Excelencia en ComprasProcedimiento General
Lima, Enero del 2004
Blas Cerdeña 365 – 101 San Isidro, Lima – 27, Perú
Teléfono: (511) 221-6675 e-mail: [email protected] 1.2v 1.2
222
Indice
una vez listo todo una vez listo todo
333
Metodología del proyecto
Análisis/ Diagnóstico
Propuestas de mejora
Implementación
Selección de categorías /
commodities
Análisis de oportunidades
Valorización de propuestas y validación
ImplementaciónConformación
de equipos
Selección de categorías /
commodities
Análisis de oportunidades
Valorización de propuestas y validación
Conformación de equipos
Fortalecimiento
Organizacional
Fortalecimiento
Organizacional
Estrategias por categoría - 1Estrategias por categoría - 1
Estrategias por categoría - 2Estrategias por categoría - 2
. . .. . .
444
Fortalecimiento Organizacional
Recopilacion de
informacion relevante
Entrevistas
Análisis de Estadísticas
de Compras e Inventarios
Análisis de procesos
Analisis de actividades
Análisis de costos
Total Real de Compra
Recopilacion de
informacion relevante
Entrevistas
Análisis de Estadísticas
de Compras e Inventarios
Análisis de procesos
Analisis de actividades
Análisis de costos
Total Real de Compra
Fortalecimiento
Organizacional
Fortalecimiento
Organizacional
Análisis/ Diagnóstico
Propuestas de mejora
Implementación
Definir tareas y
responsables y plazos
Estimar beneficios
Inversion requerida
Definir tareas y
responsables y plazos
Estimar beneficios
Inversion requerida
Rediseno de Procesos
Medicion de impacto en
organizacion
Tiempo liberado
Simplificacion
administrativa
Simulacion de resultados
Rediseno de Procesos
Medicion de impacto en
organizacion
Tiempo liberado
Simplificacion
administrativa
Simulacion de resultados
Ver carpeta adjunta de Archivos de Capacitacion
Ver carpeta adjunta de Archivos de Capacitacion
- Uso intensivo de recursos del cliente- Validar toda la informacion recopilada- Programar entrevistas de manera oportuna- Trasladar informacion hacia medio electronico para su rapida revision y validacion
- Uso intensivo de recursos del cliente- Validar toda la informacion recopilada- Programar entrevistas de manera oportuna- Trasladar informacion hacia medio electronico para su rapida revision y validacion
555
Para el diagnostico de la situacion actual del cliente utilizamos herramientas que permiten identificar las principales oportunidades
12
El lead time del proveedor es menos del 30% del tiempo de ciclo para pedido a recepción de insumos es de 14 días
1,5 d 3 1 d 1d1 4 6 d3 2-6 d
Requerimiento
Agrupar
Cotizar
Analisis / Seleccion
Generacion O/C
Lead Time
Poner O/C
Recepcion
Respuesta
Cuarentena / CC
VºBº Cont. Cal
Aprobacion G.Adm
Aprobacion G. Fin
0.5
Tiempo de Ciclo = 14 dias
Lead Time = 4 días ( <30% del tiempo)
Tiempo de Ciclo = 14 dias
Lead Time = 4 días ( <30% del tiempo)4 d
12
El lead time del proveedor es menos del 30% del tiempo de ciclo para pedido a recepción de insumos es de 14 días
1,5 d 3 1 d 1d1 4 6 d3 2-6 d
Requerimiento
Agrupar
Cotizar
Analisis / Seleccion
Generacion O/C
Lead Time
Poner O/C
Recepcion
Respuesta
Cuarentena / CC
VºBº Cont. Cal
Aprobacion G.Adm
Aprobacion G. Fin
0.5
Tiempo de Ciclo = 14 dias
Lead Time = 4 días ( <30% del tiempo)
Tiempo de Ciclo = 14 dias
Lead Time = 4 días ( <30% del tiempo)4 d
9
La Generación de O/C tienen varios pasos y autorizaciones manuales
CompradorComprador Comprador
Genera la Ordende Compra
Env i ia O/C a aprobacion de G.Adm.
AIngresa al sistema la cantidad a Comprar
Gerencia Admi nistra tiv a
Da V.B. a la O/C
Firma la O/C
A
Recoge O/C aprobada y la env ia a Gerencia Financeira
Recoge O/C y verifica que todas las aprobaciones esten O.K.
Comprador
Comprador Gerencia Fina nciera
Env ia la O/C al prov eedor
Comprador
Se comunica con el proveedor para hacer coordinacionesfinales.
Comprador
RE-confirma fecha de entrega u y cantidades
Prov eedor
1 No env iar documento e n físic o, apr obaci ón
v ia sistema
Realizar aprobaciones v ía Intrane t
Eliminar doble v erificaci ón. D emoras
innecesarias
Fax – Modem
Coor dinaci one s v ia Correo Electr ónic o
No env iar documento e n físic o, apr obaci ón
v ia sistema
Realizar aprobaciones v ía Intrane t
Eliminar doble v erificaci ón. D emoras
innecesarias
Fax – Modem
Coor dinaci one s v ia Correo Electr ónic o
2
3
4
1 2
3 42
5
5
9
La Generación de O/C tienen varios pasos y autorizaciones manuales
CompradorComprador Comprador
Genera la Ordende Compra
Env i ia O/C a aprobacion de G.Adm.
AIngresa al sistema la cantidad a Comprar
Gerencia Admi nistra tiv a
Da V.B. a la O/C
Firma la O/C
A
Recoge O/C aprobada y la env ia a Gerencia Financeira
Recoge O/C y verifica que todas las aprobaciones esten O.K.
Comprador
Comprador Gerencia Fina nciera
Env ia la O/C al prov eedor
Comprador
Se comunica con el proveedor para hacer coordinacionesfinales.
Comprador
RE-confirma fecha de entrega u y cantidades
Prov eedor
1 No env iar documento e n físic o, apr obaci ón
v ia sistema
Realizar aprobaciones v ía Intrane t
Eliminar doble v erificaci ón. D emoras
innecesarias
Fax – Modem
Coor dinaci one s v ia Correo Electr ónic o
No env iar documento e n físic o, apr obaci ón
v ia sistema
Realizar aprobaciones v ía Intrane t
Eliminar doble v erificaci ón. D emoras
innecesarias
Fax – Modem
Coor dinaci one s v ia Correo Electr ónic o
2
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4
1 2
3 42
5
5
3
Esquema del Proceso General de Compra
Insumos
Otras Compras
Licitaciones
Generaci ón, e nv ío de O/ C y
Segui miento
Cotizaci ón, Análisis y selección
Desarrollo de Prov eedores
RequerimientoRecepci ón, C C
y a probaciónPago a
Prov eedor
Revisión de facturas en contabiildad
Validacion por telefono con Control de Calidad
Aprobacion de G. Adm. Y G. Financ.
Programación de Pago los Martes
Se paga con cheque los viernes
Revisión de facturas en contabiildad
Validacion por telefono con Control de Calidad
Aprobacion de G. Adm. Y G. Financ.
Programación de Pago los Martes
Se paga con cheque los viernes
Cuando llega requerimiento
Varias firmas / aprobaciones
Envío por fax manual
Seguimiento telefónico
FaxArea Usuaria
Ajuste en plazos y cantidades
Coordinaciones son telefónicas
Cuando llega requerimiento
Varias firmas / aprobaciones
Envío por fax manual
Seguimiento telefónico
FaxArea Usuaria
Ajuste en plazos y cantidades
Coordinaciones son telefónicas
Acumulación de requerimientos
Cotizaciones 3 meses : Tipo A 6 Meses : Tipo B12 Meses : Tipo C
Confirma precio y cumplimiento
Cotizaciones Tipo B y C
Básicamente se solicita plazo
Acumulación de requerimientos
Cotizaciones 3 meses : Tipo A 6 Meses : Tipo B12 Meses : Tipo C
Confirma precio y cumplimiento
Cotizaciones Tipo B y C
Básicamente se solicita plazo
Planeación
Licitación
Planeación
Licitación
Nuevo Producto con proveedor existente
Producto existente con nuevo proveedor
Nuevo Producto con proveedor existente
Producto existente con nuevo proveedor
Proveedor traslada Cuarentena
- Estuches :- Folletos :- Insumos :
Planificador confirma status viatelefónica
Mayoría sin cuarentena
Tiene prioridad
Proveedor traslada Cuarentena
- Estuches :- Folletos :- Insumos :
Planificador confirma status viatelefónica
Mayoría sin cuarentena
Tiene prioridad
Presupuesto Anual
Solicitado por Area Usuaria
Presupuesto Anual
Solicitado por Area Usuaria
Análisis de Riesgo
Inmoviilzacion de PT
Análisis de Riesgo
Inmoviilzacion de PT
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Esquema del Proceso General de Compra
Insumos
Otras Compras
Licitaciones
Generaci ón, e nv ío de O/ C y
Segui miento
Cotizaci ón, Análisis y selección
Desarrollo de Prov eedores
RequerimientoRecepci ón, C C
y a probaciónPago a
Prov eedor
Revisión de facturas en contabiildad
Validacion por telefono con Control de Calidad
Aprobacion de G. Adm. Y G. Financ.
Programación de Pago los Martes
Se paga con cheque los viernes
Revisión de facturas en contabiildad
Validacion por telefono con Control de Calidad
Aprobacion de G. Adm. Y G. Financ.
Programación de Pago los Martes
Se paga con cheque los viernes
Cuando llega requerimiento
Varias firmas / aprobaciones
Envío por fax manual
Seguimiento telefónico
FaxArea Usuaria
Ajuste en plazos y cantidades
Coordinaciones son telefónicas
Cuando llega requerimiento
Varias firmas / aprobaciones
Envío por fax manual
Seguimiento telefónico
FaxArea Usuaria
Ajuste en plazos y cantidades
Coordinaciones son telefónicas
Acumulación de requerimientos
Cotizaciones 3 meses : Tipo A 6 Meses : Tipo B12 Meses : Tipo C
Confirma precio y cumplimiento
Cotizaciones Tipo B y C
Básicamente se solicita plazo
Acumulación de requerimientos
Cotizaciones 3 meses : Tipo A 6 Meses : Tipo B12 Meses : Tipo C
Confirma precio y cumplimiento
Cotizaciones Tipo B y C
Básicamente se solicita plazo
Planeación
Licitación
Planeación
Licitación
Nuevo Producto con proveedor existente
Producto existente con nuevo proveedor
Nuevo Producto con proveedor existente
Producto existente con nuevo proveedor
Proveedor traslada Cuarentena
- Estuches :- Folletos :- Insumos :
Planificador confirma status viatelefónica
Mayoría sin cuarentena
Tiene prioridad
Proveedor traslada Cuarentena
- Estuches :- Folletos :- Insumos :
Planificador confirma status viatelefónica
Mayoría sin cuarentena
Tiene prioridad
Presupuesto Anual
Solicitado por Area Usuaria
Presupuesto Anual
Solicitado por Area Usuaria
Análisis de Riesgo
Inmoviilzacion de PT
Análisis de Riesgo
Inmoviilzacion de PT
Revisar documentos adjuntosMateriales de capacitacion
•Analisis de costos•Analisis de procesos•Analisis de Actividades•Rediseño de procesos
Análisis de ProcesosAnálisis de Procesos
29
En Planeación: falta de herramientas/software que agilicen la proyección de necesidades dificulta su realización con la frecuencia debida
36%
23%
18%
8%
5%
10%
Coordinaciones Telefónicas
Coordinaciones Telefónicas
RequerimientoRequerimiento
LicitacionesLicitaciones
OrdenesSeguimiento
OrdenesSeguimiento
ReportesReuniones
ReportesReuniones
Balance de
producción
automático
Explosion
continua y
v ia sistema
Reportes
predefinidos
en sistema
29
En Planeación: falta de herramientas/software que agilicen la proyección de necesidades dificulta su realización con la frecuencia debida
36%
23%
18%
8%
5%
10%
Coordinaciones Telefónicas
Coordinaciones Telefónicas
RequerimientoRequerimiento
LicitacionesLicitaciones
OrdenesSeguimiento
OrdenesSeguimiento
ReportesReuniones
ReportesReuniones
Balance de
producción
automático
Explosion
continua y
v ia sistema
Reportes
predefinidos
en sistema
Análisis de ActividadesAnálisis de Actividades
171717
Levantamiento de Informacion
G Grat ta Ces ar M en a Ma rt h a Pint oKe vin Ost e rl ing ( te cn olo g ia)T o tal
Dia
rias
Sem
anal
es
Me
nsua
les
Dia
rias
Se
man
ale
s
Men
sua
les
Dia
rias
Se
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s
Me
nsu
ale
s
Dia
rias
Sem
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les
Me
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s
po
nde
rado
dia
rio
Po
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dia
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Porc
ent
ual
pon
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ado
dia
rio
Po
rcen
tua
l
pon
dera
do
dia
rio
Po
rcen
tual
%
Reun io nes d e co ord in ación 1, 5 7,5 0,4 2 ,0 0, 0 0,9 1 ,3 1,0 0,8 9, 0 0 ,0 2 ,9 31% 0,8 8% 1,1 1 3% 2,4 2 0% 19 %
Pr epa rac ió n de rep or tes e in for mes 0, 0 1,0 16 ,0 6, 0 0,0 3 ,0 30,0 0,3 2, 0 0 ,0 0 ,9 9% 0,3 3% 0,7 8 % 0,4 3 % 6%
In for mes o Repor tes par a Clien tes 1,0 3, 0 3 ,0 0 ,2 2% 0,1 1% 0,5 6 % 0,0 0 % 2%
27,0 0,3 0% 0% 0 % 0 % 0%
In for mes o Repor tes par a el ár ea - r enta bilida d 16 ,0 3, 0 3,0 2, 0 0 ,7 7% 0,1 1% 0,1 1 % 0,4 3 % 3%
liquidac io n de viajes v ia sistema AS/ 400 2,5 5 ,5 0,3 0 ,0 0% 2,5 25 % 1,0 1 1% 0,3 3 % 10 %
Visitas a cliente s ac tuales 1, 0 4,0 8 ,0 2,4 1 ,0 5, 0 0,5 2 ,0 1,3 0,0 17, 0 0 ,0 2 ,1 22% 2,8 28 % 0,9 1 1% 3,1 2 6% 24 %
Vis it as pa ra nuev os s erv ic io s 5, 0 1,0 6, 0 0 ,0 0% 0,2 2% 0,0 0 % 1,1 9 % 4%
Vis it as de mant enimiento 4,0 1,4 2 ,0 8, 0 0 ,7 8% 1,4 14 % 0,4 4 % 1,5 1 2% 11 %
Vis it as po r p rob le mas 8 ,0 1 ,0 0,3 3, 0 0 ,3 4% 0,2 2% 0,0 0 % 0,5 5 % 3%
Co ord in acione s po r te lé fon o/mail 1, 0 1,0 0,5 1 ,0 11% 1,0 10 % 0,5 6 % 0,0 0 % 7%
Visitas a nu evos pr ospe ctos 6 ,0 1, 0 0 ,3 3% 0,0 0% 0,0 0 % 0,0 0 % 1%
Hace r co tizacion es d e viajes (nu evas pr opue stas) 10 ,0 2 ,0 0 ,4 5% 0,4 4% 0,0 0 % 0,0 0 % 2%
Implemen tacion de n uevo s cliente s 2, 5 2,0 4,0 0 ,0 0% 0,1 1% 0,1 1 % 4,0 3 4% 11 %
Implemen tación de me jo ras 0, 5 0,5 1 ,5 0 ,5 5% 0,5 5% 0,3 3 % 0,0 0 % 3%
Relación con tran spo rtista s 0, 0 2,0 0,5 0 ,0 2, 0 0,5 1 ,5 0,0 0,0 0, 0 0 ,4 4% 0,6 6% 0,8 9 % 0,0 0 % 5%
Pro blemas del tr ansp ort is ta co n cliente 1,0 0,5 1 ,5 0 ,2 2% 0,5 5% 0,3 3 % 0,0 0 % 3%
Pro blemas con pago a tr ansp ort is tas 1,0 2, 0 0,5 0 ,2 2% 0,1 1% 0,5 6 % 0,0 0 % 2%
To tal 4, 2 1 7,5 48 ,0 8,5 5 ,0 16, 5 3,4 21 ,2 34,3 5,6 35, 0 0 ,0 9 ,4 100 % 1 0,1 10 0% 8,7 1 00% 1 1,9 1 00% 10 0%
Hor as de tra bajo p or dia 8, 0 8,0 8,0 8,0
Dias po r s emana 5, 5 5,5 5,5 5,5
ACT IVIDADES PRINCIPAL ES Y SUBACTI VIDADES
Cé sar M e n a ( Ag en cia s)
Gio van n i Grat ta ( Con s umo )
Ma rth a Pin to
(El ect rod o me st icos)
Ke vin Os te r lin g (t ecn o lo gia )
Re vision de Re por tes vs r eclamo clie ntes , obte ner y
reg is tra r r esulta dos
171717
Levantamiento de Informacion
G Grat ta Ces ar M en a Ma rt h a Pint oKe vin Ost e rl ing ( te cn olo g ia)T o tal
Dia
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Sem
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Me
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Po
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Reun io nes d e co ord in ación 1, 5 7,5 0,4 2 ,0 0, 0 0,9 1 ,3 1,0 0,8 9, 0 0 ,0 2 ,9 31% 0,8 8% 1,1 1 3% 2,4 2 0% 19 %
Pr epa rac ió n de rep or tes e in for mes 0, 0 1,0 16 ,0 6, 0 0,0 3 ,0 30,0 0,3 2, 0 0 ,0 0 ,9 9% 0,3 3% 0,7 8 % 0,4 3 % 6%
In for mes o Repor tes par a Clien tes 1,0 3, 0 3 ,0 0 ,2 2% 0,1 1% 0,5 6 % 0,0 0 % 2%
27,0 0,3 0% 0% 0 % 0 % 0%
In for mes o Repor tes par a el ár ea - r enta bilida d 16 ,0 3, 0 3,0 2, 0 0 ,7 7% 0,1 1% 0,1 1 % 0,4 3 % 3%
liquidac io n de viajes v ia sistema AS/ 400 2,5 5 ,5 0,3 0 ,0 0% 2,5 25 % 1,0 1 1% 0,3 3 % 10 %
Visitas a cliente s ac tuales 1, 0 4,0 8 ,0 2,4 1 ,0 5, 0 0,5 2 ,0 1,3 0,0 17, 0 0 ,0 2 ,1 22% 2,8 28 % 0,9 1 1% 3,1 2 6% 24 %
Vis it as pa ra nuev os s erv ic io s 5, 0 1,0 6, 0 0 ,0 0% 0,2 2% 0,0 0 % 1,1 9 % 4%
Vis it as de mant enimiento 4,0 1,4 2 ,0 8, 0 0 ,7 8% 1,4 14 % 0,4 4 % 1,5 1 2% 11 %
Vis it as po r p rob le mas 8 ,0 1 ,0 0,3 3, 0 0 ,3 4% 0,2 2% 0,0 0 % 0,5 5 % 3%
Co ord in acione s po r te lé fon o/mail 1, 0 1,0 0,5 1 ,0 11% 1,0 10 % 0,5 6 % 0,0 0 % 7%
Visitas a nu evos pr ospe ctos 6 ,0 1, 0 0 ,3 3% 0,0 0% 0,0 0 % 0,0 0 % 1%
Hace r co tizacion es d e viajes (nu evas pr opue stas) 10 ,0 2 ,0 0 ,4 5% 0,4 4% 0,0 0 % 0,0 0 % 2%
Implemen tacion de n uevo s cliente s 2, 5 2,0 4,0 0 ,0 0% 0,1 1% 0,1 1 % 4,0 3 4% 11 %
Implemen tación de me jo ras 0, 5 0,5 1 ,5 0 ,5 5% 0,5 5% 0,3 3 % 0,0 0 % 3%
Relación con tran spo rtista s 0, 0 2,0 0,5 0 ,0 2, 0 0,5 1 ,5 0,0 0,0 0, 0 0 ,4 4% 0,6 6% 0,8 9 % 0,0 0 % 5%
Pro blemas del tr ansp ort is ta co n cliente 1,0 0,5 1 ,5 0 ,2 2% 0,5 5% 0,3 3 % 0,0 0 % 3%
Pro blemas con pago a tr ansp ort is tas 1,0 2, 0 0,5 0 ,2 2% 0,1 1% 0,5 6 % 0,0 0 % 2%
To tal 4, 2 1 7,5 48 ,0 8,5 5 ,0 16, 5 3,4 21 ,2 34,3 5,6 35, 0 0 ,0 9 ,4 100 % 1 0,1 10 0% 8,7 1 00% 1 1,9 1 00% 10 0%
Hor as de tra bajo p or dia 8, 0 8,0 8,0 8,0
Dias po r s emana 5, 5 5,5 5,5 5,5
ACT IVIDADES PRINCIPAL ES Y SUBACTI VIDADES
Cé sar M e n a ( Ag en cia s)
Gio van n i Grat ta ( Con s umo )
Ma rth a Pin to
(El ect rod o me st icos)
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Re vision de Re por tes vs r eclamo clie ntes , obte ner y
reg is tra r r esulta dos
666
El monto total real de compra lo calculamos indirectamente con valores contables. La diferencia entre el Target de Compras y el Total por O/C’s debe ser analizada e identificada
Ventas ACosto de VentasGastos AdmnistrativosGastos de Ventas
Utilidad Operativa BTotal Gastos (A-B) = C
Planilla DDepreciacion EProvisiones FTributos, Arbitrios G
Compras Corrientes C-D-E-F-G=HInversiones I
Compras Totales H+I
Monto Total de CompraMonto Total de Compra Listado de Ordenes de CompraListado de Ordenes de Compra
FECHA CODIGO DESCRIPCION UND. CANTID. P.UNIT. IMP.EN $20021105 241001A30 AVICEL PH 200 KG 340 9.31 316520020725 241001C18 CARBONATO DE CALCIO KG 7,800 0.75 585020020301 241001C32 COBLEND AMS-132 SA KG 42,420 1.90 8059820020918 241001E23 ESENCIA FRESA MARVA 502-223/A KG 25 132.00 330020020628 241001L05 LECHE EN POLVO DESCREMADA KG 5,250 2.72 1428020020920 242001P14 KOLLIDON CL P.V.P.K. KG 449 30.00 1347320021112 251002B12 BETACREM CRM 30 G TUBO ALUM CU 25,310 0 202520020923 251002B25 BANDA SEG (7.8,3 CM) MACA GELAT LA MOLIN CU 8,000 0 8820020226 251002C09 CAJA EMB N 5 (54.2,36.2,16.2CM) C/LOGO H CU 3,000 1 167120021219 251002C20 CAJA EMB N 7 (31,23.5,19.3 CM)C/LOG C/PL CU 1,069 0 28420020311 251002C25 CTA PVC 138MM/250MIC CRISTAL KG 894 3 227920020923 251002C29 CUCHARA PLAST 1.25 A 5 ML CU 220,000 0 218920020225 251002C47 INFECTRIM TAB CTA ALUM 157 KG 6 2 1020020327 251002C58 PARACETAMOL 500 MG TAB LIC CTA ALUM 157 KG 25 3 8120020718 251002D09 DOLORAL 100 MG SUS 60 ML FCO ETQ. AUTOAD CU 164,998 0 173220021015 251002D84 DIMENHIDRINATO 50MG/5ML INY AMP 5ML AMBA CU 10,501 0 39920020612 251002D85 DICLOFENACO SODICO 75MG/3ML INY AMP AMBA CU 12,740 0 43320020225 251002F88 FCO POLIPROPILENO 63 ML T/PLAST CU 67,860 0 427520020725 251002P71 PROPRANOLOL HCL 40 MG TAB 1000 ETIQUETA CU 6,100 0 25020020923 251002T74 TAPA DOUBLE LOOK S/LOGO FCO PLAST T/360° CU 41,670 0 41720021128 252002C39 CAJA LIC N2 (13,7.1,6.1 CM) CU 2,150 0 11120021112 252002C41 CAJA LIC N4 (27,27,13.5 CM) CU 1,000 2 71020020815 252002C46 CAPTOPRIL (25MG Y 50MG) TAB FOLLETO HERS CU 7,000 0 6920021003 252002C47 CLOTRIMAZOL 1% CRM 20G CAJA HERSIL CU 21,030 0 541
20020923 251002T74 TAPA DOUBLE LOOK S/LOGO FCO PLAST T/360° CU 41,670 0 417
TOTAL U$$
Target de
Compra
Target de
Compra
Incluye :Ordenes de compra
Mat. PrimaCompras Varias
ServiciosTelefoniaVigilanciaetc
Incluye :Ordenes de compra
Mat. PrimaCompras Varias
ServiciosTelefoniaVigilanciaetc
Target de compra >> Total U$ por O/CTarget de compra >> Total U$ por O/C
Desagregando el Target de Compra podemos
identificar las compras totales de la empresa
Desagregando el Target de Compra podemos
identificar las compras totales de la empresa
777
Una correcta clasificación de los items comprados es fundamental para estructurar de manera adecuada los paquetes a concursar
La segmentacion que usa el cliente no siempre es la
mas adecuada como paquete de licitacion
La segmentacion que usa el cliente no siempre es la
mas adecuada como paquete de licitacion
Total O/CTotal O/C
Grupo PrincipalGrupo Principal
Propaganda
Mantenimiento
Reactivos
Insumos
Consumo
Directo
FamiliaFamilia Sub-Producto(Categoria)
Sub-Producto(Categoria) ProductoProducto
Mat.
Empaque
P. Activos
Exipientes
Estuches
Caja
Embalaje
Tapas
Aluminio
PVC/PVdC
Frascos
Insertos
PVM JUNIOR FRESA 360G FCO PLAST IMP/TAPA
FCO VIDRIO AMBAR POTE REDONDO 120 ML B42
DEXTROMETORFANO JBE 120ML LIC FCO PLAST
FCO PLAST BLANCO S/IMP MAGAL D 200 ML
PVM ORIGINAL MM FCO PLAST BLANCOS
MERTHIOLATE INCOL 60ML FCO PLAST IMP TAP
PVM JUNIOR CHOCOLATE 360G FCO PLAST IMP/
AMOXICILINA 125MG/5ML SUS 90ML FCO PLAS
DEXTROMETORFANO JBE 120ML FCO PLAST IMP
FCO PET AMBAR 120 ML B42 MACA LA MOLINA
COMPLEJO B 120 ML SOL OR FCO PLAST BEIGE
CLOTRIMAZOL SOL 1% 20 ML FCO
RINOSEC GOTAS 15 ML FCO PLAST IMP
FCO VIDRIO AMBAR 30 ML T/PLAST
HID AL+MAG+DIMET 150ML FCO PLAS IMP FRAN
FCO PLAST BLANCO S/IMP MAGAL D 60 ML MM
FCO VIDRIO AMBAR 60ML T/PLAST B28
ALERGICAL SF JBE SOL ORAL 60ML MM FCO PL
BANDA SEG MADDRE POLVO 360 GR
ALERGICAL SF GTS SOL ORAL 5ML MM FCO PLA
CLORFENAMINA 2MG/5ML JBE 120ML LIC FCO P
DICLOXACILINA 250MG/5ML SUS 90ML FCO PLA
HID AL+MG + DIMET 150ML FCO PLAS IMP HER
ALERGICAL SF JBE SOL ORAL 60ML FCO PLAST
PVM JUNIOR FRESA 80G MM FCO PLAS IMP/TAP
RINOSEC GOTAS 5 ML MM FCO PLAST IMP
GASEOPLUS 80MG/ML GTS 5ML MM FCOPLAST IM
PVM JUNIOR CHOCOLATE 80G MM FCOPLAST IMP
PVM JUNIOR VAINILLA 80G MM FCOPLAST IMP/
SULFATO FERROSO JBE 180 ML CJA 50 FCO ET
CLOTRIMAZOL 1% SOL TOPICA FCO IMP 20 ML
IBUPROFENO 100MG/5ML SUS 60ML CJA 100FCO
GASEOPLUS 80MG/ML GTS 15ML FCOPLAST IMP/
PARACETAMOL 120MG SOL OR 120ML FCO 100 E
MERTHIOLATE PLUS TINT 60ML FCO PLAS IMP
888
Los datos de compra proporcionados por el cliente deben ser tranformados en información util que permita identificar las estrategias para cada categoría
PARA FABRICACION
FAMILIA CAJA EMBALAJE
Sum of IMP.EN $ NOMBRE PROVEEDOR
DESCRIPCION CE
NT
RO
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al
CAJA EMB N 1 (41,31,13.5 CM) C/LOGO HERS 1,197 481 1,678 CAJA EMB N 11 (34,34,28 CM)C/LOGO HERSIL 1,420 1,420 CAJA EMB N 12(34.1,25.4,20.7CM)C/LOGO+PL 1,448 661 2,109 CAJA EMB N 14 (41,31,13.5 CM) S/LOGO 5,378 2,158 7,536 CAJA EMB N 2 (47,29.5,21CM) C/LOGO HERSI 7,452 987 8,439 CAJA EMB N 3 (56,28,25.2CM) C/LOGO HERSI 1,730 1,511 5,636 8,877 CAJA EMB N 5 (54.2,36.2,16.2CM) C/LOGO H 1,671 4,360 6,031 CAJA EMB N 7 (31,23.5,19.3 CM)C/LOG C/PL 431 431 CAJA EMB N 8 (41,31,25 CM)C/LOGO C/PLAT 618 697 1,315 CAJA EMB N 9 (37,28,24.5 CM) C/PLAT 1,289 1,817 3,107 CAJA EMB N15(26;21.2;11CM)C/DIV 12 FCO M 1,265 1,265 DIVISIONES + BASE P/CAJA EMB N 11 851 851 DIVISIONES + BASE P/CAJA EMB N 3 569 569 PLATAFORMA CAJA EMB N2 (46,5 X 29 CM) 32 35 67 Total general 10,101 1,265 17,260 15,069 43,695
O/C FECHA COMPRA FAMILIA CODIGO DESCRIPCION UND. CANTID. MON. P.UNIT. IMP.EN $LH-0200590 20020205 Nac CAPSULAS 250005C01 CAPSULAS VEGETALES (K-CAPS) N° 0 CU 6,000 1 0.0010 6.00 LH-0201987 20020410 Nac FRASCOS 250005F03 FCO POLIPROPILENO 30 ML. B28 M.MEDICA CU 100 1 0.0670 6.70 LH-0204244 20020816 Nac FRASCOS 250005F09 FCO PET CRISTAL 60 ML CU 300 1 0.0680 20.40 LH-0200468 20020128 Nac BANDAS 250005L02 LINER 15.8 MM TORQUE T/18 AZUL/FCO POLIP CU 150 1 0.0010 0.15 LH-0200640 20020211 Imp TAPAS 250005T02 TAPA PILFER 28 MM ML 0 1 0.0165 0.00 LH-0204945 20021009 Nac ESTUCHES 251002A04 AZO CEFASABAL 100 MG TAB 2 MM SOBRE CU 16,800 0 0.1220 585.60 LH-0204686 20020920 Nac FOLLETOS 251002A17 ALERGICAL INY FOLLETO CU 2,600 0 0.0345 25.63 LH-0204485 20020909 Nac AMPOLLAS 251002A20 ALERGICAL INY AMP 2 ML AMBAR CU 11,076 1 0.0248 274.13 LH-0201038 20020225 Nac FOLLETOS 251002A22 AZOCEFASABAL 100 MG TAB FOLLETO CU 3,300 0 0.0365 34.41 LH-0205951 20021213 Nac FOLLETOS 251002A22 AZOCEFASABAL 100 MG TAB FOLLETO CU 4,400 0 0.0345 43.37 LH-0200374 20020123 Nac SUMINISTROS 251002A24 ALGODON MEDICINAL KG 30 1 5.0000 150.00 LH-0200816 20020218 Nac ETIQUETAS 251002A27 AMOXICILINA 250MG/5ML SUS 60ML 100 ETIQU CU 3,000 1 0.0790 237.00 LH-0205842 20021206 Nac ETIQUETAS 251002A27 AMOXICILINA 250MG/5ML SUS 60ML 100 ETIQU CU 2,200 0 0.2620 164.69 LH-0203711 20020715 Nac ESTUCHES 251002A33 AMOXICILINA 500 MG CAP 100 CAJA FRANCAR CU 3,800 0 0.4500 488.57
NOMBRE PROVEEDORROCSA INTERNACIONALCARLOS KOCH PRATTES S.A.CORPORACION DE INDUSTRIAS PLASTICAS S.A.EMPAQUES S.A.C.TAPAS LA LIBERTAD S.ALITOGRAFIA MANIX S.A.R & C IMPRESIONES S.A.AMFA VITRUM S.A.MICROTRAZZOS E.I.R.L.R & C IMPRESIONES S.A.CKF INDUSTRIALETICOM 500R & C IMPRESIONES S.A.GESELL GRAPHICS S.A. C.
Ejemplo data de cliente
Tablas Dinámicas
Tablas Dinámicas
Ver carpeta adjunta de Archivos de
Capacitacion (TD)
PARA FABRICACION
Sum of IMP.EN $ FAMILIA
NOMBRE PROVEEDOR ALU
MIN
IOS
CA
JA
EM
BA
LA
JE
CIN
TA
S P
VC
ES
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CH
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FO
LLE
TO
S
FR
AS
CO
S
TA
PA
S
Gra
nd T
ota
l
CARLOS KOCH PRATTES S.A. 333,335 15,517 348,852
CORPORACION DE INDUSTRIAS PLASTICAS S.A. 76,355 3,771 33,970 114,096
LITOGRAFIA MANIX S.A. 96,039 96,039
LITOGRAFIA GOICOCHEA HERMANOS 49,148 49,148
K.HEYER Ges m.b.H. 47,673 47,673
ALUSUD PERU S.A. 43,170 43,170
GESELL GRAPHICS S.A. C. 38,758 38,758
R & C IMPRESIONES S.A. 6,288 26,070 380 32,738
IMPERLAC S.A.C. 1,724 1,724
CONVERSIONES INDUSTRIALES S.A. 21,544 6,273 27,817
EVOL S.A. FABRICA DE ENVASES DE VIDRIO 25,938 25,938
PERLEN CONVERTING AG 23,170 23,170
EXTRUPLAST S.R.L. 20,231 20,231
CRISTAL MURANO PERUANO S.A.C. 17,298 17,298
INDUSTRIAS DEL CARTON S.A. 17,260 17,260
GRAFICA COMERCIAL M&E S.R.L. 14,927 163 15,090
PAPELERA DEL SUR S.A. 15,069 15,069
MICROTRAZZOS E.I.R.L. 12,008 12,008
ADHESIVOS DEL NORTE S.A. 11,204 11,204
EMPAC S.A. 10,260 10,260
CENTRO PAPELERO S.A.C. 10,101 10,101
Grand Total 97,751 43,695 107,523 187,877 29,180 38,098 436,675 60,543 1,001,341
Proveedores por Categoria Productos por Proveedor
999
Con ayuda de histogramas podemos identificar el perfil de compras de cada categoría
413
U$ 68 m
U$ 265
Nº O/C
Total Compras
O/Cpromedio
200010000
200
100
0
Reactivos
Fre
que
ncy
O/C InsumosReactivos
20% IMP
Reactivos
0200400600800
1.0001.2001.4001.6001.8002.000
1 101 201 301 401
U$ / O/C
Mas del 75% de las O/C de Rectivos son por montos
menores de U$200
Ejemplo de
Cliente
Todas las O/C actualmente pasan por doble aprobacionTodas las O/C actualmente pasan por doble aprobacion
Conclusión Preleminar :
75% de las O/C son por montos pequeños -> definir niveles minimos de aprobación para eliminar carga administrativa
Conclusión Preleminar :
75% de las O/C son por montos pequeños -> definir niveles minimos de aprobación para eliminar carga administrativa
101010
Identificando los principales proveedores en sus respectivas categorias podemos establecer las estrategias para cada una
-
500
1,000
1,500
2,000
2,500
3,000
3,500
U$
x10
00
Ejemplo de ClienteNombre Proveedor Categoria U$ TotalFARMA INTERNATIONAL P. Activos 352,607 CARLOS KOCH PRATTES S.A. Frascos 352,080 NEW ZEALAND PRODUCTS S.A. P. Activos 205,246 AUROBINDO PHARMA LTD. P. Activos 160,374 BUCKTON SCOTT P. Activos 121,980 CORPORACION DE INDUSTRIAS PLASTICAS S.A. Frascos 114,679 LITOGRAFIA MANIX S.A. Estuches 96,190 C.I. FARMACAPSULAS DE COLOMBIA Capsulas 92,819 SELECTCHEMIE AG Exipientes 81,700 MERCK PERUANA S.A. P. Activos 65,011 DROCERSA P. Activos 57,961 BIESTERFELD SIEMSGLUSS P. Activos 57,771 ENVASES LIMA S.A.C. Estuches 53,670 AMEROP PERU S.A. Exipientes 52,217 CEFAK ARZNEIMITTEL P. Activos 51,131 LITOGRAFIA GOICOCHEA HERMANOS Estuches 49,965
De un total de 167 proveedores 8 representan el 50% del total comprado
30 representan el 75%
50 representan el 90%
De un total de 167 proveedores 8 representan el 50% del total comprado
30 representan el 75%
50 representan el 90%
Total Compra U$ 3,1 MM
Total Proveedores 167
Total Compra U$ 3,1 MM
Total Proveedores 167
111111
Analizando la procedencia de las compras por Grupo Principal identificamos las estrategias que debemos seguir
0%
25%
50%
75%
100%
O/C US$
0%
25%
50%
75%
100%
O/C US$
Nacional : $1 826156
Importación : $1 191 827
Nacional : $1 826156
Importación : $1 191 827
Nacional : $ 48 714
Importación : $ 19 622
Nacional : $ 48 714
Importación : $ 19 622
INSUMOSINSUMOS
REACTIVOSREACTIVOS
2550 O/C2550 O/C U$ 3 017 mU$ 3 017 m
413 O/C413 O/C U$ 68 m U$ 68 m 0%
25%
50%
75%
100%
OC US$
0%
25%
50%
75%
100%
OC US$
TOTALTOTAL
8097 O/C8097 O/C U$ 3 760mU$ 3 760m
Nacional : $2 534 531
Importación : $1 225 645
Nacional : $2 534 531
Importación : $1 225 645
7% O/C tienen destino internacional, sin embargo representan el 32% del Total U$ por O/C
7% O/C tienen destino internacional, sin embargo representan el 32% del Total U$ por O/C
En caso de ser relevante, hacer separacion por pais de origen/region, i.e : Pacto Andino (beneficios arancelarios)China/India (Nuevos Market Places)Europa (recargo en fletes/seguros)
En caso de ser relevante, hacer separacion por pais de origen/region, i.e : Pacto Andino (beneficios arancelarios)China/India (Nuevos Market Places)Europa (recargo en fletes/seguros)
121212
Conociendo el perfil de compra del cliente, debemos establecer la secuencia de los bloques (waves) de categorias que sacaremos a licitacion
Categorias
Monto total de compra
% e
sp
era
do
de
ah
orr
o
BajoBajo
AltoAlto
MedioMedio
- U$- U$
Primer Bloque
Segundo Bloque
Tercer Bloque
+ U$+ U$
Facilidad para calcular ahorro generado
Revision continua para calcular ahorro
Dificultad para calcular ahorros generados
Facilidad para calcular ahorro generado
Revision continua para calcular ahorro
Dificultad para calcular ahorros generados
2
1
3
1. Estuches2. Frascos3. Folletos4. Limpieza5. Cintas6. Mat. Prima Critica7. Utiles de oficina
1. Estuches2. Frascos3. Folletos4. Limpieza5. Cintas6. Mat. Prima Critica7. Utiles de oficina
8. Servicios varios9. Combustibes10. Telefonia11. Seguros12. PC’s13. Tapas14. Viajes
8. Servicios varios9. Combustibes10. Telefonia11. Seguros12. PC’s13. Tapas14. Viajes
4
5 6
7
8
9
10
11
1213
14
131313
Mediante un cronograma, estructuramos en plan de trabajo, medimos los tiempos y monitoreamos los avances
3 10 17 24 1 8 15 22 29 5 12 19 26 2 9 16 23Concurso de Proveedores - Etiquetas
Caracterización de EtiquetasValidación de proveedoresPreparar BasesConvocatoriaPrimera RondaSegunda RondaBuena ProInicio de Entregas
Reduccion de InventariosAnalisis de Datos de InventariosEstrategias para reduccion de inventariosRedifinir politicas de inventarioSimulacion de Resultados
Proyectar InventariosEvaluacion en situaciones criticas
Concurso de Proveedores - Tapas 2Estimacion de consumo Analizar variantes por producto
Definir parametros a modificar Entrevista con areas usuarias
Validar ProveedoresConvocatoria
Entrega de BasesConsultas
Evaluacion Inicial - Recepcion de OfertasAnalisis de OfertasPublicacion de Resultados
Segunda RondaRecepción de OfertasAnalisis de Ofertas
Decision finalBuena Pro / Contrato
Enero-04 Febrero-04Diciembre-03Noviembre-03
Sombreamos los puntos ya finalizados
Sombreamos los puntos ya finalizados
Revisar documentos adjuntos
Cronograma
141414
Teniendo conocimento y control del comportamiento de cada categoria, analizamos las oportunidades de ahorro para cada una
Selección de categorías /
commodities
Análisis de oportunidades
Valorización de propuestas y validación
ImplementaciónConformación
de equipos
Estrategias por categoría - 1Estrategias por categoría - 1
Criterios de clasificación
Grupos tecnológicos
Importado o nacional
ABC
Costo Total del Producto
Visitas a proveedores
Reuniones de generación
de ideas
Criterios de clasificación
Grupos tecnológicos
Importado o nacional
ABC
Costo Total del Producto
Visitas a proveedores
Reuniones de generación
de ideas
Compras por convenio
Compras consolidadas
Compras por internet
Desarrollo de
proveedores
Cambios de diseño
Control de consumos
Compras por convenio
Compras consolidadas
Compras por internet
Desarrollo de
proveedores
Cambios de diseño
Control de consumos
Estrategias por categoría - 2Estrategias por categoría - 2
151515
Con una clara segmentación de las compras totales, analizamos el comportamiento de cada familia para definir la secuencia dentro de cada bloque
FAMILIA IMP.EN $ Cuenta de O/C SKU Nro Proveedores % NacionalALUMINIOS 97751 313 106 7 98%AMPOLLAS 14948 41 12 2 100%ANTIBIOTICOS 190619 15 7 4 7%APLICADORES 74 1 1 1 100%BANDAS 10233 44 16 5 100%CAJA EMBALAJE 43699 89 30 5 100%CANULAS 4793 2 2 1 0%CAPSULAS 93733 33 17 4 6%CINTAS 3569 1 1 1 100%CINTAS PVC 107998 62 16 4 87%CUCHARITAS 14016 10 2 2 100%
Respetando los formatos establecidos, generamos las tablas dinámicas necesarias para entender el comportamiento de la categoria
Respetando los formatos establecidos, generamos las tablas dinámicas necesarias para entender el comportamiento de la categoria
Revisar documentos adjuntosFormatos y Templates
•Tablas DinámicasArchivos de capacitacion
•Uso de Tablas Dinamicas
Total U$ por Familia para cada Grupo PrincipalTotal U$ por Categoría para cada FamiliaTotal U$por Productos para cada CategoríaProveedores por FamiliaProducto – ProveedorPrecios Promedios - CantidadPrecios Maximos - CantidadPrecios Minimos - Cantidad
Total U$ por Familia para cada Grupo PrincipalTotal U$ por Categoría para cada FamiliaTotal U$por Productos para cada CategoríaProveedores por FamiliaProducto – ProveedorPrecios Promedios - CantidadPrecios Maximos - CantidadPrecios Minimos - Cantidad
Puede ser una sola tabla
Puede ser una sola tabla
Importante :Para trabajar estas tablas con facilidad es necesario contar con una base de datos ordenada, completa y validada
Importante :Para trabajar estas tablas con facilidad es necesario contar con una base de datos ordenada, completa y validada
PARA FABRICACIONFAMILIA FOLLETOS
Data
DESCRIPCION UND. Cou
nt o
f O
/C
Sum
of
CA
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ID.
Sum
of
IMP
.EN
$
Ave
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P.U
NIT
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Std
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P.U
NIT
.
AMOXICILINA (125,250MG) SUS FOLLETO HERS CU 8 438625 4026 0.03 0DOLORAL 100 MG SUS FOLLETO CU 8 267900 2700 0.04 0IBUPROFENO 100MG/5ML SUS FOLLETO CU 5 236451 2441 0.04 0MUCOVIT NF FOLLETO CU 4 212200 2061 0.03 0INFECTRIM E INFECTRIM FORTE (TAB Y SUS) CU 5 222275 1937 0.03 0SALBUTAMOL 2MG/4MG (TAB Y JBE) FOLLETO CU 3 178775 1733 0.03 0MAGAL D (TAB Y SUS) FOLLETO CU 6 101700 1729 0.06 0CLORFENAMINA (TAB Y JBE) FOLLETO CU 6 416150 1693 0.01 0
Puede ser una sola tabla
Puede ser una sola tabla
161616
Los equipos de trabajo generan los principales inputs para la realización de las negociaciones con los proveedores
Seleccionar categoria
Seleccionar categoria Brainstorming Brainstorming Analizar
alternativasAnalizar
alternativasFormacion del
equipoFormacion del
equipoValidación de propuestas
Validación de propuestas
En función del esperado de ahorro o la facilidad para materializarlo Productos criticos debido a su naturaleza o el abastecimiento
En función del esperado de ahorro o la facilidad para materializarlo Productos criticos debido a su naturaleza o el abastecimiento
Breve introduccion sobre el tema
Objetivo principal : Busqueda de alternativas que permitan una reduccion de costos y/o simplificacion
Se plantean ideas prelliminares sobre posibles cambios para dar inicio al proceso
Breve introduccion sobre el tema
Objetivo principal : Busqueda de alternativas que permitan una reduccion de costos y/o simplificacion
Se plantean ideas prelliminares sobre posibles cambios para dar inicio al proceso
Envar a los participantes un resumen de las ideas planteadas. Indicar que nuevas ideas son aceptadas durante las siguientes etapas del proceso
Envar a los participantes un resumen de las ideas planteadas. Indicar que nuevas ideas son aceptadas durante las siguientes etapas del proceso
Ponderar ideasEstimar beneficiosValidar con alta direccion de la empresa
Ponderar ideasEstimar beneficiosValidar con alta direccion de la empresa
Conociendo la categoria, se selecciona a todas las areas involucradas en el desarrollo, elaboracion y uso del producto.i.e. : - R + D
- Compras- Producción/envasado- Calidad / Mantenimiento- Comercializacion
Conociendo la categoria, se selecciona a todas las areas involucradas en el desarrollo, elaboracion y uso del producto.i.e. : - R + D
- Compras- Producción/envasado- Calidad / Mantenimiento- Comercializacion
El equipo de trabajo debe presentar como resultado final la respuesta si es aplicable o no (con cifras solidas de respaldo) las alternativas planteadas
Calcular impacto económico C/B (con ayuda de RTM)
Presentacion final en PPT ante la alta direccion de la empresa
El equipo de trabajo debe presentar como resultado final la respuesta si es aplicable o no (con cifras solidas de respaldo) las alternativas planteadas
Calcular impacto económico C/B (con ayuda de RTM)
Presentacion final en PPT ante la alta direccion de la empresa
171717
Evaluando los proveedores actuales analizamos cuales son los mas importantes y con cuales se pueden establecer relaciones a largo plazo
Licitación 20 20 25 10 5 5 0Privado 20 20 0 0 10 5 5
Precio Rechazos Lead-Time Flexibilidad Confiabilidad Proactividad Solvencia
1 Muy barato Casi sin rechazos Muy rápido Alta Nunca falla Propone Sólida
2 Medio Pocos rechazos Rápido Media Pocas fallas Acepta Regular
3 Caro Algunos rechazos Normal Baja Algunas fallas Reacio Riesgo
LITOGRAFIA MANIX S.A. 3 3 3 3 3 2GESELL GRAPHICS S.A. C. 2 3 2 2 3 2LITOGRAFIA GOICOCHEA HERMANOS 1 3 2 1 3 2PERU OFFSET EDITORES E.I.R.L. 2 3 1 1 3 2SERVICIO GRAFICOS CALLAO S.A. 2 3 2 1 3 2
Revisar documentos adjuntosFormatos y Templates
•Evaluacion de proveedores
Ponderación diferenciada en cada escenario
Ponderación diferenciada en cada escenario Escala simple de
calificación
Escala simple de calificación
Calificación a cargo de las areas/personas
involucradas en el proceso
Calificación a cargo de las areas/personas
involucradas en el proceso
1. Definir el abanico de proveedores Todos los proveedores validados Todos los que han cotizado/vendido en el ultimo periodo
2. Establecer las variables que seran evaluadas Para cada categoria las variables mas importantes (ver ejemplo) Las variable pueden variar entre cada categoria
3. Ponderar la calificacion en cada escenario Calcular la valorizacion de cada variable en cada escenario
4. Establecer escala de calificación para cada variable De manera cualitativa y referencial
5. Evaluar y generar un ranking de proveedores
1. Definir el abanico de proveedores Todos los proveedores validados Todos los que han cotizado/vendido en el ultimo periodo
2. Establecer las variables que seran evaluadas Para cada categoria las variables mas importantes (ver ejemplo) Las variable pueden variar entre cada categoria
3. Ponderar la calificacion en cada escenario Calcular la valorizacion de cada variable en cada escenario
4. Establecer escala de calificación para cada variable De manera cualitativa y referencial
5. Evaluar y generar un ranking de proveedores
Si existen pocos proveedores
validados o los actuales no califican, se
genera la necesidad de
validar nuevos proveedores
Si existen pocos proveedores
validados o los actuales no califican, se
genera la necesidad de
validar nuevos proveedores
181818
El proceso de desarrollo/certificaciòn de proveedores nuevos constará de tres etapas
Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3
Estrategia por categoría
• Nro Proveedores• Validación CC• Valoracion• % participacion
Evaluación del
proveedor
• Prioridades / pesos de valuacion
Programa de certificación
• Elaborar cronograma
• Deferencia por categoria/familia
Metodologia a seguir
Recursos disponibles
Requisitos de
certificacion por categoría
Ejecución Certificado 2
Certific
ado 1
Certificado 3
Proveedor apto paraparticipar
Proveedor apto paraparticipar
Puede tomar porcentajemayoritario
Puede tomar porcentajemayoritario
Sin Inspecciones o Inspecciones
reducidas
Sin Inspecciones o Inspecciones
reducidas
PROVEEDORNUEVO
PROVEEDORNUEVO
PROVEEDORESACTUALMENTE
PROVEEDORESACTUALMENTE
PROVEEDORESCONFIABLES
PROVEEDORESCONFIABLES
Para proveedores nuevos que requieren validacion con Alto costo :
- Esperamos resultados del concurso y vemos si amerita la inversion requerida
Para proveedores nuevos que requieren validacion con Alto costo :
- Esperamos resultados del concurso y vemos si amerita la inversion requerida
191919
Evaluando los principales parámetros dentro de cada categoría podemos estimar em impacto al aplicar los cambios sugeridos.
Con la base de las tablas dinámicas de precios, cantidades y número de O/C, generamos las variables dentro de cada categoria
Revisar documentos adjuntosFormatos y Templates
•Caracterizacion de productos•Costo Total de producto
PARA FABRICACION Linea Gr Material Uso MMAMOXICILINA 125MG/5ML SUS 60 ML CAJA HER CU 5 42,489 1,960 0.046 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoAMOXICILINA 250MG/5ML SUS 60 ML CAJA HER CU 7 194,565 6,604 0.034 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoCLORFENAMINA 2MG/5ML JBE 120 ML CAJA CU 5 109,348 3,480 0.032 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoCOMPLEJO B SOL OR 120ML CAJA CU 4 34,285 1,894 0.055 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoDEXTROMETORFANO 15 MG JBE 120 ML CAJA CU 4 47,480 1,962 0.041 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoDICLOXACILINA 250MG/5ML SUS 60ML CAJA CU 3 16,500 759 0.046 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoIBUPROFENO 100MG/5ML SUS 60 ML CAJA CU 4 132,880 2,383 0.018 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoSULFATO FERROSO JBE 180 ML CAJA CU 6 62,100 2,936 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) No
SUBOTALES 639,647 21,979
Filtro por cada parámetro
Filtro por cada parámetro
Con SubTotales vemos el costo/impacto final
Con SubTotales vemos el costo/impacto final
Seleccionar categoria
Seleccionar categoria
Definir variables Definir
variablesEstablecer parametrosEstablecer parametros
Completar tabla
Completar tabla
Análisis de informaciónAnálisis de información
RTM + Alta direccion + ComprasRTM + Alta direccion + Compras Producción y/o CCProducción y/o CC
202020
Con el costo total de producto entendems la estructura de costo interna y externa del producto
Leche Descremada en Polvo
8168
8545343
92366
6821,743
-
500
1,000
1,500
2,000
2,500
3,000
3,500
FOB Freight Seguro Advalorem (20% CIF)
Sobretasa (5% CIF)
DerechoEspecif ico
Total GastosLocales
Total CostosFinancieros
Margen Proveedor Control de Calidad
59%
0.2%2.8%
1.5%11.7%
3.1%12.5%
5.3%2.9%
0.3%
26% del costo final se va en impuestos59% es el valor FOB
26% del costo final se va en impuestos59% es el valor FOB
212121
Teniendo lista la información interna/inputs y con una estrategia preliminar, compartimos y validamos la información con los proveedores principales
Equipos de trabajo
Conclusiones finales y
propuestas validadas
Evaluacion de Proveedores
Cualas son los pricipales /
Necesidad de nuevos
proveedores
Evaluacion de costo total
Costo total de producto. Analizar
los principales drivers de costo
Proveedor
Validacion de propuestas.
Plantea nuevas opciones
RTM
Valida y/o redefine
estrategia.
RTM/Proveedor /
ClienteEstablecer
estrategia final
RTM / Compras
Estrategia Preliminar
Entrevistas con Proveedores
Conversación sobre ls oportunidades que ellos identifican, su percepcion de la relacion comercial, que aspectos le simplifican el trabajo, cuales son los cambios que debe realizar Hersil para aprvechar los productos en los cuales el proveedor es mas eficiente. Validar todas las propuestas planteadas
Entrevistas con Proveedores
Conversación sobre ls oportunidades que ellos identifican, su percepcion de la relacion comercial, que aspectos le simplifican el trabajo, cuales son los cambios que debe realizar Hersil para aprvechar los productos en los cuales el proveedor es mas eficiente. Validar todas las propuestas planteadas
Coordinaciones intermedias
Una sola entrevista no basta para abordar todos los temas, muchas veces las principales ideas surgen en conversaciones posteriores. Es necesrio mantener una fluida comunicación durante todo el proceso.
Coordinaciones intermedias
Una sola entrevista no basta para abordar todos los temas, muchas veces las principales ideas surgen en conversaciones posteriores. Es necesrio mantener una fluida comunicación durante todo el proceso.
222222
Con la estrategia definida para la categoria, se inicia el concurso de proveedores
Convocatoria Entrega de propuestas
Resultados PrimeraRonda
Segunda propuesta
Resultados finales
ConvocatoriaConvocatoria
Revisar documentos adjuntosConcurso de Proveedores
•Bases•Cartas de invitacion / Mails•Solicitud de cotizacion•Formato de propuestas•Contratos
Invitación a los proveedores a participar del
concurso
Invitación a los proveedores a participar del
concursoDocumentos a ser entregadosCarta / Mail de invitaciónBases
Lineamientos generales del concursoModalidadCompromisos% AsignacionPenalidadesCronogramaMuestras / especificaciones
Proyectado de compra anualCantidades solidas de proyeccion
Formato de propuestasContrato modelo
Documentos a ser entregadosCarta / Mail de invitaciónBases
Lineamientos generales del concursoModalidadCompromisos% AsignacionPenalidadesCronogramaMuestras / especificaciones
Proyectado de compra anualCantidades solidas de proyeccion
Formato de propuestasContrato modelo
La informacion que se envia debe ser majenada con cuidado:Mails : CCOCotizaciones referenciales con V.B. del cliente
La informacion que se envia debe ser majenada con cuidado:Mails : CCOCotizaciones referenciales con V.B. del cliente
232323
En la primera Ronda los proveedores cotizan todos los productos y se hace los analisis respectivos.
Entrega de propuestasEntrega de propuestas
Resultados primera rondaResultados primera rondaMejor opcion Producto a productoMejor opcion Producto a producto
Cotizaciones preliminares de los articulos
solicitados
Cotizaciones preliminares de los articulos
solicitadosEntrega de sobre cerradoPropuesta en fisico y en electronico
FechasSer estricto en en cumplimieto de las fechas señaladasEn el caso que un proveedor solicite ampliación de plazo de entrega por un motivo valedero, se debe aplicar para todos los participantes
Entrega de sobre cerradoPropuesta en fisico y en electronico
FechasSer estricto en en cumplimieto de las fechas señaladasEn el caso que un proveedor solicite ampliación de plazo de entrega por un motivo valedero, se debe aplicar para todos los participantes
Confirmacion de recepcion :Es muy importante enviar a los provedores un mail de confirmacion de recepcion de la propuestas.
Confirmacion de recepcion :Es muy importante enviar a los provedores un mail de confirmacion de recepcion de la propuestas.
Publicacion de resultados parcialesMejores opciones a la fechaSolo precios, no relacionar precio-proveedor
Presentacion de resultadosMejor opcion por productoAhorro MaximoContraccion del ahorro por asignacionEscenarios posiblesInversiones requeridasTiempo de implementacion
Publicacion de resultados parcialesMejores opciones a la fechaSolo precios, no relacionar precio-proveedor
Presentacion de resultadosMejor opcion por productoAhorro MaximoContraccion del ahorro por asignacionEscenarios posiblesInversiones requeridasTiempo de implementacion
Revisar documentos adjuntosConcurso de Proveedores
•Evaluacion de propuestas•Mail : envio de resultados•Presentacion de ofertas a alta direccion del cliente
242424
Entre la primera y segunda ronda, se comparten todos los inputs generados por lo proveedores. Las consultas deben ser respondidas a todos los participantes.
Resultados finalesResultados finales
Entrega de segunda propuestaEntrega de segunda propuesta
Entrega de sobre cerradoPropuesta en fisico y en electronico
Contrato firmadoEntregar contrato de abastecimiento firmadoPrecios vinculantesEstructura de costos claraMetodos de ajustes de precios definidos
Entrega de sobre cerradoPropuesta en fisico y en electronico
Contrato firmadoEntregar contrato de abastecimiento firmadoPrecios vinculantesEstructura de costos claraMetodos de ajustes de precios definidos
Proveedores tienen la opcion de mejorar sus precios en los articulos que no les fueron adjudicados inicialementeProveedores tienen la opcion de mejorar sus precios en los articulos que no les fueron adjudicados inicialemente
Revisar documentos adjuntosConcurso de Proveedores
•Propuesta final•Presentacion de resultados•Contrato
Presentacion de resultadosMejor opcion por productoAhorro MaximoContraccion del ahorro por asignacionEscenarios posiblesInversiones requeridasTiempo de implementacion
Publicacion de ganadoresNo se publica los precios finales alcanzadosComunicacion directa con los ganadoesMails de agradecimiento a los que no ganaron
Presentacion de resultadosMejor opcion por productoAhorro MaximoContraccion del ahorro por asignacionEscenarios posiblesInversiones requeridasTiempo de implementacion
Publicacion de ganadoresNo se publica los precios finales alcanzadosComunicacion directa con los ganadoesMails de agradecimiento a los que no ganaron
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Los resutados alcanzados deben ser presentados de manera clara. Identificar cada uno de lso componentes del ahorro y plantear las estrategias para los proximos periodos
Los ahorros generados los desagregamos en sus principales componentes para encontrar los drivers de ahorro. i.e.
Los precios finales y condiciones pactadas se guardan en un File de producto. Este file incluye los ahorros que se van generando mes a mes y las estrategias para el siguiente año
Frascos Plásticos
79.1%
6.0%6.8%
7.1%
0
100.0%
0.9%
100
120
140
160
180
200
220
240
Monto Base Presioncompetitiva
Cambios demolde
Nuevoproveedor
Forma dedespacho
TotalNegociado
Frascos Plásticos
79.1%
6.0%6.8%
7.1%
0
100.0%
0.9%
100
120
140
160
180
200
220
240
Monto Base Presioncompetitiva
Cambios demolde
Nuevoproveedor
Forma dedespacho
TotalNegociado
Revisar documentos adjuntosConcurso de Proveedores
•Resumen concurso•Drivers Ahorros•Estrategias para el siguiente año•Calculos de ahorros
La hoja de resumen de concurso es de vital importancia para medir el impacto (negociado y real) obtenido y compararlo con la gestion de la compra antes de los beneficios obtenidos con RTM
1 2 3 4 5 6 7 8
Codigo Descripción Proyectado
[und] Precio Prom
Jun02-May 03
Precio Minimo [S/ .]
Cantidad Pmin [und]
Precio Maximo [S/ .]
Cantidad Pmax [und]
Total a Precio Minimo (1) x (3)
Total a Precio
Prom (1) x (2)
Diferencia S/ .
251002F16 FCO VIDRIO AMBAR 120 ML T/PLAST B28 121,761 0.3469 0.3194 36,000 0.3600 23,600 38,887 42,240 3,353 251002F54 FCO VIDRIO AMBAR 15 ML T/PLAST B18 115,214 0.2598 0.2400 12,995 0.2650 6,840 27,651 29,930 2,279 252002F45 FCO VIDRIO AMBAR 180ML 115,215 0.4200 0.4200 0.4200 48,390 48,390 - 251002F27 FCO VIDRIO AMBAR 60ML T/PLAST B28 87,133 0.2712 0.2712 19,760 0.2712 17,100 23,631 23,631 - 252002F37 FCO VIDRIO AMBAR 345 ML T/PLAST B28 44,418 0.5900 0.5900 35,484 0.5900 35,484 26,207 26,207 -
Total Soles 170,398 164,766 170,398 - Total Dolares 48,685 47,076 48,685
……
Datos finales
presentarlos
en U$
Datos finales
presentarlos
en U$
262626
El cálculo de ahorros generados se hace bajo tres escenarios posibles
1.- Menor costo unitario fijo por producto :
2.- Ahorro por diferencia porcentual de precio referencial variable : i.e. Combustible Precio antes de concurso : Precio Pampilla + 9% Precio despues de concurso : Precio Pampilla + 7%
El precio se ajusta según las variaciones del precio Referencial Por cada O/C el ahorro obtenido es el 2% del precio Pampilla
3.- Ahorro por menor consumo y/o mayor duracion: i.e. Filtros de aire Precio filtro Actual : U$ 10 / und Duracion : 1000 hrs
Precio Licitacion : U$ 20 / und Duracion : 4000 hrs
P. Unit Promedio --
P. Unit Licitacion ==
Ahorro Unitario
Cantidad de compra ==
Ahorro Total U$ xx
Los precios se pueden revisar luego de un periodo determinadoLos precios se pueden revisar luego de un periodo determinado
Ahorros :4000 horas de Filtro antes de concurso = U$ 40 (4 filtros)Costo total de cambio de filtro (M.O. + parada de linea) = U$ 15
3 cambios de filtro = U45Costo total 4000 hr de filtro antes : U$ 40 + U$45 = U$85
4000 horas de Filtro despues de concurso : U$ 20Ahorro Total por filtro comprado : U$85 –U$ 20 = U$65
Ahorros :4000 horas de Filtro antes de concurso = U$ 40 (4 filtros)Costo total de cambio de filtro (M.O. + parada de linea) = U$ 15
3 cambios de filtro = U45Costo total 4000 hr de filtro antes : U$ 40 + U$45 = U$85
4000 horas de Filtro despues de concurso : U$ 20Ahorro Total por filtro comprado : U$85 –U$ 20 = U$65