OBJETIVO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de
Gestión de la ESE San Cristóbal a través de las actividades de identificación y análisis de
las no conformidades u oportunidades de mejora del SIG, incrementando la
satisfacción de nuestros usuarios, sus familias, la comunidad y demás partes interesadas y minimizando los riesgos
durante la atención.
ALCANCE DE GESTIÓN DE LA MEJORA
Inicia desde la identificación de las no conformidades u oportunidades de mejora, hasta lograr el impacto positivo en los procesos con la aplicación de las acciones preventivas, coyunturales o correctivas, implementadas por los responsables de la mejora. El presente documento aplica a todos los procesos de la entidad.
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA1.Identificación
de NC por diferentes
fuentes
Auditorías Internas.Auditorías Externas.Control de Productos No conformes (Incluyendo Gestión del Evento adverso).Autoevaluaciones del Sistema único de Acreditación.Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión.Informe de Quejas, Reclamos y Sugerencias.Hallazgos de Entes de Control.Informe de encuesta de Satisfacción del Usuario.Calificación no satisfactoria del desempeño de procesos (Autocontrol del Líder de proceso).Análisis de Indicadores con resultados no satisfactorios.Informe de evaluación de proveedores.Seguimiento a las acciones de los planes de mejora (Cierres no eficaces).Informes Rondas de Evaluación Integral de Procesos Seguros y Humanizados.Informe de recorrido de la madrugada para el monitoreo de procesos asistenciales.Resultado no favorables de planes operativos anuales.Resultados de ranking de centros de atención de la ESE.Informes Ejecutivo de las Oficinas Asesoras.Resultados de la evaluación independiente al Plan de sostenibilidad de MECI.
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA1.Identificación
de NC por diferentes
fuentes
LIDER DE PROCESO
COLABORADORES DEL PROCESO
GESTORES
¿QUIÉN?
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
1.Identificación de NC por diferentes
fuentes
2. ANALIZAR YREGISTRAR EN EL FORMATO PARAANÁLISIS DE CAUSAS
NUMERO DE PLANDD MM AAAA
FECHA DEL PLAN:
Centro de Atención o Sede
Documento donde se describe el hallazgo Fecha de ldentificación de la NC DD MM AAAA
Incumplimiento a requisitos de SIG (revisión por ladirección, autoevaluación de los Subsistemas) TIPO DE PLAN
Análisis de indicadores Encuesta de Satisfacción del Usuario
Seguimiento a procesos (Rondas de seguridad -Recorridos de madrugada)
Evaluación de proveedores
Auditoría Interna / externa Seguimiento a planes de mejora
Reporte de incidentes/ accidentes Resutado de Evaluación de POA Análisis de Riesgos
Quejas y Reclamos Ranking Institucional Otra(s) fuente(s). Cuales? ____________________________
(Se anexa a la formulación del plan de mejora)1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Causa Asociada
Tipo
de
acción
Persona/cargo/áre
a/Responsable de
la Acción
Firma
Responsable
Acción
Otros Grupos o
Áreas que apoyan
la ejecución
D
DMM AA DD MM AA
Can
t.
Descripción
Fecha
Terminación
II. CAUSAS
PLAN DE MEJORAMIENTO
Metodo de Analisis de Causa Raíz:
I. Descripción de la No Conformidad o Hallazgo( PROBLEMA):
FUENTE DE LA NC
FUENTE
Control de Productos Noconforme(Incluyendo Gestión del
Descripción de la AcciónResultado de la Acción de Mejora
(Meta o Producto)Fecha Inicio
Subsistema:Criterio: Norma o requisito contra la cual de evidenció el hallazgo
RESPONSABLE:PROCESO : (Seleccione de la lista desplegable) ÁREA
ID
Individual
Proceso
Indicador
asociado la
Acción de
Mejora
III. FORMULAIÓN PLAN DE MEJORA
2. ANALIZAR YREGISTRAR EN EL FORMATO PARAANÁLISIS DE CAUSAS
Caja de Herramientas
Cualitativas
Lluvia de Ideas
Diagrama de Afinidad
Diagrama de Relaciones
Diagrama de Ishikawa
Análisis SHELL
Cuantitativas
Diagrama de Radar
Diagrama de Pareto
Cartas de Control
Histograma
5 Por qué
Caja de Herramientas
Lluvia de Ideas Denominado también MetaplanDado un problema específico en la entidad, se debe concertar una reunión en la que cada uno de los miembros aporte ideas referentes al mismo, con el fin de encontrar entre todos sus causas.
Conformar grupo de trabajo (3-9)
Entregar los materiales para
consignar las ideasEscribir la situación
que debe ser analizada
Frase que sintetice su idea frente al tema
planteado
Caja de HerramientasUn diagrama de afinidad es una forma de organizar la información reunida en sesiones de lluvias de ideas. Estas diseñado para reunir hechos, opiniones e ideas sobre áreas que se encuentran en un estado de desorganización. El proceso de afinidad ayuda a agrupar aquellos elementos que están relacionados de forma natural.
Designar el tema
Designar el grupo de trabajo
Definir moderador
Transferir causas a las
tarjetas
Diagrama de Afinidad
Agrupar tarjetas de acuerdo a la
afinidadTarjeta
Resumen
Caja de Herramientasconsiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha al cual se le asocian unas causas en líneas verticales
Diagrama de Ishikawa
Problema
Método de trabajo
Medio Ambiente Materiales
Medio de trabajo
Maquinaría y equipo Mano de obra
Causa 1Causa 2
Causa 3Causa 4
Causa 5Causa 6
Causa 7
Causa 8
Causa 9
Causa 10Causa 11
Causa 12
Caja de HerramientasEs una técnica de análisis utilizada para la resolución de problemas que consiste en realizar sucesivamente la pregunta "¿ por qué ?" hasta obtener la causa raíz del problema, con el objeto de poder tomar las acciones necesarias para erradicarla y solucionar el problema.
5 Por qué
Definir el problema a solucionar o aquel punto que queremos mejorar.
Empezar la serie sucesiva de preguntas “¿por qué?”, algunas de las preguntas típicas son:
¿Por qué ha surgido este problema?¿Por qué no funciona este mecanismo?¿Por qué no se mejora este proceso?
Cuando no se puede contestar una de las preguntas significa que se ha llegado a la causa raíz del problema.
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
LIDER DE PROCESO
COLABORADORES DEL PROCESO
GESTORES
¿QUIÉN?
2. ANALIZAR YREGISTRAR EN EL FORMATO PARAANÁLISIS DE CAUSAS
Acompañamiento Analistas SIG
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
1.Identificación de NC por diferentes
fuentes
2. ANALIZAR YREGISTRAR EN EL FORMATO PARAANÁLISIS DE CAUSAS y ENVIAR A OAP
3. APROBACION PLAN,CARGUE, PUBLICACION Y NOTIFICACIÓN BASE DE DATOS PLAN DE MEJORA SIG
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA3. APROBACION PLAN,CARGUE, PUBLICACION Y NOTIFICACIÓN BASE DE DATOS PLAN DE MEJORA SIG
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
1.Identificación de NC por diferentes
fuentes
2. ANALIZAR YREGISTRAR EN EL FORMATO PARAANÁLISIS DE CAUSAS y ENVIAR A OAP
3. APROBACION PLAN,CARGUE, PUBLICACION Y NOTIFICACIÓN BASE DE DATOS PLAN DE MEJORA SIG
4.EJECUTAR PLAN DE MEJORA DE ACUERDO A LO PLANIFICADO
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
RESPONSABLES INVOLUCRADOS
¿QUIÉN?
4.EJECUTAR PLAN DE MEJORA DE ACUERDO A LO PLANIFICADO
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
1.Identificación de NC por diferentes
fuentes
2. ANALIZAR YREGISTRAR EN EL FORMATO PARAANÁLISIS DE CAUSAS y ENVIAR A OAP
3. APROBACION PLAN,CARGUE, PUBLICACION Y NOTIFICACIÓN BASE DE DATOS PLAN DE MEJORA SIG
4.EJECUTAR PLAN DE MEJORA DE ACUERDO A LO PLANIFICADO
5.VERIFICAR Y REPORTAR LA
REALIZACIÓN DE ACCIONES DE
MEJORA
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
LIDER DE PROCESO
COLABORADORES DEL PROCESO
GESTORES
¿QUIÉN?
5.VERIFICAR Y REPORTAR LA
REALIZACIÓN DE ACCIONES DE
MEJORA
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
1.Identificación de NC por diferentes
fuentes
2. ANALIZAR YREGISTRAR EN EL FORMATO PARAANÁLISIS DE CAUSAS y ENVIAR A OAP
3. APROBACION PLAN,CARGUE, PUBLICACION Y NOTIFICACIÓN BASE DE DATOS PLAN DE MEJORA SIG
4.EJECUTAR PLAN DE MEJORA DE ACUERDO A LO PLANIFICADO
5.VERIFICAR Y REPORTAR LA
REALIZACIÓN DE ACCIONES DE
MEJORA
6.CONSOLIDAR EJECUCION
ACCIONES DE MEJORA EN LA BASE
DE DATOS
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
REFERENTE DE MEJORA SIG
¿QUIÉN?
Acompañamiento Analistas SIG
6.CONSOLIDAR EJECUCION
ACCIONES DE MEJORA EN LA BASE
DE DATOS
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
1.Identificación de NC por diferentes
fuentes
2. ANALIZAR YREGISTRAR EN EL FORMATO PARAANÁLISIS DE CAUSAS y ENVIAR A OAP
3. APROBACION PLAN,CARGUE, PUBLICACION Y NOTIFICACIÓN BASE DE DATOS PLAN DE MEJORA SIG
4.EJECUTAR PLAN DE MEJORA DE ACUERDO A LO PLANIFICADO
5.VERIFICAR Y REPORTAR LA
REALIZACIÓN DE ACCIONES DE
MEJORA
6.CONSOLIDAR EJECUCION
ACCIONES DE MEJORA EN LA BASE
DE DATOS
7.AUDITORIA PARA CIERRE DE ACCIONES
DE MEJORA EN LA BASE DE DATOS
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
OCI
¿QUIÉN?
6.AUDITORIA PARA CIERRE DE ACCIONES
DE MEJORA EN LA BASE DE DATOS
Cerrada Cerrada CondicionalAbierta
CumplióFue efectiva
CumplióNo fue efectiva
No CumplióNo fue efectiva
CICLO DE GESTIÓN DE LA MEJORA
1.Identificación de NC por diferentes
fuentes
2. ANALIZAR YREGISTRAR EN EL FORMATO PARAANÁLISIS DE CAUSAS y ENVIAR A OAP
3. APROBACION PLAN,CARGUE, PUBLICACION Y NOTIFICACIÓN BASE DE DATOS PLAN DE MEJORA SIG
4.EJECUTAR PLAN DE MEJORA DE ACUERDO A LO PLANIFICADO
5.VERIFICAR Y REPORTAR LA
REALIZACIÓN DE ACCIONES DE
MEJORA
6.CONSOLIDAR EJECUCION
ACCIONES DE MEJORA EN LA BASE
DE DATOS
7.AUDITORIA PARA CIERRE DE ACCIONES
DE MEJORA EN LA BASE DE DATOS
CIERRE EFECTIVO