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Gestión Documental basada en la Digitalización
Los Sistemas Documentales cumplen una función cada día más importante y vital
en todo de tipo de organización.
Las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma
frecuente la información archivada.
Mejoramos la gestión de documentos, aumenta la rapidez en los procesos de consulta, revisión y actualización para su
análisis inmediato
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Gestión Documental basada en la Digitalización
La selección de los documentos es el proceso mediante el cual el especialista debe identificar la información pertinente y relevante para la empresa y que es necesario incorporar al
sistema.
Son documentos digitales aquellos en los cuales la
información está registrada en formato electrónico, sobre un
soporte electrónico, y que requiere de dispositivos
informáticos para la consulta.
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Gestión Documental basada en la Digitalización
Los principales objetivos del Proyecto son:Modernizar y optimizar la gestión documental.
Homogenizar y unificar los procesos de digitalización de documentos iniciados en las diferentes Dependencias de la
organización.
Mejorar la capacidad de gestión administrativa y de planeamiento estratégico.
Fortalecer el marco, normativo y regulador existente en ésta materia.
Implantar progresivamente un Sistema de Trámite Documentario con un sistema adecuado a la naturaleza de los procesos de
gestión documental.
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Gestión Documental basada en la Digitalización
Los beneficios que se derivan de la implantación de una solución documental de digitalización:
Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorroDe una forma sencilla, la organización tiene acceso
instantáneo a toda la documentación necesariapara su actividad de negocio,
Uso racional de los recursosLa gestión documental facilita que la información
se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como
consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos.
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Las publicaciones electrónicas nos permite además salvaguardar colecciones originales del deterioro
físico, daños materiales, o extravíos, característicos de los documentos tradicionales.
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FIN PRESENTACIÓN
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