GUÍA PRÁCTICA “ Adaptación a las nuevas normas
UNE-EN ISO 9001:2015 y/o UNE-EN ISO 14001:2015”
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PRESENTACIÓN
ADOK CERTIFICACIÓN
es un “nuevo” proyecto en el mundo de la
Certificación y la Auditoría.
Se constituye en el 2014 sobre unas sólidas raíces avaladas por un equipo
humano que acumula más de una década de experiencia en certificación y
auditorías dirigiendo y gestionando entidades acreditadas a nivel nacional.
ADOK CERTIFICACIÓN, mas que una certificadora:
Conscientes de las necesidades del mercado
Cercana al cliente, agil, innovadora y generadora de nuevas ideas en el
mercado
Auditando normas reconocidas a nivel nacional e internacional pero
tambien evaluando requisitos particulares
Mirando al futuro para anticiparnos a las demandas del mercado.
¿POR QUÉ ESTA GUÍA?
Porque ADOK es una de las primeras entidades en obtener la acreditacion
de ENAC para certificar segun ISO9001:2015 e ISO14001:2015
Porque es el resultado de multitud de reuniones y jornadas con consultores
y profesionales en sistemas de gestion
Porque tiene un lenguaje sencillo y directo
Porque es eminentemente practico
Porque tiene ejemplos practicos y realistas
Porque hay ejemplos de diferentes sectores y actividades
Porque es la ayuda perfecta para afrontar la transicion a las nuevas normas
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CAMBIOS GENERALES
Uno de los cambios más relevantes en ambas normas es el cambio en la estructura.
Desde ahora todas las normas que se publiquen tendrán LA ESTRUCTURA DE
ALTO NIVEL.
Esto implica una mayor facilidad para la integración, ya que todas ellas tienen el
mismo esquema y los mismos capítulos:
ESQUEMA ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL
1. Objeto y campo de aplicacion
2. Referencias normativas
3. Terminos y definiciones
4. Contexto de la organizacion
5. Liderazgo
6. Planificacion
7. Apoyo
8. Operacion
9. Evaluacion del desempeno
10. Mejora
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CAMBIOS GENERALES
A continuación se detalla la correspondencia de los puntos de la estructura de alto
nivel entre las normas:
ISO 9001:08 / ISO 9001:2015
ASPECTO ISO9001:2015 ISO9001:2008 Contexto de la organización 4.1/4.2 -- Determinación alcance 4.3 4.2.2 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos 4.4 4.1/4.2.1/4.2.2 Liderazgo y compromiso 5.1 5.1/5.2 Política de calidad 5.2 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades 5.3 5.5 Planificación 6.1 5.4.2 Objetivos 6.2 5.4 Gestión de cambios 6.3 -- Recursos - generalidades 7.1.1 6.1 Recursos - personas 7.1.2 -- Infraestructura 7.1.3 6.3 Ambiente 7.1.4 6.4 Recursos de seguimiento y medición 7.1.5 7.6 Conocimientos 7.1.6 6.2 Competencia 7.2 6.2 Toma de conciencia 7.3 6.2 Comunicación 7.4 5.5 Documentación 7.5 4.2.3/4.2.4 Planificación y control operacional 8.1 7.1 Comunicación con el cliente 8.2 7.2.3/7.5.4 Determinación y revisión de los requisitos de los productos y servicios
8.2.2/8.2.3 7.2.1/7.2.2
Diseño y desarrollo 8.3 7.3 Procesos, productos y servicios contratados externamente
8.4 7.4
Control de la producción y prestación del servicio
8.5.1 7.5.1/7.5.2
Identificación y trazabilidad 8.5.2 7.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores
8.5.3 7.5.4
Preservación 8.5.4 7.5.5 Actividades posteriores a la entrega 8.5.5 7.5.5 Control de cambios 8.5.6 -- Liberación de los productos y servicios 8.6 8.2.4 Control de salidas no conformes 8.7 8.3 Satisfacción del cliente 9.1.2 8.2.1 Análisis y evaluación 9.1.3 8.4
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CAMBIOS GENERALES
ASPECTO ISO9001:2015 ISO9001:2008 Auditoría interna 9.2 8.2.2 Revisión por la dirección 9.3 5.6 Mejora 10 8.5
ISO 14001:04 / ISO 14001:2015
ASPECTO ISO14001:2015 ISO14001:2004 Comprensión de la organización y su contexto 4.1 - Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 4.2 -
Determinación de alcance 4.3 4.1 Sistema de gestión ambiental 4.4 4.1 Liderazgo y compromiso 5.1 Política 5.2 4.2. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 5.3. 4.4.1.
Riesgos y oportunidades 6.1./6.1.1. Aspectos ambientales 612 431 Requisitos legales 613 432 Planificación de acciones 6.1.4 Objetivos. Planificación de acciones para lograr los objetivos 621/622 433
Recursos 7.1 441 Competencia Toma de conciencia
7.2. 7.3 442
Comunicación 741/742/743 443 Información documentada 751/752/753 444/445/454 Planificación y control operacional 8.1. 446 Emergencias 8.2. 4.4.7. Seguimiento y medición 911 451 Cumplimiento de requisitos 912 452 Auditoria interna 921/922 455 Revisión por la dirección 9.3. 4.6. Mejora 10.1/10.3 No conformidad y acción correctiva 10.2 453
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CAMBIOS GENERALES
Otros cambios relevantes de las nuevas normas:
Pensamiento basado en Riesgos y oportunidades
Se elimina el concepto de acción preventiva.
Registros y documentos pasan a denominarse “información
documentada”.
Se introduce el concepto de Gestión del Cambio
En calidad se revisa el lenguaje y se amplıa a los servicios se aclara como
abordar el enfoque a procesos y se amplıa el concepto de cliente a parte
interesada.
En medio ambiente se incluye el concepto de análisis de ciclo de vida
Las nuevas normas:
Estan alineadas con la GESTION ESTRATEGICA de la organizacion. Tanto la
calidad como el medio ambiente tienen que contribuir a la mejora del
negocio.
Requieren mas implicacion y control por parte de la DIRECCION
Nuevos conceptos y nuevo enfoque:
Análisis del contexto y las partes interesadas
Mayor Liderazgo
Gestión de Riesgos
Enfoque al Análisis de Ciclo de Vida
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ANALISIS DE LOS CAMBIOS
Analizaremos los cambios mediante dos casos prácticos que se detallan a continuación:
FABRICANTE DE COCHES DE JUGUETE TELEDIRIGIDOS
UBICACIÓN: Polıgono Industrial
Pertenece a un grupo empresarial sueco que es quien aporta el diseno, las homologaciones y las instrucciones de montaje
La fabricacion se basa en el montaje de piezas ya prefabricadas
El embalaje y la distribucion de los productos se realizan a traves de una empresa subcontratada
CENTRO DE FORMACION PROFESIONAL
AREAS: Mecanica y Automocion
TIPO DE FORMACION: Formacion profesional basica y de grado medio Diseno y formacion para empresas
UBICACIÓN: Barrio periferico de una gran ciudad con un alto nivel de desempleo y exclusion social
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ENFOQUE A PROCESOS Y SU GESTIÓN
En la nueva norma desaparece el manual, pero, sı se debe documentar el alcance.
En calidad se puede excluir cualquier punto que no sea de aplicacion, siempre que la justificacion sea adecuada. Esta justificacion debe ser detallada y documentada.
En medio ambiente al igual que la norma anterior no puede excluirse ningun punto de la norma.
En un sistema integrado el alcance de ambas normas puede no ser el mismo Aplicandolo a los casos practicos que tenemos definidos:
FABRICA DE COCHES TELEDIRIGIDOS:
Alcance:
Fabricación de coches de juguete teledirigidos
Exclusiones:
Diseño, porque viene dado en todos los casos por la casa matriz
sueca, al igual que las instrucciones de montaje
CENTRO DE FORMACION PROFESIONAL:
Alcance:
Imparticion de formacion profesional basica y de grado medio en las areas de mecanica y automocion.
Diseno e imparticion de formacion en las areas mecanica y automocion.
Exclusiones: ----
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ENFOQUE A PROCESOS Y SU GESTIÓN
En calidad la norma incide en el enfoque a procesos como punto de partida del
sistema.
Aunque la norma no requiere documentación, se puede mantener un manual
donde se defina el diagrama general de procesos y una ficha de cada proceso que
incluya:
entradas y salidas
interacciones
documentos de apoyo
registros
responsables y autoridades
indicadores de medición relacionados
En cualquier caso, documentado o no, debe estar claramente definido y difundido.
Respecto a los procesos, la norma únicamente requiere que estén documentados
los INDICADORES (indicador, frecuencia, medición).
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ENFOQUE A PROCESOS Y SU GESTIÓN
FICHA DE PROCESO
PROCESO COMERCIAL Responsable: Director Comercial
Edición inicial 1/01/2016 Fecha de revisión 1/01/2016
Objetivo Potenciar las ventas de la organización. Garantizar que los requisitos estén correctamente definidos en las ofertas, los pedidos y los contratos. Garantizar que se dispone de capacidad para cumplir con los requisitos del cliente y del producto.
Entradas
Necesidades del mercado Necesidades de los clientes Información sobre la capacidad de producción Información sobre el stock disponible
Salidas Ofertas Pedidos aceptados Contratos aceptados
Interacción Almacén, producción, logística
Indicadores
% ofertas aceptadas en euros % ofertas aceptadas en numero % ofertas/pedidos/contratos con incidencias % modificaciones de requisitos por errores comerciales
Documentos de apoyo Procedimiento comercial Registro
Reclamaciones Devoluciones Satisfacción del cliente Ofertas/pedidos/contratos
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CONTEXTO Y PARTES INTERESADAS
La organización debe determinar el CONTEXTO y las PARTES INTERESADAS y el
resultado tiene que ser el marco de referencia para planificar el sistema y realizar
el análisis de RIESGOS Y OPORTUNIDADES.
La norma no pide que esté documentado el contexto ni las partes interesadas, pero
es recomendable.
Además el resultado debe ser revisado, por ejemplo anualmente.
Se deben determinar las expectativas y requisitos de las partes interesadas, y
decidir cuáles son requisitos del sistema
Posible contexto interno:
Situación económica y financiera de la empresa
Personal / Recursos Humanos
Capacidad de movilidad del personal
Conocimientos de los que dispone la organización
Polivalencia del personal y distribución del conocimiento
Estructura jerárquica de la organización
Tecnología existente en la empresa y la capacidad de acceder a nueva
tecnología
Instalaciones de la organización
Productos utilizados (Peligrosidad, almacenamiento,..)
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CONTEXTO Y PARTES INTERESADAS
Posible contexto externo:
Entorno reglamentario: novedades legislativas.
Entorno social
Situación de mercado y movimientos de la competencia
Tecnología disponible en la actividad
Mercado único o diversificado
Producto único o diversificado
Situación económica general
Relación con los proveedores
Posibles partes interesadas:
Trabajadores, Trabajadores subcontratados
Accionistas
Sindicatos o comité de empresa
Clientes
Usuarios o consumidores
Autoridad – administración
Comunidades del entorno
Competencia
Asociaciones a las que se pueda pertenecer
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CONTEXTO Y PARTES INTERESADAS
Trabajadores directos:
Trabajadores
Sindicatos
Inversores y propietarios
….
Clientes
Usuarios y consumidores
Trabajadores subcontratados de embalado y distribución
Competencia
Proveedores de piezas
Proveedores de mantenimiento de maquinaria
Empresa Matriz Sueca
Administración: autorizaciones, homologación,…
Empresas del entorno
Ayuntamiento de la ciudad donde está ubicada la empresa
….
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CONTEXTO Y PARTES INTERESADAS
PARTES INTERESADAS EXPECTATIVAS
AYUNTAMIENTO
Mantener las licencias de actividad
Cumplir con los requisitos legales (industria, ruido,…)
Generar empleo y riqueza en el entorno
USUARIOS
Garantizar la seguridad del producto
Juguete atractivo para los usuarios
Ampliar la vida útil del juguete
PROVEDORES DE PIEZAS PARA MONTAJE DE PRODUCTO
Flexibilidad para cumplir los requisitos. Aumentar plazos para el suministro de las piezas. Claridad en los requisitos de pedidos
INVERSORES Y PROPIETARIOS
Que la empresa ejerza su función con todas las garantías y trabajos bien realizados.
Que la empresa tenga una reputación en el Sector.
Que sea rentable económicamente.
EMPRESA MATRIZ Mantener la buena imagen de la marca
CLIENTES
Aumentar la gama de productos
Cumplimiento de los requisitos del pedido (plazos, calidad,…)
Relación calidad-precio adecuada.
Recibir un producto que cumpla todos los requisitos pactados haciendo hincapié en la seguridad de los juguetes
Uso de materiales respetuosos con el medio ambiente
Conseguir una optimización de la energía durante el uso del vehículo para minimizar el consumo de baterías
TRABAJADORES
Mantenimiento del puesto de trabajo y cobro de salario y en la fecha prevista Desarrollo personal y profesional, satisfacción, formación, seguridad laboral, incentivos, buen ambiente de trabajo
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CONTEXTO Y PARTES INTERESADAS
CONTEXTO INDICADOR Entorno Reglamentario: Cumplimos todos los requisitos legales que son de aplicación tanto de calidad, de seguridad como de medio ambiente
Nº Incumplimiento legales
Oferta disponible: Fabricamos un producto de alta gama, tenemos un alto número de modelos, de diferentes precios y prestaciones. Cada año Suecia diseña al menos 10 modelos nuevos entre los que elegimos para su comercialización.
Nº de modelos disponibles Nª de nuevos modelos anuales
Infraestructura: A pesar del alto número de modelos disponibles, el montaje la mayor parte de las veces es similar y la maquinaria que se utiliza no varía. El parque de maquinaria es antiguo y empiezan a tener incidencias y paradas.
Nº de paradas de producción por incidencias en maquinaria
Empresa Matriz: La comunicación es buena. Disponemos de un software que facilita la gestión de pedido. Disponemos de todas las instrucciones de montaje en el idioma de la central (alto número de trabajadores no saben ingles por lo que tenemos que traducir toda la documentación)
Plazo de entrega de pedidos desde la central
Competencia: Tenemos mucha competencia. En el mercado hay productos de gama más baja que el nuestro que se vende a precios con los que no podemos competir
% Ofertas rechazadas de clientes por precio
Relación con los proveedores: Proveedores de embalaje y distribución: Esta parte del proceso la tenemos totalmente externalizada, el proveedor tiene como único cliente nuestra organización, por lo que la capacidad de control sobre él es muy alta, realizamos auditorias mensuales, disponen de instrucciones de embalaje de nuestra organización y realizan un informe semanal con la evolución de los indicadores que nosotros hemos marcado. Las incidencias de este proceso son muy bajas en proporción al volumen de actividad que generan.
Nº de incidencias / nº de pedidos realizados Nº de incumplimientos detectados durante las auditorias
……
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CONTEXTO Y PARTES INTERESADAS
Trabajadores directos:
Personal docente: teórico, talleres
Personal no docente: recepción, administración, bedeles, mantenimiento, personal de comedor,…
Sindicatos
Inversores y propietarios
Clientes: Alumnos , familias, tutores legales
Servicios subcontratados: Personal de comedor, mantenimiento, auxiliares, transporte (conductores de autobús, auxiliares)
Servicios sociales
Departamento de educación formación reglada
Empresas (FCT)
Medios de comunicación (por la labor social realizada)
Competencia. Otros centros de donde se derivan alumnos
Administración: autorizaciones, homologación, licencias, mantenimiento de instalaciones
Proveedores de material y maquinaria (talleres)
Entorno, vecinos,…
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CONTEXTO Y PARTES INTERESADAS
PARTES INTERESADAS EXPECTATIVAS
ALUMNOS
MAS HORAS EN FCT
AUMENTAR LAS POSIBILIDADES DE INSERCION LABORAL UNA VEZ FINALIZADA LA FORMACION
SOLICITAN EN LAS ENCUESTAS POTENCIAR LAS PRACTICAS EN EMPRESA UNA VEZ FINALIZADO EL MODULO
FAMILIAS QUE LOS ALUMNOS TERMINEN CON ÉXITO SUS ESTUDIOS
INVERSORES Y PROPIETARIOS
AUMENTAR LA FACTURACION
MANTENER LAS HOMOLOGACIONES
POTENCIAR LA IMAGEN DEL CENTRO
SER UN REFERENTE TANTO POR LA CALIDAD DE LA FORMACION COMO POR LA MISION SOCIAL DEL CENTRO CON LOS ADOLESCENTES DEL ENTORNO
DOCENTES DE TALLERES
DISPONER DE LA TECNOLOGIA PUNTERA EN EL CENTRO PARA MEJORAR EL CONOCIMIENTO DE LOS ALUMNOS
…..
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CONTEXTO Y PARTES INTERESADAS
Contexto Indicador Situación financiera: Hay buena comunicación con la dirección del centro, se realizan informes mensuales y reuniones semestrales. Hay una alta preocupación por la situación económica por la tendencia a la baja de la facturación, el beneficio y la tesorería. La situación económica aun siendo peor que otros cursos (la facturación se ha reducido) todas las plazas están cubiertas. Pero a medio plazo las previsiones son malas, solo tenemos dos especialidades y cada vez nos demandan otras áreas, especialmente las asociadas a nuevas tecnologías, como fabricación con impresión en 3D
Facturación Beneficio Tesorería Nº de consultas en la web Facturación % ocupación del centro
Recursos Humanos: Se realizan elecciones sindicales, disponemos de comité de empresa y no han surgido problemas aunque no se realizan las reuniones mínimas que la legislación exige Hay una alta implicación de los profesores. El absentismo está por debajo de la media del sector. La rotación es mínima, la plantilla es muy estable. Los resultados en las aulas son muy buenos.
Nº de reuniones anuales del comité % de alumnos que finalizan sus estudios % de alumnos aprobados absentismo
Clientes: Familias y tutores legales: Las encuestas de satisfacción que hemos realizado en los dos últimos años el resultado es excelente, las familias colaboran activamente en el centro.
Valor medio de las encuestas % de familias que participan en el centro en las actividades propuestas
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CONTEXTO Y PARTES INTERESADAS
Contexto Indicador
Clientes: Alumnos: Las encuestas que realizamos tienen valores altos, siempre realizan propuestas que cuando podemos, las llevamos a cabo. Los alumnos, valoran muy positivamente el carácter social del centro. Aunque tenemos el metro a 200 metros de nuestras instalaciones todos los alumnos que pueden vienen en coche o en moto.
Media de valoración de las encuestas % de acciones realizadas de las propuestas por los alumnos % de alumnos que realizan ciclos superiores Nº de alumnos que utilizan el transporte publico
Recursos: Cada vez nos resulta más difícil conseguir empresas para realizar las prácticas de los alumnos, la crisis ha afectado mucho nuestra zona, y muchas de las empresas donde habitualmente enviábamos alumnos, han cerrado o están en situación critica
Nº de nuevas empresas de FCT
Instalaciones: Las infraestructuras son muy antiguas, el aula de motores aunque se ponen cubetos debajo de cada uno de ellos, el suelo es muy poroso y si hay algún derrame de aceite o combustible se impregnaría en el suelo y sería muy difícil su eliminación Los contadores de agua también son muy antiguos y no tenemos claro que midan bien
% de obras previstas realizadas Presupuesto asignado para rehabilitación del centro Nº de accidentes ambientales producidos Nº de accidentes ambientales Incidencias en las inspección del centro
Entorno Social: No siempre son conocedores de la labor que se hace en el centro, no tenemos incidencias pero pensamos que falta comunicación
Nº de quejas de vecinos
……
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RIESGOS Y OPORTUNJDADES
Se debe hacer un ANALISIS DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES Segun la norma UNE EN ISO 9001:2015, se debe hacer un análisis de riesgos y oportunidades. Para ello se debe tener en cuenta:
Contexto de la organizacion y sus variaciones
Partes interesadas y sus requisitos y expectativas y el analisis de las
mismas
Cambios producidos y/o futuros
Resultados del seguimiento y medicion
El analisis de riesgos debe realizarse siguiendo una SISTEMÁTICA. Esta sistematica no tiene por que estar documentada pero sı definida. Según la norma UNE EN ISO 14001:2015, se debe hacer un análisis de riesgos y oportunidades. Para ello se debe tener en cuenta:
Aspectos ambientales
Requisitos legales y otros requisitos
Otras cuestiones y requisitos identificados en el contexto y partes
interesadas
La organizacion debe determinar las situaciones de emergencia
potenciales asociadas al alcance.
El análisis de riesgos debe realizarse siguiendo una SISTEMÁTICA y en el caso de medio ambiente debe estar documentada
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RIESGOS Y OPORTUNJDADES
La norma no establece la metodología para realizar la evaluación de riesgos y
oportunidades, puede ser cualitativa o cuantitativa, dependerá del tipo de
organización, lo importante es que el resultado sea completo y acorde a la
situación de la organización.
Ejemplos de métodos:
DAFO
Método binario de probabilidad y consecuencias o impacto
Combinación de DAFO y método binario
ISO31000: se puede tener en cuenta
Como resultado del análisis, se deben identificar los riesgos y oportunidades y
establecer un PLAN DE ACCIONES relacionado.
Este plan de acciones se debería documentar de manera completa (recursos,
responsables, acciones concretas, plazos, seguimiento, valoración de eficacia, etc.).
Podríamos decir que estas acciones son las antiguas acciones preventivas.
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RIESGOS Y OPORTUNJDADES
FORTALEZAS DEBILIDADES
Capacidades especiales y
características de la empresa que
le permiten contar con una ventaja
sobre sus competidores
Aquellos factores de la empresa que la
sitúan en una posición desfavorable frente
a sus competidores
Habilidades
Aptitudes
Recursos
Procedimientos
AMENAZAS OPORTUNIDADES
Situaciones que provienen del exterior
(de la empresa) y que pueden afectar
negativamente en el desempeño de la
actividad
Hechos del entorno que resultan positivos
para la empresa, si es capaz de detectarlos
y explotarlos a su favor
Situación económica
Cambios políticos,
Estructura social y cultural,
Tendencias en el consumo, mercado, etc..
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RIESGOS Y OPORTUNJDADES
FORTALEZAS DEBILIDADES
• Productos de alta calidad
• Marca reconocida en el mercado
• Proceso de fabricación sencillo
• Capacidad de adaptación para la
fabricación de nuevos modelos
• El programa de gestión interno y la
compatibilidad con los sistemas de la
empresa matriz
• Personal con alta implicación
• Grupo sueco, muchos de los
documentos en ingles
• La actividad depende en gran parte de
proveedores y subcontratistas
• Edad media de la maquinaria
AMENAZAS OPORTUNIDADES
• Crisis económica
• Venta estacional
• Gran cantidad de modelos en el
mercado
• Competencia muy agresiva
• Aumento del grado de control tanto
de calidad como de medio ambiente
sobre el proceso subcontratado de
embalaje y distribución por ser
nosotros sus únicos clientes
• Búsqueda de nuevas marcas para su
fabricación o distribución
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RIESGOS Y OPORTUNJDADES
Magnitud del riesgo Gravedad - Severidad Alta Media Baja
Probabilidad Alta Muy Alta Alta Moderada
Media Alta Moderada Baja Baja Moderada Baja Muy Baja
GRAVEDAD - SEVERIDAD PROBABILIDAD
ALTA: Afecta a los requisitos del producto en
lo relacionado con prestaciones y seguridad
Afecta al usuario durante su utilización
ALTA Ha ocurrido recientemente o hay claros
indicios de que pueda ocurrir
MEDIA: Afecta a los requisitos del contrato pero
no al producto (ej. Plazos)
MEDIA No ha ocurrido en los últimos 10 años
BAJA: No afecta a los requisitos del producto
ni contrato
BAJA No ha ocurrido hasta la fecha ni hay
indicios de que pueda ocurrir
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RIESGOS Y OPORTUNJDADES
Origen Amenaza/Oportunidad Causa Efecto Plan de acciones
Aspecto ambiental: Consumo de agua
Falta de fiabilidad en el dato de consumo de agua
Errores en la lectura del contador
Falta de control en el dato de consumos para la realización de la evaluación de aspectos
Cambiar el contador y realizar un seguimiento mensual de los datos de consumos. Acción 01/16
Contexto: Situación financiera Parte interesada: inversores
Existe un riesgo a medio plazo de no cubrir el 100% de las plazas disponibles, lo que supondría un problema económico importante y un riesgo alto de continuidad del centro.
Se demandan otras áreas
Problemas económicos a medio plazo
Analizar la posibilidad de solicitar el área tecnológica de impresión 3D. (Estudio de mercado, inversión en infraestructuras, conocimiento necesario,…) Acción 04/16
Contexto: Sindicatos
Existe un riesgo de incumplimiento legal al no realizar las reuniones trimestrales del comité
Dejadez por parte de la dirección
Descontento de los profesores y sindicatos
Establece plan de reuniones Acción 05/16
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RIESGOS Y OPORTUNJDADES
Origen Amenaza/Oportunidad Causa Efecto Plan de acciones
Contexto / parte interesada:
Alumnos
(medio ambiente)
Ante la buena comunicación que tenemos con los alumnos tenemos la oportunidad de trabajar con ellos temas ambientales
Mejorar el aspecto ambiental relacionado con las emisiones de CO2 por el transporte de los alumnos al centro
Realizan acciones conjuntas con los alumnos para aumentar la concienciación. Implantar la norma de seguridad vial. Acción 06/16
Contexto:
Empresas FCT
La dificultad de conseguir empresas para las FCT son un riesgo para el centro, puesto que parte de las asignaturas se imparten en prácticas en empresa
La crisis en las empresas del entorno
Dificultad para conseguir a medio plazo empresas para realizar las FCT
Ampliar geográficamente la búsqueda de empresas, realizar visitas personales de los responsables para conseguir mejores resultado,… Acción 07/16
Contexto / Parte interesada:
Vecinos
Tenemos un riesgo de conflicto por falta de comunicación
Falta de comunicación con el entorno
Posible conflicto a medio plazo
Realizar jornadas de puertas abiertas para difundir nuestra actividad y los resultados obtenidos. Organizar actividades de colaboración con los alumnos en los centros de mayores del entorno. Acción 12/16
Contexto:
Instalaciones
(medio ambiente)
Existe un alto riesgo de contaminación del suelo en este aula de motores
Mal estado del suelo del aula de motores
Alto impacto producido en caso de derrame
Impermeabilizar el suelo del aula Acción 21/16
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LIDERAZGO
Aunque no hay grandes cambios se incide en el liderazgo como parte elemental
del sistema, de manera que la dirección debe estar al tanto del sistema y el
sistema debe estar alineado con la estrategia de negocio de la organización, no
pueden ir en direcciones distintas.
Este liderazgo se debe demostrar a través de los hechos:
asignación de recursos
comunicación
implicación en el personal
seguimiento y medición (indicadores) alineados con la estrategia
……
Desaparece el representante de la dirección
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ENFOQUE CICLO DE VIDA
La nueva norma establece que la determinación de aspectos ambientales se debe
hacer desde una perspectiva del ANÁLISIS DEL CICLO DE VIDA.
Al igual que la evaluación de aspectos, el control operacional también debe
realizarse con el enfoque del análisis de ciclo de vida. Además se debe tener en
cuenta no solo el resultado de los aspectos sino también el resultado de la
evaluación de riesgos.
La nueva norma establece que se debe tener información documentada de:
los aspectos e impactos asociados
los criterios para determinar los significativos y
los aspectos significativos así como
la necesaria para tener confianza en que los procesos (control operacional)
se han llevado a cabo según lo planificado.
No se establecen procedimientos como tales, como en la anterior norma
Etapas del análisis de ciclo de vida:
Adquisición de materias primas
Diseño
Producción o prestación del servicio
Transporte y entrega
El uso
Tratamiento al final de su vida útil
Disposición final
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ENFOQUE CICLO DE VIDA
Para realizar la evaluacion de aspectos se deberıan considerar:
diseno y desarrollo de sus instalaciones, procesos, productos y
servicios
adquisicion de materias primas,
procesos fabricacion incluyendo el almacenamiento
operacion (uso)
mantenimiento de instalaciones, e infraestructura desempeno
ambiental y practicas de los proveedores externos
transporte de productos y prestacion de servicios (embalaje)
Tratamiento al finalizar la vida util de los productos
gestion de residuos y disposicion final.
Actividad Aspecto Impacto
Compras de materias primas Consumo de materia prima (directo)
Reduccion de recursos
Fase de fabricacion Generacion de aguas residuales (directo)
Contaminacion del agua
Mantenimiento de maquinaria de fabricacion (subcontratado)
Derrames accidentales (indirecto)
Afeccion al suelo
Distribucion y transporte del producto (subcontratado)
Emisiones de los vehıculos (indirecto)
Efecto invernadero
Fase de uso del producto Consumo de energıa durante el uso (emisiones de CO2) (indirecto)
Efecto invernadero
Fin de su vida util Residuos generados (indirecto)
Afeccion al suelo
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ENFOQUE CICLO DE VIDA
FASE ACV Actividad Aspecto Impacto Indicador
Adquisicion de materias primas
Compras de materiales Emisiones de CO2 en el transporte de materias primas
Afeccion al aire Km de distancia al centro de los proveedores
Diseno de producto
Diseno (instalaciones)
Obras de reformas en las instalaciones
Consumo de energıa electrica Reduccion de recursos
% consumo electrico por energıa renovables
Montaje Áreas generales Consumo de energıa electrica
Reduccion de recursos
Kw consumidos / nº de juguetes producidos
Fabricación Generación de residuos de embalaje Afección al suelo Kg residuos / tn comprada
Transporte y entrega Distribucion de los productos a los clientes
Emisiones de CO2 en el transporte
Afeccion al aire Consumo de gasoil / km recorrido
Uso Utilizacion del juguete Consumo de baterıas Afeccion al suelo Horas de funcionamiento por cada cambio de pilas
Tratamiento al final de su vida util y disposicion final
Retirada del producto Generacion del residuo Afeccion al suelo % en peso del residuo que es valorizable
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ENFOQUE CICLO DE VIDA
FASE ACV Actividad Aspecto Impacto indicador
Adquisición de materias primas
Compras de materias primas
Consumo de barra metálica para los talleres de mecánica
Reducción de recursos Tn de material / alumnos en taller en
mecánica
Emisiones de CO2 en el transporte de materias primas
Afección al aire Km de distancia al centro de los
proveedores
Diseño de cursos Diseño de cursos a medida
Generación de residuos / consumos de materias primas
(Sensibilización ambiental de los alumnos)
Afección al medio ambiente Valoración de los alumnos sobre las
pauta ambientales del centro
Impartición de la formación
Áreas generales Consumo de energía eléctrica Reducción de recursos Kw consumidos / alumnos
Mantenimiento de maquinaria de talleres
(subcontratado)
Derrames accidentales (indirecto)
Afección al suelo Incidencias ambientales debidas a las subcontratas
Taller de automoción Generación de residuos peligrosos Afección al suelo Kg de rp´s / alumnos en taller de automoción
Accesos de alumnos y profesores al centro
Emisiones de los vehículos (indirecto)
Efecto invernadero % de alumnos y profesores que
utilizan el transporte publico Transporte y entrega
Uso FCT Generación de residuos y consumos
Reducción de recursos y afección al suelo
Valoración de las encuestas de los tutores en la pregunta relativa a
gestión ambiental Tratamiento al final de su
vida útil
Disposición final
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OBJETIVOS
La nueva norma deja claro que debe quedar registro de todo lo relacionado con
los objetivos
En calidad se especifica claramente que:
deben ser pertinentes con la conformidad y el aumento de
satisfaccion
se debe hacer seguimiento
se debe comunicar
se deben actualizar, si corresponde
La nueva norma establece que se debe planificar cómo se van a lograr:
que se va a hacer
recursos
responsables
plazos
metodo evaluacion
resultados
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OBJETIVOS
OBJETIVO: RESPONSABLE:
Fecha de establecimiento del objetivo: Fecha prevista de cumplimiento:
Definición Indicador Meta Frecuencia de seguimiento
ACCIONES RESPONSABLE PLAZO MEDIOS SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES
Fecha Responsable Resultado Nº Informe AACC
SEGUIMIENTO DE CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO
FECHA RESPONSABLE RESULTADO Nº INFORME DE AACC
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GESTIÓN DEL CAMBIO
La nueva norma indica que los cambios se deben ejecutar de manera
planificada.
No requiere información documentada,
Planificación previa, estableciendo:
Acciones
recursos
plazos
seguimiento
evaluación,…
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DEFINICIÓN DE CONOCIMIENTOS
Este requisito únicamente es de aplicación en calidad.
Se debe determinar los conocimientos por puesto o responsabilidades, incluso en
algunos casos será necesario hacerlo por tareas o asociarlo a una matriz de
competencias en la que se defina qué personas tienen los conocimientos
necesarios para realizar tareas.
Es muy importante considerar los conocimientos necesarios, cuando se abordan
cambios o en el análisis de riesgos y oportunidades y en las acciones
derivadas. También se debe considerar el traspaso de conocimientos de unas
personas a otras y la disponibilidad de esos conocimientos para la empresa y con
la matriz de competencias, la vulnerabilidad (mapa de riesgos) por la
concentración exclusiva de conocimientos.
Tenemos que huir de las generalidades y los perfiles basados en categorías
profesionales, en una empresa como la de fabricación de coches teledirigidos no
tendremos el perfil de operario, debemos identificar tareas para las que se necesita
una cualificación específica, no serán necesarios los mismos conocimientos para el
operario que ajusta una máquina que para el que hace la inspección final del
producto o para el que hace las mediciones dimensionales en recepción.
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TOMA DE CONCIENCIA Y COMUNICACIÓN
En la organización deben existir canales de comunicación y un protocolo de
cómo las personas van a ser conscientes de la política, los objetivos, los aspectos
ambientales significativos, su contribución al sistema, y las implicaciones del
incumplimiento de los requisitos del sistema, tanto para el personal actual como el
nuevo.
Es recomendable al menos definir un plan de acogida para nuevo personal y para
personas que cambian de puesto, se debe contemplar la formación para que sean
conscientes de todo ello.
Se incluyen las comunicaciones externas en calidad, que en la norma
anterior, no estaban contempladas.
Además, la organización debe establecer un PLAN DE COMUNICACIÓN, que
establezca qué, cuándo, a quién y cómo comunicar.
Se deben incluir tanto las comunicaciones periódicas como las unitarias o las que
se producen cuando hay cambios.
Por ejemplo, comunicaciones a clientes, a usuarios, a accionistas, a proveedores, a
empleados, a la administración…
Se debe revisar las normas e incluir todo lo que la norma establece que se debe
comunicar en el plan de comunicación.
En medio ambiente la norma establece que se debe conservar evidencias de
las comunicaciones.
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TOMA DE CONCIENCIA Y COMUNICACIÓN
Objetivo¿Qué?
Frecuencia¿Cuándo?
Destinatario¿A quien?
Metodo¿Cómo? Registro Observaciones
Plan de acogida:- descripcion de la organización
-politica- buenas practicas ambientales
- Pautas para realizar sus funciones- importancia de la correcta ejecucion del
trabajo
El primer dia de la incorporacion de nuevo personal
nuevas incorporaciones
reunion con el responsable del departamiento y el responsable del sistema integrado
Registro de acta
Plan de acogida a un nuevo puesto:- buenas practicas ambientales
- Pautas para la realziacion de sus nuevas funciones y responsabilidades
- Importancia de la correcta ejecucion del trabajo
Previo al cambio de puesto trabajadores que cambian de puesto reunion con el jefe directo y el responsable del sistema
Registro de acta
Aspectos significativos y objetivos anualmente despues de la evaluacion
trabajadores implicados reunion por departamientos acta de reunion donde se identifiquen los asistentes
Buenas practicas ambientales dentro de las intalaciones para subcontratas
Durante la primera jornada de trabajo en las instalaciones cada
año natural
todas las contratas que pueden afectar a los aspectos de la
organización
Reunion con el responsable del sistema
firma del recibi de la documentacion
Politica Cuando se realicen modificaciones a todos los trabajadoresenvio por mail, disponible en el servidor, expuesta en las zonas de paso
Politica Cuando se realicen modificaciones disponible a las partes interesadas expuesta en la web ninguno
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CONTROL DOCUMENTAL
En la nueva norma, se habla de “información documentada” como
“documentacion” y de “conservar información documentada” como
registros.
La nueva norma cambia mucho en cuanto a las exigencias, ya que
basicamente, deja muy abierto el tipo de control, el formato, etc.
La documentacion creada debe identificarse, tener soporte adecuado,
ser revisada y aprobada, idonea para el uso y disponible, protegida,
distribuida, almacenada, con control de cambios y conservada.
La documentacion de origen externo debe estar identificada y
controlada. Los registros deben protegerse contra modificaciones no
intencionadas.
Puede ser util mantener un listado pero la organizacion tambien
puede decidir tener la documentacion en vigor en una carpeta
informatica.
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ACTIVIDADES POSTERIORES A LA ENTREGA
La norma ISO9001:2015 establece que si hay requisitos a cumplir posteriores a
la entrega (reciclaje, garantías, mantenimientos, posibles consecuencias no
deseadas del producto, etc…) se deben tener en cuenta.
En la determinación de los riesgos, se deben tener en cuenta estas posibles
consecuencias no deseadas
Si analizamos nuestros dos casos prácticos, veremos que este punto
únicamente es de aplicación en el fabricante de coches teledirigidos
puesto que el producto tiene asociado una garantía y un uso.
En el caso del centro de formación no tiene aplicación por no existir
un producto
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CONTROL DE COMPRAS Y SUBCONTRATISTAS
La nueva norma aclara en qué casos se deben considerar las compras como
subcontrataciones y subcontratistas, que son:
Si se incorporan al producto o servicio
Si el proveedor proporciona directamente al cliente
Si se subcontrata un proceso o parte de un proceso
Se debe adecuar el procedimiento de compras de modo que pueden quedar fuera,
por ejemplo, proveedores de mantenimiento.
Respecto a los proveedores, los requisitos son similares a la versión anterior, hay
que determinar y aplicar criterios de evaluación, selección, seguimiento y
reevaluación y se debe disponer de registros.
Es conveniente adecuar los criterios al impacto (ya lo decía la norma anterior),
estableciendo requisitos estrictos y concretos en algunos casos (cumplimiento
legal, aprobación de muestras, etc.) y muy laxos en otros (buena reputación, etc.),
pero no deberían ser los criterios todos iguales.
En la fábrica de coches teledirigidos no deberían tener los mismo
criterios de selección y evaluación para los proveedores de piezas que
para la subcontrata que realiza el embalado y la distribución.
En el centro de formación no deberían ser los mismos los criterios de
la empresa que gestiona el comedor que la contrata de autobuses o la
subcontratación de un profesor para impartir un curso específico a
empresas
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NO CONFORMIDADES: ANÁLISIS Y GETIÓN
Se Incluye en las no conformidades la necesidad del “estudio de extensión” y la
necesidad si se requiere de actualizar los riesgos y oportunidades
identificados
La organización podría modificar los formatos incluyendo el análisis de extensión y
quizá pregunta sobre modificaciones en el mapa de riesgos y en el sistema.
GESTION DE ACCIONES
Las nuevas normas dan más importancia a LA GESTIÓN DE ACCIONES.
Hay acciones relacionadas a riesgos, oportunidades, cambios, no conformidades,
aspectos significativos, requisitos legales,…
Todas las acciones deberían tener asociados:
Plazos
Recursos
Responsables
Acciones inmediatas
Acciones correctivas
Seguimiento
Valoración de la eficacia
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NO CONFORMIDADES: ANÁLISIS Y GETIÓN
CERRADA? Nº FECHA TIPO ORIGEN DESCRIPCIÓN ANALISIS DE EXTENSIÓN RESULTADO ANALISIS EXTENSIÓN ANALISIS DE CAUSAS ACCIÓN REPARADORA RBLE PLAZO ¿EJECUTADA?
(SI/NO)
FECHA SEGUIM /
CIERRE
RESULTADO EJECUCIÓN
ACCIÓN CORRECTORA
(SI/NO)
Nº AACC OBSERVACIONES
ANALISIS NO CONFORMIDADORIGEN NO CONFORMIDAD SEGUIMIENTO ACCIONES ACCION CORRECTORA
CERRADA? Nº FECHA TIPO REFERENCIA ORIGEN DESCRIPCIÓN RBLE PLAZO ¿EJECUTADA?
(SI/NO)
FECHA SEGUIM /
CIERRE
RESULTADO EJECUCIÓN METODO RBLE PLAZO RESULTADO
EFICACIA¿EFICAZ?(SI/NO)
FECHA SEGUIM /
CIERREOBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN SEGUIMIENTO VALORACIÓN DE EFICACIA
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REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA DIRECCIÓN
Se han incorporado nuevas entradas y salidas en la revisión por la dirección
Cambios en el contexto
Cambios en partes interesadas internas y externas y sus necesidades y
expectativas:
Cambio en riesgos y oportunidades
Consecución de objetivos (y acciones en caso de no cumplimiento)
Desempeño-seguimiento y medición (indicadores, etc.)
Adecuación y necesidades de recursos
(SGC) Desempeño proveedores externos
(SGC) Eficacia de acciones para R/O
(SMA) Oportunidades de mejorar la integración del sistema con otros
procesos
(SGMA) Implicación para la dirección estratégica
(SGC) Acciones relacionadas con las necesidades de cambio
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OTROS CAMBIOS
Otros cambios que hay que verificar en la transición:
Adecuar la política a las nuevas normas
Verificar que todas las responsabilidades están asignadas, comunicadas y
entendidas
Comunicar internamente los aspectos significativos según corresponda
Realizar simulacros de emergencias ambientales
En medio ambiente la norma establece unos puestos concretos en los que se
debe definir la competencia mínima necesaria (responsable de emergencias,
persona que determina aspectos y requisitos legales…)
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PRINCIPALES CAMBIOS
RESUMEN DE PRINCIPALES CAMBIOS Alineación con la estrategia de la organización
Implicación de la dirección. Liderazgo
Definición de contexto y partes interesadas
Determinación de riesgos y oportunidades
Enfoque con análisis de ciclo de vida en medio ambiente
Gestión del conocimiento
Control de compras y subcontratistas
Planificación de objetivos
Gestión de acciones