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Comunicación en la Organización
Comportamiento y Desarrollo Organizacional
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DEFINICIÓN
la comunicación, en la organización, es la fuerza que une entre si a las personas, a través de la cual pueden llegar a un punto de vista común y comprender y cooperar para los logros y fines organizacionales.
Para Koontsz y Donell (1985)
“La comunicación organizacional es el proceso específico a través del cual se desplaza e intercambia la información entre las personas de una organización”.
Chiavenato (2002):
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Control
Motivación
Expresión de las emociones
Información
La Comunicación en la
organización
Chiavenato (2004): desde el comportamiento organizacional, la comunicación cumple cuatro funciones básicas, en una organización:
Funciones de la Comunicación en las organizaciones
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Funciones de la Comunicación en las organizaciones
• Sirve para controlar de varias maneras la conducta de los miembros
• Las organizaciones deben tener jerarquías de autoridad y lineamentos formales que se requiere que los empleados sigan
• Pero la comunicación informal también controla el comportamiento
Control
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Funciones de la Comunicación en las organizaciones
Motivación
La comunicación la fomenta, al aclarar a los empleados lo que
hay que hacer, qué tan bien lo están haciendo y qué puede hacerse
para mejorar el desempeño, si no es el
óptimo.
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Expresión emocional
Es el mecanismo fundamental por el cual los miembros manifiestan sus frustraciones
y sentimientos de satisfacción.
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Información
Proporciona la información que los grupos e individuos necesitan para tomar las decisiones al trasmitir la
información para identificar y evaluar opciones alternativas.
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TRANSMISOR Encodificador
CANAL
Medio
RECEPTOR
Codifica el
significado
deseado
Decodifica el
significado
percibido
FUENTE DECODIFICADOR
RUIDO
ENVIA EL MENSAJE
DESEADO
RECIBE EL MENSAJE
PERCIBIDO
RETROALIMENTACIÓN – Feed Back
Diagrama del proceso de la comunicación
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Comunicación en la organización
• El término de la comunicación organizacional se refiere al flujo de información que se presenta dentro de la organización por los diversos canales y redes que existan en esta.
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Tipos de comunicación Organizacional
• La CO no es un proceso que se lleve solamente en el interior de una empresa, sino también fuera de ella. Pues el funcionamiento de sus redes internas debe ser paralelo con las que se tienen con los miembros externos de la misma, ya que son ambas partes de la que dependen del éxito organizacional.
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Comunicación Interna
• Es el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para crear y mantener buenas relaciones con y entre sus miembros; utilizando diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales.
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Responsabilidades
• Establecer objetivos y
estrategias comunicativas
• Establecer prioridades
comunicativas
• Establecer un sistema de
acceso a la información,
determinando los flujos de
la comunicación
• Establecer los elementos de
la comunicación,
estableciendo como
funcionará el sistema.
Objetivos
• Implicar a los miembros de la organización en la visión y misión de la organización, inculcando su confianza y lealtad
• Proyectar una imagen positiva de la empresa
• Equilibrar la información ascendente, descendente, horizontal y transversal.
• Implicar al personal en el proyecto de la empresa
Comunicación Interna
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Comunicación Interna
Funciones
• Investigar : Con la finalidad de elaborar una política de escucha del clima social de la empresa que ayude a la toma de decisiones apropiadas.
• Orientar
• Informar
• Animar y coordinar
• Organizar campañas : Como soluciones a los problemas internos a fin de involucrar a los empleados.
• Formar : Capacitación determinada de actividades especificas incluyendo de manera especial la capacitación en comunicación (herramientas)
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Redes de Comunicación en las Organizaciones
La comunicación en su ámbito general como el organizacional, se transmiten mensajes que siguen determinados caminos para llegar a su recepto
A estas direcciones que toman los mensajes, las llamamos «redes de comunicación», cuyo origen puedes ser formal e informal
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Redes Formales
• Los mensajes fluyen siguiendo los caminos oficiales dictados por la jerarquía o su función laboral especificadas en el organigrama de la empresa, la redes de comunicación so formales.
• Y su objetivo es coordinar de manera eficiente todas las actividades distribuidas en la estructura de la organización.
FUENTES 2003
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Las comunicaciones descendentes incluyen los siguientes aspectos:
Implementación de objetivos
estrategias y metas
Instrucciones en el trabajo y la racionalidad
Prácticas y procedimientos
Retroalimentación
Adoctrinamiento
Canales formales de la comunicación
(Comunicación descendente)
La comunicación descendente es la que se lleva a cabo cuando los supervisores juegan el rol de emisores y los
subordinados son lo receptores,
Responsabilidades
Funciones
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Canales formales de la comunicación
(Comunicación descendente)
Sobrecarga de mensajes
Sentido de la oportunidad
Filtración
Exceso de confianza
en los métodos de difusión
PROBLEMAS
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• Aquellos mensajes que
fluyen de empleados
hasta los superiores,
normalmente con el
propósito de formular
preguntas, proporcionar
retroalimentación y hacer
sugerencias
Problemas y excepciones
Sugerencias de
mejoramiento
Informes de desempeño
Huelgas y reclamos
Información contable y
financiera
Comunicación ascendente
Tipos de información ascendente:
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La Comunicación en la organización
Demora
Pasar por alto las jerarquías
Necesidad de respuesta
Problemas
Comunicación ascendente
Filtración
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Intercambio lateral o diagonal entre pares o colegas. Su propósito no es sólo informar, sino solicitar actividades de soporte y coordinación.
La comunicación horizontal ocurre en tres categorías:
Solución de problemas en el interior de un
departamento (Intradepartamentales).
Coordinación entre departamentos
(Interdepartamentales).
Asesoría de Staff a los departamentos en línea.
La Comunicación en la organización
Comunicación horizontal
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La Comunicación en la organización
INTERPRETA
Problemas y excepciones Sugerencias de mejoramiento Informes de desempeño Reclamos y quejas Información financiera y contable COMUNICACIÓN
ASCENDENTE
COMUNICACIÓN
DESCENDENTE
Implementacion de objetivos
y metas Instrucciones de trabajo Prácticas y procedimientos Orientación Retroalimentación del
desempeño Adoctrinamiento
INFLUENCIA
COORDINA
Solución de Problemas Intra-departamentales Asesoría de Staff para departamentos en línea
Coordinación Inter-departamental
COMUNICACIÓN HORIZONTAL
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• Es la comunicación que no esta establecida, pero que aun así se lleva acabo. Pues básicamente se compone de las conversaciones que tiene los empleados sobre algún tema, sea o no relacionado con el trabajo.
La Comunicación en la organización
Canales Informales de la Comunicación
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Las organizaciones
utilizan
intensivamente dos
tipos de canales
informales de la
comunicación:
1.Pasear por la
organización
2.Cadenas de rumores
(Racimos de Uva)
Dos ejemplos de cadenas de rumores
Cadena de rumor
(Uno cuenta a muchos)
Cadena de los racimos de uva
(Algunos cuentan a otros seleccionados)
La Comunicación en la organización
Canales Informales de la Comunicación
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Comunicación externa
• Es el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos externo, encaminados a mantener o mejorar las relaciones con ellos; a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos o servicios.
– Hernández, 2002
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Relaciones Públicas • Marchis afirma que las relaciones Públicas son las
encargadas de romper las barreras en el entorno de las empresas, pues refuerzan el prestigio de los servicios productos, además de que se encargan de lidiar con las relaciones de su espacio: clientes, sociedad en general, clientes potenciales .
• Además de ser una herramienta mediante la cual se llega a la competencia para que conozcan «Nuestro lugar en el ambiente empresarial»
– Humanas
– Cordiales
– Profesionales
– Permanentes
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Publicidad
• Es una forma pagada de comunicación sobre una organización, sus productos, servicios, ideas temas o ambas cosas, que se transmite a una audiencia seleccionada.
• costo por persona es bajo contrario a lo que se invierte en ella
• No brinda una retroalimentación rápida
• Es difícil medir sus resultados
• No tiene efecto persuasivo en los consumidores
Desventajas
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Publicidad institucional
• Schultz la concibe como una clase de publicidad: del producto e institucional. Y nos dice que se dirige a promover la imagen de la organización, así como su reputación o ideas, a diferencia de la otra, que se basa en el producto en si.
• Busca el desarrollo o mejora de las relaciones con los clientes. Otras organizaciones, miembros actuales, empleados o publico en general.
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• El auge de la comunicación en las organizaciones como parte de éxito empresarial es indiscutible. Poco a poco los directores y gerentes se han dado cuenta de que el buen funcionamiento y logro de objetivos de su compañía, sea cual se a su giro, se basa no solo en la calidad de su producto o servicio, si no también en el bue funcionamiento y adecuada estructura de sus redes de comunicación
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