Download - G Comunicaciones
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GestiGestin de las n de las Comunicaciones del ProyectoComunicaciones del Proyecto
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AgendaAgenda Introduccin a la gestin de las comunicaciones Identificar a los Interesados Planificar las Comunicaciones Distribuir de la Informacin Dirigir a los Interesados Informar el Desempeo
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Introduccin
Identificar las necesidades de comunicacin de los interesados es clave para la gestin de las comunicaciones
Incluye las actividades y comportamiento por medio de los cuales la informacin y las ideas son transferidas entre los individuos involucrados en un proyecto
Al usar sus habilidades de comunicacin, los gerentes de proyectos ayudan a: Planificar, dirigir, controlar y coordinar las actividades
Es crucial para el xito de un proyecto. El gerente de proyecto utiliza aproximadamente el 90% de su tiempo para comunicarse
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Introduccin
Dimensiones de la Comunicacin
Interna Externa Formal Informal
No oficialVertical Horizontal
Verbal No verbal
Oficial
EscritaOral
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IntroduccinDimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin formal e informal
Dimensin de comunicacin
Cundo usarla?
Escrita y formal Para resolver problemas complejos, para elaborar los planes de gestin del proyecto y el acta de constitucin del proyecto y para comunicacin entre diferentes culturas.
Verbal y formal Para presentaciones y conferencias.
Escrita e informal Memos, e-mail y notas.
Verbal e informal Reuniones y conversaciones.
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Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin vertical (hacia arriba)
Informacin que la alta gerencia necesita para evaluar el desempeo del proyecto
La alta gerencia establece prioridades y efecta cambios para alcanzar las metas y objetivos del proyecto.
Herramientas y tcnicas
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Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin vertical (hacia abajo)
Con los miembros del equipo de proyecto Qu acciones (definicin y alcance) Qu estndar (calidad) Cundo (cronograma) Cmo (implementacin) Cmo se medir el avance (evaluacin y
feedback).
Herramientas y tcnicas
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Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin horizontal
Con sus colegas Negociacin de recursos, cronogramas,
presupuestos. Coordinacin de actividades entre s y con
terceros. Plan para operaciones futuras.
Herramientas y tcnicas
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Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Oral y escrita
Introduccin
AltaMediaBajaInforme de avanceAltaBajaBajaReconocimiento
MediaBajaAltaReprimendaMediaBajaAltaDisputa
AltaMediaBajaDirectiva, ordenMediaAltaBajaAccin futuraAltaBajaMediaAccin inmediata
AltaMediaMediaVisin generalMixtaEscritaOral
Nivel de efectividadMtodo de comunicacin
Propsito de la comunicacin
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Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin escrita
El objetivo principal es que debe ser entendida claramente al ser leda rpidamente.
El mensaje debe ser: Bien planeado Simple Claro Directo.
Introduccin
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Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin verbal
Intercambio de informacin oportuno Rpido feedback Cierre oportuno.
Comunicacin no verbal Incluye:
Gestos Tonos vocales Expresiones faciales Lenguaje del cuerpo.
Introduccin
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Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin no verbal
Introduccin
Superioridad, confianzaRecostarse (manos detrs de la cabeza)
Actitud defensivaCerrar puosCruzar brazos
ExpectativaSobarse (las manos)
IntersInclinarse (hacia delante)
Incertidumbre o riesgoRascarse (cabeza o cara)
Impaciencia, aburrimiento, penaSuspirar
AgresividadSealar
InterpretacinLenguaje del cuerpo
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Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Impacto del mensaje
Palabras 7% + Tonos vocales 38% + Expresiones faciales
y corporales 55%
Introduccin
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Introduccin
Planificar las ComunicacionesPlanificar las Comunicaciones
Informar el DesempeoInformar el Desempeo
Gestionar las Expectativas de los InteresadosGestionar las Expectativas de los Interesados
Distribuir la InformacinDistribuir la Informacin
Identificar a los interesadosIdentificar a los interesados
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10.1 Identificar a los Interesados
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Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto
Documentar informacin relevante en relacin a sus intereses
Se debe elaborar una estrategia para abordar a cada interesado
Deben ser clasificados segn su experiencia, inters, experiencia y participacin en el proyecto
Identificar a los interesados
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Identificar a los Interesados
Registro de interesados
Acta de constitucin del
proyecto
Factores ambientales de
la empresa Activos de los procesos de la organizacin
Documentos de adquisicin
Juicio de expertos
Anlisis de los interesados
Estrategia de gestin de los interesados
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Flujo de Datos del Proceso Identificar a los InteresadosGrfico extrado del PMBOK cuarta edicin
Identificar a los Interesados
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Herramientas y tcnicas
Identificar a los Interesados
Recopilar y analizar de manera sistemtica las informaciones cuantitativas y cualitativas a fin de determinar que intereses deben tenerse en cuenta
Permite identificar los intereses, las expectativas y la influencia de los interesadosAyuda a identificar las relaciones con interesados que pueden aprovecharse para crear alianzas y acuerdo potenciales
Anlisis de los interesados
Identificar a Identificar a todos los todos los
potenciales potenciales interesadosinteresados
Identificar el Identificar el impacto o apoyo impacto o apoyo
potencial que potencial que cada interesado cada interesado podrpodra generara generar
Evaluar el modo en Evaluar el modo en que los interesados que los interesados pueden reaccionar pueden reaccionar
en diferentes en diferentes situacionessituaciones
Paso 1 Paso 2 Paso 3
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2020
Herramientas y tcnicas
Matriz de Poder/Inters de los interesados
Identificar a los Interesados
Tambin pueden utilizarse matrices de poder/influencia y
poder/impacto
Poder = Nivel de Autoridad,
Inters = Nivel de preocupacin
Influencia = Participacin Activa,
Impacto = Capacidad de Efectuar cambios al proyecto
Grfico extrado del PMBOK
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Herramientas y tcnicas
Identificar a los Interesados
Modelo de Prominencia
Poder = Capacidad de imponer su voluntad
Urgencia = Necesidad de atencin inmediata
Legitimidad = Su participacin es apropiada
Interesados latentes: 1,2 y 3
Interesados expectantes: 4,5 y 6
Interesado definitivos: 7
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Resultados
Registro de interesados
Informacin de identificacin (nombre, puesto ubicacin, rol e informacin de contacto)
Informacin de evaluacin (principales requisitos y expectativas, influencia potencial en el proyecto)
Clasificacin de los interesados (interno/externo, partidario/neutral/opositor)
Identificar a los Interesados
Estrategia de gestin de los
interesados
Los interesados claves pueden impactar significativamente el proyecto
El nivel de participacin deseado en el proyecto, para cada interesado identificado
Los grupos interesados y su gestin como grupo
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10.2 Planificar las Comunicaciones
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2424
Quin necesita la informacin?
Para cuando la necesita?
Cmo le ser enviada la informacin?
Quin es responsable de enviar la informacin?
Factores ambientales de
la empresa
Planificar las Comunicaciones
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Planificar las Comunicaciones
Plan de gestin de las comunicaciones
N = n (n-1)2
Factores ambientales de
la empresa Activos de los procesos de la organizacin
Anlisis de requisitos de las comunicaciones
Tecnologa de las comunicacionesRegistro de
interesadosEstrategia de gestin de los interesados
Modelos de comunicacin
Mtodos de comunicacin
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Flujo de Datos del Proceso Planificar las ComunicacionesGrfico extrado del PMBOK cuarta edicin
Planificar las Comunicaciones
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Herramientas y tcnicas
N = n (n-1)2
Organigramas
Relaciones entre las responsabilidades de la organizacin del proyecto y los interesados
Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto
Logstica
Anlisis de requisitos de las comunicaciones
Necesidades de informacin de los interesados
N: Nmero de canales de comunicacinn: Nmero de interesados
Planificar las Comunicaciones
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2828
Herramientas y tcnicas
Urgencia de la necesidad de informacin
Disponibilidad de la tecnologa
Personal previsto para el proyecto
Duracin del proyecto
Tecnologa de las comunicaciones
Entorno del proyecto
Planificar las Comunicaciones
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2929
Modelo Bsico de Comunicacin
Recordar este modelo para el examen y la responsabilidad del
receptor y del emisor
Grfico extrado de PMBOK
Herramientas y tcnicas
Planificar las Comunicaciones
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3030
Herramientas y tcnicas
Planificar las Comunicaciones
Mtodos de comunicacin
Comunicacin interactiva
Comunicacin de tipo push (empujar)
Comunicacin de tipo pull (jalar)
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3131
Resultados
Plan de gestin las
comunicaciones
Requisitos de las comunicaciones
Persona responsable, destinatarios
Mtodos para transmitir la informacin
Frecuencia de distribucin
Glosario de terminologa comn
Mtodos para actualizar el plan
Diagramas de flujo de la informacin
Planificar las Comunicaciones
Informacin que ser comunicada
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10.3 Distribuir la Informacin
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Distribuir la Informacin
Implica poner a disposicin la informacin de manera oportuna
Implementa el plan de gestin de las comunicaciones
Responder a las solicitudes inesperadas
Modelo emisor-receptor
Eleccin del medio
Tcnicas de gestin de reuniones
Estilo de redaccin
Tcnicas de facilitacin
Tcnicas de presentacin
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3434
Distribuir la Informacin
Herramientas para distribucin de la
informacin
ACTUALIZA
Activos de los procesos de la organizacin
Informes de desempeo
Activos de los procesos de la organizacin
Plan de direccin del
proyectoMtodos de
comunicacin
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3535
Flujo de Datos del Proceso Distribuir la InformacinGrfico extrado del PMBOK cuarta edicin
Distribuir la Informacin
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3636
Herramientas y tcnicas
Distribuir la Informacin
Herramientas para la distribucin de la
informacin
Reuniones del proyecto, distribucin de documentos impresos, sistemas manuales de archivo y bases de datos electrnicas de acceso compartido
Herramientas electrnicas de comunicacin y conferencias tales como correo electrnico, faz, correo de voz, telfono, videoconferencias, sitios Web.
Herramientas para la direccin de proyectos tales como interfases Web, oficinas virtuales, y herramientas colaborativas de gestin del trabajo
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3737
Resultados
Actualizacin de los activos de los
procesos de la organizacin
Documentacin sobre lecciones aprendidas
Registros, informes y presentaciones del proyecto
Retroalimentacin y notificacin a los interesados
Distribuir la Informacin
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3838
10.4 Gestionar las Expectativas de los
Interesados
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3939
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Gestionar activamente las expectativas de los interesados para aumentar la probabilidad de aceptacin del proyecto
Abordar inquietudes que an no representan incidentes (anticipacin de futuros problemas)
Aclarar y resolver los incidentes identificados
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4040
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Solicitudes de cambio
Mtodos de comunicacin
Activos de los procesos de la organizacin
ACTUALIZA
Activos de los procesos de la organizacin
Plan de gestin del proyecto
Habilidades interpersonales
Habilidades de gestin
Registro de incidentes
Registro de cambios
Documentos del proyecto
Registro de interesados
Estrategia de gestin de los interesados
Plan de direccin del
proyecto
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4141Flujo de Datos del Proceso Gestionar las Expectativas de
los Interesados
Grfico extrado del PMBOK cuarta edicin
Gestionar las Expectativas de los Interesados
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4242
Herramientas y tcnicas
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Habilidades interpersonales
Generar confianza
Resolver conflictos
Habilidades de gestin
Habilidades de presentacin y oratoria
Habilidades de negociacin
Habilidades de redaccin
Escuchar de manera activa
Superar la resistencia al cambio
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4343
Habilidades Interpersonales Habilidades Interpersonales -- Escucha ActivaEscucha Activa Comportamiento verbal que denota escucha:
Preguntar para aclarar u obtener mayor informacin Parafrasear para aclarar la terminologa Resumir para confirmar que se ha entendido Pedir ejemplos Feedback tctico.
Herramientas y tcnicas
Gestionar las Expectativas de los Interesados
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4444
Habilidades Interpersonales Habilidades Interpersonales -- Escucha ActivaEscucha Activa Comportamiento no verbal que denota escucha:
Contacto visual: Indica honestidad y apertura Expresividad: Mostrarse alerta e interesado Acercamiento: Establece una comunicacin ms amigable
y constructiva Captar la intencin: Algunas veces el mensaje real no es
lo que se dice sino cmo se dice.
Herramientas y tcnicas
Gestionar las Expectativas de los Interesados
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Habilidades Interpersonales Habilidades Interpersonales -- Escucha ActivaEscucha Activa
Herramientas y tcnicas
Responde a la idea no a la personaReacciona, pierde el humor
Evita la discusin y su efecto negativo en la relacin
Prepara mentalmente un argumento para ganar
Deja a un lado las distraccionesEs inquieto
Verifica su comprensinNo trata de entenderDa feedback: sonre, asiente, frunce el
ceoNo responde
Se concentra en las palabras y los sentimientos detrs
Se sale del tema
Presta mucha atencin Muestra desintersPide aclaracinJuzga apresuradamente
Espera y preguntaEs impaciente
No interrumpeSiempre interrumpeBuen escuchadorMal escuchador
Gestionar las Expectativas de los Interesados
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4646
Herramientas y tcnicasHabilidades de GestiHabilidades de Gestin n PresentaciPresentacinn
Etapa Buenas prcticasAntes de la presentacin
Practicar para asegurar que la presentacin le es familiar Comprobar que el equipo necesario para la presentacin esta
listo Comprobar que el ambiente de la sala es el adecuado Asegurar que sus notas de apoyo estn disponibles.
Durante la presentacin
Tener agua o algo similar a disposicin Medir su tiempo.
Buenas prcticas para presentaciones efectivas
Gestionar las Expectativas de los Interesados
La regla nmero uno de toda presentacin es ser uno mismo
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Habilidades de GestiHabilidades de Gestin n -- PresentaciPresentacinn
Informar el desempeo
Herramientas y tcnicas
Etapa Objetivos y recomendacionesIntroduccin Dile lo que le vas a decir
Lograr la atencin e inters de la audiencia Presentarse, introducir su idea y el objetivo de la presentacin Mostrar la agenda
CuerpoDselo
Desarrollar su idea de forma lgica Indicarle a su audiencia como su idea se relaciona con ellos Use un lenguaje que su audiencia entienda Sea breve Use ayudas visuales Estimule las preguntas y comentarios.
ResumenDile lo que le dijiste
Sintetice sus ideas Vuelva a exponer su idea, recuerde como este beneficia o afecta a su
audiencia Solicite preguntas y responda a dichas preguntas Sea especfico
Objetivos y recomendaciones para presentaciones efectivas
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Resultados
ACTUALIZA
ACTUALIZA
Activos de los procesos de la organizacin
Plan de direccin del proyecto
Gestionar a los interesados
Solicitudes de cambio
Documentos del proyecto
ACTUALIZA
Gestionar las Expectativas de los Interesados
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10.5 Informar el desempeo
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5050
Informar el Desempeo
Anlisis del desempeo pasado
Estado actual de los riesgos e incidentes
Trabajo completado durante el periodo y trabajo por completar a continuacin
Resumen de los cambios aprobados en el periodo
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5151
Informar el Desempeo
Informes de desempeo
EV, PV, AC, SV, CV, SPI, CPI
EAC, ETC
Solicitud de cambios
Informacin sobre el desempeo del
trabajo
Mtodos de proyeccin
ACTUALIZA
Activos de los procesos de la organizacin
Activos de los procesos de la organizacin
Plan de direccin del
proyecto
Mtodos de comunicacin
Anlisis de variacin
Time$
Sistemas de informes
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5252Flujo de Datos del Proceso Informar el Desempeo
Grfico extrado del PMBOK cuarta edicin
Informar el Desempeo
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5353
Informar el Desempeo
Herramientas y tcnicas
Objetivos y recomendaciones para presentaciones efectivas
Anlisis de variacin
Verificar la calidad recopilada a fin de asegurarse que este completa y sea coherente
Mtodos de comunicacin
Determinar variaciones mediante la comparacin de la informacin real con la lnea base del proyecto EVM
Determinar el impacto de las variaciones en el costo, el cronograma y otras reas del proyecto
Reuniones de revisin de estado de la situacin
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5454
Informar el Desempeo
Herramientas y tcnicas
Mtodos de proyeccin
Mtodos de serie de tiempo: EVM, promedio mvil, extrapolacin, prediccin lineal, estimacin de tendencias y curva de crecimiento
Mtodos causales/economtricos: Anlisis de regresin, promedio mvil autorregresivos y econometra
Mtodos del juicio: Proyecciones compuestas, encuestas, tcnica Delphi, elaboracin de escenarios, proyeccin tecnolgica y proyeccin por analoga
Otros mtodos: Simulacin, proyecciones probabilsticas, y proyecciones combinadas (Ensemble)
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5555
Informar el Desempeo
Herramientas y tcnicas
Objetivos y recomendaciones para presentaciones efectivas
Sistemas de informes
Informes mediante cuadros
Anlisis de hojas de clculo
Presentaciones
Time$
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5656
Resultados
Informar el Desempeo
Informes de desempeo
Actualizacin de los activos del procesos de la organizacin
Organizan y resumen la informacin recogida, y presentan los resultados de cualquier anlisis en comparacin con la lnea base para la medicin del desempeo
Lecciones aprendidas, incluidas las causas de los incidentes y el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida
ACTUALIZA