Banco Agrario de Colombia 1 de 1 PE-FT-016 Versión 0.1 Preliminar
FORMATO CONTEXTO ESTRATÉGICO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCION AL CIUDADANO (PAAC)
2020
FECHA DE PUBLICACIÓN (31/01/2020)
Banco Agrario de Colombia 1 de 2 PE-FT-016 Versión 0.1 Preliminar
Introducción El Banco Agrario de Colombia es una entidad financiera estatal creada con el objetivo de prestar servicios bancarios, financiando en forma principal, pero no exclusiva, las actividades relacionadas con el sector rural, agrícola, pecuario, pesquero, forestal y agroindustrial; donde no menos del 70% del saldo de cartera está dirigido a la financiación de las actividades enunciadas. Somos una sociedad anónima de economía mixta del orden nacional, sujeta al régimen de Empresa Industrial y Comercial del Estado, que desarrolla operaciones propias de un establecimiento bancario comercial, autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero –EOSF Artículo 233). Funcionamos en todo el territorio nacional y nuestra sede principal se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá, contamos con ocho gerencias regionales y nos apoyan más de 8,000 colaboradores, con los cuales ofrecemos nuestros servicios a través de 787 oficinas bancarias, 97 Puntos de Banco Agrario más cerca, 803 cajeros electrónicos corporativos, 1.804 de la red verde Servibanca y 6.704 corresponsales bancarios.
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Información General del Banco
Misión: Somos un Banco comercial, comprometido con el desarrollo rural que ofrece soluciones financieras integrales a sus clientes, creando valor a nuestros grupos de interés dentro de límites de riesgo tolerable, soportado en procesos y tecnología de calidad, y un equipo humano competente.
Visión: Ser el Banco preferido de los habitantes y de las empresas que producen en la ruralidad colombiana
Valores Corporativos: Los valores corporativos que determinan nuestra actuación son:
o Transparencia.
o Compromiso.
o Responsabilidad Social.
o Respeto.
o Coherencia.
o Equidad.
Principios Organizacionales: Los principios organizacionales que nos caracterizan son:
o Asegurar la creación de valor en todas las áreas y frentes de negocios.
o Enfoque al servicio y conocimiento del cliente.
o Responsabilidad en el manejo de información.
o Hacer las cosas bien desde la primera vez.
o Planeación y productividad en el trabajo.
o Conciencia de prevención del riesgo.
o Trabajo en equipo y mejora continua.
o Identidad y pertenencia corporativa.
o Cumplimiento a entes de control.
o Autogestión y autocontrol.
o Orientación a resultados.
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Grupos de interés
Las actividades realizadas por el Banco se encuentran encaminadas a suplir las necesidades de nuestros grupos de interés, quienes se encuentran clasificados de la siguiente manera:
o Clientes: Conjunto de personas naturales o jurídicas que adquieren a través de un
contrato formal, productos y servicios financieros y crediticios.
o Colaboradores: Personas que ponen sus conocimientos y capacidad de trabajo a favor del banco y cuyo vínculo está regulado por las normas laborales colombianas y por un contrato laboral suscrito directamente con el BAC o por una empresa de tercerización.
o Accionistas: Grupo de personas naturales o jurídicas que poseen titularidad sobre una
o más acciones del BAC y a quienes se les confiere los derechos de participación reconocidos por la Ley.
o Comunidad: Conjunto de personas que hacen parte de la zona de influencia donde el
banco tiene presencia, y que reciben por parte de la organización impactos (positivos o negativos) de forma directa o indirecta.
o Proveedores: Persona natural o jurídica cuyo objetivo es el de abastecer con bienes o
servicios al banco, para el desarrollo efectivo de su actividad financiera.
o Aliados Estratégicos y Gremios Productivos: Organizaciones de carácter público o privado, con las que se relaciona el banco para lograr un objetivo común y crear sinergias a partir del aprovechamiento de las capacidades propias y de las organizaciones con las que establece alianzas.
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Objetivos del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del Banco Agrario de Colombia
Objetivos Generales:
Dar cumplimiento a la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), que en el Art. 73 dicta:” Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.”, por medio del diseño, construcción, socialización e implementación de actividades encaminadas a minimizar la exposición a los riesgos de corrupción, fortalecer el relacionamiento y la comunicación con el ciudadano y avanzar en la implementación de la ley de transparencia. Objetivos Específicos:
Fortalecer la implementación de actividades de control, realizando validación y seguimiento de
los controles inefectivos, lo cual permita robustecer la administración de riesgos de corrupción.
Identificar, priorizar y racionalizar los tramites que permitan mejorar la relación del Banco Agrario
con la ciudadanía, realizando seguimiento de los resultados de la racionalización de trámites.
Optimizar los mecanismos de comunicación y dialogo con la ciudadanía para fortalecer los
procesos de Rendición de Cuentas, diseñando planes de mejoramiento acerca de la gestión
institucional.
Definir e implementar planes de acción encaminados a fortalecer la atención al ciudadano y el
acceso a la información pública.
Implementar iniciativas adicionales asociadas con el Código de Ética del Banco, que
contribuyan a combatir y prevenir la corrupción.
Validar las recomendaciones realizadas por la Oficina de Auditoria Interna en los informes de
seguimiento a la ejecución del PAAC realizado durante el año 2019.
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Cumplimiento del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en cada uno de los seis componentes definidos para el desarrollo del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano – PAAC, a continuación, a continuación, relacionamos el contexto respecto del plan publicado en el año 2019 y nuevas actividades para el fortalecimiento de la entidad:
a) Panorama sobre posibles hechos susceptibles de corrupción y actos de corrupción que se
han presentado en el Banco:
Para el Banco Agrario de Colombia, el orden y la disciplina constituyen pilares fundamentales sobre los cuales es posible alcanzar un nivel de eficiencia que permita una adecuada prestación del servicio bancario y financiero al sector agropecuario del País, por ello se acoge como política institucional el respeto a los principios que orientan la administración pública, tales como: honradez, transparencia, eficiencia, eficacia, moralidad e igualdad, siendo obligación de todos los funcionarios acatar esta normatividad. La Oficina de Control Disciplinario Interno es la encargada de aplicar en primera instancia el régimen contenido en la Ley 734 de 2002, cuyos enfoques represivo y preventivo redundarán en el logro de que se atiendan los principios indicados. Con el fin de fortalecer la gestión del riesgo de corrupción en la entidad, se proponen desarrollar en el año 2020 nuevas actividades como son:
Determinar cuáles riesgos se encuentran por fuera del perfil aceptado por el Banco para reportar a Auditoría.
Diseñar y publicar la Guía metodológica de matriz de riesgos de corrupción. b) Diagnóstico de los trámites y servicios del Banco, y las necesidades orientadas a la racionalización y simplificación de trámites:
Como resultado de la validación con las áreas dueñas y ejecutoras de los trámites, en el año 2019, se propuso la racionalización de trámites, donde 124 (Refinanciación de deuda por concepto de tarjeta de crédito), 46 (Cobro de un depósito judicial) y 56 (Constitución de depósito judicial), teniendo en cuenta la alineación existente entre la ejecución de los proyectos y tareas estratégicas al interior del Banco, con la información de los tramites reportada en el SUIT de Función Pública. A la fecha de la generación del presente documento se encuentra finalizada la implementación de las optimizaciones relacionadas con los tramites 124, 46 y 56, con lo cual se concluye de manera exitosa la racionalización de estos trámites. En el año 2020 se propone racionalizar trámites con la Unidad de Gobierno de Procesos en coordinación con los dueños y ejecutores.
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c) Rendición de Cuentas:
Con el fin de fortalecer la transparencia de la gestión pública, y promover la interacción entre el Banco, y el grupo de interés identificado, se propone continuar en el año 2020 con actividades que den a conocer los resultados de la gestión de la entidad.
d) Las necesidades de la información dirigida a más usuarios y ciudadanos (Rendición de cuentas).
Con el fin de fortalecer la transparencia de la gestión pública, y promover la interacción entre el Banco, y los grupos de interés identificados, se proponen desarrollar en el año 2020 actividades para robustecer este componente. En el mes de marzo del 2020, se deberá realizar la publicación en la página web del Informe de Sostenibilidad en el cual se consolida la gestión del Banco realizada en el año 2019 d) Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano: Con el fin de continuar con el fortalecimiento del acceso de los ciudadanos a los trámites y servicios ofrecidos por el Banco, se propone desarrollar en el año 2020 nuevas actividades, respecto al año anterior como son:
Implementar actividades que garanticen la accesibilidad de las personas en situación de discapacidad a los servicios de la entidad.
Implementar sistemas de información que faciliten la gestión y trazabilidad de los requerimientos realizados por los ciudadanos.
Establecer indicadores que permitan medir el desempeño de los canales de atención, y revisar la consistencia de la información que se entrega al ciudadano.
Implementar protocolos de servicio al ciudadano en todos los canales para garantizar la calidad y cordialidad en la atención al ciudadano.
e) Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información: En el año 2.019, se cerró la ejecución del 100% de las actividades programadas para este componente, sin embargo, se debe continuar con la verificación del cumplimiento de la ley a la luz de la nueva estructura del Banco. Para lo anterior, se propone desarrollar en el año 2020 una verificación a la actualización de la información en la página web a partir de los lineamientos generados por la Resolución 3564 del 2015 – Min Tic y a la implementación de la Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia y del acceso a la información pública. Respecto al cronograma acordado para el 2019 con las diferentes áreas, para la construcción del registro de activos de información, el Banco Agrario de Colombia S.A, avanzó en la intervención de las Vicepresidencias y Oficinas del Banco con el fin de actualizar la clasificación de la información física y digital generada y custodiada por dichas áreas.
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e) Componente 6. Iniciativas adicionales: Con el fin de fortalecer y desarrollar estrategias que contribuyan a combatir y prevenir la corrupción al interior del Banco, se propone desarrollar en el año 2020 nuevas actividades como son:
Generar informe trimestral al comité de ética, acerca de los hallazgos, acciones y recomendaciones para la alta dirección frente a la mitigación de riesgos. El informe debe incluir temas de conflicto de interés, hechos de corrupción, fallas en la aplicación de procedimientos y faltas disciplinarias.
Definir las políticas y elaborar estrategias para dinamizar la gestión ética en el Banco.
Difundir capacitaciones a toda la red Bancaria respecto al entendimiento del Código de Ética.
Actividades por ejecutar en el 2020 A continuación, se relacionan las actividades a ejecutar en el Plan Anticorrupción de la vigencia 2020: Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción:
Subcomponente / Procesos
Núm. Actividades Programadas Producto Responsable Fecha
Programada
Subcomponente 1
Política de Administración de
Riesgos
1
Actualizar la Política de Administración de Riesgos de Corrupción y realizar
seguimiento y evaluación de su implementación
Política de Administración de Riesgos de
Corrupción
Gerencia 31 de diciembre
de cada año
Subcomponente 2
Construcción del Mapa de Riesgos
de Corrupción
2.1 Elaborar matriz de riesgos de corrupción del año 2020 con el apoyo de las áreas
del Banco
Matriz de riesgos de corrupción.
Gerencia de Riesgo
Operativo
31 de enero de cada año.
2.2 Diseñar y publicar la Guía metodológica
de matriz de riesgos de corrupción
Guía metodológica de matriz de riesgos
de corrupción
Gerencia de Riesgo
Operativo
31 de julio de 2020
Subcomponente 3
Consulta y Divulgación
3.1 Realizar proceso participativo con
personas internas y externas en todas las etapas de construcción de la matriz
Interno: Actas construcción de
la Matriz Externo:
Resultados de encuesta externa
Gerencia de Riesgo
Operativo
30 de septiembre de
cada año
3.2 Divulgar la Matriz de riesgos de
corrupción en la página web del Banco y la Intranet
Matriz de riesgos de corrupción
publicada
Gerencia de Riesgo
Operativo
31 de enero de cada año
Subcomponente 4
Monitoreo y Revisión
4.1 Determinar cuáles riesgos se
encuentran por fuera del perfil aceptado por el Banco para reportar a Auditoría
Correo enviado a Auditoría Interna con riesgos por
fuera de lo aceptado, junto
con sus controles inefectivos
Gerencia de Riesgo
Operativo
31 de diciembre de cada año
4.2 Actualizar la Matriz de Riesgos de
Corrupción a partir de los eventos de riesgo reportados
Matriz de riesgos de corrupción actualizada
Gerencia de Riesgo
Operativo
31 de diciembre de cada año
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Subcomponente / Procesos
Núm. Actividades Programadas Producto Responsable Fecha
Programada
Subcomponente 5
Seguimiento 5
Determinar la efectividad de los controles, analizar el diseño e idoneidad de los controles y si son adecuados para
prevenir o mitigar los riesgos de corrupción, revisar las acciones de
monitoreo, relacionadas con los Riesgos de Corrupción.
Informes de Seguimiento
Oficina Auditoria Interna
31 de diciembre de cada año
Componente 2: Racionalización de tramites:
Subcomponente / Procesos
Núm. Actividades Programadas Producto Responsable Fecha
Programada
Subcomponente 1-4
Identificación de trámites -
Interoperabilidad
1 al 4
Construir y registrar en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT) los trámites propuestos a
racionalizar
Registro y actualización de
trámites en el SUIT (Matriz de Racionalización
de Trámites)
Unidad de Gobierno de
Procesos
31 de enero de cada año
Subcomponente 5
Seguimiento 5
Realizar el seguimiento a los resultados logrados en la
implementación de las mejoras a los trámites, procesos y procedimientos,
en los periodos preestablecidos
Informes de Seguimiento
Oficina Auditoria Interna
30 de diciembre de
cada año
Componente 3: Rendición de cuentas:
Subcomponente / Procesos
Núm. Actividades Programadas Producto Responsable Fecha
Programada
Subcomponente 1
Información de calidad y en lenguaje comprensible
1.1
Preparar y publicar por medio de la página web del Banco el Informe de
Gestión Sostenible correspondiente al periodo 2019
Informe de Gestión
Sostenible
Gerencia de Planeación Financiera
30 de abril
1.2
Divulgar por medio de las redes sociales información sobre la gestión
del Banco
1 informe
Gerencia de Marca y
Publicidad
31 de diciembre de cada año
1.3
Realizar publicaciones y comunicados de prensa con información
correspondiente a la Gestión del Banco
Informe de publicaciones y comunicados
de prensa
Oficina de comunicaciones
30 de noviembre de
cada año
Subcomponente 2
Diálogo de doble vía con la ciudadanía
y sus organizaciones
2
Generar informe de redes en el que se visualice la percepción de la
ciudadanía respecto de la Gestión del Banco
1 Informe Gerencia de
Marca y Publicidad
30 de noviembre de
cada año
Subcomponente 3
Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de
cuentas
3
Realizar Noticias internas que permitan el conocimiento y consulta de la Rendición de Cuentas anual, a
todo el Banco
Notibancos Oficina de
comunicaciones 31 de diciembre
de cada año
Subcomponente 4
Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional
4.1 Realizar la encuesta de percepción de clientes externos
Encuesta
Gerencia de Servicio al
Cliente Mayo
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Componente 4: Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano:
Subcomponente / Procesos
Núm. Actividades Programadas Producto Responsable Fecha
Programada
Subcomponente 1
Estructura administrativa y
Direccionamiento estratégico
1.1
Elaborar informes ejecutivos a la Alta Dirección, que permitan conocer el grado
de avance y de gestión del área de servicio al cliente del Banco
Informe a la Alta Dirección
Gerencia de servicio al
cliente
Los primeros quince días de
cada mes
1.2 Definir planes de acción entre la Alta
Gerencia y el área de Servicio al Cliente para desarrollar incentivas de mejora
Actas donde se evidencia el
plan de trabajo y el
responsable
Gerencia de servicio al
cliente
abril, julio, octubre y
enero
1.3 Incorporar recursos en el presupuesto
para el desarrollo de iniciativas que mejoren el servicio al ciudadano
Presupuesto aprobado 2020
Gerencia de servicio al
cliente
28 de febrero de cada año
Subcomponente 2
Fortalecimiento de los canales de
atención
2.1 Mejorar los espacios físicos de atención y servicio al ciudadano en el Banco Agrario
Informe ajustes realizados en
espacios físicos
Gerencia de Inmuebles
abril, julio, octubre y
enero
2.2
Mejorar los tiempos de respuesta de los PQR recibidos de los consumidores
financieros
Informe
Gerencia de servicio al
cliente
Mensual
2.3
Implementar actividades que garanticen la accesibilidad de las personas en situación
de discapacidad a los servicios de la entidad
Informe que incluya las estrategias
para atención de personas en
situación de discapacidad
Gerencia de servicio al
cliente
31 de diciembre de cada
año
2.4 Implementar sistemas de información que
faciliten la gestión y trazabilidad de los requerimientos de los ciudadanos.
Informe de atención de
PQRS
Gerencia de servicio al
cliente
Primeros quince días de
cada mes
2.5 Revisar la consistencia de la información que se entrega al ciudadano a través de
los diferentes canales de atención
Informe de atención de
PQRS
Gerencia de servicio al
cliente
Primeros quince días de
cada mes
2.6
Establecer indicadores que permitan medir el desempeño de los canales de
atención y consolidar estadísticas sobre tiempos de espera, tiempos de atención y
cantidad de ciudadanos atendidos.
Informe de atención de
PQRS
Gerencia de servicio al
cliente
Primeros quince días de
cada mes
Subcomponente 2
Fortalecimiento de los canales de
atención
2.7
Implementar protocolos de servicio al ciudadano en todos los canales para
garantizar la calidad y cordialidad en la atención al ciudadano
Encuesta Gerencia de servicio al
cliente
31 de mayo de cada año
Subcomponente 3
Talento Humano 3.1
Fortalecer las competencias de los funcionarios que atienden directamente a los ciudadanos a través de capacitaciones
Informe de capacitación a funcionarios que tienen
contacto con la ciudadanía
Unidad de Inducción y
Entrenamiento (Gerencia de
Aprovisionamiento)
30 de diciembre de cada
año
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Subcomponente / Procesos
Núm. Actividades Programadas Producto Responsable Fecha
Programada
3.2
Evaluar el desempeño de los funcionarios del Banco en relación con su
comportamiento y actitud en la interacción con los ciudadanos
Encuesta Gerencia de servicio al
cliente
31 de mayo de cada año
Subcomponente 4
Normativo y procedimental
4.1 Actualizar el reglamento interno para la
gestión de las peticiones, quejas y reclamos
CM-PR-034 Actualizado
Gerencia de servicio al
cliente
30 de diciembre de cada
año
4.2 Elaborar periódicamente informes de
PQRSD para identificar oportunidades de mejora en la prestación de los servicios.
Informe de atención de
PQRS
Gerencia de servicio al
cliente
Los primeros quince días de
cada mes
4.3
Identificar, documentar y optimizar los procesos internos para la gestión de las peticiones, quejas, reclamos, trámites y otros procedimientos administrativos.
Boletín Informativo
Gerencia de servicio al
cliente
30 de diciembre de cada
año
4.4 Construir e implementar una política de
protección de datos personales.
Política de Protección de
datos personales
Protección de Datos
30 de diciembre de cada
año
4.5 Verificar la necesidad de actualización de la carta de trato digno y publicarla en la
página web del Banco
Carta Publicada
Gerencia de servicio al
cliente
30 de diciembre de cada
año
Subcomponente 5
Relacionamiento con el ciudadano
5.1
Informar los resultados de las encuestas de percepción de ciudadanos respecto a
la calidad del servicio ofrecido por la entidad a la Alta Gerencia.
Presentación resultados encuesta externa
Gerencia de servicio al
cliente
31 de mayo de cada año
Componente 5: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información.:
Subcomponente / Procesos
Núm. Actividades Programadas Producto Responsable Fecha
Programada
Subcomponente 1
Lineamientos de Transparencia
Activa
1.1
Actualizar en la herramienta dispuesta por la Procuraduría General de la
Nación, el autodiagnóstico de cumplimiento de la ley 1712 de 2014, coordinando y consolidando la Matriz Índice de Transparencia y Acceso a la
Información Pública o Matriz de Cumplimiento Sujeto Obligado
Tradicional
Matriz diligenciada
Secretaría General
Entre el primero (1°) y el treinta y
uno (31) de agosto de 2020
Subcomponente 1
Lineamientos de Transparencia
Activa
1.2
Actualizar y organizar la información publicada en el link de " transparencia y acceso a la información" de acuerdo a los lineamientos del Anexo 1 de la
resolución 3564/15 - Min Tic
Página web del Banco
Actualizada (Sección de
Transparencia)
Gerencia de Marca y
Publicidad
30 de diciembre de cada año
1.3
Realizar verificación acerca de la implementación de la Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia y del acceso a la información pública.
Informe de Auditoría Ley 1712 de 2014
Oficina Auditoria Interna
30 de diciembre de cada año
Banco Agrario de Colombia 1 de 12 PE-FT-016 Versión 0.1 Preliminar
Subcomponente / Procesos
Núm. Actividades Programadas Producto Responsable Fecha
Programada
Subcomponente 2
Lineamientos de Transparencia
Pasiva
2.1 Atender oportunamente los PQR
radicados por los ciudadanos
Informe de atención de
PQRS
Gerencia de servicio al
cliente
Los primeros quince días de
cada mes
Subcomponente 3
Instrumentos de Gestión de la Información
3.1
Continuar con la construcción de los siguientes instrumentos de Gestión de la Información: El Registro o inventario de activos de Información. El Índice de Información Clasificada y Reservada.
El Esquema de publicación de información
Información publicada en la
Página Web del Banco
Gerencia de Seguridad de la
Información / Gerencia de
Servicios Administrativos/
Áreas del Banco
30 de diciembre de cada año
Subcomponente 4
Criterio diferencial de accesibilidad
4.1
Incluir en la página web del Banco el Servicio de Interpretación en línea
SIEL- (http://centroderelevo.gov.co/632/w3-
propertyvalue-15254.html)
Actualización página Web
Gerencia de Marca y
Publicidad Junio
Subcomponente 5
Monitoreo 5.1
Realizar Informe de atención de peticiones quejas o reclamos
1 Informe
Gerencia de servicio al
cliente
Mensual
Componente 6: Iniciativas adicionales:
Subcomponente / Procesos
Núm. Actividades Programadas Producto Responsable Fecha
Programada
Subcomponente 1
Código de Ética
1.1
Generar informe trimestral al comité de ética, acerca de los hallazgos, acciones y recomendaciones para
la alta dirección frente a la mitigación de riesgos. El informe debe incluir temas de conflicto de
interés, hechos de corrupción, fallas en la aplicación de procedimientos y
faltas disciplinarias
Informe Comité Ética
Gestor de Ética abril, julio,
octubre y enero
1.2 Definir las políticas y elaborar estrategias para dinamizar la
gestión ética en el Banco.
Políticas Publicadas
Gestor de Ética 30 de diciembre
de cada año
Subcomponente 1
Código de Ética 1.3
Difundir capacitaciones a toda la red Bancaria respecto al
entendimiento del Código de Ética
Informe de cumplimiento
del curso
Unidad de Inducción y
Entrenamiento (Gerencia de
Aprovisionamiento)
30 de diciembre de cada año