Gestión de Proyectos
Sesión Septiembre 5 de 2009
¿Cómo se evalúa que un proyecto sea exitoso?
• Que se ejecute a tiempo• Que los gastos e ingresos estén conforme a lo
presupuestado• Que el proyecto tenga alta calidad
• Funcional• Desempeño eficaz
• Que se alcancen los objetivos fijados• Que exista un adecuado equilibrio entre
costos, tiempo y calidad
Factores Claves de Éxito
1. Claridad en las metas2. Existencia de un plan3. Comunicación permanente4. Control del alcance y del enfoque5. Apoyo de la Dirección
Factores que afectan el desarrollo del proyecto
• Lineamientos de la Dirección• Conocimiento del tema del
proyecto• Presupuesto asignado – restricción• Condiciones del Entorno• Mercado (clientes, competencia)• Aspectos Legales
Comienzo del Proyecto
• Definición del proyecto• Gestión del riesgo• Estructuración del proyecto• Cronograma
Definición del Proyecto
• Identificar los stakeholders• Establecer los roles
• Director del Proyecto• Equipo • Clientes• Sponsor (patrocinador)
• Reglas del Proyecto
Matriz de Asignación de Responsabilidades 1
Fuente: wikipedia• La matriz de la asignación de responsabilidades (RACI por sus
siglas en inglés) se utiliza generalmente para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo
Rol Descripción
R Responsible Subordinado
Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización. Debe existir sólo un R, si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser subdividido a un nivel más bajo.
A Accountable Responsable
Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por él.
C Consulted ConsultadoEste rol posee la información o capacidad necesaria para terminar el trabajo.
I Informed InformadoEste rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo.
Matriz de Asignación de Responsabilidades 2
• En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada. No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo menos el de encargado y el de responsable. Estas matrices se pueden construir en alto nivel (áreas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo). Ejemplo:
Actividad / Recurso
Jaime Luis Marlon Edgar
Investigación R I I A
Planificación C A R I
Desarrollo A R
Verificación de Errores
I R A
Plan de Comunicaciones
• ¿Quién necesita información?• ¿Qué clase de información necesitan?• ¿Cuáles son los canales de
comunicación?• Tareas de comunicación • Reuniones frecuentes
Seguimiento
• Establecer un Comité de Proyecto• Información al equipo de las
decisiones• Permite la innovación y aporte de
ideas• Evalúa el desempeño• Genera políticas• Realiza seguimiento
Comienzo del Proyecto
• Definición del proyecto• Gestión del riesgo• Estructuración del proyecto• Cronograma
Gestión del Riesgo
Comienzo del Proyecto
• Definición del proyecto• Gestión del riesgo• Estructuración del proyecto• Cronograma
Estructura de Descomposición del Trabajo
Work Breakdown Structure 1Fuente: wikipedia• Estructura de Descomposición del Trabajo o Estructura
de Desglose del Trabajo (EDT) es una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente formada por los entregables a realizar en un proyecto. La EDT es una herramienta muy común y crítica en la gestión de proyectos.
• El propósito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificación del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.
Estructura de Descomposición del Trabajo
Work Breakdown Structure 2
• Listar las metas principales• Descomponerlas en tareas• Descomponerlas en unidades de trabajo• Organizarlas según significado
Recomendaciones:• Empezar desde el final• Las unidades de trabajo deben aportar a las tareas• Cada tarea y/o unidades de trabajo deben
definirse como tangibles
Comienzo del Proyecto
• Definición del proyecto• Gestión del riesgo• Estructuración del proyecto• Cronograma
Cronograma
• Identificar las relaciones entre las unidades de trabajo
• Hacer un mapa de relaciones• Estimar costos• Calcular cronograma• Ruta crítica