TICS

Gestión de Proyectos TICS

Los proyectos de Tecnología

También conocida como gerencia o administración de proyectos es la disciplina que guía e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de desarrollar un proyecto

Es una disciplina gerencial y no una herramienta propia de la Ingenieria, aunque existe un intenso uso en proyectos civiles.

¿Para qué se proponen los

proyectos?

Resolver un problema: Actividades, procesos o funciones que en la actualidad no satisfacen estándares de desempeño

Aprovechar una oportunidad: Un cambio para mejorar el rendimiento económico y competitivo de la empresa

Dar respuesta a directivos: Proporcionar información en respuesta a órdenes, solicitudes o mandatos de la gerencia

Mayor capacidad de procesamiento: En lo que se refiere a poder de cálculos, ordenamiento y recuperación de datos

Mayor exactitud en los procesos: Salvaguardar datos importantes y que sean accesibles.

Fundamentos de la Gestión de

Proyectos

El proyecto debe ser viable, sustentable y medible, con talentos y recursos asignados suficientes.

Se debe calendarizar dividiendo sus actividades en función del tiempo, alcance, metas y recursos.

Debe hacer sencillo lo complejo, tomando una visión de totalidad sobre sus componentes e inter relaciones.

Administra recursos especificando la disponibilidad de recursos humanos, financieros y operativos.

Define estructura, sistemas, valores, asigna responsabilidades y control de recursos.

Metodologías para la planeación de

sistemas de tecnología

Planeación de Sistemas Empresariales: Se concentra en la identificación de los datos necesarios para poner en marcha una solicitud.

Planeación Estratégica de Arqutectura de Computadores: Enlazan la capacidad actual de la organización con sus necesidades, desarrollando una plataforma de desarrollo de aplicaciones

Factores Críticos de Exito: Busca identificar las áreas claves de supervivencia de la organización y asegurar su incorporación a los sistemas de información

¿Como realizar un seguimiento del

Proyecto en todas sus etapas?

Visibilidad: El líder siempre debe estar al frente verificando el proyecto y las posibles desviaciones de los parámetros establecidos y realizar ajustes.

Desviaciones: Si hay desviaciones, se deben cuantificar, demora, grado de desviación, tiempo, dinero, y recursos. Además de la posibilidad de volver al proyecto.

Frecuencia: Cuanto más rápido se identifique una deficiencia en el proyecto más fácil será enmendarla, por eso se recomiendan análisis y revisiones semanales.

Toma de decisiones: Se debe tener cuidado en la identificación de las causas de retraso y/o exceso en costos.

Técnicas de Seguimientos

Evaluaciones, reuniones de control de calidad, revisiones crítico-constructivas afectuosas, reportes, software para planificación, simulación y control, sesiones de tormenta de ideas.

Reuniones de trabajo en equipo semanales con reportes de avance de sus tareas y actividades, de la manera mas sencilla y eficaz de entender.

Los reportes deben dar fe de: Alcance, Integración, Comunicación, Progreso, Tiempos, Costes, Productividad, Flujo de caja / Rentabilidad, Riesgos, Desafíos/Problemas y Recursos Materiales entre otros.

Puntos Criticos de Proyecto

Listas de tareas por persona.

Listas de planeación de recursos.

Información del tiempo que las tareas requerirán para su completado.

Advertencias tempranas de posibles riesgos para el proyecto.

Información de la carga de trabajo y los días feriados o vacaciones para los empleados.

Información histórica de cómo han progresado proyectos similares anteriormente desarrollados

Fuentes de solicitudes de

proyectos

Gerentes de Departamentos: Es frecuente que las personas relacionadas con las actividades cotidianas busquen incrementar el rendimiento de sus procesos.

Altos Ejecutivos: Son solicitudes multidepartamentales y seleccionan proyectos que tengan información de toda la organzación.

Analístas de Sistemas: Detectan procesos que no aprovechan su potencial, son impulsores de cambios para automatizar.

Solicitud de un proyecto de

Tecnología

Determinar cual es el problema: Describir la problemática existente dentro de la organización

Detalles del problema: Caracterizar el conflicto, determinando puntualmente sus circunstancias

Importancia del problema: Se detallan las razones por la cual se hace importante y necesario el desarrollo

Solución desde el punto de vista del usuario: Aportar una solución según el criterio del usuario

Beneficios de la solicitud: Comentar cuales son las ventajas del desarrollo

Inicio de Proyecto de Tecnología

Mejoras en la comunicación: Acelerar el flujo de la información y los mensajes entre localidades remotas y fijas

Integración de las áreas de la empresa: Coordinar las actividades de la empresa por medio de estrategias de captura y distribución de la información

Monitoreo y reducción de Costos: Determinar la evolución de los trabajos con lo esperado. De no satisfacer esto, se cortan.

Ventajas competitivas: Modificación de servicios, disminuir las capacidades de un competidor, desarrollar nuevos productos dónde se observe la influencia de la tecnología.

Quienes Gestionan los Proyectos

Los administradores realizan las mismas funciones independientemente de su lugar en

la estructura organizacional o el tipo de empresa.

Quienes pueden ser parte de los

Proyectos

Habilidades Técnicas: Conocimiento y pericia en actividades que involucran métodos, procesos y procedimientos.

Habilidades Humanas. Habilidad para trabajar con gente, del esfuerzo cooperativo, del trabajo en equipo, de la creación de un ambiente satisfactorio de trabajo.

Habilidades Conceptuales. Habilidad para ver la “Imagen Completa” para reconocer todos los elementos de una situación, y para entender sus relaciones.

Habilidades de Diseño. Habilidad para resolver problemas de manera que beneficie a la empresa. Los gerentes deben ser capaces de ver más que sólo ver un problema. Si los gerentes solamente ven los problemas y se transforman en solo “observadores de problemas”.

Estrategias para el desarrollo de un

proyecto

Alternativa Descripción Caracteristica

Desarrollo por usuarios

finales

Tienen la responsabilidad

del desarrollo de la

aplicación. Los analístas

asesoran, comunican

lineamientos de

desarrollo y soporte

técnico

Las herramientas de

desarrollo de software

estan disponibles para los

usuarios para hacer

ajustes menores en las

apliaciones, tales como:

cambios en reportes,

modificación de

consultas, presentaciones

de datos y análisis de

escenarios

Desarrollo institucional La responsabilidad del

desarrollo y la

implantación es de un

equipo de sistemas.

Son desarrollos amplios

dónde el resultado afecta

los movimientos de datos,

respaldos, administración

de los procesos

automatizados

Actividades de la Gestión de

Proyectos de Tecnología

Planificación: Predeterminación de un curso de acción para alcanzar los objetivos organizacionales.

Organización: Arreglo de las relaciones entre las unidades de trabajo para el cumplimiento de objetivos y el otorgamiento de responsabilidad y autoridad para obtener esos objetivos.

Staffing: Selección y entrenamiento de personas para puestos en la organización.

Dirección: Creación de una atmósfera que apoye y motive a la gente para alcanzar los resultados deseados.

Control: Establecimiento, medición y evaluación del desempeño de las actividades a través de los objetivos

Contactos

Web: www.parquesinapsix.com

Blog: www.lineadeinvestigacion.blogspot.com

On Twitter: @sinapsix