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El arte y ciencia de dirigir proyectos
Francisco Romero Ingeniero Civil Químico (Utfsm)
Master of Science (Canadá)
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ProyectoEs una tarea de carácter temporal dirigida a
crear un producto o servicio único.Un proyecto es un sistema y por lo tanto:Está compuesto de actividades
jerárquicamente integradas, interconectadas e independientes dirigidas al logro de un objetivo común.
Todo sistema está rodeado por otros sistemas, cuyas respectivas fronteras determina sus ámbitos de acción.
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ProyectoEl sistema comprende subsistemas
dependientes de los cuales se desprende los diferentes componentes.
El conjunto sistémico depende de un sistema superior.
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Propiedades de un ProyectoJerarquización: plan estratégico (objetivos),
planes de desarrollo, programas y proyectos.IntegraciónInterconexión e interdependencia, ejemplos:
organización matricial, quiebre jerárquico, CPM/PERT.
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Fases del ProyectoGeneración de ideas.Evaluación.Implementación.Operación.
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Project Management (PM)Es la aplicación de conocimiento, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del proyecto dirigidas a satisfacer requerimientos.
Corresponde a la fase de implementación de planes y programas de inversión de bienes de capital, incluyendo de proyectos de infraestructura, industriales de producción y servicios, I y D, desarrollos sociales, etc.-
Project Management, en español, admite varias traducciones: administración, dirección, gerencia, coordinación de proyectos.
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Primeros AvancesCarta Gantt: gráfico de barras para la
planificación y control.Carta de Hitos: fecha de cumplimiento de
actividades selectas.Métodos de ruta crítica (1959): CPM (Critical
Path Method) propuesto por Du Pont, PERT (Program Evaluation Review Technique) por la NASA-
Creación del Project Management Institute (1969) y luego la International Project Management Association (IPMA)
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Desarrollo del Project ManagementGestión de la integración.Gestión del alcance.Gestión del tiempo.Gestión del costo.Gestión de la calidadGestión de los Recursos Humanos.Gestión de las Comunicaciones.Gestión del Riesgo.Gestión de las Adquisiciones.
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Gestión de la IntegraciónComprende los procesos requeridos para
asegurar que los diversos elementos del proyecto sean coordinados adecuadamente.
Consistencia entre planificación estratégica, planes de desarrollo, programas y proyectos.
Estructura de quiebre es la aplicación primaria de la planificación y control en forma integrada de la gestión de alcance, calidad, tiempo y costo.
Quebrar el proyecto significa dividirlo en: subproyectos, paquetes de obra, actividades y subactividades, etc.
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Gestión de la integraciónIntegración del alcance, calidad, costo y
tiempo.Estructura matricial: autoridad dividida entre
el gerente funcional y director de proyecto.Grupo de trabajo integrado por especialistas
funcionales.Dirección empresarial de proyectos: bases de
datos, aplicaciones computacionales, etc.
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Gestión del alcanceComprende los procesos que se requieren para
asegurar que el proyecto incluye todos los trabajos requeridos y sólo los trabajos requeridos para completar el proyecto exitosamente.
El alcance es el marco de referencia que define los límites del proyecto: naturaleza, proceso tecnológico, producto esperado, magnitud, plazo máximo, presupuesto oficial, etc. El marco así construido es la referencia para administrar los frecuentes cambios que se producen durante la implementación del proyecto.
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Gestión del AlcanceLa herramienta básica es el modelo de
quiebre adoptado por el proyecto. Si existe una buena definición al respecto, es fácil identificar la fuente de atrasos, y sobregiros presupuestarios.
Control de Cambios. No hay proyectos sin modificaciones. Se requiere un procedimiento de regulación y administración del alcance del proyecto. Todo cambio significativo que escape al contexto original requiere una reformulación del presupuesto y del programa de tiempo.
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Gestión del AlcanceLos cambios necesarios son indispensables
para asegurar la calidad del proyecto. El problema consiste en cómo financiarlos. Si el causante es el DP deberá cargarlo a la cuota de imprevistos, si son propuestos por el fabricante del equipo o el contratista de la construcción deberán éstos absorber el costo,
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Gestión de tiempoComprende los procesos requeridos para
asegurar que el proyecto sea completado conforme al programa.
Técnicas de caminos críticos: CPM/PERT.Diagrama de barras por camino crítico.Método de cadena: presenta actividades con
holgura cero (críticas), escaza holgura (semicríticas) y en forma creciente.
Diagrama de deslizamiento: cumplimiento de hitos importantes.
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Gestión del tiempoGert: para proyectos de alta incertidumbre,
por ejemplo mineros, exploraciones geológicas, I y D, etc.
Método de la Cadenas Críticas.
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Gestión del CostoComprende los procesos requeridos para
asegurar que el proyecto sea completado conforme al presupuesto aprobado.
Ingeniería conceptual: estimación presupuestaria.
Ingeniería básica: presupuesto oficial que servirá de guía para implementar el proyecto
Ingeniería de detalles: presupuesto revisado para controlar costos y regular la contratación de equipos y obras de construcción.
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Gestión del costoA medida que avanza el proyecto aumenta la
cantidad y calidad de la información y disminuye la incertidumbre, determina la cantidad asignada a imprevistos.
Buena asociación entre presupuesto y quiebre del proyecto.
Earned value (valor ganado).
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Gestión de la calidadComprende los procesos requeridos para
asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades que fue llamado a atender.
Gestión de la calidad: TQM (total quality management). El proyecto está llamado a entregar un producto o servicio que deben cumplir las normas de calidad especificadas en las normas técnicas (funcionales y de diseño).
Normas ISO de aseguramiento de la calidad.
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Gestión de los Recursos HumanosComprende los procesos requeridos para hacer más
efectivo el empleo del personal involucrado.Integración armónica entre cliente, gerente, jefes
funcionales, ingenieros de diseños, contratistas y subcontratistas, proveedores de equipos y materiales, personal laboral, etc.
El papel de la motivación laboral es esencial. Necesidades a satisfacer del ser humano: fisiológicas, seguridad, sentido de pertenencia, reconocimiento y autosatisfacción.(Maslow). Individuos altamente motivados (Y) y los poco motivados (X) (McGregor)-
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Gestión de Recursos HumanosAtributos de Director de Proyectos:
LIDERAZGO, HABILIDAD DE COMUNICACIÓN Y DOMINIO DE LAS RELACIONES HUMANAS, CALIFICACIONES TÉNICAS Y GERENCIALES.
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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONESComprende los procesos requeridos para
asegurar la oportuna y adecuada generación, recopilación, diseminación, almacenamiento, y disposición final de la información del proyecto.
El desarrollo de la informática ha permitido nuevas herramientas de comunicación: internet e intranet, programas software, etc.
Modelos de comunicación organizacional.
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Gestión del RiesgoProceso sistemático de identificación, análisis
y respuesta al riesgo del proyecto. Comprende maximizar la probabilidad y consecuencia de eventos positivos y minimizar la probabilidad y consecuencia de eventos adversos a los objetivos del proyecto.
Riesgo: Rp=Po*MdRp riesgo del proyectoPo probabilidad de ocurrencia del dañoMd magnitud del daño
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Gestión del RiesgoEl riesgo es función de la complejidad
tecnológica del proyecto y la variabilidad del mercado.
El riesgo afecta al alcance, calidad, costo y tiempo.
Matriz del riesgo.
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Gestión de las adquisiciones.Comprende los procesos requeridos para
adquirir fuera de la organización ejecutora del proyecto los bienes y servicios necesarios que permitan cumplir el alcance.
Procurement (adquisiciones) comprende todos los bienes y servicios requeridos por el proyecto. Los bienes de ingeniería (consultoría, diseño, preparación de especificaciones, selección y análisis de propuestas, etc.) no son adquiridas, son contratadas.
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Gestión de las adquisicionesOutsourcing: externalización de servicios.Partnering: el proveedor de bienes y
servicios es considerado como socio informal del usuario, ambos guiados por los mismos intereses y objetivos. La confianza es el valor central basados en honestidad y trato equitativo.
Carta de intención: es un documento sencillo, sin fuerza legal, basado en la confianza de las partes, en la cual los contratantes se comprometen a iniciar las obras de inmediato mientras se prepara el contrato.
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Mirando al paísPlanes de desarrollo en Chile: proyectos de
mejoramiento social, infraestructura, minería, industria y protección ambiental. “Cartera de proyectos de la Corporación de Bienes de Capital”, “Catastro nacional de la Sofofa” programas en planificación y desarrollo ascendientes a 35.000 millones de dólares.
Ahorros significativos si se emplean las técnicas del Project Management.
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Perspectivas de Inversiones TecnológicasNaciones desarrolladas han estimulado los
proyectos de innovación y I&D.Chile ha preferido la vía del crecimiento
económico a través de la transferencia de tecnología.
Siglo XXI, grandes cambios tecnológicos, especialmente en las comunicaciones y tecnologías de información.
Gran parte de los proyectos nuevos son en el área de la ciencia y de la tecnología.