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GUÍA TÉCNICA
PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS DEL H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DE
ECATEPEC DE MORELOS, MÉXICO
H. Ayuntamiento Constitucional de Ecatepec de Morelos 2006 - 2009
Departamento de Innovación Tecnológica e Implementaciones
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• La importancia de contar con Manuales Administrativos que reflejen las atribuciones de titulares de las Unidades Administrativas, no sólo es dar cumplimiento al marco legal y administrativo, también está el de asumir el compromiso administrativo de la Unidad que lo emite, con toda la Administración Pública Local y con los ciudadanos.
• Por lo anterior, la Contraloría Municipal y el departamento de Innovación Tecnológica e Implementaciones del H. Ayuntamiento constitucional de Ecatepec de Morelos, México, se han dado a la tarea de elaborar la presente Guía Técnica para la Elaboración de Manuales Administrativos, que tiene el propósito de constituirse como un instrumento dinámico, accesible y eficaz puesto al servicio de todas las Unidades Administrativas que integran este H. Ayuntamiento para que elaboren, actualicen y presenten sus Manuales de acuerdo con las normatividades en materia.
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Presentación.
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CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES
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El Manual Administrativo es el documento que contiene en forme breve, clara, descriptiva y explícita información y/o instrucciones referentes a la historia, fundamento legal y administrativo, objetivos generales y/o específicos, atribuciones, funciones, políticas y normas generales y/o especificas de operación, estructura orgánica y organigrama, así como la descripción narrativa y gráfica de los procedimientos de cada Unidad Administrativa.
Concepto.
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Es el documento que contiene información detallada referente a los antecedentes, marco legal, atribuciones, estructura y funciones de las Unidades Administrativas y de Apoyo Técnico- Operativo que integra un organismo.
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Manual de Organización.
Presentación
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Es el documento en que se consignan las apariciones o actividades que deben seguirse para la realización de las funciones sustantivas de las Unidades Administrativas y de Apoyo Técnico- Operativo que integran una dependencia, de acuerdo a sus atribuciones que marca la normatividad aplicable.
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Manual de Procedimientos.
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Concepto Organización Procedimientos
Portada X X
Índice X X
Presentación X
Antecedentes X
Marco Jurídico-Administrativo X
Objetivo General X
Áreas de Aplicación X
Organigrama X
Alcance y funciones X
Responsable X
Procedimientos X
Objetivo del Procedimiento X
Políticas o Normas de Operación X
Descripción Narrativa X
Diagrama de Flujo X
Formatos de Oficios X
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Contenido.
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Es la representación gráfica de la estructura orgánica dictaminada
de la Unidad Administrativa, identificando claramente sus respectivos niveles jerárquicos, relaciones, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría que guardan entre sí las Unidades Administrativas y las de Apoyo Técnico-Operativo que la integran.
Procedimientos.Para efecto de integrar el Manual de Procedimientos se sugiere identificar e incluir procedimientos que, en forma breve y clara, muestren secuencial y ordenadamente la forma de realizar un trabajo que sea ejecutado por las áreas de la Unidad Administrativa.
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Organigrama.
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Objetivo General.
Se iniciará con un verbo en infinitivo y describirá el propósito y la finalidad que se pretende alcanzar durante el desarrollo de las actividades, operaciones y/o tareas que son parte del procedimiento, es decir, el “qué” y “para qué”.
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Las políticas son lineamientos de carácter general que orientan la toma de decisiones.
Las Normas de Operación son lineamientos imperativos y específicos de acción que regulan el curso de las actividades.
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Políticas y/o Normas de Operación.
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Es la descripción de la secuencia lógica de las actividades a realizar, definiendo en forma clara, precisa y concisa, quién, cómo, cuándo y dónde se ejecutan dichas actividades.
Se deberán numerar las actividades en forma progresiva, además de describir el tiempo necesario de ejecución.
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Descripción Narrativa.
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Deberá presentar en forma gráfica la secuencia en que se realizan las actividades de un determinado procedimiento y/o itinerario de las personas, formas y materiales utilizados; asimismo, mostrar en cada columna, según el orden de aparición, las Unidades Administrativas y/o las de Apoyo Técnico-Operativo que intervienen en la ejecución del procedimiento.
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Diagrama de Flujo.
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Terminal.- Indica el inicio o la terminación del flujo Operación.- Representa la realización de una operación o actividad (Es el único símbolo que se numera)
Documento.-Representa cualquier tipo de documento que se genere en los procedimientos.
Decisión o alternativa.- Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos.
Conector.- Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página.- Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo
Almacenamiento.-Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto en un almacén.
Simbología.