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Carlos Alarcón
Carlos Alarcón
• ¿Hacia donde vamos en Chedraui?• La Factura Electrónica... y la Estrategia del
Negocio• El Pasado “Histórico” y el Cambio Importante.
–– Un proceso antiguoUn proceso antiguo. vs Un proceso nuevo.Un proceso nuevo.
• Plan de Implantación. – Programa
• Beneficios para nuestros Proveedores y Clientes.• Conclusión.
AGENDA
Carlos Alarcón
Nuestro reto:
1) implementar todos aquellos elementos (internos y externos ) que permitan incrementar nuestra rentabilidad (reducción de costos y gastos)
2) Alcanzar beneficios estratégicos que nos posicionen en el mercado.
3) Transferir estos beneficios a nuestros clientes.
¿HACIA DONDE VAMOS EN CHEDRAUI?
• En Chedraui, nuestra ÚNICA constante:
• La innovación y el Cambio
• Hoy somos más grandes y nuestros retos, han crecido.
Carlos Alarcón
Carlos Alarcón
• 2003:• Iniciamos una serie de
análisis:
• Conocer cada uno de los procesos cuyo costo operativo y económico, deberían ser optimizados.
• Alcance: desde la utilización y aprovechamiento de la energía eléctrica, hasta el uso, consumo y administración de papelería.
• Costo integral y aprovechamiento del soporte documental de las operaciones.– Reducir gastos de papelería
y sus costos inherentes.
• Los documentos más utilizados en la organización:
• Contratos
• Pólizas y documentos de control
• ¡¡¡ Email´s !!!
• Facturas...
LA FACTURA ELECTRONICA Y LA
ESTRATEGIA DEL NEGOCIO
Carlos Alarcón
LA FACTURA ELECTRONICA Y LA
ESTRATEGIA DEL NEGOCIO
Recepción de Factura ElectrónicaRecepción de Factura Electrónica
• Se origina con el Ciclo de Compras , y está ligado a dos procesos claves: Órdenes de Compra y Recibo de Mercancía. �Si se simplifica el proceso administrativo (factura y pago) se hacen más eficientes los procesos claves.
Liberado en Septiembre-Octubre 2005.
Emisión de Factura ElectrónicaEmisión de Factura Electrónica
• Inicia con cualquier Ciclo de Ingresos, el proceso clave son las Ventas.
• �La factura electrónica puede optimizar estos procesos, además de reducir costos muy significativos.
Liberación de Primer Fase en Enero-Febrero 2006
•Para Chedraui la Factura Electrónica es un Proyecto Estratégico, y lo dividimos en 2 Importantes Sub-Proyectos :
Carlos Alarcón
Carlos Alarcón
1. Recibe Documento y Compara con Orden de Compra/Mercancía entregada.
Sucursal / Centro de Distribución
Costo por envío de Documentos. /
Riesgos de Extravío
Servicio de Paquetería
5. Recibe Documentos y revisa su integridad. Relaciona con Mercancia Recibida en el Centro de Distribución o Sucursal.
Corporativo
6. Registra Ajustes necesarios para Liberar las Cuentas por Pagar.
Corporativo
Se generan costos por aclaraciones por Documentos faltantes o Erroneos
Aclaraciones por Doctos.
4. Organiza documento
relaciona con Soportes de
Recibo, y Envía a Corporativo.
Sucursal / Centro de Distribución
2.Revisa Requisitos de
Control Interno y Fiscales.
Sucursal / Centro de Distribución
3. Registra el Soporte de las
Compras.
Sucursal / Centro de Distribución
7.- Recopila el total de los Documentos soporte de las Compras –Adquisiciones.
Corporativo
8.- Arma el paquete de Archivo para resguardar el Soporte del Proceso. Se Requiere ESPACIO FISICO y ESPECIALIZADO para la conservación documental.
Corporativo Generación de importantes Gastos para la Administración del Archivo
Control del Archivo
EL PASADO HISTORICO... UN PROCESO ANTIGUO
Recibo de FacturasRecibo de Facturas
Carlos Alarcón
1. Recibe Documento y Compara con Orden de Compra/Mercancía entregada.
Sucursal / Centro de Distribución
Costo por envío de Documentos. /
Riesgos de Extravío
Servicio de Paquetería
5. Recibe Documentos y revisa su integridad. Relaciona con Mercancia Recibida en el Centro de Distribución o Sucursal.
Corporativo
6. Registra Ajustes necesarios para Liberar las Cuentas por Pagar.
Corporativo
Se generan costos por aclaraciones por Documentos faltantes o Erroneos
Aclaraciones por Doctos.
4. Organiza documento
relaciona con Soportes de
Recibo, y Envía a Corporativo.
Sucursal / Centro de Distribución
2.Revisa Requisitos de
Control Interno y Fiscales.
Sucursal / Centro de Distribución
3. Registra el Soporte de las
Compras.
Sucursal / Centro de Distribución
7.- Recopila el total de los Documentos soporte de las Compras –Adquisiciones.
Corporativo
8.- Arma el paquete de Archivo para resguardar el Soporte del Proceso. Se Requiere ESPACIO FISICO y ESPECIALIZADO para la conservación documental.
CorporativoGeneración de importantes Gastos para la Administración del Archivo
Control del Archivo
Recibo de Facturas soportado por Documentos DigitalesRecibo de Facturas soportado por Documentos Digitales
EL CAMBIO IMPORTANTE... UN NUEVO PROCESO
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Proceso Operativo de Recibo de Mercancía.
Sucursal / Centro de Distribución
Supervisión / Evaluación del Proceso y Validación de Excepciones.
Corporativo
Recibo de Facturas soportado por Documentos DigitalesRecibo de Facturas soportado por Documentos Digitales
EL CAMBIO IMPORTANTE... UN NUEVO PROCESO
Como puede observarse, al utilizar Factura Electrónica ( previa Como puede observarse, al utilizar Factura Electrónica ( previa revisión de los revisión de los procesos ), se puede optimizar de manera muy impactante el Proceprocesos ), se puede optimizar de manera muy impactante el Proceso so Administrativo. En nuestro caso el integrar Factura Electrónica Administrativo. En nuestro caso el integrar Factura Electrónica nos permitirá nos permitirá Separar el Proceso Operativo de Recibo , del Administrativo. El Separar el Proceso Operativo de Recibo , del Administrativo. El detalle de detalle de los Beneficios se mencionan adelante…. los Beneficios se mencionan adelante….
Carlos Alarcón
Emisión de FacturasEmisión de Facturas
1. Mantiene control sobre el Inventario de Facturas : Garantiza la Existencia permanente de Facturas.
Sucursal / Centro de Distribución / Corporativo
5. Conserva relación o Archivo con la información de las facturas emitidas por cliente.
Corporativo
6. Emite informes para Autoridades o uso Interno. Puede ser manual o electrónico.
Corporativo
Generación de importantes Gastos para la Administración del Archivo
Control del Archivo
2. Atiende a Clientes que requieren Factura. Revisa Sus comprobantes y su identificaciòn como cliente.
Sucursal / Centro de Distribución / Corporativo
3. Emite Factura (manual o con via sistema ).
Sucursal / Centro de Distribución / Corporativo
4. Resguarda y Almacena todas las Facturas de clientes.
Sucursal / Centro de Distribución / Corporativo
En caso de Compulsas Hacendarías o Req. Oficiales, SE INCURRE EN UN ALTO COSTO PARA LA LOCALIZACIÒN DE LOS DOCTOS.
Requerimientos
EL PASADO HISTORICO... UN PROCESO ANTIGUO
Carlos Alarcón
1. Mantiene control sobre el Inventario de Facturas : Garantiza la Existencia permanente de Facturas.
Sucursal / Centro de Distribución / Corporativo
5. Conserva relación o Archivo con la información de las facturas emitidas por cliente.
Corporativo
6. Emite informes para Autoridades o uso Interno. Puede ser manual o electrónico.
Corporativo
Generación de importantes Gastos para la Administración del Archivo
Control del Archivo
2. Atiende a Clientes que requieren Factura. Revisa Sus comprobantes y su identificaciòn como cliente.
Sucursal / Centro de Distribución / Corporativo
3. Emite Factura (manual o con via sistema ).
Sucursal / Centro de Distribución / Corporativo
4. Resguarda y Almacena todas las Facturas de clientes.
Sucursal / Centro de Distribución / Corporativo
En caso de Compulsas Hacendarías o Req. Oficiales, SE INCURRE EN UN ALTO COSTO PARA LA LOCALIZACIÒN DE LOS DOCTOS.
Requerimientos
EL CAMBIO IMPORTANTE... UN NUEVO PROCESO
Emisión de Facturas soportado por Documentos DigitalesEmisión de Facturas soportado por Documentos Digitales
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Administra BD de Clientes que requieren Factura., Cuando el Proveedores Requiere Factura, ésta se Genera vía proceso Electrónico.
Sucursal / Centro de Distribución / Corporativo
Base de Datos con Facturas Electrónicas
Transmite
Clientes
SAT
Uso Interno
EL CAMBIO IMPORTANTE... UN NUEVO PROCESO
Emisión de Facturas soportado por Documentos DigitalesEmisión de Facturas soportado por Documentos Digitales
Carlos Alarcón
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Punto de partida: Definir las Etapas del Proyecto
Etapa I PrevioEtapa I Previo
1. Análisis de Procesos relacionados con Facturas.
2. Determinar Costos e Impactos del Actual Proceso.
3. Estimación de Beneficios por el Nuevo Proceso.
4. Determinación de Recursos Requeridos.
5. Justificación a la Dirección General.
6. Autorización
PLAN DE IMPLANTACION
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Etapa II PlaneaciEtapa II Planeacióónn
1. Definición de Fases y Tiempos para concretar el proyecto.
2. Integración de equipos de trabajo para el diseño detallado del nuevo proceso en cada una de sus Fases.
PLAN DE IMPLANTACION
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Etapa III CreaciEtapa III Creacióón de Infraestructura para el Cambion de Infraestructura para el Cambio
1.- Evaluación y Selección de Solución Tecnológica AUTORIZADA-CERTIFICADA para EmisiEmisióónn de CFD´s.
2.- Determinación de ajustes a Sistemas Transaccionales Internos.
3.- Desarrollo, Pruebas y Liberación de Cambios y Alineación de Procesos.
4.- Diseño de Mecánica Informativa y operativa a Clientes. RETROALIMENTACIÓN.
PLAN DE IMPLANTACION
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1. Periodo de Operación paralela.
2. Últimos Ajustes.
3. Liberación a Productivo.
Etapa IV Paralelo e ImplantaciEtapa IV Paralelo e Implantacióón n
PLAN DE IMPLANTACION
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PROVEEDORPROVEEDOR
Orden de Compra
Confirmación de la Orden
Envio de Mercancía ( solo con OC – Carta Porte - )
Pago Electrónico
Aviso de pago
Catálogo de Producto y Precios
Reporte de ventas e inventario
CLIENTE PROVEEDOR
Proceso de NegocioPLAN DE IMPLANTACION
Factura Electrónica
En su caso + Nota de Crédito
Notificación de Recibo
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Proceso de Factura ElectrónicaModelo de Recepción del CDF
ChedrauiChedraui
Envía su Orden de Compra por Medio Electrónico Seguro
Recibe el Archivo con su Orden de
Compra
Decide como Generar su Factura Electrónica
( a partir de su ERP, OC, etc ) y la Envía Electrónicamente.
Verificación de folio y
certificado
Envía su Factura Electrónicamente por medio Seguro ( XML )
Resguardo de Facturas XML
ProveedorProveedor
Utiliza Solución de Factura Electrónica Autorizada ( y alineado a los requerimientos de Chedraui ).
Resguarda su Información
1 2
3
4Recibe Factura
Electrónica ,se verifica e integra al Sistema
Transaccional y Resguarda.
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Proceso Recibo Fisico
1. Entrega Mercancía
ChedrauiChedrauiProveedoresProveedores
2. Entrega Documento Fisico con Acuse
detallado de Recibo
Conciliación Electrónica
De Facturas
ChedrauiChedraui
CFD´sDe Prov
CFD´sDe Prov
Acuses deRecibo
Acuses deRecibo
vs
Archivo de Confirmación. Electrónica Recibo
Archivo para Emisión de Nota de Crédito
Pagos
RED / RED /
intermediariointermediario
RED / RED /
intermediariointermediario
Carlos Alarcón
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• Prioridad para Chedraui: Implementar y aprovechar los beneficios que proporciona la utilización de CFD´s trasladándolos a nuestros Proveedores y Clientes.
• Beneficios: evidentes y tangibles, ahorros en el corto plazo en nuestras organizaciones.
BENEFICIOS PARA NUESTROS CLIENTES Y PROVEEDORES
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Beneficios• Algunas de las mejoras REALES QUE TODO PROVEEDOR QUE EMITA
Comprobante Fiscal Digital tendrá a su disposición :
� Reducción en el tiempo de generación de la factura
� Reducción de costos por eliminar la factura impresa.
� Evita recaptura de la Información.
� Disminución en el tiempo del Proceso de Recibo.
� Detección electrónica de diferencias en Cantidades Recibidas
� Dispondrá de Información oportuna sobre el Status de sus Recibos
� Oportunidad para realizar Aclaraciones
� Disminución de los tiempos aclaraciones.
� Posibilidad de Evitar LA FALTA DE PAGO DE MERCANCIA entregada, por la ausencia o falta de comprobante Fiscal.
EL CAMBIO IMPORTANTE... UN NUEVO PROCESO
Carlos Alarcón
Los Beneficios que proporciona la Recepción de Comprobante Fiscal Digital son :
� Incremento en la productividad del cliente.
� Reducción del tiempo en procesos administrativos, principalmente en la Captura.
� Rapidez y seguridad en el intercambio de la información.
� Reducción de Costos Administrativos y de oficina
� Mejoría en Procesos Generales de Auditoria de Transacciones.
Beneficios
EL CAMBIO IMPORTANTE... UN NUEVO PROCESO
Carlos Alarcón
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• La Utilización y Aprovechamiento de Comprobantes Fiscales Digitales en los actuales procesos administrativos, permitirá mejorar radicalmente el Control, Procesamiento y Conservación de las Facturas que soportan tanto las Compras –Adquisiciones, como las Ventas – Ingresos en todas las Compañías del Grupo .
• Para lograrlo, se requieren múltiples cambios:
• Comerciales, Operativos, Administrativos, de relación con nuestros clientes y proveedores, y desde luego, en la tecnología.
CONCLUSION
Carlos Alarcón
En Chedraui Concluimos este mes las modificaciones y ajustes a nuestro modelo operativo de Recepción de Factura Electrónica Fiscal, Evaluamos varias aplicaciones y las alineamos a nuestro Esquema de trabajo.
La Fase Informativa a Proveedores, la iniciamos el Pasado 26 de Septiembre al realizar el Evento : Factura Electrónica Chedraui, al cual asistieron un gran numero de Socios Comerciales, en la que se mencionamos las Fechas de incorporación de Proveedores :
Noviembre 2005 – Marzo 2006 .- Prov con Entrega en Centro de
Distribución.
Enero – Junio 2006.- Proveedores con Entrega Local.
Marzo – Agosto 2006 .- Proveedores Perecederos.
CONCLUSION
Carlos Alarcón
Para Comentarios y/o Dudas favor de Contactarnos a la siguiente Direccion Electrónica :
[email protected]@chedraui.com.mx
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