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MÓDULO 5
DIANA RODRÍGUEZ Capacitaciones y Servicios de información digital
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Planificación y gestión
de Bibliotecas Digitales
Módulo 5 (Resumen)
EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
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Cuestiones previas
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¿Por qué? ¿Para qué?
• Preservar los documentos impresos
• Hacer los documentos más accesibles
• Reutilizar los documentos
¿Qué material?
• Evaluar impresos candidatos
• Cantidad de páginas
¿Para quién?
• Audiencia real y potencial
¿Con qué? • Recursos necesarios
• Presupuestos
¿Cómo será?
• Proyecto único y a término
• Proyecto continuo
¿Qué digitalizar?
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Eval
uar
si…
Hay demanda
Particular
Usuarios
Vale la pena
Fácil de escanear
Es pertinente Con los objetivos de la biblioteca
Está libre de derechos de autor
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No vale la pena digitalizar
• Obsoletos o desactualizados
• Con impresión de calidad pobre
• Difíciles de digitalizar
• No pertinente con los objetivos de la colección
• Con protección de derechos de autor
• Material ”sensible”
• Ya está digitalizado y se puede compartir o enlazar
Requerimientos
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Equ
ipam
ien
to
Depende de la cantidad de hojas
Se necesitan
Escáneres
Planos
Alimentador de hojas
Profesionales
Computadoras Adecuada robustez
Dispositivos almacenamiento
Discos
Memorias varias
Redes
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Soft
war
e Escaneo
OCR Reconocimiento
Óptico de Caracteres
Procesador de textos
Edición de textos y
Corrección ortográfica
Conversión de archivos
Manejo y edición de imágenes
Visor de PDF
Adaptado al
idioma
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• Coordinar el equipo y el flujo de trabajo
Un gestor
• Escanear
• OCR
• Corrección de pruebas y diseño
• Asignación de metadatos
Bibliotecarios y documentalistas
• Manejo del material impreso
• obtener los documentos
• limpiarlos y ordenarlos
• cortar las encuadernaciones y reencuadernarlos
• devolverlos a su sitio original.
Personal administrativo
Rec
urs
os
Hu
man
os
Costos y presupuestos
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• Escáner, software, computadores, mobiliario de oficina
Equipo y software
• Registro, categorización, costos de correo y transporte, tiempo del personal
Adquisición de documentos
• Cantidad de páginas (MUY IMPORTANTE)
Documentos
Co
sto
s
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• Tiempo del personal
Escaneo
• Tiempo del personal, insumos de oficina
OCR, Corrección de pruebas y Diseño
• Tiempo del personal (depende del número de documentos, la dificultad del tema y los salarios de los especialistas)
Asignación de metadatos
Co
sto
s
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Capacitación del personal
• Administración, gastos generales, salarios del personal y de especialistas
Administración y gastos generales
Contingencias. Imprevistos
Co
sto
s
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Costo Final Costos de Equipamiento
• Tipo y Cantidad
Costos de Personal
• Tiempo y Salario
Cantidad de páginas
Determina
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PÁGINAS TAREA JORNADA TIEMPO APROX.
EQUIPAM. BÁSICO
NIVEL DE RRHH
1000 Escaneo ½ jornada Un mes Escáner plano, modelo económico Una computadora adecuada Una grabadora DVD u otro dispositivo para almacenar copias de resguardo
Novatos
OCR, Corrección de pruebas y Diseño
½ jornada
Seis meses
Fuente Tabla: Imark-FAO)
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PÁGINAS TAREA JORNADA TIEMPO APROX.
EQUIPAM. BÁSICO
NIVEL DE RRHH
5000 Escaneo ½ jornada Un mes Escáner con alimentador de hojas Varias computadoras adecuadas Varias grabadoras DVD u otros dispositivos para almacenar copias de resguardo
Novatos Intermedios OCR, Corrección
de pruebas y Diseño
½ jornada
Entre 8 meses y 33 meses (depende del nivel de RRHH)
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PÁGINAS TAREA JORNADA TIEMPO APROX.
EQUIPAM. BÁSICO
NIVEL DE RRHH
10.000 Escaneo Jornada completa
Dos a tres meses
Escáner dúplex profesional Varias computadoras adecuadas Varias grabadoras DVD u otros dispositivos para almacenar copias de resguardo
Intermedios Experimentados OCR, Corrección
de pruebas y Diseño
½ jornada
170 meses
Etapas de la digitalización
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Selección de documentos
Registro de documentos
Escaneado
OCR y Corrección
de pruebas y Diseño
Producción de la versión
final
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Sele
cció
n
Volver a diapositivas 5 y 6
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Reg
istr
o
Datos y metadatos del documento
Autor, título, edición etc
Datos del proceso
Responsable de cada etapa
Fecha de cada etapa
Lugar actual del documento
Versiones
etc
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Guardar las versiones separadas de cada
archivo en diferentes subdirectorios
Mantener las versiones anteriores de un archivo
hasta que se haya terminado de digitalizar
el documento
Hacer copias de seguridad de todos los documentos en cada
fase
Guardar las copias de seguridad en
computadoras o dispositivos diferentes.
TIPS
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Acciones Previas
Limpiar los documentos
Verificar que todas las páginas estén presentes y
en el orden correcto
Si el documento está deteriorado, cambiar por
una copia si existe
Esca
neo
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Si el documento
contiene
texto y gráfico
Escanear dos veces • una vez para
escanear el texto en blanco y negro
• y la otra para escanear las fotos de color
Guardar texto y gráfico
como archivos
separados
Se reincorporarán al documento
en la etapa final
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Imág
en
es Escanear y guardar con esta configuración Guardar en este formato de
archivo
Profundidad de color
Resolución Para preservación y utilización
Para acceso
Para ver en pantalla
Para impresión
Dibujo de líneas en blanco y negro
Blanco y negro o escala de grises (16 grises)
72 ppp 300 ppp Si las líneas son muy finas, 600 ppp.
GIF o TIFF GIF
Gráfico en colores con áreas del mismo color
8 bit (256 colores) ó 24 bit (16 millones de colores)
72 ppp
300 ppp Si las líneas son muy finas, 600 ppp
GIF o TIFF
GIF
Fotografías en blanco y negro
8 bit gris (256 grises)
72 ppp
300 ppp Para fotos de alta calidad, 600 ppp.
GIF o TIFF JPG o GIF
Fotografías a color
24 bit (16 millones de colores)
72 ppp
300 ppp Para fotos de alta calidad, 600 ppp
JPG o TIFF JPG
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TABLAS PROCEDIMIENTO COMENTARIO
CASO 1 Trate la tabla como texto. Escanee y haga OCR en ella. Después corrija y verifique el diseño.
Esta tarea requiere tiempo y es susceptible a errores, por lo que se necesita una corrección de pruebas cuidadosa.
CASO 2 Escanee las tablas y trátelas como fotos en lugar de texto.
Este procedimiento es rápido, fácil y libre de errores, pero toma mucho espacio en el disco. A veces es imposible mostrar las tablas grandes en el monitor de la computadora y la reducción de su tamaño puede ocasionar que sea difícil leer las figuras.
CASO 3 Vuelva a escribir las tablas en lugar de escanear e intentar hacerlas OCR.
Esto lleva tiempo y puede producir errores.
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OC
R
= Reconocimiento Óptico de Caracteres
convierte una imagen escaneada en un archivo
de texto
Para que puede ser leído y editada por un
procesador de textos
Posible problema: IDIOMA
Diccionario adecuado en su procesador de texto
Unicode
Reescribir el texto
Escanear como imagen
Después de escanear, guarde
Formato adecuado
De texto para producir PDF
HTML para producir HTML
Nombre que ya tenía
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Co
rrec
ció
n d
e p
rueb
as
Verificar y corregir
Texto
Diseño
Tablas
Gráficos
Imágenes Documento destinado
a ser PDF
Editar en procesador de texto
Guardar como PDF
Documento destinado a ser HTML
Editar en el procesador de textos
Guardar como texto sin formato
Abrir con editor web
Guardar con HTML
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Ver
sió
n f
inal
Agregar Metadatos
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Marcadores de navegación
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