Empresa de Servicios Públicos del Municipio
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EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL
MUNICIPIO VILLA DE SAN DIEGO DE UBATÉ
EMSERVILLA S.A. E.S.P.
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MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS
EMSERVILLA S.A. E.S.P.
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1. ASPECTOS GENERALES
I. Introducción
Dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 de
20001, y el Decreto 2609 de 20122, la empresa de servicios públicos del
municipio villa de san diego de Ubaté EMSERVILLA S.A.E.S.P. después de
un diagnóstico realizado respecto del manejo de la documentación a nivel
interno, evidencio las falencias en que se está incurriendo por la falta de
unificar criterios en el manejo de la gestión documental, y con el fin de dar
estricto cumplimiento a la Ley General de Archivo se elabora el presente
Manual de Gestión Documental, el cual tiene como propósito la
simplificación y automatización de los procesos, procedimientos, trámites y
orientación mediante conceptos, ejemplos e ilustraciones el contenido del
proceso sobre el manejo adecuado de los documentos desde su origen
hasta su disposición final.
Esta herramienta es de suma importancia, ya que busca la preservación y
el buen manejo en todo lo relacionado con Gestión Documental, facilitará la
ejecución de las funciones de los servidores públicos en cada uno de los
Departamento o Unidades, y logrará unificar los conceptos y
procedimientos que se tienen para el manejo de los archivos buscando que
se reduzcan los tiempos de respuesta ante la resolución de trámites y
procesos de la empresa.
II. Breve Reseña Histórica de la Empresa
EMSERVILLA fue creada mediante Escritura Pública No. 1.066 del 29 de
agosto de 2014 de la Notaría Primera del Círculo de Ubaté (Cundinamarca),
aclarada mediante documento público.
1 Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos para Colombia. 2 Decreto 2609 de 2012: Compilado por el Decreto 1080 de 2015).
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La Empresa fue constituida para dar cumplimiento a las disposiciones de la
Ley de Servicios Públicos Domiciliarios, en lo relativo a creación de
empresas nuevas, pasando de una prestación directa del servicio público
de acueducto, alcantarillado y aseo por parte del Municipio de Villa de San
Diego de Ubaté, a una prestación indirecta de cualquier servicio público
domiciliario, manteniendo así los postulados constitucionales de garantizar
las múltiples, básicas y permanentes necesidades de esta Municipalidad.
Dando cumplimiento a los artículos 19, 20, 182 y concordantes de la Ley
142 de 1994, la Empresa fue constituida como una sociedad por acciones,
cuyos socios a la fecha son:
a) El Municipio Villa de San Diego de Ubaté (Cundinamarca).
b) El Municipio de Carmen de Carupa (Cundinamarca).
III. Misión
La Empresa de Servicios Públicos del Municipio Villa de San Diego de
Ubaté “EMSERVILLA S.A. E.S.P.”, es la empresa encargada de la
prestación de los servicios públicos domiciliarios de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo, en el Municipio de Ubaté y/o en la provincia o región
que convenga económicamente; comprometida con la prestación continua
de los servicios públicos desde una clara proyección e innovación con
sentido ambiental, que permita garantizar la satisfacción del líquido vital y
aumento en la calidad de vida a nuestros usuarios, y cuya fortaleza siempre
este marcada por el progreso y la calidad de los servicios.
IV. Visión
En el 2025, La Empresa de Servicios Públicos del Municipio Villa de San
Diego de Ubaté “EMSERVILLA S.A. E.S.P.” será una empresa líder en la
prestación de los servicios públicos domiciliarios de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo en los niveles local y regional, al ser reconocida por su
productividad y eficiencia en la prestación de los servicios, a partir un
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sentido humano en favor de la mejora constante de la calidad de vida de la
comunidad, desde criterios de sostenibilidad, competitividad y
responsabilidad ambiental.
V. Formulación del Programa de Gestión Documental
De conformidad con el artículo 15 de la ley 1712 del año 20143, las
directrices de este manual serán aplicables a las siguientes personas en
calidad de sujetos obligados.
Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las ramas del
poder público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o
descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional,
departamental, municipal y distrital.
VI. ¿Qué es un programa de gestión documental?
“Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano, y largo
plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la
planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por una Empresa, desde u origen y conservación. Este debe
ser aprobado, publicado, implementado y controlado”4
VII. Beneficios de un Programa de Gestión Documental
Con el acogimiento del Programa de Gestión Documental la Empresa podrá:
Disminuir la cantidad de documentos que no son necesarios,
dependientemente de su soporte y los costos asociados al mantenimiento
de la información redundante.
3 ley 1712 del año 2014: ley de trasparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional. 4 Archivo General de la Nación.
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Administrar la información originada en documentos para agregar valor a la
gestión del conocimiento de la Empresa.
Brindar lineamientos en materia de gestión de documentos para la
planeación, diseño y operación de los sistemas de información de la entidad
mediante la articulación con los procesos de gestión documental.
Cumplir con los procesos de auditoria, seguimiento y control
VIII. Alcance
Aplica a todos los documentos que se generen en EMSERVILLA S.A. E.S.P.
(actos administrativos, contratos, expedientes, oficios, memorandos, circulares,
actas, etc.) generados por cada uno de los Departamentos y Unidades de la
Empresa.
IX. Objeto
Este manual se crea para establecer un instructivo para la gestión documental de
los archivos de EMSERVILLA S.A. E.S.P.
X. Público al que va Dirigido
El programa de gestión documental de la Empresa de Servicios Públicos de la
Villa de San Diego de Ubaté EMSERVILLA S.A E.S.P. va dirigido a usuarios
internos integrados por los funcionarios al servicio de la Empresa, en sus
diferentes dependencias y externos conformados por las entidades estatales y la
población en general que requieran una consulta en la entidad.
XI. Requerimientos para el Desarrollo
Normativos: Según las disposiciones legales que dicta el Archivo General de la
Nación “AGN” en la gestión documental, la Empresa de Servicios Públicos de la
Villa de San Diego de Ubaté EMSERIVILLA S.A E.S.P. aplica el marco normativo
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para lo cual se definen las siguientes directrices para la adopción y formalización
de la documentación y las acciones a reglamentar.
Económicos: Para un óptimo desarrollo del programa de gestión documental, se
deben asignar recursos económicos necesarios para la implementación, teniendo
en cuenta los siguientes aspectos:
Incluir en el plan anual presupuestal de la Empresa, los recursos necesarios
para la implementación del programa de gestión documental.
Incluir en el plan anual de capacitación de la entidad, los recursos
necesarios para capacitar al personal involucrado en el programa de
gestión documental.
Incluir en el presupuesto los recursos necesarios para el fortalecimiento en
mantenimiento, actualización, operatividad y mejoras en el programa de
gestión documental
Administrativos: Para el programa de gestión documental en la dependencia
administrativa de la Empresa, se requiere disponer de:
Recurso humano.
Conformación de un grupo interdisciplinario para la ejecución de las faces
para la implementación de PGD.
Infraestructura idónea para la producción, recepción, y almacenamiento de
la documentación.
Tecnológicos: El departamento administrativo de EMSERVILLA S.A. E.S.P.,
debe proporcionar toda la infraestructura tecnológica para la buena administración,
conservación, y almacenamiento de la documentación producida por todas las
dependencias de la Empresa respetando su origen y procedencia según lo dicta el
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A.G.N. con el fin de facilitar su consulta y el tiempo de respuesta frente a una
petición de algún usuario tanto interno como externo a la entidad para lo cual se
tendrán en cuenta los siguientes requisitos tecnológicos:
Software adecuado para los requerimientos de la gestión documental.
Proporcionar los equipos que se requieran para registrar, recepcionar,
tramitar, consultar y conservar la documentación.
Articular herramientas tales como DAPRE ya que cuenta con aplicativos
que permiten una buena gestión de la documentación y cuenta con una
constante actualización y mejoras de acuerdo a las tecnologías emergentes
enfocados al manejo y administración de documentos electrónicos.
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2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
La Empresa de Servicios Públicos del Municipio Villa de San Diego de Ubaté
EMSERVILLA S.A. E.S.P., mediante la implementación mantenimiento y
mejoramiento del programa de gestión documental, desarrolla los procesos de
planeación, producción gestión, tramite organización, trasferencia, disposición de
documentos, preservación a todos los plazos y valoración, a través del proceso de
gestión documental.
2.1. Planeación
La planeación documental de la empresa EMSERVILLA S.A. E.S.P., se desarrolla
bajo las directrices del comité interno de archivo.
2.1.1. Aspectos a Mejorar
Tablas de retención documental.
Tablas de valoración documental
Diseñar e implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos
de archivo que garantice la normalización y la adecuada gestión y
preservación de los documentos electrónicos durante su ciclo de vida de los
documentos y los plazos en las tablas de retención.
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3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
El manual de Gestión Documental de la Empresa de Servicios Públicos del
Municipio Villa de San Diego de Ubaté EMSERVILLA S.A. E.S.P. debe realizarse
garantizando el cumplimiento de y teniendo en cuenta que:
Se debe establecer el sistema de ordenación documental de EMSERVILLA S.A.
E.S.P. más adecuado de acuerdo con las características propias de las series
documentales, aplicando la Ley 594 de julio 14 de 20005.
De acuerdo al Artículo 4 del Acuerdo 060 de 20016 del Archivo General de la
Nación, se establece que los cargos o personas que están autorizados para firmar
la documentación externa e interna son los siguientes: Gerente, Directores de
Departamento, Jefes de Área y Secretario General; estos documentos se deben
firmar con tinta negra.
Aunque no sea de obligatorio cumplimiento, se recomienda que los documentos
se impriman a doble cara, dando cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de
20127.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de
backups8 serán de obligatorio cumplimiento para asegurar la reproducción y
recuperación de la información.
Es importante que los documentos no presenten errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser
impecable, sin borrones ni repisados.
Para la elaboración de nuevos documentos se debe tener en cuenta el documento
“EM-EMS-I-001 Guía para la Elaboración y Codificación de Documentos”. 5 Ley 594 de julio 14 de 2000: Ley general de archivos. 6 Artículo 4 del Acuerdo 060 de 2001: Firmas responsables. 7 Directiva Presidencial 04 de 2012: Cero papel en la administración pública. 8 Es la copia total o parcial de información importante del disco duro, CDs, bases de datos u otro medio de almacenamiento.
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La Ley 594 de 20009, establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y
Archivo Histórico.
Archivo de Gestión: “Comprende toda la documentación que es sometida
a continua utilización y consulta administrativa por las Oficinas productoras
u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar
respuesta o solución a los asuntos iniciados”10. En el archivo de gestión se
desarrollan los siguientes procesos del Plan de Gestión documental:
Producción.
Recepción.
Distribución.
Tramite.
Organización y consulta.
Conservación y disposición final de documentos.
Archivo Central: “En él que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general”11. En el archivo central se
desarrollan los siguientes procesos del Plan de Gestión Documental:
Organización y consulta.
Conservación y disposición final de documentos.
Archivo Histórico: “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central
los documentos de archivo de conservación permanente”.12 En esta fase se
desarrollan los siguientes procesos del Plan de Gestión Documental:
Organización y consulta.
Conservación y disposición final de documentos.
La codificación documental se realizará de acuerdo a la estructura orgánica de la
Empresa, así:
9 Ley 594 de 2000: Art. 23. Formación de archivos. 10 Ley 594 de 2000. 11 Ibíd. 12 Ibíd.
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Una vez realizada la validación, la codificación se hará de la siguiente
manera:
Fondo: Empresa de Servicios Públicos del Municipio Villa de San Diego de Ubaté EMSERVILLA S.A. E.S.P.
SECCIÓN SUBSECCIÓN CÓDIGO
Asamblea de Accionistas 1000
Revisoría Fiscal 2000
Junta Directiva 3000
Gerencia General 4000
Oficina Jurídica 4100
Unidad de Control Interno 4200
Regulación Y Asuntos Corporativos
4300
Seguridad y Salud en el Trabajo 4400
Oficina de Contratación y Financiera
4500
Unidad de Contabilidad y Costos
4510
Auxiliar Contable 4520
Departamento Administrativo y Comercial
4600
Unidad de Facturación 4610
Unidad de Recursos Humanos y Físicos
4620
Gestión Documental 4630
P.Q.R. y Ventanilla Única 4640
Toma de Lecturas 4601
Departamento de Acueducto y Alcantarillado
4700
Unidad de Laboratorio 4710
Fontanería y Atención de Novedades
4720
Planta de Tratamiento de Agua Potable PTAP
4730
Planta de Tratamiento de Aguas Residuales PTAR
4740
Departamento de Aseo y Ambiente
4800
Supervisión de Aseo 4810
Barrido y Limpieza 4820
Recolección y Transporte de Residuos
4830
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La actividad de clasificación documental será realizada por cada uno de
los funcionarios responsables de los documentos que en cumplimiento a
sus funciones genere, maneje o tramite.
Para aperturar o crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los
documentos teniendo en cuenta las T.V.D.13 T.R.D.14.
Cada funcionario debe codificar las carpetas, teniendo en cuenta el
código que le corresponde según el Cuadro de Clasificación
Documental15, de acuerdo al formato “EM-GD-F-003 Cuadro de
Clasificación Documental”, y de acuerdo a la codificación de las series
documentales definidas en la siguiente tabla:
SERIES DOCUMENTALES CÓDIGO
Contratos 01
Actas 02
Informes 03
Comunicaciones Oficiales 04
Directivas 05
Comités 06
Circulares 07
Actos Administrativos 08
Certificaciones y Constancias 09
Planes, programas y proyectos 10
Acuerdos 11
Sistema Integrado de Gestión 12
Historias Laborales 13
Auditorías 14
Cartera 15
Información Financiera 16
13 Según el Archivo General de la Nación son un producto del análisis y organización de un fondo acumulado
que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición. 14 Según el Archivo General de la Nación son un listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 15 Según el Archivo General de la Nación son un esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
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Comprobantes Contables 17
Conciliaciones Bancarias 18
Declaraciones Tributarias 19
Inventarios 20
Servicios Complementarios 21
Caja Menor 22
Nómina 23
Pagos de Servicios 24
Usuarios 25
Recaudo 26
Facturación 27
Registro de Suspensión del Servicio 28
Registro de Actividades 29
Planos 30
Análisis de Agua 31
Expedientes de Equipos 32
Expedientes de Vehículos 33
Gestión Ambiental 34
Herramientas Archivísticas 35
Control Interno Disciplinario 36
Clasificación de Archivos Electrónicos
El proceso de almacenamiento de los mensajes de archivos electrónicos se
realizará así:
Toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por
medios electrónicos, ópticos o similares, que requiera trámite o
trazabilidad debe ser almacenada en el mismo medio que se generó o
recepcionó. Posteriormente, se debe clasificar en carpetas y
subcarpetas electrónicas de acuerdo a las T.R.D.
Ordenación Documental
El proceso de ordenación documental se realizará así:
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La actividad de ordenación documental será realizada por el
responsable de cada carpeta.
Ordenación cronológica de los tipos documentales que conforman cada
serie o subserie, en sus respectivas unidades de conservación
(carpetas) y respetando la secuencia en que fueron creados, es decir, el
documento más antiguo es el primero de la carpeta y el más reciente es
el último documento de la carpeta.
Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se
tiene en cuenta la fecha de radicación del documento.
Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al
momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se
debe tener en cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha
de los anexos.
Ilustración 1 Ordenación Cronológica
Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como ganchos
de cosedora, ganchos de legajar y clip.
Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el
borde superior de cada folio, ver Ilustración 02.
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Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como
referencia una hoja tamaño oficio como se muestra en la Ilustración 02.
Ilustración 2. Alineación de Documentos.
Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador
plástico, cerciorándose que los documentos correspondan a una serie o
subserie.
Foliación Documental
La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un
expediente o carpeta. La numeración debe ser consecutiva. No se debe omitir ni
repetir números, como tampoco adicionar subíndices.
La foliación la llevará a cabo el responsable de la carpeta o expediente.
Para el proceso de foliación se debe utilizar lápiz de mina negra y
blanda, iniciándose desde el número uno (1), el cual corresponde al
primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia,
corresponde a la fecha más antigua.
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4 5
Se debe escribir el número en la esquina superior derecha en el folio
recto (Primera cara de un folio, la que se numera), en el mismo sentido
del texto del documento.
No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o Bis.
En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras de la
hoja, se registrará el número correspondiente al folio recto (Primera cara
de un folio, la que se numera).
No se deben foliar las hojas blancas y las guardas.
Los folletos, revistas y periódicos se deben foliar como un solo folio.
Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre
un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o
numeraciones originales.
No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño
irreversible al papel.
En caso de que la foliación se realice con tinta, y si hay errores en esta,
se anulará mediante una línea diagonal (/) y se procederá a foliar de
nuevo los documentos, quedando valida la última foliación realizada.
Se recomienda realizar la foliación con lápiz.
En el momento de imprimir un documento, si es posible y se tienen los
elementos necesarios, se debe hacer la impresión utilizando ambas
caras del folio; aunque se tenga información por ambas caras, es un
solo folio.
Ilustración 3 Corrección de foliación.
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Una vez los documentos clasificados, depurados, ordenados, alineados
y foliados, deben ubicarse en carpetas para garantizar su conservación.
Cada carpeta debe contener hasta 200 folios (máximo un 5% más), sin
que se afecte la integridad de la unidad documental.
Cuando el contenido en un expediente o carpeta tenga más de 200
folios y requiera abrirse una nueva carpeta la foliación se hará en forma
continua.
Ejemplo de foliación de expedientes de más de 200 folios:
Carpeta 1. Inicia con el folio 1 hasta el 200. Total 200 folios.
Carpeta 2. Inicia con el folio 201 hasta el 400. Total 200 folios.
Carpeta 3. Inicia con el folio 401…
Organización de Carpetas
La apertura y organización de las carpetas o expedientes se hará de acuerdo con
las series y/o subseries definidas en las Tablas de Retención Documental.
La identificación de las carpetas se hará con un sello sobre la cara externa de la
tapa de la carpeta, ubicándola horizontalmente en parte superior con los
siguientes datos:
Ilustración 4 Identificación de carpeta y ubicación del sello.
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Almacenamiento y Ubicación de la Documentación
En los Archivos de Gestión las carpetas deben ir ubicadas en estantes, de
izquierda a derecha, en orden cronológico, el lomo de la carpeta debe ir hacia
la parte del entrepaño. En caso de contar con archivadores, las carpetas se
deben ubicar dentro de cada gaveta de arriba hacia abajo, teniendo como
referencia el orden de las series establecido en la Tabla de Retención
Documental.
Para las transferencias documentales se deben utilizar unidades de
conservación (cajas) para archivo.
Las carpetas que se van a almacenar en unidades de conservación (cajas),
deben de ir de izquierda a derecha, en orden cronológico, el lomo de la carpeta
debe ir hacia la parte inferior de la caja o unidad de conservación.
Las unidades de conservación (cajas) se deben ubicar en estantes fijos o
estantería rodante en el archivo central, las cuales deben ir de izquierda a
derecha y de arriba hacia abajo.
Tapa de la caja
Tapa de la caja
Lomo de carpeta Lomo de carpeta
Ilustración 5 Ubicación de las carpetas dentro de la caja.
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Ilustración 6 Ubicación de las cajas en estantería fija.
Para la señalización, se debe identificar claramente el mobiliario de archivo,
como bloque, cuerpo, estante, entrepaño, archivador o gaveta identificando
cada una de las partes.
Pasos para la Organización de Archivos
Los archivos están constituidos fundamentalmente por carpetas o expedientes,
que son unidades archivísticas en las que se reúne un conjunto de los
documentos relacionados con un mismo asunto, los cuales sirven como
antecedentes y fundamentos de las actuaciones administrativas, los documentos
se deben ordenar sucesivamente de acuerdo a como se produzca cada uno de
ellos, posteriormente se organizan dentro del archivo según lo establecido en las
Tablas de Retención Documental.
Los responsables de cada Unidad o departamento realizarán la ubicación física de
los documentos dentro de los espacios físicos asignados para ello.
En EMSERVILLA S.A. E.S.P., para la ubicación y conservación de los documentos
se utilizan de manera generalizada los archivadores rodantes y los de estantería
fija.
CAJA 1
Derecha Izquierda
CAJA 2
CAJA 3
CAJA 4
CAJA 5
CAJA 6
CAJA 7
CAJA 8
CAJA 9
CAJA 10
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Actualización de Tablas de Retención Documental
Cada vez que se requiera realizar ajustes o cambios a las tablas de retención
documental se deben seguir los siguientes pasos:
Identificar los cambios estructurales o funcionales en la Empresa, ya sea de la
misma o de una o varias dependencias.
Identificar las funciones que afectan la gestión documental en la Empresa o
alguna dependencia.
Los funcionarios de la dependencia junto con los miembros del comité de
archivo elaboraran la propuesta de actualización de las Tablas de Retención
Documental, determinando las series documentales, subseries documentales y
tipos documentales, dándole una valoración primaria y secundaria a la
documentación, con el fin de determinar el tiempo de retención en cada fase
del ciclo vital del documento.
Enviar la propuesta de actualización Tabla de Retención Documental a
Gerencia o Dirección General de Servicios Públicos para su revisión y
aprobación.
Si la actualización no es aprobada, se devolverá con las respectivas
sugerencias.
Una vez aprobada se pondrá en ejecución y seguimiento. Los jefes y directores
de las distintas áreas deben con fundamento en la Tabla de Retención
Documental, velar por la conformación, organización y control de los archivos
teniendo en cuenta los principios archivísticos, el ciclo vital del documento y la
normatividad archivística vigente.
Préstamo de Documentos
El servicio de préstamo consiste en suministrar, en calidad de préstamo una
carpeta o unidad documental a un usuario. La dependencia que presta el
documento debe controlar de préstamo del mismo a través del Formato “EM-GD-
F-007 Préstamo de Documentación”. Para realizar la anterior tarea se debe:
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Realizar una solicitud verbal, por escrito o correo electrónico, al responsable de
la dependencia o archivo de gestión, según sea el caso.
El funcionario de la dependencia o archivo, realizará la búsqueda en la base de
datos y ubicará del documento solicitado.
El funcionario de archivo o dependencia, diligenciará el Formato “EM-GD-F-
007 Préstamo de Documentación”.
El usuario debe firmar el formato de préstamo de documentos de archivo y
recibir por parte del funcionario de la dependencia o del archivo de gestión el
documento solicitado.
Cuando los documentos sean devueltos a la dependencia o Archivo de
Gestión, el funcionario del archivo o dependencia debe verificar el estado y
contenido de los documentos (folio por folio).
Posteriormente, el funcionario de la dependencia o del Archivo de Gestión
escribe la fecha de devolución y firma en el Formato de Solicitud y Registro del
Servicio de Préstamo.
Finalmente, ubica físicamente el documento en la estantería o gaveta, según
sea el caso.
El tiempo de préstamo no debe ser superior a diez (10) días hábiles. En caso
de necesitar más tiempo el documento, el usuario puede renovar el préstamo
hasta por diez (10) días hábiles más. Vencido el plazo, el responsable de la
dependencia productora deberá hacer exigible la devolución inmediata.
Transferencias Documentales
Las transferencias documentales deberán efectuarse teniendo en cuenta los
tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental.
Los jefes de cada área, deberán verifican que los documentos ya cumplieron el
tiempo de retención en el Archivo de Gestión establecido en la T.R.D.
Disposición Final de Documentos
La disposición final de documentos conduce a:
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Eliminación: Proceso mediante el cual se extrae de los Archivos de Gestión y del
archivo central los documentos que ya han cumplido con su tiempo de retención y
que su disposición final es la eliminación.
Revisar la T.R.D. para identificar los documentos del Archivo de Gestión o
Central, con el fin de determinar aquellos que hayan cumplido el tiempo de
retención documental y que además su disposición final sea la eliminación.
Extraer físicamente del archivo la documentación que cumpla con el requisito
anterior.
El responsable de cada área o departamento, deberá verificar que en el
proceso se eliminen todas las cajas, carpetas o documentos que ya han sido
dispuestos para tal fin.
Conservación Total: Proceso mediante el cual se extrae del archivo central los
documentos que ya han cumplido con su tiempo de retención documental y que su
disposición final es la conservación total.
Revisar los documentos del archivo central, para identificar aquellos que hayan
cumplido el tiempo de retención documental y que además su disposición final
sea la conservación total.
Extraer físicamente del archivo central la documentación que cumpla con el
requisito anterior.
Ubicar la documentación en el archivo histórico.
Cuidados Básicos que se deben tener con la Documentación
Los responsables de los archivos de gestión deben mantener algunos principios
básicos de cuidado de los documentos y de los muebles y elementos utilizados
para tal fin.
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No almacenar alimentos y bebidas en los muebles y/o estantes utilizados para
la conservación de los documentos, ya que estos pueden atraer insectos y
roedores, además de arriesgar el estado físico de los documentos.
Limpiar periódicamente los muebles y/o estantes con líquidos no inflamables,
con el fin de evitar acumulación de partículas de polvo que pueden llegar a
producir ácaros y hongos.
Condiciones ambientales y técnicas. Los muebles destinados a albergar
material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que
incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes
atmosféricos e iluminación.
Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no
incremente la humedad ambiental.
Correspondencia
El envío y recepción de correspondencia debe realizarse garantizando que ésta
sea recibida y tramitada en los términos y tiempos establecidos.
Al llegar la correspondencia, el jefe de P.Q.R. y Ventanilla Única, la
recepcionan diligenciando en el libro de correspondencia recibida la fecha,
nombre del documento y firma de quien entrega la correspondencia.
Toda la correspondencia recibida, debe ser verificada antes de ser radicada,
para garantizar el destino de la misma efectivamente a los funcionarios de
EMSERVILLA S.A. E.S.P.
Una vez recibida la correspondencia, los funcionarios de EMSERVILLA S.A.
E.S.P. verificarán la solicitud o requerimiento recibido y de ser necesario
realizarán respuesta a este mediante un oficio.
El número de consecutivo del oficio deberá ser solicitado al jefe de P.Q.R. y
Ventanilla Única quien lleva la relación de números consecutivos en el formato
“EM-VU-F-004 Registro de Ventanilla Única”, este deberá llevar el registro
desde el número 001 que corresponde al primer oficio del año; el libro se debe
llevar y numerar desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre.
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4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL.
EMSERVILLA S.A. E.S.P., por medio del comité interno de archivo, tiene la
responsabilidad de establecer a corto, mediano, largo plazo, la implementación del
programa de gestión documental institucional, determinando las faces necesarias
a desarrollar, incluyéndolo dentro del plan estratégico y el plan operativo. Para el
desarrollo del PGD del departamento administrativo de la Empresa.
Fase de Ejecución y Puesta en Marcha: Para la fase de ejecución y puesta en
marcha del programa de gestión documental – PGD, se establecerá un
cronograma de implementación.
Fase de Seguimiento: Bajo el siguiente esquema de revisión, monitoreo y
análisis permanente del programa de gestión documental – PGD.
Fase de Revisión:
Comité interno de archivo.
Responsable de la dependencia de archivo.
Archivista encargado del Proceso de gestión.
Fase de Verificación:
Oficina de archivo.
Área de informática.
Oficina de control interno de la Empresa.
Seguridad de la información.
Proceso de gestión documental.
Responsable de la dependencia de archivo en la Empresa.
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Fase de Evaluación y Control:
Archivo general de la nación.
Contraloría General de la Republica.
ICONTEC.
Oficina de control interno de la Empresa.
Fase de Mejora: Esta fase tiene como propósito, mantener los procesos y
actividades de la Gestión documental de la Empresa, en disposición continua y
permanente de innovación, desarrollo y actualización, para lo cual la entidad a
través del área administrativa, coordinara la consolidación y ejecución de planes
de mejora que se formulen por las diferentes fuentes (Auditoria, autocontrol,
análisis de datos, planes, otros).
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5. GLOSARIO
Accesibilidad: La disponibilidad y usabilidad de la información, en el sentido
de la capacidad o facilidad futura de la información de poder ser reproducida y
por tanto usada.
Acceso a Documentos de Archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la
información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados
por la Ley.
Administración de Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales
dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento
de los archivos.
Archivado Electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y
tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de
los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública
o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos
por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.
Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del
archivo de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente
Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo
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también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Bases de Datos: Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados
de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de
ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal
efecto o lenguajes de búsqueda rápida.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Ciclo de Vida del Documento Electrónico: El ciclo vital del expediente
electrónico está formado por las distintas fases por las que atraviesa un
expediente desde su creación hasta su disposición final.
Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en
la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con
la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series
y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y
que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la
entidad.
Correspondencia: Medio de comunicación escrito en medio digital o físico que
un emisor (usuario) envía a la empresa para entregar información, remitir
peticiones, quejas, reclamos o para solicitar información.
Custodia de Documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de
una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Destinatario: A quien va dirigida la correspondencia.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o
mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Disposición Final de Documentos: Decisión resultante de la valoración
hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las
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tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de
reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
Documento: Escrito en papel con que se prueba o acredita una cosa.
Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada
en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio
de conservar su información en otros soportes.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Instrumento Archivístico: Herramientas con propósitos específicos, que
tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la
archivística y la gestión documental.
Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su
manipulación.
Oficios: Comunicación escrita que suele estar vinculada a los asuntos de las
administraciones públicas. Se trata de un documento que permite comunicar
disposiciones, abrir consultas o llevar adelante distintas gestiones.
Ordenación Documental: Fase del proceso de organización que consiste en
establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en
la fase de clasificación.
Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y
administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en
forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
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Producción Documental: Generación de documentos hecha por las
instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Reglamento de Archivo: Instrumento que señala los lineamientos
administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
Rendición de Cuentas: Principio por el que los individuos, las organizaciones
y la sociedad son responsables de sus acciones y se les puede solicitar una
explicación al respecto.
Retención Documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según
los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en
papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos,
orales y sonoros.
Tablas de Retención Documental: Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales
a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así
como una disposición final.
Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes.
Trazabilidad: Creación, incorporación y conservación de información sobre el
movimiento y el uso de documentos de archivo.
Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos
de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser
unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los
libros o tomos.
Valoración Documental: Labor intelectual por la cual se determinan los
valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
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Vínculo Archivístico: La red de relaciones que cada documento de archivo
tiene con otros documentos de archivo que pertenecen a la misma agregación
(expediente, serie, fondo).
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6. VALIDACIÓN DEL MANUAL
Como medio de validación del presente documento, firman a continuación:
KATHERINE ANDREA OCAMPO D. GERENTE EMSERVILLA SA ESP
EDGAR ALFONSO ROBAYO YEPES JEFE UND. DE RECURSOS HUMANOS Y FÍSICOS
CYNDI J. PINILLA NIETO JEFE DPTO. COMERCIAL Y FINANCIERO
ING. SANTIAGO E. RINCON CAICEDO JEFE DPTO. DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
ING. JAIME ANDRES RODRIGUEZ SUAREZ JEFE DPTO. DE ASEO Y AMBIENTE
JUAN CAMILO FAJARDO RINCON JEFE OFICINA DE CONTRATACIÓN Y FINANCIERA
ING. FABIAN S. MORA PINILLA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
LIZETH A. DUMAR RUEDA JEFE UND. DE LABORATORIO
MARITZA R. SILVA DÍAZ JEFE P.Q.R. Y VENTANILLA ÚNICA