UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA-CPA
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE LOS PROCESOS
FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DISTRITAL 24D02 LA LIBERTAD SALINAS EDUCACIÓN
TRABAJO DE TITULACIÓN Previo a la obtención del Título de:
LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
AUTOR:
ROBERTO EFRÉN GALARZA AYALA
DIRECTOR:
MSC. FERNANDO BORJA BORJA
SALINAS, 2015
ii
YO, Roberto Efrén Galarza Ayala
DECLARO QUE:
El trabajo de titulación denominado “Evaluación del control interno de los procesos
financieros y administrativos de la Dirección Distrital 24D02 La Libertad Salinas
Educación”, ha sido desarrollado con base a una investigación exhaustiva, respetando
derechos intelectuales de terceros, conforme las referencias que constan al pie de las
páginas correspondientes, cuyas fuentes se incorporan en la bibliografía.
Consecuentemente éste trabajo es de mi total autoría.
En virtud de esta declaración, me responsabilizo del contenido, de su veracidad y
alcance científico del trabajo de titulación en mención.
ROBERTO EFRÉN GALARZA AYALA
EL AUTOR
iii
DEDICATORIA
A Dios por darme sus bendiciones y las
fuerzas para avanzar, a mi madre por su
ejemplo de fortaleza y perseverancia en la
vida, a mi esposa por su apoyo
incondicional en cada meta que me
propongo, y a mi tío Marlon por ocupar
ese gran espacio en mi vida.
iv
AGRADECIMIENTOS
A los amigos y demás personas que de
una u otra forma colaboraron con el
presente trabajo, a los docentes de la
Universidad Tecnológica Equinoccial por
sus enseñanzas, a los compañeros de la
Dirección Distrital 24D02 La Libertad
Salinas por abrirme sus puertas, y
especialmente a mi familia y esposa que
demostraron en todo momento su apoyo,
entrega y paciencia al cumplimiento de
esta meta.
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ÍNDICE GENERAL
Contenido CAPÍTULO 1 ........................................................................................................... 1
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1
1.1. Problema de investigación ......................................................................... 1
1.1.1. Problema a investigar ................................................................................ 1
1.1.2. Objeto de estudio Teórico .......................................................................... 1
1.1.3. Objeto de estudio Práctico ......................................................................... 1
1.1.4. Planteamiento del problema ...................................................................... 1
1.1.5. Formulación del problema ......................................................................... 6
1.1.6. Sistematización del problema .................................................................... 6
1.1.7. Objetivo general ......................................................................................... 6
1.1.8. Objetivos específicos ................................................................................. 6
1.1.9. Justificaciones ............................................................................................ 6
1.2. Marco referencial ....................................................................................... 7
1.2.1. Marco Teórico ........................................................................................... 7
CAPÍTULO 2 ......................................................................................................... 16
METODOLOGÍA .................................................................................................. 16
2.1. Metodología general ................................................................................ 16
2.1.1. Nivel de estudio ....................................................................................... 16
2.1.2. Modalidad de investigación ..................................................................... 16
2.1.3. Método ..................................................................................................... 16
2.1.4. Población y muestra ................................................................................. 17
2.1.5. Selección instrumentos de investigación ................................................. 18
2.1.6. Procesamiento de datos ............................................................................ 18
2.2. Metodología específica ............................................................................ 19
2.2.1. Estudio del control interno ....................................................................... 19
2.2.2. Pruebas de seguimiento ó Evaluación del control interno ....................... 19
2.2.2.1. Técnicas de verificación ocular ............................................................... 19
2.2.2.2. Técnicas de verificación verbal ............................................................... 20
2.2.2.3. Técnicas de verificación escrita ............................................................... 20
2.2.2.4. Técnicas de verificación documental ....................................................... 21
2.2.2.5. Técnicas de verificación física ................................................................. 21
vi
2.2.3. Papeles de trabajo .................................................................................... 21
2.2.4. Evidencias ................................................................................................ 22
2.2.5. Progama de auditoría ............................................................................... 23
CAPÍTULO 3 ......................................................................................................... 24
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN .............................................................. 24
3.1. Evaluación del Control Interno ................................................................ 24
3.1.1. Consolidación de los resultados obtenidos en la evaluación ................... 37
3.1.2. Evaluación del Riesgo ............................................................................. 38
3.2. Presentación y análisis de los resultados ................................................. 39
3.2.1. Debilidades detectadas en el sistema de control interno.......................... 39
3.2.2. Confrontación de los depósitos en la cuenta bancaria ............................. 44
3.2.3. Registros con documentación suficiente y pertinente.............................. 45
3.2.4. Uso de formularios preimpresos y prenumerados ................................... 46
3.2.5. Pagos de viáticos y subsistencias con el importe correcto....................... 48
3.2.6. Conciliación de los bienes de larga duración con saldos contables ......... 48
3.2.7. Administración y control de las existencias de suministros .................... 50
3.2.8. Procesos de contratación pública ............................................................. 55
3.3. Informe .................................................................................................... 56
CAPÍTULO 4 ......................................................................................................... 64
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................... 64
4.1. Conclusiones ............................................................................................ 64
4.2. Recomendaciones .................................................................................... 65
Referencias bibliográficas ...................................................................................... 66
vii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1.1. Estructura orgánica descriptiva a nivel zonal ....................................................................... 2 Figura 1.2. Organigrama Estructural de la Dirección Distrital 24D02 ................................................... 3 Figura 1.3. Mapa de procesos de la Dirección Distrital 24D02 .............................................................. 5 Figura 2.1. Programa de auditoría ........................................................................................................ 23 Figura 3.1. Evaluación del Control Interno: Registro de Compromisos y Devengados ....................... 25 Figura 3.2. Evaluación del Control Interno: Recaudaciones y Pagos ................................................... 26 Figura 3.3. Evaluación del Control Interno: Registros contables, documentación y archivo ............... 27 Figura 3.4. Evaluación del Control Interno: Anticipos de fondos ........................................................ 28 Figura 3.5. Evaluación del Control Interno: Bienes de larga duración y bienes no depreciables ......... 29 Figura 3.6. Evaluación del Control Interno: Administración de existencias ........................................ 30 Figura 3.7. Evaluación del Control Interno: Compras Públicas ........................................................... 31
viii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1.1. Normas del grupo 400 que se utilizarán para evaluar el control interno ............................. 11 Tabla 1.2. Formato de la matriz para evaluar el control interno ........................................................... 15 Tabla 2.1. Detalle de la Muestra........................................................................................................... 17 Tabla 3.1. Procesos o rubros a evaluar ................................................................................................. 24 Tabla 3.2. Rangos para determinar nivel de Confianza-Riesgo ........................................................... 24 Tabla 3.3. Nivel de Confianza-Riesgo: Registro de compromisos y devengados ................................ 32 Tabla 3.4. Nivel de Confianza-Riesgo: Recaudaciones y pagos .......................................................... 33 Tabla 3.5. Nivel de Confianza-Riesgo: Registros contables, documentación y archivo ...................... 33 Tabla 3.6. Nivel de Confianza-Riesgo: Anticipos de fondos ............................................................... 34 Tabla 3.7. Nivel de Confianza-Riesgo: Bienes de larga duración y bienes no depreciables ................ 35 Tabla 3.8. Nivel de Confianza-Riesgo: Administración de existencias ............................................... 36 Tabla 3.9. Nivel de Confianza-Riesgo: Compras Públicas .................................................................. 36 Tabla 3.10. Consolidación de resultados de la Evaluación del Control Interno ................................... 37 Tabla 3.11. Rangos para determinar la calidad y eficiencia del Control Interno .................................. 38 Tabla 3.12. Recaudaciones en cuenta del BCE sin comprobantes de ingresos y/o registros contables 44 Tabla 3.13. Detalle de los flujos de las cuentas bancarias .................................................................... 45 Tabla 3.14. Registros con documentos soportes incompletos .............................................................. 46 Tabla 3.15. Utilización de formatos preimpresos y prenumerados ...................................................... 47 Tabla 3.16. Anticipos por viáticos y subsistencias pagadas en exceso................................................. 48 Tabla 3.17. Diferencias entre el inventario general de bienes y saldos contables ................................ 49 Tabla 3.18. Conciliación de la cuenta de bienes de larga duración y bienes no depreciables .............. 50 Tabla 3.19. Diferencias entre el inventario de existencias y los saldos contables ................................ 51 Tabla 3.20. Diferencias entre conteo físico y cantidades del kardex de control ................................... 52 Tabla 3.21. Comprobantes de egresos con errores de cálculo .............................................................. 53 Tabla 3.22. Despachos de combustibles a vehículos particulares ........................................................ 54 Tabla 3.23. Resumen de procesos realizados como entidad contratante .............................................. 55
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ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo A Carta de autorización
Anexo B Matriz de evaluación de riesgos
Anexo C Verificación de la documentación soporte de los comprobantes del fondo rotativo
Anexo D Procesos de contratación pública
Anexo E Plan de mitigación o tratamiento del riesgo
x
RESUMEN
El control y uso adecuado de los recursos estatales representa un aspecto de gran
importancia en la administración pública, hoy en día los directivos y demás
funcionarios públicos de las instituciones realizan sus mejores esfuerzos para cumplir
con sus objetivos mediante la optimización de los recursos disponibles, promovidos a
través de procesos eficientes y eficaces que garanticen un servicio de calidad a favor
de la sociedad. El sistema del control interno es una de las herramientas que aporta a
la consecución de dichos objetivos planteados por la alta dirección, asegurando
controles que permitan la generación de información confiable y razonable.
El presente trabajo se enfoca a la evaluación del control interno de los procesos
financieros y administrativos de una entidad que forma parte del Ministerio de
Educación como es la Dirección Distrital 24D02 La Libertad Salinas Educación, en
este documento se demostrará si los controles aplicados son confiables y que además
contribuya a la minimización de los riesgos.
En la primera parte de este trabajo se hará referencia al objeto de estudio y su
problemática, donde se encontraran las debilidades que posiblemente afecten en forma
adversa a los controles internos establecidos, además se exponen los objetivos y las
justificaciones que motivaron la realización del trabajo.
El segundo capítulo se basa en la metodología general y específica, que son las
herramientas teóricas y prácticas que posibilitó determinar el tipo y la cantidad de la
información a evaluar, así como también su tratamiento para obtener los resultados por
medio de las pruebas de cumplimiento o seguimiento.
En el tercer capítulo se presentan los resultados de la evaluación del control interno,
en esta parte se detalla el nivel de confianza-riesgo de los siete procesos evaluados, así
como también se describen las debilidades del control, la evaluación del riesgo y los
resultados de las pruebas de cumplimiento de aquellos aspectos que generaron niveles
de riesgo considerables.
Finalmente, en el cuarto capítulo se exponen las conclusiones de las novedades o
hallazgos detectados en el proceso de la evaluación y se establecen las
recomendaciones con la finalidad de corregir las deficiencias de los controles
aplicados por la entidad.
xi
PALABRAS CLAVES
CONTROL INTERNO
CONTROLES CLAVES
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
PRUEBAS SUSTANTIVAS
RIESGO INHERENTE
1
CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN
1.1. Problema de investigación
1.1.1. Problema a investigar
Evaluación del control interno de los procesos financieros y administrativos de
la Dirección Distrital 24D02 La Libertad Salinas Educación.
1.1.2. Objeto de estudio Teórico
El objeto de estudio teórico son las Normas de Control Interno para las entidades,
organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan
de recursos públicos.
1.1.3. Objeto de estudio Práctico
El objeto de estudio práctico son los procesos financieros y administrativos de
la Dirección Distrital 24D02 La Libertad Salinas Educación, sus operaciones, y
documentos.
1.1.4. Planteamiento del problema
La Dirección Distrital 24D02 La Libertad Salinas Educación, es una de las 140
Direcciones Distritales a nivel nacional del Ministerio de Educación, esta dependencia
pública se encarga de gestionar las estrategias y mecanismos necesarios para asegurar
la calidad de los servicios educativos del distrito, en todos sus niveles y modalidades,
gestionar proyectos y programas educativos, planificar la oferta educativa y ofertar
servicios a la ciudadanía.
A nivel nacional existen 7 coordinaciones zonales y 2 subsecretarías (distritos
metropolitanos) ubicados en la ciudad de Guayaquil y Quito, son quienes dan
directrices y regulan cada una de los distritos con todo lo referente a la utilización de
recursos financieros y humanos, ellos determinan de acuerdo a las necesidades de cada
cantón cual es la planta óptima de docentes de acuerdo al número de estudiantes que
se reportan, sin embargo no se logra satisfacer todas las necesidades de las
instituciones fiscales que existen en el país, aún con todas las limitantes que al
momento se tienen el Ministerio trabaja de forma conjunta con cada subsecretaria,
coordinación zonal y dirección distrital para mantener el equilibrio en el sistema
2
educativo nacional, se detalla la estructura orgánica descriptiva a nivel zonal y la
cobertura que tiene cada una de ellas.
Figura 1.1. Estructura orgánica descriptiva a nivel zonal
Fuente: Ministerio de Educación Elaborado por: Roberto Galarza
La Dirección Distrital como parte de un nuevo esquema de gestión del Ministerio
de Educación fue creada en el mes de septiembre 2013, a partir de este periodo ha
asumido las tareas y competencias de la Dirección Provincial de Educación de la
provincia de Santa Elena específicamente de los cantones de La Libertad y Salinas.
Dentro de su jurisdicción se encuentran 126 instituciones educativas (unidades
educativas, escuelas, colegios, entre otros), de los cuales 52 son de sostenimiento
fiscal, es decir que la Dirección Distrital tiene a su cargo los pagos por los gastos
operativos y de personal de estas instituciones; aunque, existe una institución que al
momento es de sostenimiento fiscomisional pero se encuentra en proceso de
convertirse al sistema fiscal, a pesar de eso actualmente el distrito cubre las
necesidades de pago de todo el personal docente y administrativo que labora en ella,
para el año lectivo 2015 - 2016 serán 53 las instituciones de sostenimiento fiscal.
La Dirección Distrital 24D02 está conformado por 36 funcionarios, de los cuales
la unidad de Unidad de Apoyo a la Inclusión que se encarga de evaluar a los niños con
capacidades especiales y de instruir y capacitar a los docentes de las instituciones
fiscales y particulares para que brinden una educación que inclusiva dentro del mismo
entorno a todos los niños y jóvenes, esta área no se encuentra en el organigrama debido
a que trabaja de manera directa con la Coordinación Zonal, el distrito solo proporciona
un espacio físico para que desarrollen sus actividades y se organiza de la siguiente
forma:
3
Figura 1.2. Organigrama Estructural de la Dirección Distrital 24D02
Fuente: Unidad Administrativa de la Dirección Distrital Elaborado por: Roberto Galarza
El presupuesto otorgado para las necesidades y/o obligaciones de la Dirección
Distrital y sus 52 instituciones educativas de sostenimiento fiscal, está financiado por
recursos fiscales asignado por el Ministerio de Finanzas a través de la herramienta
informática eSIGEF.
La Unidad Administrativa Financiera de la Dirección Distrital 24D02, tiene a su
cargo la administración de los recursos otorgados, su sistema de control interno es muy
básico en vista que el personal que labora en el área ha sido contratada recientemente,
la ejecución de sus tareas son realizadas sin procesos ni controles totalmente definidos,
al momento todo el personal del área efectúa el mismo trabajo simultáneamente,
situación que ocasiona inconvenientes cuando se quieren determinar
responsabilidades, también genera problemas cuando se deben cumplir disposiciones
emitidas por la Coordinación Zonal, el trabajo se ve afectado porque al querer hacer
todos lo mismo no se cumple con los tiempos determinados por zonal y el trabajo que
se presenta no está acorde a lo requerido; otro punto importante es que la persona
responsable del área no tiene pleno conocimiento de los procesos que se debe seguir,
DIRECTOR DISTRITAL
UNIDAD DISTRITAL DE ASESORÍA JURÍDICA
UNIDAD DISTRITAL DE PLANIFICACIÓN
EBJA (EDUCACIÓN BASICA PARA JOVENES
Y ADULTOS)
UNIDAD DE ATENCIÓN CIUDADANA
UNIDAD DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Unidad Administrativa
Unidad Financiera
Unidad De Talento HumanoUNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN ESCOLAR Gestión de
RiesgosUNIDAD DE APOYO,
SEGUIMIENTO Y REGULACIÓN
4
esto conlleva a que todo el personal a su cargo no sienta el apoyo requerido ni la guía
para continuar con seguridad el trabajo que realizan diariamente, a causa de esto la
documentación de respaldo que debe tener cada proceso se encuentra incompleta o con
errores; sin embargo, realizan su mayor esfuerzo en cumplir con las leyes y
reglamentos como el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas, Reglamento sustitutivo de
administración y manejo de bienes públicos, entre otros.
Esta Unidad, para el cumplimiento de sus funciones realiza los siguientes
procesos:
Procesos contractuales en el sistema de compras públicas.
Ejecución de gastos por adquisición de bienes y/o servicios.
Anticipos de fondos (anticipos de remuneraciones, fondo de reposición).
Administración de existencias para consumo corriente y bienes (Bodega).
La utilización de los recursos y bienes del sector público por medio de procesos
adecuados resulta ser un tema prioritario e importante en toda institución pública, ya
que se sujeta a varias reglamentaciones con la finalidad de asegurar la correcta
administración de los mismos y la consecución de los objetivos de las instituciones del
Estado; por tal motivo, la Contraloría General del Estado en el acuerdo Nro. 039-CG
del 16 de noviembre 2009 en uso de sus facultades expidió las Normas de Control
Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de
derecho privado que dispongan de recursos públicos, a fin que las entidades descritas
en el artículo 225 de la Constitución de la República del Ecuador cumplan con su
aplicación.
Cabe indicar, que la Dirección Distrital 24D02 como parte de un ministerio de
la función ejecutiva se encuentra dentro de las entidades señaladas en el artículo antes
mencionado y que el sistema de control interno implementado por esa Dirección
debería contribuir al cumplimiento de los objetivos establecidos en la Norma de
Control Interno 100-02, los mismos que son:
Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo
principios éticos y de transparencia.
Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.
Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para
otorgar bienes y servicios públicos de calidad.
5
Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
Actualmente el Ministerio de Educación está implementando una serie de procesos
para aprobar con los estándares de calidad que establecen las normas ISO 9001, las
que permitirán mejorar determinados procesos en cada una de las áreas, sobre todo en
la atención a los usuarios que frecuentemente se encuentran visitando y realizando
diversos trámites en la Dirección Distrital, con el fin de reducir tiempos y brindar un
servicio de calidad y calidez, se detalla como está establecido el mapa de procesos de
acuerdo a las normas ISO.
Figura 1.3. Mapa de procesos de la Dirección Distrital 24D02
Fuente: Ministerio de Educación Elaborado por: Roberto Galarza
Por lo antes expuesto, con la finalidad de establecer si los controles internos
implementados por la Dirección Distrital 24D02 cumplen con los objetivos antes
descritos, se requiere realizar una Evaluación del Control Interno de los procesos
financieros y administrativos, que posibilitará medir el nivel de confianza de sus
operaciones y proponer un plan de mejora para aquellos riesgos considerables, de esta
forma fortalecer el sistema de control interno implementado.
6
1.1.5. Formulación del problema
¿Los controles internos implementados en los procesos financieros y
administrativos de la Dirección Distrital 24D02 son eficientes y aportan en el
cumplimiento de objetivos?
1.1.6. Sistematización del problema
¿La máxima autoridad de la institución ha diseñado un control interno para
los procesos financieros y administrativos?
¿Los controles internos que actualmente aplican son los adecuados para el
cumplimiento de los objetivos?
¿Los funcionarios responsables de los procesos aplican los controles en su
totalidad?
¿Se cumple con el control previo y el control concurrente de las
operaciones?
¿Las operaciones financieras y administrativas de la institución tienen un
nivel de confianza moderado?
Con el sistema actual de control interno, ¿permite a la institución
identificar los riesgos?
1.1.7. Objetivo general
Comprobar que los controles internos de los procesos financieros y
administrativos de la Dirección Distrital 24D02 sean efectivos y eficientes conforme
lo establece las Normas de Control Interno para entidades públicas vigente.
1.1.8. Objetivos específicos
Elaborar la evaluación del control interno de los procesos financieros y
administrativos.
Determinar el nivel de confianza de las operaciones de la institución.
Identificar y valorar riesgos en las operaciones analizadas.
Proponer un plan de mejora como respuesta al riesgo.
1.1.9. Justificaciones
La evaluación del control interno permitirá establecer los niveles de confianza y
de riesgo, a fin de formular los respectivos planes de mejora con el único objetivo de
7
fortalecer las operaciones de la institución, reducir la eventualidad de la ocurrencia y
del efecto negativo en la gestión institucional.
Un adecuado sistema de control interno permitirá a la Dirección Distrital 24D02,
cumplir con sus objetivos institucionales enmarcados en la eficiencia, eficacia y
economía de sus operaciones. Contará con procedimientos financieros y
administrativos que demuestren confiabilidad, integridad y oportunidad de la
información, así como también el cumplimiento de las disposiciones legales.
Proporcionará a la máxima autoridad y a los funcionarios en general un ambiente
de control confiable que incidirá sobre las actividades y resultados de la Dirección,
logrando también facilitar las tareas de monitoreo que las entidades de control puedan
realizar posteriormente.
Las pruebas de cumplimiento que se realizaran a los controles más vulnerables
o con un grado de confianza bajo, permitirá establecer cuál es la debilidad y los
factores que le impiden a ese control mantener un grado de confianza aceptable, así
como también permitirá obtener las evidencias del impacto adverso en la
administración de los recursos materiales y financieros de la Dirección Distrital.
1.2. Marco referencial
1.2.1. Marco Teórico
El control interno es un mecanismo adoptado por la entidad, a fin de proteger los
recursos disponibles, brindar seguridad razonables a las operaciones, así como también
asegurar la consecución de las metas y objetivos institucionales1 (NCI, 2009, pág. 1).
Como complemento se puede citar las siguientes definiciones que aclaran aún
más el concepto del sistema de control interno, que indican:
Son todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una
entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto
como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo
adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la
prevención y detección de fraude y error, la precisión e integridad de los registros
contables, y la oportuna preparación de información financiera confiable2 (NEA-
10, 1999, pág. 2).
1NCI: Normas de Control Interno 2 NEA: Normas Ecuatorianas de Auditoría
8
El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la
dirección y el personal de cada institución que proporciona seguridad razonable
de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos
institucionales3 (LOCGE, 2002, pág. 5).
Los textos citados manifiestan que el control interno es aplicado por la necesidad
de cumplir los objetivos institucionales mediante una gestión administrativa y
financiera enmarcados en los conceptos de eficiencia, eficacia y economía bajo un
sentido de autocontrol.
De acuerdo a la Contraloría General del Estado (2002, pág. 5), el control
interno está compuesto de los siguientes componentes:
El entorno de control,
La organización,
La idoneidad del personal,
El cumplimiento de los objetivos institucionales,
Los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y la medidas
adoptadas para afrontarlos,
El sistema de información,
El cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y,
La corrección oportuna de las deficiencias de control
El ejercicio del control interno se aplicará en forma previa, continua y posterior.
Control Previo: Los servidores encargados de los procesos administrativos
y financieros, analizarán las actividades institucionales propuestas, antes de
su autorización o ejecución, respecto a su legalidad, veracidad, conveniencia,
oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos
institucionales;
Control Continuo: En forma continua inspeccionarán y constatarán la
oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren
o prestaren de conformidad con la ley, los términos contractuales y las
autorizaciones respectivas.
Control Posterior: La unidad de auditoría interna será responsable del
control posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las
3 LOCGE: Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, art. 9.
9
actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución (LOCGE, 2002,
pág. 6).
El control interno es la adopción de procesos que realiza una entidad con
respecto a métodos, instrumentos, lineamientos diseñados con el objetivo de
incrementar la eficiencia de sus operaciones (ESTUPIÑAN, 2006, pág. 45).
Es importante que el auditor comprenda el sistema adoptado por la entidad; es
decir, la compresión total de sus controles claves ya sean estos eficientes o ineficientes
con el fin de determinar el grado de confianza más adecuado para establecer el alcance,
profundidad de la investigación y para aplicar las pruebas de auditoría (FRANKLIN,
2007, pág. 618).
Además, se debe tomar en cuenta lo expuesto por Enrique Franklin (2007, pág.
618) sobre la inspección que debe realizar el auditor para comprender los controles
aplicados, para esto se debe considerar varios aspectos:
Las operaciones del programa, donde se incluyen políticas y procedimientos
para la consecución de los objetivos mediante métodos que garanticen
razonabilidad.
Validez y confiabilidad de la información, se refiere a los procedimientos
aplicados con la finalidad que la información sea válida y confiable.
Cumplimiento legal, sobre este tema se refiere a los procedimientos definidos
para el cumplimiento cabal de las leyes, reglamentos, y normas establecidas
para un correcto control de los recursos.
Salvaguarda de los recursos, en este tema se encuentran todas las acciones
tomadas para cuidar y proteger los recursos del estado (FRANKLIN, 2007,
pág. 618).
Todas las entidades y organismos del sector público son responsables de instalar,
mantener y perfeccionar el sistema de control interno, para esto deberán aplicar los
componentes que son (MANTILLA, 2009, pág. 69):
El ambiente de control
La evaluación de los riesgos de control
Las actividades de control
El sistema de información y comunicación
Actividades de monitoreo y supervisión del control interno
10
El sistema de control interno constituye un instrumento clave para administrar
los riesgos detectados y que pueden resultar significativos para el cumplimiento de los
objetivos institucionales, si el sistema de control interno implementado es eficiente los
recursos de la entidad o negocio estarán resguardados.
Otro aspecto a considerar, es el aporte que realiza el control interno a las
operaciones ya que estas se realizan en forma eficiente y eficaz, mediante la
presentación de informes o reportes con datos confiables, y por ultimo facilita el
cumplimiento de disposiciones legales.
Cabe indicar que los controles financieros aplicados, y la oportunidad de los
registros contables son un aspecto primordial en el control interno, pues este tipo de
controles conlleva a la generación de estados financieros confiables y razonables
(MANTILLA, 2009, pág. 58).
Un sistema de control interno debe adaptarse a los cambios de las políticas
puestas por la alta dirección, es por esto que se debe mantener una evaluación
permanente con el objeto de ajustar o incrementar controles necesarios que ayuden a
mantener que los recursos se mantengas resguardados y la información sea apropiada
para la toma de decisiones.
La Contraloría General del Estado (2002, pág. 4), como organismo técnico
encargado de dirigir el Sistema de Control Interno de las entidades, organismos y
empresas que disponen y administra recursos públicos, dentro de sus facultades
descritas en el artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,
expide las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público
y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos con
acuerdo CG-039 del 29 de noviembre 2009.
Estas normas incluyen normas generales y otras específicas relacionadas con la
administración financiera gubernamental, talento humano, tecnología de la
información, administración de proyectos, entre otros; basado en el marco integrado
de control interno emitido por el Comité de Organizaciones que patrocina la Comisión
Treadway (COSO) mediante el planteamiento de cinco componentes.
Fundamentado en las Normas de Control Interno (2009, pág. 1), a
continuación se describe los grupos de normas que la conforman:
100 NORMAS GENERALES: Definen el concepto, orientación,
responsabilidad y objetivos del control interno.
11
200 AMBIENTE DE CONTROL: Se refiere a la importancia del control en
el accionar de la entidad desde la perspectiva del control.
300 EVALUACIÓN DEL RIESGO: En esta norma resalta la importancia
que tiene la máxima autoridad para establecer mecanismos para identificar,
analizar y tratar los riesgos.
400 ACTIVIDADES DE CONTROL: Establecimiento de políticas y
procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos.
500 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Define los controles que la
máxima autoridad y los directivos deben establecer para identificar, capturar
y comunicar información pertinente y oportuna.
600 SEGUIMIENTO: Puntualiza la responsabilidad de la máxima autoridad
y de los directivos para establecer procedimientos de seguimiento continuo
para asegurar la eficiencia del control interno.
Los procesos financieros y administrativos que se evaluarán están vinculados
con el grupo de normas 400 Actividades de control, los mismos que se detallan la
siguiente tabla.
Tabla 1.1. Normas del grupo 400 que se utilizarán para evaluar el control interno
PROCESOS NORMAS DE CONTROL INTERNO
Financieros y administrativos
NCI 402 Adm. Financiera - Presupuesto NCI 403 Adm. Financiera - Tesorería NCI 405 Adm. Financiera - Contabilidad Gubernamental
NCI 406 Adm. Financiera - Administración de Bienes
Fuente: CGE Normas de control interno Elaborado por: Roberto Galarza
En las normas 402 Administración Financiera - Presupuesto se prioriza el control
previo de las operaciones financieras, en esta norma se indica los aspectos a considerar
para realizar un control previo adecuado y eficaz antes de proceder con los registros
del compromiso y devengado (NCI, 2009, pág. 10).
12
Con respecto a las normas del grupo 403 Administración Financiera - Tesorería,
se puede indicar que este se enmarca al control del área de tesorería, la misma que se
encarga de los pagos de recursos por la adquisición de bienes y/o servicios, así como
también la recepción por los ingresos de autogestión (NCI, 2009, pág. 13).
El grupo de normas que contiene el grupo 405 Administración Financiera –
Contabilidad Gubernamental, se refiere a los controles relacionados con la
contabilidad gubernamental, en estas normas se trata la organización del sistema de
contabilidad, integración de las operaciones, documentación de las operaciones, la
oportunidad del registro, conciliación y confirmación de saldos, entre otros temas
importantes que ameritan un control adecuado.
En este grupo también encontraremos la norma 405-08 Anticipos de fondos, que
norma los recursos entregados en calidad de anticipos que posteriormente serán
rendidos ya sea por el pago de un contrato o por gastos de un fondo específicos, entre
los más importantes tenemos los anticipos de remuneraciones, fondos de reposición,
cajas chicas, fondos rotativos, anticipos de viáticos, entre otros (NCI, 2009, pág. 25).
Finalmente, se tiene al grupo de normas 406 Administración Financiera –
Administración de bienes, que trata los controles diseñados para la administración,
manejo, custodia, y registros de los bienes del Estado, ya sean estos de larga duración,
de control interno o existencias para consumo. En esta norma se considera también
temas relacionados con la contratación pública, delineando los controles claves que
debe tener las instituciones públicas con respecto a los procedimientos contractuales,
pliegos y comisiones técnicas (NCI, 2009, pág. 32).
Los riesgos
Para la evaluación propuesta es primordial tener conocimiento y comprensión
de los riesgos internos y externos de la institución, así como también se debe tener
una visión clara sobre aquellos procesos que con una previsión débil del riesgo que
limita la consecución de los objetivos instituciones, para esto se describe los diferentes
tipos de riesgos:
Riesgo Inherente
Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o transacción a una exposición
errónea que puede ser significativa por falta de control interno, que pueden originarse
por operaciones ejecutadas en base a la autorización del funcionario no competente,
cambios significativos en el entorno de la organización, cuentas de los estados
13
financieros con saldos errados, complejidad de transacciones, entre otros (NEA-10,
1999, pág. 5).
Riesgo de Control
Es cuando una exposición errónea en una cuenta o transacción que puede ser
significativa, no es detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de
contabilidad y de control interno. La evaluación del riesgo de control se realizará
cuando el sistema de control interno implementado por la entidad no es efectivo o
evaluar su efectividad no sería eficiente, para esta evaluación se debe documentar la
información obtenida usando cuestionarios, listas de verificación y diagramas de flujos
(NEA-10, 1999, pág. 10).
Riesgo de detección
Es el riesgo cuando los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una
exposición errónea de una cuenta o transacción que puede ser significativo, para
minimizar este riesgo a un nivel aceptable, el profesional de auditoría deberá realizar
una evaluación eficiente de los riesgos inherente y de control, para esto se debe
considerar la naturaleza de los procesos sustantivos, su oportunidad y alcance. (NEA-
10, 1999, pág. 16)
Tomando como referencia la misma norma NEA 10, las pruebas de control que
se utilizan para obtener la evidencia de auditoría sobre la efectividad del diseño de los
sistemas de contabilidad y de control interno, deben incluir lo siguiente:
Inspección de documentos que soportan transacciones y otros eventos para
obtener evidencia sobre el funcionamiento apropiado de los controles
internos.
Investigar y observar los controles que no dejan rastro de auditoría.
Reconstrucción de las operaciones, con el fin de determinar si los controles
internos permitieron a la entidad realizar registros u operaciones en forma
correcta.
De la evaluación que realice el auditor a las riesgos inherentes y de control
influirá en la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos que
deberá realizar para disminuir el riesgo de detección, y por lo tanto el riesgo de
auditoría a un nivel aceptable bajo.
Para la evaluación de los riesgos se realiza una combinación de técnicas
cualitativas y cuantitativas para determinar su probabilidad de ocurrencia e impacto.
14
Pruebas y herramientas de evaluación
Se debe probar la efectividad del diseño de los controles, con el fin de comprobar
si los controles fueron diseñados por personas con la autoridad y capacidad suficiente
para implementar dichos controles, y que estos cumplan su función principal de
controlar y garantizar la prevención o detección oportuna de los riesgos (MANTILLA,
2009, pág. 213).
Para proceder con las pruebas de efectividad del diseño, el auditor debe realizar
investigaciones o indagaciones del personal apropiado, las operaciones realizadas y la
documentación pertinente para establecer si el diseño se ajusta a las necesidades de
control de la empresa (MANTILLA, 2009, pág. 292).
Otro punto importante con respecto a las pruebas, es la efectividad de la
operación, el auditor debe probar si la operación de un control se lo realiza en forma
adecuada y por las personas con las competencias adecuadas para esa labor
(MANTILLA, 2009, pág. 293).
La cantidad de evidencia de la efectividad de un control depende del tipo de la
prueba utilizada por el auditor, existen pruebas que por su naturaleza resulta muy útiles
aplicarlas, como son: indagación, observación, inspección de documentos relevantes
y volver a ejecutar el control.
El tipo de prueba también debe ser determinado por el tamaño del control que se
desea evaluar, más aun si la operación de control genera documentos verificables. Otro
aspecto a considerar, son las pruebas de control realizadas por un periodo extenso de
tiempo, pues esto generará más evidencias de la efectividad del control en
comparación con un periodo corto.
Manual de referencia
En este documento se enfocan las actividades de control necesarias para mitigar
los riesgos, los riesgos que enfrentan y los objetivos (operativos, financieros y de
cumplimiento legal) alineados al objetivo que se quiere administrar. Es decir, las
actividades de control representas las acciones correctivas para disminuir los efectos
de los riesgos que afrontan los objetivos. Cabe indicar que el manual de referencia
asiste al auditor para elaborar la matriz de valoración del riesgo y las actividades de
control, ya que en este instrumento se detalla los objetivos, riesgos y puntos a enfocar
por acciones de las actividades de control (MANTILLA, 2009, pág. 119).
15
Listas de verificación
Para cada uno de los componentes se define puntos a enfocar o aspectos
importantes, el evaluador debe adaptar por medio de cuestionarios, entrevistas, u
encuestas de tal forma que constituya una útil guía para direccionar la evaluación. Se
sugiere la utilización de preguntas abiertas o descriptivas, a fin de incorporar
comentarios que amplié la información y que permitan orientar acciones correctivas
para mejorar la efectividad de los controles.
Para realizar la evaluación del control interno, se diseñará un cuestionario para
evaluar los procesos que se pretende analizar enmarcado a las Normas de Control
Interno vinculadas, esta matriz se compondrá de preguntas valoradas sobre 10 puntos,
finalmente se realizará una ponderación para determinar el nivel de confianza de los
controles ejercidos en el proceso.
A continuación se presenta el modelo de la matriz que se utiliza para evaluar el
control interno implementado en las empresas.
Tabla 1.2. Formato de la matriz para evaluar el control interno
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Objetivo general:
Norma de control aplicada:
No. Controles
Clave
SI NO Ponderación Calificación Observaciones
1 Controles X 10 10 Comentarios
2 Controles X 10 10 Comentarios
TOTAL 20 20
Fuente: Auditoria Administrativa, Franklin, E. Elaborado por: Roberto Galarza
16
CAPÍTULO 2
METODOLOGÍA
2.1. Metodología general
2.1.1. Nivel de estudio
Estudio Descriptivo
Este nivel de estudio permitirá especificar o describir las actividades, procesos
y controles aplicados por la Dirección Distrital 24D02, a fin de medir en la forma más
precisa las características relevantes del estudio.
2.1.2. Modalidad de investigación
Investigación de campo
La investigación en el campo permitirá obtener una información de primera
mano, confiable y apegada a la realidad del problema investigado, se tendrá al alcance
nuevos datos a fin de realizar un diagnóstico y plantear soluciones.
Investigación bibliográfica
Consistirá en la búsqueda de información científica, en fuentes primarias y
secundarias; relativas a la evaluación del control interno, la misma que permitirá
analizar, exponer, interpretar y aplicar en el presente trabajo.
2.1.3. Método
Método descriptivo
Por medio de este método se podrá conocer al detalle de la situación actual del
sistema de control interno que aplica la institución, se podrá determinar características,
áreas sensibles y los riesgos considerables.
Método inductivo
Se sustentará en la generalización de propiedades comunes a casos ya
observados, a partir de hechos particulares que se suscitan en la institución, se
concluye verdades generales.
17
Método deductivo
Se basará a partir de situaciones generales para identificar explicaciones
particulares, este método es complementario al método inductivo
2.1.4. Población y muestra
Población
Por el tipo de estudio a realizar, la población será todo el personal de la unidades
Financiera y Administrativa de la Dirección Distrital 24D02.
Muestra
Para realizar la evaluación del control interno de los procesos Financieros y
Administrativos de la Dirección Distrital 24D02, se tomará la totalidad del universo,
es decir todos los funcionarios de las áreas que serán evaluadas conforme al siguiente
detalle:
Tabla 2.1. Detalle de la Muestra
Personal involucrado en los procesos Unidad # PersonasAnalista Distrital Administrativo Financiero Unidad FIN-ADM 1 Analista Distrital Contable Unidad Financiera 2 Analista Distrital Financiero Unidad Financiera 3 Analista Distrital Administrativo Unidad Administrativa 1 Analista Distrital de control de bienes Unidad Administrativa 1 TOTAL 8
Fuente: Unidad de Administración Talento Humano de Dirección Distrital Elaborado por: Roberto Galarza
A continuación se detalla en forma breve las actividades de cada funcionario
involucrado en los procesos que se evaluará.
Analista Administrativo financiero: Responsable de la coordinación de la
gestión administrativa y financiera de la Dirección Distrital.
Analistas contables (2 personas): Encargadas de los procesos contables
como anticipos de fondos, registros de los devengamientos de los gastos por
la adquisición de bienes y/o servicios, y ajustes contables.
Analistas financieros (3 personas): Se encargan de la administración
presupuestaria de la Dirección, como reformas presupuestarias,
18
reprogramaciones financieras, compromisos de gastos, nóminas de
remuneraciones.
Analista administrativo: Este funcionario se encarga de los procesos de
adquisición gestionados por medio del sistema nacional de compras públicas.
Analista de control de bienes: Encargado de la recepción, almacenamiento,
custodia y distribución de los bienes de la Dirección Distrital, genera
movimientos como comprobantes de egresos, ingresos, inventario general,
entre otros.
2.1.5. Selección instrumentos de investigación
Los instrumentos seleccionados para la recolección de datos de los procesos y
controles internos que realiza la Dirección Distrital 24D02 son los siguientes:
Entrevista: Se obtendrá conocimiento cualitativo de los entrevistados con
respecto los procesos que ejecutan cada uno de ellos. La entrevista no estará
estructurada con preguntas estandarizadas, se centrará en varios temas relacionados
con el objeto de la investigación.
Cuestionarios: Estará conformada por preguntas abiertas y cerradas a fin de
obtener información relevante por parte de los funcionarios con respecto a los procesos
y controles de la Dirección Distrital 24D02.
Observación: Durante el proceso de la evaluación, este instrumento me
permitirá conocer los procesos financieros y administrativos que ejecutan los
funcionarios de la Dirección Distrital 24D02. Esta herramienta permitirá al evaluador
definir las actividades de control en base al riesgo detectado en las actividades o
subprocesos evaluados (MARTÍNEZ, 2013, pág. 5).
2.1.6. Procesamiento de datos
La información obtenida de las listas de verificación y el manual de referencia,
serán tabuladas a fin de conocer los potenciales riesgos y establecer las medidas
correctivas mediante un plan de mitigación, las mismas que serán presentadas en tablas
y gráficos para su interpretación y análisis. Dicha información será procesada por
medio de la hoja electrónica EXCEL de Microsoft Office 2013.
19
2.2. Metodología específica
2.2.1. Estudio del control interno
Con el objeto de conocer y comprender los procedimientos aplicados por la
entidad a través de la máxima autoridad y directivos, se realizará una verificación
preliminar mediante los metodos de muestreo estadístico y método de cuestionario.
Muestreo estadístico: En el proceso de la evaluación del control interno se
programará pruebas de carácter selectivo a fin de verificar la confiabilidad de las
operaciones.
Método de cuestionario: Este método consiste en la realización de preguntas
dirigidas a los funcionarios involucrados en los procesos financieros y administrativos
de la Dirección Distrital 24D02. Las respuestas obtenidas permitirá al evaluador
establecer si los controles son aplicados de forma adecuada, identificando los puntos
criticos de los procesos examinados (SANTILLANA, 2013, pág. 157).
2.2.2. Pruebas de seguimiento ó Evaluación del control interno
Una vez que el evaluador tenga conocimiento del control interno implementado
por la entidad, se procederá con las pruebas de cumplimiento para verificar que los
controles son ejecutados adecuadamente por la máxima autoridad, directivos y demás
servidores.
2.2.2.1. Técnicas de verificación ocular
Comparación
Comprende en observar la similitud o diferencia entre dos o más elementos
examinados. En la fase de ejecución de la auditoría se comparan los resultados contra
los criterios aceptables, lo que permitirá establecer las observaciones, conclusiones y
recomendaciones pertinentes.
Observación
Esta técnica permite al evaluador cerciorarse de la ejecución de los procesos y
controles realizados por los funcionarios de la entidad examinada, apreciando
personalmente aquellos posibles riesgos inherentes.
Revisión selectiva
Consiste en una verificación ocular rápida y selectiva, a fin de evitar una revisión
amplia de los documentos u operaciones. Es importante que el evaluador realice una
selección adecuada a fin de evitar un nivel alto de riesgo de detección.
20
Rastreo
La técnica de rastreo permite dar seguimiento y controlar una operación de
manera progresiva o regresiva, con el fin de verificar su recorrido del proceso regular
desde el inicio hasta el fin, y así determinar si en el transcurso de las actividades
vinculadas a ese proceso se cumplió con los controles establecidos.
2.2.2.2. Técnicas de verificación verbal
Indagación
El evaluador podrá hacer averiguaciones directas o conversaciones con los
funcionarios responsables de los procesos evaluados, esta técnica es de gran ayuda
para aquellas áreas específicas no documentadas; sin embargo, cabe indicar que los
resultados por si solos no constituyen una evidencia suficiente.
Por la indagación que realice el auditor, también se podrá determinar si los
controles son aplicados de acuerdo como fue diseñado; es decir, el control fue diseñado
en forma correcta pero la acción que realiza la persona encargada de ese control no es
la adecuada o simplemente no tiene las competencias para ejercer el control.
2.2.2.3. Técnicas de verificación escrita
Análisis
Esta técnica consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa
de los elementos que conforman una operación o proceso con el objeto de establecer
su naturaleza, relación y conformidad con los criterios normativos. Por lo general esta
técnica se la utiliza para la comparación de cantidades, porcentajes y otros, y resulta
útil para determinar las causas y efectos de los hallazgos de auditoría.
Conciliación
Comprende en analizar la información elaborada por dos áreas distintas respecto
a una misma operación, a fin que concuerden los datos para comprobar la validez y
veracidad de la información.
Confirmación
Permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos examinados,
por medio de la información entregada por los funcionarios de la entidad encargados
de los procesos examinados.
21
2.2.2.4. Técnicas de verificación documental
Comprobación
Es la técnica que se aplicará en el curso de un examen, con la finalidad de
verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones por
medio de los documentos con soportes suficientes y pertinentes.
2.2.2.5. Técnicas de verificación física
Inspecciones
Con respecto a esta técnica, se la utilizará para establecer la existencia y
autenticidad mediante el examen físico y ocular de activos, documentos, valores o
equivalentes, consistirá en una constatación entre lo registrado y el conteo físico, lo
ideal es que no existan deferencias.
2.2.3. Papeles de trabajo
Los papeles de trabajo son los registros donde se describen las técnicas, los
procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y a las
conclusiones a la que llega el auditor al culminar la evaluación.
Estos documentos deben formularse con claridad y exactitud ya que estos
proporcionan soporte principal de su informe, en vista que contienen observaciones,
hechos y argumentos que lo respalda (FRANKLIN, 2007, pág. 88).
Para la evaluación de los controles aplicados por la entidad, se prepararán los
siguientes documentos:
Matriz de evaluación del control interno
Es un cuestionario de controles claves valorados donde se realiza una
ponderación de la calificación obtenida y su resultado permitirá analizar el nivel de
confianza y el riesgo inherente del proceso.
Esta matriz facilita la identificación de aquellos controles con deficiencias,
además será la base para la valoración de los riesgos y su plan de tratamiento, por lo
que resulta una herramienta muy importante y útil por su aporte al auditor.
Los elementos considerados en esta matriz son:
Proceso
Objetivo general
Norma de control interno aplicada
22
Controles claves
Respuestas (Si o No)
Ponderación
Calificación
Observaciones
Matriz de valoración del riesgo
Esta matriz permite identificar los factores internos y externos que originan el
riesgo, toma como base la información recopilada de la matriz de valuación del control
interno, se realiza una priorización de las deficiencias o riesgos detectados a fin de
diseñar o establecer los controles claves para tratar el riesgo.
Los elementos considerados en esta matriz son:
Área
Norma aplicada
Identificación del riesgo
Factores (internos, externos)
Calificación obtenida
Nivel de riesgo
Controles claves
Priorización
2.2.4. Evidencias
La evidencia representará la comprobación fehaciente de los hallazgos durante
el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para los juicios
y conclusiones que formulará el auditor. Al reunirlas, se debe prever el nivel de riesgo,
incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad,
calidad y utilidad real que debe tener. Las evidencias a encontrar pueden ser (ARENS,
2007, pág. 134):
Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa.
Documental: Se obtiene por medio de análisis de documentos.
Testimonial: Cuando las personas involucradas realizan declaraciones.
Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, y razonamientos.
23
2.2.5. Progama de auditoría
Para realizar la evaluación del control interno aplicado por la Dirección
Distrital se elaboró el siguiente programa de auditoría:
Figura 2.1. Programa de auditoría
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. HECHO POR FECHA
OBJETIVO
Verificar que los controles aplicados en los procesos financieros y
administrativos sean eficientes y efectivos
ALCANCE
Analizar los procesos de las unidades Financieras y
Administrativas de la Dirección Distrital 24D02
PROCEDIMIENTOS
1Verificación de los controles previo al compromiso, devengado, y
previo al pago.
NCI 402‐02,
NCI 402‐03,
NCI 403‐08,
NCI 403‐12,
NCI 405‐02,
NCI 405‐04.
Roberto
Galarza9 al 14 de octubre 2014
2Anticipos de fondos (Fondos rotativos, cajas chicas, y anticipos de
remuneración)
NCI 405‐07,
NCI 405‐08,
NCI 405‐04,
NCI 405‐09.
Roberto
Galarza
15 al 16 de octubre
2014
3 Procedimientos de adquisición de bienes y servicios NCI 406‐03Roberto
Galarza
17 al 20 de octubre
2014
4 Administración de existencias
NCI 406‐04,
NCI 406‐05,
NCI 406‐10.
Roberto
Galarza
21 al 22 de octubre
2014
5 Administración de bienes
NCI 406‐04,
NCI 406‐05,
NCI 406‐06,
NCI 406‐07,
NCI 406‐08,
NCI 406‐10.
Roberto
Galarza
23 al 24 de octubre
2014
6 Análisis de los resultadosRoberto
Galarza
27 al 28 de octubre
2014
7 Comunicación de los resultados y presentación plan del mejorasRoberto
Galarza
29 al 31 de octubre
2014
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Fuente: Planificación de auditoría Elaborado por: Roberto Galarza
24
CAPÍTULO 3
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
3.1. Evaluación del Control Interno
Con la finalidad de evaluar la calidad y eficiencia de los controles establecidos
a los procesos financieros y administrativos de la Dirección Distrital 24D02, se utilizó
la Matriz de evaluación del control interno.
En la tabla 3.1 se presenta una esquematización de los procesos que serán
evaluados.
Tabla 3.1. Procesos o rubros a evaluar
ORD RUBROS A EVALUAR NCI QUE SE APLICARÁ
1 Compromisos y devengados
NCI 402 Adm. Financiera - Presupuesto
2 Recaudaciones y pagos NCI 403 Adm. Financiera - Tesorería 3 Registros contables,
documentación y archivos NCI 405 Adm. Financiera - Contabilidad Gubernamental
4 Anticipos de fondos 5 Bienes de larga duración y de
control administrativo NCI 406 Adm. Financiera - Administración de Bienes 6 Existencias para consumo interno
7 Compras Públicas Fuente: CGE-Normas de Control Interno Elaborado por: Roberto Galarza
Para la determinación del nivel de confianza-riesgo se utilizará los siguientes
rangos establecidos:
Tabla 3.2. Rangos para determinar nivel de Confianza-Riesgo
DETERMINACIÓN CONFIANZA-RIESGO
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
1% - 33% 34% - 66% 67% - 100% BAJA MEDIO ALTA
CONFIANZA Fuente: Contraloría General del Estado Elaborado por: Roberto Galarza
La calificación obtenida en la evaluación del proceso corresponderá al nivel de
confianza, paralelamente este resultado también demostrará el nivel del riesgo
inherente; es decir, si el nivel de confianza obtenido es 28, el nivel de confianza será
BAJA lo que a su vez representará un nivel de riesgo inherente ALTO.
25
Figura 3.1. Evaluación del Control Interno: Registro de Compromisos y Devengados
ENTIDAD: DIRECCIÓN DISTRITAL 24D02 LA LIBERTAD‐SALINAS EDUCACIÓN
UNIDAD: FINANCIERA PROCESO: EJECUCIÓN DE GASTOS SUBPROCESOS: COMPROMISOS‐DEVENGADOS
1. OBJETIVO GENERAL
2. NORMA DEL CONTROL INTERNO APLICADA
SI NO
402‐01 RESPONSABILIDAD DEL CONTROL
1¿Se establecieron procedimientos para garantizar el
cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario? X
5 5
Con respecto a las modificaciones presupuestarias , exis te un
procedimiento de sol ici tud y autorización mediante un
informe motivado de la neces idad, este procedimiento no esta
dispuesto por escri to.
2
¿Las modificaciones presupuestarias y las
reprogramaciones financieras se realizan en base a
autorizaciones e informes de necesidades? X
10 10
3¿El archivo de las modificaciones presupuestarias y las
reprogramaciones financieras es adecuado?
X
10 5
En la veri ficación fís ica se detectó que exis ten modifi caciones
s in el informe, no se legal iza el comprobante de modifi cación.
Sobre las reprograciones financieras no se imprime los
comprobantes . En genera l el archivo de estos documentos es
poco confiable.
402‐02 CONTROL PREVIO AL COMPROMISO
4¿Las operaciones financieras están relacionadas con la
misión institucional? X10 10
5
¿Las operaciones financieras contienen los requisitos
legales y pertinentes(FACTURA/CONTRATO/ACTA DE
ENTREGA/ROLES)? X
15 10 En los pagos de servicios no se adjunta acta de entrega de la
recepción a conformidad del responsable.
6
¿Las operaciones financieras fueron aprobadas con
disponibilidad presupuestaria (certificación
presupuestaria)? X
10 10
402‐03 CONTROL PREVIO AL DEVENGADO
7¿Las operaciones financieras cuentan con las
autorizaciones respectivas? X10 10
8¿Las operaciones financieras aprobadas tienen
razonabilidad y exactitud aritmética? X10 9
9
¿Los bienes adquiridos concuerdan con la calidad y
cantidad descritas en la factura/contrato/ingreso a
bodega? X
10 10
402‐04 CONTROL DE LA EVALUACIÓN EN LA EJECUCIÓN
DEL PRESUPUESTO POR RESULTADOS
10
¿Los responsables de la ejecución analizan el grado de
cumplimiento de los techos establecidos en la
programación financiera y las causas de las variaciones? X
10 10
100 89TOTAL
NCI 402 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ PRESUPUESTO
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA EL REGISTRO DE LOS COMPROMISOS, DEVENGADOS SON EFICIENTES Y EFECTIVOS
3. MATRIZ DE CONTROL INTERNO
No. CONTROLES CLAVERESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Fuente: Indagaciones y técnicas de verificación Elaborado por: Roberto Galarza
26
Figura 3.2. Evaluación del Control Interno: Recaudaciones y Pagos
ENTIDAD: DIRECCIÓN DISTRITAL 24D02 LA LIBERTAD‐SALINAS EDUCACIÓN
UNIDAD: FINANCIERA PROCESO: EJECUCIÓN DE GASTOS SUBPROCESOS: RECAUDACIONES Y PAGOS
1. OBJETIVO GENERAL
2. NORMA DEL CONTROL INTERNO APLICADA
SI NO
403‐01 DETERMINACION Y RECAUDACION DE LOS
INGRESOS
1
¿Las ingresos de autogestión se recaudan a través de la
cuenta rotativa autorizada aperturada en el banco
corresponsal? X
10 10
403‐02 CONSTANCIA DOCUMENTAL DE LA RECAUDACIÓN
2¿La entidad entrega comprobantes de ingresos al usuario
por las recaudaciones de autogestión?
X
10 0
Por las recaudaciones la entidad no emite ningún
comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado, se
verificó que la cuenta rotativa de ingresos tiene movimientos
desde el mes de agosto 2014, operaciones sin comprobantes
de ingresos.
4 ¿Se elabora un resumen de las recaudaciones diarias? x 10 0 No se elabora resumen de recaudaciones
403‐04 VERIFICACIÓN DE LOS INGRESOS
5¿Se ha designado a un responsable de la administración
de la cuenta rotativa de ingresos? x10 0
No se ha designado a ningun funcionario para el control de
los movimientos de la cuenta rotativa de ingresos.
403‐07 CONCILIACIONES BANCARIAS
6¿Se realiza periódicamente la conciliación bancaria de la
cuenta rotativa de ingresos ? x10 0
No se ha realizado ninguna concil iación de la cuenta rotativa
de ingresos
7¿La entidad conserva los movimientos mensuales de la
cuenta rotativa de ingresos (estado de cuenta)? x5 5
Si mantiene un archivo de los estados de cuenta para las
verificaciones posteriores
8¿La entidad lleva un control detallado de los depósitos
realizados? x5 3
Se verificó que el control l levado por los depositos por
arriendo de bares es muy básico
403‐08 CONTROL PREVIO AL PAGO
9
¿Los pagos tramitados por la entidad se encuetran
debidamente justificados y cuentas con las autorizaciones
respectivas? x
10 10
10¿Los pagos tramitados son de propiedad de la entidad y
cumplen con la legalidad pertinente? x10 10
403‐11 UTILIZACIÓN DEL FLUJO DE CAJA EN LA
PROGRAMACIÓN FINANCIERA
11¿La entidad elabora un flujo de caja de los ingresos que
percibirá en el periodo? x10 0
No realiza flujo de caja por los ingresos de autogestión
12¿La entidad mantiene un adecuado control de las
garantías? x10 10
100 38
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA LAS RECAUDACIONES Y PAGOS A BENEFICIARIOS SON EFICIENTES Y EFECTIVOS
NCI 403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ TESORERIA
3. MATRIZ DE CONTROL INTERNO
No. CONTROLES CLAVERESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
TOTAL
Fuente: Indagaciones y técnicas de verificación Elaborado por: Roberto Galarza
27
Figura 3.3. Evaluación del Control Interno: Registros contables, documentación y archivo
ENTIDAD: DIRECCIÓN DISTRITAL 24D02 LA LIBERTAD‐SALINAS EDUCACIÓN
UNIDAD: CONTABLE PROCESO: REGISTROS CONTABLES
1. OBJETIVO GENERAL
2. NORMA DEL CONTROL INTERNO APLICADA
SI NO
405‐02 ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD
GUERNAMENTAL
1¿Las operaciones fueron contabilizadas con el importe
correcto y en el periodo correspondiente? x 10 10
405‐04 DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y SU ARCHIVO
2¿La entidad ha designado a un servidor para que custodie
el archivo de las operaciones financieras? x 10 8 Se ha designado a un funcionario para la custodia de los
documentos financieros; sin embargo, su control no es óptimo
3¿La documentación de las operaciones financieras se
encuetra archivada en orden cronológico y secuencial? x 10 5
Existen cur's de gastos que no estan legalizados.
4
¿Las operaciones financieras relacionadas con la
adquisición de bienes se encuentran respaldadas con el
ingreso de bodega?
x 10 7Se detectó que en varios cur's de gastos por adquisición de
bienes no se adjunta el respectivo comprobante de ingreso de
bodega
5
¿Las operaciones financieras relacionadas con el pago de
servicios contienen la firma de conformidad del servidor
responsable?
x 10 5Se detectó que en varios cur's de gastos por pagos de servicios
no se adjunta el respectivo el informe de recepción de
conformidad del servicio contratado.
405‐07 FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
6
¿Los formularios utilizados para el control de los recursos
materiales y financieros son preimpresos y
prenumerados (BODEGA/FONDO ROTATIVO/CAJA
CHICA/ORDEN DE COMBUSTIBLE/RECAUDACION DE
INGRESOS)?
x 25 15 Los formularios util izados por bodega son impresos por el
mismo responsable. Con respecto a las recaudaciones no se
emite ningún comprobante.
¿Los formularios utilizados para el control de los recursos
materiales y financieros tienen firmas de aprobación y
conformidad necesarias para el proceso?
x 5 5
8¿El archivo de los formularios se encuentra en orden
cronológico y secuencial? x 10 7
El archivo de los comprobantes de egreso del fondo rotativo
del circuito Salinas no tienen orden secuencial
9
¿La entidad mantiene un control de los formularios con
respecto a las secuencias numéricas, el uso correcto, y
archivo de los documentos anulados?
x 10 5Existen comprobantes de retención que no se encuentran
archivados (documentos entregados a los administradores
circuitales)
100 67
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
NCI 405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
SUBPROCESOS: REGISTROS CONTABLES,
DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS
DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS EN LOS REGISTROS CONTABLES Y EN LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA SON EFICIENTES Y EFECTIVOS
3. MATRIZ DE CONTROL INTERNO
TOTAL
No. CONTROLES CLAVERESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Fuente: Indagaciones y técnicas de verificación Elaborado por: Roberto Galarza
28
Figura 3.4. Evaluación del Control Interno: Anticipos de fondos
ENTIDAD: DIRECCIÓN DISTRITAL 24D02 LA LIBERTAD‐SALINAS EDUCACIÓN
UNIDAD: CONTABLE PROCESO: ANTICIPOS DE FONDOS
1. OBJETIVO GENERAL
2. NORMA DEL CONTROL INTERNO APLICADA
SI NO
405‐08 ANTICIPOS DE FONDOS
a) ANTICIPOS A SERVIDORAS Y SERVIDORES PÚBLICOS
2¿Se mantiene un control de los anticipos otorgados,
donde se especificique monto, deudores y garantes? x 5 5
3¿Los anticipos de remuneración son ortorgados en base a
la solicitud, garantías y alcance del servidor? x 5 5
4¿Los descuentos mensuales son realizados en forma
normal? x 5 5
d) CAJA CHICA INSTITUCIONAL
5
¿El monto de las cajas chicas aperturadas en la entidad
está acorde con la reglamentación del Ministerio de
Finanzas? x 5 5
6¿Los comprobantes de venta de las reposiciones cumplen
con los requisitos de la normativa vigente? x 5 5
7
¿Los desembolsos reportados en las reposiciones
cumplen con las compras autorizadas en la normativa
vigente? x 10 8
Existen ocho cajas chicas otorgadas a las EOD del Distrito,
revisando la reposición del Colegio Celleri se detectó que se
realizó una compra no emergente ni urgente.
e) FONDO ROTATIVO
8¿La entidad cuenta con un reglamento interno para el
manejo del fondo rotativo? x 10 10La entidad cuenta con un reglamento interno para el manejo
del fondo rotativo emitido por el Ministro de Educación
9¿Los desembolsos realizados del fondo rotativo cuentan
con el soporte suficiente y pertinente? x 10 5
Producto de la verificación se detecta que falta documentos en
las reposiciones entregadas por los administradores
circuitales, la unidad contable realiza gestiones para
completar la documentación requerida
10¿Se realiza conciliaciones bancarias de los fondos
rotativos aperturados en la entidad? x 10 0
Los administradores circuitales no presentan las
concil iaciones bancarias de los dos fondos rotativos
aperturados
f) FONDO A RENDIR CUENTAS (ANTICIPOS DE VIÁTICOS)
11¿Los anticipos de viáticos y subsistencia son otorgados
con la solicitud legalizada y convocatoria respectiva? x 10 10
12¿Los anticipos de viáticos y subsistencia son realizados
con el importe correcto de acuerdo a la norma técnica? x 10 5
Existen seis anticipos que fueron liquidados y rendidos en su
totalidad sin considerar los gastos reales presentados por los
servidores (reglamento anterior). Adicional, por un error en el
cálculo, se otorgó un anticipo de viáticos con un valor en
exceso de 75.00, el error se produjo al establecer el grado del
nivel jerarquico superior del señor Director según norma
técnica vigente.
13
¿Los informes del cumplimiento de servicios
institucionales son presentados a la unidad financiera
dentro del cuarto día posteriores a la finalización del la
comisión?
x 5 0 El plazo para la entrega de los informes del cumplimiento de
servicios institucionales no se cumple, existen varios informes
que no se han presentados a la unidad financiera.
405‐09 ARQUEOS SORPRESIVOS DE LOS VALORES EN EFECTIVO
14¿Se realiza arqueos sorpresivos de las cajas chicas y se
emite el informe con las novedades encontradas? x 10 10Hasta la fecha se ha realizado dos arqueos a las ocho cajas
chicas aperturadas por el distrito.
100 73TOTAL
OBSERVACIONESNo. CONTROLES CLAVERESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
SUBPROCESOS: ANTICIPOS DE REMUNERACIÓN, CAJA CHICA,
FONDOS ROTATIVOS, ANTICIPOS DE VIÁTICOS Y SUBSISTENCIAS.
DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA LOS ANTICIPOS DE FONDOS SON EFICIENTES Y EFECTIVOS
NCI 405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
3. MATRIZ DE CONTROL INTERNO
Fuente: Indagaciones y técnicas de verificación Elaborado por: Roberto Galarza
29
Figura 3.5. Evaluación del Control Interno: Bienes de larga duración y bienes no depreciables
ENTIDAD: DIRECCIÓN DISTRITAL 24D02 LA LIBERTAD‐SALINAS EDUCACIÓN
UNIDAD: ADMINISTRATIVA PROCESO: BIENES
1. OBJETIVO GENERAL
2. NORMA DEL CONTROL INTERNO APLICADA
SI NO
406‐06 IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN
1¿Los bienes de larga duración y no depreciables se
encuentran etiquetados para facilitar su identificación? x 10 3
La Mayoria de los bienes del distrito no estan identificados
2
¿La entidad cuenta con registros actualizados y
organizados sobre los bienes de larga duración y no
depreciables del distrito? x 10 3
Existe un control en excel, el mismo que no es confiable en
vista que presenta bienes sin valorar, bienes que no deben
considerarse como activos fijos y/o bienes no depreciables.
3¿Los bienes de larga duración del Distrito se encuentran
asegurados?x 10 4
El vehículo de la institución cuenta con seguro SOAT, y seguro
perdida total según póliza con la compania Seguros SUCRE.
406‐07 CUSTODIA
4
¿La máxima autoridad estableció procedimientos que
garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento
de los bienes de larga duración?x 10 0 No se ha emitido ninguna reglamentación interna que regule la
administración de los bienes de la Dirección Distrital.
406‐08 USO DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN
5
¿Los cambios de ubicación de los bienes son notificados
oportunamente por el custodio directo al funcionario de
control de bienes?x 10 0
No se notifica los cambios en las ubicaciones de los bienes.
406‐09 CONTROL DE VEHÍCULOS OFICIALES
6¿La entidad lleva un registro diario de las movilizaciones
del vehículo?x 10 10
Se elabora una hoja de control el mismo que contiene la
información por semana del vehículo, formato que se
encuentra legalizado por el chofer institucional y el encargado
del área administrativa
406‐10 CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE
LARGA DURACIÓN
7¿Se ha realizado constataciones físicas de los bienes de
larga duración y bienes no depreciables?x 10 3
El responsable del control de bienes realizó una constatación
física cuando ingreso a laborar en esta área, este documento
de la misma forma contiene bienes no valorados.
8¿La entidad ha identificado bienes en mal estado de
conservación y gestionado su baja? x 10 7
Se ha identificado bienes en mal estado(3 ups), se gestionará
la baja cuando se culmine con la elaboración del inventario
general.
406‐11 BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA, PÉRDIDA, ROBO O
HURTO
9¿Se ha notificado a la máxima autoridad la perdida de
bienes de larga duración? x 10 10No se ha presentado novedades
406‐13 MANTENIMIENTO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
10¿La entidad ha elaborado un cronograma del
mantenimiento preventivo y correctivos de los bienes?x 10 5
No se cuenta con cronogramas de mantenimiento preventivo ni
correctivo de los equipos, sin embargo se considera que los
equipos que actualmente posee la Dirección Distrital son
adquiridos en este anio.
100 45
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
SUBPROCESOS: Control de bienes de larga duración y
bienes no depreciables
DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA EL CONTROL DE LOS BIENES SON EFICIENTES Y EFECTIVOS
NCI 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ ADMINISTRACION DE BIENES
3. MATRIZ DE CONTROL INTERNO
TOTAL
OBSERVACIONESNo. CONTROLES CLAVERESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
Fuente: Indagaciones y técnicas de verificación Elaborado por: Roberto Galarza
30
Figura 3.6. Evaluación del Control Interno: Administración de existencias
ENTIDAD: DIRECCIÓN DISTRITAL 24D02 LA LIBERTAD‐SALINAS EDUCACIÓN
UNIDAD: ADMINISTRATIVA PROCESO: EXISTENCIAS
1. OBJETIVO GENERAL
2. NORMA DEL CONTROL INTERNO APLICADA
SI NO
406‐04 ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
1
¿El espacio físico designado para la bodega cuenta con
instalaciones seguras y el mobiliario suficiente para el
adecuado almacenamiento? x 10 5
El lugar físico destinado para la bodega es seguro, se
encuentra dentro del edificio; sin embargo, no se cuenta con el
mobiliario(perchas) necesario para un correcto
almacenamiento y clasificación.
2
¿La entidad cuenta con un control adecuado de las
existencias que facilite un registro permanente de los
movimientos? x 10 5 El control de las existencias es realizado por medio de la
herramienta excel, es decir se lo l leva en forma manual
3¿Los despachos de los materiales de bodega son
realizados con la orden de requerimiento legalizada? x 10 7Los despachos se realizan con una orden de requerimiento,
que es elaborado por el responsable de la bodega.
4¿Los comprobantes de egresos son legalizados por la
persona que recibe y la que entrega los materiales? x 10 10
5¿Se elaboran actas de entrega recepción de los materiales
que recibe por parte de los proveedores? x 10 7Se elaboran las acta de entrega recepción de los bienes
adquiridos, se encuentran por archivar.
406‐05 SISTEMA DE REGISTRO
6¿El sistema utilizado para el control de existencias
permite controlar entradas, salidas y saldos? x 10 6
El control de las entradas, salidas y saldos resulta ser básico
en vista que se util iza la herramienta excel para registrar los
kardex
7¿Se encuentra conciliado los saldos físicos con los saldos
contables? x 10 0
Los saldos contables no concuerdan con los saldos físicos,
hasta la fecha de la verificación no se contabilizarón los
descargos de bodega.
406‐07 CUSTODIA
8¿La máxima autoridad ha emitido disposiciones para
normar la correcta administración de la bodega? x 10 0No existe normativa interna que regule la administración de la
bodega
9¿La entidad ha realizado verificaciones periódicas para
comprobar la oportunidad en el registro? x 10 0No se ha realizado verificaciones periódicas
406‐10 CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE
LARGA DURACIÓN
10 ¿Se ha realizado constataciones físicas de las existencias ? x 10 0No se ha realizado constataciones físicas
100 40
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
SUBPROCESOS: REGISTROS DE ENTRADA Y SALIDA DE
EXISTENCIAS
DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA EL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS SON EFICIENTES Y EFECTIVOS
NCI 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ ADMINISTRACION DE BIENES
3. MATRIZ DE CONTROL INTERNO
TOTAL
No. CONTROLES CLAVERESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Fuente: Indagaciones y técnicas de verificación Elaborado por: Roberto Galarza
31
Figura 3.7. Evaluación del Control Interno: Compras Públicas
ENTIDAD: DIRECCIÓN DISTRITAL 24D02 LA LIBERTAD‐SALINAS EDUCACIÓN
UNIDAD: ADMINISTRATIVA PROCESO: COMPRAS PÚBLICAS
1. OBJETIVO GENERAL
2. NORMA DEL CONTROL INTERNO APLICADA
SI NO
406‐02 PLANIFICACIÓN
1¿La entidad cuenta con un PAC aprobado por la máxima
autoridad? x 10 10
2¿Las reformas al PAC son aprobadas por la máxima
autoridad? x 10 10
406‐03 CONTRATACIÓN
3
¿La entidad cumple con la adquisición de los bienes
normalizados por medio de los procedimientos dinámicos
de compras por catálogo y subasta inversa? x 10 10
4¿Para el proceso de contratación la entidad elabora los
pliegos? x 10 10
5¿Se considera la certificación presupuestaria para la
formalización de los contratos? x 10 8 Dos procesos de subasta inversa se consideró certificaciones
presupuestarias con fechas posteriores al inicio del proceso.
6¿Las contrataciones por catálogo electrónico cuentan con
la orden de compra y acta de entrega? x 10 10
7¿En los contratos de la entidad se considera las cláusulas
de multas? x 10 10
8
¿Los montos de las contrataciones de ínfima cuantía no
excede el límite establecido en el art. 60 del Reglamento
? x 10 10
De acuerdo a las publicaciones de los procesos de infíma
cuantía, las adquisiones realizados por este proceso cumplen
con el monto máximo permitido por la normativa vigente.
9¿Los procesos que realiza la entidad son publicados en el
sistema de contratación pública ? x 10 10 De acuerdo a los datos del sistema del INCOP disponibles para
el público en general, todos los procesos son publicados.
10¿El administrador del contrato participa en la legalización
de la acta de entrega recepción del bien o servicio? x 10 0 En los dos procesos de subasta Inversa, en el acta de entrega
recepción no interviene el administrador del contrato.
100 88TOTAL
No. CONTROLES CLAVERESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
SUBPROCESOS: ADMINISTRACION DE COMPRAS DE
BIENES Y SERVICIOS
DETERMINAR SI LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SON EFICIENTES Y EFECTIVOS
NCI 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ ADMINISTRACION DE BIENES
3. MATRIZ DE CONTROL INTERNO
Fuente: Indagaciones y técnicas de verificación Elaborado por: Roberto Galarza
32
Interpretación de la figura 3.1 Evaluación del Control Interno de los Registro de
Compromisos y Devengados
Se diseñó un cuestionario para evaluar los procesos del registro de compromisos
y devengados con respecto a la Norma de Control Interno 402 Administración
Financiera-Presupuesto, esta matriz se compone de preguntas valoradas sobre 10
puntos, finalmente se realiza una ponderación de las respuestas a fin de determinar el
nivel de confianza de los controles practicados por el personal involucrado en el
proceso.
Tabla 3.3. Nivel de Confianza-Riesgo: Registro de compromisos y devengados
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA
CONFIANZA Fuente: Evaluación del control interno Elaborado por: Roberto Galarza
Con respecto a los resultados obtenidos, los controles internos del proceso de
registro de compromisos y devengados tiene un nivel de confianza del 89%,
considerado como un porcentaje ALTO que a la vez representa un BAJO nivel de
riesgo; sin embargo, se recomienda tomar atención a ciertas debilidades encontradas
que no son significativas pero deberán tomarse en cuenta a fin de evitar un incremento
en el riesgo.
Interpretación de la figura 3.2 Evaluación del Control Interno de las
Recaudaciones y Pagos
Para los procesos del registro de Recaudaciones y Pagos se elaboró un
cuestionario basado en la Norma de Control Interno 403 Administración Financiera-
Tesorería, esta matriz se compone de preguntas valoradas sobre 10 puntos, finalmente
se realiza una ponderación de las respuestas a fin de determinar el nivel de confianza
de los controles practicados por el personal involucrado en el proceso.
33
Tabla 3.4. Nivel de Confianza-Riesgo: Recaudaciones y pagos
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA
CONFIANZA Fuente: Evaluación del control interno Elaborado por: Roberto Galarza
Con respecto a los resultados obtenidos, los controles internos al proceso del
registro de recaudaciones y pagos tiene un nivel de confianza del 38%, considerado
como un nivel MEDIO de confianza así como también del riesgo inherente; se
recomienda a la Dirección y funcionarios responsables tomar las medidas necesarias a
fin de detectar las deficiencias de control en los puntos 2, 4, 5, 6 y 11 que presentan
calificaciones más bajas del cuestionario, procurando de esta manera minimizar el
riesgo.
Interpretación de la figura 3.3 Evaluación del Control Interno de los Registros
contables, documentación y archivo
Basado en la Norma de Control Interno 405 Administración Financiera-
Contabilidad Gubernamental, se elaboró el cuestionario para evaluar los procesos
registros contables, documentación y archivos, esta matriz se compone de preguntas
valoradas sobre 10 puntos, finalmente se realiza una ponderación de las respuestas a
fin de determinar el nivel de confianza de los controles practicados por el personal
involucrado en el proceso.
Tabla 3.5. Nivel de Confianza-Riesgo: Registros contables, documentación y archivo
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA
CONFIANZA Fuente: Evaluación del control interno Elaborado por: Roberto Galarza
34
Con respecto a los resultados obtenidos, los controles internos al proceso de los
registros contables, documentación y archivos tiene un nivel de confianza del 67%,
considerado como un porcentaje ALTO que a la vez representa un BAJO nivel de
riesgo; es necesario que la Dirección y servidores responsables tomen en consideración
los controles aplicados en los puntos 3, 5, 6, y 9 del que representan los puntos más
bajos del cuestionario, con la finalidad de detectar las deficiencias y aplicar mejoras
para fortalecer el control interno en estos procesos.
Interpretación de la figura 3.4 Evaluación del Control Interno de los Anticipos
de fondos
Para los procesos de Anticipos de Fondos se elaboró un cuestionario basado en
la Norma de Control Interno 405-08 Anticipos de fondos, esta matriz se compone de
preguntas valoradas por un total general de 100 puntos, finalmente se realiza una
ponderación de las respuestas a fin de determinar el nivel de confianza de los controles
practicados por el personal involucrado en el proceso.
Tabla 3.6. Nivel de Confianza-Riesgo: Anticipos de fondos
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA
CONFIANZA Fuente: Evaluación del control interno Elaborado por: Roberto Galarza
Con respecto a los resultados obtenidos, los controles internos al proceso de los
registros de anticipos de fondos tiene un nivel de confianza del 73%, considerado como
un porcentaje ALTO que a la vez representa un BAJO nivel de riesgo; los directivos y
servidores responsables de este proceso deberán tomar las acciones correctivas
pertinentes con el objeto de mejorar los puntos 9, 10, 12 y 13 de la evaluación que
presentan puntajes bajos.
35
Interpretación de la figura 3.5 Evaluación del Control Interno de los Bienes de
larga duración y bienes no depreciables
Basado en la Norma de Control Interno 406 Administración Financiera-
Administración de bienes, se elaboró el cuestionario para evaluar los procesos
relacionados con la administración de los bienes de larga duración y bienes no
depreciables, esta matriz se compone de preguntas valoradas sobre 10 puntos,
finalmente se realiza una ponderación de las respuestas a fin de determinar el nivel de
confianza de los controles practicados por el personal involucrado en el proceso.
Tabla 3.7. Nivel de Confianza-Riesgo: Bienes de larga duración y bienes no depreciables
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA
CONFIANZA Fuente: Evaluación del control interno Elaborado por: Roberto Galarza
Con respecto a los resultados obtenidos, los controles internos al proceso de
administración de bienes tiene un nivel de confianza del 45%, considerado como un
porcentaje MEDIO que a la vez representa un nivel MEDIO de riesgo; considerando
que la administración de bienes públicos es un recurso sensible en la administración
pública, se requiere que la dirección y funcionarios responsables tomen medidas
adecuadas y eficientes con el objeto de incrementar el nivel de confianza.
Interpretación de la figura 3.6 Evaluación del Control Interno de la
Administración de existencias
Se elaboró un cuestionario para evaluar los procesos relacionados con la
administración de las existencias basado en la NCI 406 Administración Financiera-
Administración de bienes, esta matriz se compone de preguntas valoradas sobre 10
puntos, finalmente se realiza una ponderación de las respuestas a fin de determinar el
nivel de confianza de los controles practicados por el personal involucrado en el
proceso.
36
Tabla 3.8. Nivel de Confianza-Riesgo: Administración de existencias
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA
CONFIANZA Fuente: Evaluación del control interno Elaborado por: Roberto Galarza
Con respecto a los resultados obtenidos, los controles internos del proceso de
administración de existencias tiene un nivel de confianza del 40%, considerado como
un porcentaje MEDIO que a la vez representa un nivel MEDIO de riesgo; de la misma
forma que en la evaluación del proceso anterior, se considera prioritario que la
dirección y funcionarios responsables detecten las deficiencias en este proceso a fin de
proporcionar un control eficiente y confiable a este rubro que es igual de importante
en la administración pública.
Interpretación de la figura 3.7 Evaluación del Control Interno de Compras
Públicas
Se elaboró un cuestionario para evaluar los procesos relacionados con la
adquisición de bienes y servicios basado en la NCI 406 Administración Financiera-
Administración de bienes sobre las adquisiciones, esta matriz se compone de preguntas
valoradas sobre 10 puntos, finalmente se realiza una ponderación de las respuestas a
fin de determinar el nivel de confianza de los controles practicados por el personal
involucrado en el proceso.
Tabla 3.9. Nivel de Confianza-Riesgo: Compras Públicas
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
1% - 33% 34% - 66% 67% - 100%BAJA MEDIO ALTA
CONFIANZA Fuente: Evaluación del control interno Elaborado por: Roberto Galarza
Con respecto a los resultados obtenidos, los controles internos del proceso de
adquisiciones de bienes y servicios tiene un nivel de confianza del 88%, considerado
37
como un porcentaje ALTO que a la vez representa un BAJO nivel de riesgo; a pasar
del nivel actual de confianza se requiere que la dirección y responsables tomen las
medidas correctivas a fin de minimizar aún más el porcentaje del riesgo con respecto
a los procesos de adquisiciones, tarea que se vincula con el sistema de contratación
pública.
3.1.1. Consolidación de los resultados obtenidos en la evaluación
Con la finalidad de obtener una visión general de los niveles de confianza
obtenidos de los siete procesos evaluados; la tabla 3.10 permitirá observar los procesos
con los mejores puntajes así como también aquellos procesos con un nivel de confianza
bajo.
Tabla 3.10. Consolidación de resultados de la Evaluación del Control Interno
Normas aplicadas
Rubros Ponderación Calificación %
NCI 402 Adm. Financiera-Presupuesto
Compromisos y devengados
100 89 20.23%
NCI 403 Adm. Financiera-Tesorería
Recaudaciones y pagos
100 38 8.64%
NCI 405 Adm. Financiera-Contabilidad Gubernamental
Registros contables, documentación y archivos
100 67 15.23%
Anticipo de fondos 100 73 16.59%NCI 406 Adm. Financiera-Adm. de bienes
Bienes de larga duración y de control administrativo
100 45 10.23%
Existencias para consumo interno
100 40 9.09%
Compras Públicas 100 88 20.00%TOTALES 700 440 100.00%NIVEL DE CONFIANZA GENERAL 62.86%
Fuente: Evaluaciones del control interno Elaborado por: Roberto Galarza
Producto de la consolidación de las calificaciones obtenidas, y en base a los
rangos establecidos en la tabla 3.11, se determina que el control interno de los procesos
financieros y administrativos de la Dirección Distrital 24D02 tiene deficiencias a pesar
de encontrarse en un nivel medio de confianza; siendo los rubros de Recaudaciones y
38
pagos, bienes de larga duración y existencias los que han conllevado a este nivel
debido a sus bajas calificaciones en la evaluación realizada.
Tabla 3.11. Rangos para determinar la calidad y eficiencia del Control Interno
Rangos Concepto De 1 a < 50 Eficiente De = > 50 a < 67 Con deficienciasDe = > 67 a 100 Ineficiente
Fuente: Contraloría General del Estado Elaborado por: Roberto Galarza
3.1.2. Evaluación del Riesgo
Para realizar la evaluación del riesgo se utilizó una matriz donde se identifican
los siguientes aspectos:
La identificación del riesgo, que consiste en describir el evento adverso que
afecta el desarrollo de las actividades;
Los factores, que representan los agentes o circunstancias que generan el
riesgo;
Los controles claves para disminuir el riesgo, son acciones que se tomarán
para combatir, disminuir o evitar la ocurrencia del riesgo; finalmente,
Se establece una priorización, que es el orden de atención a los riesgos que
permitirá proponer el plan de mejora o plan de mitigación.
En el anexo B se muestra la matriz con 28 riesgos identificados, de los cuales 16
corresponden a los procesos de Recaudaciones y pagos, Bienes de larga duración y de
control administrativo, y Existencias con un nivel medio de confianza. En todos los
riesgos se estableció 14 controles claves que posibilitará diseñar o elaborar acciones
de control a fin de disminuir el riesgo. Para realizar la priorización se consideró en
primer lugar aquellos procesos con un nivel de confianza bajo, posteriormente se
continua con los que se encuentran en un nivel de confianza alto.
39
3.2. Presentación y análisis de los resultados
3.2.1. Debilidades detectadas en el sistema de control interno
Proceso: Registro de compromisos y devengados
1. En el archivo de las modificaciones presupuestarias se detectó varias
modificaciones que no están soportadas con el informe que motivó dicha
reforma, así como también, se observó que en los comprobantes generados
falta las firmas del registrador y aprobador. Con respecto a los comprobantes
de reprogramaciones presupuestarias no se acostumbra la impresión de los
comprobantes generados y aprobados.
2. Producto de la verificación física de los CUR’s de gastos, se detectó que falta
el acta de entrega recepción en los pagos por servicios, ya sea estos por
mantenimiento de edificios, mobiliarios, equipos y maquinarias,
encontrándose en el archivo las facturas y demás documentos de soporte.
Como consecuencia, estas debilidades conllevan al incumplimiento de las
siguientes normas:
NCI 402-01 Responsabilidad del Control, el cual determina que la máxima
autoridad deberá disponer a los responsables diseñar y aplicar controles
adecuados para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario,
entre esos las modificaciones presupuestarias.
NCI 402-03 Control previo al devengado, en su numeral 2 indica que los
bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y
cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a
bodega o en el acta de recepción.
NCI 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, norma que indica que
toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente
y legal de sus operaciones para acciones de verificación posterior.
Proceso: Recaudaciones y pagos
1. No se emite ningún comprobante de ingreso por las recaudaciones que realiza
la entidad, producto de la verificación de los documentos presentados se
detecta que existen varios depósitos en la cuenta del Banco Central del Ecuador
que previamente pasaron por la cuenta rotativa de ingresos, estos valores
40
corresponden a depósitos por arriendo de bares, reintegros de saldos de
anticipos de remuneración, y reintegros por pagos en exceso.
2. No se elabora el resumen diario de las recaudaciones o depósitos recibidos en
la cuenta rotativa de ingresos.
3. No se ha designado a ningún funcionario para que realice el control de los
movimientos de las cuentas del Banco Guayaquil y Banco Central del Ecuador.
4. No se realiza ninguna conciliación de la cuenta rotativa de ingresos, a este tipo
de cuenta por su naturaleza no existen cheques, pero debe conciliarse a fin de
establecer que las transferencias del banco corresponsal al banco central se
realizan adecuadamente.
5. No cuentan con un flujo de caja de los ingresos por arriendo de bares que
percibirá en el periodo.
Como consecuencia estas debilidades conllevan al incumplimiento de las
siguientes normas:
NCI 403-02 Constancia documental de la recaudación, esta norma indica
la presentación diaria del resumen de recaudaciones así como la obligación
de entregar comprobantes por las recaudaciones de ingresos de autogestión.
NCI 403-04 Verificación de los ingresos, en esta norma se establece la
necesidad de designar a una persona para que monitoreé los movimientos de
las cuentas bancarias.
NCI 403-07 Conciliaciones bancarias, esta norma establece la
obligatoriedad de realizar conciliaciones bancarias a fin de verificar su
conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro.
NCI 403-11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera,
en esta norma determina el uso del flujo de caja como herramienta
indispensable en la administración de recursos a fin de detectar necesidades
de financiamiento o posibles excedentes de caja.
Proceso: Registros contables, documentación y archivo
1. Varios CUR’s de gastos se encuentran sin firmas del registrador y aprobador.
2. No se utilizan comprobantes preimpresos y prenumerados para el control de
los materiales que ingresan o salen de la bodega.
41
3. No existe un control adecuado de los formularios preimpresos utilizados y
anulados.
Como consecuencia estas debilidades conllevan al incumplimiento de las
siguientes normas:
NCI 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, norma que indica
que toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente,
pertinente y legal de sus operaciones para acciones de verificación posterior.
NCI 405-07 Formularios y documentos, esta norma establece que los
formularios utilizados deben ser preimpresos y prenumerados en el caso de
no contar con algún sistema automatizado. También norma sobre el archivo
adecuado de los formularios utilizados y anulados.
Proceso: Anticipos de fondos
1. Faltan documentos soportes en las reposiciones de gastos de los fondos
rotativos presentados por los administradores circuitales.
2. No se elaboran conciliaciones bancarias de los fondos rotativos (dos cuentas
corrientes).
3. No se ejecuta ningún control con respecto al cálculo de los anticipos de viáticos
y subsistencias ni a sus rendiciones presupuestarias, situación que origina a
errores en los importes contabilizados.
4. No se cumple con la entrega oportuna de los informes del cumplimiento de
servicios institucionales para la liquidación de viáticos y subsistencias (plazo
establecido de cuatro días después de haber terminado la comisión).
Como consecuencia estas debilidades conllevan al incumplimiento de las
siguientes normas:
NCI 403-08 Control previo al pago, esta norma emite las directrices que
deberán observar los servidores encargados de ordenar un pago, entre otros
se encuentra que la documentación justificativa y documentos
comprobatorios estén completos a fin de proceder con el pago respectivo.
NCI 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, norma que indica
que toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente,
pertinente y legal de sus operaciones para acciones de verificación posterior.
42
NCI 405-08 Anticipos de fondos, literal e), este literal indica el tratamiento
de los fondos rotativos aperturadas mediante cuentas bancarias con un fin
específico, su documentación y registro.
NCI 405-08 Anticipos de fondos, literal f), esta norma establece los
lineamientos sobre los fondos a rendir cuentas como los anticipos de viáticos,
y su liquidación previa presentación de la documentación de soporte.
Proceso: Bienes de larga duración y no depreciables
1. No posee un inventario general actualizado de los bienes de larga duración y
bienes no depreciables.
2. No existe ninguna reglamentación interna para la administración de los bienes.
3. Los bienes no se encuentran identificados con su respectivo adhesivo.
4. No se notifica al funcionario del control sobre los cambios de custodios
directos y/o ubicación de los bienes.
5. No se ha realizado constataciones físicas para determinar la totalidad de los
bienes de la entidad y permitir su conciliación contable.
Como consecuencia estas debilidades conllevan al incumplimiento de las
siguientes normas:
NCI 406-06 Identificación y protección, esta norma establece que los bienes
deben ser estar identificados, así como también indica que su organización y
protección debe ser la más adecuada.
NCI 406-07 Custodia, en esta norma se indica que la máxima autoridad
deberá designar a los custodios de bienes, establecer procedimientos que
garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de los bienes.
NCI 406-08 Uso de los bienes de larga duración, esta norma regula la
utilización de los bienes, así como también indica la obligación de los
custodios reportar los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación de
los bienes.
NCI 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración,
norma que establece la obligatoriedad de realizar constataciones físicas de los
bienes, a fin de establecer una concordancia con los saldos contables e
identificar novedades.
43
Proceso: Administración de existencias
1. Lugar físico (bodega) no cuenta con el mobiliario adecuado que permita la
organización de los materiales almacenados.
2. Órdenes de requerimiento autorizadas por el mismo bodeguero.
3. Los saldos físicos no concuerdan con los saldos contables.
4. No posee una reglamentación interna sobre la administración de las existencias
de bodega.
5. No se ha realizado verificaciones periódicas ni constataciones físicas de los
materiales almacenados en la bodega.
Como consecuencia estas debilidades conllevan al incumplimiento de las
siguientes normas:
NCI 406-04 Almacenamiento y distribución, esta norma indica que los
bienes adquiridos deberán ingresarse obligatoriamente a lugar físico
destinado para su almacenamiento hasta su distribución, este lugar deberá ser
segura con espacio adecuado. Así como también regula sobre la
documentación sustentatoria sobre la entrada y salida de los bienes.
NCI 406-05 Sistema de registro, en esta norma se establece que el sistema
aplicado debe ser confiable a fin que permita controlar los retiros, traspasos
entre otros y que estos se encuentren actualizados en la contabilidad.
NCI 406-07 Custodia, en esta norma se indica que la máxima autoridad
deberá establecer procedimientos que garanticen la conservación, seguridad
y mantenimiento de los bienes.
NCI 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración,
norma que establece la obligatoriedad de realizar constataciones físicas de los
bienes, a fin de establecer una concordancia con los saldos contables e
identificar novedades.
Proceso: Compras públicas
1. El administrador del contrato no interviene en la legalización de las actas de
entrega y recepción del bien o servicio contratado.
44
2. Se verificó que algunas actas de entrega se encuentran sin la firma de
recepción; sin embargo, estas mismas actas se encuentran legalizadas en el
expediente de contabilidad.
Como consecuencia esta debilidad conlleva al incumplimiento de la siguiente
norma:
NCI 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, norma que indica
que toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente,
pertinente y legal de sus operaciones para acciones de verificación posterior.
3.2.2. Confrontación de los depósitos en la cuenta bancaria
Con el objeto de verificar la oportunidad de registro de los depósitos transferidos
a la cuenta del BCE No. 2110063, se procedió a realizar una confrontación de los
créditos con los comprobantes de ingresos emitidos, obteniendo los siguientes
resultados de la muestra tomada:
Tabla 3.12. Recaudaciones en cuenta del BCE sin comprobantes de ingresos y/o registros contables
Fecha Transf.
Valor Tipo de ingreso Observación
05/08/2014 643,68 Autogestión Sin comprobante de ingreso 06/08/2014 111,09 Autogestión Sin comprobante de ingreso 07/08/2014 267,84 Autogestión Sin comprobante de ingreso 18/08/2014 761,52 Reintegro Contable Sin registro contable 19/08/2014 245,76 Reintegro Contable Sin registro contable
27/08/2014 450,00 Autogestión Sin comprobante de ingreso 28/08/2014 220,68 Reintegro Contable Sin registro contable
24/09/2014 111,09 Autogestión Sin comprobante de ingreso 30/09/2014 327,00 Autogestión Sin comprobante de ingreso 30/09/2014 185,00 Autogestión Sin comprobante de ingreso
Total 3.323,66 Fuente: Reporte de control de ingresos del eSIGEF Elaborado por: Roberto Galarza Nota. El tipo de ingreso Autogestión corresponde a ingresos por arriendo de bares, con respecto a los reintegros contables se refiere que son movimientos monetarios que no afectan la ejecución presupuestaria de ingresos.
45
En base a los resultados que refleja la tabla anterior, se evidencia que no se ha
realizado los registros pertinentes, esta omisión conlleva que los informes financieros
no aporten con datos útiles para los directivos con respecto a la ejecución del
presupuesto de ingresos, además de tener un monto significativo de transferencias
recibidas por el BCE pendientes de registrar.
Para comprobar que los débitos realizados en la cuenta rotativa de ingresos No.
29610959 sean transferidos a la cuenta del BCE No. 2110063, se realizó un cruce de
información entre las cuentas antes mencionadas, como resultado se expone la
siguiente tabla.
Tabla 3.13. Detalle de los flujos de las cuentas bancarias
Flujo Cta. 29610959 Flujo Cta. 2110063 Mes Créditos Débitos Créditos Débitos
Ago/14 2.700,57 2.700,57 2.700,57 2.700,57Sep/14 7.921,70 6.313,46 6.313,46 6.313,46Totales 10.622,27 9.014,03 9.014,03 9.014,03Diferencias 1.608,24 0,00
Fuente: Estados de cuenta (muestra tomada de dos meses) Elaborado por: Roberto Galarza
La tabla 3.13 muestra una diferencia entre los créditos y débitos de la cuenta No.
29610959 que corresponde a dos transacciones por $ 931,59 y $676,65 depositados el
29 y 30 de septiembre 2014 respectivamente, valores que fueron transferidos a la
cuenta del BCE en los días 1 y 2 de octubre 2014; se comprueba que las transferencias
de las recaudaciones son realizadas en forma oportuna y sin novedades.
3.2.3. Registros con documentación suficiente y pertinente
Debido al riesgo detectado con respecto a la documentación soporte de los
registros contables, se tomó una muestra de los documentos para determinar el nivel
de cumplimiento sobre el respaldo documental suficiente y pertinente de las
operaciones de la entidad.
46
Tabla 3.14. Registros con documentos soportes incompletos
CUR Fecha Valor Novedades 153 15/04/2014 292,00 No contiene acta de entrega del trabajo contratado 169 16/04/2014 10,47 Liquidación de subsistencia sin firmas de
responsabilidad 186 22/04/2014 18,99 Liquidación de subsistencia sin firmas de
responsabilidad 273 02/05/2014 1.500,00 No contiene acta de entrega del trabajo contratado 428 27/06/2014 178,57 No contiene acta de entrega del trabajo contratado 939 08/09/2014 6.737,39 Falta resoluciones de inicio y adjudicación
Fuente: Documentación del archivo general Elaborado por: Roberto Galarza Nota. Las siglas CUR significa Comprobante Único de Registro, documento emitido por la herramienta financiera del Ministerio de Finanzas para las instituciones públicas.
La información presentada en la tabla 3.14, es un extracto de la muestra total de
68 comprobantes revisados para comprobar el cumplimiento de la documentación
suficiente y pertinente que respalde las operaciones financieras de la entidad, en la
gran mayoría de los pagos revisados faltan firmas de responsabilidad y varios
documentos como actas de entrega recepción de bienes y servicios, resoluciones de
procesos de compras, entre otros importantes.
Con respecto a los soportes presentados en las rendiciones del fondo rotativo
se evidenció la ausencia de documentos comprobatorios, de la misma forma que ocurre
con los CUR’s analizados en el párrafo anterior, en las reposiciones de los meses de
Mayo y Septiembre 2014 faltan documentos como actas de entrega recepción,
informes técnicos, solicitudes aprobadas, entre otros exigidos en la reglamentación
interna del Ministerio de Educación para el manejo correcto de los fondos rotativos
expedido con el Acuerdo Ministerial 0033-14 de 21 de febrero de 2014. En el anexo
C se encuentra detallado las novedades presentadas en las dos rendiciones revisadas
del fondo rotativo.
3.2.4. Uso de formularios preimpresos y prenumerados
Para verificar que uso de los formularios preimpresos y prenumerados se realizó
una inspección de los formatos utilizados por las unidades financiera y administrativa,
detectando que no se está cumpliendo con la NCI 405-907. A continuación en la
siguiente tabla se muestran los resultados obtenidos:
47
Tabla 3.15. Utilización de formatos preimpresos y prenumerados
Tipo de formato Unidad Proceso Cumple con NCI 405-07
Observación
Comprobantes de retención
Contable Compromisos y devengados
SI Autorizados por el SRI.
Facturas Financiera Recaudaciones y pagos
NO No emite ningún documento
Comprobante de egreso de fondo de caja chica
Contable Anticipos de fondos
SI
Vale de caja chica
Contable Anticipos de fondos
SI
Comprobantes de Ingreso a bodega
AdministrativaExistencias de consumo interno
NO Utiliza formato en Excel
Comprobantes de Egreso de bodega
AdministrativaExistencias de consumo interno
NO Utiliza formato en Excel
Ordenes de requerimiento de materiales
AdministrativaExistencias de consumo interno
NO Utiliza formato en Excel
Ordenes de despacho de combustible
AdministrativaExistencias de consumo interno
SI
Ordenes de circulación vehicular
Administrativa Otros SI
Fuente: Documentación del archivo general Elaborado por: Roberto Galarza
La prueba de cumplimiento realizada con respecto a la NCI 405-07 evidenció la
utilización de formatos generados por los mismos funcionarios de la Dirección
Distrital, con respecto a los suministros almacenados en la bodega es contraproducente
que no se controle esos recursos con formatos preimpresos y prenumerados.
Se realizó una verificación del archivo físico de los documentos de bodega para
detectar la existencia comprobantes de egresos duplicados, finalmente no se encontró
ninguna novedad al respecto, por lo que se estima que los descargos y los registros en
el kardex de control no contienen duplicidad, sin embargo la utilización de estos
formatos representa un riesgo que se debe minimizar.
48
3.2.5. Pagos de viáticos y subsistencias con el importe correcto
Con la finalidad de determinar que los pagos por anticipos de viáticos y
subsistencias se realizaron con el importe correcto de acuerdo a la normativa que
regula el pago de dichos valores, se revisó cada registro de los anticipos entregados
con sus respectivas rendiciones hasta septiembre 2014, encontrando las novedades
expuestas en la siguiente tabla.
Tabla 3.16. Anticipos por viáticos y subsistencias pagadas en exceso
No. Fondo
Anticipo entregado
Rendición calculada en base al informe
Rendición contabilizada
Diferencias
6 358,82 179,20 358,82 ‐179,62 7 281,79 271,15 281,79 ‐10,64 8 441,53 380,40 441,53 ‐61,13 9 441,53 437,49 441,53 ‐4,04 10 441,53 414,88 441,53 ‐26,65 11 441,53 302,26 441,53 ‐139,27 21 366,85 363,30 0,00 ‐3,55
Total pagado en exceso ‐424,90 Fuente: Movimientos de la cuenta. 112.15.01 (eSIGEF) Elaborado por: Roberto Galarza Nota. Para los fondos del 6 al 11 se considera el acuerdo Ministerial MRL-2013-0097, para el fondo 21 se aplica la norma técnica Resol.MRL-2014-0165.
Los pagos en exceso de los fondos del 6 al 11, se originaron por no considerarse
los gastos realizados por los servidores públicos que cumplieron las comisiones de
servicios, de acuerdo a la norma anterior obligaba la presentación de los sustentos de
gastos por el 70% del valor percibido como anticipo, al omitir esta disposición la
entidad pago en exceso la cantidad $421.35, más el monto de $3,55 correspondiente a
pasajes no justificados del fondo 21 suma un total de $424,90 que deben ser
reintegrados a la institución.
3.2.6. Conciliación de los bienes de larga duración con saldos contables
Los bienes de larga duración representan un rubro muy importante en toda
entidad pública, sin embargo su control siempre ha sido minimizado ante otros
componentes del sistema financiero de cualquier institución, las pruebas sustantivas
para este grupo se basó en comprobar que el inventario general se encuentre conciliado
con los saldos contables, obteniendo los siguientes resultados:
49
Tabla 3.17. Diferencias entre el inventario general de bienes y saldos contables
Denominación Inventario Contabilidad DiferenciasMobiliarios 2.010,00 0,00 2.010,00Maquinarias y Equipos 17.577,98 11.780,80 5.797,18Vehículos 2.799,00 0,00 2.799,00Equipos, sistemas y paq. informáticos 34.605,68 0,00 34.605,68Otros bienes (no identificados) 12.454,58 0,00 12.454,58Totales 69.447,24 11.780,80 57.666,44
Fuente: Inventario general y saldos contables Elaborado por: Roberto Galarza
Con los datos descritos en la tabla anterior, se puede demostrar que los controles
relacionados a este rubro son deficientes, prácticamente el 16.96% de los bienes que
posee la Dirección Distrital se encuentran contabilizados y la diferencia que suma un
total de $57.666,44 corresponde a aquellos bienes traspasados a la entidad pero debido
a sus controles débiles no se han tomado las medidas necesarias para que sean
registrados contablemente.
Adicional se puede mencionar que existen 227 bienes en el inventario general
que no están valorados, los mismos que se debe analizar si reúnen los requisitos para
ser considerados como bienes de larga duración, con el fin de estimar los valores
referenciales para contabilizarlos.
Se detectó que el inventario general contiene 48 bienes valorados por un total de
$7.835,30, bienes que no reúnen las características para ser considerados como bienes
de larga duración ni como bienes no depreciables. Además, en dicho reporte se
considera 15 bienes con las características para ser controlados como bienes de larga
duración por un monto de $2.543,92 y 27 bienes que reúnen las características para ser
controlados como bienes no depreciables a través de cuentas de orden por un valor de
$2.075,36.
El monto total de bienes que debería estar contabilizado después de los ajustes
respectivos es de $59.536,58 en las cuentas del grupo 141 como bienes de larga
duración y el monto de $2.075,36 registrados en cuentas de orden como bienes no
depreciables, de acuerdo con la siguiente tabla.
50
Tabla 3.18. Conciliación de la cuenta de bienes de larga duración y bienes no depreciables
Operación Número
de bienes
Bienes de Larga
Duración
(cuentas del
grupo 141)
Bienes no
depreciables
(cuentas de orden)
Bienes identificados y
valorados
64 56.992,66 0,00
(+) Ingreso de bienes
valorados considerados
como Bienes de larga
duración
15 2.543,92
(+) Ingreso de bienes
valorados considerados
como Bienes no
depreciables
27 2.075,36
TOTALES 106 59.536,58 2.075,36
Fuente: Inventario general y saldos contables Elaborado por: Roberto Galarza
Para verificar la información contenida en el inventario general de bienes, se
realizó una inspección física donde se comprobó que muchos de los bienes no se
encuentran en las ubicaciones indicadas en el inventario, novedad causada por los
cambios de custodios no reportados al funcionario de control de bienes, por esta razón
el inventario se encuentra desactualizado con respecto a las ubicaciones.
3.2.7. Administración y control de las existencias de suministros
Las pruebas sustantivas para este rubro se elaboraron con la finalidad de
determinar si existe un proceso adecuado de administración y uso eficiente de los
suministros adquiridos por la entidad para el ejercicio de sus actividades. Se empezó
por establecer igualdades con los saldos contables para comprobar la oportunidad en
el registro, dando como resultado lo siguiente:
51
Tabla 3.19. Diferencias entre el inventario de existencias y los saldos contables
Denominación Físico Contabilidad DiferenciasAlimentos y bebidas 0,00 494,39 -494,39Combustibles y lubricantes 0,00 1.300,00 -1.300,00Materiales de oficina 4.364,16 12.607,71 -8.243,55Materiales de aseo 548,86 11.355,21 -10.806,35Herramientas 0,00 751,17 -751,17Materiales de impresión 0,00 22.268,28 -22.268,28Materiales eléctricos y de construcción 0,00 40.250,66 -40.250,66Materiales didácticos 0,00 907,60 -907,60Repuestos y accesorios 0,00 745,23 -745,23TOTALES 4.913,02 90.680,25 -85.767,23
Fuente: Kardex de control y saldos contables Elaborado por: Roberto Galarza
Los resultados obtenidos revelan que los saldos contables no reflejan ningún
descargo por los requerimientos o salidas de los materiales de bodega, por tal motivo
muestran un saldo de $90.680,25 siendo el saldo físico de $4.913,02. El guardalmacén
emite los comprobantes de egreso de bodega pero no informa a la unidad de
contabilidad para que procedan con descargo contable conforme a los soportes
pertinentes.
Por lo expuesto, se confirma el riesgo detectado en la evaluación del control
interno ya que la entidad no presenta valores razonables en sus estados financieros por
tener saldos excesivamente altos en cuentas que tienen gran rotación como son los
suministros para consumo interno.
La falta de constataciones físicas y la respectiva confirmación de saldos han
ocasionado que la entidad no haya tomado las medidas correctivas a fin de contar con
información confiable y razonable.
Para complementar la prueba sustantiva anterior, se realizó un conteo físico de
varios productos para confrontarlos con las cantidades reportadas en los kardex de
control; para el efecto se tomó una muestra de 10 artículos de materiales de oficina y
de aseo.
52
Tabla 3.20. Diferencias entre conteo físico y cantidades del kardex de control
Ítem Descripción Conteo Físico
Cantidad en kardex
Diferencia
Materiales de Aseo 1 Ambiental spray varios
aromas 41 37 4
2 Biocleaner cloro liquido al 5% caneca
13 2 11
3 Desinfectante varios aromas 10 10 04 Trapeador de madera 26 cm 2 2 0 Materiales de oficina 5 Agenda ejecutiva 0 24 -246 Archivador acordeón 28 28 07 Carpeta manila 187 187 08 Perforadora industrial 190 h 3 3 09 Resma de papel bond a4 234 122 11210 Toner ce278 hp 78a negro 10 10 0
Fuente: Inspección Física Elaborado por: Roberto Galarza
Como se demuestra en la tabla 3.20, en el conteo físico de los ítem 1, 2 y 9 se
obtuvieron sobrantes y solo un artículo que corresponde al ítem 5 se detectó un faltante
de 24 unidades, realizando las verificaciones se evidenció que los sobrantes se debe a
materiales descargados del control de kardex que no fueron entregados físicamente, en
vista que las personas que realizaron el requerimiento no se han acercado a la bodega
para el retiro de los mismos.
El faltante de 24 unidades del ítem 5 corresponde a una entrega realizada en base
a una orden de requerimiento legalizada, de esta operación no se realizó el
comprobante de egreso respectivo y por ende la salida no fue registrada en el kardex
de control originando el faltante.
Por lo descrito anteriormente se determina que los movimientos de la bodega no
son registrados con oportunidad de acuerdo como ocurren los hechos económicos, y
en el caso de los ítem 1, 2 y 9 el registro de egreso se realizó en forma anticipada, lo
que es contraproducente en la administración de la bodega.
Por motivo de restricciones en el presupuesto, la entidad no posee un sistema
informático para el registro de entradas y salidas de las existencias, por lo que ha
obligado al guardalmacén controlar los materiales y generar los comprobantes en
forma manual utilizando hojas electrónicas en Excel; ante esta novedad y para
comprobar que los comprobantes de egresos se hayan elaborado con el importe
53
correcto, se elaboró una prueba sustantiva que consiste en tomar una muestra de los
comprobantes para verificar las cantidades, precios unitarios y los valores totales,
obteniendo los siguientes resultados:
Tabla 3.21. Comprobantes de egresos con errores de cálculo
Fecha Comp. Egreso Valor registrado Valor verificado Diferencias08/05/2014 34 1.680,00 1.680,00 0,0013/05/2014 39 151,30 151,30 0,0018/06/2014 45 425,04 425,00 0,0419/06/2014 46 202,07 202,07 0,0020/06/2014 47 128,13 128,13 0,0020/06/2014 52 142,73 142,73 0,0002/07/2014 54 424,52 424,52 0,0004/07/2014 57 790,89 790,89 0,0025/08/2014 112 823,20 832,20 -9,0025/08/2014 119 259,84 256,73 3,1125/08/2014 148 145,96 145,96 0,0029/08/2014 150 4.602,55 4.602,55 0,00 TOTALES 9.776,23 9.782,08 -5,85
Fuente: Archivo de comprobantes de egresos (Bodega) Elaborado por: Roberto Galarza
Los datos proporcionados en la tabla anterior, demuestran que los comprobantes
de egresos elaborados en forma manual en su mayoría no presentan novedades en su
cálculo; de la muestra tomada solo se detectó tres comprobantes con errores
producidos por las fórmulas aplicadas en las hojas electrónicas.
Si bien es cierto que la diferencia detectada de $5,85 no es un monto alto que
afecte de gran manera los saldos contables, es importante considerar que errores como
estos pueden repetirse en los demás comprobantes que están fuera de la muestra
tomada.
Durante la verificación se detectó que las órdenes de requerimiento con los que
se procede a despachar los materiales son elaboradas por el mismo guardalmacén, este
documento debe ser entregado por cada servidor que requiere los materiales, en vista
que ninguna persona puede realizar un proceso completo desde el inicio hasta el fin.
Otro rubro considerado en las pruebas realizadas son los despachos de
combustible al vehículo institucional, se procedió a revisar las órdenes de despacho y
los tickets electrónicos entregados por la gasolinera; producto de la verificación se
detectó que se realizaron varios despachos a vehículos con placas particulares.
54
Tabla 3.22. Despachos de combustibles a vehículos particulares
FECHA ORDEN PLACA TIPO VALOR
07/04/2014 082‐2014 GLG 621 EXTRA 8,00
05/04/2014 085‐2014 YBA 916 SUPER 10,00
05/04/2014 085‐2014 YBA 916 SUPER 10,00
08/04/2014 086‐2014 LCK 610 EXTRA 5,00
09/04/2014 087‐2014 LCK 610 EXTRA 7,00
09/04/2014 088‐2014 LCK 610 EXTRA 10,00
09/04/2014 089‐2014 GSH 3211 SUPER 15,00
10/04/2014 090‐2014 GSH 3211 SUPER 5,00
10/04/2014 092‐2014 HO620H SUPER 5,00
22/04/2014 093B‐2014 LCK 610 EXTRA 10,00
14/04/2014 094‐2014 LCK 610 EXTRA 10,00
14/04/2014 095‐2014 LCK 610 EXTRA 7,95
24/04/2014 098‐2014 LCK 610 EXTRA 5,00
29/04/2014 100‐2014 GSH 3211 SUPER 15,00
22/04/2014 101‐2014 GSH 3211 SUPER 11,00
23/04/2014 102‐2014 GSH 3211 SUPER 11,00
29/04/2014 003 REI 1082 SUPER 20,00
30/04/2014 006 LCK 610 EXTRA 7,00
30/04/2014 007 GSJ 5251 EXTRA 9,00
01/05/2014 009 YBA 916 SUPER 20,00
01/05/2014 010 GSH 3211 SUPER 15,00
01/05/2014 011 YBA 0173 SUPER 15,00
02/05/2014 012 LCK 610 EXTRA 10,00
03/05/2014 013 YBA 916 SUPER 15,00
07/05/2014 016 LCK 610 EXTRA 9,50
05/05/2014 015 PFY 0024 EXTRA 15,00
09/05/2014 019 YBA 916 SUPER 10,00
22/05/2014 026 GXI 355 SUPER 10,00
12/06/2014 031 GXI 355 SUPER 10,00
30/07/2014 042 GXI 355 SUPER 10,00
26/07/2014 052 REI 1082 SUPER 21,90
26/07/2014 053 YEA 073 SUPER 15,00
27/07/2014 056 YEA 058 DIESEL 8,10
06/08/2014 060 YEA 058 DIESEL 15,01
23/08/2014 066 REI 1082 SUPER 25,00
TOTAL 405,46
Fuente: Comprobantes Únicos de Registro (CUR) de gastos Elaborado por: Roberto Galarza
En total se realizó un despacho de $405,46 a vehículos que no pertenecen a la
institución, esta novedad ha conllevado que la entidad desembolse recursos en
actividades que no son propias de la Dirección Distrital. Con respecto a este evento el
55
encargado del control del vehículo manifestó que la institución solo cuenta con un
vehículo y esos despachos de combustible fueron autorizados en vista que se
necesitaba hacer varias comisiones y tareas logísticas en los diferentes
establecimientos educativos de los cantones de La Libertad y Salinas.
Cabe indicar que los despachos de combustible no fueron descargados
contablemente, es por esto que al 30 de septiembre de 2014 mantiene un saldo de
$1.300,00, lo que demuestra que no se están realizando los registros contables en forma
oportuna y conforme a los hechos económicos, ya que se están postergando las
contabilizaciones.
3.2.8. Procesos de contratación pública
Hasta el 30 de septiembre de 2014, la Dirección Distrital ha realizado 17
procesos contractuales en el Sistema Nacional de Contratación Pública por un monto
total de $48.311,08. Las pruebas de cumplimiento que se efectuó a este proceso
consistieron en verificar que los procesos cuenten con la documentación justificativa
y comprobatoria.
Tabla 3.23. Resumen de procesos realizados como entidad contratante
Proceso No. Procesos Monto Subasta Inversa 2 19.157,60 Menor cuantía de bienes 1 7.609,28 Catálogo Electrónico 14 21.544,20 TOTALES 17 48.311,08
Fuente: Expedientes de la Unidad de compras Elaborado por: Roberto Galarza
De acuerdo a la tabla 3.22 la institución utilizó tres formas de contratación, los
cuales son detallados en el anexo D, este documento permitirá verificar el
cumplimiento de la documentación requerida por el SERCOP en los procesos
contractuales.
A continuación se describe aquellos procesos con novedades considerados como
relevantes:
La certificación presupuestaria emitida para el proceso SIE-DD24D02LLSE-
001-2014 para la adquisición de 260 pupitres, fue emitida con fecha 01 de julio de
2014, posterior a la resolución de inicio del proceso No. 027-CRQ-CP-2014 del 06 de
junio de 2014, lo que es contraproducente en vista que no se debe contraer ni iniciar
56
ningún tipo de contratación sin obtener en primer lugar la certificación de los fondos
disponibles4 (COPFP, 2010, pág. 19).
En el expediente del proceso MCB-DD24D02-001-2014 por adquisición de
toners, tintas y cintas, no se adjunta contrato ni garantía técnica, además en el acta de
entrega recepción no interviene el administrador del contrato, novedades que
incumplen con los requisitos dispuestos en el reglamento de contratación pública5
vigente (RGLOSNCP, 2009, pág. 17).
En los expedientes de las órdenes de compra por catálogo electrónico Nro. 2014-
303746, Nro. 2014-302883, Nro. 2014-302884, Nro. 2014-302881, y Nro. 2014-
321399 se adjuntan copias de acta de entrega recepción sin legalizar, este tipo de
omisión permite que los documentos comprobatorios son sean totalmente confiables.
3.3. Informe
De acuerdo a las actividades planificadas en el programa de auditoría se ha
concluido con la evaluación del control interno de los procesos financieros y
administrativos de la Dirección Distrital 24D02 La Libertad Salinas Educación por el
periodo comprendido desde septiembre de 2013 al 30 de septiembre de 2014.
Esta evaluación fue elaborada en base a las Normas de Control Interno emitidas
con Acuerdo 039-CG-2009 del 16 de noviembre de 2009 y publicada en el Registro
Oficial 78 del 01 de diciembre de 2009, específicamente a las normas de control
interno 402 Administración Financiera-Presupuesto, 403 Administración Financiera-
Tesorería, 405 Administración Financiera-Contabilidad gubernamental, y 406
Administración Financiera-Administración de bienes.
Debido a la acción de control realizada se presentan al Director Distrital los
siguientes comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Efectividad del sistema de control interno aplicado
Las debilidades encontradas en el sistema de control interno que aplica la
Dirección Distrital en sus procesos financieros y administrativos, causó un efecto
adverso en la evaluación que permitió que se obtenga un nivel del 62,86% de confianza
general; la omisión de procedimientos que garantice el control, la falta de supervisión
4 COPFP: Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Art. 178 5 RGLOSNCP: Reglamento general de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, Capítulos III y V.
57
de las operaciones realizadas, la ausencia de políticas claras y el incumplimiento de
varias normas de control interno ha conllevado que el sistema aplicado tenga
deficiencias dando lugar a la presencia de riesgos de control.
La evaluación del riesgo determinó que los factores internos Procesos y
Tecnología utilizada, ocasionaron la generación de 28 riesgos de los cuales 16
pertenecen a los procesos de Recaudaciones y pagos, Bienes de larga duración y de
control administrativo, y existencias, debido a sus controles claves débiles facilitó que
hayan obtenido las calificaciones más bajas.
Conclusión
La evaluación de los siete procesos financieros y administrativos de la Dirección
Distrital 24D02 proporcionó como resultado un nivel de confianza general del 62.86%,
determinándolo como un sistema de control interno con deficiencias debido a su nivel
medio de confianza.
Recomendaciones
Al Director Distrital
Dispondrá al Analista Distrital Administrativo Financiero en coordinación con
el equipo de esa unidad, revisar y mejorar el actual sistema de control interno
aplicado a los procesos financieros y administrativos, tomando en consideración
las debilidades detectadas en la evaluación, sus factores internos y controles
claves sugeridos.
Al Analista Distrital Administrativo Financiero
Supervisará e informará al Director Distrital, el cumplimiento del plan de
mitigación de riesgos propuesto en el anexo E.
Realizar el seguimiento concurrente del sistema de control interno para
comprobar la efectividad de los cambios ejecutados, tomando medidas
correctivas para minimizar los posibles riesgos que puedan presentarse.
Registro de los depósitos realizados en las cuentas bancarias
No se registró oportunamente los depósitos de la cuenta No. 2110063 que
asciende a un monto de $40,973.94, entre los cuales se evidenció que existen ingresos
de autogestión, así como también reintegros contables por anticipos de fondos.
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Conclusión
La omisión de los registros de las recaudaciones depositadas en la cuenta del
Banco Central del Ecuador a nombre de la Dirección Distrital, produjo que los
directivos desconocieran el porcentaje de ejecución del presupuesto de ingresos y su
efectividad en las recaudaciones, además este suceso posibilitó que la información
financiera contenida en el sistema de gestión financiera eSIGEF no sea confiable para
la toma de decisiones.
Recomendación
Al Analista Distrital Financiero encargado de Tesorería
Controlará, registrará y conciliará en forma oportuna los depósitos realizados en
las cuentas bancarias, manteniendo actualizado el reporte de ejecución
presupuestaria de ingresos.
Respaldo documental de las operaciones
Se detectó que la documentación de las operaciones financieras con respecto a
los pagos y ajustes contables no contienen los documentos suficientes para el respaldo
de las transacciones realizadas.
Conclusión
La falta del control previo antes de registrar y aprobar las operaciones
financieras, no permitió que la entidad tenga un archivo adecuado de los registros con
el soporte suficiente y pertinente de los documentos justificativos y comprobatorios
de los pagos, situación que no facilita el trabajo de la verificación posterior.
Recomendaciones
A los Analistas Distritales Financieros, Contables, Administrativos y de
control de bienes.
Antes del registro y aprobación de operaciones financieras, realizarán el control
previo respectivo sobre la legalidad, propiedad, oportunidad, veracidad y
razonabilidad de los documentos justificativos y comprobatorios de las
transacciones financieras, e informarán al Analista Distrital Financiero
59
Administrativo las novedades que se presenten a fin de tome medidas
correctivas.
Al Analista Distrital Administrativo Financiero
Delegará a un funcionario de la unidad Administrativa Financiera, para que se
encargue de la custodia de los archivos de las operaciones financieras y
administrativas, la misma que se mantendrá en forma clasificada, manteniendo
su orden cronológico y secuencial para facilitar su verificación, comprobación y
análisis posterior.
Uso de formularios preimpresos y prenumerados
De los nueve formatos utilizados por la Dirección Distrital para el uso de
recursos, solo cinco cumplen con la NCI 405-07 sobre la obligatoriedad de que estos
formatos deben ser preimpresos y prenumerados.
Conclusión
La falta de formularios preimpresos y prenumerados para la administración de
los recursos materiales o financieros, representa un riesgo importante que los
Directivos y el personal involucrado deben analizar con el fin de tomar las medidas
correctivas para evitar pérdidas de recursos o registros duplicados.
Recomendaciones
Al Director Distrital
Dispondrá al Analista Distrital Administrativo Financiero la utilización
obligatoria de los formularios preimpresos y prenumerados para facturas,
comprobantes de ingreso y egreso de bodega, ordenes de requerimiento de
material, y demás formularios que se requiera un control adecuado de los
recursos materiales o financieros de la institución.
Al Analista Distrital Administrativo Financiero
Verificará el cumplimiento de la utilización de los formularios preimpresos y
prenumerados por parte de los servidores que controlan o utilizan los recursos
de la institución.
60
Pagos por viáticos y subsistencias
Se realizó seis rendiciones de fondos por anticipos de viáticos con el importe
incorrecto que originó un pago en exceso de $421.35, evento suscitado por omitir las
disposiciones sobre los documentos justificativos a presentarse al finalizar la comisión
según la reglamentación para el pago de viáticos y subsistencia vigente hasta agosto
2014.
Conclusión
El incumplimiento del reglamento para el pago de viáticos y subsistencias
vigente hasta agosto 2014, con respecto a la obligatoriedad de presentar los soportes
de gastos por el 70% del monto calculado por concepto de viáticos y subsistencias,
permitió que la entidad pague en exceso valores que no fueron justificados por los
servidores que cumplieron comisiones de servicio institucional.
Recomendación
Al Analista Distrital Contable
Realizará las gestiones para que se cumpla con el reintegro de los valores
pagados en exceso por gastos no justificados en los desembolsos realizados por
pagos de viáticos y subsistencias al personal.
Cumplirá sin excepción las disposiciones dadas en el reglamento y/o norma
vigente que regule el cálculo y pago por concepto de viáticos y subsistencias al
personal, debiendo abstenerse a realizar el pago en caso que se presenten
novedades en la documentación.
Administración de los bienes de larga duración
El inventario físico de los bienes de larga duración no se encuentra conciliado
con los saldos contables al 30 de septiembre de 2014, obteniendo una diferencia de
$57,666.44, además en el inventario se considera bienes que por sus características
que no deben ser inventariados.
Conclusión
La falta de constataciones físicas de los bienes de larga duración, ocasionó que
el inventario general de bienes no se encuentre actualizado ni conciliado con los saldos
contables, cabe indicar que existen un gran número de bienes que al no estar
61
contabilizados no pueden ser controlados, situación que incrementa el riesgo de
sustracciones que perjudicaría a la institución.
Recomendaciones
Al Director Distrital
Emitirá disposiciones internas con la finalidad de regular la administración y uso
de los bienes de larga duración, documento que deberá estar alineado a las
disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
Administración de los Bienes del Sector Público.
Al Analista Distrital Administrativo Financiero
Disponer al Analista de Control de Bienes, actualizar el inventario general de
bienes para posibilitar su conciliación contable, tarea que deberá realizar en
coordinación con los analistas contables para garantizar la igualdad y
razonabilidad de la información.
Dispondrá al menos una vez al año realizar la constatación física de bienes cuya
comisión será designada por el Analista Distrital Administrativo Financiero, los
resultados serán comunicados mediante un informe para proceder con el análisis
y conciliación contable.
Administración y control de las existencias de suministros
El inventario de existencias de los suministros no se encuentra conciliado con
los saldos contables al 30 de septiembre de 2014, obteniendo una diferencia de
$85,767.23, originado por la falta de entrega oportuna de los egresos de bodega a la
unidad contable.
Además, se detectó que los registros en los kardex de control no son realizados
conforme a los hechos económicos omisión que impide tener una información
actualizada y confiable sobre el stock de los suministros; por último en el proceso de
verificación se evidenció el despacho de combustible a vehículos particulares por un
monto de $405.46, lo que no es procedente en vista que se utilizó recursos públicos en
actividades no relacionadas con la entidad.
Conclusión
62
La descoordinación entre la bodega y la unidad de contabilidad, permitió que no
se realicen los descargos contables de los egresos de materiales; por tal motivo, la
información financiera carece de razonabilidad y confiabilidad en vista que los hechos
económicos no son contabilizados con oportunidad.
La anticipación y/o postergación de los registros en el kardex de control de
bodega produjo diferencias en el conteo físico de los materiales, lo que confirma el
criterio expuesto anteriormente sobre el registro oportuno de las operaciones
financieras.
Por último, la falta de una reglamentación interna para administrar y utilizar en
forma adecuada los suministros de la entidad, ha permitido que su uso sea destinado
para fines ajenos a las actividades institucionales de la Dirección Distrital.
Recomendaciones
Al Director Distrital
Emitirá disposiciones internas para normar la recepción, custodia, entrega y
utilización de los suministros, estas disposiciones deberán cumplirse y no podrán
contradecir el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración
de los Bienes del Sector Público y normas de control interno relacionadas al
tema.
Al Analista Distrital Administrativo Financiero
Disponer al Analista de Control de Bienes, informar a la unidad contable los
movimientos de las existencias, debiendo entregar en forma mensual y oportuna
el informe de entradas y salidas con los respectivos documentos de soporte para
su análisis y contabilización.
En forma periódica y sorpresiva, delegará a un funcionario para que realice un
conteo de materiales almacenados en la bodega, con el fin de comprobar la
oportunidad en el registro de los movimientos.
Al Analista Distrital de control de bienes
Mantener actualizados los kardex de control de suministros, registrando en
forma oportuna los movimientos conforme a los hechos económicos.
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Al Analista Distrital Contable
Registrar los descargos en base a los comprobantes de egreso de bodega
presentados por el Analista de Control de Bienes, para posibilitar su conciliación
con los saldos contables.
Procesos de contratación pública
Se realizó una verificación de los 17 procesos de contratación realizados en el
sistema de compras públicas, obteniendo como resultado que varios procesos no
cuentan con la documentación justificativa y comprobatoria de las adquisiciones de
bienes y servicios, situación que incumple con las disposiciones de la reglamentación
vigente.
Conclusión
El incumplimiento parcial del reglamento de contratación pública y la falta de
control previo de los documentos precontractuales, contractuales y comprobatorios, no
permitió mantener un expediente adecuado que facilite la verificación y análisis
posterior de los procesos de contratación pública realizados por la entidad.
Recomendaciones
Al Director Distrital
Emitirá disposiciones claras para reforzar el control previo de los documentos
precontractuales, contractuales y comprobatorios, a fin que los analistas
involucrados en el proceso, cumplan con los lineamientos dados en el
Reglamento general de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública.
Al Analista Administrativo encargado de las compras públicas
Cumplir con los requerimientos de los procesos de contratación definidos en el
Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública, sobre todo en lo que respecta a los documentos que forman parte de los
contratos de bienes y servicios.
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CAPÍTULO 4
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. Conclusiones
1. Debido a un diseño no adecuado del sistema de control interno, la Dirección
Distrital no pudo detectar oportunamente los riesgos de control de los procesos
efectuados por las unidades financiera y administrativa, conllevando que sus
operaciones y la información financiera carezcan de confiabilidad y
razonabilidad, situación que impide que la administración pueda tomar
decisiones acertadas para el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
2. Producto del nivel de confianza medio obtenido de la evaluación, se determina
que el sistema de control interno aplicado por la Dirección Distrital tiene
deficiencias, generado por sus controles débiles y en algunos casos por su
ausencia total, lo que permitió que varios riesgos detectados sean significativos
y de importancia.
3. En la gran mayoría de los riesgos detectados del sistema de control interno de
la Dirección Distrital, se determinó que son causados por sus procesos que
actualmente aplican, por lo que se considera prioritario que los controles sean
diseñados por el personal calificado o entrenado y que su ejecución esté a cargo
de funcionarios comprometidos con los objetivos institucionales.
4. En la elaboración del plan de mejoras o de mitigación del riesgo, se consideró
aquellos factores internos que ocasionó la baja calificación del nivel de
confianza, así como también la reglamentación y políticas que no fueron dadas
en su momento, esta herramienta posibilitará que la entidad pueda tomar las
medidas correctivas aportando con controles seguros y eficientes a la
administración de los recursos estatales.
65
4.2. Recomendaciones
1. Revisar y evaluar en forma periódica el sistema de control interno, con el objeto
de verificar su cumplimiento y recomendar las modificaciones que se
consideren necesarias conforme a las necesidades institucionales y/o cambios
en las políticas de la administración pública. Cabe indicar que estos cambios
deberán procurar el resguardo de los recursos públicos mediante una
administración con procesos y controles eficientes que garanticen seguridad
razonable.
2. La Dirección y los funcionarios responsables deberán tomar las medidas
necesarias para incrementar el nivel de confianza de sus operaciones,
trabajando en forma conjunta en el diseño y mejoramiento de los controles,
tomando en cuenta que la profundidad de las auditorías realizadas por parte de
la Contraloría General del Estado dependerá de la eficiencia de los controles
implementados por la entidad.
3. Considerar la evaluación de los riesgos, como una herramienta importante de
la Dirección para la consecución de los objetivos institucionales, para esto se
recomienda una evaluación periódica y priorizar los controles claves de
aquellos recursos sensibles como las recaudaciones y los bienes de larga
duración.
4. Con la finalidad de minimizar los riesgos detectados en la evaluación de los
procesos financieros y administrativos de la Dirección Distrital, se considera
prioritario cumplir con las actividades del plan de mitigación de riesgos, y así
lograr solucionar aquellos problemas detectados; sobre todo aquellas
novedades descritas por las pruebas de cumplimiento que están expuestas en el
presente trabajo.
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Referencias bibliográficas
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Registro Oficial 306.
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FRANKLIN, E. (2007). Auditoría administrativa. México: Pearson.
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Registro Oficial 595.
MANTILLA, S. (2009). Auditoría del Control Interno. Colombia: Ecoe Ediciones.
MARTÍNEZ, V. (2013). Métodos, técnicas e instrumentos de investigación. México:
Lumen.
NCI. (2009). Normas de control interno para las entidades, organismos del sector
público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.
Ecuador: Registro Oficial.
NEA-10. (1999). Normas Ecuatorianas de Auditoría. Ecuador: Instituto de
Investigaciones Contables del Ecuador.
RGLOSNCP. (2009). Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional
de Contratación Pública. Ecuador: Registro Oficial 588.
SANTILLANA, J. (2013). Auditoría Interna. México: Pearson.
Anexo A Carta de autorización
Anexo B Matriz de evaluación de riesgos
Anexo C Verificación de la documentación soporte de los comprobantes del fondo rotativo
Anexo D Procesos de contratación pública
Anexo E Plan de mitigación o tratamiento del riesgo