Las Comisiones de Gestión Archivística en el Sistema
Nacional de Archivos
Funciones y Perspectivas
¿Qué es una Comisión?
Es una representación de personas que se encargan de atender una necesidad común.A nivel archivístico la necesidad es la valoración, eliminación y atención a las necesidades de consulta del Sistema Nacional de Archivos.
Comisiones Consultivas - Normativas
Comisión de Archivos Universitarios
Comisión de Archivos Municipales
Comisión de Archivos Sector Salud
Comisión de Archivos Multisectoriales
Comisión de Archivos y Nuevas Tecnologías
Comisiones Consultivas – Valoración de Documentos
Comisión Evaluadora de Documentos
Comité Técnico Regional de Archivos
Comisión Técnica
Nacional de Archivos
Resolución Jefatural N° 173-
86-AGN/J Directiva N° 004
y 006-AGN-86/DGA
IDecreto Supremo N° 008-92-JUS y
Resolución Jefatural N° 014-2006-AGN/J que
aprueba el Reglamento de Organización y
Funciones de las CTRA’SDecreto Supremo
N° 008-92-JUS y Resolución
Jefatural N° 148-2010-AGN/J que
aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la
CTNA
Proceso de eliminación - comunicaciones
Comité Evaluador de Documentos
Comisión Técnico
Regional de Archivos
Comisión Técnico
Nacional de Archivos
Comité evaluador de documentos
El Comité Evaluador de Documentos
Es designado por la más alta autoridad
institucional
Es el encargado de conducir el proceso de formulación del
PCD.
Coordinan con los Jefes de las
unidades orgánicas de la entidad a
través del jefe del órgano de
administración de archivos del nivel
central o desconcentrado, la
elaboración del inventario de las
series documentales correspondientes a
su unidad
Analizan los inventarios de series
documentales y Aprueban el
Programa de Control de Documentos.
Integrantes del Comité Evaluador de Documentos
El Comité estará integrado por:
a) Un representante
de la Alta Dirección de la entidad,
quien la presidirá.
b) El Jefe de la Oficina de
Asesoría Jurídica o su
representante.
c) El Jefe de la unidad orgánica,
cuya documentació
n será evaluada.
d) El Jefe del órgano de
Administración de Archivos quién actuará
como secretario.
El Comité Evaluador de Documentos
Determinan el valor de cada una de las series e indican sus períodos de retención en los niveles
de archivo correspondientes.
El Presidente del CED remite el Programa de Control de Documentos al Archivo Regional o Archivo General de la Nación en un plazo no
mayor de diez días útiles a partir de la fecha de aprobación.
Evalúan la modificación del Programa de Control de Documentos al
a) producirse cambios sustantivos en las funciones del a unidad orgánica, cuyo resultado origine modificaciones u
omisiones de las series documentales. b) promulgarse los dispositivos legales que modifiquen los
criterios de valor temporal o valor permanente de las series documentales del PCD.
Comité técnico regional de archivos
Es un órgano consultivo especializado del Archivo Regional, encargado de emitir opinión técnica a nivel regional en materia archivística.
Entre sus funciones y atribuciones tenemos:
1. Asesorar al Archivo Regional en materia técnico archivística
2. Emitir opinión (favorable o desfavorable) sobre las solicitudes de eliminación de documentos declarados innecesarios en los archivos de la administración pública de la respectiva región.
3. Emitir opinión sobre la salida temporal de los documentos del Archivo Regional y Archivos de la Administración Pública de la Región, con fines de exposición o restauración.
4. Opinar sobre el traslado total o parcial de los documentos del Archivo Regional y Archivos de la Administración Pública de la Región.
5. Absolver consultas técnicas sobre la aplicación de la Legislación Archivística.
6. Pronunciarse sobre las faltas contra el Patrimonio Documental de la Nación en la Región, con conocimiento del Archivo General de la Nación.
7. Emitir opinión sobre el uso de tecnologías modernas en los archivos públicos de la región.
8. Remitir al Archivo General de la Nación una memoria anual de lo actuado por la Comisión Técnica Regional.
Miembros• El Director (a) del Archivo Regional, quien la presidirá• Un representante de la una universidad pública, con experiencia y
conocimiento comprobado en materia archivística, de existir dos universidades públicas en la Región, primará la Universidad con mayor tiempo de creación.
• Un representante de una de las asociaciones de archiveros, si hubiere.• El Jefe de uno de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos,
perteneciente a la Región, con experiencia y conocimiento comprobado en materia archivística designado entre una terna por el Archivo Regional.
• Un represenante del Colegio de Abogados o del Colegio de Notarios de la Región, en ese orden excluyente, preferentemente con cinco (05) años de ejercicio profesional, con especialización en Derecho Administrativo y/o conocimiento en Archivo.
• Un representante del Colegio de Contadores Públicos o Colegio de Administradores o Colegio de Economistas, en ese orden de manera excluyente, el representante de preferencia deber+a contar con cinco (05) años de ejercicio profesional y/o conocimiento en Archivo.
• Un Secretario Técnico.
Dificultades para su implementación1. Falta de Personal especializado en gestión de
archivos.2. Falta de preparación del personal de los Archivos
Regionales en materia de supervisión (Eliminación, Transferencia, Cumplimiento de las Normas del SNA, entre otros).
3. Escaso material de gestión y difusión archivística (Manuales de Procedimientos, lineamientos, directrices, etc).
4. Pago de renumeraciones o Dietas.5. Deslinde de responsabilidad sobre la aprobación de
eliminaciones.
Relación entre comisiones técnicas
La Relación entre las Comisiones
Técnicas Regionales y la
Nacional de Archivos serán de
mutua colaboración y coordinación permanente.
El Archivo General de la
Nación ejercerá funciones de
supervisión sobre la Comisión
Técnica Regional de Archivos.
Comité Técnico Nacional de Archivos
¿Qué es la CTNA?
Es un órgano consultivo en materia técnica archivística del Archivo General de la Nación.
Sus miembros son representantes del Sistema Nacional de Archivos (SNA).
Asesora al Archivo General de la Nación en materia archivística.
Emite opinión técnica sobre las solicitudes de la eliminación de documentos declarados innecesarios en los archivos de los integrantes del Sistema Nacional de Archivos.
Emite opinión técnica sobre la salida temporal de documentos del Archivo General de la Nación y los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, con fines de exposición o restauración.
¿Qué es la CTNA?
Absuelve consultas técnicas sobre la aplicación de la Legislación Archivística
Se pronuncia sobre las faltas contra el Patrimonio Documental de la Nación, que la Jefatura somete a su consideración.
Supervisa el funcionamiento de las Comisiones Técnicas Regionales de Archivo.
Emite opinión técnica sobre el uso de tecnologías modernas en los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, que la Jefatura somete a su consideración
Otra función es opinar sobre el traslado total o parcial de documentos del Archivo General de la NAción, de los Archivos Regionales, provinciales, subregionales ó quienes hagan sus veces.
Composicióna. El Jefe del Archivo General de la Nación,
quien la presidirá
b. Un representante de la Academia Nacional
de la Historia.
c. Un representante de una de las
Asociaciones de Archiveros.
d. Un representante del Colegio de Abogados de
Lima y Callao, preferentemente con
cinco (05) años de ejercicio profesional, con conocimiento de Derecho Administrativo o Archivos.
e. Un representante de la Comisión Nacional
de Archivos Notariales.
f. Dos representantes de los archivos integrantes del
Sistema Nacional de Archivos, con experiencia y
conocimiento comprobado en materia archivística,
designado entre una terna por el Órgano Rector del Sistema.
g. En caso de tratarse de más de una propuesta de los incisos c, d y f el Archivo General de la Nación,
procederá a la elección sobre la base del análisis de los currícum respectivos.
Existe una Secretaría Técnica (DNDAAI ó DNA)
Valoración de Documentos
Es un proceso académico que permite otorgar los valores Permanente (P) y temporal (T) a cada una de las series documentales que se producen en una entidad.
Una serie documental es el conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo tipo documental, asunto o contenido y que son producidos, transferidos y eliminados como unidad.
Principios de la eliminación
Autorizada / Legal
Apropiada e
irreversible
Segura/confidenci
alEn
tiempo
Documentada
La eliminación de documentos debe ser:
En Modelo de Gestión de Trasparencia y Gestión Documental.RTA 2014