MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Proceso Gestión Financiera
Procedimiento: Programación Anual Mensual de Caja - PAC
Código: GF-PCPAMC-06 Versión: 02
Fecha: 30/11/2012 Página: 1 de 15
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción de la modificación 01 23/09/2011 Inicial
02 30/11/2012
Se actualiza el recuadro de autorización, se complementa el objetivo, se ajusta el alcance, se modifica productos, se ajustan definiciones, se ajustan los responsables y las responsabilidades, se ajustan los lineamientos, en el numeral 9 descripción del procedimiento se ajusta la redacción, se modifica el flujograma.
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AUTORIZACION
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1. OBJETIVO Describir las actividades que se requieren para consolidar, hacer seguimiento y controlar el cumplimiento de la programación y ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC, de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos. 2. ALCANCE Inicia con el cargue de la información del PAC aprobado para la vigencia, en los aplicativos SISPAC de la Secretaria Distrital de Hacienda y en el aplicativo interno PAC de SICAPITAL y finaliza con el envío del Informe SHD – Programación VS Ejecución Mensual a los gerentes de proyecto. 3. INSUMOS
• Apropiaciones presupuestales iníciales (IS) • Correo electrónico con programación mensual por rubro presupuestal (IS) • Información de los compromisos contractuales (IS) • Reporte de Programa Anual Mensualizado de Caja – Pac (IP)
4. PRODUCTOS
• Programación Consolidada en SISPAC (IP) y en el aplicativo interno de PAC (IS)
• Programa Anual mensualizado de Caja, Ingresos- Ingresos por transferencias de la dirección distrital de Tesorería (IS)
• Programa Anual de Caja Ejecutado (IS) 5. NORMATIVIDAD Ver normograma
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6. DEFINICIONES Cuentas Por Pagar: Son las obligaciones que se constituyen a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal para amparar compromisos derivados de la entrega a satisfacción de los bienes y servicios y anticipos a contratos. Pac No Ejecutado: Corresponde a los recursos programados en el PAC de la vigencia que no se ejecutan en un mes específico en el cual estaban autorizados y no son reprogramados en las fechas máximas establecidas por la Dirección Distrital de Tesorería. Programa Anual Mensualizado De Caja - Pac: El Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC, es un instrumento financiero de programación, seguimiento y control de tesorería, mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir los compromisos de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital (Decreto 714/96). Reservas Presupuestales: Son las obligaciones y compromisos adquiridas por las entidades Distritales y que a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal no se han podido cumplir, esto es, por ejemplo que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado pero están legalmente contraídas y desarrollan el objeto de la apropiación. Rezago: Son los recursos que la misma entidad considera no pagará dentro de la vigencia y su pago se traslada para la vigencia siguiente SISPAC: Sistema de Administración de PAC, es el que permite a las entidades distritales mediante un software específico, programar, proyectar, reprogramar y evaluar la ejecución del PAC, partiendo de las apropiaciones iníciales, de tal manera que sea posible aumentar, trasladar, disminuir, aplazar o cancelar las cuantías programadas, por la misma entidad. A su vez permite a la Dirección Distrital de Tesorería hacer seguimiento y evaluación de la programación y ejecución consolidada y por entidades del PAC. Transferencias: Son recursos de un Presupuesto que percibe otro Presupuesto por mandato legal, para el primero es un gasto y para el segundo es un ingreso.
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Vigencia Actual: Corresponde al valor máximo asignado de PAC a las entidades con cargo a las apropiaciones discriminadas en el Decreto de liquidación del Presupuesto para el año fiscal vigente. 7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Subdirector(a) Administrativo(a)
• Establece y comunica los lineamientos internos sobre la programación y ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC
Profesional Especializado Tesorería
• Ejecuta las directrices dadas para el buen funcionamiento del área y el cumplimiento de las normas establecidas
Profesional Universitario
• Ejecuta las directrices dadas para la buena gestión en la consolidación seguimiento y control del Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC y el cumplimiento de las normas establecidas
8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN • Los planificadores deben diligenciar el archivo de programación de PAC y
enviarlo a tesorería. (El programador debe verificar que el contratista realice los aportes a seguridad social).
• Se deben realizar las reprogramaciones del PAC, en las fechas establecidas por la Dirección Distrital de Tesorería y antes de las 3.30 pm, para que se tenga el tiempo necesario para la aprobación de documentos y el ajuste en el PAC Interno.
• Los parafiscales del mes se deben programar en el mes que se van a pagar.
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• Se podrá tramitar solicitudes de pago que no fueron programadas en el PAC,
si el ultimo día de recepción de solicitudes de pago existe PAC sin ejecutar, en los rubros presupuestales correspondientes, previa revisión y autorización del caso
• Una vez aprobado por la Dirección Distrital de Tesorería el PAC del mes, éste
no podrá ser modificado en su valor total, salvo con solicitud escrita firmada por el Representante Legal y debidamente justificada, dirigida al Jefe de Planeación Financiera de la Dirección Distrital de Tesorería.
• Se podrán hacer compensaciones verticales de PAC, las cuales se deben
realizar únicamente entre rubros de inversión o entre rubros de funcionamiento, no se pueden mesclar los diferentes conceptos; para el rubro presupuestal de Pasivos Exigibles es necesario solicitar autorización para efectuar cualquier movimiento a la Dirección Distrital de Tesorería.
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9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. Actividad Descripción de la actividad Área
Responsable Cargo
responsable Registros
Punto de Control
1 Cargar el PAC
INICIAL en el SIS PAC y PAC Interno
Se realiza el cargue en los aplicativos SISPAC Y PAC de la información correspondiente al PAC inicial una vez es remitida por parte de la Oficina Asesora de Planeación de la UAESP
Subdirección Administrativ
a y Financiera-Tesorería
Profesional
Informe
Verificar la información del aplicativo
2 Actualizar los Compromisos
Se actualiza la matriz de compromisos adicionándole en el rubro presupuestal correspondiente la información de los compromisos contractuales adquiridos por la Entidad hasta la fecha, se envía por medio de correo electrónico a los planificadores para que realicen la respectiva programación del mes
Subdirección Administrativ
a y Financiera -Tesorería
Profesional
Matriz de Programación y Ejecución de PAC
3
Realizar la Programación por
parte de los Planificadores
Los planificadores de cada área reciben la matriz y consolidan la información, programando el mes de acuerdo con los soportes de pago de aportes respectivos. y de acuerdo con lo establecido en el contrato
Todas las Dependencia
s Subdirectores
Matriz de Programación y Ejecución de PAC
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No. Actividad Descripción de la actividad Área
Responsable Cargo
responsable Registros
Punto de Control
4 Enviar la
programación consolidada
Se envía por parte de los planificadores de cada proyecto de inversión y el planificador de gastos de funcionamiento, por correo electrónico la matriz con la programación del mes debidamente totalizada. Cada Gerente de proyecto envía la respectiva programación de PAC al área de Tesorería
Todas las Subdireccion
es
Planificadores de PAC
Matriz de Programación y Ejecución de PAC
Verificar la información recibida
5 Consolidar la Información
Se consolida la información en la matriz de PAC incluyendo valor a programar por compromiso y el rubro presupuestal a Afectar correspondiente para realizar las reprogramaciones en el SISPAC y en el PAC Interno
Subdirección Administrativ
a y Financiera -Tesorería
Profesional
Matriz de Programación y Ejecución de PAC
6
Realizar Reprogramaciones
en aplicativos SISPAC y PAC
Se realizan las reprogramaciones a las que haya lugar manteniendo las directrices de la Dirección Distrital de Tesorería en el SISPAC y en el PAC Al SISPAC se accede por medio de la extranet de la Secretaria de Hacienda Distrital, y al PAC por medio de la Intranet de la Unidad a SICAPITAL.
Subdirección Administrativ
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Profesional
Informe Programa Anual Mensualizado
de Caja PAC- Programacion
Detallado por Rubros y Entidad
Revisar el total pac del Mes y por rubro preupuestal
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No. Actividad Descripción de la actividad Área
Responsable Cargo
responsable Registros
Punto de Control
7
Solicitar la aprobación de documentos de
reprogramación de PAC
Se solicita la aprobación a la DDT de los documentos de reprogramación para el caso del SISPAC, y para el aplicativo interno de PAC el tesorero (a), aprueba los documentos realizados en él aplicativo y se ejecuta otra revisión de la información para constatar que se programaron los recursos necesarios.
Subdirección Administrativ
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Profesional
Informe Programa Anual Mensualizado
de Caja PAC- Programación
Detallado por Rubros y Entidad
8 Revisar el Pac de solicitudes de pago
Desde el primer día hábil de cada mes hasta la fecha estipulada por la Direccion Corporativa y de Control Interno Disciplinario para la respectiva vigencia, se reciben las solicitudes de pago de contratistas y proveedores por parte del área de contabilidad; como informado en el Sistema de Gestión Documental llega a la Tesorería, donde se revisa en la matriz de programación y ejecución de PAC que se hayan programado los recursos y se realiza una observación indicado que la solicitud de pago fue o no programada.
Subdirección Administrativ
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Profesional
Matriz de Programación y Ejecución de PAC
Revisar el Pac de solicitudes de pago
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No. Actividad Descripción de la actividad Área
Responsable Cargo
responsable Registros
Punto de Control
9
Enviar al Área de Archivo de Gestión de Contratación las solicitudes de pago
tramitadas
Se reciben por medio del Sistema de Gestión Documental y de parte del Área de Contabilidad las solicitudes de pago tramitadas y con la orden de pago respectiva, cuando la solicitud es pagada por la Tesorería, se reasignan al Área de Archivo de Gestión de Contratación.
Subdirección Administrativ
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Profesional
No. de Radicado emitido por el Sistema de Gestión Documental
10 Actualizar la Matriz de pagos
Al final del mes se alimenta la matriz de programación de pago con lo ejecutado, se realiza el cuadre respectivo con la información registrada por la ejecución presupuestal de la Unidad y está se envía por medio de correo electrónico a los planificadores para su información y fines pertinentes
Subdirección Administrativ
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Profesional
Matriz de Programación y Ejecución de PAC
11
Enviar Informe SHD – Programación VS
Ejecución a Directores de Área
Se envía a los Gerentes de proyecto y a los planificadores un informe generado por el SISPAC en donde se puede visualizar la programación vs ejecución del mes para que se tomen las medidas correctivas en cada área.
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Profesional
Informe de programación vs ejecución por rubro-fuente y por entidad
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No. Actividad Descripción de la actividad Área
Responsable Cargo
responsable Registros
Punto de Control
12
Generación de Informe de Ingresos y Egresos para entes de control
Se accede al aplicativo de la SHD y se genera el informe de anexo 5 el cual se extrae y la información se ajusta al formato de la entidad Programa Anual mensualizado de Caja, Ingresos- Ingresos por transferencias de la dirección distrital de Tesorería GF-PCPAMC-FM-01, y el Programa anual de caja-ejecutado GF-PCPAMC-FM-02
Subdirección Administrativ
a y Financiera -Tesorería
Profesional
Informe de Programa Anual mensualizado de Caja, Ingresos- Ingresos por transferencias de la dirección distrital de Tesorería GF-PCPAMC-FM-01 Programa anual de caja-ejecutado GF-PCPAMC-FM-02
Revisar y verificar la información por medio de cruce interno de información
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10. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Subdirección Administrativa y Financiera-Tesorería
Todas las Depedencias
Profesional Subdirectores
Todas las Subdirecciones
Planificadores de PAC
Inicio
1
Cargar el PAC INICIAL en el SIS PAC y PAC Interno
Informe
Realizar la Programación por parte de los Planificadores
4
Enviar la programación consolidada
Consolidar la Información
Matriz de Programación y Ejecución de PAC
Actualizar los Compromisos
Matriz de Programación y Ejecución de PAC
5
2
3
Matriz de Programación y Ejecución de PAC
Matriz de Programación y Ejecución de PAC
P/2
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Procedimiento: Programación Anual Mensual de Caja - PAC
Código: GF-PCPAMC-06 Versión: 02
Fecha: 30/11/2012 Página: 13 de 15
Profesional Subdirectores de Área Planificadores de PAC
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Subdirección Administrativa y Financiera-Tesorería
Todas las Depedencias Todas las Subdirecciones
P/2
Realizar Reprogramaciones en
aplicativos SISPAC y PAC
Informe Programa Anual Mensualizado de Caja PAC-Programacion Detallado por
Rubros y Entidad
6
Solicitar la aprobación de documentos de
reprogramación de PAC
7
Informe Programa Anual Mensualizado de Caja PAC-Programacion Detallado por
Rubros y Entidad
Revisar el Pac de solicitudes de pago
8
Matriz de Programación y Ejecución de PAC
P/3
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Procedimiento: Programación Anual Mensual de Caja - PAC
Código: GF-PCPAMC-06 Versión: 02
Fecha: 30/11/2012 Página: 14 de 15
Profesional Subdirectores de Área Planificadores de PAC
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Subdirección Administrativa y Financiera-Tesorería
Todas las Depedencias Todas las Subdirecciones
Fin
Enviar Informe SHD –Programación VS
Ejecución a Directores de Área
Informe de programación vs ejecución por rubro-fuente y
por entidad
P/3
Enviar al Área de Archivo de Gestión de
Contratación las solicitudes de pago
tramitadas
9
No. de Radicado emitido por el Sistema de Gestión
Documental
Actualizar la Matriz de pagos
10
Generación de Informe de Ingresos y Egresos para entes de control
11
Matriz de Programación y Ejecución de PAC
12
Informe de Programa Anual mensualizado de Caja, Ingresos- Ingresos por transferencias de la dirección distrital de Tesorería GF-PCPAMC-FM-01
Programa anual de caja-ejecutado GF-PCPAMC-FM-02
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Código: GF-PCPAMC-06 Versión: 02
Fecha: 30/11/2012 Página: 15 de 15
11. ANEXOS GF-PCPAMC-FM-01 Programa Anual mensualizado de Caja, Ingresos- Ingresos por transferencias de la dirección distrital de Tesorería GF-PCPAMC-FM-02 Programa anual de caja-ejecutado