PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código: GRT.03
GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA
ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO,
VERIFICACIÓN DE EQUIPOS.
Versión: 06
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Revisó Jefe DMT
Profesional DMT
Aprobó Rector
Fecha de aprobación Abril 14 de 2008
Resolución No 529
1. OBJETIVO
Establecer lineamientos de orientación para el personal que labora en la División de Mantenimiento
Tecnológico, y los procesos de la Universidad Industrial de Santander, con respecto a las políticas y
procedimientos a seguir frente a los requerimientos de equipos incluyendo los dispositivos de
seguimiento y medición para que operen en condiciones controladas, de manera que se evolucione
hacia un sistema de mantenimiento que permita la optimización de la disponibilidad de los equipos,
la disminución de los costos del mantenimiento, la optimización del recurso humano, y la
maximización de la vida útil de la maquinaria.
2. ALCANCE
Aplica a la implementación de las Normas NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, NTC 2031:2014 y la
norma ISO 17025:2005 con respecto a la gestión técnica de los programas de mantenimiento de
equipos y verificación de instrumentos de medición en las variables masa y temperatura, y los
instrumentos de pesaje de funcionamiento no automáticos, requisitos metrológicos y técnicos, en
pro del desarrollo de un excelente servicio y soporte hacia los procesos de la Universidad Industrial
de Santander.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
CONFIABILIDAD: Probabilidad en que un equipo realice su función prevista sin incidentes por
un período de tiempo especificado y bajo las condiciones indicadas.
DISPONIBILIDAD: Porcentaje de tiempo en el que un sistema es capaz de realizar las
funciones para las que está diseñado. Esta disponibilidad está relacionada con los conceptos de
mantenibilidad y confiabilidad.
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INSTRUMENTO DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN: Equipos de medición, programas
informáticos, patrones de medición, materiales de referencia o equipos auxiliares o combinación
de ellos necesarios para llevar a cabo un proceso de medición.
MANTENIBILIDAD: Cantidad de esfuerzo requerido para conservar el funcionamiento normal
de un equipo o para restituirlo una vez se ha presentado una falla.
MANTENIMIENTO: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas empleadas con el fin de
asegurar la conservación de los equipos y máquinas en servicio dentro de sus instalaciones y
durante el mayor tiempo posible, ofreciendo el mayor grado de confiabilidad y el máximo nivel
de productividad.
SIMAT: Sistema de Información de Mantenimiento de la División de Mantenimiento Tecnológico
que permite a las Unidades Académico Administrativas realizar las solicitudes.
VERIFICACIÓN: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva (datos que
respalden la existencia o veracidad de algo) de que se han cumplido los requisitos para una
utilización o aplicación específica prevista. La confirmación puede comprender acciones tales
como: la elaboración de cálculos alternativos, la realización de ensayos y/o pruebas y/o
demostraciones de servicio.
4. CONTENIDO DE LA GUÍA
La presente guía desarrolla dentro de su contenido, los siguientes aspectos:
Asesoría técnica de la División de Mantenimiento Tecnológico en el suministro o la
adquisición de equipos.
Identificación de los equipos e instrumentos de seguimiento y medición en la variable masa y
temperatura.
Asesoría e intervención en obras y proyectos.
Manipulación de equipos.
Verificación de dispositivos de seguimiento y medición en la variable masa y temperatura.
Mantenimiento de equipos.
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4.1. SOPORTE TÉCNICO DE LA DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO EN
LA ADQUISICIÓN DE EQUIPOS E INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
Es responsabilidad de cada uno de los Procesos determinar los equipos e instrumentos de
seguimiento y medición que se requieren para el correcto desarrollo de sus actividades y de acuerdo
a las necesidades existentes.
Con el fin de apoyar a los Procesos en la adquisición de equipos, incluyendo los dispositivos de
seguimiento y medición, la División de Mantenimiento Tecnológico en su carácter de unidad asesora,
brinda el soporte técnico para la adquisición de equipos, actividad que realiza el jefe de la División de
Mantenimiento Tecnológico y/o el equipo de trabajo con el perfil correspondiente al servicio
solicitado. Es necesario que el proceso realice la solicitud de adquisición del equipo a través de
SIMAT, esta debe contar con una descripción de las especificaciones técnicas y características del
equipo a adquirir, junto con las cotizaciones, con base en esta descripción, se emite una asesoría
técnica de carácter orientador, no obligatorio. Lo anterior, tiene como fundamento lo contemplado
en el Acuerdo del Consejo Superior n°. 050 de 2015 por el cual se reglamenta el Estatuto de
Contratación de la Universidad Industrial de Santander.
Adicionalmente, la División de Mantenimiento Tecnológico brinda asesoría en la recepción y soporte
durante la instalación de los equipos, así como en la instrucción de los usuarios sobre la información
técnica correspondiente cuando por las características del equipo lo amerite.
4.2 ASESORÍA E INTERVENCIÓN EN OBRAS Y PROYECTOS
Las asesorías e interventorías que realiza la División de Mantenimiento Tecnológico a las obras y
proyectos que desarrollan los procesos de la Universidad Industrial de Santander se establecen
conforme a las solicitudes que realiza la comunidad universitaria a través de comunicaciones internas,
de acuerdo a las actividades que se tienen previstas, como el servicio de montaje de los equipos
adquiridos, y la revisión y verificación de las obras que realizan terceros, como resultado de
contrataciones externas, etc.
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El Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico, junto con el equipo de trabajo correspondiente
al perfil del proyecto, elabora el cronograma respectivo para realizar las visitas al lugar de ejecución
del proyecto y, después de esto, se elabora un Informe de Visita al Proyecto, identificando
inconsistencias o la necesidad de servicios complementarios para la puesta en marcha del equipo o
proyecto, los cuales son informados durante las visitas a los encargados de la ejecución.
4.3 IDENTIFICACIÓN DE EQUIPOS E INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN
Los bienes existentes en la Universidad Industrial de Santander poseen un número único de
identificación denominado número de inventario, el cual es asignado automáticamente por el sistema
financiero, una vez se efectúa el pago de los bienes adquiridos.
La marcación física de los bienes adquiridos está a cargo del Grupo de Inventarios de la División
Financiera según lo contemplado en el artículo 10 del MFI02: Manual Normativo y Procedimental
para la Administración y control de los bienes muebles de la UIS. Este número de inventario es
utilizado por la División de Mantenimiento Tecnológico para el control, y mantenimiento (preventivo
y correctivo) de equipos, así como la verificación de aquellos que constituyen medios de medición.
4.4 MANIPULACIÓN DE EQUIPOS
Los equipos deben ser operados por personal entrenado y autorizado, esta labor es ejecutada por
cada uno de los procesos de la Universidad, quienes a su vez deben garantizar las condiciones
adecuadas para el buen funcionamiento del equipo.
Para los equipos de refrigeración de la Universidad, el registro de temperatura, es una actividad que
se realiza por parte de la Unidad Académico Administrativa. En caso de encontrarse por fuera de
los rangos establecidos se debe informar al proceso de Recursos Tecnológicos para su respectiva
corrección. La verificación de estos equipos es realizada por personal de la División de
Mantenimiento Tecnológico como se estipula en PRT.03 Procedimiento de Metrología.
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Es responsabilidad de los Procesos la remisión de una copia del manual de operación y mantenimiento
de los equipos adquiridos la División de Mantenimiento Tecnológico, como se sugiere en el concepto
técnico de compra respectivo.
4.5 VERIFICACIÓN DE EQUIPOS EN LAS VARIABLES MASA Y TEMPERATURA.
La verificación de los medios de medición se ejecuta para determinar su aptitud frente al uso,
declarándose APTO el medio de medición que al verificarse cumpla con los requisitos legales
establecidos por la normatividad o aquellos medios no contemplados en las Normas (verificación
interna).
La División de Mantenimiento Tecnológico solicita a las Unidades Académico y/o Administrativas, un
listado de los equipos para la verificación de los mismos, los cuales son enviados en el formato FRT.19
Plan de Verificación Metrológica. Basados en este listado se establece la periodicidad con que se
realiza la verificación y se deja evidencia en los formatos FRT.18 Verificación de temperatura medios
isotérmicos y humedad relativa y FRT.12 Protocolo estándar verificación balanzas. El listado se
actualiza anualmente de acuerdo con lo establecido en el PRT.03 Procedimiento de Metrología.
La División de Mantenimiento Tecnológico cuenta con un conjunto de pesas patrón con rango de
1mg a 1kg clase E2 y con 11 pesas clase M1 con rango de 500 g a 20 kg con certificado de calibración
para la respectiva verificación de masa, igualmente cuenta con un conjunto de equipos patrones para
la verificación de temperatura y humedad relativa, compuesto por un termómetro Fluke con dos
sondas de temperatura (1 con punta redonda), un tacómetro digital Amprobe y un aire meter Fluke.
4.6 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
La División de Mantenimiento Tecnológico presta servicios de mantenimiento correctivo y
preventivo a los equipos de los procesos de la Universidad Industrial de Santander.
4.6.1 Mantenimiento Correctivo: Este servicio es solicitado por la Unidad Académico
Administrativa a la División de Mantenimiento Tecnológico como lo establece el procedimiento
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PRT.01 Control de equipos. El servicio de mantenimiento correctivo debe ser solicitado a la División
de Mantenimiento Tecnológico por medio del sistema de información SIMAT.
4.6.2 Mantenimiento Preventivo: Este servicio se lleva a cabo de forma programada con el
objetivo de prevenir que el equipo llegue a un estado de falla. La División de Mantenimiento
Tecnológico elabora el plan de mantenimiento preventivo anual, el cual es publicado en la Intranet.
Para el desarrollo de esta actividad se utilizan los formatos: FRT.10 Programación individual de
mantenimiento, FRT.04 Plan de mantenimiento de equipos, FRT.19 Plan de verificación de equipos,
FRT.21 Control de mantenimiento de aires acondicionados y FRT.22 el Informe técnico de servicio
La actividad de mantenimiento preventivo se aplica a equipos que se identifiquen como críticos en la
prestación del servicio para los procesos de la Universidad Industrial de Santander.
5. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIO REALIZADOS
1 Abril 14 de 2008 Creación del documento.
2 Noviembre 12 del 2008
Modificaciones en todo el documento.
3 Octubre 5 de 2015
Se realizaron alteraciones en el documento específicamente en los numerales 4.1, 4.4, 4.5.1 y 4.5.2, en donde corrigen y especifican los formatos usados para el desarrollo de las actividades, y se incluye el medio por el cual se debe a realizar la solicitud de acciones correctivas, servicio prestado por el proceso de recursos tecnológicos. Se modificó el nombre del documento.
4 Mayo 12 de 2017
Inclusión de la norma ISO 17025:2005 como normativa. complemento del numeral 4. Inclusión del numeral 4.2 relacionado con asesorías e intervención en obras y proyectos. Identificación de los equipos patrones de la DMT para verificación metrológica en las magnitudes de temperatura y masa.
5 Agosto 10 de 2017 Inclusión del uso del formato FRT.08 para equipos que necesiten ser calibrados y no posean número de inventario UIS.
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6 Diciembre 13 de 2017
Se incluyó en el ítem 4.3 identificación de equipos e instrumentos de seguimiento y medición el artículo 10 del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y control de los bienes muebles de la UIS MFI02
Se incluyó en el ítem 4.6.2 Mantenimiento Preventivo los siguientes documentos: FRT.21 Control de mantenimiento de aires acondicionados y FRT.22 Informe técnico de servicio.