SECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Línea Estratégica 5: Barbosa Eficiente con Buen Gobierno
Programa 5.3.2 Clima Laboral 5.3.4 Atención al Ciudadano
“Somos un equipo transformador”
PROGRAMAS Y PROYECTOS (OBJETIVOS) Actividad (objetivos de programa)
# de
actividades
programadas
Costo por
actividad
Recursos
Apropiados
Recursos
Programados
Actividades
Ejecutadas
EFICACIA
Act.ejecutada/Act.
programada
Elaborar, social izar e intervenir diagnóstico sobre las necesidades
ergonómicas y de herramientas técnicas y tecnológicas de la
institución en el cuatrienio
4 5.600.000 0 5.600.000 2 50%
Implementar el sistema General de Seguridad y Salud en el trabajo en
el cuatrienio1 15.000.000 0 10.200.000 1 100%
Ejecutar el sistema General de Seguridad y Salud en el trabajo en el
cuatrienio4 80.000.000 0 9.000.000 10 250%
Realizar semanas de seguridad y salud ocupacional en el trabajo con
sus respectivas actividades en el cuatrienio8 8.500.000 0 3.000.000 2 25%
Realizar jornadas de integración para los funcionarios y contratistas
en el cuatrienio4 45.000.000 0 45.000.000 1 25%
Realizar dotaciones de elementos ergonómicos (equipos de oficina,
mobiliario) en el cuatrienio4 500.000.000 0 5.000.000 1 25%
Realizar mediciones de cl ima laboral en el cuatrienio 2 1.700.000 0 1.700.000 2 100%
Elaborar estudio técnico de la modernización de la estructura y planta
de cargos de la administración municipal, manual de funciones,
procesos y procedimientos en el cuatrienio
1 121.800.000 121.800.000 121.800.000 1 100%
Realizar actividades orientadas al HACER en el cuatrienio 32 12.800.000 0 7 22%
Realizar actividades orientadas al SER en el cuatrienio 48 19.200.000 0 14 29%
Dar trámite a las PQRS recibidas en el cuatrienio 100% 0 0 0 410 64.87%
Adecuar y/o dotar la oficina de atención al usuario en el cuatrienio 1 0 0 0 0 0
5.3.2 CLIMA LABORAL
5.3.4 ATENCION AL CLIENTE
16.000.000
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA - TALENTO HUMANO
NIVEL / NATURALEZA
PERIODOLIBRE
NOMBRAMIENTO Y REMOCION
CARRERA ADMINISTRATIVA
PROVISIONALIDAD VACANTES TOTAL
DIRECTIVO 1 15 4 20
ASESOR 1 1 2
PROFESIONAL 2 2 18 22 44
TECNICO 4 10 23 7 44
ASISTENCIAL 2 11 18 7 38
TOTAL 2 24 23 59 40 148
MEDICIÓN DE CLIMA ORGANIZACIONAL
Objetivo: Analizar el estado de satisfacción de los servidores en su ambiente laboral, para el diseño de estrategias de intervención que favorezcan la productividad y el mejoramiento continuo de los procesos organizacionales.
Participantes: 85 servidores
Resultados: El nivel de satisfacción es del 82%
Asuntos a mejorar:
• Salud y seguridad en el trabajo
• Comunicación organizacional
• Programa de capacitaciones
PLAN DE CAPACITACIONES
• Modificación al Manual de Funciones y perfiles laborales Resolución 039 del 1de febrero 2017.
• Diagnóstico de la plata física para compra de mobiliario $252,000,000 yreparación de la plata física $47,000,000.
CAPACITACIONES ASISTENTES
Socialización Proceso de Modernización Administrativa 99
Nuevo Código de Policía y Convivencia Ciudadana 46
1er Encuentro de Comités de Convivencia laboral 2
Normatividad, deberes y derechos de la Brigada de Emergencia 15
Normatividad, deberes y derechos del COPAST 6
Normatividad, deberes y derechos del Comité de Convivencia Laboral 6
Charla "Actitud al 100% 122
Charla Manejo de estrés 58
TOTAL 354
ACTIVIDADES DE BIENESTAR LABORAL
• Atención del día de la Mujer
• Atención del día de la Secretaria
• Incentivos Laborales: Horarios especiales, día de cumpleaños, horas de estudio, permisos remunerados.
• Estímulos y reconocimientos individuales por la participación en las actividades de personal.
• “QUE TE MOTIVA” Actividad como control en el cumplimiento del horario.
GESTION ADMINISTRATIVA
ACCIONES / GESTIÓN VALORACION CUANTITATIVA
Reclamaciones Administrativas 10
Recursos de Reposición Reclamaciones administrativas 10
Derechos de petición 15
Apoyo con las respuestas a juzgados por acciones de tutela 5
Proyección de actos administrativos (licencias por luto, calamidades domésticas, sistema de evaluación de desempeño, entre otros)
18
Revisión, aprobación y tramite de liquidaciones de ex funcionarios10
Revisión y aprobación de hojas de vida de funcionarios a ingresar a la dependencia. 12
SG-SST: Decreto 1072 de 2015
SEMANA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO “AUTOCUIDADO TRABAJO DE TODOS” DEL 24 AL 28 DE ABRIL DE 2017
• LUNES:
APERTURA DE LA SEMANA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: 134 personas participantes
CARRERA DE OBSERVACION “AUTOCUIDADO TRABAJO DE TODOS”: socialización del SG-SST: 79 personas participantes.
• MARTES:
CAPACITACION PSIQUICOMEDIA “ACTITUD AL 100”: Asistencia 99 personas.
• MIERCOLES:
CAPACITACION MANEJO Y CONTROL DEL ESTRÉS: Asistencia de 58 personas.
• JUEVES
“CAMPAÑA ESTILO DE VIDA SALUDABLE”
RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD
• Total funcionarios atendidos en los servicios ofrecidos: 129
• Total funcionarios atendidos en optometría: 38
• Total funcionarios atendidos en examen de mama, próstata y citología (demanda inducida): 10
• Total funcionarios atendidos en promoción y prevención: 22
• Total funcionarios atendidos en higiene bucal: 18
• Total funcionarios atendidos en nutrición: 9
• Total funcionarios atendidos en medicinal general: 13
• Total funcionarios atendidos en fisioterapia: 19
• VIERNES
“DIA DE TRABAJO CON PAPA/MAMA”
Como celebración del día del niño se realizaron algunas actividades donde los niñospudieron interactuar con sus padres en su lugar de trabajo y disfrutaron de una tarde derecreación, dulces y helado, como parte del programa de incentivos de Bienestar Laboral.
EXAMENES MEDICOS OCUPACIONALES PERIODICOSJUEVES Y VIERNES 27 Y 28 DE ABRIL DE 2017
OBJETIVOCumplir con la normatividad 2346 del 2007 vigente en cuanto a la realización porparte de la empresa de los Exámenes Médicos Laborales Periódicos.
ALCANCE Inspeccionar y mitigar los estados físicos y ergonómicos causados en cada una de lasáreas de trabajo de cada empleado. Doctor: Miguel Miranda Hernández, MedicoLaboral con licencia 98598 en Seguridad y Salud en el trabajo. Para los dos díasconsecutivos (Jueves y Viernes).
60 personas atendidas
UNIDAD OPERATIVA ALMACEN E INVENTARIO• Registro de 19.586 bienes equivalente a un 70% del inventario total de bienes muebles
del municipio.
• Bienes inmuebles 186 predios y edificaciones, a la fecha hay 45 de ellos avaluados y con su respectivo registro fotográfico y respectiva ficha técnica.
• Aseguramiento de todo el parque automotor incluidas las volquetas y la maquinaria amarilla: en total 31 vehículos.
• Recolección de 1700 bienes aproximadamente, dados de baja y recogidos para su disposición final en: 3 Institución Educativas, 6 Centros Educativos rurales, en el Centro de Transformación y en las Instalaciones del CAM y del CAS.
• La compañía de seguros SURAMERICANA realizo el pago la póliza de fraude de empleados del municipio de Barbosa, por un valor de $129.113.447.
• El gasto de combustible está estable en comparación con el año 2016. Dicho gasto se aumentará en un 30% por la compra de la maquinaria amarilla y las volquetas.
OPTIMIZACIÓN RECURSOS COMPUTO, WIFI Y TELEFONIA
ANALISIS Y DEPURACIÓN DE GASTOS ADMINISTRATIVOS:
• AHORRO MES WIFI: $1’205.094
• AHORRO MES TELEFONÍA: $672.547
• AHORRO MES EPM: $400.000
• TOTAL : $2’277.641
PROCESOS CONTRATUALES EN EJECUCIÓN:
• REALIZACIÓN DEL INVETARIO DE EQUIPOS DE COMPUTO
• MODERNIZACIÓN DE LA PLANTA TELEFÓNICA CON NUEVA TECNOLOGICA
• LEGALIZACIÓN DEL ANTIVIRUS Y LICENCIAS DE SEGURIDAD DE DATOS Y ACCESO
• CREACION DEL PUESTO DE ATENCION A LA COMUNIDAD
ATENCION A LA COMUNIDAD - PQRSF
MES N° PQRSF
ENERO 79
FEBRERO 95
MARZO 130
ABRIL 89
TOTAL 393
TIPO CANTIDAD
PETICION 318
QUEJA 31
RECUERSO DE REPOSICION 5
FELICITACIONES 2
TUTELAS 37
TOTAL 393
81%
8%
1%
1%
9%
PQRSF por tipologia
PETICION
QUEJA
RECUERSO DEREPOSICION
FELICITACIONES
DEPENDENCIA N° PQRSF
DESPACHO DEL ALCALDE 31
SECRETARIA DE SALUD, PROTECCIÓN SOCIAL Y
DESARROLLO COMUNITARIO
10
SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA
CIUDADANA
35
SECRETARIA DE HACIENDA 30
SECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 25
DEPARTAMIENTO ADMINISTRATIVO DE
PLANEACION
102
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA 4
SECRETARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO
Y AMBIENTAL
3
SECRETARIA DE MOVILIDAD 151
INDER Y CONCEJO 2
TOTAL 393
8%3%
9%
8%
6%
26%
1%1%
38%
0%
PQRSF por Dependencia
Despacho Del Alcalde
Secretaria De Salud, Protección Social Y Desarrollo Comunitario
Secretaria De Gobierno Y Convivencia Ciudadana
Secretaria De Hacienda
Secretaria De Servicios Administrativos
Departamiento Administrativo De Planeacion
Secretaria De Educacion Y Cultura
Secretaria De Desarrollo Agropecuario Y Ambiental
Secretaria De Movilidad
Inder Y Concejo
SOLICITUD CANTIDAD
CUMPLIMIENTO DE TERMINOS. 325
SIN CONTESTAR EN LOS TERMINOS LEGALES. 62
PENDIENTES POR CONTESTAR Y CON
VENCIMIENTOS DE TERMINOS.
6
TOTAL 393
83%
16%
1%
Por oportunidad de respuesta
CUMPLIMIENTO DE TERMINOS.
SIN CONTESTAR EN LOS TERMINOS LEGALES.
PENDIENTES POR CONTESTAR Y CON VENCIMIENTOS DE TERMINOS.
Apertura del puesto de ATENCIÓN AL CUIDADANO, a partir del mes de mayo e implementación del manual de ATENCION AL USUARIO.