Download - Manual de inventarios 10
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PRESENTACION
Los manuales en especial los de procedimientos, constituyen instrumentos básicos para el
desarrollo de actividades institucionales puesto que son herramientas tanto de orientación y
permanente consulta sobre determinada materia, de control interno.
La expedición y actualización de los manuales en las entidades de carácter público es una
función de la alta dirección derivada de diferentes normas en especial las leyes 42 y 87 del 93
sobre el control de gestión interno; ley 489 de 1998 que regula el ejercicio de la función
administrativa y define los principios y reglas básicos de la organización y funcionamiento de la
administración pública, la ley 872 de 2003 y decreto reglamentario 4110 de 2004 referido al
sistema de calidad en las entidades del Estado del Decreto 1599 de 2015, mediante el cual se
adopta el modelo estándar de control interno para el Estado Colombia.
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Código de Comercio
El objetivo del Código de Comercio es recopilar la información básica sobre las cuestiones
comerciales, los asuntos mercantiles, los contratos y tratados que rigen para las personas que
ejecutan actividades mercantiles y conexas al comercio.
Todas estas actividades mercantiles y sociedades con personas jurídicas naturales, se
encuentran bajo vigilancia, inspección y control de la Superintendencia de Sociedades la cual
se encarga de ejercer las funciones de cumplimiento de normas y leyes que rigen la actividad
comercial.
El código de Comercio reconoce para algunas personas la siguiente calificación de
comerciante:
Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan a actividades que la ley
considere mercantiles.
Toda persona que ejecute operaciones mercantiles está sujeta a las normas comerciales.
Toda persona que según las leyes comunes tenga capacidad para contratar y obligarse.
Obligaciones de todo comerciante:
Matricularse en el registro mercantil.
Inscribirse en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos de los cuales la ley
exija esa formalidad.
Llevar contabilidad regular de sus negocios.
Conservar correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.
Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
Registro Mercantil:
Tiene por objeto llevar la matrícula de todos los comerciantes y de los establecimientos de
comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos.
Este registro es llevado por las Cámaras de Comercio, pero la superintendencia de industria y
comercio determina los libros necesarios para cumplir la finalidad, a la hora de realizar las
inscripciones.
Según el Código de Comercio es necesario para todos los comerciantes inscribir en el registro
mercantil lo siguiente:
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Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y auxiliares, deberán inscribirse 1 mes
después de la fecha de iniciación de actividades.
Capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedades conyugales.
Las autorizaciones que genere la ley ante un menor para ejercer el comercio.
Todas aquellas modificaciones de los negocios del comerciante.
La apertura de establecimientos de comercio, sucursales.
Los libros de contabilidad, el registro de accionistas, las actas de asamblea y juntas de socios.
Los embargos y demandas.
Liquidación de sociedades.
La petición de la matricula indicara:
El nombre del comerciante, el documento de identidad, nacionalidad, actividad o negocios a
los que se dedique, domicilio y dirección, lugares donde desarrolle sus negocios de manera
permanente, su patrimonio liquido, detalle de los bienes
raíces que posea, nombre de la persona autorizada los negocios, y si se trata de un
establecimiento de comercio se pedirá:
Denominación, dirección y actividad principal a que se dedique, nombre y dirección del
propietario y si el local es propio o ajeno.
Libros de Comercio
Todo comerciante conformara su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y
estados financieros en general a las disposiciones y normas del Código de Comercio.
Estos libros de comercio son los que determina la ley como obligatorios, y los auxiliares son los
libros necesarios para completar el entendimiento de aquellos.
La contabilidad solo podrá llevarse por el idioma castellano, y con el sistema de partida doble
en los libros registrados de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de
los negocios del comerciante.
Al iniciar las actividades comerciales por lo menos una vez al año todo comerciante deberá
elaborar un inventario y un balance general que permita conocer la situación de su patrimonio.
En los libros de comercio se asentarán en un orden cronológico y las operaciones mercantiles
estarán todas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, con un comprobante de
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contabilidad el cual se debe elaborar previamente al registro de cualquier operación y en el
cual se indica una fecha, origen, descripción y cuantía de la operación.
El comerciante deberá tener una copia fiel de la correspondencia que dirija con relación a sus
negocios.
El comerciante debe conservar archivados y ordenados los comprobantes de los asientos en
sus libros de contabilidad.
En los libros de comercio se prohíbe:
Alterar en los asientos el orden y la fecha.
Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto.
Hacer raspaduras o correcciones.
Borrar o tachar los asientos.
Arrancar hojas o alterar el orden del consecutivo.
Las Cámaras de Comercio
Son instituciones de orden legal con personería jurídica, creadas por el gobierno nacional, de
oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde operan. Cada cámara de comercio
está integrada por los comerciantes inscritos en su respectivo registro mercantil. Está
compuesta por un grupo de directores de seis a doce miembros, con sus respectivos suplentes.
Las funciones de las Cámaras de Comercio son las siguientes:
Servir de órgano de comercio.
Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos del comercio.
Llevar el registro mercantil.
Recuperar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes.
Servir de tribunal de arbitramiento para resolver diferencias.
Prestar sus buenos oficios a los comerciantes.
Organizar exposiciones y conferencias relacionadas con sus objetivos.
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Estatuto Tributario
COSTO DE LOS ACTIVOS MOVIBLES.
ARTICULO 62. SISTEMA PARA ESTABLECER EL COSTO DE LOS ACTIVOS MOVIBLES
ENAJENADOS. <Fuente original compilada: D.2053/74 Art. 21> El costo de la enajenación de
los activos movibles debe establecerse con base en alguno de los siguientes sistemas:
1. El juego de inventarios.
2. El de inventarios permanentes o continuos.
3. Cualquier otro sistema de reconocido valor técnico dentro de las prácticas contables,
autorizado por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
El inventario de fin de año o período gravable es el inventario inicial del año o período gravable
siguiente.
PARAGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 2 de la Ley 174 de 1994. El nuevo texto es
el siguiente Para los efectos de la determinación del impuesto sobre la renta, los
contribuyentes que de acuerdo con el artículo 596 de este Estatuto están obligados a
presentar su declaración tributaria firmada por Revisor Fiscal o Contador Público, deberán
establecer el costo de la enajenación de los activos movibles por el sistema de inventarios
permanentes o continuos, o por cualquier otro sistema de reconocido valor técnico dentro de
las prácticas contables, autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
<Notas de Vigencia> <Inciso adicionado por el artículo 267 de la Ley 223 de 1995. El nuevo
texto es el siguiente:> Cuando se trate de inventarios en proceso, bastara con mantener un
sistema regular y permanente, que permita verificar mensualmente el movimiento y saldo
final, por unidades o por grupos homogéneos.
<Notas de Vigencia> <Inciso adicionado por el artículo 267 de la Ley 223 de 1995. El nuevo
texto es el siguiente:> La asignación de los costos indirectos de fabricación podrá igualmente
hacerse en forma mensual y por unidades o grupos homogéneos.
ARTICULO 63. LIMITACIÓN A LA VALUACIÓN EN EL SISTEMA DE JUEGO DE INVENTARIOS. En
el caso de juego de inventarios, las unidades del inventario final no pueden ser inferiores a la
diferencia que resulte de restar, de la suma de las unidades del inventario inicial, más las
compradas, las unidades vendidas durante el año o período gravable.
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ARTICULO 64. DISMINUCIÓN DEL INVENTARIO FINAL POR FALTANTES DE MERCANCIA.
<Artículo modificado por el artículo 2 de la Ley 1111 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:>
Cuando se trate de mercancías de fácil destrucción o pérdida, las unidades del inventario final
pueden disminuirse hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las
compras. Si se demostrare la ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso
fortuito, pueden aceptarse disminuciones mayores.
Cuando el costo de las mercancías vendidas se determine por el sistema de inventario
permanente, serán deducibles las disminuciones ocurridas en mercancías de fácil destrucción
o pérdida, siempre que se demuestre el hecho que dio lugar a la pérdida o destrucción, hasta
en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las compras.
La disminución que afecta el costo, excluye la posibilidad de solicitar dicho valor como
deducción.
ARTICULO 65. GRADUALIDAD EN EL DESMONTE DE LA PROVISION UEPS O LIFO. <Artículo
modificado por el artículo 3 de la Ley 174 de 1994. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos
fiscales, los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que tengan
diferencias entre el inventario final declarado valorado con base en la utilización de
modalidades UEPS o LIFO (últimas entradas, primeras salidas) y el inventario final valorado por
otros sistemas para sus efectos internos, deberán desmontar el saldo de dichas diferencias,
existente al 31 de diciembre de 1994, en sus declaraciones de renta a partir del año gravable
de 1995, a más tardar hasta el año gravable de 1999, utilizando como mínimo tasas del 20%
anual.
Los valores obtenidos con base en los parámetros aquí establecidos, tendrán como efecto un
aumento en el valor de los inventarios del respectivo período y un ingreso por corrección
monetaria fiscal.
Decreto 2649 de 1993
ARTICULO 129. INVENTARIO DE MERCANCIAS. El control de las mercancías para la venta se
debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos,
por lo menos los siguientes datos:
1. Clase y denominación de los artículos.
2. Fecha de la operación que se registre.
3. Número del comprobante que respalda la operación asentada.
4. Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o
trasladadas.
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5. Existencia en valores y unidad de medida.
6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.
7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del
inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.
En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulte el
registro por unidades, se hará por grupos homogéneos. Al terminar cada ejercicio, debe
efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual contendrá una relación detallada
de las existencias con indicación de su costo unitario y total.
Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede
efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en
registros auxiliares.
Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio,
a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.
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CONSIDERANDO SEGÚN LAS LEYES ANTERIORES
ARTÍCULO PRIMERO: ADOPTAR EL SIGUIENTE MANUAL PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS DE
ELECTRODOMESTICOS DE LINEA BLANCA, LINEA DIGITAL Y MUEBLES, PARA CUSTODIA Y
ADMINISTRACION DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE ELECTROMUEBLES UNIVERSAL
ARTÍCULO SEGUNDO: el manual tiene por objeto, establecer normas y procedimientos de
obligatorio cumplimiento, que permita unificar criterios en el manejo de los bienes del
instituto y así disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, dirigido a la
totalidad de los funcionarios y en especial a los responsables de la administración, custodia,
manejo y control de la mercancía de Almacén ELECTROMUEBLES UNIVERSAL.
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QUE HAY QUE TENER EN CUENTA A LA HORA DE
COMPRAR
Precio
Cantidad de mercancías
Tiempo de entregas
Calidad
Usted como comerciante debe
pensar en las necesidades de sus
clientes y que es lo que se vende.
Asegúrese de que nunca falte
mercancía. Así cuando usted
vaya adquirir mercancía ya
sabrá que cantidad debe
adquirir.
A la hora de escoger el
proveedor se debe tener en
cuenta al que mejor precio da y
mejor calidad.
Al momento de elegir los
proveedores adecuados hay que
establecer los términos de compra
antes de realizarla. Su proveedor
debe ser serio y cumplir con los
términos del pedido.
A la hora de elaborar la compra debe
tener en cuenta que le den factura y
al momento de entregarla debe mirar
si la cantidad y el pago están
correctas, si tiene algún problema
hágaselo saber a su proveedor
inmediatamente no espere hasta el
otro día.
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Revisar el proceso de compra:
1. hacer una lista de lo que necesito.
2. Siempre tener a la mano los datos de mis
proveedores.
3. Llevar un registro detallado de la cantidad de
mercancía vendida y el tiempo que tardo en
desplazarse.
4. Llevar un registro de cuales mercancías son las
que se venden más y cuales se venden menos.
UNA COMPRA ES UNA DECISIÓN QUE,
PRÁCTICAMENTE ESTÁ TOMANDO
SOLO. USTED ES EL QUE ESTÁ
TOMANDO EL RIESGO.
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POLITICAS DE COMPRA
1. No tenga un solo proveedor
2. Antes de comprar revisar precios, calidad, cantidad de mercancía,
tiempos de entrega.
3. Cuando hagas un trato con el proveedor, asegúrate de la seriedad del
mismo.
4. Buscar proveedores que le den un buen servicio.
5. No comprar mercancía de más.
6. Que nunca le haga falta mercancía para evitar decir a un cliente que
no la tiene.
7. Antes de comprar verificar la cantidad de mercancía que tiene en
existencia.
8. Observar y estudiar a la competencia.
No hay que seguir al pie de la letra las políticas, pero son referencia que le
ayudaran y es muy importante que lleve un registro de toda la información
respecto de las compras.
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CONSEJOS PRACTICOS
Es muy importante guardar sus facturas, esto servirá más adelante para
realizar sus declaraciones de impuestos y para sus inventarios, también
para ver si la entrega está completa y en buenas condiciones; siempre que
le entreguen la mercancía debe verificar: los datos en la orden de compra
con los de la factura que le dará su proveedor y que usted firmara de
conformidad.
Antes y después de la compra debe tener en cuenta las condiciones de pago:
al contado, por crédito, por anticipado en la cantidad a pagar y la fecha de
pago.
Las ofertas son una forma de atraer clientes, pero hay que publicarlas ya
sea con volantes o letreros llamativos.
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CONTROL DE MERCANCIAS
Controlando sus mercancías evitan que se agoten antes de tiempo o que se
acumulen. Si se le agotan es porque se le olvido pedirla, la solicito tarde o no
sabía que se habían agotado las existencias , imagínese que viene un cliente
preguntando por un artículo y usted no lo tiene, eso le de ventaja a sus
competidores, por lo tanto perderá la venta y hasta el cliente.
Tener mucha mercancía en existencia implica tener dinero quieto que podría
utilizar en otras necesidades. Este punto se llama tener control de
inventarios. Le ayudara a contar con la mercancía necesaria, en el momento
preciso.
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4 REGLAS BASICAS PARA CONTROLAR SU INVENTARIO
Primera regla revisar frecuentemente los
niveles de existencia de mercancía: la frecuencia con que
revise la existencia a diario, por semana, por mes o por año,
dependerá de su tipo de comercio y del movimiento de la mercancía
Segunda regla y tercera: acomodar
bien sus mercancías y acomodarlas por tamaño si las
ordena por proveedor o tipo de artículo, las podrá ver fácilmente y
controlarlas con rapidez, si las acomoda por tamaño podrá ver cuánto
tiene de un mismo artículo.
Cuarta regla: llevar un registro de
existencias de las mercancías que tiene: llevar un inventario
de bodega. Registre cuantas cajas hay en cada estante o pasillo así
como las entradas y las salidas. Cuando son muchos artículos le puede
llevar mucho tiempo contarlos y ubicarlos con rapidez. Por eso hay
que llevar un control sistematizado e sus inventarios para registrar la
existencia de cada uno.
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Para controlar el registro de existencias cuente por unidades, lleve una información
detallada de los artículos; por ejemplo la fecha de la compra y la descripción del producto
y precio. Escriba en la columna de ingresos cuantos artículos compro. En salidas vaya
escribiendo cuantos vendió y que día. La columna de saldo le mostrara cuanto le queda de
cada artículo.
Sabiendo la cantidad que se vende de cada artículo por semana o por mes, podrá calcular,
más o menos con tiempo cuando debe volver a reponerlo.
También puede llevar un control de existencias. Pero en cantidades de dinero, no de
mercancía. Usted adquiere mercancías a precio de costo y la revende a un precio más alto,
a precio de venta. Así podría saber cuánto ganaría su negocio si todas las mercancías que
poseen se vendieran.
Apuntar la fecha con la que está ingresando el artículo, haga lo mismo con las salidas y el
saldo, cuando vea que ya tiene la unidad mínima de mercancía que usted ya ha fijado con
anterioridad reponga.
No todo se puede almacenar por siempre, hay artículos que a lo mejor están ocupando
espacio vital que puede usar para otras cosas para estos artículos es ideal hacer unos
letreros de ofertas especiales.
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PASO A PASO DEL SISTEMA DE INVENTARIOS
1. MENU PRINCIPAL
En esta parte el comerciante podrá realizar el ingreso y salida de las
mercancías.
1 FECHA: automáticamente en este recuadro aparece la fecha actualizada.
2 CONSECUTIVO: en este recuadro se lleva el orden total de compras y ventas.}
3 CLIENTES, PROVEEDORES, NOMBRES: es una barra de selección. En clientes
automáticamente aparece el nombre de los clientes registrados, proveedores
automáticamente aparece el nombre de los proveedores exclusivos del almacén, nombres
aparece automáticamente cuando no hay ni una venta ni una compra y por tal motivo no
permite modificación.
4 NIT: aparece según el tipo de movimiento ya sea cliente o proveedor.
5 TIPO DE MOVIMIENTO: es una barra de selección da opción ya sea de venta o compra o
ninguno.
6, 7: estas secciones automáticamente se modifican con el numeral 3 y 5
8 COMPRAVENTA: es una barra de selección en la cual se elige la opción de la compra o venta
ya sea crédito o contado.
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9 MENU PRINCIPAL: este botón tiene como función hacer el traslado de otras páginas a esta
misma.
10 VENTAS/ SALIDAS: por medio de este botón se puede visualizar las ventas realizadas en el
periodo.
11 COMPRAS/ ENTRADAS: por medio de este botón se puede visualizar el ingreso de
mercancía realizado en el periodo.
12 INVENTARIOS: por medio de este botón se puede visualizar el control de mercancías en
existencia y lo que hay en stock que en total son 3.
12.1 NUEVO PRODUCTO/ORDENAR: al dar click en este botón nos indica que fila está
disponible y así mismo ingresar un nuevo producto y la misma tabla se pone en rojo cuando el
producto ya está en existencia.
12.2 MENU PRINCIPAL: al dar click en este botón nos direcciona automáticamente a la
remisión o página principal.
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13 PROVEEDOR: por medio de este botón se puede visualizar la base de datos de los
proveedores del almacén ELECTROMUEBLES UNIVERSAL.
13.1 GRABAR PROVEEDOR: al dar click en este botón nos permite ordenar e ingresar un nuevo
proveedor.
13.2 MENU PRINCIPAL: al dar click en este botón nos direcciona automáticamente a la
remisión o página principal.
14 CLIENTES: por medio de este botón se puede visualizar la base de datos de los clientes del
almacén ELECTROMUEBLES UNIVERSAL.
14.1 GRABAR CLIENTE: al dar click en este botón nos permite ordenar e ingresar un nuevo
cliente.
14.2 MENU PRINCIPAL: al dar click en este botón nos direcciona automáticamente a la
remisión o página principal.
15 GRABAR: después de diligenciar el formato de la remision dependiendo del tipo de
movimiento que se haga se graba automáticamente ya se sea en venta, compra e inventarios.
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