PLAN ANTICORRUPCIÓN
Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Manizales, enero del 2018
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Contenido
INTRODUCCION ............................................................................................................................................. 3
DEFINICIONES ................................................................................................................................................ 4
POLITICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE ANTICORRUPCION .............................................................. 6
OBJETIVOS ..................................................................................................................................................... 7
ESTRATEGIAS ................................................................................................................................................. 7
GESTORES Y RESPONSABLES DEL PROCESO ................................................................................................... 8
DIAGRAMA DEL PROCESO DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN ........................................................................... 9
IDENTIFICACIÓN DEL CONTEXO INTERNO .................................................................................................... 10
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN EMSA ................................................................................................. 15
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INTRODUCCIÓN
El Estatuto Anticorrupción, establecido mediante la Ley 1474 de 2011 en su artículo 73, establece que cada entidad deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, en el cual se establezcan medidas administrativas para luchar contra la corrupción y mecanismos administrativos para reducir determinados fenómenos que afectan la gestión. El Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano es una estrategia que integra acciones contundentes para combatir este fenómeno a través del establecimiento de políticas institucionales que tienen como fin el logro de una gestión eficiente, transparente que facilita el control social y la participación ciudadana, la estructuración de procesos claros y alineados a las disposiciones legales; así como los medios para garantiza un proceso adecuado para la atención al ciudadano. Transparencia Internacional define la corrupción como el mal uso del poder encomendado para obtener beneficios privados. Esta definición incluye tres elementos: 1) El mal uso del poder. 2) Un poder encomendado, es decir, puede estar en el sector público o privado. 3) Un beneficio privado, que no necesariamente se limita a beneficios personales para quien hace mal uso del poder, sino que puede incluir a miembros de su familia o amigos. De manera similar, para Transparencia por Colombia la corrupción se define como el “abuso de posiciones de poder o de confianza, para beneficio particular en detrimento del interés colectivo, realizado a través de ofrecer o solicitar, entregar o recibir, bienes en dinero o en especie, en servicios o beneficios, a cambio de acciones, decisiones u omisiones”. Por otro lado, el Consejo de Juegos de Suerte y Azar, incluye en el Acuerdo 317 del 2016, por medio del cual se establecen los requisitos para la adopción e implementación de un sistema de prevención y control de lavado de activos y financiamiento del terrorismo SIPLAFT en las empresas o entidades operadoras del juego de lotería, modificado así el Acuerdo 237 del 23 de julio de 2015; establece la necesidad de definir políticas de administración de riesgos para los operadores de lotería y determina la necesidad que estas entidades formulen medidas a través de manuales de políticas y procedimientos del sistema de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo SIPLAFT, donde se requieren informes de obligatorio reporte; delegando así la responsabilidad de identificar, evaluar y reportar los hechos de corrupción que frente al tema pudieran presentarse.
El Mapa de Riesgos de Corrupción es uno de los componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se identifica como uno de los instrumentos de tipo preventivo, en el cual identifican y gestionan los riesgos de corrupción presentes en la entidad, con el fin de eliminar el riesgo de corrupción, o disminuir su impacto en el caso que llegaran a
presentarse. La construcción del mapa tiene como referente la metodología “Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción”, expedida por la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública, cuyo objetivo principal es conocer las fuentes de riesgos de corrupción, sus causas y sus consecuencias, para establecer acciones que permitan mitigarlo. El mapa de riesgos se construyó con la participación de todos los procesos de la Empresa, se capacito el personal sobre el tema al respecto y se diligenciaron los formatos establecidos tanto para la identificación, como para su valoración y tratamiento. Dentro de la identificación de riesgos, además de los tipos riesgos de corrupción del nivel administrativo, contratación, financiero, entre otros, que podrían llegar a presentarse; existe un alto riesgo de exposición de las empresas del sector de juegos de suerte y azar al lavado de activos y financiación del terrorismo, razón por la cual existe normalidad particular al respecto expedida por Coljuegos, en la que se establecen políticas y medidas para prevenir, controlar e identificar a nivel interno y externo este tipo de ocurrencias. En este Sentido, la Empresa Municipal para la Salud –EMSA, ha estructurado un manual y protocolos requeridos que rigen sus actuaciones y aseguran el seguimiento de estos hechos y su reporte de llegar a presentarse.
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DEFINICIONES
• Causa: Medios, circunstancias, situaciones o agentes generadores del riesgo. • Consecuencia: Efectos generados por la ocurrencia de un riesgo que afecta los objetivos o un proceso de la entidad. Pueden ser entre otros, una pérdida, un daño, un perjuicio, un detrimento.
Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procedimientos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT (Lavado de activos y financiación del terrorismo) en las operaciones, negocios o contratos que realice el operador obligado.
Corrupción: “Uso del poder para desviar la gestión de lo público hacia el beneficio privado.” (CONPES N° 167 del 9 de diciembre de 2013. “Estrategia Nacional de la Política Pública Integral Anticorrupción” Numeral III Marco Analítico, literal B) Marco Conceptual. Bogotá, 2013).
Gestión del Riesgo de Corrupción: Es el conjunto de “Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo”6 de corrupción.
Financiación del terrorismo. Delito tipificado en el artículo 345 del Código Penal
Modificado por el art. 16, Ley 1453 de 2011 (Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas).
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• Impacto. Son las consecuencias o efectos que puede generar la materialización del riesgo de corrupción en la entidad.
Lavado de activos: Delito tipificado en el artículo 323 del Código Penal Modificado por el art. 11, Ley 1762 de 2015 (El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, contrabando, contrabando de hidrocarburos o sus derivados, fraude aduanero o favorecimiento y facilitación del contrabando, favorecimiento de contrabando de hidrocarburos o sus derivados, en cualquiera de sus formas, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito…)
Probabilidad. Oportunidad de ocurrencia de un riesgo. Se mide según la frecuencia (número de veces en que se ha presentado el riesgo en un período determinado) o por la factibilidad (factores internos o externos que pueden determinar que el riesgo se presente). (Ver ICONTEC. NTC31000:2011. Gestión del Riesgo. Términos y Definiciones. Numeral 2.19. Bogotá, 2011. Página 22.
Omisión de denuncia de particular. Delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal.
Omisión de reporte. Delito señalado en el artículo 325 A del Código Penal. Operación Sospechosa. Se consideran operaciones sospechosas aquellas que, por su número de operaciones, cantidad de dinero o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios o del sector de juegos de suerte y azar y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas a la UIAF.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para
generar un valor. (ICONTEC Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP
1000:2009). Términos y Definiciones, numeral 3.43. Bogotá, 2009).
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Riesgos: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos de la entidad, pudiendo entorpecer el desarrollo de sus funciones. (Función Pública. Guía para la Administración del Riesgo. Bogotá, 2011. Página. 13)
•Riesgo de Corrupción: Posibilidad que, por acción u omisión, se use el poder para poder desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado.
Riesgo de Contagio. Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la empresa de un operador obligado directa o indirectamente, por una acción u omisión de una persona natural o jurídica que posea vínculos legales o contractuales con la empresa.
Riesgo Reputacional. Es la posibilidad de pérdida de valor en que incurre un operador obligado por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, etc. en virtud de sus prácticas de negocios, ocasionando pérdida de clientes, disminución de ingresos, procesos judiciales u otros que afecten negativamente el buen nombre de la compañía.
Riesgo Legal. Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir el operador obligado al ser sancionado u obligado a indemnizar daños o perjuicios como resultado de incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, actos de negligencia o involuntarios que afecten la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
SIPLAFT: Es el sistema integral de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo que deben adoptar los operadores obligados, con el fin de prevenir que sean utilizados para fines delictivos: la estrategia a adoptar en esta materia por parte del operador, se define en el Documento SIPLAFT
POLITICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE ANTICORRUPCION
Las políticas institucionales para la administración de riesgos de corrupción de EMSA, establecen las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de los mismos. Estas políticas reflejan la posición de la Administración y establecen las guías de acción para el tratamiento de los riesgos identificados que deben aplicar todos y cada uno los integrantes de la empresa.
La Empresa Municipal para la Salud – EMSA se encuentra comprometida con la identificación y administración de los riesgos de corrupción, para lo cual aquellos riesgos que después de la evaluación de los controles se valoren como riesgo moderado, alta o extrema, serán atendidos oportunamente a través de acciones concretas que propendan
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eliminar el riesgo de corrupción o implementar controles eficaces que logren llevarlo a una zona riesgo de Bajo.
Se establecerán espacios monitoreo y evaluación a los mapas de riesgos de corrupción y los controles implementados por parte de los líderes de proceso, independiente de la verificación y evaluación que por su parte realice de la oficina de control interno o quien haga sus veces.
OBJETIVOS
Identificar y realizar análisis y control d e riesgos de corrupción a s o c i a d o s a los puntos críticos de los procesos y la interacción con funcionarios, particulares, entidades, contratistas distribuidores y proveedores de bienes y servicios.
Efectuar el control y seguimiento de los riesgos que después de la calificación de controles se encuentren superiores al rango bajo, mediante la implementación de acciones orientadas a reducir la posibilidad de ocurrencia o disminuir el impacto; y tomar medidas de protección.
Crear una cultura preventiva, basada en el auto-diagnóstico, la autogestión y el
autocontrol, como base para el manejo del riesgo.
ESTRATEGIAS
◊ Para la implementación de mapas de riesgos de corrupción, se tendrá como base
la Guía por la Gestión del Riesgo de Corrupción, o aquella que para efectos de su cumplimiento se encuentre vigente por el Departamento Administrativo de la Función Pública o la entidad competente.
◊ Dentro de la metodología definida, valorar el riesgo de corrupción e implementar
controles que permitan una gestión proactiva, mediante la construcción de acciones específicas y su evaluación y seguimiento.
◊ Establecer m e d i a n t e e l presente documento f u n c i o n e s ,
r e s p o n s a b i l i d a d e s y compromisos para el proceso de administración de riesgo de corrupción.
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◊ Establecer acción de manejo del riesgo que permitan un impacto positivo ante la materialización de estos.
GESTORES Y RESPONSABLES DEL PROCESO
-Elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción: Debe elaborarse anualmente, y publicarse a más tarde el 31 de enero de cada año. Debe ser elaborado por cada responsable de proceso junto con su equipo de trabajo; la oficina Administrativa como gestor de planeación de la entidad, le corresponde liderar su elaboración y consolidación.
-Consolidación del Mapa de Riesgos de Corrupción: A la oficina Administrativa, como representante de la dirección le corresponde liderar el proceso de construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción. Adicionalmente, esta misma oficina será la encargada de consolidar el Mapa de Riesgos de Corrupción y publicar anualmente, conforme la normatividad vigente.
-Socialización del Mapa de Riesgos de Corrupción: Los servidores públicos y contratistas de la entidad deben conocer su contenido antes de su publicación. Para lograr este propósito la Oficina Administrativa deberá diseñar y poner en marcha las actividades o mecanismos necesarios para que los funcionarios y contratistas conozcan, debatan y formulen sus apreciaciones y propuestas sobre el proyecto del Mapa de Riesgos de Corrupción.
Así mismo, dicha Oficina adelantará las acciones para que la ciudadanía y los interesados externos conozcan y manifiesten sus consideraciones y sugerencias sobre el proyecto del Mapa de Riesgos de Corrupción.
-Publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción: Se debe publicar en la página web de la entidad o en un medio de fácil acceso al ciudadano, a más tardar el 31 de enero de cada año.
-Monitoreo: En concordancia con la cultura del autocontrol al interior de la entidad, los líderes d e los p ro cesos j u n t o con su equ ipo realizarán seguimiento y evaluación permanente al Mapa de Riesgos de Corrupción, para lo cual entrarán a realizar las actualizaciones cuando lo consideren pertinente.
-Seguimiento: El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, es el encargado de verificar y evaluar la elaboración, la visibilización, el seguimiento y el control del Mapa de Riesgos de Corrupción. El seguimiento se realiza tres (3) veces al año, así:
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✓✓ Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril. En esa medida, la publicación deberá
surtirse dentro de los diez (10) primeros días del mes de mayo.
✓✓ Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto. La publicación deberá
surtirse dentro de los diez (10) primeros días del mes de septiembre.
✓✓ Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre. La publicación deberá
surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de enero. -Ajustes y modificaciones del Mapa de Riesgos de Corrupción: Después de su publicación y durante el respectivo año de vigencia, se podrán realizar los ajustes y las modificaciones necesarias orientadas a mejorar el Mapa de Riesgos de Corrupción. En este caso deberá dejarse por escrito los ajustes, modificaciones o inclusiones realizadas.
DIAGRAMA DEL PROCESO DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN
Fuente: Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción. Secretaria de Transparencia- DAFP
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IDENTIFICACIÓN DEL CONTEXO INTERNO
Misión Somos una Empresa administradora y/o operadora de lotería tradicional o de billetes y
demás juegos de suerte y azar autorizados por la Ley, operamos transparente y
eficientemente garantizando la satisfacción de nuestros clientes y la generación de
recursos para el sector salud. Visión
Seguir siendo la empresa líder en la región al 2019, en la generación de recursos para la salud y en la generación de estrategias innovadoras y competitivas del negocio de juegos
de suerte y azar. Mapa de procesos
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Marco Legal Constitución Política de Colombia, Artículo 336. Establece los siguientes postulados fundamentales:
“Ningún monopolio podrá establecerse sino como arbitrio rentístico, con una finalidad de
interés público o social y en virtud de la ley…” …La organización, administración, control y explotación de los monopolios rentísticos estarán sometidos a un régimen propio, fijado por la ley de iniciativa gubernamental.
Las rentas obtenidas en el ejercicio de los monopolios de suerte y azar estarán destinadas
exclusivamente a los servicios de salud… …La evasión fiscal en materia de rentas provenientes de monopolios rentísticos será sancionada penalmente en los términos que establezca la ley…”
Ley 643 de 2001 “Por la cual se fija el régimen propio del monopolio rentístico de juegos de suerte y azar”. Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 2975 de
2004; 855 de 2009 y 1289 de 2010, Modificada por el art. 36, Decreto Nacional 126 de
2010, en lo relativo a las multas, Reglamentada por el Decreto Nacional 3034 de 2013.
Ley 1393 de 2010 “Por la cual se definen rentas de destinación específica para la salud, se adoptan medidas para promover actividades generadoras de recursos para la salud, para evitar la evasión y la elusión de aportes a la salud, se redireccionan recursos al interior del Sistema de Salud y se dictan otras disposiciones”. Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4811 de 2010
Acuerdo 317 de 2016, del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar. Por medio del
cual se establecen los requisitos para la adopción e implementación del sistema de
prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo- SIPLAFT – en
las empresas o entidades operadores del juego de lotería tradicional o de billetes, del
juego de apuestas permanentes o chance y de apuesta en evento hípico y los demás
juegos cuya explotación corresponda a las entidades territoriales.
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Reglamentada por
el Decreto 1826 de 1994 y 1537 de 2001.
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Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Estatuto Anticorrupción.
Matriz DOFA Institucional
OPORTUNIDADES
• Diversificación de Canales de venta
(Internet, Virtual) • Apertura de Nuevos Mercados de
• Lotería Física y Virtual. • Participación en el mercado.
AMENAZAS
• Regulación vigente en relación con la reserva técnica, patrimonio técnico y
altas cargas impositivas y Gastos d e
Administración y Operación.
• Sobreoferta d e J uegos d e Sue r t e y
Azar.
• Demandas (Pensionales).
• Carga Pensional.
• Fuerza de Ventas sin relevo generacional.
FORTALEZAS
• Proyecto de renovación Plan de premios.
• Incursión en el mercado a través de la comercialización virtual.
• Certificado de Calidad ISO y NTCGP 1000
DEBILIDADES
• Fondo de Reserva Técnica que no permite un Plan de Premios
Competitivo.
Direccionamiento Estratégico:
Impacto positivo en el mercado mediante el fortalecimiento de la imagen corporativa y el incremento en las ventas.
Objetivos:
Renovar el plan de premios para la vigencia 2018 en cumplimiento al decreto 3034 de 2013. Implementar estrategias de promoción y mercadeo tendientes a lograr el incremento de la venta
virtual a nivel nacional. Proyectar estrategias publicitarias para garantizar que se genere permanentemente
expectativas con la lotería.
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Lograr mayor posicionamiento de la Lotería de Manizales a nivel Nacional. Incrementar el nivel de ventas del periodo como resultado de las estrategias establecidas. Realizar publicidad institucional con el fin de generar recordación de marca y fidelización de
clientes. Gestionar nuevos mercados a nivel nacional Realizar campañas para combatir el juego ilegal (publicidad) Incrementar el número de abonados. (Plan abonados) Fortalecer la oficina de atención al lotero. Fortalecer el bienestar social y clima organizacional de los empleados de EMSA Orientar, mediante la revisión y organización el mejoramiento continuo de los procesos. Generar relaciones sólidas con distribuidores atendiendo sus observaciones Tener un esquema de Backup´s acorde a las necesidades de EMSA – Lotería de Manizales. Mantener una infraestructura tecnológica que esté acorde con las necesidades tanto de los
clientes internos como externos. Realizar mantenimiento a equipos de software y de hardware.
Sistema De Gestión, Control y Administración
La Empresa Municipal para la Salud – EMSA, es una empresa industrial y comercial del estado, del orden municipal, entidad descentralizada de primer grado, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, con capital independiente, vinculada a la Secretaria Local de Salud del Municipio de Manizales. Decreto municipal 488 de 1991, por medio del cual se reestructuró la Beneficencia de Manizales como empresa industrial y comercial del estado del orden municipal, vinculada a la Secretaria de Salud de Manizales.
Los actos, hechos y contratos que como Empresa Industrial y Comercial del Estado EMSA realice están
sujetos preferencialmente a las reglas del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria conforme a las
normas de competencia sobre la materia, pero también cuando la conveniencia así lo aconseje, a criterio del Gerente de la Empresa, podrá celebrar contratos administrativos ciñéndose a las prescripciones legales vigentes y al Estatuto Nacional de Contratación.
Sistema de Gestión de Calidad: La entidad cuenta con un sistema de calidad implementado y certificado, donde se ha definido como política de calidad:
En la Empresa Municipal para la Salud trabajamos por ser competitivos e innovadores en la administración y operación de la lotería tradicional y los juegos de suerte y azar que le concedan, a través de: - Un direccionamiento estratégico comercial con una finalidad social prevalente y una racionalidad económica en la operación.
- Obtener los recursos suficientes para garantizar satisfacción de los clientes tanto internos como externos.
-Operar de manera transparente y oportuna a través del manejo eficiente de nuestros procesos.
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-Un mejoramiento continuo de nuestros sistemas de gestión de la calidad, a través del monitoreo permanente de los indicadores de gestión.
Sistema de Control Interno: Tal como lo establece la Ley 87 de 1993, el Control Interno está integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y de los recursos, se lleven a cabo de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la alta dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
Sistema Integral de Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. SIPLAFT. Conforme al Acuerdo 317 del 2016, del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar. Por medio del cual se establecen los requisitos para la adopción e implementación del sistema de prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo- SIPLAFT – en las empresas o entidades operadores del juego de lotería tradicional o de billetes, del juego de apuestas permanentes o chance y de apuesta en evento hípico y los demás juegos cuya explotación corresponda a las entidades territoriales. El cual es transversal a toda la entidad, incluye el análisis de información proveniente de funcionarios de planta y contratistas; la generada por distribuidores, ganadores de premios, proveedores y contratistas. Con el fin de prevenir que se materialice el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo a la que se expone la Lotería de Manizales dadas sus actividades en relación con sus clientes internos y externos.
El SIPLAFT, guarda coherencia con el sistema de calidad, control interno y manual de Contratación. Se compone de dos fases, fase de prevención y fase de control, dispone de políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos, define instancias y responsables, que orientan la actuación para el análisis, prevención, control, identificación y reporte de operaciones sospechosas. Se adoptó manual de políticas SIPLAFT mediante Acuerdo 06 de noviembre de 2017, emanado de la Junta directiva de EMSA.
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN EMSA 2018
Proceso Causa Riesgo Consecuencia
Zona de riesgo sin controles
Zona de riesgo
residual Acción de manejo
Compras
No exigir la calidad esperada de los bienes y/ servicios contratados, y certificar como recibido a satisfacción, falta de capacitación adecuada al
interventor
Supervisión y/o interventoría inadecuada de los
contratos
Adquisición de bienes y/o servicios sin las especificaciones
requeridas. 40 20
Manual de contratación, actas de interventoría, revisión permanente de la
gestión jurídica
Compras
Falta de planeación y seguimiento al proceso contractual por parte del dueño del proceso
Debilidad en la transparencia de la gestión pública relacionada con los mecanismos de publicidad contractual.
Hallazgos y sanciones por parte de los entes de control. 40 20
Seguimiento al proceso contractual
Medición análisis y mejora
Desconocimiento de normatividad relacionada, falta de compromiso y adherencia a políticas internas cambios normativos continuos, capacitación no enfocada a necesidades, falta actualización
Incumplimiento de normatividad vigente externa
Incumplimiento a los lineamientos vigentes, hallazgos entes de control, sanciones. 20 20
Capacitación, circularización de normas vigentes, consulta, documentación de compromisos con el personal
Medición análisis y mejora
Favorecimiento a un tercero, intereses personales, desconocimiento
No denunciar información conocida sobre hechos irregulares
Sanciones disciplinarias, penales 20 20
Socialización del código de ética, manual SIPLAFT, reportes periódicos UIAF, código de ética
Mtto e inf en sistemas
Violación de la seguridad que tenga la entidad
Ingreso no autorizado: de manera virtual a la información de la entidad con fines delictivos
Robo de la información o daños en los equipos 20 20
Solo se puede tener acceso virtual cuando se da la
autorización, de lo contrario no puede ingresar. Cambio de claves de acceso periódica y ante ingreso de personal. Protocolo de seguridad informática.
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Proceso Causa Riesgo Consecuencia
Zona de riesgo sin controles
Zona de riesgo
residual Acción de manejo
Gestión estratégica
Utilizar billetes ganadores para lavado de activos para acciones ilícitas
lavado de activos para acciones ilícitas
Penalización o sanción por la indebida utilización de billetes, a emplear como acción ilícita 20 20
Revisión de políticas y acciones del SIPLAFT, formularios ganadores, reportes al SIPLAFT, comité SIPLAFT
Comercialización
Inseguridad, descuido del trasportador
Perdida de billeteria y/o hurto de la lotería de Manizales al proveedor de billetes
Mala imagen, problemas jurídicos por venta de lotería hurtado y cobro de premios 10 10
Cláusulas del contrato del proveedor, pólizas de seguro, denuncias, contrato con distribuidores
Comercialización
Corrupción, falta de transparencia en el proceso para beneficio propio o de un tercero
Manipulación de resultados de sorteo para beneficio propio o de un tercero
Demandas, sanciones e investigaciones, detrimento patrimonial 10 10
Manual de calidad, seguridad sorteo, realización sorteo, controles externos ante Súper salud, Coljuegos, alcaldía, auditorías internas
Compras
Falta de moralidad del funcionario público, falta de
seguridad en la información, inadecuado sistema de archivo, presiones de superiores jerárquicos.
Posibilidad de adulterar, sustraer o usar indebidamente la información. Ejercicio ilegitimo del poder.
Sanciones, demandas, inhabilidades, desprestigio público de la entidad 10 10
Manual archivo, recepción centralizada de documentos, implementación de TRD, archivo central
Compras
Interés de la persona responsable del proceso de contratación en obtener beneficio particular
Posibilidad de incluir en los estudios previos información que beneficie en el futuro proceso de selección a una persona determinada o información que no corresponda a las verdaderas necesidades de la entidad
Vulneración a los principios contractuales, sanciones. 10 10
Comité de evaluación, informes de interventoría, revisiones previas estudios y selección
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Proceso Causa Riesgo Consecuencia
Zona de riesgo sin controles
Zona de riesgo
residual Acción de manejo
Gestión financiera
Inclusión de gastos no autorizados, incumplimiento de límites establecidos en la ley, sobrestimaciones o subestimaciones
Elaboración irregular del presupuesto
Requerimiento del organismo de control 10 10
Todas las proyecciones de ing y gastos se ajusten a el comportamiento histórico para ingresos y al marco fiscal para gastos determinado por COMFIS
Gestión financiera
Revelación inconsistente de cuentas contables y sus respectivos valores
Presentación de información financiera con alteraciones
Requerimiento del organismo de control 10 10
Conciliaciones entre la información generada por las diferentes
dependencias y lo cargado a la entidad y la definición de políticas y prácticas contables; Aplicación código de Ética
Gestión financiera
Entrega de información a personas inescrupulosas que quieran extorsionar al ganador de un premio y/o lavado de activos
Divulgación de ganadores de lotería
Extorsiones, lavado de activos, financiación de actividades ilícitas y del terrorismo 10 5
Custodia de documentos, manual SIPLAFT, confidencialidad la información, póliza de responsabilidad
Gestión financiera
Beneficio propio mediante por la manipulación o gestión de información, cuentas o pagos
Recibir dadivas en beneficio propio para favorecer un tercero
Mala imagen de un servidor público, faltar a la ética y la transparencia 10 5
Auditorias, certificaciones
de los bancos, no manejo de efectivo, rotación adecuada de cartera y cuentas por pagar, flujo de caja, firmas compartidas para pagos. Póliza de manejo
Gestión financiera
Realizar pagos sin cumplimiento de requisitos, abuso de poder en el manejo de las cuentas de la entidad
Desviación de recursos financieros
Ejecución indebida de recursos 10 5
Manual de contratación, ejecución presupuestal, auditorias, conciliaciones bancarias y de contabilidad. Póliza de manejo
Mercadeo
Desconocimiento u omisión, beneficio propio o a un tercero, omitir el manual de procedimientos del SIPLAFT
Omitir operaciones sospechosas en cuanto a pago de premios superiores a 5 millones de pesos
Enriquecimiento ilícito, lavado de activos 10 10
Manual SIPLAFT, código de ética, envió de reportes UIAF y Coljuegos
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Proceso Causa Riesgo Consecuencia
Zona de riesgo sin controles
Zona de riesgo
residual Acción de manejo
Mercadeo
Utilización de recursos para otros fines diferentes al de publicidad y mercadeo
Uso ineficiente o desviación de recursos disponibles para gestión de mercadeo y estrategias publicitarias
Disminución del presupuesto asignado para cumplimiento de las metas propuestas 10 10
Plan de compras, presupuesto, ordenes de ejecución, informes de ejecución, informes de vigilancia y cronograma de actividades
Mtto e inf en
sistemas
No acatamiento de las políticas
informáticas
Instalar o utilizar software no licenciado y autorizado por la
entidad.
Sanciones de
acuerdo a la ley 10 10
Revisión periódica de los computadores con la bitácora de que software
está autorizado para Emsa
Mtto e inf en sistemas
No tener seguridad donde están los servidores
Ingreso no autorizado: de manera física área sistemas con propósito de obtener información del servidor o sustracción del mismo
Daños en los equipos o robos de equipo o información 5 10
El ingreso a esta área es restringido y se debe acceder solo llave
Gestión estratégica
Cambios y aplicación de normatividad vigente y aplicable, desconocimiento o
descuido
Incumplimiento de requisitos legales establecidos y
vigentes
Sanciones, investigación
disciplinaria 20 10
Nomograma institucional actualizado periódicamente por cada líder de proceso,
seguimiento a informes
Gestión de recursos
Desconocimiento del perfil para los cargos vacantes, imposición
Selección de personal sin competencias laborales requeridas
Procesos y toma de decisiones inadecuados, equivocaciones, perdidas económicas 10 5
Manual funciones- acuerdo 05, proceso de inducción y reinducción, evaluación de desempeño
Gestión documental
Desconocimiento de las leyes, normas, decretos etc. Falta de capacitaciones sobre gestión documental al personal
Incumplimiento de leyes, normas, decretos etc. Relacionados con la gestión documental
Sanciones, hallazgos por auditoria 5 5
Nomograma institucional actualización permanente, plan de capacitación
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Proceso Causa Riesgo Consecuencia
Zona de riesgo sin controles
Zona de riesgo
residual Acción de manejo
Gestión documental
Falta de compromiso con la entidad. Falta de ética del funcionario.
Posibilidad de acceder sin autorización a la información o usar esta para un beneficio particular
Pérdidas o modificación de información con consecuencias económicas 10 5
TRD, inventario de documentos de archivo de gestión 2015, orden cronológico de documentos y foliación, acceso restringido al área de archivo, organización de archivo
Medición análisis y mejora
Información no oficial, ocultamiento de información, falta de reportes y alertar tempranas
Alteración de la información presentada o reporte incompleto
Informes no acordes a la realidad, incumplimiento, sanciones 20 5
Código de ética, póliza de seguros responsabilidad, solicitud de certificación de la información
Medición análisis y mejora
Deficiente e inoportuna presentación de la información por parte de los responsables de los procesos
Falta de oportunidad en la información para la toma de decisiones
DECISIONES INADECUADAS 10 20
Cumplimiento del calendario de obligaciones legales
El anterior cuadro consolida la matriz de riesgos anticorrupción de la entidad, el cual mide una valoración de riesgos inicial y posteriormente una valoración después de la verificación de controles existentes, dichos controles tendrán seguimiento periódico; para los riesgos clasificados en zona alta (naranja) o rojo (extrema) se han proyectado acciones de manejo que tendrán monitoreo permanente por cada uno de los procesos; además del seguimiento independiente que adelante la oficina de control interno y la expedición de los informes cuatrimestrales pertinentes.
Elaborado y Consolidado: Revisado y aprobado:
MARCELO OSORIO CASTRO COMITÉ DE CONTROL INTERNO Profesional Universitario Gestión Administrativa Acta 001 enero de 2018
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2018
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción
Subcomponente
Actividades
Meta o producto
Responsable
Fecha programada
Subcomponente /proceso 1 Política de Administración de Riesgos
de Corrupción
1.1
Revisión y reformulación de
políticas de Gestión de
Riesgos de Corrupción y
contexto
Documentación de la
política de riesgos de
corrupción
Profesional Universitario
Administración de Recursos y Profesional Control Interno
30/01/2018
1,2
Aprobación Políticas de
operación para manejo de
riesgos de corrupción
Acta
Profesional Universitario
Administración de Recursos -
comité de Control Interno
30/01/2018
Subcomponente/proceso 2
Construcción del Mapa de Riesgos de
Corrupción
2.1
Acompañamiento y
Capacitación al personal en la
actualización
100% del personal
Capacitado
Profesional Universitario
Administración de Recursos- Control Interno
30/01/2018
2.2
Revisión del formato interno
para diligenciamiento
Formato elaborado y publicado en la intranet
para diligenciamiento
Profesional Universitario
Administración de Recursos - Control Interno
30/01/2018
2.3
Diligenciamiento mapa de riesgos de corrupción por
procesos
100% de los procesos con mapa de riesgos
anticorrupción
Cada líder de proceso
15/01/2018
2,4
Acciones de manejo de riesgos
de corrupción
100% de los riesgos
controlados
Cada líder de proceso
15/01/2018
Subcomponente /proceso 3 Consulta y divulgación
3.1 Socialización interna por cada
líder de proceso
Mapas de riesgos
socializados
Cada líder de proceso
30/01/2018
3.2
Consolidación de la Matriz de
riesgos de corrupción
Mapa de riesgos
consolidado
Profesional Universitario Administración de Recursos
- Control Interno
27/01/2018
3.3 Publicación en la página web
institucional
Publicación realizada Profesional Universitario
Administración de Recursos
31/01/2018
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción
Subcomponente
Actividades
Meta o producto
Responsable
Fecha programada
Subcomponente /proceso 4
Monitoreo o revisión
4.1 Revisión del mapa de riesgos anticorrupción
Ajustes al mapa de riesgos
Líderes de proceso
Permanentemente
4.2 Revisión de efectividad de los controles
Ajustes al mapa de riesgos
Líderes de proceso
Permanentemente
4.3 Revisión y actualización de
riesgos materializados
Ajustes al mapa de riesgos
Líderes de proceso
Permanentemente
Subcomponente/proceso 5 Seguimiento
5.1.
Verificación del cumplimiento
de la metodología
Informe de Auditoria
(elaboración, visibilización,
seguimiento y acciones de
control)
Profesional Control Interno
Por lo menos una vez dentro del
periodo
5.2.
Seguimientos cuatrimestrales
mapa de riesgos, acciones
programadas e indicadores
Informes cuatrimestrales
Profesional Control Interno
10 primeros días de
mayo, septiembre y
enero
5.3.
Publicación en la página web
Institucional, informes
cuatrimestrales
Informes publicados
Profesional Control Interno
10 primeros días de
mayo, septiembre y
enero
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
N°
NOMBRE DEL TRÁMITE,
PROCESO O PROCEDIMIENTO
TIPO DE RACIONALIZACIÓN
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR AL
TRÁMITE, PROCESO O
PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL
CIUDADANO Y/O
ENTIDAD
DEPENDENCIA RESPONSABLE
FECHA REALIZACIÓN
INICIO dd/mm/aa
FIN dd/mm/aa
1
Solicitud para ser distribuidor de la Lotería de Manizales ADMINISTRATIVA
Optimización de procesos o
procedimientos internos
Al usuario se le da
información cuando se solicita vía telefónica o
en las oficinas de la Lotería
de Manizales
Se está analizando con las áreas respectivas las mejoras que se pueden tener con este proceso y así poder solicitar nuevamente el registro en SUIT y nuestra página web.
No tener que venir a las oficinas; sino poder consultar vía web
Mercadeo y Distribución, Sistemas
1/06/2018 31/12/2018
2
Cobro de premio mayor y secos de la Lotería de Manizales
ADMINISTRATIVA
Optimización de procesos o
procedimientos internos
Al usuario se le da
información cuando se solicita vía telefónica o
en las oficinas de la Lotería
de Manizales
Se está analizando con las áreas respectivas las mejoras que se pueden tener con este proceso y así poder solicitar nuevamente el registro en SUIT y nuestra página web.
No tener que venir a las oficinas; sino poder consultar vía web
Mercadeo y Distribución, Sistemas
1/06/2018 31/12/2018
3
Información de los resultados de los sorteos de la Lotería de Manizales
ADMINISTRATIVA
Optimización de procesos o
procedimientos internos
Al usuario se le da
información cuando se solicita vía telefónica o
en las oficinas de la Lotería
de Manizales
Se está analizando con las áreas respectivas las mejoras que se pueden tener con este proceso y así poder solicitar nuevamente el registro en SUIT y nuestra página web.
No tener que venir a las oficinas; sino poder consultar vía web
Mercadeo y Distribución, Sistemas
1/06/2018 31/12/2018
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 3: Rendición de cuentas
Subcomponente
Actividades
Meta o producto
Responsable
Fecha programada
Subcomponente 1
Información de calidad y en
lenguaje comprensible
1.1
Realizar un informe de gestión a la
comunidad en lenguaje claro y
comprensible
un informe al año
Gerencia
Previo a la publicación del informe de Gestión para la rendición de cuentas
Subcomponente 2
Diálogo de doble vía con la
ciudadanía y sus organizaciones
2.1
Fortalecer los canales de comunicación y
la interacción con la ciudadanía
retroalimentando satisfactoriamente
las inquietudes formuladas
100% de las
preguntas
atendidas
Gerencia y Lideres de
Proceso
Hasta diciembre del 2018
2.2
Mantener canales de comunicación con
que cuenta la entidad para recibir y
gestionar la respuesta a las inquietudes
0% quejas sobre
los canales de
comunicación
Sistemas, Secretaria de
Gerencia, líderes de
proceso
Hasta diciembre del 2018
Subcomponente 3
Incentivos para motivar la
cultura de la rendición y petición
de cuentas
3.1
Convocatoria a la ciudadanía o grupo de
interés
Medio idóneo y
de alta
cobertura
Secretaria de Gerencia y
Sistemas
Hasta diciembre del 2018
3.2
Socialización y visibilización de la
información
informe presentado y
publicado en la pág.
web
Gerencia y Sistemas
Hasta diciembre del 2018
Subcomponente 4
Evaluación y
retroalimentación a la gestión
institucional
4
Aplicar encuesta de evaluación al
informe de gestión y retroalimentar su
resultado para el mejoramiento del
proceso de rendir cuentas a la
ciudadanía
Encuesta aplicada
y retroalimentada /2
*100
Mercadeo
Hasta diciembre del 2018
Nota 1: Las entidades estatales del orden nacional y territorial anualmente deben elaborar una estrategia de rendición de cuentas 21. Ley 1757 de 2015. Artículo “Se
exceptúan las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector
privado, nacional o internacional o en mercados regulados, c a so en el cual se regirán por las disposiciones l e g a l e s y reglamentarias a p l i c a b l e s a sus actividades
económicas y comerciales” L e y 1757 de 2015. Parágrafo del artículo 50. No obstante lo anterior, se realizará un informe de gestión como parte de la publicidad y
transparencia de la información y derecho a la participación del ciudadano.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 4: Servicio al Ciudadano
Subcomponente
Actividades
Meta o producto
Responsable Fecha
programada
Subcomponente 1 Estructura
administrativa y Direccionamiento
estratégico
1.1
Realizar diagnóstico de necesidades de
capacitaciones al lotero y/o sus familias y
ejecutar programa
4 capacitaciones
Mercadeo y
Comercial
Diciembre del 2018
1.2
Realizar actividades lúdicas con fuerza de ventas
y sus familias
Actividades con la población de loteros
Mercadeo y
Comercial
Diciembre del 2018
1.3
Realizar la jornada social del lotero y sus familias
2018
1 jornada social
Mercadeo y
Comercial
Noviembre de 2018
Subcomponente 2
Fortalecimiento de los canales de atención
2.1
Revisión de asignación de responsables de la
gestión de los diferentes canales de atención PQR
Recepción, tramite y
seguimiento de respuesta a
PQR
Secretaria de
Gerencia
Diciembre del 2018
2.2
Aplicación en cuenta de satisfacción a
distribuidores y retroalimentación para
mejoramiento continuo de los procesos
Cuatro grupos en el año
Mercadeo y
Comercial
Diciembre del 2018
Subcomponente 3 Talento
Humano
3.1
Evaluación de desempeño 100% del personal
evaluado
Gerencia y Dirección
Técnica
Diciembre del 2018
3.2
Fortalecer las competencias de los servidores
mediante un plan Capacitación acorde a las
necesidades
Medición del impacto al
plan de capacitación > 80%
Administrativa
Diciembre del 2018
3.3
Incluir en el plan de capacitación temas
relacionados con el mejoramiento de servicio al
ciudadano, habilidades personales,
motivacionales, cambio, etc.
Una capacitación orientada
al mejoramiento de
competencias de servicio
Administrativa
Diciembre del 2018
Subcomponente 4 Normativo y
4.1
Elaborar informe semestral de PQR para
identificar oportunidades de mejora para la
prestación del servicio
dos informes en el año
Secretaria de
Gerencia - Control
Interno
Diciembre del 2018
4.2
Identificar, documentar y optimizar los procesos
internos para la gestión de los tramites
identificados
3 tramites evaluados
Comercialización,
Mercadeo y Sistemas
Diciembre del 2018
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 4: Servicio al Ciudadano
Subcomponente
Actividades
Meta o producto
Responsable Fecha
programada procedimental
4.3
Definir mecanismos para la actualización
normativa por procesos y cualificación de los
servidores públicos
Actualizar nomograma
por procesos
Todos los procesos
Junio del 2018
Capacitación al personal
conforme a la
disponibilidad de recursos
Administrativa-
Lideres de proceso
Diciembre del 2018
Subcomponente 5
Relacionamiento con el ciudadano
5.1
Aplicación en cuenta de satisfacción a
distribuidores y retromentación para
mejoramiento continuo de los procesos
Cuatro grupos en el año
Mercadeo y
Comercial
Diciembre del 2018
5.2
Realizar informe de resultado de las encuestas a la
Gerencia para determinar oportunidades y
acciones de mejora
mínimo dos informes al
año
Mercadeo y
Comercial
Diciembre del 2018
5.3
Realizar informe de gestión y resultados al
ciudadano socializado a grupos de interés
uno al año
Gerencia y líderes de
proceso
Diciembre del 2018
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información
Subcomponente
Actividades
Meta o producto
Indicadores
Responsable
Fecha
programada
Subcomponente 1
Lineamientos de
Transparencia Activa
1.1
Dar continuidad al proceso Publicación mínima obligatoria
Ley de transparencia -estructura
100% publicada
Información.
Publicada/ítems a
publicar *100
Líderes de proceso
Diciembre del 2018
1.2 Publicación de información sobre
contratación
100% contratos publicados supervisores de
contrato y jurídica
Diciembre del 2018
1.3
Dar continuidad al proceso de Publicación mínima obligatoria
Gobierno en línea
100% publicada
Información.
Publicada/ítems a
publicar *100
Líderes de proceso
Diciembre del 2018
Subcomponente 2
Lineamientos de
Transparencia Pasiva
2.1
Gratuidad de la información
solicitada
No cobro de documentos
0% de documentos
cobrados
Secretaria de
Gerencia
Diciembre del 2018
2.2
Oportunidad de respuestas a
solicitudes de información p ú b l i c a
100% dentro de los
términos
solicitudes contestadas
oportunamente/ total de
solicitudes*100
Secretaria de
Gerencia
Diciembre del 2018
Subcomponente 3
Elaboración los Instrumentos
de Gestión de la Información
3.1 Registro de inventario de activos de
información
Implementación
100%
Gestión de Archivo
Diciembre del 2018
3.2
Esquema de publicación de la
información
Esquema elaborado
100%
Sistemas
Diciembre
del 2018
Subcomponente 4
Criterio diferencial de
accesibilidad
4.1 Traducir textos principales al
idioma ingles
Traducción textos
proyectados
Textos traducidos/
programados*100
G. Administrativa y
Sistemas
Diciembre del 2018
Subcomponente 5
Monitoreo del Acceso a la
Información Pública
5.1
Informe de seguimiento a
respuesta a solicitudes de
información, quejas y reclamos
informe trimestral
100% de informes
presentados
Secretaria de
Gerencia
Diciembre
del 2018
Aprobado: acta de Comité de Control Interno 001 de enero del 2018