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Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones
que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento en respuesta a las necesidades de la institución y sociedad en general.
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Son grupos de personas que contribuyen el trabajo para hacer cumplir los pasos del evento satisfactoriamente, las mismas son nombradas por el comité organizador.
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Este comité presta apoyo al comité organizador en todo lo concerniente a la estructuración del programa general del evento. Principales funciones:
• Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.
• Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.
• Estructurar el programa técnico.
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• Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes.
• Seleccionar coordinadores de actividades.
• Establecer los mecanismos para la preselección y hacer la selección final del trabajo.
• Entregar las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y distribución.
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• Estructurar el programa social.
• Elaborar el programa de acompañantes.
• Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y programar acciones pendientes.
• Mantener informado al comité organizador a través de reuniones periódicas.
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Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Funciones:
• Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
• Buscar recursos económicos necesarios.
• Abrir cuentas bancarias.
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• Mantener reuniones periódicas con el comité
organizador.
• Establecer las prioridades de gastos.
• Efectuar los pagos.
• Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.
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Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento. Funciones:
• Reservación del centro de convenciones.
• Montaje de los salones.
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• Alquiler de equipos de sonido.
• Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
• Reproducción del material.
• Organización y contratación del personal técnico.
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Sus funciones son:• Diseño y elaboración del logotipo.• Diseño y elaboración del afiche, los programas,
folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
• Promoción interna y externa.
• Diseño y compra de todo el material promocional.• Elaboración de las pancartas.
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• Planificación y coordinación del protocolo.
• Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación.
• Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los conferenciantes e invitados especiales.
• Coordinar los actos de inauguración y clausura.
• Elaborar los instructivos.
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Sus funciones son:
• Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo.
• Coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en los terminales.
• Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.
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Funciones:
• Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los delegados y participantes.
• Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a los prestatarios de servicios.
• Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.
• Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.
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Funciones:
• Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes.
• Recibir a los invitados especiales.
• Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados.
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Sus funciones son:
• Coordinar todo lo referente a la inscripción.
• Diseñar las planillas de inscripción.
• Entregar al material.
• Suministrar información.
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Funciones:• Seleccionar las diferentes alternativas de
hospedaje.
• Contratar los servicios de alojamiento.
• Distribuir las habitaciones.
• Asignar habitaciones a los invitados especiales.
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Funciones:
• Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y
bebidas: desayunos, almuerzos, cenas, refrigerios, etc.
• Organizar los horarios.
• Seleccionar el menú.
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Funciones:
• Coordinar el programa de acompañantes.
• Cooperar en la recepción y despedida de los invitados y participantes.
• Solicitar obsequios y donaciones.
• Ayudar en la organización del programa social.
• Colaborar en la decoración.
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• GERARDI, Eliana: Cómo Hacer Eventos Exitosos. Colección Quiron Nº36, Los Libros del Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela. 2000.
• GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.
• GÓMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.
• FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial McGraw-Hill. México 1997.
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