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MANUAL DE USUARIO
Software para la gestión informática de Hoteles
Hotelwin Ver. 9
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CONFIGURACIÓN K-HOTEL ................................................. 8
ARCHIVOS .................................................................................. 9
Departamentos y Servicios ........................................................................................................................... 9
Régimen de Estancia .................................................................................................................................. 10
Formas de Pago .......................................................................................................................................... 10
Tipos de IVA .............................................................................................................................................. 10
Tipos de habitaciones ................................................................................................................................. 11
Habitaciones ............................................................................................................................................... 11 Habitaciones virtuales ............................................................................................................................ 12
Agencias, tarifas, temporadas y cupos. ....................................................................................................... 12
Aplicar y crear los contratos, tarifas y temporadas ..................................................................................... 12
Archivo Otros ........................................................................................................................................ 15 Tipo de actividades ................................................................................................................................ 15 Status de reservas ................................................................................................................................... 15 Segmento de clientes ............................................................................................................................. 15 Nacionalidades....................................................................................................................................... 15 Tipos de cancelación.............................................................................................................................. 15 Canal origen de reservas ........................................................................................................................ 15 Camareras de piso .................................................................................................................................. 15 Objetos perdidos .................................................................................................................................... 15 Grupos de habitaciones .......................................................................................................................... 15 Cierre de ventas ..................................................................................................................................... 16
Configuración de parámetros ..................................................................................................................... 17 Datos Generales: .......................................................................................................................... 17 Datos de Facturación: ................................................................................................................... 17 Registro de cobros al facturar....................................................................................................... 17 Configuración línea de cargo alojamiento .................................................................................... 17 Configuración de sistema ............................................................................................................. 18 Auditoria ...................................................................................................................................... 20 Otros ............................................................................................................................................. 20 Registro ........................................................................................................................................ 21 Enlaces ......................................................................................................................................... 22 Policía .......................................................................................................................................... 22 Reservas Online ........................................................................................................................... 22 Personalización ............................................................................................................................ 22
Utilidades ................................................................................................................................................... 23 Regeneración de índices, saldos, cupos y ocupación por agencias ........................................................ 23
Copias de seguridad .................................................................................................................................... 23
Configuración de parámetros ..................................................................................................................... 23
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Gestión de accesos directos ........................................................................................................................ 23 Para crear un acceso directo .................................................................................................................. 24 Modificación de accesos directos .......................................................................................................... 25
Gestión de usuarios .................................................................................................................................... 25 Crear un grupo de usuarios .................................................................................................................... 26 Creación de usuarios .............................................................................................................................. 26 Modificar los derechos del usuario ........................................................................................................ 26
Registro de Actividades .............................................................................................................................. 27
RECEPCIÓN .............................................................................. 28
RESERVAS ................................................................................ 29
Reservas Individuales ................................................................................................................................. 29 Alta de reservas ..................................................................................................................................... 29 Modificación de reservas ....................................................................................................................... 32 Pro forma ............................................................................................................................................... 32 Cancelación de reservas ......................................................................................................................... 32 Otras opciones: ...................................................................................................................................... 32
Reservas Express ........................................................................................................................................ 33
Reservas de grupo ...................................................................................................................................... 33 Alta de reservas ..................................................................................................................................... 33 Modificar reserva ................................................................................................................................... 34 Pro forma ............................................................................................................................................... 35 Cancelación reservas ............................................................................................................................. 36
Búsqueda de reservas (individuales y grupos) ............................................................................................ 36
Errores comunes en el alta de reservas. ...................................................................................................... 36
CHECK IN, MODIFICACIÓN DE HABITACIONES Y
REGISTRO DE CARGOS. ....................................................... 37
Check In de reservas individuales .............................................................................................................. 37
Check In de grupos ..................................................................................................................................... 39
Check In Express ........................................................................................................................................ 40
Retroceso Check In .................................................................................................................................... 40
Consulta y modificación de habitaciones. .................................................................................................. 40 F5-Datos Generales ............................................................................................................................... 41 F6-Datos Estadísticos ............................................................................................................................ 42 F7-Cargos alojamiento y extras ............................................................................................................. 42 F8-Liquidación ...................................................................................................................................... 43
Gestión habitaciones grupo (Maestro de grupos) ....................................................................................... 43 Datos generales ...................................................................................................................................... 43 Cargos pendientes de producir ............................................................................................................... 44 Cargos fijos ............................................................................................................................................ 45 Liquidación ............................................................................................................................................ 45
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Registro de cargos habitaciones. ................................................................................................................ 45
Registro de cargos fijos .............................................................................................................................. 47
Consulta, modificación y anulación de cargos ........................................................................................... 48
Traspaso de cargos entre habitaciones ........................................................................................................ 50
Check Out ................................................................................................................................................... 50
PROCESOS DIARIOS .............................................................. 51 Cambio de habitación ............................................................................................................................ 51 Registro de tareas a realizar ................................................................................................................... 51 Mensajes clientes ................................................................................................................................... 51 Listado de mano corriente ..................................................................................................................... 52 Saldos habitaciones ................................................................................................................................ 53
LISTADOS .................................................................................. 53 Listados de llegada ................................................................................................................................ 53 Listado de salidas ................................................................................................................................... 53 Listado de reservas ................................................................................................................................ 53 Clientes alojados .................................................................................................................................... 54 Cancelación automática de reservas ...................................................................................................... 54 Reservas canceladas .............................................................................................................................. 54 Habitaciones disponibles ....................................................................................................................... 54 Reservas a un día ................................................................................................................................... 54 Habitaciones bloqueadas ....................................................................................................................... 55 Listado de policía ................................................................................................................................... 55 Habitaciones vinculadas ........................................................................................................................ 55 Desvincular ............................................................................................................................................ 56 Reservas por habitación ......................................................................................................................... 56 Listado de cargos diarios ....................................................................................................................... 56
7. Listado de seguridad ................................................................................................................ 57 Listado de cargos fijos ........................................................................................................................... 57 Otros ...................................................................................................................................................... 57
Listados de camas extras ......................................................................................................... 57 Cambio de habitaciones efectuados ......................................................................................... 57 Cargos anulados ...................................................................................................................... 57 Cobros anulados ...................................................................................................................... 58 Histórico de estancias .............................................................................................................. 58 Histórico de traspaso entre facturas ......................................................................................... 58
GESTIÓN .................................................................................... 58
Reservas individuales ................................................................................................................................. 58
Reservas de Grupo ...................................................................................................................................... 58
Reservas Express ........................................................................................................................................ 58
Bloqueo de habitaciones ............................................................................................................................. 58
Desbloqueo de habitaciones ....................................................................................................................... 58
Retroceder check in .................................................................................................................................... 58
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Informes ..................................................................................................................................................... 59 Listado habitaciones libres .................................................................................................................... 59 Rack Gráfico .......................................................................................................................................... 59 Rack Listado .......................................................................................................................................... 59 Planning de ocupación ........................................................................................................................... 59 Booking de reservas resumido. .............................................................................................................. 61 Booking de reservas detallado ............................................................................................................... 63 Booking de reservas simplificado .......................................................................................................... 64 Mostrar cupo de una agencia en el booking ........................................................................................... 64 Previsión de servicios ............................................................................................................................ 65 Previsión de ocupación .......................................................................................................................... 67 Reservas a un día ................................................................................................................................... 67 Cuadrante restaurante ............................................................................................................................ 67 Registro del booking position ................................................................................................................ 68 Listado del booking position ................................................................................................................. 68
Estadística ................................................................................................................................................... 69 Estancias Días/País. ............................................................................................................................... 69 Estancia País/Día ................................................................................................................................... 69 Estancias Agencia/País .......................................................................................................................... 70 Llegadas Mensuales ............................................................................................................................... 70 Estancias por nacionalidades ................................................................................................................. 70 Estancias por segmentos ........................................................................................................................ 70 Ocupación por agencias ......................................................................................................................... 70 Ventas por cupo/garantías ...................................................................................................................... 71 Ventas por cupos/garantías por tipos ..................................................................................................... 71 Encuesta ocupación INE ........................................................................................................................ 71 Segmentación diaria por mes ................................................................................................................. 72 Segmentación mensual de ocupación .................................................................................................... 72
Previsiones ................................................................................................................................................. 72 Por segmento ......................................................................................................................................... 72 Por nacionalidades ................................................................................................................................. 72 Por tipo de habitación ............................................................................................................................ 72
Gestión Comercial ...................................................................................................................................... 73 Edición de plantillas .............................................................................................................................. 73 Circulares clientes kardex ...................................................................................................................... 74 Circulares a agencias ............................................................................................................................. 77 Editor de textos ...................................................................................................................................... 78
FACTURACIÓN ........................................................................ 79
Facturación reservas individuales. .............................................................................................................. 79
Facturación reservas individuales. .............................................................................................................. 80
Facturación Grupos .................................................................................................................................... 83
Facturas atípicas ......................................................................................................................................... 84
Edición de facturas emitidas ....................................................................................................................... 86 Corrección Facturas del Día .................................................................................................................. 86 Editar texto de las facturas ..................................................................................................................... 86 Editar cabecera de facturas .................................................................................................................... 87
Traspaso de cargos entre facturas. .............................................................................................................. 87
Copia de Facturas ....................................................................................................................................... 89
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Cartas de acompañamiento. ........................................................................................................................ 89
GESTIÓN DE COBROS Y TESORERÍA .............................. 91 Gestión de cobros .................................................................................................................................. 91
Extracto de agencias detallado .......................................................................................................... 91 Listado de saldo 30-60-90 ................................................................................................................. 92 Listado de saldos detallados .............................................................................................................. 92 Crédito dispuesto a agencias ............................................................................................................. 92 Registro de cobros múltiples ............................................................................................................. 92 Registro de cobros ............................................................................................................................ 94 Registro de pagos a cuenta ................................................................................................................ 94 Saldar pagos a cuenta ........................................................................................................................ 95 Cartas de reclamación ....................................................................................................................... 96 Registro de de saldos previos ............................................................................................................ 97
TESORERÍA .............................................................................. 97
Listado de caja ............................................................................................................................................ 97 Consulta de cobros ................................................................................................................................. 97 Edición / eliminación de cobros............................................................................................................. 98 Edición / eliminación de cobros múltiples. ............................................................................................ 99
Registro de Cobros ................................................................................................................................... 100
Registro de depósitos ................................................................................................................................ 100
Listado de depósitos ................................................................................................................................. 100 Editar un depósito ................................................................................................................................ 101 (F3-Editar) ........................................................................................................................................... 101 Imprimir un justificante de un depósito (F9 Justificante) .................................................................... 102 Imprimir el listado de depósitos (F6 Imprimir) ................................................................................... 102 Modificar la cantidad de un depósito ................................................................................................... 102
Diario de facturas emitidas ....................................................................................................................... 102
Facturas en crédito .................................................................................................................................... 103
Valoración de reservas ............................................................................................................................. 104
Resumen analítico de facturas .................................................................................................................. 105
Resumen de terceros ................................................................................................................................. 105
Traspaso contable ..................................................................................................................................... 105
AUDITORÍA Y CIERRE DEL DÍA ...................................... 106 Otros mensajes en el proceso de Cierre. .............................................................................................. 107
Copias de seguridad .................................................................................................................................. 108
GOBERNANTA ....................................................................... 109
Listado de llegadas ................................................................................................................................... 109
Listado de llegadas ................................................................................................................................... 110
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Listado de salidas ..................................................................................................................................... 111
Clientes alojados (búsqueda de clientes) .................................................................................................. 112
Rack de habitaciones gráfico .................................................................................................................... 112
Rack de habitaciones listado .................................................................................................................... 115
Bloqueo de habitaciones ........................................................................................................................... 115
Modificación bloqueo o desbloqueo de habitaciones ............................................................................... 115
Listado de habitaciones bloqueadas ......................................................................................................... 116
Modificar estado de habitaciones ............................................................................................................. 116
Informe estado habitaciones (Informe Gobernanta) ................................................................................. 117
Asignar camareras .................................................................................................................................... 119
DIRECCIÓN ............................................................................ 120
Informes ................................................................................................................................................... 120
Informes ................................................................................................................................................... 121 Informe de producción ......................................................................................................................... 121 Facturación por agencias ..................................................................................................................... 121 Previsión de ocupación ........................................................................................................................ 122 Reservas a un día ................................................................................................................................. 122 Booking de reservas ............................................................................................................................. 122 Previsión de servicios .......................................................................................................................... 122 Ocupación / previsión anual ................................................................................................................ 122 Promedios mensuales por tipos en € .................................................................................................... 122 Estadística de ocupación anual ............................................................................................................ 123
Comparativos ........................................................................................................................................... 123 Comparativo de producción mensual .................................................................................................. 123 Comparativo de producción mensual acumulada ................................................................................ 123 Comparativo de producción a un mes .................................................................................................. 123 Comparativo de producción a un día ................................................................................................... 124 Comparativo de facturación agencias .................................................................................................. 124
Producción ................................................................................................................................................ 124 Producción por agencias ...................................................................................................................... 124 Producción por habitación ................................................................................................................... 125 Producción por nacionalidades ............................................................................................................ 125 Producción por segmento .................................................................................................................... 125 Producción acumulada por meses ........................................................................................................ 125 Producción por régimen ....................................................................................................................... 126 Producción diaria por mes ................................................................................................................... 126
Estadística ................................................................................................................................................. 126 Estancias por canal de origen .............................................................................................................. 126 Estancias por tipo de régimen .............................................................................................................. 126
Presupuesto ............................................................................................................................................... 126 Presupuesto de ingresos ....................................................................................................................... 126 Comparativa presupuestaria a un mes.................................................................................................. 127
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CONFIGURACIÓN K-HOTEL
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Aquí explicaremos la configuración básica necesaria para poder trabajar con K-
Hotel©
siempre y cuando hayamos elegido la instalación con datos mínimos para poder
trabajar con el programa. Una vez instalado, para acceder por primera vez al programa
introducimos como nombre de usuario la clave RECEPCION.
Archivos
Departamentos y Servicios
Departamentos: Es la agrupación de los distintos servicios por concepto, por lo
tanto podemos tener los
distintos servicios agrupados
por su cometido (restauración,
alojamiento, servicios extras,
etc.), así habrá que crear los
departamentos dependiendo de
cómo queremos estructurar los
distintos servicios del hotel.
Servicio: Entendemos todo aquello que nuestro establecimiento ofrece al cliente
(bar, lavandería, teléfono, etc., etc.). Aquí daremos de alta todos los servicios que
queramos facturar al cliente, desde habitación, que si se ha instalado el programa con
datos pre configurados aparecerán los de alojamiento, descuento, desayuno, almuerzo y
cena, como servicios de lavandería, teléfono, etc.
Al dar de alta un servicio,
tenemos la posibilidad de asignarle
un precio fijo de venta (que saldrá
automáticamente al cargar dicho
servicio), indicar si éste lleva el IVA
incluido o no, además de especificar
el tipo de IVA que se le aplicará al
servicio (que anteriormente habremos
dado de alta). Podremos también
vincularle una cuenta contable para
su posterior traspaso al programa
contable con el que trabajemos, así
como incluir este servicio dentro de
un departamento.
Disponemos también de la
posibilidad de crear vinculado al
servicio un presupuesto de ingresos.
Al modificar el servicio, pincharemos
“F7-Presupuesto” y podremos dar de
alta la previsión de ingresos mes por
mes, introduciendo en el campo de cada mes la cantidad que creamos que vayamos a
producir de dicho servicio.
.
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Régimen de Estancia
Alta, baja y modificación de los regímenes de estancia que ofrezcamos al cliente
en nuestro establecimiento. Al dar de alta los regímenes hay que tener en cuenta:
a. Haber dado de alta de antemano los servicios correspondientes a cada uno de los
regímenes que vamos a aplicar (desayuno, cena, etc., etc.), ya que cada régimen
lleva asignado uno o más servicios.
b. Cómo vamos a dividir el importe del régimen de estancia entre los distintos
servicios que éste incluye, si bien por una cantidad fija por servicio o éste se
aplicará por un % del importe total del régimen, veamos un ejemplo:
o Tenemos un régimen de estancia en habitación y desayuno, el precio de
esta habitación sería de 65,00 € podemos por lo tanto calcular que éste
precio se aplique 50,00 € para el alojamiento y los 15,00 € restantes o
bien un 70% en alojamiento y el resto en desayuno.1
o Excluir: Esta opción nos será útil al pedir una previsión de servicios.
Básicamente nos pregunta si el servicio se incluye o no el día de llegada
o salida. Por ejemplo:
El cliente que viene en habitación y desayuno, éste último lo
tomará el día de salida, por lo tanto, el desayuno es un servicio
que hay que excluir el día de entrada.
Si el cliente viene en media pensión, la cena (si así lo hemos
elegido al crear el régimen) será un servicio que habrá que excluir
el día de salida, puesto que normalmente se hace el día de
entrada.
Formas de Pago
Dar de alta una forma de pago (si ya no las tenemos dadas de alta de antemano):
1. Pinchamos en el botón “F2 Nuevo”, nos abrirá la ventana para dar de alta una
nueva forma de pago.
2. Introducimos un código, descripción, cuenta contable.
3. Marcamos o desmarcamos la opción “Mostrar en caja de recepción”; si la
desmarcamos los pagos realizados de esta forma tan solo serán visibles si en
hoja de caja elegimos “caja contable”. Pinchamos en “F4 Guardar”.
4. Las demás opciones que disponemos son:
a. “F3 Editar”: para modificar alguna forma de pago, también podemos
hacer doble clic sobre la forma de pago.
b. “F5 Eliminar”: Para dar de baja la forma de pago seleccionada.
c. “F6 Imprimir”: Para imprimir un listado con las distintas formas de
pago.
Tipos de IVA
Desde aquí daremos de alta los tipos de IVA a aplicar a los servicios, es decir el
tanto por cierto que aplicaremos, al igual que en las formas de pago, tenemos:
1 Este desglose lo realizará el programa automáticamente al hacer la Auditoria y cierre diario.
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1. Pinchamos en el botón “F2 Nuevo”, nos abrirá la ventana para dar de alta un
nuevo IVA.
2. Introducimos un código, descripción, cuenta contable. Pinchamos en “F4
Guardar”.
3. Las demás opciones que disponemos son:
d. “F3 Editar”: para modificar algunos de los IVAS a aplicar, también
podemos hacer doble clic sobre el IVA a modificar.
e. “F5 Eliminar”: Para dar de baja el IVA seleccionado.
f. “F6 Imprimir”: Para imprimir un listado con las distintos tipos de IVA
dados de alta.
Tipos de habitaciones
Esta opción es muy importante, ya que desde aquí configuraremos el booking
de nuestro establecimiento, para ello:
1. Pinchamos en el botón “F2 Nuevo”, nos abrirá la ventana para dar de alta un
nuevo tipo de habitación.
2. Introducimos un código y descripción.
3. Introducimos la capacidad máxima de personas que permite la habitación y el
número de habitaciones de ese tipo que disponemos. De esta forma,
sumando el total de todos los tipos de habitaciones obtendremos el booking
total del establecimiento. 4. Marcamos o desmarcamos la opción “Excluir de reservas on line” si queremos
que este tipo de habitación esté o no disponible para las reservas por la web.
Pinchamos en botón “F4 Guardar”
5. Las demás opciones de las que disponemos son:
g. “F3 Editar”: para modificar cualquier tipo de habitación.
h. “F5 Eliminar”: Para dar de baja cualquier tipo de habitación.
i. “F6 Imprimir”: Para imprimir un listado con los distintos tipos de
habitación.
Habitaciones
Una vez que hemos dado de alta el tipo de habitación, rellenando todos los
parámetros, desde esta opción iremos creando la numeración de las habitaciones (puede
ser alfanumérico), para ello:
1. F2 Nuevo: Daremos de alta la habitación:
a. Elegimos el número de la habitación (números o letras).
b. Podemos incluir la habitación en un grupo de habitaciones (ver página
15).
c. Situación, breve descripción de la situación de la habitación.
d. Tipo, aquí elegiremos un tipo de habitación creada anteriormente.
e. Capacidad máxima de personas.
f. Número de camas.
g. Planta.
h. Marcamos las facilidades con las que cuenta la habitación: TV, Minibar
o aire acondicionado.
i. Podemos asignarle una camarera seleccionando su código desde el
campo “Camarera”.
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j. Del mismo modo le podemos asignar una plaza en el parking del
establecimiento introduciendo aquí su número.
k. Extensión 1, Ext. 2, Ext. 3 Extensiones telefónicas.
Habitaciones virtuales: Habitaciones virtuales son aquellas habitaciones
cuya numeración está precedida por la letra X. Estas habitaciones son usadas para, en
caso de necesidad poder traspasar una habitación física a una virtual, dejando la
habitación real de origen disponible y en esta virtual el programa irá cargando los
servicios de estancia así como los distintos servicios del hotel. También la podemos
usar para clientes sin habitación dónde queramos ir cargando algunos servicios extra.
Por ejemplo: Tenemos un cliente cuya estancia son 4 días, el segundo día el
cliente decide abandonar el establecimiento, pero nosotros vamos a facturar la
totalidad de la estancia y no queremos facturarla anticipadamente. Por lo tanto a este
cliente lo traspasamos de su habitación física (quedando libre para su uso) a una
habitación virtual dónde podremos seguir cargándole servicios extra o seguir con el
cargo de alojamiento.
Agencias, tarifas, temporadas y cupos.
Hemos agrupado estos conceptos puesto que todos tienen que ver entre sí, ya
que a una agencia le podemos aplicar una tarifa dividida en temporadas, aplicarle un
cupo o bien un contrato.
La creación de agencias es un paso sencillo, rellenamos los datos básicos de la
agencia teniendo la posibilidad de diferenciar entre dirección de correspondencia o
fiscal por si una difiere de la otra (en caso de ser la misma tenemos la opción de
copiarlas de una vez activando la casilla “copiar datos fiscales”).
Disponemos también de unas cuantas opciones muy útiles que pasamos a
detallar:
Crédito: Si activamos esta opción se habilitará el campo situado a su izquierda,
esto quiere decir que esta agencia tiene crédito y podemos darle un límite de crédito,
dejando este campo vacío la agencia tendrá crédito ilimitado.
Todo a cargo del cliente: Al introducir en la reserva una agencia diferente a la
“999-Cliente Directo” (esta agencia se puede elegir en configuración de parámetros) el
programa separa los cargos de estancia y descuento para poder ser facturados de manera
independiente a los demás servicios producidos. Si marcamos esta opción el programa
incluirá todos los servicios en la misma factura sin separarlos, aunque la agencia de la
cabecera de la reserva no sea ésta.
En el apartado “Otros” tenemos la posibilidad de especificar el intervalo de días
para el cambio de toallas, sábanas y la limpieza/repaso de la habitación, el régimen de
estancia por defecto para esta agencia (si por ejemplo siempre hacen reservas en HD ya
no tendremos que elegir este régimen al hacer la reserva) y la tarifa a aplicar
(importante: si le vamos a aplicar una tarifa en lugar de un contrato es necesario marcar
la opción “cálculos de precios por tarifa”) así como el descuento que le queremos
aplicar.
Aplicar y crear los contratos, tarifas y temporadas
Para poder aplicar el precio a una reserva, primero deberemos crear o bien un
contrato a una agencia o bien una tarifa que hayamos creado anteriormente,
empezaremos a explicar estas últimas por su simplicidad:
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Temporadas y Tarifas: Las temporadas son los distintos intervalos en los que
dividimos el año para aplicar un precio u otro (temporada alta, baja, media, Semana
Santa, etc.). Para dar de alta una tarifa debemos haber dado de alta anteriormente las
distintas temporadas para así poder asignarlas a la tarifa. El alta de temporadas es fácil,
asignamos un código alfanumérico, un nombre y la fechas de inicio y de fin.
El alta de tarifas es un proceso sencillo si antes tenemos todo configurado y
hemos dado de alta los datos necesarios (temporadas, tipo de habitación, régimen
estancia…).
En primer lugar debemos asignar un nombre y una abreviatura a la tarifa, justo
después indicaremos, marcando la casilla correspondiente, si los precios que vamos a
dar de alta llevan el IVA incluido o no; tras ello iremos dando de alta los precios por
tipo de habitación y régimen de estancia, precios que pueden ser los días normales o
fines de semana (campos coloreados en celeste). Justo después encontramos un campo
dónde poder asignar un descuento a dicha tarifa así como el número mínimo de noches
para aplicar dicha oferta (si la estancia no es igual o superior al mínimo, el programa
nos avisará pero aplicará la oferta al hacer la reserva). En el último campo podremos
escribir información de utilidad de dicha tarifa que será mostrada al hacer la reserva.
Hay que tener en cuenta también que disponemos de dos botones para eliminar o
bien un precio por habitación “F5-Eliminar” o bien toda la tarifa “Tarifa”, por lo tanto
habrá que tener cuidado si queremos eliminar o bien la tarifa o bien parte del precio
dado de alta en ella.
Contratos: Esta es la opción más compleja a la hora de aplicar los precios a una
agencia. La diferencia entre tarifas y contratos está en el hecho que un contrato es un
acuerdo puntual entre la agencia y el establecimiento, en el que las temporadas, precios,
etc. son distintos a los que se aplican al resto de agencias y que anteriormente hemos
configurado en Tarifas.
Dar de alta un contrato: Debemos localizar la agencia (bien mostrando todo el
listado de agencias disponibles o bien buscándola por nombre), una vez en pantalla
pincharemos a la derecha en “F7-
Precios” que nos mostrará la
pantalla de contratos:
Para comenzar a crear un
contrato en primer lugar debemos
determinar las fechas a aplicar los
precios; pinchando en “F2-Nuevo”
donde podremos dar de alta las
fechas de inicio y fin de las distintas
temporadas2, también está la opción
de “mostrar inactivos” la cual, al
marcarla el sistema cargará en
pantalla los contratos no vigentes, si desmarcamos apa-recerán los contratos activos.
Una vez dadas de alta, pincharemos en “F7-Contrato” donde tendremos las opciones:
a. Precios por habitación y régimen, indicando si lleva o no el IVA incluido
(marcando la casilla correspondiente).
2 La fecha final y el inicio de las distintas temporadas consecutivas deben ser la misma.
Contratos y ofertas
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b. Distinción de precio en días normales o fines de semana, cambiando el campo
correspondiente, dependiendo de los días que hayamos configurado como tal.
c. Número de noches mínimas para un determinado período.
d. Descuento a aplicar al contrato en la temporada específica y tipo de habitación.
e. Descuento por “Early-booking” a aplicar para el tipo de hab. y régimen
seleccionado. Podemos además añadir el descuento indicando la fecha de
antelación del early booking. Por “early booking” entendemos el tanto por
ciento de descuento a aplicar a las reservas que se realicen con un tiempo
determinado de antelación y que podemos seleccionar al hacer la reserva.
f. Luego tenemos un recuadro en el que podemos elegir:
a. Estancia mínima a aplicar.
b. Recargo corta estancia: En caso de que la reserva no cumpla el mínimo
de noches que hemos puesto anteriormente, a la reserva se le carga o
bien un importe fijo o un tanto por ciento por noche.
c. En caso de no querer aplicar este recargo por el total de las noches de la
estancia, marcando esta casilla se le hace un único recargo por la
estancia.
g. La última opción es por si queremos aplicarle a dicha reserva un cargo fijo
durante toda la estancia de un determinado servicio. Podemos también cargarle
dicho servicio a la agencia o al cliente, marcando o desmarcando la opción
“Cargo agencia”.
Una vez dados de alta los precios tanto en tarifa normal como en fin de semana,
el programa habilitará la opción F8-Cupos. Desde aquí daremos alta a los cupos POR
HABITACIÓN, el número de habitaciones de cupo, el número de habitaciones por
garantía y los días de release que se le aplicarán a la agencia.
Justo más abajo disponemos de un campo de texto dónde escribir observaciones
útiles para el contrato que aparecerán en la reserva si así lo configuramos.
Para ver cómo ha quedado el contrato tenemos dos opciones: O bien volvemos a
entrar en el tipo de habitación y régimen o bien seleccionando el tipo de habitación
(dentro de un periodo de tiempo) pulsamos el botón “F7 – Zoom” y nos aparecerán los
precios para ese tipo de habitación con los distintos regímenes de estancia dados de alta.
En caso contrario, para ver o imprimir los precios de todas las habitaciones y
régimen de estancia dadas pulsaremos “F6-Impr. todo”
Ofertas: Del mismo modo que los contratos, lo primero es dar de alta la oferta,
pinchando en “F2 –Nuevo” con la fecha de inicio y fin de la misma. Una vez dada de
alta, pincharemos en el nombre de la oferta donde tendremos las opciones:
- Precios por habitación y régimen,
indicando si lleva o no el IVA incluido
(marcando la casilla correspondiente).
- Nombre de la oferta.
- Tipo de oferta, que puede ser de tres
tipos:
Aplicar oferta de precios por estancia.
Marcando esta opción la oferta se aplica
a cualquier estancia dentro del período
ofertado.
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Aplicar oferta por entrada y salida. Para reservas con el mismo número de noches
ofertadas. Esto es por ejemplo en una oferta de 7 x 6 (oferta 7 noches pagando solo 6),
tendría que coincidir el numero de noches ofertadas.
Aplicar oferta de noches a las coincidentes. Para todas las estancias que coincidan las
noches ofertadas en su período. Poniendo como ejemplo el anterior, si por ejemplo es
una estancia de 14 noches, tendríamos 2 noches gratis en nuestra reserva.
Archivo Otros
Aquí explicaremos de manera menos detallada el resto de opciones del menú
archivos, donde podremos dar de alta, consultar, modificar, eliminar o imprimir las
siguientes opciones (algunas de ellas serán usadas para fines estadísticos y/o consultas):
Tipo de actividades: Por actividad entendemos “el conjunto de operaciones o
tareas propias de una persona o entidad”3, así pues desde este menú daremos de alta las
distintas actividades que después aplicaremos en el alta de agencias/empresas.
Status de reservas: Al crear una reserva podemos aplicarle un status, operativa o
no operativa. Las reservas operativas son válidas al 100% contando tanto para el
booking y demás tipo de listados (previsión de servicios, cupos, etc.). Al dar de alta un
nuevo status de reserva podremos elegir si éste se excluye del booking, planning y
previsiones. Los status “no operativos” se usan sobre todo para listas de espera de
reservas, reservas que no están en firme o pendientes de confirmar, etc.
Segmento de clientes: División de los clientes por la segmentación del mercado.
Nacionalidades: Alta, modificación y baja de las distintas nacionalidades. Al dar
de alta una nacionalidad nueva debemos especificar el continente y si ésta se refiere a
un país o una región.
Tipos de cancelación: Aquí daremos de alta las distintas formas de cancelación
de las reservas. Si hemos instalado los datos mínimos tenemos configurada ya la 99 –
Cancelación automática que es la que usaremos para configurar la cancelación
automática de reservas. La primera vez que ejecutemos Hotelwin© debemos crear al
menos una forma de cancelación para así poder realizar la cancelación de reservas. Canal origen de reservas: Alta, baja y modificación de las distintas formas en las
que podemos recibir una reserva (Web, fax, email, etc.)
Camareras de piso: Alta, baja y modificación de las distintas camareras de piso
para, posteriormente poderles asignar una habitación y hacer el reparto de habitaciones
por la Gobernanta.
Objetos perdidos: Opción para dar de alta los objetos perdidos por los clientes en
el hotel, para dar de alta un objeto perdido pincharemos el botón “F2 Nuevo” y nos
pedirá el número de habitación así como el concepto del objeto perdido. También está la
opción de la fecha de devolución.
Si elegimos un intervalo de fechas y aceptamos obtendremos un listado de los
objetos perdidos en el intervalo de fechas seleccionadas.
Grupos de habitaciones: Tal y como explicábamos en el alta de habitaciones, por
grupo de habitaciones entendemos una característica o rasgo en común por la que
podamos agrupar a las habitaciones como por ejemplo la planta, vista, situación, etc.
Por lo tanto desde esta opción podremos dar de alta los grupos de habitaciones.
3 Definición obtenida de la Wikipedia.
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Cierre de ventas: Desde esta opción podemos hacer los cierres de ventas a las
agencias. El procedimiento a seguir es:
1. Pinchamos el botón “Nuevo” se nos habilitará una nueva línea en la ventana.
2. Introducimos la fecha de inicio y final del cierre de ventas.
3. Especificamos el tipo de habitación y la agencia (pulsando la tecla + en el
campo “cod.” desplegaremos la ventana con el listado de agencias). Tal y como
pone en la parte inferior de la ventana “si no especificamos el tipo de habitación
y la agencia, entenderemos que son todos los tipos de habitación y todas las
agencias”.
4. Pinchamos en el botón “Guardar”.
Para consultar, modificar o eliminar un cierre de venta tendremos por lo tanto
que elegir las fechas de inicio y fin de éste y la agencia (dejando los campos en blanco
mostrará todos los cierres de venta) y pincharemos en aceptar, mostrándonos los cierres
disponibles donde podremos modificar cualquiera de sus parámetros o bien cancelarlo
pinchando en el botón “Eliminar” y a continuación “Guardar”. Hay que tener en
cuenta que una vez hecho un cierre de ventas no podremos realizar ninguna
reserva para el tipo de habitación y la agencia seleccionados mostrándonos el
programa el mensaje “hay un cierre de ventas para la fecha seleccionada”.
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Configuración de parámetros
Configuradas las opciones esenciales para poder trabajar podremos configurar
las demás opciones en menú “Utilidades Configuración de parámetros”. Aquí
tenemos las opciones generales del programa, iremos explicando pestaña por pestaña
para una mejor compresión y así configuración del programa:
Datos Generales: En esta pestaña podremos rellenar los datos del
establecimiento tales como los datos fiscales (que aparecerán en factura) como
los datos comerciales (usados en confirmaciones de reservas, etc., el cif y las
cuentas de correo que usaremos para reconfirmar reservas, mandar facturas,
cartas de acompañamiento, etc. y los datos bancarios del establecimiento, datos
que necesitaremos al emitir facturas pro forma.
Datos de Facturación: En esta pestaña tenemos todas las opciones con
respecto a la facturación tanto individual como para grupos.
o Formatos y series de facturas: Última factura emitida, nos indica el
número de la última factura emitida. Es posible poder trabajar hasta con
tres series de facturas diferentes. Según las series que tengamos
activadas, a la hora de facturar nos dará la opción de elección de dichas
series con la cual queremos emitir la factura.
o Nº de copias: Aquí podremos especificar el número de copias que
queremos imprimir al facturar.
o Formato factura: “Estándar” imprime la factura por defecto y en
“Personalizada” nos imprime el logotipo de nuestro establecimiento.
o Agrupación de cargos en facturas individuales y de grupo: En esta
opción disponemos de la posibilidad de agrupar los cargos en
facturación, así pues tenemos:
Facturación detallada por día y servicio: En esta opción al
facturar imprimiremos todos y cada uno de los servicios cargados
día a día.
Facturación agrupada por servicio: Opción que al imprimir nos
agrupa en una sola línea los servicios cargados al cliente. Al
imprimir la factura obtendremos una línea por cada servicio con
el total cargado y con fecha del día de la factura.
Facturación agrupada por día/servicio: Al igual que la opción
anterior, ésta nos agrupa los servicios cargados al cliente con la
diferencia que lo hace día a día, es decir, especificando en una
línea de cargo y por cada día facturado los servicios a facturar.
Registro de cobros al facturar: Cobrar factura antes de su emisión:
Con esta opción tenemos la disponibilidad de realizar el cobro antes de
imprimir la factura, es decir, hasta que no hayamos asignado la forma de
pago el programa no imprimirá la factura.
Configuración línea de cargo alojamiento: El programa, al hacer
la auditoria y cierre diario carga automáticamente el importe que se le
aplica a la reserva configurado bien por la tarifa, contrato o si se aplica
manualmente. Así pues en primer lugar debemos elegir a qué servicio
cargaremos dicho precio, pudiéndolo elegir en la primera opción
“Código cargo alojamiento”, una vez elegido automáticamente nos
mostrará el porcentaje que se le aplica a dicho cargo y justo después
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podremos elegir en “Código abono alojamiento” a qué servicio queremos
que el programa cargue los descuentos y comisiones aplicables a cada
reserva. También podemos configurar qué queremos que aparezca en
esta línea de cargo correspondiente a la estancia del cliente, pudiendo
elegir entre incluir o no (según lo tengamos marcado o no) los siguientes
datos: número de personas, régimen de estancia, número de habitación,
tipo de habitación y la posibilidad de visualizar la factura antes de
imprimirla.
La última opción “Cuenta para extras de clientes de ag.”: Aquí
seleccionaremos el código de una agencia (normalmente la 999-
Cliente directo) que será la que el programa tome como
referencia para, que una vez hecha la reserva, el programa
entenderá que todas las reservas que tengan este código asignado
TODOS los cargos serán a cuenta del cliente, por lo tanto si una
reserva tiene otra agencia asignada el programa entenderá que los
cargos de alojamiento y descuento automáticamente los cargará a
la cuenta de agencia si no hemos elegido lo contrario al
configurar la agencia.
Configuración de sistema: Esta es una de las partes más importantes a la
hora de configurar el programa de hotel ya que desde aquí configuraremos el
sistema para trabajar, sus opciones son:
o Inicio automático de facturas a principio de año: Marcando esta opción la
numeración de las facturas se reiniciará cada 1 de enero.
o Precios IVA incluido en factura: Marcando esta opción, en la línea de
facturación aparecerá el importe con el IVA incluido, siendo desglosado
posteriormente en la parte inferior de la factura.
o Modificar facturas anteriores al día en curso: Al desmarcar esta opción
no se podrán modificar facturas (cargos añadir o quitar) anteriores al día
en curso.
o Modificar cobros anteriores al día en curso: Esta opción nos dejará, si
está marcada, cambiar la forma de pago de facturas anteriores al día en
curso.
o Modificar cargos anteriores al día en curso NO facturados y Anular
cargos anteriores al día en curso NO facturados: Como indican
permitirán modificar el importe de un cargo o a su vez anularlo siempre
que no se hayan facturado aunque no sean cargos del mismo día en
curso.
o No generar cargos de estancia a cero: En el caso de gratuidades, ofertas
de estancia, etc. si una de las líneas de cargo de alojamiento es cero,
marcando esta opción el programa no imprimirá la línea en la que el
cargo de alojamientos sea cero.
o Aviso de OVERBOOKING, aviso de NO DISPONIBILIDAD y aviso de
FUERA DE CUPO desde captura de reservas: Estas opciones activan
avisos que se mostrarán al hacer una reserva cuando el hotel esté en
overbooking, cuando la reserva exceda del cupo aplicado a la agencia o
cuando estemos intentando reservar un tipo de habitación del que no
haya disponibilidad (por ejemplo, queremos reservar una doble y toda las
dobles del hotel estén ya ocupadas).
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o Mostrar observaciones de contratos en reservas: Como explicamos, al
crear un contrato a una agencia, disponíamos de un campo para escribir
unas reseñas sobre el contrato de la agencia, información que creamos
que es útil que aparezca a la hora de hacer la reserva.
o Preguntar en cada salida si pasamos al kardex al cliente: Kardex es la
base de datos de nuestros clientes, así pues, a la hora de hacer el check
out el programa nos preguntará si queremos que los datos de este cliente
pasen al kardex.
o Habitación sucia al check out y Permitir ocupar habitaciones sucias: Una
vez hecha la salida de esta habitación el programa la marcará como sucia
y nos avisará (si la gobernanta no cambia su status) que está sucia a la
hora de hacer el check in, no dejándonos realizar el check in a no ser que
marquemos la segunda opción.
o Permitir dar check out con cargos: Normalmente el programa nos avisa si
la habitación a la que queremos dar el check out tiene cargos para
facturar impidiéndonos por lo tanto darle check out a no ser que esté todo
facturado (con cargos a cero sí es posible darla de salida). Marcando esta
opción aún cuando la habitación tenga cargos pendientes el programa
nos dejará hacerle el check out.
o Impresión de bienvenidos seleccionable: posibilidad de seleccionar
bienvenidos en el walk in y listado de llegadas.
o No cargar automáticamente los datos de Agencias y Kardex: Al entrar en
Agencias y Kardex de clientes, es posible que cargue los registros de
forma automática ó podamos filtrar sin carga de datos previa ( esta
opción es la recomendada para bases de datos de gran tamaño).
o No contemplar en promedio de booking habitaciones sin precio: las
habitaciones sin precio no saldrán contempladas en el booking.
o Calcular el promedio de estancia con la pensión incluída: Este promedio
se calculará en la valoración de reservas (ver pag. 103)
Tener en cuenta que: Antes de marcar o desmarcar algunas opciones de las descritas
anteriormente hay que comprobar si queremos realmente trabajar de esta forma, es
decir, al marcar “anular cargos anteriores al día en curso no facturados” estaremos
dando la posibilidad de anular dichos cargos y estaremos anulando el cargo de un
servicio que el programa ha generado y contabilizado en el cierre del día del cargo,
por lo tanto al anular un cargo estamos descompensado lo producido por lo facturado
con el consiguiente descuadre en el departamento contable y la posibilidad de no
cobrar un cargo a un cliente.
o Obligatorios: Aquí podemos marcar o desmarcar las opciones que
queramos que sean rellenadas obligatoriamente para poder concluir el
proceso que estemos llevando a cabo; las seis primeras tiene que ver con
el registro de entrada de clientes, si tenemos marcada alguna de ellas el
proceso de check in no se efectuará hasta que no indiquemos la opción
que tenemos marcada como obligatoria; las restantes tienen que ver con
el cambio de habitaciones, reservas o cobro de facturas.
o La penúltima opción definirá la forma en la que puntuamos los decimales
a la hora de introducir una cantidad con el teclado, pudiendo ser o bien
separando los decimales por una coma o bien por un punto.
o Facturación anticipada: Aquí podemos marcar
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Auditoria: Esta pestaña nos permite seleccionar los listados que queramos que
aparezcan al hacer el cierre diario del programa.
o Informes auditoria: Aquí podemos marcar/desmarcar aquellos listados
que queramos que imprima el programa al hacer el proceso de Auditoria
y cierre del día. Estos listados son:
Resumen de facturas: Impresión de las facturas emitidas en el día en
curso.
Resumen de cargos diarios: Listado con los servicios cargados a las
habitaciones en el día en curso.
Producción por agencia: Listado con el importe producido por
agencia y habitación en el día en curso.
Facturas emitidas a crédito: Listado con las facturas emitidas en el
día en curso a crédito.
Saldo mano corriente habitaciones (ver página 53)
Listado clientes alojados.
Listados de caja del día: Listado con los cobros realizados en el día
en curso.
Resumen de cargos anulados.
Resumen de cobros anulados.
Resumen de abonos del día: Listado que nos mostrará las cantidades
cargadas en negativo en cualquier servicio.
Resumen de facturas modificadas.
Resumen de hab. sin precio: Listado que nos muestra aquellas
habitaciones cuyo importe sea cero.
Cambio habitaciones.
Reservas canceladas.
Habitaciones bloqueadas.
Listado de depósitos recibidos.
Listado de seguridad: Ver página 57.
o Presentación: Podemos elegir entre dos opciones:
Promedio por habitación:
Informe principal detallado: Nos mostrará un listado dónde nos
desglosará los servicios por departamentos, mostrándonos la cantidad
producida en el día en curso y su comparación con el mismo día en el
año anterior y el % de diferencia, así como el acumulado en el año en
curso y su diferencia con el año anterior.
o Cuadre de saldos:
o Cta. Contable para agencias/clientes sin definir: Aquí seleccionaremos
una cuenta contable para traspasar la producción de las agencias/clientes
sin definir, es decir todas aquellas agencias o clientes cuyo campo de
cuenta contable esté a cero.
o Contabilizar ventas por producción: Se contabilizarán las ventas una vez
producidas, estén estas facturadas o no.
o Contabilizar ventas por facturación: Se contabilizarán las ventas una vez
facturadas.
Otros: Desde aquí podremos configurar las siguientes opciones del programa:
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o Configuración Fin de Semana: Aquí podremos configurar, según
marquemos o no los días que queramos que se consideren fin de semana
a fin de aplicar la tarifa correspondiente al fin de semana en el contrato o
tarifa de la agencia.
o Código de bloqueos: Cuenta que el programa tomará como referencia a
la hora de efectuar un bloqueo, por lo tanto el programa entenderá que
las reservas con la agencia con este código serán bloqueos de
habitaciones (muy importante: para bloquear una habitación el proceso
es o bien a través del menú Gobernanta o bien en el menú Gestión.
o Código de cancelaciones: Una de las funcionalidades que tiene el
módulo de reservas es la posibilidad de cancelar las reservas
dependiendo de la fecha introducida en su correspondiente campo; el
programa pasado ese día cancela la reserva y aquí debemos especificar el
código de dicha cancelación, para que, al consultar el listado de reservas
canceladas sepamos que ha sido una reserva cancelada por el programa
automáticamente (generalmente se suele crear la opción 99-cancelación
automática).
o Ruta de acceso a datos: La primera vez que instalamos K-Hotel©
el
programa nos pide la ruta de los datos, si queremos cambiar esta ruta
desde aquí podremos hacerlo.
o Imprimir pie de página en facturas: Si marcamos esta opción se nos
habilitarán los campos justo debajo donde podremos escribir un texto,
dato o reseña que aparecerá impresa en la parte inferior de nuestra
factura.
o Cambiar agencias en facturas emitidas: Si al emitir una factura debemos
cambiar el nombre de la agencia, según la opción que marquemos, el
programa nos permitirá hacerlo o bien a todas las facturas o sólo a las
facturas del día en curso.
o Comisiones Divisas: Desde aquí configuraremos el % a aplicar a la hora
de cambiar divisas con nuestro programa.
Registro: Esta pestaña incluye las opciones a configurar para el log de
actividades (registro que hace el programa de todo el trabajo realizado con él),
como las copias de seguridad y la configuración de la cuenta de correo de email.
o Registro de actividades: Cuando comenzamos a trabajar con el
programa, éste guarda toda la actividad que se realiza con él para, en
caso de error, poder saber a qué hora y qué usuario hizo la operación que
llevó al error, por lo tanto desde aquí podemos configurar si este archivo
queremos que se guarde como una cantidad en megabytes (pudiendo
limitar su tamaño introduciendo una cantidad en el campo “megabytes”)
o bien por meses e introducir una cantidad para que el programa chequee
los procesos que se están realizando con él.
o Copias de seguridad: Desde aquí podremos configurar si queremos hacer
la copia antes de hacer la Auditoria y Cierre diario y el número de copias
a conservar (siempre se conservará desde la última fecha de copia hacía
atrás).
o Configuración envío email: Desde esta opción configuraremos el
servidor smtp y el usuario para el envío de confirmaciones, cartas de
acompañamiento, etc. Estos datos nos los debe proporcionar la empresa
que nos suministra la dirección de correo.
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Enlaces: Aquí encontramos algunas opciones que son de uso exclusivo del
servicio técnico de K-Root como son “módulos externos” y “apertura manual de
línea”. Las demás opciones son:
o Check In Express: Esta es una opción muy útil cuando queremos hacer
un walk in (cliente sin reserva) y la facturación del mismo a la vez, por
lo tanto desde aquí configuraremos las noches por defecto que tendrá
esta reserva, el régimen a aplicar, el número de adultos y si queremos
emitir factura automáticamente o no.
o Traspaso contable: Desde aquí configuraremos el nombre del archivo al
que se exportarán los datos contables, así como el destino (carpeta en el
disco duro) dónde queremos guardarla.
Policía: Todos los establecimientos hoteleros tienen la obligación de recoger
los documentos de todos los clientes alojados en él, estas fichas que genera el
programa tras hacerle la entrada al cliente son recogidas en un archivo que es
posible mandar a través de la Web de la Policía o Guardia Civil. Desde esta
pestaña podemos configurar el código de entidad que nos hayan proporcionado,
el modo de envío (página Web es la más correcta), el país predeterminado al
crear una ficha y si queremos generar el fichero durante el proceso de cierre.
Reservas Online: Sección desde la que podremos dar de alta nuestros datos
para la recepción y procesamiento de la reservas online.
Personalización: Desde esta opción podemos configurar el escritorio de
nuestro programa a nuestro gusto, desde aquí podremos:
o Mostrar una imagen de fondo, que puede ser la predeterminada,
personalizada (donde podremos elegir una imagen a nuestra elección) o
bien ninguna en la que se mostrará el color de fondo que hayamos
elegido en su correspondiente campo. La última opción nos optimiza el
escritorio para que la conexión remota por parte del servicio técnico de
K-Root sea la mejor a fin de evitar ralentizar el sistema con la conexión
remota.
Este tipo de configuración ya establecida es la que instala el programa si hemos
elegido “datos mínimos”, en caso de elegir “datos en blanco” algunas de las agencias o
servicios antes descritos no aparecerán por lo que debe ser el usuario el que deba darlas
de alta, así pues nada más instalar K-Hotel©
para Windows crearemos (en este orden):
1. Crear dos agencias, una para la cuenta de extras de clientes directos y
otra para el bloqueo de habitaciones.
2. Crear los distintos departamentos en los que dividiremos los servicios del
hotel.
3. Crear los tipos de IVA
4. Crear los servicios (a los que tendremos que aplicar un IVA e incluirlos
en un departamento).
5. Crear los regimenes de estancia.
6. Crear los tipos de habitación
7. Crear las habitaciones (numeración).
8. Formas de pago. En esta opción podemos distinguir entre mostrar forma
de pago en caja de recepción (que serán las formas de pago con las que
trabaje habitualmente este departamento) o no mostrarla (para formas de
pago que use habitualmente la dirección o departamento contable para
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cobro de facturas en crédito, etc.) que en este caso solamente será visible
si elegimos “caja contable” a la hora de imprimir la hoja de caja
Hasta aquí están las opciones imprescindibles para que el programa pueda
funcionar, tras dar de alta estas opciones deberemos ir a menú Utilidades
Configuración de parámetros y desde ahí terminar de configurar las opciones
adicionales del programa
Utilidades
Regeneración de índices, saldos, cupos y ocupación por agencias
Esta opción nos será útil para reparar las bases de datos afectadas:
Índices: El índice de una base de datos es una estructura de datos que mejora la
velocidad de las operaciones, permitiendo un rápido acceso a los registros de
una tabla. Al aumentar drásticamente la velocidad de acceso, se suelen usar
sobre aquellos campos sobre los cuales se hagan frecuentes búsquedas.
Saldos: La regeneración de los saldos se usará para regenerar los saldos de las
agencias tras realizar los cobros del crédito.
Cupos: Regenera las bases de datos de los cupos de las agencias de viajes.
Ocupación: Regeneración de los datos de ocupación por agencia
El procedimiento es el mismo para todos los casos anteriores, al entrar en cada
una de estas opciones el programa nos mostrará una barra de progreso dónde nos irá
informando del estado total de este hasta su conclusión.
Copias de seguridad
Ya explicadas con anterioridad, ver página 108.
Configuración de parámetros
Explicados al comienzo del manual, ver página17.
Gestión de accesos directos
Esta opción nos permitirá mostrar en el escritorio una serie de botones con las
opciones que creamos que son más usadas en el programa y que no se encuentran en la
barra de herramientas principal.
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Pantalla principal de control de accesos directos
Para crear un acceso directo
1. Pinchamos en F2-Nuevo, el programa nos mostrará:
Pantalla para la creación de accesos directos
2. En la pantalla podremos situar el botón que se creará modificando sus márgenes
tanto superior como izquierdo, referidos siempre al borde de la pantalla del
programa, así como el alto y el ancho del botón.
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3. Texto del botón: Aquí introduciremos el texto que quiera que aparezca en el
botón que se mostrará en el escritorio del programa.
4. Imagen del botón: Podremos elegir una imagen (en formato .ico) para que se
muestre junto con nuestro botón.
5. Acción a ejecutar: Una vez aquí pincharemos en el botón situado a la derecha de
este campo que nos mostrará un listado de las acciones del programa:
6. Una vez en esta pantalla nos iremos moviendo por las distintas acciones que
realiza el programa para asignársela a nuestro acceso directo.
7. Accesos: Aquí el programa insertará un código para identificar el usuario que
tiene acceso a este botón.
Modificación de accesos directos
Para modificar un acceso directo tan solo nos moveremos por la pantalla
principal de accesos directos con el cursor o pincharemos con el ratón sobre aquel botón
que queramos modificar, pincharemos entonces En F3-Editar o haremos doble clic en él
y nos mostrará la pantalla de modificación de accesos directos, cambiando aquellos
datos que queramos.
Con F5-Borrar eliminaremos el acceso directo que hayamos elegido.
Gestión de usuarios
Aquí podemos apreciar que la
pantalla se encuentra dividida en dos
secciones: grupos y usuarios. Por lo
tanto para dar de alta a un usuario en
primer lugar tendremos que crear el
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grupo añadirlo (por defecto el programa crea el grupo “Administradores” y el usuario
KROOT que tendrá todos los accesos al programa).
Crear un grupo de usuarios
Tan solo tendremos que pinchar en el botón “Nuevo grupo”, el programa
automáticamente nos mostrará la ventana
para darle un nombre al grupo. Podemos
hacer que el grupo nada más creado tenga o no derecho a todas las opciones del
programa, derechos que luego heredarán los usuarios que incluyamos dentro de dicho
grupo (después podremos editar cada usuario individualmente), para ello marcaremos o
desmarcaremos la opción situada en la esquina inferior izquierda de la ventana de
gestión de usuarios.
Creación de usuarios
Una vez creado el grupo, y
situando el foco del cursor sobre él
(debe estar con el fondo oscuro)
pincharemos en “Nuevo usuario”, el
programa nos mostrará la siguiente
ventana:
Como muestra la imagen en esta
nueva ventana tendremos que
introducir el nombre con el que el
usuario se identificará al entrar al
programa así como una clave (deberá
tener 4 dígitos como mínimo).
También nos informará (ver
campos sombreados) al grupo que pertenece (campo grupo) y la fecha que se dio de
alta, de baja o fue modificado.
Una vez con el usuario creado éste se mostrará en la parte derecha de la ventana
de gestión de grupos y usuarios, debajo del grupo al que pertenezca.
Modificar los derechos del usuario
Una vez seleccionado el usuario que queramos modificar, veremos que en la
parte derecha de la ventana de gestión
de usuarios disponemos del menú
principal del programa con sus
submenús, cada uno de ellos con una
casilla a su izquierda dónde podremos
marcar o desmarcar aquellas opciones
a las que queramos que acceda o no el
usuario.
Si marcamos la casilla del
menú de primer nivel (en la imagen
sería Archivos) se desmarcarán
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también las de segundo y tercer nivel (en su caso serían todos los submenús del menú
Archivos), de esa manera podremos configurar de manera rápida los derechos del
usuario sobre los distintos menús y submenús del programa.
Podremos también modificar individualmente cada opción de los menús
desplegándolos al pinchar en el icono + a la izquierda de cada uno de él, tendremos
entonces cada una de las opciones para marcar/desmarcar aquellas que queramos.
Disponemos también en la parte derecha de esta ventana de una serie de botones
que nos ayudarán a gestionar los usuarios, estos son:
Nuevo grupo: Crea un nuevo grupo de usuarios.
Nuevo usuario: Crea un usuario nuevo dentro del grupo que
tengamos seleccionado.
Modificar: Editamos el usuario que tengamos seleccionado.
Eliminar: Eliminamos el usuario seleccionado.
Marcar todo: Marcará el menú dentro de la ventana
“derechos” que tengamos seleccionado.
Desmarcar: Operación inversa a la anterior.
Restablecer: Si hemos modificado los derechos de un usuario,
pinchando en este botón restablecerá los derechos que por
defecto había heredado de su grupo.
Abrir / Cerrar: Expandirá o contraerá el menú que tengamos
seleccionado.
Registro de Actividades
Desde aquí se puede comprobar el registro de todas las actividades que hemos
realizado: altas, bajas, modificaciones ó errores del sistema. A la fecha, hora y usuario
que lo ha realizado, así como una breve descripción.
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RECEPCIÓN
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Reservas
Reservas Individuales
Para acceder a reservas individuales disponemos de dos maneras distintas. Bien
pinchando en el primer botón de la barra de iconos fijos o bien desde el Menú “Gestión
Reservas individuales” que nos mostrará la siguiente pantalla:
Reservas Individuales
Desde esta misma pantalla podremos dar de alta, modificar o anular las reservas
individuales.
Alta de reservas: Tan solo debemos pulsar la tecla Intro dos veces o bien
pinchando con el ratón en el botón “Nueva reserva” y el cursor irá al campo agencia,
dándonos un nuevo número de reserva (al entrar en esta pantalla el cursor
automáticamente se sitúa en el campo “número”).
La pantalla de reservas está ordenada de manera que este proceso siga un orden
lógico, teniendo la opción de buscar cada uno de los campos que tenemos que rellenar
pinchando en el botón lupa (o en dicho campo pulsando la tecla +):
1. Elegimos la agencia o empresa que hace la reserva, si no sabemos el código de
la agencia, pinchando en el botón lupa o bien pulsando la tecla ‘+’ nos aparecerá
la ventana de búsqueda de agencias. Una vez seleccionada la agencia el
programa nos avisará si tiene crédito o no (que se lo habremos asignado en el
alta de agencia). Si con el cursor en el campo agencia en blanco se pulsa intro,
el programa automáticamente asignará la reserva a la agencia que hayamos
elegido como “cuenta para extras de clientes de agencia” (menú configuración
de parámetros Datos de facturación).
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2. Justo después debemos elegir tanto las fechas de entrada y salida, pudiendo
introducir dichos datos manualmente o bien tras introducir la fecha de entrada
eligiendo el número de noches en lugar de la fecha de salida.
3. Elegimos el tipo de habitación, el número de habitación (en el caso de querer
preasignarla) y el número de personas adultas y niños que ocuparán la
habitación. Hay que tener en cuenta que el número de personas más niños no
puede exceder de aquel que hayamos asignado a la habitación en cuestión al
darla de alta. Hay dos bloques de niños, dependiendo de la edad que se haya
asignado en el contrato al introducir precio por edades. También debemos elegir
el régimen de estancia que, si hemos especificado uno a la agencia seleccionada,
aparecerá automáticamente al seleccionar esta.
Justo al lado del campo dónde especificar el número de niños en la reserva
tenemos dos opciones: “confirmar”: pinchando esta opción el programa nos
mostrará la ventana de confirmación de reservas al guardarla; y la opción “fuera
de cupo” excluye la reserva del cupo de la agencia a la que hagamos la reserva.
4. Los siguientes campos son informativos dónde tendremos que introducir el
localizador, el bono (si viniera por agencia) y el nombre y apellidos del cliente.
En este apartado podemos buscar, del mismo modo que hacemos con las
agencias a los clientes del hotel pinchando en el botón lupa cuando el cursor esté
en el campo apellido, y nos aparecerá la ventana de búsqueda de clientes del
kardex, una vez seleccionado el cliente, puede pasar que:
a. El campo apellido se colorea en verde: Significa que estamos ante un
cliente VIP.
b. El campo apellido se colorea en rojo: Quiere decir que el clientes es
problemático o moroso.
5. Campos para introducir la dirección e-mail del cliente, teléfono de contacto y
datos de la tarjeta de crédito y fecha de caducidad como garantía de reserva.
Todos estos campos configuran la primera parte de creación de las reservas,
dónde hemos especificados los datos de entrada, salida, tipo de habitación,
régimen de estancia, cliente, agencia, etc.
Los siguientes campos nos muestran información sobre el precio, facturación y
la tarifa o contrato aplicados al cliente, siendo todos ellos editables:
6. Tarifa: aquí podremos seleccionar una tarifa a aplicar de todas aquellas que
hayamos creado, si desconocemos o no recordamos el código de la tarifa, como
siempre, pinchando en el botón de la lupa desplegará la ventana de búsqueda de
tarifas, dónde podremos elegir la tarifa que queramos. Una vez aceptada, están
los campos Neto, dto., recargos, etc. se rellenarán con los importes que hayamos
dado de alta para dicha tarifa, mostrándonos el importe de la primera noche en el
campo correspondiente.
En el caso que queramos introducir un precio manual para la estancia, tenemos
la opción de “editar desglose diario” al pinchar en este botón, nos aparecerá una
pantalla dónde introducir día a día el precio que queramos, el descuento, recargo
y cambiar el régimen de estancia, el número de personas, etc.
También disponemos de una lupa en la que consultar los depósitos que se han
realizado para la reserva (solo funcionará al editar reservas, no en reservas
nuevas).
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7. “Cargos fijos”:
Posibilidad de
incluir todos
aquellos servicios
que serán cargados
al cliente durante
su estancia de
manera automática,
tan solo debemos
elegir fecha de
inicio, fecha final,
servicio a cargar, importe y si queremos cargarlo a la agencia o al cliente
(también nos servirá esta opción para separar cargos). Una vez dados de alta los
cargos fijos a cargar al cliente, el programa nos mostrará el total de estos cargos
en el campo situado junto al botón “Cargos fijos”.
8. Los campos “cancelación” y “confirmada día” nos permiten introducir una fecha
de manera que la reserva quede cancelada automáticamente si no ha sido
confirmada para esa fecha en el primer caso y en el segundo la fecha en la que
fue confirmada la reserva, que se rellenará automáticamente si hemos pinchado
en la opción “confirmar” descrita anteriormente.
9. Justo debajo de estos campos el programa nos muestra el importe total de la
estancia, desglosado en Neto, recargos a cargar, IVA, descuento y total, esta
parte del programa es informativa, siendo editable tan solo el campo descuento
para aplicar uno en su caso.
10. En la parte derecha encontramos una pequeña ventana dónde el programa nos
mostrará las reservas realizadas para ese mismo día y la misma agencia, siendo
muy útil esta opción para evitar duplicidades de reservas.
11. En los siguientes campos debemos introducir la nacionalidad, segmento, canal
origen y el status de la reserva, ésta última opción sirve para que, si una reserva
está como “no operativa” no cuente ni para el booking, ni para el listado de
llegadas, etc. siendo útil esta opción para crear listas de espera, tener reservas
pendientes de confirmación pero que no afecten al booking, etc.
12. Las últimas opciones del módulo de reservas tienen que ver con la limpieza de
las habitaciones (días que podemos configurar de antemano al crear la agencia),
si queremos poner una cama supletoria o una cuna a la habitación (que
podremos consultar desde el listado de camas extras) y si la reserva es en
garantía o no (para ello debemos tener firmado un contrato en garantía con la
agencia). Los últimos campos de observaciones nos servirán para escribir toda
aquella información que creamos de utilidad para la reserva, diferenciando
aquella información que aparecerá en el listado de llegadas, información que
aparecerá en el listado de clientes alojados (observaciones estancia) y la
información que queramos que aparezca en el listado de salida. Del mismo
modo, la información incluida en estos últimos campos saldrá también en el
listado de Gobernanta.
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Una vez completado el proceso de reserva, habiendo rellanado los campos
necesarios para su alta, terminaremos la reserva pinchando en el botón “Guardar” una
vez hecho esto el programa nos preguntará si queremos repetir la reserva en caso de
tener que hacer más de una al mismo nombre, en caso contrario el cursor volverá de
nuevo al campo “Número” para volver a hacer una reserva desde cero.
Modificación de reservas: Para modificar una reserva tan solo tendremos
que introducir en el campo “reserva” el número de la reserva a modificar, en caso de
desconocer la reserva procederemos a buscarla (ver página 36).
Una vez en pantalla modificaremos los campos necesarios y guardaremos la
reserva.
Pro forma: Al estar dando de alta una reserva o bien con la reserva en pantalla
tras una búsqueda, el programa habilitará el botón “F7 Pro forma”, que nos mostrará la
pantalla donde podremos:
1. Modificar los datos del cliente que nos aparecen en pantalla (estos serán los
datos del cliente a quien hagamos la reserva):
2. Introducir un par de líneas de texto que aparecerán en la parte inferior de la
factura pro forma.
3. Incluir, marcando su correspondiente casilla, si queremos incluir en factura los
cargos fijos de agencia, de cliente y si queremos que aparezcan los datos
bancarios en la factura.
4. La última opción nos permite añadir un destinatario de correo y el asunto en
caso de enviar la pro forma por e-mail al pinchar en el botón “F5 E-mail”.
5. Por último disponemos del botón “F6 Imprimir” que nos emitirá impresa nuestra
factura pro forma.
Cancelación de reservas: Para cancelar una reserva, al igual que con la
modificación tendremos que introducir en el campo el número de reserva en el campo
“reserva”, en caso de desconocerlo procederemos a la búsqueda de la reserva (ver pág.
36).
Una vez en pantalla la reserva, pincharemos en el botón “F5 Anular”, el
programa nos mostrará la ventana de cancelación de reservas dónde tan solo debemos
seleccionar el motivo de la cancelación.
Otras opciones: En la parte inferior derecha de la ventana de reservas
disponemos de cuatro botones que nos servirán para:
Historial de modificaciones: Nos mostrará todas las modificaciones hechas en la
reserva por fecha y hora así como la modificación realizada.
Duplicar reserva: Al pinchar este botón con una reserva en pantalla el programa
duplicará la reserva con los mismos datos que la anterior.
Imprimir ficha reserva: Opción que nos permite imprimir una ficha con todos los
datos con los que hemos dado el alta a la reserva.
Booking: Botón que nos permite consultar el booking por fechas desde la
pantalla de reservas.
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Reservas Express
Esta opción nos permite dar de alta reservas individuales de manera más rápida
que el proceso normal de reservas. A diferencia del alta de reservas individuales, aquí
tan solo tendremos que introducir los campos de una reserva a excepción de datos como
cargos fijos, datos estadísticos y las observaciones (de llegada, estancia o salida). Ver
página 40.
Reservas de grupo
Alta de reservas: La pantalla de reservas de grupo está dividida en varias
pestañas:
Datos de grupo: En esta pestaña introduciremos los datos del grupo tales como
fecha de entrada, salida, nombre del grupo, observaciones, etc.…el procedimiento a
seguir es exactamente igual que las reservas individuales.
Desglose habitaciones: Una vez dados de alta los datos básicos de la reserva, en
esta pestaña podremos especificar el número de habitaciones por tipo y precio a aplicar,
para ello:
1. Debemos seleccionar cómo realizará el programa el cálculo de precio del
programa:
a. Automático, donde el programa tomará los precios del contrato creado
para la agencia.
b. Manual nos permitirá aplicar el precio manualmente
c. Tarifa nos habilitará el campo a su lado dónde podremos elegir una tarifa
a aplicar al grupo de las creadas en el programa.
2. Una vez seleccionada la forma de aplicar el precio debemos introducir el
número de habitaciones que formará el grupo, para ello una vez en la línea
inferior de la pantalla elegiremos:
a. Número de habitaciones.
b. Tipo de habitación a reservar, de entre los distintos tipos de habitación
creados.
c. AD, NI: Adultos y niños máximo que permite el tipo de habitación, ojo,
no el total de las personas que componen el grupo, es decir:
En caso de tener 20 dobles, en el campo AD no pondremos 40 si no que
pondremos 2 que es el máximo de personas que admite una habitación
doble.
d. RG: Régimen de estancia
e. DT%: Descuento a aplicar al grupo.
f. Habit x noche: Precio que cobraremos POR HABITACIÓN y noche.
(Este campo se habilitará tan solo si hemos elegido como opción de
cálculo de precio “manual”).
g. E/S: Servicios de entrada y salida del grupo.
3. Una vez completada la línea pincharemos el botón “Grabar” y automáticamente
el programa grabará el número de habitaciones elegido mostrando el precio total
de las habitaciones.
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Repetiremos este proceso por cada tipo de habitación que queramos reservar
hasta que completemos la reserva de grupo.
Room List: se usa para introducir el nombre de las personas que componen el
grupo, editar el precio diario habitación por habitación, tan solo tendremos que pinchar
dos veces en la línea de la habitación deseada o para preasignar habitaciones al grupo,
esto lo haremos poniendo el cursor en el campo “Habit” e introduciendo el número de
habitación que queramos asignar (o bien, pulsando la tecla + que nos mostrará las
habitaciones disponibles).
Modificar reserva: Una vez que hemos terminado la reserva de grupo,
habiendo introducido el número total de habitaciones, precio, regímenes de estancia, si
queremos modificar cualquier dato de la reserva, para ello, al igual que hacíamos con
las reservas individuales, tan solo tenemos que introducir en el campo “Número” el
número de la reserva que queramos modificar y si no supiéramos este dato, como
siempre, pinchando en el botón “F9 Buscar” nos mostrará la pantalla de búsqueda de
reservas de grupo, dónde rellenaremos los campos necesarios para su búsqueda, una vez
los datos rellenos, pinchamos en “aceptar” y tras mostrarnos las reservas en pantalla,
seleccionamos la reserva que queramos pinchando en el botón “Seleccionar” que nos
devolverá a la pantalla de reservas de grupos.
En la primera pestaña del grupo podremos modificar los datos de entrada, salida,
localizador, nombre del grupo, etc. En el caso que queramos añadir o quitar días a la
reserva, el programa nos mostrará una ventana de aviso preguntándonos si queremos
que se recalculen los precios, dependiendo de la forma de tarificación elegida para el
grupo.
En la segunda pestaña “Desglose de habitaciones” podremos modificar tanto el
número de habitaciones, el tipo de habitación, forma de aplicar el precio, etc. para ello
nos situamos en la línea de habitaciones a modificar y haremos doble clic o bien
pinchamos en el botón “F3 Editar” que nos mostrará la pantalla para modificar tanto la
forma de aplicar precios como el número de habitaciones, tipo de habitación, régimen
de estancia, descuento y, si elegimos el cálculo de precios manual, el importe.
Si al modificar la línea de habitaciones de grupo disminuimos el número de
habitaciones el programa a continuación nos mostrará la pantalla con la rooming list del
programa, dónde podremos marcar las habitaciones que deseamos dar de baja, esto es
así puesto que quizás en primer lugar no tengamos ningún nombre en nuestra rooming,
pero quizás tengamos que anular la habitación de un cliente determinado.
Para anular todas las habitaciones de un determinado grupo de habitaciones (por
ejemplo, todas las individuales, o todas las triples) tan solo tendremos que seleccionar la
línea con las habitaciones a anular y pinchar en “F5-Eliminar” a lo que el programa nos
mostrará una ventana de aviso, dónde podremos confirmar la anulación.
Una vez hecha la reserva del grupo podemos confirmarla, mandar la factura pro
forma o incluso cambiar los servicios de estancia y el precio del grupo para un día
determinado. Para confirmar la reserva, incluirla como fuera de cupo o marcarla como
reserva en garantía, tendremos que ir a la pestaña “1. Datos de grupo” y en la parte
inferior de la pantalla tenemos estas opciones que podremos marcar para realizar dichas
acciones. Marcada la opción “confirmar al guardar” una vez guardada la reserva el
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programa nos mostrará la pantalla para la emisión de la carta de confirmación del grupo,
que podremos imprimir, mandar por mail, por SMS o por fax así como editar la carta
antes de su emisión.
En la pestaña “2. Desglose de habitaciones” tenemos la posibilidad de introducir
los cargos fijos para el grupo dónde el programa nos permitirá la opción de un cargo
para todo el grupo o un cargo para cada una de las habitaciones del grupo, a
continuación nos mostrará la pantalla para seleccionar el servicio a cargar, el importe y
si queremos que vaya a cuenta de la agencia o el cliente.
Por último en la pestaña “3. Rooming List” tenemos la opción de imprimir la
rooming list pinchando en el botón “F6 Rooming” y la posibilidad de modificar el
régimen de estancia y el precio para un día determinado pinchando en “F8 Circuitos”, al
entrar en esta opción el programa nos muestra la siguiente pantalla
Como se ve en la pantalla, tan solo tenemos que rellenar los campos que
queramos modificar, diciendo qué día hay que modificar, qué tipo de habitaciones con
un régimen de estancia en concreto. Justo después elegimos el nuevo régimen de
estancia, para terminar especificando cómo haremos el cálculo de precios, si bien por
contrato, manual o por tarifa. Guardamos y el programa automáticamente actualizará el
precio total, y régimen de la reserva.
Pro forma: Otra de las opciones que nos ofrece el programa es la emisión y/o
envío de facturas pro formas pinchando en el botón “F7 Proforma”; aquí hay que tener
cuidado porque el programa nos permite introducir (del mismo modo que con las
reservas individuales) la dirección de la agencia, nombre de grupo, un texto que saldrá
impreso en factura y la posibilidad de incluir los datos bancarios así como incluir los
cargos fijos que sean de la agencia o del cliente.
A la hora de emitir la factura pro forma podemos elegir entre dos opciones: Pro
forma desde el “Desglose de habitaciones” o bien desde la “Rooming List”, aquí
debemos tener especial cuidado debido a que quizás algún grupo lleve gratuidades,
precios especiales, etc. por lo tanto, marcando la primera opción el programa calculará
los precios dependiendo de aquellos introducidos en la pestaña “Desglose de
habitaciones” y marcando la segunda tomará el cálculo de los introducidos en
“Rooming List”, normalmente deben ser los mismos pero como se ha comentado
anteriormente quizás haya que hacer algunas modificaciones en el precio y habrá que
tener especial cuidado en qué parte del programa se hacen.
Otras opciones que nos ofrece el programa son la posibilidad de cancelar la
totalidad del grupo (no confundir con añadir o quitar habitaciones en desglose
habitaciones) tan solo pulsando la tecla F5 o bien pinchando en el botón “F5 Cancelar”
siempre desde la pestaña “Datos Grupo” dónde nos mostrará la pantalla de
cancelación y desde ahí, eligiendo el motivo de la anulación procederemos a cancelar el
grupo.
Los tres botones que disponemos justo a la derecha del botón “Esc - Salir” nos
servirán para: Mostrar un historial de todas las modificaciones realizadas a la reserva,
imprimir la ficha de la reserva con todos sus datos o bien consultar el booking para las
fechas que elijamos, el bookin podemos consultarlo bien desde aquí o bien desde la
pestaña “Desglose de habitaciones” pinchando en el botón “F9 Estado”.
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Cancelación reservas: Para cancelar una reserva de grupo, tal y como
hacíamos con las reservas individuales, tan solo tendremos que pinchar en el botón “F5
Cancelar” situado en la parte inferior de la ventana y nos mostrará la ventana para
elegir el motivo de la cancelación, una vez elegida y aceptada, cancelará el grupo.
Búsqueda de reservas (individuales y grupos)
Para buscar una reserva el procedimiento es el mismo tanto en individuales
como en grupo, la única diferencia está en la pantalla de cada una de las reservas, para
buscar una reserva debemos:
1. Entramos en la pantalla de reservas.
2. En la parte inferior de la pantalla disponemos del botón “F9 Buscar”, pinchando
en este botón nos abrirá la ventana de localizar reservas, al igual que en el
listado de reservas.
3. Una vez en esta ventana disponemos de una serie de opciones para buscar las
reservas, entre ellas caben destacar:
a. Fecha reserva: Esta es la fecha en la que la reserva fue dada de alta.
b. En el apartado “Tipo de reserva” estará marcada la casilla “individuales”
o “grupo” de manera automática dependiendo desde dónde hayamos
pinchado el botón F9 (reservas individuales o grupos).
c. Disponemos de varias opciones para ordenar el listado desplegando la
lista de esta opción.
4. Una vez en pantalla los resultados y habiendo localizado la reserva que
buscamos hacemos doble clic en ella o bien pinchamos en el botón “seleccionar”
y nos devolverá automáticamente a la pantalla de altas de reservas dónde
podremos modificar o cancelar la reserva.
Errores comunes en el alta de reservas.
Cuando damos de alta una reserva los errores más comunes que cometemos son:
Problema Causa y solución
Al introducir el número de
personas y/o niños no me
permite seguir con la reserva.
Estamos intentando hacer una reserva con
más personas de las que la habitación
acepta, hay que o bien modificar el número
de personas, o modificar la capacidad de
personas para el tipo de habitación
asignada.
Al asignar un número de
habitación me aparece el
mensaje “solapamiento de
fechas en el planning”
El programa nos está indicando que dicha
habitación está ocupada y/o reservada para
la fecha de la reserva. Iremos a
ListadosReservas a un día y buscaremos
la reservas que pasan para las fechas de la
reserva que estemos dando de alta así
podremos ver aquella reserva que tenga
asignada el mismo número de habitación.
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Al introducir los datos de
agencia, habitación, personas y
régimen aparece el precio a cero.
El contrato o tarifa asignada a la agencia a
la que estemos haciendo la reserva no tiene
dado de alta los precios para las fechas,
régimen de estancia, tipo de habitación y
personas seleccionado.
No me permite realizar la
reserva aparece “Hay un cierre
de ventas para esta agencia para
este periodo”
Existe un cierre de ventas para la agencia
en cuestión, debemos consultar los cierres
de ventas por agencia y modificarlo si
procede.
Check In, modificación de habitaciones y registro de cargos.
Check In de reservas individuales
Este proceso se puede realizar desde varias opciones del programa, siendo la
más rápida el botón situado en la barra de herramientas “Registro de Check In”, o bien
desde el propio listado de llegadas, seleccionando la reserva que queramos y pinchando
en el botón “F4 Check In”, la diferencia es que desde el botón de “Registro de Check
In” debemos pulsar “intro” o bien pinchar en la lupa para que nos muestre las reservas
pendientes de entrada y desde el listado de reservas la reserva está ya seleccionada
mostrándonos en ambos casos la siguiente pantalla:
Pantalla de Check In Individual
El cursor se posicionará automáticamente en el campo “room” en donde
introducir el número de habitación a asignar o bien aparecerá la habitación preasignada
para la reserva, si estando en este campo pinchamos la lupa el programa nos mostrará
todas las habitaciones libres disponibles en el momento de la entrada. Justo después
tendremos los siguientes campos:
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1. Adultos y Niños: Campos en dónde introducir el número de personas que
ocuparán la habitación, teniendo en cuenta que no pueden sobrepasar el límite
de capacidad establecido para la habitación en cuestión.
2. “NO crédito TPV´s”: Casilla que podremos marcar o desmarcar para hacer que
el cliente de dicha habitación pueda cargar a crédito las consumiciones del bar /
restaurante que trabajen con el programa de gestión de ares y restaurantes de K-
Root.
3. Régimen: Posibilidad de cambiar el régimen de la estancia distinto al que tenga
en la reserva.
4. Servicios Ent/Sal: Desde esta opción especificaremos los servicios que hará el
cliente de comidas tanto a la entrada como a la salida.
5. Localizador y bono: El primero mostrará el número de reserva asignado por la
agencia y el segundo el número del bono que entrega la agencia. Estos campos
pueden ser usados del mismo modo para escribir notas útiles para la reserva.
6. A continuación disponemos de los campos con el nombre del cliente donde
podremos hacer una búsqueda por el kardex (pinchando en la lupa o bien
pulsando la tecla + una vez situados en el primer apellido). Hay que tener en
cuenta que a la hora de hacer el check in el programa nos abrirá la ventana de
registro de viajeros (ficha de policía) donde podemos:
Rellenar los datos de la ficha de policía del cliente.
Rellenar los datos de la ficha de policía de todos los acompañantes, tan
solo añadiendo una línea nueva pinchando en el botón “F7 Añadir línea”
o pulsando la tecla de función F7.
Borrar los registros seleccionados, con el botón F8 Borrar.
Imprimir los partes de policía pinchando en el botón F6-Imprimir
Guardar los datos y añadir dicha ficha al kardex del cliente pinchando en
el botón F4 Guardar y dejando marcada la opción “grabar clientes en el
kardex” respectivamente.
7. Del mismo modo que hacíamos al dar de alta una reserva podemos cambiar la
tarifa o bien editar el desglose diario de dicha reserva bien introduciendo o
buscando la tarifa en su respectivo campo o bien pinchando en el botón “editar
desglose diario”.
8. Los siguientes campos nos indican el importe neto total a facturar, el descuento
aplicable (campo en el que podemos introducir manualmente el % que
queramos aplicar) así como los recargos, IVA e importe total. Estos campos
cambiarán automáticamente dependiendo del tipo de habitación, personas y
régimen.
9. Campos con fines estadísticos como son la nacionalidad, segmento de la reserva
y canal origen.
10. Del mismo modo que hacíamos con la reserva podemos escribir en sus
correspondientes campos las observaciones que queramos que saldrán reflejadas
en sus respectivos listados.
11. Disponemos de un botón en el que aplicar los cargos diarios que nos mostrará la
pantalla de cargos fijos, estos cargos se aplicarán automáticamente al cierre
entre las fechas seleccionadas, por el importe introducido al servicio elegido.
Para terminar, pincharemos en el botón “check-in” dando por concluido el
proceso de registro de entradas.
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Check In de grupos
Del mismo modo que hacíamos con las reservas individuales, para dar de
entrada a las reservas de grupos disponemos de dos opciones, bien desde el listado de
llegadas pinchando en el botón “F4-Check In” o bien desde Procesos Diarios Check
In de grupos que nos mostrará la siguiente pantalla:
Check In Grupos
Una vez en esta pantalla pincharemos en el botón lupa o pulsaremos la tecla +
que nos mostrará las reservas de grupo por registrar, elegida la reserva el programa nos
mostrará la pantalla para realizar la entrada.
Para realizar la entrada debemos asignar las habitaciones al grupo, esto lo
podemos hacer de dos formas:
Como ya vimos, podemos preasignar las habitaciones al modificar o crear la
reserva de grupo.
Desde esta pantalla situándonos en el campo “Habit.” pulsamos el signo + que
nos mostrará las habitaciones disponibles para así poder elegir la habitación a
asignar.
Una vez asignadas podremos marcar o desmarcar las habitaciones a las que
queramos hacer la entrada marcando o desmarcando la correspondiente casilla en el
campo “Check In”, quedando pendientes aquellas que no tengan el campo marcado,
haciendo el registro de la misma forma que explicamos aquí. Tras tener todos los datos
confirmados, tan solo tendremos que pinchar en “F4 – Check In Aut.”
Aquellas habitaciones que hayan quedado pendientes de registro podremos darle
la entrada como hemos hecho aquí siguiendo los mismos pasos, el programa una vez en
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la pantalla de check in nos mostrará en la parte inferior del listado de habitaciones
aquellas que ya están registradas en nuestro hotel.
Check In Express El Check in Express es en realidad un walk-in que nos permite realizar la
entrada y facturación al mismo tiempo si así está configurado, o bien hacerle el check-
in solamente sin tener que cumplimentar todos los datos del check-in.
Para ello iremos a “UtilidadesConfiguración de ParámetrosEnlaces” una
vez allí tenemos la opción para configurar el check-in Express, donde indicaremos:
1. Las noches, el régimen, número de adultos y el tipo de habitación por defecto.
2. Opción para marcar la “emitir factura automática”, que nos facturará la
habitación al hacerle la entrada.
Con todos estos datos configurados, una vez en “Procesos diariosCheck In
Express” tan solo tendremos que especificar el número de habitación, el cursor se
situará entonces en el botón “Check in” que tras pulsarlo nos mostrará la pantalla de
“Registro de viajeros”, una vez rellenos los datos e impresas las fichas (si así se quiere
hacer) y si tenemos marcada la opción “Rellenar Ficha de Policia en Check in” en
“Configuración de ParámetrosConfiguración de Sistema, campo “Obligatorios”.
Retroceso Check In
Una vez hecho el check in o walk in, cabe la posibilidad que tengamos que
anular el check in, para esto tenemos disponible esta opción en el programa en
“Procesos diariosRetroceder Check In” tan solo debemos elegir el número de la
habitación que queremos retroceder, tras ello pincharemos en el botón “F5-
Retroceder”; en caso que dicha habitación no tenga cargos pendientes para facturar
podremos retroceder la entrada, volviendo esta a considerarse una reserva pudiéndola
modificar o anular.
Consulta y modificación de habitaciones.
Una vez que hemos hecho el check in de la reserva podremos modificar
cualquier dato de esta tan solo entrando en “Procesos diarios Consulta y
Modificación de habitaciones” desde esta opción podemos consultar y modificar las
habitaciones registradas individualmente o bien como grupo para ello, tras seleccionar
dicha opción tendremos la siguiente pantalla:
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Modificación Habitaciones
F5-Datos Generales: Desde esta opción (tras elegir el número de habitación
introduciéndolo manualmente o bien pinchando en el botón lupa) nos mostrará:
En la parte izquierda da la pantalla:
o Los datos de entrada y salida de la habitación: De estos campos tan solo
es modificable la fecha de salida, una vez modificada cabe la opción:
Que acortemos la fecha de la estancia, en ese caso el programa
eliminará todos los días sobrantes.
Que prolonguemos la estancia, en ese caso, el programa nos
preguntará si queremos aplicar a estos días el mismo precio del
último día de estancia y nos llevará automáticamente a la
pantalla “F7 Cargos alojamiento y extras” para poder introducir
o bien comprobar el precio de la habitación,
o Tipo de habitación, el número de personas así como el régimen de
estancia, del mismo modo una vez modificado uno de estos campos el
programa nos llevará a “F7 Cargos alojamiento y extras” para modificar
en las líneas de cargo pendientes el campo modificado anteriormente.
o Después tenemos una serie de campos de carácter informativo como son
el localizador, bono y referencia de grupo4 así como el nombre asignado
al grupo al hacer la reserva y un campo para apuntar la matrícula si el
cliente tuviera vehículo.
o “Cargos de estancia a cuenta del cliente” nos permite, si marcamos esta
opción, que el programa al generar los cargos de alojamiento los cargue
a cuenta del cliente, en lugar de agencia para su facturación.
En la parte izquierda de la pantalla tenemos los datos del cliente; en esta sección
tenemos la ficha que hemos rellenado al hacer el check in, o bien podemos
4 Referencia de grupo es aquel número idéntico para todas las habitaciones que lo identifican como grupo.
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recuperar los datos del cliente pinchando en el botón “Kardex”, guardar los
datos que hemos rellenado o bien actualizar los datos del cliente al pinchar en
“Grabar kardex” o bien introducir los datos del acompañante pinchando en el
botón “acompañante” (desde este botón también tendremos la posibilidad de
imprimir la ficha de policía).
F6-Datos Estadísticos: Desde esta pantalla podemos imprimir la Ficha de
limpieza que es un documento en el que la gobernanta especificará los servicios de
limpieza a realizar por la camarera, bien consultar si esta habitación tiene cama extra o
una cuna (nos servirá para llevar un control de las camas extras y/o cunas), los datos
estadísticos de la reserva como son el segmento al que pertenece, el status de la reserva,
el canal de origen de la reserva y la nacionalidad (datos que habremos dado de alta al
configurar el programa).
Justo después disponemos del intervalo de días para la limpieza de la habitación,
estos campos vendrán predefinidos por aquellos que hemos dado de alta al crear la
agencia vinculada a la reserva de la habitación (ver alta agencias) pero desde aquí
podremos cambiar alguno o todos de sus campos.
La parte derecha de esta pantalla recoge los campos destinados a introducir
aquellas observaciones que creamos importantes y que, como explicamos en el alta de
reservas, se verán reflejadas en sus respectivos listados (llegadas, clientes alojados y
salidas). Hay que tener en cuenta que las observaciones de salida también se mostrarán
en la pantalla de facturación.
El último campo nos informa si la habitación (en su momento la reserva) es una
reserva en garantía.
F7-Cargos alojamiento y extras: Esta pestaña nos muestra los cargos de
alojamiento ya aplicados a la habitación y aquellos pendientes de cargar, siendo estos
cargos editables, pudiendo modificar cualquier dato individualmente tan solo
situándonos en la línea de cargo y modificando aquel dato que queramos cambiar. El
último campo de la línea “IVA In.” nos permite que al marcarlo o desmarcarlo indicar
si el precio a aplicar lleva el IVA incluido (campo marcado) o si bien hay que añadirle
el IVA (campo desmarcado).
Los tres campos inferiores nos permiten cargar la misma cantidad durante toda
la estancia introduciendo el importe en los campos “cargo estancia lineal” para el
mismo precio de estancia, “descuento lineal” para el mismo tipo de descuento y
“recargo lineal” para el mismo recargo durante toda la estancia.
Las ventanas de la derecha nos sirven para: Cargar, consultar, modificar o anular
los cargos de la habitación. Pinchando en el botón “añadir” nos mostrará la pantalla de
“cargos habitación” dónde podremos elegir el servicio a cargar, su importe y
especificar si es a cargo del cliente o de la agencia; situándonos encima de cualquier
cargo pinchando en el botón “editar” podremos modificar el mismo, bien sea
cambiando el servicio a cargar, el importe o bien si es a cargo del cliente o de la
agencia. Por último disponemos del botón “eliminar” que nos borrará aquel cargo no
facturado que seleccionemos.
Por último la ventana inferior derecha nos permite, al igual que hacíamos
anteriormente cargar servicios al cliente pero esta vez cargos que se aplicarán
diariamente dependiendo de la fecha de inicio y fin elegida al cargar el servicio.
Dentro de estas ventanas diferenciamos los cargos facturados mostrándolos en
color rojo de aquellos pendientes por facturar que aparecerán en color azul.
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F8-Liquidación: Esta última pestaña es totalmente informativa, mostrándonos
los datos de entrada y salida y qué agencia es a la que cargamos los servicios y justo
después nos desglosará (dependiendo de a quien carguemos los servicios) los importes
cargados, los importes pendientes de cargar, los cargos fijos, si esta reserva tuviera un
depósito aplicado y el saldo final.
Gestión habitaciones grupo (Maestro de grupos)
Una vez hecho el check in de grupo, podemos modificar cada una de las
habitaciones individualmente o bien como un grupo desde esta opción. Para ello nada
más entrar el programa nos pedirá la referencia de grupo o bien podemos buscarlo tan
solo pulsando la tecla “intro”, nos mostrará:
Pantalla principal Maestro de Grupos
Datos generales: Esta pestaña nos mostrará los datos comunes de todas las habitaciones
del grupo como son: agencia de la reserva, nombre y localizador del grupo, datos de
cliente (que al ser un grupo estará en blanco), y una serie de datos estadísticos e
informativos como son “segmento”, “canal” y nacionalidad. Debajo del campo
“localizador” encontramos el campo “depósito”, aquí pinchando en la lupa nos mostrará
la cantidad del depósito, la forma de pago y la fecha de este.
Cualquiera de estos datos se puede modificar tan solo escribiendo en el campo
correspondiente (nombre de grupo y localizador) como seleccionando el código
correspondiente al campo que queramos modificar.
Habitaciones: Desde aquí podremos consultar las habitaciones que
configuran el grupo, pudiendo quitar habitaciones de este tan solo
marcando en la casilla correspondiente al grupo de la columna “Excl”.
Para añadir una habitación a un grupo ver “Vincular Habitaciones”
(página 55) Excluir hab.
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Cargos producidos: Desde esta opción veremos los cargos que han sido producidos por
el grupo tras realizar el cierre diario. Estos cargos serán divididos en cargos agencia o
cliente según la agencia que haga la
reserva y su configuración (ver alta
agencias, casilla “todos los cargos a
cuenta cliente”, página 12),
tendremos por lo tanto los cargos en
una u otra ventana de esta pestaña
(en la imagen están en el apartado
cargos agencia).
Como se muestra en la imagen desde
esta pestaña, además de consultar
estos cargos podremos traspasar los
cargos a cliente o agencia pinchando
en los botones “>” para ir cargo por
cargo o “>>” (o “<” y “<<”
dependiendo si son de agencia o
cliente) para todos los cargos.
También podremos también emitir la
factura pro forma con “F5”, facturar
el grupo con “F6” o agrupar los cargos para su facturación con “F7”. Marcando la
opción “incluir cargos fijos agencia” nos incluirá estos a la hora de emitir la factura o la
factura pro forma”.
Cargos pendientes de producir: Aquí el programa nos muestra aquellos cargos que aún
no han sido producidos y que quedan pendientes de producir al grupo.
Para modificar los precios del grupo podemos:
1. Habitación por habitación: Situarnos justo en la línea de cargo de la habitación
que queramos modificar y podremos modificar el número de adultos, niños,
régimen estancia, precio, descuento y recargo.
2. En la parte derecha de esta ventana disponemos de las herramientas para
modificar el precio por habitación, régimen y fecha de salida:
a. Cambiar los parámetros de estancia: Introduciremos la fecha para la
que queremos cambiar el precio, el tipo de habitación de origen y a qué
tipo queremos cambiar, el régimen inicial y el régimen al que
queremos cambiar, el descuento y el importe a aplicar, tras aceptar el
programa nos modificará todos los precios y régimen de estancia para
las habitaciones seleccio-
nadas así como el tipo de
habitación si hubiéramos
especificado otro.
b.
c.
d.
Cargos grupo
Cambiar preferencias estancia grupo
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b. Cambiar fecha
salida del grupo:
Para modificar
la fecha de sa-
lida del grupo,
tanto para añadir
o quitar días a la
estancia tan solo tendremos que introducir la nueva fecha en el campo
“Salida nueva”, pudiendo especificar los servicios de salida nuevos
para el grupo, pinchamos en aceptar y el programa automáticamente
actualizará la fecha de salida del grupo así como el precio de las
habitaciones.
Cargos fijos: Desde esta opción pestaña cargaremos los cargos fijos al grupo, tan solo
pincharemos en el botón “Añadir línea” e iremos cargando tantos servicios como
queramos.
Liquidación: Desde esta pestaña podremos consultar las cantidades producidas y
pendientes del grupo, los cargos fijos los depósitos así como el saldo de cliente y
agencia del grupo.
Registro de cargos habitaciones.
Para cargar cualquier servicio a las habitaciones, anteriormente debemos haber
dado de alta dichos servicios en menú “Archivos Servicios” como explicamos en el
capítulo anterior.
Disponemos de varias opciones para realizar el cargo de servicios a las
habitaciones, el principal está en “Procesos diarios Registro cargo habitaciones”
donde tendremos la siguiente pantalla:
Registro Cargo Habitaciones
Parámetros salida grupo
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Para realizar un cargo bastará con introducir el número de habitación, el servicio
a cargar, que en caso de no saber su código pincharemos la lupa y nos mostrará un
listado con todos los servicios a cargar, una vez elegido introduciremos el importe
total a cargar y dependiendo de la configuración del servicio (si éste lleva el IVA
incluido o no) el programa nos desglosará el importe neto, el IVA a aplicar y el total a
pagar, en caso contrario el importe será neto y se le aplicará el IVA vinculado al
servicio seleccionado. Después podremos elegir si queremos que este servicio se le
cargue o bien al cliente o bien a la agencia, marcando o desmarcando la casilla
correspondiente, tras grabar el cargo pasará a la parte superior de la pantalla.
Grabado el cargo, el programa nos permite la posibilidad de o bien seguir
cargando servicios a la misma habitación o seguir cargando el mismo servicio a
distintas habitaciones ya que mantendrá el número de habitación para seguirle cargando
servicios y el servicio para seguirlo cargando a distintas habitaciones.
Una vez que hemos terminado de cargar todos los servicios pincharemos en el
botón “F4-Guardar” y el programa registrará los servicios cargados a la habitación.
En esta misma pantalla disponemos también de una serie de botones que nos
servirán para:
“F5-Eliminar”: Elimina una línea de cargo de un servicio tras haberlo
grabado, tras pinchar el programa nos preguntará si queremos anular o no
dicho cargo.
“F7-Zoom”: Nos permite modificar un cargo; al pinchar en este botón
nos mostrará la ventana de edición de cargos en dónde podremos
modificar la referencia del servicio cargado, el concepto de éste servicio,
el importe y si es a cargo de la agencia o empresa, una vez terminado,
pinchamos en el botón “F4-Guardar” y se registrará la modificación.
También disponemos dentro de esta ventana de la opción para anular el
cargo, si una vez editado pinchamos en “F5-Eliminar” anularemos el
cargo editado.
“F6-Imprimir”: Al pinchar este botón, el programa nos imprimirá un
listado de servicios cargados (hay que prestar atención ya que hasta que
no pinchemos en “F4-Guardar” el programa no registrará los cargos).
La siguiente opción para añadir un cargo a una habitación, es como vimos
anteriormente en “Procesos diariosConsulta y modificación de habitaciones” y
dentro de esta opción, en la pestaña “F7-Cargo alojamiento y extras” tenemos una
ventana dónde añadir, editar o eliminar los cargos de dicha habitación.
La última posibilidad es cargar el servicio desde la misma pantalla de
facturación; aquí, tras haber elegido la habitación a facturar, disponemos de los botones
F2 y F5 que nos permitirán registrar cargos a la habitación, separadamente a agencia o
cliente según el botón que pinchemos. Hay que tener en cuenta, que si bien esta opción
nos registra el cargo a la habitación, deberemos tener el máximo cuidado ya que
equivocarnos al pinchar un botón hará que facturemos la habitación, esta opción está
aquí disponible por si, antes de facturar, queremos cargar un servicio al cliente o
agencia, pero es más recomendable utilizar las opciones anteriormente descritas.
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Registro de cargos fijos
Los cargos fijos son aquellos servicios que tenemos que cargar a diario a un
cliente durante su estancia, por lo tanto para hacer esta tarea de forma automática
cargaremos el servicio desde esta opción del programa:
Selección del registro de cargos fijos
Para registrar un cargo fijo podemos hacerlo de dos formas distintas:
1. Por número de habitación.
a. Introduciremos el número de habitación a la que hacer el cargo
b. Una vez con el número de habitación, pincharemos en F7-Añadir línea
donde el programa nos habilitará la opción de introducir las fechas de
inicio y fin del cargo, el código del servicio a cargar, el importe y si éste
va a cargo de la agencia o cliente, según marquemos la casilla de la
columna “Ag”
c. Pinchamos en F4-Guardar.
2. Por agencia (se hará el cargo fijo a todas las habitaciones de una agencia
determinada):
a. Seleccionamos la agencia a la que queremos hacer el cargo fijo
introduciendo su código en el campo correspondiente o bien buscándola
a través del botón de búsqueda de agencias.
b. El programa nos mostrará entonces las habitaciones alojadas por dicha
agencia, pudiendo selec-
cionar a qué habitaciones
se le hará el cargo mar-
cando o desmarcando la
casilla correspondiente en
la columna “Selec”.
c. Tal y como se hacía
anteriormente, pinchamos
en el botón “F7-Añadir
línea” para habilitar una
línea de cargo dónde
elegir las fechas, código
de servicio e importe así
como si queremos que
este servicio se cargue a la
agencia o al cliente.
d.
e. Pinchamos F4-Guardar.
f. El programa automáticamente hará un cargo fijo para cada una de las
habitaciones seleccionadas de dicha agencia.
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Consulta, modificación y anulación de cargos
Ya hemos visto las distintas formas de cargar un servicio a un cliente, así como
la forma de anular o modificar un cargo antes de guardarlo. Aquí explicaremos cómo
consultar, modificar o anular un cargo ya realizado o de días anteriores.
Para consultar los cargos de una habitación disponemos del botón “Extracto de
cuenta de habitación” situado en la barra de herramientas del programa o bien en
“Procesos diariosExtracto cargos habitación” que nos mostrará la siguiente
pantalla:
Extracto de cargos habitación
Una vez en esta pantalla tendremos que elegir el número de habitación de la que
queremos consultar los cargos, una vez seleccionada el programa nos permite la opción
de consultar un cargo determinado introduciendo su referencia en el campo
correspondiente dónde, dejando el campo vacío, nos mostrará todos los servicios, justo
después podemos acotar nuestra búsqueda marcando o desmarcando las opciones
correspondientes, pudiendo mostrar todos los cargos, sólo los cargos que ya han sido
facturados o sólo aquellos que están pendientes por facturar; del mismo modo podremos
seleccionar si queremos que aquellos que se muestren sean sólo los cargos a cuenta del
cliente, solo a cuenta de la agencia o bien ambos. Una vez seleccionada las opciones
deseadas tras pinchar en “F8 Seleccionar” el programa os mostrará, si hubiera, los
cargos disponibles según las opciones antes marcadas, donde nos especificará si el
cargo ha sido facturado, que aparecerá la casilla marcada en su correspondiente
columna “Frdo.”, y si el cargo es a agencia o cliente según esté marcada una u otra
columna. Con los cargos en pantalla podremos:
1. Editarlo, pinchando en “F3 Editar” dónde podremos modificar tanto la
referencia, el importe y si es cargo agencia o cliente.
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2. Eliminarlo, pinchando en “F5 Eliminar” que el programa nos mostrará una
ventana de aviso preguntando si realmente queremos anular el cargo.
3. Imprimir un listado de cargos de dicha habitación, pinchando en “F6 Imprimir”
obtendremos un listado de los servicios cargados a la habitación.
Hay que tener en cuenta que las opciones de editar y eliminar cargos estarán
disponibles si: El cargo seleccionado es del día en curso y no está facturado ya que en
caso contrario el programa, si así lo tenemos configurado (ver Utilidades
Configuración de parámetros) el programa no nos permitirá eliminar cargos de días
anteriores ni que estén facturados. Si el cargo estuviera ya facturado, el programa no
permite su eliminación.
En la parte inferior izquierda de la pantalla tenemos un resumen con el total de
los cargos, el importe neto, el IVA a aplicar y el total a pagar diferenciando en azul el
total de los cargos pendientes de pagar con el total de los cargos que ya han sido
facturados (en color rojo).
Las otras opciones para consultar, modificar o eliminar los cargos, al igual que
hacíamos con el Registro de cargos a una habitación son:
Desde la pestaña “F7 Cargos alojamiento y extras” en Consulta y modificación
de habitaciones: Desde esta ventana, podremos ver todos los servicios extras cargados a
un cliente, añadir un cargo, editar o eliminar u cargo, pero al igual que en Extracto
cargo habitaciones tan solo aquellos que no esté facturados y según la configuración
del programa todos los cargos o bien solo aquellos del día en curso.
Desde el menú “ListadosListados de cargos diarios”: Esta opción nos permite
ver los servicios cargados a una habitación o a todas definiendo la búsqueda bien por el
número de habitación, bien por el servicio o bien las dos opciones, la diferencia entre
esta opción y la de “Extracto de cargo de habitaciones” es que en ésta es
OBLIGATORIO introducir un número de habitación, mientras que en el “Listado de
cargos diarios” no tenemos la obligación de introducir la habitación pero sí el servicio
que queremos consultar, en esta pantalla tenemos:
Diario de cargos
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Campo para elegir el número de habitación a consultar, campo para seleccionar
el cargo a consultar y campos para elegir el intervalo de días de la consulta; también
disponemos del campo “Ref. Grupo” dónde nos mostrará los grupos alojados en el hotel
para consultar los cargos hechos a las habitaciones de dicho grupo, así como agencia
seleccionada, si no selecciona ninguna aparecerán todas, una vez elegidas estas
opciones podemos ordenar el listado bien por número de habitación o bien por
referencia del servicio, tras pinchar en F8-Aceptar nos mostrará, según las opciones
elegidas, los servicios cargados en los días elegidos, pudiendo como hacíamos en
Extracto cargo habitaciones, modificar o eliminar el cargo elegido.
La opción “Listado de seguridad” nos mostrará todos los cargos efectuados de
todas las habitaciones. Este nos servirá para que en caso de cualquier fallo, disponer de
un listado de los servicios cargados a las habitaciones.
Traspaso de cargos entre habitaciones
En “Procesos diarios Traspaso de cargos entre habitaciones” disponemos de
esta opción que nos permite pasar los cargos de una habitación a otra, para ello,
tendremos que:
1. Seleccionar la habitación de origen de la cual vamos a traspasar cargos. Nos
mostrará todos los servicios cargados hasta el momento.
2. Elegimos la habitación de destino a la que vamos a traspasar los cargos.
3. Una vez con las habitaciones de origen o destino pincharemos:
a. para ir traspasando cargo por cargo.
b. para traspasar todos los cargos.
4. Una vez pasados los cargos, pinchamos el botón “Guardar”.
Check Out
El proceso de check out podemos realizarlo de varias formas:
1. La más común es al facturar la habitación: el programa nos preguntará si la
queremos hacer el check out en el caso que no tenga ningún cargo pendiente, en
caso contrario nos mostrará un mensaje diciéndonos que la habitación tiene
cargos aún pendientes por facturar. 2. Desde listado de salidas: En este listado en la parte superior de la ventana
disponemos de dos opciones dentro de “Tipo de filtro” una para ver aquellas
habitaciones a las que ya se le ha hecho el check out y aquellas que aún tienen
pendiente el check out por realizar. Una vez mostrado el listado (podemos elegir
alguna de las opciones anteriores o no elegir ninguna) el programa nos muestra
todas aquellas habitaciones que tienen la salida prevista para el día elegido, así
como los cargos pendientes por facturar si los hubiera. En la parte inferior de la
ventana disponemos, además de las opciones para facturar la habitación o
imprimir un listado de salidas) la opción para realizar el check out pinchando en
el botón a tal efecto. (Aquí solo le podremos dar de salida a las habitaciones con
salida para el día en curso). 3. Desde la barra de menú pinchando en el botón “Registro de check out” o bien
desde Procesos DiariosCheck Out”: Al elegir alguna de estas dos opciones
el programa nos mostrará la ventana de check out, dónde disponemos de dos
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pestañas: Habitaciones: Podemos ver todas aquellas habitaciones que tienen
salida en el día en curso y el nombre del cliente, marcando la casilla al lado de
cada habitación y después pinchando en el botón “Check Out” el programa le
hará el check out, siempre y cuando no tengan cargos por facturar que por el
contrario el programa no hará la salida avisándonos de ello. Grupos: Aquí
podremos seleccionar los grupos con fecha de salida para el día en curso, una
vez seleccionado nos mostrará todas las habitaciones que configuran el grupo
pudiendo hacerle el check out al grupo de una sola vez y al igual que con las
habitaciones individuales si alguna de ellas tuviera algún cargo pendiente el
programa nos avisará y no le hará el check out. Las habitaciones de un grupo
pueden ser tanto facturadas como realizarle el check out de manera individual.
Procesos diarios
Algunas de las opciones de este menú se han comentado ya por lo tanto
explicaremos aquellas que faltan:
Cambio de habitación
Desde aquí cambiaremos el número de habitación de un cliente, para ello
introduciremos la habitación de origen, una vez aceptado introducimos la nueva
habitación y disponemos de la posibilidad de introducir el motivo del cambio.
Pinchamos en botón “cambiar” para aceptar la modificación.
Registro de tareas a realizar
Opción que nos permite dar de alta las posibles tareas de reparación o
mantenimiento que haya que llevar a cabo en las habitaciones del establecimiento para
ello:
1. Introducimos el número de habitación.
2. Introducimos la hora a la que tengamos que realizar la tarea.
3. Introducimos la tarea a realizar, pinchamos en el botón aceptar.
4. Impresión de tareas: En la pantalla de tareas a realizar con los campos en
blanco pincharemos en el botón “Imprimir” y el programa nos imprimirá un
listado con las tareas pendientes a realizar.
Mensajes clientes
Desde aquí
podremos recoger
los mensajes para
los clientes, pudién-
dolos imprimir o
bien mostrándolos
después en el rack
de habitaciones (ver
página 114).
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Para dar de alta un mensaje:
1. Pinchamos en F2-Nuevo, nos mostrará la pantalla que vemos arriba.
2. Introducimos el número de habitación y la hora a la que hemos recibido el
mensaje.
3. Pinchamos en F4-Guardar. Si queremos imprimir el mensaje pincharemos en
F6-Imprimir.
Para ver los mensajes que tenemos guardados:
1. Introducimos las fechas desde / hasta para visualizar los mensajes.
2. Podemos especificar una habitación introduciendo su número en el campo
“habitación”, pinchamos en F8-Aceptar.
3. Una vez en pantalla los mensajes podremos:
a. Editar el mensaje, pinchando en F3-Editar, nos abrirá la pantalla del
mensaje y ahí modificaremos el cuerpo del mensaje, habitación, hora e
incluso podemos imprimir el mensaje.
b. Eliminar el mensaje, pinchando en F5-Eliminar.
c. Imprimir un listado de los mensajes que hemos recogido.
Listado de mano corriente
Este listado nos muestra en diferentes columnas los siguientes datos:
Detalle Mano Corriente habitaciones
1. El número de habitación, nombre de cliente y agencia por la que viene.
2. El saldo anterior que será el último importe generado de estancia.
3. Estancia Día: El importe de la estancia del día en curso a cargar.
4. Servicios día: El importe de los distintos servicios cargados al cliente.
5. Saldo actual: Es la suma del saldo anterior + saldo día.
6. Depósitos: Nos muestra la cantidad del depósito (si lo hubiera) aplicado a la
reserva del cliente.
En la parte inferior de la ventana tenemos otra serie de opciones:
1. Ref. Grupo, tenemos la posibilidad de elegir que nos muestre las habitaciones de
un determinado grupo, eligiéndolo por la referencia de grupo.
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2. Que nos muestre las habitaciones cuyo saldo sea mayor al de la cantidad
introducida (cantidad mayor al campo “saldo actual”)
3. La última opción “Incluir estancia del día no facturada” al marcarla nos mostrará
el importe del día de consulta de la mano corriente que aún no haya sido
facturada (y por lo tanto no producida), nos lo mostrará en el campo “estancia
día”.
Saldos habitaciones
Al contrario que la opción anterior (mano corriente) esta nos muestra el importe
total de la estancia del cliente, desglosándolo en aquello ya producido y lo pendiente de
producir, además:
Detalle saldo habitaciones
A diferencia de la mano corriente, el saldo de habitaciones nos muestra:
1. En la columna “producido”: El importe que se ha generado tras el cierre y está
cargado en la habitación (será el importe de la habitación del día de trabajo
anterior).
2. El importe pendiente a producir dónde el importe es el total que aún no se ha
producido.
3. El importe de los cargos fijos, si tuviera el cliente.
4. La cantidad, si la hubiera, del depósito aplicado al cliente
5. Saldo: Esta columna nos mostrará la diferencia que hay entre el campo sumas y
depósito, siendo el importe aquí mostrado la cantidad que quedaría pendiente
por pagar al finalizar la estancia del cliente.
Y del mismo modo que con la mano corriente también podremos seleccionar las
habitaciones de un grupo seleccionándolas por su referencia de grupo.
Listados
Listados de llegada Opción desde dónde imprimir las llegadas de un día en concreto (ver página
109, en menú Gobernanta).
Listado de salidas Opción desde donde imprimir las salidas de un día en concreto (ver página 111,
en menú Gobernanta).
Listado de reservas Esta opción nos permite realizar una búsqueda de reservas definidas por una
serie de parámetros (ver página 36, búsqueda de reservas).
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Clientes alojados Opción dónde realizar búsquedas o emitir listados de los clientes alojados en
nuestro establecimiento (ver página 112, en menú Gobernanta).
Cancelación automática de reservas Tal y como se explicaba en el apartado de altas de reservas, disponemos del
campo “cancelación” donde introducimos una fecha que, si la reserva no ha sido
confirmada para ese día el programa automáticamente cancelará la reserva. Desde esta
opción podremos consultar y/o imprimir un listado de las reservas canceladas de manera
automática, teniendo en cuenta que el programa al pedirnos “desde el día – hasta”
quiere decir las reservas con fecha de entrada entre los días introducidos, una vez en
pantalla las reservas, nos mostrará en una columna la fecha de cancelación.
Reservas canceladas Esta opción nos buscará y/o imprimirá un listado de todas aquellas reservas
canceladas manualmente entre las fechas elegidas.
Habitaciones disponibles Desde esta opción podremos consultar y/o imprimir un listado de todas aquellas
habitaciones que han quedado libres entre un rango de fechas, pudiendo seleccionar el
listado por tipo de habitación o por grupo de habitaciones.
Reservas a un día Opción que nos permitirá buscar y/o imprimir todas las reservas que se alojan en
nuestro establecimiento en un determinado día. Para ello:
1. Elegiremos el día a consultar,
2. Podemos elegir una agencia en concreto (dejando el campo en blanco serán
todas las agencias)
3. Si queremos ver las reservas individuales, las de grupo o ambas (marcando las
dos opciones)
4. Y el orden del listado: Habitación, Nombre del cliente, agencia o número de
reserva.
5. Una vez aceptado, el programa nos mostrará en pantalla todas las reservas que
se alojan para el día seleccionado en el hotel, mostrándonos la fecha de entrada,
salida, número de habitación (esta opción es muy útil cuando preasignamos
una habitación en una reserva y nos aparece el error “solapamiento en el
planning”), cliente, localizador de la reserva, agencia, régimen de estancia, tipo
habitación, y número de adultos y niños.
6. En la parte inferior de la pantalla el programa nos mostrará el número total de
habitaciones para el día seleccionado así como el número de camas extras y
cunas, así como las habitaciones virtuales (ver página 12).
7. Con “F7 Zoom” podremos consultar la cabecera de la reserva (que no editarla) y
con “F6 Imprimir” emitiremos el mismo listado en papel.
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Habitaciones bloqueadas Listado dónde poder consultar las habitaciones bloqueadas entre un determinado
rango de fechas. El listado nos mostrará también el motivo del bloqueo así como la
posibilidad de desbloquear las habitaciones al pinchar en la tecla “F5 Desbloqueo”.
Listado de policía Módulo que permite dar de alta, consultar, modificar o imprimir los listados de
policía de los clientes registrados en nuestro establecimiento, para ello:
1. Seleccionaremos la fecha de consulta de las fichas de policía.
2. Una vez en pantalla podremos, seleccionando el cliente:
a. Modificar los datos de la ficha pinchando en el botón “F3 Editar”
b. Eliminar la ficha del cliente pinchando en “F4 Eliminar”.
c. “F5 Rellenar”: Esta opción rellena los campos en blanco de la
plantilla de la ficha de policía que con anterioridad hemos
impreso con la opción “F9 Impresos”.
d. “F6 Fichas”: A diferencia de la opción anterior dónde tan solo
nos rellenaba los campos en blanco, esta nos imprime toda la
ficha de policía de cada uno de los clientes alojados.
e. Listado: Impresión de un listado con todos los clientes alojados
así como los datos registrados al hacerle el check in.
f. “F7 Marcar”: Marcamos o desmarcamos la columna “Sel” del
listado de clientes registrados.
Otras opciones del listado de policía son:
3. “F2 Nuevo”: Posibilidad de dar de alta un nuevo cliente en el hotel y
registrar los datos que se piden en el check in.
4. Ir a Web: Tal y como configurábamos en configuración de parámetros,
pestaña Policía, al pinchar este botón el programa nos abrirá la página
Web que hayamos introducido en el campo “Destino del fichero”.
5. “Ficheros”: El programa modifica los ficheros generado para su envío.
6. “Cant. Impresos” y “F9 Impresos”: Opción que nos permite elegir el
número de impresos a imprimir para posteriormente rellenarlos bien
manualmente o bien a través de la opción “F5 Rellenar”. En primer lugar
introduciremos el número de impresos y a continuación pincharemos el
botón “F9 Impresos”.
7. “F10 Generar”: Creación del fichero que se enviará a la policía con los
datos de los clientes.
Habitaciones vinculadas Desde esta opción podemos vincular reservas para así poder gestionarlas como
un grupo (podremos facturarlas como grupo, modificarlas a través de la opción
“maestro de grupos”, etc.). Para ello tan solo tendremos que:
1. Elegir la habitación principal a la que vincularemos las demás habitaciones.
2. Elegir la habitación que se vinculará con la anterior.
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Una vez elegidas las dos habitaciones, quedarán automáticamente vinculadas y
el programa les asignará la misma referencia de grupo a las habitaciones vinculadas (ver
página 83, ref. grupo).
Desvincular una habitación:
1. Elegimos en el campo habitación una de las habitaciones del grupo.
2. Si esta habitación tiene habitaciones vinculadas nos la mostrará en la ventana
inferior de la pantalla
3. Pinchamos en el botón “F5-Desvincular” y ésta habitación quedará fuera del
grupo de habitaciones vinculadas.
Reservas por habitación En el caso de preasignar las habitaciones a la hora de hacer la reserva, desde esta
opción podemos buscar las reservas según un número de habitación, para ello haremos
lo siguiente:
1. Introducimos el número de habitación (pinchamos la lupa para que nos muestre
un listado de las habitaciones).
2. Introducimos las fechas desde – hasta que dicha habitación estuvo o estará
ocupada.
3. Seleccionamos si queremos que nos muestre todas las reservas o solo aquellas
con valor.
4. Pinchamos la opción “ocultar valor” si no queremos que aparezca la valoración
de la reserva y aceptamos.
Una vez con los datos en pantalla tendremos un listado de la/las reserva/s a las
que se le haya pre asignado la habitación seleccionada. En caso de buscar la reserva de
una habitación en fechas pasadas, el programa nos mostrará la valoración de la reserva
en las siguientes columnas:
Valor: Total de la facturación de la habitación (es la suma de las tres
siguientes columnas).
Alojamiento: Parte de la producción de dicha habitación al servicio de
alojamiento.
Pensión: Parte de la producción destinada al servicio de pensión.
Extras: Producción en los demás servicios del establecimiento.
Podemos ver el detalle de la reserva situándonos sobre la línea y pinchando en el
botón “F7-Zoom” que nos mostrará una ventana con el detalle de la reserva.
Listado de cargos diarios
Opción desde la que podremos consultar los cargos realizados a una habitación
en concreto o bien los cargos a un servicio, para ello:
1. Seleccionamos la habitación de la que queremos consultar los servicios cargados
(dejando este campo en blanco mostrará todas las habitaciones).
2. Seleccionamos la referencia del servicio cargado (dejándolo en blanco mostrará
todos los servicios).
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3. Seleccionamos las fechas desde – hasta las que queremos hacer la consulta.
4. Podemos elegir los servicios cargados a un grupo en concreto seleccionando la
referencia de grupo.
5. Elegimos el orden del listado: Por número de habitación o por referencia del
servicio.
6. Una vez con los servicios en pantalla podremos modificar (botón F3-Modificar),
anular (botón F5 Eliminar) o imprimir un listado del diario de cargos (botón F6
Imprimir)
7. Listado de seguridad: Al marcar esta opción el programa automáticamente
bloqueará las fechas desde – hasta así como el campo Ref. Grupo, mostrándonos
los servicios cargados de todas las habitaciones hasta el día en curso, por lo tanto
este listado es muy útil para llevar un control de los cargos de las habitaciones
así como al imprimirlo poder consultar los servicios cargados en caso de error de
hardware. Podemos ordenar el listado bien por número de habitación o por
referencia.
Listado de cargos fijos Nos mostrará los cargos fijos que hayamos aplicado a las habitaciones. Podemos
elegir la consulta por número de habitación, por referencia del servicio y por fecha
“desde” – “hasta”, así como ordenar el listado bien por habitación o por referencia.
Dejando todos los datos en blanco nos muestra todos los cargos fijos para todas las
habitaciones.
Otros Desde esta opción podemos emitir los siguientes listados:
Listados de camas extras: Desde aquí podremos consultar o emitir un
listado de las reservas con cama extras o cunas entre un rango de
fechas, tan solo tendremos que seleccionar las fechas desde – hasta y
pinchar en la opción que queremos consultar, si queremos que nos
muestre las camas supletorias reservadas, las cunas o ambas. Una vez
aceptado nos mostrará día a día el número de camas supletorias o
cunas reservadas.
Cambio de habitaciones efectuados: Desde esta opción podemos
consultar e imprimir una relación de los cambios de habitación
efectuados en un intervalo de fechas, podemos elegir el rango de
fechas a consultar así como la habitación de origen y la de destino.
Una vez en pantalla el programa nos mostrará la fecha, la habitación
de origen, la de destino, el motivo porqué se cambió (si así lo
especificamos al hacer el cambio), apellido de los clientes y el código
de la agencia que hace la reserva.
Cargos anulados: Consulta e impresión de los cargos anulados en un
intervalo de tiempo. Introducimos la fecha de inicio y la fecha final
mostrándonos el programa la fecha del cargo, la referencia del
servicio anulado así como su concepto, la habitación a la que se
cargó, el importe anulado y el usuario que realizó la operación.
Dejando la fecha “desde” en blanco nos muestra todos los cargos
anulados hasta la fecha de consulta.
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Cobros anulados: Consulta e impresión de los cobros anulados en un
intervalo de fechas. Al consultar el programa nos mostrará la forma
de pago en que se registró el cobro y posteriormente se anuló así
como el usuario que realizó la acción.
Histórico de estancias: Desde esta opción podemos consultar el
histórico de estancias de un determinado cliente, de una agencia o
ambos, tan solo tendremos que:
o Especificar el rango de fechas de entrada, es decir las reservas
con entrada entre los días introducidos o
o Especificar el rango de fechas de salida, es decir las reservas
con salida entre los días introducidos.
o Agencia que queremos consultar (dejando el campo en blanco
hace una consulta de todas las agencias).
o El nombre del cliente.
o Luego disponemos de una serie de campos para acotar la
búsqueda como son el localizador de la reserva, el número de
habitación, régimen de estancia, nacionalidad o segmento de
la reserva.
o Posteriormente podremos ordenar el listado por: fecha de
entrada, fecha salida, nombre agencia, nombre cliente o
número de habitación.
o Una vez en pantalla el programa nos mostrará, según los datos
introducidos en la búsqueda, los datos de la reserva, así como
el número de factura.
Histórico de traspaso entre facturas: Esta opción nos permite conocer
los cargos traspasados desde una factura a otra nueva en un intervalo
de fechas, por lo tanto tan solo tendremos que elegir el rango de
fechas a consultar y el programa nos mostrará ordenado por fechas, la
referencia y el concepto del servicio traspasado, el importe, el usuario
que realizó la operación, así como la factura de origen y la factura de
destino.
Gestión
Reservas individuales, ver página 29.
Reservas de Grupo, ver página 33.
Reservas Express, ver página 33.
Bloqueo de habitaciones, ver página 115
Desbloqueo de habitaciones, ver página 115
Retroceder check in, ver página 40
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Informes
Desde este menú podremos imprimir una serie de listados para el control y
previsión del booking y servicios en nuestro establecimiento.
Listado habitaciones libres
Desde esta opción podremos consultar las habitaciones libres entre un
determinado rango de fechas, para ello:
1. Introducimos las fechas Desde – hasta a consultar.
2. Seleccionamos el tipo de habitación que queramos consultar (dejando el campo
en blanco serán todas los tipos de habitación), introduciendo su código en el
campo “tipo”.
3. Podemos seleccionar que nos muestre aquellas habitaciones que pertenezcan a
un grupo de habitaciones introduciendo el código correspondiente en el campo
“grupo”.
4. Una vez seleccionados los datos que queremos que nos muestre, tras pinchar en
“F8-Aceptar” el programa nos mostrará la ventana con las habitaciones,
ordenadas por número que han quedado disponibles entre las fechas
seleccionadas.
Rack Gráfico
Ver página 112 en menú Gobernanta.
Rack Listado
Ver página 115 en menú Gobernanta.
Planning de ocupación
El planning de ocupación es una representación visual, día a día de las
habitaciones ocupadas, reservadas, bloqueadas en nuestro establecimiento, así como
información del cliente; para obtener dicho planning:
1. Introduciremos las fechas desde – hasta que queramos consultar.
2. Podemos elegir si queremos mostrar una planta seleccionada o todas las plantas
del establecimiento, para ello desplegaremos el menú “Planta”
3. Podemos elegir el tipo de habitación a consultar, si queremos mostrar tan solo
un tipo de habitación o todas. Lo elegiremos en el menú Tipo hab.
4. Y por último si queremos elegir una agencia determinada o bien todas las
agencias seleccionándolas en el menú Agencia.
5. Una vez seleccionados los campos anteriores el programa nos mostrará:
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Planning de ocupación
Aquí podemos observar que el programa nos detalla:
En la parte superior tenemos los días de la semana representados
horizontalmente.
En la parte izquierda y de manera vertical las habitaciones del establecimiento.
El planning dispone también de dos columnas: T y E que nos mostrarán, en
primer lugar el tipo de habitación y en segundo lugar el estatus de la habitación,
si está sucia o limpia ya que nos mostrará junto al número de la habitación el
icono de un cubo de basura en caso que la habitación esté sucia.
Debajo de los días el programa nos muestra las
leyendas que informarán de:
o habitaciones libres, en color blanco.
o En color azul las habitaciones
ocupadas.
o En verde las habitaciones reservadas.
o Y en rojo las habitaciones bloqueadas.
o La última línea “Cupo” nos mostrará, si
elegimos una agencia, el cupo de
habitaciones disponibles que tenga esta agencia, si hemos elegido todas
las agencias nos mostrará el total de habitaciones del establecimiento.
Justo al lado de esta leyenda y debajo de cada uno de los días, el programa nos
mostrará el total de cada una de ellas (es decir, número total de habitaciones
libres, ocupadas, reservadas, etc.) día a día.
Y por último nos mostrará en la parte
inferior, las habitaciones y si estas
estuvieran ocupadas, reservadas o
bloqueadas nos mostrará las fechas y
según su color, su estatus. Al situar el
ratón sobre una de las líneas de las
habitaciones podremos:
o Si hacemos doble click encima
de una habitación ocupada nos
Detalle Planning ocupación
Habitaciones según su estatus
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mostrará la pantalla para modificar la habitación. Si hacemos clic con el
botón derecho del ratón, nos mostrará una ventana con los detalles de la
reserva.
o Si por el contrario la habitación está bloqueada, al hacer doble clic el
programa nos mostrará la ventana para consultar/desbloquear la
habitación y haciendo clic con el botón derecho del ratón nos mostrará
los detalles de la reserva de bloqueo.
o Y por último si lo que nos muestra es una reserva, al hacer doble clic
editaremos la reserva y al pinchar con el botón derecho del ratón nos
mostrará los detalles de la reserva.
Botón Más Opciones: Pinchando en este botón el
planning nos mostrará algunas opciones que nos
pueden ser de utilidad:
o Podremos acceder al día de hoy de manera
rápida en caso de estar consultando otros días
distintos.
o Podemos elegir un día en concreto
seleccionando “ir a día”
o O podemos imprimir el planning que nos permitirá elegir si imprimimos
una captura de la pantalla o bien el plannin en forma de listado.
Booking de reservas resumido.
Esta opción nos permite consultar la disponibilidad de habitaciones para un
periodo de fechas seleccionadas, para ello:
1. Introduciremos las fechas a consultar. El programa tras introducir la fecha desde,
automáticamente mostrará los 15 días posteriores, por lo tanto si lo que
queremos es ver un día en concreto tan solo tendremos que introducir este en la
fecha de entrada.
2. Seleccionaremos la agencia a consultar (dejando el campo en blanco
seleccionará todas las agencias); también podemos elegir que nos muestre el
booking dependiendo del tipo de segmento de mercado de las empresas.
3. Fecha referencia:
4. Después tenemos varias opciones que nos permiten:
a. Mostrar las habitaciones de los contratos en garantía como ocupación:
Los contratos en garantía son aquellas habitaciones que una agencia tiene
pagadas independientemente que se ocupen o no, por lo tanto marcando
esta opción el programa, del total de habitaciones restará estas
habitaciones en garantía.
b. Mostrar cupos como ocupación: Marcando esta opción el programa
restará del booking las habitaciones asignadas como cupo a las agencias
(estén vendidas o no).
c. Excluir reservas fuera de cupo: Aquellas reservas marcadas como fuera
de cupo no serán contabilizadas como habitaciones ocupadas.
5. Una vez marcadas las opciones deseadas el programa nos mostrará:
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Booking resumido
En esta pantalla el programa nos mostrará el booking de los días seleccionados,
que a diferencia del booking detallado no especifica el booking por tipo de habitación.
Detalle booking resumido
Como se ve en la imagen superior el programa nos irá mostrando día a día y
separado por columnas, las entradas por número de habitación y personas, las salidas
por número de habitación y salidas y las habitaciones ocupadas, las personas
alojadas y un promedio de ocupación. Al final, de manera informativa nos mostrará
una barra con el porcentaje de ocupación del establecimiento. Barra que en caso de
sobrepasar la ocupación total del hotel se mostrará en color rojo.
En la parte inferior izquierda del booking el programa nos mostrará un
porcentaje de ocupación por el periodo seleccionado y un promedio en euros de la
valoración de las reservas en el
periodo elegido así como el
número de habitaciones ocupadas
y el total de personas alojadas para el periodo consultado.
Otras opciones de las que dispone el booking es la posibilidad de consultar estos
datos de manera gráfica pinchando en el botón “F9 – Gráfico”, así como la posibilidad
de exportar los datos del booking a formato Excel.
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Booking de reservas detallado
A diferencia de la opción anterior que tan solo nos mostraba las entradas y
salidas por fechas, esta opción nos muestra, dependiendo de los días seleccionados, la
disponibilidad detallada por el tipo de habitaciones que tengamos en nuestro
establecimiento, este booking nos servirá así para consultar la disponibilidad de un tipo
de habitación en concreto para una fecha seleccionada:
1. Para obtener el booking detallado tendremos que elegir las fechas a consultar, tal
y como hacíamos con el booking resumido introduciremos las fechas desde –
hasta, mostrándonos 15 días desde la fecha de inicio introducida.
2. Justo después seleccionaremos
a. Si queremos una agencia a consultar (campo en blanco son todas las
agencias).
b. Un tipo de habitación.
c. O un segmento de mercado en concreto.
3. Las dos siguientes opciones nos permiten al marcar:
a. Mostrar aquellas reservas no operativas (ver página 15).
b. Mostrar las agencias con cupo.
4. Una vez con los campos deseados el programa nos mostrará:
Booking detallado
Como se ve en la imagen superior, en esta ocasión el programa nos mostrará el
booking especificando cuantas habitaciones disponemos por tipo y cuantas nos
quedarán libres, dejando para el final una serie de filas y columnas donde nos mostrará
el total de habitaciones ocupadas, disponibles y bloqueadas así como un porcentaje de
ocupación.
Al igual que el booking anterior, podemos exportar a Excel el listado de
booking, verlo de manera gráfica pinchando en “F9 Gráfico”, imprimirlo con “F6
Imprimir”
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Booking de reservas simplificado
Esta opción nos mostrará el booking del establecimiento tan solo mostrando
según las fechas seleccionadas las habitaciones ocupadas y las libres, sin especificar en
ningún momento, las entradas, salidas o el tipo de habitación como lo hacía en los
booking anteriores.
Booking simplificado
Como muestra la imagen este booking nos informa de manera más simple la
ocupación tan solo con dos columnas por día, ocupadas y libres y en filas nos mostrará
las habitaciones según por tipo sumando el total en la última fila.
Mostrar cupo de una agencia en el booking
Cuando le aplicamos el cupo a una agencia, este se ve reflejado en el booking de
manera que nos indica el número total de habitaciones libres y ocupadas que esta tiene
para los días seleccionados:
En booking resumido: Al seleccionar la agencia de la que queremos ver el cupo
en el booking obtendremos la siguiente pantalla:
Cupo en Booking resumido
Como se ve en la imagen el booking resumido nos mostrará la disponibilidad de
la agencia seleccionada fijándonos bien en la columna Total dónde nos mostrará dentro
de esta en la columna Disp. el cupo total de la agencia, en este caso 10 habitaciones,
según las habitaciones que tenga la agencia reservadas para los días seleccionados los
irá restando de esta columna, mostrándonos las habitaciones que le quedan disponibles
(en la imagen los días 26, 27 y 28 tan solo le quedan 2 habitaciones disponibles) y si la
agencia como se muestra en la imagen en el día 29 ya no tiene habitaciones de cupo y si
incluso tiene habitaciones de extra cupo nos mostrará en negativo el número de
habitaciones de más que tiene del cupo (en este caso tiene reservadas 2 habitaciones
más de su cupo).
En booking detallado: Al igual que hacíamos en el booking resumido, pedimos
el booking seleccionando la agencia pero aquí podemos elegir que nos muestre el
booking de una determinada habitación. Una vez aceptado nos mostrará:
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Cupo en booking detallado
Aquí nos muestra el cupo de la agencia detallado por habitación. Cada
habitación está separada en columnas y dentro de esta, nos mostrará las habitaciones
ocupadas y libres y el cupo de la agencia, de manera que en la columna “ocup.” nos
muestra las habitaciones que tiene la agencia reservada para ese tipo, las que tiene aún
disponibles en la columna “Libres” y el cupo asignado para esa agencia y el tipo de
habitación en concreto. En caso de superar el cupo asignado, en la columna “libres” nos
mostrará en negativo tantas habitaciones de más como haya superado el cupo la
agencia.
Previsión de servicios
Esta opción nos mostrará dependiendo de las fechas seleccionadas los distintos
servicios de restaurante distribuidos por habitación y clientes:
Previsión de servicios
Como se muestra en la imagen tendremos que:
1. Elegir las fechas de las que queremos consultar los servicios a prestar.
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2. Elegir si queremos mostrar las habitaciones de una determinada agencia,
introduciendo aquí su código (dejando el campo en blanco mostrará todas las
agencias)
3. Filtrar información por grupo, opción de poder visualizar e imprimir la previsión
de servicios para una reserva de grupo en concreto.
4. Seleccionar el tipo de listado, detallado o resumido
5. En la parte inferior izquierda tenemos una opción que al marcarla, las casillas
con valor cero no se muestren, es decir salga en blanco.
Con todos los datos el programa nos mostrará la previsión de servicios y nos
detalla la información como sigue:
1. La columna Concepto tiene varios apartados:
a. Personas: Aquí nos mostrará el
número total de personas que según
su reserva tiene los servicios
detallados abajo. Como se ve en la
imagen estos servicios son los
distintos regímenes de estancia que
dimos de alta al configurar el
programa (ver página 10), por lo
tanto ya nos irá mostrando cuantas
personas tienen el desayuno incluido,
cuantas personas vienen en media
pensión, etc.
b. Habitaciones: Aquí nos mostrará el
total de habitaciones para el día
seleccionado.
c. Servicios: Quizás esta es la opción más a tener en cuenta. Cuando damos
de alta un régimen de estancia tenemos que especificar qué servicios van
incluido en este régimen, y si este régimen es de entrada o salida, por
ejemplo: en el régimen de estancia “media pensión” irá incluido el
servicio de alojamiento, el desayuno (servicio de salida) y la cena
(servicio de entrada). Pues bien, en este apartado, dependiendo del
régimen de estancia que tengan las reservas para el día seleccionado aquí
nos mostrará el número total de clientes que hagan los servicios incluidos
en su régimen de estancia. Como se ve en la imagen para el día 25 de
enero hay 13 personas con el régimen de estancia media pensión, por lo
tanto, en el apartado servicios nos muestra que estas 13 personas llevan
la cena incluida y al día siguiente nos mostrará que hay 13 personas que
tienen el desayuno incluido puesto.
Impresión resumida de la previsión de
servicios: A diferencia de la previsión detallada de
servicios, la resumida tan solo mostrará el número
de personas y habitaciones para los días
seleccionados así como los servicios incluidos en
los régimen de estancia de las reservas para las
fechas en cuestión.
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Previsión de ocupación
La previsión de ocupación es la opción que nos mostrará la ocupación prevista
entre unas fechas determinadas pudiendo seleccionar una o varias agencias; para
obtener los datos en esta opción debemos:
1. Elegir las fechas desde – hasta que queramos consultar.
2. Seleccionar el rango de las agencias entre las que queramos consultar la
previsión (dejando los campos en blanco seleccionará todas las agencias).
3. Con movimiento / Todas: Según marquemos una opción u otra nos mostrará
sólo las agencias que tengan movimiento para los días seleccionados o bien
todas las agencias independientemente de que tengan reservas para los días
consultados.
4. Alfabético / Numérico: Orden del listado, bien por nombre de la agencia o bien
por el código de esta.
Previsión de ocupación
Como se puede ver en la imagen, hemos elegido la previsión desde la agencia 0
hasta la 100 y que nos muestre tan solo aquellas agencias que tienen reservas para las
fechas elegidas, ordenando el listado por el código de la agencia.
El programa nos mostrará día a día las habitaciones previstas para esas agencias
y la ocupación diaria, del mismo modo nos mostrará la disponibilidad sobre cupos,
mostrándonos el número total de habitaciones de cupo de las agencias seleccionadas y
restándole el total de habitaciones reservadas, la diferencia será el cupo disponible.
En la parte inferior de la ventana disponemos también de los botones para
imprimir y ver los resultados en forma de gráfico.
Reservas a un día
Ver página 54, menú Listados.
Cuadrante restaurante
Esta opción nos permite imprimir un listado de los clientes alojados en el
establecimiento. Al entrar en esta opción obtendremos una pantalla con los clientes
alojados en el día en curso, es decir aquí no podremos consultar los clientes por fecha o
agencia, ya que el listado se mostrará en pantalla de forma automática.
Una vez en pantalla nos mostrará separados por columnas los clientes alojados,
mostrándonos los siguientes datos: habitación, entrada, salida, número de adultos y
niños, régimen de estancia, nombre del cliente y agencia que reserva su estancia,
coloreando en verde aquellas habitaciones que sean de salida.
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A la hora de imprimir un cuadrante de restaurante el programa nos permite
ordenarlo de varias formas: por número de habitación, por régimen de estancia, por
fecha de entrada o salida y por nombre del cliente. Al imprimir el cuadrante, en la
columna de las habitaciones, nos aparecerá una E si es de entrada y una S si es de
salida.
Cabe destacar que al imprimir el listado el programa nos mostrará tan solo el
número de habitación, el nombre del cliente,
número de personas y el régimen, siendo este
listado muy útil para controlar en el
departamento de restaurante los servicios que
lleva incluido el cliente.
Registro del booking position
Desde esta opción podemos llevar un control del cupo asignado a una agencia
así como de las ventas sobre este cupo, para ello al entrar en esta opción debemos:
1. Elegir la agencia de la que queremos consultar el booking position
2. Elegir el tipo de habitación.
3. Las fechas desde – hasta para la consulta.
El programa nos mos-
trará la siguiente pan-
talla donde nos mostrará
por fechas el cupo
asignado a esa agencia
para ese tipo de
habitación así como las
habitaciones vendidas y
el tanto por ciento que
estas ventas representan
sobre el total de su
cupo.
Listado del booking position
Esta opción nos muestra de forma visual el “booking position” de una agencia
para unas fechas determinadas y un tipo de habitación. Al seleccionar los datos
anteriores el programa nos mostrará una ventana parecida al booking pero desglosando
el booking position de la agencia seleccionada.
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Listado booking position
Estadística
Esta sección del programa nos permite obtener los datos estadísticos
correspondientes a nuestro establecimiento, es común en todas las ventanas la
posibilidad de:
Exportar a Excel los resultados obtenidos, pinchando en el botón de Excel
situado en la parte inferior izquierda de la ventana.
Imprimir el listado con el botón “F6 Imprimir”
Aquí debemos diferenciar entre:
o Estancias: Número total de noches por personas entre una determinada
fecha.
o Room Nights: Número de noches por reserva en nuestro establecimiento
en una determinada fecha.
o Por ejemplo: Tenemos una doble por diez días: Tendremos 20 estancias
y 10 room nights.
Estancias Días/País.
Desde esta opción obtendremos ordenado por días la cantidad de estancias en
nuestro establecimiento por nacionalidad así como el tanto por ciento que éstas
corresponden al total de las estancias en el periodo seleccionado. Para ello:
1. Elegiremos una nacionalidad (dejando el campo en blanco mostrará todas)
2. Elegimos el rango de fechas que queramos consultar.
Una vez en pantalla el programa nos detallará por días y nacionalidad el número
de estancias y su porcentaje dependiendo de las estancias totales.
Estancia País/Día
Esta opción nos mostrará el número de entradas por nacionalidades para un
determinado día.
1. Elegimos nacionalidad, dejando el campo en blanco nos mostrará todas las
nacionalidades.
2. Elegimos el día a consultar.
El programa nos mostrará el total de entradas para el día seleccionado divididas
por sus nacionalidades.
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Estancias Agencia/País
Esta opción nos mostrará las estancias efectuadas así como su porcentaje sobre
el total ordenado por agencias. Para ello:
1. Elegimos la agencia a consultar, dejando el campo en blanco nos mostrará todas
las agencias.
2. Introducimos las fechas a consultar
Llegadas Mensuales
Esta opción nos muestra las entradas y su porcentaje sobre el total de estas en un
mes en concreto y un año determinado.
1. Introduciremos el mes que queramos consultar (aquí hay que introducir el mes
según su número, 1=Enero, 2=Febrero, etc.)
2. Introduciremos el año a consultar.
El programa nos mostrará las entradas por nacionalidades para el mes y el año
seleccionado.
Estancias por nacionalidades
El programa nos mostrará según las nacionalidades el número total de estancias
y su porcentaje sobre el total de un determinado rango de fechas.
1. Introducimos la nacionalidad a consultar (campo en blanco = todas las
nacionalidades).
2. Introducimos el rango de fechas a consultar.
3. Seleccionamos la forma de ordenar los datos, bien por código de nacionalidad o
bien por número de estancias.
Estancias por segmentos
Al igual que la opción anterior, esta opción nos muestra el número de estancias
totales de un rango de fechas pero esta vez diferenciadas por el segmento de mercado,
pudiendo ordenar los datos por segmento o por número de estancias.
1. Elegimos el segmento a consultar, dejando el campo en blanco seleccionaremos
todos los segmentos.
2. Elegimos el rango de fechas que queramos consultar.
3. Elegimos el orden del listado, si por segmento (orden según su código) o bien
por número de estancias.
Ocupación por agencias
Esta opción del programa nos muestra las estancias y room nights de un
segmento concreto de agencias (o bien todas dejando el campo en blanco) así como el
% que éstas representan en la ocupación del rango de fechas seleccionado. Para ello al
entrar en esta opción debemos:
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1. Seleccionar el segmento de agencias que queremos consultar.
2. Las fechas desde – hasta que queremos consultar.
3. El orden que queremos que se muestre el listado: Por código, por segmento de
agencia o bien por estancias.
Una vez elegidas las opciones anteriores el programa nos mostrará las estancias,
room nights y cupo (habitaciones del cupo reservadas) de las agencias que coincidan
con los parámetros de selección (en este caso segmento si hemos elegido uno). Del
mismo modo podemos hacer también que tan solo nos muestre solo aquellas agencias
que tengan cupo marcando la opción “mostrar solo con cupo”. Al igual que en las
demás opciones podemos emitir una gráfica con los datos obtenidos pinchando en el
botón “F9 Gráfico” pudiendo elegir qué tipo de gráfico mostrar: por estancias, por room
nights, por cupo o por % de ocupación.
Ventas por cupo/garantías
Esta opción nos mostrará las ventas de una determinada agencias sobre su cupo
en una determinada fecha.
1. Elegimos la agencia a consultar (obligatorio introducir un código de agencia).
2. Podemos elegir el tipo de habitación a consultar (dejando el campo en blanco
mostrará todas las habitaciones)
3. Elegimos las fechas a consultar.
4. Elegimos el tipo de reservas que queremos que muestre si las reservas de cupo,
las reservas de garantía o ambas (marcando las dos opciones)
Una vez en pantalla el programa nos mostrará para la agencia seleccionada y
separado por columnas el cupo asignado para esa agencia y para el tipo de habitación (si
así hemos elegido un tipo de habitación), el cupo total de la agencia las habitaciones que
ha vendido y que han quedado libres para las fechas seleccionadas así como el tanto por
cierto sobre el total para ese día.
Ventas por cupos/garantías por tipos
Esta opción nos mostrará ordenado por tipo de habitación las ventas totales de
una agencia para una fecha determinada.
1. Elegimos la agencia (campo obligatorio)
2. Elegimos las fechas a consultar.
3. Elegimos el tipo de reserva:
a. Reservas de cupo
b. Reservas en garantía.
c. Venta libre: Aquellas habitaciones vendidas por la agencia que no
forman parte del cupo y/o de la garantía.
Una vez en pantalla el programa nos especificará por habitación las ventas y su
total diario.
Encuesta ocupación INE
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Esta opción nos imprimirá dependiendo de la fecha de entrada: las entradas de
viajeros semanales, las pernoctaciones y las habitaciones ocupadas divididas por
nacionalidad
Segmentación diaria por mes
Opción que nos mostrará día a día las habitaciones ocupadas separadas por su
segmentación de mercado. Al final nos mostrará el total de habitaciones ocupadas por
segmento, su tanto por ciento sobre la ocupación total, así como el importe de estas
habitaciones su tanto por ciento sobre el total del importe así como un promedio del
valor de estas.
Segmentación mensual de ocupación
Esta opción nos mostrará un comparativo mensual de habitaciones por segmento
de mercado en comparación con el año anterior al año de consulta dividido en meses. Al
igual que la opción anterior nos mostrará el número de habitaciones por segmento y
mes, el tanto por ciento que representan estas del total así como el importe total de estas
habitaciones y el precio medio de estas sobre el total.
Previsiones
En esta opción del programa obtendremos las previsiones de estancias y/o room
nights según:
Por segmento
Obtendremos la previsión de estancias y “room nights” para unas fechas por su
segmentación de mercado.
1. Elegimos un segmento a consultar (o bien todos dejando el campo en blanco)
2. Elegimos las fechas a consultar.
3. Podemos desglosar los resultados por agencias marcando la opción.
4. Y ordenamos el resultado por código de segmento o bien por número de
estancias.
5. El programa nos mostrará entonces el número de estancias y room nights y el
tanto por cierto de cada una de ellas según el total.
Por nacionalidades
Al igual que la opción anterior podemos consultar las estancias y room nights
para unas determinadas fechas pero ahora eligiendo una determinada nacionalidad.
Por tipo de habitación
Consulta de las estancias y room nights para unas fechas desglosadas por tipo de
habitación.
Estas dos últimas opciones se realizarán tal y como hacíamos con la previsión
por segmentos de mercado.
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Gestión Comercial
K-Hotel©
para Windows lleva
incorporado un módulo para poder editar las
cartas que se envían a los clientes y/o
agencias (cartas de acompañamiento,
reclamación de facturas, confirmación de
reservas, etc…)
Por defecto el programa lleva
incorporado una serie de plantillas para ser
usadas o modificadas según la necesidad de
nuestro establecimiento, estas son:
Como se muestra en la pantalla las distintas
plantillas van desde las cartas de
acompañamiento hasta las circulares de
agencia para informar sobre una oferta
determinada, también es muy útil para la
creación de mailings a clientes y/o empresas
para felicitaciones y toda la gestión
comercial de nuestro establecimiento.
Plantillas para la Gestión Comercial
Edición de plantillas
Tan solo tendremos que elegir aquella a editar para ello pincharemos en botón
abrir que nos mostrará la pantalla para seleccionar plantillas (ver imagen superior),
una vez seleccionada la plantilla a modificar, pincharemos en botón “F3 Seleccionar”:
(el programa antes de abrir un documento nos advertirá que no se pueden modificar
las plantillas predefinidas teniéndolas que guardar con otro nombre)
Pantalla para editar plantilla
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Como se muestra en la imagen, el programa nos mostrará el documento dónde
podremos realizar todos los cambios necesarios para configurarlo según nuestras
necesidades, así co-
mo poder insertar los
campos que creamos
oportunos para la
impresión de la carta.
Para escribir
en nuestro documen-
to tan solo tendremos
que situar el cursor
dentro del documen-
to y escribir el texto
que queramos para
configurar la carta
enviar, usaremos este
editor de plantillas
como si se tratara de un editor de textos normal (Microsoft Word, Open Office, etc.)
dónde podremos modificar los atributos del texto como tamaño de letra, tipo de letra,
cursiva, negrita, insertar tablas, etc, etc.
Una vez modificada la plantilla a nuestras necesidades, tenemos la opción de
modificar también los datos que el programa obtiene automáticamente de las bases de
datos de agencias y clientes, pudiendo insertar aquellos campos que creamos necesarios
para la emisión del documento. Para esto el programa dispone de unos botones dónde
poder insertar o eliminar
los campos necesarios:
Tal y como se
muestra en la imagen,
tenemos un menú
desplegable dónde nos
muestra aquellos campos
que el programa insertará
para la emisión de los
documentos. Por lo tanto tendremos:
, botón para insertar el campo elegido en el menú desplegable de su
izquierda en el lugar dónde tengamos situado el cursor.
, botón con el que, seleccionado un campo de nuestro documento, lo
eliminaremos de éste.
Una vez modificado nuestro documento lo guardaremos pinchando en los
botones “Guardar” o “Guardar como” en la barra superior de la ventana de edición de
plantillas.
Circulares clientes kardex
Esta opción nos permite hacer un mailing a los clientes de nuestro
establecimiento dependiendo de una serie de parámetros a seleccionar desde esta opción
del programa, al entrar obtendremos la siguiente pantalla:
Escribiremos en cualquier parte del documento para su modificación
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Mailing para clientes (pantalla selección clientes)
Como muestra la imagen desde esta pantalla tenemos la posibilidad de elegir el
documento que queremos enviar a los clientes (documento que anteriormente habremos
creado en la creación/edición de plantillas) en el menú desplegable “documentos”.
Una vez seleccionado el documento a enviar, escribiremos el asunto de nuestro
mailing y pincharemos el botón “Seleccionar” que nos mostrará la ventana para la
selección de los clientes dependiendo de una serie de parámetros:
Pantalla para la selección de clientes por criterios
En esta pantalla disponemos de una serie de campos en los que acotar la
búsqueda de clientes, según las distintas opciones que rellenemos nos mostrará aquellos
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clientes del kardex que coincidan con los parámetros de búsqueda, destacando varias
opciones:
Como se muestra en la imagen
tenemos varias opciones que nos permiti-
rán elegir aquellos clientes que hayan
tenido una estancia en un rango de fechas
determinadas, que hayan tenido una
estancia igual o superior a los días
indicados, los clientes alojados un número
determinado de días o seleccionar de
nuestro kardex aquellos clientes que
marcábamos como morosos, problemáticos o VIP. Justo después podremos elegir
aquellos que tengan una dirección de correo electrónico o clientes con un número de fax
en su ficha. También podremos excluir aquellos clientes que no tenga dirección en su
ficha.
Tras rellenar los parámetros de búsqueda pinchamos en botón “F8 Buscar” y nos
mostrará el resultado de nuestra búsqueda:
Resultado de la búsqueda de clientes
En este caso hemos buscado aquellos clientes cuya provincia corresponda a
Madrid, mostrándonos la búsqueda de la imagen superior. Como nos muestra el
programa por defecto nos marca todos los clientes, para desmarcar o marcar alguno de
ellos tan solo tendremos que situarnos sobre la línea que queramos modificar y pinchar
en el botón “F4 Marcar”.
Una vez elegidos los clientes a quien mandar nuestra circular, pinchamos el
botón escape, nos devolverá a la pantalla anterior pero esta vez con los resultados de la
búsqueda en pantalla:
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Ya tenemos por tanto que seleccionar cómo vamos a enviar nuestro mailing de
clientes, si bien por e-mail (botón F5), bien imprimir las cartas individuales para cada
cliente (botón F6) o si queremos también imprimir las etiquetas con el nombre y la
dirección de cada uno de los clientes a los que le vayamos a enviar nuestro mailing.
También se facilita la opción de mandar SMS (botón F4) a los clientes previa
selección de la plantilla deseada, plantillas creadas por el usuario que serán enviadas a
los respectivos destinatarios.
Como se muestra justo debajo de la ventana dónde tenemos los clientes a los que
enviar el mailing, marcando la casilla “ver/modificar el documento antes de imprimir o
enviar” el programa nos deja la posibilidad de modificar cada documento de manera
individual.
Circulares a agencias
Esta opción del programa funciona igual que la anterior, pero la búsqueda la
realizará de nuestra base de datos de agencias/empresas. El funcionamiento es
básicamente igual que hacíamos con los clientes, aquí destacamos además que además
de seleccionar las agencias con un número de
estancias o días igual o superior al indicado podemos
especificar aquellas agencias cuyas reservas en
nuestro establecimiento hayan sobrepasado el
número de personas que le indiquemos en su
respectivo campo.
Tras seleccionar las agencias a las que queramos hacer el mailing al igual que
con los clientes podemos enviar un mail, imprimir la carta individualmente y
verla/modificarla antes de su emisión marcando su correspondiente casilla.
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Cabe destacar aquí que a la hora de imprimir los datos de la agencia/empresa
podremos elegir (al igual que hacíamos con las cartas de acompañamiento) la dirección
fiscal o la dirección comercial de ésta.
Editor de textos
Esta opción nos permitirá trabajar con archivos en formato .doc compatibles con
Microsoft Office. Su funcionamiento es exactamente igual que un procesador de textos.
Editor de Textos
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FACTURACIÓN
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Facturación reservas individuales.
Para facturar una habitación individualmente disponemos el botón de la barra de
herramientas “Factura individual” o si no podemos ir al menú FacturaciónFacturas
individuales” y nos mostrará la siguiente pantalla:
Pantalla facturación individual
Una vez elegida la habitación el programa nos mostrará los cargos pendientes de
facturar, pudiendo dividir la pantalla en dos:
La parte izquierda nos mostrará los cargos a facturar a la agencia o empresa que
hayamos seleccionado al hacer el check in (siempre y cuando la agencia o empresa
seleccionada sea diferente a la que especifiquemos en cuenta para extras de clientes
agencias en Configuración de parámetros).
En la parte derecha aparecerán los cargos o los extras a pagar por el cliente
siempre y cuando venga por agencia o hayamos especificado alguna empresa para
separar cargos o en el caso que sea cliente directo (ver configuración de parámetros)
aparecerán todos los cargos que el cliente debe pagar.
En ambos casos, disponemos de tres opciones que nos permitirán facturar,
modificar cargos o cargar un servicio antes de facturar y según la parte de la pantalla en
dónde esté el cargo deberemos pinchar en uno u otro botón:
F2-Cargar / F5-Cargar: Esta opción nos permite antes de emitir la factura cargar un
servicio a la habitación, bien sea a la agencia (F2) o bien al cliente (F5).
F3-Facturar / F6-Facturar: Al pinchar esta opción nos mostrará el menú para facturar
la habitación o bien emitir la factura pro forma:
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Detalle ventana facturación
En esta ventana (es la misma tanto para facturar a una agencia o empresa como
para el cliente directo) podemos:
Buscar el cliente o la agencia a la que facturar, para ello en el apartado “Datos
Agencia” pinchando en la lupa o bien el botón “F3 Kadex” nos mostrará la pantalla de
búsqueda de agencias o clientes y en el apartado “Datos Cliente” disponemos del botón
“F8 Kardex” para buscar los datos del cliente (esto es así por si queremos emitir la
factura a nombre de una empresa y de un cliente determinado a la vez).
Una vez que tenemos el nombre de la agencia
o cliente a quien facturar podemos emitir la factura
pro forma, para esto disponemos del botón “F5-Pro
forma”. Al facturar, nos dará la opción de emitir la
factura por cualquier serie que hayamos elegido en la
configuración si es que hay mas de una, de lo
contrario emitirá la factura pro forma por el total de la
o bien, en caso de que sea una salida anticipada el
programa nos mostrará un aviso preguntándonos si queremos facturar la estancia
anticipadamente. En caso afirmativo nos preguntará hasta qué día queremos facturar
(debemos introducir el último día que queremos que se facture), y tras aceptar el
programa nos mostrará un previo de la factura para imprimirla o en todo caso
modificarla.
Si no queremos emitir la factura pro forma y por el contrario lo que queremos es
facturar la habitación pincharemos el botón “F6-Factura” y al igual que nos pasaba con
la emisión de facturas pro forma, el programa al facturar nos dará la opción de emitir la
factura por cualquier serie que hayamos elegido en la configuración si es que hay mas
de una, de lo contrario,
emitirá la factura por la
serie predeterminada y
también nos advertirá si es
una salida anticipada y si
queremos facturar la
estancia anticipadamente,
tras ello el programa nos
imprimirá la factura
(imprimirá tantas co-pias
como hayamos definido en
“Configuración de pará-
metros”) y nos mostrará la
pantalla de “registro de co-
bro”. Aquí disponemos de Detalle registro cobro facturas
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las opciones de añadir una nota al cobro, que posteriormente aparecerán en las observa-
ciones al editar el cobro en la hoja de caja y después elegiremos el importe a cobrar
pudiendo:
Aceptar la totalidad del cobro:
o Para ello aceptaremos el importe íntegro a cobrar pasando por el campo
“Importe a cobrar” sin modificar su valor, justo después elegiremos la
forma de pago (que anteriormente habremos dado de alta o bien
elegiremos una de las que el programa nos instala por defecto). Al elegir
la totalidad del pago el saldo factura (la cantidad que quedaría pendiente)
se queda a cero, aceptando el pago y dando por finalizada el cobro de
factura.
Dividir el cobro en varias formas de pago:
o Para ello una vez que estemos sobre el campo “Importe a cobrar”
introduciremos la cantidad a pagar y la forma de pago; el programa
automáticamente nos restará del importe total de la factura el importe
cobrado y como saldo de la factura nos mostrará el importe pendiente a
pagar, una vez aceptando el cobro este saldo nos aparecerá de nuevo en
el campo “importe a cobrar” para que a su vez volvamos a introducir una
cantidad a cobrar y elegir su forma de pago o bien sin modificar el
importe cobrar la totalidad de la factura. Podemos tener tantas formas de
pago en una misma factura como queramos, así iremos introduciendo
cantidades y formas de pago hasta que el saldo de la factura sea cero.
Facturar a crédito: Para enviar una factura a crédito tan solo tendremos que dar
escape a la hora de elegir la forma de pago.
F7-Agrupar: Cuando emitimos una factura, ésta si no hemos cambiado ninguna
opción en configuración de parámetros (UtilidadesConfiguración de paráme-
trosDatos de facturación) no agrupará los cargos y emitirá una línea de cargo por día
y por servicio cargado, es decir, imprimirá tantas líneas como cargos tenga la habitación
por día. En caso de estancias muy largas o bien a petición del cliente podemos evitar
que una factura imprima una línea por cada servicio, esto lo conseguimos pinchando en
este botón que nos mostrará:
Aquí podemos elegir entre:
1. Facturación detallada por
día y servicio, que como
explicábamos anterior-
mente imprime una línea
de facturación por cada
servicio cargado al clien-
te.
2. Facturación agrupada por
servicio: Con esta opción
el programa nos une en
una sola línea de fac-
turación todos los servicios cargados al hotel, indistintamente del día del cargo,
mostrándonos una sola línea con el servicio cargado y el importe total a pagar.
Por ejemplo si un cliente tiene durante toda su estancia cada día cargos de
teléfono el programa unirá el total de todas esas llamadas en una sola línea
sumando el total.
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3. Facturación agrupada por día y servicio: Se puede decir que esta es una
combinación de las dos opciones anteriores, es decir, por un lado nos muestra
los servicios cargados día a día pero a su vez si en un día el cliente tiene en su
cuenta varios cargos del mismo servicio los unirá en uno solo con fecha del día
del cargo.
4. La última opción permite la posibilidad de aun emitiendo la factura detallada por
día y servicio agrupar uno de los servicios a facturar, tan solo elegimos el
servicio a agrupar y pinchamos en “F4-Guardar”.
Facturación Grupos
Para facturar un grupo disponemos de varias opciones, siendo la más usada la
que tenemos en “FacturaciónFacturas agrupadas” que nos mostrará la siguiente
pantalla:
Facturación de grupos
Para emitir facturas de grupo podemos hacerlo de tres formas distintas:
a. Por fecha de entrada: Una vez elegida la agencia a la que facturar podremos
elegir todas aquellas habitaciones que tengan por fecha de entrada la que
introduzcamos en su correspondiente
campo.
b. Por fecha de salida: Al igual que la
opción anterior podemos elegir facturar
todas aquellas habitaciones que tengan
el mismo día de salida.
c. Por referencia de Grupo: Al dar entrada
un grupo, el programa automáticamente
Selección de referencia de grupo
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le asigna a cada habitación el mismo número de referencia (ver Consulta
habitacionesF5 Datos generales, campo Ref. Grupo). De esta manera el
programa comprobará todas las habitaciones que pertenezcan a la misma
agencia y cuya referencia sea la misma, añadiéndolas en la misma factura,
cuando pinchamos en esta opción obtendremos ventana para seleccionar el
grupo a facturar. Como se muestra en la imagen podemos elegir el grupo
pinchando en el botón lupa que nos mostrará un listado de todos los grupos
alojados en el hotel, una vez elegido el programa automáticamente copiará el
nombre del grupo y, si tenemos marcada la casilla “cargar datos agencia” nos
copiará los datos de la agencia en el campo “Datos Fiscales” de la pantalla de la
facturación.
Estas tres formas de facturar un grupo se reflejarán en el apartado “Valores
seleccionados” donde según la opción elegida nos mostrará o bien la fecha de entrada,
la de salida o la referencia del grupo.
En “Servicios adicionales” tenemos la posibilidad de incluir los servicios extra
tanto de agencia o cliente para ellos:
Marcamos la correspondiente casilla “incluir servicios extras agencia o cliente”
una vez marcada esta opción se habilitará el campo inferior donde podremos
elegir el servicio extra a incluir.
“Incluir cargos fijos agencia/cliente”Marcando esta opción dentro de la
factura agencia incluirá aquellos cargos fijos que vamos a facturar al cliente o la
agencia.
“Excluir cargos de estancia” Al marcar esta opción, el programa no incluirá
en factura los cargos de estancia y tan solo facturaremos los servicios extra. (Los
cargos de estancia son aquellos que tienen como código aquel que hemos
especificado en “Configuración línea de cargo alojamiento” en Configuración
de parámetros).
Pinchando en el botón “F7-Agrupar” podemos agrupar los cargos por
habitación y servicio o bien mostrar los cargos detallados tal y como hacíamos con la
facturación individual. Con todos los parámetros para facturar ya podemos emitir o bien
una proforma (botón F5-Proforma) o bien facturar el grupo con “F6-Factura”.
Una vez elegida la opción de facturación, el programa nos preguntará si
queremos facturar lo cargos producidos o bien facturar el grupo anticipadamente, tras
ello nos mostrará la pantalla de cobro para, al igual que hacíamos con las facturas
individuales, elegir la forma de pago de la factura.
Para mandar una factura de grupo a crédito a la hora de registrar el cobro
pulsaremos la tecla “Escape” por lo que al no registrar ninguna forma de pago la
factura será enviada a crédito.
Tras cobrar la factura el programa nos preguntará si deseamos dar check-out al
grupo, en caso afirmativo les dará de salida a todas las habitaciones, avisándonos si
alguna de ellas tuviera algún cargo pendiente.
Facturas atípicas
Son aquellas que se emiten cuando queremos facturar un servicio a un cliente sin
habitación o bien no queremos cargar este servicio a la habitación del cliente. Para ello
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pincharemos en el botón “Factura Atípica” de la barra de herramientas del programa o
bien en “FacturaciónFacturas Atípicas” que obtendremos la siguiente imagen:
Facturación atípica/clientes sin habitación
Para emitir una factura atípica:
En primer lugar elegiremos el código de la agencia o empresa a la que queremos
facturar introduciendo el código en el campo “Código” del apartado “Datos
Fiscales”. Opción obligatoria.
A continuación podemos incluir el nombre del cliente al que vamos a facturar o
bien copiarlo del kárdex de clientes seleccionándolo desde la lupa situada a la
derecha del campo “Cliente”.
Una vez con los datos de la factura seleccionados (agencia y cliente) podemos ir
cargando servicios a nuestra factura. El cursor se situará en el campo “código”
de la factura dónde podremos ir introduciendo los distintos servicios que
queremos cargar (en caso de no saber el código a introducir pulsaremos la tecla
+ y nos mostrará una ventana con
todos ellos). Una vez elegido el
código del cargo podremos
modificar el texto del servicio e
introducir el importe a cobrar.
Las dos últimas columnas nos
indican el % que se aplica y si
lleva el IVA incluido o no.
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Disponemos también del botón “F3 Texto” que nos mostrará una pequeña
pantalla dónde introducir un texto que saldrá justo debajo del último servicio por
si queremos introducir algo más de texto que en el campo “Servicio” no nos
cabe.
Para ir añadiendo servicios a la factura tenemos el botón “F7 – Añadir línea”
que nos habilitará una nueva línea de cargo dónde seguir cargando los servicios.
Una vez todo listo, pincharemos en “F6 – Imprimir” que nos mostrará una
ventana dónde elegir si emitir una factura oficial o bien una factura pro forma.
En caso de imprimir una factura oficial nos pedirá el tipo de pago dando por
concluida la emisión de facturas atípicas.
Edición de facturas emitidas
Dentro de la edición de facturas emitidas tenemos varias opciones todas ellas
disponibles desde el Menú Facturación, estas son:
Corrección Facturas del Día (FacturaciónCorrección fras. del día): Esta
opción nos permite editar las facturas del día en curso y añadirle cargos a la factura,
para ello:
1. Elegimos la factura introduciendo su número en el campo “Factura” o
bien pinchando en la lupa y eligiéndola de la ventana de facturas que
aparece (solo aparecerán aquellas emitidas en el día en curso).
2. Con los datos de la factura en la pantalla podemos:
a. Cambiar tanto la agencia como el cliente al que facturamos
modificando el código de agencia o bien buscando otro cliente
desde el kardex o introduciéndolo manualmente.
b. Podemos añadir servicios pinchando en el botón “Añadir” situado
en la parte inferior; este nos mostrará la ventana “Añadir líneas de
cargo” dónde podremos ir añadiendo servicios a nuestra factura.
c. Una vez añadidos todos los servicios pinchamos en el botó
“Guardar” y en ese instante el programa nos mostrará la ventana
de registro de cobros. Una vez aceptado el cobro, se imprimirá la
factura.
Hay que tener en cuenta que desde esta opción no podemos modificar los
servicios cargados en factura, ni así como anularlos (nunca se puede anular un cargo ya
facturado). Para anular un cargo facturado y cobrado tendremos que añadir un cargo
por el mismo importe en negativo.
Editar texto de las facturas (FacturaciónEditar texto de facturas): Hay
ocasiones en las que, o bien a petición del cliente o bien por necesidad debemos
cambiar las líneas de cargo impresas en factura, así pues desde esta opción lo podremos
hacer:
1. Al igual que la opción anterior, en primer lugar debemos elegir la factura
a modificar.
2. Con las líneas de cargo en pantalla nos situamos con el cursor o
pinchando con el ratón a la línea a modificar y estando esta seleccionada:
Pinchamos en el botón “F7 – Editar” que nos mostrará la ventana de
“Modificación de cargos”; en realidad aquí lo que podemos hacer es
cambiar el nombre del servicio cargado, su importe o incluso
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eliminarlo, situándonos en cada campo que queramos editar y
haciendo las modificaciones necesarias (cambiar nombre, importe,
etc.)
También disponemos del botón “F4 – Añadir” que nos permite, al
igual que hacíamos en la corrección de facturas del día, añadir
servicios a la factura.
Con el botón “F5 Ocultar” podremos ocultar y de ese modo no se
imprimirán los cargos seleccionados.
3. Una vez hechas todas las modificaciones pincharemos
en “F6 – Imprimir” e imprimiremos la factura corregida.
Hasta aquí hemos explicado cómo editar el texto de las
facturas, ahora bien, para que el programa imprima la modificación, la
factura final modificada debe tener el mismo importe que la factura
original, para tal fin, a la derecha de la ventana de edición disponemos
de dos apartados dónde nos muestra la base imponible, el IVA y el
total de la factura antes de la modificación y abajo la base imponible,
el IVA y el total de la factura una vez hechas las modificaciones, si el
total variara el programa nos avisaría que “El importe de la factura
debe ser igual al original…”
Editar cabecera de facturas: Esta opción tan solo nos permite
modificar los datos tanto de agencia o de cliente de una factura, para ello:
1. Introducimos el número de factura a modificar.
2. Una vez en pantalla los datos con los que hemos facturado cambiaremos
la agencia en “Datos agencia”, tan solo introduciremos el número de la
agencia nueva a facturar o bien pinchamos en la lupa que nos mostrará la
ventana de búsqueda de agencias.
3. En el apartado clientes podemos elegir el nombre del cliente a facturar
independientemente de la agencia o empresa que seleccionemos, tan solo
pincharemos en el botón “kardex” que nos mostrará la ventana de
búsqueda de clientes o bien introduciremos manualmente los datos a
quién facturar.
En el apartado “Datos agencia” también disponemos de la opción para buscar a
los clientes del kardex, esto es así debido a que quizás en lugar de facturar a una agencia
queramos introducir en este apartado los datos de un cliente o bien dentro de la ficha de
kardex guardemos los datos de empresas y/o agencias por lo que disponemos de la
opción para buscar desde aquí, una vez hechas todas las modificaciones pincharemos en
el botón guardar para salvar los cambios. Una vez hechas las modificaciones
tendremos que ir a “copia de facturas” para imprimir la factura con los nuevos
datos.
Traspaso de cargos entre facturas.
Esta opción nos permite, una vez emitida la factura, traspasar los cargos
facturados a otra factura del día en curso o bien a una nueva factura, los pasos a seguir
son:
1. Introducimos o elegimos pinchando en la lupa el número de factura desde la que
queremos traspasar los cargos. Aquí tan solo aparecen las facturas del día en curso.
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Traspaso cargos entre facturas
2. Una vez con la factura en pantalla, la ventana nos muestra:
a. En el apartado “Cargos factura”: Todos los cargos que hemos facturado.
b. En el apartado “Pagos / Depósitos”: Las formas de pago de la factura y si
hubiera algún depósito aplicado a la factura.
3. Para traspasar cargos:
a. Tal y como dice al pie de la ventana “cargos factura” tendremos que
hacer doble clic en la línea seleccionada para marcar/desmarcar el
servicio a traspasar o,
Selección de cargos a traspasar
b. Justo a la derecha de disponemos del botón “seleccionar por tipo” que
pinchando en él nos habilitará el campo para poder elegir los cargos que
queramos dependiendo de su código y así elegir de una sola vez los
cargos de un determinado servicio.
4. Con los cargos ya seleccionados tenemos dos opciones como figura en
“Traspasar cargos a:”
a. Una factura nueva.
b. Otra factura, al elegir esta
opción se habilitará un campo
para seleccionar la factura
dónde podremos introducir
manualmente el número de
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factura o bien pinchamos en la lupa que nos mostrará todas las facturas
emitidas en el día en curso.
5. Una vez seleccionado a dónde traspasar los cargos (si a una factura nueva o a
otra del día en curso), pinchamos en el botón “Traspaso”, el programa
automáticamente nos pedirá la forma de pago de la factura modificada (la que
estamos editando) y el cobro de la nueva factura o bien la factura de destino a
dónde hemos traspasado los cargos.
6. Una vez aceptadas las formas de pago se imprimirán ambas facturas.
Copia de Facturas
Esta opción nos permite emitir copia de cualquier factura emitida por el
programa, al entrar en esta opción obtendremos la siguiente ventana:
Ventana para emitir copia de facturas
Desde aquí y una vez que introducimos el número de factura tenemos las
siguientes opciones:
1. F4-Zoom: Ver en pantalla la factura seleccionada.
2. F6-Imprimir: A diferencia de la opción anterior el programa aquí nos imprime
directamente la copia de la factura seleccionada.
3. F7-Agrupar: Tal y como comentábamos al facturar una habitación podíamos
agrupar los cargos (ver página 17) de tal manera que el programa nos imprimiera
una sola línea por cargo y día, una línea por todos los cargos o bien los cargos
separados diariamente; desde esta opción podemos cambiar la forma en que
imprimimos y agrupamos los cargos.
4. PDF: Pinchando en esta opción, la factura que estamos imprimiendo nos la
convertirá en formato pdf. Al pinchar el programa nos preguntará en qué
directorio queremos que se guarde la factura, una vez elegido el directorio dónde
guardarlo el programa convertirá la factura a pdf.
Cartas de acompañamiento.
Esta opción nos permite adjuntar una carta con las facturas emitidas a crédito a
la agencia seleccionada. Al entrar en esta opción obtenemos la siguiente pantalla:
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Cartas de acompañamiento
En primer lugar seleccionaremos el código de la agencia a la que emitir la carta,
bien introduciendo manualmente el número de la agencia o bien pinchando en la lupa
para buscar el código.
Una vez elegida la agencia introduciremos el rango de fechas que queremos
emitir las facturas.
Disponemos de la opción “excluir facturas saldadas”: Marcando esta opción, el
programa no nos muestra aquellas facturas que han sido pagadas, es decir tan solo las
facturas que estén en crédito.
Una vez seleccionadas todas las opciones pulsaremos el botón “aceptar” que nos
mostrará todas las facturas emitidas en el rango de fechas seleccionadas.
Disponemos de varias opciones en la parte inferior de la ventana:
1. F5-Ocultar, pinchando este botón nos ocultará para la impresión las facturas
elegidas.
2. F6-Imprimir: Esta opción nos saca un listado de las facturas a imprimir en la
carta de acompañamiento.
3. F3-Carta: Es esta opción la que nos imprimirá la carta de acompañamiento y
que nos mostrará la siguiente ventana:
4. Aquí podemos elegir en primer lugar a qué dirección queremos enviar la carta, si
bien a la dirección fiscal o la dirección de correspondencia, esta dirección la
configuraremos cuando le damos de alta a la agencia.
5. Documento: Aquí podemos elegir qué documento elegir. El programa en su
apartado GestiónGestión Comercial tenemos la opción de modificar los
documentos maestros. Aquí entonces podremos elegir qué documento enviar.
6. Una vez elegidas las opciones anteriores podemos:
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a. Imprimir documento: Nos imprime la carta de acompañamiento.
b. Enviar Fax: Emisión de la carta para enviar al fax que introduzcamos en
el campo fax.
c. Enviar e-mail: Nos habilitará los campos de la derecha: “e-mail”, “para”
y “asunto” dónde podremos completar los campos y enviará el
documento por mail, a su vez también se habilitará el check box “Anexar
a la carta copia de cada factura” que hará que al seleccionarlo, al mandar
la carta por mail convierta a pdf todas las facturas que se detallan en la
relación y adjuntándolas al mail que enviamos a la agencia seleccionada.
Gestión de cobros y Tesorería
Una vez facturada las habitaciones, podemos gestionar los cobros de las facturas
así como editar las formas de pago y los créditos. Para ello disponemos de los menús
“Gestión de Cobros” y “Tesorería”:
Gestión de cobros: Aquí disponemos de las siguientes opciones:
Extracto de agencias detallado: Esta opción nos muestra todos los movimientos de la
cuenta de la agencia seleccionada. Al entrar nos pedirá:
1. La agencia de la que queremos consultar el extracto.
2. El rango de fechas entre las que queremos consultar los movimientos de la
agencia.
3. El orden del listado. Ordenado por fecha de emisión de factura o bien por
número de factura.
4. Justo debajo del botón aceptar tenemos un campo que al seleccionarlo el
programa nos calculará el saldo anterior a la fecha de inicio elegida.
5. Tras aceptar nos mostrará la siguiente ventana:
Extracto de agencias detallado
6. Aquí tendremos un listado de las facturas, depósitos y cobros de la agencia
seleccionada. La ventana está dividida en varias columnas, siendo las más
importantes aquellas que nos muestran los cargos, abonos y el saldo de la
agencia.
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Listado de saldo 30-60-90: Esta opción nos permite emitir un listado de las facturas en
crédito ordenadas por su antigüedad en la fecha de emisión, 30 días, 60 o 90 días. Para
emitir el listado:
1. Seleccionamos las agencias desde – hasta las que queremos emitir el listado.
2. Tenemos la posibilidad de elegir también el segmento sobre el que queremos
emitir el listado.
3. Justo después elegiremos el rango de fechas sobre el que queremos emitir el
listado.
4. Podemos elegir si queremos incluir los saldos a 0 y el saldo contable.
5. Y el orden del listado, bien ordenado por agencia o bien por saldo.
6. Una vez aceptados las opciones de listado el programa nos mostrará los datos
ordenados por su antigüedad.
Listado de saldos detallados: Esta opción al igual que el anterior nos emite un listado de
facturas del rango de agencias seleccionado por el periodo de fechas indicado con la
diferencia que éste listado además de ordenar el extracto de la cuenta por fechas de
emisión de la factura nos detalla la fecha y el número de factura de las agencias
seleccionadas. También nos da la opción de anotar junto a cada factura una línea de
observaciones, para ello pinchando la línea de factura dónde queramos escribir las
observaciones
Crédito dispuesto a agencias: Al dar de alta una agencia, al concederle crédito se nos
habilita la opción de la cantidad de crédito que le permitimos a esta agencia, desde esta
opción emitiremos un listado donde nos mostrará:
El código y la agencia en caso de que el listado sea de más de una agencia.
Una columna dónde nos muestra el crédito que se la ha concedido a la agencia.
De este crédito en la columna dispuesto, mostrará el importe que esta agencia ya
ha consumido, es decir, el total de las facturas que tiene en crédito.
La columna “disponible” entonces nos mostrará el importe del que dispone para
poder facturar a crédito.
Y por último nos mostrará el % gastado del crédito.
Registro de cobros múltiples: Esta opción nos permite cobrar del crédito facturas de
una agencia determinada de una sola vez. Es decir, si con un solo pago, una agencia nos
paga más de una factura esta es la opción. Para ello tendremos que:
1. Elegir la agencia que nos hace el pago, introduciendo el código en su
campo o bien seleccionándolo de la ventana de búsqueda de agencias que
nos saldrá tras pinchar en la lupa.
2. Justo después tenemos varios campos dónde introducir la forma de pago
con las que se saldan las facturas. Al introducir la forma de pago,
automáticamente se habilitará el campo “importe” dónde introduciremos
el importe a saldar. Este importe que aquí introducimos será el mismo
que el “saldo disponible” donde podremos ir controlando la cantidad
restante a pagar. Aquí podremos desglosar el pago hasta en tres formas
distintas. Al final tenemos un campo dónde sumará el total de los tres
importes.
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3. “Notas” aquí introduciremos
algún dato que creamos de
interés para el pago, por
ejemplo el número del cheque
que nos pagan, entidad, etc. etc.
4. Una vez con estos datos nos
iremos al campo factura dónde
podremos:
Introducir manualmente
el número de factura, o
Pulsar la tecla “+” o
pinchar en la lupa y el
programa mostrará una
ventana con todas las
facturas pendientes de la
agencia para su selec-
ción, esta ventana nos
mostrará la fecha, el
número de factura y el
importe. Aquí iremos seleccionando las facturas una por una.
Al seleccionar la factura a pagar el programa dejará que
aceptemos el saldo total de la factura o bien especificar qué
cantidad de la factura se cobrará. Una vez comprobado que el
importe es el correcto se pinchará en el botón “Aceptar”. Esta
cantidad seleccionada para saldar se irá restando del campo
“Saldo disponible” y así nos irá mostrando la cantidad
pendiente a cobrar. Cuando hemos aceptado el saldo a cobrar el programa
automáticamente irá relacionando las facturas pagadas en la
ventana inferior, mostrándonos además de la fecha y el número
de factura, código y nombre de agencia y el nombre y número de
habitación nos muestra el importe de la factura y el importe
saldado para así llevar un control de la cantidad cobrada en cada
factura. En la parte inferior de la ventana tenemos un campo
dónde nos mostrará el importe total saldado de todas las facturas.
Si el pago está bien hecho, esta cantidad debe ser igual que la
cantidad introducida en/los campos “importe”.
Cuadrar Pagos: Hay ocasiones en las que el pago que nos hace
la agencia descuadre en algunos céntimos de la cantidad total a
cobrar, para ello disponemos de la siguiente opción:
Como se ve en la imagen, el saldo disponible es -0.01 por lo que
el importe pagado es menor que el importe saldado, para cuadrar
entonces el pago introduciremos la cantidad que descuadra (en
este caso un céntimo en negativo) y pincharemos en el botón
Opción para el cuadre de céntimos en cobros múltiples
Ventana para seleccionar facturas en
crédito para su cobro
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“Pago+-” automáticamente el programa en la relación de facturas
saldadas añadirá una línea “Cobros regulados” por el importe del
pago, cuadrando así el cobro múltiple.
Una vez terminado el cobro podemos:
a) “F2-Notas”: Introducir una nota a alguna factura saldada.
b) “F4-Guardar”: Guardaremos el cobro, dándolo por
finalizado, tras esto el programa nos preguntará si
queremos imprimir el informe del pago.
c) “F5-Eliminar”: Situándonos sobre cualquiera de las
facturas saldadas, desde aquí la eliminaremos del cobro
múltiple.
d) “F6-Imprimir”: Esta opción nos imprime un informe del
pago.
Registro de cobros: Desde esta opción podremos cobrar facturas de crédito
individualmente. Una vez dentro de esta opción, tan solo tendremos que:
1. Introducir el número de factura que queramos cobrar.
2. El programa nos mostrará el saldo de la factura, para poder elegir la
cantidad que queremos saldar. En caso de querer cobrar la totalidad de la
factura, pulsaremos la tecla intro que nos llevará al siguiente campo.
3. Aquí elegiremos la forma de pago, si no sabemos el código pulsando la
tecla + o pinchando en la lupa nos desplegará la ventana para elegir la
forma de pago. En caso de no haber saldado la totalidad de la factura
debajo del campo “Forma de pago” nos mostrará el saldo pendiente de la
factura. Este saldo pasará al campo “Importe a cobrar” para así seguir
saldando la factura. En caso de querer enviar a crédito el resto del saldo
de la factura pulsaremos la tecla “escape”.
4. Una vez elegida la forma de pago, en caso de haber saldado la totalidad
de la factura el programa nos preguntará si es correcto el cobro es
correcto, una vez aceptado habremos terminado con el registro de
cobros.
Registro de pagos a cuenta: Alta de pagos de las agencias a cuenta de una futura
producción por parte de esta, es decir cobraremos una cantidad antes de facturarle a
dicha agencia. Para registrar el cobro:
1. Elegiremos la agencia que nos hace el pago a cuenta, introduciendo el
código o bien buscando la agencia a través de la lupa.
2. Escribir el concepto del pago.
3. Introduciremos la cantidad del pago.
4. Seleccionamos la forma de pago.
5. Disponemos de un campo por si queremos escribir algunas notas de
interés sobre el pago a cuenta que saldrán reflejadas al editar el pago a
cuenta en hoja de caja.
6. Una vez realizado el pago, y tras pinchar en F4-Guardar, el programa nos
preguntará si queremos imprimir un justificante del pago. En caso
afirmativo nos mostrará una ventana con el justificante para su posterior
impresión.
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Saldar pagos a cuenta: Una vez que hemos registrado un pago a cuenta y queremos
saldar dicho pago con algunas facturas de la agencia que nos hace el pago seguiremos
los siguientes pasos:
1. Al entrar en esta opción, se nos pedirá el número de apunte que en su
momento se le asignó al pago a cuenta al registrarlo. Este apunte se
puede obtener consultando el listado de caja del día del pago a cuenta.
En caso de no saber dicho número podemos pinchar en la lupa o pulsar la
tecla + y el programa nos mostrará una ventana dónde buscar los pagos a
cuenta realizados. Si no especificamos ninguna agencia el programa nos
mostrará todos los pagos a cuenta. También podemos registrar un nuevo
pago a cuenta pinchando en el botón “Nuevo” que nos abrirá una nueva
ventana dónde registrarlo seleccionando la agencia, la forma de pago y la
cantidad.
2. Una vez elegido el pago a cuenta, el programa nos muestra en el campo
“saldo disponible” la cantidad total del pago y en la ventana superior un
resumen del/los pago(s) que estamos saldando. Se pueden elegir más de
un pago a cuenta siguiendo el paso anterior a lo que el programa nos
preguntará si queremos añadir dicho cobro al cobro múltiple en curso.
3. “Facturas”, pinchándolo nos mostrará una ventana para buscar las
facturas pendientes de la agencia(s) vinculada(s) al pago que vamos a
saldar.
4. Con las facturas en pantalla, disponemos de varias columnas dónde se
nos muestra la agencia, la fecha de la factura, el número de factura, el
saldo de la factura y:
a. Cobrar: Este campo nos permite especificar la cantidad que
vamos a cobrar de esta factura.
b. S: Pinchando en este campo, seleccionaremos la factura para ser
saldada con el pago a cuenta.
5. Una vez seleccionadas todas las facturas a saldar, el programa nos
mostrará en la parte inferior de la ventana una relación con todas las
facturas seleccionadas así como su importe, la cantidad cobrada y el
saldo pendiente de la factura. Al final nos mostrará una suma de la
totalidad de los importes cobrados.
6. Si el total de la suma cobrada es igual al del pago anticipado el campo
“Saldo disponible” quedará a cero, en caso de haber algún descuadre se
mostrará aquí. Tal y como hacíamos con los cobros múltiples
disponemos del botón “pago +-” para cuadrar el pago, introduciendo la
cantidad en que descuadra.
7. Una vez cuadrado el pago en la parte inferior de la ventana disponemos
de una serie de botones que nos permitirán:
a. “Anular todo”: Cancelará todo el proceso de saldar los pagos a
cuenta poniendo todos los campos a cero.
b. “Notas”: Opción que nos permite escribir notas sobre el cobro del
pago a cuenta.
c. “Guardar”: Guardaremos el pago dando por concluida la
operación.
d. “Eliminar”: Nos borra del listado de facturas con las que
saldamos el pago la factura seleccionada.
e. “Imprimir”: Nos imprime un detalle del saldo de pago a cuenta.
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Hay que tener en cuenta que esta opción lo único que hace es eliminar del
crédito aquellas facturas seleccionadas para saldar el pago a cuenta, por lo tanto no es
considerado como un cobro, el cobro o el ingreso de dinero se hizo cuando registramos
el pago a cuenta, aquí lo único que hacemos es saldar dicho pago a cuenta con las
facturas emitidas a la agencia.
Cartas de reclamación: Cuando emitimos una factura a crédito a una agencia, para
informarle a ésta de las facturas que han pasado a su cuenta, usábamos las cartas de
acompañamiento. Con las cartas de reclamación informamos a la agencia que esas
facturas que pasaron a crédito no han sido saldadas y en la carta de reclamación
indicamos ya los detalles de la cuenta bancaria dónde realizar el ingreso del importe a
pagar. Para emitir la carta de reclamación:
1. Seleccionamos la agencia a la que queremos reclamar.
2. Seleccionamos el rango de fechas de las facturas que queremos reclamar.
Dejando en blanco el campo “desde día” mostrará todas las facturas
hasta el día especificado.
3. Una vez en pantalla la facturas en crédito de la agencia iremos
seleccionando las facturas que queramos pinchando en la columna
“Selecc.” de cada factura.
4. Como muestra la anotación al pie de la ventana, aquellas líneas de
facturas en rojo quiere decir que existe una anotación, haciendo doble
clic o pinchando en el botón “Notas” podremos verlas. En caso de no
tener ninguna nota, se creará una nueva.
5. Con las facturas seleccionadas, el programa nos mostrará en la parte
inferior de la ventana el total del importe de las facturas, el total del saldo
a pagar y el número de registros seleccionados.
6. Ahora pincharemos “F3 –
Carta” que nos mostrará
la ventana de emisión de
cartas de reclamación,
donde podremos:
a. Elegir la agencia
a la que mandar la
carta y del mismo
modo elegir si a
la dirección fiscal
o a la de corres-
pondencia.
b. El tipo de docu-
mento a mandar
ya que podemos
modificar la carta
de reclamación
para adecuarla a
nuestras necesidades.
c. Una vez elegido el tipo de documento:
i. Imprimir documento: Nos imprime la carta de acom-
pañamiento.
Cartas de reclamación
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ii. Enviar Fax: Emisión de la carta para enviar al fax que
introduzcamos en el campo fax.
iii. Enviar e-mail: Nos habilitará los campos de la derecha:
“e-mail”, “para” y “asunto” dónde podremos completar
los campos y enviará el documento por mail, a su vez
también se habilitará el check box “Anexar a la carta
copia de cada factura” que hará que al seleccionarlo, al
mandar la carta por mail convierta a .pdf todas las facturas
que se detallan en la relación y adjuntándolas al mail que
enviamos a la agencia seleccionada.
7. Con el botón “F6 – Imprimir” el programa nos imprimirá un listado con
las facturas que aparecen en pantalla.
Registro de de saldos previos: Esta opción nos permite añadir facturas a crédito con
fecha anterior a la instalación del programa a la agencia seleccionada, para ello
debemos:
1. Introducir el número de factura.
2. Introducir la fecha de la factura.
3. Introducir la agencia a la que corresponde la factura.
4. Introducir el nombre del cliente.
5. Añadir notas que creamos de interés.
6. Introducir el saldo de la factura.
Una vez realizados los pasos anteriores el programa añadirá al crédito de la
agencia una factura con la numeración y el importe que hayamos introducido.
Tesorería
Listado de caja
Desde esta opción podemos consultar y/o editar los cobros efectuados en el día
en curso y, dependiendo de la configuración, cobros de día anteriores. Para hacer una
búsqueda más rápida y puntual de los cobros, se puede pedir el listado de caja por todos
los cobros, cobros individuales de facturas, cobros múltiples de facturas, depósitos
recibidos y entregas a cuenta. Para acceder a esta opción podemos pinchar en el botón
de la barra de menú o bien en menú Tesorería Listado de caja.
Consulta de cobros:
1. Agencia: seleccionaremos la agencia / empresa de la que queremos consultar los
cobros. Dejando el campo en blanco se seleccionarán todas las agencias.
2. Fechas: Elegimos el rango de fechas a consultar introduciendo las fechas
“desde” – “hasta”. Por defecto saldrá la fecha del día en curso.
3. Forma de pago: Podemos elegir la consulta de una forma de pago determinada
introduciendo su código en este campo. Dejándolo en blanco seleccionaremos
todas las formas de pago.
4. Cobro: Elegimos el filtro de cobro: todos los cobros, cobros individuales de
facturas, cobros multiples de facturas, depósito de clientes ó entregas a cuenta.
5. Factura: Aquí podremos introducir un número de factura para su búsqueda
(habrá que introducir también un rango de fechas).
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6. Caja recepción / contable: Tal y como explicábamos en el alta de formas de
pago (ver página 10) al crear una forma de pago teníamos la opción de elegir si
queríamos que ésta se mostrara en hoja de caja o no, por lo tanto:
a. Si elegimos “Caja recepción”: Se mostrarán sólo las formas de pago con
la opción marcada “mostrar en caja recepción”.
b. Si elegimos “Caja contable”: Se mostrarán, además de las anteriores
formas de pago, aquellas que no tengan marcada la opción de mostrar en
caja recepción.
7. Listado resumido: Al mostrar la hoja de caja, el programa nos detalla por formas
de pago la fecha, número de apunte (columna registro), habitación, agencia,
concepto, forma de pago e importe. Al marcar esta opción, tan solo nos mostrará
resumida en tantas líneas como formas de pago las cantidades totales cobradas.
Edición / eliminación de cobros
Una vez en pantalla los cobros realizados en el/los días seleccionados, podremos
editar y/o eliminarlos, para ello una vez en pantalla los cobros que queremos visualizar
nos situamos en la línea de cobro que queremos modificar y:
Para eliminar el cobro, pinchamos en botón “F5-Eliminar”, al eliminar un cobro
de la hoja de caja, éste automáticamente pasa a crédito (dependiendo de la
configuración del programa podremos eliminar cobros de días anteriores).
Para editar un cobro, pinchamos el botón “F7-Zoom” que nos mostrará la
siguiente pantalla:
Modificación cobro
Aquí podremos cambiar:
o Agencia: Agencia/empresa de la factura, introduciendo su código en
dicho campo.
o Reserva, habitación y factura: Estos campos se modificarán para
modificar los depósitos.
o Cliente: Modificaremos el nombre del cliente al que va el cobro.
o Forma de pago: Como su nombre indica modificaremos la forma en que
se ha pagado la factura. Para ello introduciremos el código de la nueva
forma de pago o bien lo buscaremos mediante el botón de búsqueda.
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o Obs: Campo para introducir observaciones útiles al cobro (visibles tan
solo al editar los cobros).
Edición / eliminación de cobros múltiples.
Al realizar un cobro múltiple (ver página 92), al pedir una hoja de caja, el
programa nos mostrará tan solo una línea por el total del cobro como si fuera un cobro
individual.
Para eliminar un cobro múltiple tan solo tendremos que situarnos en la línea del
cobro y pinchar el botón “F5 Eliminar” y daremos de baja el cobro múltiple pasando de
nuevo a crédito las facturas saldadas. Justo después debemos regenerar saldos.
Para modificar un cobro múltiple:
a) Emitimos una hoja de caja, habrá que fijarse bien en la columna “Registro”
aquí nos mostrará el número de apunte que más tarde nos servirá para
modificar el cobro múltiple.
b) Con este número de apunte nos vamos a “Gestión de cobros Saldar pagos
a cuenta”:
c) Aquí introduciremos el número de apunte que nos mostraba la hoja de caja,
el programa nos mostrará la relación de facturas que se han saldado con el
pago pudiendo:
a. Añadir las facturas que faltan para saldar el pago, si el importe
saldado es superior a la suma de las facturas cobradas. Para ello
pincharemos en el botón “Facturas” y elegiremos las facturas
pendientes de cobrar hasta cuadrar el pago. Terminaremos con el
botón “Guardar”.
b. Eliminar las facturas saldadas pinchando en el botón “Eliminar” hasta
que la suma de las facturas saldadas sea igual que el cobro múltiple.
Una vez eliminadas las facturas, al guardar el programa nos dirá que
el cuadro no está saldado, que nos sobrará el importe de las facturas
eliminadas. Volvemos a hoja de caja, allí editamos el cobro múltiple
y modificamos el importe dando por modificado el cobro múltiple
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Registro de Cobros
Ver página en la página 94
Registro de depósitos
Para registrar un depósito tendremos que:
1. Introducir el número de reserva para aplicar el depósito, o
2. En caso de querer aplicar este a una habitación, con el campo reserva en blanco
pulsaremos intro y el cursor pasará al campo “habitación” dónde introduciremos
el número de habitación.
3. Introducir unas notas para el depósito, estas se imprimirán al finalizar el
depósito y emitir el justificante.
4. Introducimos la cantidad del depósito, marcaremos el campo “Depósito cuenta
agencia” en caso de no querer aplicarle el depósito al cliente.
5. Y seleccionaremos la forma de pago.
6. Al finalizar el programa nos preguntará si queremos emitir el justificante, en
caso afirmativo nos imprimirá por duplicado el justificante del depósito.
Listado de depósitos
Para consultar los depósitos tenemos esta opción dónde podremos elegir entre
las siguientes opciones para su consulta:
1. Fecha depósito: Marcaremos esta opción para consultar los depósitos por su
fecha de creación.
2. Fecha entrada: Esta opción nos mostrará los depósitos según la fecha de entrada
de la reserva a las que se aplican los depósitos.
3. Fecha de liquidación: Nos mostrará los depósitos liquidados entre las fechas
elegidas.
4. Desde / Hasta: Rango de fechas a seleccionar para acotar la búsqueda
dependiendo de las selecciones anteriores.
5. Agencia: Podemos elegir consultar los depósitos de una agencia determinada
introduciendo aquí su código o buscándola mediante el botón búsqueda que nos
abrirá la ventana de búsqueda de reservas. Dejando en blanco este campo
seleccionaremos todas las agencias.
6. F.Pago: Nos permite elegir la forma en que fue abonado el depósito a su entrega,
dejando en blanco este campo seleccionamos todas las formas de pago.
7. Pendientes de liquidar / Liquidados / Todos los depósitos: Aquí marcaremos la
opción para elegir qué tipo de depósito queremos que nos muestre el programa
diferenciando entre:
a. Pendientes de liquidar: Nos mostrará solamente aquellos depósitos que
aún no han sido aplicados a ninguna factura.
b. Liquidados: Mostrará aquellos depósitos aplicados a una factura como
forma de pago.
c. Todos los depósitos: Nos mostrará los liquidados como los pendientes de
liquidar.
8. Por último disponemos de varias formas para ordenar el listado:
a. Por fecha de entrada (día de llegada de la reserva).
b. Ordenado por cliente (por apellido).
c. Ordenado por agencia (por código de agencia).
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9. Tras aceptar obtendremos la siguiente pantalla:
Listado de depósitos
10. La información de los depósitos se nos mostrará en pantalla dividida en
columnas:
a. Reg: Número de apunte.
b. Fecha: Dependiendo de la opción elegida (fecha depósito, entrada o
liquidación) esta columna nos mostrará la fecha del depósito.
c. Reserva: Número de reserva a la que se aplicó el depósito.
d. Cliente / Agencia: Nombre del cliente y la agencia de la reserva a la que
se aplicó el depósito.
e. Entrada / Salida: Fechas de entrada y salida de la reserva.
f. Importe: Cantidad en € del depósito.
g. Liquidado / Fecha Liqu: Estas dos columnas nos informan de: Primero
si el depósito ha sido liquidado, en este caso estará marcada la opción y
segundo la fecha en que fue liquidado el depósito.
Editar un depósito
(F3-Editar):
Al pinchar este botón nos
mostrará la siguiente pantalla:
Para modificar un
depósito podremos cambiar cualquiera de los campos que se muestran en la imagen:
Reserva: Aquí introduciremos el número de reserva a la que le queremos aplicar
el depósito.
Agencia: En caso de querer aplicarle el depósito a una agencia determinada
introduciremos aquí el código de la agencia o lo buscaremos mediante el botón
de búsqueda.
Cliente: Modificaremos el nombre del cliente.
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Habitación: En caso de querer aplicarle el depósito a una habitación
determinada.
Notas: Modificaremos las notas que se introdujeron al dar de alta el depósito por
unas notas nuevas.
Factura: Aquí introduciremos el número de factura a la que queremos
aplicar el depósito. Al hacer esto habremos liquidado el depósito.
Depósito liquidado: Marcando esta opción daremos el depósito como saldado
(hay que tener máxima precaución de haber introducido anteriormente un
número de factura).
Cuenta agencia: Si queremos que dicho depósito sea aplicable a la agencia (al
facturar los cargos agencia se le aplicará el depósito).
Ref. Grupo: Si queremos aplicar el depósito a un grupo, aquí introduciremos su
referencia de grupo.
Convertir en entrega a cuenta: esta opción convierte automáticamente los
depósitos en entregas a cuenta.
Una vez modificados y guardados los campos anteriores el programa nos
preguntará si queremos imprimir un nuevo justificante.
Imprimir un justificante de un depósito (F9 Justificante): Si lo que queremos es
volver a imprimir o imprimir el justificante de un depósito, pinchando en este botón el
programa nos sacara en papel el justificante del depósito.
Imprimir el listado de depósitos (F6 Imprimir): Con esta opción el programa nos
imprimirá un listado con la información aparecida tras realizar la búsqueda de los
depósitos.
Modificar la cantidad de un depósito: En la opción anterior cambiábamos algunos
campos del depósito pero no así su cantidad.
Para modificar el importe de un depósito, este será considerado como una
entrada de dinero de caja por lo tanto una vez en listado de depósitos con la fecha en
que se realizó el depósito nos iremos a Hoja de Caja y seleccionaremos la fecha en que
se realizó el depósito (teniendo especial atención en seleccionar caja contable o de
recepción dependiendo de la forma de pago), una vez en hoja de caja pincharemos en
F7-Zoom dónde podremos modificar algunas opciones del depósito tales como
“Depósito cliente”, “depósito agencia”, así como la cantidad del depósito teniendo en
cuenta que según la configuración del programa que tengamos, podremos
modificar o no cobros de días anteriores.
Diario de facturas emitidas
Esta opción nos permite emitir un listado de las facturas emitidas
(independientemente de su forma de pago) entre un rango de fechas seleccionado
pudiendo acotar la búsqueda por agencias, tipo factura, etc. para obtener este listado:
1. Seleccionaremos la agencia de la que queremos emitir el listado de facturas
introduciendo su código. Dejando el campo en blanco seleccionaremos todas las
agencias.
2. Introduciremos el rango de fechas que queramos para realizar la búsqueda.
3. Podremos aplicar los siguientes filtros a la búsqueda:
a. Reserva: Para ver las facturas emitidas a una reserva en concreto.
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b. Grupo: Introduciremos aquí la referencia del grupo que queramos
consultar.
c. Tipo: Podemos elegir si queremos que nos muestre todas las facturas, las
facturas individuales o bien las facturas de grupo.
d. Localizador: este parámetro se puede aplicar cuando queramos ver en
una fecha determinada las facturas de las agencias por pagos directos de
clientes siempre y cuando el localizador se indique previamente en la
reserva.
e. Serie de factura: las que tengamos configuradas en “Configuración de
Parámetros” - “Datos de Facturación”.
4. Después elegiremos el orden en que queremos que se nos muestre el listado en
pantalla, bien ordenado por número de factura, fecha de factura, número de
habitación, nombre de agencia o nombre del cliente.
5. Por último podremos elegir si al emitir el listado se nos muestre también la
forma de pago. Solamente disponible al imprimir.
Una vez en pantalla el listado podremos Imprimir un listado con “F6-Imprimir”,
imprimir una copia de la factura pinchando en el botón “F7 Zoom”, que nos abrirá una
ventana de vista preliminar de la factura pudiéndola posteriormente imprimir.
También disponemos de tres opciones justo en la parte inferior izquierda de la
ventana, como son:
Exportar a Excel: Nos creará un fichero de Excel con los datos del diario de
facturas emitidas.
PDF: Nos imprimirá una copia de las facturas en formato pdf en la carpeta que le
especifiquemos.
O nos imprimirá una copia de todas las facturas del listado (último botón en
forma de impresora).
Diario de facturas emitidas
Facturas en crédito
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Desde esta opción emitiremos un listado de todas las facturas que hemos emitido
pero que hayamos mandado a crédito al facturar. Para ello:
1. Elegiremos la agencia de la que queremos emitir el listado de facturas en
crédito, dejando el campo en blanco seleccionará todas las agencias.
2. Desde día – Hasta día: Introduciremos el rango de fechas que queremos
consultar.
3. Orden del listado: Podemos emitir el listado agrupado por agencia (irá
detallando factura por factura ordenado por agencia) o por factura (mostrará un
listado de facturas ordenado por su número de factura pero independientemente
de la agencia de la factura).
4. Una vez en pantalla el listado podremos:
a. Imprimir este con “F6 Imprimir”
b. Cobrar las facturas con “F7 Cobrar” que nos mostrará la pantalla de
registro de cobros (ver página 94)
c. O exportar a hoja de Excel el documento (pinchando en el botó situado
en la parte inferior izquierda).
Valoración de reservas
Este listado nos mostrará el valor de las noches de las reservas seleccionadas que
tengan noches entre las fechas seleccionadas. Para emitir este listado:
1. Introduciremos el código de la agencia de la que queremos valorar las reservas o
bien dejaremos el campo en blanco para seleccionar todas las agencias.
2. Especificaremos el rango de fechas entre las que queremos que nos valore las
reservas.
3. Reservas Early Booking: Marcando esta opción nos valorará aquellas reservas
que se marcaron como tal para su valoración.
4. Luego podemos especificar si queremos que muestre todas las reservas o
aquellas solo con valor.
5. Tipo de valoración: Por día de estancia, que nos mostrará todas las reservas que
coincidan con los días de estancia en el rango de fechas especificado. Por fecha
de entrada, nos mostrará aquellas reservas que tengan como fecha de entrada la
especificada en el rango de fechas.
6. Tras aceptar nos mostrará la siguiente ventana:
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En esta pantalla tendremos las reservas según el intervalo de fechas seleccionado, así
como la agencia y su código, el número de reservas, nombre de cliente, fecha de
entrada, salida y en el campo “a valorar” nos mostrará las noches que según las fechas
introducidas se valoran de esta reserva así como el promedio de venta por habitación o
por persona, y nos indicará también el número de personas.
En la parte inferior de la ventana disponemos de los botones necesarios para
exportar a Excel el listado, imprimirlo o hacer zoom en la reserva seleccionada.
Resumen analítico de facturas
En esta opción podemos consultar las facturas para un día determinado
desglosando el importe total según los distintos servicios cargados, para ello:
1. Introduciremos la fecha de la que queremos hacer la consulta.
2. “Desglose pensión”: Al marcar esta opción, el importe cargado en alojamiento
nos lo desglosará tal y como se haya configurado el régimen de estancia (ver
página 10).
3. El programa entonces nos mostrará el resumen analítico de facturas para el día
seleccionado, mostrándonos en pantalla tantos servicios como se hayan
facturado el día seleccionado así como sus importes.
4. Del mismo modo nos mostrará en la parte superior de la pantalla las facturas
emitidas ese día.
Resumen de terceros
En resumen de terceros tenemos la opción de imprimir un listado de aquellas
empresas que hayan facturado con el establecimiento una cantidad superior a la
especificada.
1. En primer lugar seleccionaremos las fechas desde – hasta que queramos
consultar.
2. Ahora introduciremos el importe igual o superior para que el programa nos
muestre aquellas empresas que hayan facturado ese importe o más.
3. Seleccionaremos el orden del listado, si bien por CIF o bien por nombre de
empresas.
4. Una vez en pantalla tendremos visible las empresas que reúnan los criterios
arriba seleccionados mostrándonos la base imponible, el IVA repercutido (aquel
que le hemos aplicado a la empresas), y la suma total de las facturas emitidas a
dicha empresa.
5. En la parte inferior de la ventana disponemos de: los botones para exportar a
Excel e imprimir el listado, así como un campo dónde nos muestra el total de
registros (empresas) que muestra el listado.
Traspaso contable
Al dar de alta los servicios, agencias, formas de pago y tipos de IVA
especificábamos una cuenta contable. Desde esta opción traspasaremos todos los cargos
generados a un fichero que nos permita su gestión en el programa de contabilidad que
use la empresa a tal fin. Para ello tendremos que:
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1. Seleccionar el día de traspaso introduciendo el día en su campo. En caso de
querer elegir otro día podemos movernos mediante las fechas arriba y abajo
situadas junto a este campo.
2. Una vez seleccionado el día, tras aceptar, obtendremos la siguiente pantalla:
Traspaso Contable
3. Aquí obtendremos los apuntes, subcuentas y contrapartida de cada uno de los
movimientos realizados, así como el concepto y los importes separados en Debe
o Haber según
AUDITORÍA Y CIERRE DEL DÍA
Este proceso nos permitirá cerrar el día de trabajo e iniciar el programa con un
nuevo día, haciendo que el programa registre todos los cargos de habitaciones y
descuentos así como los cargos fijos aplicados a una habitación. Para realizar el proceso
de auditoria tendremos:
1. En primer lugar tenemos que
asegurarnos que no haya ningún
ordenador en el programa, tan
solo desde el que vayamos a
hacer la auditoria.
2. Iremos a Procesos Diarios
Auditoria y cierre del día. El
programa nos mostrará la
imagen siguiente:
3. Como muestra la imagen y tal y
como nos dice la pantalla del cierre del día, antes debemos hacer las copias de
seguridad para efectuar el cierre.
4. El botón “F6 Preview” nos permitirá hacer un precierre, es decir nos mostrará en
pantalla todos aquellos listados que hayamos seleccionado al configurar el
programa para su impresión o vista en pantalla pero nunca hará el proceso de
cierre.
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5. En caso de querer hacer el cierre pincharemos en “F8 Cerrar” el programa nos
avisará con una pantalla:
6. Una vez que estemos seguros pinchamos en botón “Aceptar”.
7. Una vez aceptado el programa hará automáticamente una regeneración de
índices (proceso necesario para las bases de datos) y nos preguntará si queremos
continuar con el proceso de cierre. Pinchando en el botón Sí el programa nos
imprimirá todos aquellos listados que hayamos marcado en la configuración de
parámetros, pestaña “auditoria”.
8. Una vez terminado el proceso de cierre el programa nos mostrará la siguiente
pantalla:
9. Al pinchar en aceptar el programa automáticamente cambiará el día de trabajo y
podremos empezar a trabajar con un nuevo día.
Otros mensajes en el proceso de Cierre.
Cabe la posibilidad que al hacer la auditoria y cierre del día el programa nos
avise que existen reservas pendientes por entrar o salidas pendientes por registrar, en
ese caso no habría problema puesto que podemos continuar con el proceso de cierre
dejando las reservas pendientes para el siguiente día de trabajo, pudiéndolas registrar
como rappell5 generando el programa los cargos anteriores automáticamente.
5 Aquellas reservas cuya fecha de entrada es anterior al día en curso.
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En el caso de las salidas, quedarán pendientes por efectuar el proceso de check-
out teniendo estas habitaciones (si los hubiera) los cargos pendientes por facturar.
Copias de seguridad
Como se avisa al hacer la Auditoria y cierre del día, antes de esta hay que hacer
una copia de seguridad. Para acceder a esta opción tendremos que ir a Utilidades
Copia de seguridad:
Pantalla Copia seguridad
Antes de realizar la copia de seguridad tenemos que indicar al programa dónde
guardar las copias que realice, para ello tenemos que pinchar en el botón “Configurar”
el programa entonces nos preguntará dónde queremos guardar las copias que realice el
programa. ESTE PROCESO TAN SOLO SE HACE LA PRIMERA VEZ QUE
VAYAMOS A REALIZAR LA COPIA DE SEGURIDAD, LAS SIGUIENTES
VECES EL PROGRAMA GUARDARÁ LA COPIA EN LA CARPETA
ESPECIFICADA.
Una vez que hemos configurado la unidad y carpeta dónde queremos que se
guarden las copias podremos realizar la copia de seguridad para ello tan solo tendremos
que pinchar en el botón “Iniciar copia” el programa empezará a copiar todos los
archivos y nos mostrará una ventana con el progreso de la copia de seguridad.
Una vez terminada la copia el programa nos avisará mostrándonos una ventana
de aviso.
Proceso copia seguridad
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GOBERNANTA
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Listado de llegadas
Listado desde el que podremos consultar las llegadas para un día seleccionado,
para ello debemos:
1. Seleccionar el día que queremos consultar; podemos introducir la fecha de
forma manual o bien ir a la fecha deseada pinchando los botones a ambos lados
de la fecha.
2. Podemos elegir que nos muestre las reservas de una sola agencia introduciendo
su código en el campo “Agencia” y dentro de las reservas de esta agencia
aquella que coincida con el localizador que especifiquemos.
3. Elegir qué tipo de reservas queremos que muestre el listado, bien las reservas
individuales, las de grupo (en caso de tener más de un grupo podemos
especificar éste por su referencia de grupo).
4. El orden del listado:
a. Ordenado por número de reserva, por orden ascendente, de menor a
mayor.
b. Por número de habitación.
c. Por nombre de agencia: Ordenará el orden del listado alfabéticamente
dependiendo del nombre de la agencia.
d. Por nombre de cliente. Al igual que la opción anterior salvo que esta vez
el orden vendrá por los apellidos del cliente.
e. Solo clientes alojados: Nos mostrará sólo aquellos clientes a los que se
le haya hecho el check in.
f. Excluir alojados: Sólo mostrará aquellos clientes pendientes de registrar
ocultando aquellos a los que ya hayamos hecho el check in.
g. Código agencia: Nos mostrará las llegadas ordenadas según el código de
la agencia de menor a mayor.
5. Una vez elegido el orden de impresión pinchando en el botón “F6 Imprimir”
nos imprimirá dicho listado.
Estas opciones descritas anteriormente son las más útiles para la Gobernanta del
hotel, otras opciones del listado de llegadas son:
6. Imprimir Ficha Rack: Impresión de la ficha que se suele usar en los rack
manuales para controlar la ocupación del hotel. Dicha ficha mostrará el nombre
del cliente, la fecha de entrada y salida, la agencia y el número de habitación si
estuviera ya asignada.
7. “F3 Bienvenido”: Impresión de la hoja de bienvenida que se suele entregar al
cliente al hacer el check in junto con su llave; este documento es especifico para
cada hotel, pero en la mayoría de los casos incluye información sobre la fecha
de entrada, salida, tipo de habitación, régimen de estancia así como otro tipo de
información interesante para el cliente.
8. “F4–Checkin”: Este botón nos permitirá realizar el registro de check in del
viajero (ver capítulo dedicado a recepción).
9. “F7-Zoom”: Nos permitirá editar la reserva seleccionada.
En la parte inferior de la ventana tenemos un recuadro dónde nos mostrará un
resumen de las reservas registradas y las pendientes por registrar mostrándonos en
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primer lugar el número de habitaciones, el número de adultos y niños pendientes de
registrar, así como una leyenda para las reservas: Reservado en color verde y
Listado de salidas
Listado desde el que podremos consultar las salidas para un día determinado,
para ello al igual que hacíamos con el listado de entradas:
1. Elegiremos la fecha de salida, introduciendo la fecha de forma manual o
moviéndonos por las fechas pinchando los botones a ambos lados de la fecha.
2. Podemos elegir que nos muestre las salidas de una agencia determinada
seleccionándola en su correspondiente campo y dentro de las reservas de esta
agencia aquella que coincida con el localizador que especifiquemos o una
determinada referencia de grupo.
3. Aplicamos el filtro a mostrar para las salidas:
a. Marcando “salidas efectuadas”: Nos mostrará tan solo aquellas
habitaciones que se les haya hecho ya el check out.
b. Marcando “pendientes de salir”: Habitaciones a las que todavía no
hemos hecho el check out.
c. Ninguna de las dos opciones anteriores marcadas: Nos mostrará todas las
habitaciones con fecha de salida elegida.
4. Justo después podemos elegir el orden del listado de salida:
a. Por número de habitación.
b. Por nombre de agencia, ordenará las salidas por el nombre de la agencia
de manera ascendente.
c. Por código de agencia, ordenará las salidas por el código asignado a cada
agencia de manera ascendente.
d. Por nombre del cliente.
e. Clientes alojados, mostrará en primer lugar los clientes que aún estén
alojados, mostrando al final aquellas habitaciones a las que ya se le haya
hecho el check out.
5. Una vez con el listado en pantalla en la parte inferior de la ventana vemos que
disponemos de una pequeña ventana
dónde el programa nos informará de las
habitaciones con salida, el número de
personas, así como las que están
pendientes de salir y el número de pax.
6. En la parte inferior derecha disponemos de una serie de botones que nos servirán
para:
a. “Check Out”, realizará el check out de la habitación seleccionada.
b. “F4 Factura”, al pinchar este botón el programa mostrará la ventana de
cobros reservas individuales dónde podremos facturar la habitación.
c. “F6 Imprimir”, nos imprimirá un listado, pudiendo elegir entre:
i. Marcando la opción de “impresión resumida” nos emitirá un
listado de las habitaciones con la fecha de salida del día indicado
y el nombre del cliente.
ii. Desmarcando esta opción nos imprimirá un listado detallado de
las salidas dónde, además de los datos anteriores imprimirá
también otros datos como fecha de entrada y salida, régimen
estancia, número de personas, tipo de habitación, agencia y un
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detalle de los saldos tanto agencia como cliente, si la habitación
tiene algún depósito a cuenta, el precio de la habitación, si ésta
está vinculada a otra habitación y las observaciones de salida.
Clientes alojados (búsqueda de clientes)
Esta opción nos permite imprimir un listado de clientes alojados así como buscar
los clientes alojados en nuestro establecimiento:
1. En primer lugar disponemos de tres campos “Nombre”, “1º apellido” y “2º
apellido”, dejando estos campos en blanco nos mostrará todos los clientes del
hotel, si rellenamos alguno de estos campos nos mostrará tan solo aquel que
coincida con el criterio de la búsqueda.
2. Podemos, del mismo modo, elegir aquellos clientes de una determinada agencia
introduciendo su código en el campo “agencia” o bien buscándola mediante el
botón de búsqueda. Dejando este campo en blanco obtendremos los clientes de
todas las agencias.
3. Si queremos elegir los clientes de un determinado grupo introduciremos la
referencia de grupo en el campo “grupo” o bien pinchando en la lupa nos
mostrará una ventana con los grupos alojados en nuestro establecimiento.
4. Justo después podemos marcar las opciones para realizar la búsqueda de
clientes, “buscar por contenido” e “incluir acompañantes” esta última opción nos
hará una búsqueda entre los acompañantes del cliente que se registró (al hacer la
reserva tan solo ponemos un nombre) ya que en la pantalla de consulta de
habitaciones tan solo aparece un nombre.
5. Y por último tenemos el orden del listado:
a. Podemos ordenarlo por apellidos del cliente.
b. Por número de habitación.
c. Por nombre de agencia.
d. Por día de entrada.
e. Por día de salida.
f. Por régimen de estancia.
g. Y por el localizador de la reserva.
6. Una vez con todos los datos para realizar la búsqueda, tras pinchar en F8
Aceptar se nos mostrará en pantalla los clientes que reúnan los criterios de
búsqueda o bien todos los clientes, en caso de haber dejado en blanco todos los
campos anteriores.
7. Con los clientes en pantalla, entonces, podremos:
a. Imprimir el listado de clientes, pinchando en el botón “F6 Imprimir”
b. Editar la habitación, pinchando el botón “F7 Zoom” que nos abrirá la
ventana de “consulta/modificación de habitaciones”.
Rack de habitaciones gráfico
El “rack de habitaciones gráfico” es una disposición en pantalla de la ocupación
del hotel, desde esta ventana se nos mostrará de una manera visual la ocupación real del
hotel, mostrándonos aquellas habitaciones que estén ocupadas, reservadas, bloqueadas,
etc. a través de una leyenda de colores, para que de un solo vistazo tengamos una idea
de la ocupación del hotel. Del mismo modo nos avisará si la habitación está sucia o
limpia o si bien el cliente ha recibido algún mensaje:
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Rack de habitaciones gráfico
Como se muestra en la imagen, al entrar en esta opción nos muestra las
habitaciones del hotel representadas por recuadrados dónde nos detallará la siguiente
información:
Número de habitación,
Nombre del cliente.
Fechas de entrada – salida o bien fecha de inicio/fin del bloqueo,
Número de personas y
Régimen estancia.
Como podemos ver en la parte inferior derecha de la ventana, tenemos una
pequeña ayuda que nos muestra la leyenda para poder así comprender el esquema de
colores de cada habitación:
Las habitaciones libres las representará con un fondo de
color blanco.
En azul oscuro, mostrará las habitaciones ocupadas.
Las habitaciones de color rojo serán aquellas que estén
bloqueadas.
Las habitaciones reservadas en color verde.
Las habitaciones con fondo naranja son aquellas que tienen
la salida prevista el día de consulta del rack
Con un pequeño icono de una papelera nos mostrará las
habitaciones sucias.
Y con una bandera las habitaciones que tengan un mensaje. Como muestra la
parte inferior de la ventana del rack “oprimiendo la barra espaciadora veremos
los mensajes de la habitación seleccionada”, tras ello nos mostrará:
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Como se muestra en la imagen, nos avisa que la habitación seleccionada tiene un
mensaje pendiente de leer, si aceptamos nos mostrará:
En dicha pantalla nos mostrará el mensaje que anteriormente hemos registrado
para el cliente (Procesos diarios Mensajes clientes), pudiendo:
o Darlo por leído al pinchar en el botón “F5 Leído”, o bien
o Imprimir una copia del mensaje pinchando en “F6 Imprimir”.
Al entrar por primera vez en esta ventana el programa nos muestra la disposición
de todas las habitaciones del hotel, pero si lo que queremos es seleccionar un rango de
habitaciones para ello disponemos de un filtro en la parte superior izquierda de la
ventana:
En primer lugar elegiremos la planta que queremos ver
desplegando el menú “Planta” y el tipo de habitación, aunque no es
necesario rellenar ambos campos, ya que si dejamos en blanco el
campo “planta” y seleccionamos un tipo de habitación nos mostrará
todas las habitaciones del tipo seleccionado o si seleccionamos una
planta pero no seleccionamos el tipo de habitación nos mostrará
todas las habitaciones de la planta seleccionada.
En ambos casos para visualizar los resultados pinchamos en el
botón “Aplicar filtro”.
Una vez con las habitaciones en pantalla podemos imprimir esta
información de dos formas:
1. Pinchando en “F6 Imprimir” nos imprimirá un listado del rack del día en curso,
dónde nos mostrará la información de la pantalla en papel o bien
2. Pinchando en “F9 Pantalla” nos imprimirá una captura de la ventana del rack
que tenemos en pantalla.
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Rack de habitaciones listado
Esta opción nos permite consultar la ocupación del establecimiento pero a
diferencia de la opción anterior nos muestra un listado más resumido de las
habitaciones.
Aquí no podremos elegir la planta o el tipo de habitación a mostrar, si no que se
nos mostrará todas las habitaciones informándonos por columnas de:
1. Número de habitación
2. Fecha de entrada y salida.
3. Número de adultos y niños
4. Nombre del cliente
5. El código y el nombre de la agencia.
6. También nos resaltará en rojo aquellas habitaciones bloqueadas informándonos
de la fecha de inicio y fin del mismo.
Desde esta opción podremos tan solo consultar la habitación pinchando en “F7
Consulta” que a diferencia del rack gráfico tan solo nos permite consultar o bien
imprimir dicho listado con el botón “F6 Imprimir”.
Bloqueo de habitaciones
Para bloquear una habitación seguiremos los siguientes pasos:
1. Introducimos el número de habitación a bloquear.
2. Elegimos la fecha de inicio y fin del bloqueo.
3. Si marcamos la opción “NO deducir el bloqueo en disponibilidad” aún
bloqueando la habitación al consultar el booking seguirá como disponible.
4. Introducimos el motivo por el cual bloqueamos la habitación, motivo que saldrá
reflejado en el listado de habitaciones bloqueadas.
5. Pinchamos en el botón “F8 Bloqueo” y la habitación quedará automáticamente
bloqueada.
Modificación bloqueo o desbloqueo de habitaciones
Desde esta opción podemos o bien modificar un bloqueo o bien desbloquear una
habitación, para ello:
1. Introducimos el número de la habitación bloqueada.
2. Pinchamos en el botón de la lupa situado junto al número de habitación que nos
mostrará las fechas en las que esta habitación ha sido bloqueada, una vez
aceptada nos mostrará las fechas de inicio/fin y el motivo por el que fue
bloqueada.
3. Modificar un bloqueo: Modificaremos la fecha de inicio o fin (o ambas) y
pincharemos en el botón “guardar datos”.
4. Desbloquear una habitación: Después de haber elegido las fechas de bloqueo de
la habitación pincharemos en el botón “desbloquear” quedando la habitación
automáticamente desbloqueada.
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Listado de habitaciones bloqueadas
Desde aquí podemos imprimir un listado de las habitaciones bloqueadas
dependiendo del rango de fechas que introduzcamos, para ello:
1. Nada más entrar nos pedirá las fechas de inicio y fin del listado, introducimos
los datos y pinchamos en el botón “F8 Aceptar”.
2. Una vez introducidas las fechas nos mostrará en pantalla las habitaciones
bloqueadas, las fechas y el motivo del bloqueo,
3. Seleccionando una habitación, si pinchamos en el botón “F5 Desbloqueo”
procederemos a desbloquear la habitación seleccionada.
Modificar estado de habitaciones
Si hemos configurado el programa para que al hacer check out pase la habitación
a sucia y no permita hacer check in a habitaciones en tal estado (ver Configuración de
parámetros), desde aquí la Gobernanta podrá modificar el estado de la habitación para
así poder registrarla, para ello:
1. Seleccionar el rango de habitaciones a mostrar:
a. Todas las habitaciones (selección predeterminada si no se elige ninguna),
b. Solo las habitaciones ocupadas,
c. Solo las libres o
d. Solo las bloqueadas
2. Una vez seleccionado el rango de habitaciones a mostrar podemos elegir
entonces que nos muestre (podemos dejar estas opciones sin marcar por lo que
nos mostrará todas las opciones):
a. Aquellas que estén limpias,
b. Las habitaciones sucias
c. O las habitaciones para repaso.
3. Podemos elegir las habitaciones por “Planta” y/o por “tipo de habitación”
seleccionando algún valor dentro del menú desplegable de cada una de ellas, si
lo dejamos en blanco entenderá que son todas las plantas y todos los tipos de
habitación.
4. Una vez con los datos anteriores marcados pincharemos en “F8 Aceptar” y nos
mostrará:
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Modificar estado habitaciones
5. Como se observa en la imagen el programa entonces nos mostrará un listado de
habitaciones coloreadas según su estado, siendo:
a. El rojo para las habitaciones sucias.
b. Verde para las habitaciones limpias
c. Amarillo para las habitaciones que hay que repasar.
6. También nos muestra más información sobre las habitaciones como el tipo de
habitación, número de adultos y niños, fechas de entrada y salida y
observaciones, que según el día en curso corresponderán o bien a observaciones
de llegada, observaciones estancia u observaciones de salida (ver alta reservas y
consulta/modificación habitaciones).
7. Modificar estado habitación: Dentro del listado de habitaciones que nos muestra
el programa hay una columna que nos permitirá el cambio de estado, la columna
“St”; ésta dispone de un botón que tendremos que pinchar para ir cambiando de
estado, según vayamos pinchando pasará de
a. Limpia a sucia,
b. De sucia a repaso y
c. De repaso a limpia
8. En la parte inferior de la pantalla el programa, dependiendo de los parámetros
elegidos para mostrar las habitaciones nos irá informando de las habitaciones
que están libres, las ocupadas y las bloqueadas.
9. Podemos imprimir un listado con el estado de las habitaciones pinchando en el
botón “F6 Imprimir”.
Informe estado habitaciones (Informe Gobernanta)
Este listado mostrará las tareas de limpieza a realizar en cada habitación ocupada
en el hotel, es decir, si necesita cambio de toallas, de sábanas, si la habitación es de
llegada o de salida para así poder repartir el trabajo entre las camareras.
1. En primer lugar elegimos el día que queremos consultar, por defecto estará el
día en curso.
2. Elegimos la camarera a la que vamos a asignar el trabajo; dejando el campo en
blanco suponemos que no queremos elegir una camarera específica.
3. Luego podemos elegir entra varias opciones:
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a. Mostrar Todas las habitaciones.
b. Solo las habitaciones de llegada.
c. Solo las habitaciones de salida.
d. Solo los clientes alojados.
e. E incluir aquellas habitaciones que, aun estando libres, están sucias a la
espera de ser limpiadas.
También tenemos la opción de visualizar las observaciones de habitación y
observaciones de gobernanta que podemos modificar pinchando en el botón de abajo
4. Una vez con los datos seleccionados pinchamos en el botón “F8 Aceptar” y nos
mostrará la siguiente pantalla:
Informe Gobernanta
5. Aquí nos mostrará las habitaciones alojadas en nuestro establecimiento, el tipo
de habitación, el número de adultos y niños, fecha de entrada y salida, la
camarera asignada (tendremos que asignar una camarera a cada habitación en el
menú “asignar camareras”) y a continuación nos mostrará una serie de columnas
que nos informarán (tenemos un resumen en la parte superior derecha de la
ventana):
a. LLE: Marcada esta opción el programa nos informa que la habitación es
de llegada, nos mostrará entonces las observaciones de llegada.
b. TOA: Cambio de toalla.
c. SAB: Cambio de sábanas.
d. LIM: Limpieza/repaso o habitación de cliente, mostrará las
observaciones estancia.
e. SAL: Habitación de salida, nos mostrará las observaciones de salida.
6. Imprimiremos un listado del informe gobernanta con el botón “F6 Imprimir”
La frecuencia para el cambio de toallas, sábanas o limpieza de una habitación lo
configuramos cuando damos de alta a una agencia (ver Archivos Agencias y dentro
de esta opción pestaña otros), por lo tanto al hacer la reserva el programa
automáticamente aplica este intervalo de días, pero en caso de querer cambiar esta
frecuencia de días para el cambio de toallas, sábanas o limpieza lo podremos hacer
desde Consulta de habitaciones Pestaña “F6 Datos estadísticos”, allí disponemos de
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los campos “toalla”, “sábanas” y “limpieza” dónde podremos cambiar cada cuántos días
se realizarán dichas tareas.
Asignar camareras
Al dar de alta las camareras (menú ArchivosOtrosCamareras de pisos) le
asignamos una planta como predeterminada, desde aquí le asignaremos habitaciones
independientemente de la planta en la que se encuentre, para ello:
1. Iremos moviéndonos con los cursores de dirección hasta llegar a la habitación
deseada.
2. Una vez en la columna “Cód” introduciremos el código que le asignamos a la
camarera al darla de alta o bien pulsamos la tecla “+” para desplegar la ventana
que nos mostrará el listado de camareras.
3. Una vez seleccionada quedará automáticamente grabado.
4. Podemos imprimir un listado de las habitaciones y camareras asignadas
pinchando en el botón “F6 Imprimir”.
Una vez que hemos asignado una camarera a cada habitación al ir a “Informe
estado habitaciones” podemos imprimir un listado detallado de las habitaciones por
camarera o bien emitir un listado de todas las camareras dejando el campo camarera en
blanco.
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DIRECCIÓN
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Informes
Informe de producción
Mediante esta opción podremos imprimir los informes de producción que se
emiten al hacer la auditoria
(resumen de producción por
departamentos y resumen
estadístico de ocupación). Para
ello en la ventana que nos
muestra el programa intro-
duciremos el día del que
queramos emitir los listados y
tenemos la opción de incluir
presupuesto.
Facturación por agencias
Aquí podremos consultar la facturación de una o varias agencias para un rango
de fechas determinadas, para ello:
1. Introducimos el código o los códigos de las agencias que queramos consultar.
2. Dentro del campo segmento introduciremos (si así lo queremos) el segmento de
agencias que queremos que se muestre de aquellas entre el rango anterior
introducido.
3. Justo después introduciremos el rango de fechas que queremos consultar,
introduciendo los datos en los campos “desde día” – “hasta día”.
4. Seleccionaremos ahora la forma que queremos que aparezca ordenado el listado,
bien por código de agencia, por nombre de ésta o bien por facturación (de más a
menos).
5. Una vez los datos en pantalla el programa nos mostrará:
Aquí vemos que hemos ordenado el listado por facturación, esta ventana nos
muestra la base del importe total, el total del IVA aplicado a ésta cantidad y el total con
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IVA incluido. El último campo nos indicará el tanto por ciento que corresponde de la
facturación de la agencia al total del listado emitido.
Previsión de ocupación
Con esta opción podremos consultar la previsión de ocupación estimada para
unas fechas seleccionadas y las agencias consultadas, para ello:
1. Introducimos el rango de fechas que queremos consultar (máximo 31 días).
2. Justo después introducimos el rango de agencias que queremos consultar y si
queremos acotar esta búsqueda por el segmento de la agencia.
3. La siguiente opción nos mostrará, según marquemos, solo aquellas agencias que
tengan movimientos (reservas) o todas las agencias.
4. Justo después elegimos el orden del listado alfabético o numérico.
5. El programa nos mostrará ordenado por agencia y día por día la previsión de
ocupación de estas y la disponibilidad sobre cupos de estas agencias.
Reservas a un día
Ver página 54.
Booking de reservas
Ver página 63.
Previsión de servicios
Ver página 65.
Ocupación / previsión anual
Esta opción nos muestra la ocupación y la previsión de estancias y room nights
anuales dividida por meses y columnas.
Para elegir el año que queremos consultar al entrar en esta opción, en la parte
inferior izquierda tenemos un campo que nos permitirá introducir el año de consulta:
1. Por cada mes nos mostrará:
a. Las estancias del mes. Número de personas que se alojan en nuestro
establecimiento.
b. Las “room nights” del mes. Número de noches que pasan estas personas
en nuestro establecimiento.
c. En caso de meses futuros nos mostrará la previsión de estancias y room
nights.
Promedios mensuales por tipos en €
Esta opción nos mostrará para el año seleccionado (al entrar en esta opción nos
pedirá el año que queremos consultar) el promedio de producción en euros por tipo de
habitación.
También podremos acotar el informe seleccionando un tipo de segmento así
como una agencia determinada.
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Estadística de ocupación anual
Esta opción nos mostrará el tanto por ciento de ocupación para los meses y los
días del año detallado. Al entrar en esta opción en la parte inferior derecha de la ventana
disponemos de un campo dónde elegir el año a consultar, una vez aceptado nos mostrará
en columnas los meses del año y en filas los días del mes y nos mostrará qué tanto por
cierto de ocupación ha habido para estos días, mostrándonos como lo especifica en la
leyenda de dicha ventana en color rojo aquella ocupación superior a un 75% y en celeste
la ocupación menor al 25%.
Comparativos
Comparativo de producción mensual
Dentro de esta opción podremos consultar la ocupación real mensual de dos años
distintos comparándolos entre sí. Al entrar en esta opción el programa nos permitirá
acotar la búsqueda por segmentación de las agencias (dejando el campo en blanco son
todos los segmentos de agencia) y posteriormente nos pedirá qué año queremos
comparar con otro. Una vez aceptado nos mostrará en filas los meses del año y en
columnas las estancias y room nights de los dos años que queramos comparar.
En la parte inferior derecha de la ventana disponemos de un menú dónde elegir
qué tipo de comparativa queremos que nos muestre el programa de manera gráfica
(pinchando en el botón F9-
Gráfico):
Estancias.
Room nights.
La diferencia en % de las estancias, o
La diferencia en % de las room nights.
Comparativo de producción mensual acumulada
Esta opción nos mostrará dividido en meses la producción acumulada por
servicio para el año seleccionado. Al entrar en esta opción el programa nos pedirá que
año queremos consultar mostrándonos la producción mensual por meses / servicio.
Comparativo de producción a un mes
Al igual que la opción anterior, esta nos mostrará la producción de los servicios
del establecimiento pero esta vez nos permitirá elegir el mes y el año a consultar, por lo
tanto debemos:
1. Elegir el mes que queramos consultar.
2. Elegir qué año queremos comparar con el actual.
3. Marcamos si queremos que el resultado nos lo muestre desglosado por
departamentos.
Una vez aceptado el programa nos mostrará la producción de los servicios en el
mes actual, el % de ese servicio sobre la producción total y la producción y el % del
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servicio en el año y mes solicitado así como el % de variación que hay entre la
producción actual y la del mes / año solicitado.
Comparativo de producción a un día
Opción que nos permitirá comparar la producción de los servicios del hotel a un
día determinado. Para ello al entrar en dicha opción el programa nos pedirá que
introduzcamos el día a consultar, una vez aceptado nos mostrará:
La producción del día de trabajo para todos los servicios.
La producción para el día anterior de todos los servicios.
La producción para el día del año anterior de todos los servicios.
La variación porcentual existente entre la producción actual y la solicitada.
Comparativo de facturación agencias
Esta opción nos permite comparar la facturación producida por las agencias con
las que trabajemos en dos años que nosotros elijamos, para ello, al entrar en esta opción
el programa nos permitirá:
1. Elegir el segmento de agencias que queremos comparar (como siempre, dejando
el campo en blanco mostrará todos los segmentos de agencias).
2. Introducir los años que queremos comparar en los campos “año”.
3. Marcar la opción “ocultar sin movimiento” si queremos que el programa tan
solo muestre aquellas agencias que han tenido producción.
Una vez introducidos todos los campos el programa nos mostrará dividido por
agencias y campos la facturación producida de cada una de ellas, el número de
habitaciones, adultos y niños y el tanto por ciento de diferencia entre el año que
consultamos con el que comparamos.
Producción
Producción por agencias
Desde esta opción podremos consultar la producción efectuada por un rango de
agencias en unas determinadas fechas, para ello:
1. Rellenamos los campos “agencia” si queremos que nos muestre un rango de
agencias, dejándolo en blanco mostrará todas las agencias.
2. Segmento: Podemos elegir, bien del rango de agencias anteriormente
seleccionado o de todas las agencias aquellas que pertenezcan al segmento que
aquí elijamos.
3. Introducimos las fechas que queremos consultar “desde” – “hasta”.
4. Elegimos el orden del listado:
a. Por código de agencia.
b. Por Nombre de agencia
c. U ordenar el listado por mayor producción a menor.
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Una vez en pantalla nos mostrará todas aquellas agencias que coincidan con los
campos seleccionados, mostrándonos el total de la producción de todas estas en la parte
inferior del listado y al lado de la producción de cada una de las agencias el tanto por
cierto sobre la producción que le corresponde a cada una de ellas, así como el número
de habitaciones, adultos y niños que ha producido para esas fechas las agencias en
pantalla.
Producción por habitación
Esta opción nos permitirá consultar el importe de la producción efectuada por
habitación pudiendo seleccionar:
1. Tipo de habitación: Aquí seleccionaremos (si no queremos consultar todos los
tipos de habitación) de qué tipo de habitación queremos consultar la producción.
2. El rango de fechas de la consulta, “desde” – “hasta”.
3. Dpto. Pensión: Podemos seleccionar de los departamentos que tenemos dados de
alta en nuestro establecimiento qué cantidad ha producido cada habitación, esta
cantidad se mostrará en la columna “pensión” de nuestro listado.
4. Elegimos el orden del listado:
a. Por número de habitación.
b. Por producción
c. Por porcentaje de producción.
d. Por alojamiento.
e. Por pensión (lo que hemos explicado en el punto número 3)
f. Por extras.
Producción por nacionalidades
Desde esta opción nos mostrará el importe de la producción efectuada por un
rango de fechas seleccionado separado por la nacionalidad de nuestros clientes. Para
ello introduciremos el rango de fechas que queramos consultar y pinchamos en “F8
Aceptar”, el programa automáticamente nos mostrará todas aquellas nacionalidades que
hayan tenido producción para las fechas seleccionadas y el tanto por ciento de su
producción que corresponda al total de la producción mostrada.
Producción por segmento
Esta opción nos mostrará la producción efectuada por las agencias en un rango
de fechas pero según su segmentación, para ello al entrar en esta opción
seleccionaremos el segmento que queramos consultar y el rango de fechas que
queramos consultar.
Producción acumulada por meses
Esta opción nos muestra la producción de cada uno de los servicios del
establecimiento separado en meses, para ello nada más entrar en esta opción elegimos el
año que queremos consultar, tras aceptar nos mostrará la producción.
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Producción por régimen
Desde aquí consultaremos la producción realizada en un rango de fechas que
tendremos que introducir al entrar en esta opción de los distintos tipos de régimen de
estancia que dimos de alta al configurar el programa.
Producción diaria por mes
Esta opción nos mostrará la producción efectuada durante un mes en concreto en
cada uno de sus días para un año seleccionado, para ello al entrar en esta opción
elegiremos el mes y el año a consultar y el programa nos mostrará la producción día a
día para el mes y el año seleccionado de los servicios de nuestro establecimiento.
Estadística
Todas las opciones de esté menú, salvo las dos últimas que las explicaremos a
continuación se explicaron en el menú “Gestión Estadística”, ver página 69.
Estancias por canal de origen
Una de las opciones que tenemos al dar de alta una reserva es especificar el
“canal de origen” que sería el medio por el cual nos ha llegado la reserva a nuestro
establecimiento, por lo tanto desde esta opción podremos ver cuántas reservas han
entrado por uno u otro canal de origen y su tanto por ciento sobre el total de estancias en
nuestro establecimiento, podemos ordenar el listado o bien por código del canal de
origen o bien por el número de estancias.
Estancias por tipo de régimen
Esta opción del programa nos mostrará, ordenado por agencias, las estancias por
tipo de régimen de estancia que hayamos dado de alta al configurar el programa, así
pues al entrar en esta opción el programa nos permitirá:
1. Elegir la agencia a consultar (campo en blanco, todas las agencias)
2. Elegir el rango de fechas que queremos consultar.
Una vez con estos datos completados y tras aceptar el programa nos mostrará la
agencia o agencias en filas y en columnas el número estancias por adultos, niños y
habitaciones y dentro de cada agencia nos desglosará las estancias por régimen de
estancia.
Presupuesto
Presupuesto de ingresos
Cuando damos de alta los distintos servicios del hotel tenemos la posibilidad de
crear una previsión de los ingresos que puede tener ese servicio, ver página 9.
Una vez creados los presupuestos para los servicios de nuestro establecimiento
(bien todos o alguno de ellos) desde esta opción podremos consultar los presupuestos de
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ingresos de todos los servicios, para ello al entrar en esta opción elegiremos el año a
consultar, mostrándonos a continuación el programa separado por meses el presupuesto
de ingresos de cada uno de los servicios que anteriormente dimos de alta.
Comparativa presupuestaria a un mes
Desde esta opción podemos comparar el presupuesto que hemos dado de alta
para los servicios con la producción real de dicho servicio, para ello tendremos que
elegir el mes y el año a consultar, el programa nos mostrará, dividido en columnas el
presupuesto que se dio de alta a cada servicio y a su lado la producción real, la última
columna nos mostrará la variación porcentual de lo presupuestado con lo producido.