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MANUAL DE FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA ALPACEL
Actualizado octubre 2013.
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PASO1
Captura de
datos para ATI
en SPOS
Documento propiedad de Farmacias de Similares PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN DE Farmacias de Similares 5
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TITULO: SPOS FRANQUICIAS CFDI
PRE FACTURACIÓN EN LA APLICACIÓN ADMINISTRATIVA.
En la aplicación Administrativa se puede efectuar el proceso de Pre
Facturación de una manera directa, aplicado a uno varios tickets emitidos
hasta 3 días antes.
Para esto ingrese a la aplicación administrativa de la siguiente manera:
1. Para ingresar al sistema es necesario identifique y seleccione dando
doble click en el icono con el nombre SPOS, que se encuentra en el escritorio
de Windows.
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2. Capture en los recuadros de validación su nombre de Usuario y su
Contraseña, por seguridad verifique la Fecha de Operación.
Ahora el sistema mostrara la ventana principal de la aplicación Administrativa.
3. Continúe dando click en la opción Valores que se encuentra en el
menú principal.
Se mostrarán los diferentes botones de operación para la administración de
este módulo, en el lado izquierdo de la ventana.
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4 4. Seleccione la opción Pre Facturación, ahora el sistema mostrará la
ventana Pre Facturas en Espera.
5. Haga click en el botón Nueva Pre Factura, para llevar a cabo la
pre facturación de uno o varios tickets en modo directo.
El sistema mostrará la ventana en donde se identifican los diferentes
campos: Referencia, Sub Total, Descuento, Total Neto, IVA, Gran Total y los
Datos Fiscales del Cliente.
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6. Continúe dando click en el botón Iniciar, que se encuentra en la
parte inferior derecha de la ventana de pre facturación.
7. El sistema, de manera automática, habilitará el cuadro de referencia, para
que escanee el código de barras correspondiente a cada uno de los tickets
a facturar.
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8. También se habilitará el cuadro de RFC, en donde podrá realizar la
captura del registro del cliente y al término, el sistema mostrará los datos de
nuestro cliente a facturar, o bien haga click en botón Búsqueda.
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9. Al seleccionar el botón de Búsqueda, el sistema mostrará la ventana de
Clientes, en donde podrá seleccionar el cliente requerido; puede utilizar los
filtros que se encuentran debajo de los encabezados de RFC, Razón Social y
Teléfono. 9
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10. Al finalizar su búsqueda, haga click en el botón Aceptar para
continuar con el proceso de facturación.
Nota: En caso de que nuestro cliente sea nuevo y requiera factura, será
necesario capturar todos y cada uno de los datos solicitados para llevar a
cabo el alta de nuestro cliente y efectuar la factura solicitada.
Documento propiedad de Farmacias de Similares PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN DE Farmacias de Similares 6
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TITULO: SPOS FRANQUICIAS CFDI
Se mostrará la ventana de facturación con los datos del cliente elegido.
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11. Si requiere Limpiar o Borrar los datos del cliente, en la elaboración de
una factura podrá utilizar los botones de ayuda que se encuentran en el lado
derecho de la ventana de facturación.
12. Una vez incluidos el o los tickets relacionados a esa factura, continúe
dando click en el botón Generar.
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A continuación el sistema mostrará un mensaje definiendo que:
El Archivo ATI se genero correctamente en la ruta C:\FACTURACION
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13. Continúe dando click en el botón Aceptar, para finalizar el proceso de
pre facturación, en la Aplicación Administrativa.
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PASO2
Descarga de la
factura electrónica
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Factura de cliente:
Al terminar de capturar los datos de la factura veremos un mensaje como el siguiente:
Descargamos la factura si hacemos clic al botón SI, aparecerá la página de internet para guardar el PDF y el XML en la carpeta de
facturación.
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ERROR En caso de que nos salga un mensaje que diga: “ Error sistema saturado”
Hacemos lo siguiente:
La factura la veremos en la ventana de Facturas pendientes por enviar, podemos dar doble clic a la factura y aparecerá la pantalla de descarga o esperamos 10 min la factura ya aparecerá en la ventana de reimpresión y al seleccionarla ya estará listo el botón de DESCARGAR para poder imprimirla al cliente o enviarla por correo electrónico.
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Facturas en general: Para descargar nuestras facturas electrónicas
Hacemos lo siguiente: 1. En la aplicación administrativa en la opción de VALORES
seleccionamos la opción PRE-FACTURACIÓN
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2.- Ahora seleccionamos la opción del lado derecho que dice REIMPRESIÓN
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3.- Ahora podemos ver todas las facturas que se han realizado incluyendo las facturas globales (de la venta del día), las de cliente aparecen con el nombre y por la fecha podemos localizar la que necesitemos, ahora ya seleccionada seleccionamos la opción DESCARGAR
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4.- Ahora nos aparecerá una página de internet donde la podremos descargar. Ahora si podemos descargar los archivos PDF y XML que representan la factura electrónica. Y nos aparecerá una pantalla similar a esta:
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Aquí podemos ver que al darle clic a los iconos bajo los letreros XML y PDF podemos descargar y guardarlos en c:/facturacion.
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El PDF y el XML deben guardarse exclusivamente en la carpeta de DISCO LOCAL C: / FACTURACION
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IMPORTANTE:
En caso de que al SELECCIONAR la factura que queremos guardar el icono de
DESCARGAR no aparezca, debemos Subir el ATI a la página de
alpacel.com/facturación Electrónica y subir el ATI, si aparece algún
error nos comunicaremos inmediatamente al departamento de sistemas
ALPACEL.
Todos los días debemos verificar que aparezca el botón descargar
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DATOS IMPORTANTES:
La factura del último día de cada mes se subirá
de manera manual al terminar el cierre del día,
entramos a la página de alpacel.com/facturación electrónica y subimos el
ATI del último día del mes.
La factura global se genera automáticamente cuando se hace el cierre en
el SPOS.
Ya no es necesario entrar a internet después del cierre, para subir la
factura (este paso ya no se va a hacer)
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Para la factura global lo único que hacemos es descargarla AL DIA
SIGUIETE en el SPOS en la ventana de VALORES la opción de PRE-FACTURA
y REIMPRIMIR.
Esta factura la reconocemos porque está marcada con una palomita en la
columna que dice GLOBAL
Existen 3 tipos de facturas:
Todas las facturas se deben guardar en la carpeta de C:/facturación
Si las facturas no se guardan en la carpeta indicada es responsabilidad del
ENCARGADO DE FARMACIA si la información se llegara a borrar.
Todos los días debemos verificar que la factura del día anterior tenga el
botón descargar.
F # FAC Global La factura de ventas del día +
F# NCR Nota de crédito Factura de devoluciones de ticket -
F # FAC Cliente Factura de cliente +
= Venta total
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PASO3
Impresión del
archivo XML en las
impresoras de
tickets
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Factura de cliente:
Ahora que ya tenemos los archivos en la computadora podemos enviárselos a nuestro
cliente por correo o imprimirlos. Así que veamos cómo podemos imprimir la factura en
nuestras impresoras de tickets. Demos doble click en la aplicación SAIV que se
encuentra en el escritorio de nuestra computadora. Seleccionemos ventas y finalmente
factura al cliente.
Elijamos el xml que descargamos de la página web (el punto de venta debe estar
cerrado de lo contrario no saldrá dicha impresión):
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Si nuestro administrativo tiene una impresora de
tickets conectada este será el último paso y
nuestra factura estará impresa.
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En caso de que nuestra computadora no tenga conectada una
impresora de tickets:
Tendremos que llevar los dos archivos que se encuentran en
“c:\facturacion\impresion” a las maquinas que tienen las impresoras (cerrar
el punto de venta de lo contrario no imprimirá) y dar click en el archivo que
tiene engranes. Si no imprimiera llevemos los archivos a la siguiente
cobradora y realicemos los mismos pasos (la maquina en la cual imprima será
a la que siempre tendremos que llevar estos archivos para impresión).
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Gracias
