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Guía para el proceso de entrega recepción municipal

Guía para el proceso de entrega recepción municipal El proceso de entrega recepción municipal.

Marco jurídico y generalidades. El proceso de entrega recepción tiene por objeto garantizar la continuidad del funcionamiento de la administración pública municipal.

Este proceso encuentra su fundamento particularmente en lo dispuesto por el Capítulo III, De la Entrega Recepción de la Administración Pública Municipal, que comprende los artículos del 44 al 48 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato; el Capítulo Tercero, De los Recursos para la Transición, que comprende los artículos del 48 al 53 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; así como lo previsto en los artículos 113 y 116 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato y 41 y 60 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.

De acuerdo con los preceptos constitucionales referidos, los presidentes municipales, regidores y síndicos electos popularmente, durarán en su encargo tres años, y deben reunirse para iniciar actividades el día 10 de octubre siguiente a la fecha de la elección.

La Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato, LOM, divide el proceso de entrega recepción en tres etapas:

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1. La integración del expediente de entrega recepción por parte del Ayuntamiento saliente;

2. La entrega que hace el Ayuntamiento saliente del expediente al Ayuntamiento entrante; y

3. La revisión del expediente por parte del Ayuntamiento entrante.

Además, existen diversos actos que inciden directamente en la efectiva realización del proceso de entrega recepción, contemplados por la citada LOM y la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, LECRP, como ya se hizo referencia.

Esta breve Guía para el Proceso de Entrega Recepción Municipal, tiene por objeto comentar las etapas propias del proceso, sus actos complementarios, su fundamento, orientar su adecuada realización y, particularmente, proponer modelos para los principales documentos que deben generarse como resultado de aquéllos.

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Artículo 44, segundo párrafo, LOM.

Guía para el proceso de entrega recepción municipal La integración del expediente de entrega recepción. La partida de gastos de transición.

Los Ayuntamientos deben establecer una partida destinada a los gastos de transición, en los presupuestos de egresos correspondientes al último año del periodo de mandato.

Esta partida debe ser suficiente para cubrir los requerimientos indispensables para efectuar la entrega recepción.

¿Si la partida no se previó en el presupuesto de egresos, qué procedimiento se debe realizar?

Idealmente, la partida y el monto que se destinará a los gastos de transición pueden quedar definidos desde el momento de la aprobación del presupuesto de egresos municipal.

Sin embargo, no existe impedimento para que su definición se realice por acuerdo de Ayuntamiento, mediante una modificación al presupuesto aprobado, observando las disposiciones que para el efecto prevé la LECRP.

En este último caso debe tenerse en cuenta que cualquier modificación al presupuesto de egresos municipal, se debe realizar con las mismas formalidades que para su aprobación, remitiendo copia certificada al Congreso del Estado, para los efectos de su competencia.

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Artículo 48 LECRP.

Artículo 49 LECRP.

Artículo 38 LECRP.


Asimismo, es importante considerar que la partida solo puede ser ejercida dentro de los treinta días anteriores a la toma de protesta de los servidores públicos electos, por lo que deberá estar definida antes del 9 de septiembre.

¿Qué partida es la adecuada? Puede ser azaroso definir el monto que habrá de destinarse a cada concepto de gasto. Por ello, resulta conveniente que se utilice una partida de carácter transitorio para concentrar el monto total asignado a los gastos de transición, y posteriormente se distribuya a la partida a la que corresponda acorde al gasto que deba efectuarse.

Teniendo en cuenta además, que:

• Ningún gasto puede efectuarse sin que exista partida expresa del presupuesto de egresos que lo autorice;

• Para que proceda una erogación y esta sea lícita, debe sujetarse al texto y suficiencia de la partida; y

• No pueden utilizarse las partidas para cubrir necesidades distintas a aquéllas que comprenden su definición.

¿Qué monto puede considerarse suficiente? Si bien el monto puede variar de un municipio a otro, su determinación en cualquier caso queda sujeto a la satisfacción de los requerimientos indispensables para llevar a cabo el proceso de entrega recepción, atendiendo, además, los principios de racionalidad, austeridad y disciplina del gasto público.

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799, Otras erogaciones especiales, COG, CONAC.

Artículo 57 LECRP.

Artículo 53 LECRP.


¿Cuáles son los requerimientos indispensables? Se consideran requerimientos indispensables, aquellos bienes o servicios sin los cuales la entrega recepción no podría realizarse eficientemente.

Conceptos de los capítulos 2000 y 3000 son previstos habitualmente, y para su determinación deben tenerse en cuenta las circunstancias particulares de cada municipio, considerando si ya se cuenta con los bienes o servicios requeridos, y si éstos pueden ser puestos a disposición del Comité de Transición.

¿En caso de que el monto previsto resulte insuficiente, qué procedimiento debe seguirse?

Si el monto previsto originalmente para los gastos de transición resultara insuficiente, se podrá realizar una modificación al presupuesto de egresos municipal, previa a su ejercicio, considerando para ello, los requisitos señalados por la LECRP y la temporalidad a que está sujeto el ejercicio de la partida.

¿Cuál es el procedimiento para ejercer la partida? El ejercicio de los recursos de la partida de gastos de transición se debe sujetar a lo estipulado en la LECRP y los Ayuntamientos deberán emitir disposiciones administrativas que aseguren su cumplimiento.

Las disposiciones administrativas pueden señalar entre sus preceptos el monto total asignado a la partida y la posibilidad de su ampliación. Además deberán precisar, al menos, los conceptos a los cuales podrán aplicarse los recursos, la forma como operará su ejercicio y la comprobación que deba hacerse de las erogaciones.

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Los recursos estarán a disposición del Comité de Transición para su ejercicio, en la Tesorería Municipal.

El ejercicio de esta partida se desglosará en un apartado específico de la cuenta pública que se remita al Congreso del Estado.

Debe recalcarse, finalmente, que los recursos no podrán destinarse bajo ninguna circunstancia a cubrir remuneraciones de los integrantes del Comité de Transición ni de los servidores públicos electos.

El Comité de Transición.

Los Ayuntamientos deben conformar un Comité de Transición, cuyos integrantes serán responsables del ejercicio de la partida destinada a los gastos de transición.

Corresponde al Presidente Municipal en funciones y al Presidente Municipal electo, acordar la integración de dicho Comité. Para ello, resulta conveniente que comuniquen por escrito al Ayuntamiento, la designación que hayan realizado.

Es posible prever las particularidades sobre la conformación y funcionamiento del Comité en el propio documento de integración, en el reglamento municipal de entrega recepción, o en su defecto, dentro de un acuerdo del Ayuntamiento.

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Artículo 51 LECRP.

Artículo 52 LECRP.

Artículo 49 LECRP.

Artículo 50, fr. III, LECRP.


¿Cuáles son las funciones del Comité? Dada la naturaleza auxiliar del Comité de Transición dentro del proceso de entrega recepción, se considera que entre sus funciones debe encontrarse principalmente, conocer de manera general el estado que guardan los planes, programas y proyectos de las dependencias y entidades, así como los recursos y responsabilidades que serán recibidos por el Ayuntamiento entrante, y fungir como enlace entre éste y el Ayuntamiento saliente, y:

• Gestionar ante la Tesorería, los pagos necesarios para cubrir los compromisos de gasto que hayan sido debidamente autorizados por el Comité;

• Rubricar todos los comprobantes en los que se consignen las erogaciones realizadas con cargo a los recursos para la transición;

• Obtener, resguardar copia y entregar a la Tesorería la documentación electrónica comprobatoria que acredite las erogaciones efectuadas con cargo a los recursos para la transición.

¿Cómo se integra? Como fue ya señalado, corresponde al Presidente municipal en funciones y al electo designar a los integrantes del Comité de Transición. Resulta recomendable que por parte de la administración saliente se encuentren entre los designados: el Tesorero, el Secretario de Ayuntamiento, el Contralor y el Director de la dependencia encargada de la obra pública.

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Por parte del Ayuntamiento electo, se considera conveniente que se designe a los regidores que integrarán la Comisión de Hacienda, Patrimonio y Cuenta Pública, o bien a aquellos que en su momento, coadyuvarán con dicha Comisión en el análisis del expediente de entrega recepción.

Es también recomendable que al interior del Comité se designe un secretario y un tesorero.

¿A partir de qué momento debe integrarse? El Comité de Transición puede integrarse desde el momento en que es emitida la constancia de mayoría, de asignación y la declaratoria de validez expedidas por el órgano respectivo o, en su caso, con la resolución del Tribunal Electoral del Estado de Guanajuato a favor de los integrantes del Ayuntamiento electo.

En todo caso, es recomendable que dicho Comité esté integrado a más tardar el nueve de septiembre.

Solicitud de asesoría para la integración del expediente de entrega recepción.

Para la integración del expediente de entrega recepción, los Ayuntamientos pueden solicitar asesoría del Órgano de Fiscalización Superior.

Esta solicitud puede ser formalizada por el Presidente Municipal o el Secretario de Ayuntamiento, debe ser dirigida al Auditor General y especificar la cuestión concreta sobre la que se requiere la asesoría.

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Artículo 44, segundo párrafo, fr. I, LOM.


Asimismo, el Órgano de Fiscalización Superior cuenta con el sistema electrónico de asesoría “Auditor en Línea” mediante el cual pueden ser formuladas consultas concretas relacionadas con el procesos de entrega recepción.

La Comisión Instaladora.

En la última sesión ordinaria de septiembre, el Ayuntamiento saliente debe nombrar una comisión plural de regidores, que fungirá como comisión instaladora del Ayuntamiento electo.

Esta Comisión tiene por función principal la de convocar a los integrantes del Ayuntamiento electo, para que acudan a la sesión de instalación solemne del mismo, en los términos del presente capítulo.

¿Con cuánta anticipación se debe convocar a los integrantes propietarios del Ayuntamiento electo, para que concurran a la sesión de instalación?

La comisión instaladora del Ayuntamiento electo, deberá citar a los integrantes propietarios del mismo, por lo menos con quince días naturales de anticipación, para que concurran a la sesión de instalación.

Si por alguna razón, la sesión no pueda llevarse a cabo en el lugar previsto originalmente, se podrá realizar en un lugar distinto si se notifica esta circunstancia al menos con tres horas de anticipación a los miembros electos del Ayuntamiento.

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Artículo 29 LOM.

Artículo 30 LOM.

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Convocar al OFS para que asista a observar el acto de entrega recepción.

Además de la asesoría que el Órgano de Fiscalización Superior puede proporcionar a los municipios que lo soliciten, la LOM le otorga el carácter de observador del acto de entrega recepción, por lo que será necesario que, una vez que se determine el lugar y hora para que tenga efecto dicho acto, se comunique mediante escrito signado por el Secretario de Ayuntamiento al Auditor General.

El expediente de entrega recepción. El expediente de entrega recepción es el documento que contiene de manera precisa, la situación que guarda la administración pública municipal al momento de la conclusión del mandato del Ayuntamiento saliente, el que deberá integrarlo y hacer entrega del mismo al Ayuntamiento entrante, durante la primera sesión ordinaria que éste celebre.

¿Qué información debe contener el expediente? El artículo 45 de la LOM precisa que el expediente de entrega recepción debe contener la información relativa a:

I. Los libros de actas de las reuniones del Ayuntamiento saliente y la información sobre el lugar donde se encuentran los libros de las administraciones municipales anteriores. Corresponde al Secretario del Ayuntamiento proporcionar esta información;

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Artículo 44, segundo párrafo, fr. II, LOM.


II. La documentación relativa a la situación financiera y presupuestal, que deberán contener los estados financieros y presupuestales, los libros de contabilidad, pólizas contables y registros auxiliares, correspondientes al Ayuntamiento saliente. Corresponde al Tesorero Municipal proporcionar esta información;

III. La documentación relativa al estado que guarda la cuenta pública del Municipio, incluyendo las observaciones pendientes de atender, los requerimientos e informes que se hayan generado con motivo del ejercicio de las facultades de fiscalización a cargo del Congreso del Estado o del Órgano de Fiscalización Superior y en su caso, de las revisiones efectuadas por la Contraloría Municipal. Corresponde al Presidente Municipal, al Tesorero Municipal, y en su caso, al Contralor Municipal proporcionar esta información;

IV. La situación de la deuda pública municipal, la documentación relativa a la misma y su registro, así como la relación y registro de los pasivos a cargo del Municipio, que no constituyan deuda pública. Corresponde al Tesorero Municipal proporcionar esta información;

V. El estado de la obra pública ejecutada y en proceso en el Municipio y la documentación relativa a la misma. Corresponde al Titular de la Dependencia de Obra Pública proporcionar esta información;

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VI. La situación que guarda la aplicación del gasto público de los recursos federales y estatales, así como los informes y comprobantes de los mismos, ante la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas y la instancia federal que corresponda el fondo o programa. Corresponde al Tesorero Municipal proporcionar esta información;

VII. Los manuales de organización y de procedimientos, la plantilla y los expedientes del personal al servicio del Municipio, antigüedad, prestaciones, catálogo de puestos, condiciones generales de trabajo y demás información conducente. Corresponde al Tesorero Municipal proporcionar esta información;

VIII. La documentación relativa a convenios o contratos que el Municipio tenga con otros municipios, con el Estado, con el Gobierno Federal o con particulares. Corresponde al Secretario de Ayuntamiento proporcionar esta información;

IX. La documentación relativa a los programas municipales y proyectos aprobados y ejecutados, así como el estado que guardan los mismos en proceso de ejecución. Corresponde al Secretario de Ayuntamiento y Tesorero Municipal proporcionar esta información;

X. El registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal; incluyendo, los programas informáticos, patentes y marcas, derechos de autor, suscripciones, licencias y franquicias y, en general, todos los derechos de los que el Municipio sea su titular. Corresponde al Tesorero Municipal proporcionar esta información;

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XI. Los libros de actas y la documentación relativa al estado que guardan los asuntos tratados por el Ayuntamiento, sus comisiones y el despacho del Presidente Municipal, incluyendo la relación de aquéllos que se encuentre en trámite. Corresponde al Presidente Municipal y Secretario de Ayuntamiento proporcionar esta información;

XII. Los expedientes formados con motivo de juicios de cualquier naturaleza en los que el Municipio sea parte. Corresponde al Síndico del Ayuntamiento proporcionar esta información;

XIII. Los padrones de contribuyentes y de proveedores del Municipio, así como la relación de cuentas de predial. Corresponde al Tesorero Municipal proporcionar esta información;

XIV. Los contratos constitutivos de fideicomisos y contratos sociales de empresas de participación municipal vigentes y en proceso de extinción y liquidación, así como todas sus modificaciones. Corresponde al Secretario de Ayuntamiento proporcionar esta información;

XV. Reglamentos, circulares, lineamientos o disposiciones administrativas de observancia general municipales vigentes. Corresponde al Secretario de Ayuntamiento proporcionar esta información;

XVI. El inventario, registro y ubicación de llaves, candados, combinaciones de cajas fuertes, sellos oficiales y claves de acceso a programas de control electrónico. Corresponde al Secretario de Ayuntamiento proporcionar esta información; y

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XVII. La demás información que se estime relevante para garantizar la continuidad de la administración pública municipal.

La información a que se refieren las fracciones II, IV, V, VI, VII, X, XIII y XV deberá ser entregada además, en medios magnéticos o electrónicos.

Guía de cumplimiento de la Ley General de Contabilidad Gubernamental.

El tres de septiembre de 2013, las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de la Función Pública, así como la Auditoría Superior de la Federación suscribieron un convenio de colaboración cuyo objetivo es establecer las acciones de colaboración para consolidar el fortalecimiento de las actividades de control, vigilancia, fiscalización, evaluación , transparencia y rendición de cuentas de los entes públicos en materia de Contabilidad Gubernamental.

Con motivo de este convenio, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público elabora guías de orientación para facilitar a los entes públicos el control del cumplimiento a la normativa en materia de contabilidad gubernamental, derivadas de la Ley General de Contabilidad Gubernamental incluyendo los acuerdos emitidos por el CONAC.

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No debe perderse de vista que la Ley General de Contabilidad Gubernamental tiene por objeto establecer los criterios generales que regirán la contabilidad gubernamental y la emisión de información financiera de los entes públicos, con el fin de lograr su adecuada armonización, y su cumplimiento es obligatorio para todos los entes públicos de cualquier orden de gobierno, incluyendo a los ayuntamientos municipales.

En este tenor, es recomendable que el expediente de entrega recepción incluya un apartado específico con la Guía de Cumplimiento de Ley General de Contabilidad Gubernamental y los anexos comprobatorios del cumplimiento aplicables, según sea el caso, para municipios con menos o más de 25,000 habitantes.

¿A partir de qué momento se debe iniciar la integración del expediente?

Dependiendo la complejidad y cantidad de la información que deba recabarse, podrá definirse la anticipación con la que deba iniciarse el proceso de entrega recepción y la integración del expediente.

Se considera conveniente que el reglamento de entrega recepción prevea las disposiciones relativas al inicio y programa de la entrega recepción, determinando la instancia que será la encargada de llevarlo a cabo y las funciones que tendrán las dependencias y entidades en este proceso.

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Si el reglamento referido no contiene tales previsiones, se considera que el proceso puede iniciarse por acuerdo de Ayuntamiento, en el que se determine la fecha de inicio, y se encomiende al órgano de control municipal la tarea de elaborar, implementar y vigilar la realización de un programa de entrega recepción.

Asimismo, debe valorarse la pertinencia de que al interior de cada dependencia y entidad se designe un enlace, como responsable ante la Contraloría Municipal u otra instancia, para la recopilación y organización de la información de la entrega recepción.

Considerando además, que las funciones que se encarguen a la Contraloría relacionadas con la integración de la información serían exclusivamente de carácter auxiliar, en tanto que el artículo 45 de la Ley Orgánica Municipal señala en sus distintas fracciones la instancia a la que corresponde integrar cada rubro del expediente de entrega recepción.

El informe de avance de la entrega recepción y del expediente.

En todo caso, el ayuntamiento saliente, debe entregar al Órgano de Fiscalización Superior, a más tardar el 15 de septiembre, un informe donde se mencione el avance de la entrega recepción y del expediente a que hace referencia este artículo, detallado por cada fracción del artículo 45 de la LOM.

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Artículo 44, tercer párrafo, LOM.


Dicho informe podrá ser signado por el Presidente Municipal o el Secretario del Ayuntamiento, previa instrucción que de ello haga el Ayuntamiento, deberá dirigirse al Auditor General y hacer especificación del porcentaje calculado de avance al momento de su remisión, se considera recomendable que indique, de ser el caso, el cronograma e integración de las actividades desarrolladas por el Comité de Transición, así como el avance porcentual de cada una de ellas.

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Guía para el proceso de entrega recepción municipal El acto de entrega recepción.

Instalación del Ayuntamiento electo. Antes de la sesión de instalación, el Ayuntamiento deberá celebrar una reunión preparatoria con el propósito de designar de entre sus integrantes a un secretario, para el solo efecto de levantar el acta de la sesión de instalación.

Los ayuntamientos electos, se instalarán solemne y públicamente el día 10 de octubre del año de su elección.

La instalación del Ayuntamiento será válida, con la presencia de la mitad más uno de sus integrantes propietarios electos.

Instalado el Ayuntamiento, se comunicará oficialmente su integración a los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial del Estado y de la Federación.

Primera sesión ordinaria. Al término de la sesión de instalación, el Ayuntamiento entrante, como parte de la primera sesión ordinaria, procederá a lo siguiente:

I. Nombrar al secretario y al tesorero;

II. Aprobar las comisiones a que se refiere esta Ley; y

III. Proceder a la entrega-recepción de la situación que guarda la administración pública municipal.

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Artículo 31 LOM.

Artículo 32 LOM.

Artículo 34 LOM.

Artículo 40 LOM.

Artículo 41 LOM.


¿Cómo se formaliza la entrega recepción? El Secretario del Ayuntamiento entrante, elaborará acta circunstanciada de la entrega del expediente que contiene la situación que guarda la administración pública municipal, la cual deberá ser firmada por los que intervinieron y se proporcionará copia certificada a los integrantes del Ayuntamiento saliente que participaron y al representante del Órgano de Fiscalización Superior, quien únicamente fungirá como observador.

Esta acta circunstanciada puede formar parte, como anexo, del acta de la primera sesión ordinaria.

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Artículo 46 LOM.

Guía para el proceso de entrega recepción municipal La revisión del expediente de entrega recepción. Revisión y análisis del expediente de entrega recepción.

Una vez concluida la entrega del expediente que contiene la situación que guarda la administración pública municipal, el Ayuntamiento entrante lo turnará a la Comisión de Hacienda, Patrimonio y Cuenta Pública, la que se encargará de su revisión y análisis, debiendo elaborar con la participación de la Secretaría del Ayuntamiento, la Tesorería, la Dirección de Obra Pública, la Contraloría Municipal y cualquier otro funcionario que considere conveniente, un informe en un plazo de cuarenta y cinco días hábiles que será remitido al Ayuntamiento.

La comisión podrá solicitar información adicional o la aclaración contenida en el expediente a quien corresponda. En este supuesto, acordará requerir a los servidores públicos que intervinieron directamente en la generación, procesamiento o administración de los procesos o miembros del ayuntamiento saliente que intervinieron en el acto de entrega recepción para que rindan la información o formulen las aclaraciones conducentes, dentro de los diez días hábiles siguientes al que se les notifique el acuerdo de la comisión.

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Artículo 47 LOM.

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Contenido del informe

El informe debe referirse a todos y cada uno de los puntos contenidos en el expediente y contener como mínimo lo siguiente:

I. Las conclusiones de la evaluación y comprobación de cada uno de los puntos a que se refiere el artículo 45 de la LOM;

II. Las diligencias o comparecencias de servidores públicos del Ayuntamiento saliente o en funciones necesarias para aclaración;

III. Observaciones generadas del análisis de los puntos a que se refiere el artículo 45 de la presente LOM;

IV. Promoción de presuntas responsabilidades con motivo de las observaciones generadas; y

V. Recomendaciones de la comisión.

Análisis y discusión del informe.

El informe será analizado y discutido por el Ayuntamiento, dentro de los quince días hábiles siguientes al de su presentación; emitirá el acuerdo que corresponda, en que se haga referencia a todos y cada uno de los puntos contenidos en el informe.

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Artículo 47, tercer párrafo, LOM.

Artículo 47, cuarto párrafo, LOM.

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Remisión del acuerdo, informe y copia del expediente de entrega recepción al Congreso del Estado.

La remisión del acuerdo de Ayuntamiento, acompañado del informe y el expediente de entrega recepción, al Congreso del Estado dará por concluido el proceso de entrega recepción.

Dicha remisión debe efectuarse dentro de los quince días siguientes al del acuerdo de Ayuntamiento relativo al análisis y discusión del informe.

El OFS en el mes de marzo de 2016, emitirá informe del proceso de entrega-recepción en el que se precisen irregularidades detectadas y presuntos responsables.

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Artículo 48 LOM.


Formatos

Los formatos que a continuación se presentan no son obligatorios. Su finalidad es meramente demostrativa. Con ellos se busca proporcionar

un panorama general del posible contenido de algunos documentos que se deben generar durante el proceso de entrega recepción.

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Guía para el proceso de entrega recepción municipal Disposiciones Administrativas para el ejercicio de los recursos de la partida de gastos de transición. Ciudadano _____________________________, Presidente Municipal de __________________, del Estado de Guanajuato, a los habitantes del mismo, hacer saber:

Que el Honorable Ayuntamiento Constitucional 2012-2015 que presidió, con fundamento en los artículos 117 fracción I de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 76, fracción I, inciso b), y 236 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato; y los artículos 48, 49, 50, 51, 52 y 53 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; y considerando que en el mes de octubre de 2015 se deberá llevar a cabo, por mandato de Ley, la entrega-recepción de la Administración Pública Municipal y que la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, establecen la obligación de prever en el presupuesto municipal una partida de gastos de transición que cubra los requerimientos indispensables para efectuar la entrega-recepción de la Administración Publica Municipal.

Que por disposición del artículo 53 de la Ley citada, los Ayuntamientos del Estado deberán emitir las disposiciones administrativas que aseguren el cumplimiento de la Ley, en el ejercicio de dicha partida y que es un compromiso de esta Administración, hacer un uso eficiente, eficaz y transparente de los recursos públicos; por lo que el H. Ayuntamiento ha tenido a bien aprobar en sesión _____ de fecha _______, las siguientes

DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS PARA EL EJERCICIO DE LOS RECURSOS DE LA PARTIDA DE GASTOS DE TRANSICIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL DE

____________________, GUANAJUATO.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

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Guía para el proceso de entrega recepción municipal Artículo 1. Las presentes disposiciones administrativas se emiten con apego a lo dispuesto por el artículo 53 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato y tiene por objeto fijar las normas en el ejercicio de los recursos para cubrir los gastos derivados del proceso de transición de la Administración pública Municipal de ________, Gto.

Artículo 2. La aplicación de los recursos para la transición deberá sujetarse a las prevenciones establecidas en la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; los Lineamientos Generales en materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Municipal para el ejercicio 2015; así como las presentes disposiciones administrativas.

CAPÍTULO II DE LOS RECUROS DISPONIBLES PARA

LA PARTIDA DE TRANSICIÓN

Artículo 3. Los recursos para la transición sólo podrán ejercerse dentro de los treinta días anteriores a la toma de protesta del Presidente Municipal Electo y únicamente por los integrantes del Comité de Transición.

Artículo 4. Los recursos de la partida de gastos de transición solo podrán ejercerse dentro de los treinta días anteriores a la toma de protesta de los servidores públicos electos.

Artículo 5. Los recursos de la partida de gastos de transición aprobados por Ayuntamiento en el presupuesto de egresos municipal para el ejercicio fiscal 2015 en sesión número_____ de fecha ____, ascienden a la cantidad de $________ (_________________________ M.N.). Los recursos que refiere la fracción anterior, no podrán destinarse a cubrir remuneraciones de los integrantes del Comité de Transición ni de los servidores públicos electos.

Artículo 6. El Comité de Transición aprobará los rubros específicos para las erogaciones que habrán de aplicarse con cargo a la partida de gastos de transición, pudiendo asignarse montos solo a los correspondientes del capítulo 2000 Materiales y Suministros y al capítulo 3000 Servicios Generales, y sólo a las partidas que por su concepto tengan relación con la transición.

CAPITULO III 25


DEL EJERCICIO DE LA PARTIDA DE TRANSICIÓN

Artículo 7. Todos los requerimientos estrictamente indispensables para efectuar la entrega-recepción de la administración pública municipal, deberán ser valorados en conjunto con la Tesorería Municipal, quien informará si cuenta en el momento con los bienes y servicios requeridos, en su caso los pondrá inmediatamente a disposición del Comité de Transición.

De no contar con los bienes y servicios requeridos se podrán efectuar las erogaciones correspondientes con cargo a la partida de gastos de transición.

Artículo 8. Una vez ejercido el importe asignado a la partida en el presupuesto de egresos, no se permitirá la creación de pasivos con cargo a la partida de gastos de transición o el diferimiento de su ejercicio.

CAPÍTULO IV DE LA OPERACIÓN DE LA PARTIDA Y

COMPROBACIÓN DE LAS EROGACIONES

Artículo 9. El Comité de Transición requerirá a la Tesorería Municipal, mediante escrito, la liberación de pagos con cargo a la partida de gastos de transición, quien remitirá a las unidades administrativas copia del mismo con el visto bueno a efecto de que se realicen los procesos de registro correspondientes, mismo que en un plazo no mayor a dos días naturales estará obligada a ejecutar.

El requerimiento deberá indicar el monto solicitado y el nombre de la persona a quien deberá liberarse el pago, constancia de recepción del bien o servicio, así como el rubro específico que justifique la erogación.

Artículo 10. La Tesorería Municipal liberará los pagos con cargo a la partida de gastos de transición a nombre del proveedor de los bienes o del prestador de servicios requeridos para la entrega-recepción, por parte del Comité de Transición.

No podrán liberarse pagos a nombre de ningún miembro de Transición ni de los servidores públicos electos.

Cada vez que se afecte la partida de gastos de transición la Tesorería Municipal informará al Comité de Transición del pago liberado y del saldo general de la partida.

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Guía para el proceso de entrega recepción municipal Artículo 11. Todos los comprobantes que justifiquen erogaciones con cargo a la partida de gastos de transición, deberán estar expedidos a nombre del municipio de ________________________, Gto. y deberán reunir los requisitos fiscales en los términos establecidos en el artículo 29 y 29ª, del Código Fiscal de la Federación, o de su Reglamento, según corresponda.

Artículo 12. El plazo para comprobar las erogaciones efectuadas con cargo a la partida de gastos de transición, no excederá de 3 días naturales contados a partir de la liberación del pago.

Artículo 13. Los importes que no sean comprobados en el plazo establecido en el artículo anterior, se deberán reintegrar a la Tesorería Municipal en un plazo que no exceda de 5 días hábiles.

CAPÍTULO V DEL INFORME DE LA CUENTA PÚBLICA

Artículo 14. La tesorería deberá integrar un informe detallado donde se indique el monto de cada uno de los pagos liberados con cargo a la partida de gastos de transición, el nombre del beneficiario, la fecha de liberación del pago y el rubro específico de gasto.

El informe a que refiere la fracción anterior, será integrado en un apartado específico del concentrado de la cuenta pública correspondiente al mes de septiembre y/o octubre de 2015 que el Municipio rinda al Congreso del Estado en los términos de la normativa aplicable.

Artículo 15. Cualquier excepción a lo dispuesto en las presentes disposiciones deberá de ser solicitada por el Comité de Transición y autorizado por el Tesorero Municipal.

CAPÍTULO VI DE LAS RESPONSABILIDADES

Artículo 16. Los integrantes del Comité de Transición, así como el Tesorero Municipal, deberán observar la normativa contenida en las presentes disposiciones administrativas.

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Guía para el proceso de entrega recepción municipal Artículo 17. El incumplimiento a lo señalado por estas disposiciones, será causal de responsabilidad administrativa y se estrá a lo conducente a lo establecido por la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.

TRANSITORIOS

ARTÍCULO PRIMERO. Las presentes disposiciones entran en vigor al día siguientes de su aprobación.

ARTÍCULO SEGUNDO. Se abrogan las __________, así como todas las disposiciones que se opongan al presente.

Dado en la residencia del Honorable Ayuntamiento Constitucional del Municipio de ________, Guanajuato, a los ___ días del mes de _______ de 2015 dos mil quince.

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Guía para el proceso de entrega recepción municipal Oficio de informe de avance.

MUNICIPIO DE _______ OFICIO No. ________/15 ASUNTO: Informe de avance entrega recepción. _____________, Gto., a ___ de _____ 2015.

Lic. y M.F. Javier Pérez Salazar Auditor General Órgano de Fiscalización Superior

Sirva el presente para informar a Usted, en términos del penúltimo párrafo del artículo 44 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato, el avance de la entrega recepción que corresponde a este Ayuntamiento, así como del expediente respectivo, detallado por cada fracción del artículo 45 de la ley referida.

(Ejemplo) I. Los libros de actas de las reuniones del Ayuntamiento saliente y la información sobre el lugar donde se encuentran los libros de las administraciones municipales anteriores. Corresponde al Secretario del Ayuntamiento proporcionar esta información;

• Resumen de actividades realizadas a la fecha de entrega del informe de avance. • Incluir un porcentaje de avance en las actividades realizadas así como actividades pendientes.

Informar además sobre la integración del Comité de Transición y las actividades que el mismo ha desarrollado.

Incluir el plan de trabajo con que se cuente, preferentemente con cronograma y detallando: • Actividades • Apoyos profesionales y tecnológicos • Capacitaciones necesarias • Encargados y responsables • Comunicados a los responsables de las diferentes áreas y a los miembros del ayuntamiento, sobre el

inicio de las acciones para el proceso de entrega recepción de la administración municipal. • Captura de datos • Integración de expediente de acuerdo a lo señalado en la LOM • Revisión contraloría • Obtención de las firmas correspondientes en cada uno de los documentos oficiales que formarán parte

del expediente de entrega recepción.

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Guía para el proceso de entrega recepción municipal Sin otro particular, reciba un cordial saludo.

A t e n t a m e n t e

_______________________ Presidente Municipal de _________

Con copia:

- ______________________. Presidente del Comité de Transición - ______________________. Tesorero Municipal. Para conocimiento. - ______________________. Contralor Municipal. Mismo fin. - C.P. Ozcar Pedro Narváez Juáres. Director General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento. OFS. Mismo fin. - C.P. Tomás Martín Hernández Gaytán. Director General de Auditoría y Revisión de la Cuenta Pública. OFS. Mismo fin. - Mtro. Gerardo Arroyo Figueroa.- Secretario Técnico del OFS. Mismo fin. - Archivo.

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Guía para el proceso de entrega recepción municipal Oficio de solicitud de asesoría.

MUNICIPIO DE _______ OFICIO No. ________/15 ASUNTO: Asesoría en entrega-recepción. _____________, Gto., a ___ de _____ 2015.


De conformidad al artículo 44 fracción I de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato, solicito la asesoría relativa a la integración del expediente de entrega recepción de la Administración Municipal 2012-2015, que se llevará a cabo en el mes de octubre de 2015.

Para tal efecto, informo los datos de contacto del personal encargado de coordinar el proceso de entrega recepción, expongo la duda específica y propongo a consideración el día para la asesoría en comento.

Agradezco de antemano su apoyo, reciba un cordial saludo.



Con copia:

- ______________________. Presidente del Comité de Transición - ______________________. Tesorero Municipal. Para conocimiento. - ______________________. Contralor Municipal. Mismo fin. - C.P. Ozcar Pedro Narváez Juáres. Director General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento. OFS. Mismo fin. - C.P. Tomás Martín Hernández Gaytán. Director General de Auditoría y Revisión de la Cuenta Pública. OFS. Mismo fin. - Mtro. Gerardo Arroyo Figueroa.- Secretario Técnico del OFS. Mismo fin. - Archivo.

Contacto

Duda especifica Día propuestoNombre Puesto

Teléfono y correo

electrónico

31

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Oficio por el que se convoca al OFS a observar el acto de entrega recepción

MUNICIPIO DE _______ OFICIO No. ________/15 ASUNTO: Se convoca a acto de entrega recepción. _____________, Gto., a ___ de _____ 2015.


Hago de su conocimiento que el Ayuntamiento 2015-2018, tomará protesta en la Sesión Solemne de Instalación, a las ____ ., en ______________, declarado recinto oficial y la Primera Sesión Ordinaria donde se desarrollará la Entrega Recepción de la Administración Municipal se celebrará el mismo día a las ____ horas en el Salón de Cabildos de la Presidencia Municipal con domicilio en Plaza Principal número 1, zona centro, del Municipio de______________________________________________________.

Lo anterior para que de acuerdo a lo establecido en el artículo 44 fracción II de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato, personal a su cargo, asista como observador.

Agradezco de antemano su apoyo, reciba un cordial saludo.



Con copia: - ______________________. Presidente del Comité de Transición - ______________________. Tesorero Municipal.-Para conocimiento. - ______________________. Contralora Municipal. Mismo fin. - C.P. Ozcar Pedro Narváez Juáres. Director General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento. OFS. Mismo fin. - C.P. Tomás Martín Hernández Gaytán. Director General de Auditoría y Revisión de la Cuenta Pública. OFS. Mismo fin. - Mtro. Gerardo Arroyo Figueroa.- Secretario Técnico del OFS. Mismo fin. - Archivo.

32

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Acta circunstanciada del acto de entrega recepción. ACTA CIRCUNSTANCIADA DE LA ENTREGA RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL

En la Ciudad de _______________________, Guanajuato, siendo las ____________ del día 10 de octubre de 2015, en el Recinto Oficial del H. Ayuntamiento de ____________________, Gto., ubicado en ____________________________, y con fundamento en el artículo 46 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato en v igor, e l suscr i to Secretar io del H. Ayuntamiento de _________________, Guanajuato, levanta la presente Acta Circunstanciada de Entrega Recepción de la Administración Pública Municipal, de conformidad con los siguientes:

ANTECEDENTES

PRIMERO: Con fecha 10 de octubre de 2015, se instaló formalmente el H. Ayuntamiento de _____________________________________, Guanajuato, para el periodo de gestión 2015-2018.

SEGUNDO: Por mandato del artículo 44 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato en vigor, el H. Ayuntamiento saliente 2012-2015, tiene la obligación de hacer entrega al Ayuntamiento entrante, del documento que contenga la situación que guarda la administración pública municipal al término de su gestión.

TERCERO: De conformidad con los antecedentes mencionados, el H. Ayuntamiento saliente 2012-2015 y el H. Ayuntamiento entrante 2015-2018, proceden a formalizar el acto de entrega recepción de la administración pública municipal, de conformidad con los siguientes:

HECHOS:

COMPARECIENTES:

33

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Comparecen a este acto por parte del H. Ayuntamiento saliente 2012-2015 las siguientes personas: _____________________________________.- Mismo que deja de ocupar el cargo de Secretario del H. Ayuntamiento, el cual se acredita con copia c e r t i f i c a d a d e l a c t a d e s u n o m b r a m i e n t o d e f e c h a _______________________________, así como con credencial de elector, documentación que se agrega a la presente acta y forma parte de ella.

Asimismo, comparecen por parte del H. Ayuntamiento entrante los CC. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ . - P r e s i d e n t e M u n i c i p a l E l e c t o , _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ . - S í n d i c o M u n i c i p a l E l e c t o , ____________________________, ________________________________, ________________________________- Regidores Electos, los cuales se acreditan con la copia de la Constancia de Mayoría expedida por el IEEG, así como con credencial de elector de cada uno de ellos, documentación que se agrega a la presente acta y forma parte de la misma.

De igual forma comparece en este acto, con el carácter de representante del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, las CC. __________________ y ___________________________________________, quienes se acreditan con el oficio no. ___________________________ expedido por el Auditor General del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado. Asimismo, comparece el C. ______________________________, en su calidad de ex Secretario del Ayuntamiento a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 128 fracción X de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.

Los integrantes del H. Ayuntamiento saliente proporcionan los siguientes datos personales para su localización;

Nombre Domicilio

Lo anterior con la finalidad de recibir y atender las posibles solicitudes de información o documentación a que se refiere el segundo párrafo del artículo 47 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.

34

Guía para el proceso de entrega recepción municipal El H. Ayuntamiento de ________________________, Guanajuato, de la Administración Pública Municipal 2012-2015, hace entrega en este acto de un documento que, en mención de los representantes del Ayuntamiento saliente, contiene la información sobre la situación que guarda la administración al término de su gestión constitucional, mismo que se recibe por los representantes del H. Ayuntamiento entrante, agregándose a la presente Acta.

Esta Secretaría da fe de que se realiza la entrega y recepción del documento referido, el cual consta de ___________ carpetas. Asimismo, se hace constar que se entregan y reciben los anexos que enseguida se indican, los cuales se anexan a la presente Acta.

La documentación a que se hace referencia en el documento sobre la situación que guarda administración pública municipal y que se encuentra relacionada con anexos consiste en lo siguiente:

1. Los libros de actas de las reuniones del Ayuntamiento saliente y la información sobre el lugar donde se encuentran los libros de las administraciones municipales anteriores.

(Ejemplo) En referencia a éste punto, se informa que en la Oficina del Secretario del H. Ayuntamiento obran dos vitrinas que contienen los libros que corresponden al Archivo Histórico del año ______________ a ______________, así como los libros de Actas de Ayuntamiento de las Administraciones _________ a la Administración actual ____________.

2. La documentación relativa a la situación financiera y estados contables, que deben contener los libros de contabilidad y registros auxiliares, correspondientes al Ayuntamiento saliente.

(Ejemplo) En relación a éste punto, se presenta en documento concentrado y físicamente obra en los archivos de la Tesorería Municipal.-

3. La documentación relativa al estado que guarda la cuenta pública del Municipio; la que incluirá los oficios de razonabilidad, las observaciones, requerimientos o apercibimientos emitidos por el Órgano de Fiscalización Superior, por la Comisión de Hacienda y Fiscalización o por el Congreso del Estado.

(Ejemplo) Esta documentación se presenta en documento concentrado y obra en los archivos de la Tesorería Municipal.

35

Guía para el proceso de entrega recepción municipal 4. La situación de la deuda pública municipal, la documentación relativa a la misma y su registro, así como la relación y registro de los pasivos a cargo del Municipio, que no constituyan deuda pública.

(Ejemplo) Se anexa relación de deuda pública así como de los pasivos a cargo del Municipio.

5. El estado de la obra pública ejecutada y en proceso en el municipio y la documentación relativa a la misma.

(Ejemplo) Respecto al estado de la obra pública ejecutada y en proceso, adjunto se presenta síntesis de la misma, obrando la documentación relativa en los archivos de la Dirección de Obras Públicas Municipales.

6. La situación que guarda la aplicación del gasto público de los recursos federales y estatales, así como los informes y comprobantes de los mismos, ante la Secretaría de la Gestión Pública del Estado.

(Ejemplo) En referencia a éste punto, me permito anexar resumen del mismos obrando los archivos íntegros en la Tesorería Municipal.

7. Los manuales de organización y de procedimientos, la plantilla y los expedientes del personal al servicio del Municipio, antigüedad, prestaciones, catálogo de puestos, condiciones generales de trabajo y demás información conducente. Corresponde al Tesorero Municipal proporcionar esta información.

(Ejemplo) En relación a este punto se acompaña plantilla de personal que se encuentra al servicio del Municipio en la cual se indica antigüedad y puesto desempeñado, informando que los expedientes y demás información conducente obra en los archivos debidamente relacionados y concentrados en la Subdirección de Recursos Humanos.

8. La documentación relativa a convenios o contratos que el Municipio tenga con otros municipios, con el Estado, con el Gobierno Federal o con particulares.

(Ejemplo) Se adjunta relación de Convenios y/o contratos que el Municipio tiene celebrados con otros Municipios y dependencias del gobierno federal y estatal, así como con particulares.

36

Guía para el proceso de entrega recepción municipal 9. La documentación relativa a los programas municipales y proyectos aprobados y ejecutados, así como el estado que guardan los mismos en proceso de ejecución.

(Ejemplo) La documentación relativa a los programas y proyectos municipales aprobados y ejecutados, dependiendo del área de competencia, se encuentran en los archivos de cada una de las dependencias involucradas y serán entregados por los responsables de la misma en el acto de entrega-recepción por dependencia.

10. El registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal.

(Ejemplo) Se acompaña la relación de inventario de bienes muebles e inmuebles, obrando los resguardos correspondientes en la Tesorería Municipal y en donde podrán ser consultados.

11. La documentación relativa al estado que guardan los asuntos tratados comisiones del Ayuntamiento.

(Ejemplo) Dicha información recae en los acuerdos tomados por el Ayuntamiento, los cuales obran en los Archivos de la Secretaría del H. Ayuntamiento, así mismo se encuentran plasmados en los libros de actas de Ayuntamiento y en su apéndice correspondiente, el cual generalmente contiene los dictámenes formulados por las comisiones respecto al asunto tratado, así también informo que en los archivos de la oficina de Síndico y Regidores se encuentran los archivos correspondientes.

12. Los expedientes formados con motivo de juicios de cualquier naturaleza en los que el Municipio sea parte. Corresponde al Síndico del Ayuntamiento proporcionar esta información.

13. Los padrones de contribuyentes y de proveedores del Municipio, así como la relación de cuentas de predial. Corresponde al Tesorero Municipal proporcionar esta información.

14. Los contratos constitutivos de fideicomisos y contratos sociales de empresas de participación municipal vigentes y en proceso de extinción y liquidación, así como todas sus modificaciones. Corresponde al Secretario de Ayuntamiento proporcionar esta información.

37

Guía para el proceso de entrega recepción municipal 15. Reglamentos, circulares, lineamientos o disposiciones administrativas de observancia general municipales vigentes. Corresponde al Secretario de Ayuntamiento proporcionar esta información.

16. El inventario, registro y ubicación de llaves, candados, combinaciones de cajas fuertes, sellos oficiales y claves de acceso a programas de control electrónico. Corresponde al Secretario de Ayuntamiento proporcionar esta información.

17. Además de la información referida en los apartados anteriores, se detalla la siguiente que se estime relevante para garantizar la continuidad de la administración municipal:

a) El Archivo municipal a cargo del Secretario del Ayuntamiento saliente y cuyo titular durante la administración 2012-2015 fungió el _________________________, se encuentra ubicado en calle Esperanza No.32, aclarando que dicho inmueble se encuentra en arrendamiento.

b) Existe otro arrendamiento del inmueble ubicado en _______________________, mismo que tiene fecha de vencimiento el ______________________________, en dicho inmueble se ubican las dependencias _________________________. Lo anterior se hace del conocimiento para que se tenga programada dicha situación.

A continuación procede esta Secretaría a enunciar los anexos que se entregan y que están relacionados con el contenido informativo del documento de entrega recepción que se menciona líneas arriba:

Anexo

Concluido el acto material de entrega recepción del documento que informa sobre la situación guarda la administración pública municipal y sus anexos, se hace constar las manifestaciones de los comparecientes que así lo solicitaron.

El C. _______________________, en su calidad de Secretario del H. Ayuntamiento saliente, manifiesta haber proporcionado con veracidad y sin omisión alguna, todos los elementos que exige el artículo 45 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato, y además, en términos de la fracción XVII del citado artículo, manifiesta haber plasmado en el punto número 13 lo relativo.

38

Guía para el proceso de entrega recepción municipal El ______________________, en su calidad de Secretario del H. Ayuntamiento entrante, manifiesta que anteriormente a este acto y como integrante del Comité de Transición, se tuvo a la vista los elementos que soportan el contenido del Informe y sus anexos.

CONFORMIDAD:

Agotadas las intervenciones, se procede a dar lectura a la presente Acta en presencia de quienes intervienen en la misma, una vez concluida, los comparecientes manifiestan su conformidad con lo asentado y con el procedimiento llevado a cabo, así como con la presencia de los documentos antes descritos.

Con ello, se da por terminado el acto de entrega y recepción de la administración municipal, siendo las ________________ horas del día antes citado y firmando al margen y al calce para constancia por los comparecientes del ayuntamiento saliente y entrante que participaron en el mismo, el representante del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, así como el C. _____________________ ex secretario del Ayuntamiento.

Se hace entrega en este mismo acto de copias certificadas del Acta a cada compareciente del ayuntamiento saliente, así como al representante del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado y al ex secretario del Ayuntamiento saliente, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 46 de la Ley Orgánica Municipal vigente

Por quien entrega

Por quien recibe

Representante del Órgano de Fiscalización Superior Del Congreso del Estado

El Secretario del H. Ayuntamiento

39

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Informe de la Comisión de Hacienda, Patrimonio y Cuenta Pública.

COMISIÓN DE HACIENDA, PATRIMONIO Y CUENTA PÚBLICA REVISIÓN Y ANÁLISIS DEL EXPEDIENTE DE ENTREGA RECEPCIÓN

INFORME

CC. Integrantes del H. Ayuntamiento de ____________, Guanajuato. Presentes.

Quienes suscribimos, integrantes de la Comisión de Hacienda, Patrimonio y Cuenta Pública, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 47 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato en vigor, nos reunimos para llevar a cabo el análisis del expediente formado con motivo de la entrega-recepción de la Administración Pública Municipal 2012-2015, por lo que nos permitimos rendir el siguiente:

INFORME 1. Antecedentes Mediante sesión ordinaria de este H. Ayuntamiento celebrada con fecha 10 de octubre del año 2015 en acta de sesión ordinaria número 1, se acordó turnar a la Comisión de Hacienda, Patrimonio y Cuenta Pública el expediente que contiene la situación que guardaba la Administración Pública Municipal saliente 2012-2015; siendo integrada dicha comisión por las personas siguientes:

Presidente:_______________________________________ Secretario:_______________________________________ Vocal:___________________________________________ Vocal:___________________________________________ Vocal:___________________________________________ En fecha ________________________, los integrantes de la Comisión de Hacienda, Patrimonio y Cuenta Pública recibimos el expediente formado con motivo de la entrega-recepción de la Administración Pública Municipal, el cual se radicó en la sesión de esta Comisión en la misma fecha.

2. Metodología de trabajo

40

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Recibido y radicado el expediente materia del presente informe, los integrantes de la Comisión de Hacienda, Patrimonio y Cuenta Pública acordamos la metodología de trabajo para el análisis del mismo, en los términos del artículo 47 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato vigente, a efecto de realizar el siguiente trabajo:

• Analizar el contenido del documento de entrega-recepción y sus anexos, respecto de la información financiera. • Analizar la gestión pública, el contenido del documento de entrega-recepción y sus anexos, respecto a la información proporcionada en materia de recursos humanos, administrativa, obra y operación. • Analizar los asuntos propios del Ayuntamiento y sus comisiones, abocándose al contenido del documento entrega-recepción y sus anexos, respecto de la información proporcionada en materia de acuerdos de Ayuntamiento y trabajo de comisiones, entre otros asuntos propios.

Se acordó, que una vez terminadas sus actividades sea presentado un informe detallado sobre todos y cada uno de los puntos contenidos en el artículo 45 de la Ley citada, que le fueron encomendados.

Para el debido cumplimiento de las funciones, la Comisión de Hacienda, Patrimonio y Cuenta Pública realizaría cuantas visitas fueran necesarias a las oficinas municipales tendría la facultad de solicitar toda la información pertinente a los titulares de las dependencias y entidades, ello con el fin de corroborar la integración y veracidad de la información proporcionada y sus anexo del paquete de entrega-recepción.

Así mismo, realizaría las visitas de supervisión en la presentación de los servicios públicos y de la obra pública, para similar fin.

3. Valoración de la Comisión

Terminando las actividades y el informe dentro del plazo señalado anteriormente, esta comisión procede a detallar el contenido del expediente formado con motivo de la entrega-recepción de la Administración Pública saliente 2012-2015, en los términos consignados en el artículo 47 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato en vigor:

41

Guía para el proceso de entrega recepción municipal (Por cada una de las fracciones (diecisiete) del artículo 45 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato)

EJEMPLO:

I. LAS CONCLUSIONES DE LA EVALUACIÓN Y COMPROBACIÓN DE CADA UNO DE LOS PUNTOS A QUE SE REFIERE EL ARTÍCULO 45 DE LA PRESENTE LEY;

FRACCIÓN I. Los libros de actas de las reuniones del Ayuntamiento saliente y la información sobre el lugar donde se encuentran los libros de las administraciones municipales anteriores. Corresponde al Secretario del Ayuntamiento proporcionar esta información;

INFORMACIÓN REFERIDA EN EL DOCUMENTO DE ENTREGA RECEPCIÓN

Hace entrega el Secretario del Ayuntamiento 2012-2015, en la ubicación siguiente: …

Reporte impreso y grabado en CD con la etiqueta: Administración Pública Centralizada en la siguiente ruta: 2_1_secretaria/2_1_1_secretario/rubro_relacion_archivo/anexo1xb_libros.

ACTIVIDADES DE REVISIÓN Y ANÁLISIS:

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO

Libros de actas del Ayuntamiento 2012-2015

1.-Revisar físicamente las actas. 2.-Verificar consecutivos 3.- Comprobar las firmas en las actas.

Libros de actas de Administraciones anteriores

1.-Revisar físicamente la existencia de las actas y su ubicación

42

Guía para el proceso de entrega recepción municipal RESULTADO DE LA REVISIÓN Y ANÁLISIS:

(Por cada una de las fracciones) . . .

Detalles y anexos necesarios.

NOTAS: se deberán insertar los quince puntos restantes bajo el esquema sugerido (tipo de información, responsable, información referida en el documento de entrega recepción, actividades de revisión y análisis, resultados, detalles y anexos necesarios)

De igual manera, y en virtud de que se está sugiriendo que en expediente incluya un apartado relativo a la Guía de Cumplimiento de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, se recomienda, de ser el caso, incluir el rubro correspondiente en este informe.

II. LAS DILIGENCIAS O COMPARECENCIAS DE SERVIDORES PÚBLICOS DEL AYUNTAMIENTO SALIENTE O EN FUNCIONES NECESARIAS PARA ACLARACIÓN;

III. OBSERVACIONES GENERADAS DEL ANÁLISIS DE LOS PUNTOS A QUE SE REFIERE EL ARTÍCULO 45 DE LA PRESENTE LEY;

IV. PROMOCIÓN DE PRESUNTAS RESPONSABILIDADES CON MOTIVO DE LAS OBSERVACIONES GENERADAS; Y

V. RECOMENDACIONES DE LA COMISIÓN.

CONCLUSIONES DE LA EVALUACIÓN Y COMPROBACIÓN

DILIGENCIAS Y COMPARECENCIAS OBSERVACIONES

PROMOCIÓN DE PRESUNTAS

RESPONSABILIDADES

RECOMENDACIONES DE LA COMISIÓN

S e o b t u v i e r o n r e s u l t a d o s satisfactorios y se u b i c a r o n ordenadamente las actas.

Se realizó la citación d e l f u n c i o n a r i o responsable quien acudió a dar las a c l a r a c i o n e s cor respond ien tes dentro del p lazo establecido.

S/O S/PR S/R

43

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Esta Comisión de Hacienda, Patrimonio y Cuenta Pública sugiere respetuosamente al H. Ayuntamiento proceda a solicitar a los ex funcionarios públicos que participaron en la entrega-recepción por parte del Ayuntamiento saliente, para que atiendan dentro del plazo legal y por escrito, las omisiones e inconsistencias que se detallan en el cuerpo del presente informe.

44

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Oficio de Ayuntamiento relativo al análisis y discusión del informe.

MUNICIPIO DE _______ OFICIO No. ________/15 ASUNTO: Se remite acuerdo. _____________, Gto., a ___ de _____ 2015.

H. Congreso del Estado de Guanajuato Plaza de la Paz número 77 Guanajuato, Gto.

En atención al artículo 47 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato, remito el Acuerdo de Ayuntamiento relativo al análisis y discusión del Informe elaborado por la Comisión de Hacienda, Patrimonio y Cuenta Pública, acompañado del propio Informe y Expediente de la Entrega Recepción de la situación que guarda la Administración Municipal.

Sin otro particular, quedo a sus órdenes para cualquier comentario o aclaración al respecto.



Con copia:

- ______________________. Presidente del Comité de Transición - ______________________. Tesorero Municipal.-Para conocimiento. - ______________________. Contralora Municipal. Mismo fin. - Lic. y M.F. Javier Pérez Salazar. Auditor General de Órgano de Fiscalización Superior. Mismo fin. - Archivo.

45


Anexos del expediente de entrega recepción.

Los anexos que a continuación se presentan se refieren a los distintas fracciones del artículo 45 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado

de Guanajuato, relativas al contenido del expediente de entrega recepción. No se trata de formatos obligatorios. Su finalidad es

meramente demostrativa. Con ellos se busca proporcionar un panorama general del expediente de entrega recepción.

46

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Libro de actas. I. Los libros de actas de las reuniones del Ayuntamiento saliente y la información sobre el lugar donde se encuentran los libros de las administraciones municipales anteriores.

Actas administración 2012-2015

Información donde se encuentran los libros de las administraciones municipales anteriores

Ejercicio Número de libro Número de actas por libro Folios del libro Ubicación Observaciones

Administraciòn Ejercicio Número de libro

Número de actas por libro Folios del libro Ubicación Observaciones

47

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Situación financiera y presupuestal. II. La documentación relativa a la situación financiera y presupuestal, que deberán contener los estados financieros y presupuestales, los libros de contabilidad, pólizas contables y registros auxiliares, correspondientes al Ayuntamiento saliente.

Información al 09 de octubre 2015

Estados financieros y presupuestales a) Estado de situación financiera b) Estado de variación en la hacienda pública c) Estado de cambios en la situación financiera d) Notas a los estados financieros e) Estado analítico del activo f) Estado analítico de ingresos g) Estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos

* Art. 20 Ley de Fiscalización

Pólizas contables y soporte documental

Número de póliza Fecha Concepto Ubicación

48

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Situación de la cuenta pública. III. La documentación relativa al estado que guarda la cuenta pública del Municipio, incluyendo las observaciones pendientes de atender, los requerimientos e informes que se hayan generado con motivo del ejercicio de las facultades de fiscalización a cargo del Congreso del Estado o del Órgano de Fiscalización Superior y en su caso, de las revisiones efectuadas por la Contraloría Municipal.

Todas las cuentas públicas enviadas el congreso, hasta el mes de septiembre 2015

Mes/Año Fecha de entrega

Observaciones OFS Observaciones ContraloríaComentari

osDescripción Respuesta Estatus Descripción Respuesta Estatus

49

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Situación de la deuda pública. IV. La situación de la deuda pública municipal, la documentación relativa a la misma y su registro, así como la relación y registro de los pasivos a cargo del Municipio, que no constituyan deuda pública.

Corte al 09 de octubre 2015

Deuda Pública

Otros pasivos

Nombre y número del

acreedor

Número de contrato

Fecha y número de acta donde se autoriza

la deuda

Registro de la deuda

Vigencia del

contrato

Monto contratado

Amortizaciones

Saldo pendiente

Observaciones

Nombre y número del

acreedorConcepto Total del

adeudoSaldo

vencidoNúmero

del registroFecha del registro

Documentaciòn de

acreditación

Fecha de vencimient

o

Observaciones

50

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Situación de la obra pública V. El estado de la obra pública ejecutada y en proceso en el Municipio y la documentación relativa a la misma.

Obra Concluida durante la administración

Obra en proceso

NombreNúmero

de contrato

Monto del

contrato autorizad

o

Monto de ampliacio

nes/reduccion

es

Localidad EjecutorFecha

acta de entrega

Meta alcanzada (cantidad

)

Meta alcanzada (unidad)

Observaciones

NombreNúmero

de contrato

Monto del

contrato autoriza

do

Monto modifica

do

Localidad Ejecutor Anticipo

Amortizaciones

al anticipo

% avance

financiero

% de avance

físico

Observacioens

51

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos de recursos estatales y federales. VI. La situación que guarda la aplicación del gasto público de los recursos federales y estatales, así como los informes y comprobantes de los mismos, ante la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas y la instancia federal que corresponda el fondo o programa.

Estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos de los fondos estatales y federales, agregando:

Fecha de acuse informe

Instancia a la que se informa

Observaciones y/o comentarios

sobre el informe

Fecha de atención a observaciones Comentarios

52

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Manuales y plantilla de personal. VII. Los manuales de organización y de procedimientos, la plantilla y los expedientes del personal al servicio del Municipio, antigüedad, prestaciones, catálogo de puestos, condiciones generales de trabajo y demás información conducente.

Manuales de Organización y procedimientos

Plantilla de personal autorizada y ocupada para el ejercicio 2015

Personal de honorarios

Nombre del manual

Fecha de elaboración

Fecha de última actualización

Unidad responsable en

que se aplicaObservaciones

Nivel Categoría Tipo de plaza

Área de adscripción

Nombre de la plaza

Total de plazas

autorizadas

Plazas ocupadas

Nombre RFC CURPNúmero

de contrato

Vigencia del

contrato

Categoría a la que

se asimila (nivel)

Costo del contrato

integrado

Unidad responsa

blePrograma

Actividades a

desarrollar

53

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Expediente del personal

Prestaciones y condiciones generales de trabajo

Número de emplado Nombre RFC CURP Nombre de

la plazaFecha de ingreso Antigüedad Estatus

laboral

54

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Convenios y contratos. VIII. La documentación relativa a convenios o contratos que el Municipio tenga con otros municipios, con el Estado, con el Gobierno Federal o con particulares.

Convenios o contratos

* Incluir: 1. Los celebrados durante la actual administración, incluyendo los vigentes y los concluidos 2. Los celebrados durante administraciones anteriores cuya vigencia haya concluido durante la actual administración 3. Los vigentes celebrados durante administraciones anteriores y, 4. Aquellos cuyos derechos y obligaciones subsistan a la fecha de la entrega.

Nombre

Número

Vigencia Objeto Contra

parte RFC Objeto

Importe

modificado

AccionesObservacionesAprobad

asEjecutad

asPendient

es

55

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Programas y proyectos. IX. La documentación relativa a los programas municipales y proyectos aprobados y ejecutados, así como el estado que guardan los mismos en proceso de ejecución.

Programas y proyectos concluidos

* Administrativa, económica, funcional y programática (atendiendo a su obligatoriedad acorde al CONAC).

Programas y proyectos en proceso

* Administrativa, económica, funcional y programática.

Nombre *Código presupuestal

Ejercicio(s) en que se

ejecutó

Unidad ejecutora

Monto autorizado

Monto modificado

Monto ejercido

Observaciones

Nombre*Código

presupuestal

Vigencia Unidad ejecutora

Monto autorizado

Monto modificado

Monto ejercido

% de avance

Observaciones

56

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Inventario. X. El registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal; incluyendo, los programas informáticos, patentes y marcas, derechos de autor, suscripciones, licencias y franquicias y, en general, todos los derechos de los que el Municipio sea su titular.

Inventario de bienes muebles. Mobiliario y equipo, incluido el de cómputo y demás bienes muebles al servicio de los entes públicos

continuación

Armamento y otros (agregar estos campos a la plantilla de inventario de bienes muebles)

Clave de registro

de inventari

o

Descripción

Tipo de bien

Fecha de adquisici

ón

Condiciones en las

que se encuentra

Material Color

Unidad responsa

ble a la que se asigna

Número de

resguardo

Resguardante

Monto de adquisición

Depreciación acumulada Valoración actual Método utilizado

para su valoraciónConciliado con la

contabilidad Observaciones

Especificar equipo Marca Modelo Matrícula Número de

serie

Calibre (armament

o)

Accesorios (cartuchos

y balas)

Unidad canina o unidad

montada

Edad del perro o caballo

57

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Equipo de transporte (agregar estos campos a la plantilla de inventario de bienes muebles)

Licencias

continuación

Placas Marca Modelo No. de cilindros

No. de serie

No. de motor Color Kilometraj

eCondicione

s

Clave de registro

de inventari

o

Nombre Descripción Versión Número

de serie

Número de

licencia

Número de

usuarios

Número de

equipos instalado

s

Número de discos

de instalació

n

Número de

manuales

Unidad responsable a la que se asigna

Número de

resguardo

Resguardante

Proveedor

Fecha de adquisici

ón

Monto de

adquisición

Depreciación

acumulada

Valoración

actual

Método utilizado para su valoraci

ón

Conciliado con

la contabili

dad

Observaciones

58

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Sistemas en operación

continuación

Sistemas en desarrollo

Inventario de bienes inmuebles

Interno/externo Nombre Objetivo Versión Datos del

proveedorNúmero de

patenteNúmero de

usuarios

Número de equipos

instalados

Número de manuales

Monto de adquisición

Depreciación acumulada Valoración actual Método utilizado

paa su valoraciónConciliado con la

contabilidad Observaciones

Nombre Ojetivo Versión % de avance Costo acumulado

Datos del proveedor

Lenguaje en el que se

desarrollaPlataforma

Clave de registro de inventario

Nombre del inmueble Domicilio Tipo de

inmueble

Número de cuenta predial

Mts2 de terreno

Mts2 de construcción

Documento que acredita la propiedad

59


continuación

Inventario de bienes inmuebles Arqueológicos, artísticos e históricos

Fecha de adquisición

Monto de la adquisición

Valor catastral

Valor en libros

Valoración actual

Método utilizado para su

valoración

Conciliado con la

contabilidad

Obervaciones

Clave de registro de inventario

Nombre del inmueble Domicilio Descripción Tipo de

inmuebleMts2 de terreno

Mts2 de construcción

Número de cuenta de

orden en la que registró

contablemente

60

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Asuntos tratados. XI. Los libros de actas y la documentación relativa al estado que guardan los asuntos tratados por el Ayuntamiento, sus comisiones y el despacho del Presidente Municipal, incluyendo la relación de aquéllos que se encuentre en trámite.

Tipo de órgano

colegiado

Número de sesión

Fecha de celebraci

ón

Número de

acuerdo

Descripción

Áreas involucra

das

Reesponsable de la ejecución

Fecha acordada

de cumplimi

ento

% de avance

Observaciones

61

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Juicios XII. Los expedientes formados con motivo de juicios de cualquier naturaleza en los que el Municipio sea parte.

Número de expediente

Tipo de asunto

Áreas involucrad

as

Descripción de la

causa que motiva el

juicio

Tipo de juicio o

procesoPartes

Etapa procesal o procedime

ntal

Acciones procesales

urgentes

Observaciones

62

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Padrones de contribuyentes y proveedores. XIII. Los padrones de contribuyentes y de proveedores del Municipio, así como la relación de cuentas de predial.

Contribuyentes

Proveedores

Nombre Domicilio Cuenta predial Estatus Monto de

adeudoAntigüedad del adeudo

Gestiones realizadas

Observaciones

Cuenta contable

Información personal

Tipo de proveedor RFC CURP institución

financieraClabe

interbancariaObservacion

es

63

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Fideicomisos. XIII. Los contratos constitutivos de fideicomisos y contratos sociales de empresas de participación municipal vigentes y en proceso de extinción y liquidación, así como todas sus modificaciones.

Fideicomisos

Nombre del

fideicomiso

Denominación Objeto

Tipo de fideicomis

o

Número de contrato

Fecha del contrato

Nombre de la fiduciaria

Fideicomitentes

Observaciones

64

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Reglamentos, circulares, lineamientos o disposiciones administrativas. XV. Reglamentos, circulares, lineamientos o disposiciones administrativas de observancia general municipales vigentes.

Reglamentos, circulares, lineamientos o disposiciones administrativas

Tipo de documento Título Fecha de

publicación Vigencia Descripción Estatus (en trámite) % de avance Observacion

es

65

Guía para el proceso de entrega recepción municipal Anexo: Llaves, candados, combinaciones, sellos oficiales y claves de acceso. XVI. El inventario, registro y ubicación de llaves, candados, combinaciones de cajas fuertes, sellos oficiales y claves de acceso a programas de control electrónico.

Claves de acceso

Sellos

Institución que la autorizó

Número de cuenta

Nombre del proceso Tipo de clave Especificar

Datos del personal con

accesoObservaciones

Tipo de sello Uso del sello Área generadora Cantidad Responsable de su custodia Observaciones

66


agosto de 2015

Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Guanajuato

Carretera Guanajuato-Silao Km. 6.5, Frente a la Glorieta Santa Fe Tels.:(473) 735-28-00 y (473) 733-02-17

Guanajuato, Gto. C.P.: 36250 67

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