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El Documento - Concepto
Del latín “docere”: enseñarPresentación de algo que, plasmado en un soporte físico permite que sea conocido por otros.Elemento material en el que se ha hecho visible o palpable una idea o un hecho.
SOPORTE FÍSICO
Materiales que sirven como portadores de la información. Se pueden clasificar en:• Tradicionales– Epigráficos– Paleográficos
• De nuevo tipo
Soportes epigráficos
Constituidos por materiales sólidos, en los cuales existen grabados y representaciones:– La piedra– La arcilla– Los metales– La madera– La tableta de madera
Soportes paleográficos
Relacionados con la paleografía, son resultado de un proceso de transformación del material escriptoreo:– El papiro– El pergamino– El Papel– Los Quipus
Caracteres externos e internos del DOCUMENTO
• Externos– Medio– Soporte– Formato físico– Calidad jurídica– Tipo
Internos Autor Origen funcional Contenido
...externos: medio
Formas empleadas para transmitir la información. Pueden ser:– Textuales– Gráficas– Fotográficas– Sonoras– Audiovisuales
...externos: soporte
Configuración física del documento, materiales utilizados para su composición y manipulación:– Tradicionales, el papel tiene la supremacía.– De nuevo tipo, utilizan nuevos soportes y
exigen un equipo intermedio para su lectura.
...externos: formato físico
Forma de presentación y dimensiones del documento:– En los soportes tradicionales se
refiere a las medidas y calidad del papel utilizado.
– En los soportes de nuevo tipo se refiere al programa utilizado, tamaño del archivo, etc.
...externos: calidad jurídica
Condición de originales y copias, en lenguaje diplomatístico se conoce como tradición documental. Se clasifican en:– Borrador– Original:• Autógrafo• Heterógrafo
– Copia simple– Copia certificada
...externos: tipo
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato físico, estructura informativa y soporte son homogéneos. Pueden ser:
– Simples– Compuestos
...internos: autor
Persona o institución que produce el documento. Puede ser:
– Autor jurídico, se hace responsable mediante la firma.
– Autor material, elabora materialmente el documento.
– Autor científico, quien redacta el documento aunque no lo firme.
...internos: origen funcional
Razón por la cual se producen los documentos, la función administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce. Se clasifican en:
– Públicos– Privados
...internos: contenido
Se identifica con la información, es decir, el mensaje o noticia que transmite el documento. El asunto o tema del que trata.
CONCEPTO DEDOCUMENTO DE ARCHIVO
Documento es aquel que contiene una información, de cualquier fecha, forma o soporte físico, producido o recibido por cualquier persona natural o jurídica y por cualquier institución pública o privada en el ejercicio de su actividad, con exclusión de las obras de creación e investigación editadas o impresas.
Cualidades intrínsecas del documento archivístico
• Nacen del proceso de las actividades llevadas a cabo. Son testimonio material de las funciones.• Se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series.• Cada documento responde a una actividad concreta.• Son ejemplares únicos y originales.
VALORES DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Los documentos tienen dos valores básicos: Valor primario Valor secundario
Valor primario
Aquel con el cual nace o el fin para el cual se produjo, son prueba de las actividades desarrolladas.
– Valor administrativo– Valor jurídico– Valor Legal– Valor fiscal y contable– Valor informativo
Valor secundario
Aquel que adquiere el documento cuando ha desaparecido la validez con la cual se creó, cuando ya no tiene vigencia administrativa o legal.Se convierte en testimonio para la reconstrucción de los hechos.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Toda institución / organización a lo largo de su vida, produce documentación con diversas particularidades.Es necesario homogeneizar la estructura informativa y el formato de los tipos documentales, para optimizar la calidad de la información.