;acción si VERDADERO; SI(cond2; acción si VERDADERO; SI(cond3;acción si VERDADERO; acción si FALSO)))

Por ejemplo, si queremos calcular una suma dentro de un rango de celdas siempre y cuando esta suma de menor o igual de 100. Si el número es superior, podemos especificar o que no aparezca ningún valor o un mensaje que nosotros establecemos en la misma fórmula.

Veamos un ejemplo, para que sea más claro.

Imaginaos que queremos establecer una función SI en la siguiente hoja de cálculo:

La condición que queremos es que si el número que hay en la celda es superior a 100 aparezca el texto “superior a 100” mientras que si el número es inferior a 100 aparezca “inferior a 100”

La función será la siguiente: =SI(A1>100;"superior a 100";"inferior a 100") y sucesivamente en las siguientes filas cambiando las referencias. El resultado debe ser el siguiente:

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a. Funciones de búsqueda

A continuación se presenta una tabla en la que se recoge una lista con la mayoría de las funciones de búsqueda que nos proporciona Excel, mostrando su sintaxis y ofreciendo una breve descripción de su funcionalidad.

Categoría Sintaxis Descripción

Búsqueda y referencia

   

AREAS(ref)Devuelve el número de áreas de una referencia. Un área es un rango de celdas contiguas o una celda única.

BUSCAR(...) Devuelve valores de un rango de una columna o una fila o desde una matriz.

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar:en;indicador_filas;ordenado)

Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada.

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;...)

Busca un valor en la columna a la izquierda de una tabla y devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente.

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz, que coincide con un valor dado en un orden especificado.

COLUMNA(ref) Devuelve el número de columna de una referencia.

COLUMNAS(matriz) Devuelve el número de columnas en una matriz o referencia.

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)Devuelve una referencia a un rango que es un número especificado de filas y columnas de una celda o rango de celdas.

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)Crea una referencia en celda en forma de texto una vez especificados los números de fila y columna.

ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...) Elige un valor o una acción de una lista de valores a partir de un número de índice.

FILA(ref) Devuelve el número de fila de una referencia.

FILAS(matriz) Devuelve el número de filas de una referencia o matriz.

HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)Crea un acceso directo o salto que abre un documento guardado en el disco duro, en un servidor de red o en Internet.

INDICE(...) Devuelve un valor o la referencia a un valor de una tabla o rango.

INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referencia especificada por un valor de texto.

TRANSPONER(matriz) Devuelve un rango vertical de celdas como un rango horizontal, o viceversa.

La función SI es la función condicional más usada.

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b. Formatos condicionales

El formato condicional permite dar formato a las celdas de forma dinámica, es decir, que el formato no se aplicará hasta que se cumplan unas condiciones. La ventaja de este proceso es que la verificación del cumplimiento de las condiciones se lleva a cabo en el tiempo de ejecución.

Para poder realizar estas tareas accedemos al Menú Herramientas >> Opciones .

En la ventana de diálogo del formato condicional encontraremos los siguientes elementos:

Valor de referencia: En esta casilla se indica de donde se quiere tomar el valor que se ha de cumplir en la condición.

Condición: Es el valor que debe cumplir el punto anterior. Si en la casilla Valor seleccionamos la opción Fórmula, Excel entiende que la condición en igual a; si por el contrario, el dato se obtiene de la propia celda, entonces tendremos todas las combinaciones que seamos capaces de generar.

Valor objetivo: Es el valor que dispara la acción. Puede ser un rango de valores. Formato: Aspecto que presentará la celda que cumpla la condición.

Si seleccionamos un rango de celdas antes de establecer el formato condicional, estaremos aplicando dicho formato a todas las celdas que forman parte de ese rango.

El botón Agregar nos permite aplicar más de un formato condicional a la misma celda o al rango de celdas que hemos seleccionado.

5. Auditar una hoja de cálculo. Búsqueda y corrección de errores

Excel posee un sistema de ayuda que nos avisará en el caso de que hubiera algún error en la sintaxis de la función.

En el caso de que el error fuese muy claramente identificable, Excel puede localizarlo y proponernos una posible solución.

En este caso nos presentará un cuadro como el siguiente:

Existe, por eso, un pequeño listado de errores de los cuáles Excel nos ofrece información para solucionarlos.

Probablemente si nos aparece el siguiente símbolo significará que:

El formato condicional permite aplicarle un formato dinámico a una o a un rango de celdas.

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#¡Valor!: significa que algún valor no es adecuado para realizar esa función. Por ejemplo, uno de los valores es de tipo texto.

#¡DIV/0!: no podemos realizar una división entre el valor 0 o entre una celda de valor vacío. #¿NOMBRE?: probablemente tengamos algún error de sintaxis de la fórmula. Debemos repasarla por si hay algún

espacio, nos hemos dejado alguna comilla o algo por el estilo. #¡N/A!: hemos mal formulado la función búsqueda. #¡REF!: en la fórmula, hemos especificado una referencia a una celda, columna o fila, que probablemente ya no

exista. #¡NUM!: en la fórmula, el número al que hace referencia no da una expresión matemática lógica o bien intenta

calcular un número muy grande. #¡NULO!: significa que en algún momento de la fórmula hacemos referencia a un conjunto de celdas que no existe.

En la mayoría de ocasiones, los errores que aparecen son éstos.

Pero en otras ocasiones, no es tan fácil intuir el posible error, con lo que Excel no nos ofrece ninguna posible solución, y nos mostrará un cuadro como el siguiente:

Excel es capaz de detectar errores al utilizar la fórmula.

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TEMA 10.LISTAS Y BASES DE DATOS EN EXCEL

Estudiaremos las herramientas que incorpora Excel destinadas a la manipulación de la información, ordenándola, agrupándola, filtrándola e incluso calculando totales sobre subconjuntos de estos.

También veremos distintos métodos de añadir información, bien desde la incorporación de formularios de datos así como a la importación de la información desde otros sistemas y bases de datos.

1. Ordenación de listas

La ordenación es una de las primeras operaciones que debemos conocer cuando se trabaja con un listado de valores. Partiendo de una lista origen como la que se muestra en la imagen inferior, podremos seleccionar esta herramienta eligiendo el elemento: Barra de Herramientas - Datos - Ordenar.

Al seleccionar esta operación, se abrirá un cuadro de diálogo como el siguiente:

Podemos observar como este cuadro está compuesto de tres listas desplegables nombradas con los textos: "Ordenar por", "Luego por" y "Luego por". Para cada una de las listas podemos seleccionar el nombre de un campo de nuestro listado y marcar si deseamos ordenar los valores de modo ascendente o descendente. La zona inferior nos permite indicar si nuestra lista contiene una fila con en el encabezamiento de cada una de las columnas.

Siguiendo con nuestro ejemplo, hemos decidido ordenar los datos de modo que aparezcan más arriba las filas que tengan en la columna Curso valores más pequeños. Para el caso de campos con contenido texto, el criterio de mayor y menor lo marca el abecedario. Posteriormente los datos se volverán a ordenar dependiendo del contenido que tengan en la columna alumnos. Tras realizar estas modificaciones el resultado será el siguiente:

Podemos realizar una ordenación más detallada haciendo uso de las opciones avanzadas que aparecen al pulsar sobre el botón Opciones ..., que se encontraba en el cuadro de diálogo anterior.

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En este nuevo cuadro, nos encontramos con un parámetro que nos permite ordenar los datos de nuestra lista atendiendo a los valores de la lista personalizada que seleccionemos. Esto tendrá sentido y efecto, siempre que el listado original contenga elementos de dicha lista personalizada. Por ejemplo, podremos utilizar esta opción cuando queremos ordenar el listado en función a una columna Mes que contiene los valores de alguna lista predefinida. Con esto las filas que contengan el valor ene quedarán sobre las que tengan abr; esto no sería posible con el criterio normal.

De modo rápido también podemos ordenar la lista haciendo uso de los botones . Para ello simplemente debemos seleccionar una columna y pulsar sobre uno de estos botones. De esta manera no podremos realizar ordenaciones avanzadas pero suele ser muy práctico en muchas ocasiones.

2. Grupos y esquemas

Con los esquemas podemos cambiar el aspecto de nuestra hoja de cálculo, mostrando la información más o menos detallada.

Existen dos modos para crear un esquema: de manera automática o manual. Durante esta unidad crearemos un esquema automáticamente, y al final de la misma explicaremos brevemente el modo de creación manual.

Para crear un esquema de modo automático tenemos que tener en cuenta que nuestra tabla debe contener celdas con fórmulas que sean resumen de filas situadas a la izquierda o bien de columnas situadas por debajo. Esta configuración de celdas resumen y celdas detalle se puede modificar desde: Datos - Agrupar y esquema - Configuración.

Nosotros usaremos el siguiente ejemplo:

Las celdas que tienen un color de relleno naranja son resumen, en concreto son el promedio, de las tres que tienen justo debajo. Por el contrario, las celdas con relleno amarillo, son resumen de las filas que tiene a la izquierda. Para crear un esquema automáticamente a partir de este ejemplo solo tenemos que seleccionar una celda perteneciente a nuestra tabla y pulsar en Datos - Agrupar y esquemas - Autoesquema.

Nuestra hoja quedará con el siguiente aspecto:

Todo esquema contiene una serie de niveles, (como máximo 8), que nos sirven para contraer o expandir nuestra hoja. Para manejarse por estos niveles, podemos seguir los siguientes pasos:

Si queremos que la hoja nos muestre el mínimo nivel de detalle, pulsaremos sobre el número 1 que encontramos en la parte superior izquierda de nuestro ejemplo. Esto nos sirve tanto para filas como para columnas. Si lo que queremos es más nivel de detalle, podemos ir usando el resto de números que nos aparecen, que coinciden con la cantidad de detalles de nuestra tabla. Para nuestro ejemplo, la hoja con el menor detalle posible sería:

Ahora bien, si lo que queremos es manejarnos en un mismo nivel, podremos hacer uso de los

recuadros y , abriendo y cerrando detalles respectivamente. Esto mismo también lo podemos hacer seleccionando una celda en la fila o columna resumen que se quiera mostrar u ocultar, y ejecutar Datos - Agrupar y esquemas - Mostrar u Ocultar detalle.

Como vimos más arriba, podemos configurar el modo en que Excel reconoce las celdas detalle pertenecientes a una celda resumen desde Datos - Agrupar y esquema - Configuración. Pulsando este elemento se abre la ventana siguiente:

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Desactivaremos la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle, si las filas de resumen están por encima de las filas de detalle.

Si las columnas de resumen están a la izquierda de las columnas de detalle, desactivaremos la casilla de columnas resumen a la derecha del detalle.

La casilla Estilos automáticos la activaremos si se desea establecer estilos de esquema que se aplicarán automáticamente al crear el esquema.

 

Para borrar un esquema previamente creado, basta con seleccionar el comando Datos - Agrupar y esquemas - Borrar esquema.

Por último, vamos a ver como se crea un esquema de modo manual, que se suele usar cuando Excel no comprende la organización de los datos. Para agrupar un conjunto de filas o columnas en un nuevo nivel de esquema debemos seguir los siguientes pasos:

Seleccionaremos las filas o columnas que queremos agrupar debajo o a la izquierda de la fila o columna resumen. Pulsar sobre elemento Datos - Agrupar y esquemas - Agrupar.

Para eliminar un nivel de esquema, seleccionaremos las filas o columnas con la información detallada y elegimos el elemento Datos - Agrupar y esquemas - Desagrupar.

Veamos un ejemplo de lo visto hasta el momento, para ello pulsa el siguiente enlace:

Cuando tenemos detalles ocultos en un esquema, la hoja contiene la misma información, pero en distintos niveles. Esto es bastante interesante cuando se combina con gráficos, como ya veremos en la siguiente unidad.

3. Formularios de datos

Estudiaremos el funcionamiento de los formularios para listas que ofrece Excel. Estos formularios son una alternativa a la introducción, eliminación y modificación manual de la información de la lista. Para realizar estas operaciones debemos abrir el cuadro de diálogo siguiente pulsando el sobre el elemento: Barra de herramientas - Datos - Formularios...

Podemos observar como el cuadro está compuesto por una serie de botones (Nuevo, Eliminar, Restaurar, Buscar anterior,...) y una serie de campos de texto (Curso, Año, Mes, Alumnos, Tutor, Provincia). Cada uno de los títulos de estos campos de texto corresponden con las etiquetas de cada una de las columnas de nuestro listado. Cuando se abre esta herramienta, en los campos de texto nos aparecen los datos de la primera fila de nuestro listado. Si queremos modificar la información de alguno de los campos, simplemente debemos escribir en su área de texto el nuevo valor y automáticamente se modifica en nuestra lista.

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A continuación veremos una descripción de cada uno de los botones que contiene un formulario:

1. Nuevo: Este botón nos permite insertar nuevos registros a nuestra lista. Para ello deberemos rellenar los campos de la parte izquierda y pulsar la tecla Intro. Si al insertar un nuevo registro usando el formulario, dejamos todos los campos en blanco, nuestra lista no se verá afectada.

2. Eliminar: Realiza la eliminación de la fila correspondiente al registro seleccionado en el formulario.

3. Restaurar: Al abrir el formulario este botón aparece desactivado. Su estado cambia cuando realizamos modificaciones en un campo. Si no estamos conformes con las modificaciones realizadas sobre nuestro listado, pulsaremos este botón para restaurar a los valores iniciales.

4. Buscar anterior: Retrocederá por la lista mostrando el registro anterior cada vez que pulsemos el botón.

5. Buscar siguiente: En este caso, se mostrará el registro siguiente cuando se pulse el botón.

6. Criterios: Usaremos este botón para realizar búsquedas en nuestro listado. Al pulsar este botón, el cuadro de diálogo muestra el siguiente aspecto:

Ahora en los cuadros de texto deberemos insertar las condiciones de búsqueda, que provocarán el filtrado de nuestra lista. Para colocar estas condiciones deberemos hacer uso de los operadores adecuados:

Operadores de comparación > (mayor), < (menor), = (igual), >= (mayor o igual), <= (menor o igual), <> (distinto).

Caracteres comodín

* equivale con cualquier carácter un número no determinado de veces.

? equivale con un sólo carácter en esa posición.

7. Cerrar: Pulsaremos sobre este botón cuando terminemos con los cambios.

El uso de formularios suele ser muy útil cuando se trabaja con listados de gran tamaño, permitiendo búsquedas de registros más rápidas y una inserción y modificación de los datos más cómoda.

4. Subtotales

Cuando disponemos de listas cuyos valores contienen datos de tipo numérico, será muy útil hacer uso de la herramienta Subtotales. Esta función permite calcular cantidades en función de los datos de nuestra lista. Debemos tener en cuenta que estos cálculos no modifican la información original. Cuando utilizamos subtotales, además de realizar la operación indicada, los datos se presentan de forma esquematizada.

Para seleccionar esta herramienta elegimos el elemento:

Barra de Herramientas - Datos - Subtotales, abriéndose el siguiente cuadro de diálogo:

Lo primero que debemos hacer es indicar en el campo "Para cada cambio en:" cual es la columna por la cual se hará la agrupación principal. Para nuestro caso seleccionaremos Tutor, ya que deseamos mostrar la Suma de alumnos para cada tutor.

Posteriormente elegimos la operación que queremos aplicar a los datos, en nuestro ejemplo seleccionaremos Suma.

Por último, marcamos el campo que contiene los datos a sumar. En nuestro caso, la columna alumnos.

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Las tres casillas de verificación están relacionadas con la presentación de los datos:

Reemplazar subtotales actuales: sustituye los datos que se hayan generado con operaciones anteriores. Salto de página entre grupos: Si marcamos esta casilla e imprimimos el archivo, se usará una hoja para representar

las filas y el subtotal asociado con ellas. Recomendado para grupos de gran tamaño.

Resumen debajo de los datos: Para que los subtotales se muestren en la parte inferior de los datos en los que se basa.

Para nuestro ejemplo, el cuadro de diálogo anterior quedará configurado de la siguiente manera:

Y el

resultado de dicha función es:

El resultado obtenido es completamente correcto, pero la información se presenta de un modo un tanto confuso. Esto se puede evitar si realizamos una ordenación previa de la información. Aplicaremos a nuestro ejemplo una combinación entre ordenación y subtotales, siguiendo los siguientes pasos:

Si lo que pretendemos es agrupar los datos atendiendo al campo Tutor, ordenaremos la lista en función a esta columna.

Posteriormente aplicaremos el cálculo de subtotales tal y como se comentó anteriormente, obteniendo el siguiente resultado:

Vemos como se ha creado un esquema, que contiene un grupo por cada tutor. Para cada uno de los grupos aparece en la parte inferior el total correspondiente a la suma de alumnos.

Como se comentó anteriormente, en los ejemplos realizados en esta unidad, podemos comprobar como haciendo uso de Subtotales, además de realizarse cálculos sobre los datos, éstos aparecen de forma esquematizada.

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5. Filtros. Autofiltros y filtros avanzados

El uso de filtros nos permite obtener, a partir de un listado de datos, un subconjunto de los mismos . Las filas mostradas deben cumplir unos determinados criterios, y el resto quedarán ocultas.

Para realizar cualquier tipo de filtro, cada columna debe tener un rótulo. Podemos aplicar dos tipos de filtros: Autofiltro o Filtro Avanzado.

Para comprender el uso de esta herramienta, usaremos el siguiente listado como base de nuestro ejemplo:

Autofiltro: Es la manera más rápida y sencilla de filtrar nuestra tabla, usando criterios simples. Para aplicarle este tipo de filtro, seleccionamos cualquier celda perteneciente al listado, y pulsamos sobre el elemento: Datos - Filtro - Autofiltro. Una vez hecho esto, nuestro ejemplo queda así:

Vemos como para cada rótulo de columna aparece una flecha

de autofiltro . Al pulsar sobre este objeto se abre un menú desplegable con los posibles criterios de ordenación. Entre estos criterios encontramos:

1.- Orden ascendente y descendente: Estas dos opciones reorganizan los rangos. Por ello, esto no corresponde con un filtrado. La diferencia es que éste último se encarga de ocultar las filas que no se quieren mostrar y el primero las muestra todas siguiendo un orden.

2.- Los valores que contiene dicha columna: En nuestro caso, para la columna Cursos, aparecen: MS Access 2003, MS Excel 2003, MS PowerPoint 2003 y MS Word 2003 Avanzado. Esto ocurre con las demás columnas. Al pulsar sobre uno de ellos, por ejemplo MS Excel 2003, nuestra tabla ocultará todos los datos que no cumplan con ese criterio, quedando la tabla así:

Vemos que la flecha perteneciente a Curso aparece en azul, lo que indica, que el criterio de filtrado se ha usado en esa columna.

 

3.- Todas: Al pulsar sobre este elemento desaparecerá el filtro que estuviera asociado a esa columna. Pasándolo a nuestro ejemplo, que mostraba las filas relacionadas con los cursos de Excel, si ahora pulsamos sobre (Todas), volverá a mostrar los datos relacionados con todos los cursos.

4.- Diez mejores...: Este criterio podrá aplicarse sólo a columnas con valores numéricos, debido a que esta opción nos mostrará el número de filas cuyos valores correspondientes a la columna por la que estamos realizando el filtro se encuentre entre el rango que indicaremos en la ventana que se abre al pulsar sobre este elemento.

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Para comprender esta definición echaremos mano de nuestro ejemplo. Pulsaremos sobre la flecha de autofiltro correspondiente al rótulo Alumnos y elegiremos la opción (Diez mejores...). Hecho esto nos aparecerá la siguiente ventana:

Vamos a mostrar las 6 filas con mayor número de alumnos. Para ello configuraremos la ventana que nos aparecía con los siguientes valores:

En el primer campo hay que indicar si queremos ver los valores superiores e inferiores. En nuestro caso marcaremos superiores.

El siguiente campo sirve para indicar el número de elementos que se desea visualizar. Como queríamos los 6 más elevados, seleccionaremos un 6.

Por último, el tercer campo sirve para señalar si el número indica elementos o tanto por ciento. Nosotros elegimos elementos.

Cuando terminemos de seleccionar estos valores pulsamos sobre Aceptar, y nuestro listado quedará con el siguiente aspecto:

En el ejemplo se observa que los dos valores más elevados corresponden con una cantidad de alumnos igual a 26. El siguiente valor más alto es 25, y por eso nos aparecen 5 cursos con dicha cantidad de alumnos.

Nosotros buscábamos los 6 cursos con más alumnos, pero al coincidir 5 cursos con el valor 25, Excel no puede ocultar ninguno de éstos.

Si por el contrario hubiéramos decidido que nos mostrara los 4 cursos con menor número de alumnos, la tabla mostraría sólo 4 filas, ya que, no existen más valores repetidos para la columna Alumnos:

4.- Personalizar...: Este elemento nos da la posibilidad de usar un criterio algo más personalizado. Al pulsar sobre el, se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Con esta ventana podemos combinar varios criterios, para ello completaremos los diversos campos que ésta nos presenta:

El menú desplegable de la parte superior izquierda nos permite seleccionar un operador: es igual a, no es igual a, es mayor que,....

El elemento que se encuentra justo a su derecha, sirve para seleccionar entradas de esa columna.

Se puede seleccionar filas que cumplan ambos criterios Y, o que cumplan uno de ellos O.

Podemos usar los caracteres "?" y "*" según se indica en la ventana.

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A modo de ejemplo, la imagen superior muestra los campos rellenados de manera que se filtren los tutores cuyo nombre comience por " J " y terminen en " n ". Así pues, por nuestro filtro sólo pasará el tutor Juan Antonio Roldán, como se muestra en la siguiente ilustración:

Siempre podremos combinar criterios de filtrado en diferentes columnas, para obtener nuestro subconjunto de datos deseado.

Filtro avanzado...: El listado será filtrado mediante criterios más complejos. Esta opción no mostrará listas desplegables como lo hacía el autofiltro, sino que hace uso del concepto Rango.

Un rango de criterios será un grupo de celdas formado por una fila de rótulos de criterios y al menos una fila para especificar las condiciones de filtrado. Para nuestro ejemplo usaremos el Rango de criterios siguiente:

La primera fila muestra los rótulos del rango, cuyo nombre debe coincidir con los de nuestro listado. En la segunda se muestra la condición de criterio. Ahora pulsamos sobre Filtro avanzado, que se encuentra en Datos - Filtro - Filtro avanzado.

Nos aparece un cuadro de diálogo como el siguiente:

En la parte superior (Acción) podremos elegir si queremos filtrar nuestro listado dejándolo donde se encuentra, o por el contrario copiarlo en otra posición pero siempre dentro de la misma hoja. Continuaremos nuestro ejemplo marcando la opción Copiar a otro lugar.

Rango de la lista: Aquí elegimos las celdas que van a pasar por nuestro filtro. Para ello pulsamos sobre el botón contraer diálogo

, y seleccionaremos dichas celdas. También podemos marcar el listado antes de abrir esta ventana, apareciendo ya escrito el campo de texto. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos toda la lista.

Rango de criterios: Especificaremos el rango de celda donde está situado el rótulo y la condición de búsqueda. Nosotros marcaremos las celdas donde se encuentra nuestro Rango de

criterios.

Copiar a: Indicaremos donde queremos que nos sitúe el listado filtrado.

Terminaremos nuestro ejemplo pulsando Aceptar y aparecerá en nuestra hoja una nueva tabla que corresponde a los cursos impartidos en el año 2006 y en la provincia de Jaén:

Hay que tener en cuenta que si usamos un Rango de criterios con dos o más entradas en la misma fila, Excel seleccionará las filas que cumplan todas las condiciones. Si las condiciones de Rango se escriben en dos o más filas, Excel visualiza las filas que cumplan algunas de las condiciones especificadas en el rango de criterios. Estos criterios se pueden combinar para dar lugar a condiciones que utilizan más de una entrada en una o más filas.

Por último, podremos volver a mostrar todas las filas pulsando en Datos - Filtro - Mostrar todo, desapareciendo de esta manera cualquier tipo de filtro que tuviera asociado el listado.

En esta unidad hemos visto lo sencillo y rápido que resulta obtener un subconjunto de valores, aplicando un filtro a una

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tabla inicial, para posteriormente trabajar con ellos.

6. Consultas a otras bases de datos

Desde Microsoft Excel tenemos la posibilidad de manejar información contenida en bases de datos externas haciendo uso de una serie de herramientes que explicaremos a continuación. Para conseguir una mejor comprensión de estos nuevos conceptos, vamos a seguir un ejemplo en el cual se pretende acceder a la información contenida en un base de datos de Access desde nuestra hoja de cálculo. Vamos a dividir este procedimiento en dos partes: primero veremos como elegir una fuente de datos, y posteriormente el modo de realizar consultas sobre la misma.

Para seleccionar la fuente de datos, seleccionaremos el comando Barra Herramientas - Datos - Obtener datos externos - Nueva consulta de bases de datos .... A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Desde esta ventana crearemos un nuevo origen de datos, que se corresponderá con un archivo mdb guardado en nuestro PC. Para ello pulsaremos sobre el elemento <Nuevo origen de datos>. El resto de pestañas que aparecen cobran sentido si ya se había completado este proceso anteriormente. Los botones Examinar y Opciones nos ayudan a configurar algunos aspectos del origen de datos. Por último, dejaremos activada la casilla de verificación para hacer uso del asistente.

Cuando realizamos doble clic sobre <Nuevo origen de datos>, aparece el siguiente cuadro:

En el primer campo que aparece introduciremos el nombre que le queremos dar a nuestra fuente de datos, posteriormente marcaremos el tipo de base de datos con el que vamos a trabajar, y por último pulsamos el botón Conectar ..., mostrándose en pantalla el siguiente cuadro:

Haciendo uso de los botones que contiene este cuadro de diálogo, podremos realizar las siguientes acciones:

Avanzadas: Al pulsar este botón se abrirá un cuadro de diálogo que permite configurar opciones de autorización y acceso a la base de datos.

Opciones>>: Nos permite modificar parámetros como tiempo de espera de página, tamaño de buffer, acceso exclusivo y acceso con solo lectura.

Crear: Con este botón crearemos una nueva base de datos vacía.

Reparar: Nos permite reparar daños en una base de datos.

Compactar: Si vemos que la velocidad de acceso a nuestra base de datos es muy lenta, puede ser que una continua modificación de registros lo haya provocado. Debido a estos cambios en los registros, el fichero queda fragmentado. Esta operación consigue situar los datos en buen estado.

Seleccionar: Con esta opción seleccionaremos la base de datos a la cual queremos acceder. Para ello haremos uso de la ventana que aparece al pulsar sobre este botón, que se muestra justo debajo:

Una vez encontrada y seleccionada la base de datos, pulsamos Aceptar, volviendo al cuadro de diálogo anterior. Desde este cuadro podemos observar como aparece la dirección de la base de datos selecciona justo arriba de los botones Seleccionar, Crear, Reparar y Compactar. Por último confirmaremos los cambios pulsando el botón Aceptar.

Page 125: Manual Excel 2003

Todo lo realizado hasta ahora forma parte del proceso de elección de la fuente de datos. A continuación veremos como crear consultas sobre la propia fuente. Para ello, el asistente nos retorna al cuadro de diálogo que se muestra más abajo, pero ahora aparece la base de datos que hemos creado con anterioridad. Marcaremos nuestra fuente y pulsaremos sobre Aceptar,

comprobando que se encuentre marcada la casilla "Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas"

La primera ventana que mostrará el asistente es la siguiente:

En la parte izquierda de la ventana podemos observar los datos pertenecientes a nuestra fuente de datos, es decir, todos los objetos que componen la base de datos origen. En la parte izquierda de cada objeto aparece un signo +, indicando que dicho elemento contiene campos. Seleccionaremos los campos sobre los cuales deseemos realizar la consulta y pulsamos el botón siguiente. Si tenemos dudas sobre el contenido de algún campo, podemos ayudarnos con el área de texto de la parte inferior, etiquetada con "Vista previa de los datos en la columna seleccionada". En este recuadro se muestra la información del campo seleccionado.

El asistente nos conduce a la siguiente ventana:

Desde aquí realizaremos un filtrado de los datos. Para ello, deberemos seleccionar un campo, y haciendo uso de las listas desplegables de la parte derecha aplicarle unas condiciones de filtrado. La primera columna de listas contiene operadores lógicos, que se aplicarán a los datos del campo que aparecen en la segunda fila de listas desplegables. Finalizada esta operación, pasamos a la siguiente ventana del asistente:

Esta ventana nos permite ordenar la información de nuestra consulta, tomando como referencia un máximo de tres campos. Los datos de cada campo pueden ser ordenados de forma ascendente o descendente. Al finalizar la ordenación pulsamos el botón Siguiente> para llegar al último cuadro de diálogo del asistente:

Esta ventana nos brinda dos posibilidades: guardar la consulta para usarla en otra ocasión, y seleccionar la ubicación de los datos. Los botones de la parte izquierda nos permite mandar los datos a Excel o por el contrario configurar la consulta haciendo uso de Microsoft Query.

Microsoft Query es una aplicación que permite realizar consultas complejas sobre bases de datos externas. Esta herramienta queda fuera de los objetivos de este curso debido a que se necesitan conocimientos previos para comprender los conceptos que se manejan, tales como todo lo relacionado con bases de datos relacionales y lenguaje SQL.

Nosotros seleccionaremos la primera opción "Devolver datos a Microsoft Office Excel" y pulsaremos Finalizar, .

Finalizado el asistente, debemos seleccionar el lugar de nuestro proyecto Excel en el cual se colocarán los datos de nuestra consulta, haciendo uso del siguiente cuadro de diálogo:

Page 126: Manual Excel 2003

El resultado final de nuestra consulta se muestra en el listado inferior:

 

Terminada la creación de la consulta, podremos llevar a cabo una serie de operaciones ayudándonos de la siguiente barra de herramientas:

Actualizar los datos: Debido a que la información almacenada en la base de datos puede ser modificada, la hoja

de cálculo debe reflejar dichos cambios. Para ello haremos uso de la operación actualizar, mediante los botones

y . Si por el contrario, no queremos que los datos de nuestra hoja vuelvan a cambiar, eliminaremos la consulta

que utilizamos para crearla. Para ello pulsaremos sobre el botón Propiedades de rango de datos , y desactivamos la casilla Guardar definición de consulta.

Modificar consulta: Para realizar modificaciones en nuestra consulta deberemos seleccionar una celda del rango y

pulsar el botón . Al realizar esto, se abrirá la ventana del asistente que nos permitía seleccionar los campos de nuestra consulta. A partir de aquí podremos realizar las modificaciones que consideremos oportunas.

Propiedades del rango de datos: Para abrir la ventana de propiedades que se muestra más abajo, debemos

pulsar el botón .

Page 127: Manual Excel 2003

Esta ventana nos permite configurar las siguientes características:

1.- Nombre: Podremos modificar el nombre del rango de datos creado a partir de nuestra consulta.

2.- Definición de consulta: Desde aquí podremos activar/desactivar el vínculo de actualización entre nuestro rango de datos y la consulta que lo creó. También podemos marcar la casilla Guardar contraseña, que nos permite evitar introducir la clave de acceso que pueda contener la base de datos origen de nuestra consulta.

3.- Actualizar el control: Permite configurar una serie de opciones relacionadas con la actualización de los valores:

Habilitar actualización en segundo plano: Al activar esta casilla, podemos continuar con nuestro trabajo mientras se realiza la actualización.

Actualizar al abrir archivo: Los datos de los rangos externos se actualizarán cada vez que abramos el libro en el que están colocados.

4.- Diseño y formato de los datos: Desde aquí podremos configurar todo lo relacionado con los datos en sí, es decir, modificar el aspecto con el que los datos se muestran en la hoja de cálculo.

En esta unidad hemos visto de modo general como podemos realizar consultas a otras bases de datos. Hemos utilizado un ejemplo sencillo para una mejor comprensión de estos conceptos. Las posibilidades de esta herramienta, si se tienen conocimientos sobre el manejo de bases de datos, pueden ser bastante grandes.

7. Importar y exportar datos

En Excel es posible obtener información de otros formatos o sistemas, acción a la cual nos referimos como importación, al igual que podemos almacenar la información en otros formatos compatibles con otros sistemas, acción a la cual identificamos como exportar datos.

La forma que en podemos exportar información en Excel es seleccionando el formado con el cual deseamos guardar una copia de nuestro libro. Esta opción se encuentra en la opción de menú Archivo>Guardar como.

Esta opción nos muestra el cuadro de diálogo desde la cual podemos guardar nuestro libro:

En este cuadro de diálogo hemos de centrar nuestra vista en la opción Guardar como tipo. Es en este campo donde podemos indicar el formato destino al cual deseamos convertir la información de nuestro libro. Si desplegamos las distintas opciones podremos ver los formatos permitidos.

Page 128: Manual Excel 2003

Los formatos que podemos utilizar para exportar la información son muy variados, entre los cuales podemos destacar:

Hoja de calculo XML : Versión XML del libro Excel. Página web: Versiones compatibles con un navegador web en formato HTML. Cabe la posibilidad de incluir

interactividad con los datos. Texto plano: Aquí incluimos diversos formatos de texto plano txt o CSV con distintas variantes (unicode,

macintosh, etc..) Bases de datos: Existen algunos formatos tales como Dbase a la cual se puede exportar.

Por otro lado también disponemos de la capacidad de importar datos desde otros formatos o sistemas. Para realizar este tipo de acciones accedemos a la opción de menú Datos>Obtener Datos Externos> Importar datos, la cual nos muestra el siguiente cuadro de diálogo.

Desde esta opción, seleccionaremos en el campo Tipo de archivo el tipo de origen de datos del cual deseamos obtener la información. Dependiendo de cual elijamos nos aparecerán opciones particulares para configurar ese tipo concreto de importación de datos.

Los tipos de importación mas destacados serian: Excel, Access, Xml, páginas web, y un conjunto de las bases de datos mas utilizadas (dbase, paradox, ..). En última instancia siempre podemos realizar conexiones a bases de datos mediante orígenes de datos ODBC.

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TEMA 11. TABLAS DINÁMICAS

Nos centraremos en el uso de las tablas dinámicas, desde acciones generales como la actualización de datos o la ocultación de campos, hasta la selección, agrupación y ordenación de estos.

Por último trabajaremos con las posibilidades que disponemos a la hora de configurar un campo.

1. Tablas Dinámicas

a. ¿Qué son las tablas dinámicas?

En nuestras tareas cotidianas trabajando con la información mediante la herramienta Excel es común que nos encontremos con extensos listados donde previamente hemos volcado grandes cantidades de información para trabajar con ella.

Gracias a las herramientas que nos aporta Excel podemos obtener más información sobre esos datos aplicando formulas, las cuales, haciendo referencia a los datos estáticos nos muestran nuevos valores. Las posibilidades en este aspecto son infinitas dado que gracias al conjunto de funciones aplicables, disponiendo del tiempo y dedicación suficiente se puede obtener prácticamente cualquier consulta particular.

Si es cierto que se ha de llegar a un equilibrio entre el tiempo y esfuerzo para obtener las consultas que necesitamos. Las tablas dinámicas nos facilitan este último paso, mostrar resúmenes de extensos listados de información de forma estructurada, ágil y práctica, permitiéndonos modificar la consulta con poco esfuerzo y sin tener que dedicar nuestro tiempo a complejos cálculos sobre rangos de celdas.

En resumen esta herramienta permite:

- Seleccionar una fuente de datos, bien sea un rango de valores de Excel u otras fuentes como bases de datos, etc...

- Mostrar la información mediante una tabla de referencias cruzadas, donde controlaremos que valores compondrán las filas, las columnas así como el resumen de información de valores asociados en relación a la intersección de cada fila y columna.

- Finalmente, mediante una serie de filtros, podremos configurar dinámicamente la información adaptándola y adecuándola a nuestras necesidades tanto en el aspecto gráfico como el aspecto computacional.

En la ilustración superior vemos como se puede producir una tabla, organizada en Columnas y Filas, a partir de un conjunto de información ingente de datos. Los valores cruzados de las columnas y filas nos ofrecen una información tratada de los datos que se encuentran en el listado inicial. Para una mejor comprensión, mostraremos el siguiente ejemplo real que nos acompañará durante posteriores unidades.

Page 130: Manual Excel 2003

Nuestro listado de datos con información no resumida será la siguiente tabla:

Tras seguir una serie de pautas, que veremos posteriormente, conseguimos una tabla dinámica que nos permite consultar, organizar y configurar la información. Esta tabla puede ser tal que así:

Estos párrafos nos dan una idea general de la potencia de esta herramienta, cuyo manejo pasamos a estudiar a continuación

Page 131: Manual Excel 2003

b. Asistente para tablas dinámicas

Crearemos nuestra tabla dinámica haciendo uso del asistente que acompaña Excel para este fin, y que lo podemos encontrar en el menú Datos - Informes de tablas y gráficos dinámicos... . Para hacer más comprensible estos nuevos conceptos, trabajaremos con la tabla de la figura siguiente a modo de ejemplo.

El asistente nos ayuda a crear nuestra tabla en tres pasos:

Paso 1: En la primera ventana que nos aparece deberemos seleccionar el origen de los datos de nuestra tabla dinámica y el tipo de informe que deseemos crear.

Nosotros elegiremos la opción Lista o base de datos de Microsoft Excel, ya que, la información en la cual se basará nuestra tabla dinámica es la hoja correspondiente al ejemplo anterior.

En tipo de informe, observamos que aparecen dos opciones. El informe de gráfico dinámico lo pospondremos para una unidad posterior, centrándonos ahora en el tipo de informe mediante tabla dinámica. Antes de continuar con el paso 2, explicaremos brevemente donde se pueden encontrar los datos que formarán la base de nuestra tabla dinámica:

Lista o base de datos de Microsoft Office Excel

Marcaremos esta opción cuando los datos se encuentren en una hoja de cálculo del propio Excel.

Fuente de datos externa Opción elegida cuando el origen de los datos sea un archivo o base de datos externa.

Rangos de consolidación múltiples Nuestros datos se encuentran en varios rangos de hoja de cálculo Excel.

Otro informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico

Como indica su nombre, nos crea la tabla o gráfico dinámico a partir de otra tabla dinámica del mismo Libro.

Marcados la opción de origen de datos y tipo de informe, pinchamos sobre Siguiente > para pasar al paso 2.

Page 132: Manual Excel 2003

Paso 2: En este paso seleccionaremos los datos que formarán la tabla dinámica, teniendo en cuenta que con la tabla dinámica pretendemos consultar la información que nos interese en un instante determinado, es muy conveniente incluir en la selección de los datos los títulos de las columnas y de las filas.

Esta selección la haremos mediante la siguiente ventana, la cual se compone de un campo Rango, en el cual debemos introducir los datos pudiendo hacer esto de varios modos.

La primera opción es pulsando sobre el botón Contraer diálogo , justo a la derecha de el campo Rango, que ocultará temporalmente dicho cuadro para seleccionar las celdas deseadas. La otra posibilidad es usando el botón Examinar, el cual nos da opción de elegir los datos pertenecientes a otro libro.

Para poder usar este modo de inserción de datos evitando que Excel nos notifique algún error, debemos introducir en el campo Rango los datos de forma correcta, es decir, elegimos el libro y a continuación las celdas correspondientes siguiendo siempre el siguiente formato: '[Libro.xls]Hoja1'!$A$2:$H$17.

Paso 3: La última ventana del asistente nos da la posibilidad de colocar la nueva tabla dinámica en una hoja existente o en una nueva. Además aparecen los botones Diseño y Opciones.

Éste último nos permite elegir las opciones de formato y datos de nuestra tabla dinámica, cuyo funcionamiento lo veremos tras crear la tabla y comprobando los resultados en nuestro ejemplo.

Al pulsar el botón Diseño se nos abre una ventana, en la cual colocaremos los botones que nos aparecen a la derecha. Estos botones se corresponden con los encabezados de las columnas de nuestra tabla de datos, dentro de los campos Página, Columna, Fila y Datos.

Para saber donde colocar cada botón debemos conocer la función de cada zona:

 

Fila

Aquí colocaremos los campos que deseemos que formen las filas de nuestra tabla dinámica.

Cuando colocamos más de un campo, el que se encuentre en la parte más exterior será nuestra fila, y los demás (parte más próxima a la zona Datos) serán elementos del campo Fila. En nuestro ejemplo el campo Curso será la Fila y Mes será un elemento de dicha Fila.

Columna La colocación de los campos es idéntica a la de la zona Fila.

Página Los campos que ubiquemos en esta zona serán los primeros filtros por los que pasarán nuestros datos. En nuestro caso, se filtrará por Años.

Datos Colocaremos la información que se desea consultar. Nosotros organizaremos la información que se desprende del campo Alumnos.

También podemos colocar los botones una vez creada la tabla dinámica, es decir, obviando pulsar el botón Diseño. Si hacemos esto nos aparecerá la tabla en blanco y una lista de campos para colocarlos del mismo modo explicado anteriormente, pinchamos en un campo y lo arrastramos hasta una zona de la tabla.

Page 133: Manual Excel 2003

 

 

Con todo lo expuesto anteriormente, nuestra tabla dinámica quedaría de la siguiente manera:

La información que se extrae de nuestra tabla dinámica puede ser filtrada en un primer momento mediante el campo Año, con lo que podríamos obtener una tabla diferente para los años 2005, 2006 y 2007; en nuestro ejemplo, se muestra para todos los años.

Vemos que en el campo Fila aparecen los datos de cada curso repartidos por meses; y en el campo columna se muestra los datos de los tutores seccionados por provincias.

En la zona Datos se muestra la suma de la columna Alumnos; esta característica viene por defecto y posteriormente indicaremos el modo de

cambiarla.

Veremos ahora las opciones a las que hacíamos referencia en el paso 3. Para acceder a ellas pulsamos sobre el elemento opciones, que se encuentra en el menú desplegable de la barra de herramientas. Esta barra aparece una vez creada nuestra tabla dinámica. Si no aparece pulsamos en Ver - Barra de Herramientas - Tabla dinámica.

 

Como vemos, estas opciones se encuentran divididas en dos secciones, una correspondiente al formato y otra a los datos. También tenemos la posibilidad de cambiar el nombre de nuestra tabla dinámica, para ello escribimos el nuevo nombre en el campo Nombre.

Opciones de formato: Citamos las mas importantes

Page 134: Manual Excel 2003

Totales generales de columnas

Si marcamos esta casilla, aparecerá en nuestra tabla los resultados totales sobre columnas.

Totales generales de filas Funcionamiento idéntico al anterior, pero referido a las filas.

Autoformato de tabla

Esta opción, si se encuentra marcada, nos da un formato de tabla por defecto elegido en el menú Formato.

Si este formato no nos agrada, siempre se podrá cambiar aplicándole un autoformato.

Si la casilla de Autoformato de tabla no se encuentra marcada, nuestra tabla dinámica no mantendrá ninguna estructura, aunque la tabla origen de los datos tuviera un formato establecido.

Esto puede ocasionar algún fallo de formato, por ello es aconsejable marcar esta casilla. Cuando le asignamos un autoformato a nuestra tabla, ésta casilla se activará automáticamente.

Subtotales de elementos ocultos de página

Al marcar esta casilla, Excel calcularía los subtotales incluyendo los datos no seleccionados por el campo que se encuentre en la zona de Página.

En nuestro ejemplo, si queremos ver la información de los alumnos de un año concreto, y tenemos marcada esta opción, nos mostraría los subtotales correspondientes a todos los años.

Combinar rótulos Esta opción nos centrará los nombres de todos los campos.

Mantener formato Si esta opción se encuentra seleccionada, nos permite mantener los formatos establecidos en la tabla o en parte de ella, aunque se actualicen los datos.

Diseño de página Podemos seleccionar el orden en el que se mostrarán los botones dentro de la zona Página.

Campos por columnas Nos sirve para indicar el número de botones que se mostrarán en una misma columna.(Si número es igual a 0, aparecerán todos los botones en la misma columna).

Para valores erróneos, mostrar

Si se produce un error en algún valor y siempre que esté seleccionada esta casilla, aparecerá en la celda correspondiente el contenido introducido en el campo de la derecha.

Para celdas vacías, mostrar El funcionamiento es idéntico al anterior, pero en relación con celdas vacías.

Opciones de datos, veamos algunos de los parámetros más comunes.

Guardar datos con el diseño de la tabla

Si no marcamos esta casilla, no podremos configurar de nuevo nuestra tabla dinámica.

Por ejemplo, si hemos guardado nuestro tabla con esta opción sin marcar, al volver a abrir nuestro Excel no podremos cambiar el autocálculo sin antes actualizar los datos.

Habilitar información Al tener seleccionada esta opción, si hacemos doble clic sobre una celda del área de

Page 135: Manual Excel 2003

detallada datos, se nos abrirá una nueva hoja que nos muestra como se creó esa celda.

Actualizar al abrir Cuando hemos creado una tabla dinámica a partir de otro libro, los datos de la tabla dinámica se actualizarán cuando se vuelva abrir dicho libro.

Hemos visto como siguiendo una serie de pasos, suministrados por el asistente de Excel, conseguimos crear nuestra tabla dinámica de un modo rápido y sencillo

 

2. Uso de las tablas dinámicas

Nos centraremos en el uso de las tablas dinámicas, desde acciones generales como la actualización de datos o la ocultación de campos, hasta la selección, agrupación y ordenación de estos.

Por último trabajaremos con las posibilidades que disponemos a la hora de configurar un campo.

a. Acciones básicas sobre tablas

Ahora veremos como manejar la tabla dinámica que hemos creado anteriormente. Para ello disponemos de una serie de herramientas accesibles mediante la barra de herramientas de tablas dinámicas. Esta barra nos aparece en el momento que se crea la tabla, sino es así podemos acceder a ella en el menú Ver-Barra de herramientas-Tabla dinámica.

Lo primero que encontramos a la izquierda es el menú desplegable . Pulsamos sobre él para ver su contenido. Tenemos que tener en cuenta que dependiendo del contenido seleccionado en la tabla dinámica, algunas opciones vendrán sombreados, siendo imposible su acceso. Teniendo seleccionada toda la tabla, el menú quedaría tal que así:

A continuación pasamos a enumerar los diferentes elementos del menú desplegable:

Dar formato al informe... : Al pulsar esta opción se nos abre una nueva ventana donde aparecen una serie de autoformatos que podremos aplicarle a nuestra tabla dinámica. Podemos acceder de

forma más rápida pinchando sobre el botón que se encuentra en la barra de herramientas de tabla dinámicas.

Gráfico dinámico: También podemos seleccionar esta

herramienta pulsando sobre el botón de la barra Tabla dinámica, para obtener un gráfico dinámico basado en nuestra tabla.

Asistente para tablas dinámicas: Esta opción nos remite al paso 3 del asistente explicado en la unidad anterior.

Actualizar datos: Cuando se producen cambios en los datos que dieron lugar a nuestra tabla dinámica, debemos pulsar este botón si queremos mostrar una información acorde con dichos

valores. Esta herramienta también aparece en la barra de tabla dinámica mediante el botón .

Podemos agregar o quitar botones de la tabla de herramientas accediendo a las opciones pulsando sobre :

Page 136: Manual Excel 2003

OLAP sin conexión... : Esta opción está relacionada con la creación de tablas dinámicas basadas en bases de datos OLAP.

Eliminar: Esta opción solo está disponible cuando se encuentra seleccionada toda y únicamente la tabla dinámica. Su función será borrar la tabla.

Ocultar: Este elemento sustituye a Eliminar cuando la selección de las celdas no corresponde con la indicada en el apartado anterior. Si seleccionamos un botón de los colocados en las diferentes zonas de la tabla dinámica, en nuestro caso los botones eran Año, Tutor, Curso, Provincia, Mes y Alumnos, y pulsamos sobre ocultar, los propios botones y sus correspondientes valores desaparecerán de la tabla dinámica. Para volver a colocar esos campos en nuestra tabla, pulsamos

sobre , apareciendo una ventana como la de abajo y arrastramos el campo deseado hacia una de las cuatro zonas, Datos, Página, Columna, Fila.

Otra posibilidad que nos permite la opción Ocultar, sería seleccionar una celda asociada a un campo, como puede ser en nuestro ejemplo la celda "MS Excel 2003" asociada al campo Curso. Si una vez seleccionada, pulsamos ocultar, desaparecerá de nuestra tabla la información relacionada con ese curso. Para volver a colocar en la tabla el curso debemos pulsar sobre la flecha que se encuentra a la derecha del botón Curso, apareciendo un desplegable con todos los cursos. Con esto tenemos la posibilidad de agregar o quitar cursos a nuestra tabla dinámica.

Por otro lado, si pulsamos ocultar teniendo seleccionado un subtotal, en nuestro ejemplo si tenemos marcado Total MS Access 2003 y pulsamos Ocultar, desaparecerán los subtotales de cada curso. Para que vuelvan aparecer debemos seleccionar alguna celda dentro de la zona de cursos y pulsamos en subtotales, que se encuentra en el menú desplegable de la barra de tabla dinámica.

Por último, indicar que no podemos ocultar una celda perteneciente a la zona de Datos. Al intentarlo, aparecerá en pantalla el siguiente mensaje:

Page 137: Manual Excel 2003

b. Selección, agrupación y ordenación

En este apartado vamos a ampliar nuestra capacidad para controlar las tablas dinámicas. En esta ocasión nos centraremos en la selección, agrupación y ordenación de la información.

Seleccionar: Gracias a esta opción, podemos seleccionar por separados las diversas zonas de nuestra tabla dinámica. Al pulsar en Selección se nos abre un submenú con cinco elementos:

Rótulo : Seleccionará por completo las zonas de Página, Columna y Fila, es decir, toda la tabla menos la parte de Datos. Para que esta opción no aparezca sombreada tenemos que tener seleccionada toda la tabla pulsando el cuarto punto de este submenú.

Datos : Seleccionará únicamente la zona de Datos. También debemos haber seleccionado con anterioridad toda la tabla con la opción Toda la tabla de este submenú.

Datos y rótulo : Similar a seleccionar toda la tabla. Selecciona el conjunto de las zonas anteriores, es decir, tanto las asociadas a Rótulo como las asociadas a Datos. Esta opción solo aparece habilitada cuando tenemos seleccionado o los Rótulos o los Datos.

Toda la tabla : Estando situado sobre cualquier parte de la tabla dinámica seleccionará todo su conjunto.

Habilitar selección : Esta opción activa o desactiva el modo avanzado de selección de secciones de una tabla dinámica.

De esta forma, al seleccionar un botón de campo de un rótulo (celda de los rótulos) se seleccionan automáticamente los datos asociados a dicho campo. Para conseguir esto se ha de pulsar el botón de campo por la parte superior (campos horizontales) o por la parte izquierda (campos verticales).

Agrupar y mostrar detalle: Para poder desplegar o contraer los datos de una celda asociada a una fila o columna, hacemos doble clic sobre dicha celda. Si el doble clic lo recibe una celda asociada con un elemento del campo fila o columna, lo que nos aparecerá es una ventanita como la de abajo que nos permite mostrar detalles para esos campos.

Estas dos acciones equivalen a seleccionar el respectivo elemento comentado anteriormente, tanto la celda de una fila o columna, como la de un elemento del campo fila o columna, y seleccionar Ocultar o Mostrar Detalle que se

Page 138: Manual Excel 2003

encuentran dentro del menú Agrupar y mostrar detalle. Un acceso más rápido para lo descrito anteriormente, puede

ser pulsando sobre los botones que se encuentran en la barra de herramientas de tabla dinámica.

Recordad que los campos Fila serán los situados en la parte más exterior, más a la izquierda. Y los más cercanos al campo Datos serán los elementos del campo Fila. Igual ocurría para la zona Columna.

Ahora bien, si seleccionamos una celda del campo datos y pulsamos sobre el botón mostrar detalle, o lo que es lo mismo, hacemos doble clic en dicha casilla, se nos abrirá una nueva hoja de cálculo con una tabla creada por Excel, que nos muestra como se calculo esa casilla en concreto. Si con nuestro ejemplo pulsamos para ver detalles sobre la casilla D7 se nos abrirá una nueva hoja con el siguiente contenido:

La herramienta Mostrar Detalle estará disponible siempre que se encuentre activada la opción Habilitar información detallada, que se encuentra en opciones de tabla y que ha sido comentada en la unidad anterior.

Las opciones de agrupar y desagrupar nos sirven para crear grupos sobre una selección de campos de las zonas filas o columnas.

Fórmulas: Desde aquí podemos crear campos calculados, elementos calculados, el orden de resolución de estos últimos y crear listas de fórmulas.

Ordenar: Pulsando en este elemento se abre un submenú para organizar los campos de nuestra tabla dinámica, salvo las celdas pertenecientes a la zona de Datos. Hay que tener en cuenta que si cambiamos de posición un campo Fila o Columna,

el que quede más a la izquierda será el nuevo campo Fila o Columna. En nuestro ejemplo si seleccionamos Curso y pulsamos Ordenar - Mover a la Derecha, el nuevo campo Fila será Mes y Curso pasará a ser un elemento del campo Fila.

.

Page 139: Manual Excel 2003

c. Configuración de campos y otras acciones

Veamos a continuación las posibilidades de configuración de campos que nos ofrece las tablas dinámicas.

Configuración de campo: Esta herramienta nos ayuda a modificar las opciones de los diferentes campos. Las posibles configuraciones de campos serán algo distintas dependiendo de la zona donde éste se encuentre. Así pues, vamos a dividir el punto en dos apartados: configuraciones para los campos Página, Fila y Columna, y otro para la configuración del campo Datos.

1. Campos Fila, Columna y Página: Al marcar uno de estos tres campos y seleccionar el elemento Configuración de campo del menú desplegable de la barra de tabla dinámica, o

directamente pulsando el botón que aparece en dicha tabla, se abre una ventana como esta:

Lo primero que podemos modificar es el texto que aparece en el botón de la tabla asociado a ese campo. Para ello escribimos en el área editable que se encuentra a la derecha de Nombre.

Justo debajo nos aparece la sección Subtotales, que nos permite elegir las operaciones que se van a realizar para mostrar en los subtotales de cada campo. Existen tres configuraciones:

Automático: Si tenemos marcada esta opción, viene por defecto, nos realiza una suma para los datos numéricos y una cuenta

para los datos de tipo texto. Personalizado: Seleccionándolo, podemos elegir entre una serie de

operaciones ya definidas. Si escogemos para nuestro ejemplo la operación Máx, se cambiará en la tabla los campos Total MS Access 2003, Total MS Excel 2003, Total MS PowerPoint 2003 y Total MS Word 2003 Avanzado por los campos que aparecen en la siguiente pantalla:

Se pueden seleccionar más de una operación, apareciendo tantos subtotales como operaciones seleccionadas.

Ninguno: Marcando esta opción no visualizaremos los subtotales asociados a ese botón.

Si marcamos la casilla Mostrar elementos sin datos, en nuestra tabla dinámica aparecería los posibles cursos que no contengan alumnos.

En la parte derecha de la ventana encontramos una serie de botones, cuya función es la siguiente:

: Equivale con la herramienta ocultar explicada más arriba.

: Pulsando este botón se nos abre otra ventana con una serie de características:

La zona superior no esta disponible porque está relacionada con fuentes de datos externas, visto esto en el paso 1 del asistente para tablas dinámicas. En la parte inferior aparecen dos secciones diferenciadas: Opciones de Autoordenar y Las diez mejores de Automostrar.

Opciones de Autoordenar: Ordena los datos del campo que se está configurando. La ordenación puede ser Manualmente, organizando los elementos arrastrándolos con el ratón por la tabla; Ascendente, Descendente. Al marcar una de estas dos últimas se habilita el desplegable Usar el campo, para elegir el campo que contiene los valores que deseamos ordenar.

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Las diez mejores de Automostrar: Calculará los datos de la tabla dinámica tomando un número de elementos superiores o inferiores de la lista origen. Esta opción puede estar Desactivada o por el contrario Activada, habilitándose los campos Mostrar y Usar el campo. En el primero elegimos los elementos superiores o inferiores y el número de éstos que se van a mostrar. En Usar el campo nos aparece los campos disponibles de la zona Datos. Para nuestro ejemplo, si elegimos superiores y 2, aparecerá en nuestra tabla los cursos cuya Suma de Alumnos sean las dos más altas, es decir, MS Access

2003 y MS Word 2003 Avanzado.

: Cuando pulsamos el botón nos aparece una ventana dividida en Opciones de presentación, donde podemos configurar el aspecto de nuestra tabla dinámica, y en Opción de impresión, que nos permite insertar un salto de página después de cada elemento.

Si el campo de la zona es de carácter numérico, nos aparece un nuevo botón en la ventana de configuración del campo. El botón Número nos permite dar formato a los números de ese campo.

Cuando pulsamos sobre el botón nos aparece una pequeña ventana donde podemos seleccionar la categoría del formato de los datos, apareciendo a la derecha, en la zona Muestra, como quedaría la celda que tenemos seleccionada con dicho formato. Además, y dependiendo de la categoría marcada, aparece en la parte inferior de la ventana un conjunto de opciones configurables.

2. Campo Datos: Al seleccionar una celda perteneciente a este campo o el rótulo de éste, y pulsando sobre el botón , nos aparece una ventana muy similar a la que se mostraba para los campos Fila, Columna y Página:

La primera diferencia es que nos aparece Campo de origen, que muestra el nombre de la columna original de la cual obtenemos los datos. El campo editable Nombre y los botones Ocultar y Número funcionan exactamente igual que lo explicado anteriormente. La lista Resumir por:, continúa las mismas operaciones que aparecía en la ventana de configuración del campo Fila, Columna y Página, pero en este caso las usamos para resumir la información que nos aportan los Datos. Por último explicaremos la función del botón

. Al pulsar el botón, la ventana se desplegará mostrará el siguiente aspecto:

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Esto nos permite hacer uso de operaciones que nos ofrece Excel y también de las que nosotros mismos creemos, a la hora de resumir nuestros datos. En la nueva ventana modificada, nos aparecen tres nuevas zonas:

Campo base: Aquí aparecen todos los campos de nuestra tabla origen. El campo seleccionado será referencia para la operación que le apliquemos a los datos de nuestra tabla.

Elemento base: Será el campo usado para realizar la operación. Esta lista dependerá del campo base elegido.

Mostrar datos como: Esta lista contiene todas las posibles operaciones que le podemos aplicar a las celdas de la zona de datos seleccionadas. Las operaciones son las siguientes:

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Diferencia de

Se mostrará la diferencia entre los datos de la tabla original cuyo rótulo sea el seleccionado en Campo base, con los valores que contenga el Elemento base. Si partimos de nuestro ejemplo, filtrado de manera que aparezca solo el tutor Juan Antonio Roldán, tenemos un tabla dinámica como la que se muestra debajo. Este filtrado no es necesario, solo lo usamos para procurar una mejor comprensión del funcionamiento de esta operación.

Ahora si seleccionamos en Mostrar datos como: Diferencia de, en Campo base: Provincia y en Elemento base: Jaén, el resultado es el siguiente:

En la columna correspondiente a Jaén aparece en blanco, debido que es ella la que se eligió como Elemento base. Y en Córdoba se muestra la diferencia entre los valores de las columnas Jaén y Córdoba de la tabla de más arriba.

% De Resumen los datos calculando el tanto por ciento, basándose en los elementos seleccionados en Campo base y Elemento base.

% de la diferencia de En este caso, primero se hace la diferencia, y en base a ésta calculamos el tanto por ciento.

Total en El resultado es un total del campo que seleccionamos y todos sus elementos.

% de la fila: Nos muestra el tanto por ciento de todas la filas.

% de la columna Realiza la misma operación que la anterior pero con columnas.

% del total Los datos muestran la información calculando para cada casilla el tanto por ciento respecto al total.

Índice Para cada celda aplica la siguiente operación: ((Valor de la celda)*(Suma total de sumas totales))/((Suma de filas)*(Suma de columnas))

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Con esto damos por terminada la explicación sobre el elemento Configuración de campo.

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Seguimos con las demás herramientas que nos ofrecen las tablas dinámicas.

Subtotales: Ya hemos hablado anteriormente sobre esta opción, e indicábamos que la usábamos para mostrar u ocultar los subtotales referidos a los campos de filas y columnas.

Ordenar y las diez mejores: Al pulsar sobre este elemento del menú desplegable, nos aparece una ventana muy similar

a la ya descrita cuando veíamos el botón del elemento Configuración de campo, relacionado con Filas, Columnas y Página. Así pues, la configuración y funcionamiento de esta opción es idéntica a la explicada con anterioridad.

Opciones de tabla: Este elemento nos abre una ventana vista anteriormente. Se corresponde con las opciones de configuración de nuestra tabla vista al final de la unidad "Asistente para tablas dinámicas".

Mostrar páginas: Esta opción nos crea en nuestro libro una hoja nueva por cada elemento de nuestro campo Página seleccionado en esta ventana:

En esta ventana nos aparecerá los campos pertenecientes a la zona Página. Al seleccionar Año y pulsar Aceptar, Excel nos crea tres nuevas hojas, cada una con una tabla dinámica que contiene la información relacionada con los años 2005, 2006 y 2007.

Pulsando con el botón derecho del ratón sobre cualquier zona de la tabla dinámica nos aparece un menú cuyos elementos corresponden con los explicados anteriormente. Esto nos permite un acceso más rápido a las herramientas de tabla dinámicas. Todo lo visto hasta esta unidad nos da un manejo muy completo de esta herramienta, que será terminado con la utilización de gráficos basado en tablas dinámicas.

d. Gráficas basadas en tablas dinámicas

En esta unidad veremos el resultado de aunar la potencia y posibilidades que ofrecen las tablas dinámicas, con la representación de información que nos proporcionan los gráficos estadísticos.

Tenemos dos posibilidades a la hora de crear nuestro gráfico dinámico: crearlo a partir de una tabla dinámica ya generada, o directamente, haciendo uso del Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

1. Para crear directamente nuestro gráfico, tenemos que elegir en el paso 1 del Asistente de creación de tablas dinámicas la opción: Informe de gráfico dinámico (con informe de tabla dinámica).

Con esto se crea tanto el gráfico, como la tabla dinámica asociada. Los demás pasos de creación con el asistente corresponden a los ya explicados en unidades anteriores.

 

Page 145: Manual Excel 2003

2. En base a una tabla dinámica ya generada. Veremos como crear a partir de nuestra tabla dinámica, una representación gráfica de la información que ésta revela.

Para obtener este gráfico simplemente debemos pulsar sobre el botón , que se encuentra en la barra de herramientas de tabla dinámica. También podemos pulsar sobre Gráfico, dentro del menú Insertar. Hecho esto se nos crea una nueva hoja en nuestro proyecto, la cual contiene un gráfico basado en nuestra tabla dinámica.

Para nuestro ejemplo quedaría un informe gráfico como el que muestra la imagen de abajo, con la salvedad de que el tipo de gráfico ha sido modificado desde la barra de herramientas para gráficos, característica que comentaremos en esta unidad.

 

Page 146: Manual Excel 2003

En esta hoja nos aparecen una serie de botones, barra de herramientas y representaciones que pasamos a comentar:

Botones: Aparecen un conjunto de botones que se corresponden con los campos de nuestra tabla dinámica:

Corresponde con el campo de la zona Página de nuestra tabla dinámica, que en nuestro ejemplo era la columna Año de la lista origen.

Son los campos de la zona Columna. En nuestro caso, el campo columna era Tutor y el elemento del campo Columna era Provincia.

Equivalen a los campos Fila. Para nuestro ejemplo elegimos como campo Fila Curso y como elemento de éste Mes.

La gráfica representa la Suma de los valores del campo Alumnos, que es el campo Datos de nuestra tabla dinámica.

Gráfica: Nos representa los valores del campo Datos de la tabla dinámica de manera más visual y comprensible.

Podemos aplicar el tipo de gráfico que mejor represente la información, teniendo en cuenta que no podemos utilizar los tipos X-Y Dispersión, Burbujas y Cotizaciones con un gráfico creado a partir de una tabla dinámica.

A continuación veremos un par de tipo de gráficos que representan la cantidad de alumnos que hay para cada profesor, dividido en cursos y meses.

Áreas 3-D. Con este gráfico, representamos la cantidad de alumnos matriculados en cada curso, dividido por meses.

Las áreas de distintos colores corresponden con las diferentes series, cada una asociada con un tutor y una provincia de impartición del curso.

Así por ejemplo, para el caso de David Rodríguez y la provincia de Jaén (color granate), vemos como ha tenido una mayor actividad realizando cursos de Word Avanzado; también ha tutorizado un par de cursos de PowerPoint y otro de Access. Sin embargo, en la provincia de Jaén no es responsable de ningún curso de Excel.

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Columna apilada 3D.

Como en el ejemplo anterior, en el eje de categorías (eje X), se encuentran los diferentes cursos, divididos en meses.

Los alumnos son representados por columnas apiladas.

Los diferentes colores de columnas corresponden con un profesor y una provincia. Para el caso del curso MS PowerPoint 2003 y el mes de Junio tenemos dos columnas apiladas, una corresponde con David Rodríguez-Jaén y la otra con Julia García-Córdoba.

Hay que tener en cuenta que estas dos gráficas representan los valores para todos los años. Si queremos ver un año en concreto debemos cambiarlo desde el botón Año.

Leyenda: Muestra la relación entre cada profesor y una provincia, con un color, para poder identificarlo en la gráfica.

 

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Barra herramientas Tabla dinámica: Muy similar a la vista en la unidad anterior, salvo que aquí aparece con menos opciones y el menú desplegable se denomina Gráfico dinámico.

: Nos abre el asistente para gráficos, obviando el paso 2, con lo cual nos ofrece la posibilidad de cambiar nuestro tipo de gráfico personalizando todas sus opciones.

, Ocultar y Mostrar detalle: Tiene el mismo fin que para las tablas dinámicas. Si en nuestro ejemplo seleccionamos el botón Tutor y pulsamos sobre Ocultar detalle, la gráfica se simplifica debido a que sólo aparecerán los tutores una vez, sin hacer referencia a la provincia donde impartieron el curso.

Para que cada profesor indique también la provincia a la que fue dirigido su curso, tan solo debemos pulsar sobre Mostrar detalles. Si nos interesa, por ejemplo, que en la gráfica se muestre a cada tutor con cada una de sus provincias, salvo a David Rodríguez, del cual queremos mostrar su cómputo total de alumnos, seleccionaremos en la gráfica una serie correspondiente a David Rodríguez y pulsaremos sobre Ocultar detalles, obteniendo la cantidad de alumnos a los que dicho profesor ha tutorizado sin distinción de provincias.

: Si los valores en el listado de origen se han modificado, y queremos que nuestro gráfico tenga en cuenta dicha modificación, debemos pulsar sobre el icono Actualizar. Con esto, la tabla dinámica que se encontraba en otra hoja de nuestro Libro se actualiza automáticamente. También ocurre al contrario, es decir, si se actualiza la tabla dinámica, se modificará nuestro gráfico.

: Como ya vimos en la unidad anterior, este botón nos permite configurar los diferentes campos de nuestra/o tabla/gráfico dinámico. Su funcionamiento corresponde con el explicado anteriormente.

: Al pulsar sobre este elemento se nos abre una ventana que contiene la lista de todos los campos de nuestra tabla dinámica, permitiéndonos agregarlos a nuestro gráfico.

Además de estas opciones, el menú desplegable Gráfico dinámico nos ofrece alguna otra:

Opciones... : Se corresponde con las opciones de configuración de nuestra tabla vista al final del apartado "Asistente para tablas dinámicas", pero ahora nos aparecen deshabilitadas algunas de éstas.

Ocultar botones de campos de gráfico dinámico: Pulsando sobre este elemento desaparecen de la pantalla todos los

botones asociados a los diferentes campos, también desaparece la ventana que contiene la lista de campos si el botón se encontraba activado. Es decir, al pulsar sobre ocultar botones, nuestra hoja mostraría tan solo el gráfico y su correspondiente leyenda.

Fórmulas: Desde aquí podemos crear campos calculados, elementos calculados, el orden de resolución de estos últimos y crear listas de fórmulas.

Quitar campo: Este último elemento se habilita al seleccionar un campo de nuestro gráfico. Su función es eliminar dicho campo tanto de nuestro gráfico como de nuestra tabla dinámica.

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Todos los cambios que afecten a campos de nuestro gráfico dinámico, afectarán también a la tabla asociada

Barra de herramientas de gráfico: Todo lo relacionado con esta herramienta se verá en otros apartados, aunque a continuación veremos su funcionamiento básico.

: Este botón nos permite dar formato a las diferentes partes de nuestro gráfico. Se podrán hacer unas operaciones u otras según el área del gráfico seleccionada.

: Al pulsar sobre este elemento se abre un menú desplegable que contiene un conjunto de tipos de gráficos. Para cambiar nuestra representación simplemente deberemos pulsar sobre uno.

: Nos permite ocultar o mostrar la leyenda del gráfico.

: Al pulsar este botón nos inserta en la hoja del gráfico la tabla de datos asociada.

: Nos cambia el ángulo con el que aparecen los rótulos de los ejes de nuestro gráfico, pudiendo ser descendente o ascendente respectivamente.

Muchas de estas operaciones son accesibles pulsando con el botón derecho del ratón en cualquier parte del área del gráfico. Llegado a este punto damos por concluido el tema de tablas y gráficos dinámicos. Todo lo visto nos ofrece los conocimientos

suficientes para dominar estas herramientas.

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TEMA 12.MACROS AVANZADO

En esta Unidad Didáctica vamos a estudiar una herramienta que utilizada con ingenio nos ayudará en nuestro trabajo diario con nuestras hojas de cálculo, para aquellas tareas que repitamos continuamente. Estas herramientas son las macros.

Con las macros podremos grabar los pasos que hacemos a la hora de realizar ciertas tareas que tendemos a repetir en un futuro, con el objeto de volver a utilizarlas, pero ahorrándonos el trabajo de repetir todo el proceso.

Estudiaremos como crear, modificar y ejecutar las macros en nuestras hojas de cálculo.

1. Crear una macro

Las macros, herramienta que estudiaremos a fondo en este apartado, no son más que un mecanismo capaz de recordar y gestionar diversas tareas que repetimos continuamente en nuestro día a día, con el objeto de poder reutilizarlas y ahorrarnos el repetir el mismo trabajo una y otra vez.

Podemos crear tantas macros como deseemos, asignándolas a un libro de Excel o al libro Excel personal, de forma que pueda ser reutilizada en cualquier momento.

El proceso de creación de una macro es sencillo, muy parecido al funcionamiento de una grabadora, dado que activamos un estado de "grabación", en el cual todos, los pasos realizados en Excel son memorizados por la macro que estamos creando.

Para familiarizarnos vamos a acceder al menú "Herramientas" en el apartado "Macro".

Este apartado abre un submenú del que comentaremos las opciones más importantes:

 

Macros

Es el cuadro de diálogo que nos da acceso a todas las macros definidas en el entorno.

Desde este cuadro podremos ejecutar, modificar, borrar y configurar cualquiera de las macros que hayamos creado hasta el momento.

Veremos esto en el siguiente apartado.

Grabar nueva macro

Esta opción, que estudiaremos a continuación será la que nos permita crear una macro desde 0, asignando un nombre, abreviación de teclas para su ejecución y memorizando cada uno de los pasos que realicemos en nuestra hoja de cálculo.

Page 151: Manual Excel 2003

Seguridad

Se define el nivel de seguridad que queremos mantener, dado que la ejecución de macro implica un agujero de seguridad.

Por medio de las macros pueden crear virus que afecten a nuestro sistema.

Editor de Visual Basic

Una macro esta compuesta por un conjunto de instrucciones, en concreto una función de código en lenguaje visual basic.

A la hora de editar una macro comprobaremos que accederemos al editor de Visual Basic, entorno de programación avanzado el cual requiere un estudio aparte.

Ahora que hemos definido las opciones del submenú vamos a comenzar examinando la opción grabar una nueva macro. Al pulsar la opción nos encontraremos con un cuadro de diálogo como el siguiente.

Veamos cada uno de sus parámetros:

Nombre de la macro: Escribimos el nombre por el cual vamos a referenciar a la macro. Este nombre no debe contener espacios en blanco.

Método abreviado: Indicamos la tecla cuya pulsación en conjunto con la tecla Ctrl hará que se inicie la ejecución de la macro.

Descripción: Este texto descriptivo es rellenado automáticamente por Excel con el usuario y fecha de creación, aunque podemos escribir lo que deseemos.

Guardar macro en: Esta opción nos cita los posibles lugares donde podemos almacenar esta macro, ya sea en el libro actual, en otro nuevo como en el "libro de macros personal" cuya modificación afecta a todo nuevo libro que se cree desde 0.

En la siguiente imagen podemos ver las distintas opciones comentadas. En el caso de que estemos creando una macro útil para cualquier hoja de cálculo con la que trabajemos debemos incorporarla en "Libro de macros personal".

No obstante, si es una macro muy particular de la hoja de cálculo con la que estamos trabajando, es preferible almacenarla en el libro local.

Veamos un ejemplo de creación de una macro. Vamos a crear una macro denominada "Crear_meses_año" que rellena una columna con los 12 meses que compone un año. Esta macro se ejecutará al pulsar la combinación de teclas Ctrl+m , solo afectará al ámbito de este libro.

La imagen nos muestra los datos de creación de macro:

Una vez pulsado el botón aceptar accederemos libremente a nuestra hoja de calculo... cuidado!! todo lo que hagamos hasta que indiquemos lo contrario formará parte de las acciones asociadas a nuestra macro "crear_meses_año".

Hemos de ser especialmente cuidadosos ya que en una macro se almacenan tanto las acciones correctas como nuestros errores.

Encontraremos flotando la barra de herramientas siguiente con solo 2

opciones:

Detener grabación: Es la primera de las opciones y se encarga de indicar el momento de cierre de la macro, es decir, indica hasta que momento se van almacenando las operaciones que realizamos en nuestra hoja de calculo.

Referencia relativa: Esta opción se puede marcar y desmarcar. La pulsaremos cuando no queramos que las tareas se repitan siempre en las mismas celdas, si no que dependa de la celda que tengamos pulsada en el momento de ejecución de una macro

Page 152: Manual Excel 2003

Continuando con nuestra macro, antes de pulsar el botón detener grabación y sin seleccionar la opción de referencia relativa escribiremos los 12 nombres de meses del año.

Una vez finalizados estos pasos pulsaremos el botón detener grabación, momento a partir del cual se ha concluido la grabación de nuestra macro "crear_meses_año".

Para ejecutar y comprobar nuestros resultados, primero borraremos los meses escritos y a continuación sólo tenemos que pulsar la combinación Ctrl + m, de forma que aparecerá en un instante los meses del año en las mismas celdas que las creamos anteriormente.

No será posible conseguir que estos meses aparezcan en otra columna que no sea aquella en la cual se crearon por primera vez. Esto ocurre debido a que no seleccionamos la opción referencia relativa.

Veamos otro ejemplo, en este caso repetiremos los mismos pasos para crear los

días de la semana, llamada "diasSemana", pero con la salvedad de que sí activaremos la opción referencia relativa. Asignaremos la ejecución de la macro a la pulsación de las teclas Ctrl + n

De esta forma, una vez creada la macro, sólo tendremos que seleccionar desde que celda queremos que se escriban los días de la semana seguido de la pulsación de la combinación de teclas Ctrl + n.

En la imagen vemos un resultado de la ejecución de esta macro en repetidas ocasiones.

Gracias a las macros podemos optimizar nuestro trabajo y gestionar mejor nuestro tiempo a la hora de trabajar con hojas de calculo, evitando invertir tiempo en tareas que se repiten.

2. Ejecución de macros

La siguiente opción que debemos estudiar es la denominada "Macros..", accesible también por medio de la pulsación de la combinación de teclas Alt+ F8 o bien accediendo al menú "Herramientas", en el submenú "Macro" y finalmente la opción "Macros..".

Podemos ver esta opción en la siguiente imagen:

Pulsándola accederemos al cuadro de diálogo que gestiona las macros definidas en nuestro entorno. Desde aquí dispondremos de diversas opciones:

Ejecutar

Activa la ejecución de la macro seleccionada en el listado. Tiene el mismo efecto que si pulsáramos la combinación de teclas asociada a la macro.

Si desea detener la ejecución de una macro   presione ESC y haga clic en Finalizar en el cuadro de diálogo Microsoft Visual Basic.

Cancelar Cerramos este cuadro de diálogo.

Paso a paso Ejecutamos una macro paso a paso, visualizando estos mediante el editor de código Visual Basic.

Modificar

Visualizamos el cuerpo de una macro, el cual está compuesto por un conjunto de instrucciones escritas en Visual Basic.

Page 153: Manual Excel 2003

Podremos ver estas instrucciones por medio del editor de código Visual Basic, y en caso de conocer este lenguaje tendremos la posibilidad de modificar y afinar el funcionamiento de la macro seleccionada.

Crear Nos permite crear nuevas macros.

Eliminar Elimina la macro seleccionada.

Opciones Accede a una ventana de opciones sobre la macro seleccionada.

En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de este cuadro de diálogo con un listado en el cual aparecen las 2 macros definidas en el apartado anterior.

En la parte inferior de la ventana tendremos acceso a una lista desplegable que nos permite indicar el ámbito de las macros que estamos visualizando, ya que pueden ser macros definidas en este libro o en otros libros que tengamos abiertos.

Quizás la opción que más pueda llamar la atención de las comentadas hasta ahora es la de edición de una macro, dado que nos da acceso a su definición por medio del editor de código Visual Basic. Podemos ver un ejemplo editando nuestra macro "crear_meses_año".

Conocer el uso de este editor así como el lenguaje Visual Basic se escapa del ámbito de este curso, aunque sí veremos con mayor detalle este ejemplo.

El editor de Visual Basic esta compuesto, a parte de su barra de herramientas principal de 3 paneles:

Panel de proyecto: Es donde se definen los distintos módulos y archivos contenedores de código. Podemos crear tantos módulos como deseemos para organizar el código escrito.

Panel de propiedades: Aunque en este caso no muestra nada más que el nombre del módulo seleccionado, esta ventana se encarga de mostrar todas las propiedades del objeto seleccionado. Por ejemplo, si utilizáramos algún elemento de formulario, el listado de propiedades sería mucho mayor.

Page 154: Manual Excel 2003

Panel de código: Este es el panel que más nos interesa, suele ocupar la mayor parte de la pantalla. En el podremos escribir y modificar el código que compone una macro.

Estudiemos a continuación el código que define la macro "crear_meses_año". Esta macro esta definida por medio de un subprocedimiento:

Sub crear_meses_año()'' crear_meses_año Macro' Macro grabada el 09/08/2007 '' Acceso directo: CTRL+m'Range("B6").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Enero"Range("B7").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Febrero"Range("B8").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Marzo"Range("B9").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Abril"Range("B10").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Mayo"Range("B11").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Junio"Range("B12").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Julio"Range("B13").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Agosto"Range("B14").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Septiembre"Range("B15").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Octubre"Range("B16").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Noviembre"Range("B17").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Diciembre"Range("B18").Select

End Sub

En Visual Basic, un subprocedimiento no es más que una agrupación de instrucciones bajo el ámbito de un nombre, algo muy parejo a nuestra definición de macro.

Sub crear_meses_año()

End Sub

Dentro del subprocedimiento nos encontramos con unas líneas que comienzan con una comilla simple. Estas líneas son ignoradas por Excel a la hora de ejecutar las instrucciones. Muestra la información de descripción así como el acceso directo que utiliza la macro.

'' crear_meses_año Macro' Macro grabada el 09/08/2007 '' Acceso directo: CTRL+m'

Ya por último encontramos 12 repeticiones de las siguientes parejas de líneas, que si son instrucciones. Cada una de estas parejas se encarga de seleccionar la celda en la cual vamos a escribir, y a la asignación del valor del mes correspondiente.

Page 155: Manual Excel 2003

Range("B6").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Enero"

Esta sencilla macro es un buen ejemplo para que llegues a comprender como se compone una macro.

Otra de las opciones, muy relacionada con la edición de una macro, es la ejecución paso a paso. Esta ejecución se visualiza por medio del editor de código VisualBasic y nos permite controlar los pasos de ejecución línea a línea en el editor. Esto podemos llevarlo a cabo mediante las opciones del menú:

Continuar: Pulsando esta opción pasamos a ejecutar la siguiente línea de código. Interrumpir: Pausamos la ejecución de la macro en un momento dado. Reestablecer: Paramos la ejecución de la macro.

Solo nos queda por estudiar el botón Opciones, el cual, tal como adelantamos al principio de este apartado nos permitía acceder a las opciones de la macro que tenemos seleccionada en un momento dado.

Como ejemplo podemos ver las opciones de la macro "crear_meses_año" en la siguiente imagen:

Vemos como aparte de indicarnos el nombre, nos permite modificar tanto la descripción como la abreviatura de teclas asociadas.

 

Las macros están compuestas por instrucciones de Visual Basic, lo cual nos permite completar, afinar y depurar las macros creadas mediante Excel, potenciando su funcionalidad.

3. Eliminación de macros

En los puntos anteriores, hemos estudiado cómo grabar una macro y cómo utilizarla. También hemos aprendido a modificar macros ya creadas con anterioridad.

En esta sección de la unidad, veremos cómo eliminar una macro.

Para realizar esta acción, accedemos al menú "Herramientas", apartado "Macro".

Este apartado abre un submenú donde elegiremos la opción Macros:

 

Marcamos la macro que queremos borrar y pulsamos el botón Eliminar.

 

Excel permite eliminar las macros creadas con anterioridad.

4. Seguridad

¿Para que controlar la seguridad? ¿como puede dañarnos una macro?.

Page 156: Manual Excel 2003

Esta pregunta tiene una sencilla respuesta, y es que al estar compuesta por código Visual Basic, se crea un agujero de seguridad en nuestro sistema. Esto es debido a la posibilidad de poderse crear un virus mediante este tipo de instrucciones.

Es decir, puede darse por ejemplo el caso de que nos envíen a nuestro correo electrónico un fichero Excel con macros definidas para ejecutarse al abrir el documento de forma automática, sin ninguna acción por nuestro lado, las cuales no sean más que código malicioso y dañino para nuestro sistema.

¿Como podemos defendernos ante tales ataques?

Por supuesto que mediante la instalación de un antivirus que sea capaz de detectar virus de macros, opciones muy comunes en este tipo de software. No obstante, desde Excel disponemos también de una serie de opciones para permitir la ejecución de las macros dependiendo de cada situación.

Podemos encontrar estas opciones en el menú "Herramientas" -> "Macro" -> "Seguridad":

Desde esta opción accederemos a un cuadro de diálogo en el cual indicaremos el nivel de seguridad que se ha de contemplar a la hora de ejecutar macros.

Nos encontramos con 4 niveles, quedando de nuestra mano el decidir cual de las opciones establecer:

Muy alto Es el nivel más restrictivo de seguridad, solo se ejecutará en el caso de estar instalada en una ubicación de confianza.

AltoAun sigue siendo un nivel bastante restrictivo el cual solo permitirá ejecutar aquellas macros que estén firmadas y procedan de fuentes de confianza.

Medio

En el nivel medio no es tan restrictivo y se le da al usuario la oportunidad de decidir si ejecutar o no una macro que venga sin firmar. Para aquellas macros firmadas dependerá de sus características para que se ejecute o no automáticamente.

Bajo

Cuando se establece un nivel de seguridad bajo, todas las macros se tratan de la misma forma independientemente del origen o del estado del certificado.

Con el nivel de seguridad bajo, el usuario no recibe ningún aviso ni se le pide que valide la firma, y las macros se habilitan automáticamente.

Sólo debe utilizar esta configuración si está seguro de que todas las macros de los archivos son de fuentes de confianza.

Hemos de tener especial cuidado con las macros de dudosa procedencia, vigilando siempre que estén firmados y vengan de una fuente de confianza. Gracias a los niveles de seguridad podemos configurar nuestro sistema para prevenir riesgos.

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TEMA 1. VISION GENERAL DE EXCEL........................................................................................................................................... 11. Visión general............................................................................................................................................................... 1

a. ¿Qué es Excel?............................................................................................................................................................. 1b. Versiones de Excel........................................................................................................................................................ 1c. Descripción de la pantalla............................................................................................................................................ 2d. La ayuda de Excel......................................................................................................................................................... 4e. Modificar las preferencias de la aplicación...................................................................................................................5

2. Elementos de pantalla.................................................................................................................................................. 6a. Barra de Menús............................................................................................................................................................ 6b. Barra de Herramientas................................................................................................................................................. 8c. Barra de Fórmulas........................................................................................................................................................ 9d. Ventana de documento.............................................................................................................................................. 10e. Barra de Estado.......................................................................................................................................................... 12

3. Trabajo con documentos............................................................................................................................................ 12a. Libros.......................................................................................................................................................................... 12b. Hojas.......................................................................................................................................................................... 13c. Celdas......................................................................................................................................................................... 14d. Abrir............................................................................................................................................................................ 15e. Cerrar......................................................................................................................................................................... 16f. Guardar...................................................................................................................................................................... 16g. Guardar como............................................................................................................................................................. 17h. Salir............................................................................................................................................................................ 17

4. La ayuda de Excel....................................................................................................................................................... 18a. El ayudante de Office................................................................................................................................................. 18b. La Ventana de ayuda.................................................................................................................................................. 21

TEMA 2. DATOS DE EXCEL......................................................................................................................................................... 231. Los datos en Excel...................................................................................................................................................... 23

a. Selección de celdas.................................................................................................................................................... 23b. Manejo de datos......................................................................................................................................................... 23c. Llenado automático.................................................................................................................................................... 23

2. Selección de celdas.................................................................................................................................................... 23a. Rangos....................................................................................................................................................................... 23b. Selección de una celda............................................................................................................................................... 24c. Selección de rangos.................................................................................................................................................... 24d. Selección de celdas y rangos disjuntos.......................................................................................................................25e. Selección de columnas y filas.................................................................................................................................... 25f. Selección de toda una hoja......................................................................................................................................... 26g. Selecciones extendidas.............................................................................................................................................. 26h. El comando ir a........................................................................................................................................................... 26

3. Manejo de datos......................................................................................................................................................... 27a. Introducción de datos................................................................................................................................................. 27b. Editar y eliminar......................................................................................................................................................... 29c. Cortar-pegar y copiar-pegar....................................................................................................................................... 30d. Insertar datos............................................................................................................................................................. 31e. Pegado especial.......................................................................................................................................................... 32f. Referencias................................................................................................................................................................. 33g. Vínculos...................................................................................................................................................................... 35

4. Llenado automático.................................................................................................................................................... 36a. Botón de llenado......................................................................................................................................................... 36b. Comando rellenar....................................................................................................................................................... 37c. Llenar un rango con el teclado................................................................................................................................... 37d. Llenar series............................................................................................................................................................... 38

TEMA 3. NOMBRES y FUNCIONES............................................................................................................................................... 411. ¿Qué son los nombres?............................................................................................................................................... 412. ¿Qué son las funciones?............................................................................................................................................. 413. Nombres..................................................................................................................................................................... 42

a. Definir nombres.......................................................................................................................................................... 42b. Pegar nombres........................................................................................................................................................... 43c. Eliminar nombres........................................................................................................................................................ 44d. Crear nombres............................................................................................................................................................ 44e. Aplicar nombres.......................................................................................................................................................... 45

4. Funciones................................................................................................................................................................... 46a. Sintaxis....................................................................................................................................................................... 46b. Argumentos................................................................................................................................................................ 46c. El asistente para funciones......................................................................................................................................... 47d. La autosuma............................................................................................................................................................... 48e. Funciones básicas....................................................................................................................................................... 49f. Errores y autocorrección............................................................................................................................................. 51g. Tipos de funciones...................................................................................................................................................... 52

TEMA 4. FORMATOS................................................................................................................................................................... 611. Formatos.................................................................................................................................................................... 61

a. Introducción a los formatos........................................................................................................................................ 61b. Autoformato............................................................................................................................................................... 62c. Copiar formato............................................................................................................................................................ 62

2. Celdas......................................................................................................................................................................... 63a. Números..................................................................................................................................................................... 63b. Alineación................................................................................................................................................................... 65

Page 158: Manual Excel 2003

c. Fuente........................................................................................................................................................................ 65d. Borde.......................................................................................................................................................................... 66e. Trama......................................................................................................................................................................... 67

3. Filas............................................................................................................................................................................ 68a. Alto............................................................................................................................................................................. 68b. Autoajustar................................................................................................................................................................. 68c. Ocultar-mostrar.......................................................................................................................................................... 69

4. Columnas.................................................................................................................................................................... 69a. Ancho......................................................................................................................................................................... 69b. Autoajustar a la selección........................................................................................................................................... 70c. Ocultar-mostrar.......................................................................................................................................................... 70d. Ancho estándar.......................................................................................................................................................... 70

5. Hojas.......................................................................................................................................................................... 71a. Cambiar nombre......................................................................................................................................................... 71b. Ocultar-mostrar.......................................................................................................................................................... 72c. Fondo......................................................................................................................................................................... 72

TEMA 5. GRÁFICOS................................................................................................................................................................... 741. Introducción................................................................................................................................................................ 742. Asistente para gráficos............................................................................................................................................... 793. Herramientas para gráficos........................................................................................................................................ 83

TEMA 6. IMPRESIÓN.................................................................................................................................................................. 851. Impresión de documentos.......................................................................................................................................... 85

a. Introducción a la impresión........................................................................................................................................ 85b. El área de impresión................................................................................................................................................... 86c. Configuración de la página......................................................................................................................................... 87d. Vista preliminar.......................................................................................................................................................... 89e. Los saltos de página................................................................................................................................................... 91

2. Configuración de página............................................................................................................................................. 92a. Página......................................................................................................................................................................... 92b. Márgenes.................................................................................................................................................................... 92c. Encabezado y pie de página....................................................................................................................................... 93d. Hoja............................................................................................................................................................................ 93

TEMA 7. CONFIGURACION Y PERSONALIZACIÓN.......................................................................................................................951. Configuración............................................................................................................................................................. 952. Personalizar................................................................................................................................................................ 96

a. Personalizar las Barras de herramientas.....................................................................................................................96b. Personalizar los botones de Comando........................................................................................................................97

3. Los botones de comando y las macros.......................................................................................................................97TEMA 8. TRABAJO CON ARCHIVOS............................................................................................................................................. 99

1. Creación de documentos nuevos. Plantillas y asistentes............................................................................................992. Creación, modificación y eliminación de plantillas....................................................................................................1003. Modos de visualización de un libro. Ventanas y paneles...........................................................................................102

a. Uso de ventanas....................................................................................................................................................... 102b. Uso de paneles......................................................................................................................................................... 103

TEMA 9. USO AVANZADO DE FORMULAS.................................................................................................................................1041. Referencias absolutas, relativas y mixtas.................................................................................................................104

a. Referencias relativas................................................................................................................................................ 104b. Referencias absolutas............................................................................................................................................... 105c. Referencias mixtas................................................................................................................................................... 106

2. Funciones de Excel................................................................................................................................................... 106a. Funciones................................................................................................................................................................. 107b. Funciones promedio, mínimo, máximo y contar.......................................................................................................108

3. Rangos con nombre.................................................................................................................................................. 1094. Funciones de búsqueda y condicionales...................................................................................................................110

a. Funciones de búsqueda............................................................................................................................................ 112b. Formatos condicionales............................................................................................................................................ 113

5. Auditar una hoja de cálculo. Búsqueda y corrección de errores...............................................................................113TEMA 10.LISTAS Y BASES DE DATOS EN EXCEL.......................................................................................................................115

1. Ordenación de listas................................................................................................................................................. 1152. Grupos y esquemas.................................................................................................................................................. 1163. Formularios de datos................................................................................................................................................ 1174. Subtotales................................................................................................................................................................ 1185. Filtros. Autofiltros y filtros avanzados.......................................................................................................................1206. Consultas a otras bases de datos.............................................................................................................................1237. Importar y exportar datos......................................................................................................................................... 126

TEMA 11. TABLAS DINÁMICAS.................................................................................................................................................. 1281. Tablas Dinámicas...................................................................................................................................................... 128

a. ¿Qué son las tablas dinámicas?................................................................................................................................128b. Asistente para tablas dinámicas...............................................................................................................................130

2. Uso de las tablas dinámicas..................................................................................................................................... 134a. Acciones básicas sobre tablas.................................................................................................................................. 134b. Selección, agrupación y ordenación.........................................................................................................................136c. Configuración de campos y otras acciones...............................................................................................................138d. Gráficas basadas en tablas dinámicas......................................................................................................................142

TEMA 12.MACROS AVANZADO................................................................................................................................................. 1481. Crear una macro....................................................................................................................................................... 1482. Ejecución de macros................................................................................................................................................. 1503. Eliminación de macros.............................................................................................................................................. 1534. Seguridad................................................................................................................................................................. 153

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