Evolución del Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración de la CAE Versión 1.0
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Evolución del Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración de la CAE
2 de Junio de 2016
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Índice
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 6
2. NECESIDAD DE CONTRATACIÓN ................................................................................................ 7
3. OBJETO DEL CONTRATO ............................................................................................................. 8
4. PRESUPUESTO .............................................................................................................................. 9
5. PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO ................................................................................... 10
6. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL ..................................................................................... 11
6.1. Aplicaciones para la elaboración del Presupuesto. ....................................................................... 15
6.1.1. Elaboración del presupuesto para Administración General y Organismos Autónomos y Consorcios (A53). .......................................................................................................................... 16
6.1.2. Elaboración del Presupuesto, seguimiento y control de los entes públicos de derecho privado, sociedades públicas y fundaciones del sector público de la C.A.E. (G67). ..................... 20
6.1.3. Edición del presupuesto y su publicación en Internet (K28). ......................................................... 21
6.1.4. Elaboración del presupuesto de gastos de personal (K36). .......................................................... 23
6.2. Sistema IKUS – ADO. .................................................................................................................... 23
6.2.1. Funciones de IKUS. ....................................................................................................................... 26
6.2.2. Relación con otros sistemas. ......................................................................................................... 34
6.3. ADM- Microbases de Gestión: sistema de información de la contabilidad presupuestaria. .......... 36
6.4. K14: Fondos anticipados de la Administración General y Organismos Autónomos. .................... 37
6.5. E01b: Contabilidad Patrimonial y Gestión del patrimonio. ............................................................ 38
6.5.1. Módulos que integran el sistema E01b. ......................................................................................... 38
6.5.2. Funcionalidades más significativas de cada uno de los módulos que componen E01b. .............. 39
6.6. EIS: Sistema de información al Parlamento de la ejecución presupuestaria. ............................... 41
6.7. Integración del Sistema de Ingresos y Pagos con el sistema de Contabilidad. ............................ 41
7. REQUERIMIENTOS GENERALES DEL NUEVO SISTEMA........................................................ 43
7.1. Adaptación del nuevo sistema al actual modelo de gestión del Gobierno Vasco. ........................ 43
7.2. Máxima integración de los aplicativos. .......................................................................................... 43
7.3. Adaptación a la normativa vigente y a los cambios normativos. ................................................... 44
7.4. Adaptación al ámbito organizativo del Gobierno Vasco. ............................................................... 45
7.5. Lenguas oficiales de la CAE. ......................................................................................................... 45
7.6. Parametrización del sistema. ......................................................................................................... 45
7.7. Garantizar el mantenimiento de la plataforma y de las soluciones implantadas. .......................... 46
7.8. Base de datos única y dato único. ................................................................................................. 46
7.9. Sistema auditable y constatación de la información registrada. .................................................... 46
7.10. Gestión documental y tramitación telemática. ............................................................................... 46
7.11. Utilización de un gestor de expedientes sobre una herramienta de tipo “workflow”. .................... 47
7.12. Firma electrónica. ........................................................................................................................... 48
7.13. Tratamiento masivo de información. .............................................................................................. 48
7.14. Acceso personalizado. ................................................................................................................... 48
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7.15. Sistema de Información: búsqueda, consulta, informes y estadísticas. ........................................ 48
7.16. Ayuda. ............................................................................................................................................ 49
7.17. Relación con los ciudadanos. ........................................................................................................ 49
7.18. Controles, alarmas y notificaciones. .............................................................................................. 49
8. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL NUEVO SISTEMA .................................................... 50
8.1. Definición y codificación de Estructuras. ....................................................................................... 51
8.1.1. Identificación de entidades. ........................................................................................................... 51
8.1.2. Estructuras presupuestarias y datos maestros. ............................................................................. 52
8.2. Elaboración, edición y seguimiento del presupuesto. .................................................................... 52
8.2.1. Gestión de proyectos. .................................................................................................................... 52
8.2.2. Planes de Gobierno y otras características. .................................................................................. 53
8.2.3. Consolidación presupuestaria. ....................................................................................................... 53
8.2.4. Elaboración del presupuesto. ........................................................................................................ 53
8.2.5. Simulación presupuestaria gastos de personal. ............................................................................ 57
8.2.6. Edición del presupuesto. ................................................................................................................ 58
8.2.7. Gestión de enmiendas. .................................................................................................................. 58
8.2.8. Modificaciones de los Presupuestos de Entes Públicos de Derecho Privado, Sociedades Públicas y Fundaciones Públicas. ................................................................................................. 59
8.2.9. Seguimiento del presupuesto. ....................................................................................................... 59
8.2.10. Elaboración de escenarios presupuestarios. ................................................................................. 59
8.2.11. Previsión de liquidación del ejercicio en curso a remitir al Parlamento. ........................................ 60
8.2.12. Planificación plurianual. ................................................................................................................. 61
8.2.13. Prórroga del presupuesto. ............................................................................................................. 61
8.3. Contabilidad pública y ejecución presupuestaria. .......................................................................... 61
8.3.1. Apertura y cierre del ejercicio. ...................................................................................................... 61
8.3.2. Prórroga del presupuesto. ............................................................................................................. 62
8.3.3. Reorganizaciones administrativas. ................................................................................................ 62
8.3.4. Mantenimiento y gestión de terceros. ............................................................................................ 63
8.3.5. Contabilidad presupuestaria. ......................................................................................................... 64
8.3.5.1. Modificaciones presupuestarias y retenciones de créditos. .......................................................... 65
8.3.5.2. Ejecución del presupuesto de gastos. ........................................................................................... 66
8.3.5.3. Tramitación anticipada del gasto. .................................................................................................. 67
8.3.5.4. Gastos plurianuales. ...................................................................................................................... 67
8.3.5.5. Fondos anticipados. ....................................................................................................................... 68
8.3.5.6. Ejecución del presupuesto de ingresos. ........................................................................................ 68
8.3.5.7. Integración con SIPCA. .................................................................................................................. 69
8.3.6. Registro contable de facturas. ....................................................................................................... 70
8.3.7. Base de datos de subvenciones. ................................................................................................... 71
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8.3.8. Tramitación contable de expedientes de contratación. ................................................................. 72
8.3.9. Contabilidad no presupuestaria. .................................................................................................... 72
8.3.10. Módulo de fiscalización. ................................................................................................................. 73
8.3.11. Consultas e informes. .................................................................................................................... 73
8.3.12. Archivo electrónico de los expedientes contables. ........................................................................ 74
8.3.13. Contabilidad financiera. ................................................................................................................. 74
8.4. Tesorería. ....................................................................................................................................... 75
8.5. Gestión de bienes inmuebles. ........................................................................................................ 76
8.6. Módulo de información económico-financiera de las entidades públicas y participadas del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi. .............................................................. 77
8.6.1. Obtención de datos económicos (presupuesto, real y previsión), de todas las entidades. ........... 77
8.6.2. Conversión de los datos económicos obtenidos a contabilidad presupuestaria, financiera y nacional. ......................................................................................................................................... 77
8.6.3. Obtención y envío de información al Parlamento Vasco ............................................................... 78
8.6.4. Obtención y envío de formularios al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. ......... 78
8.6.5. Cálculo mensual de la necesidad/ capacidad de financiación del sector Administraciones Públicas en términos SEC. ............................................................................................................ 78
8.6.6. Previsión anual de la necesidad/ capacidad de financiación del sector Administraciones Públicas en términos SEC. ............................................................................................................ 78
8.6.7. Obtención anual de la regla de gasto. ........................................................................................... 79
8.6.8. Obtención de las cuentas económicas del Sector Administraciones Públicas de la Comunidad Autónoma de Euskadi. ............................................................................................... 79
8.6.9. Consolidación financiera y presupuestaria. ................................................................................... 79
8.6.10. Otros informes. ............................................................................................................................... 79
8.7. Sistema de información y Cuadros de mando. .............................................................................. 80
8.8. Edición de la Cuenta General. ....................................................................................................... 80
8.9. Integración con otros sistemas. ..................................................................................................... 80
8.10. Autorizaciones y usuarios. ............................................................................................................. 81
8.11. Migración de la información histórica............................................................................................. 82
9. GESTIÓN DEL CAMBIO: PLAN DE COMUNICACIÓN Y FORMACIÓN .................................... 83
10. SOPORTE A USUARIOS Y GESTIÓN DE INCIDENCIAS A PARTIR DEL ARRANQUE .......... 84
11. ÁMBITO DEL PROYECTO ........................................................................................................... 85
12. METODOLOGÍA APLICABLE ...................................................................................................... 86
12.1. Metodología. .................................................................................................................................. 86
12.2. Aseguramiento de la calidad. ......................................................................................................... 86
12.3. Entregables. ................................................................................................................................... 86
13. CONFIGURACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO ........................................................................ 88
13.1. Organización del Equipo de Trabajo.............................................................................................. 88
13.1.1. Asignación de recursos. ................................................................................................................. 88
13.1.2. Equipo de Trabajo. ......................................................................................................................... 89
13.1.3. Constitución inicial del equipo de trabajo. ..................................................................................... 90
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13.1.4. Modificaciones en la composición del equipo de trabajo. ............................................................. 90
13.1.5. Horario y lugar de realización de los trabajos. ............................................................................... 91
14. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y SUPERVISIÓN ............................................. 92
15. PLAN DE FACTURACIÓN ............................................................................................................ 93
16. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN ................................................................................................. 95
17. ESTRUCTURA Y FORMATO DE LA PROPUESTA .................................................................. 102
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1. INTRODUCCIÓN
En la actualidad el sistema económico-financiero del Gobierno Vasco utiliza para su gestión varias
aplicaciones informáticas, cuya evolución es el objeto del presente concurso.
A continuación se hace una descripción de dichas aplicaciones:
A53 - Elaboración de los presupuestos para Administración General y Organismos Autónomos y
edición del presupuesto.
G67 - Elaboración del presupuesto, seguimiento y control de los entes públicos de derecho
privado, sociedades públicas y fundaciones del sector público de la CAE.
K28 – Publicación de los presupuestos generales de la CAE en internet.
K36 – Elaboración del presupuesto de gastos de personal.
ADO - Contabilidad presupuestaria de los Departamentos y Organismos Autónomos.
ADM - Sistema de información para los Departamentos y Organismos Autónomos de la ejecución
presupuestaria.
ADE - Sistema de información al Parlamento y a los Departamentos de la ejecución
presupuestaria.
K14 – Fondos Anticipados.
E01b – Contabilidad Patrimonial y Gestión de bienes inmuebles.
L95 – Gestión de avales y depósitos.
Las citadas aplicaciones informáticas han sido desarrolladas a lo largo de los últimos años y cubren de
manera satisfactoria las necesidades del Departamento de Hacienda y Finanzas.
No obstante, al ser aplicaciones tecnológicamente obsoletas, se desea abordar un cambio en el modelo
de gestión de las mismas, y unificar en un mismo sistema más abierto y más interoperable todas las
aplicaciones anteriormente mencionadas.
Otros aplicativos relevantes del entorno son:
N77 – Sistema integrado de pagos y cobros de la Administración (SIPCA).
RTTA – Registro Telemático de Terceros.
W42 – Plataforma de facturación electrónica.
Existen más integraciones con otras aplicaciones departamentales que se detallarán más adelante.
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2. NECESIDAD DE CONTRATACIÓN
Como se ha descrito en el apartado anterior, las aplicaciones informáticas que gestionan los sistemas
económico-financieros del Gobierno Vasco, pese a cubrir de manera satisfactoria las funcionalidades
necesarias, tecnológicamente se encuentran dentro de las denominadas “obsoletas”.
Esta obsolescencia hace que cada vez sea más difícil inter-operar con otros aplicativos y/o servicios, y
requieran mayores esfuerzos en cuanto a su mantenimiento y evolución ante las constantes demandas de
nueva información contable para la gestión económica del Gobierno.
Es por todo lo anteriormente expuesto que se ha detectado la necesidad de evolucionar los sistemas
económico-financieros a una plataforma más abierta y más flexible tanto a nivel de mantenimiento como a
nivel de evolución tecnológica y funcional.
La actividad objeto de contratación es necesaria para la prestación de un servicio que es competencia de
EJIE. Dicha actividad está incluida entre los servicios que pueden ser contratados, conforme a la
Instrucción sexta de las Instrucciones sobre las buenas prácticas en la contratación de servicios de
Gobierno Vasco, y su objeto no contiene prestaciones que con arreglo a la Instrucción quinta deben ser
satisfechas con medios propios.
Su prestación no puede ser asumida con los recursos humanos y técnicos de que dispone el EJIE siendo
además inconveniente o imposible su reorganización.
Los documentos contractuales elaborados en la fase de preparación del contrato incorporan las debidas
garantías para dar cumplimiento a la Instrucción octava, sobre las buenas prácticas en la celebración de
contratos de servicios a fin de evitar que se incurra en los supuestos de cesión ilegal de trabajadores.
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3. OBJETO DEL CONTRATO
Dado que el grado de satisfacción del sistema actual es grande, el objeto del proyecto que se detalla en el
presente documento es la implantación de un nuevo sistema económico-financiero que contenga toda la
funcionalidad que dispone el sistema actual, completándola con nuevas funcionalidades que también se
detallarán.
Además, el sistema a implantar deberá ser ágil a la hora de adaptarse a los cambios normativos y
tecnológicos.
Los principales objetivos del contrato son:
La definición, diseño e implantación de un nuevo sistema económico-financiero, que gestione
desde la fase de elaboración del presupuesto hasta la rendición de información a los distintos
intervinientes en materia económico-financiera, tanto de la Administración General y
Organismos Autónomos, como del resto de entidades del Sector Público de la Comunidad
Autónoma de Euskadi, si bien en éstas últimas la gestión contable no es competencia del
proyecto.
La incorporación de los datos históricos existentes en el actual sistema, incluyendo los
procesos de carga que fuesen necesarios, al objeto de poder consultar los datos que se
determinen en el nuevo sistema y hacer que el nuevo sistema sea la fuente de información en
materia económica.
El diseño e implantación de un plan de formación para todos los usuarios intervinientes en el
proceso, de manera que se facilite la interacción con el nuevo sistema a utilizar.
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4. PRESUPUESTO
En documento separado y siguiendo lo establecido en el modelo de Pliego de Condiciones Particulares,
se deberá incluir el importe Total de la Oferta Económica, para la correcta evaluación del apartado
“Proposición económica” contemplado en la sección de Criterios de Valoración.
En el precio estarán incluidos todos los conceptos incluyendo los impuestos, gastos, tasas y arbitrios de
cualquier esfera fiscal, derechos, gastos repercutibles, costes de transporte, entrega y, en su caso
instalación, seguros, aranceles, licencias y autorizaciones de todo tipo que recaigan sobre la operación
hasta la entrega y recepción de los bienes y el beneficio industrial del contratista y todo tipo de impuestos
a excepción del I.V.A., del que se especificará el tipo (%) e importe total.
El presupuesto máximo para este contrato es de cinco millones setecientos mil euros, 5.700.000 € (IVA no
incluido). Este valor será el tomado como base para los Criterios de Valoración explicados posteriormente.
El valor estimado del contrato es de 5.700.000 € (IVA no incluido).
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5. PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO
El plazo de duración del contrato se extenderá desde la adjudicación del mismo, hasta el 30 de Junio del
2.019, si bien los sub-proyectos de los que consta el presente pliego se implantarán estimativamente en
las siguientes fechas:
Elaboración y edición del presupuesto: 1 de Septiembre de 2.017.
Ejecución del gasto y demás funcionalidades: 1 de Enero de 2.019.
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6. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL
Como anteriormente se ha mencionado, el sistema económico-financiero del Gobierno Vasco actualmente
se gestiona mediante varias aplicaciones informáticas.
El núcleo principal de dicho sistema que forma lo que comúnmente se denomina IKUS, Sistema Integrado
de Información para la Gestión Económica y Presupuestaria está formado por las siguientes aplicaciones:
ADO (IKUS - Informazio eta Kudeaketa Sistema): Sistema de Contabilidad presupuestaria.
Es el Sistema Integrado de Información para la Gestión Económica y Presupuestaria de la Administración
General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos.
Contiene toda la contabilidad presupuestaria, la contabilidad no presupuestaria, la base de datos de
subvenciones y la tesorería. Se trata de un sistema de información que da respuesta a los requerimientos
que plantea un modelo de contabilidad descentralizado en la gestión y centralizado en la contabilización.
ADM: Microbases de gestión.
ADM, Microbases de Gestión, es una solución de análisis de información. Su información procede
igualmente de ADO, y se genera a través de un proceso de extracción de información diario, hacia una
única base de datos. La información volcada incluye tanto la propia información contable, como datos de
gestión de accesos de usuario.
Cada usuario dispone de un aplicativo local en Access, que accede a la base de datos creada y que, en
función de sus privilegios de acceso, descarga al puesto local la información especificada asociada a su
universo de datos.
Este proceso genera un fichero local .mdb (Access) que el usuario puede consultar, bien con las consultas
estándar (amplio catálogo de consultas predefinidas), bien a través de la creación de consultas propias.
ADE: EIS del presupuesto.
ADE es una solución de tipo EIS (sistema de información de gestión), que permite la explotación de la
información procedente de ADO, y cuyo uso se orienta a los diferentes Departamentos de Gobierno
Vasco, así como a todos los grupos parlamentarios.
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Su información procede de un proceso de extracción masiva de datos, de carácter periódico (actualmente
mensual, aunque se puede lanzar a petición), hacia una base de datos propia.
Este proceso de extracción alimenta un fichero local .mdb (Access), cuya información se explota mediante
la herramienta Access, la cual proporciona una batería de informes, con información a diferentes niveles
de agregación.
Un esquema del sistema IKUS sería:
El resto de aplicativos del actual sistema económico-financiero son:
A53: Elaboración del presupuesto para Administración General y Organismos
Autónomos.
A53, elaboración de presupuestos para la Administración General y Organismos Autónomos, es un
aplicativo en principio independiente de IKUS, pero con un importante grado de relación con éste.
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Su propósito es la creación y publicación de los presupuestos generales de Gobierno Vasco, e incluye
toda la operativa asociada (elaboración anteproyecto, enmiendas,...).
G67: Elaboración del presupuesto, seguimiento y control de entes públicos de derecho
privado, sociedades públicas y fundaciones del sector público de la CAE.
La G67 es la aplicación para la elaboración, el seguimiento y el control de la ejecución del presupuesto de
entes públicos de derecho privado, sociedades públicas y fundaciones públicas que forman parte del
sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Esta aplicación consolida datos del presupuesto con la A53.
Además, también incorpora datos de entidades no del sector público de la CAE.
K28: Publicación de los presupuestos generales de la CAE en internet.
Aplicación que a partir de A53 y G67 permite publicar en internet el proyecto y los presupuestos generales
de la CAE.
K36: Elaboración del presupuesto de gastos de personal.
Aplicación para la simulación de gastos de personal para la elaboración del presupuesto.
K14: Fondos Anticipados.
Aplicación que permite a los Departamentos y Organismos Autónomos la gestión de pagos no sujetos a
fiscalización previa a través de cuentas bancarias delegadas.
E01: Contabilidad Patrimonial y Gestión del Patrimonio.
Aplicación para la gestión de la Contabilidad Patrimonial de la Administración General de la CAE y de sus
Organismos Autónomos. Registra las operaciones financieras y patrimoniales realizadas por la entidad, y
gestiona el Inventario de Bienes y Derechos del Patrimonio de Euskadi.
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L95: Gestión de avales, depósitos y fianzas.
Aplicación para la gestión de los Avales, Fianzas y Depósitos.
Otros aplicativos del entorno económico-financiero son:
N77 – Sistema integrado de pagos y cobros de la Administración (SIPCA).
RTTA – Registro Telemático de Terceros.
W42 – Plataforma de facturación electrónica.
Existen más integraciones con otras aplicaciones departamentales, entre las cuales una de las más
relevantes es el Sistema de Gestión de Personal (EIZU).
Un esquema general del sistema actual es el siguiente:
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Las aplicaciones sombreadas no son objeto de evolución dentro del presente concurso, sin embargo sí
que se abordará dentro del proyecto el interface para la incorporación de los datos que gestionan.
A continuación se describe un poco más en detalle cada aplicación:
6.1. Aplicaciones para la elaboración del Presupuesto.
Las aplicaciones A53 (Elaboración del Presupuesto para Administración General, Organismos Autónomos
y Consorcios) y G67 (Elaboración del Presupuesto, Seguimiento y Control de dicho presupuesto para
empresas del Sector Público de la CAE) se encuentran en el mismo entorno y posibilitan a los usuarios el
acceso remoto y comparten algunos datos estructurales.
Sus características más relevantes son:
Son multi-modulares y los módulos que los componen están integrados entre sí.
Están integrados con otros sistemas.
Son multi-idioma (euskera, castellano).
En cuanto a estructuras comparten:
Entidades, estructura económica (planes de cuentas, CAC: capítulo-artículo-concepto),
estructura orgánica, funcional y territorial.
Permiten realizar:
Controles y cuadres de datos, tanto internos como externos.
Consolidaciones.
Permiten elaborar a los usuarios autorizados:
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A53 G67
Planes a 4 años X
Escenarios presupuestarios X
El proyecto de presupuestos X X
Las enmiendas X
Las modificaciones presupuestarias X
El presupuesto actualizado X
Seguimiento presupuestario (real +
estimaciones)
X
Prórroga del presupuesto X
Permiten elaborar informes:
Memorias.
Presupuestos de gastos e ingresos.
Presupuestos de Capital y Explotación, así como las cuentas anuales (balance, cuenta de
pérdidas y ganancias, estado de ingresos y gastos, estado de flujos de efectivo y estado de
cambios en el patrimonio neto).
Cuenta financiera y Operaciones no financieras (SEC).
Un completo sistema de información (unos 100 informes y consultas).
Permite publicar la información presupuestaria con calidad tipográfica de imprenta en color, bilingüe y su
publicación en internet de forma automática e inmediata.
6.1.1. Elaboración del presupuesto para Administración General y Organismos Autónomos y
Consorcios (A53).
La Aplicación A53 es la que utilizan los usuarios de la Dirección de Presupuestos, los distintos
Departamentos del EJ-GV, los Organismos Autónomos y Consorcios, para la elaboración de los
Presupuestos Generales de la C.A.E.
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Está compuesta por módulos totalmente integrados entre sí. Un esquema de los mismos es el siguiente:
Su operativa normal implica que, una vez se aprueba el presupuesto, éste se vuelca sobre IKUS para su
posterior ejecución. No obstante, existe un mecanismo que permite la obtención inicial del presupuesto a
través de IKUS, facilitando la operativa en casos de presupuestos prorrogados.
Incluye la realización de complejos procesos de transformación de la información que permiten utilizando
metalenguajes intermedios, la generación de una salida final de datos para la impresión directa de los
libros de presupuestos.
Una descripción breve de cada módulo es la siguiente:
Administración. Con este módulo se controlan los accesos de los usuarios a la aplicación, tanto
a los módulos como a los datos a utilizar.
Estructuras. Con este módulo de definen las diferentes clasificaciones y datos maestros que
intervienen en el proceso de elaboración y edición de los presupuestos. Las estructuras
actuales son:
o Presupuesto. Con esta clasificación se definen las fases del presupuesto:
elaboración, trámite parlamentario, aprobación. (En fase de trámite parlamentario se
efectúa el recálculo de la partida parlamentaria). Así mismo el sistema puede
contener diferentes tipos de presupuesto (ordinario, ejecución, versiones).
o Clasificación institucional (tipo de institución). Con esta clasificación se asigna al
sector administrativo o empresarial.
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o Orgánica. Se define la estructura Orgánica del presupuesto. Su desglose es el
siguiente:
- Institución. Se asigna a una clasificación institucional y a una Sección
responsable.
- Sección o Departamento.
- Servicio.
- Centro.
o Funcional. Se define la estructura funcional o por programas del presupuesto. Su
desglose es el siguiente :
- Grupo funcional.
- Función.
- Sub-función.
- Programa. Se asigna a una o varias estructuras orgánicas responsables.
- Subprograma.
o Económica. Se define la estructura económica del presupuesto. Puede ser de Gasto
o Ingreso. Su desglose es el siguiente :
- Capítulo.
- Artículo.
- Concepto.
- Subconcepto. En su caso se asigna a: “consolidable”, “ente obligatorio”,
“IVA”, “admite negativos”.
o Territorio a nivel de territorio histórico.
Partidas. Con este módulo se actualizan las partidas del presupuesto (importe, denominación,
territorialización, compromiso) y sus datos complementarios (de personal, de plantilla; nº de
plantilla, ampliable, ampliable hasta, comprometido, especialmente vinculado, ente
consolidable, sección consolidable, IVA, características). Contiene las funcionalidades de
“clonar”, “cortar y pegar” y de “copiar”; así como de “buscar o seleccionar” y de “aplicar
incrementos”.
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Intenciones y Características. Permite identificar otra serie de datos maestros que hacen falta
en la elaboración de determinadas partidas (Planes, Fondos Europeos, IVA...). Mediante
“asociar” permite asignar a una o a varias subcaracterísticas; también permite asignar en todo
o en parte el importe de una partida.
Conversiones. Con este módulo se determinan los cambios de clave o cambios que se
producen en las clasificaciones de presupuesto y los procesos de conversión de los datos del
presupuesto.
Consolidaciones. Con este módulo se actualizan las reglas de consolidación entre la A.G., los
OO.AA. y el sector empresarial y fundacional.
Interfaces con otros sistemas. Estos sistemas son: Aplicación del Capítulo I, Contabilidad,
Parlamento, Sistemas Departamentales, Prórroga, aplicación G67.
Gráficos. Este módulo posibilita la creación de gráficos relacionados con el presupuesto.
Informes y documentos. Este módulo contempla todas las consultas e informes implicados en
la Elaboración de los presupuestos y la edición de documentos en formato ofimático. Los
informes numéricos están diseñados según las diferentes estructuras presupuestarias. La
selección de datos se parametriza según las estructuras que componen el informe y también
según el resto de datos complementarios que contiene la partida presupuestaria. Se pueden
seleccionar unidades, saltos de página, rupturas de %. Hay informes comparativos o no. Hay
informes de una institución, de varias y consolidados entre AG, OOAA y Consorcios. y de
partidas. Hay informes de importes asignados a Características, planes. Hay informes de
estructuras presupuestarias. Los documentos textuales se asignan a diferentes patrones:
Memoria de Sección, de Programa, etc.
Enmiendas. Este módulo en la fase de tramitación parlamentaria contempla toda la gestión
gubernamental de las enmiendas al Presupuesto del Parlamento Vasco, propuestas de
aceptación, rechazo, transacción o técnicas, y contestación textual a las enmiendas
presentadas, excepto la actualización de las partidas por las enmiendas aprobadas. Contiene
diversas tablas para identificar los grupos parlamentarios, tipos de enmiendas, etc. Este
módulo, en la fase de seguimiento de enmiendas a lo largo del ejercicio, extrae datos de
ejecución presupuestaria de las partidas asignadas a las enmiendas (iniciales o nuevas) en
diversas fases (crédito actualizado, autorizado…) y también permite argumentar de forma
textual; así como contestaciones tipificadas a grupos masivos de enmiendas. Este módulo
contiene diferentes informes y búsquedas parametrizables en cada una de las fases; también
contiene interfaces diversas.
La aplicación es bilingüe (euskera y castellano) totalmente, tanto en el funcionamiento de la aplicación
como en su contenido.
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Así mismo, permite expresar las estructuras fundamentales en inglés con objeto de la publicación del
presupuesto en internet.
En cuanto al entorno tecnológico, la aplicación está desarrollada en un cliente SQL-Windows 16 bits y
procesos servidor desarrollados en COBOL sobre base de datos Oracle.
6.1.2. Elaboración del Presupuesto, seguimiento y control de los entes públicos de derecho privado, sociedades públicas y fundaciones del sector público de la C.A.E. (G67).
El objetivo del sistema es ser la herramienta fundamental para la elaboración de los presupuestos,
seguimiento y control presupuestario del sector público empresarial (Entes Públicos de Derecho Privado,
Sociedades Públicas y Fundaciones Públicas).
Para ello, las empresas del sector público de la C.A.E. disponen de la aplicación con objeto de que sean
ellas mismas las que confeccionen sus presupuestos y reflejen su seguimiento, siendo la Dirección de
Presupuestos y la OCE del Departamento de Hacienda y Finanzas las encargadas de supervisarlos.
Un esquema de la aplicación G67 es el siguiente:
La aplicación G67 posibilita a los entes públicos de derecho privado, sociedades públicas y fundaciones
del sector público de la C.A.E.:
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Definir datos maestros de sociedades, planes, cuentas, equivalencias, cuadres internos y
externos, patrones, informes, gráficos, ratios, usuarios y autorizaciones.
Introducir datos económicos básicos en distintas fases (Presupuesto Cuatrienal, Proyecto,
Modificación, Presupuesto Actual, Seguimiento real y estimaciones, Auditado).
Los datos económicos se introducen a través de cuentas del PGC (Debe-Haber) con un
detalle a nivel de partida presupuestaria de la que colgarán el resto de la información adicional
(código de ente consolidable, territorio, explicaciones adicionales y su texto bilingüe
correspondiente).
Elaborar la prórroga del presupuesto (cuando proceda).
La validación y seguimiento temporal de los datos económicos (mensual/trimestral/anual).
Elaborar y definir informes complejos a partir de la información básica suministrada para todos
los ejercicios, así como consultas de información detallada que exporta a hojas de cálculo.
La obtención de los informes que forman parte del proyecto de Presupuestos Generales.
La obtención de la información necesaria para remitir periódicamente al Parlamento Vasco en
aplicación de la normativa vigente.
La generación de los formularios mensuales a remitir al Ministerio de Hacienda y
Administraciones Públicas en cumplimiento de la Ley de Estabilidad Presupuestaria.
Consolidar tras validar las consistencias de los datos individuales (cuadros internos) y de
eliminar las partidas de cuadre entre entidades (cuadres externos).
La aplicación e ns bilingüe (euskera y castellano) totalmente, tanto en el funcionamiento de la aplicación
como en su contenido.
Tecnológicamente al igual que A53 es un cliente SQL-Windows 16 bits y procesos servidor desarrollados
en COBOL sobre base de datos Oracle.
6.1.3. Edición del presupuesto y su publicación en Internet (K28).
La Edición de Presupuestos se lleva a cabo mediante el Sistema de Publicaciones y permite elaborar y
ejecutar la publicación de los presupuestos generales de la CAE.
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El tipo de información a publicar corresponde a la fase de elaboración presupuestaria, ejecución, normas
técnicas, presupuesto actualizado (para los casos de años de prórroga en los que no existe presupuesto
definitivo), presupuesto consolidado…
El sistema de libros se utiliza también para Seguimiento con una periodicidad anual, mensual, trimestral
para los entes, sociedades y fundaciones públicas.
La generación final de los mismos se realiza utilizando el Framemaker, un auto-editor y procesador de
textos que es capaz de sacar los informes con un tipo especial de letra, y una calidad de impresión
altísima.
Se define la composición de libros, compuesto por volúmenes, que a su vez están compuestos por
órdenes y secciones. Las órdenes definen áreas de información: qué documentos, con sus informes y la
secuencia de los mismos.
El lanzamiento consta de múltiples lanzamientos en las aplicaciones involucradas (dependiendo de la
definición del libro, de sus repetitivas...) y en el montaje se genera un fichero con código nativo para que el
Framemaker genere el documento final. Este sistema de publicación permite leer documentos Word, que
transforman a formato legible por Framemaker invocando a macros que revisan estilos y ortografía.
Este módulo no sólo se utiliza para la edición y publicación de libros, sino que es un medio para trabajar;
mientras se elabora se sacan los mismos, se revisan los presupuestos y se van modificando en el sistema
(facilita la obtención de informes de forma masiva).
Las funciones actuales en el módulo de Mantenimiento de Publicaciones son las siguientes:
Definición de Libros. Permite efectuar la definición de la composición de los mismos a través
de la definición de: volúmenes, órdenes, secuencia de cada uno de los informes con sus
modelos de documentos.
Clonación de Libros. Copiado de la definición de un libro a otro ejercicio y actualización de
parámetros como por ejemplo, sociedad.
Copiado de Libros. Copiado del mismo sin ningún cambio, dentro del mismo ejercicio, tanto
parte como el ejercicio completo.
La carga de documentos (carátulas, documentos Word…) entre el pc y el servidor es costosa
y se debe mejorar.
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6.1.4. Elaboración del presupuesto de gastos de personal (K36).
Se trata de un sistema que captura una situación de nómina a una fecha determinada y extrapola el gasto
a todo un ejercicio presupuestario. Añade las variaciones de plantilla prevista para el ejercicio a
presupuestar y simula posibles incrementos salariales que se puedan aprobar y calcula el coste conjunto.
Permite publicar los anexos de personal correspondientes para la Administración General y los
Organismos Autónomos.
Pretendemos que se extienda al sector público empresarial dado que el volumen de gasto es similar.
6.2. Sistema IKUS – ADO.
ADO, contabilidad presupuestaria es una aplicación desarrollada en arquitectura cliente / servidor con una
estructura de tres niveles. El cliente se centra fundamentalmente en la función de presentación (incluye
algo de lógica de negocio), mientras que la mayor parte de la lógica operacional reside en el servidor.
La base de datos es centralizada y única. Los procesos transaccionales se albergan en un único servidor
que aglutina, como ya se ha visto, casi todas las funciones de negocio y datos.
El sistema cuenta con un amplio repertorio de procesos batch, destacando entre los mismos la cadena
diaria de contabilización, concatenada con la gestión diaria de pagos.
Un esquema de gráfico de ADO sería:
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El sistema IKUS, en su planteamiento, se orienta a dar servicio a los órganos gestores de los
departamentos, Organismos Autónomos y a la Oficina de Control de Económico. Esta orientación aporta
las siguientes posibilidades:
Órganos gestores de los departamentos y organismos autónomos.
o Pre-introducción de documentos.
o Consultas con información en fases de introducido, tramitado y contabilizado.
o Acceso a información de gestión.
Oficina de Control Económico:
o Registro del documento contable.
o Fiscalización.
o Contabilización.
o Gestión del sistema.
Otra característica significativa que presenta IKUS es la integración con los procesos de tesorería. Esta
opción permite al sistema realizar arqueos del hecho económico entre la visión contable y la visión de
tesorería, tanto de ingresos como de gastos.
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Todos los hechos económicos con consecuencias en tesorería tienen la doble visión contable-tesorera:
Pagos y cobros presupuestarios.
Residuos (ingresos y gastos) de presupuestos cerrados.
Pagos y cobros no presupuestarios.
Debido a esta integración, el arqueo de tesorería combina información de cobros y pagos de naturaleza
presupuestaria y no presupuestaria:
Saldo de tesorería = saldo presupuestario (cobros-pagos presupuestarios) + saldo no
presupuestario (cobros-pagos extrapresupuestarios).
Saldo de tesorería = cobros de tesorería (cobros presupuestarios + cobros no presupuestarios)
– pagos de tesorería (pagos presupuestarios + pagos no presupuestarios).
La partida presupuestaria es el elemento de control (contable y de gestión) fundamental en la gestión de
los ingresos y gastos de naturaleza presupuestaria. Esencialmente aporta información sobre:
El ejercicio presupuestario en el que se contabiliza.
El órgano gestor responsable de la ejecución presupuestaria (clasificación orgánica).
El programa presupuestario (clasificación funcional).
La naturaleza del gasto o ingreso (clasificación económica).
La referencia de intervención, es un elemento de control en operaciones de ingreso y fundamentalmente
gastos presupuestarios. Aporta un vínculo a operaciones presupuestarias de un mismo expediente que
permite una gestión de saldo disponible en las diferentes fases de gestión del presupuesto de ingresos y
gastos. En el caso de operaciones de gastos permite identificar los siguientes conceptos:
Ejercicio presupuestario.
Identificación de la autorización de gastos.
Identificación del tercero adjudicatario de la operación (fase de gasto D).
Identificación de la factura (tercero acreedor o fase O).
Secuencia del pago.
La gestión de los terceros está descentralizada en la identificación y captura, consolidándose
en la Oficina de Control Económico.
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6.2.1. Funciones de IKUS.
Si bien el enfoque de IKUS, en su vertiente de administración del sistema, no dispone de una definición
estricta por módulos, las tareas se agrupan en funciones y a cada rol / perfil / usuario se asigna un
conjunto de funciones. Se pueden agrupar estas funciones en los siguientes conjuntos homogéneos, a
efectos de descripción del sistema:
Incorporación del presupuesto.
La Dirección de Presupuestos crea el presupuesto ordinario en la propia aplicación de Elaboración del
Presupuesto (A53). Mediante una conexión directa, esta aplicación vuelca al sistema de Contabilidad
Presupuestaria la información necesaria para la carga del presupuesto (documentos de carga inicial de
créditos para las aplicaciones presupuestarias e información explicativa de las mismas).
En el caso de prórroga del presupuesto, el sistema IKUS envía la información del ejercicio activo a la
aplicación de Elaboración del Presupuesto. Una vez adaptadas las partidas presupuestarias, según
aplicación de la normativa correspondiente, el presupuesto prorrogado se carga de manera similar al
ordinario.
Tramitación del expediente contable.
La tramitación del expediente contable es el proceso integral de elaboración y perfeccionamiento del
expediente contable. El evento que provoca el inicio de este proceso es el „hecho económico‟; entendido
como una operación, en la que interviene la administración y en ocasiones un tercero, con consecuencias
económicas. El resultado del proceso es una anotación contable o un rechazo.
En el proceso de tramitación del expediente contable surgen diversas funciones, asignadas a distintos
participantes:
o Función de pre-introducción. Los gestores de los departamentos y organismos
autónomos recogen la información necesaria y preparan propuestas (maqueta de
documento en terminología IKUS) en aquellas actividades que suponen „hechos
económicos dentro de su ámbito de competencia.
o Función de tramitación. Da cobertura a las operaciones de envío, registro y control de
la información que acompaña al hecho económico. El componente fundamental es el
documento de tramitación, con cuya introducción en el sistema se inicia. El sistema
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IKUS tiene definidos variedad de circuitos para la tramitación de maquetas de
documentos según la naturaleza de los „hechos económicos‟ recogidos.
o Función de control presupuestario. Corresponde a la Dirección de Presupuestos
analizar y aprobar las maquetas de documentos que supongan modificaciones
presupuestarias.
o Función de control de finanzas. Corresponde a Tesorería asignar cuentas financieras
a las maquetas cuyo pago sea manual.
o Función de intervención. La función de intervención da cobertura a las tareas de
fiscalización (por muestreo, exhaustiva individual, exhaustiva por lotes, exenta
individual o exenta por lotes).
o Función de contabilización. La contabilización es la función que „perfecciona‟ la
anotación contable de los „hechos económicos‟, que han superado las fases
anteriores del proceso.
La introducción de las maquetas puede ser batch o manual. Desde el momento que se introduce una
maqueta el sistema controla la existencia de crédito suficiente para su tramitación.
El sistema tiene establecidos diferentes circuitos (workflow) en función de:
o Tipo de maqueta (documento) a tramitar.
o Gasto y/o Ingreso, estructura económica, cuenta (documentos no presupuestarios),
forma de pago, forma de ingreso, importe, etc…
Gestión de créditos.
Como se ha visto, el sistema IKUS dispone de procedimientos de carga del presupuesto elaborado desde
sistemas de información externos.
Desde la contabilidad presupuestaria es posible gestionar las operaciones que afectan al crédito
aprobado:
o Vinculaciones de crédito.
o Modificaciones presupuestarias:
- Incorporaciones de créditos.
- Ampliaciones de créditos.
- Habilitaciones de créditos.
- Transferencias de créditos.
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- Ajustes de prórroga del presupuesto.
- Otras modificaciones.
La gestión contable de estas operaciones se soporta en los documentos: I, I/, T, T/, RC y RC/.
Créditos de compromiso.
Cuando la ejecución del presupuesto de gasto compromete presupuesto de futuros ejercicios el sistema
IKUS dispone de las operaciones de autorización y disposición del gasto de créditos de compromiso.
IKUS aporta un elemento de control adicional a este tipo de operaciones: el número de plurianual.
Para dar soporte a estas operaciones contables y sus correspondientes anulaciones se dispone de los
siguientes documentos: I, I/,T, T/, A, A/, D, D/, AD y AD/.
Operaciones presupuestarias de gastos.
La ejecución del presupuesto de gastos se realiza a través de las fases de gestión de:
o Autorización del gasto.
o Disposición del gasto.
o Obligación.
o Pago.
Estas fases cuentan con elementos de control que facilitan el seguimiento presupuestario: la referencia de
intervención y el tercero adjudicatario y acreedor.
Para dar soporte a estas operaciones contables y sus correspondientes anulaciones se dispone de los
siguientes documentos: A, A/, D, D/, AD, AD/, DO, DO/, O, O/, ADO, ADO/, MV, P, P/ , J y J/.
Operaciones presupuestarias de ingresos.
La ejecución del presupuesto de ingresos se realiza a través de las fases de gestión de:
o Reconocimiento de derechos.
o Ingreso.
Estas fases cuentan con elementos de control que facilitan el seguimiento presupuestario tanto por
referencia de intervención como por tercero.
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Para dar soporte a estas operaciones contables y sus correspondientes anulaciones se dispone de los
siguientes documentos: R, R/, MI, MI/, RI y RI/.
Residuos.
El sistema IKUS permite el seguimiento y control específico de las operaciones de gastos o ingresos que
no se materializan financieramente en el ejercicio en el que comienzan:
o Derechos reconocidos no cobrados en el ejercicio.
o Obligaciones de pago no pagadas en el ejercicio.
El elemento de control de estas operaciones es la referencia de intervención.
Los documentos que soportan estas operaciones son:
o Ingresos: RR, RR/, MI y MI/.
o Gastos: OR, OR/, MV, P y P/.
Operaciones no presupuestarias.
Las operaciones de ingresos y pagos no asociadas directamente con movimientos del presupuesto de
ingresos y gastos se soportan en IKUS a través de documentos de naturaleza no presupuestaria que
operan sobre cuentas de partida doble (apuntes acreedores o deudores).
Para dar soporte a estas operaciones contables y sus correspondientes anulaciones se dispone de los
siguientes documentos: EO, EO/, EP, EI, y ET.
Tesorería y operaciones con terceros.
El módulo de tesorería está integrado con los módulos de operaciones presupuestarias y operaciones no
presupuestarias, tanto para las operaciones de ingreso como para las de pagos.
La gestión de tesorería se completa con la aplicación SIPCA (Sistema Integrado de Ingresos y Pagos de
la Administración).
Dentro de este módulo se distinguen las siguientes funcionalidades:
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o Gestión de terceros. Proporciona los terceros sujetos de las operaciones de
ingreso y sobre todo pagos. El alta de los terceros puede ser manual, batch (altas
masivas de terceros), o desde la aplicación web RTTA (registro telemático de
terceros).
o Bloqueo de terceros. Operatoria que impide el pago a terceros con deudas
(embargos judiciales, compensaciones,..).
o Pagos. Gestiona la contabilización de las operaciones de pago y los movimientos
financieros. Asignación – modificación - validación de propuestas de pago,
generación de XMLs y pago por talón.
Adicionalmente:
o Gestión de endosos y tomas de razón.
o En el módulo de tesorería es posible asignar vencimientos, formas de pago y
cuentas pagadoras.
Tramitación Anticipada.
El módulo de tramitación anticipada es una réplica del módulo para la tramitación ordinaria del
presupuesto. Como presupuesto inicialmente usa una copia del presupuesto ordinario, que es sustituido
por el proyecto de presupuesto una vez que éste se envía al Parlamento. En el proceso de apertura del
ejercicio el sistema hace una carga automática de todos los documentos de tramitación anticipada
fiscalizados.
Registro Contable de Facturas.
Módulo puesto en marcha para dar respuesta a las obligaciones legales derivadas de la ley 25/2013, de
27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el
sector público.
Base de datos de subvenciones.
Módulo que entre otras funciones permite el cumplimiento de las obligaciones de suministro de
información de la actividad subvencional.
Otros procesos.
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En este apartado se recogen aquellos procesos periódicos o aperiódicos no directamente relacionados
con los módulos anteriores:
o Funciones periódicas.
- Procesos diarios: apertura, libros diarios, volcado a patrimonial, etc.
La aplicación IKUS, consecuencia de los procesos nocturnos que
realiza, genera diferentes informes (ficheros): documentos
presupuestarios y no presupuestarios contabilizados en el día anterior,
pagos bloqueados, facturas electrónicas cargadas en el Registro
Contable de la Facturas, terceros cargados desde la aplicación web
RTTA…
Los usuarios, siempre en función de sus perfiles de acceso, reciben
dicha información en su buzón (O75_gestor de procesos batch).
- Anuales.
Apertura del ejercicio:
Carga del presupuesto, normas de vinculación, recodificación de
estructuras y generación de residuos de gastos de ejercicios
anteriores.
Cierre:
Generación de residuos de gastos del ejercicio corriente y de
ingresos.
- Desde la aplicación para la gestión de personal (EIZU) se generan
ficheros que permiten la contabilización directa de los documentos
contables fase A y D de inicio de ejercicio, y el asiento mensual de la
nómina.
o Funciones aperiódicas.
- Carga de plurianuales y control de créditos de compromiso:
Una vez iniciado el ejercicio, la aplicación permite la contabilización
automática de las fases A y D de los plurianuales generados en
ejercicios anteriores.
- Recodificación de prórroga, estructuras, plurianuales y residuos:
El proceso de recodificación de la prorroga consiste en la generación y
contabilización de nuevos documentos contables desde el 1 de enero
del ejercicio hasta la fecha de su realización, que sustituyen a los
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contabilizados anteriormente, en base a normas de recodificación
(equivalencia entre estructuras anteriores y nuevas).
- Reorganización administrativa:
Este proceso consiste en la modificación de las estructuras
presupuestarias y traspaso de saldos, consecuencia de
reorganizaciones administrativas, y puede realizarse en cualquier
momento del ejercicio.
- Consolidación presupuestaria Administración General, Organismos
Autónomos, Osakidetza y Haurreskolak.
- Cuestionarios IGAE: definición y obtención de las plantillas a enviar al
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, correspondientes a
la Administración General y sus Organismos Autónomos.
- Extracción de información para su carga en sistema documental (previo
al borrado de ejercicios anteriores a cinco años).
- Eliminación y borrado de datos.
- Prórroga del presupuesto: normas de generación, gestión de situación,
aprobación por Intervención y contabilización.
- Carga manual de residuos.
- Obtención de los distintos modelos de información tributaria (retenciones
e IVA) a presentar en las Diputaciones Forales (Modelo 347, 180, 190,
10T, 15T,…).
- Extraer datos para aplicaciones de Fondos europeos. Generación de
ficheros con información de ejecución presupuestaria para alimentar la
aplicación que gestiona los fondos europeos.
- Bloqueo de operaciones. Proceso para bloquear las operaciones
presupuestarias y no presupuestarias por: estructura orgánica,
agrupación de presupuestos (ordinario, remanentes), Gasto /ingreso,
Fase de tramitación del documento (introducido, tramitado,
contabilizado).
Consultas e informes de ejecución presupuestaria.
o Consultas de ejecución por: terceros, aplicaciones, estructuras de residuos,
referencias, cuentas, vinculación legal, vinculación departamental, plurianuales,
endosos, documentos, maquetas (pendientes de firmar por departamento,
pendientes de tramitar, pendientes de contabilizar, rechazadas,…), subvenciones,
documentos de tramitación, etc. En todas las consultas se pueden filtrar los datos
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en función del estado de la maqueta / documento (Introducida, tramitada,
contabilizada).
o Informes generales: plan de cuentas (contabilidad y vinculantes), diario de
operaciones (presupuestarias y no presupuestarias), diario de ingresos y pagos,
diario de operaciones auxiliares, mayor de cuentas, endosos pendientes, detalle
por partidas (gastos e ingresos), créditos de compromiso, plurianuales, residuos
anulados, estado de situación.
o Informes de la cuenta general: cuenta general, resultados del ejercicio, cuenta de
tesorería, detalle ingresos y pagos, compromisos, deudores y acreedores,
desglose de cuentas.
o Balances suma de saldos:
- Gastos: aplicaciones a fecha, capítulo – programa – servicio a fecha,
sección – programa – artículo a fecha.
- Ingresos: aplicaciones a fecha, capítulo – programa – servicio a fecha.
o Informes de tesorería y gestión de pagos:
o Obligaciones de pago pendientes, derechos reconocidos pendientes de cobro,
pagos pendientes de justificación.
o Propuesta de pagos, relación de saldos por cuenta, relación de transferencias,
bancos, pagos bloqueados, cuentas financieras, movimientos bancarios.
Administración del sistema y mantenimiento de datos maestros.
Estructuras generales:
Institución, Territorio, Estructura económica (Capítulo, artículo, concepto y
subconcepto), Estructura funcional (grupo funcional, función, subfunción, programa y
subprograma), Estructura orgánica (sección, servicio y centro), Tipo de contrato, Tipo
de financiación, Cuentas no presupuestarias, tipos de retención, IVA.
Datos maestros:
Cuentas fijas del sistema, circuitos (workflow-s) de los documentos, marcar terceros
como no operativos (procesos automático que marca como no operativos aquellos
terceros sin movimientos desde determinada fecha), centros interventores,…
Gestión de usuarios:
Los accesos de los usuarios se delimitan por:
- Años.
- Gastos y /o ingresos en función de las diferentes estructuras
presupuestarias (económica, orgánica y funcional).
- Cuentas no presupuestarias.
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- Perfiles/roles en función de las tareas a realizar: consultas, consultas y
preintroduccíón de documentos, firma de documentos en los
Departamentos, fiscalización, contabilización, tesorería,…
Contabilidad Patrimonial:
Mantenimientos y consultas relacionadas con la contabilidad patrimonial (financiera),
gestionada en la aplicación E01b, y a la que diariamente se le traspasa la información
de todos los documentos contabilizados en IKUS.
6.2.2. Relación con otros sistemas.
IKUS dispone en la actualidad de diversos medios de relación con otros sistemas:
Relación general a través de procesos por lotes.
IKUS proporciona un mecanismo estándar de relación con otras aplicaciones a través de un mecanismo
por lotes (batch) de tratamiento e incorporación de maquetas de documentos contables (pre-introducción
batch). Las aplicaciones departamentales envían a IKUS ficheros con la relación de maquetas a
contabilizar, y este proceso (lanzado diariamente) los trata e incorpora o rechaza, devolviendo un archivo
con los resultados producidos en el proceso de pre-introducción, e iniciando el circuito de contabilización.
Relaciones especificas con aplicaciones departamentales.
Algunas aplicaciones departamentales, además de enviar las maquetas según lo descrito en el párrafo
anterior, lanzan diariamente procesos específicos para recuperar e incorporar a sus propios sistemas
información procedente de IKUS.
Enlace con el sistema integrado de pagos y cobros de la Administración (SIPCA).
La contabilización de los ingresos recibidos a través de SIPCA se realiza a través del interfaz general de
procesamiento por lotes (batch) descrito en el apartado anterior, con la diferencia de que en lugar de
maquetas se generan directamente documentos contables.
Toda la información contable se envía a SIPCA para realizar un seguimiento integral de los ingresos
desde el propio SIPCA.
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Por otro lado, IKUS, para la generación de pagos, genera un fichero de formato bancario con órdenes de
pago. SIPCA gestiona, a través de un interfaz común, la comunicación con las entidades financieras para
todos los archivos de pagos generados tanto desde IKUS como de cualquier otra aplicación.
Enlace con la aplicación de presupuestos (A53).
IKUS se relaciona con la aplicación de presupuestos para incorporar a inicio de ejercicio los créditos
presupuestarios aprobados.
Enlace con aplicación de fondos anticipados (K14).
Gestiona el saldo de diversas cuentas bancarias del Gobierno Vasco destinadas a la provisión de fondos
para gastos corrientes. Este aplicativo enlaza directamente con IKUS generando un asiento directo (pre-
introducción).
Enlace con EIZU (personal – nómina).
IKUS se integra con EIZU para la contabilización de los compromisos de gasto de todo el ejercicio, para
la contabilización de la nómina mensual y para los ajustes de los compromisos de gasto surgidos
durante el ejercicio.
El paso de información contable de Nómina a IKUS se realiza de un modo semiautomático, recibiendo
IKUS la información en forma semielaborada, que debe procesar para convertirla en asiento contable.
Enlace con contabilidad patrimonial.
IKUS genera diariamente la información necesaria para la carga de datos del aplicativo de contabilidad
patrimonial a través de un proceso batch.
Enlace con la aplicación de fianzas, avales y depósitos.
IKUS se integra con ésta aplicación para el tratamiento contable de sus operaciones.
Enlace con el Registro Telemático de Terceros.
Desde el Registro Telemático de Terceros alojado en Euskadi.eus, se pueden dar de alta y modificar los
datos de los terceros.
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Estos datos se consolidan con la gestión de los terceros propios de IKUS para tener una única base de
datos de terceros.
Enlace con la plataforma de factura electrónica.
El registro contable de facturas de IKUS recibe diariamente facturas electrónicas y envía información a la
plataforma sobre el estado de las mismas.
El entorno tecnológico de ADO es el siguiente:
o Cliente desarrollado en SQL Windows 16 bits de Gupta.
o Base de datos Oracle.
o Servidor operacional basado en Cobol.
o Gestor de transacciones Tuxedo.
o Desarrollos en C, pero centrados fundamentalmente en la conexión con Tuxedo y gestor
de procesos batch (K31).
6.3. ADM- Microbases de Gestión: sistema de información de la contabilidad presupuestaria.
Se trata de un sistema de información en formato ACCESS.
Diariamente se traspasa a las Microbases de Gestión toda la información (campos) de lo introducido,
tramitado y /o contabilizado en IKUS durante el día.
Para su explotación los usuarios tienen 2 opciones:
1. Informes predefinidos que permiten filtrar la información por estructura presupuestaria (orgánica,
económica y funcional), y por el estado de tramitación de la maqueta/documento (introducido,
tramitado y contabilizado):
Ejecución del presupuesto de gastos.
Ejecución del presupuesto de ingresos.
Modificaciones presupuestarias.
Créditos comprometidos y de compromiso.
Residuos.
Liquidación definitiva.
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Mayores presupuestarios y no presupuestarios.
Subvenciones.
2. Informes definidos por los propios usuarios.
Además de sistema de información, las Microbases de Gestión se usan para la elaboración de:
Liquidación del presupuesto y cuentas anuales del sector público de la CAE (enlace WEB).
Informes sobre ejecución del presupuesto a publicar en la web del Departamento de Hacienda
y Finanzas (enlace WEB).
Información trimestral al parlamento (libro azul).
Información mensual de situación presupuestaria (libro rojo).
6.4. K14: Fondos anticipados de la Administración General y Organismos Autónomos.
Las principales funcionalidades de la aplicación son:
Mantenimiento de usuarios. Los accesos de los usuarios se delimitan por fondo y año.
Mantenimiento datos generales. Marca las principales características del fondo:
Estructura orgánica, importe del fondo, caja, cuenta bancaria,…
Movimientos del fondo: facturas (la carga puede ser manual o batch), caja y anticipos de viaje.
Gestión de pagos y obtención del CSB34.
Reposición y contabilización de los fondos. Genera automáticamente un fichero con los datos
necesarios para elaborar el documento contable ADO de reposición del fondo.
Listados y consultas:
o Terceros, reposición de fondos, mayor por fecha, mayor por punto presupuestario,
libro de bancos, anticipos concedidos, anticipos pendientes, terceros por importe,
desglose de gastos por terceros, mayor punto presupuestario por programa,
movimientos, gastos de viaje por tercero.
Listados para auditoria:
o Pagos a terceros (listado y desglose), libro registro de facturas recibidas, listado
de pagos por tipo de contrato, Listado de pagos de con nº de registro contable de
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facturas, Microbases (se trata de un sistema de información del fondo en formato
ACCESS).
Traspaso mensual a IKUS de los pagos realizados a terceros.
Traspaso de información a IKUS para completar el modelo 347.
El entorno tecnológico es al igual que IKUS SQL-Windows 16 bits y Cobol.
6.5. E01b: Contabilidad Patrimonial y Gestión del patrimonio.
La Contabilidad pública, concebida como sistema de información, además de registrar la ejecución del
presupuesto debe recoger todas las implicaciones económicas, financieras y patrimoniales de las
entidades públicas. Debe registrar e informar sobre los gastos, ingresos, patrimonio y otros hechos
económicos que afecten a dichas entidades y producir información sobre la gestión financiera, económica
y patrimonial.
La Contabilidad Patrimonial de la Administración General de la CAE y de sus Organismos Autónomos
registra las operaciones financieras y patrimoniales realizadas por la entidad, gestiona el inventario de
inmovilizado y proporciona los siguientes documentos que forman las cuentas anuales:
Balance.
Cuenta del Resultado económico patrimonial.
Estado de cambios en el Patrimonio.
Estado de Flujos de Efectivo.
Conciliación entre el resultado económico patrimonial y el resultado presupuestario.
6.5.1. Módulos que integran el sistema E01b.
El sistema E01b se compone de:
Gestión Económica y Patrimonial y Gestión de Activos Fijos.
o Contabilidad General FI.
o Activos Fijos FI-AA.
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Gestión de Bienes Inmuebles (GBI).
o GBI-Patrimonio.
o GBI-Vivienda.
Un esquema de la aplicación podría ser el siguiente:
El sistema IKUS se integra con el sistema E01b mediante una interfaz nocturna, proporcionando el reflejo
patrimonial de todas las operaciones contables.
La Base de Datos Departamental de Vivienda (BDD), proporciona al sistema E01b, mediante una interfaz,
la información del inventario del Departamento de Vivienda.
6.5.2. Funcionalidades más significativas de cada uno de los módulos que componen E01b.
A continuación se detallan las funcionalidades más significativas de cada uno de los módulos.
Gestión Económica y Patrimonial (FI) y Gestión de Activos Fijos (FI AA).
Gestión económica y patrimonial (FI).
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- Contabilización.
- Documento (visualizar, modificar, anular,…).
- Cuenta (visualizar saldos, compensar,…).
- Datos maestros (tratamiento individual, tratamiento colectivo, interfase
IKUS-SAP,…).
- Operaciones periódicas (cierres, operaciones periódicas especiales,…
- Sistemas de información: (informes para libro Mayor, especiales
Contabilidad, activos, cuadre de subvenciones, conciliación de
resultados, Balance y Cuenta de resultados, Estado de flujos de
efectivo,…).
Gestión de Activos Fijos (FI AA).
- Contabilización (Alta, baja, traslado, capitalizar,…).
- Activo Fijo (crear, modificar, visualizar, borrar, supranúmero,…).
- Operaciones periódicas: amortizaciones, revalorizaciones, cierre de
ejercicio,…
- Sistemas de información: activos fijos, modificación y bloqueo de los
activos fijos, mayor por número de inmovilizado, inventario,…
- Actualización Estructura Orgánica y Recodificación de Elementos.
- Recodificación Selectiva.
Gestión de Bienes Inmuebles Fijos (GBI): Patrimonio y Vivienda.
Patrimonio.
- Unidades de Gestión.
- Interlocutores.
- Edificios.
- Sistemas de información: elementos de inventario, elementos con activo.
Vivienda.
- Gestión de edificios.
- Gestión de interlocutores.
La aplicación está implantada en la versión 4.6C de SAP.
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6.6. EIS: Sistema de información al Parlamento de la ejecución presupuestaria.
La aplicación EIS informa al parlamento de la ejecución mensual, trimestral y anual del presupuesto, en
sus diferentes fases de ejecución (autorizado, dispuesto, contabilizado, pagado), por diferentes criterios.
Actualmente el EIS está basado en la herramienta Access.
6.7. Integración del Sistema de Ingresos y Pagos con el sistema de Contabilidad.
Actualmente IKUS se integra con SIPCA para distintas operatorias accediendo a vistas e intercambiando
ficheros.
Se tienen vistas de:
Datos básicos de cada institución y estado de cada ejercicio.
Denominaciones y existencia de todas las estructuras de las aplicaciones presupuestarias.
Datos básicos de terceros, existencia e indicadores.
Denominaciones y existencia de todas las estructuras de las cuentas financieras y no
presupuestarias.
Consultas del número de apunte: documentos de gastos, de ingresos, de residuos de gastos,
residuos de ingresos, documentos no presupuestarios y bloqueos.
Consultas contables: Referencias de intervención de aplicaciones de gastos, de ingresos y de
estructuras de residuos de ingresos.
Sufijos nacidos en ejecutiva: Referencias de intervención de ingresos y de residuos de
ingresos.
Compensaciones: documentos de gastos, de residuos de gastos, no presupuestarios,
aplicaciones de documentos de gastos y pagos pendientes por tercero.
Referenciales, saldos de cuentas.
Transferencias y talones.
Tablas de recodificación.
Cuentas, elementos, su relación y excepciones.
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Rechazos, países.
Tabla de créditos para comprobar que el presupuesto está cargado.
Se intercambian ficheros para:
SIPCA envía ficheros de contabilización (el paso a ejecutiva con 2 ejercicios abiertos hace una
RR de paso a residuos de saldo inicial) de documentos presupuestarios, no presupuestarios y
bloqueos. Recoge la respuesta.
SIPCA recoge todos los días la fase P de sus documentos para las consultas contables.
IKUS envía mensualmente los documentos contables de cuentas financieras no enviados por
SIPCA para la conciliación. Con 2 ejercicios abiertos envía todos los días los documentos
anteriores hechos marcha atrás (31/12).
Con 2 ejercicios abiertos IKUS envía todos los días la recodificación de estructuras de los
documentos de ingresos contabilizados.
En los procesos de recodificación y al cierre del ejercicio IKUS envía ficheros a SIPCA.
La aplicación está desarrollada en un entorno J2EE.
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7. REQUERIMIENTOS GENERALES DEL NUEVO SISTEMA
A continuación se indican los requerimientos generales que deberá cumplir el nuevo sistema objeto del
presente documento descriptivo. Estos requerimientos deberán ser tenidos en cuenta por los licitadores
para la preparación de sus ofertas, así como el adjudicatario para la realización de su trabajo.
Los requerimientos generales son los siguientes:
7.1. Adaptación del nuevo sistema al actual modelo de gestión del Gobierno Vasco.
El nuevo sistema deberá incorporar como mínimo todas las funcionalidades de los actuales sistemas:
Elaboración y edición del presupuesto y publicación del presupuesto en internet (A53 y K28).
Elaboración del Presupuesto, Seguimiento y Control de Entes y Sociedades Públicas (G67).
Elaboración del presupuesto de gastos de personal (K36) y RR.HH. (EIZU).
Contabilidad presupuestaria de la Administración General y Organismos Autónomos (IKUS).
Sistema de Información (Microbases de Gestión) de la Administración General y Organismos
Autónomos.
Fondos anticipados.
Contabilidad patrimonial de la Administración General y Organismos Autónomos.
Sistema de información al Parlamento de la ejecución presupuestaria.
Elaboración de información financiera con periodicidad mensual, trimestral y anual para su
publicación en la web y su remisión al TVCP, al ministerio de Hacienda y Administración Públicas
y al Parlamento (información financiera pública).
Gestión de Pagos y Tesorería actualmente gestionada por SIPCA.
7.2. Máxima integración de los aplicativos.
El sistema permitirá la plena integración con otras funcionalidades ya sean desarrolladas a medida o sean
productos estándar de mercado.
Se deberán desarrollar las interfaces necesarias para la integración del nuevo sistema con otros sistemas
internos o externos al Gobierno Vasco.
El sistema dispondrá de mecanismos predefinidos de carga de datos e integración con otras aplicaciones
de gestión, tanto en modo síncrono como asíncrono.
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El adjudicatario deberá realizar tanto los interfaces transitorios como los definitivos con otros sistemas del
Gobierno Vasco que se estén evolucionando y modernizando durante la ejecución de este proyecto.
Los principales sistemas a interconectar son:
EIZU para la fiscalización y contabilización de los gastos de personal y préstamos al
personal y para la elaboración del presupuesto del Capítulo I.
SIPCA para la contabilización de los ingresos en periodo voluntario y vía de apremio: se
desarrollarán servicios web para la consulta directa desde el propio sistema a SIPCA.
Plataforma de factura electrónica.
Registro telemático de terceros.
DOKUSI como gestor documental.
Aplicaciones departamentales de gestión de subvenciones, de fondos anticipados (Dptos
de Seguridad, Sanidad, Fondos europeos, etc.).
7.3. Adaptación a la normativa vigente y a los cambios normativos.
El sistema deberá ajustarse a lo dispuesto en la normativa económico-presupuestaria vigente:
Decreto legislativo 1/2011, de 24 de mayo, por el que se aprueba el Texto Refundido de las disposiciones
legales vigentes en materia de régimen presupuestario de Euskadi.
Decreto legislativo 1/1997, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de
Principios Ordenadores de la Hacienda General del País Vasco.
Ley 14/1994, de 30 de junio, de control económico y contabilidad de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Ley 8/1996, de 8 de noviembre, de Finanzas de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Decreto 21/1997, de 30 de septiembre, de la Tesorería General del País Vasco.
Decreto 82/1992 creación de sociedades públicas.
Orden del 12 de Mayo de 1992 de creación de sociedades públicas.
Orden de 4 de marzo de 2009, de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, por la que se
establece la información económico-financiera que los entes públicos de derecho privado y sociedades
públicas deben remitir al Departamento de Hacienda y Administración Pública.
Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.
Ley 25/2013, de 27 de diciembre de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de
facturas en el Sector Público.
Real Decreto 625/2014, de 25 de julio, por el que se desarrolla la metodología de cálculo del periodo medio
de pago a proveedores de las Administraciones Públicas.
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Orden de 21 de febrero de 2012 del Consejero de Hacienda y Finanzas sobre la documentación y tramitación
de modificaciones presupuestarias.
El nuevo sistema deberá estar preparado para incorporar los cambios normativos y estructurales del
Gobierno Vasco, manteniendo siempre la coherencia de la información y de forma conforme con las
fechas de la modificación y de vigencia.
7.4. Adaptación al ámbito organizativo del Gobierno Vasco.
El ámbito organizativo de la implantación del nuevo sistema tendrá que contemplar los diferentes
modelos de figura jurídica con los que operan las distintas entidades del Sector Público de la CAE:
Administración General, Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado, Sociedades
Públicas, Fundaciones Públicas, Consorcios, etc.
El nuevo sistema deberá adaptarse a los diferentes requerimientos y necesidades de gestión de cada una
de las entidades del Sector Público de la CAE que intervienen en el ámbito económico-financiero.
El nuevo sistema deberá estar preparado para la incorporación sucesiva de las entidades que determine
el Sector Público de la CAE.
7.5. Lenguas oficiales de la CAE.
La nueva aplicación dispondrá de los recursos técnicos necesarios para adaptarse a las lenguas oficiales
de la Comunidad Autónoma de Euskadi según las directrices de Política Lingüística del Gobierno Vasco y
del Departamento de Hacienda y Finanzas.
La información económico-financiera contenida deberá ser bilingüe (euskera y castellano).
Los informes que se obtengan serán diseñados preferentemente en bilingüe y además podrán obtenerse
en cualquiera de las dos lenguas.
Para la publicación de presupuestos en internet se valorará la integración en la aplicación del idioma
inglés en las estructuras más importantes.
7.6. Parametrización del sistema.
El nuevo sistema tiene que facilitar la definición y posterior modificación de los procesos de la gestión
económico-financiera sin tener que alterar el núcleo del sistema.
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Por ello, el sistema deberá ser, en la mayor medida posible, parametrizable en el sentido de facilitar la
adaptación a los cambios habidos de cualquier índole (funcionales, normativos, etc.) intentando minimizar
la necesidad de realizar desarrollos adicionales.
7.7. Garantizar el mantenimiento de la plataforma y de las soluciones implantadas.
Todas las adecuaciones funcionales que se realicen, las soluciones que se utilicen y los desarrollos a
medida que se realicen, se deberán hacer de modo compatible con las posibles futuras nuevas versiones
del producto estándar.
7.8. Base de datos única y dato único.
El nuevo sistema deberá utilizar una base de datos única que deberá ser actualizada conforme a la
información autorizada del perfil y de la unidad organizativa a la que pertenezca el usuario. Deberá ser
tenido en cuenta el cumplimiento de la normativa vigente en materia de seguridad, en particular de la Ley
de Protección de Datos, de su Reglamento y de cualquier otra norma que se sea aplicable en materia de
seguridad y protección de datos.
Los datos que ha de recoger el sistema serán registrados una única vez, produciendo efectos inmediatos
en todos los subsistemas, módulos y aplicaciones que deban ser afectados, evitando redundancias y
mantenimientos duplicados y garantizándose en todo momento la integridad y coherencia de la
información.
7.9. Sistema auditable y constatación de la información registrada.
El nuevo sistema debe incorporar los mecanismos necesarios para establecer la trazabilidad de accesos a
los datos cumpliendo los requerimientos vigentes establecidos por EJIE.
Todos los datos relevantes almacenados en el sistema deberán disponer de fecha de registro, de fecha de
modificación y constar el usuario que realizó la transacción.
7.10. Gestión documental y tramitación telemática.
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El sistema a implantar para el Gobierno Vasco tanto en la elaboración del presupuesto, su seguimiento y
la contabilización, se deberá soportar sobre la plataforma de gestión documental corporativa y tiene que
permitir:
La captura, almacenamiento e indexación de los documentos que se consideren necesarios.
La asociación de los documentos a los diferentes trámites y/o expedientes que se utilicen en las
diferentes unidades organizativas del Gobierno Vasco.
El acceso al 100% de la información almacenada, a la cual tenga derecho acceder el usuario.
El control de versiones sobre los documentos, facilitando la recuperación de versiones obsoletas.
La definición de permisos sobre los diferentes documentos (modificar, imprimir, sin acceso,…).
El almacenamiento de documentos presentados por el ciudadano y los que se le remiten a él.
Consultar documentos generados por las diferentes unidades organizativas del Gobierno Vasco o
remitidos por los ciudadanos o entidades que se relacionen con el Gobierno Vasco.
El sistema garantizará la inalterabilidad de la documentación de los expedientes fiscalizados
electrónicamente.
Esta gestión documental permitirá a su vez la funcionalidad de archivo electrónico. Esto permitirá que la
documentación anexada a los trámites económico-financieros de la contabilidad presupuestaria y de la
contabilidad no presupuestaria que se tengan que realizar en el sistema esté en formato electrónico.
7.11. Utilización de un gestor de expedientes sobre una herramienta de tipo “workflow”.
La solución incorporará funcionalidades de tipo “workflow” (gestor de tareas) parametrizable en los
expedientes de elaboración, seguimiento y modificaciones presupuestarias de los procedimientos
económico-presupuestarios que así se determinen.
El gestor de expedientes deberá permitir una tramitación guiada, en la que el usuario sólo tenga que
seleccionar el/los expedientes y el sistema le irá guiando por el procedimiento hasta su finalización,
indicándole en cada momento cómo puede avanzar en el mismo.
En los trámites se podrá generar o anexar la documentación que proceda en cada caso y que quedará
asociada al expediente.
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7.12. Firma electrónica.
El nuevo sistema deberá incorporar funcionalidades que permitan la firma electrónica en los diferentes
trámites de los expedientes. Contemplará la utilización de certificados digitales para la autenticación de
usuarios en el sistema y dispondrá de un porta-firmas electrónico que además se integrará en la
herramienta de porta-firmas electrónico corporativo del Gobierno Vasco.
7.13. Tratamiento masivo de información.
El nuevo sistema garantizará la existencia de entrada y salida masiva de datos existiendo procesos de
validación de los mismos.
El sistema permitirá la actualización masiva de datos de forma centralizada con fechas diferentes a la del
sistema.
7.14. Acceso personalizado.
El sistema dispondrá de diferentes pantallas de acceso dependiendo del perfil de trabajo, con el objetivo
de facilitar la casuística de trabajo de cada uno de los intervinientes en el mismo.
La navegación entre entidades, datos, ejercicios, fases del presupuesto… deberá ser ágil e intuitiva para
evitar la pérdida de tiempo improductivo.
7.15. Sistema de Información: búsqueda, consulta, informes y estadísticas.
El sistema de información del nuevo sistema, deberá dar respuesta a las necesidades de obtención
sistemática de información de las diferentes aplicaciones que actualmente gestionan la información
económico-financiera del Gobierno Vasco.
El sistema deberá incorporar toda la funcionalidad de búsqueda y consulta dinámica y la obtención de
todos aquellos informes y estadísticas que se establezcan en cada ámbito funcional como de uso
frecuente y necesarios tanto para la gestión ordinaria como para la toma de decisiones por los órganos de
gestión a todos los niveles, permitiendo diferentes criterios de selección, ordenación, agrupación, detalle,
totalización y presentación.
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Desde el resultado de las búsquedas y consultas se permitirá el acceso al registro de detalle de la
información.
Los resultados obtenidos deberán poder ser exportados en formatos compatibles con otras aplicaciones
informáticas (procesadores de texto, hojas de cálculo, pdf, html, etc.). Siempre cumpliendo la normativa
vigente en protección de datos.
7.16. Ayuda.
Deberá ofrecer una ayuda interactiva completa en bilingüe y gráfica sobre el uso de la aplicación.
Incorporará la normativa que regula todos los aspectos que contiene la aplicación (Normas Técnicas de
Elaboración, instrucciones, enlaces a Boletines…).
7.17. Relación con los ciudadanos.
El nuevo sistema incorporará la notificación de los pagos y el envío de los 10T por medios telemáticos que
sustituyan las notificaciones en papel.
7.18. Controles, alarmas y notificaciones.
El sistema deberá contar al menos, con los mismos controles, validaciones y verificaciones que tienen los
sistemas actuales y de todos aquellos que se identifiquen durante la ejecución del proyecto.
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8. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL NUEVO SISTEMA
En este capítulo se plantea la definición de los requerimientos funcionales, que complementan a los
requerimientos generales ya expuestos en el capítulo anterior. Los requerimientos funcionales son sobre
los que se deberá sustentar el nuevo Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración
de la CAE.
Como se ha indicado en capítulos anteriores, la nueva solución informática debe basarse en un sistema
de información completamente integrado en los módulos que lo componen, así como con capacidad de
integrarse con otros sistemas del Gobierno Vasco.
El nuevo sistema tendrá que cubrir, al menos, todas las funcionalidades soportadas por los sistemas
actuales y sólo bajo decisión del Departamento de Hacienda y Finanzas y de EJIE se podrá prescindir de
alguna de ellas en el nuevo sistema. Adicionalmente, debe dar respuesta a todos los requerimientos
establecidos en este documento descriptivo.
El nuevo sistema se construirá bajo una plataforma corporativa única y centralizada, lo suficientemente
flexible y parametrizable para dar respuesta a los diferentes modelos de gestión y formas jurídicas de las
distintas entidades del Sector Público de la CAE.
A continuación se detallan los principales requerimientos funcionales que deberá contemplar el nuevo
sistema:
Definición y codificación de estructuras.
Elaboración, edición y seguimiento del presupuesto.
Contabilidad pública y ejecución presupuestaria.
Tesorería.
Gestión de bienes inmuebles.
Módulo de información económica de las entidades públicas y participadas del Sector Público de
la CAE.
Sistema de información y cuadros de mando.
Edición de la Cuenta General.
Integración con otros sistemas.
Autorizaciones y usuarios.
Migración de la información histórica.
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Existirá una serie de estructuras que serán, en general, comunes tanto para la elaboración y seguimiento
del presupuesto, como para la contabilidad y ejecución presupuestaria. En algún caso se podrá definir
algún elemento exclusivo para la elaboración del presupuesto.
8.1. Definición y codificación de Estructuras.
8.1.1. Identificación de entidades.
El sistema codificará y permitirá identificar a las entidades que forman parte del Sector Público de la
Comunidad Autónoma de Euskadi, a sus participadas, y a las entidades que forman parte del Sector
Administraciones Públicas en términos SEC de acuerdo con las siguientes características:
Entidades que forman parte del Sector Público de la CAE y se rigen por el derecho público,
distinguiendo las que disponen de contabilidad centralizada (Administración General y
Organismos Autónomos) o descentralizada (Consorcios del sector público de la CAE).
Entidades que forman parte del Sector Público de la CAE y se rigen por el derecho privado
(Entes públicos de derecho privado, sociedades públicas y fundaciones del sector público de la
CAE), y forman parte del Sector Administraciones Públicas en términos SEC.
Entidades del Sector Público de la CAE que NO forman parte del Sector Administraciones
Públicas en términos SEC.
Entidades que NO pertenecen al Sector Público de la CAE y forman parte del Sector
Administraciones Públicas en términos SEC, y se rigen por el derecho público, distinguiendo
entre las que se integran en los Presupuestos Generales de la CAE (Parlamento Vasco,
TVCP, AVPD…) y las que no se integran (Universidad del País Vasco, Consorcio de
Transportes…).
Entidades que NO pertenecen al Sector Público de la CAE y forman parte del Sector
Administraciones Públicas en términos SEC, y se rigen por el derecho privado.
Otras entidades participadas, que no pertenecen ni al Sector Público de la CAE ni al Sector
Administraciones Públicas de la CAE en términos SEC.
Asimismo la tabla de entidades permitirá la clasificación de las mismas en base a su tipología jurídica y a
su pertenencia a los grupos empresariales o de consolidación que se determinen.
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8.1.2. Estructuras presupuestarias y datos maestros.
El sistema gestionará las siguientes estructuras:
Orgánica: Departamento, Servicio, Centro.
Funcional: Grupo funcional, función, subfunción, programa y subprograma.
Gastos e ingresos presupuestarios.
Económica: capítulo, artículo, concepto y subconcepto.
Territorial: territorios históricos.
Proyectos o líneas de actuación.
Planes, fondos y otras características.
Cuentas del Plan de Contabilidad Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Cuentas del Plan General de Contabilidad (con sus movimientos de debe y haber) para las
entidades que se rigen por la contabilidad privada.
Epígrafes de Contabilidad Nacional que permitan elaborar las Cuentas Económicas.
Las estructuras se determinarán por ejercicio y se podrán definir normas de recodificación entre ejercicios,
y normas de conversión para ejercicios anteriores.
8.2. Elaboración, edición y seguimiento del presupuesto.
8.2.1. Gestión de proyectos.
El proyecto o línea de actividad es otra estructura presupuestaria que permite explicar el presupuesto
completo desde un enfoque diferente. Una partida presupuestaria se deberá asignar obligatoriamente a
algún proyecto. A un proyecto se pueden asignar una o varias partidas presupuestarias.
El proyecto o línea de actividad puede entenderse como una agrupación de partidas presupuestarias a las
que se confiere una expresión externa común. El proyecto permite explicar el presupuesto completo en
base a un enfoque de proyectos o actividades. El proyecto, al ser una estructura presupuestaria, conlleva
la cualidad de perdurar en el tiempo, más de un ejercicio.
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8.2.2. Planes de Gobierno y otras características.
Del mismo modo que definimos proyectos y de forma similar se definirán distintos planes de gobierno y
otras características, que podrán o no representar el total del presupuesto.
En otras características se pueden contemplar: créditos de gestión, subvenciones a través de entidades
colaboradoras, fondos europeos, etc. En este ámbito se podrá tratar el gasto presupuestario financiado
por un fondo europeo u otra administración pública, mediante la asignación de un porcentaje de
cofinanciación al gasto. Del mismo modo el gasto asignado a un plan de gobierno o a otras características
lo puede ser en todo o en parte.
Una partida presupuestaria se podrá referenciar opcionalmente a más de un plan de gobierno u otras
características, o a ninguno de ellos.
8.2.3. Consolidación presupuestaria.
El sistema informático debe efectuar las consolidaciones presupuestarias en los siguientes apartados o
módulos: elaboración de presupuestos, escenarios presupuestarios, previsión de liquidación del ejercicio
en curso a remitir al Parlamento, seguimiento presupuestario. Para cada uno de ellos se establecerán
criterios de cuadres (externos) en las relaciones presupuestarias entre entidades y de cuadre (interno) en
los gastos e ingresos en cada entidad.
8.2.4. Elaboración del presupuesto.
El sistema será la herramienta para la elaboración del presupuesto por parte de los gestores y de la
Dirección de Presupuestos.
Dispondrá de los siguientes elementos y funcionalidades:
8.2.4.1. Partida presupuestaria.
Es un detalle descriptivo a partir de un punto presupuestario (entendido este último como un concepto
contable dentro de la estructura orgánica-funcional). Explicándolo de forma llana, pretende poner, “cara y
ojos” a lo que en principio es una estructura de tipo contable. Se detalla en un texto para facilitar la
comprensión de la asignación presupuestaria. Las debe definir el usuario departamental o de la entidad
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correspondiente. Es el máximo nivel de detalle en el Presupuesto y se integra el detalle dentro del propio
presupuesto.
Es la referencia, base o estructura presupuestaria sobre la que se definen:
Texto literal bilingüe.
Territorio.
Proyecto asignado.
Planes o características.
Asignación de código de entidad consolidable.
Explicaciones adicionales.
Tipo de crédito: ampliable, de personal, de compromiso o comprometido en ejercicios
anteriores.
Otros.
Se posibilitará la obligatoriedad o no de abrir partidas en la estructura económica dependiendo de cuál
sea el concepto.
Se podrán determinar los datos que no son transportables a la ejecución presupuestaria.
8.2.4.2. Reglas de vinculación legal.
Se posibilitará la introducción de reglas de vinculación legal.
8.2.4.3. Para los Entes Públicos de Derecho Privado, Sociedades Públicas y Fundaciones Públicas.
La elaboración del presupuesto se llevará a cabo con los siguientes requerimientos:
Información económica:
o La información económica del presupuesto se introduce a partir de cuentas del
PGC ordenadas por epígrafes de balance y cuenta de pérdidas y ganancias
diferenciando los movimientos del periodo en el Debe y/o Haber de esas cuentas.
o Esta información económica se desglosará entre información con incidencia
presupuestaria e información sin incidencia presupuestaria. La información con
incidencia presupuestaria estará complementada con referencia a su efecto
monetario.
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o Como información complementaria al presupuesto se incluyen las cuentas
anuales previsionales que se deberán confeccionar con arreglo a esta
información. A efectos del balance previsional el sistema permitirá la introducción
de un balance inicial.
o Esta información presupuestaria soportada en cuentas del PGC se trasladará a
los correspondientes CACs mediante una tabla de conversión presupuestaria.
Esta información presupuestaria se detallará a nivel de partida presupuestaria.
o De este modo nos integramos en la definición del presupuesto que existirá en la
Administración General y OOAA para el resto de información y estructuras
(territorio, CEC, compromisos futuros, SEC, funcional, planes de gobierno…).
o Para verificar tanto la consistencia de la información presupuestaria dentro de
cada entidad como entre entidades se dispondrá de la definición de cuadres
internos y externos respectivamente. Se establecerá una jerarquía que marque la
prioridad entre las entidades para determinar los cuadres externos (en su
definición intervendrá la tabla de entidades).
o Se generalizará el uso de código de entidad consolidable en todas las fases de
gestión del presupuesto. Cuando se desconozca en la elaboración se utilizarán
genéricos (empresas, familias, exterior…) y específicos (entidades que
consoliden).
o Las consolidaciones deben ser automáticas. Para ello es fundamental que haya
cuadres automáticos entre aportaciones monetarias.
o En la introducción de datos el sistema debe informar de los descuadres de forma
interactiva que facilite el propio cuadre.
Información complementaria:
o La memoria del presupuesto se debe entender como un conjunto de campos que
recojan objetivos, acciones e indicadores que se valoren económicamente con el
presupuesto.
o Posibilitará la definición de documentos anexos que puedan o no estar integrados
con la información económica: plantilla, retribuciones de directivos, detalle de
endeudamiento…
o Se contemplará la elaboración del presupuesto de prórroga en el sistema.
o En la elaboración del presupuesto el sistema debe permitir mantener los datos
recibidos inicialmente como los definitivos.
8.2.4.4. Fases temporales en la elaboración del Presupuesto.
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Abierto por cada entidad o departamento: los datos económicos pueden ser modificados por
los usuarios departamentales y los de la Dirección de Presupuestos.
Precierre por cada entidad o departamento: los datos económicos pueden ser modificados por
los usuarios de la Dirección de Presupuestos. Para que el departamento pueda pasar a
precierre se deberán verificar los cuadres internos y externos de las entidades dependientes
respecto a su departamento.
Trámite parlamentario: se realiza el proceso de cálculo de la partida parlamentaria. Además,
los datos económicos pueden ser modificados por los usuarios de la Dirección de
Presupuestos, por las enmiendas parlamentarias.
Cierre o Presupuesto Aprobado: los datos económicos no pueden ser modificados por los
usuarios de la Dirección de Presupuestos, salvo supervisión informática (errores ortográficos,
datos que no pasan a ejecución contable…).
8.2.4.5. Informes numéricos y de estructuras presupuestarias.
Informes clasificados por las distintas estructuras, y posibilitando la parametrización de valores.
Informes comparativos respecto a ejercicios anteriores homogeneizados.
Informes con datos de importes asignados a Planes de Gobierno y otras características.
Informes no numéricos de las estructuras presupuestarias.
8.2.4.6. Interfaces.
Se mantendrán al menos las actuales interfaces de las aplicaciones de elaboración de
presupuestos.
8.2.4.7. Gráficos.
Se podrán generar diferentes gráficos de los datos numéricos de la base de datos. También se
podrán insertar estos gráficos en los documentos textuales.
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8.2.4.8. Documentos textuales.
Los documentos textuales se pueden generar a partir de diferentes plantillas o patrones: Memoria de la
Entidad, de Sección, de Programa, documentos libres, etc. Cada documento se puede asignar a una
estructura presupuestaria.
Se deben mantener las actuales características de los documentos con las siguientes mejoras: En las
actuales tablas numéricas se permitirán diferentes sangrías o estilos para resaltar los subtotales, etc.
En los documentos textuales se podrán insertar datos de la base de datos en tiempo real dentro del texto.
También se podrán insertar tablas numéricas, gráficos, pdfs, etc., procedentes de otros sistemas
microinformáticos.
Para mejorar la gestión de las Memorias: Entidad, Sección, Programa, se propone codificar en el sistema
elementos tales como los objetivos, acciones e indicadores y las unidades de medida. Además, se podrán
asignar a estos elementos las partidas presupuestarias que correspondan.
8.2.4.9. Conversión del Presupuesto.
En este módulo se introducen las reglas de conversión de las estructuras presupuestarias del presupuesto
anterior a las estructuras del presupuesto en elaboración. (El diseño y funcionalidades del módulo
básicamente se realizarán como el de la A53, excepto para el territorio y la partida, que no tendrán cabida
en la conversión y en cambio se incluirá el proyecto o línea de actividad). Este módulo convierte u
homogeneiza los datos económicos del Presupuesto anterior en términos del actual, también los datos del
presupuesto anterior al anterior en términos del actual, y así sucesivamente. Los datos de estos
presupuestos anteriores convertidos se visualizan a través de los informes comparativos; también se
podrán extraer mediante un interface.
8.2.5. Simulación presupuestaria gastos de personal.
Se posibilitará la elaboración del presupuesto de gastos de personal para todas las entidades del
Gobierno Vasco.
Dicha elaboración permitirá la simulación de distintos incrementos en los conceptos retributivos y
variaciones de plantilla.
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La información definitiva será la que se incorpore a la elaboración del proyecto de presupuesto.
8.2.6. Edición del presupuesto.
Se debe mantener la actual calidad e inmediatez en la obtención de los volúmenes del presupuesto en su
edición.
El sistema debe permitir la edición de los formatos de las cuentas anuales cumpliendo con la normativa
que los define en el PGC.
Se debe mantener la posibilidad de definir el color de fondo de los informes para poder distinguir entre
proyecto de presupuesto y presupuesto definitivo. Del mismo modo se establecerán cabeceras y pies de
página de forma personalizada a cada volumen.
Permitirá generar automáticamente los índices con vinculación a su página correspondiente y su
paginación.
También permitirá diferenciar el contenido de las páginas pares e impares para facilitar la encuadernación.
Permitirá que los volúmenes contengan el tipo de información mínima que publicamos actualmente.
Los volúmenes podrán explicar la información económica de forma gráfica (gráfico de masas
presupuestarias entre otros).
Se debe posibilitar que un volumen se genere o transforme en Word o pdf.
8.2.7. Gestión de enmiendas.
Mantener la definición actual de gestión del módulo de enmiendas para las entidades del sector público de
la CAE.
Se posibilitará hacer un análisis de cada una de las enmiendas y se permitirá su incorporación al
presupuesto y se facilitará su seguimiento presupuestario (no sería suficiente con mantener distintas
versiones del presupuesto).
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8.2.8. Modificaciones de los Presupuestos de Entes Públicos de Derecho Privado, Sociedades
Públicas y Fundaciones Públicas.
Las modificaciones presupuestarias en el ámbito de los entes, sociedades públicas y fundaciones del
Sector Público de la CAE se definirán siguiendo el modelo de tramitación e incorporación al presupuesto
inicialmente aprobado siguiendo los criterios y pautas técnicos que se definan para las modificaciones
presupuestarias en la Administración General y los Organismos Autónomos, ya que el presupuesto de
aquellas entidades se concretará asimismo en CACSS. De todos modos la introducción de los datos
tendrá su expresión en cuentas del PGC para poder seguir sacando las cuentas anuales previsionales
desde una situación del presupuesto actualizado.
Por otra parte, las modificaciones presupuestarias que tengan elementos comunes entre entidades porque
afecten a aportaciones facilitarán la consolidación del presupuesto actualizado en todo momento.
Es de resaltar que el concepto de enmienda y el de modificación presupuestaria se debe tratar en el fondo
con las mismas pautas en su afección al presupuesto, ya que son variaciones de la situación
presupuestaria dada en distintos momentos del tiempo presupuestario, unas antes de su aprobación y
otras después de la misma.
8.2.9. Seguimiento del presupuesto.
Los datos básicos que conforman el seguimiento presupuestario son los datos reales de ejecución y los
datos estimados de la previsión de ejecución del resto del periodo. En base a ello se podrá establecer la
comparación del presupuesto con la ejecución prevista para todo el periodo de forma homogénea.
Esta definición será aplicable a todas las entidades del Gobierno Vasco.
En base a estos requerimientos podremos elaborar la previsión de liquidación a remitir al Parlamento en la
elaboración presupuestaria de forma separada respecto del seguimiento presupuestario.
8.2.10. Elaboración de escenarios presupuestarios.
Integrará a las entidades que forman parte del Sector Público de la CAE y a las que no forman parte del
Sector Público de la CAE pero forman parte del sector Administraciones Públicas en términos SEC.
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Los escenarios presupuestarios se definirán en base a las estructuras presupuestarias que se determinen
y a otros elementos presupuestarios que se establezcan.
Para su cálculo se utilizarán criterios generales, específicos e importes determinados que se calculen
sobre el año base, y las diferencias que surjan, también para los ejercicios futuros del escenario, se
ajustarán automáticamente y siguiendo una jerarquía inversa de aportaciones.
El sistema calculará la consolidación en términos de contabilidad presupuestaria de los grupos de
entidades que se determinen.
Se contemplará el tratamiento de otros elementos: Ajustes SEC, PIB, objetivos de déficit, de deuda
pública, regla de gasto, contingencias o insuficiencias presupuestarias, posibles excedentes, etc.
Deberá contener una historia de los parámetros del escenario por cada entidad para saber en todo
momento las claves sobre las que se define.
Se podrán establecer distintas versiones.
8.2.11. Previsión de liquidación del ejercicio en curso a remitir al Parlamento.
El diseño será parecido al de la elaboración de Escenarios Presupuestarios, tanto en lo relacionado a los
grupos de entidades, módulos, versiones, como los datos básicos para las Entidades del Sector Público
de la CAE. El sistema calculará la consolidación en términos de contabilidad presupuestaria de los grupos
de entidades que se determinen.
Los datos de este módulo deben ser transportables al módulo de escenarios presupuestarios para el
tratamiento completo de ajustes SEC, PIB, etc.
Adicionalmente se necesitan utilidades adicionales para las entidades que forman parte del Sector Público
de la CAE y se rigen por el derecho público (AG+OOAA).
Se podrán utilizar fórmulas algebraicas para introducción de datos. Además de los datos correspondientes
al gasto y al ingreso, los habrá también por los diferentes tipos de modificaciones presupuestarias que se
establezcan. Se permitirá introducir las modificaciones presupuestarias previstas hasta fin de ejercicio. Se
tendrá acceso a datos de ejecución presupuestaria mensual acumulada del presente como de pasados
ejercicios.
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Gastos: Sobre el Presupuesto actualizado del ejercicio en curso el sistema calculará una Propuesta inicial
en base a porcentajes de ejecución del ejercicio anterior o anteriores. Se permitirá realizar la Previsión
final utilizando la información de la propuesta inicial y ajustándola de forma manual.
8.2.12. Planificación plurianual.
Se permitirá disponer de una planificación plurianual en base presupuestaria tanto para las nuevas
entidades que se vayan a crear como para las que ya existen.
8.2.13. Prórroga del presupuesto.
El sistema contemplará el tratamiento de los datos presupuestarios de todas las entidades, incluidos los
créditos plurianuales, para la prórroga del presupuesto y su carga a la ejecución contable.
8.3. Contabilidad pública y ejecución presupuestaria.
El sistema será la herramienta para la gestión de la contabilidad pública y la ejecución presupuestaria de
la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos e
integrará la contabilidad presupuestaria, no presupuestaria y financiera.
8.3.1. Apertura y cierre del ejercicio.
El sistema posibilitará la apertura del ejercicio sin haber cerrado el ejercicio anterior.
La apertura del ejercicio contemplará al menos las siguientes funcionalidades:
La incorporación de los Presupuestos aprobados para el ejercicio en curso, o en su caso de los
prorrogados.
La incorporación de las normas de vinculación de créditos.
La elaboración de normas de recodificación entre estructuras del ejercicio anterior y del
corriente.
La contabilización automática de gastos plurianuales comprometidos en ejercicios anteriores,
en sus fases de “Autorización” y “Disposición” del gasto, aplicando las normas de
recodificación que correspondan. Esta contabilización se podrá realizar con la apertura del
ejercicio o con posterioridad.
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La contabilización automática de los gastos de tramitación anticipada, en sus fases de
“Autorización” y “Disposición” del gasto, aplicando las normas de recodificación que
correspondan. Esta contabilización se podrá realizar con la apertura del ejercicio o con
posterioridad.
La incorporación de residuos de ejercicios anteriores, tanto de obligaciones pendientes de
pago como de derechos pendientes de cobro, con el fin de poder contabilizar las operaciones
económicas que correspondan (pagos, cobros y anulaciones) aplicando las normas de
recodificación que correspondan. Este proceso se podrá realizar con la apertura o con
posterioridad, permitiendo anular residuos de ejercicios anteriores con cargo al ejercicio que se
cierra en tanto que no esté cerrado de forma definitiva.
La propuesta de incorporación de créditos en base a gastos no ejecutados en el ejercicio
anterior, aplicando las normas de recodificación que correspondan.
El cierre del ejercicio contemplará al menos las siguientes funcionalidades:
Existirá un cierre provisional y un cierre definitivo.
El sistema permitirá bloquear la tramitación y el registro de documentos presupuestarios y/o no
presupuestarios, por fase presupuestaria, tipo de documento y/o estructura orgánica,
económica o funcional.
8.3.2. Prórroga del presupuesto.
El sistema permitirá la carga del nuevo presupuesto aprobado durante el ejercicio y proporcionará la
sustitución de los documentos contables generados con cargo al presupuesto prorrogado desde el 1 de
enero hasta la fecha de aprobación del nuevo presupuesto, por nuevos documentos contables en base a
normas de recodificación. Controlará los gastos sin crédito suficiente y propondrá las modificaciones
presupuestarias requeridas para su contabilización.
8.3.3. Reorganizaciones administrativas.
El sistema permitirá la modificación de estructuras presupuestarias a lo largo del ejercicio y la imputación
de los gastos e ingresos a las nuevas estructuras aprobadas, anulando los documentos de ejecución
presupuestaria hasta la fase “O” y trasladando los saldos pendientes de ejecución a estas nuevas
estructuras.
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8.3.4. Mantenimiento y gestión de terceros.
Existirá una única base de terceros para todo el Sistema de Información y Gestión Económica para la
Administración de la CAE.
Excepcionalmente para procesos masivos (nómina, becas educativas y convocatorias subvencionales con
un número muy elevado de beneficiarios) existirán otras bases de terceros que podrán ser incorporadas al
nuevo sistema de cara a consultas y obtención de información.
La gestión de terceros contemplará, como mínimo, las siguientes funcionalidades:
Alta y modificaciones de terceros.
El sistema permitirá el alta tanto manual como telemática de terceros, así como altas masivas de terceros.
Estará por lo tanto conectado con el Registro telemático de terceros, dando de alta los terceros en tiempo
real.
Bloqueo de terceros y compensación de deudas.
El sistema bloqueará los pagos a terceros con deudas con la Administración proponiendo la
compensación y su contabilización, para ello se comunicará en tiempo real con SIPCA a los efectos de
obtener los importes y las partidas de ingresos a compensar.
Bloqueará los pagos a terceros con deudas con otras Administraciones y permitirá su pago a otro tercero.
Terceros no operativos, terceros en concurso de acreedores, terceros ficticios.
El sistema permitirá marcar de forma automática como no operativos terceros sin operaciones en un
determinado periodo.
Permitirá marcar los terceros en concurso de acreedores de forma que el gestor esté informado de esta
circunstancia en el momento de la tramitación de sus expedientes.
Se utilizarán los terceros ficticios para pagos masivos, cuyos perceptores reales se encuentren en otras
aplicaciones, por ejemplo las nóminas del personal.
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Cesión de créditos: endosos y tomas de razón.
El sistema gestionará la cesión de créditos y las tomas de razón de dichas cesiones.
8.3.5. Contabilidad presupuestaria.
El sistema permitirá gestionar la ejecución de los presupuestos de gastos y de ingresos de la
Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y de sus Organismos Autónomos,
aprobados por el Parlamento Vasco, y su integración automática y en tiempo real con la contabilidad
financiera. Dará cobertura a todas las obligaciones legales de la Oficina de Control Económico en este
ámbito.
Para la tramitación de los documentos presupuestarios y contables el sistema incorporará una
herramienta tipo “work-flow”, que permita introducir los documentos por el órgano gestor correspondiente
y definir diferentes circuitos de tramitación pasando por distintos órganos competentes hasta su
contabilización, en función del tipo de documento y de las diferentes características que se definan: tipo
de expediente, importe….. Los distintos órganos competentes pueden ser: órgano gestor, Dirección de
Servicios, Intervención, Finanzas, Presupuestos, Contabilidad, entre otros.
Los documentos contables tendrán como mínimo tres estados: introducido, tramitado ante la Oficina de
Control Económico y contabilizado.
Desde el estado introducido, el sistema controlará la existencia de crédito por niveles de vinculación, así
como la existencia de saldo en la referencia.
Todas las consultas de ejecución presupuestaria se realizarán teniendo en cuenta estos tres estados.
El sistema permitirá, en determinados casos, la tramitación de documentos sin estar contabilizada la fase
anterior: por ejemplo “T” y “A”; “A/”, “T” y “A”, entre otros.
El sistema generará un número de apunte presupuestario correlativo por ejercicio y entidad.
El sistema permitirá la tramitación electrónica y fiscalización electrónica de los expedientes de gastos y de
ingresos, para lo cual:
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Generará, en determinados casos, las resoluciones o documentos necesarios para su
aprobación y posterior contabilización que llevarán incorporada la firma electrónica de los
diferentes órganos competentes para su tramitación y aprobación.
Permitirá la incorporación de documentos electrónicos con su correspondiente firma
electrónica.
Permitirá la tramitación y fiscalización con firma electrónica de los expedientes.
8.3.5.1. Modificaciones presupuestarias y retenciones de créditos.
El sistema permitirá la tramitación de las modificaciones presupuestarias existentes en la normativa
vigente, generará las resoluciones o documentos necesarios para su aprobación y posterior
contabilización, y llevará incorporada la firma electrónica de los diferentes órganos competentes para su
tramitación y aprobación. Los expedientes completos con sus firmas incorporadas quedarán archivados
en el sistema y podrán ser consultados en cualquier momento.
Se podrán elaborar los siguientes documentos para la tramitación de las modificaciones presupuestarias,
los cuales dispondrán de una referencia común para el conjunto de documentos relacionados:
Modificaciones presupuestarias que no modifican el importe total del presupuesto,
transferencias de crédito “T” y sus anulaciones “T/”: se trata de traspasos de créditos, tanto de
pago como de compromiso, entre distintas bolsas de vinculación. Se permitirán las
redistribuciones de crédito dentro del mismo nivel de vinculación.
Modificaciones presupuestarias que modifican el importe total del presupuesto:
incorporaciones, habilitaciones, créditos adicionales,… “I” y sus anulaciones “I/”. Se trata de
aumentos y disminuciones del presupuesto, tanto de créditos de pago como de compromiso.
Se contemplarán todas las clases de modificaciones presupuestarias permitidas por la
normativa vigente.
Retenciones de crédito y sus anulaciones “RC”, “RC/”. Las retenciones de crédito no será una
fase presupuestaria previa a la fase A, sino una opción de bloqueo de créditos para la gestión
del crédito.
Estas retenciones de crédito se podrán utilizar tanto para la reserva de crédito como para su
bloqueo.
Los documentos presupuestarios se definirán siguiendo las instrucciones de la Oficina de Control
Económico y de la Dirección de Presupuestos.
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8.3.5.2. Ejecución del presupuesto de gastos.
Ejercicio corriente.
El sistema permitirá la elaboración de los siguientes documentos contables que contemplen las diferentes
fases presupuestarias, los cuales dispondrán de una referencia común para el conjunto de documentos
relacionados:
o Autorizaciones y sus anulaciones “A”, “A/”.
o Disposiciones y sus anulaciones “D”, “D/”.
o Reconocimiento de obligaciones y sus anulaciones “O”, “O/”.
o Pagos y sus anulaciones “P”, “P/”.
o Fases simultáneas y sus anulaciones “AD”,”AD/”, “DO”, “DO/”, “ADO”, “ADO/”.
o Modificación del vencimiento, “MV”.
En la fase “O” se distinguirán los documentos que pasan a Tesorería para su pago, de los que no se
deban pagar aún, “O vencimiento”.
Todos los documentos permitirán anexos de aplicaciones presupuestarias, de gastos plurianuales, de
terceros.
Se distinguirán distintos tipos de documentos en función del tipo de expediente de que se trate: gastos de
personal, subvenciones, contratos, otros. También se podrán diferenciar por importe.
Se distinguirán distintos tipos de documentos en función de su fiscalización: exento de fiscalización,
fiscalización previa, fiscalización por muestro, etc.
Se incorporará la firma electrónica en la fase de fiscalización.
Desde el momento de la introducción de documentos por el órgano gestor, el sistema generará
documentos derivados en determinadas circunstancias: retenciones de IRPF y otros impuestos, IVA
soportado deducible, cancelación de pagos pendientes de aplicación y otros que se determinen.
El sistema permitirá la contabilización directa por el Servicio de Contabilidad y la existencia de
contabilizaciones automáticas sin pasar por los circuitos definidos.
Existirá un proceso automatizado para la contabilización de la nómina, pudiendo en estos procesos
marcar la fecha contable que se desee.
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Los documentos contables se definirán siguiendo las instrucciones de la Oficina de Control Económico.
Ejercicios anteriores (Residuos).
El sistema gestionará el pago y/o anulación de obligaciones pendientes de pago de ejercicios anteriores,
manteniendo toda la información de las mismas: estructura presupuestaria, año de origen de la obligación.
Permitirá tanto pagos como anulaciones parciales. Permitirá definir distintos tipos de anulaciones: por
error, por prescripción, etc.
Se podrán anular obligaciones con cargo a dos ejercicios mientras se encuentren abiertos.
Los documentos contables (OR, OR/, MV) se definirán siguiendo las instrucciones de la Oficina de Control
Económico.
8.3.5.3. Tramitación anticipada del gasto.
El sistema permitirá la tramitación anticipada de expedientes de gastos en las fases de autorización del
gasto “A” y disposición “D”.
Para la tramitación anticipada de expedientes de gasto se cargará el presupuesto de gastos del año
siguiente en base al presupuesto del ejercicio en vigor, y se sustituirá por el proyecto de presupuestos una
vez aprobado. Se cargarán únicamente los capítulos susceptibles de tramitación anticipada.
Con la entrada en vigor del nuevo presupuesto se contabilizarán automáticamente los documentos
contables fiscalizados.
8.3.5.4. Gastos plurianuales.
El sistema controlará los gastos plurianuales dando información histórica por años de su ejecución. Los
documentos contables en las fases “A” y “D” permitirán la cumplimentación de importes para ejercicios
futuros. Se controlará la existencia de crédito en ejercicios futuros.
Al inicio del ejercicio se contabilizarán automáticamente todos los compromisos de gasto adquiridos en el
ejercicio anterior.
El sistema distinguirá los gastos plurianuales comprometidos en el ejercicio en vigor de los comprometidos
en ejercicios anteriores, distinguiendo el año de compromiso de los mismos.
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8.3.5.5. Fondos anticipados.
El sistema permitirá la gestión de los fondos anticipados regulados por el Decreto 211/1997, de 30 de
septiembre de la Tesorería General del País Vasco. Para la gestión de cada fondo anticipado existe
actualmente una cuenta bancaria delegada dotada de un fondo fijo, que se va reponiendo, en la medida
que sea necesario.
El gasto se imputará al presupuesto de forma simultánea a su realización, con el fin de que la ejecución
del presupuesto refleje fielmente el gasto ejecutado.
El sistema permitirá la gestión de los fondos anticipados eliminando las cuentas bancarias delegadas.
8.3.5.6. Ejecución del presupuesto de ingresos.
Ejercicio corriente
El sistema permitirá la elaboración de los siguientes documentos contables que contemplen las diferentes
fases presupuestarias, los cuales dispondrán de una referencia común para el conjunto de documentos
relacionados:
Reconocimiento de derechos “R” y sus anulaciones “R/”.
Cobros y sus anulaciones “MI”, “MI/”.
Fases simultáneas y sus anulaciones “RI”,”RI/”.
Los documentos que correspondan a reintegros de subvenciones llevarán el código de subvención y la
información necesaria para alimentar la base de datos de subvenciones.
Se codificarán diferentes tipos de anulación de derechos: error, anulación de liquidación, insolvencias,
prescripción, cobro en especie, fallecimiento del deudor, etc…
El sistema contable identificará los ingresos en función de su periodo de recaudación, voluntario y
ejecutivo.
Desde el momento de la introducción de documentos por el órgano gestor, el sistema generará
documentos derivados en determinadas circunstancias: IVA repercutido, cancelación de ingresos
pendientes de aplicación y otros que se determinen.
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El sistema permitirá la contabilización directa por el Servicio de Contabilidad y la existencia de
contabilizaciones automáticas sin pasar por los circuitos definidos.
Existirá un proceso automatizado para la contabilización de los ingresos gestionados desde SIPCA,
pudiendo en estos procesos marcar la fecha contable que se desee.
Los documentos contables se definirán siguiendo las instrucciones de la Oficina de Control Económico.
Ejercicios anteriores (Residuos).
El sistema gestionará el cobro y/o anulación de derechos pendientes de cobro de ejercicios anteriores,
manteniendo toda la información de los mismos: estructura presupuestaria, año de origen del derecho
reconocido. Permitirá tanto cobros como anulaciones parciales. Permitirá definir distintos tipos de
anulaciones: error, anulación de liquidación, insolvencias, prescripción, cobro en especie, fallecimiento del
deudor, etc.
Se podrán anular derechos con cargo a dos ejercicios mientras se encuentren abiertos.
Los documentos contables (RR, RR/) se definirán siguiendo las instrucciones de la Oficina de Control
Económico.
8.3.5.7. Integración con SIPCA.
Existirá una integración total con el Sistema de Pagos y Cobros de la Administración, SIPCA, permitiendo
la contabilización automática de ingresos procedentes de SIPCA así como la devolución a SIPCA de la
información de dichas contabilizaciones.
SIPCA gestiona los ingresos en periodo voluntario, la recaudación en periodo ejecutivo y las devoluciones
de ingresos. En numerosos puntos de estos procedimientos SIPCA debe integrarse con el sistema
contable para consultar datos: existencia de terceros, existencia de aplicaciones presupuestarias,
existencia de saldos, etc…
Existirá un proceso específico para la fiscalización de devoluciones de ingresos eliminando la actual
tramitación en papel.
El sistema facilitará información consolidada a nivel de tercero de los ingresos gestionados desde SIPCA
y los contabilizados directamente en el sistema contable.
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Se generarán automáticamente certificados de deudas por tercero incorporando la firma electrónica a los
mismos.
Se podrá realizar consultas accediendo desde el nuevo sistema al detalle de ingresos registrados en
SIPCA.
8.3.6. Registro contable de facturas.
Totalmente integrado con el sistema contable existirá un registro contable de facturas, para la
Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos, donde se
registren de forma automatizada todas las facturas electrónicas recibidas a través del Servicio de
facturación electrónica del Gobierno Vasco y las recibidas en papel a través del registro administrativo.
Desde este Registro se podrán consultar todos los datos de las facturas y visualizar las mismas en
formato PDF y sus adjuntos.
El registro contable de facturas estará integrado con el registro administrativo para la captura
automatizada de las facturas recibidas en papel.
El registro contable de facturas estará integrado con el Servicio de facturación electrónica del Gobierno
Vasco para la identificación de los distintos estados de las facturas: aceptada, rechazada, anulada,
contabilizada y pagada.
Los gestores aprobarán las facturas mediante firma electrónica en el registro contable de facturas. El
circuito de documentos contables estará integrado con el registro contable de facturas a fin de facilitar la
tramitación al gestor para su fiscalización y pago.
El registro contable de facturas dispondrá de toda la información necesaria para calcular el periodo medio
de pago en los términos exigidos por el Real Decreto 635/2014 de 25 de julio y generará todos los
informes exigidos por dicha normativa.
En términos generales, el registro contable de facturas cumplirá todos los requisitos exigidos por la Ley
25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de
facturas en el Sector Público, de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regula los
requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas, y resto de normas relacionadas.
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8.3.7. Base de datos de subvenciones.
Todas las subvenciones concedidas por la Administración General y sus Organismos Autónomos y resto
de entidades del Sector Público de la CAE, se integrarán en una base de datos de subvenciones
gestionada en el Sistema de gestión económico- financiero.
La base de datos de subvenciones recogerá información de todas las subvenciones concedidas,
convocatorias, subvenciones nominativas y directas, y además de la información contable incluirá la
siguiente información:
Código de subvención.
Tipo de Subvención: por convocatoria pública, nominativa o directa.
Órgano gestor.
Título.
Objetivo o finalidad.
Norma reguladora.
Convocatoria.
Minimis: de acuerdo con los reglamentos comunitarios aplicables.
Convenio.
Actividad económica.
Objeto financiero de la subvención: Inversiones, bonificación de tipo de interés, cobertura de
costes o del déficit, ayudas familiares, indemnizaciones y similares.
Tipo de ayuda: Calificación de la ayuda entre las que no requieren autorización por la Comisión
Europea y las que requieren autorización por la Comisión Europea.
Cuadro de financiación: Se indican los importes según sus fuentes de financiación,
financiación propia, estatal, de DDFF y entidades locales, FEDER, FEADER, FEAGA, FEP,
Fondo Cohesión y otros UE.
Fecha de concesión.
Tercero beneficiario.
Indicador de datos no publicables según LOPD.
Importe concedido.
Importe pagado.
Reintegros.
Sanciones y
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Resultados alcanzados y utilidad e impacto social.
Se controlarán los pagos de subvenciones efectuados pendientes de justificación.
Podrán existir varias resoluciones y fechas de concesión e importes para un mismo tercero y una misma
convocatoria.
Se introducirá esta información en la tramitación de los documentos contables correspondientes a los
capítulos 4, 7 y 8 de subvenciones.
Desde el módulo de base de datos de subvenciones se podrá acceder a la tramitación de documentos
contables de subvenciones.
Se elaborará la información necesaria a publicar en la página web de Euskadi.eus en cumplimiento de la
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de trasparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
Se elaborará la información necesaria para el envío de datos a la Base Nacional de Subvenciones
gestionada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
Se elaborará la información necesaria para publicar en Euskadi.eus, de la Evaluación de los programas
subvencionales de la CAE.
8.3.8. Tramitación contable de expedientes de contratación.
El sistema contemplará la integración con las aplicaciones de expedientes de contratación.
8.3.9. Contabilidad no presupuestaria.
El sistema permitirá la elaboración de los siguientes documentos contables que contemplen cobros y
pagos no presupuestarios y movimientos de tesorería, los cuales dispondrán de una referencia común
para el conjunto de documentos relacionados:
Ordenación de pagos no presupuestarios y sus anulaciones “EO”, “EO/”.
Pagos no presupuestarios y sus anulaciones “EP”, “EP/”.
Cobros no presupuestarios y sus anulaciones “EI”, “EI/”.
Traspasos y sus anulaciones “ET”, “ET/”.
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Se distinguirán distintos tipos de documentos en función de su fiscalización: exento de fiscalización,
fiscalización previa, etc.
Se podrán identificar partidas individuales mediante el uso de un referencial identificativo de las mismas.
Se incorporará la firma electrónica en la fase de fiscalización.
El sistema permitirá la contabilización directa por el Servicio de Contabilidad y por el Servicio de Tesorería
para determinados documentos y cuentas, y la existencia de contabilizaciones automáticas sin pasar por
los circuitos definidos.
Existirá un proceso automatizado para la contabilización de las fianzas y depósitos gestionados por
Tesorería.
Los documentos contables se definirán siguiendo las instrucciones de la Oficina de Control Económico.
8.3.10. Módulo de fiscalización.
El sistema incluirá un módulo de fiscalización que será utilizado por los interventores para facilitar las
labores de fiscalización.
En dicho módulo los interventores dejarán constancia de los puntos revisados en base a plantillas
previamente definidas, pero modificables, en función del tipo de expediente, fase presupuestaria, tipo de
documento, etc.
8.3.11. Consultas e informes.
El sistema permitirá realizar consultas en tiempo real por todos los campos contemplados en los
documentos contables, entre otros: aplicación presupuestaria, referencia, tercero, nº de documento,
cuenta no presupuestaria, código de subvención, número de registro contable de facturas, etc. con
herramientas de filtros y búsquedas.
El sistema permitirá obtener en tiempo real informes de modificaciones presupuestarias y de ejecución
presupuestaria, con todas las fases de ejecución, pudiendo filtrar la información por cualquier campo de
la aplicación presupuestaria, en sus distintas fases de tramitación contable: con todos los documentos
introducidos en el sistema, con todos los documentos tramitados por el gestor para su fiscalización y sólo
con los documentos contabilizados (introducido, tramitado y contabilizado).
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El sistema generará toda la información necesaria de los modelos mensuales, trimestrales y anuales a
presentar en las Haciendas Forales de acuerdo con la normativa vigente (retenciones IRPF, IVA, modelo
347,…)
El sistema extraerá los datos necesarios para la aplicación de Fondos Europeos Feder gestionada por el
Departamento de Hacienda y Finanzas.
Todos los informes se podrán exportar a herramientas ofimáticas: Excel y Word.
Se podrán obtener consultas e informes simultáneos de todas las entidades o de algunas de ellas.
Todas las consultas e informes se podrán pasar a Excel.
8.3.12. Archivo electrónico de los expedientes contables.
Toda la documentación definida como soporte a la fiscalización y contabilidad, se albergará bajo unos
criterios de expurgo, custodia, acceso, etc. que sean únicamente responsabilidad de la Oficina de Control
Económico.
8.3.13. Contabilidad financiera.
El sistema será la herramienta para gestionar la contabilidad financiera de la Administración General de la
CAE y de sus Organismos Autónomos. Deberá adaptarse al Plan de Contabilidad Pública de la
Comunidad Autónoma de Euskadi aprobado por Orden de 25 de junio de 2012 del Consejero de
Economía y Hacienda.
Generará en tiempo real los documentos de contabilidad financiera a partir de los documentos de
contabilidad presupuestaria. Permitirá la contabilización de asientos directos de contabilidad financiera,
contabilizará de forma automática las amortizaciones de inmovilizado.
Elaborará los siguientes informes que conforman las cuentas anuales de cada entidad:
Balance.
Cuenta de resultado económico-patrimonial.
Estado de flujos de efectivo.
Estado de cambios en el patrimonio neto.
Evolución del Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración de la CAE Versión 1.0
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Cuadre entre el resultado presupuestario y el económico- financiero.
Notas de la memoria.
Cuadre de subvenciones.
Estos informes se obtendrán mensualmente.
Se garantizará el mantenimiento de los actuales informes y queries elaborados específicamente para la
Oficina de Control Económico.
Dispondrá de un módulo de activos fijos que dará información del detalle de cada inmovilizado, material,
inmaterial y financiero, y será el soporte de cada una de la cuentas contables del inmovilizado material,
inmaterial y financiero. Estará integrado con el módulo de gestión de inmuebles competencia de la
Dirección de Patrimonio y Contratación.
El nuevo sistema garantizará el mantenimiento de todas las funcionalidades actualmente existentes
definidas por la Oficina de Control Económico y la Dirección de Patrimonio y Contratación.
8.4. Tesorería.
El módulo de Tesorería garantizará las siguientes funcionalidades:
Gestión de entidades financieras.
o Registro de cuentas.
o Apertura.
o Modificación.
o Gestión de Firmas.
o Cancelación.
o Mantenimiento de “Registro de cuentas”.
o Conexión Electrónica con Bancos.
o Saldos de las cuentas: periodo, diario, mensual, anual,…
o Saldos medios: mensual, anual, periodo,…
o Conciliaciones bancarias.
o Cálculo de intereses.
Planificación financiera.
Evolución del Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración de la CAE Versión 1.0
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o Elaboración y seguimiento del Presupuesto de Tesorería.
Ordenación de pagos.
o La gestión de pagos estará integrada con la gestión presupuestaria, no existiendo
la fase K.
o Asignación, Propuesta, modificación Propuesta bancaria,…
o Modificación de la fecha de pago en Tesorería.
o Asignación / desasignación de la propuesta por distintos criterios de selección.
Gestión de depósitos y garantías recibidos.
Cashpooling.
Informes de Tesorería.
o Informe Propuesta de pagos.
o Relación saldos cuentas.
o Relación transferencias.
o Relación bancos matriz.
o Pagos bloqueados terceros.
o Relación cuentas financieras.
o Relación transferencias europeas.
o Pago a terceros no residentes.
Notificaciones de pagos a terceros.
El sistema generará las notificaciones de pagos a terceros por diferentes vías: correo ordinario, correo
electrónico, móvil, o mediante consultas accediendo a la web del Gobierno Vasco.
8.5. Gestión de bienes inmuebles.
Este módulo gestionará los bienes y derechos que integran el Patrimonio de Euskadi, de acuerdo con la
Ley de Patrimonio de Euskadi, competencia de la Dirección de Patrimonio y Contratación y será el
instrumento para la elaboración, control y seguimiento del Inventario General de Bienes y Derechos del
Patrimonio de Euskadi.
Asimismo gestionará los bienes y derechos gestionados desde el área de Vivienda.
Evolución del Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración de la CAE Versión 1.0
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Existirá una integración total entre este módulo y la contabilidad de la Administración General y sus
Organismos Autónomos.
8.6. Módulo de información económico-financiera de las entidades públicas y participadas del
Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
El sistema dispondrá de un módulo para la obtención y tratamiento de datos económico-financieros de
todas las entidades que conforman el Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, definido por
el artículo 7 del Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda General del País
Vasco, y sus entidades participadas, así como todas las entidades que conforman el Sector
Administraciones Públicas de la CAE según los criterios del SEC (Sistema Europeo de Cuentas), que
permitan el cálculo de la capacidad/necesidad de financiación en términos SEC, el cumplimiento de
obligaciones de información al Parlamento Vasco y al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas,
la obtención de las cuentas económicas (Contabilidad nacional) del Sector Administraciones Públicas de
la Comunidad Autónoma de Euskadi, y la consolidación presupuestaria y financiera.
El sistema dispondrá de las siguientes funcionalidades:
8.6.1. Obtención de datos económicos (presupuesto, real y previsión), de todas las entidades.
El modo de obtención y la definición de los datos económicos se determinarán en función del tipo de
entidad.
En el caso de la Administración General de la CAE y sus Organismos Autónomos la captura de datos,
presupuesto y real, será automática desde el sistema contable. Los datos de previsión se introducirán por
los gestores en este módulo.
Para el resto de entidades los datos se podrán introducir manualmente o mediante procesos
automatizados por cada una de las entidades obligadas a ello.
8.6.2. Conversión de los datos económicos obtenidos a contabilidad presupuestaria, financiera y
nacional.
Evolución del Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración de la CAE Versión 1.0
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El módulo dispondrá de las tablas de conversión necesarias para poder obtener los datos en términos de
contabilidad presupuestaria, contabilidad financiera y contabilidad nacional. Para ello se tendrá en cuenta,
el plan de cuentas presupuestario, el Plan de Contabilidad Pública de la Comunidad Autónoma de
Euskadi, el Plan General de Contabilidad y sus posibles adaptaciones sectoriales, y el Sistema Europeo
de Cuentas.
8.6.3. Obtención y envío de información al Parlamento Vasco
El sistema generará los informes requeridos en cumplimiento de la normativa vigente:
Información mensual al Parlamento Vasco según Ley de régimen presupuestario de Euskadi
(libro rojo).
Información trimestral al Parlamento Vasco según Ley de Régimen Presupuestario de Euskadi
(libro azul).
Información trimestral de todas las entidades que forman parte del Sector Público de la CAE,
según Ley por la que se aprueban los Presupuestos Generales de la CAE para cada ejercicio.
8.6.4. Obtención y envío de formularios al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
El sistema generará los formularios requeridos por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas,
en aplicación de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de estabilidad presupuestaria y sostenibilidad
financiera: mensual, anual estimado y anual real (modelos CIMCA).
8.6.5. Cálculo mensual de la necesidad/ capacidad de financiación del sector Administraciones
Públicas en términos SEC.
El sistema calculará mensualmente la capacidad/necesidad de financiación en términos SEC,
consolidando los datos económicos de todas las entidades que forman parte del sector Administraciones
Públicas, eliminando los ajustes de consolidación, incorporando los ajustes que pueda calcular
automáticamente el sistema y permitiendo la introducción de ajustes manuales.
8.6.6. Previsión anual de la necesidad/ capacidad de financiación del sector Administraciones Públicas
en términos SEC.
Evolución del Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración de la CAE Versión 1.0
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El sistema calculará mensualmente la previsión anual de la capacidad/necesidad de financiación en
términos SEC, consolidado los datos económicos de todas las entidades que forman parte del sector
Administraciones Públicas, eliminando los ajustes de consolidación, incorporando los ajustes que pueda
calcular el sistema y permitiendo la introducción de ajustes manuales.
8.6.7. Obtención anual de la regla de gasto.
El sistema obtendrá anualmente la información necesaria para verificar el cumplimiento de la regla de
gasto en aplicación de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de estabilidad presupuestaria y
sostenibilidad financiera.
8.6.8. Obtención de las cuentas económicas del Sector Administraciones Públicas de la Comunidad
Autónoma de Euskadi.
El sistema obtendrá las cuentas económicas del Sector Administraciones Públicas de la Comunidad
Autónoma de Euskadi siguiendo el Sistema Europeo de Cuentas.
8.6.9. Consolidación financiera y presupuestaria.
El sistema facilitará la consolidación en términos de contabilidad financiera de todas las entidades que
conforman el Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
El sistema calculará la consolidación en términos de contabilidad presupuestaria de las entidades del
Sector Público de la CAE que se determinen, eliminando los ajustes de consolidación.
8.6.10. Otros informes.
El sistema generará, entre otros, los siguientes informes:
Periodo medio de pago de todas las entidades que forman parte del Sector Público de la CAE
y del Sector Administraciones Públicas de la Comunidad Autónoma de Euskadi en términos
SEC (modelos CIMCA).
Inventario de las entidades del Sector Público de la CAE y sus participadas, para colgar en
euskadi.eus.
Cartera de activos financieros, al cierre de cada ejercicio, de las entidades del Sector
Administraciones Públicas de la CAE en términos SEC, de acuerdo con la Resolución de 9 de
Evolución del Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración de la CAE Versión 1.0
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septiembre de 2015 de la Secretaría General de Coordinación Autonómica y Local por la que
se define el principio de prudencia financiera.
8.7. Sistema de información y Cuadros de mando.
El sistema proporcionará de forma automatizada y en tiempo real toda la información requerida por la
normativa legal vigente.
Además de los informes de ejecución presupuestaria de la Administración General de la Comunidad
Autónoma de Euskadi y de sus Organismos Autónomos, y de los indicados en los apartados anteriores, se
obtendrán automáticamente los siguientes informes:
Ejecución presupuestaria mensual de la Administración General de la CAE y sus Organismos
Autónomos para su publicación en Euskadi.eus.
Ejecución presupuestaria trimestral de las entidades que componen el Sector Público de la
CAE para su publicación en Euskadi.eus.
Ejecución presupuestaria trimestral a publicar en el BOPV.
Informes mensuales de ejecución presupuestaria de la Administración General de la CAE y sus
Organismos Autónomos publicados en JAKINA, intranet del Gobierno Vasco.
Subvenciones concedidas por beneficiario para su publicación en Euskadi.eus.
Informe mensual y anual de gestión de la Administración General de la CAE y sus Organismos
Autónomos.
Informes de ingresos de la Administración General y sus Organismos Autónomos.
Implantación de un sistema de información al Parlamento Vasco para consulta de los grupos
parlamentarios.
8.8. Edición de la Cuenta General.
El sistema generará de forma automática y en formato publicable, web, papel, las cuentas anuales y
liquidación de los Presupuestos del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
8.9. Integración con otros sistemas.
El sistema estará integrado o interconectado con:
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EIZU para la fiscalización y contabilización de los gastos de personal y préstamos al
personal.
SIPCA para la contabilización de los ingresos en periodo voluntario y vía de apremio: se
desarrollarán servicios web para la consulta directa desde el sistema contable a SIPCA, y
viceversa.
Plataforma de factura electrónica para la captura de facturas electrónicas y su anotación en el
registro contable de facturas.
Registro administrativo para la captura de facturas recibidas en papel y su anotación en el
registro contable de facturas.
Registro telemático de terceros para el alta de terceros en el Registro de terceros.
Aplicación de fianzas y depósitos gestionada por el Servicio de Tesorería para su
contabilización.
DOKUSI para el archivo electrónico de la documentación contable.
TRAMITAGUNE para la consulta y obtención de datos del expediente electrónico.
Gestor de expedientes de contratación.
Debe permitir la carga automática de documentos contables desde diversas aplicaciones
departamentales (gestión de subvenciones y otras), de fondos anticipados, así como el envío
de información a las mismas.
8.10. Autorizaciones y usuarios.
El nuevo aplicativo dispondrá de un sistema flexible y a la vez seguro de autorizaciones para los distintos
usuarios.
Se podrán definir autorizaciones por las diferentes estructuras existentes pudiendo realizar combinaciones
de las mismas.
Se podrán definir distintos perfiles de usuarios en función de las diferentes funcionalidades a realizar por
los mismos.
Se podrán definir distintos menús de acceso para diferentes perfiles de usuarios.
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8.11. Migración de la información histórica.
Se propondrá e implantará una solución para la incorporación al nuevo Sistema de Gestión Económico-
Financiera del Gobierno Vasco de los datos históricos contenidos en el actual sistema contable para su
consulta y explotación.
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9. GESTIÓN DEL CAMBIO: PLAN DE COMUNICACIÓN Y FORMACIÓN
El adjudicatario del presente pliego, deberá proponer un plan en cuanto a la gestión del cambio como de
formación, acorde con la envergadura del proyecto.
La formación será a tres niveles: formación a usuarios clave, formación a formadores y formación de
cursos “bajo demanda”, es decir, creación de manuales, tutorías en la propia máquina, vídeos o cursos
on-line para que en cualquier momento, cualquier usuario pueda entender cualquier funcionalidad del
sistema.
Se deberá aportar la planificación de cada formación en cada fase del proyecto.
En cuanto a la gestión del cambio, se deberá proponer un plan con las acciones y entregables
correspondientes desde la fase inicial del proyecto hasta su finalización, incluyendo éste la puesta en
producción de la herramienta.
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10. SOPORTE A USUARIOS Y GESTIÓN DE INCIDENCIAS A PARTIR DEL ARRANQUE
Se propondrá un plan de arranque aportando organigrama y modo de gestión de las incidencias que
aparezcan en los 6 primeros meses tras la puesta en producción.
Se deberá establecer una categorización de las incidencias surgidas, y un tiempo de respuesta máximo
para cada una de esas categorías, así como el número de personas dedicadas a dicha resolución, y el
modo de operación entre EJ-GV-EJIE y el adjudicatario.
Se establecerá un comité de seguimiento de las incidencias con periodicidad semanal durante los tres
primeros meses, y a concretar a partir de esa fecha, donde se revisarán las incidencias surgidas así como
su resolución, y las acciones pertinentes que de ellas deriven.
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11. ÁMBITO DEL PROYECTO
El presente pliego tiene como objeto la implantación de un sistema integral para la gestión del ámbito
económico-financiero, aunque claramente se distinguen 2 proyectos:
Elaboración, edición y publicación del presupuesto.
Ejecución del presupuesto aprobado y resto de funcionalidades asociadas.
Para ello, y aunque la valoración de las ofertas se realizará con carácter global, el licitante detallará cada
proyecto por separado, es decir, aportará toda la información solicitada en cada apartado por cada uno de
los dos proyectos arriba descritos.
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12. METODOLOGÍA APLICABLE
12.1. Metodología.
El licitador deberá proponer de manera clara la metodología a seguir tanto a nivel global del proyecto,
como para cada una de las fases de cada proyecto.
Dicha propuesta deberá estar basada en su experiencia en la implantación de los sistemas de gestión
económica, e incluirá una planificación que corresponderá a la estructura de tareas especificadas, y una
descripción detallada de la forma de desempeñar los trabajos asociados al cumplimiento de los requisitos
establecidos.
12.2. Aseguramiento de la calidad.
EJIE contempla la calidad en distintos ámbitos de aplicación, tanto calidad en los procesos como calidad
en los productos.
Para asegurar la calidad en el proceso de gestión, durante le ejecución del mismo el licitador deberá
contemplar y proveer mecanismos para garantizar la calidad del proyecto, cumpliendo los requisitos
fijados en el presente pliego. En este sentido deberá elaborar una propuesta con una descripción
detallada de la forma de aseguramiento de la calidad asociado al cumplimiento de los requisitos descritos.
12.3. Entregables.
Con independencia de lo propuesto a nivel metodológico, a continuación se añaden tareas y entregables
mínimos a realizar/suministrar por el adjudicatario:
Arquitectura tecnológica para la solución ofertada.
Análisis funcional para cada uno de los proyectos identificados.
Diseño técnico detallado para cada uno de los proyectos identificados.
Documento de pruebas unitarias y de pruebas de integración de los sistemas.
Documento de implantación para la puesta en marcha del sistema.
Manual de parametrización de los sistemas.
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Manuales de usuario.
Manuales de implantación.
Documentos de pruebas.
Documentación soporte: Cada documento se suministrará en formato electrónico original (Microsoft Office,
Open Office,…, etc.), no admitiéndose por lo tanto formatos tales como PDF u otros protegidos y/o no
manipulables, así mismos estos materiales deberán estar en ambos idiomas: euskera y castellano.
Informes periódicos del avance del proyecto: una vez establecidos los diferentes comités de
seguimiento del proyecto, se establecerá la periodicidad de los informes de avance del proyecto, no
siendo en cualquiera de las fases del proyecto superior a 2 semanas.
Además de lo descrito y requerido, el licitador puede proponer cualquier otro conjunto de entregables
referidos a la metodología que proponga aplicar para el desarrollo del proyecto.
Todos los entregables deberán proporcionarse utilizando las herramientas homologadas en EJIE para el
ciclo de vida de las aplicaciones, o en su caso proporcionando formatos compatibles.
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13. CONFIGURACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
13.1. Organización del Equipo de Trabajo.
El licitador deberá describir:
La organización (perfiles) del equipo asignado a la realización de las actividades de las
distintas fases de los proyectos descritos en el presente pliego.
Las funciones de los mismos dentro de cada fase de los proyectos descritos.
13.1.1. Asignación de recursos.
El licitador deberá incluir en su Documento de Propuesta Técnica un desglose de horas y % de dedicación
total por cada perfil y fase del proyecto.
A título meramente informativo, se aportará la siguiente tabla por cada proyecto:
Perfil Horas/Perfil Fase del
proyecto
%
Dedicación/Fase
TOTAL / fase
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Fase Horas por Fase
TOTAL HORAS PROYECTO
El equipo global de ambos proyectos propuesto se compondrá como mínimo de los siguientes perfiles:
Responsable / Jefe de proyecto global.
Consultores del área económica-presupuestaria.
Analistas programadores del entorno ofertado.
Programadores del entorno ofertado.
El licitador podrá añadir todos aquellos perfiles que considere necesarios para la exitosa consecución de los objetivos del proyecto.
(*) Este desglose de horas se considerará como orientativo y será tenido en consideración en el momento de valorar el grado de aproximación a la planificación del proyecto según la estimación del licitador, permitiendo, de esta forma, valorar la idoneidad del dimensionamiento del equipo de trabajo propuesto y su adecuación a la consecución de los requisitos. No obstante este desglose de horas no se considera vinculante.
13.1.2. Equipo de Trabajo.
El equipo de trabajo propuesto estará formado por personal técnico con categoría profesional y nivel de
especialización adecuados a las necesidades planteadas en el presente pliego, de acuerdo con las
actividades que se vayan a desarrollar.
El licitador debe comprometerse, en caso de ser adjudicatario, a mantener el equipo, según lo establecido
en el Documento de Propuesta Técnica, y durante el plazo de prestación del servicio.
Los recursos asignados a la ejecución del contrato deberán estar asignados desde el inicio del mismo. En
el caso de modificación o sustitución de recursos, deberá comunicarlo previamente a EJIE, con la
antelación mínima necesaria en función de la criticidad del servicio, y en cualquier caso no mayor 15 días
naturales, y EJIE aprobará o rechazará dicha modificación o sustitución. En todo caso el sustituto o
sustitutos tendrán un perfil igual o superior al ofertado, o recurso a sustituir.
Evolución del Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración de la CAE Versión 1.0
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EJIE podrá solicitar el cambio de los recursos asignado a los servicios, por inadecuación de los recursos o
por incumplir los requisitos tanto de solvencia como técnicos exigidos, o haber declarado el contratista
unas circunstancias que no son veraces, en cuyo caso podrá conllevar la rescisión del contrato y
adjudicación al licitador siguiente en las calificaciones.
13.1.3. Constitución inicial del equipo de trabajo.
El equipo técnico a incorporar tras la formalización del contrato para la ejecución de los trabajos deberá
estar formado por componentes y perfiles relacionados en la oferta adjudicataria y consecuentemente
valorados.
Si tras la adjudicación se observara que el equipo de proyecto no se corresponde con el establecido en la
oferta y:
Caso que el adjudicatario presente justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el
motivo que suscita el cambio, se procederá a:
o La presentación por el adjudicatario de sustituto/s con un perfil de cualificación
técnica igual o superior al de la persona que se pretende sustituir.
o Aceptación del sustituto/s por parte de la Dirección del Proyecto de EJIE.
Caso de que se demostrase que el cambio no se corresponde con causa justificada, EJIE se
reserva el derecho no solo a la aprobación del sustituto/s sino incluso a la revisión de la
adjudicación y en su caso la rescisión del pedido/contrato, si este hecho fuera elemento
determinante en la mencionada adjudicación.
13.1.4. Modificaciones en la composición del equipo de trabajo.
La valoración de la calidad de los servicios objeto del presente pliego corresponde a la Dirección del
Proyecto de EJIE, siendo potestad suya solicitar el cambio de cualquiera de los componentes del equipo
de trabajo, con un preaviso de quince días, por otro de igual categoría o superior, si existen razones
justificadas que lo aconsejen.
Si el adjudicatario propusiera el cambio de alguna de las personas del equipo de trabajo, se deberá
solicitar por escrito con quince días naturales de antelación, y requerirá de las siguientes condiciones:
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Justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo que suscita el cambio.
Presentación de sustitutos con un perfil de cualificación técnica igual o superior al de la persona que se
pretende sustituir.
Aceptación de alguno de los sustitutos por parte de la Dirección del Proyecto de EJIE.
Los posibles inconvenientes de adaptación al entorno de trabajo y al proyecto debidos a las sustituciones
de personal, deberán subsanarse mediante periodos de solapamiento sin coste adicional, durante el
tiempo necesario. Si a criterio de la Dirección del Proyecto de EJIE, esto no fuera posible, las dos
primeras semanas de trabajo del sustituto/s no serán facturables corriendo a cargo del adjudicatario.
13.1.5. Horario y lugar de realización de los trabajos.
Los trabajos de desarrollo se realizarán normalmente en las dependencias del adjudicatario en cuyo caso:
La jornada de trabajo estará de acuerdo a la establecida por el adjudicatario.
Los componentes del grupo de trabajo deberán estar en una única ubicación y desarrollarán
su labor con hardware y software propiedad del adjudicatario. Se deberá garantizar una
presencia rápida en EJIE, ante cualquier eventualidad que pudiera surgir.
En aquellos casos en que los trabajos deban ser realizados en las dependencias de EJIE o de EJ-GV
Gobierno Vasco, estos se realizarán en las siguientes condiciones:
La jornada de trabajo estará de acuerdo a la establecida por EJIE.
Con carácter general los componentes del grupo de trabajo deberán desarrollarán su labor
con hardware y software propiedad del adjudicatario, salvo para labores de instalación,
implantación, y puesta en marcha, que se realizará mediante los puestos asignados por la
Dirección del Proyecto de EJIE.
Si por circunstancias excepcionales y cuando la realización efectiva de los trabajos no se
ajuste a la planificación o así se requiera por las necesidades del servicio, el adjudicatario
deberá comprometerse a una plena disponibilidad incluso fuera del horario habitual (salvo
acuerdo previo por la Dirección del Proyecto de EJIE), sin que la realización del trabajo tenga
una consideración especial a efectos de cómputo de horas o tarifa aplicable a las mismas.
Las pruebas de integración, de carga, aceptación y la puesta a punto de los productos se realizarán en
los locales de EJIE.
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14. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y SUPERVISIÓN
El propósito de las tareas de control y seguimiento es el de proveer una visión objetiva del estado actual
del proyecto y determinar las posibles desviaciones a fin de aplicar las acciones correctoras o mitigadoras
que sean necesarias.
Los productos mínimos de esta práctica son los informes de progreso o de seguimiento y el plan de
gestión de riesgos. El modelo de control y seguimiento será coherente con la organización del proyecto
que debe proponer el proveedor en su oferta.
El control y seguimiento de la calidad del proyecto global serán realizados por la Dirección del Proyecto
de EJIE. Tanto la coordinación como la supervisión de los proyectos definidos serán llevadas a cabo por
el personal que EJIE asigne en cada momento.
Durante el desarrollo y ejecución del proyecto, EJIE podrá establecer controles de calidad sobre la
actividad desarrollada.
El equipo de trabajo estará dirigido por un Responsable del Proyecto con dedicación estable y suficiente,
quien coordinará las tareas implicadas en el proyecto y será el interlocutor principal con la Dirección del
Proyecto de EJIE.
EJIE se reserva la facultad de solicitar, en cualquier momento, antes o después de la adjudicación y
durante el curso de los trabajos, cualquier otro documento complementario, en orden a la comprobación
de cuantos datos haya ofrecido la empresa licitadora, tanto respecto a sí misma como con respecto al
personal propuesto.
Asimismo, la designación de técnicos realizada por la empresa adjudicataria podrá ser modificada a
simple petición de EJIE, en caso de que ésta advierta un incumplimiento de las condiciones que
motivaron la adjudicación. En este caso, la empresa adjudicataria quedará obligada a proponer otras
personas con categoría y circunstancias personales y profesionales idénticas o similares a las
inicialmente propuestas, sin que dicha circunstancia altere, en ningún caso, el precio ofertado.
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15. PLAN DE FACTURACIÓN
El adjudicatario tiene derecho al abono, con arreglo a los precios convenidos, de los trabajos que
realmente ejecute, con sujeción al contrato otorgado, a sus modificaciones aprobadas y a las órdenes
dadas por escrito por EJIE.
La facturación del precio del contrato, se efectuará a través de la presentación de las correspondientes
facturas expedidas con los requisitos legales exigidos y repartidas de forma orientativa según las
siguientes condiciones:
La aprobación implica:
o La implantación en los entornos correspondientes, hasta producción, y la
aprobación por la Dirección del Proyecto de EJIE de las tareas
correspondientes.
El plan de facturación definitivo se establecerá sobre la base del plan de proyecto establecido
en la fase de definición inicial del mismo, teniendo en cuenta que:
o En función del plan del proyecto y de acuerdo con la Dirección del Proyecto de
EJIE, podrán ser establecidas entregas parciales, que podrán implicar
facturaciones acordes al alcance de las mismas, tras las correspondientes
verificaciones y certificaciones.
o La no conformidad de los productos recepcionados, tanto en cuanto al alcance
funcional respecto el plan de entregas preestablecido, como en cuanto al
incumplimiento de las normas/estándares establecidos, y/o en cuanto al nivel de
calidad de los mismos, pueden provocar la paralización del plan de facturación
hasta que se resuelvan las no conformidades.
Caso de que los trabajos efectuados no se puedan adecuar a la prestación
contratada, como consecuencia de vicios o defectos graves imputables al
contratista, no pudiendo ser utilizados por EJIE en tiempo y/o condiciones estará
exento de la obligación de pago o tendrá derecho, en su caso, a la recuperación
del precio satisfecho.
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El plan de facturación establecido al inicio del proyecto podrá ser revisado y/o modificado, a
lo largo del proyecto y como consecuencia de actividades de replanificación del mismo,
establecidas en los procedimientos de control y seguimiento del proyecto.
Para llevar a cabo el abono de los importes relativos a los conceptos de cada una de las
facturas será requisito imprescindible disponer de la certificación de conformidad de los
mismos emitida por la Dirección del Proyecto de EJIE.
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16. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
Para la evaluación de las propuestas se establece un criterio de ponderación con una puntuación
máxima de 100 puntos.
A continuación se detalla la puntuación y aspectos que se tendrán en cuenta para la adjudicación del
contrato.
CARACTERÍSTICA OBJETO DE VALORACIÓN PUNTOS
Valoración económica Proposición económica
55
Valoración técnica Propuesta técnica, planificación, organización
y ejecución de las diferentes fases del
proyecto
20
Equipo de trabajo propuesto 15
Metodología de trabajo 5
Mejoras. 5
UMBRAL MÍNIMO que debe obtenerse en los criterios no evaluables mediante fórmulas: 28 puntos
Conforme al Artículo 150.4 del TRLCSP, para ser admitidos a la valoración global, se exigirá que en los criterios no cuantificables por fórmulas los licitadores alcancen el umbral mínimo de puntuación, de forma que todas las ofertas que no obtengan una puntuación mínima de
15 puntos en el apartado de Propuesta técnica
10 puntos en el apartado de Equipo de trabajo propuesto
3 puntos en el apartado Metodología de trabajo
quedarán descartadas, excluyéndose automáticamente del resto del proceso de contratación.
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Valoración técnica (Total criterio: 45 puntos).
En este criterio se analiza si la propuesta que realiza el proveedor se ajusta tanto en alcance como en
profundidad a los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones técnicas.
Dentro de este criterio se realizará la valoración en los siguientes apartados:
Propuesta técnica, planificación, organización y ejecución de las diferentes fases del
proyecto (Total subcriterio: 20 puntos). En este punto se valorará el planteamiento del
proyecto, el entendimiento de las tareas a realizar mediante la identificación detallada de las
actividades y fases a abordar en los proyectos, así como la definición de los entregables.
Para ello se adjuntará una planificación exhaustiva con fechas de las fases y actividades de
cada proyecto.
o Excelente = 20 puntos.
o Buena = 15 puntos.
o Media = 10 puntos.
o Deficiente = 0 puntos.
Para la valoración:
Se considerará la oferta como “Excelente” cuando contemple todos los requisitos del proyecto
establecidos en el pliego de condiciones técnicas, desarrollando cada uno de ellos de manera
clara y entendible, y cuando la propuesta de alcance, equipo, tareas y entregables se ajuste a
todas y cada una de las fases de los proyectos objeto del contrato.
Se considerará la oferta como “Buena” cuando contemple todos los requisitos del proyecto
establecidos en el pliego de condiciones técnicas, desarrollando todos o casi todos los
requisitos, y siempre que los no desarrollados o poco desarrollados tanto en alcance, equipo,
tareas y entregables no tengan consideración de esenciales en cada fase del proyecto objeto
del contrato, y no pongan en riesgo llevar a buen fin el proyecto.
Consideramos la oferta como “Media” cuando contemple todos los requisitos del proyecto
establecidos en el pliego de condiciones técnicas, pero el desarrollo del alcance, equipo, tareas
y entregables de los mismos sea pobre o inexistente en alguna de las fases del proyecto.
Consideramos la oferta como “Deficiente” cuando no contemple todos los requisitos del
proyecto establecidos en el pliego de condiciones técnicas y el desarrollo del alcance, equipo,
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tareas y entregables de dichos requisitos sea pobre o inexistente en cualquiera de las fases de
los proyectos.
Equipo de trabajo propuesto (Total subcriterio: 15 puntos). En este punto se valorará la
composición y organización del equipo de trabajo, identificado la asignación de recursos a las
fases del proyecto (según requisitos técnicos y tabla de asignación de recursos).
Se tendrá en cuenta la especificación del perfil, funciones y responsabilidades de cada uno de
los miembros del equipo propuesto.
Se valorará la organización del equipo de trabajo. Composición del equipo de trabajo
propuesto ordenado por perfiles profesionales.
Por cada uno de los miembros del equipo se deberán detallar las funciones y
responsabilidades asignadas, así como el tiempo total por fase asignada a cada proyecto.
- Excelente = 15 puntos.
- Buena = 10 puntos.
- Media = 5 puntos.
- Deficiente = 0 puntos.
Para la valoración:
Se considerará la oferta como “Excelente” cuando el detalle de todos los perfiles y las horas
asignadas a cada perfil dentro de cada fase de cada proyecto, se consideren totalmente
adecuadas para la ejecución de los proyectos.
Se considerará la oferta como “Buena” cuando el detalle de los perfiles y las horas asignadas a
cada perfil dentro de cada fase de cada proyecto, se consideren adecuadas para la ejecución
de los proyectos.
Consideramos la oferta como “Media” cuando el detalle de los perfiles y las horas asignadas a
cada perfil dentro de cada fase de cada proyecto, se consideren inadecuadas (tanto por
exceso como por defecto) para la ejecución de los proyectos.
Consideramos la oferta como “Deficiente” cuando el detalle de los perfiles y las horas
asignadas a cada perfil dentro de cada fase de cada proyecto, se consideren insuficientes o
incoherentes con los requerimientos del proyectos.
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Metodología de trabajo (Total subcriterio: 5 puntos). En éste aparatado se valorará la
metodología propuesta para la ejecución del proyecto en todas sus fases.
Se valorará la máxima adecuación de la solución presentada al estándar del ERP propuesto,
así como la adopción de herramientas metodológicas compatibles con la propia plataforma,
para garantizar una máxima integración entre el proyecto y su gestión.
También se valorará la transición del conocimiento por parte de la empresa implantadora al
personal de EJIE-EJ-GV para el futuro mantenimiento de la plataforma.
Dentro de este criterio se realizará la valoración en los siguientes subapartados:
o Mecanismos de control y seguimiento del proyecto (Total subcriterio: 3
puntos). En este punto se valorará la metodología y los entregables a aplicar para
cada fase del proyecto, así como su descripción detallada y la herramienta
seleccionada para llevar a cabo esa función, así como el plan de transición del
conocimiento.
- Excelente = 3 puntos
- Buena = 2,4 puntos
- Media = 1,2 puntos
- Deficiente = 0 puntos
o Plan de control, aseguramiento y mejora continua de la calidad (Total
subcriterio: 2 puntos). En este punto se valorará el plan de calidad propuesto
tanto a nivel de control, aseguramiento y mejora.
- Excelente = 2 puntos
- Buena = 1,2 puntos
- Media = 0,6 puntos
- Deficiente = 0 puntos
Para la valoración:
Consideraremos la oferta como “Excelente” cuando haya descrito coherente y detalladamente
la metodología propuesta en cada uno de los apartados indicados en este punto.
Consideraremos la oferta como “Buena” cuando haya descrito coherentemente la metodología
de trabajo en cada uno de los apartados, y siempre y cuando los puntos no desarrollados o
poco desarrollados no tengan consideración critica para el proyecto.
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Consideraremos la oferta como “Media” cuando haya descrito coherentemente la metodología
de trabajo en cada uno de los apartados, pero el desarrollo de los mismos sea pobre o
inexistente en algún caso y/o tenga consideración crítica para el proyecto.
Consideraremos la oferta como “Deficiente” cuando no haya descrito suficientemente la
metodología del trabajo en cada uno de los apartados, y el desarrollo de la misma sea pobre o
inexistente en algún caso.
Mejoras (Total subcriterio: 5 puntos). En éste aparatado se valorarán las mejoras siguientes:
o Mejoras en funcionalidades (Total subcriterio: 2 puntos). Se valorará la
incorporación de nuevas funcionalidades que aporten valor a la solución o nuevos
procesos que mejoren el rendimiento global del sistema.
- Excelente = 2 puntos
- Buena = 1,2 puntos
- Deficiente = 0 puntos
Para la valoración:
Consideraremos la oferta como “Excelente” cuando las nuevas soluciones o los nuevos
procesos aporten un ahorro de costes y de tiempos de proceso del sistema .
Consideraremos la oferta como “Buena” cuando las nuevas soluciones o los nuevos procesos
aporten un ahorro de costes o de tiempos de proceso del sistema .
Consideraremos la oferta como “Deficiente” cuando las nuevas soluciones o los nuevos
procesos no aporten un ahorro de costes ni de tiempos de proceso del sistema .
o Mejoras en las ayudas y guías a la tramitación del usuario (Total subcriterio:
2 puntos). Se valorará la identificación de ayudas y guías a la introducción de
información de los usuarios del sistema, así como la creación de cursos de
formación para futuros usuarios del sistema.
- Excelente = 3 puntos
- Buena = 2,4 puntos
- Deficiente = 0 puntos
Para la valoración:
Consideraremos la oferta como “Excelente” cuando las ayudas, guías a la navegación y cursos
de formación propuestos se consideren de utilización muy sencilla por parte del usuario, y
tengan una máxima integración en la plataforma .
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Consideraremos la oferta como “Buena” cuando las ayudas, guías a la navegación y cursos de
formación propuestos se consideren de utilización sencilla por parte del usuario, y que sea
posible su integración en la plataforma .
Consideraremos la oferta como “Deficiente” cuando las ayudas, guías a la navegación y cursos
de formación propuestos se consideren de difícil utilización por parte del usuario, y/o no tengan
integración en la plataforma .
Se analizará para la valoración de este criterio el contenido de la propuesta en el apartado de
Propuesta Técnica
En caso de que la oferta no se ajuste a las necesidades planteadas en el pliego de condiciones técnicas,
la puntuación será de cero, excluyéndose automáticamente esta oferta del resto del proceso selectivo.
Se excluirá y no se procederá a la apertura de sus ofertas económicas todas las propuestas que obtengan
menos de 28 puntos en este criterio.
Una vez superado el umbral mínimo para este criterio, se ponderará la puntuación del mismo en relación a
la mejor puntuación del resto de ofertas presentadas según la siguiente fórmula:
FASE 2: En esta fase se valorará el criterio evaluable automáticamente a través de
fórmula.
Al importe total ofertado, se le aplicará la siguiente fórmula:
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Total puntos proposición económica x Precio oferta más ventajosa (la de precio más bajo) Precio oferta evaluada
A título meramente informativo, se aportará la siguiente tabla por cada proyecto:
Perfil Precio/Perfil/Hora Fase del
proyecto
%
Dedicación/Fase
Horas totales
……
TOTAL € FASE
IVA EXCLUÍDO
Fase Precio total Fase IVA
EXCLUÍDO
TOTAL € PROYECTO IVA
EXCLUÍDO
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17. ESTRUCTURA Y FORMATO DE LA PROPUESTA
De acuerdo con las posibilidades ofrecidas por el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre,
por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público y por la Ley 11/2007,
de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la oferta de las
Empresas licitadoras al procedimiento abierto y la forma de adjudicación de concurso para la contratación
de los servicios de Mantenimiento de los Sistemas de Gestión Bibliotecaria, sólo podrá efectuarse por
procedimientos electrónicos. Las ofertas deberán presentarse en el sitio Web
www.contratación.euskadi.net a través de la cual podrán acceder a la aplicación de licitación
electrónica.
No deberá incluirse información Económica en el Documento de Propuesta Técnica.
El licitador sólo podrá presentar su propuesta contemplando una única alternativa. La propuesta técnica
contenida en la oferta y objeto de valoración técnica de acuerdo a los criterios especificados
anteriormente, seguirá obligatoriamente el siguiente índice.
Propuesta técnica. Se incorporará en este apartado la propuesta a los requerimientos
descritos con el objeto de verificar el correcto entendimiento de los trabajos a realizar. Se
deberá incluir información relacionada con los dos proyectos descritos, así como de la
propuesta de entregables intermedios o finales, de acuerdo a las fases de cada uno de ellos.
o Contenido y Alcance de la propuesta.
o Planificación y Organización de las tareas. Organización del equipo de proyecto,
junto perfiles, tareas, funciones y responsabilidades.
o Descripción de entregables.
Equipo de trabajo. Se detallará el equipo propuesto para cada fase de cada proyecto, así como
sus perfiles, tareas, funciones y responsabilidades dentro del equipo.
Metodología de trabajo. Se incluirá en este apartado la descripción de las medidas dispuestas
por el licitador para asegurar:
o Plan de Aseguramiento y mejora de la calidad del servicio. control,
aseguramiento y mejora continua de la calidad.
o Mecanismos de control y seguimiento del proyecto.
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Mejoras propuestas. Se detallarán las mejoras propuestas para cada proyecto descrito.
La propuesta técnica deberá estar estructurada siguiendo el índice especificado en este punto
para la presentación de la oferta técnica, de forma que se descartarán todas aquellas ofertas que,
en su parte técnica, no cumplan escrupulosamente el índice, contenidos y extensiones requeridas
en el presente pliego.