Download - Gestión de reuniones módulo 4 curso atención comunitaria para profesionales de atención primaria
Autores: D. Victorio Perera Cárdenes Médico Especialista Familiar y Comunitario D. Juan José Suárez Sánchez Tutor en Enfermería Familiar y Comunitaria Dña Lucía Quintana Hidalgo Médico Especialista en Análisis Clínicos
Índice del curso1º MÓDULO.- INTRODUCCIÓN A LO COMUNITARIO
2º MÓDULO.- INVESTIGACIÓN CUANTI/CUALITATIVA
3º MÓDULO.- DINÁMICAS DE GRUPO
4º MÓDULO.- GESTIÓN DE REUNIONES
5º MÓDULO.- GESTIÓN DE PROYECTOS
6º MÓDULO.- EVALUACIÓN DE PRÁCTICAS Y RESULTADOS
7º MÓDULO.- MARCO LEGAL DE PARTICIPACIÓN Y COORDINACIÓN
8º MÓDULO .- DETERMINANTES Y EVIDENCIAS DE INTERVENCIÓN
Tiempo previsto: 2 horas
4º Módulo:
Objetivos del Módulo 4º: Gestión de Reuniones
1.- Identificar Distribución y Roles de los asistentes.
2.- Conocer herramientas de Chequeo y Reparto de Tareas.
3.- Conocer distintas opciones para la toma de Decisiones. 4.- Conocer el concepto de magnetismo y espiral de Conflicto.
5.- Conocer recursos accesibles sobre gestión de reuniones.
La gestión de reuniones son tareas anteriores y posteriores al encuentro físico o virtual entre personas para facilitar su desarrollo y resultados, incluyendo entre otras la valoración del interés o necesidad de reunirse, preparativos de convocatoria, orden del día y logística, labores de moderación, observación y redacción de actas, tareas de información, ejecución y seguimiento de acuerdos y planes.
CONCEPTO
Glosario PACAP. Revista Comunidad 2009
APOYO-SUSTITUTO: … Representa a: … Medio contacto: …
Asistente 1: ... Representa a: … Medio contacto:
Asistente 2: … Representa a: …
Medio contacto: …
Asistente 3: … Representa a: …
Medio contacto: …
Asistente 4: … Representa a: … Medio contacto: …
MODERADOR: … Representa a: …
Medio contacto: …
Asistente 5: … Representa a: …
Medio contacto: …
REDACTOR ACTA: … Representa a: …
Medio contacto: …
Asistente 6: … Representa a: …
Medio contacto: …
OBSERVADOR: … Representa a: …
Medio contacto: …
Asistente 10: … Representa a: …
Medio contacto: …
Asistente 9: … Representa a: …
Medio contacto: …
Asistente 8: … Representa a: …
Medio contacto: …
Asistente 7: … Representa a: …
Medio contacto: …
MAPA DE DISTRIBUCIÓN DE ASISTENTES Y ROLES EN LAS REUNIONES
Modificado de Gil, Barrasa y Roda” Técnicas grupales en contextos organizacionales.”.
EJERCICIO 1 EXPRESIÓN DEL GRUPO
¿ Qué importancia crees que tiene la distribución de asistentes en las reuniones?
ROLES DE TAREA
Promotor Propone nuevas ideas o soluciones no previstas para un problema
Coordinador Defiende mantener la relación entre las propuestas y los problemas
Procedimentalista Se encarga de cuestiones técnicas y logísticas
Documentalista Busca información objetiva
Registrador Confecciona actas y documentos
Informante Ofrece datos teóricos o basados en la experiencia
Opinante Aporta su opinión subjetiva
Entrevistador Busca juicios, valores, actitudes y emociones
Elaborador Complementa las ideas de otros
Orientador Reorienta al grupo cuando se desvía de los objetivos
Observador dinámicas Señala fortalezas y debilidades de las dinámicas y propone cambios
Evaluador modelos Valora mediante patrones o estándares la calidad de los procesos del grupo
Evaluador crítico Evalúa los métodos y los resultados
ROLES SOCIOEMOCIONALES POSITIVOS
Animador Incita a trabajar o avanzar, sobre todo cuando el grupo flaquea
Armonizador Media en conflictos entre miembros
Facilitador Favorece la participación y comunicación de todos los miembros
Seguidor Respalda las ideas de otros favoreciendo su desarrollo
Compromisario Asume modificar su posicionamiento para poder avanzar y reducir el conflicto
ROLES SOCIOEMOCIONALES NEGATIVOS
Dominador Reclama autoridad o privilegios
Egocéntrico Busca en el grupo atención y notoriedad
Evasor Defiende y trabaja sólo por intereses personales
Infiltrado Participa para representar o defender los intereses de otros grupos /subgrupos
Agresor Reprocha las ideas, actos o emociones del grupo
Bloqueador Se opone al grupo con el único fin de obstruir su pervivencia o avance
Inseguro Utiliza al grupo para evitar o reducir su confusión y auto desaprobaciónAdaptado de Benne y Sheats
EJERCICIO2
ROLESDE LOS
ASISTENTES
¿Podrías comentar
algunas experiencias
propias en distintos
roles?
ROLES DEPARTICIPACIÓN
OBJETIVO Y MÉTODO Objetivo de la reunión claro y justificado
Metodológicamente no hay una alternativa mejor que reunirse ANTECEDENTES Acta de reuniones previas , documentación, opinión participantes o expertos
Evaluación o seguimiento de acuerdos y resultados previosPARTICIPANTES Número (identidad/ interrelaciones /probabilidad asistencia…)
Motivación (obligación o invitación/interés y conflicto/ identidad y relación…)Nivel (autoridad/ experto/responsable tarea/derecho asistencia o voto/cultural…)Distribución de roles: moderador, redactor acta, ayudantes, sustitutos…
PROGRAMACIÓN Fecha, hora de inicio y duración aceptables; plazo y periodicidad adecuadasEspacio disponible, accesible, seguro, saludable, funcional, cómodo, agradable.
LOGÍSTICA Personal (información, control asistencia, secretaría, animación, participación…)Servicios (aseos, catering, apoyo o aislamiento iluminación-acústica-climático…)Tecnología (identificación, imagen, sonido, conectividad eléctrica, móvil o web…)
CONVOCATORIA Protocolo, comunicación, información, contacto, confirmación, gestión…Promoción y divulgación de sugerencias, trabajos o debates previosOrden del día: temas, métodos de trabajo o decisión, distribución tiempos, tareas
DESARROLLO Inicio y presentaciónTema 1 Tema 2 Tema 3 Tema …
Exposición Exposición Exposición …Reflexión Reflexión Reflexión …Debate Debate Debate …Propuestas Propuestas Propuestas …Decisiones Decisiones Decisiones …Operativizar Operativizar Operativizar …
Validación de acuerdos y conclusionesSEGUIMIENTO Redactar, comunicar y aprobar acta con acuerdos
Realizar u omitir acciones EVALUACIÓN Procesos Resultados
Positivas Negativas Positivas NegativasLecciones aprendidas
LISTA CHEQUEO PARAUNA REUNIÓN
EJERCICIO3
ORGANIZAR REUNIONES
¿El tiempo que tenemos para reunirnos es corto, qué hacer?
Modificado de F. Cembranos, J.A. Medina. .Grupos inteligentes. Teoría y práctica del trabajo en equipo.
EJERCICIO 4 ANÁLISIS POR EL GRUPOPROCESO PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS: “Pasa esto por algo pero podemos elegir el modo de hacerlo mejor”
FASESPREGUNTAS porFASES
EXPANSIÓN/ DIVERGENCIA
CONTRACCIÓN/ CONVERGENCIA
REQUISITOS de AVANCE
IdentificarPasa esto…PROBLEMA
Visualiza muchos problemasLEY PARETO
Acuerda situación deseada.
Términos manejables
Analizar por algo…CAUSA
con muchas causas posiblesRELACIONES
Verifica causa/s clave/sCausa/s bien documentada/s,
Proponerpero …PROPUESTAS
con muchas opciones ALTERNATIVA
Clasifica soluciones.Lista de soluciones de calidad
Elegir podemos elegir… PRIORIDAD
con muchos valoresPERSPECTIVA
Prioriza una solución..
Criterios adecuados
Planificarel modo…PLAN
con muchos abordajes MÉTODOS
Define un plan Capacidad
Ejecutar de hacerlo…ACCIÓN
con muchas actividadesINTERVENCIÓN
Plan y medidas emergencia
Medios
Evaluar mejor…SEGUIMIENTO
con muchas variables INDICADORES
Proceso y resultados Voluntad nuevos intentos de mejora
La Ley de Pareto 80/20 dice que la mayor parte del problema /efecto (80%) depende de un pequeño porcentaje de causas/factores (20%), por lo que centrar los esfuerzos en estos, economiza con similares o mejores resultados. ¿Se te ocurre un ejemplo?Adaptado del proceso para la solución de problemas XEROX
MÉTODO PARA ANÁLISIS DE PROBLEMAS POR EL GRUPO
EJERCICIO 5 EXPERIMENTACIÓN EN GRUPO
Tormenta de Ideas Se recogen verbalmente las ideas (+ interacción de ideas grupal)
Encuesta de ideas Se recogen por escrito las ideas individuales (+ aportación individual)
Alternativa inusual Se recogen alternativas a ideas dominantes, replanteándose lo que se cree obvio
Menú de estímulos A través de menús de palabras, imágenes se elaboran ideas que puedan ser útiles
¿Se te ocurren propuestas inusuales para la lucha contra el tabaco a partir de este menú de estímulos?
Modificado de F. Cembranos, J.A. Medina. .Grupos inteligentes. Teoría y práctica del trabajo en equipo.
TÉCNICAS PARA APORTACIÓN DE IDEAS O PROPUESTAS EN REUNIONES
EJERCICIO 6 ANÁLISIS POR EL GRUPO1 Análisis desde perspectiva de importancia de valores
Problema A Problema B Problema CSeguridad +++Coste +++Duración +
Seguridad ++Beneficio +++Inicio +
Participación +++Satisfacción +++Empoderamiento +
2 Análisis desde perspectiva de causa-efecto Causa A1 +/- Causa A2 Causa B1 +/- Causa B2 +/- Causa B3 EFECTO Causa C1
3 Análisis desde perspectiva de costo/beneficioAlternativa A Alternativa B Alternativa C
Ventajas Inconvenientes Ventajas Inconvenientes Ventajas InconvenientesRelación de interés y viabilidad de alternativas (Valores 1-10 a criterio del analista)
Alternativa A : Nivel Interés ( ___) x Nivel Viabilidad ( ___)= Resultado A ( ___)Alternativa B : Nivel Interés ( ___) x Nivel Viabilidad ( ___)= Resultado B ( ___)Alternativa C : Nivel Interés ( ___) x Nivel Viabilidad ( ___)= Resultado C ( ___)
4 Análisis desde perspectiva de fujo de decisiones Si A Positivo B Fin A Negativo C si C Positivo D Fin
C Negativo E Fin
¿ Basándonos en la calificación asignada a modo de ejemplo en el Análisis 1 de Importancia de Valores, se te ocurren ejemplos de problemas con prioridad Coste y seguridad +++ y otro con
prioridad Participación y satisfacción +++?
MÉTODO PARA ANÁLISIS Y PRIORIZACIÓN DE ALTERNATIVAS POR EL GRUPO
Adaptado de Barrasa y Rodríguez
EJERCICIO 7 ENTRENAMIENTO DEL GRUPOTipos Posibles objetivos Ejemplos
Cuantitativo El objetivo es la cantidad de actividad Lluvia de ideas…Cualitativo El objetivo es la calidad de la actividad Aportar la mejor propuesta
Posibilidad de reparto
Divisible Es posible asignar subtareasReparto de tareas de una reunión…
Indivisible No existen subtareas Leer un acta…Posibilidad de contribución
AditivaSe suman las contribuciones individuales
Divulgar información…
CompensatoriaEl producto final es la media de las aportaciones
Dar la opinión del grupo sobre algo…
Disyuntiva El grupo elige una de las alternativas Elegir una opción…
ConjuntivaSe necesita una contribución por miembro
Hacer una rueda de presentación…
DiscrecionalEl grupo decide qué hacer con las aportaciones
Decidir si ejecutamos una idea o plan
¿Podrías comentar algunos ejemplos de tareas en cada tipo que tenga ventajas y/o inconvenientes ?
POSIBILIDADES PARA DIVISIÓN Y REPARTO DE TAREASEN EL GRUPO
George a. Steiner (1998). "Planificación Estratégica, Lo que Todo Director debe Saber".
PODER DE DECISIÓNEscala de Participación de Arnstein (1969)
TOMA DE DECISIONES EN LOS GRUPOS
1 TÉCNICAS PARA DECIDIR SEGÚN LAS FORMAS DE TOMARLAS
FORMALES:
Unanimidad Mayoría absoluta Opción más votada Derecho de veto Consenso
NO FORMALES:
Economizadoras y agilizadorasDecisiones no codificadas:
“Damos por hecho que las reuniones deben tener descansos”
Pregunta por negativo: “¿Alguien se opone a la propuesta?”Sincronía de dos:
“Ella y yo estamos de acuerdo, ¿Ustedes?”
Hechos consumados:
“La comisión de calidad decide sobre su parcela”
Camufladas y manipuladoras:Decisiones por evitación: “No se oferta decidir un tema, por decisión de alguien”Decisiones por desviación:
“Se distrae la atención: hablar de morosos y no de la cuota”
2 TÉCNICAS PARA DECIDIR SEGÚN EL NÚMERO DE ALTERNATIVAS DE ELECCIÓN Una entre varias alternativas conocidas y limitadas. Una entre múltiples alternativas desconocidas e ilimitadas
Varias entre múltiples alternativas desconocidas e ilimitadas3 TÉCNICAS PARA DECIDIR SEGÚN LA COMUNICACIÓN PREVIA ENTRE PARTICIPANTES
Interacción de múltiples asistentes Interacción de parejas en secuencia Interacción restringida a un grupo
4 TÉCNICAS PARA DECIDIR SEGÚN LAS RELACIONES DE PODER ENTRE PARTICIPANTESVerticales o concentradas: “Esto es potestad de la Junta Directiva”
Horizontales: “Potestad de la Asamblea General”Horizontales ponderadas: “Cada representante federal tiene tantos votos como socios”
Verticales con aspecto horizontal: “Todos votan pero sólo unos pocos deciden lo que se vota”Modificado de F. Cembranos, J.A. Medina. .Grupos inteligentes. Teoría y práctica del trabajo en equipo.
EJERCICIO 8 DECIDIR
¿Es mejor la unanimidad o el consenso ?
El magnetismo explica el fenómeno de triadas y coaliciones: Ej: Nominaciones OT
El metaconflicto: cuando los grupos tienen la idea de que tener conflictos es algo absolutamente malo, aparece el metaconflicto, que es el conflicto que surge por tener un conflicto.Espiral de Conflicto: En la dinámica del conflicto con frecuencia se deteriora o se corta el canal de comunicación y aumentan exponencialmente los malos entendidos, Las conductas neutras se convierten en sospechosas y las inteligentes, en peligrosas. La espiral del conflicto convierte cualquier pequeño traspiés en la posibilidad de una catástrofe. Al verse afectada la comunicación, se cierra uno de los instrumentos más valiosos para la resolución de conflictos, Si además hay desahogo o comunicación poco ajustada al conflicto, se pueden infligir nuevos daños que se sumarán o superarán a los originales. Solución: Recuperar comunicación.
¿ Se te ocurren medidas para reducir o solucionar los conflictos en tus reuniones?Modificado de Remo F Entelman. Teoría de Conflictos. Hacia un nuevo paradigma.
EL MAGNETISMO CONFLICTUAL EN LAS REUNIONES DE GRUPO
EJERCICIO 9 EL CONFLICTO
“Cualquiera puede enfadarse, eso es algo muy sencillo. Pero enfadarse con la persona adecuada, en el grado exacto, en el momento oportuno, con el propósito justo y del modo correcto, eso, ciertamente, no resulta tan sencillo.”
ARISTÓTELES
REPASO DE OBJETIVOSDistribución y roles
Chequeo
Aportación de ideas, análisis, priorización y reparto de tareas
Decisión y conflicto
Recursos accesibles
www2.gobiernodecanarias.org/educacion/17/WebC/Apdorta/reunion.htmwww.gestiopolis.com
www.slideshare.net/suarezrp/gestin-de-reunioneswww.cbo-eco.ca/en/pdf/ml/spanish/Spanish-conducting_effective_meetings.pdf
www.ucema.edu.ar/~jib/Documentos/DT_02_-_Reuniones_del_Tranbajo_en_Equipo_v2.pdf