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INSTITUTO TECNOLOGICO DE ACAPULCO
FUNDAMENTOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL
1) SISTEMA DE ORGANIZACIÓN.
2) PROCESO DE ORGANIZACIÓN.
1) TECNICA DE ORGANIZACIÓN.
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TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN
Conjunto de reglas, normas y políticas, que se utiliza para llegar a un mismo fin u objetivo.
Algunos de estas técnicas son:
Plan Previo. Organigrama. Manuales Administrativos.
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Es un documento por escrito formado por una serie de estudios que permiten al emprendedor que tiene la idea y a las instituciones que lo apoyan saber si la idea es viable, se puede realizar y dará ganancias.
Es una propuesta de acción técnico económica para resolver una necesidad utilizando un conjunto de recursos disponibles, los cuales pueden ser, recursos humanos, materiales y tecnológicos entre otros.
Tiene como objetivos aprovechar los recursos para mejorar las condiciones de vida de una comunidad, pudiendo ser a corto, mediano o a largo plazo.
PLAN PREVIO
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Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada organismo.
ORGANIGRAMA
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Los organigramas contienen
La estructura de la organización .Las relaciones entre las unidades
estructurales. Los puestos de mayor y aun los de menor
importancia. Las líneas de autoridad y su relatividad dentro
de la organización.La división de funciones. Los jefes de cada grupo de empleados,
trabajadores, etc. Descubrir y eliminar defectos o fallas de
organización.
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FINALIDADES DE LOS ORGANIGRAMAS
Representa las diferentes unidades que
constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
Los cargos existentes en la compañía. Como estos cargos se agrupan en unidades
administrativas. Como la autoridad se le asigna a los mismos.
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REQUISITOS DE UN ORGANIGRAMA
Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda que no contenga un número excesivo de cuadros y de puestos, ya que esto, en vez de ayudar a la estructura administrativa de la empresa, puede producir mayores confusiones.
Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Los más frecuente es hacerlos arrancar del Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.
Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.
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VENTAJAS DEL ORGANIGRAMA.
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía.
Muestra quién depende de quién.
Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen .
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MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:
De políticas. Departamentales.
De bienvenida. De organización.
De procedimientos. De contenido múltiple.
De técnicas. De puesto.
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CARACTERISTICAS IMPORTANTES
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.
Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia.
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Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:
Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia.
Sistema de organización
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Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.
Sistema de organización
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Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.
Sistema de organización
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Es optimizar la estructura organizacional del aparato estatal, reorientándolo para prestar un mejor servicio a los usuarios, de forma que acompañe eficazmente los cambios que se producen en el plano económico, político, social y tecnológico.
OBJETIVO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION
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OTROS OBJETIVOS SON• Lograr la satisfacción de las necesidades de los
usuarios de los servicios públicos.
• Determinar el ámbito de competencia y autoridad de las áreas y unidades organizacionales.
• Proporcionar a las entidades una estructura que optimice la comunicación, la coordinación y el logro de los objetivos.
• Simplificar y dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de productividad y eficiencia económica.
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PROCESO DE ORGANIZACION
Un proceso clásico de organización es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos.
Lo que se espere de un proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes
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COMO SE REALIZA
. Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y control de los miembros de la organización. A demás deben figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad. En el proceso de organización participan los sistemas
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OBJETIVO
El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimiento de los procesos de negocios de la organización, en todos sus niveles.