Es un documento que contiene las diferentes TAREAS y la descripción de las ACTIVIDADES, que deben seguirse en la realización de las funciones de una UNIDAD ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESOS
Están conformados
ACTIVIDADES
TAREAS
Las realiza el Son determinadas por la
MANUAL DE LA
ORGANIZACIÓN
MANUAL DE FUNCIONES
DE PROCESOS
DE
PR
LAS PERSONAS ENCARGADAS
EN LAS DIFERENTES
ÁREAS ORGANIZACION
ALES
POLÍTICAS DE LA EMPRESA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión:
Elab.:
Entrega:
Pág.:
LISTADO DE PROCESOS
MACROPROCESO PROCESOS SUBPROCESOS CÓDIGO
Es una herramienta administrativa que permite visualizar con claridad todo lo que
contiene un proceso
Los manuales de procedimientos además contienen las autorizaciones o documentos necesarios que nos indican el funcionamiento las máquinas o equipos a utilizar.
Describe en forma general las
funciones que desempeñan las
diferentes unidades
administrativas dentro de la
organización.
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS
Descripción del Procedimiento
Pasos a seguir
UNIDAD DE COMPRA-VENTA
Se detalla las actividades en cada unidad
administrativa
UNIDAD DE TRANSPORTE
UNIDAD DE PRODUCCIÓN
UNIDAD DE CONTRALORÍA Y
TESORERÍA
ÁREAS ADMINISTRATIV
AS
DENOMINACIÓN DEL SEGUNDO
PROCEDIMIENTO
ANEXOS
GLOSARIO DE TÉRMINOS
REGISTRO O CODIFICACIÓN
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOPOLÍTICAS DE
OPERACIÓN , NORMAS Y
LINEAMIENTOS PROPÓSITO
DENOMINACIÓN DEL PRIMER
PROCEDIMIENTOMARCO JURÍDICO
OBJETIVO DEL MANUAL
INTRODUCCIÓN
ESTRUCTURACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INDICE
PORTADA
La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la recolección de datos relevantes en los diferentes departamentos, y siendo asesorados por recursos humanos quien nos proporciona de las técnicas necesarias para el logro.
Objetivo del Manual Suministrar información sobre los diferentes
procesos de una organización. Dichos manuales deben ser realizados por cada
departamento, en conjunto con la unidad de recursos humanos, que es la que suministra los métodos para su desarrollo.
Facilita los labores de auditoría
• La Evaluación
El control Interno
• Y su vigilancia
Con el análisis del manual de procedimientos podemos remediar las fallas existente de una manera pronta y oportuna antes de que se susciten problemas que puedan afectar la productividad de la empresa.
SE ELIMINA
Confusión en
las responsabilidad
es
Incumplimiento de las normas
establecidas
Un control ineficaz de
las actividades
La duplicidad del
esfuerzo humano
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UNA MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
a) IDENTIFICACIÓN
b) INDICE O CONTENIDODIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE NOMINASMANUAL DE PROCESOS
INDICE PAGINAPresentación ...................................................................................................................... 1Estructura de Posición del Departamento......................................................................... 2Funciones del Departamento ........................................................................................... .3Funciones de los Puestos que integran el Departamento.................................................. 4Contenido del Manual de Procesos.................................................................................... 8 • Introducción • ObjetivoInventario de Procesos .................................................................................................... .11Selección de Procesos........................................................................................................11 • Tabla de PonderaciónDiseño de Procesos ......................................................................................................... .14Simbología ...................................................................................................................... ..16Listado de Procesos Seleccionados....................................................................................17
c) PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Los procesos y los procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores del Fondo, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol. La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada, así como, la información relacionada, sean totalmente auditables, para atender a los requerimientos de la Revisoria Fiscal, de la Supersolidaria y de la misma Contraloría General de la República; con el fin de verificar los parámetros claves de los procedimientos del Fondo, tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación. Este Manual hace parte integral de la documentación total, implementada por la actual Administración, conociendo de antemano el compromiso de la Oficina de Control Interno en su construcción, ejecución y revisión permanente para la debida actualización.
Propósito que se pretende cumplir con los procedimientos
Uniformar
Simplificar la responsabilidad por fallas o errores
Facilitar las labores de auditoria
Controlar
Aumentar la eficiencia gerencial
d) Objetivos de los procedimientos
e) Área de aplicación de los procedimientos
Esf
era
de a
cció
n
Ámbitos de aplicación Macro
Alcances Micro
f)Responsables
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servirá de guía para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de registro de activos fijos, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Recursos Físicos y Contabilidad. RESPONSABLES: Asistente de Dirección Económica, Recursos Físicos y Contabilidad. PROVEEDORES: La dependencia solicitante del bien. ENTRADAS: Los activos fijos comprados y asignados.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: • Proceso de Egresos de Caja. PROCESO. • Realización de causación y registro del activo con su correspondiente código consecutivo en el modulo administrativo de Apoteosys. • Generación y contabilización de depreciaciones e impresión de los comprobantes. • Entrega copia de causación y factura con el código respectivo del activo. • Archivo original del comprobante.• Revisión en el modulo administrativo el registro del activo. • Generación de acta de entrega para nuevo responsable o de ubicación en original o copia. • Archivo del acta de entrega.
SALIDAS: • Acta de entrega. • Comprobante de contabilidad.
CLIENTES: FODESEP.
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS