Gestión de
Tiempo
Nos pasamos todo el día pendiente de la hora… y sin embargo siempre nos falta
tiempo
Agenda
¿Qué es la gestión de tiempo?
¿Qué incluye la gestión de tiempo?
¿Por qué se realiza?
¿Cuáles son sus objetivos?
Herramientas
• Diagrama de Hitos• Diagrama de Gantt
No establezca metas poco realistas
Pero establezca metas
¿Qué es la Gestión de tiempo? Organiza el tiempo de tal forma que se pueda
gestionar todo lo que se maneja, surge o interfiere
en el trabajo a realizar.
¿Que incluye la gestión de tiempo?
Definir las actividades:
Identifica y documenta todo el trabajo que se planifica realizar, o sea, todas aquellas
actividades que se deben realizar para producir los diferentes productos entregables del
proyecto.
Secuenciar las actividades
Identificación y documentación de todas las dependencias entre las actividades del
cronograma.
Estimar los recursos para cada actividad
Determina qué tipo de recurso se utilizará, la cantidad disponible y cuándo se puede
utilizar para realizar cada actividad del proyecto.
¿Que incluye la gestión de tiempo? Estimar la Duración de las Actividades:
Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de periodos de trabajo
necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.
Desarrollar el Cronograma:
Es el proceso que consiste en analizar la secuencia de las actividades, su duración, los
requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del
proyecto.
Controlar el Cronograma:
Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del
mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.
Necesidad de establecer sistemas especiales para poder gestionar y
dirigir adecuadamente es decir:
Planificar
Organizar
Tomar decisiones
Dirigir el equipo humano
Controlar resultados
Sin embargo, todo ese conjunto de tareas de dirección ha de estar
concebido y estructurado de una forma adaptada a la naturaleza de las
actividades discontinuas, condición indispensable para tener éxito en la
Dirección de Proyectos .
¿Porque se realiza la gestión de tiempo?
¿Cuál es el objetivo de la gestión de tiempo?«Concluir el proyecto a tiempo, logrando el alcance del proyecto, en tiempo, costos y
calidad requerida por el cliente, sin rebasar los riesgos inherentes del proyecto».
Ejercicio 1De las opciones que aparecen a continuación ¿Cuál elegiría para la resolución del
siguiente caso?
1. Tomar la experiencia de proyectos anteriores.
2. Consultar las planificaciones y progresos de proyectos anteriores.
3. Convocar a una reunión a su equipo de trabajo para comunicarles el nuevo
proyecto que han ganado y a la vez consultar con la persona implicada en cada
actividad el tiempo que le tomaría realizarla.
Su equipo de proyecto tiene en estos momentos el desarrollo de un producto en puertas y debe ponerse a trabajar inmediatamente en la planificación para la realización del mismo esto incluye: actividades, duración, costos, recurso(humano-equipo)…. ¿Qué elementos tomaría de base para iniciar su trabajo?
Edt Implica identificar y documentar el trabajo que se planifica realizar.
Identificará los productos entregables al nivel mas bajo de la EDT (WBS)
paquetes de trabajo.
Proporciona una base para estimar, establecer el cronograma, ejecutar,
supervisar, y controlar el trabajo del proyecto.
Herramientas
Hito Actividad de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro
importante en el proyecto.
Son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado
con el proyecto.
Simbolizan un punto, un entregable, un momento en el proyecto.
Herramientas
En el cronograma de nuestro proyecto deberían existir varios
hitos que informen la fecha estimada en que pensamos
cumplirlos, y que luego en la ejecución compararemos con la
fecha real.
¿Cómo hacer un diagrama de hitos?
1. Cree una tabla la cual estará formada por dos columnas
2. En la primera columna agregue el encabezado HITO
3. En la segunda columna agregue el encabezado FECHA DE CUMPLIMIENTO
HITO
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
Documentación Visión
9 de abril de 2014
Documento de Requerimientos
5 de mayo de 2014
Ejercicio 2
ANALICE Y RESPONDA LO SIGUIENTE:
¿Cuánto tiempo consume en el diagrama de actividades un Hito?
¿Un diagrama de Hitos puede ser un medio de comunicación?
__________
¿Porque?
Ejercicio 2
Ejercicio 2
De las opciones que se le presentan a continuación ¿Cuál erigiría para la solución del
siguiente caso?
a) Obtener el juicio de un experto en pruebas de sistema y descomponer el paquete
de trabajo “Prueba de Sistema” antes de ejecutar el desarrollo del sistema.
b) Descomponer el paquete de trabajo “Desarrollo del Sistema” ahora y
descomponer el paquete de trabajo “Pruebas de Sistema” luego.
c) Dividir el proyecto en múltiples fases de tal forma que las actividades de “Pruebas
de Sistema” vayan en la segunda fase del proyecto. Esto le permitirá planear las
pruebas del sistema luego de finalizar la primera fase.
d) Consultar su Plan de Dirección de Proyecto para determinar como proceder en
estas situaciones.
Diagrama de Gantt Una vez que se ha definido el alcance del proyecto e identificado sus
productos (entregables), entonces es necesario identificar las
actividades necesarias para lograr los objetivos del proyecto.
Permite identificar las actividades que debe ser ejecutadas para
entregar los productos del proyecto.
Cada actividad luego debe ser secuenciada y estimada en términos de
los recursos necesarios y su duración.
¿Secuenciar las actividades?
Identifique y documente la secuencia lógica de las
actividades que deben ser realizadas y establezca
una relación entre ellas
Es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones
entre las actividades del proyecto. La secuencia de actividades se
establece mediante relaciones lógicas.
¿Cómo secuenciar las actividades?• Utilice relaciones Tipos de Relaciones Fin – Comienzo. La actividad A debe de terminar para que la actividad B inicie
El Caso de Negocio debe estar terminada antes de iniciar el EDT.
Comienzo – Comienzo. La actividad A debe de iniciar en conjunto con la
actividad B
Anuncio de lanzamiento de aplicación en campaña publicitaria a través de Facebook y Twitter.
¿Cómo secuenciar las actividades?• Utilice relaciones Tipos de Relaciones
Fin - Fin La actividad A debe terminar en conjunto con el término de la actividad
B
Cierre de contratos para cerrar el proyecto.
Comienzo – Fin. La actividad A debe de iniciar antes del término de la actividad
B
El inicio del documento de Requerimientos antes de la entrega de documento de Visión
Ejercicio 3Construya el siguiente diagrama:
Ejercicio 3Se pide:a) Establecer la información base del proyecto(inicio – fin)b) Cambiar tiempo de trabajo (Semana Laboral – Feriados – Asueto)c) Vincular Tareas – Hitosd) Establecer tareas padres - hijas e) Establecer los tiempos de duraciónf) Vincular Tareas estableciendo las siguientes relaciones:
Para crear plan financiero local de oficina debe estar elegido Para determinar requerimientos de personal local de oficina debe
estar elegido Para diseñar el local plan financiero y requerimientos deben haber
finalizado Para construir local el diseño debe estar listo
a) Asignar los siguientes recursos
Etapa 1: Analista Financiero Marvin López $ 20 Etapa 2 -3 Arquitecto Hugo Perez $30 Etapa 4 Equipo de Construcción Carmen Sanchez M$30