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INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN
PROCESO GESTION DE COMUNICACIONES VIGENCIA 2016
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BOGOTA, MARZO DE 2017
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Contenido
1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................3 2. CRITERIOS DE AUDITORIA ..............................................................................................3 3. OBJETIVO ...............................................................................................................................4 4. ALCANCE ................................................................................................................................4 5. EQUIPO DE TRABAJO .........................................................................................................5 6. METODOLOGIA APLICADA ..............................................................................................5 7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR ........................................................................5 8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES ....................................................................6 9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA ..................................................................................8
9.1 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS Y METAS DEL PROCESO…………………..9
9.1.1 Plan de acción……………………………………………………………………………..9
9.1.2 Gobierno en Línea……………………………………………………………………….12
9.1.3 Estrategia para la comunicación Externa……………………………………………...13
9.1.4 Estratégica para la Comunicación Interna………………………………………….....14
9.2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (SIGID)………………………………………14
9.2.1 Procesos y procedimientos……………………………………………………………...14
9.2.2 Mapa de Riesgos…………………………………………………………………………15
9.2.3 Plan de Mejoramiento 2015……………………………………………………………..15
9.3 OBSERVACIONES……………………………………………………………………….15
9.4 NO CONFORMIDADES………………………………………………………………….16
9.5 RECOMENDACIONES…………………………………………………………………..16
10. CONCLUSIONES…………………………………………………………………………17
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AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN
PROCESO GESTION DE COMUNICACIONES
1. INTRODUCCIÓN
La comunicación juega un papel fundamental en la consolidación de la cultura organizacional en las
entidades públicas, ya que facilita el entendimiento de la misión institucional, objetivos y metas que se
espera cumplir, promueve una forma de interactuar para lograr estos fines y fortalece el sentido de
pertenencia, asegurando la continuidad de los proyectos y las actividades propuestas para el desarrollo
de su misionalidad. La Comunicación para su desarrollo debe diseñar políticas, directrices, procesos y
procedimientos que garanticen la eficacia, eficiencia y efectividad de los canales, los mensajes y todo lo
concerniente a la comunicación interna y externa en la entidad.
En tal sentido la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Manual de comunicaciones del Distrito Capital
y en el marco de la planeación, ejecución, medición y mejoramiento del proceso de comunicación
organizacional, estableció para todas las entidades del Distrito los lineamientos tales como la
formulación e implementación del Plan de Comunicaciones y los respectivos procedimientos, para
asegurar procesos comunicativos e informativos oportunos, dirigidos tanto a los funcionarios como a
los ciudadanos, visibilizando la gestión y los resultados generados por la entidad, que contribuyen a
generar mecanismos eficaces para garantizar el control social y el cumplimiento de objetivos
institucionales
El presente informe tiene como propósito dar a conocer los resultados del desarrollo de la auditoria
interna de gestión al Proceso Gestión de Comunicaciones, en el marco del programa anual de auditorías
de la vigencia.
2. CRITERIOS DE AUDITORIA
Constitución Política De Colombia 1991.
Decreto 2573 d e 2014 "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de
Gobierno en línea, se reglamenta la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones"
Ley 872 de 2003 "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva
del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios"
Resolución 378 de 2008 "Por la cual se adopta la Guía para el diseño y desarrollo de sitios Web
de las entidades y organismos del Distrito Capital"
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Decreto 208 de 2016 "Por medio del cual se adoptan el Manual de Imagen Corporativa y Visual
de la Administración Distrital y el lema institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.,
para el periodo 2016-2019
Decreto 652 de 2011. "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema
Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales
Decreto 4485 del 2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
Ley 872 de 2003 "Por medio del cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama
ejecutiva del poder público y otras entidades prestadores de servicios"
Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica
Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales -
NTD:SIG 001:2011"
Plan de Acción vigencia 2016, Plan de Mejoramiento 2015, Políticas, Planes, Procedimientos
Internos Establecidos y MECI:2014
Plan de Comunicaciones E-COM-DI-001
3. OBJETIVO
Revisar y evaluar el Proceso Gestión de Comunicaciones del IDIPRON, con el fin de verificar el
grado de cumplimiento de sus procedimientos, objetivos y metas del plan de comunicaciones y plan
de acción de la vigencia 2016
4. ALCANCE
Evaluar el Proceso Gestión de Comunicaciones del IDIPRON, con el fin de determinar el grado de
cumplimiento en términos de eficiencia y eficacia del plan de comunicaciones, los procedimientos del
proceso, la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea y los objetivos y metas establecidas
en el plan de acción 2016.
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5. EQUIPO DE TRABAJO
ROLES EN LA
AUDITORIA NOMBRES COMPETENCIAS
AUDITOR LIDER
Jorge E. Rivera
Alba
Revisión de los procedimientos, controles internos, riesgos y
aplicación de normas técnicas.
6. METODOLOGIA APLICADA
La auditoría inicia con la comunicación para la realización de la reunión de apertura el día 29 de
Octubre de 2016, a través de memorando N°. 2016IE8491
Solicitud de información sobre los planes y políticas contenidos dentro del Proceso Gestión de
Comunicaciones.
Revisión, verificación y análisis de la de la información recaudada.
Entrevista con las personas vinculadas y encargado del proceso de Gestión de Comunicaciones.
Articulación y consolidación de las evidencias producto de la auditoría y elaboración del informe.
7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR
La Resolución 340 de 2008 por medio de la cual se adopta la Política de Comunicaciones en el Instituto
y cuya finalidad se centra en que los procesos de la entidad relacionados con la comunicación interna,
externa y la que se genere a los medios de comunicación, permita una participación activa de
funcionarios, beneficiarios y ciudadanos en general, encaminados a orientar la forma y desarrollo de los
diversos medios de información, hacia el perfeccionamiento de la cultura y los valores organizacionales
del IDIPRON, para garantizar la transparencia en el ejercicio de la función administrativa, la
democratización pública, la cohesión institucional, aumentar la competitividad y el buen desempeño
laboral.
El proceso de Gestión de Comunicaciones, tiene establecido como objetivo “Contribuir con el
posicionamiento del Idipron desde un proyecto pedagógico de inclusión social que promueve la
garantía del goce efectivo de los derechos de Niños, Niñas, Adolescentes y Jóvenes desde los 8 años
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hasta los 28 años y sus familias, a través de un plan estratégico de comunicación dirigido a la
ciudadanía, además de promover la comunicación interna para apoyar el cumplimiento de su gestión,
avances y apuestas institucionales del instituto con base en su plataforma estratégica”, en tal sentido
cuenta con los procedimientos, tales como la Realización de piezas comunicacionales, Publicación
portales web, Administración de redes sociales, Elaboración comunicados de prensa y Cubrimiento de
eventos, los cuales están formalmente adoptados por medio del SIGID del Instituto.
8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES
A la fecha el proceso Gestión de Comunicaciones, cuenta con los siguientes hallazgos vigentes de
acuerdo con los últimos informes de auditoría por parte de la Oficina de Control Interno, se evidencia el
cierre de 2 de los 5 hallazgos identificados, quedando a la fecha 3 hallazgos pendientes por cerrar:
ORIGEN HALLAZGO/ NO
CONFORMIDAD REPORTE ESTADO OBSERVACION
Informe de
Auditoria
Interna
vigencia
2013
1. La caracterización del proceso de
comunicaciones, esta desactualizado
respecto a sus entradas y salidas,
recursos, documentos relacionados y
normatividad de la referencia, no
incluye fuentes de medición y
seguimiento, a través de indicadores
de gestión de eficiencia, eficacia y
efectividad, que permitan establecer
el grado de avance o logro de los
objetivos trazados y de los resultados
esperados del proceso, incumpliendo
lo establecido en los numérales 1.2.2,
2.1.4 del MECI 1000:2005, 4.1, 4.2 y
7,1 y 8.2.3 de la NTCGP 1000:2009,
así como los numerales 4.2.1, 4.2.5
de la NTD-SIG 001:2011, adoptado a
través del Decreto 652 de 2011.
Se revisó la caracterización del
proceso de comunicación y se
están realizando los ajustes
necesarios. Se incluyeron otros
riesgos, se reformuló el objetivo
acorde con la misionalidad del
Idipron. Se está modificando
teniendo en cuenta las
proyecciones de la Oficina
Asesora de Planeación del
Idipron. Anexo: Caracterización
actualizada.
Abierto
(17/12/2014) Si bien, describen
avances en la actualización de la
caracterización del proceso de
comunicaciones, en el seguimiento al
plan de mejoramiento no se adjunta
caracterización actualizada y en la
página web del IDIPRON, se encuentra
publicada la caracterización del
05/10/2012.
Informe de
Auditoria
Interna
vigencia
2013
2. El proceso de Comunicaciones, no
cumple con la Política de
Administración del Riesgo, puesto
que no ha establecido controles, ni ha
realizado seguimiento para la
verificación y efectividad de los
mismos en el mapa de riesgos, con el
objetivo de garantizar la eficiencia,
eficacia, y efectividad de las acciones
propuestas para su tratamiento, de
conformidad con lo establecido en
los numérales 1.3 del MECI
1000:2005, 4.1 literal g) y 5.6.2 de
la NTCGP 1000:2009, 4.2.2 de la
NTD-SIG 001:2011, adoptado a
través del Decreto 652 de 2011.
1. Se revisó la política de
Administración del Riesgo y se
hizo seguimiento al mapa de
riesgos. 2. Se identificó la
aplicabilidad de la política de
Administración del Riesgo para el
desarrollo del proceso de
comunicaciones. 3. Se trabajó
conjuntamente con Planeación el
mapa de Riesgos del Proceso de
comunicaciones. Anexo:
Seguimiento el mapa de riesgos
con sus soportes.
Cerrado
(17/12/2014) Se evidencia formulación
de plan de mejoramiento producto del
origen del mapa de riesgos, además con
seguimiento a los avances que datan de
junio de 2014, en este plan de
mejoramiento se procede a cerrar el
hallazgo, pero se realizará verificación
de cumplimiento del plan de
mejoramiento producto de mapas de
riesgo.
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Informe de
Auditoria
Interna
vigencia
2013
3. El proceso de Comunicaciones,
desconoce los criterios para la
organización de los archivos de
gestión, en concordancia con las
Tablas de Retención Documental, el
manual de procedimientos y las
funciones de la entidad, de
conformidad con lo establecido en el
Acuerdo 42 de 2002.
1. Se conocieron los criterios para
la organización de archivos en
concordancia con los lineamientos
distritales e institucionales. 2. Se
solicitó asesoría al Área de
Gestión documental para la
aplicabilidad de los criterios en el
desarrollo de la gestión del
Proceso de Comunicaciones. 3. Se
realizó jornada de trabajo con
todos los integrantes del equipo
de comunicaciones para archivar
los documentos de la oficina.
Anexo: Actas de Gestión
Documental
Cerrado
(17/12/2014) Se evidencia memorando
del 15/05/2014 (2014IE4148), por el
cual la encargada del proceso solicita al
responsable de gestión documental
CAPACITACION SOBRE
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS, el
cual fue prestado por el área de
gestión ambiental los días 11 de junio y
18 de junio de 2014, según actas
adjuntas.
Informe de
Auditoria
Interna
vigencia
2013
4. no se ha socializado y actualizado
la política de comunicaciones de la
entidad, incumpliendo lo establecido
en la Resolución 340 de 2008, los
numérales 2.3.2 del MECI
1000:2005, 7.2.3. 8.2.3 de la NTCGP
1000:2009, y 4.2.7 literal b) c y 5.6
de la NTD-SIG 001:2011, adoptado a
través del Decreto 652 de 2011.
Primer avance: Se conoció
política de comunicaciones
existente en el Idipron y se revisó
su contenido para determinar los
cambios que requiere según el
plan estratégico del Idipron y las
nuevas dinámicas institucionales.
Anexo: Documento de
recomendaciones de política de
comunicaciones.
Abierto
Si bien, el proceso propició un avance
en el cual generó un documento
denominado "Recomendaciones a la
Resolución Nª 340 de 2008" "Por
medio de la cual se adopta la Política
de Comunicaciones en el IDIPRON y
Plan de Comunicaciones" Estos
documentos, no se encuentran
aprobados por la entidad y no
contienen firmas que validen su
autoridad y responsabilidad. Por lo
anterior, no se procede a cerrar el
hallazgo.
Informe de
Auditoria
Interna
vigencia
2013
5. No se cuenta con planes de
mejoramiento por proceso, que
permitan fortalecer el desempeño en
su operación y generar los avances
respecto a la ejecución de las
acciones de mejora, incumpliendo lo
establecido en el 3.3.2 del MECI
1000:2005, 8.5.1, 8.5.2 y 8.5.3 de la
NTCGP 1000:2009, y 7.2, 7.3 y 7.4
de la NTD-SIG 001:2011, adoptado a
través del Decreto 652 de 2011.
Se formularon los planes de
Mejoramiento del Proceso de
Comunicaciones de las vigencias
2012 y 2013. Actualmente están
en ejecución Anexo: Plan de
Mejoramiento
Abierto
(16/07/2015) Se observa consecución
del proceso de mejoramiento continuo,
por cuanto el proceso de
comunicaciones ha establecido
acciones de mejora a su gestión, siendo
registrados en el presente plan de
mejoramiento.
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9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
Una vez realizada la reunión de apertura de la auditoria, se desarrolló en los términos y condiciones
establecidas y acordadas en la reunión realizada el día 29 de Octubre con los responsables del proceso a
auditar en donde se dio a conocer el objetivo, los criterios y el alcance de la auditoria, mediante
memorando 2016IE8491 del 21/10/2016.
Para la ejecución de la auditoria se solicitaron y verificaron carpetas y documentos en línea como
procedimientos, caracterización, mapa de riesgos, resoluciones internas sobre el proceso Gestión de
Comunicaciones.
9.1 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS Y METAS DEL PROCESO
Dentro de los Objetivos estratégicos formulados en el 2015 para el cumplimiento de la Plataforma
Estratégica de la Entidad y que está directamente relacionado con las metas del proceso de
comunicaciones, se encuentra el Fortalecer la gestión institucional mediante el mejoramiento de las
capacidades administrativas, de infraestructura, TIC’s, Comunicaciones, y la gestión integral del
IIDPRON, junto con su acción estratégica Fortalecimiento de la gestión administrativa,
comunicaciones e infraestructura. En tal sentido y para dar cumplimiento con este objetivo estratégico,
el proceso de Comunicaciones formuló e implementó el Plan de Acción 2016, con dos acciones
estratégicas tales como:
Fortalecer la comunicación externa mediante la promoción y difusión de los programas que
desarrolla el IDIPRON, a través de secciones radiales semanales en la emisora DC Radio mediante
las cuales se informa a la ciudadanía
Fortalecer la comunicación interna y el sentido de pertenencia de quienes trabajan con el IDIPRON.
9.1.1 Plan de acción
Tal como lo define la CEPAL1, el Plan Operativo Anual (plan de acción) es un instrumento que debe
sistematizar los aspectos “operativos” relacionados con las actividades que permiten materializar los
productos en una expresión anual. Para ser coherente con los objetivos y metas de la Institución y del
Programa, debe recoger en su programación justamente las prioridades establecidas en términos de la
calendarización de las actividades e identificar los insumos necesarios para la generación de los
productos finales. Una vez revisado el Plan de acción del Área del Comunicaciones para el periodo
auditado se identificaron estas actividades:
1 Manual de Planificación Estratégica e indicadores de desempeño en el Sector Publico CEPAL 2009
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Fortalecer la comunicación externa mediante la promoción y difusión de los programas que desarrolla
el IDIPRON, a través de secciones radiales semanales en la emisora DC Radio mediante las cuales se
informa a la ciudadanía. Para dar cumplimiento a esta acción se formuló la siguiente meta y
actividades:
META
(Fin o límite del objetivo,
normalmente numérico. Agregar
cuantas metas se requieran)
Producir y realizar mínimo 12 secciones en un programa radial de DC Radio.
(Número de secciones
emitidas/12 secciones
programadas)*100
83,3%
De las 12 actividades programadas, dos no se realizaron, el jueves 11 de agosto debido al
lanzamiento de la semana "Distrito Joven", y el 6 de octubre debido a problemas de salud del
productor de la emisora.
No.
Agregar
cuantas
filas como
actividade
s se
requieran
COMO
(Actividades a
realizar para
cumplir con el
objetivo)
PRIMER
SEGUIMIENTO
SEGUNDO
SEGUIMIENTO TERCER SEGUIMIENTO
TOTAL
PLANEADO/
EJECUTADO P/E ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1
Preguntar y decidir
en el IDPAC en
qué programas de
los emitidos por
DC Radio puede
quincenalmente
producir una
sección del
IDIPRON
P
%
Planeado
50
% 50% 100%
E
%
Ejecutado
30
% 70% 100%
2
Diseño Gráfico de
la ubicación de la
sección radial en la
página web del
IDIPRON y en
redes sociales de
internet
P
%
Planeado
100
% 100%
E
%
Ejecutado
100
% 100%
3
Definición de
temática e
invitados
P
%
Planeado
11% 11% 11% 11% 11% 11
% 11% 11%
12
% 100%
E
%
Ejecutado
11% 11% 11% 33%
4
Emisión de la
sección semanal en
uno de los
programas de DC
Radio
P
%
Planeado
11% 11% 11% 11% 11% 11
% 11% 11%
12
% 100%
E
%
Ejecutado
0% 2,7% 11% 14%
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Fortalecer la comunicación interna y el sentido de pertenencia de quienes trabajan con el
IDIPRON. Para dar cumplimiento a esta acción se formuló la siguiente meta y actividades:
META
(Fin o límite del objetivo,
normalmente numérico. Agregar
cuantas metas se requieran)
Producir y enviar por correo electrónico 14 boletines virtuales a todos los funcionarios del IDIPRON.
(Número de boletines virtuales
remitidos/ 14 boletines virtuales
programados a producir)*100
83% Se realizan los programas en las fechas acordadas.
No.
Agregar
cuantas
filas como
actividades
se
requieran
COMO
(Actividades a
realizar para cumplir
con el objetivo)
PRIMER
SEGUIMIENTO
SEGUNDO
SEGUIMIENTO TERCER SEGUIMIENTO
TOTAL
PLANEADO/
EJECUTADO P/E ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1
Diseño de imagen del
boletín virtual
quincenal
(Feb - Mar 10%)
P
%
Planeado
50% 50% 100%
E
%
Ejecutado
50% 50% 100%
2
Monitoreo,
recolección y análisis
de la información
publicada en medios
de comunicación y/o
página del instituto.
(Abril - Diciem 40%)
P
%
Planeado
8% 8% 8% 8% 8% 8% 8% 8% 10% 9% 9% 8% 100%
E
%
Ejecutado
8,3% 8,3% 8,3% 8,3% 8,3% 8,3% 50%
3
Elaborar y enviar por
correo Institucional
un boletín quincenal,
con las notas
seleccionadas en el
monitoreo de medios
y con las notas
publicadas en la
Página Web durante
los quince días
previos
(Abril - Diciem 50%)
P
%
Planeado
11% 11% 11% 11% 11% 11% 11% 11% 12% 100%
E
%
Ejecutado
8,3% 11% 11% 30%
Si bien es cierto, el proceso de comunicaciones reporta para el segundo periodo de seguimiento al Plan
de Acción 2016 un cumplimento del 100%, no se logró evidenciar el cumplimiento de las metas, en la
medida en que no se cuenta con los registros y/o archivos que muestren su realización, y las actividades
realizadas no contribuyeron directamente a la consecución de las acciones y objetivo estratégico, tal es
el caso que para producir y realizar mínimo 12 secciones en un programa radial de DC Radio, se tiene
programado como actividad “Preguntar y decidir en el IDPAC en qué programas de los emitidos por
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DC Radio puede quincenalmente producir una sección del IDIPRON”, lo que su ejecución no fue
relevante frente al impacto que genera en la realización de las secciones radiales programadas.
9.1.2 Gobierno en Línea
Mediante la Resolución N°. 425 del 2008 se crea el Comité Antitrámites y de Gobierno en Línea en el
Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud – IDIPRON, con funciones en Materia de
Racionalización de Trámites y de Gobierno en Línea. De conformidad con las directrices de Decreto
2641 de 2012 “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano”, la página del Instituto cuenta con la publicación de Políticas, Planes, Programas y
Proyectos y Servicios de información al Ciudadano, acciones que permiten aumentar su oferta de
servicios.
Actualmente y en cumplimiento con la Guía 3.0 Sitios Web – Distrito Capital y de acuerdo con la
resolución 378 de 2008 la entidad está cumpliendo con los siguientes lineamientos en cuanto a
publicación de información básica y obligatoria:
Información General de la Entidad
Datos de contacto
Servicios de información
Normatividad, políticas y lineamientos
Información financiera y contable
Información sobre planeación, gestión y control
Información sobre la contratación
Información sobre servicios
Información sobre el recurso humano
Se verificó que la información general de la Entidad y los canales de atención al ciudadano en la Guía
de Trámites y Servicios del Distrito (www.bogota.gov.co haciendo click en el link “Guía de trámites” o
directamente http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/php/03..html) está actualizada en cuanto a Datos
de Contacto y Servicios que presta la Entidad.
Por otra parte La Guía 3.0 Sitios Web Distrito Capital versión 3.0 y teniendo en cuenta la resolución
378 de 2008 la cual las Entidades y organismos distritales deben adoptar y aplicar lo establecido en el
documento denominado “Guía para el diseño y desarrollo de sitios web de las Entidades del Distrito
Capital, esta guía de trámites y servicios es un módulo único donde se actualizan los Trámites y
Servicios, así mismo este módulo cuenta con una interconexión con el SUIT aplicativo del orden
nacional. El Idipron adopto este aplicativo oficial dispuesto por la Secretaria General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, para orientar a la ciudadanía acerca de los requisitos, sitios y horarios de atención
para la realización de los trámites y la prestación de los servicios de la Entidad. Una vez revisadas estas
plataformas tecnológicas se evidencio inconsistencias entre los trámites y servicios que presta la
Entidad, mientras que en el SUIT se reporta 2 trámites y ningún servicio, en la Guía de Trámites y
Servicios del Distrito, se identifican 3 servicios y ningún trámite, como se evidencia a continuación:
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Guía de Trámites y Servicios del Distrito
Sistema Único de Información de Trámites – SUIT
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9.1.3 Estrategia para la comunicación Externa
Por medio de esta estrategia se pretende dar a conocer la misionalidad del IDIPRON, para que la
ciudadanía en general referencie la institución, no solo porque se trabaja con habitantes de calle, si no
con población con extrema pobreza y vulnerabilidad.
Dentro de este marco, se formuló como objetivo el posicionamiento de la imagen institucional a través
de medios de comunicación y relaciones públicas, dando a conocer experiencias exitosas con personas
que estuvieron y están vinculadas con el Idipron, entre las cuales podemos relacionar:
Centro de atención Oasis mujer que lava ropa de habitantes de la calle. “Nota del Tiempo”
Laura y Diego, los hermanos que cambiaron su vida gracias al Idipron.
El ‘Profe’ del Idipron que también habito en las calles.
La historia del joven que logró su empresa gracias el Idipron
Programa “Distrito Joven” que lidera el Idipron (Graduó a 529 jóvenes en Contabilidad, Desarrollo
de Operaciones Logísticas, Mantenimiento de Equipos de Cómputo, Programación de Software,
Recursos Humanos y Sistemas, entre otros).
Por otra parte, se evidencio el incremento de: Visitas, los Me gusta y Retwets que por medio de las
notas periodísticas como las “Experiencias de Vida” han permitido llegar al público en general
acercando a la ciudadanía a la misionalidad del Idipron, estas experiencias de vida han permitido dar a
conocer actividades, programas y estrategias del Instituto.
La Red Twiter en los meses de septiembre y octubre de 2016 obtuvieron un alcance (total de personas
que vieron la “Marca” Idipron en la red social) de 233 mil impresiones o vistas en los dos meses Vs 76
mil de los dos meses anteriores. Se obtuvo un total de 514 Retweets durante los meses de septiembre y
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octubre, en promedio 8 diarios. Mientras que el comportamiento de la red Facebook de Idipron, en los
meses de septiembre y octubre de 2016 se obtuvo un crecimiento en número de los Me Gusta durante
estos dos meses de 309 Vs. 372 de los meses anteriores. Número de personas que vieron el contenido
de la página 454.553 Vs. 50.960 meses anteriores
9.1.4 Estrategia para la Comunicación Interna
La comunicación interna es una herramienta estratégica clave en la entidad, puesto que mediante un
buen empleo de la información se puede transmitir correctamente a los funcionarios los objetivos y
valores estratégicos que promueve la organización. Con el diseño de piezas comunicativas, la
utilización de herramientas como el intranet, carteleras internas, pantallas institucionales, boletines,
correos electrónicos, campañas de comunicación interna y eventos; o mediante los canales externos:
páginas web, redes sociales, medios de comunicación, eventos de posicionamiento de marca, ruedas de
prensa, difusión de pauta, impresos y publicaciones e informes, se busca fortalecer la comunicación
interna y externa, dependiendo de las necesidades de las áreas, los lineamientos normativos, las
políticas y directrices de la Dirección General, en este sentido y para este periodo se realizaron :
Día sin carro distrital
Diseño de diplomas para diferentes eventos, grados y capacitación
Diseño de protectores de pantalla
Diseño de piezas comunicativas de no pólvora
Producción, grabación y edición de videos como ESNNA
Videos institucionales para las salas de Cinemas Procinal
Videos de cubrimiento de diferentes eventos institucionales (Vimeo, YouTube y Twiter) para
divulgación en redes sociales.
Videos de navidad y comedores comunitarios
Diagramación para revistas especializadas
Diagramación y diseño de libros institucionales
9.2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (SIGID)
9.2.1 Procesos y procedimientos
Uno de los elementos de la planeación es la caracterización del proceso, el cual tiene por objetivo
determinar las características que delimitan la operación del proceso frente al cumplimiento de la
misión institucional. Esta herramienta permite identificar y estructurar el proceso en términos de
objetivo, alcance, recursos, identificación de elementos de entrada y salida del proceso, y los
proveedores y clientes, orientando las actividades que se desarrollan en la entidad u organismo Distrital
en términos de comunicación; actualmente el proceso Gestión de Comunicaciones, no cuenta con la
caracterización actualiza respecto a sus entradas y salidas, recursos, documentos relacionados y
normatividad de la referencia, no incluye fuentes de medición y seguimiento, a través de indicadores de
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gestión de eficiencia, eficacia y efectividad, que permitan establecer el grado de avance o el logro de los
objetivos trazados y de los resultados esperados del proceso.
Se evidencia con la visita realizada y en entrevista a la persona que ejecuta los procedimientos de
Realización de Piezas Comunicacionales y Publicación Portales Web, que las actividades que se
realizan no corresponden a las formalmente establecidas en los procedimientos.
9.2.2 Mapa de Riesgos
Una matriz de riesgo es una herramienta que permite establecer mecanismos para identificar, valorar y
minimizar los riesgos a los que constantemente están expuestos los procesos y poder de esta manera
garantizar el cumplimiento de sus objetivos y las metas y resultados esperados en el marco de la
misionalidad de la entidad.
El mapa de riesgos del Proceso Gestión de Comunicaciones, tienen identificados 7 riesgos de los
cuales un (1) riesgo es de corrupción. Se puede evidenciar que en algunos riesgos no existe correlación
de las causas y las acciones de mejora formuladas para mitigar los respectivos riesgos, tal es el caso del
desconocimiento de la Política de Comunicación por parte de los servidores públicos y el Plan de
Comunicaciones. En igual medida se encontró que el mapa de riesgos del proceso, no cuenta con
controles eficaces y efectivos lo cual se evidencia en la materialización de algunos de los riesgos
definidos.
9.2.3 Plan de Mejoramiento 2015
El plan de mejoramiento permite a través de ejecución de actividades corregir las desviaciones que se
generan en el desarrollo del proceso, garantizando la consecución de los objetivos y metas establecidas.
Durante el análisis se evidencio, que el proceso no ha presentado evidencia de cumplimiento en la
implementación de las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento de 2012 y 2013, ni tampoco la
revisión para asegurar que las acciones establecidas se están llevando a cabo con criterios de
oportunidad y de eficacia en su implementación.
9.3 OBSERVACIONES
9.3.1 Existen debilidades en la identificación y valoración de los riesgos del proceso, en la medida en
que no se asocia directamente con el cumplimiento del objetivo, ni tampoco con la formulación
de las acciones de mejora que propendan por manejo y control de los riesgos.
9.3.2 El plan de acción del área no permite visualizar la programación y desarrollo de las actividades
que garanticen el cumplimiento de los objetivos, metas y proyectos durante el periodo y que
respondan al que hacer misional del área, teniendo en cuenta que es fundamental para realizar el
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respectivo seguimiento y establecer los requerimientos de recursos humanos y financieros que
permiten posteriormente la formulación del presupuesto.
9.4 NO CONFORMIDADES
9.4.1 La entidad no cuenta con los lineamientos para el desarrollo de la política de comunicaciones, en
el sentido de no contar con el Plan de Comunicación 2016 que de acuerdo con las directrices de la
Secretaria General del Distrito deben ser adoptado por todas las entidades del Distrito,
contraviento lo dispuesto en el MECI 2014 en el numeral 3: Eje transversal de información y
comunicación Interna y Externa, determina como producto mínimo “la política de
comunicaciones” concordante con el siguiente requisito: la entidad debe establecer un mecanismo
de comunicación con los usuarios internos y externos, NTD-SIG 001:2011 numeral 4.2.7 literal b.
9.4.2 Las actividades que se desarrollan en el procedimiento en algunos casos no tienen correlación con
las que formalmente están establecidas, como se observó en los procedimientos de Realización de
Piezas Comunicacionales y Publicación Portales Web, lo que no garantiza la optimización de los
recursos humanos, financieros y tecnológicos disponibles y la dinámica requerida para el logro de
objetivos y la obtención efectiva de los resultados esperados; lo cual incumple con lo dispuesto en
la norma NTCGP 100:2009 numeral 7.1
9.5 RECOMENDACIONES
9.5.1 Formular el plan de acción de acuerdo a su misionalidad y a las competencias propias del área, así
como reportar en los términos y condiciones requeridas por la Oficina Asesora de Planeación el
respectivo avance y seguimiento del plan de acción.
9.5.2 Es importante que el proceso de Gestión de Comunicaciones cuente con la debida actualización
de su caracterización lo cual permita identificar y estructurar el proceso en términos de objetivo,
alcance, y recursos, y pueda cumplir la misión institucional.
9.5.3 Formular el Manual de Comunicaciones, en este documento se debe establecer lo que orienta el
Manual de Comunicación del Distrito Capital, y bajo el esquema del ciclo PHVA (Planear,
Hacer, Verificar, Actuar), este manual como mínimo debe contener el Plan de Comunicación
Organizacional, la caracterización del proceso, el procedimiento de comunicaciones, el
Lineamiento de lenguaje incluyente, el Manual o Guía para el manejo de crisis, la medición de
eficacia, eficiencia y efectividad del proceso de comunicaciones de Instituto, debe estar orientado
a fortalecer directrices generales de estructuración, planeación, desarrollo institucional,
mejoramiento continuo del proceso de comunicaciones y sostenibilidad del Sistema Integrado de
Gestión (SIG).
9.5.4 Teniendo en cuenta que los planes de mejoramiento contribuyen al desarrollo de los procesos de
la entidad de manera eficiente y transparente, a través de la adopción y cumplimiento de las
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acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo,
se requiere por parte del proceso fortalecer la importancia y puesta en marcha de las acciones de
mejoramiento en la mitigación y corrección de las desviaciones encontradas en el cumplimiento
de objetivos y el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión, para coadyuvar al logro de los
objetivos y metas del plan estratégico del IDIPRON.
9.5.5 Ajustar el Mapa de Riesgos del proceso, teniendo en cuenta como principio la relación causa –
riesgo, las acciones de mejora y las directrices de las instancias competentes, con el propósito de
contribuir a la consecución de los objetivos y resultados esperados en el proceso
9.5.6 El proceso debe implementar mecanismos de evaluación, medición y seguimiento de las
estrategias propuestas, a través de indicadores de gestión de eficiencia, eficacia y efectividad, que
permitan establecer el grado de avance o logro de los objetivos trazados y los resultados
esperados del proceso.
10. CONCLUSIONES
Como resultado de la auditoria se puede concluir que la Gestión del Proceso Gestión de
Comunicaciones, está fundamentada en acciones a priori, en el diario vivir, sin tener en cuenta un Plan
de Acción donde se evidencie la gestión y se permita valorar de forma permanente la eficiencia,
eficacia y efectividad de las actividades realizadas, de conformidad con los objetivos y metas
programadas durante la vigencia.
Vº Bº Equipo Auditor
FIRMA: ___________________________________
NOMBRE: Jorge Rivera Alba
Vº Bº Equipo Auditor
FIRMA: ___________________________________
NOMBRE: Jennyfer Álvarez Pulido
Aprobación Jefe Oficina de Control Interno
FIRMA:_______________________________________
NOMBRE: Gustavo Olaya Ferreira