MANUALES ADMINISTRATIVOS
Realizado por:Anyelo Gonzalez
Los Manuales
Herramientas con las que cuentan las organizaciones para hacer posible y facilitar el desarrollo y desenvolvimientos de las múltiples funciones administrativas que deben llevarse a a cabo. Los manuales son esenciales, debido a que nos permiten lograr el
Estandarización EquilibrioAjuste mutuo
Los Manuales
Son todo un conjunto de reglas que describen de manera sistemática la actividades, labores que deben ser realizadas por los miembros de la organización, con el propósito de lograr eficientemente los objetivos de la empresa.
Ventajas en el uso de Manuales Administrativos
Recopilan de manera organizada los
procedimientos de la organización
Reduce en gran proporción la
improvisación, ya que todo está escrito
Aclaran dudas con respecto a qué hacer
en un momento determinado
Ventajas en el uso de Manuales Administrativos
Mantiene la igualdad (estandarización) en la gestión organizacional
ESTANDARIZACIÓN
Es un instrumento informativo
Es una herramienta de control
Ventajas en el uso de Manuales Administrativos
Ahorro de tiempo, debido a que las
instrucciones ya están dadas
Permite una evaluación objetiva de
los procesos
Buscar la mejor forma de hacer las cosas
Permite evaluar los estándares que han
sido establecidos
Clasificación de los Manuales Administrativos
1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Describe la formalidad de la organización para cada puesto de
trabajo, los objetivos, responsabilidad, funciones y
autoridad
Clasificación de los Manuales Administrativos
2. MANUAL DE POLÍTICAS
Describe Los principios esenciales que rigen la administración y que
determinarán los términos en la mejor toma de decisiones.
Clasificación de los Manuales Administrativos
3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS
Describe en detalle la secuencia de los procedimientos como
igualmente las normas a cumplir por los integrantes de la
organizaciónen y que estén acorde con los procedimientos
establecidos.
Clasificación de los Manuales Administrativos
4. MANUAL DE ESPECIALISTA
Son aquellos diseñados para una actividad en específico.
Clasificación de los Manuales Administrativos
5. MANUAL DEL COLABORADOR
Contiene información de interés relevante para el buen
desempeno del colaborador. Los temas que se incluyen en el
mismo hacen referencia a los objetivos, misión y visión de la
organización como igualmente los derechos y deberes a los que es
inherente.
Clasificación de los Manuales Administrativos
5. MANUAL DE MÚLTIPLES PROPÓSITOS
Incluye todos los demás. Se realizan en empresas en donde
por razón de su tamaño no se justifica el diseño por separado.
Qué es lo importante en un manual de
procedimientos!!!????
ELEMENTOS DEL MANUAL
Aquello que será objeto de consulta
Contenido índice
IntroducciónInstrucciones
de uso del manual
Manuales de OrganizaciónPrincipios Básicos
Toda posición de supervisión debe tener asignadas funciones y responsabilidades concretas.Las responsabilidades debe ir acompañada de la correspondiente autoridad para ejercerla. No debe haber incertidumbre respecto a la definición de autoridad y responsabilidad con relación a todas y cada una de las posiciones de la organización.
Cada persona que ocupa un puesto en la organización debe recibir órdenes de una única fuente.
Toda decisión que se adopte respecto a un integrante de la organización debe ser efectuada con conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por la decisiónDebe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los niveles jerárquicos.
Contenido y Presentación de los manuales de la Organización
Objeto: Establecer el contenido y la presentación de un manual de organización. El mismo se enuncia en carácter indicativo.
Partes IntegrantesContenido: es una especie de índice; incluirá la enunciación de cada una de las partes componentes del manual y la cantidad de páginas que corresponda a cada una.
Contenido y Presentación de los manuales de la Organización
Objetivo del manual: en esta parte se indicará los fines y alcances generales del manual de organización. Por ejemplo se determinará que el objetivo del manual es definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización.
Objetivos y políticas de la organización: se indicarán los fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de la organización.
Contenido y Presentación de los manuales de la Organización
Autoridad: se indicarán los distintos tipos de autoridad vigentes en la organización.
Control: Se definirán y establecerán los tipos de control dentro de la organización.
Misiones y Funciones: se enunciarán las funciones de cada uno de los entes de la organización y se definirán sus fines.
Contenido y Presentación de los manuales de la Organización
Atribuciones: es definir y establecer las facultades delegadas a los responsables de cada de la organización.
Delegación: Se refiere a la enunciación de las tareas que el personal jerárquico puede asignar a sus subordinados. En razón del exceso de obligaciones a cumplir, el responsable de cada área podrá delegar funciones en los miembros que, según el organigrama, dependan de él .
Contenido y Presentación de los manuales de la Organización
Reemplazo: se definirá y establecerá el régimen de reemplazos entre los responsables de los entes de la organización.
Información: se determinará cuál es la información que debe generarse en el ente orgánico, tanto para su propio uso como para integrar el sistema general de información de la organización.
Contenido y Presentación de los manuales de la Organización
Relaciones: se indicarán los tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos de la organización o externos a la misma
Responsabilidades: Se definirán las obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribución.
Organigramas: Se incluirá la representación gráfica de la estructura orgánica, total y parcial de la organización.
Contenido y Presentación de los manuales de la Organización
Régimen de autorizaciones: es el establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar los documentos correspondientes.
Contenido y Presentación de los manuales de la Organización- PRESENTACIÓN
• Contenido del manual• Objetivos del manual• Objetivos y políticas de la organización• Conceptos generales • Contenido común de los entes del mismo nivel• Contenido específico de los entes• Contenido común de los rangos de igual jerarquía• Organigramas• Régimen de autorizaciones
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Una de las actividades de mayor importancia de organización y métodos, consiste en el análisis de los procedimientos administrativos actuales, o los potenciales a implementar en nuevas unidades de negocios.Los manuales administrativos implican:
Manuales Administrativos implican…..
Funciones y tareas para cada área en
que se halle estructurada una
organización
Un esquema de control operativo
y patrimonial
Formularios a utilizar, especificando. Emisor,
oportunidad de emisión, cantidad de copias,
instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran , distribución de
las copias, etc
Archivos a utilizar, en cuanto a : contenido, período de
resguardo legal y operativo, clasificación de la
información contenida, etc.
ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
• Contenido• Objetivos• Responsabilidad• Alcance de los procedimientos• Instrucciones• Normas de procedimientos• Glosario• Índice Temático
ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
• Índice de referencias cruzadas• Verificación y asesoramiento• Indicación de fechas• Numeración de páginas• Formato• Armado
El contenido del manual abarcará:a) enunciación de la codificaciónb) Enunciación de la nominación de cada normac) Cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.
En objetivos explicará los propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.
En el tema de la responsabilidad se informará sobre la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión.
En alcance de los procedimientos explicará a la parte de los miembros de la organización sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
En instrucciones contendrá los concerniente a:a) Estructurab) Codificaciónc) Actualizaciónd) Criterios de cumplimiento
En estructura se indicará cual es la disposición y los fundamentos de las partes en que está ordenado el manual.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Gracias