LECTURA 2
¿FUNCIONAN EN TU ORGANIZACIÓN LOS CANALES DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN?
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¿FUNCIONAN EN TU ORGANIZACIÓN LOS CANALES DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN?
ÍNDICE
2.2 Información y comunicación
2.2.1 Principios y puntos de interés
2.2.2 Acciones a implementar
CONTROL INTERNO
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2.2 Información y comunicación
“Información y comunicación” es uno de los componentes del control interno. Mantener
una adecuada comunicación de la información al interior de nuestros organismos u
organizaciones coadyuvará dentro de este sistema de control interno al logro de los objetivos y
metas institucionales. Para ello es muy importante que todos aquellos canales establecidos con
este propósito funcionen correctamente: correo institucional, líneas telefónicas, redes sociales,
sistemas electrónicos diseñados para comunicar y compartir información interna y
externamente, entre otros.
Al interior de la organización en la Administración se utiliza información de calidad para
respaldar el control interno. La información y comunicación eficaces son vitales para la
consecución de los objetivos institucionales. La Administración requiere tener acceso a
comunicaciones relevantes y confiables en relación con los eventos internos y externos.
Pero, ¿sabes en qué consiste el objetivo de la información y comunicación? En impulsar
el flujo oportuno y completo de la información de calidad que generan, obtienen, utilizan y
comunican a través de los canales idóneos para respaldar el sistema de control interno y dar
cumplimiento a su mandato legal. Por lo tanto, se debe contar con sistemas de información
que permitan determinar si se están alcanzando los objetivos y metas de conformidad con la
normativa aplicable.
Ante cualquier eventualidad hay
que proteger y resguardar la
información documental impresa y
electrónica.
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Figura 1. Es importante asegurar los mecanismos de información y
comunicación para un funcionamiento eficiente y cumplimiento de metas de la
organización. (Sebdeck & Freepick, 2019).
2.2.1 Principios y puntos de interés
El componente de “Información y comunicación” consta de 3 principios y 7
puntos de interés que coadyuvarán a que la información y la comunicación generada en
nuestra organización provenga de fuentes confiables, sea de calidad y fluya
adecuadamente a través de los canales de comunicación establecidos con información
precisa tanto al interior como al exterior, contribuyendo así al cumplimiento de metas y
objetivos. Veamos ahora cada uno de estos principios y sus puntos de interés.
Los servicios tercerizados son
aquellos contratados por el ente
público para realizar algunos
procesos operativos, tales como
servicios de tecnologías de
información y comunicaciones,
mantenimiento, seguridad o
limpieza, entre otros.
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Principio 1. Usar información de calidad
Se deben implementar los medios que permitan elaborar información pertinente
y de calidad para el logro de los objetivos y metas institucionales, así como el
cumplimiento de las disposiciones aplicables a su gestión.
Puntos de interés:
Identificación de los requerimientos de información atendiendo a los
requisitos establecidos.
Datos relevantes de fuentes confiables basados en fuentes confiables
internas y externas.
Datos procesados en información de calidad para la toma de decisiones.
Principio 2. Comunicar internamente
El personal directivo y estratégico es responsable de que cada organización
comunique internamente la información de calidad necesaria para contribuir al logro de
los objetivos y metas institucionales por los canales apropiados y de conformidad con
las disposiciones aplicables.
Puntos de interés:
Comunicación en toda la organización a través de las líneas de
comunicación establecidas.
Cada área administrativa deberá
solicitar al proveedor del servicio
tercerizado, la identificación de
sus riesgos, así como el diseño e
implementación de controles,
respecto del servicio ofrecido,
para analizar su impacto en el
control interno del ente público y
determinar si son apropiados o si
se deben establecer medidas
complementarias.
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Métodos apropiados de comunicación para comunicar internamente
información de calidad de manera oportuna.
Principio 3. Comunicar externamente
Comunicar externamente, por los canales apropiados y de conformidad con las
disposiciones aplicables, la información de calidad necesaria para contribuir al logro de
los objetivos y metas institucionales.
Puntos de interés:
Comunicación con partes externas para obtener información de calidad
utilizando las líneas de reporte establecidas.
Métodos apropiados de comunicación para comunicar información de
calidad de manera oportuna.
2.2.1 Acciones a implementar
Las acciones a implementar, entre otras, para el componente de “Información y
comunicación” dentro de un organismo son:
Establecer y aplicar un programa de comunicación, imagen y difusión.
Comunicar información interna y externa de calidad en todos los niveles
del organismo.
Difundir entre el personal la filosofía del organismo a través de la misión,
visión y valores.
Difundir los compromisos éticos que definan la conducta institucional.
Difundir los objetivos y metas generales del organismo entre el personal.
Difundir al personal de la organización la estructura: organigrama, manual
de organización, procesos y procedimientos; políticas y/o lineamientos
internos; plan de trabajo anual; y la Matriz de Administración de Riesgos
que considere los objetivos y metas institucionales, y los riesgos
asociados a estos.
Difundir entre el personal las políticas de atención al usuario.
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Implementar un sistema de información conformado por personal,
procesos, datos y tecnología, que genere información para la toma de
decisiones.
Difundir al personal el avance de los compromisos, programas, planes,
metas y proyectos establecidos.
Instruir y difundir la celebración de una o más jornadas de integración del
personal.
La Unidad de Transparencia y
Archivos del Poder Ejecutivo del
Estado de Guanajuato (UTAPE,
por sus siglas) es la instancia del
Poder Ejecutivo del Estado
encargada de garantizar el
ejercicio del derecho humano de
acceso a la información a los
ciudadanos que a través de esta
vía, soliciten información que sea
competencia del Poder Ejecutivo o
se encuentre en poder de la
Administración Pública Estatal.
FUENTES DE
CONSULTA
Imágenes
Sebdeck & Freepik. (2019). Dispositivos e iconos tecnológicos conectados al planeta tierra digital [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/fotos-premium/dispositivos-e-iconos-tecnologicos-conectados-al-planeta-tierra-digital_5074433.htm#page=1&query=informaci%C3%B3n&position=33 (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).
Bibliografía
Lineamientos Generales de Control Interno para el Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato
(L.G.C.I.P.E.E.G.) [General Guidelines for Internal Control for the Executive Branch of
the State of Guanajuato], as amended, Periódico Oficial [P.O.] 16 de febrero de 2022
(Méx.). Recuperado de
https://strc.guanajuato.gob.mx/documentos/PO_33_2da_Parte_20220216_Lineamientos
_Generales_de_Control_Interno_2022.pdf
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