’El mundo está
cambiando muy
rápido.
Ya no será el
grande quien golpee
al pequeño, será el
rápido quien
golpeará al lento’
(Rupert Murdoch)
ESTUDIO:
EL BUSINESS INTELLIGENCE, COMO ALIADO DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL
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I. EL BUSINESS INTELLIGENCE, COMO
ALIADO DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL
“Más vale resolver el problema correcto de manera
aproximada, que resolver el incorrecto de manera exacta”
Anónimo
El BI nos ayudará a saber dónde debemos fijar nuestra
atención, para que el tiempo invertido en analizar la
información, sea provechoso para nuestro negocio.
En este Estudio vamos a meditar sobre los beneficios que se
pueden obtener si somos capaces de unir la Inteligencia de
Negocios y la Dirección Comercial, en la consecución de un
mismo objetivo, obteniendo una información de mayor calidad
en el menor tiempo posible para poder tomar decisiones
acertadas en nuestro entorno de negocio.
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I. 1.- La Toma de Decisiones en la Dirección
Comercial
El objetivo para la Dirección Comercial de una compañía siempre
ha sido el mismo:
Decidir qué vender, cuándo, a quién y cómo, para vender más
En la actualidad, hay multitud de datos y normalmente
encontramos “el infierno de Excel”. Múltiples informes
vinculados que requieren de mucho tiempo para mantenerlas
actualizados y organizados.
Con la competitividad existente en los mercados y las altas
exigencias de la dirección general, nos encontramos con el
reto de tener que tomar decisiones adecuadas lo antes
posible. Esto sólo es posible si conseguimos acortar el plazo:
“Obtener Información -> Tomar Decisión”
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I. 2.- ¿Qué es eso de la Inteligencia de Negocios?
El objetivo para la Dirección Comercial de una compañía siempre
ha sido el mismo:
Decidir qué vender, cuándo, a quién y cómo, para vender más
La Inteligencia de Negocios es una potente herramienta de
software a las órdenes del directivo, que permite a las
empresas obtener, analizar y controlar los datos clave para
el éxito de su negocio.
Ej: Dashboard
del Software de
BI de LITEBI
para ventas
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I. 3.- BI: Es el momento de evolucionar
“Convierte las dificultades en ventajas" (Dale Carnegie)
En el mercado actual queda claro que ya no es suficiente
trabajar en base a intuiciones y que debemos controlar lo
que está sucediendo en nuestro entorno, tanto interno
como externo, para poder actuar en consecuencia.
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II. BUSINESS INTELLIGENCE, EN LA PRÁCTICA
DE LA DIRECCIÓN COMERCIAL.
Hemos identificado los conceptos fundamentales en la práctica de
cualquier departamento comercial
“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar” Y uno de los ámbitos en los que más suele cumplirse esto es el comercial.
• Unidades vendidas
• Total Facturado
• Precio Medio
• Comisión asociada
Indicadores un poco más elaborados o que dependen del tipo de
negocio:
• Rentabilidad
• Coste Directo / Indirecto
• Número de pedidos
• Tiempo medio de provisión
• ¿Tenemos una tienda online? Visitas a la web, Visitas por artículo, %
Ratio de conversión a pedidos, % a ventas, etc.
• ¿Cuál es la efectividad de las inversiones en marketing? ROI por
fuente, ROI campaña, ¿Fidelizamos? Tpo. medio del cliente, Cuota…
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II. BUSINESS INTELLIGENCE, EN LA PRÁCTICA
DE LA DIRECCIÓN COMERCIAL.
Perspectivas ( o dimensiones) comunes en el análisis comercial
Tiempo: Fundamental. Que nos va a permitir ver las evoluciones y
tendencias y realizar análisis más elaborados cómo: acumulados de
meses, incrementos interanuales e intermensuales, ventas de los últimos
7/30/90 días, etc…
Clientes: Agregados por características demográficas (cómo sexo o
edad) si son consumidores o por tamaño, localización, tipo, etc. si
vendemos a empresas.
Geografía: Ventas por país, provincia, distrito, código postal, etc.
Producto: Cambiará en función del catálogo de cada compañía pero es
habitual encontrar análisis por referencia, marca, tipo, categoría, línea de
negocio, presentación, matriz abc, precios y descuentos.
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II. 1. Indicadores y análisis generales para el
departamento comercial
Informes predefinidos de uso habitual, para todo el departamento
• Seguimiento de ventas
• Situación de la cartera de pedidos
• Análisis de clientes por consumo, rango de edad, sexo o
unidades
• Análisis detallado del rendimiento del catálogo de
productos
Dashboards o cuadros de controles visuales para dirección
Dashboard de Tendencias: Detectar que está funcionando y
que no, con gráficas de evolución con diferentes niveles
Dashboard de Situación: Resumen de la situación comercial:
Valor de pedidos en cartera, TOP de Productos con más
éxito…
Dashboard de Clientes: Análisis de la relación de mi empresa
con los clientes: TOP de los más importantes, Distribución,
Tendencias
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II. 1. Indicadores y análisis generales para el
departamento comercial
Herramientas de informes interactivos o dinámicos (OLAP) de forma
que el director comercial, o cualquier miembro del equipo, pueda
interactuar
Envíos automatizados: Las personas seleccionadas reciban los
informes que necesiten en un correo electrónico con la periodicidad
deseada
Ej: Dashboards
de LITEBI sobre
geolocalización
de ventas
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III. IMPLEMENTACIÓN Y BENEFICIOS DEL BI
EN LA DIRECCIÓN COMERCIAL
"Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una
decisión valiente." Peter Drucker
LITEBI ha recopilado y analizado información a través de la
experiencia de más de 20 empresas de diferente índole, tamaño y
sector sobre cómo han implementado y están aplicando las
herramientas de BI en sus departamentos comerciales.
Nuestra conclusión, podría resumirse así:
“Las empresas que utilizan herramientas de Business
Intelligence gestionan mejor las relaciones externas
(clientes) e internas (entre diferentes departamentos y
para con los empleados)”
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III. 1 ¿Qué beneficios obtienen del BI los
departamentos comerciales?
Dar respuesta “on time” y en “pocos clicks” a multitud de preguntas
que se hacen los directores comerciales, como por ejemplo:
• Control del desempeño comercial
• Realizar análisis sobre la rentabilidad de los diferentes perfiles de
clientes, productos o líneas de negocio.
• Realizar un análisis detallado de clientes. Segmentación de
clientes y el estudio de su comportamiento. Es habitual realizar este
tipo de análisis con un BI como capa analítica de un CRM
• Realizar análisis sobre las tendencias y ciclos de venta
• Otros análisis: Análisis de rendimiento por canal, de e-Commerce,
vinculación con los KPIs financieros, vinculados a operaciones…
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III. 1 ¿Qué beneficios obtienen del BI los
departamentos comerciales?
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Tendencias y ciclos de venta
Análisis detallado de clientes
Análisis de rentabilidad
Control del desempeño comercial
Otras áreas de análisis
% Empresas que citan los Beneficios del BI en el departamento comercial
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III. 2 La Implantación del BI en departamentos comerciales
Situaciones previas típicas a la hora de implantar soluciones de
Business Intelligence en departamentos comerciales:
• Dificultad para acceder a la información: fuentes de información con
multitud de datos que no se interrelacionan.
• Los informes del ámbito comercial se están desarrollando
manualmente e internamente.
• Hay una gran dependencia de TI a la hora de disponer de información.
• Hay una necesidad de disponer de información actualizada
• Las decisiones se toman demasiado tarde
• Cada departamento analiza de forma diferente los indicadores del
negocio y hay una falta de datos de calidad e integrados.
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III. 2 La Implantación del BI en departamentos comerciales
60
75
40
55
65
35
0 10 20 30 40 50 60 70 80
Difícil acceso a información
Informes manuales
Dependencia de TI
Necesidad de info actualizada
Las decisiones se toman demasiado tarde
La información es de baja calidad
% Empresas por Situaciones para la implantación BI
Los tiempos y fases de implantación dependerán de los sistemas de información que tengamos en la empresa. El proceso de implantación de una plataforma de BI varía dependiendo de si las aplicaciones son tradicionales ( 4 a 8 meses) o modelo SaaS o Cloud Computing(4 a 6 semanas)
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“La eficacia apunta directamente al “qué” queremos
conseguir. La eficiencia se encuentra vinculada al cómo. La eficiencia dispone y aprovecha adecuadamente los recursos
y reduce el coste necesario para conseguir el objetivo deseado” Guillermo Ballenato
Un Business Intelligence en el departamento comercial es una herramienta al servicio de su eficiencia.
ESTUDIO:
EL BUSINESS INTELLIGENCE, COMO ALIADO DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL