Equipo y Mobiliario de Oficina
Capítulo 6
Zane K. Quible, PhD
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• Planificar, usar la forma de análisis comparativo y adquirir el equipo de oficina.
• Esbozar las consideraciones en cuanto al mantenimiento, reemplazo y control del inventario del equipo.
• Conocer las tendencias nuevas en cuanto al mobiliario de oficina.
• Implantar medidas de seguridad y están-dares de ejecución relativos al mobiliario.
Objetivos
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• Propósito del equipo. • Pertinencia del equipo. • Dependencia del equipo. • Especificaciones del equipo. • Costo del equipo. • Procesos operacionales del equipo.
Consideraciones al seleccionar equipo de oficina
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• Seguridad. • Flexibilidad del equipo. • Facilidad para operarlo. • Velocidad de operación. • Costo de la operación del equipo. • Tipo de entrada al equipo. • Estandarización del equipo.
Consideraciones al seleccionar…
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• Reputación del vendedor. • Adiestramiento provisto por el
manufacturero o el vendedor. • Opciones de compra. • Entrega del equipo nuevo.
Consideraciones con respecto al vendedor
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• Servicio al equipo. • Mantenimiento del equipo.
Consideraciones de mantenimiento
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Análisis Comparativo
Es recomendable comparar las funciones de varias marcas.
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Alquiler (true lease)
Alquiler con opción a compra
Conocido también como contributivo, operativo o alquiler justo.
Se puede obtener por corto o largo plazo.
Conocido como “capital lease”
venta condicional o “buyout lease”.
Al final del alquiler hay la opción de
comprar el equipo.
Opciones de alquiler
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Un arreglo en el cual una compañía compra el equipo, lo vende al
arrendador, quien provee a una organización un alquiler a largo plazo.
Sale Leaseback
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• ¿Qué hará la organización con el equipo al final del contrato de alquiler?
• ¿Cuál es el estado del flujo de efectivo de la organización?
• ¿Cuáles son las deudas contributivas de la organización?
• ¿Por cuánto tiempo la organización utilizará el equipo?
¿Qué alternativa usar?
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• Mantiene un capital de trabajo que se podría utilizar para otros propósitos.
• La organización podrá obtener equipo actualizado en todo momento.
• Los pagos en “true lease” son deducibles de la planilla de contribución.
• El equipo alquilado permite a la organización utilizar los recursos financieros más eficientemente.
Ventajas de alquilar el equipo
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• Generalmente es más costoso que comprarlo.
• El alquiler puede establecer que el arrenda-tario es responsable del mantenimiento y la reparación del equipo.
• Al arrendatario podría exigírsele mantener un récord detallado del equipo.
• Si el alquiler le da al arrendatario la oportuni-dad de comprar el equipo, los pagos no son deducibles de las planillas.
Desventajas de alquilar equipo
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Típicamente involucra un contrato que estipula la duración de éste.
Leasing
Rental Generalmente no requiere contrato por un tiempo determinado.
Diferencia entre el “lease” y la renta
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• Cuán rápido se efectúan cambios tecnoló-gicos en el equipo en cuestión.
• ¿Cuál es el costo del equipo? • ¿Qué arreglos están dispuestos a proveer los
vendedores en caso de alquilar? • ¿Qué provisiones especiales estarán
disponibles al alquilar el equipo?
Consideraciones para decidir el alquiler o compra del
equipo
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• ¿Cuán estables son los procesos para los cuales se necesita el equipo?
• ¿Cuál es el costo por unidad de la tarea: si se alquila; si se compra?
• ¿Cuáles son los resultados del análisis break-even?
• ¿Cuánto tomaría recuperar la inversión (payback)?
Consideraciones para decidir…
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Contrato de Servicio
A base de llamadas
Servicio dentro de la compañía
Opciones de mantenimiento
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• Costo y provisiones del contrato de servicio.
• Frecuencia de las reparaciones. • Impacto del mantenimiento preventivo
en el aumento de la vida útil del equipo. • Disponibilidad de y gastos incurridos en
adiestrar empleados para proveer servicio.
Factores a considerar en el método de mantenimiento
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• Marcas de equipo que tiene la organización.
• Tipo de equipo a dársele mantenimiento.
• Costo del papeleo asociado con el mantenimiento del equipo.
• Premura con la cual el equipo se debe reparar.
Factores a considerar…
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• Uso que se le dará. • Adecuacidad con la
decoración. • Disponibilidad para
los usuarios. • Versatilidad.
• Durabilidad • Nivel jerárquico de
los usuarios. • Tamaño en relación
al área. • Valor del retardador
de incendio
Factores a considerar al seleccionar mobiliario
Diseño modular
• Consiste de componen-tes como: escritorio, área de trabajo, espacio para almacenar y para archivar y tablilleros.
• Las responsabilidades de los empleados son determinantes al selec-cionar los componentes necesarios y la configuración.
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Diseño portátil
• Facilita el arreglo o mover los compo-nentes de la oficina en la planificación abierta.
• Usa extensamente paneles y pantallas movibles.
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Diseño funcional
• El diseño del mobiliario se basa en las necesidades de los empleados.
• Toma en consideración cómo el uso del mobiliario se puede maximizar a base de los deberes del empleado.
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Diseño ergonómico
• Toma en considera-ción la relación entre el empleado y el ambiente físico en el diseño del mobiliario.
• El diseño ergonómico se considera especialmente en el diseño de las sillas.
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• La silla debe permitir que el usuario se siente plano en ésta con los codos doblados y los pies planos en el piso.
• Debe darle apoyo a la espalda en una posición recta.
• El usuario debe poder colocar los brazos hacia abajo con los codos doblados.
Estándares que se reflejan en el diseño de las sillas