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ORGANO INTERNO DE CONTROL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
MAYO 2007
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Registro Agrario Nacional
ORGANO INTERNO DE
CONTROL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
Con fundamento a lo dispuesto por el Artículo 17 y 19 de la Ley
Orgánica de la Administración Pública Federal; 14 y 17 fracción III
del Reglamento Interior de este Órgano Administrativo
Desconcentrado, he tenido a bien expedir el:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
México, D.F., a 3 de mayo de 2007.- El Director en Jefe del Registro Agrario Nacional, Ing. Armando Rangel Hernández.- Rúbrica.
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ÍNDICE
PÁGINA
I.- PRESENTACIÓN 4
II.- MARCO LEGAL 6
III.- OBJETIVO GENERAL 10
IV.- PROCEDIMIENTOS (OBJETIVO, POLÍTICAS Y FLUJOGRAMA) 12
1.- PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT) 13
2.- EJECUCIÓN DE AUDITORIAS 28
3.- EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS 52
4.- CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
71
5.- INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD
88
6.- EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL 99
7.- CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, DETERMINADAS EN REVISIONES DE CONTROL
113
8.- SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP) 128
9.- ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES 138
10.- ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD
148
11.- ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES 159
V.- GLOSARIO DE TÉRMINOS Y SIGLAS 173
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I. PRESENTACIÓN
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PRESENTACIÓN El Manual de Procedimientos ha sido elaborado por el Órgano Interno de Control en el Registro Agrario Nacional con la finalidad de dar cumplimiento al artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y 18 fracción VI del Reglamento Interior del Registro Agrario Nacional; proporcionar a los servidores públicos adscritos a las distintas áreas que la integran, un instrumento formal que les permita conocer las políticas de operación y los procedimientos que describen las operaciones generales que deben ser realizadas por el personal adscrito a este Órgano Interno de Control. Por otra parte, es un instrumento de apoyo a la supervisión y verificación de las actividades realizadas por esta Unidad. “Por lo anterior, es importante señalar que es responsabilidad de los Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evalución y Apoyo al Buen Gobierno, así como al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, que conforman al Órgano Interno de Control, difundir el presente Manual a todo el personal adscrito a su Área”.
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II. MARCO LEGAL
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MARCO LEGAL CONSTITUCIÓN Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 5-II-1917 Ultima Reforma D.O.F. 12-II-2007 LEYES Ley Orgánica de la Administración Pública Federal D.O.F. 29-XII-1976 Última Reforma D.O.F. 02-VI-2006 Ley de Planeación D.O.F. 05-I-1983 Última Reforma D.O.F. 13-VI-2003 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria D.O.F. 30-III-2006 Última Reforma D.O.F. 27-XII-2006 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público DOF 04-I-2000 Última Reforma D.O.F. 20-II-2007 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas DOF 04-I-2000 Última Reforma D.O.F. 07-VII-2005 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos D.O.F. 13-III-2002 Última Reforma D.O.F. 21-VIII-2006 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental D.O.F. 11-VI-2002 Última Reforma D.O.F. 06-VI-2006 Ley Federal de Procedimiento Administrativo D.O.F. 4-VIII-1994 Última Reforma D.O.F. 30-V-2000 Ley Federal de Procedimiento Contencioso Administrativo D.O.F. 01-XII-2005 Última Reforma D.O.F. 27-XII-2006 Ley de Amparo, Reglamentaria de los Artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 10-I-1936 Última Reforma D.O.F. 24-IV-2006 Ley Agraria D.O.F. 26-II-1992 Última Reforma D.O.F. 9-VII-1993 Ley Federal de Derechos D.O.F. 31-XII-1981 Última Reforma D.O.F. 21-XII-2005 27-XII-2006
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CÓDIGOS Código Civil Federal D.O.F. 26-V-1928 Última Reforma D.O.F. 13-XII-2004 Código Federal de Procedimientos Civiles D.O.F. 24-II-1943 Última Reforma D.O.F. 13-VI-2003 Código Federal de Procedimientos Penales D.O.F. 30-VIII-1934 Última Reforma D.O.F. 27-III-2007 Código Fiscal de la Federación D.O.F. 31-XII-1981 Última Reforma D.O.F. 27-XII-2006 Cantidades actualizadas 30-I-2007 REGLAMENTOS Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria D.O.F. 28-VI-2006 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público DOF 20-VIII-2001 Última Reforma D.O.F. 30-XI-2006 Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas DOF 20-VIII-2001 Última Reforma D.O.F. 29-XI-2006 Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental D.O.F. 11-VI-2003 Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública D.O.F. 27-V-2005 Última Reforma D.O.F. 21-VI-2005 Reglamento Interior del Registro Agrario Nacional D.O.F. 9-IV-1997 Reglamento Interior de la Secretaría de la Reforma Agraria D.O.F. 11-VII-1995 Última Reforma D.O.F. 30-III-1998 Reglamento de la Ley Agraria en materia de Certificación de Derechos Ejidales y Titulación de Solares D.O.F. 6-I-1993 Reglamento de la Ley Agraria en Materia de Ordenamiento de la Propiedad Rural D.O.F. 4-I-1996 Aclaración D.O.F. 11-I-1996 Reglamento del Código Fiscal de la Federación D.O.F. 29-II-1984 Última Reforma D.O.F. 21-V-2002
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DECRETOS Decreto que Establece las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal D.O.F. 04-XII-2006 MANUALES Manual de Organización General de la Secretaría de la Función Pública D.O.F. 10-V-2006 Manual de Organización General de la Secretaría de la Reforma Agraria D.O.F. 15-I-1999 Manual de Organización General del Registro Agrario Nacional D.O.F. 25-II-2000 ACUERDOS Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el Ámbito de la Administración Pública Federal. D.O.F. 27-IX-2006
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III. OBJETIVO GENERAL
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OBJETIVO GENERAL Servir de instrumento que norme y estandarice el trabajo que ejecuta el personal asignado al Órgano Interno de Control, para la verificación y evaluación cualitativa y cuantitativa de los programas, proyectos, operaciones y actividades que ejecuta el Registro Agrario Nacional en la consecución de sus objetivos.
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IV. PROCEDIMIENTOS (OBJETIVO, POLÍTICAS Y FLUJOGRAMA)
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1.- PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
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OBJETIVO Presentar de una manera clara, precisa y gráfica las acciones que orienten a cualquier usuario sobre los aspectos generales que deberán de observarse para la elaboración del Programa Anual de Trabajo del Órgano Interno de Control con apego a la normatividad aplicable.
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POLÍTICAS • Estricto apego a los Lineamientos Generales para la Planeación, Elaboración y
Presentación del Programa Anual de Trabajo de los Órganos Internos de Control dados a conocer por la Secretaría de la Función Pública mediante el Diario Oficial de la Federación y su portal pat-sip.web.
• Supervisar que los informes elaborados (versión detallada, resumen y presentación
ejecutiva) se expresen en los plazos establecidos en la normatividad y en concordancia con los lineamientos diseñados para el efecto.
• El Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control,
Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y el Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, así como sus Subdirecciones responsables de elaborar los informes y reportes, deberán ejercer una adecuada supervisión para dar cumplimiento a los objetivos.
• El presente procedimiento es de observancia para las subdirecciones responsables de la
programación de los trabajos de auditoría (Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales y a Delegaciones) y sus respectivos Departamentos responsables (de Auditoría Integral y Específica y de Auditoría a Delegaciones Zona I y II y III y IV); de la Subdirección responsable de la programación de las revisiones de control (de Evaluación, Control y Seguimiento) y de sus respectivos Departamentos responsables (de Control y evaluación y de Desarrollo Administrativo); así como de las áreas que programen participaciones en reuniones de comités.
• Establecer en tiempo y forma la coordinación entre las áreas que integran el Órgano
Interno de Control a efecto de que se proporcionen los elementos necesarios para la conformación del Programa Anual de Trabajo.
• Auxiliarse de los medios electrónicos para el envío ante la Secretaría de la Función
Pública. • Verificar que el sistema informático diseñado por la Unidad de Control y Evaluación de la
Gestión Pública de la Secretaría de la Función Pública para la elaboración del Programa Anual de Trabajo (PAT), se encuentre actualizado y operando correctamente.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
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OFICINAS CENTRALES
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PROCEDIMIENTO
PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
1 Instruye a las subdirecciones responsables a dar cumplimiento a los lineamientos para la planeación y formulación del Programa Anual de Trabajo (PAT) a fin de enviarlo mediante el sistema de información de la Secretaría de la Función Pública pat-sip.web en tiempo y forma.
Subdirecciones responsables 2 Recibe lineamientos para la planeación y formulación del PAT e instruye al Departamento responsable para que proceda a elaborar la planeación detallada con base a la investigación previa, la aplicación del modelo de administración de riesgos (MAR) y la generación del mapa de riesgos proclives a corrupción (MRC).
Departamentos responsables 3 Recibe lineamientos para la planeación y formulación del PAT y procede a elaborar la planeación detallada, la aplicación del MAR y el MRC, remite para su visto bueno al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, previa aprobación de la Subdirección responsable.
¿La planeación fue autorizada?
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
4 NO.- Regresa junto con el MAR y el MRC para los ajustes pertinentes. (Regresa a la actividad No.3)
5 SI.- Instruye a las Subdirecciones responsables para que procedan a la elaboración del PAT.
Subdirecciones responsables 6 Formula el PAT conforme a los elementos relevantes determinados en el MAR y proporciona clave de acceso al portal pat-sip.web de la SFP al Departamento responsable para su integración.
Departamentos responsables 7 Recibe clave de acceso al portal pat-sip.web de la SFP y procede a ingresar la información de acuerdo a lo siguiente:
¿El programa es de auditoría?
8 NO.- Utiliza el módulo de control. (Pasa a la actividad No.17)
9 SI.- Utiliza el módulo de auditoría.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
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OFICINAS CENTRALES
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PROCEDIMIENTO
PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento responsable del módulo de auditoría
10 Identifica la auditoría que se incorpora, programa normal o seguimiento, por tipo, clave y número de programación; determina la semana proyectada de inicio, cantidad de semanas que abarcará la auditoría y semanas hombre a emplear.
11 Anota el lugar o el área sujeta a auditoría, justifica el motivo de la revisión, selecciona el periodo sujeto a revisión y la muestra a revisar; así como anota el objetivo de la auditoría y la descripción de las actividades a realizar.
12 Ingresa al sistema el número del contrato referido y el periodo a auditar para los casos excepcionales donde se elija un contrato para Auditoría de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios o de Obra Pública,.
13 Imprime reportes que genera el sistema y turna ejemplares al Subdirector responsable para su visto bueno.
¿Es correcta la Información?
Subdirección responsable del módulo de auditoría
14 NO.- Informa al Departamento responsable para su corrección. (Regresa a la actividad No. 10).
15 SI.- Turna PAT de auditoría en versión detallada y resumen, para su aprobación al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno. (Pasa a la actividad No.23)
Departamento responsable del módulo de control
16 Identifica la revisión de control que se incorpora, programa normal o seguimiento, por tipo, clave y número de programación; determina la semana proyectada de inicio, cantidad de semanas que abarcará la revisión y las semanas hombre a emplear.
17 Anota el lugar o el área sujeta a revisión de control, justifica el motivo de la revisión, selecciona el periodo sujeto a revisión; anota el objetivo de la revisión de control y la descripción de las actividades a revisar, concepto y rubro.
18 Captura el año y número de la revisión de control inmediata del ejercicio anterior, para los casos de una revisión de control de años anteriores relacionada con la programada.
19 Integra reporte de actividades programadas para reuniones de Comités tanto de las áreas de auditoría y control como del área de responsabilidades y quejas.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
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OFICINAS CENTRALES
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PROCEDIMIENTO
PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento responsable del módulo de control
20 Imprime reportes que genera el sistema y turna ejemplares al Subdirector responsable para su visto bueno.
¿Es correcta la Información?
Subdirección responsable del módulo de control
21 NO.- Informa al Departamento responsable para su corrección. (Regresa a la actividad No. 16).
22 SI.- Turna PAT de control en versión detallada y resumen para su aprobación al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
23 Recibe PAT en versión detallada y resumen para su aprobación y solicitud de autorización al Titular del Órgano Interno de Control. ¿El PAT fue autorizado?
Titular del Órgano Interno de Control
24 NO.- Informa al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno las adecuaciones planteadas para su corrección. (Regresa a las actividades No. 14 y 21)
25 SI.- Turna PAT autorizado al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno e instruye para que se consolide la fuerza de trabajo, se elabore la presentación ejecutiva y se remita el PAT del OIC a la SFP.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
26 Recibe PAT autorizado por el Titular del Órgano Interno de Control y procede a integrar la presentación ejecutiva del documento, solicita la consolidación de la fuerza de trabajo a la subdirección responsable del modulo de auditoría.
27 Remite a la Subdirección responsable del módulo de auditoría, junto con el Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, y la Subdirección responsable del módulo de control, reporte de fuerza de trabajo programada, para su control y consolidación.
Subdirección responsable del módulo de auditoría
28 Recibe reporte de fuerza de trabajo programada y autorizada para su control, consolidación e integración al pat-sip.web.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
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OFICINAS CENTRALES
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PROCEDIMIENTO
PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección responsable del Módulo de Auditoría
29 Integra el reporte de fuerza de trabajo destinada a las funciones de atención, trámite y solución de todo tipo de responsabilidades e inconformidades; a actividades de quejas y denuncias; reuniones de comités; de planeación, dirección y supervisión; integración y envío de informes a la SFP y otras instancias; participación en juntas y consejos; actividades administrativas; y las destinadas a capacitación, vacaciones, incapacidades y plazas vacantes del personal asignado al área del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.
30 Consolida el reporte de fuerza de trabajo en actividades de control y de actividades que no reúnen los requisitos de una revisión de control incluyendo las destinadas a reuniones de comités; para la planeación, dirección y supervisión; integración y envío de informes a la SFP y otras instancias; participación en juntas y consejos; actividades administrativas; y las destinadas a capacitación; vacaciones e incapacidades del personal y plazas vacantes.
31 Integra el reporte de fuerza de trabajo en actividades de auditoría y de actividades que no reúnen los requisitos de una auditoría incluyendo las destinadas a reuniones de comités; para la planeación, dirección y supervisión; integración y envío de informes a la SFP y otras instancias; participación en juntas y consejos; actividades administrativas; y las destinadas a capacitación, vacaciones, incapacidades del personal y plazas vacantes.
32 Remite al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno el reporte de la fuerza de trabajo consolidada conforme a lo autorizado por el Titular del OIC.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
33 Recibe reporte de la fuerza de trabajo consolidada, lo integra a la presentación ejecutiva del PAT y solicita visto bueno de la presentación del Titular del Órgano Interno de Control. ¿La presentación fue aprobada?
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PROCEDIMIENTO
PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Órgano Interno de Control
34 NO.- Informa al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno las adecuaciones a efectuar. (Regresa a la actividad No. 33)
35 SI.- Turna presentación al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno e instruye para que se remita a la SFP.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
36 Informa la conclusión de la integración del PAT a la Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública de la SFP, conforme a los tiempos pactados; así mismo, remite presentación ejecutiva, MAR, MRC y Cédula de Evaluación de Riesgos mediante correo electrónico.
Titular del Órgano Interno de Control
37 Recibe PAT definitivo y presentación ejecutiva, espera comunicado de autorización de la Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública de la SFP y fecha de exposición si es el caso.
38 Recibe oficio de contestación de la Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública de la SFP sobre la autorización del Programa Anual de Trabajo.
¿Se autorizó?
39 SI.- Firma y Turna reportes emitidos por el sistema y turna copia del oficio de autorización del PAT al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su control, distribución y cumplimiento.
40 NO.- Informa al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y gira las instrucciones respectivas para corregir las observaciones planteadas por la Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública de la SFP.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
41 Informa a las Subdirecciones responsables del manejo del sistema la no autorización del PAT por parte de la SFP, gira las instrucciones respectivas para corregir las observaciones planteadas y proporciona clave de acceso al sistema pat-sip.web de la SFP para el manejo de la información en el portal.
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PROCEDIMIENTO
PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirecciones responsables 42 Corrigen las observaciones planteadas por la SFP al PAT conforme a las instrucciones vertidas y recibe clave de acceso al sistema de la SFP pat-sip.web para modificar la información capturada en él. (Regresa a la actividad No. 33).
TERMINA PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
SUBDIRECCIONES RESPONSABLES DEPARTAMENTOS RESPONSABLES
1
4
5
2
6
3
7
8
9
INSTRUYE A LAS SUBDIRECCIONES RESPONSABLES A DAR CUMPLIMIENTO A LOS LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT) A FIN DE ENVIARLO MEDIANTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA pat-sip.web EN TIEMPO Y FORMA
RECIBE LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PAT E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA QUE PROCEDA A ELABORAR LA PLANEACIÓN DETALLADA CON BASE A LA INVESTIGACIÓN PREVIA, LA APLICACIÓN DEL MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS (MAR) Y LA GENERACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS PROCLIVES A CORRUPCIÓN (MRC)
RECIBE LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PAT Y PROCEDE A ELABORAR LA PLANEACIÓN DETALLADA, LA APLICACIÓN DEL MAR Y EL MRC, REMITE PARA SU VISTO BUENO AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO, PREVIA APROBACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE
A
INICIA
REGRESA JUNTO CON EL MAR Y EL MRC PARA LOS AJUSTES PERTINENTES (REGRESA A LA ACTIVIDAD No 3)
INSTRUYE A LAS SUBDIRECCIONES RESPONSABLES PARA QUE PROCEDAN A LA ELABORACIÓN DEL PAT
¿LA PLANEACIÓN FUE
AUTORIZADA?
SI NO FORMULA EL PAT CONFORME A LOS ELEMENTOS RELEVANTES DETERMINADOS EN EL MAR Y PROPORCIONA CLAVE DE ACCESO AL PORTAL pat-sip.web DE LA SFP AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA SU INTEGRACIÓN
RECIBE CLAVE DE ACCESO AL PORTAL pat-sip.web DE LA SFP Y PROCEDE A INGRESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO A LO SIGUIENTE:
UTILIZA EL MÓDULO DE CONTROL. (PASA A LA ACTIVIDAD No.16)
¿EL PROGRAMA ES DE
AUDITORÍA?
SI NO
2 UTILIZA EL MÓDULO DE AUDITORÍA
1
1
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ORGANO INTERNO DE CONTROL
REFERENCIA 0416B00 FECHA DE EXPEDICION PAGINA NUMERO
DIA MES AÑO 31 VIII 2000
FECHA DE ACTUALIZACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
3 V 2007
23
DIAGRAMA DE FLUJO
PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
DEPARTAMENTO RESPONSABLE DEL MÓDULO DE AUDITORÍA SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO DE AUDITORÍA
10
11 12 13
14 15
IDENTIFICA LA AUDITORÍA QUE SE INCORPORA, PROGRAMA NORMAL O SEGUIMIENTO, POR TIPO, CLAVE Y NÚMERO DE PROGRAMACIÓN; DETERMINA LA SEMANA PROYECTADA DE INICIO, CANTIDAD DE SEMANAS QUE ABARCARÁ LA AUDITORÍA Y SEMANAS HOMBRE A EMPLEAR
A
C
TURNA PAT DE AUDITORÍA EN VERSIÓN DETALLADA Y RESUMEN, PARA SU APROBACIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO. (PASA A LA ACTIVIDAD No.23)
¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN?
SI NO
INFORMA AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 10)
ANOTA EL LUGAR O EL ÁREA SUJETA A AUDITORÍA, JUSTIFICA EL MOTIVO DE LA REVISIÓN, SELECCIONA EL PERIODO SUJETO A REVISIÓN Y LA MUESTRA A REVISAR; ASÍ COMO ANOTA EL OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR
INGRESA AL SISTEMA EL NÚMERO DEL CONTRATO REFERIDO Y EL PERIODO A AUDITAR, PARA LOS CASOS EXCEPCIONALES DONDE SE ELIJA UN CONTRATO PARA AUDITORÍA DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS O DE OBRA PÚBLICA
IMPRIME REPORTES QUE GENERA EL SISTEMA Y TURNA EJEMPLARES AL SUBDIRECTOR RESPONSABLE PARA SU VISTO BUENO
3
3
4
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DIAGRAMA DE FLUJO
PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
DEPARTAMENTO RESPONSABLE DEL MÓDULO DE CONTROL SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO DE CONTROL
16
17 18 19 20
21 22
IDENTIFICA LA REVISIÓN DE CONTROL QUE SE INCORPORA, PROGRAMA NORMAL O SEGUIMIENTO, POR TIPO, CLAVE Y NÚMERO DE PROGRAMACIÓN; DETERMINA LA SEMANA PROYECTADA DE INICIO, CANTIDAD DE SEMANAS QUE ABARCARÁ LA REVISIÓN Y LAS SEMANAS HOMBRE A EMPLEAR
B
C
TURNA PAT DE CONTROL EN VERSIÓN DETALLADA Y RESUMEN PARA SU APROBACIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN?
SI NO
INFORMA AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 16)
ANOTA EL LUGAR O EL ÁREA SUJETA A REVISIÓN DE CONTROL, JUSTIFICA EL MOTIVO DE LA REVISIÓN, SELECCIONA EL PERIODO SUJETO A REVISIÓN; ANOTA EL OBJETIVO DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES A REVISAR, CONCEPTO Y RUBRO
CAPTURA EL AÑO Y NÚMERO DE LA REVISIÓN DE CONTROL INMEDIATA DEL EJERCICIO ANTERIOR, PARA LOS CASOS DE UNA REVISIÓN DE CONTROL DE AÑOS ANTERIORES RELACIONADA CON LA PROGRAMADA
INTEGRA REPORTE DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS PARA REUNIONES DE COMITÉS TANTO DE LAS ÁREAS DE AUDITORÍA Y CONTROL COMO DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y QUEJAS
IMPRIME REPORTES QUE GENERA EL SISTEMA Y TURNA EJEMPLARES AL SUBDIRECTOR RESPONSABLE PARA SU VISTO BUENO
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DIAGRAMA DE FLUJO
PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO DE AUDITORÍA
23
26
27
24
25
28
29
30
RECIBE PAT EN VERSIÓN DETALLADA Y RESUMEN PARA SU APROBACIÓN Y SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
RECIBE REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO PROGRAMADA Y AUTORIZADA PARA SU CONTROL, CONSOLIDACIÓN E INTEGRACIÓN AL pat-sip.web.
D
C
4
INFORMA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO LAS ADECUACIONES PLANTEADAS PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LAS ACTIVIDADES NO. 14 Y 21)
TURNA PAT AUTORIZADO AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO E INSTRUYE PARA QUE SE CONSOLIDE LA FUERZA DE TRABAJO, SE ELABORE LA PRESENTACIÓN EJECUTIVA Y SE REMITA EL PAT DEL OIC A LA SFP
¿EL PAT FUE AUTORIZADO?
SI NO
6 7
RECIBE PAT AUTORIZADO POR EL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y PROCEDE A INTEGRAR LA PRESENTACIÓN EJECUTIVA DEL DOCUMENTO, SOLICITA LA CONSOLIDACIÓN DE LA FUERZA DE TRABAJO A LA SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MODULO DE AUDITORÍA
REMITE A LA SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO DE AUDITORÍA, JUNTO CON EL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS, Y LA SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO DE CONTROL, REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO PROGRAMADA, PARA SU CONTROL Y CONSOLIDACIÓN
INTEGRA EL REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO DESTINADA A LAS FUNCIONES DE ATENCIÓN, TRÁMITE Y SOLUCIÓN DE TODO TIPO DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES; A ACTIVIDADES DE QUEJAS Y DENUNCIAS; REUNIONES DE COMITÉS; DE PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN; INTEGRACIÓN Y ENVÍO DE INFORMES A LA SFP Y OTRAS INSTANCIAS; PARTICIPACIÓN EN JUNTAS Y CONSEJOS; ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS; Y LAS DESTINADAS A CAPACITACIÓN, VACACIONES, INCAPACIDADES Y PLAZAS VACANTES DEL PERSONAL ASIGNADO AL ÁREA DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
CONSOLIDA EL REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO EN ACTIVIDADES DE CONTROL Y DE ACTIVIDADES QUE NO REÚNEN LOS REQUISITOS DE UNA REVISIÓN DE CONTROL INCLUYENDO LAS DESTINADAS A REUNIONES DE COMITÉS; PARA LA PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN; INTEGRACIÓN Y ENVÍO DE INFORMES A LA SFP Y OTRAS INSTANCIAS; PARTICIPACIÓN EN JUNTAS Y CONSEJOS; ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS; Y LAS DESTINADAS A CAPACITACIÓN; VACACIONES E INCAPACIDADES DEL PERSONAL Y PLAZAS VACANTES
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DIAGRAMA DE FLUJO
PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO DE AUDITORÍA
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL,
EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO
DE CONTROL
31
32
33
36
34
35
37
INFORMA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO LAS ADECUACIONES A EFECTUAR. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 33)
INTEGRA EL REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO EN ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Y DE ACTIVIDADES QUE NO REÚNEN LOS REQUISITOS DE UNA AUDITORÍA INCLUYENDO LAS DESTINADAS A REUNIONES DE COMITÉS; PARA LA PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN; INTEGRACIÓN Y ENVÍO DE INFORMES A LA SFP Y OTRAS INSTANCIAS; PARTICIPACIÓN EN JUNTAS Y CONSEJOS; ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS; Y LAS DESTINADAS A CAPACITACIÓN, VACACIONES, INCAPACIDADES DEL PERSONAL Y PLAZAS VACANTES
E
D
REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO EL REPORTE DE LA FUERZA DE TRABAJO CONSOLIDADA CONFORME A LO AUTORIZADO POR EL TITULAR DEL OIC
RECIBE REPORTE DE LA FUERZA DE TRABAJO CONSOLIDADA, LO INTEGRA A LA PRESENTACIÓN EJECUTIVA DEL PAT Y SOLICITA VISTO BUENO DE LA PRESENTACIÓN DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
¿LA PRESENTACIÓN FUE APROBADA?
TURNA PRESENTACIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO E INSTRUYE PARA QUE SE REMITA A LA SFP
SI NO
8
8
INFORMA LA CONCLUSIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PAT A LA UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA DE LA SFP, CONFORME A LOS TIEMPOS PACTADOS; ASÍ MISMO, REMITE PRESENTACIÓN EJECUTIVA, MAR, MRC Y CÉDULA DE EVALUACIÓN DE RIESGOS MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO
RECIBE PAT DEFINITIVO Y PRESENTACIÓN EJECUTIVA, ESPERA COMUNICADO DE AUTORIZACIÓN DE LA UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA DE LA SFP Y FECHA DE EXPOSICIÓN SI ES EL CASO
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DIAGRAMA DE FLUJO
PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL,
EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO SUBDIRECCIONES RESPONSABLES
38
39
40
41
42
TERMINA
RECIBE OFICIO DE CONTESTACIÓN DE LA UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA DE LA SFP SOBRE LA AUTORIZACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO
E
INFORMA A LAS SUBDIRECCIONES RESPONSABLES DEL MANEJO DEL SISTEMA LA NO AUTORIZACIÓN DEL PAT POR PARTE DE LA SFP, GIRA LAS INSTRUCCIONES RESPECTIVAS PARA CORREGIR LAS OBSERVACIONES PLANTEADAS Y PROPORCIONA CLAVE DE ACCESO AL SISTEMA pat-sip.web DE LA SFP PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN EN EL PORTAL
¿SE AUTORIZÓ?
FIRMA Y TURNA REPORTES EMITIDOS POR EL SISTEMA Y TURNA COPIA DEL OFICIO DE AUTORIZACIÓN DEL PAT AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU CONTROL, DISTRIBUCIÓN Y CUMPLIMIENTO
NO SI
INFORMA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO Y GIRA LAS INSTRUCCIONES RESPECTIVAS PARA CORREGIR LAS OBSERVACIONES PLANTEADAS POR LA UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA DE LA SFP
CORRIGEN LAS OBSERVACIONES PLANTEADAS POR LA SFP AL PAT CONFORME A LAS INSTRUCCIONES VERTIDAS Y RECIBE CLAVE DE ACCESO AL SISTEMA DE LA SFP pat-sip.web PARA MODIFICAR LA INFORMACIÓN CAPTURADA EN ÉL. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 33)
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2.- EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
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OBJETIVO Apoyar a las áreas auditadas en Oficinas Centrales a través de la fiscalización de la gestión, vigilancia del cumplimiento de sus obligaciones y el apego a la legalidad de los servidores públicos en sus funciones, el control y seguimiento de los compromisos establecidos en sus programas, a fin de promover el desarrollo de la gestión del Registro Agrario Nacional, coadyuvando a acrecentar los niveles de eficiencia, eficacia y productividad.
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POLÍTICAS • Toda la revisión que se practique en oficinas centrales deberá estar contemplada dentro
del Programa Anual de Trabajo (PAT) o en su defecto estar autorizada por la Secretaría de la Función Pública.
• Verificar y evaluar la planeación, el flujo de operación y el control interno de las
actividades propias del área auditada. • Recomendar las acciones que permitan prevenir y/o corregir las decisiones detectadas
en el transcurso de la revisión. • Dar a conocer a los titulares de las deficiencias e irregularidades existentes con el
propósito de que se implanten los mecanismos de control que se requieran para su óptimo funcionamiento.
• En caso de que derivado de la auditoría resultara una responsabilidad administrativa de
algún servidor público, o existiera un daño patrimonial al Registro Agrario Nacional, se procederá a la elaboración del informe correspondiente y se hará del conocimiento al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.
• Reportar en tiempo y forma los resultados de las auditorias practicadas en estricto
apego a los lineamientos generales para presentación de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP).
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
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PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales
1 Recibe el Programa Anual de Trabajo (Resumen y Detallado) para instrumentar las revisiones programadas en tiempo y forma en las oficinas del Registro Agrario Nacional.
2 Se coordina con el Titular del Órgano Interno de Control y el Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para definir los conceptos a considerarse en la ejecución de las auditorias establecidas en el Programa Anual de Trabajo (PAT), antes de iniciar el trimestre correspondiente.
3 Informa a los responsables de las Jefaturas de Departamento de Auditoría (Integral o Específica), las instrucciones giradas por los niveles jerárquicos superiores con el objetivo de dar cumplimiento a las auditorias programadas en el PAT, considerando algunos conceptos importantes a revisar en la ejecución de la auditoría.
Departamento de Auditoría (Integral ó Específica)
4 Recibe instrucción y número de auditoría, solicita a los auditores procedan a elaborar la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual, con estricto apego a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública. Lo anterior con base al tipo de auditoría y el área a revisar.
Auditor 5 Recibe instrucciones y número de auditoría, desarrolla la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual y remite para su aprobación los documentos de referencia al Departamento de Auditoría (Integral o Específica).
Departamento de Auditoría (Integral ó Específica)
6 Recibe y verifica que la carta de planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y el marco conceptual cumplan con los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública.
¿Están correctos?
7 NO.- Se remite al auditor para su corrección. (Regresa a la actividad No. 5)
8 SI.- Turna carta de planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su autorización.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales
9 Recibe documentos para su autorización.
¿Están correctos?
10 NO.- Se remite a la jefatura de departamento de Auditoría (Integral o Específica) para su corrección. (Regresa a la actividad No. 4)
11 SI.- Turna carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su visto bueno.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
12 Recibe documentos para su visto bueno. ¿Están correctos?
13 NO.- Se remite a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su corrección. (Regresa a la actividad No. 10)
14 SI.- Devuelve a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual con el visto bueno para proceder a elaborar el oficio de la orden de auditoría.
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales.
15 Recibe la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual y se remiten al Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para su aplicación, archivo y control.
16 Instruye al Departamento de Auditoría (integral o específica) para que se elabore el oficio de la orden de auditoría.
Departamento de Auditoría (Integral o Específica)
17 Recibe la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual y entrega al auditor para su archivo y control.
18 Recibe instrucción para elaborar el oficio de la orden de auditoría y solicita a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control número de oficio.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Auditor 19 Recibe carta de planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marcos conceptuales para su control y archivo.
Oficina del Titular del Órgano Interno de Control
20 Asigna número al oficio de orden de auditoría y lo remite al Departamento de Auditoría (Integral o Específica).
Departamento de Auditoría (Integral o Específica)
21 Recibe No. de oficio y elabora la orden de auditoría que remite a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su revisión y trámite de firma del titular del Órgano Interno de Control.
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales
22 Recibe oficio de la orden de auditoría para su revisión.
¿Están correctos?
23 NO.- Se remite al Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para su corrección. (Regresa a la actividad No. 18)
24 SI.- Remite al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para visto bueno y recabo de firma del Titular del Órgano Interno de Control.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
25 Recibe orden de auditoría para su visto bueno.
¿Están correctos?
26 NO.- Se remite a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su corrección. (Regresa a la actividad No. 23)
27 SI.- Recaba la firma del Titular del Órgano Interno de Control.
Titular del Órgano Interno de Control
28 Recibe, firma y turna orden de auditoría en original al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
29 Recibe y turna orden de auditoría firmada en original por el Titular del Órgano Interno de Control a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para obtener las copias correspondientes.
30 Contacta con el Director General del área auditada para hacer de su conocimiento la auditoría a efectuar en su área y presentar al personal encargado de la ejecución de la misma.
31 Instruye a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su asistencia a la presentación de la auditoría.
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales.
32 Recibe orden de auditoría firmada en original e instruye a la Jefatura de Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para que obtenga las copias correspondientes.
33 Instruye al Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para su asistencia a la presentación de la auditoría.
Departamento de Auditoría (Integral o Específica)
34 Recibe orden de auditoría y prepara las copias correspondientes.
35 Instruye al auditor para su asistencia a la presentación de la auditoría y prepara acta de inicio.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, Subdirector de Auditoría a Oficinas Centrales, Departamento Auditoría (integral o Específica), Auditor.
36 Se presentan ante el titular de la Dirección General a auditar y proceden a entregarle el oficio de orden de auditoría para su firma y sello de acuse de recibo, asimismo se procede a levantar el acta de inicio de la auditoría en original y 3 copias, las cuales contarán con firma autógrafa y se rubricarán cada una de las fojas que las constituyen.
Auditor 37 Recibe instrucción y elabora el acta de inicio.
Responsable de la Dirección General Auditada.
38 Recibe original del oficio de la orden de auditoría y del acta de inicio y devuelve acuses de recibo.
Auditor 39 Recibe acuses de recibo de la orden de auditoría.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
40 Turna a las áreas correspondientes copia de la orden de auditoría y recaba acuses de recibo.
41 Remite un acuse de recibo de la orden de auditoría al Titular del Órgano Interno de Control para su control y archivo.
42 Conserva un acuse de recibo para su control y archivo.
Oficina del Titular del Órgano Interno de Control
43 Recibe acuse de recibo de la orden de auditoría para su control y archivo.
Auditor 44 Inicia la auditoría solicitando información al área auditada y recopila y analiza la normatividad complementaria aplicable para la ejecución de la auditoría.
45 Recibe información y lleva a cabo la revisión sobre los procedimientos y técnicas de auditoría determinados en el marco conceptual, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida de las situaciones observadas.
46 Informa a su jefe inmediato de los hallazgos más relevantes derivados de la ejecución de la auditoría.
Departamento de Auditoría (Integral o Específica)
47 Revisa, analiza y evalúa los asuntos planteados por el auditor.
¿Son relevantes?
48 NO.- Se deja constancia de los hechos en los papeles de trabajo indicando la razón por la que no se consideró relevante.
49 SI.- Turna al auditor para levantar las observaciones correspondientes.
Auditor 50 Realiza la observación y la turna al Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para su revisión.
Departamento de Auditoría (Integral o Específica)
51 Recibe observaciones e informa a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su conocimiento.
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales.
52 Recibe información del Departamento de Auditoría (Integral o Específica) y del Auditor sobre las observaciones y analiza la problemática detectada.
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PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales.
53 Somete a consideración del Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno los comentarios pertinentes.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
54 Recibe las observaciones para su análisis y comentarios. ¿Se establecen correcciones o aclaraciones a las observaciones?
55 NO.- Remite las observaciones a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su presentación a los responsables de atender la auditoría.
56 SI.- Se procede a realizar las correcciones correspondientes. (Regresa a la actividad No. 49)
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales
57 Recibe las observaciones y procede a contactar con los responsables de la atención de la auditoría para discutir las observaciones para su rectificación o ratificación.
58 Informa de la fecha y hora de la reunión al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, al Departamento de Auditoría (Integral o Específica) y al Auditor.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, Subdirector de Auditoría a Oficinas Centrales, Departamento Auditoría (integral o Específica) y Auditor.
59 Comentan con el Responsable del área auditada y los responsables de atender la auditoría, las observaciones detectadas durante la revisión para su análisis y comentarios. ¿Se aceptan las observaciones?
60 NO.- Se otorgan 3 días hábiles para entregar la documentación soporte suficiente y competente que solvente la observación. (Regresa a la actividad No. 45)
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PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, Subdirector de Auditoría a Oficinas Centrales, Departamento Auditoría (integral o Específica) y Auditor.
61 SI.- Se ratifica la irregularidad, solicitando a los responsables la firma de la cédula de observaciones y establecen la fecha de solventación de las mismas, las cuales devuelven al Jefe de Departamento de Auditoría (Integral o Específica) y al Auditor.
Departamento de Auditoría (Integral o Específica) y Auditor
62 Reciben cédula de observaciones debidamente firmada.
63 Proceden a elaborar el informe de auditoría con estricto apego a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública y turnan a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su visto bueno.
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales
64 Recibe el informe de auditoría para su visto bueno y copia simple de cedulas de observaciones con archivo en medio magnético para su seguimiento. (Ver procedimiento No. 4) ¿El informe tiene correcciones?
65 NO.- Se turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su autorización.
66 SI.- Se turna para las correcciones correspondientes. (Regresa a la actividad No. 63)
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
67 Recibe informe de auditoría para su autorización. ¿El informe se autoriza?
68 NO.- Se turna a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su corrección. (Regresa a la actividad No. 64)
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
69 SI.- Se turna a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para obtener número de oficio de envío.
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales
70 Recibe informe de auditoría y entrega a la Jefatura de Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para que obtenga No. de oficio.
Departamento de Auditoría (Integral o Específica) y Auditor
71 Recibe informe y solicita No. de oficio a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control.
Titular del Órgano Interno de Control
72 Otorga número de oficio para el informe de auditoría.
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales
73 Recibe informe y turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para recabar firma del Titular del Órgano Interno de Control.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
74 Recibe informe y turna al Titular del Órgano Interno de Control para su firma de conformidad.
Titular del Órgano Interno de Control
75 Recibe el oficio e informe de auditoría para firma de conformidad.
¿Aprueba el informe?
76 NO.- Se solicita la intervención del auditor para aclarar la situación y se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 63)
77 SI.- Firma de conformidad en original y turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su trámite.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
78 Recibe informe y oficio firmado en original, turna al Subdirector de Auditoría a Oficinas Centrales para su trámite.
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales
79 Recibe informe y oficio firmado en original y turna al a Departamento de Auditoría (Integral o Específica) y al Auditor para su trámite.
80 Instruye para terminar de integrar el expediente de auditoría con estricto apego a la normatividad emitida por la Secretaría de la Función Pública.
Departamento de Auditoría (Integral o Específica)
81 Recibe informe y oficio firmado en original, y proceden a obtener las copias correspondientes.
82 Entregan original y turnan copias a las áreas correspondientes recabando dos acuses de recibo.
83 Remiten un acuse de recibo al Titular del Órgano Interno de Control para su control y archivo.
84 Conservan un acuse de recibo para su expediente de auditoría.
85 Proceden a terminar de integrar el expediente de la auditoría con estricto apego a la normatividad emitida por la Secretaría de la Función Pública y turnan a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su aprobación y recabar las firmas correspondientes.
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales
86 Recibe expediente de auditoría para su aprobación y firma e instruye a la Jefatura de Departamento de Auditoría (Integral o Específica) que informe los resultados de la auditoría programada, con el propósito de dar cumplimiento en forma correcta y oportuna al Sistema de Información Periódica (SIP).
Departamento de Auditoría (Integral o Específica)
87 Procede a informar los resultados de la auditoría mediante el Sistema de Información Periódica. (ver procedimiento No. 8)
Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales
88 Recibe la información remitida por la Jefatura de Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para su control y seguimiento.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS
CENTRALES DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O
ESPECIFICA) AUDITOR
1 2 3
4 6 7 8
5
INICIA
RECIBE EL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (RESUMEN Y DETALLADO) PARA INSTRUMENTAR LAS REVISIONES PROGRAMADAS EN TIEMPO Y FORMA EN LAS OFICINAS DEL REGISTRO AGRARIO NACIONAL
SE COORDINA CON LOS TITULARES DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y DEL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA DEFINIR LOS CONCEPTOS A CONSIDERARSE EN LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS ESTABLECIDAS EN EL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO, ANTES DE INICIAR EL TRIMESTRE CORRESPONDIENTE
RECIBE INSTRUCCIÓN Y NÚMERO DE AUDITORÍA, SOLICITA A LOS AUDITORES PROCEDAN A ELABORAR LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL, CON ESTRICTO APEGO A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. LO ANTERIOR CON BASE AL TIPO DE AUDITORÍA Y EL ÁREA A REVISAR
RECIBE INSTRUCCIONES Y NÚMERO DE AUDITORÍA, DESARROLLA LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL Y REMITE PARA SU APROBACIÓN LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA)
SE REMITE AL AUDITOR PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 5)
A
1
¿ESTÁN CORRECTOS?
SI NO
INFORMA A LOS RESPONSABLES DE LAS JEFATURAS DE DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA), LAS INSTRUCCIONES GIRADAS POR LOS NIVELES JERÁRQUICOS SUPERIORES CON EL OBJETIVO DE DAR CUMPLIMIENTO A LAS AUDITORIAS PROGRAMADAS EN EL PAT, CONSIDERANDO ALGUNOS CONCEPTOS IMPORTANTES A REVISAR EN LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
RECIBE Y VERIFICA QUE LA CARTA DE PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y EL MARCO CONCEPTUAL CUMPLAN CON LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
TURNA CARTA DE PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU AUTORIZACIÓN
B 2
1
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL,
EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECIFICA)
9 10 11
15
16
12 13 14
17 18
RECIBE DOCUMENTOS PARA SU AUTORIZACIÓN
SE REMITE A LA JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA) PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 4)
A
¿ESTÁN CORRECTOS?
SI NO
TURNA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU VISTO BUENO
RECIBE DOCUMENTOS PARA SU VISTO BUENO
¿ESTÁN CORRECTOS?
SI NO
DEVUELVE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL CON EL VISTO BUENO PARA PROCEDER A ELABORAR EL OFICIO DE LA ORDEN DE AUDITORÍA
SE REMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIAS A OFICINAS CENTRALES PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 10)
RECIBE LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL Y SE REMITEN AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA SU APLICACIÓN, ARCHIVO Y CONTROL.
INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA QUE SE ELABORE EL OFICIO DE LA ORDEN DE AUDITORÍA
RECIBE LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL Y ENTREGA AL AUDITOR PARA SU ARCHIVO Y CONTROL
RECIBE INSTRUCCIÓN PARA ELABORAR EL OFICIO DE LA ORDEN DE AUDITORÍA Y SOLICITA A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL NUMERO DE OFICIO
B
2 3
3
4
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
AUDITOR OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECIFICA)
19
20
21
RECIBE CARTA DE PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCOS CONCEPTUALES PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
B
ASIGNA NÚMERO AL OFICIO DE ORDEN DE AUDITORÍA Y LO REMITE AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA)
RECIBE NUMERO DE OFICIO Y ELABORA LA ORDEN DE AUDITORIA QUE REMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU REVISIÓN Y TRÁMITE DE FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
C
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL,
EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
22 23 24
25 26 27 29
28
RECIBE OFICIO DE LA ORDEN DE AUDITORIA PARA SU REVISIÓN
SE REMITE AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 18)
C
¿ESTÁN CORRECTOS?
SI NO
REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA VISTO BUENO Y RECABO DE FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
RECIBE ORDEN DE AUDITORIA PARA SU VISTO BUENO
¿ESTÁN CORRECTOS?
SI NO
RECABA LA FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
SE REMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A OFICINAS CENTRALES PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 23)
RECIBE, FIRMA Y TURNA ORDEN DE AUDITORÍA EN ORIGINAL AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
RECIBE Y TURNA ORDEN DE AUDITORÍA FIRMADA EN ORIGINAL POR EL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA OBTENER LAS COPIAS CORRESPONDIENTES
D
4 5
5
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECIFICA)
30 31
32 33
34 35
CONTACTA CON EL DIRECTOR GENERAL DEL ÁREA AUDITADA PARA HACER DE SU CONOCIMIENTO LA AUDITORÍA A EFECTUAR EN SU ÁREA Y PRESENTAR AL PERSONAL ENCARGADO DE LA EJECUCIÓN DE LA MISMA
D
INSTRUYE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU ASISTENCIA A LA PRESENTACIÓN DE LA AUDITORIA
RECIBE ORDEN DE AUDITORIA Y PREPARA LAS COPIAS CORRESPONDIENTES
RECIBE ORDEN DE AUDITORÍA FIRMADA EN ORIGINAL E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA QUE OBTENGA LAS COPIAS CORRESPONDIENTES
INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA SU ASISTENCIA A LA PRESENTACIÓN DE LA AUDITORÍA
INSTRUYE PARA SU ASISTENCIA A LA PRESENTACIÓN DE LA AUDITORIA Y PREPARA ACTA DE INICIO
E
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO, SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS
CENTRALES, DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECÍFICA), AUDITOR
AUDITOR RESPONSABLE DE LA DIRECCIÓN GENERAL AUDITADA
36
37 39 40 41 42
38
SE PRESENTAN ANTE EL TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL A AUDITAR Y PROCEDEN A ENTREGARLE EL OFICIO DE ORDEN DE AUDITORÍA PARA SU FIRMA Y SELLO DE ACUSE DE RECIBO ASIMISMO, SE PROCEDE A LEVANTAR EL ACTA DE INICIO DE LA AUDITORÍA EN ORIGINAL Y 3 COPIAS, LAS CUALES CONTARÁN CON FIRMA AUTÓGRAFA Y SE RUBRICARÁN CADA UNA DE LAS FOJAS QUE LAS CONSTITUYEN
E
RECIBE ORIGINAL DEL OFICIO DE LA ORDEN DE AUDITORIA Y DEL ACTA DE INICIO Y DEVUELVE ACUSES DE RECIBO
RECIBE INSTRUCCIÓN Y ELABORA ACTA DE INICIO
RECIBE ACUSES DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORIA
F
TURNA A LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES COPIA DE LA ORDEN DE AUDITORIA Y RECABA ACUSES DE RECIBO
REMITE UN ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORIA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
CONSERVA UN ACUSE DE LA ORDEN DE AUDITORIA PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL AUDITOR DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECIFICA)
43
44
45 46 50
47 48 49
INICIA LA AUDITORIA SOLICITANDO INFORMACIÓN AL ÁREA AUDITADA Y RECOPILA Y ANALIZA LA NORMATIVIDAD COMPLEMENTARIA APLICABLE PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA
F
RECIBE INFORMACIÓN Y LLEVA A CABO LA REVISIÓN SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORIA DETERMINADOS EN EL MARCO CONCEPTUAL, CON EL PROPÓSITO DE EMITIR UNA OPINIÓN SÓLIDA, SUSTENTADA Y VALIDA DE LAS SITUACIONES OBSERVADAS
INFORMA A SU JEFE INMEDIATO DE LOS HALLAZGOS MÁS RELEVANTES DERIVADOS DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA
REVISA, ANALIZA Y EVALÚA LOS ASUNTOS PLANTEADOS POR EL AUDITOR
¿SON RELEVANTES?
SI NO
TURNA AL AUDITOR PARA LEVANTAR LAS OBSERVACIONES CORRESPONDIENTES
SE DEJA CONSTANCIA DE LOS HECHOS EN LOS PAPELES DE TRABAJO INDICANDO LA RAZÓN POR LA QUE NO SE CONSIDERÓ RELEVANTE
REALIZA LA OBSERVACIÓN Y LA TURNA AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA SU REVISIÓN
G
RECIBE ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORIA PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
6
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECIFICA)
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL,
EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
. 51
52
53 57
58
54 55 56
RECIBE OBSERVACIONES E INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A OFICINAS CENTRALES PARA SU CONOCIMIENTO
G
RECIBE INFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA) Y DEL AUDITOR SOBRE LAS OBSERVACIONES Y ANALIZA LA PROBLEMÁTICA DETECTADA
SOMETE A CONSIDERACIÓN DEL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO LOS COMENTARIOS PERTINENTES
RECIBE LAS OBSERVACIONES PARA SU ANÁLISIS Y COMENTARIOS
¿SE ESTABLECEN CORRECCIONES O ACLARACIONES A LAS OBSERVACIONES?
SI NO
SE PROCEDE A REALIZAR LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTES. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 49)
REMITE LAS OBSERVACIONES A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU PRESENTACIÓN A LOS RESPONSABLES DE ATENDER LA AUDITORÍA
RECIBE LAS OBSERVACIONES Y PROCEDE A CONTACTAR CON LOS RESPONSABLES DE LA ATENCIÓN DE LA AUDITORÍA PARA DISCUTIR LAS OBSERVACIONES PARA SU RECTIFICACIÓN O RATIFICACIÓN
INFORMA DE LA FECHA Y HORA DE LA REUNIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO, AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA) Y AL AUDITOR
H
6
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO, SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS
CENTRALES, JEFE DE DEPARTAMENTO (INTEGRAL O ESPECIFICA) Y AUDITOR RESPONSABLE
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECIFICA) Y AUDITOR RESPONSABLE
SUBDIRECCIÓN DE AUDITRIA A OFICINAS CENTRALES
59 60 61
62
63
64
65 66
H
RECIBEN CEDULA DE OBSERVACIONES DEBIDAMENTE FIRMADA
PROCEDEN A ELABORAR EL INFORME DE AUDITORÍA CON ESTRICTO APEGO A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNAN A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU VISTO BUENO
COMENTAN CON EL RESPONSABLE DEL ÁREA AUDITADA Y LOS RESPONSABLES DE ATENDER LA AUDITORÍA, LAS OBSERVACIONES DETECTADAS DURANTE LA REVISIÓN PARA SU ANÁLISIS Y COMENTARIOS
¿SE ACEPTAN LAS OBSERVACIONES?
NO SI
SE OTORGAN 3 DÍAS HÁBILES PARA ENTREGAR LA DOCUMEN-TACIÓN SOPORTE SUFICIENTE Y COMPETENTE QUE SOLVENTE LA OBSERVACIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 45)
SE RATIFICA LA IRREGULARIDAD, SOLICITANDO A LOS RESPONSABLES LA FIRMA DE LA CÉDULA DE OBSERVACIONES Y ESTABLECEN LA FECHA DE SOLVENTACIÓN DE LAS MISMAS, LAS CUALES DEVUELVEN AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) Y AL AUDITOR
I
RECIBE EL INFORME DE AUDITORÍA PARA SU VISTO BUENO Y COPIA SIMPLE DE CEDULAS DE OBSERVACIONES CON ARCHIVO EN MEDIO MAGNÉTICO PARA SU SEGUIMIENTO.
¿EL INFORME TIENE CORRECCIONES?
SI
SE TURNA PARA LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTES. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 63)
SE TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU AUTORIZACIÓN
NO
10
9
8
7
8
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA(INTEGRAL O ESPECIFICA) Y AUDITOR
67
68 69
70
71
I
RECIBE INFORME DE AUDITORIA Y ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA) PARA QUE OBTENGA NUMERO DE OFICIO
RECIBE INFORME DE AUDITORIA PARA SU AUTORIZACIÓN
¿EL INFORME SE AUTORIZA?
NO SI
SE TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A OFICINAS CENTRALES PARA OBTENER NUMERO DE OFICIO DE ENVÍO
SE TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 64)
RECIBE INFORME Y SOLICITA NUMERO DE OFICIO A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
J
9
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL,
EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
72 75 76 77
73
79 80
74 78
J
RECIBE INFORME Y TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA RECABAR FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
OTORGA NUMERO DE OFICIO PARA EL INFORME DE AUDITORIA
¿APRUEBA EL INFORME?
NO SI
FIRMA DE CONFORMIDAD EN ORIGINAL Y TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU TRAMITE
SE SOLICITA LA INTERVENCIÓN DEL AUDITOR PARA ACLARAR LA SITUACIÓN Y SE EFECTÚAN LAS CORRECCIONES NECESARIAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD NO. 63)
RECIBE INFORME DE AUDITORIA PARA FIRMA DE CONFORMIDAD
K
RECIBE EL OFICIO E INFORME DE AUDITORIA PARA FIRMA DE CONFORMIDAD
RECIBE INFORME Y OFICIO FIRMADO EN ORIGINAL, TURNA AL SUBDIRECTOR DE AUDITORIA A OFICINAS CENTRALES PARA SU TRAMITE
RECIBE INFORME Y OFICIO FIRMADO EN ORIGINAL Y TURNA AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA) Y AL AUDITOR PARA SU TRAMITE
INSTRUYE PARA TERMINAR DE INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE AUDITORÍA CON ESTRICTO APEGO A LA NORMATIVIDAD EMITIDA POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
10
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECIFICA) SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES
81
82
83
84
85
87
86
88
K
RECIBE INFORME Y OFICIO EN ORIGINAL Y PROCEDEN A OBTENER LAS COPIAS CORRESPONDIENTES
ENTREGAN ORIGINAL Y TURNAN COPIAS A LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES RECABANDO DOS ACUSES DE RECIBO
REMITEN UN ACUSE DE RECIBO AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
CONSERVAN UN ACUSE DE RECIBO PARA SU EXPEDIENTE DE AUDITORIA
PROCEDEN A TERMINAR DE INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE LA AUDITORÍA CON ESTRICTO APEGO A LA NORMATIVIDAD EMITIDA POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNAN A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU APROBACIÓN Y RECABAR LAS FIRMAS CORRESPONDIENTES
RECIBE EXPEDIENTE DE AUDITORÍA PARA SU APROBACIÓN Y FIRMA E INSTRUYE AL A DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA) QUE INFORME LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA PROGRAMADA, CON EL PROPÓSITO DE DAR CUMPLIMIENTO EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)
RECIBE LA INFORMACIÓN REMITIDA POR EL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO
TERMINA
PROCEDE A INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA MEDIANTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA.
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3.- EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
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53
OBJETIVO Contar con el apoyo técnico y normativo que sirva de marco de acción para llevar a cabo en forma eficaz y eficiente las auditorias técnicas que ejecutará el personal asignado, desde la planeación de la misma hasta la presentación del Informe y, dar oportuno cumplimiento al Programa Anual de Trabajo.
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POLÍTICAS • Las revisiones se realizan con la oportunidad necesaria para dar cumplimento en tiempo y
forma a lo establecido en el Programa Anual de Trabajo. • Previamente al inicio de cualquier revisión o trabajo se deberá formular la planeación,
conjuntamente con el Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y el responsable de la misma, verificando que se cumpla con los lineamientos y normatividad establecida.
• Los auditores comisionados deberán actuar con la máxima eficacia y eficiencia en la
auditoría asignada, absteniéndose de realizar cualquier acto, conducta u omisión que cause deficiencia en el trabajo y en consecuencia suspensión del mismo o implique abuso o ejercicio indebido del empleo, cargo o comisión.
• El Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control,
Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y la Subdirección responsable de la auditoría técnica, deberán ejercer una adecuada supervisión para evaluar el cumplimiento de los objetivos, alcances y procedimientos de la auditoría.
• El informe de auditoría por su propia naturaleza reflejará el resultado de las pruebas y
análisis realizados y los hechos relevantes determinados en la revisión, debiendo estar totalmente soportado con la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente, el cual deberá emitirse dentro de los 10 días hábiles al término de la misma.
• Derivado del resultado obtenido, en caso de que así proceda se deberá enviar al al Titular
del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, el informe respectivo donde se establezca la presunta responsabilidad que se haya determinado.
• La Subdirección de Auditoría a Delegaciones a través de sus Departamentos de Auditoría a
Delegaciones Zona (I y II y III y IV), ejercerán un estricto apego a los lineamientos generales para la presentación de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP), supervisando el cumplimiento en tiempo y forma de los plazos establecidos.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
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OFICINAS CENTRALES
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PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Auditoría a Delegaciones
1 Recibe el Programa Anual de Trabajo (Resumen y Detallado) para instrumentar las revisiones programadas en tiempo y forma en las delegaciones del Registro Agrario Nacional.
2 Se coordina con el Titular del Órgano Interno de Control y con el Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, para definir los pormenores a considerarse en la ejecución de las auditorias técnicas establecidas en el Programa Anual de Trabajo (PAT), antes de iniciar el trimestre correspondiente.
3 Informa a los responsables de las Jefaturas de Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) los objetivos a alcanzar en el trimestre, de tal forma que se cumpla con el PAT, comunicando las instrucciones giradas por los niveles jerárquicos superiores.
Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV)
4 Reciben instrucciones y coordina a los auditores para que procedan a elaborar la carta planeación, programa de trabajo, el cronograma de actividades y los marcos conceptuales, con estricto apego a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública. Lo anterior con base al tipo de Auditoría y el área a revisar.
Auditor 5 Recibe instrucciones y desarrolla la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y los marcos conceptuales. Remite para su aprobación los documentos de referencia, al Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona I y II ó III y IV.
Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV)
6 Recibe y verifica que la carta planeación, programa de trabajo, el cronograma de actividades y los marcos conceptuales cumplan con los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública.
¿Están correctos?
7 NO.- Se remite al auditor para su corrección. (Regresa a la actividad No. 5)
8 SI.- Turna carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y los marcos conceptuales al auditor e informa a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones para dar trámite a la orden de auditoría correspondiente.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Auditor 9 Recibe carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marcos conceptuales para su control y archivo.
Subdirección de Auditoría a Delegaciones
10 Recibe información, asigna número de revisión para cada auditoría técnica que inicia, conforme al Programa Anual de Trabajo.
11 Solicita referencia a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control para elaborar la orden de auditoría correspondiente.
Titular del Órgano Interno de Control
12 Proporcionan referencia para elaborar la orden de auditoría a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones.
Subdirección de Auditoría a Delegaciones
13 Recibe referencia y elabora orden de auditoría dirigida al Titular de la Delegación Estatal a la cual se aplicará la revisión correspondiente.
14 Remite orden de auditoría y oficio de comisión al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para visto bueno y autorización del Titular del Órgano Interno de Control, en original.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.
15 Recibe orden de auditoría y oficio de comisión, rubrica y recaba la autorización del Titular del Órgano Interno de Control.
Titular del Órgano Interno de Control
16 Recibe, firma y turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.
17 Recibe y turna orden de auditoría y oficio de comisión autorizados por el Titular del Órgano Interno de Control a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones.
Subdirección de Auditoría a Delegaciones
18 Recibe orden de auditoría y oficio de comisión e informa al auditor comisionado para acudir a recoger su boleto de avión en su caso y los viáticos al área respectiva, instruyéndosele para dar inicio a la auditoría. Así mismo se le turna original y copias respectivas de la orden de auditoría.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Auditor 19 Recibe orden de auditoría en original y copias repectivas, turna al área correspondiente y recaba el acuse de recibo.
20 Se presenta ante el Titular de la Delegación Estatal a auditar y entrega original de orden de Auditoría procediendo a levantar el acta de inicio de Auditoría en original y 3 copias, las cuales contarán con firma autógrafa y rubrica en cada una de las fojas que la constituyen.
21 Entrega copia de acta de inicio de auditoría a la persona con quien se atendió la diligencia y recaba firma de acuse de recibo.
Titular de la Delegación 22 Recibe copia del acta de inicio de auditoría y la orden de auditoría en original y firma acuse de recibo de la orden.
Auditor 23 Recibe acuse de recibo de la orden de auditoría.
24 Recopila la información proporcionada por el área auditada.
25 Procede a la ejecución del programa de trabajo de conformidad a los procedimientos y técnicas de auditoría determinados en los marcos conceptuales, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida de las situaciones observadas.
26 Informa a su jefe inmediato de los hallazgos más relevantes derivados de la ejecución de la auditoría en forma correcta y oportuna.
Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV)
27 Revisa, analiza y evalúa los asuntos planteados por el auditor.
¿Son relevantes?
28 NO.- Evalúa el avance de la auditoría y continúa con los procedimientos de auditoría determinados en el marco conceptual.
29 SI.- Comunica a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones los resultados preliminares de la auditoría técnica.
Subdirección de Auditoría a Delegaciones
30 Recibe información de los responsables de la ejecución de la auditoría técnica (vía telefónica, medios electrónicos, fax, etc.) y analiza la problemática detectada, para determinar las acciones a seguir.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Auditoría a Delegaciones
31 Somete a consideración de los niveles jerárquicos superiores del Órgano Interno de Control los hallazgos determinados.
32 Comunica a los responsables de la auditoría los lineamientos acordados en su caso para conducir la misma.
Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV)
33 Se coordina con los auditores para aplicar las acciones determinadas según sea el caso.
¿Se establecieron nuevas líneas de acción? 34 NO.- Continúan con el proceso de revisión de acuerdo a los
lineamientos predeterminados. 35 SI.- Instruye al auditor para proceder a realizar los ajustes
necesarios a la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y los marcos conceptuales, con el propósito de reorientar los procedimientos de auditoría que conduzcan a emitir una opinión sólida y sustentada de las situaciones observadas con la documentación suficiente y competente.
Auditor 36 Recibe instrucciones y en su caso realiza los ajustes complementarios correspondientes.
37 Integra en los marcos conceptuales en forma resumida las conclusiones del trabajo ejecutado. Anexando los papeles de trabajo correspondientes.
38 Determina las irregularidades derivadas del proceso de revisión y elabora la cédula de observaciones conforme a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública. En su caso, solicita al Titular de la Delegación certificación de la documentación soporte.
Subdirección de Auditoría a Delegaciones, Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) y/o Auditor
39 Presentan en forma conjunta la cédula de observaciones para su discusión ante los responsables de la Delegación para su rectificación o ratificación.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular de la Delegación 40 Recibe y junto con los responsables de las áreas en donde se determino la observación, revisa, analiza, comenta y firma la cédula de observaciones con el grupo de auditores; así mismo, certifica documentación soporte solicitada.
41 Establece fechas compromiso para solventar las observaciones planteadas firmando de conformidad la cédula de observaciones, la cuál devuelve al auditor.
Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) y/o Auditor
42 Recibe cédula de observaciones debidamente firmadas y se proporciona copia autógrafa de las mismas al Titular de la Delegación.
43 Solicita certificado de tránsito a la Subdelegación Administrativa para efectos de comprobación de viáticos.
Subdelegación Administrativa 44 Requisita, firma y remite al auditor el formato “Certificado de Tránsito”.
Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) y/o Auditor
45 Remite acuse de recibo de la orden de auditoría al Titular del Órgano Interno de Control para su control y archivo.
Titular del Órgano Interno de Control
46 Recibe acuse de recibo de la orden de auditoría para su control y archivo.
Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) y/o Auditor
47 Elabora el informe de Auditoría con estricto apego a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública
48 Turna el informe de Auditoría al Subdirector de Auditoría a Delegaciones para su revisión, análisis y visto bueno; y copia simple de cedulas de observaciones con archivo en medio magnético para su seguimiento. (Ver procedimiento No. 4)
Subdirección de Auditoría a Delegaciones
49 Recibe, revisa y analiza el informe de auditoría para su visto bueno.
¿Se requiere hacer correcciones?
50 SI.- Se informa al auditor para su corrección. (Regresa a la actividad No. 47)
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Auditoría a Delegaciones
51 NO.- Rubrica y remite el informe al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su autorización, e instruye al auditor para integrar correctamente el expediente de la revisión conforme a los lineamientos que emite la Secretaría de la Función Pública.
Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) y/o Auditor
52 Recibe instrucciones y procede a integrar el expediente con estricto apego a la normatividad emitida por la Secretaría de la Función Pública. Así mismo comprueba los viáticos de la comisión ante el área correspondiente, de conformidad a los lineamientos establecidos.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
53 Recibe el informe de resultados de la Auditoría para su rubrica de autorización. ¿El informe se autoriza?
54 NO.- Se turna a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones para su corrección. (Regresa a la actividad No. 49)
55 SI.- Rubrica informe y lo turna a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones para obtener número de oficio de envío.
Subdirección de Auditoría a Delegaciones
56 Recibe informe y solicita número de oficio a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control.
57 Remite informe y oficio al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para recabar firma del Titular del Órgano Interno de Control.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
58 Recibe informe y oficio de remisión y turna al Titular del Órgano Interno de Control para su firma de conformidad.
Titular del Órgano Interno de Control
59 Recibe el informe de resultados de auditoría y oficio de remisión para firma de conformidad. ¿Aprueba el informe?
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Órgano Interno de Control
60 NO.- Se solicita la intervención del auditor para aclarar la situación y se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 49)
61 SI.- Firma de conformidad el informe y lo turna junto con el oficio a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones.
Subdirección de Auditoría a Delegaciones
62 Recibe informe de Auditoría y oficio de trámite en original y remite a los auditores actuantes para su despacho correspondiente.
Auditor 63 Recibe informe y oficio y procede a sacar copias fotostáticas, para su distribución y obtención de acuse de recibo en dos tantos.
64 Proporciona acuse de recibo al Titular del Órgano Interno de Control y a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones para su control y archivo.
65 Procede a terminar de integrar el expediente de la auditoría técnica con estricto apego a la normatividad emitida por la Secretaría de la Función Pública y turna a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones para su aprobación y recabar las firmas correspondientes.
Subdirección de Auditoría a Delegaciones
66 Recibe expediente de auditoría para su aprobación y firma e instruye a la Jefatura de Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) que informe los resultados de la auditoría técnica programada, con el propósito de dar cumplimiento en forma correcta y oportuna al Sistema de Información Periódica (SIP).
Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV)
67 Procede a informar los resultados de la auditoría mediante el Sistema de Información Periódica. (ver procedimiento No. 8)
Subdirección de Auditoría a Delegaciones
68 Recibe la información remitida por la Jefatura de Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) para su control y seguimiento.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) AUDITOR
1 2 3
4 6 7
5
INICIA
RECIBE EL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (RESUMEN Y DETALLADO) PARA INSTRUMENTAR LAS REVISIONES PROGRAMADAS EN TIEMPO Y FORMA EN LAS DELEGACIONES DEL REGISTRO AGRARIO NACIONAL
SE COORDINA CON EL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y CON EL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO, PARA DEFINIR LOS PORMENORES A CONSIDERARSE EN LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS TÉCNICAS ESTABLECIDAS EN EL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT), ANTES DE INICIAR EL TRIMESTRE CORRESPONDIENTE
INFORMA A LOS RESPONSABLES DE LAS JEFATURAS DE DEPARTAMENTO DE AUDITORIA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) LOS OBJETIVOS A ALCANZAR EN EL TRIMESTRE, DE TAL FORMA QUE SE CUMPLA CON EL PAT, COMUNICANDO LAS INSTRUCCIONES GIRADAS POR LOS NIVELES JERÁRQUICOS SUPERIORES
RECIBEN INSTRUCCIONES E INSTRUYEN A LOS AUDITORES PARA QUE PROCEDAN A ELABORAR LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES, CON ESTRICTO APEGO A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. LO ANTERIOR CON BASE AL TIPO DE AUDITORÍA Y EL ÁREA A REVISAR.
RECIBE INSTRUCCIONES Y DESARROLLA LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES. REMITE PARA SU APROBACIÓN LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA, AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA A DELEGACIONES ZONA I Y II O III Y IV
RECIBE Y VERIFICA QUE LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES CUMPLAN CON LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
¿ESTÁN CORRECTOS?
SI NO
SE REMITE AL AUDITOR PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 5)
1
1
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) AUDITOR SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A
DELEGACIONES TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO
DE CONTROL
8
9
10 11
12
TURNA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES AL AUDITOR E INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A DELEGACIONES PARA DAR TRAMITE A LA ORDEN DE AUDITORIA CORRESPONDIENTE
A
RECIBE CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCOS CONCEPTUALES PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
RECIBE INFORMACIÓN, ASIGNA NÚMERO DE REVISIÓN PARA CADA AUDITORIA TÉCNICA QUE INICIA, CONFORME AL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO
PROPORCIONAN REFERENCIA PARA ELABORAR LA ORDEN DE AUDITORIA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A DELEGACIONES
SOLICITA REFERENCIA A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA ELABORAR LA ORDEN DE AUDITORÍA CORRESPONDIENTE
B
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE
AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
TITULAR DE ÓRGANO INTERNO DE CONTROL AUDITOR
13 14 18
15 17
16
19 20 21
RECIBE REFERENCIA Y ELABORA ORDEN DE AUDITORIA DIRIGIDA AL TITULAR DE LA DELEGACIÓN ESTATAL A LA CUAL SE APLICARA LA REVISIÓN CORRESPONDIENTE
B
RECIBE ORDEN DE AUDITORIA Y OFICIO DE COMISIÓN, RUBRICA Y RECABA LA FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
RECIBE, FIRMA Y TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
RECIBE ORDEN DE AUDITORIA EN ORIGINAL Y COPIAS RESPECTIVAS, TURNA AL ÁREA CORRESPONDIENTE Y RECABA EL ACUSE DE RECIBO
REMITE ORDEN DE AUDITORÍA Y OFICIO DE COMISIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA VISTO BUENO Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL, EN ORIGINAL
C
RECIBE Y TURNA ORDEN DE AUDITORIA Y OFICIO DE COMISIÓN AUTORIZADOS POR EL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A DELEGACIONES
RECIBE ORDEN DE AUDITORÍA E INFORMA AL AUDITOR COMISIONADO PARA ACUDIR A RECOGER SU BOLETO DE AVIÓN EN SU CASO Y LOS VIÁTICOS AL ÁREA RESPECTIVA, INSTRUYÉNDOSELE PARA DAR INICIO A LA AUDITORÍA. ASÍ MISMO SE LE TURNA ORIGINAL Y COPIAS RESPECTIVAS DE LA ORDEN DE AUDITORÍA
SE PRESENTA ANTE EL TITULAR DE LA DELEGACIÓN ESTATAL A AUDITAR Y ENTREGA ORIGINAL DE ORDEN DE AUDITORIA PROCEDIENDO A LEVANTAR EL ACTA DE INICIO DE AUDITORIA EN ORIGINAL Y 3 COPIAS, LAS CUALES CONTARÁN CON FIRMA AUTÓGRAFA Y RUBRICA EN CADA UNA DE LAS FOJAS QUE LA CONSTITUYEN
ENTREGA COPIA DE ACTA DE INICIO DE AUDITORIA A LA PERSONA CON QUIEN SE ATENDIÓ LA DILIGENCIA Y RECABA FIRMA DE ACUSE DE RECIBO
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
TITULAR DE LA DELEGACIÓN AUDITOR DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV)
22
23 24 25 26
27 28 29
RECIBE COPIA DEL ACTA DE INICIO DE AUDITORIA Y LA ORDEN DE AUDITORIA EN ORIGINAL Y FIRMA ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN
¿SON RELEVANTES?
SI NO
EVALÚA EL AVANCE DE LA AUDITORIA Y CONTINUA CON LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DETERMINADOS EN EL MARCO CONCEPTUAL
C
D
RECIBE ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORIA
RECOPILA LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR EL ÁREA AUDITADA
PROCEDE A LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO DE CONFORMIDAD A LOS PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA DETERMINADOS EN LOS MARCOS CONCEPTUALES, CON EL PROPÓSITO DE EMITIR UNA OPINIÓN SÓLIDA, SUSTENTADA Y VÁLIDA DE LAS SITUACIONES OBSERVADAS
INFORMA A SU JEFE INMEDIATO DE LOS HALLAZGOS MÁS RELEVANTES DERIVADOS DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA
REVISA, ANALIZA Y EVALÚA LOS ASUNTOS PLANTEADOS POR EL AUDITOR
COMUNICA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A DELEGACIONES LOS RESULTADOS PRELIMINARES DE LA AUDITORIA TÉCNICA
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) AUDITOR
30 31 32
33 34 35
36
37 38
RECIBE INFORMACIÓN DE LOS RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA TÉCNICA (VÍA TELEFÓNICA, MEDIOS ELECTRÓNICOS, FAX, ETC.) Y ANALIZA LA PROBLEMÁTICA DETECTADA, PARA LA DETERMINAR LAS ACCIONES A SEGUIR
¿SE ESTABLECE NUEVAS LÍNEAS DE ACCIÓN?
SI NO
CONTINÚAN CON EL PROCESO DE REVISIÓN DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS PREDETERMINADOS
D
E
SE COORDINA CON LOS AUDITORES PARA APLICAR LAS ACCIONES DETERMINADAS SEGÚN SEA EL CASO
RECIBE INSTRUCCIONES Y EN SU CASO REALIZA LOS AJUSTES COMPLEMENTARIOS CORRESPONDIENTES
INSTRUYE AL AUDITOR PARA PROCEDER A REALIZAR LOS AJUSTES NECESARIOS A LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCOS CONCEPTUALES, CON EL PROPÓSITO DE REORIENTAR LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA QUE CONDUZCAN A EMITIR UNA OPINIÓN SÓLIDA Y SUSTENTADA DE LAS SITUACIONES OBSERVADAS CON LA DOCUMENTACIÓN SUFICIENTE Y COMPETENTE
SOMETE A CONSIDERACIÓN DE LOS NIVELES JERÁRQUICOS SUPERIORES DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL LOS HALLAZGOS DETERMINADOS
COMUNICA A LOS RESPONSABLES DE LA AUDITORIA LOS LINEAMIENTOS ACORDADOS EN SU CASO PARA CONDUCIR LA MISMA
INTEGRA EN LOS MARCOS CONCEPTUALES EN FORMA RESUMIDA LAS CONCLUSIONES DEL TRABAJO EJECUTADO. ANEXANDO LOS PAPELES DE TRABAJO CORRESPONDIENTE
DETERMINA LAS IRREGULARIDADES DERIVADAS DEL PROCESO DE REVISIÓN Y ELABORA LA CÉDULA DE OBSERVACIONES CONFORME A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. EN SU CASO, SOLICITA AL TITULAR DE LA DELEGACIÓN CERTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A
DELEGACIONES, DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA
(I Y II O III Y IV) Y/O AUDITOR
TITULAR DE LA DELEGACIÓN DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A
DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) Y/O AUDITOR
SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA
39
40
41
42 43 45
44
PRESENTAN EN FORMA CONJUNTA LA CEDULA DE OBSERVACIONES PARA SU DISCUSIÓN ANTE LOS RESPONSABLES DE LA DELEGACIÓN PARA SU RECTIFICACIÓN O RATIFICACIÓN
E
RECIBE CEDULA DE OBSERVACIONES DEBIDAMENTE FIRMADAS Y SE PROPORCIONA COPIA AUTÓGRAFA DE LAS MISMAS AL TITULAR DE LA DELEGACIÓN
RECIBE Y JUNTO CON LOS RESPONSABLES DE LAS ÁREAS EN DONDE SE DETERMINO LA OBSERVACIÓN, REVISA, ANALIZA COMENTA Y FIRMA LA CEDULA DE OBSERVACIÓN CON EL GRUPO DE AUDITORES; ASÍ MISMO, CERTIFICA DOCUMENTACIÓN SOPORTE SOLICITADA
REQUISITA, FIRMA Y REMITE AL AUDITOR EL FORMATO “CERTIFICADO DE TRÁNSITO”
ESTABLECE FECHAS COMPROMISO PARA SOLVENTAR LAS OBSERVACIONES PLANTEADAS FIRMANDO DE CONFORMIDAD LA CEDULA DE OBSERVACIÓN, LA CUAL DEVUELVE AL AUDITOR
F
SOLICITA CERTIFICADO DE TRÁNSITO A LA SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA PARA EFECTOS DE COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS
REMITE ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORIA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A
DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) Y/O AUDITOR
SUBDIRECCIONES DE AUDITORÍA EN DELEGACIONES
46
47 48 52
49 50 51
RECIBE ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORIA PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
¿SE REQUIERE HACER CORRECCIONES?
SI NO
SE INFORMA AL AUDITOR PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 47)
F
G
ELABORA EL INFORME DE AUDITORIA CON ESTRICTO APEGO A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARIA DE LA FUNCIÓN PUBLICA
TURNA EL INFORME DE AUDITORÍA AL SUBDIRECTOR DE AUDITORÍA A DELEGACIONES PARA SU REVISIÓN, ANÁLISIS Y VISTO BUENO; Y COPIA SIMPLE DE CEDULAS DE OBSERVACIONES CON ARCHIVO EN MEDIO MAGNÉTICO PARA SU SEGUIMIENTO.
RECIBE, REVISA Y ANALIZA EL INFORME DE AUDITORIA PARA SU VISTO BUENO
RUBRICA Y REMITE EL INFORME A LA TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU AUTORIZACIÓN, E INSTRUYE AL AUDITOR PARA INTEGRAR CORRECTAMENTE EL EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN CONFORME A LOS LINEAMIENTOS QUE EMITE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
RECIBE INSTRUCCIONES Y PROCEDE A INTEGRAR EL EXPEDIENTE CON ESTRICTO APEGO A LA NORMATIVIDAD EMITIDA POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. ASÍ MISMO COMPRUEBA LOS VIÁTICOS DE LA COMISIÓN ANTE EL ÁREA CORRESPONDIENTE, DE CONFORMIDAD A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS
2
2
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL,
EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
SUBDIRECCIONES DE AUDITORÍA A DELEGACIONES TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
53
54 55
58
56
57
62
59 60 61
G
RECIBE INFORME Y SOLICITA NÚMERO DE OFICIO A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
RECIBE INFORME DE RESULTADOS DE AUDITORIA PARA SU RUBRICA DE AUTORIZACIÓN
¿EL INFORME SE AUTORIZA?
NO SI
RUBRICA INFORME Y LO TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A DELEGACIONES PARA OBTENER NUMERO DE OFICIO DE ENVÍO
SE TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 49)
3
REMITE INFORME Y OFICIO AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA RECABAR FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL.
RECIBE INFORME Y OFICIO DE REMISIÓN Y TURNA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU FIRMA DE CONFORMIDAD
H
RECIBE INFORME DE RESULTADOS DE AUDITORIA Y OFICIO DE REMISIÓN PARA SU FIRMA DE CONFORMIDAD
¿APRUEBA EL INFORME?
NO SI
FIRMA DE CONFORMIDAD EL INFORME Y LO TURNA JUNTO CON EL OFICIO DE TRÁMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES
SE SOLICITA LA INTERVENCIÓN DEL AUDITOR PARA ACLARAR LA SITUACIÓN Y SE EFECTÚAN LAS CORRECCIONES NECESARIAS (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 49)
3 RECIBE INFORME DE AUDITORÍA Y OFICIO DE TRÁMITE EN ORIGINAL Y REMITE A LOS AUDITORES ACTUANTES PARA SU DESPACHO CORRESPONDIENTE
4
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS
AUDITOR SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV)
63 64 65
66
68
67
H
RECIBE INFORME Y OFICIO Y PROCEDE A SACAR COPIAS FOTOSTÁTICAS, PARA SU DISTRIBUCIÓN Y OBTENCIÓN DE ACUSE DE RECIBO EN DOS TANTOS.
PROPORCIONA ACUSE DE RECIBO AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES PARA SU CONTROL Y ARCHIVO.
RECIBE EXPEDIENTE DE AUDITORÍA PARA SU APROBACIÓN Y FIRMA E INSTRUYE A LA JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) QUE INFORME LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA TÉCNICA PROGRAMADA, CON EL PROPÓSITO DE DAR CUMPLIMIENTO EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)
RECIBE LA INFORMACIÓN REMITIDA POR LA JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO
PROCEDE A INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA MEDIANTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA.
PROCEDE A TERMINAR DE INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE LA AUDITORÍA TÉCNICA CON ESTRICTO APEGO A LA NORMATIVIDAD EMITIDA POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES PARA SU APROBACIÓN Y RECABAR LAS FIRMAS CORRESPONDIENTES
TERMINA
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4.- CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS
EN AUDITORIAS
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OBJETIVO
Contar con el apoyo técnico y normativo que sirva de marco de acción para llevar a cabo las auditorias de seguimiento bajo los principios de legalidad, honradez, imparcialidad, transparencia, eficacia y eficiencia, desde su planeación hasta la presentación del informe dando así oportuno cumplimiento al Programa Anual de Trabajo y permitiendo presentar de manera precisa las obligaciones y responsabilidades del personal responsable de las auditorias de seguimiento a las observaciones determinadas, en estricto apego a las leyes y normas aplicables en el ámbito de su competencia.
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POLÍTICAS • Las revisiones se realizarán con la oportunidad necesaria para dar cumplimiento en tiempo
y forma a lo establecido en el Programa Anual de Trabajo. • Previamente al inicio de cualquier revisión o trabajo se deberá formular la planeación de la
auditoría de seguimiento, conjuntamente con el Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y el responsable de la misma, verificando que se cumpla con los lineamientos y normatividad establecida.
• Los auditores comisionados deberán actuar bajo los principios de legalidad, honradez,
imparcialidad, transparencia, eficacia y eficiencia en la auditoría de seguimiento y el control de las observaciones determinadas en auditorias, absteniéndose de realizar cualquier acto, conducta u omisión que cause deficiencia en el trabajo, y en consecuencia suspensión del mismo o implique abuso o ejercicio indebido del empleo, cargo o comisión.
• El Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control,
Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y la Subdirección responsable de la auditoría de seguimiento, deberán ejercer una adecuada supervisión para evaluar el cumplimiento de los objetivos, alcances y procedimientos de la auditoría, la atención a las recomendaciones planteadas en los plazos acordados y el control de los avances de solventación de las observaciones determinadas.
• El Informe de Auditoría de seguimiento reflejará el resultado de las pruebas, análisis y
evaluaciones realizadas a la instauración de medidas preventivas y correctivas presentadas para la solventación de observaciones, debiendo estar totalmente soportadas con la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente, el cual deberá emitirse dentro de los 10 días hábiles al término de la misma.
• Derivado del resultado obtenido en el seguimiento a observaciones determinadas en
auditorias, en caso de que así proceda, se deberá enviar al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas el informe respectivo donde se establezca la presunta responsabilidad a que haya dado lugar.
• Los responsables de la auditoría de seguimiento (Subdirecciones de auditoría a Oficinas
Centrales y a Delegaciones) a través de sus Departamentos de Auditoría (Integral y Específica, y a Delegaciones Zona I y II y Zona III y IV, respectivamente), ejercerán un estricto apego a los lineamientos generales para la presentación de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP), supervisando el cumplimiento en tiempo y forma de los plazos establecidos.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
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OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Auditoría responsable
1 Recibe el Programa Anual de Trabajo (Resumen y Detallado) para instrumentar las revisiones de seguimiento programadas en tiempo y forma.
2 Coordina con el Titular tanto del Órgano Interno de Control como con el Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para definir los por menores a considerarse en la ejecución de las Auditorias establecidas en el Programa Anual de Trabajo (PAT).
3 Informa a los Departamentos de Auditoría responsables los objetivos a alcanzar en el trimestre, de tal forma que se cumpla con el PAT, comunicando las instrucciones giradas por los niveles jerárquicos superiores.
Departamento de Auditoría responsables
4 Recibe instrucción y coordina a los auditores para que procedan a elaborar la carta planeación, programa de trabajo, el cronograma de actividades y los marcos conceptuales, con estricto apego a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública.
Auditor responsable 5 Recibe instrucciones y desarrolla la carta de planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y los marcos conceptuales. Remite para su aprobación los documentos de referencia a los Departamentos de Auditoría responsables.
Departamento de Auditoría responsables
6 Recibe y verifica que la carta de planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y los marcos conceptuales cumplan con los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública.
¿Esta correcta la información?
7 NO.- Se remite al auditor para su corrección. (Regresa a la actividad No. 5)
8 SI.- Turna carta de planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y los marcos conceptuales al auditor e informa a la Subdirección de Auditoría responsable para dar trámite a la orden de auditoría correspondiente.
Auditor responsable 9 Recibe carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marcos conceptuales para su aplicación, control y archivo.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Auditoría responsable
10 Recibe información, asigna número de revisión para la auditoría de seguimiento que inicia, conforme al Programa Anual de Trabajo.
11 Solicita referencia a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control para elaborar la orden de auditoría correspondiente.
Titular del Órgano Interno de Control
12 Proporciona referencia para elaboración de la orden de auditoría de seguimiento a la Subdirección de Auditoría responsable.
Subdirección de Auditoría responsable
13 Recibe referencia y elabora orden para la práctica de auditoría de seguimiento.
14 Remite orden de auditoría al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su visto bueno y autorización del Titular del Órgano Interno de Control, en original.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
15 Recibe orden de auditoría de seguimiento, rubrica y recaba la autorización del Titular del Órgano Interno de Control.
Titular del Órgano Interno de Control
16 Recibe, firma y turna orden de auditoría de seguimiento en original al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
17 Recibe y turna orden de auditoría autorizada por el Titular del Órgano Interno de Control a las Subdirecciones de Auditoría responsables.
Subdirección de Auditoría responsable
18 Recibe la orden de auditoría autorizada e informa al auditor comisionado sobre los trabajos a realizar en el seguimiento a observaciones determinadas en auditorias; instruye el inicio de la auditoría y proporciona relación de observaciones para su control.
Auditor responsable
19
Recibe orden de auditoría de seguimiento autorizada en original, obtiene copias para turnan a las áreas correspondientes recabando el acuse de recibo en dos tantos.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Auditoría responsable
20
Se presenta ante el titular del área responsable de coordinar o atender las observaciones pendientes de solventar y entrega original de orden de auditoría, procede a entrevistarse con los responsables de atender la auditoría e instruye al auditor para que formule acta de inicio de auditoría de seguimiento.
Auditor responsable
21 Levanta acta de inicio de auditoría en original y 3 copias, las cuales se firmaran autógrafamente al final y se rubricaran cada una de las fojas que las constituyen.
22 Entrega copia de acta de inicio de auditoría al personal con quien se ha tenido la diligencia y recaba firma de acuse de recibo de la orden de auditoría.
23 Conserva un acuse de recibo para su control y archivo.
24 Remite un acuse de recibo de la orden de auditoría al Titular del Órgano Interno de Control para su control y archivo.
Titular del Órgano Interno de Control
25 Recibe acuse de recibo de la orden de auditoría para su control y archivo.
Auditor responsable 26 Solicita por escrito o mediante llamadas telefónicas a las áreas responsables de atender la observación, la documentación que soporte la solventación de las medidas instauradas.
Área responsable de atender la observación
27 Envía documentación soporte para la solventación de las observaciones determinadas en las revisiones practicadas.
Auditor responsable 28 Recopila y analiza la información proporcionada por las áreas responsables de implementar las medidas preventivas y correctivas acordadas elaborando cédulas de seguimiento.
¿Es procedente la documentación para la solventación de la observación?
29 NO.- Se determina replanteamiento. (regresa a la actividad No. 26)
30 SI.- Confirma la solventación en la cédula de seguimiento en apego a los lineamientos establecidos e informa al Jefe de Departamento de Auditoría responsable, para su control y reporte al SIP.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento de Auditoría responsables
31 Comunica a la Subdirección de Auditoría responsable los resultados preliminares de la auditoría e incorpora la información al SIP.
Subdirección de Auditoría responsable
32 Confirma avance de resultados de auditoría de seguimiento y autoriza la incorporación de la información al SIP.
Departamento de Auditoría y Auditor responsables
33 Preparan informe de seguimiento con estricto apego a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública y se turna a la Subdirección de Auditoría responsable para su revisión y aprobación.
Subdirección de Auditoría responsable
34 Recibe informe de seguimiento, para su revisión y aprobación e instruye al auditor para integrar correctamente el expediente de la revisión, conforme a los lineamientos que emite la Secretaría de la Función Pública.
¿El informe tiene correcciones?
35 SI.- Se turna al auditor responsable para las correcciones correspondientes. (Regresa a la actividad No. 33)
36 NO.- Se turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su visto bueno.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
37 Recibe informe de auditoría de seguimiento para su aprobación.
¿El informe se aprueba?
38 NO.- Se turna a la Subdirección de Auditoría responsable para su corrección. (Regresa a la actividad No. 33)
39 SI.- Se turna a la Subdirección de Auditoría responsable para obtener número de oficio de envío.
Subdirección de Auditoría responsable
40 Recibe informe de auditoría de seguimiento y solicita número de oficio a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Auditoría responsable
41 Remite informe y oficio de envío de informe al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para recabar firma del Titular del Órgano Interno de Control.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
42 Recibe informe y oficio de remisión y turna al Titular del Órgano Interno de Control para su firma de conformidad.
Titular del Órgano Interno de Control
43 Recibe el informe de resultados de auditoría de seguimiento y oficio de envío para firma de conformidad.
¿Autoriza el informe?
44 NO.- Se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 33).
45 SI.- Firma de conformidad el informe y lo turna junto con el oficio a la Subdirección de Auditoría responsable.
Subdirección de Auditoría responsable
46 Recibe informe de Auditoría de seguimiento y oficio de trámite en original y remite a los auditores actuantes para su despacho correspondiente.
Auditor responsable 47 Recibe informe y oficio y procede a sacar copias fotostáticas, para su distribución y obtención de acuse de recibo en dos tantos.
48 Proporciona acuse de recibo al Titular del Órgano Interno de Control y a la Subdirección de Auditoría responsable para su control y archivo.
49 Procede a terminar de integrar el expediente de la auditoría de seguimiento con estricto apego a la normatividad emitida por la Secretaría de la Función Pública y turnan a la Subdirección de Auditoría responsable para su aprobación y firmas correspondientes.
Subdirección de Auditoría responsable
50 Recibe expediente de auditoría para su aprobación y firma e instruye a la Jefatura de Departamento de auditoría responsable, que informe los resultados de la Auditoría de seguimiento, con el propósito de dar cumplimiento en forma correcta y oportuna al Sistema de Información Periódica (SIP).
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento de auditoría responsable
51 Procede a informar los resultados de la auditoría de seguimiento mediante el Sistema de Información Periódica y remite reportes a la subdirección de auditoría responsable. (ver procedimiento No. 8)
Subdirección de Auditoría responsable
52 Recibe la información remitida por la Jefatura de Departamento de Auditoría responsable para su control y seguimiento.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLES AUDITOR RESPONSABLE
1 2 3
4 6
5
INICIA
RECIBE EL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (RESUMEN Y DETALLADO) PARA INSTRUMENTAR LAS REVISIONES DE SEGUIMIENTO PROGRAMADAS EN TIEMPO Y FORMA.
SE COORDINA CON EL TITULAR TANTO DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL COMO CON EL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA DEFINIR LOS POR MENORES A CONSIDERARSE EN LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS ESTABLECIDAS EN EL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)
INFORMA A LOS DEPARTAMENTOS DE AUDITORÍA RESPONSABLES LOS OBJETIVOS A ALCANZAR EN EL TRIMESTRE, DE TAL FORMA QUE SE CUMPLA CON EL PAT, COMUNICANDO LAS INSTRUCCIONES GIRADAS POR LOS NIVELES JERÁRQUICOS SUPERIORES
RECIBE INSTRUCCIÓN Y COORDINA A LOS AUDITORES PARA QUE PROCEDAN A ELABORAR LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES, CON ESTRICTO APEGO A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
RECIBE INSTRUCCIONES Y DESARROLLA LA CARTA DE PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES. REMITE PARA SU APROBACIÓN LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA A LOS DEPARTAMENTOS DE AUDITORÍA RESPONSABLES
1
RECIBE Y VERIFICA QUE LA CARTA DE PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES CUMPLAN CON LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
A
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLES AUDITOR RESPONSABLE SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE
7 8
9
10 11
SE REMITE AL AUDITOR PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 5)
TURNA CARTA DE PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES AL AUDITOR E INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA DAR TRÁMITE A LA ORDEN DE AUDITORÍA CORRESPONDIENTE
A
1
¿ESTA CORRECTA LA INFORMACIÓN?
NO SI
RECIBE CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCOS CONCEPTUALES PARA SU APLICACIÓN, CONTROL Y ARCHIVO.
RECIBE INFORMACIÓN, ASIGNA NÚMERO DE REVISIÓN PARA LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO QUE INICIA, CONFORME AL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO
SOLICITA REFERENCIA A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA ELABORAR LA ORDEN DE AUDITORÍA CORRESPONDIENTE.
B
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
12 16
13 14 18
15 17
PROPORCIONA REFERENCIA PARA ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE
RECIBE, FIRMA Y TURNA ORDEN DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO EN ORIGINAL AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
B
RECIBE REFERENCIA Y ELABORA ORDEN PARA LA PRÁCTICA DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO
REMITE ORDEN DE AUDITORÍA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU VISTO BUENO Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL, EN ORIGINAL
RECIBE ORDEN DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO, RUBRICA Y RECABA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
RECIBE Y TURNA ORDEN DE AUDITORÍA AUTORIZADA POR EL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL A LAS SUBDIRECCIONES DE AUDITORÍA RESPONSABLES
RECIBE LA ORDEN DE AUDITORÍA AUTORIZADA E INFORMA AL AUDITOR COMISIONADO SOBRE LOS TRABAJOS A REALIZAR EN EL SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS; INSTRUYE EL INICIO DE LA AUDITORÍA Y PROPORCIONA RELACIÓN DE OBSERVACIONES PARA SU CONTROL
C
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83
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
AUDITOR RESPONSABLE SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
19
21
22
23 24
20
25
C
D
RECIBE ORDEN DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO AUTORIZADA EN ORIGINAL, OBTIENE COPIAS PARA TURNAN A LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES RECABANDO EL ACUSE DE RECIBO EN DOS TANTOS
LEVANTA ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA EN ORIGINAL Y 3 COPIAS, LAS CUALES SE FIRMARAN AUTÓGRAFAMENTE AL FINAL Y SE RUBRICARAN CADA UNA DE LAS FOJAS QUE LAS CONSTITUYEN.
ENTREGA COPIA DE ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA AL PERSONAL CON QUIEN SE HA TENIDO LA DILIGENCIA Y RECABA FIRMA DE ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORÍA
REMITE UN ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORÍA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
CONSERVA UN ACUSE DE RECIBO PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
SE PRESENTA ANTE EL TITULAR DEL ÁREA RESPONSABLE DE COORDINAR O ATENDER LAS OBSERVACIONES PENDIENTES DE SOLVENTAR Y ENTREGA ORIGINAL DE ORDEN DE AUDITORÍA, PROCEDE A ENTREVISTARSE CON LOS RESPONSABLES DE ATENDER LA AUDITORÍA E INSTRUYE AL AUDITOR PARA QUE FORMULE ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO
RECIBE ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORÍA PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
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84
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
AUDITOR RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE DE ATENDER LA OBSERVACIÓN
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLES
26 28 29 30
27
31
SOLICITA POR ESCRITO O MEDIANTE LLAMADAS TELEFÓNICAS A LAS ÁREAS RESPONSABLES DE ATENDER LA OBSERVACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTE LA SOLVENTACIÓN DE LAS MEDIDAS INSTAURADAS
D
ENVÍA DOCUMENTACIÓN SOPORTE PARA LA SOLVENTACIÓN DE LAS OBSERVACIONES DETERMINADAS EN LAS REVISIONES PRACTICADAS
RECOPILA Y ANALIZA LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR LAS ÁREAS RESPONSABLES DE IMPLEMENTAR LAS MEDIDAS PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS ACORDADAS ELABORANDO CÉDULAS DE SEGUIMIENTO
¿ES PROCEDENTE LA
DOCUMENTACIÓN PARA LA
SOLVENTACIÓN DE LA OBSERVACIÓN?
NO SI
SE DETERMINA REPLANTEAMIENTO (REGRESA A LA ACTIVIDAD NO. 26)
2
2
CONFIRMA LA SOLVENTACIÓN EN LA CÉDULA DE SEGUIMIENTO EN APEGO A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS E INFORMA AL JEFE DE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE, PARA SU CONTROL Y REPORTE AL SIP
COMUNICA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE LOS RESULTADOS PRELIMINARES DE LA AUDITORÍA E INCORPORA LA INFORMACIÓN AL SIP
E
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA Y AUDITOR RESPONSABLES
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL,
EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
32 34 35 36
33
37 38 39
E
CONFIRMA AVANCE DE RESULTADOS DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO Y AUTORIZA LA INCORPORACIÓN DE LA INFORMACIÓN AL SIP
PREPARAN INFORME DE SEGUIMIENTO CON ESTRICTO APEGO A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y SE TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SU REVISIÓN Y APROBACIÓN
RECIBE INFORME DE SEGUIMIENTO, PARA SU REVISIÓN Y APROBACIÓN E INSTRUYE AL AUDITOR PARA INTEGRAR CORRECTAMENTE EL EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN, CONFORME A LOS LINEAMIENTOS QUE EMITE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
¿EL INFORME
TIENE CORRECCIONES?
NO SI
SE TURNA AL AUDITOR RESPONSABLE PARA LAS CORRECCIONES PERTINENTES (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 33)
3
SE TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU VISTO BUENO
3
RECIBE INFORME DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO PARA SU APROBACIÓN
¿EL INFORME SE APRUEBA?
NO SI
SE TURNA AL AUDITOR RESPONSABLE PARA LAS CORRECCIONES PERTINENTES (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 33)
3 SE TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA OBTENER NÚMERO DE OFICIO DE ENVÍO
F
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
40 41 46
42
43 44 45
F
RECIBE INFORME Y OFICIO DE REMISIÓN Y TURNA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU FIRMA DE CONFORMIDAD.
REMITE INFORME Y OFICIO DE ENVÍO DE INFORME AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA RECABAR FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL.
RECIBE INFORME DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO Y OFICIO DE TRÁMITE EN ORIGINAL Y REMITE A LOS AUDITORES ACTUANTES PARA SU DESPACHO CORRESPONDIENTE
RECIBE EL INFORME DE RESULTADOS DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO Y OFICIO DE ENVÍO PARA FIRMA DE CONFORMIDAD.
¿AUTORIZA EL INFORME?
NO SI
SE EFECTÚAN LAS CORRECCIONES NECESARIAS (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 33)
3 FIRMA DE CONFORMIDAD EL INFORME Y LO TURNA JUNTO CON EL OFICIO A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE
G
RECIBE INFORME DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO Y SOLICITA NÚMERO DE OFICIO A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS
AUDITOR RESPONSABLE SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLES
47 48 49
50 52
51
G
PROPORCIONA ACUSE DE RECIBO AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SU CONTROL Y ARCHIVO.
PROCEDE A TERMINAR DE INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO CON ESTRICTO APEGO A LA NORMATIVIDAD EMITIDA POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNAN A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SU APROBACIÓN Y FIRMAS CORRESPONDIENTES
RECIBE INFORME Y OFICIO Y PROCEDE A SACAR COPIAS FOTOSTÁTICAS, PARA SU DISTRIBUCIÓN Y OBTENCIÓN DE ACUSE DE RECIBO EN DOS TANTOS
RECIBE LA INFORMACIÓN REMITIDA POR LA JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO
RECIBE EXPEDIENTE DE AUDITORÍA PARA SU APROBACIÓN Y FIRMA E INSTRUYE A LA JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE, QUE INFORME LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO, CON EL PROPÓSITO DE DAR CUMPLIMIENTO EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA AL SIP
PROCEDE A INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO MEDIANTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA Y REMITE REPORTES A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE.
TERMINA
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5.- INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD
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OBJETIVO Proporcionar un instrumento que norme y estandarice el trabajo que ejecuta el personal de este Órgano Interno de Control, en relación a la integración de informes de casos con presunta responsabilidad de los servidores públicos adscritos al Registro Agrario Nacional, a fin de que se proporcionen los elementos indispensables para que se denuncien sus actos u omisiones en apego a las atribuciones y facultades propias del trabajo de auditoría.
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POLÍTICAS • La integración del expediente deberá observar los lineamientos establecidos en la guía
para la elaboración de informes e integración de expedientes de casos de presuntas responsabilidades de servidores públicos, emitida por la Unidad de Auditoría Gubernamental de la Secretaría de la Función Pública.
• Los auditores deberán actuar con la máxima eficacia y eficiencia en la integración de los
expedientes y obtener las pruebas suficientes, idóneas, relevantes, pertinentes y por ende contundentes, con la finalidad de que el informe quede debidamente soportado.
• El Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control,
Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y la Subdirección responsable de la auditoría, deberán ejercer una adecuada supervisión para evaluar si existen elementos suficientes que impliquen una presunta responsabilidad.
• Derivado del resultado obtenido, en caso de que proceda, el informe respectivo se deberá
enviar al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas. • El presente procedimiento es de observancia para las subdirecciones responsables de las
auditorias (Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales y a Delegaciones), de sus respectivos Departamentos responsables (de Auditoría Integral y Específica y, de Auditoría a Delegaciones Zona I y II y III y IV) y de su personal asignado (Auditores), conforme a sus actividades de auditoría o de seguimiento de las recomendaciones planteadas para su atención en los plazos acordados.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de auditoría responsable
1 Proporciona las pruebas suficientes y relevantes al Titular del Órgano Interno de Control y al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
2 Determina en conjunto con el Titular del Órgano Interno de Control y la Subdirección de auditoría responsable si existen elementos suficientes, pertinentes y contundentes que en consecuencia denuncien los actos u omisiones de los servidores públicos resultantes de una auditoria o del seguimiento de observaciones determinadas en una auditoría.
¿Existen elementos suficientes?
3 NO. Se informa a la Subdirección de auditoría responsable para su control.
4 SI. Se instruye a la Subdirección de auditoría responsable para que se inicie la elaboración del informe de casos con presunta responsabilidad.
Subdirección de auditoría responsable
5 Instruye al auditor responsable para que se inicie la elaboración del informe de casos con presunta responsabilidad e integre el expediente respectivo en apego a la guía diseñada por la SFP, bajo la supervisión del Departamento de auditoría responsable.
Auditor responsable y Departamento de auditoría responsable
6 Identifican a los servidores públicos presuntamente responsables, directos (por haber ejecutado los actos u omisiones o por que en el ejercicio de sus funciones omitieron la supervisión y autorizaron tales actos que implicaron culpa o negligencia de acuerdo a las funciones que correspondan) y solidarios (los particulares que participaron con los servidores públicos en actos u omisiones que originaron la determinación de responsabilidades).
7 Elaboran el informe de manera clara, precisa, concisa, cronológica y congruente, precisando en su caso el daño y/o perjuicio patrimonial así como los presuntos responsables, de acuerdo con el modelo de informe de la guía para la elaboración de informes e integración de expedientes de casos de presuntas responsabilidades de servidores públicos emitida por la SFP.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Auditor responsable y Departamento de auditoría responsable
8 Ordenan de manera cronológica la documentación que dio origen a la determinación de la irregularidad: antecedentes, normatividad y reglamentación de actividades y funciones de la unidad responsable, orden de auditoría, acta de inicio de auditoría, oficio de solicitud de información, etc.
9 Integran la documentación que soporta la irregularidad, en orden de prelación y la incluyen en tantos anexos como se considere necesario. De la documentación recabada en primer lugar se preferirán originales, en segundo término copias con firma autógrafa y en tercer lugar copias certificadas por personal debidamente facultado para expedirlas.
10 Incluyen las leyes, reglamentos, estatutos orgánicos, manuales, políticas, lineamientos y procedimientos internos incumplidos y vigentes en la época de los hechos que tengan relación con los actos u omisiones de la irregularidad.
11 Anexan la documentación que acredita la calidad de los servidores públicos implicados como: contrato, nombramientos, movimientos internos de personal (altas y bajas) producidas en la fecha en que ocurrieron los hechos, y de ser posible domicilio particular actualizado y alguna fotografía reciente.
12 El expediente lo integran por bloques de documentación, mismos que se identifican con separadores debidamente rotulados y cada uno de ellos en un apartado; constará de tantos legajos como sea necesario para lo cual se etiqueta el frente de la portada de cada uno de ellos anotando el título con el que se identifique el asunto.
13 Proceden a foliar todas y cada una de las fojas que conforman el expediente en orden consecutivo cerciorándose de identificar plenamente el folio definitivo.
14 Suscriben el informe de casos con presunta responsabilidad con firma al final del documento y rúbrica al margen de todas y cada una de las fojas que lo constituyen.
15 Remiten expediente con informe de casos con presunta responsabilidad a la Subdirección de auditoría responsable para su visto bueno. ¿Tiene correcciones?
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de auditoría responsable
16 SI.- Se turna al Auditor responsable para su adecuación. (Regresa a la actividad No. 6)
17 NO.- Se turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su aprobación.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
18 Recibe expediente con informe de casos con presunta responsabilidad y lo presenta de manera económica al área de responsabilidades para que se practique una primera revisión del caso y se recomienden las adecuaciones necesarias.
¿Tiene correcciones?
19 SI.- Se turna a la Subdirección de auditoría responsable para sus correcciones. (Regresa a la actividad No. 16)
20 NO.- Aprueba, firma y turna informe de casos con presunta responsabilidad, expediente y oficio de envío al Titular del Órgano Interno de Control para su autorización.
Titular del Órgano Interno de Control
21 Recibe informe de casos con presunta responsabilidad, expediente y oficio de envío para su autorización.
¿Se autoriza?
22 NO.- Se turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para sus adecuaciones. (Regresa a la actividad No. 19)
23 SI.- Firma oficio de envío y turna informe de casos con presunta responsabilidad y expediente al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para tramite y clasificación de la información como reservada.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
24 Envía oficio anexando el expediente e informe de casos con presunta responsabilidad de forma suscrita y en medio magnético al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas para implementar el inicio del procedimiento administrativo de determinación de responsabilidades correspondiente; clasifica y recaba acuse de recibo para su control y archivo.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
25 Recibe expediente e informe de casos con presunta responsabilidad suscrito y en medio magnético para implementar el inicio del procedimiento administrativo de determinación de responsabilidades. (Ver procedimiento No. 9)
TERMINA PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD
SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
AUDITOR RESPONSABLE Y DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE
1
5
2
3 4
6
7
¿EXISTEN ELEMENTOS
SUFICIENTES?
INICIA
PROPORCIONA LAS PRUEBAS SUFICIENTES Y RELEVANTES AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
DETERMINA EN CONJUNTO CON EL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE SI EXISTEN ELEMENTOS SUFICIENTES, PERTINENTES Y CONTUNDENTES QUE EN CONSECUENCIA DENUNCIEN LOS ACTOS U OMISIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS RESULTANTES DE UNA AUDITORIA O DEL SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN UNA AUDITORÍA
SE INSTRUYE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA QUE SE INICIE LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD
NO SI
SE INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SU CONTROL
A
INSTRUYE AL AUDITOR RESPONSABLE PARA QUE SE INICIE LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD E INTEGRE EL EXPEDIENTE RESPECTIVO EN APEGO A LA GUÍA DISEÑADA POR LA SFP, BAJO LA SUPERVISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE
IDENTIFICAN A LOS SERVIDORES PÚBLICOS PRESUNTAMENTE RESPONSABLES, DIRECTOS (POR HABER EJECUTADO LOS ACTOS U OMISIONES O POR QUE EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES OMITIERON LA SUPERVISIÓN Y AUTORIZARON TALES ACTOS QUE IMPLICARON CULPA O NEGLIGENCIA DE ACUERDO A LAS FUNCIONES QUE CORRESPONDAN) Y SOLIDARIOS (LOS PARTICULARES QUE PARTICIPARON CON LOS SERVIDORES PÚBLICOS EN ACTOS U OMISIONES QUE ORIGINARON LA DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES)
ELABORAN EL INFORME DE MANERA CLARA, PRECISA, CONCISA, CRONOLÓGICA Y CONGRUENTE, PRECISANDO EN SU CASO EL DAÑO Y/O PERJUICIO PATRIMONIAL ASÍ COMO LOS PRESUNTOS RESPONSABLES, DE ACUERDO CON EL MODELO DE INFORME DE LA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE CASOS DE PRESUNTAS RESPONSABILIDADES DE SERVIDORES PÚBLICOS EMITIDA POR LA SFP
1
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DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD
AUDITOR RESPONSABLE Y DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE
8
9
10
11
A
ORDENAN DE MANERA CRONOLÓGICA LA DOCUMENTACIÓN QUE DIO ORIGEN A LA DETERMINACIÓN DE LA IRREGULARIDAD: ANTECEDENTES, NORMATIVIDAD Y REGLAMENTACIÓN DE ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LA UNIDAD RESPONSABLE, ORDEN DE AUDITORÍA, ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA, OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN, ETC
INTEGRAN LA DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTA LA IRREGULARIDAD, EN ORDEN DE PRELACIÓN Y LA INCLUYEN EN TANTOS ANEXOS COMO SE CONSIDERE NECESARIO. DE LA DOCUMENTACIÓN RECABADA EN PRIMER LUGAR SE PREFERIRÁN ORIGINALES, EN SEGUNDO TÉRMINO COPIAS CON FIRMA AUTÓGRAFA Y EN TERCER LUGAR COPIAS CERTIFICADAS POR PERSONAL DEBIDAMENTE FACULTADO PARA EXPEDIRLAS
INCLUYEN LAS LEYES, REGLAMENTOS, ESTATUTOS ORGÁNICOS, MANUALES, POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS INCUMPLIDOS Y VIGENTES EN LA ÉPOCA DE LOS HECHOS QUE TENGAN RELACIÓN CON LOS ACTOS U OMISIONES DE LA IRREGULARIDAD
ANEXAN LA DOCUMENTACIÓN QUE ACREDITA LA CALIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS IMPLICADOS COMO: CONTRATO, NOMBRAMIENTOS, MOVIMIENTOS INTERNOS DE PERSONAL (ALTAS Y BAJAS) PRODUCIDAS EN LA FECHA EN QUE OCURRIERON LOS HECHOS, Y DE SER POSIBLE DOMICILIO PARTICULAR ACTUALIZADO Y ALGUNA FOTOGRAFÍA RECIENTE
B
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DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD
AUDITOR RESPONSABLE Y DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL,
EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
12
13
14
15
16 17
18 19 20
¿TIENE CORRECCIONES?
B
EL EXPEDIENTE LO INTEGRAN POR BLOQUES DE DOCUMENTACIÓN, MISMOS QUE SE IDENTIFICAN CON SEPARADORES DEBIDAMENTE ROTULADOS Y CADA UNO DE ELLOS EN UN APARTADO; CONSTARÁ DE TANTOS LEGAJOS COMO SEA NECESARIO PARA LO CUAL SE ETIQUETA EL FRENTE DE LA PORTADA DE CADA UNO DE ELLOS ANOTANDO EL TÍTULO CON EL QUE SE IDENTIFIQUE EL ASUNTO
C
PROCEDEN A FOLIAR TODAS Y CADA UNA DE LAS FOJAS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE EN ORDEN CONSECUTIVO CERCIORÁNDOSE DE IDENTIFICAR PLENAMENTE EL FOLIO DEFINITIVO
SUSCRIBEN EL INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD CON FIRMA AL FINAL DEL DOCUMENTO Y RÚBRICA AL MARGEN DE TODAS Y CADA UNA DE LAS FOJAS QUE LO CONSTITUYEN
REMITEN EXPEDIENTE CON INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SU VISTO BUENO
¿TIENE CORRECCIONES?
SE TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU APROBACIÓN
SI NO
SE TURNA AL AUDITOR RESPONSABLE PARA SU ADECUACIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 6)
1
RECIBE EXPEDIENTE CON INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD Y LO PRESENTA DE MANERA ECONÓMICA AL ÁREA DE RESPONSABILIDADES PARA QUE SE PRACTIQUE UNA PRIMERA REVISIÓN DEL CASO Y SE RECOMIENDEN LAS ADECUACIONES NECESARIAS
APRUEBA, FIRMA Y TURNA INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD, EXPEDIENTE Y OFICIO DE ENVÍO AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU AUTORIZACIÓN
SI NO
SE TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SUS CORRECCIONES (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 16)
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INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD
TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
21
22 23
24
25
TERMINA
¿SE AUTORIZA?
FIRMA OFICIO DE ENVÍO Y TURNA INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD Y EXPEDIENTE AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA TRAMITE Y CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN COMO RESERVADA
NO SI
SE TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SUS ADECUACIONES. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 19)
3
C
RECIBE INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD, EXPEDIENTE Y OFICIO DE ENVÍO PARA SU AUTORIZACIÓN
ENVÍA OFICIO ANEXANDO EL EXPEDIENTE E INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD DE FORMA SUSCRITA Y EN MEDIO MAGNÉTICO AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA IMPLEMENTAR EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES CORRESPONDIENTE; CLASIFICA Y RECABA ACUSE DE RECIBO PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
RECIBE EXPEDIENTE E INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD SUSCRITO Y EN MEDIO MAGNÉTICO PARA IMPLEMENTAR EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
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6.- EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL
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100
OBJETIVO Apoyar a las áreas del Registro Agrario Nacional en el mejoramiento de sus controles internos a través de revisiones de control, a fin de incrementar los niveles de eficacia, eficiencia y productividad, para el cumplimiento de metas y objetivos institucionales.
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101
POLÍTICAS • Las revisiones de control deberán estar contemplada dentro del Programa Anual de
Trabajo (PAT) o en su defecto estar autorizadas por el Director en Jefe del Registro Agrario Nacional, Titular del Órgano Interno de Control o por la Secretaría de la Función Pública.
• Verificar y evaluar el flujo de operación y el control interno de las actividades propias del
área a revisar. • Las acciones de mejora que se determinen en las revisiones de control, deberán
acordarse conjuntamente con las áreas responsables. • Informar a los titulares de los resultados obtenidos de las revisiones de control, con el
propósito de que se implanten y/o mejoren los mecanismos de control que se requieran para el óptimo funcionamiento de la Institución.
• Reportar en tiempo y forma los resultados de las revisiones de control en el Sistema de
Información Periódica (SIP), conforme los lineamientos establecidos por la Secretaría de la Función Pública.
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FECHA DE ACTUALIZACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
3 V 2007
102
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
1 Gira instrucciones al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para que se de cumplimiento a las revisiones de control programadas en el PAT.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
2 Recibe instrucción y solicita al revisor de control proceda a elaborar el programa de trabajo y marco conceptual, con apego a lo establecido por la Secretaría de la Función Pública.
Revisor de Control 3 Recibe instrucciones y elabora el programa de trabajo y marco conceptual y remite para su aprobación los documentos de referencia al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
4 Recibe y verifica que el programa de trabajo y el marco conceptual se integren conforme a los lineamientos.
¿Están correctos?
5 NO.- Se remite al Revisor de Control para su corrección (Regresa a la actividad No. 3)
6 SI.- Turna programa de trabajo y marco conceptual a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su autorización.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
7 Recibe documentos para su autorización.
¿Están correctos?
8 NO.- Se remite a Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para su corrección. (Regresa a la actividad No. 4)
9 SI.- Turna programa de trabajo y marco conceptual autorizado al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo e instruye que se elabore el oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
10 Recibe programa de trabajo y marco conceptual y entrega al Revisor de Control, para su aplicación, archivo y control.
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FECHA DE ACTUALIZACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Revisor de Control 11 Recibe programa de trabajo y marco conceptual para su aplicación, archivo y control.
12 Elabora el oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida, solicita a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control número de oficio y lo remite al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para su control.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
13 Recibe oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su revisión.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
14 Recibe oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida para su revisión.
¿Están correctos?
15 NO.- Se remite al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para su corrección. (Regresa a la actividad No. 13)
16 SI.- Recaba la firma del titular del Órgano Interno de Control.
Titular del Órgano Interno de Control
17 Firma y turna oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida, a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento para su trámite.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
18 Recibe oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida e instruye al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para su distribución.
19 Contacta con el área sujeta a la revisión de control, y presenta al personal encargado de la ejecución de la misma.
20 Instruye al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo que proceda al inicio de la revisión de control y proporciona oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida para su distribución.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
21 Recibe oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida, distribuye y recaba acuse de recibido en dos tantos.
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FECHA DE ACTUALIZACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Área sujeta a Revisión de Control
22 Acusa la notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida y proporciona información al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
23 Remite un acuse de recibo del oficio de notificación de la revisión de control al Titular del Órgano Interno de Control y conserva un acuse de recibo para su control y archivo.
24 Instruye al Revisor de Control para que se de inicio al análisis de la información proporcionada.
Revisor de Control 25 Recibe información y lleva a cabo la revisión sobre el área, operación, proceso, programa o rubro a evaluar, determinado en el marco conceptual, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida de las situaciones examinadas.
26 Informa a su jefe inmediato sobre las áreas proclives de mejora y
las posibles acciones de mejora derivadas de la ejecución de la revisión de control.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
27 Revisa, analiza y evalúa los asuntos planteados por el Revisor de Control.
¿Se determinan Acciones de Mejora?
28 NO.- Se deja constancia de los hechos en los papeles de trabajo indicando la razón por la que no se consideran acciones de mejora.
29 SI.- Elabora Cédula de Acciones de Mejora.
30 Informa a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento para su análisis.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
31 Recibe información del Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo y del Revisor de Control sobre las Acciones de Mejora y analiza.
¿Tiene correcciones o aclaraciones?
32 SI.- Se procede a realizar las correcciones respectivas. (Regresa a la actividad No. 29)
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
33 NO.- Remite la Cédula de Acciones de Mejora al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para recabar firma del área responsable, donde se determinó la acción de mejora.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
34 Recibe Cédula de Acciones de Mejora, procede a contactar con los responsables de la atención de la revisión de control y recaba firma de conformidad.
35 Procede a elaborar el informe de resultados conforme a lo dispuesto por la Secretaría de la Función Pública y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su visto bueno.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
36 Recibe el informe de la revisión de control y Cédula de Acciones de Mejora y revisa.
¿El informe tiene correcciones?
37 SI.- Se turna al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para las correcciones correspondientes. (Regresa a la actividad No. 35)
38 NO.- Solicita No. de oficio a la Oficina del Titular del Órgano Interno de Control y turna informe de la revisión de control para autorización.
Titular del Órgano Interno de Control
39 Recibe el oficio de envío e informe de la revisión de control para firma de conformidad.
¿Aprueba el informe?
40 NO.- Se solicita la intervención del Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para aclarar la situación y se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 37).
41 SI.- Firma de conformidad y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su trámite.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
42 Recibe informe de la revisión de control, turna al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para su entrega.
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FECHA DE ACTUALIZACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
43 Instruye para que se termine de integrar el expediente de la revisión de control conforme lo establece la Secretaría de la Función Pública.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
44 Recibe informe y procede a su envío a las áreas involucradas, recabando acuse de recibo en dos tantos.
45 Remiten un acuse de recibo al Titular del Órgano Interno de Control para su control y archivo y conservan un acuse de recibo para su expediente.
46 Procede a integrar el expediente de la revisión de control con apego a lo dispuesto por la Secretaría de la Función Pública y lo turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su aprobación.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
47 Recibe expediente de la revisión de control, firma e instruye al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo que informe los resultados de la revisión de control en el Sistema de Información Periódica (SIP).
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
48 Registra los resultados de la revisión de control en el SIP, emite los reportes correspondientes y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
49 Recibe reportes impresos del SIP, para su control y seguimiento.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO REVISOR DE CONTROL
1
7 8 9
2
4 5 6
3
¿ESTÁN CORRECTOS?
INICIA
GIRA INSTRUCCIONES AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA QUE SE DE CUMPLIMIENTO A LAS REVISIONES DE CONTROL PROGRAMADAS EN EL PAT
RECIBE INSTRUCCIÓN Y SOLICITA AL REVISOR DE CONTROL PROCEDA A ELABORAR EL PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL, CON APEGO A LO ESTABLECIDO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
TURNA PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU AUTORIZACIÓN
NO SI
SE REMITE AL REVISOR DE CONTROL PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 3)
A
RECIBE INSTRUCCIONES Y ELABORA EL PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL Y REMITE PARA SU APROBACIÓN LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
1
RECIBE Y VERIFICA QUE EL PROGRAMA DE TRABAJO Y EL MARCO CONCEPTUAL SE INTEGREN CONFORME A LOS LINEAMIENTOS
1
¿ESTÁN CORRECTOS?
TURNA PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL AUTORIZADO, AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO E INSTRUYE QUE SE ELABORE EL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA
NO SI
SE REMITE A DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 4)
RECIBE DOCUMENTOS PARA SU AUTORIZACIÓN
2
2
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO REVISOR DE CONTROL SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL
Y SEGUIMIENTO
10
13
11
12
14
15 16
RECIBE PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL Y ENTREGA AL REVISOR DE CONTROL, PARA SU APLICACIÓN, ARCHIVO Y CONTROL
B
RECIBE PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL PARA SU APLICACIÓN, ARCHIVO Y CONTROL
3
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA PARA SU REVISIÓN
A
ELABORA EL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA, SOLICITA A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL NÚMERO DE OFICIO Y LO REMITE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA SU CONTROL
¿ESTÁN CORRECTOS?
RECABA LA FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
NO SI
SE REMITE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No.13)
3
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU REVISIÓN
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL
TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
ÁREA SUJETA A REVISIÓN DE CONTROL
17
18
19
20
21
23
24
22
FIRMA Y TURNA OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA, A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO PARA SU TRÁMITE
B
C
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA SU DISTRIBUCIÓN
CONTACTA CON EL ÁREA SUJETA A LA REVISIÓN DE CONTROL, Y PRESENTA AL PERSONAL ENCARGADO DE LA EJECUCIÓN DE LA MISMA
INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO QUE PROCEDA AL INICIO DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y PROPORCIONA OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA PARA SU DISTRIBUCIÓN
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA, DISTRIBUYE Y RECABA ACUSE DE RECIBIDO EN DOS TANTOS
REMITE UN ACUSE DE RECIBO DEL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y CONSERVA UN ACUSE DE RECIBO PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
INSTRUYE AL REVISOR DE CONTROL PARA QUE SE DE INICIO AL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA
ACUSA LA NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA Y PROPORCIONA EJEMPLARES E INFORMACIÓN AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL
REVISOR DE CONTROL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROLY SEGUIMIENTO
25
26
27
28 29
30
31
32 33
¿SE DETERMINAN ACCIONES DE
MEJORA?
C
¿TIENE CORRECCIONES O ACLARACIONES?
ELABORA CÉDULA DE ACCIONES DE MEJORA
NO SI
SE DEJA CONSTANCIA DE LOS HECHOS EN LOS PAPELES DE TRABAJO INDICANDO LA RAZÓN POR LA QUE NO SE CONSIDERAN ACCIONES DE MEJORA
REVISA, ANALIZA Y EVALÚA LOS ASUNTOS PLANTEADOS POR EL REVISOR DE CONTROL
REMITE LA CÉDULA DE ACCIONES DE MEJORA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA RECABAR FIRMA DEL ÁREA RESPONSABLE, DONDE SE DETERMINÓ LA ACCIÓN DE MEJORA
SI NO
SE PROCEDE A REALIZAR LAS CORRECCIONES RESPECTIVAS (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 29)
4
D
RECIBE INFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y DEL REVISOR DE CONTROL SOBRE LAS ACCIONES DE MEJORA Y ANALIZA
RECIBE INFORMACIÓN Y LLEVA A CABO LA REVISIÓN SOBRE EL ÁREA, OPERACIÓN, PROCESO, PROGRAMA O RUBRO A EVALUAR, DETERMINADO EN EL MARCO CONCEPTUAL, CON EL PROPÓSITO DE EMITIR UNA OPINIÓN SÓLIDA, SUSTENTADA Y VÁLIDA DE LAS SITUACIONES EXAMINADAS
INFORMA A SU JEFE INMEDIATO SOBRE LAS ÁREAS PROCLIVES DE MEJORA Y LAS POSIBLES ACCIONES DE MEJORA DERIVADAS DE LA EJECUCIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL
INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO PARA SU ANÁLISIS
4
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DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
34
35
36
37 38
42
39
40 41
¿EL INFORME TIENE
CORRECCIONES?
D
RECIBE CÉDULA DE ACCIONES DE MEJORA, PROCEDE A CONTACTAR CON LOS RESPONSABLES DE LA ATENCIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RECABA FIRMA DE CONFORMIDAD
¿APRUEBA EL INFORME?
SOLICITA No. DE OFICIO A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y TURNA INFORME DE LA REVISIÓN DE CONTROL PARA AUTORIZACIÓN
SI NO
SE TURNA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTES (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 35)
RECIBE EL INFORME DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y CÉDULA DE ACCIONES DE MEJORA Y REVISA
FIRMA DE CONFORMIDAD Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU TRÁMITE
NO SI
SE SOLICITA LA INTERVENCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA ACLARAR LA SITUACIÓN Y SE EFECTÚAN LAS CORRECCIONES NECESARIAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD NO. 37) 5
E
RECIBE EL OFICIO DE ENVÍO E INFORME DE LA REVISIÓN DE CONTROL PARA FIRMA DE CONFORMIDAD
PROCEDE A ELABORAR EL INFORME DE RESULTADOS CONFORME A LO DISPUESTO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU VISTO BUENO
6
5
RECIBE INFORME DE LA REVISIÓN DE CONTROL, TURNA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA SU ENTREGA
6
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112
DIAGRAMA DE FLUJO
EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
43
47
49
44
45
46
48
E
INSTRUYE PARA QUE SE TERMINE DE INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN DE CONTROL CONFORME LO ESTABLECE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
RECIBE EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN DE CONTROL, FIRMA E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO QUE INFORME LOS RESULTADOS DE LA REVISIÓN DE CONTROL EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)
RECIBE INFORME Y PROCEDE A SU ENVÍO A LAS ÁREAS INVOLUCRADAS, RECABANDO ACUSE DE RECIBO EN DOS TANTOS
REMITEN UN ACUSE DE RECIBO AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU CONTROL Y ARCHIVO Y CONSERVAN UN ACUSE DE RECIBO PARA SU EXPEDIENTE
PROCEDE A INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN DE CONTROL CON APEGO A LO DISPUESTO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y LO TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU APROBACIÓN
REGISTRA LOS RESULTADOS DE LA REVISIÓN DE CONTROL EN EL SIP, EMITE LOS REPORTES CORRESPONDIENTES Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
RECIBE REPORTES IMPRESOS DEL SIP, PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO
TERMINA
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113
7.- CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS
EN REVISIONES DE CONTROL
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OBJETIVO Verificar que las acciones de mejora establecidas con las unidades responsables del Registro Agrario Nacional durante las revisiones de control, sean implantadas en los plazos y formas acordadas, a fin de incrementar los niveles de eficacia, eficiencia y productividad, para el cumplimiento de metas y objetivos Institucionales.
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115
POLÍTICAS • Las revisiones de seguimiento de acciones de mejora, deberán estar contemplada
dentro del Programa Anual de Trabajo (PAT).
• Se dará seguimiento a las acciones de mejora que se determinen en las revisiones de control, a fin de que se implanten en tiempo y forma de acuerdo con los plazos acordados conjuntamente con las áreas responsables.
• Informar a los titulares de los resultados obtenidos en la implantación de las acciones de mejora, para el óptimo funcionamiento de la Institución.
• Reportar en tiempo y forma los resultados del seguimiento de las acciones de mejora en el Sistema de Información Periódica (SIP), conforme a lo establecido por la Secretaría de la Función Pública.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN REVISIONES DE CONTROL
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
1 Gira instrucciones al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para que se de cumplimiento a la revisión de seguimiento de acciones de mejora programada en el PAT.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
2 Recibe instrucción y solicita al revisor de control proceda a elaborar el programa de trabajo y marco conceptual con apego a lo establecido por la Secretaría de la Función Pública.
Revisor de Control 3 Recibe instrucciones, elabora el programa de trabajo, marco conceptual y remite para su aprobación los documentos de referencia al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
4 Recibe y verifica el programa de trabajo y el marco conceptual.
¿Están correctos?
5 NO.- Se remite al Revisor de Control para su corrección. (Regresa a la actividad No. 3)
6 SI.- Turna programa de trabajo y marco conceptual a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento para su autorización.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
7 Recibe documentos para su autorización.
¿Están correctos?
8 NO.- Se remiten al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para su corrección. (Regresa a la actividad No. 4)
9 SI.- Turna, programa de trabajo y marco conceptual autorizado al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo e instruye que se elabore el oficio de notificación de revisión de seguimiento de acciones de mejora, a cada una de las Unidades Administrativas que tienen pendientes de implantar sus mejoras.
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117
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN REVISIONES DE CONTROL
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
10 Recibe programa de trabajo y marco conceptual y entrega al Revisor de Control, para su aplicación, archivo y control.
Revisor de Control 11 Recibe programa de trabajo y marco conceptual para su aplicación, archivo y control y elabora oficio de notificación de revisión de seguimiento de acciones de mejora.
12 Solicita a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control número de oficio y lo remite al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para su revisión.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
13 Recibe oficio, revisa y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su aprobación.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
14 Recibe oficio de notificación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y lo revisa.
¿Está correcto?
15 NO.- Se remite al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para su corrección. (Regresa a la actividad No. 13)
16 SI.- Recaba la firma de autorización del Titular del Órgano Interno de Control.
Titular del Órgano Interno de Control
17 Autoriza, firma y turna oficio de notificación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
18 Recibe oficio de notificación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora e instruye al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para que se distribuya.
19 Contacta con el Director General del área responsable de coordinar o implantar las acciones de mejora, instruye el inicio de la revisión de seguimiento y proporciona relación de acciones pendientes de implantar para su control.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN REVISIONES DE CONTROL
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
20 Instruye al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo que proceda al inicio de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y proporciona oficio de notificación para su distribución.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
21 Recibe oficio de notificación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y distribuye recabando acuse de recibido en dos tantos.
Área con acciones de mejora pendientes de implementar
22 Acusa la notificación del inicio de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y proporciona información al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
23 Remite un acuse de recibo del oficio de notificación de seguimiento de acciones de mejora al Titular del Órgano Interno de Control y conserva un ejemplar para su control y archivo.
24 Instruye al Revisor de Control para que se de inicio a la revisión de seguimiento de acciones de mejora.
Revisor de Control 25 Recibe información y lleva a cabo la revisión sobre la implantación de las acciones de mejora, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida.
26 Informa a su jefe inmediato sobre la implantación de las acciones de mejora.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
27 Revisa y evalúa la implantación de las acciones de mejora planteada por el Revisor de Control.
¿Se implantaron las Acciones de Mejora?
28 NO.- Se elabora la Cédula de Seguimiento de acciones de mejora, consignando los avances alcanzados y la reprogramación de la fecha de implantación en su caso.
29 SI.- Se elabora Cédula de Seguimiento, en la cual se consigna que las acciones de mejora han sido implantadas en tiempo y conforme a lo acordado.
30 Informa, en ambos casos, a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su conocimiento.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN REVISIONES DE CONTROL
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
31 Recibe información del Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo sobre el seguimiento a las acciones de mejora y revisa.
¿Se establecen correcciones o aclaraciones?
32 SI.- Remite la Cédula de Seguimiento de acciones de mejora al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para su corrección (Regresa a la actividad No. 27)
33 NO.- Remite la Cédula de Seguimiento de acciones de mejora al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para en su caso recabar firma del área responsable.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
34 Recibe Cédula de Seguimiento de acciones de mejora, procede a contactar a los responsables de la atención de la revisión de seguimiento y recaba en su caso, firma de conformidad en la Cédula.
35 Procede a elaborar el informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, conforme a lo dispuesto por la Secretaría de la Función Pública y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su visto bueno.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
36 Recibe el informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y revisa.
¿El informe tiene correcciones?
37 SI.- Se turna al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para las correcciones correspondientes. (Regresa a la actividad No. 35)
38 NO.- Solicita No. de oficio a la Oficina del Titular del Órgano Interno de Control y turna informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora para su autorización.
Titular del Órgano Interno de Control
39 Recibe oficio de envío e informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, para firma de conformidad.
¿Aprueba el informe?
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN REVISIONES DE CONTROL
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Órgano Interno de Control
40 NO.- Se solicita la intervención de la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento y en su caso del Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para aclarar la situación y efectuar las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 37).
41 SI.- Firma de conformidad el informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su trámite.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
42 Recibe informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, turna al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para su entrega.
43 Instruye para terminar de integrar el expediente de seguimiento de acciones de mejora, conforme lo establece la SFP.
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
44 Recibe informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y entrega a las áreas correspondientes recabando acuse de recibo en dos tantos.
45 Remiten un acuse de recibo al Titular del Órgano Interno de Control para su control y archivo y conservan un ejemplar para su expediente de revisión de seguimiento de acciones de mejora.
46 Procede a integrar el expediente de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, con apego a lo dispuesto por la Secretaría de la Función Pública y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su aprobación.
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
47 Recibe expediente de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, aprueba e instruye al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, que informe los resultados de la revisión en el Sistema de Información Periódica (SIP).
Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo
48 Registra los resultados de la revisión de seguimiento de acciones de mejora en el SIP, emite los reportes correspondientes y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento. (Ver procedimiento No. 8)
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN REVISIONES DE CONTROL
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento
49 Recibe reportes impresos del SIP, para su control y seguimiento.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN
REVISIONES DE CONTROL
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO REVISOR DE CONTROL
1
7 8 9
2
4 5 6
3
¿ESTÁN CORRECTOS?
RECIBE INSTRUCCIONES, ELABORA EL PROGRAMA DE TRABAJO, MARCO CONCEPTUAL Y REMITE PARA SU APROBACIÓN LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
1
RECIBE INSTRUCCIÓN Y SOLICITA AL REVISOR DE CONTROL PROCEDA A ELABORAR EL PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL CON APEGO A LO ESTABLECIDO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
2
RECIBE Y VERIFICA QUE EL PROGRAMA DE TRABAJO Y EL MARCO CONCEPTUAL
¿ESTÁN CORRECTOS?
NO SI
1
SE REMITE AL REVISOR DE CONTROL PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 3)
TURNA PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO PARA SU AUTORIZACIÓN
INICIA
GIRA INSTRUCCIONES AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA QUE SE DE CUMPLIMIENTO A LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA PROGRAMADA EN EL PAT
RECIBE DOCUMENTOS PARA SU AUTORIZACIÓN
NO SI
TURNA, PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL AUTORIZADO, AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO E INSTRUYE QUE SE ELABORE EL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, A CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE TIENEN PENDIENTES DE IMPLANTAR SUS MEJORAS
SE REMITEN AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD
2
A
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN
REVISIONES DE CONTROL
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO REVISOR DE CONTROL SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL
Y SEGUIMIENTO
10
13
11
12
14
15 16
RECIBE PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL Y ENTREGA AL REVISOR DE CONTROL, PARA SU APLICACIÓN, ARCHIVO Y CONTROL
A
RECIBE OFICIO, REVISA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU APROBACIÓN
RECIBE PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL PARA SU APLICACIÓN, ARCHIVO Y CONTROL Y ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA
3
SOLICITA A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL NÚMERO DE OFICIO Y LO REMITE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA SU REVISIÓN
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y LO REVISA
NO SI
¿ESTÁ CORRECTO?
SE REMITE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No.13)
3
B
RECABA LA FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN
REVISIONES DE CONTROL
TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
ÁREA CON ACCIONES DE MEJORA PENDIENTES DE IMPLEMENTAR
17
18
19
20
21
23
24
22
AUTORIZA, FIRMA Y TURNA OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
B
C
INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO QUE PROCEDA AL INICIO DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y PROPORCIONA OFICIO DE NOTIFICACIÓN PARA SU DISTRIBUCIÓN
CONTACTA CON EL DIRECTOR GENERAL DEL ÁREA RESPONSABLE DE COORDINAR O IMPLANTAR LAS ACCIONES DE MEJORA, INSTRUYE EL INICIO DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO Y PROPORCIONA RELACIÓN DE ACCIONES PENDIENTES DE IMPLANTAR PARA SU CONTROL
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA QUE SE DISTRIBUYA
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y DISTRIBUYE RECABANDO ACUSE DE RECIBIDO EN DOS TANTOS
REMITE UN ACUSE DE RECIBO DEL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y CONSERVA UN EJEMPLAR PARA SU CONTROL Y ARCHIVO
ACUSA LA NOTIFICACIÓN DEL INICIO DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y PROPORCIONA INFORMACIÓN AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
INSTRUYE AL REVISOR DE CONTROL PARA QUE SE DE INICIO A LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN
REVISIONES DE CONTROL
REVISOR DE CONTROL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROLY SEGUIMIENTO
25
26
27
28 29
30
31
32 33
¿SE ESTABLECEN CORRECCIONES O ACLARACIONES?
¿SE IMPLANTARON LAS ACCIONES DE
MEJORA?
C
RECIBE INFORMACIÓN Y LLEVA A CABO LA REVISIÓN SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORA, CON EL PROPÓSITO DE EMITIR UNA OPINIÓN SÓLIDA, SUSTENTADA Y VÁLIDA
INFORMA A SU JEFE INMEDIATO SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORA
REVISA Y EVALÚA LA IMPLANTACIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORA PLANTEADA POR EL REVISOR DE CONTROL
4
NO SI
SE ELABORA LA CÉDULA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, CONSIGNANDO LOS AVANCES ALCANZADOS Y LA REPROGRAMACIÓN DE LA FECHA DE IMPLANTACIÓN EN SU CASO
INFORMA, EN AMBOS CASOS, A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU CONOCIMIENTO
SE ELABORA CÉDULA DE SEGUIMIENTO, EN LA CUAL SE CONSIGNA QUE LAS ACCIONES DE MEJORA HAN SIDO IMPLANTADAS EN TIEMPO Y CONFORME A LO ACORDADO
RECIBE INFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SOBRE EL SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE MEJORA Y REVISA
SI NO
REMITE LA CÉDULA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 27)
REMITE LA CÉDULA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA EN SU CASO RECABAR FIRMA DEL ÁREA RESPONSABLE
4
D
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN
REVISIONES DE CONTROL
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
34
35
36
37 38
42
39
40 41
¿EL INFORME TIENE
CORRECCIONES?
D
RECIBE CÉDULA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, PROCEDE A CONTACTAR A LOS RESPONSABLES DE LA ATENCIÓN DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO Y RECABA EN SU CASO, FIRMA DE CONFORMIDAD EN LA CÉDULA
PROCEDE A ELABORAR EL INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, CONFORME A LO DISPUESTO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU VISTO BUENO
5
RECIBE EL INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y REVISA
SI NO
SE TURNA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTES (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 35)
6
SOLICITA NO. DE OFICIO A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y TURNA INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA PARA SU AUTORIZACIÓN
5
RECIBE INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, TURNA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA SU ENTREGA
E
RECIBE OFICIO DE ENVÍO E INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, PARA FIRMA DE CONFORMIDAD
¿APRUEBA EL INFORME?
NO SI
SE SOLICITA LA INTERVENCIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Y EN SU CASO DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA ACLARAR LA SITUACIÓN Y EFECTUAR LAS CORRECCIONES NECESARIAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 37)
FIRMA DE CONFORMIDAD EL INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU TRÁMITE
6
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN
REVISIONES DE CONTROL
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
43
47
49
44
45
46
48
E
INSTRUYE PARA TERMINAR DE INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, CONFORME LO ESTABLECE LA SFP
RECIBE EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, APRUEBA E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, QUE INFORME LOS RESULTADOS DE LA REVISIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)
RECIBE REPORTES IMPRESOS DEL SIP, PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO
TERMINA
RECIBE INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y ENTREGA A LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES RECABANDO ACUSE DE RECIBO EN DOS TANTOS
REMITEN UN ACUSE DE RECIBO AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU CONTROL Y ARCHIVO Y CONSERVAN UN ACUSE DE RECIBO PARA SU EXPEDIENTE DE REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA
PROCEDE A INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, CON APEGO A LO DISPUESTO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU APROBACIÓN
REGISTRA LOS RESULTADOS DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA EN EL SIP, EMITE LOS REPORTES CORRESPONDIENTES Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO (VER PROCEDIMIENTO No. 8)
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8.- SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)
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OBJETIVO Presentar de una manera clara, precisa y gráfica las acciones que orienten a cualquier usuario sobre los aspectos generales que deberán observarse para la integración de informes y reportes al Sistema de Información Periódica de la Secretaría de la Función Pública con apego a los lineamientos y normas e instructivos previstos para el efecto.
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POLÍTICAS • Estricto apego a los Lineamientos Generales para la Elaboración y Presentación de los
Informes y Reportes del Sistema de Información Periódica (SIP) dados a conocer por la Secretaría de la Función Pública mediante el Diario Oficial de la Federación y su portal pat-sip.web.
• El Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control,
Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y las Subdirecciones responsables de la elaboración y presentación de informes y reportes trimestrales al SIP, deberán ejercer una adecuada supervisión para dar cumplimiento a los objetivos y plazos establecidos, en concordancia con los lineamientos diseñados para el efecto.
• El presente procedimiento es de observancia para las subdirecciones responsables del
módulo de auditoría (Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales y Subdirección de Auditoría a Delegaciones) y sus respectivos Departamentos responsables (de Auditoría Integral y Específica y, de Auditoría a Delegaciones Zona I y II y III y IV), así como de la subdirección responsable del módulo de control ( Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento) y de sus respectivos Departamentos responsables (de Control y evaluación y de Desarrollo Administrativo), conforme a sus actividades de auditoría o revisiones de control, así como del seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora planteadas para su atención en los plazos acordados.
• Auxiliarse de los medios electrónicos para su envío ante la Secretaría de la Función
Pública.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTO
SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
1 Recibe informe de auditoría, de revisión de control o de seguimiento a observaciones y acciones de mejora autorizado por el Titular del Órgano Interno de Control (OIC) e instruye a las subdirecciones responsables a dar cumplimiento a la integración de los informes y reportes en el Sistema de Información Periódica (SIP).
Subdirecciones responsables 2 Recibe informe autorizado para su control e instruye al Departamento responsable para que proceda a informar los resultados obtenidos a la Secretaría de la Función Pública mediante el SIP.
Departamentos responsables 3 Recibe observaciones, acciones de mejora o seguimientos a observaciones o acciones de mejora en medios magnético, según sea el caso, clave de acceso al portal pat-sip.web de la Secretaría de la Función Pública y procede a ingresar la información.
¿Son trabajos derivados de una auditoría?
4 NO.- Utiliza el módulo de control. (Pasa a la actividad No.17)
5 SI.- Utiliza el módulo de auditoría.
Departamento responsable del módulo de auditoría
6 Integra el reporte de la situación trimestral de la auditoría programada definiendo si es cancelada, en proceso, terminada sin observaciones, terminada con observaciones o reprogramada.
7 Incorpora las observaciones determinadas en el trimestre que se informa clasificando el criterio de deficiencia, nivel de riesgo y su acceso a la información; define el fundamento legal infringido, importe por aclarar o recuperar de la observación, fecha convenida de implantación de recomendaciones y recomendaciones; e incorpora el informe ejecutivo.
8 Reporta el seguimiento a las medidas correctivas y preventivas al trimestre que se Informa precisando si fueron o no implantadas, en proceso de implantación, recomendación fuera de competencia de las áreas involucradas, seguimiento no realizado por el OIC, cancelación de anomalías, nivel de riesgo modificado, importe recuperado o aclarado indicando si fue programado o no programado, el concepto de la recuperación, la solicitud de transferencia de la observación al Sistema Auxiliar de Control y su seguimiento en el mismo.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
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OFICINAS CENTRALES
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PROCEDIMIENTO
SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento responsable del módulo de auditoría
9 Integra reporte de fuerza de trabajo en actividades de auditoría y de actividades que no reúnen los requisitos de una auditoría.
10 Incorpora los ahorros, costos y recuperaciones por actividades diferentes a la auditoría del Órgano Interno de Control.
11 Integra reporte de participaciones en reuniones de comités incluyendo fuerza de trabajo utilizada, sesiones programadas y realizadas, así como aportaciones y logros e impactos.
12 Imprime reportes que genera el sistema y turna ejemplares al Subdirector responsable para su visto bueno.
¿Es correcta la Información?
Subdirección responsable del módulo de auditoría
13 NO.- Informa al Departamento responsable para su corrección. (Regresa a la actividad No. 6)
14 SI.- Turna los reportes para su autorización al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno. (Pasa a la actividad No.26)
15 Remite junto con el Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, reporte de participaciones en reuniones de comités y aportaciones, logros e impactos al Subdirector responsable del manejo del módulo de control para su registro.
Subdirector responsable del módulo de control
16 Recibe reporte de participaciones en reuniones de comités y aportaciones, logros e impactos; instruye al Departamento responsable para su registro.
Departamento responsable del módulo de control
17 Integra el reporte de la situación trimestral de la revisión de control programada definiendo, si es cancelada, en proceso, terminada sin acciones de mejora, terminada con acciones de mejora o reprogramada.
18 Incorpora las acciones de mejora determinadas en el trimestre que se informa clarificándolas por criterio, logros e impactos cuantitativos y cualitativos, define la fecha convenida de instrumentación; e incorpora el informe ejecutivo.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTO
SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento responsable del módulo de control
19 Reporta el seguimiento a las acciones de mejora al trimestre que se Informa precisando si fueron o no instrumentadas, en proceso de instrumentación, seguimiento no realizado por el OIC o canceladas.
20 Integra reporte de fuerza de trabajo en actividades de acciones de mejora y de actividades que no reúnen los requisitos de una revisión.
21 Integra reporte de participaciones en reuniones de comités de OIC incluyendo fuerza de trabajo utilizada, sesiones programadas y realizadas, así como aportaciones, logros e impactos.
22 Da de alta la revisión de aseguramiento de calidad (RAC) para cada una de las auditorias o revisiones de control del trimestre que se esta reportando observando que no sea de seguimiento y el número asignado.
23 Imprime reportes que genera el sistema y turna ejemplares al Subdirector responsable para su visto bueno.
¿Es correcta la Información?
Subdirector responsable del módulo de control
24 NO.- Informa al Departamento responsable para su corrección. (Regresa a la actividad No. 17)
25 SI.- Turna los reportes para su autorización al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.
Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno
26 Recibe reportes para su consolidación antes de los 10 días hábiles posteriores al final del trimestre, archiva para su control y seguimiento y notifica al Titular del Órgano Interno de Control que los informes y reportes se integraron al Sistema de Información Periódica en tiempo y forma.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
SUBDIRECCIONES RESPONSABLES DEPARTAMENTOS RESPONSABLES
1
2
3
4 5
INICIA
RECIBE INFORME DE AUDITORÍA, DE REVISIÓN DE CONTROL O DE SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES Y ACCIONES DE MEJORA AUTORIZADO POR EL TITULAR DEL OIC E INSTRUYE A LAS SUBDIRECCIONES RESPONSABLES A DAR CUMPLIMIENTO A LA INTEGRACIÓN DE LOS INFORMES Y REPORTES EN EL SIP
RECIBE INFORME AUTORIZADO PARA SU CONTROL E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA QUE PROCEDA A INFORMAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS A LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA MEDIANTE EL SIP
RECIBE OBSERVACIONES, ACCIONES DE MEJORA O SEGUIMIENTOS A OBSERVACIONES O ACCIONES DE MEJORA EN MEDIOS MAGNÉTICO, SEGÚN SEA EL CASO, CLAVE DE ACCESO AL PORTAL pat-sip.web DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y PROCEDE A INGRESAR LA INFORMACIÓN
UTILIZA EL MÓDULO DE AUDITORÍA
1
¿SON TRABAJOS DERIVADOS DE
UNA AUDITORÍA?
SI NO
UTILIZA EL MÓDULO DE CONTROL (PASA A LA ACTIVIDAD No. 17)
A
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DIAGRAMA DE FLUJO
SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)
DEPARTAMENTO RESPONSABLE DEL MÓDULO DE AUDITORÍA
6
7
8
9
10
11
12
A
REPORTA EL SEGUIMIENTO A LAS MEDIDAS CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS AL TRIMESTRE QUE SE INFORMA PRECISANDO SI FUERON O NO IMPLANTADAS, EN PROCESO DE IMPLANTACIÓN, RECOMENDACIÓN FUERA DE COMPETENCIA DE LAS ÁREAS INVOLUCRADAS, SEGUIMIENTO NO REALIZADO POR EL OIC, CANCELACIÓN DE ANOMALÍAS, NIVEL DE RIESGO MODIFICADO, IMPORTE RECUPERADO O ACLARADO INDICANDO SI FUE PROGRAMADO O NO PROGRAMADO, EL CONCEPTO DE LA RECUPERACIÓN, LA SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE LA OBSERVACIÓN AL SAC Y SU SEGUIMIENTO EN EL MISMO
INTEGRA REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO EN ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Y DIFERENTES A LAS DE AUDITORÍA
INCORPORA LOS AHORROS, COSTOS Y RECUPERACIONES POR ACTIVIDADES DIFERENTES A LA AUDITORÍA DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
INTEGRA REPORTE DE PARTICIPACIONES EN REUNIONES DE COMITÉS INCLUYENDO FUERZA DE TRABAJO UTILIZADA, SESIONES PROGRAMADAS Y REALIZADAS, ASÍ COMO APORTACIONES Y LOGROS E IMPACTOS
IMPRIME REPORTES QUE GENERA EL SISTEMA Y TURNA EJEMPLARES AL SUBDIRECTOR RESPONSABLE PARA SU VISTO BUENO
B
INTEGRA EL REPORTE DE LA SITUACIÓN TRIMESTRAL DE LA AUDITORÍA PROGRAMADA DEFINIENDO SI ES CANCELADA, EN PROCESO, TERMINADA SIN OBSERVACIONES, TERMINADA CON OBSERVACIONES O REPROGRAMADA
INCORPORA LAS OBSERVACIONES DETERMINADAS EN EL TRIMESTRE QUE SE INFORMA CLASIFICANDO EL CRITERIO DE DEFICIENCIA, NIVEL DE RIESGO Y SU ACCESO A LA INFORMACIÓN; DEFINE EL FUNDAMENTO LEGAL INFRINGIDO, IMPORTE POR ACLARAR O RECUPERAR DE LA OBSERVACIÓN, FECHA CONVENIDA DE IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES Y RECOMENDACIONES; E INCORPORACIÓN DEL INFORME EJECUTIVO
2
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DIAGRAMA DE FLUJO
SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)
SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO
DE AUDITORÍA SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO
DE CONTROL DEPARTAMENTO RESPONSABLE DEL MÓDULO
DE CONTROL
13
14
15
16
17
18 19 20
RECIBE REPORTE DE PARTICIPACIONES EN REUNIONES DE COMITÉS Y APORTACIONES, LOGROS E IMPACTOS; INSTRUYE AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA SU REGISTRO
INTEGRA EL REPORTE DE LA SITUACIÓN TRIMESTRAL DE LA REVISIÓN DE CONTROL PROGRAMADA DEFINIENDO, SI ES CANCELADA, EN PROCESO, TERMINADA SIN ACCIONES DE MEJORA, TERMINADA CON ACCIONES DE MEJORA O REPROGRAMADA
B
INFORMA AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 6)
¿Es correcta la Información?
NO SI
2
3
TURNA LOS REPORTES PARA SU AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO. (PASA A LA ACTIVIDAD No.26)
REMITE JUNTO CON EL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS REPORTE DE PARTICIPACIONES EN REUNIONES DE COMITÉS Y APORTACIONES, LOGROS E IMPACTOS AL SUBDIRECTOR RESPONSABLE DEL MANEJO DEL MÓDULO DE CONTROL PARA SU REGISTRO
1
INCORPORA LAS ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN EL TRIMESTRE QUE SE INFORMA CLARIFICÁNDOLAS POR CRITERIO, LOGROS E IMPACTOS CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS, DEFINE LA FECHA CONVENIDA DE INSTRUMENTACIÓN; E INCORPORA EL INFORME EJECUTIVO
REPORTA EL SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE MEJORA AL TRIMESTRE QUE SE INFORMA PRECISANDO SI FUERON O NO INSTRUMENTADAS, EN PROCESO DE INSTRUMENTACIÓN, SEGUIMIENTO NO REALIZADO POR EL OIC O CANCELADAS
INTEGRA REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO EN ACTIVIDADES DE ACCIONES DE MEJORA Y DE ACTIVIDADES QUE NO REÚNEN LOS REQUISITOS DE UNA REVISIÓN
C
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DIAGRAMA DE FLUJO
SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)
DEPARTAMENTO RESPONSABLE
DEL MÓDULO DE CONTROL SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE
DEL MÓDULO DE CONTROL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO
21
22 23
24
25
26
INFORMA AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 17)
¿Es correcta la Información?
NO SI
1 TURNA LOS REPORTES PARA SU AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO.
INTEGRA REPORTE DE PARTICIPACIONES EN REUNIONES DE COMITÉS DE OIC INCLUYENDO FUERZA DE TRABAJO UTILIZADA, SESIONES PROGRAMADAS Y REALIZADAS, ASÍ COMO APORTACIONES, LOGROS E IMPACTOS
3
DA DE ALTA LA REVISIÓN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD (RAC) PARA CADA UNA DE LAS AUDITORIAS O REVISIONES DE CONTROL DEL TRIMESTRE QUE SE ESTA REPORTANDO OBSERVANDO QUE NO SEA DE SEGUIMIENTO Y EL NÚMERO ASIGNADO
IMPRIME REPORTES QUE GENERA EL SISTEMA Y TURNA EJEMPLARES AL SUBDIRECTOR RESPONSABLE PARA SU VISTO BUENO
C
RECIBE REPORTES PARA SU CONSOLIDACIÓN ANTES DE LOS 10 DÍAS HÁBILES POSTERIORES AL FINAL DEL TRIMESTRE, ARCHIVA PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO Y NOTIFICA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL QUE LOS INFORMES Y REPORTES SE INTEGRARON AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA EN TIEMPO Y FORMA
TERMINA
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9.- ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
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OBJETIVO Instruir los procedimientos de responsabilidades con apego a las normas legales que los rigen, y con la oportunidad debida determinar la responsabilidad en que hubieren incurrido los servidores públicos del Registro Agrario Nacional, imponiendo, en su caso, las sanciones a las que se hagan acreedores.
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140
POLÍTICAS • Corresponde al Órgano Interno de Control determinar si existe o no responsabilidad
administrativa por el incumplimiento u omisión de las obligaciones de los servidores públicos e imponer las sanciones disciplinarias respectivas.
• En los procedimientos que se sigan para la determinación de responsabilidades e
imposición de sanciones administrativas, se observarán, las reglas contenidas en los artículos 13 y 16 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, tomando en cuenta lo establecido en el Reglamento Interior del Registro Agrario Nacional en lo general y lo particular al Título Sexto del mismo, denominado “De las Responsabilidades Administrativas.”
• El acta circunstanciada se levantará de todas las diligencias que se practiquen, mismas
que suscribirán quienes intervengan en ellas, apercibiendo de las sanciones en que incurran quienes falten a la verdad.
• La suspensión, destitución o inhabilitación que se impongan a los servidores públicos de
confianza, surtirán efectos al notificarse la resolución y se considerarán de orden público. • Tratándose de los servidores públicos de base, la suspensión y la destitución se sujetarán
a lo previsto en la Ley correspondiente. • Las sanciones económicas que se impongan constituirán créditos fiscales a favor del Erario
Federal, se harán efectivas mediante el procedimiento económico-coactivo de ejecución, tendrán la prelación prevista para dichos créditos y se sujetarán en todo a las disposiciones fiscales aplicables a esta materia.
• Las facultades previstas en las leyes reglamentarias se ejercerán con oportunidad.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
1 Recibe los expedientes turnados tanto de la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana, como del Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, derivados de denuncias y auditorias en las que se determinaron presuntas faltas administrativas, imputables a servidores públicos del Registro Agrario Nacional y remite a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
2 Recibe los expedientes para su tramitación conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
3 Asigna número de expediente e instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para que elabore el proyecto de acuerdo de inicio de procedimiento.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
4 Elabora el proyecto de acuerdo de inicio de procedimiento y citatorio de audiencia y los remite a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para su revisión.
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
5 Recibe el proyecto de acuerdo de inicio de procedimiento y citatorio de audiencia para su revisión.
¿Están correctos?
6 NO.- Remite para su corrección. (Regresa a la actividad No. 4)
7 SI.- Rubrica y remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas para su autorización.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
8 Recibe, autoriza citatorio de audiencia de Ley y remite al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para su notificación.
9 Recibe y autoriza el acuerdo de inicio del procedimiento administrativo de responsabilidades y remite al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para proceder al análisis y práctica de diligencias pendientes a determinar la presunta responsabilidad administrativa, además lo registra en el Sistema Electrónico de Procedimientos Administrativos de Responsabilidades.
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142
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
10 Recibe y realiza las diligencias necesarias para la notificación del citatorio de verificativo de audiencia de Ley; dentro de los plazos establecidos por el Art. 21 fracción I párrafo quinto de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
11 Celebra audiencia de Ley y levanta acta correspondiente, o en su caso levanta acta de no comparecencia.
12 Coordina con la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para determinar previo análisis del expediente, si existen elementos suficientes para resolver, o en su caso advertir elementos que impliquen nueva responsabilidad administrativa a cargo del presunto responsable o de otras personas.
¿Existen nuevos elementos?
13 SI.- Elabora proyecto de nuevo citatorio de audiencia de Ley conforme al Art. 21 fracción IV de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. (Regresa a la actividad No. 10)
14 NO.- Elaborar proyecto de Resolución y lo propone para revisión de la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades. (Dentro de los 45 días hábiles posteriores al cierre de instrucción, prorrogables por única vez hasta por un tanto igual).
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
15 Recibe proyecto de resolución, analiza y revisa. ¿Está correcto?
16 NO.- Remite para su corrección. (Regresa a la actividad No. 14)
17 SI.- Rubrica y remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, para su autorización.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
18 Recibe proyecto de resolución para su autorización. ¿Se autorizó?
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
19 NO.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones correspondientes. (Regresa a la actividad No. 16)
20 SI.- Se instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para proceder a la notificación de la resolución al servidor público.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
21 Recibe instrucción, procede a notificar la resolución al servidor público dentro de 10 días hábiles siguientes a su firma, para su conocimiento y efectos legales.
22 Integra al expediente administrativo el acuse de la notificación de la resolución y elabora oficio que notifica los efectos de ejecución al Jefe inmediato del servidor público o al Titular de la Unidad Administrativa, según corresponda; así como a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial de la Secretaría de la Función Pública en un plazo no mayor de 10 días hábiles.
¿Se aprueba el oficio?
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
23 NO.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas. (Regresa a la actividad No. 22)
24 SI.- Lo remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas para su firma.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
25 Recibe y autoriza el oficio de referencia e instruye a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para que registre la resolución en el Sistema de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
26 Procede al registro de la Resolución en el Sistema e instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e inconformidades para el archivo del oficio de notificación de efectos.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
27 Archiva oficio de notificación de efectos al expediente de determinación de responsabilidades administrativas. ¿Hubo sanción económica en la resolución de responsabilidades?
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
28 NO.- Se archiva la resolución con las constancias de notificación.
29 SI.- Elabora oficio con el cual se notifica a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público la resolución y el domicilio del servidor público para el cobro de la sanción a través del procedimiento administrativo de ejecución y lo turna a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para su revisión.
¿Está correcto?
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
30 NO.- Se devuelve para las correcciones respectivas.
31 SI.- Remite el oficio de notificación al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas para su firma.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
32 Aprueba el oficio de referencia y lo turna a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para registro en el sistema de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y envío a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
33 Registra la notificación en el Sistema de Responsabilidades Administrativas de los servidores públicos, remite oficio de solicitud de aplicación de la sanción económica e integra al expediente acuse de recibo.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES
Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E
INCONFORMIDADES DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES
1
8 9
2
3 5
6 7
4
10 11 12
SI ¿ESTÁN
CORRECTOS?
INICIA
RECIBE LOS EXPEDIENTES TURNADOS TANTO DE LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA, COMO DEL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO, DERIVADOS DE DENUNCIAS Y AUDITORIAS EN LAS QUE SE DETERMINARON PRESUNTAS FALTAS ADMINISTRATIVAS, IMPUTABLES A SERVIDORES PÚBLICOS DEL REGISTRO AGRARIO NACIONAL Y REMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES
RECIBE Y AUTORIZA EL ACUERDO DE INICIO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDADES Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA PROCEDER AL ANÁLISIS Y PRÁCTICA DE DILIGENCIAS PENDIENTES A DETERMINAR LA PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, ADEMÁS LO REGISTRA EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE RESPONSABILIDADES
RECIBE LOS EXPEDIENTES PARA SU TRAMITACIÓN CONFORME A LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS
ELABORA EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO DE PROCEDIMIENTO Y CITATORIO DE AUDIENCIA Y LOS REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA SU APROBACIÓN
CELEBRA AUDIENCIA DE LEY Y LEVANTA ACTA CORRESPONDIENTE, O EN SU CASO LEVANTA ACTA DE NO COMPARECENCIA
A
NO
RECIBE, AUTORIZA CITATORIO DE AUDIENCIA DE LEY Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA SU NOTIFICACIÓN
ASIGNA NÚMERO DE EXPEDIENTE E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA QUE ELABORE EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO DE PROCEDIMIENTO
RECIBE Y REALIZA LAS DILIGENCIAS NECESARIAS PARA LA NOTIFICACIÓN DEL CITATORIO DE VERIFICATIVO DE AUDIENCIA DE LEY; DENTRO DE LOS PLAZOS ESTABLECIDOS POR EL ART. 21 FRACCIÓN I PÁRRAFO QUINTO DE LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS
RECIBE EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO DE PROCEDIMIENTO Y CITATORIO DE AUDIENCIA PARA SU REVISIÓN
RUBRICA Y REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILI- DADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA SU AUTORIZACIÓN
REMITE PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 4)
1
1
COORDINA CON LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA DETERMINAR PREVIO ANÁLISIS DEL EXPEDIENTE, SI EXISTEN ELEMENTOS SUFICIENTES PARA RESOLVER, O EN SU CASO ADVERTIR ELEMENTOS QUE IMPLIQUEN NUEVA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA A CARGO DEL PRESUNTO RESPONSABLE O DE OTRAS PERSONAS
2
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DIAGRAMA DE FLUJO
ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E
INCONFORMIDADES TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES
Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
13 14
21
22
15
16
17
23 24
18
19
20
25
ELABORA PROYECTO DE NUEVO CITATORIO DE AUDIENCIA DE LEY CONFORME AL ART. 21 FRACCIÓN IV DE LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 10)
A
¿EXISTEN NUEVOS ELEMENTOS?
SI NO
ELABORA PROYECTO DE RESOLUCIÓN Y LO PROPONE PARA REVISIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDA-DES E INCONFORMIDA-DES. (DENTRO DE LOS 45 DÍAS HÁBILES POSTERIORES AL CIERRE DE INSTRUCCIÓN, PRORROGABLES POR ÚNICA VEZ HASTA POR UN TANTO IGUAL)
RECIBE INSTRUCCIÓN, PROCEDE A NOTIFICAR LA RESOLUCIÓN AL SERVIDOR PÚBLICO DENTRO DE 10 DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A SU FIRMA, PARA SU CONOCIMIENTO Y EFECTOS LEGALES
C
REMITE PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 14)
¿ESTÁ CORRECTO?
NO SI
RUBRICA Y REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS, PARA SU AUTORIZACIÓN
RECIBE PROYECTO DE RESOLUCIÓN, ANALIZA Y REVISA
3 2
3
RECIBE PROYECTO DE RESOLUCIÓN PARA SU AUTORIZACIÓN
¿SE AUTORIZÓ?
4
SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES CORRESPONDIENTES. (REGRESA A LA ACTIVIDAD NO. 16)
SE INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA PROCEDER A LA NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN AL SERVIDOR PÚBLICO
INTEGRA AL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO EL ACUSE DE LA NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN Y ELABORA OFICIO QUE NOTIFICA LOS EFECTOS DE EJECUCIÓN AL JEFE INMEDIATO DEL SERVIDOR PÚBLICO O AL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA, SEGÚN CORRESPONDA; ASÍ COMO A LA DIRECCIÓN GENERAL DE RESPONSABILIDADES Y SITUACIÓN PATRIMONIAL DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA EN UN PLAZO NO MAYOR DE 10 DÍAS HÁBILES
4
¿ESTÁ CORRECTO?
NO SI
SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 22)
LO REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDA-DES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA SU FIRMA
RECIBE Y AUTORIZA EL OFICIO DE REFERENCIA E INSTRUYE A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA QUE REGISTRE LA RESOLUCIÓN EN EL SISTEMA DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS
5
5
NO SI
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DIAGRAMA DE FLUJO
ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E
INCONFORMIDADES DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES
Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
26
30 31
33
27
28 29
32
PROCEDE AL REGISTRO DE LA RESOLUCIÓN EN EL SISTEMA E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA EL ARCHIVO DEL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE EFECTOS.
ELABORA OFICIO CON EL CUAL SE NOTIFICA A LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO LA RESOLUCIÓN Y EL DOMICILIO DEL SERVIDOR PÚBLICO PARA EL COBRO DE LA SANCIÓN A TRAVÉS DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE EJECUCIÓN Y LO TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA SU REVISIÓN
¿HUBO SANCIÓN ECONÓMICA EN LA RESOLUCIÓN DE
RESPONSABILIDADES?
NO SI
SE ARCHIVA LA RESOLUCIÓN CON LAS CONSTANCIAS DE NOTIFICACIÓN
REGISTRA LA NOTIFICACIÓN EN EL SISTEMA DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS, REMITE OFICIO DE SOLICITUD DE APLICACIÓN DE LA SANCIÓN ECONÓMICA E INTEGRA AL EXPEDIENTE ACUSE DE RECIBO
C
TERMINA
ARCHIVA OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE EFECTOS AL EXPEDIENTE DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS
REMITE EL OFICIO DE NOTIFICACIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA SU FIRMA
¿ESTÁ CORRECTO?
NO SI
SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES RESPECTIVAS.
6
APRUEBA EL OFICIO DE REFERENCIA Y LO TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA REGISTRO EN EL SISTEMA DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y ENVÍO A LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
6
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10.- ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD
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OBJETIVO Atender las quejas y denuncias de manera pronta y expedita, a efecto de deslindar o determinar presuntas irregularidades en que hubieren incurrido los servidores públicos del Registro Agrario Nacional.
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150
POLÍTICAS • Todo servidor público tiene la obligación de salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad,
imparcialidad, eficacia y eficiencia en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y cuyo incumplimiento dará lugar al procedimiento y en caso contrario a las sanciones que correspondan.
• Toda queja o denuncia por incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos
del Registro Agrario Nacional será investigada conforme a la normatividad vigente, a efecto de deslindar las presuntas responsabilidades en que hubiere incurrido.
• La Secretaría de la Función Pública (SFP), el Director en Jefe del Registro Agrario Nacional
y todos los servidores públicos tiene la obligación de respetar y hacer respetar el derecho a la formulación de quejas y denuncias y de evitar que con motivo de éstas se causen molestias indebidas al quejoso.
• Incurre en responsabilidad el servidor público del Registro Agrario Nacional que por sí o por
interpósita persona, utilizando cualquier medio, inhiba al quejoso para evitar la formulación o presentación de quejas y denuncias, o que con motivo de ello realice cualquier conducta injusta u omita una justa y debida solución, que lesione los intereses de quienes las formulen o presenten.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
1 Recibe las promociones de los particulares.
2 Registra los folios en el sistema de control de correspondencia y turna las promociones a la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana.
Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana
3 Recibe las promociones con No. de folio, captura los datos relevantes en el sistema de control de correspondencia, analiza y turna al Departamento de Quejas y Denuncias para su atención.
Departamento de Quejas y Denuncias
4 Recibe la correspondencia, clasifica, asigna número al expediente e instruye al Ejecutivo de Servicios para que elabore el acuerdo de radicación y los oficios de notificación de la radicación del expediente al quejoso, denunciante o solicitante y los de solicitud de información.
Ejecutivo de Servicios de Quejas y Denuncias
5 Elabora proyecto de acuerdo de radicación, así como los oficios de notificación de la radicación del expediente al quejoso, denunciante o solicitante y los de solicitud de información; remite al Departamento de Quejas y Denuncias para su revisión.
Departamento de Quejas y Denuncias
6 Revisa los oficios de notificación y solicitud de información y analiza el proyecto de acuerdo de radicación.
¿Están correctos?
7 NO.- Regresa al Ejecutivo de Servicios para su corrección y anotación de las observaciones realizadas. (Regresa a la actividad No. 5)
8 SI.- Remite los documentos a la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana para su aprobación y recabo de firma del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.
Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana
9 Recibe los expedientes con el proyecto de acuerdo de radicación y oficios de notificación de la radicación del expediente al quejoso, denunciante o solicitante y el de solicitud de información.
¿Están correctos?
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana
10 NO.- Regresa para su corrección y aplicación de las observaciones. (Regresa a la actividad No. 7)
11 SI.- Aprueba y recaba la firma de autorización del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, y en su caso instruye al Departamento de Quejas y Denuncias para que inicie la investigación y elaboración y trámite de los citatorios.
¿El citado comparece?
Departamento de Quejas y Denuncias
12 NO.- Se analiza la procedencia de la investigación. (Pasa a la actividad No. 15)
13 SI.- Toma la ratificación del quejoso y/o la declaratoria del citado.
14 Incluye en el expediente la información solicitada, las declaratorias obtenidas, el acuerdo de radicación y el oficio de notificación de la radicación del expediente al quejoso, denunciante o solicitante.
15 En conjunto con la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana determinan si existen elementos suficientes para dar inicio a la investigación, y/o en su caso el proyecto de acuerdo de conclusión.
16 Instruye al Ejecutivo de Servicios para que realice los actos tendientes a demostrar la procedencia de la queja o denuncia y elabore el proyecto de acuerdo de conclusión para su autorización.
Ejecutivo de Servicios de Quejas y Denuncias
17 Realiza los actos tendientes a demostrar la procedencia de la queja o denuncia y elabora proyecto de acuerdo de conclusión para su revisión del Departamento de Quejas y Denuncias.
Departamento de Quejas y Denuncias
18 Recibe, revisa el proyecto de acuerdo de conclusión y remite para su aprobación a la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana.
¿Existen correcciones?
19 NO.- Regresa al Ejecutivo de Servicios para su corrección y anotación de las observaciones realizadas. (Regresa a la actividad No. 17)
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento de Quejas y Denuncias
20 SI.- Remite el proyecto a la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana para su aprobación y recabo de firma del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.
Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana
21 Recibe el proyecto de acuerdo de conclusión para su análisis y autorización del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.
¿Está correcto?
22 NO.- Regresa para su corrección y aplicación de las observaciones realizadas. (Regresa a la actividad No. 19)
23 SI.- Aprueba y recaba la firma de autorización del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
24 Recibe, autoriza el acuerdo y remite a la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana para su integración al expediente, archivo y notificación al quejoso.
Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana
25 Recibe el acuerdo y turna al Departamento de Quejas y Denuncias para su integración al expediente, notifica al quejoso y determina si existen elementos que configuren responsabilidad.
¿Existen elementos?
26 NO.- Instruye al Departamento de Quejas y Denuncias para que integre lo respectivo al proyecto de acuerdo de conclusión. (Regresa a la actividad No. 18)
27 SI.- Instruye al Departamento de Quejas y Denuncias que integre el proyecto respectivo de acuerdo.
Departamento de Quejas y Denuncias
28 Integra el proyecto de acuerdo para autorización del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, turnando el expediente para su análisis y revisión para visto bueno de la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana. (Regresa a la actividad No. 18)
Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana
29 Recibe el proyecto de acuerdo, remitiéndolo a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para el inicio del procedimiento administrativo. (Ver procedimiento No.9)
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FECHA DE ACTUALIZACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana
30 Instruye al Departamento de Quejas y Denuncias para registrar en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana, la determinación y seguimiento correspondiente.
Departamento de Quejas y Denuncias
31 Recibe instrucciones y registra en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana las resoluciones respetivas.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD
TITULAR DEL ÁREA DE
RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA
DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS
EJECUTIVO DE SERVICIOS DE QUEJAS Y DENUNCIAS
1
2
3
9
10
11
4
6
7
8
5
RECIBE LAS PROMOCIONES DE LOS PARTICULARES
REGISTRA LOS FOLIOS EN EL SISTEMA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y TURNA LAS PROMOCIONES A LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA
INICIA
RECIBE LAS PROMOCIONES CON NO. DE FOLIO, CAPTURA LOS DATOS RELEVANTES EN EL SISTEMA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA, ANALIZA Y TURNA AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS PARA SU ATENCIÓN
RECIBE LA CORRESPONDENCIA, CLASIFICA, ASIGNA NÚMERO AL EXPEDIENTE E INSTRUYE AL EJECUTIVO DE SERVICIOS PARA QUE ELABORE EL ACUERDO DE RADICACIÓN Y LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN DE LA RADICACIÓN DEL EXPEDIENTE AL QUEJOSO, DENUNCIANTE O SOLICITANTE Y LOS DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
ELABORA PROYECTO DE ACUERDO DE RADICACIÓN, ASÍ COMO LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN DE LA RADICACIÓN DEL EXPEDIENTE AL QUEJOSO, DENUNCIANTE O SOLICITANTE Y LOS DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN; REMITE AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS PARA SU REVISIÓN
A
REVISA LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN Y ANALIZA EL PROYECTO DE ACUERDO DE RADICACIÓN
¿ESTÁN CORRECTOS?
NO SI
REGRESA AL EJECUTIVO DE SERVICIOS PARA SU CORRECCIÓN Y ANOTACIÓN DE LAS OBSERVACIONES REALIZADAS (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 5)
REMITE LOS DOCUMENTOS A LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA PARA SU APROBACIÓN Y RECABO DE FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
RECIBE LOS EXPEDIENTES CON EL PROYECTO DE ACUERDO DE RADICACIÓN Y OFICIOS DE NOTIFICACIÓN DE LA RADICACIÓN DEL EXPEDIENTE AL QUEJOSO, DENUNCIANTE O SOLICITANTE Y EL DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
¿ESTÁN CORRECTOS?
REGRESA PARA SU CORRECCIÓN Y APLICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 7)
APRUEBA Y RECABA LA FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS, Y EN SU CASO INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS PARA QUE INICIE LA INVESTIGACIÓN Y ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE LOS CITATORIOS
1
1
2
2
NO SI
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DIAGRAMA DE FLUJO
ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD
DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS EJECUTIVO DE SERVICIOS DE QUEJAS Y DENUNCIAS
12 13
14
15
16
18
17
A
¿EL CITADO COMPARECE?
SE ANALIZA LA PROCEDENCIA DE LA INVESTIGACIÓN (PASA A LA ACTIVIDAD No. 15)
TOMA LA RATIFICACIÓN DEL QUEJOSO Y/O LA DECLARATORIA DEL CITADO
3
INCLUYE EN EL EXPEDIENTE LA INFORMACIÓN SOLICITADA, LAS DECLARATORIAS OBTENIDAS, EL ACUERDO DE RADICACIÓN Y EL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA RADICACIÓN DEL EXPEDIENTE AL QUEJOSO, DENUNCIANTE O SOLICITANTE
EN CONJUNTO CON LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA DETERMINAN SI EXISTEN ELEMENTOS SUFICIENTES PARA DAR INICIO A LA INVESTIGACIÓN, Y/O EN SU CASO EL PROYECTO DE ACUERDO DE CONCLUSIÓN
INSTRUYE AL EJECUTIVO DE SERVICIOS PARA QUE REALICE LOS ACTOS TENDIENTES A DEMOSTRAR LA PROCEDENCIA DE LA QUEJA O DENUNCIA Y ELABORE EL PROYECTO DE ACUERDO DE CONCLUSIÓN PARA SU AUTORIZACIÓN
3
RECIBE, REVISA EL PROYECTO DE ACUERDO DE CONCLUSIÓN Y REMITE PARA SU APROBACIÓN A LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA
REALIZA LOS ACTOS TENDIENTES A DEMOSTRAR LA PROCEDENCIA DE LA QUEJA O DENUNCIA Y ELABORA PROYECTO DE ACUERDO DE CONCLUSIÓN PARA SU REVISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS
B
4 NO SI
6
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DIAGRAMA DE FLUJO
ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD
DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA
TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
19 20
21
22 23
25
26 27
24
RECIBE EL PROYECTO DE ACUERDO DE CONCLUSIÓN PARA SU ANÁLISIS Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
RECIBE, AUTORIZA EL ACUERDO Y REMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA PARA SU INTEGRACIÓN AL EXPEDIENTE, ARCHIVO Y NOTIFICACIÓN AL QUEJOSO
B
¿EXISTEN
CORRECCIONES?
REGRESA AL EJECUTIVO DE SERVICIOS PARA SU CORRECCIÓN Y ANOTACIÓN DE LAS OBSERVACIONES REALIZADAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 17)
4
C
REMITE EL PROYECTO A LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA PARA SU APROBACIÓN Y RECABO DE FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
¿ESTÁ CORRECTO?
5
REGRESA PARA SU CORRECCIÓN Y APLICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES REALIZADAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 19)
5
APRUEBA Y RECABA LA FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPON-SABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
RECIBE EL ACUERDO Y TURNA AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS PARA SU INTEGRACIÓN AL EXPEDIENTE, NOTIFICA AL QUEJOSO Y DETERMINA SI EXISTEN ELEMENTOS QUE CONFIGUREN RESPONSABILIDAD
NO
NO
SI
SI
¿ESTÁ CORRECTO?
INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS PARA QUE INTEGRE LO RESPECTIVO AL PROYECTO DE ACUERDO DE CONCLUSIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 18)
INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS QUE INTEGRE EL PROYECTO RESPECTIVO DE ACUERDO
NO SI
6
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DIAGRAMA DE FLUJO
ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD
DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA
28
31
29
30
INTEGRA EL PROYECTO DE ACUERDO PARA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS, TURNANDO EL EXPEDIENTE PARA SU ANÁLISIS Y REVISIÓN PARA VISTO BUENO DE LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 18)
TERMINA
C
6
RECIBE EL PROYECTO DE ACUERDO, REMITIÉNDOLO A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS PARA REGISTRAR EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE ATENCIÓN CIUDADANA, LA DETERMINACIÓN Y SEGUIMIENTO CORRESPONDIENTE
RECIBE INSTRUCCIONES Y REGISTRA EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE ATENCIÓN CIUDADANA LAS RESOLUCIONES RESPETIVAS
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11.- ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES
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OBJETIVO Atender las inconformidades a que se refieren las Leyes de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y sus respectivos Reglamentos, realizando las diligencias necesarias para su pronto y oportuno desahogo.
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POLÍTICAS • Las personas interesadas podrán inconformarse por escrito ante el Órgano Interno de
Control, por los actos que contravengan las disposiciones que rigen la materia objeto de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y sus respectivos Reglamentos, dentro de los diez días hábiles siguientes a aquél en que éste ocurra o el inconforme tenga conocimiento del acto impugnado.
• El Órgano Interno de Control de oficio o en atención a las inconformidades a que se refiere
el párrafo anterior, realizará las investigaciones correspondientes dentro de un plazo que no excederá de 45 días naturales contados a partir de la fecha en que se inicien, y resolverá lo conducente.
• El inconforme deberá manifestar, por escrito, bajo protesta de decir verdad, los hechos que
le consten relativos al acto o actos impugnados y acompañar la documentación con que acredite su personalidad y la que sustente su petición.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
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PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
1 Recibe escrito de inconformidad por actos que contravienen lo dispuesto en las leyes de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público, de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas y sus respectivos reglamentos, y lo turna a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para su análisis y registro correspondiente.
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
2 Recibe escrito de inconformidad, registra en el Sistema Electrónico de Inconformidades y analiza su procedencia.
¿Procede la Inconformidad?
3 SI.- Instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para elaborar el proyecto de acuerdo de inicio, así como solicitud de los informes correspondientes al área convocante, que deberán ser recibidas dentro de los 10 días naturales siguientes al requerimiento. (Pasa a la actividad No. 16)
4 NO.- Instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para la elaboración del acuerdo declarativo de infundada o desechamiento de la inconformidad según sea el caso.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades.
5 Elabora el proyecto de acuerdo de infundado o desechamiento para revisión a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.
¿Hubo correcciones?
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
6 SI.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas.
7 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del
Área de Quejas el proyecto de acuerdo de infundado o desechamiento, para su autorización.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
8 Recibe el proyecto de acuerdo de infundado o desechamiento para su autorización. ¿Se autorizó?
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
9 NO.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas. (Regresa a la actividad No. 5)
10 SI.- Remite al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para la elaboración de los oficios de notificación.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
11 Elabora oficios de notificación para autorización del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, previa revisión de la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.
¿Hubo correcciones?
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
12 SI.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas.
13 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas los oficios de notificación, para su autorización.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
14 Recibe y autoriza los oficios de notificación e instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para la tramitación de los mismos.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
15 Recibe y notifica los oficios, al área convocante y al inconforme.
16 Elabora el proyecto de acuerdo de inicio y la solicitud de informe
al área convocante, remite para su revisión a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.
¿Hubo correcciones?
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
17 SI.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas.
18 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del
Área de Quejas el proyecto de acuerdo de inicio y la solicitud de informe al área convocante, para su autorización.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
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OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
19 Recibe y autoriza el proyecto de acuerdo de inicio así como la solicitud de informe al área convocante e instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades su tramitación.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
20 Recibe, integra al expediente el acuerdo de inicio y tramita la solicitud de informe ante el área convocante.
Área Convocante 21 Recibe, acusa, integra informe solicitado y remite al Titular del
Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas para su análisis.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
22 Recibe y canaliza a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades los informes rendidos por el área convocante, para su análisis.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
23 Recibe los informes rendidos por el área convocante para su análisis y en conjunto con la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades determina la procedencia de la suspensión provisional del proceso de adjudicación.
¿Procede la suspensión provisional?
24 NO.- Elabora proyecto de resolución para autorización Titular del
Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas. (Pasa a la actividad No. 33)
25 SI.- Elabora proyecto de suspensión provisional del proceso de
adjudicación y remite para su revisión a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
26 Recibe proyecto de suspensión provisional del proceso de adjudicación, revisa y turna al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas para su autorización.
¿Hubo correcciones?
27 SI.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas. (Regresa a la actividad No. 25)
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
28 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas el proyecto de suspensión provisional del proceso de adjudicación, para su autorización.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
29 Recibe, Autoriza y remite al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades la suspensión provisional para su notificación al área convocante.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
30 Notifica suspensión provisional del proceso de adjudicación al área convocante.
Área Convocante 31 Recibe notificación de cumplimiento de suspensión provisional y espera resolución. (Pasa a la actividad No. 38)
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
32 Integra al expediente notificación y realiza las investigaciones correspondientes y desahogo de pruebas en su caso, dentro del plazo de 45 días naturales.
33 Elabora el proyecto de resolución y lo remite para su revisión a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.
¿Hubo correcciones?
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
34 SI.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas.
35 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas el proyecto de resolución, para su autorización.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
36 Recibe, Autoriza y remite al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades la resolución correspondiente para su notificación.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
37 Recibe, elabora los oficios de notificación de la resolución, notifica al Área Convocante y le proporciona los oficios para su distribución.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ORGANO INTERNO DE CONTROL
OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Área convocante 38 Recibe notificación, envía los oficios de la resolución a los participantes y al inconforme para su conocimiento y efectos legales, recabando acuse de recibo y remite constancias al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
39 Recibe, Autoriza e instruye a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para el registro de la resolución en el Sistema Electrónico de Inconformidades e integración de la documentación al expediente.
¿La resolución considera que procede la inconformidad?
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
40 NO.- Registra y archiva.
41 SI.- Registra e instruye las directrices necesarias al Departamento
de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para la reposición del acto reclamado.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
42 Elabora el oficio de solicitud de información y cumplimiento de resolución, para revisión de la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.
¿Hubo correcciones?
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
43 SI.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas.
44 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas el oficio de solicitud de información y cumplimiento de resolución, para su autorización.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
45 Recibe, Autoriza y turna el oficio antes citado al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para su tramitación.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
46 Realiza trámite y una vez recibidas las constancias de cumplimiento de resoluciones, elabora el proyecto de acuerdo de archivo y lo remite a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para su revisión. ¿Hubo correcciones?
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
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OFICINAS CENTRALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES
ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades
47 SI.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas.
48 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas el proyecto de acuerdo de archivo, para su autorización.
Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas
49 Recibe, Autoriza y remite el acuerdo a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para su registro en el Sistema de Inconformidades.
Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades
50 Registra en el Sistema de Inconformidades.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES
TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES
Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES
E INCONFORMIDADES DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES
1
2 3 4 6
5
¿HUBO CORRECCIONES?
INICIA
RECIBE ESCRITO DE INCONFORMIDAD POR ACTOS QUE CONTRAVIENEN LO DISPUESTO EN LAS LEYES DE ADQUISICIONES ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO, DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS Y SUS RESPECTIVOS REGLAMENTOS, Y LO TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA SU ANÁLISIS Y REGISTRO CORRESPONDIENTE
RECIBE ESCRITO DE INCONFORMIDAD, REGISTRA EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE INCONFORMIDADES Y ANALIZA SU PROCEDENCIA ELABORA EL PROYECTO DE
ACUERDO DE INFUNDADO O DESECHAMIENTO PARA REVISIÓN A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES
INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA LA ELABORACIÓN DEL ACUERDO DECLARATIVO DE INFUNDADA O DESECHAMIENTO DE LA INCONFORMIDAD SEGÚN SEA EL CASO
¿PROCEDE LA INCONFORMIDAD?
SI NO
INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA ELABORAR EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO, ASÍ COMO SOLICITUD DE LOS INFORMES CORRESPONDIENTES AL ÁREA CONVOCANTE, QUE DEBERÁN SER RECIBIDAS DENTRO DE LOS 10 DÍAS NATURALES SIGUIENTES AL REQUERIMIENTO. (PASA A LA ACTIVIDAD No. 16)
NO SI
A
1
2
SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVAS
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DIAGRAMA DE FLUJO
ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES
SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES
E INCONFORMIDADES TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES
Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES
7 12 13
17
8
9 10 14
11 15 16
REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS EL PROYECTO DE ACUERDO DE INFUNDADO O DESECHAMIENTO, PARA SU AUTORIZACIÓN
A
RECIBE EL PROYECTO DE ACUERDO DE INFUNDADO O DESECHAMIENTO PARA SU AUTORIZACIÓN
¿SE AUTORIZÓ?
NO SI
B
SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 5)
REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDA-DES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN
2
ELABORA OFICIOS DE NOTIFICACIÓN PARA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS, PREVIA REVISIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES
3
3
¿HUBO CORRECCIONES?
NO SI
SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVAS
REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN, PARA SU AUTORIZACIÓN
RECIBE Y AUTORIZA LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA LA TRAMITACIÓN DE LOS MISMOS
RECIBE Y NOTIFICA LOS OFICIOS, AL ÁREA CONVOCANTE Y AL INCONFORME
ELABORA EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO Y LA SOLICITUD DE INFORME AL ÁREA CONVOCANTE, REMITE PARA SU REVISIÓN A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES
¿SE AUTORIZÓ?
NO SI
SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVAS
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DIAGRAMA DE FLUJO
ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES
SUBDIRECCIÓN DE
RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES
TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR
DEL ÁREA DE QUEJAS
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES
ÁREA CONVOCANTE
18
26 27
28
19
22
29
20
23
24
25
21
SI
SI
NO
REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO Y LA SOLICITUD DE INFORME AL ÁREA CONVOCANTE, PARA SU AUTORIZACIÓN
B
RECIBE Y AUTORIZA EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO ASÍ COMO LA SOLICITUD DE INFORME AL ÁREA CONVOCANTE E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES SU TRAMITACIÓN
RECIBE, INTEGRA AL EXPEDIENTE EL ACUERDO DE INICIO Y TRAMITA LA SOLICITUD DE INFORME ANTE EL ÁREA CONVOCANTE
RECIBE, ACUSA, INTEGRA INFORME SOLICITADO Y REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA SU ANÁLISIS
RECIBE Y CANALIZA A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES LOS INFORMES RENDIDOS POR EL ÁREA CONVOCANTE, PARA SU ANÁLISIS
RECIBE LOS INFORMES RENDIDOS POR EL ÁREA CONVOCANTE PARA SU ANÁLISIS Y EN CONJUNTO CON LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES DETERMINA LA PROCEDENCIA DE LA SUSPENSIÓN PROVISIONAL DEL PROCESO DE ADJUDICACIÓN
C
¿PROCEDE LA SUSPENSIÓN
PROVISIONAL?
ELABORA PROYECTO DE RESOLUCIÓN PARA AUTORIZACIÓN TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS. (PASA A LA ACTIVIDAD NO. 33)
ELABORA PROYECTO DE SUSPENSIÓN PROVISIONAL DEL PROCESO DE ADJUDICACIÓN Y REMITE PARA SU REVISIÓN A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES
5
5
NO
¿HUBO CORRECCIONES?
SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 25)
RECIBE PROYECTO DE SUSPENSIÓN PROVISIONAL DEL PROCESO DE ADJUDICACIÓN, REVISA Y TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA SU AUTORIZACIÓN
4
6
6
REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS EL PROYECTO DE SUSPENSIÓN PROVISIONAL DEL PROCESO DE ADJUDICACIÓN, PARA SU AUTORIZACIÓN
RECIBE, AUTORIZA Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES LA SUSPENSIÓN PROVISIONAL PARA SU NOTIFICACIÓN AL ÁREA CONVOCANTE
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DIAGRAMA DE FLUJO
ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES
ÁREA CONVOCANTE SUBDIRECCIÓN DE
RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES
TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR
DEL ÁREA DE QUEJAS
30
32
33
37
31
38
34 35
40 41
36 39
SI
NO SI
NOTIFICA SUSPENSIÓN PROVISIONAL DEL PROCESO DE ADJUDICACIÓN AL ÁREA CONVOCANTE
INTEGRA AL EXPEDIENTE NOTIFICACIÓN Y REALIZA LAS INVESTIGACIONES CORRESPONDIENTES Y DESAHOGO DE PRUEBAS EN SU CASO, DENTRO DEL PLAZO DE 45 DÍAS NATURALES
C
ELABORA EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN Y LO REMITE PARA SU REVISIÓN A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES
RECIBE NOTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE SUSPENSIÓN PROVISIONAL Y ESPERA RESOLUCIÓN. (PASA A LA ACTIVIDAD NO. 38)
7
4
8
8
RECIBE, ELABORA LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN, NOTIFICA AL ÁREA CONVOCANTE Y LE PROPORCIONA LOS OFICIOS PARA SU DISTRIBUCIÓN
NO
¿HUBO CORRECCIONES?
SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVAS.
REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN, PARA SU AUTORIZACIÓN
RECIBE, AUTORIZA Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES LA RESOLUCIÓN CORRESPONDIENTE PARA SU NOTIFICACIÓN
9
9
RECIBE NOTIFICACIÓN, ENVÍA LOS OFICIOS DE LA RESOLUCIÓN A LOS PARTICIPANTES Y AL INCONFORME PARA SU CONOCIMIENTO Y EFECTOS LEGALES, RECABANDO ACUSE DE RECIBO Y REMITE CONSTANCIAS AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
7
RECIBE, AUTORIZA E INSTRUYE A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA EL REGISTRO DE LA RESOLUCIÓN EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE INCONFORMIDADES E INTEGRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN AL EXPEDIENTE
¿LA RESOLUCIÓN CONSIDERA QUE
PROCEDE LA INCONFORMIDAD
REGISTRA Y ARCHIVA
REGISTRA E INSTRUYE LAS DIRECTRICES NECESARIAS AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA LA REPOSICIÓN DEL ACTO RECLAMADO
D
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DIAGRAMA DE FLUJO
ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES
SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES
TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
42 46
50
43 44
47
48
45
49
¿HUBO CORRECCIONES?
TERMINA
D
ELABORA EL OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE RESOLUCIÓN, PARA REVISIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES
REALIZA TRÁMITE Y UNA VEZ RECIBIDAS LAS CONSTANCIAS DE CUMPLIMIENTO DE RESOLUCIONES, ELABORA EL PROYECTO DE ACUERDO DE ARCHIVO Y LO REMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA SU REVISIÓN
NO SI
SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVA
REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS EL OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE RESOLUCIÓN, PARA SU AUTORIZACIÓN
RECIBE, AUTORIZA Y TURNA EL OFICIO ANTES CITADO AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA SU TRAMITACIÓN
10
10
¿HUBO CORRECCIONES?
SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVA
REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS EL PROYECTO DE ACUERDO DE ARCHIVO, PARA SU AUTORIZACIÓN
SI NO
RECIBE, AUTORIZA Y REMITE EL ACUERDO A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA SU REGISTRO EN EL SISTEMA DE INCONFORMIDADES
11
11
REGISTRA EN EL SISTEMA DE INCONFORMIDADES
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V.- GLOSARIO DE TÉRMINOS Y SIGLAS
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GLOSARIO DE TÉRMINOS Y SIGLAS TÉRMINOS: • Acción de Mejora: Actividad que se lleva a cabo para fortalecer el sistema de control
interno de una función, operación, proceso, sistema o programa, y que contribuye a la prevención, disminución y/o eliminación de los riesgos que pudieran obstaculizar el cumplimiento de sus metas y objetivos.
• Auditoría: Es la revisión y examen de una función, cifra, proceso o reporte, efectuados
por personal independiente a la operación, para apoyar la función ejecutiva. • Auditoría Especifica.- Se refiere a revisiones determinadas y limitadas con alcances,
enfoques y objetivos particulares, se puede aplicar cuando:
• Sea del interés del público en general o de un alto nivel ejecutivo de alguna Dependencia o Entidad que preste sus servicios a otras Dependencias o Entidades.
• Sea del interés de la propia Secretaría de la Función Pública (SFP) o del propio Órgano Interno de Control.
• Sea del interés del Ejecutivo Federal u otras instancias autorizadas.
La auditoría específica, puede ser considerada por su tipo.
• Auditoría Administrativa • Auditoría Operativa • Auditoría Financiera • Auditoría de Legalidad • Auditoría Sustantiva • Auditoría de Obra Pública • Auditoría Programática.
Cada una de ellas esta dirigida hacia un área específica de una Dependencia o Entidad de la Administración Pública.
• Auditoría Integral: A diferencia de la auditoría específica que va dirigida hacia un
área, programa o actividad especifica de una empresa, una Dependencia o Entidad Gubernamental, la auditoría Integral está enfocada a revisar y evaluar en su totalidad el grado en que las Dependencias o Entidades cumplen con el objetivo social que les dio origen, así como el cumplimiento normativo en el destino de los recursos financieros, físicos y humanos, administrados con economía, eficiencia y eficacia.
Las instancias que pueden realizarla:
Órganos Internos de Control, Auditores Gubernamentales y los Auditores Externos (que aún cuando su función se encamina primordialmente a la auditoría de estados financieros, pueden ser contratados para realizar auditorias integrales).
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La Auditoría Integral es la emisión de una opinión imparcial y calificada, producto de un informe elaborado por un grupo multidisciplinario.
Los conceptos de economía, eficiencia y eficacia son características principales de los resultados en la auditoría integral.
La determinación del alcance que deba darse al proceso de la auditoría integral, esta en función de la naturaleza, magnitud y complejidad de cada una de las Entidades en que vaya a realizarse.
• Control Interno: Proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el
resto de personal de una Institución, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la organización clasificados en: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y presupuestal, y cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y políticas.
• Eficacia: Se refiere a los resultados en relación a las metas y cumplimiento de los
objetivos organizacionales, en donde los servidores públicos deberán priorizar las tareas y realizar en orden de procedencia aquéllas que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas previstas en los Programas Operativos Anuales de los Entes Fiscalizables, para ofrecer mejores resultados a la sociedad.
• Eficiencia: Se refiere a la relación entre esfuerzos y resultados, que se realiza en un
trabajo o en una actividad al menor costo posible y en el menor tiempo, sin desperdiciar recursos económicos, materiales y humanos; pero a la vez implica calidad en los actos del gobierno.
• Evaluación del Control Interno: Medición del grado en que los controles operativos
garantizan el logro de los objetivos para el que fueron establecidos a fin de determinar si el control interno establecido en las operaciones sujetas a monitoreo tiene como objetivo limitar, eliminar, evitar o transferir los riesgos, así como garantizar el cumplimiento de leyes, reglamentos, políticas, normas internas, métodos y procedimientos.
• Evaluación de Riesgos: Es el proceso de identificación y análisis de los riesgos
relevantes para el logro de las metas y objetivos, y es la base para determinar cómo deben ser administrados los riesgos. Considerando que las condiciones económicas, culturales y regulatorias están en continuo cambio y evolución, es necesario establecer mecanismos específicos para identificar y administrar los riesgos asociados al cambio.
• Fiscalización: Acorde con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público es la acción de
la inspección, de la vigilancia, del seguimiento, de la auditoría, de la supervisión, del control y de la evaluación que procede con estricto apego de Ley. Es el acto de verificar que los recursos públicos se apliquen a los fines que la Ley establece, e implica la vigilancia, control, revisión y evaluación de la aplicación de los recursos públicos. El concepto se empleará para enunciar en forma genérica las facultades de vigilancia, revisión, evaluación y dictamen.
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• Objetivo General: Expresión cualitativa de un propósito general. Propósito definido en
términos generales que parte de un diagnóstico y expresa la situación que se desea alcanzar en términos de grandes agregados y que constituye la primera instancia de congruencia entre el Plan Nacional de Desarrollo y los Programas de Mediano Plazo.
• Planeación General: Proceso que permite definir objetivos, procedimientos, directrices
y líneas de acción de carácter general para llevar a cabo una revisión de control. • Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se
constituyen en una unidad de función a la realización de una actividad o tarea específica. Forma específica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos, que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; qué debe hacerse y quién debe hacerlo; cuándo, dónde y cómo se debe llevar a cabo; qué materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y cómo debe controlarse y registrarse.
• Programa Anual de Trabajo: Es la calendarización de las auditorias y revisiones de
control a realizarse durante un ejercicio fiscal, donde se contemplan fechas, alcances, modalidad y tipo de revisión.
• Revisión de Control: Es toda aquella actividad sistemática, estructurada, objetiva y de
carácter preventivo, orientada a fortalecer el control interno, con el propósito de asegurar de manera razonable el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales
SIGLAS: MAR Modelo de Administración de Riesgos MRC Mapa de Riesgos Proclives a Corrupción OIC Órgano Interno de Control PAT Programa Anual de Trabajo RAC Revisión de Aseguramiento de Calidad SIP Sistema de Información Periódica SFP Secretaría de la Función Pública