Viernes 7 de octubre de 2011
La GEM desde los apoyos tecnológicos para la inscripción del alumno
Expositores
Arq. Javier González Amaya Coordinador de Procesos Escolares
L.I. Raúl Alejandro Pérez Vargas Encargado de Planeación e Inscripción Escolar
InsFtuto Tecnológico y de Estudios Superiores de Occidente Tlaquepaque, Jalisco, México
www.iteso.mx
Programa de la sesión
Programa
Introducción
Caracterís)cas del ITESO
La Ges>ón Estratégica de la Matrícula
Sistemas de Cómputo del ITESO
Planeación (SIPLE, Zona reservada, parámetros)
Inscripción (IxI, SIA, Centro de Soporte)
Preguntas
Introducción
Caracterís>cas del ITESO (1/2)
Fundado en 1957 como una universidad de ges>ón privada con un único campus, en Guadalajara, Jalisco. Confiada a la Compañía de Jesús.
Cuenta con 28 carreras, 3 especialidades, 15 maestrías y 3 doctorados.
Cuenta con 8600 alumnos de licenciatura. Cada alumno cursa en promedio seis materias en cada periodo escolar semestral, esto representa un volumen de 51,500 alumnos / materia.
Abre alrededor de 2,250 grupos en cada periodo escolar semestral.
Cuenta con 150 aulas de diferentes tamaños (oscilan entre 18 y 33 lugares). Adicionalmente cuenta con 150 espacios diferentes de las aulas entre ellos: laboratorios, talleres y salas de cómputo.
Todos los planes de estudio de licenciatura están conformados por tres áreas cada una con una proporción diferente: Saberes generales (15%), Saberes profesionales (70%), Saberes complementarios (15%).
Las materias pueden o no ser compar>das entre diferentes carreras.
Todas las carreras cuentan una Ruta Curricular Tipo. Las carreras se cursan en 9 semestres (10 para las carreras de Diseño y Arquitectura).
El ITESO hasta ahora ha desarrollado sus propios sistemas de cómputo
Promedio de 21.5 alumnos por grupo en los úl>mos 3 años.
Caracterís>cas del ITESO (2/2)
GesFón Estratégica de la Matrícula
La Ges>ón Estratégica de la Matricula
Debido a la naturaleza, amplitud, complejidad y múl>ples perspec>vas de este concepto podemos encontrar diferentes definiciones de lo que es la
Ges>ón Estratégica de la Matrícula (GEM)
Orientaciones de la GEM
Definición
La GEM es una filosoba y una herramienta que ayuda a los colegios y universidades a integrar y coordinar sus polí>cas, procesos, servicios, recursos para el cumplimiento de la misión
ins>tucional y el logro de los obje>vos educa>vos de los alumnos, principalmente referido a los
procesos de admisión, ayuda financiera, inscripción, retención, servicios estudian>les entre
otros.
Principios
• La consideración del contexto para incorporar las demandas de la sociedad y una visión de futuro dada su naturaleza cambiante.
• El enfoque en el logro de los objeFvos educaFvos de los alumnos.
• La misión y el plan estratégico de la ins>tución como fundamento y motor de la GEM.
• La capacidad de la ins>tución para adoptar la GEM como una responsabilidad comparFda.
Los cuatro principios fundamentales que subyacen en el éxito de la GEM son:
La GEM
“Los programas educa)vos de una ins)tución son inexorablemente co-‐dependiente de su ges)ón de la inscripción. La calidad de los programas académicos sólo puede ser desarrollada y mantenida en un ambiente estable de inscripción y la matrícula estable sólo es posible a través de una buena planificación, desarrollo y ges)ón de los programas académicos”. (Dolence, 1997)
La Administración Escolar y la GEM
Elementos de la GEM (1/2)
Visión de mediano y largo plazo: Tal visión permite a los profesores establecer un compromiso más estable con la universidad, a los alumnos planear con mayor eficiencia el cumplimiento de sus programas y su proyecto educaFvo personal y a la insFtución emplear menos Fempo y esfuerzo.
Eficiencia en la asignación de recursos: En la carga docente de profesores de Fempo fijo y profesores de asignatura, el número alumnos por grupo y la dotación de recursos de apoyo, principalmente aulas y laboratorios.
Cobertura y calidad del servicio a los alumnos: Los trámites escolares que deben realizar los aspirantes, alumnos y profesores.
Éxito estudianFl de los alumnos: Promover el éxito estudianFl de los alumnos, mejorando el acceso, la transición, retención y graduación.
Carga administraFva en los departamentos académicos: El Fempo que dedica el personal académico y administraFvo dedicados a esta tarea. Mejoramiento de los procesos.
Sistemas de información: Los sistemas que se emplean para planear, informar, inscribir y asesorar a los alumnos.
Generación de Análisis: Creación de un entorno rico en datos para evaluar las estrategias y tomar decisiones.
Comunicación y colaboración: Fortalecimiento de la comunicación y la colaboración entre los departamentos académicos y dependencias de la universidad para apoyar el programa de inscripción.
Elementos de la GEM (2/2)
Obje>vos de la GEM en el ITESO
Incrementar la rentabilidad de la operación escolar. La viabilidad económica de la universidad depende en gran medida de una operación escolar rentable.
Mejorar la calidad del servicio en la operación escolar. La simplificación de trámites, la calidad de la atención, el servicio de inscripción en línea y una oferta amplia y oportuna de horarios y materias consFtuirán ventajas compeFFvas, o incluso condiciones de viabilidad.
Fortalecer la sinergia entre los procesos escolares y académicos. La interacción entre los procesos escolares y académicos con un paradigma de ayuda mutua, estableciendo objeFvos comunes y procesos integrados.
Agilizar el alta de materias
Integrar procesos
relacionados
Racionalizar el cierre de grupos
SistemaFzar casos
especiales
OpFmizar asignación de
recursos
Simplificar procesos de planeación
Comunicar oferta de cursos
Coordinar ac>vidades entre actores
Estrategia de mejora
Planeación
Inscripciones
Líder de las inscripciones
El líder del proceso de inscripción debe cumplir diversas funciones en todo el proceso, como la de un visionario, mo>vador, facilitador, mediador, solucionador de problemas, gerente y entrenador.
El Líder se debe desempeñar además como colaborador en el trabajo con la Dirección Académica, y como un recurso para los académicos en la ampliación del diálogo en las unidades académicas con fines de formulación de estrategias de inscripción.
Datos-‐ información
La mayoría de las universidades están desbordadas de datos, por desgracia carecen de la capacidad de converFr sus datos en información significaFva. Tampoco pueden acceder fácilmente, combinar y reu>lizar la información para apoyar el análisis y la toma de decisiones.
En muchos casos, los datos que necesitan se esconden a plena vista. Están congelados en el lugar por los modelos de datos sub-‐opFmizados (es decir, diseños de almacén), por la dificultad de usar herramientas de información o por la naturaleza de propiedad de algunos sistemas.
Información
Sistemas de cómputo
Sistemas
Sistema de Planeación Escolar
(SIPLE)
Zona Reservada del Portal
Parámetros de Inscripción y
Tablero de Control
Sistema de Inscripciones (IxI)
Centro de Soporte de Inscripciones
Sistemas
Sistema de Planeación Escolar
(SIPLE)
Zona Reservada del Portal
Parámetros de Inscripción y
Tablero de Control
Sistema de Inscripciones (IxI)
Centro de Soporte de Inscripciones
Sistemas
Sistema de Planeación Escolar
(SIPLE)
Zona Reservada del Portal
Parámetros de Inscripción y Tablero de Control
Sistema de Inscripciones (IxI)
Centro de Soporte de Inscripciones
Sistemas
Sistema de Planeación Escolar
(SIPLE)
Zona Reservada del Portal
Parámetros de Inscripción y
Tablero de Control
Sistema de Inscripciones (IxI)
Centro de Soporte de Inscripciones
Sistemas
Sistema de Planeación Escolar
(SIPLE)
Zona Reservada del Portal
Parámetros de Inscripción y
Tablero de Control
Sistema de Inscripciones (IxI)
Centro de Soporte de Inscripciones
Sistema de Planeación Escolar (SIPLE)
SIPLE
Misión y Plan Estratégico de la Ins>tución
Obje>
vos Educa>
vos de
los Alumno
s Contexto
Responsabilidad Compar>da
Zona Reservada
Parámetros de inscripción
Sistema de inscripciones
Centro de Soporte de Inscripciones
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Preguntas y comentarios
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