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HERRAMIENTAS DE LA ORGANIZACIÓN
(parte 2)
ORGANIGRAMAS
Son “la representación gráfica de la estructura de organización interna”.
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TAS Establecer los niveles jerárquicos, con sus
correspondientes líneas de autoridad y responsabilidad, delimitar funciones, relaciones y coordinación entre los diversos puestos.
Función
Niveles de un organigrama
Estratégico: Nivel más alto de dirección, donde se toman decisiones, se establecen las políticas, lasestrategias y los objetivos de la organización.
Directivo intermedio:El encargado deadministrar las organizaciones.
Operativo: Es el nivel encargado de la ejecuciónde las funciones y actividades específicas de la empresa.
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Lineal
La autoridad fluye por orden descendentey sólo de una fuente. Es sencillo, comprensible y define jerarquías. Permite a los niveles directivosla toma de decisiones arbitrarias, fomenta la rigidez.
Funcional
Pretende evitar la centralización, y al mismo tiempo, impedir que varias personas den órdenes a un mismosubordinado.
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Posición de Staff
Es una posición en la que no se tienemando. La posición “staff ” puede ser asumida por unapersona o por varias, su propósito es dar consulta, asesoríay consejo.
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Horizontalç
La autoridad esquematizada fl uye deizquierda a derecha. La expresión de un sistema refl ejadoen el organigrama horizontal es romper con la centralizacion
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Escalar
Representa mediante sangrías losniveles de autoridad. Cuanto más desciende la autoridad,tanto mayor es la sangría. La autoridad fluye de arriba hacia abajo.
Circular
El organigrama circular muestra los niveles de direcciónpor sectores. Representa una organización de tipo funcional, mientrasmayor es el círculo, menor es la autoridad.
Matricial
Tiende a abandonar la organizacióntradicional de jerarquías, y viola el principio clásicode la unidad de mando.Se pretende representar grupos de trabajo, comisioneso programas especiales. Son sistemas de organizacionestemporales y adaptables.
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PROCEDIMIENTOS Los procedimientos son guías de acción detallada, se expresan en forma escrita y se plasman en documentos, se redactan señalando paso por paso las actividades necesarias para ejecutar el procedimiento.Se escriben para asegurarque el personal actúe conforme se le indica.
¿Qué son?
Función Se utilizan para orientar la acción de personal a nivel aplicativo.
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Requisitos
Fijarse por escrito
Tener secuencia y coherencia
Evitar duplicidad
Establecer rutinas
*En los procedimientos se explican en detalle y paso por paso, las actividades necesarias para lograr un objetivo. Posteriormente los procedimientos suelen integrarse en instructivos, manuales, diagramas de flujo y diagramas de proceso, entre otros
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MANUALES
Es la concentración sistemática en un folleto o libro fácil de manejar, de los elementos administrativo propuestos para alcanzar un objetivo.
Función
Objetivos
Es garantizar la conducta uniforme y ordenar al personal en el desempeño de su trabajo.
1. Precisar funciones en un documento denominado “manual”, con el propósito de que los miembros tengan una fuente de información adecuada para realizar su trabajo.
2. Unificar criterios en la realización de las acciones de la empresa o institución.3. Simplificar el trabajo actuando como elemento de consulta.4. Orientar la selección del personal, por medio de las descripciones de puesto,
perfil del trabajador, descripción de trabajos.5. Establecer rutinas de trabajo confiables en los manuales de procedimientos.6. Permitir el mejor aprovechamiento de recursos a través de la ejecución de
funciones establecidas en los manuales de organización.
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7. Facilitar la adaptación del personal de nuevo ingreso, por medio de la introducción al puesto y los manuales de bienvenida.8. Obrar como medio de comunicación entre niveles de autoridad y responsabilidad establecidos en los manuales de organización.9. Servir de instrumento de control al ser utilizados los manuales como parámetro de medición.
Clasificación
Por su área de aplicación, se clasifican en:
Macroadministrativos: Los manuales contienen elementos relativos a la organización, incluyendo departamentos, áreas, secciones y relaciones externas.
Microadministrativo: El manual se integra por elementos de la organización pero referentes a un departamento, una sección o un área.
Por su contenido, se clasifican en:
● Organización: contienen elementos administrativos que expresan la esencia de la organización y su funcionamiento.
● De procedimientos: contiene la secuencia cronológico de las operaciones de un determinado trabajo.
● Múltiples: contiene aspectos relativos al funcionamiento de la organización y, al mismo tiempo, aborda procedimientos generales
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
¿Qué es?
Se constituye en un documento en el cual se consignan las funciones, relaciones, jerarquías, requisitos y percepciones referentes al puesto.
Objetivos
● Delimitar funciones● Orientar al personal● Facilitar la supervisión● Apoyar la valuación de
puestos● Mejorar la administración
del personal
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Aspectos a describir en el
puesto
1. Titulo del puesto
2.Ubicación
Especificación del puesto de funciones y acts.
3.erarquías del puesto
Requisitos para ocupar el puesto
Habilidad y destreza necesaria
Capacidad física apropiada para el puesto
Capacidad mental
Responsabilidad Condiciones
de trabajoPercepciones
- PROCEDIMIENTOS -
Los procedimientos son guías de acción detallada, se expresan en forma escrita y se plasman en documentos, se redactan señalando paso por paso las actividades necesarias para ejecutar el procedimiento. Generalmente los procedimientos se concentran en manuales o instructivos, y su esencia es la secuencia cronológica de las acciones requeridas según el tipo de procedimiento.
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FUNCIÓNLa función de los procedimientos en los procesos operativos de la organización es muy importante, ya que éstos se utilizan para orientar la acción de personal a nivel aplicativo.
IMPORTANCIASu importancia radica en que, a través de los procedimientos, se puede señalar la secuencia cronológica de las acciones que sea más adecuada para obtener resultados positivos.
REQUISITOS
FIJARSE POR ESCRITO
El procedimiento se detalla por escrito con el propósito de orientar al personal para su ejecución.
TENER SECUENCIA Y COHERENCIA
Al redactar los procedimientos, se establece el orden con el que habrá de realizarse, la relación lógica y sistemática de las acciones, los propósitos y los resultados que se esperan.
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TAS EVITAR
DUPLICIDAD
Un procedimiento escrito implica que debe ejecutarse tal y como se indica, evitando diseñar una misma acción con procedimientos distintos.
ESTABLECER RUTINAS
De preferencia, los procedimientos se diseñan para el desarrollo de técnicas y rutinas. Es difícil y complejo diseñar procedimientos para la creatividad, por ejemplo.
- NORMAS -
Las normas son señalamientos de observancia general, que se establecen para orientar la conducta en sentido positivo.
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FUNCIÓN
La función de las normas en la organización es establecerseñalamientos generales para orientar las acciones delpersonal hacia el logro de los objetivos organizacionales,mantener la disciplina y el orden.
IMPORTANCIA
Su importancia radica en señalar líneas generales y requisitos para ejecutar las actividades.
REQUISITOS
FIJARSE POR ESCRITO
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TAS DIFUSIÓN ORIENTAR LA
CONDUCTALas normas se emiten para ser aplicadas, son disposiciones legales que deben cumplirse. La omisión o el desconocimiento de las normas no eximen de responsabilidad. Comó son establecidas en documentos normativos, se infiere que deben expresarse por escrito.
Además de fijarse por escrito, las normas deben difundirse por toda la organización, a fin de asegurar que los trabajadores y directivos de la organización las conozcan.
Una norma estatuye un deber, su propósito es que la conducta mostrada sea la conducta debida.
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Análisis de puestos
Es el estudio científico y la exposición de todas las circunstancias que concurren en un puesto.
También es la descripción del trabajo que ha de efectuarse y de las aptitudes necesarias para hacerlo bien.
Objetivos-Mejorar los sistemas de trabajo.-Orientar la distribución y selección de personal.-Delimitar las funciones.
Ventajas
-Delimita funciones y responsabilidades.-Permite una remuneración más justa.-Contribuye a una mejor selección de personal.-Propicia la elaboración de manuales. -Asegura una mejor planeación y distribución de personal. -Permite mejorar los sistemas de trabajo.-Actúa como instrumento de información en los programas de orientación e introducción al puesto.
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Valuación de puestos
Consiste en determinar el valor de cada puesto, estableciendo diferencias en la percepción.
Objetivos-Equidad de salarios.-Percepción acorde con las funciones.-Delimitar funciones.
Métodos
-por grados -por series -por comparación -por puntos
La función de la valuación de puestos es primordialmente el manejo racional de los recursos financieros de la organización.
Aspectos a considerar
-Grado de complejidad de las funciones y actividades. -Preparación y experiencia para el puesto. -Habilidades y destrezas requeridas. -Esfuerzo necesario. -Riesgos de trabajo. -Condiciones laborales. -Nivel de autoridad inherente al puesto. -Puestos similares y percepciones económicas.
Bibliografía-Ma. De La Luz Balderas Pedrero, Administración de los Servicios de Enfermería 5ta Edición, Editorial Mc Graw Hill, México, 2009.