Centro CulturalParque de España
ROSARIO, Argentina29/09 - 1/10 - 2011
Planeación dePlaneación de
Miércoles 28 de septiembreMiércoles 28 de septiembre
Planeación deproyectos escénicos
Planeación deproyectos escénicos
Marisa de León
Condiciones del ámbito artísticoCondiciones del ámbito artístico
P o l í t i c a sC u l t u r a l e sPlan Nacional
InstitucionesFinanciamiento
PresentadoresForos
PROMOCIÓNEducación, Formación, Creación, Ejecución,
PROMOCIÓNEducación, Formación,
InvestigaciónCreación, Ejecución,
Interpretación
PROYECTOSPROYECTOSGESTIÓN PRODUCCIÓN
DISTRIBUCIÓN
Públicos
Promotores, Agentes, Agencias
Medios de Comunicación
Difusión
Marisa de León
Como parte de la etapa de planeación de un proyecto debemos plantearnos y responderalgunas preguntas fundamentales para clarificar su sentido, sus características generalesy específicas, la dimensión del mismo, sus implicaciones y condiciones para llevarlo acabo.
Estas preguntas son:
¿qué, por qué, quién, dónde, cuándo, cómo y con qué?¿qué, por qué, quién, dónde, cuándo, cómo y con qué?
La respuesta objetiva a estas preguntas permite la adecuada planeación de todo elproceso sin olvidar el contexto geográfico, histórico, social, cultural, artístico, político yeconómico que pueda facilitar o dificultar el desarrollo del proyecto.
Marisa de León
¿POR QUÉ?Antecedentes
Misión y Visión
Necesidad e importancia
Justificación del proyecto
¿QUÉ?Naturaleza del proyecto
Propósitos
Objetivo general
Objetivos específicos
Metas
¿DÓNDE?Ubicación geográfica
Marco legal
¿QUIÉN?
ParticipantesEquipos de trabajo
OrganigramaBeneficiarios directos e indirectos
Públicos¿CÓMO?
Recursos necesarios
Nivel de gestión
Modelo de producciónMarco legal
Localización
Infraestructura física
Acceso cultural y de equipos
Cobertura
¿CUÁNDO?Horizonte temporal
Vida del proyecto
Plan de trabajo
Ruta crítica
Cronograma
Métodos y técnicas
Estrategias y procedimientos
Actividades, tareas y
responsabilidades
Contactos y comunicaciones
Cálculos presupuestales
Estrategias de distribución
Parámetros e indicadores de
evaluación
¿CON QUÉ?Recursos disponibles
Presupuestos de
ingresos y gastos
Viabilidad financiera
Flujo y control de recursos
Marisa de León
ContextoContexto
Geográfico
Histórico
PolíticoPolítico
Social
Económico
Cultural
ComunitarioMarisa de León
Enfoque Instrumental
La ordenación de un conjuntode actividades que, combinando recursos humanos, materiales, financieros y técnicos, humanos, materiales, financieros y técnicos,
se realizan con el propósitode conseguir un determinado
objetivo, meta o resultado.
Perspectiva linealMarisa de León
DIAGNÓSTICO / ORIGEN• Contexto• Situación inicial u origen• Necesidad o problema / Demanda• Misión y Visión• Expectativas• Condiciones positivas y negativas• Recursos necesarios• Participantes / Destinatarios• Diseño de contenidos, objetivos y metas • Esquema general del proyecto
ANÁLISIS
• Estudio, investigación y análisis del contexto• Búsqueda de documentación relacionada• Recursos disponibles• Contacto y relación con los involucrados• Selección y clasificación de la información• Detectar límites y posibilidades (DAFO)• Legalidad y normatividad
Ciclo de Gestión InstrumentalCiclo de Gestión Instrumental
• Esquema general del proyecto
DEFINICIÓN
• Recursos humanos, económicos, técnicos• Condiciones de participación• Organigrama• Revisión de contenidos, objetivos y metas• Efectos finales esperados• Niveles de gestión y modelos de producción• Presupuestación• Esquema preciso del proyecto
CONCRECIÓN
• Posibilidades reales• Análisis y esquema de viabilidad• Cotizaciones• Contrataciones• Compromisos y responsabilidades• Diseño de producción• Ruta crítica• Plan de trabajo• Financiamiento y administración de recursos• Canales y políticas de comunicaciónMarisa de León
ELABORACIÓN
• Redacción del proyecto• Integración de todos los documentos• Imagen, comunicación y mercadotecnia• Elaboración de la propuesta (carpeta)• Presentación del proyecto a instancias
EJECUCIÓN
• Seguimiento y control de acuerdos• Utilización y optimización de recursos• Materialización de ideas• Realización material de la producción• Ensayos artísticos• Monitoreo de resultados
Ciclo de Gestión InstrumentalCiclo de Gestión Instrumental
EXPLOTACIÓN
• Estreno y temporadas • Comercialización• Mercado o público destinatario• Impacto cultural y social• Posibilidad y grado de venta• Distribución• Control y administración
EVALUACIÓN
• Parámetros e Indicadores • Pertinencia, congruencia, calidad,
eficiencia, eficacia e impacto• Revisión de logros alcanzados• Beneficiados directos e indirectos• Escenarios a futuro• Integración de dossier o carpeta
Marisa de León
Enfoque Comunicativo
La gestión de los proyectos es un proceso constante, dinámico y
sistemático de planeación, ejecución, comunicación y evaluación
de las acciones de los actores participantes; de sus intereses, de las acciones de los actores participantes; de sus intereses,
capacidades, procesos, resultados y de sus impactos, en el
marco de un contexto de viabilidad, participación y negociación
para generar resultados dirigidos a ampliar oportunidades y
capacidades de
los miembros de una comunidad
Perspectiva integral del procesoMarisa de León
Gestión integral de un proyectoGestión integral de un proyecto
EJECUCIÓN Y EJECUCIÓN Y GestiónGestiónPLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN
EVALUACIÓNEVALUACIÓN
EJECUCIÓN Y EJECUCIÓN Y EXPLOTACIÓNEXPLOTACIÓN
ProducciónProducción
GestiónGestión
Marisa de León
Niveles y ModelosNiveles y ModelosNiveles y ModelosNiveles y Modelos
Marisa de León
Niveles de GestiónNiveles de Gestión
El nivel de gestión es la estructura organizativa y jurídica
que regirá el funcionamiento formal del proyecto.
El nivel de gestión también se relaciona con definir si el
proyecto se realizará desde la administración pública,
iniciativa privada, asociaciones civiles, organizaciones,
fundaciones, o sectores comunitarios, modelos mixtos o
compartidos.
Marisa de León
Modelos de ProducciónModelos de ProducciónPodemos identificar varios modelos de producción, que responden a diferentesnecesidades, intereses y capacidades.
� Amateur: aficionados y de la comunidad; depende de voluntarios, y no de la taquilla. Este modelo responde a la carencia de infraestructura que permita la profesionalización íntegra de quienes se interesan en las artes escénicas.quienes se interesan en las artes escénicas.
� Escolar: programas escolares y temarios clásicos.
� Experimental: búsqueda de nuevas formas de expresión y organización tendientes a la innovación.
� Independiente: autogestivo y autofinanciable; generalmente posee un discurso propio; pretende sensibilizar al público para que tome conciencia. Realza el nivel artístico.
� Callejero: es un término genérico para todas las formas de actuación que se desarrollan fuera de los foros; está dirigido a un público que comúnmente no asiste a los espectáculos y que transita en las calles y plazas.
Marisa de León
Modelos de ProducciónModelos de Producción
� De cámara: reduce los formatos de expresión, el número de ejecutantes y de espectadores.
� Universitario: recintos universitarios; es realizado por estudiantes y profesionales. Tienen modelos de producción muy establecidos.modelos de producción muy establecidos.
� Oficial: responde a políticas culturales y cuenta con patrocinio institucional.
� Comercial: el valor de la producción está determinada por el dinero, y no por el valor artístico.
� Profesional: Todos aquellos creadores, ejecutantes e intérpretes (autores, actores, actrices, directores, diseñadores, músicos, cantantes, coreógrafos, bailarines), que viven de su profesión y trabajan por proyecto.
Marisa de León
Dimensión del proyectoDimensión del proyectoDimensión del proyectoDimensión del proyecto
Marisa de León
Definición de MISIÓNDefinición de MISIÓN
Es la expresión conceptual de lo que es y hace una organización. Es la exposiciónclara y específica con un mensaje conciso, directo y convincente que resume larazón de ser y los distintivos principales de un grupo, institución y/o proyecto y sucompromiso social.
Sintetiza y comunica el sentido, la naturaleza, la filosofía, el espíritu, los valores, ladimensión social, el alcance y la perspectiva de impacto del proyecto.
Responde a las preguntas ¿Quiénes somos; Qué hacemos; Porqué; Para qué;Para quiénes y Cómo?
La Misión ES EL PROPÓSITOMarisa de León
Definición de VISIÓNDefinición de VISIÓN
La visión es la capacidad de ver más allá, en tiempo y espacio, y por encima de losdemás,, ver con ojos de la imaginación, el resultado final que se pretendealcanzar.
Es la visualización del proyecto de la organización en un período de al menos 5años. Explica la importancia de realizar el proyecto desde la misión de laorganización gestora y sus valores.
Responde a las preguntas: ¿De dónde venimos y Hacia dónde vamos?
La Visión ES LA INTENCIÓN
Marisa de León
Dimensión del ProyectoDimensión del Proyecto� OBJETIVOSDescripción de los logros o finalidades generales y específicas que sepretenden alcanzar con el desarrollo del proyecto a corto, mediano y largoplazo. Establecen los lineamientos y parámetros que regirán las acciones aseguir. Ayudan a determinar el tipo y el número de las actividades que deberánseguir. Ayudan a determinar el tipo y el número de las actividades que deberánllevarse a cabo.
� METASProductos concretos que se obtendrán durante y al finalizar el proyecto. Lasmetas son la precisión cuantitativa de las actividades, acciones o productosresultantes del proyecto.
Las metas deben ser cuantificables y los productos cualificables.
Se expresan en números, cantidades y/o porcentajes.Marisa de León
Valor artísticoValor artístico
Contar con los equipos artístico y creativo concebidos y
seleccionados para el proyecto, conociendo su
disponibilidad y condiciones para trabajar.
También se refiere a la originalidad y características
estéticas particulares del proyecto.
Marisa de León
Valor contextualValor contextual
Está relacionado con el contexto general y particular del
proyecto, así como con las circunstancias para su
realización (festival, homenaje, comisión, conmemoración
de fecha, aniversario del foro).
Marisa de León
Es muy importante ubicar el proyecto en términos del sector social al que está
dirigido, y definir el perfil del público al que interesa captar: público infantil, de la
tercera edad, jóvenes universitarios, etcétera.
DestinatariosDestinatarios
Es importante considerar las variables demográficas (género, edad, tamaño de
la familia, religión, raza, estado civil, nivel de educación y nivel de ingresos); las
variables geográficas (el barrio o colonia, la localidad o estado, la ciudad, la
región y el país) y las variables psicográficas (el estrato, clase social, hábitos y
estilo de vida, intereses, consumo de medios, opiniones y actividades).
Se relaciona directamente con los estudios de público.
Marisa de León
Financiamiento y Financiamiento y
Jueves 29 de septiembreJueves 29 de septiembre
Financiamiento y AdministraciónFinanciamiento y Administración
Marisa de León
REVISIÓN DE INGRESOSREVISIÓN DE INGRESOS
Directa Presupuesto propio inicial, fondo común, aportaciones individuales
Indirecta Subsidio o subvenciones públicas y privadas
Establecen un monto de recursos económicos que se asignan permanente o periódicamente a un organismo, institución, grupo o compañía para
Aportaciones
Materiales, bienes o servicios, en dinero o en especie: materias primas, promoción, impresos, transportes, vestuarios, pintura, etc.
o periódicamente a un organismo, institución, grupo o compañía para financiar sus programas, proyectos y operación cotidiana.
Donativos y BecasSolicitudes directas a fundaciones, organizaciones e instituciones; importante conocer las fechas de las convocatorias y asegurarse de cumplir con todos los requisitos de las bases.
Marisa de León
Mecenazgo, filantropía o altruismo
Apoyo desinteresado a proyectos no lucrativos. Debido a la globalización, esta modalidad suele trascender las fronteras nacionales y establece relación con organismos y fundaciones internacionales.
Préstamos Bancos, empresas, familiares, etc. Cuidar las condiciones, fechas
Producción en común, donde dos o más fuentes financieras invierten su capital (dinero, bienes o servicios) para financiar un evento, donde la responsabilidad y el riesgo son compartidos.
Préstamos Bancos, empresas, familiares, etc. Cuidar las condiciones, fechas límite, intereses, etc.
Patrocinios Negociación de apoyos económicos con empresas públicas o privadas a cambio de beneficios previamente convenidos a través de publicidad, promoción de su imagen o productos.
Coproducción
Marisa de León
Organización de eventos especiales
InternaComercialización de servicios
AlquilerEquipos propios, catálogo o lista de existencia: sonido, iluminación,vestuario, props.
Venta de productos promocionalesMerchandising o souvenir: figuras, postales, pins, camisetas, calcomanías,bolígrafos, tazas, vasos, etcétera.
Cursos, talleres, libros, discos, publicidad.
Organización de eventos especialesFiestas, convivios, rifas, bailes, sorteos, ventas de garaje, club de amigos.
Externa Venta de publicidad. En espacios destinados para insertar logotipos en el programa de mano, exhibición de publicidad y/o productos.
Preventa de funcionesPago por adelantado o un porcentaje.
Preventa de boletosAnticipada y con descuentos de preventa.
TaquillaVenta de boletos en ventanilla y/o agencias alternativas de venta.Marisa de León
Procuración de FondosProcuración de Fondos
1. Elaboración o revisión del documento de presentación del proyecto
2. Clarificar qué se necesita y a quién se le solicitará
3. Definición de propuestas para donantes
4. Investigación sobre posibles donantes y fuentes de financiamiento
5. Desarrollo de contactos, relaciones y citas
6. Elaboración del plan de obtención de fondos
7. Aprobación o rechazo a solicitudes
8. Agradecimiento y seguimiento
9. Cumplimiento de compromisos adquiridos
10. Evaluación y documentación
Marisa de León
Planes paraPatrocinadoresPlanes para
PatrocinadoresMontos de participación Plan Paquete
De $ 1,000.00 a $ 5,500.00 1 A
De $ 6,000.00 a $ 10,000.00 2 A + B
De $15,000.00 a $20,000.00 3 A + B + C
De $25,000.00 a $35,000.00 4 A + B + C + D
De $36,000.00 a $50,000.00 5 A + B + C + D + E
C) Paquete de libros y discos+ 6 boletos de cortesía
D) Programa de lujo+ Inclusión en el pendón con todos los patrocinadores
Más de $50,000.00 6 F
A) Recibo deducible de impuestos del ISR por el 100% del monto de participación+ Logotipo en el programa de mano del evento+ Invitación al estreno del evento+ 2 boletos de cortesía para cualquier función
B) Logotipo en el programa general de actividades (especificar tiraje)+ Logotipo o mención en la página de internet del grupo o foro+ Crédito en todos los impresos que se realicen (cartel, postal, volante, etc.)+ 4 boletos de cortesía para cualquier función
los patrocinadores+ 8 boletos de cortesía
E) Cena privada con los artistas participantes en el evento+ Foto con el artista o elenco+ Regalo autografiado por el artista+ 10 boletos de cortesía
F) Una función privada
Marisa de León
Posibles Gastos de Producción Posibles Gastos de Producción
CONTRATACIONES ALQUILERES COMPRAS REALIZACIONES
PERSONAL OPERACIÓN GESTIÓN INVESTIGACIÓN PROMOCIÓN
Creativo Papelería Derechos de autor Documentación Publicidad
Artístico Fotocopias Permisos Traducción MarketingArtístico Fotocopias Permisos Traducción Marketing
Administrativo Teléfono Impuestos Fotografía Taquillas
Apoyo Correo Informática Diseños Prensa
Técnico Mensajería Reparaciones Maquetas Folletos
Eventual Alquileres Locales Muestrarios Posters
Mano de obra Electricidad Sala Programas
Horas extra Agua Boletaje Impresos
Gas Seguros Inserciones
Archivos Mantenimiento Distribución
Perecederos Catering Souvenirs
Desplazamientos Relaciones públicasMarisa de León
CONTRATACIONES ALQUILERES COMPRAS REALIZACIONES
CONSTRUCCIÓN SONIDO ILUMINACIÓN VARIOS GIRAS
Maqueta Equipos Focos Imprevistos Embalaje
Escenografía Cintas Filtros o micas Estibadores Viáticos
Posibles Gastos de Producción Posibles Gastos de Producción
Escenografía Cintas Filtros o micas Estibadores Viáticos
Utilería Grabaciones Lámparas Propinas Hospedaje
Vestuario Efectos Cadenas Herrajes Seguros
Tintorería Estudio Cables Mudanzas Transporte
Maquillaje Edición Gobos Visas
Peluquería Instrumentos Efectos Exceso de
Zapatería carga
Accesorios
Efectos especiales
Taller
Herramientas
Desgaste equipos
Marisa de León
PARTIDA CONCEPTO IMPORTE TOTAL
Planeación, Gestión y Administración
OficinaPapeleríaFotocopiasPaquetería
$$$$
$ 20,000.00
Presupuesto de ProducciónPresupuesto de Producción
Ensayos Sustitutos $ $ 5,000.00
Honorarios Equipo artísticoCreativoAdministrativoTécnicoAsistentes
$$$$$
$ 87,000.00
RealizaciónEscenografía ($20,000.00)Utilería ($4,000.00)Vestuario (25,000.00)Luces y Sonido ($11,000.00)
DiseñoRentaRealizaciónComprasMantenimiento
$$$$$
$ 60,000.00
Marisa de León
PARTIDA CONCEPTO IMPORTE TOTAL
Difusión Diseño gráficoImpresos (affiche, postal, Programa de manoFotografíaInserciones en prensaDistribuciónReforzamiento
$$$$$$$
$ 40,000.00
Temporada NóminaOperación
$$ $ 45,000.00
Publicidad $
Gira EmbalajeSegurosTransportesHospedajeViáticos
$$$$$
$ 15,000.00
Posproducción LimpiezaResguardoDossier
$$$
$ 5,000.00
Varios Contingencias $ $ 23,000.00
TOTAL (+ % IVA) $ $ 300,000.00Marisa de León
INGRESOS ESTIMADOS:
APorcentaje de
aforodel recinto
BAforo delrecinto
Núm. Butacas
CPrecio boletoIngreso Bruto
$ 75.00
DImpuestos Aplicables
30 %
E
IngresoNeto X función
FIngreso NetoTemporadaX 20 FUN
100 400 $ 30,000.00 $ 9,000.00 $ 21,000.00 $ 420,000.00
90 360 $ 27,000.00 $ 8,100.00 $ 18,900.00 $ 378,000.00
Esquema de viabilidadEsquema de viabilidad
80 320 $ 24,000.00 $ 7,200.00 $ 16,800.00 $ 336,000.00
72 288 $ 21,600.00 $ 6,480.00 $ 15,120.00 $ 302,400.00
70 280 $ 21,000.00 $ 6,300.00 $ 14,700.00 $ 294,000.00
60 240 $ 18,000.00 $ 5,400.00 $ 12,600.00 $ 252,000.00
50 200 $ 15,000.00 $ 4,500.00 $ 10,500.00 $ 210,000.00
40 160 $ 12,000.00 $ 3,600.00 $ 8,400.00 $ 168,000.00
30 120 $ 9,000.00 $ 2,700.00 $ 6,300.00 $ 126,000.00
24 96 $ 7,200.00 $ 2,160.00 $ 5,040.00 $ 100,800.00
20 80 $ 6,000.00 $ 1,800.00 $ 4,200.00 $ 84,000.00
10 40 $ 3,000.00 $ 900.00 $ 2,100.00 $ 42,000.00
Fórmulas (Regla de 3) (B x 75) (C x 30%) ( C - D ) ( E x 20 ) Mar
isa
de L
eón
Estructura de la Estructura de la
Viernes 30 de septiembreViernes 30 de septiembre
Estructura de la Organización
Estructura de la Organización
Marisa de León
Equipos de trabajoEquipos de trabajo
Grupo organizado de personas con habilidades, conocimientos,
experiencias y características particulares y diferentes, que
contribuyen conjunta y coordinadamente al logro de un objetivo
compartido.
Centro de Liderazgo
Universidad Adolfo Ibañez
Marisa de León
DIRECTORARTÍSTICO
COORDINADOR-GERENTEDE PRODUCCIÓN PRODUCTOR
EJECUTIVO
Diseño de escenografía
Diseño de iluminación
Diseño de vestuario
Coreografía
Música
PRODUCTOR
Elenco
Bailarines
Orquesta
EQUIPO ARTÍSTICO
AsistentesAprendicesVoluntarios
Cantantes
Diseño de utilería
EQUIPO CREATIVOORGANIGRAMA DE
PRODUCCIÓNPROCURADOR DE
FONDOS
Difusión y Rel. Públicas
EQUIPO DE REALIZACIÓN
Jefe de foro
Técnicos
Iluminación Sonido Tramoya
Coordinador teatro
Traspunte
Sonido
Construcción
Accesorios
Maquillaje
Efectos especiales
Carpintería
HerreríaPintura escénica
Costura
EQUIPO TÉCNICO DEL TEATRO
Marisa de León
EQUIPO DE PRODUCCIÓNEQUIPO DE PRODUCCIÓN
Productor
Es el responsable del financiamiento del espectáculo.Es el responsable del financiamiento del espectáculo.Selecciona la obra, nombra al director, plantea unaserie de premisas del proyecto y gestiona el teatro,además de estar presente en las decisionesfundamentales del proyecto. Por lo general es unainstitución o empresa cultural.
Marisa de León
Coordinador de producción
Planea y diseña el proceso de producción, en tiempo, Planea y diseña el proceso de producción, en tiempo, espacio y acciones. Se encarga, en la práctica, de la organización humana, técnica y administrativa del proyecto a partir de la sistematización de cada etapa del proceso y por departamento (escenografía, iluminación, vestuario, utilería, etcétera).
Marisa de León
Gerente de producción
Administra el dinero, contrata al elenco, a los equiposAdministra el dinero, contrata al elenco, a los equiposartístico y creativo, y al personal de apoyo. Enocasiones se ocupa de la promoción publicitaria de laobra, junto con el responsable de difusión y derelaciones públicas. También llega a gestionar las giras.
Marisa de León
Productor ejecutivo
Literalmente ejecuta la producción, respetando los Literalmente ejecuta la producción, respetando los criterios artísticos y estéticos determinados por el director, el escenógrafo y el equipo creativo. Coordina las actividades de los equipos de trabajo (creativo, artístico y técnico); ayuda a resolver las necesidades administrativas, técnicas, logísticas y operativas.
Marisa de León
Perfiles del productorPerfiles del productor
Productor administrativoProductor técnicoProductor técnicoProductor artísticoProductor ejecutivoProductor curador
Marisa de León
Actividades por equipoActividades por equipo
Importancia de definir las actividades de cada equipo en cada etapa del proceso.
Constante problemática en la autogestión.
ÁREA PREPRODUCCIÓNENSAYOS,
REALIZACIÓN YPRODUCCIÓN
COMERCIALIZACIÓN POSPRODUCCIÓN
DirecciónArtística
Selecciona la obraConvoca equipos de trabajoPropone proyectoEncarga diseños a creativosAudición equipo artísticoRecibe y selecciona propuestas de diseñadoresDecide repartoDefine proyectoAnaliza con producción las necesidades y estrategiasdel proyecto
Supervisión generalDirige ensayos con equipo artísticoReuniones con creativosConsultas con producción y con difusiónEnsayos técnicosEnsayos generales
Atiende estrenoNotas de direcciónAsigna tareas a técnicos y asistente durante temporadaMantiene calidad artísticaEntrevistas de prensaSeguimiento de temporada y compromisos con patrocinadores
Entrega carpeta con copias de materiales y musicales y textosAsiste a desmontajeElabora informeAsiste a evaluación
Mar
isa
de L
eón
ÁREA PREPRODUCCIÓNENSAYOS,
REALIZACIÓN YPRODUCCIÓN
COMERCIALIZACIÓN POSPRODUCCIÓN
Escenogra -
Reuniones con director y productor, iluminación y vestuarioFirma contratoInvestiga sobre la obraAnaliza información del teatro
Presenta proyecto a toda la compañíaAsiste a ensayosSupervisa realización en talleresSelección de mobiliario y materiales y
Atiende estrenoRealiza ajustesDefine a técnicos tareas en temporada Mantenimiento estético, acabados y retoques a escenografía y utilería
Atiende desmontaje Supervisa entrega, devolución embalaje y almacenamiento de materiales y elementos de utilería y escenográficosEntrega instalacionesConfirma inventarioEscenogra -
fíay utilería
del teatroPrepara diseños y bocetosPresenta maquetaPresenta presupuestoConsigue realizadoresHace propuestas para gira
materiales y accesorios (compra, construcción, renta)Entrega inventario ylibreto técnicoAsiste y supervisa montaje, ensayos técnicos y generalesConfirma ajustesAtiende sesión fotográfica
Confirma inventarioElabora informeAtiende evaluación
Iluminación
Audio
Vestuario
etc. etc.Mar
isa
de L
eón
Logística y TiempísticaLogística y TiempísticaLogística y Tiempísticaen una
Producción Escénica
Logística y Tiempísticaen una
Producción Escénica
Marisa de León
Plan de trabajoPlan de trabajo
Acciones Actividad Tarea Inicia Finaliza Responsable
Marisa de León
CronogramaCronograma
ActividadesMARZO ABRIL MAYO JUNIO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Integrar proyecto
Gestiones
Reuniones creativos
Presupuesto
Diagrama de Gantt
Ensayos
Procuración Fondos
Diseños
Realización
Entrega Producción
Difusión
Montaje
Estreno
Temporada
Desmontaje
Informe
Mar
isa
de L
eón
Calendarios… agendas….Calendarios… agendas….LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO
MARZO 17
Reunión de directorcon productor yproductor ejecutivo(prevenir proyecto)
MARZO 18
Reunión directorcon productor ejecutivo
MARZO 19
Reunión director Equipo creativo yartístico(prevenir libretos)
MARZO 20
Reuniones individualescon el productor ejecutivo
MARZO 21
Reuniones individualescon el productor ejecutivoElaboración de contratos
MARZO 22
Elaboración decontratos y buscarlugar de ensayos
MARZO 23
Elaboración decontratos y buscarlugar de ensayos
MARZO 24
Reunión director yproductor con diseñadoreselaboración diseños
MARZO 25
Reunión director yproductor con diseñadoreselaboración diseños
MARZO 26
Reunión productor con diseñadoresFirma de contratos
MARZO 27
Obtención de permisosy registroselabora presupuestos
MARZO 28
Obtención de permisosy registroselabora presupuestos
MARZO 29
Acondicionar lugar ensayos proporcionarmapas de ubicación
MARZO 30
Elaborar directoriosAcondicionar lugar ensayos
MARZO 31
Ajustes a diseñosCotizaciones
ABRIL 1
Ajustes a diseñosCotizaciones
ABRIL 2
EnsayoPrimera lecturadirector, elenco, asistentesTomar medidas de vestuario al elenco
ABRIL 3
EnsayoAprobación de diseños yFirma de contratos
ABRIL 4
EnsayoComienza Carpintería y sastrePropuesta de música
ABRIL 5
Reunión con el equipo derelaciones públicas
ABRIL 6
ETC...
ABRIL 7 ABRIL 8 ABRIL 9 ABRIL 1 0 ABRIL 1 1 ABRIL 1 2 ABRIL 1 3
Marisa de León
Proceso Proceso Proceso de Producción
Proceso de Producción
Marisa de León
Etapas del procesoEtapas del proceso
PREPRODUCCIÓNInicio del proyecto hasta la entrada al foro
(planeación, ensayos y realización)
PRODUCCIÓNPRODUCCIÓNMontaje, ensayos técnicos y generales
COMERCIALIZACIÓNEstreno y temporada
POSPRODUCCIÓNDesmontaje, cierre administrativo y operativo, y evaluaciónMarisa de León
PREPRODUCCIÓNPREPRODUCCIÓNReunión con convocantePrepara, reúne y organiza la información del proyectoGestiona fuentes de financiamientoCoordina reuniones con director, creativos, patrocinadores y/o coproductores, teatroConsulta con diseñadoresDiseña la producciónAdministra los recursosAdapta formatosSolicita presupuestosCotiza elementos escénicos: materiales y realización
Actividades del Productor
Cotiza elementos escénicos: materiales y realizaciónConcreta presupuestoRealiza análisis y esquema de viabilidadInvestiga aspectos legales, gestiona y solicita permisos y registrosElaboración y firma de contratos Gestiona y acondiciona lugar para ensayosFotocopia libretos, partituras, planos, documentos.Prepara ficha técnicaGestiona teatroConsigue ficha de foro y planosPreviene girasAdministra la contabilidadSupervisa todos los departamentos según ruta crítica, presupuesto y calidadSeguimiento de acuerdosInicia proceso de evaluaciónMarisa de León
ENSAYOSREALIZACIÓN Y PRODUCCIÓNENSAYOSREALIZACIÓN Y PRODUCCIÓN Apoya desarrollo de las audiciones
Prepara elementos sustitutivos para ensayosSupervisa el trabajo en los talleres (construcción y realización)
Consigue materiales y elementos de la producción (compra, renta, préstamo)Organiza embalaje y transporte al teatro
Previene y coordina montaje y temporadaConfirma teatro y personal técnico
Inventarios definitivosRecepción de toda la producción
Prepara y entrega libro técnicoPrepara y entrega libro técnicoPreviene alimentos, catering y botiquín
Asigna camerinosDistribuye invitaciones al estreno
Coordina y supervisa proceso de montajeConfirma posición y funcionamiento de todo
Asiste y facilita ensayos técnicos y generalesConfirma ajustes del director por área
Apoya sesión fotográficaUbica lugar de resguardo
Supervisa difusiónSeguimiento a patrocinadores
Prepara ficha técnica para gira y comunicación formal con otros presentadoresInicia cierre administrativo
Marisa de León
TEMPORADA Y COMERCIALIZACIÓNTEMPORADA Y COMERCIALIZACIÓN
Atiende el estreno
Asegura asientos a patrocinadores e invitados especiales
Supervisa coctel
Asigna tareas al asistente
Cuidado estético y mantenimiento de la producción
Supervisa gastos de operación
Controla ingresos de taquilla y reportes de asistencia
Seguimiento a la difusión
Previene develación de placa
Previene continuidad de temporada
Cumple compromisos con patrocinadores
Continúa cierre administrativo, comprobación de gastos y contabilidad
Realiza giras
Marisa de León
POSPRODUCCIÓNPOSPRODUCCIÓNPreviene devolución de rentas y préstamos
Organiza embalaje y transporte
Previene lugar de almacenamiento
Coteja y cierra inventarios
Organiza y coordina desmontaje
Organiza venta de foro y salida de todo
Entrega equipos e instalacionesEntrega equipos e instalaciones
Cierre final de cuentas en banco, ingresos, gastos y comprobaciones
Balance financiero
Reúne materiales de todas las áreas
Organiza archivo
Coordina evaluación
Redacta y presenta informe general
Arma dossier, carpeta de prensa
Envía cartas de agradecimiento
Solicita carta de finiquito de responsabilidades administrativasMarisa de León
Introducción a laorganización deIntroducción a laorganización de
Sábado 1º de octubreSábado 1º de octubre
organización deGiras Artísticasorganización deGiras Artísticas
Marisa de León
CONOCER DEFINIR GESTIONAR TRAMITAR COORDINAR
- Condiciones generales de la gira (fechas, lugares, honorarios)
- Necesidades técnicas y operativas del grupo artístico
- Características de las presentaciones y actividades complementarias
PlaneaciónPlaneación
- Características de las presentaciones y actividades complementarias
- Características generales y condiciones técnicas de los espacios
- Intercambiar la información para ajustar lo necesario
- Firma de contratos
- Visas, pasaportes, permisos, registros
- Traslados y transportes
- Logística general y específica por sede: hoteles, alimentos, foros
- Programas y agendas de trabajo
- Mecanismos y estrategias de difusiónMarisa de León
Negociar con el presentadorNegociar con el presentador
Definir- Las condiciones financieras- La forma y los mecanismos de cada una de las transacciones- Fechas y la forma de pago - Fechas y la forma de pago - Necesidades de operaciones bancarias o en casas de cambio
Procurar - Que el pago de hoteles, transportes y alimentos los cubra el presentador- Puntualidad en las operaciones financieras.- Registrar cada movimiento financiero, respaldado por recibos, facturas y
comprobantes.- Demostrar al presentador claridad y transparencia en todas las operaciones.
Marisa de León
¿ Quién paga qué, cuándo y cómo ?¿ Quién paga qué, cuándo y cómo ?
Gastos previos
Material promocionalComunicaciones
Gastos de operación
EstibadoresTaxis
Gastos de viaje
HonorariosTrasladosComunicaciones
Envíos de paqueteríaCompra de materialesPasaportes y visasSegurosElementos sustitutosEmbalajeAgencia aduanalEnvíos de cargaTrámites
TaxisPropinasEmergencias médicas LavanderíaTintoreríaConsumibles
TrasladosExceso de equipajeHospedajeAlimentación
Marisa de León
Invitación o carta compromiso: documento formal de interés en presentar al grupo con
puntos de acuerdo y condiciones generales.
Directorio de contactos: Presentador, director artístico, coordinador técnico y de
producción, responsables de difusión, relaciones públicas, finanzas y jurídico.
Documentos de trabajoDocumentos de trabajo
producción, responsables de difusión, relaciones públicas, finanzas y jurídico.
Fichas y planos técnicos: Capacidad del auditorio, características del foro, planos a
escala del escenario, parrilla, iluminación, audio, backline, lista de canales, personal
técnico.
Transportación: Características y dimensiones del transporte requerido para la compañía
y la carga.
Hospedaje: Cantidad y distribución de las habitaciones requeridas (rooming list).
Marisa de León
Aspectos legales: Contrato, Visas, licencias, permisos y autorizaciones necesarias,
seguros, fianzas.
Comunicaciones: Políticas y estrategias. Registros.
Documentos de trabajoDocumentos de trabajo
Comunicaciones: Políticas y estrategias. Registros.
Autorizaciones para grabar en video, TV, radio, fotografías y entrevistas.
Evaluación e informe: Cumplimiento de objetivos, metas y resultados. Indicadores.
Bitácora de viaje: Registro detallado de todos los acontecimientos de la gira (fotos y
video).
Marisa de León
Nombre del grupo o compañía:
País:
Disciplina artística:
Idiomas que habla la compañía:
Contactos: Gerente de gira/producción, Stage manager, Director técnico, Director artístico,
Información del grupoInformación del grupo
Contactos: Gerente de gira/producción, Stage manager, Director técnico, Director artístico,
Relaciones públicas, Administrador.
Personal: Cantidad de directores, actores, bailarines, músicos, cantantes y técnicos que viajan.
Nombre completo, actividad, nacionalidad, fecha de nacimiento, pasaporte, fecha de expiración,
país, tipo de sangre, medicamentos, alergias, datos del seguro médico, fumadores, alimentación
especial (vegetarianos).
Hospedaje: Cantidad de habitaciones sencillas, dobles y/o triples requeridas. Anexar reparto
(Rooming List)
Fee / Cashe : Costo, paquetes, forma de pago de honorarios y viáticos o dietas (per diem)
Marisa de León
Nombre:
Disciplina y género :
Duración total: Número de actos, duración de cada uno. Número de intermedios y duración.
Descripción del espectáculo:
Información del espectáculoInformación del espectáculo
Descripción del espectáculo:
Descripción de las actividades complementarias: técnicas y de espacio, cantidad mínima y
máxima de participantes, tiempos de duración.
Ficha técnica del espectáculo: Requerimientos de espacio, técnicos, de personal, operativos y
logísticos.
Catering: en camerinos para montaje, funciones y actividades complementarias.
Carga : Cantidad y descripción de cada pieza o bulto incluyendo equipaje personal y carry-on
(contenido y aspecto, peso, dimensiones, volumen total calculado, valor estimado de la carga y
de cada pieza.Marisa de León
Inventario: Relación de los equipos, utilería (props), elementos escenográficos e instrumentos
que viajan con la compañía
Información del espectáculoInformación del espectáculo
Material promocional: Carpeta del grupo o dossier, historia del grupo –presentaciones, giras,
premios, reconocimientos–, currícula, semblanzas individuales, fotografías recientes de los
participantes y del espectáculo, videos, repertorio, discografía, críticas, entrevistas, extractos y
boletín de prensa, discos, posters, folletos, souvenirs, etc.
Programa de mano : Imagen, tipografía, notas, créditos, agradecimientos, logotipos, etc.
Marisa de León
Documentos del GrupoDocumentos del GrupoMaterial Fecha de
solicitudFecha de
envíoMedio Acuse Notas
Carpeta del grupo
Videos, discos
Material promocional
Copia de pasaportes
Contrato o convenio
Factura
Hospedaje (rooming)
Cuestionarios
Ficha Técnica
Plano de escenario
Plano de iluminación
Descripción carga
Inventarios
Camerinos
Catering
Itinerario de viaje
Plan de trabajo
Actividades complementarias
Programa de manoMarisa de León
Inventarios del grupoInventarios del grupo
Cantidad Elemento Descripción Peso Medidas Volumen Valor
Marisa de León
Agenda de ActividadesAgenda de Actividades
Fecha Hora Actividad Detalles
Marisa de León
AgendaAgendaFecha HORA Actividad Detalles
Viernes19-sep-08
05:00 a.m. Cita en el aeropuerto DF Terminal 2
07:45 a.m. Vuelo directo a Atlanta, GA
DELTA AIR LINES 0364 Código de reservación: GCTGLR 3 hour(s) and 25 minute(s)
12:09 p.m. Llegada a Atlanta South Terminal
Renaissance Concourse Hotel1 Hartsfield Centre Parkway, Atlanta, Georgia 30354 USA Phone: 1-404-209-9999 Fax: 1-404-305-2343Tiene Gimnasio y alberca!
Reservaciones:Eugenio: 81370682 Gabriel: 81371643 Aarón: 81371319Marisa: 81372099
Marisa de León
Tiene Gimnasio y alberca!
03:00 p.m. Entrevista Estación de Radio
Domingo21-sep-08
01:00 p.m. Sound check en Spivey Hall Clayton State University
03:00 p.m.
Concierto en el Spivey HallClayton State University2000 Clayton State Blvd.Morrow, GA 30260Phone: (678) 466-4200http://spiveyhall.org
Para: invitados especiales del Cuerpo Consular y los Patrones del Spivey Hall y con el apoyo de Leslie Gordon del Rialto Center for the Performing Artsinvitaremos a gente de la comunidad de Jazz en Atlanta.
Lunes22-sep-08
DesayunoSalida a aeropuertoLlegada a aeropuerto
07:30 p.m. Vuelo directo a DF
DELTA AIR LINES 0367Código de reservación: GCTGLR 3 hour(s) and 25 minute(s)
09:55 p.m. Llegada a DF Terminal 2
Evaluación de la GiraEvaluación de la Gira
CONCEPTO CALIFICACIÓN
PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN
Comunicación e intercambio de información con el presentador
Comunicación e intercambio de información con el grupo
Contratos
5= Excelente, 4= Muy bien, 3= Bien, 2= Regular, 1= Deficiente
Contratos
Plan de trabajo y agenda de actividades
Inventarios
Datos de la compañía
Datos presentador y su equipo de trabajo
Datos Hotel
Datos sedes y foros
Información sobre actividades complementarias
Material promocional
Aspectos legales
Comunicación y organización internaMarisa de León
EvaluaciónEvaluación
CONCEPTO CALIFICACIÓN
LOGÍSTICA DE LA GIRA
Itinerarios de viaje
Recepción
Información local (directorios, mapas, sugerencias)Información local (directorios, mapas, sugerencias)
Calidad del hotel
Facilidades en hotel (restaurante, lavandería, internet)
Transporte local
Puntualidad
Pago de viáticos
Pago de honorarios
Actividades complementarias
Solución a imprevistos
Comunicación y organización interna del presentador y su equipo
Marisa de León
EvaluaciónEvaluación
CONCEPTO
ASPECTOS TÉCNICOS
Cuestionario de la compañía
Cuestionario del grupo
Planos técnicos
CONCEPTO
PROMOCIÓN
Información en la página Web
Entrevistas concertadas y realizadas
Publicación de notas avanzadasPlanos técnicos
Selección del foro
Solución a requerimientos técnicos
Adaptaciones técnicas
Equipamiento técnico
Personal técnico
Montaje
Ensayos
Funciones
Camerinos
Comunicación y organización interna
Publicación de notas avanzadas
Inserciones en medios
Calidad y cantidad de impresos(poster, volante, postal)
Programa de mano
Conferencia de prensa
Reseñas publicadas
Marisa de León
EvaluaciónEvaluación
CONCEPTO
PRESENTACIONES
Cantidad de funciones
Características generales del foro
CONCEPTO
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Cantidad de actividades realizadas
Cantidad de participantes
Cantidad de público asistente
Anuncios al público antes de función
Puntualidad
Hospitalidad o catering
Solución a imprevistos
Plática con el público
Presencia de medios de comunicación
Selección del espacio
Necesidades técnicas
Convocatoria
Presentación del grupo
Puntualidad
Hospitalidad o catering
Satisfacción del público
CALIFICACIÓN GENERAL
Marisa de León
Videos y textos útilesVideos y textos útiles
Buscar en Google:
• Claves para tener éxito en un proyecto de gestión cultural.• Claves para tener éxito en un proyecto de gestión cultural.http://www.youtube.com/watch?v=FZH1VhAPkK0
• El quinto elemento, la producción teatral y de artes escénicas.http://www.ispmusica.com/articulo.asp?id=918
• Tips para el productor de proyectos artísticos.http://esp.mexico.org/lapalabra/una/17961/tips-para-el-productor-de-proyectos-artisticos
Marisa de León
Bibliografía recomendadaBibliografía recomendada
CIMARRO, Jesús F. Producción, Gestión y Distribución del Teatro. Ed. Fundación Autor. Madrid, 1997, 428 p.COLBERT, François y Manuel Cuadrado Marketing de las artes y la cultura. Ariel. 2003, 288 p.DE LEÓN, Marisa, Espectáculos escénicos. Producción y difusión. Conaculta, México, 2004, 310 p. (Colección Intersecciones Núm. 1)DE ZUBIRÍA, Sergio, ABELLO T. Ignacio y TABARES Marta, Conceptos básicos de administración y gestión cultural.
Cuadernos de Iberoamérica. Organización de Estados Americanos, Madrid, 2001, 130 p.Cuadernos de Iberoamérica. Organización de Estados Americanos, Madrid, 2001, 130 p.GRASS, Aline, Procuración de fondos para la promoción cultural. Instituto Mexiquense de Cultura / Conaculta, México, 2005, 135 p. (Colección Intersecciones Núm. 3) KOTLER, Philip y Joanne Scheff, Marketing de las artes escénicas, Fundación Autor, España, 2005, 864 p.PAVIES, Patrice. El análisis de los espectáculos. Ed. Paidós, Barcelona, 2000, 337 p.PEREZ MARTÍN, Miguel Ángel. Técnicas de Organización y Gestión Aplicadas al Teatro y al Espectáculo. Ed. Gráficas Verona. Salamanca, 1996, 69 p.REID, Francis, Administración Teatral. Centro Andaluz de Teatro. Ed. Padilla Libros, Sevilla, 1990, 182 p.SHAGAN, Rena. Booking & Tour Management for the Performing Arts. Ed. Allworth Press, New York, 1996, 270 p.SCHEFE Bernstein, Joanne. Marketing tras bambalinas. Cómo crear y conservar el público para las artes escénicas.
Gestión Cultural, Co-edición del CONACULTA, dir. Gral. De Publicaciones y Libraria, México, 2007, 339 p.SCHRAIER, Gustavo. Laboratorio de producción teatral 1: Técnicas de gestión y producción aplicadas a
proyectos alternativos. Instituto Nacional del Teatro, Buenos Aires, 2006, (221 p. (Colección estudios teatrales)VALENTIN, Teresa y NAVARRO Grego. Gestión, Producción y Marketing Teatral. Ed. Ñaque. España, 1998, 132 p.M
aris
a de
Leó
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F I N
Muchas gracias y
suerte!…Marisa de LeónProducción escénica y Gestión [email protected]éxico. D.F.
suerte!…
www.espectaculosescenicos.com