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INTRODUCCIOacuteN DESARROLLANDO SOLUCIONES La siguiente informacioacuten fue obtenida a partir del artiacuteculo Paper Documents preparado en SCMRE por Dianne van der Reyden para la publicacioacuten Storage of Natural History Collections A Preventive Conservation Approach Vol I editado por Carolyn L Rose Catharine A Hawks y Hugh H Genoways (pag 327-353 1995) El libro estaacute disponible en la Sociedad para la Preservacioacuten de Colecciones de Historia Natural (SPNHC)
DOCUMENTOS DE PAPEL
Las colecciones pueden contener cientos o miles de documentos que pueden agobiar cualquier sistemas de almacenamiento Pueden haber incontables metros cuacutebicos de gabinetes verticales de archivos atiborrados de recortes de perioacutedicos manoseados manuscritos y fotografiacuteas repisas interminables atestadas con libros rotos y combados e ilimitadas pilas de cajones desbordados de dibujos y grabados dantildeados Perfeccionar las teacutecnicas de almacenaje ayuda a preservar estas colecciones Es tambieacuten importante la existencia de una poliacutetica amplia que contemple la preservacioacuten de los documentos existentes y de los que se generaraacuten en el futuro El desarrollo de esta poliacutetica requiere del conocimientos de los toacutepicos sentildealados a continuacioacuten y en Apeacutendice I-IV
bull Planes de preservacioacuten de documentos basados en la evaluacioacuten de su valor relativo uso y el riesgo de peacuterdida
bull El conocimiento de los componentes estructurales de los diferentes documentos encontrados en las colecciones
bull Deterioro de los documentos causado por problemas inherentes en el sustrato elemento sustentado y formato problemas de su entorno manipulacioacuten y almacenamiento asiacute como el uso de inadecuadas teacutecnicas de proteccioacuten materiales yo adhesivos
bull Los procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyen establecimiento de lugares de trabajo clasificacioacuten y estabilizacioacuten de documentos seleccioacuten de contenedores y mobiliario para almacenaje archivos de datos y opciones para reformular el formato
bull Tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento
PLANES DE PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS
La variedad de documentos en una coleccioacuten puede ser extremadamente amplia incluyendo notas de campo cartas registros legales dibujos cientiacuteficos e ilustraciones (Figura 1) El teacutermino documento se refiere a cualquier material de valor informativo sin tener en cuenta su sustrato (ej papel o una base de plaacutestico) elemento sustentado (ej colorantes o partiacuteculas magneacuteticas) formato (ej hojas rodillos cilindros o discos) Dado que cada clase de documento tiene un uso y problemas de deterioro especiacuteficos la preservacioacuten de estos materiales deberiacutea empezar por una evaluacioacuten general tal como un estudio de prioridades que compare los valores relativos el uso y el riesgo inherente de varias colecciones de documentos
Figura 1 Scelidosaurus harrisonii copy Museo Nacional de Historia Natural Smithsonian Institution 1998 Scelidosaurus harrisonii Owen Ilustracioacuten de fines SXIX pluma y tinta en papel con trama tejida de peso regular 50cm x 94cm (19 58 x 36 34) Coleccioacuten de Ilustraciones de Dinosaurios de OC Marsh Departamento de Paleobiologiacutea Museo de Historia Natural Smithsonian Institution
VALOR
Los documentos originales sobre papel pueden tener diversos elementos sustentados (ej grafito tinta acuarela) y formatos (ej hojas sueltas mapas enrollados o libros de registro) Estos documentos tienen un valor informativo intriacutenseco y evidencial por ejemplo un documento excepcionalmente raro en su forma estilo o materia puede tener un alto valor intriacutenseco mientras que un documento que provea datos legales cientiacuteficos o histoacutericos puede tener un valor evidencial si el estado del substrato elemento sustentado y formato no han sido alterados radicalmente por modificaciones y deterioros El valor asociado de un documento deriva de la forma en que fue creado o coleccionado por ciertos cientiacuteficos ilustradores o los habitantes regionales
Los documentos originales tienen mayor valor que las copias aunque estas uacuteltimas son extremadamente uacutetiles para proveer acceso a las colecciones Si todo lo que nos queda es un copia eacutesta funciona como archivo original Esto significa que debe ser protegida junto con los otros documentos originales y se debe optimizar las praacutecticas de manipulacioacuten y almacenamiento para prevenir futuras peacuterdidas de informacioacuten
Hay muchas categoriacuteas de documentos originales los originales de un determinado periacuteodo los archivos originales o los maestros originales por ejemplo una ilustracioacuten cientiacutefica puede ser un dibujo original de un determinado periacuteodo si es copiado para una publicacioacuten el proceso fotograacutefico puede producir un negativo original y varias impresiones fotograacuteficas contemporaneas
En muchas colecciones es posible encontrar originales de eacutepoca (el dibujo original y el negativo maestro original y una o maacutes fotografiacuteas originales maestras) asiacute como otras copias o reproducciones Dependiendo de las circunstancias cualquiera de estos documentos que fuera el uacutenico ejemplar que sobrevive de una coleccioacuten debe ser llamado archivo original Los archivos originales deben ser duplicados para preservar el negativo maestro y la duplicacioacuten o impresioacuten del negativo maestro Cada archivo original y maestro debe ser guardado en las condiciones maacutes apropiadas y oacuteptimas La duplicacioacuten del negativo maestro se utiliza para generar usos o servicios de copias para el acceso general Dentro de una institucioacuten debe ser alentada la estandarizacioacuten de las condiciones y los procedimientos (Ogden 1994)
USO
Los documentos pueden encontrarse en colecciones de museos e instituciones de investigacioacuten o pueden ser albergados en depositarios auxiliares como bibliotecas archivos y colecciones privadas Cada uno de estos depositarios puede usar estos documentos de una manera ligeramente diferente Los planes de preservacioacuten pueden variar dependiendo de la naturaleza y misioacuten del depositario (ver la Literatura Citada y las Lecturas Sugeridas) Los documentos son comuacutenmente usados para ser examinados verificados publicados hacerlos circular o exhibir en forma negligente El frecuente uso indiscriminado y descuidado somete a los documentos originales a un alto riesgo de peacuterdida de informacioacuten valor intriacutenseco y evidente
RIESGO
Los documentos corren el riesgo de deteriorarse dantildearse y perderse no solo por su mal uso sino tambieacuten por su inherente inestabilidad las malas condiciones ambientales de almacenamiento y de manipulacioacuten En las siguientes secciones de este capiacutetulo estaacuten bosquejados los factores especiacuteficos de riesgo a los que estaacuten expuestos los documentos y las colecciones En un programa de preservacioacuten amplio se deberiacutea considerar la estimacioacuten de riesgo prevencioacuten y manejo de colecciones Dicho programa puede reducir el peligro de deterioro y peacuterdida de documentos
Cualquier depositario puede desarrollar un programa preventivo de cuidado para reducir los riesgos planteando planes de preservacioacuten reformateo control ambiental mantenimiento de la coleccioacuten tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento En Apeacutendice I se sintetiza cada una de las responsabilidades claves y esenciales para una aproximacioacuten sistemaacutetica a la preservacioacuten de los documentos Los planes de preservacioacuten pueden comenzar con una serie de pasos simples muchos de los cuales pueden ser iniciados raacutepidamente y con un gran efecto En Apeacutendice II se da una lista de ejemplos de acciones de preservacioacuten que pueden ser implementadas inmediatamente con bajo costo y alto impacto En particular los planes de preservacioacuten deberiacutean ser incorporados desde el principio en los procedimientos usados para procesar organizar describir y catalogar colecciones de documentos
EVALUACIOacuteN
Los planes de preservacioacuten deberiacutean incluir el desarrollo de un presupuesto para materiales equipamiento personal y entrenamiento La prioridad de la preservacioacuten en los informes deberiacutea conducir a comparar varias colecciones y clasificar cada una sobre la base de su valor uso y riesgo relativo con respecto a las otras Es necesario hacer el seguimiento de muestras de colecciones (elegidas por su prioridad en la preservacioacuten)es necesario para estimar el tamantildeo y la cantidad de los diferentes formatos sustratos y elementos sustentados de los documentos de una coleccioacuten Basados en estas observaciones deben ser seleccionadas las protecciones adecuadas carpetas contenedores muebles para depoacutesito archivo de datos materiales para reformateo y procedimientos (Figura 2)
El personal debe ser entrenado para comprender las funciones mas importantes en los planes de preservacioacuten y evaluacioacuten control ambiental y monitoreo Sin embargo uno de los primeros pasos es el aprender a identificar los componentes estructurales de colecciones dado que esto posibilita la evaluacioacuten de la estabilidad relativa de los
diferentes documentos basaacutendose en sus propiedades fiacutesicas o quiacutemicas inherentes Estos factores internos (o inherentes) de deterioro son a su turno afectados por factores externos (o del entorno) y por la manipulacioacuten y las condiciones de almacenamiento
COMPONENTES ESTRUCTURALES DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos de papel son materiales compuestos Algunas de las categoriacuteas generales de documentos de papel encontrados en colecciones incluyen textos ( manuscritos o escritos a maacutequina impresiones comerciales efiacutemeras o voluacutemenes encuadernados)o documentos pictoacutericos (dibujos pinturas o grabados de ilustraciones cientiacuteficas) Las siguientes descripciones geneacutericas muestran como diferentes clases de documentos pueden tener similares caracteriacutesticas que afectan su preservacioacuten y su almacenamiento
IMPRESIONES OFFSET RECORTES DE DIARIO PANFLETOS
Estos documentos generalmente encontrados en grandes cantidades tienen solamente un valor informativo De todos modos pueden tener un valor adicional si son archivos originales Debido al uso intensivo y a sus componentes inestables pueden tener un alto riesgo de peacuterdida Mientras que estos documentos generalmente contienen elementos sustentados estables en base de aceite y solvente o tintas termo sensibles los substratos en los cuales estaacuten impresos suelen ser papeles aacutecidos o con revestimientos vulnerables Los documentos son de una u otra forma susceptibles a sufrir dantildeos por sus problemas inherentes del entorno o por su manipulacioacuten por ello deben ser guardados individualmente o en pequentildeas cantidades en sobres o carpetas de material neutro dentro de cajas de archivo de material tamponado ya sea horizontal o verticalmente Para dar acceso a investigadores estos documentos pueden ser copiados usando teacutecnicas econoacutemicas como fotocopias de bajo poder de resolucioacuten Si los documentos son archivos originales deberiacutean estar protegidos de la manipulacioacuten frecuente fotocopiaacutendolos una sola vez en un papel de archivo de buena calidad lo que preserva la copia maestra de las subsiguientes fotocopias que se puedan hacer
NOTAS DE CAMPO CORRESPONDENCIA MANUSCRITOS
Estos documentos generalmente son originales y uacutenicos lo que aumenta su valor intriacutenseco Pueden tambieacuten tener un alto valor evidencial especialmente si contienen datos no estudiados Los elementos sustentados inestables constituyen un riesgo para estos documentos (laacutepices o tintas friables aacutecidas o fungitivas) Mientras estos documentos tienen frecuentemente un tamantildeo similar (carta o legal) suelen estar en carpetas entre hojas muy finas o unidos por broches o adhesivo lo que dificulta su manipulacioacuten Estos documentos deben ser guardados en contenedores individuales libres de aacutecido o en carpetas dentro de cajas verticales u horizontales de material tamponado alcalino Si son muy usados se deben microfilmar
ILUSTRACIONES MAPAS ENSAYOS DE PUBLICACIONES
Muchos de estos documentos son originales y uacutenicos y a menudo con un valor intriacutenseco y esteacutetico Pueden correr alto riesgo por muacuteltiples razones son muy usados y frecuentemente son solicitados para publicaciones o exposiciones El elemento sustentado puede ser laacutepiz tinta acuarela o guache y pueden estar sucios resquebrajados o decolorados Algunos elementos sutentados son potencialmente incompatibles con algunos sustratos como ex libris fijados con adhesivos inestables Los sustratos de los documentos pueden ser desde papel de calco a cartones aacutecidos que se arrugan rompen quiebran o decoloran debido a su inestabilidad inherente (fallas inherentes) y su uso intenso (Figura 1) Su tamantildeo puede variar desde el boceto de un alga unicelular hasta un dibujo en escala real de un hueso de dinosaurio Estos documentos originales deben ser almacenados en carpetas o montajes de pH neutro o tamponado alcalino en cajas de archivo de material tamponado alcalino o cajones poco profundos hechos con materiales apropiados (ver von Endt 1995) Dado que el detalle y color en ilustraciones de flora y fauna son aspectos que pueden ser importantes los documentos que son maacutes valiosos de mayor uso y mayor riesgo deberiacutean ser copiados usando procesos de alta resolucioacuten permanente disponibles para transparencias de gran formato
COPIAS
Podemos encontrar copias en papel film cinta de video CD o disquette Algunos de estos formatos pueden ser documentos originales (ver Calmes 1995Norris 1995 Nugent 1995 Nishimura 1995) Durante la evaluacioacuten de estas colecciones los sustratos elementos sutentados y formatos de originales deben ser distinguidos de las copias duplicados facsiacutemiles u otras versiones reformateadas
Los planes de preservacioacuten y sus acciones subsecuentes deben estar basados en la comprensioacuten de la naturaleza inherente de los documentos originales para asiacute determinar coacutemo se deterioran y coacutemo deben ser manipulados protegidos y guardados
DETERIORO INHERENTE DE LOS DOCUMENTOS
Muchos documentos son inherentemente autodestructivos dado que sus propiedades fiacutesicas y quiacutemicas son reactivas e inestables La estabilidad relativa de estos documentos puede ser anticipada si se conoce la estructura del sustrato elemento sustentado y formato
SUSTRATOS
Los papeles hechos antes de la Revolucioacuten Industrial tienden a ser relativamente estables porque fueron hechos artesanalmente utilizando buenos procesos de formacioacuten (teacutecnicas de manufacturacioacuten) y buena materia prima (los ingredientes con que el papel estaacute hecho) Estos papeles fueron hechos a partir de fibras de papel inmersas en agua distribuidas de manera homogenea en moldes para papel En occidente los primeros papeles fueron hechos a partir de fibras derivadas de trapos de lino o algodoacuten y generalmente se encolaron con gelatina o un aditivo similar para aumentar su resistencia y prevenir el sangramiento de las tintas Estos papeles eran fuertes porque sus materiales eran fiacutesica y quiacutemicamente estables y las fibras teniacutean buena capacidad para entrecruzarse y crear enlaces
A mediados del siglo XIX la cantidad de papel aumentoacute debido a las nuevas teacutecnicas de produccioacuten pero la calidad disminuyoacute debido a los cambios en los procesos de fabricacioacuten de materias primas El papel se comenzoacute a fabricar en maacutequinas con cintas continuas las que alineaban las fibras de papel en el sentido de la cinta creando un grano o direccioacuten de la fibra Un grano pronunciado puede disminuir el entrecruzamiento y enlace de las fibras y asiacute reducir la resistencia y la estabilidad dimensional de la hoja Asimismo puede ser mas faacutecilmente deformable y rasgable en direccioacuten paralela a la fibra El proceso de formacioacuten de esta nueva pulpa tambieacuten debilita la estructura de la fibra y sus enlaces
Para responder al incremento de las demandas de papel los fabricantes encontraron nuevas fuentes de fibras como la madera La pasta mecaacutenica de madera fue utilizada primero y se caracterizoacute por tener pedacitos de fibras cortas que forman un papel color entre crema y marroacuten Este papel es aacutecido se decolora y se vuelve quebradizo Posteriormente se desarrolloacute la pasta quiacutemica Este proceso da como resultado fibras menos aacutecidas y maacutes largas las que tienen mejores propiedades de entrecruzamiento que la pasta anterior Los ingredientes aacutecidos como la lignina en la pasta mecaacutenica el alumbre- resina en el encolado y los blanqueadores clorados usados en las pastas quiacutemicas pueden ser la causa de la decoloracioacuten y el debilitamiento de estos papeles en el tiempo (Gunter 1978)
Existen varias pruebas para determinar el grado de acidez del papel identificar sus fibras aditivos y caracterizar su fuerza y su color (Birgus 1995 Van Hitoacuten 1985 van der Reden 1992b) Generalmente los papeles decolorados y quebradizos como los papeles de diario o cartones de ilustracioacuten son poco permanentes y tienen poca durabilidad Estos papeles y cartones deben ser sostenidos y manipulados con gran cuidado para asiacute prevenir rasgados y roturas del sustrato particularmente en la direccioacuten del grano o a lo largo de los dobleces y pliegues Ademaacutes los papeles aacutecidos incluso aquellos utilizados para fabricar sobres y carpetas de regular calidad pueden decolorar documentos adyacentes
ELEMENTOS SUSTENTADOS
Algunos elementos sustentados en los documentos de papel son inestables el laacutepiz grafito es friable y puede manchar las pinturas como el guache o la teacutempera se pueden agrietar y escamar y las acuarelas tienen colorantes y anilinas fugitivas que se pueden decolorar en presencia de luz Esto tambieacuten puede suceder con la tinta de laacutepices de punta de fieltro o boliacutegrafos La tinta puede correrse o sangrar transferirse o migrar hacia la parte de atraacutes de los documentos y mancharlos Las tintas aacutecidas como la ferrogaacutelica (tinta producida por reaccioacuten del acido taacutenico con una sal de hierro) puede desintegrar el substrato del documento
FORMATOS
Frecuentemente se agrupan documentos de diferente tamantildeos y formas sujetos por distintos elementos clips para papel grapas alfileres bandas de goma cintas adhesivas o adhesivos Estos sujetadores pueden romper o manchar los documentos
Los formatos de los voluacutemenes encuadernados (incluyendo folios panfletos cuadernillos y libros) consisten en un block de texto en una encuadernacioacuten de papel tela cuero plaacutestico u otros materiales que estaacuten unidos con adhesivos o por otros meacutetodos Las gomas hilos grapas pueden romper combar resquebrajar y
eventualmente dar inicio al desprendimiento y peacuterdida de la tapas El cuero (todo la mitad o un cuarto de los enlaces) puede reaccionar con el azufre del entorno produciendo pudricioacuten roja (desintegracioacuten pulvurulenta del cuero) la que puede contaminar y debilitar los enlaces
DETERIORO POR FACTORES AMBIENTALES
Los factores del entorno pueden iniciar severos dantildeos y deterioros especialmente en documentos inherentemente estables En Apeacutendice III se mencionan algunos ejemplos y tambieacuten distintos niveles de acciones Los problemas se exacerban por los agentes de deterioro del entorno luz temperatura y humedad incorrectas polucioacuten y pestes
LUZ
La luz natural incandescente o fluorescente causa reacciones oxidativas y cambios quiacutemicos que pueden debilitar y oscurecer algunos papeles aacutecidos (ej recortes de perioacutedicos de papel de madera o papel de anotaciones con alumbre-resina) La luz tambieacuten puede decolorar papeles tentildeidos (ej manuscritos coloreados con azul) y algunos elementos sustentados (ej acuarelas y tintas) Estos cambios pueden suceder cuando los documentos estaacuten parcialmente tapados con otros materiales o cuando estaacuten expuestos en las paredes o son dejados sobre una mesa Los documentos con elementos sutentados fugitivos como manuscritos con laacutepices de punta de fieltro o ilustraciones hechas en acuarela deben ser expuestos durante poco tiempo y con bajos niveles de luz (con filtro o un bloqueo total de rayos UV) Estas precausiones son especialmente importantese para documentos que son expuestos tales como ilustraciones cientiacuteficas dibujadas en papel de pulpa de madera (que oscurece) y con elementos sustentados fugitivos ( que se decoloran) En estas situaciones los niveles de luz deben mantenerse entre 30-150lux por no maacutes de tres meses Los niveles de exposicioacuten y la duracioacuten son proporcionales El dantildeo por la luz es acumulativo e irreversible En Apeacutendice IV se resumen los dantildeos y el control de la luz
TEMPERATURA INCORRECTA
El incremento de la temperatura puede ser causado por el calor de la exposicioacuten a la luz durante la examinacioacuten uso exhibicioacuten o por el mal funsionamiento del sistema de acondicionamiento de la temperatura (Weintraub and Wolf 1995a y 1995b) Las temperaturas altas pueden disminuir la humedad relativa la que puede resecar los substratos elementos sustentados y adhesivos y puede causar deformaciones roturas o arrugas en los documentos Hay que tener particular cuidado con los documentos que estaacuten compuestos por dos o maacutes materiales ya que eacutestos pueden responder de manera diferente frente a cambios de humedad y temperatura Estas variaciones pueden causar rasgaduras distorciones y roturas no deseadas
HUMEDAD RELATIVA INCORRECTA
Un aumento de la humedad relativa puede causar deformaciones y arrugas en los papeles Las hojas con encolado se pueden pegar y cuando posteriormente se intenta separarlos es posible perder material de la superficie La humedad relativa alta aumenta el riesgo y la velocidad de aparicioacuten de manchas y el debilitamiento estructural debido a ciertas reacciones de hidroacutelisis con ciertos componentes orgaacutenicos
e inorgaacutenicos que pueden conducir a la formacioacuten de aacutecidos Estos cambios quiacutemicos pueden causar decoloraciones localizadas ej de impurezas metaacutelicas visibles en forma de pequentildeas manchas marroacuten (foxing) o el crecimiento de hongos que pueden ser destructivos y toacutexicos para los documentos y para quienes trabajan con ellos
POLUCIOacuteN
Los aacutecidos volaacutetiles de la polucioacuten atmosfeacuterica de los muebles de almacenaje o contenedores de madera pueden causar decoloracioacuten y friabilidad de los substratos y elementos sustentados Las partiacuteculas que circulan a traveacutes de un medio de ventilacioacuten sin filtros pueden depositar tizne suciedad o polvo abrasivo sobre los documentos u otras superficies
PESTES
Los hongos insectos y roedores pueden manchar y consumir material orgaacutenico y debastar las colecciones Las evidencias de infecciones pueden ser agujeros dejados por gusanos manchas de moscas superficies comidas o excremento Una infeccioacuten activa requiere de respuesta inmediata tal como la limpieza o el aislamiento de los documentos contaminados por lo que debe contactarse inmediatamente a un conservador de papel y a un experto en pestes que esteacute familiarizado con la manipulacioacuten de documentos
PREVENCIOacuteN
Para salvaguardarse de todos los problemas descritos anteriormente las aacutereas usadas para la investigacioacuten y el depoacutesito deben mantenerse limpias y libres de comida y bebida ya que esto puede causar manchas y atraer las plagas Los documentos deben ser expuestos a la luz por periacuteodos cortos (1 a 3 meses) auacuten en niveles bajos (3 a 15 pies de candela) Debe filtrarse la radiacioacuten UV y no olvidar que la luz visible tambieacuten causa dantildeos a las colecciones
La temperatura y la humedad relativa deben mantenerse constantes dado que las fluctuaciones pueden aumentar el riesgo de dantildeos en los documentos aumentando la velocidad de movimientos de contraccioacuten y expansioacuten lo que crea tensiones y distorciones en los documentos Las reacciones quiacutemicas que llevan a a la decoloracion y la friabilidad tambieacuten se ven afectadas por los niveles incorrectos de HR y Tdeg La mayoriacutea de los expertos recomiendan seleccionar un punto especiacutefico constante entre 16deg - 22deg C (60deg - 72deg F) y 30-55 HR (Appelebaum 1991 Bachmann 1992 Ellis 1992 Hamburg 1992 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993) Cuanto maacutes baja sea la temperatura la humedad relativa y la luz maacutes lento seraacute el deterioro Oacuteptimas condiciones de ilumunacioacuten humedad (30 - 35HR)y depoacutesitos friacuteos (16deg - bajo 18deg C [60deg - bajo 0deg F]) pueden aumentar considerablemente la vida de las colecciones siempre que eacutestas no sean retiradas de los depoacutesitos con dichas condiciones Buenas teacutecnicas y materiales de almacenamiento pueden brindar una proteccioacuten adicional en caso de moderadas fluctuaciones ambientales de corta duracioacuten En Apeacutendices III-VI se suguieren opciones apropiadas para el cuidado preventivo de las colecciones de documentos
DETERIORO POR ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIOacuteN
El agente de peligro mas comuacuten para los documentos son los seres humanos Los investigadores y el personal deben lavarse las manos antes de tocar los documentos porque los aceites de la piel pueden dejar impresiones digitales irreversibles Se debe evitar la manipulacioacuten de documentos sin guantes Los sustratos de papel deben ser provistos de un soporte y para darlos vuelta se deben usar sus propias carpetas Los documentos pueden deteriorarse debilitarse o rasgarse irreversiblemente por causa de malos haacutebitos como presionar los documentos mientras se toman notas o usar sujetadores inapropiados que pueden causar manchas permanentes Los documentos tambieacuten pueden dantildearse por la utilizacioacuten de malas teacutecnicas de proteccioacuten materiales aacutecidos y adhesivos inestables
TEacuteCNICAS DE ALMACENAMIENTO INAPROPIADAS
El plano de los documentos se puede distorsionar cuando estos estaacuten guardados en cajas carpetas o estantes demasiado llenos muy vaciacuteos u ocupados de manera inadecuada Estas distorsiones pueden convertirse en estructurales (pliegues arrugas o curvaturas) Los documentos guardados verticalmente pueden combarse en la base de la carpeta o del contenedor y quebrarse para evitar eacutesto deben llenarse las aacutereas vacias insertando un soporte entero de cartoacuten o cuntildeas Si se fuerzan los documentos para ser metidos y sacados de los contenedores repletos se pueden causar rasgaduras o roturas
MATERIALES INAPROPIADOS PARA PROTECCIOacuteN
Los documentos pueden decolorarse no solo por la acidez de sus impurezas inherentes sino tambieacuten por los materiales aacutecidos de proteccioacuten Los contenedores de mala calidad contienen plastificantes volaacutetiles que causan la adhesioacuten de eacutestos a los documentos y el corrimiento del elemento sustentado (Baker 1995) Los sobres y las carpetas de mala calidad contienen aacutecidos volaacutetiles que producen la decoloracioacuten en documentos adyacentes Los aacutecidos de los paspartuacutes causan una decoloracioacuten llamada quemado de montaje al rededor de los bordes de las ilustraciones El microclima en el interior de las enmarcaciones puede causar liacuteneas color marroacuten debido a la decoloracioacuten de la madera o del cartoacuten coarrugado aacutecido usado de respaldo (Birgus 1995 Hatchfield 1995)
ADHESIVOS INAPROPIADOS
Los documentos a menudo se dantildean en el intento de ser reparados con materiales inadecuados tales como cintas adhesivas a presioacuten u otros adhesivos que pueden producir manchas traslucidez distorsiones y peacuterdida de substrato en la superficie Las cintas adhesivas a presioacuten pueden ser la causa del sangramientos de los elementos sustentados y las cintas que se activan con humedad pueden provocar deformaciones manchas o irregularidad en la superficie Las cintas activadas con calor pueden causar bloqueo y decoloracioacuten mientras que los restos de adhesivo pueden tornarse pegajosos quebradizos o friables y causar adhesioacuten abrasiones manchas contracciones y distorciones en los documentos
INTERVENCIOacuteN
Para asegurar una limpieza y tratamiento adecuado en los documentos debe contactarse un conservador El equipo puede realizar algunas acciones baacutesicas siempre que esteacute entrenado y trabaje bajo la supervizacioacuten de un conservador (Apeacutendice III) En Apeacutendice V se nombran buenos materiales y teacutecnicas para proteger en envoltorios y contenedores de medidas estaacutendares En Apeacutendice VI se da una lista de las praacutecticas comunes que pueden poner en peligro los documentos y las colecciones asiacute como tambieacuten las alternativas apropiadas que pueden mejorar la preservacioacuten de eacutestos La mayor parte de los agentes de deterioro pueden ser controlados o desacelerados mediante el uso de materiales y teacutecnicas para proteger los documentos ademaacutes de la realizacioacuten de procedimientos de mantenimiento y manipulacioacuten apropiados
PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LAS COLECCIONES
La mantencioacuten de las colecciones es un aspecto importante dentro de lo que comprende la preservacioacuten pues eacutesta intenta estabilizar los documentos a traveacutes de una correcta manipulacioacuten y un buen almacenaje (Apeacutendice I) Los pasos de mantencioacuten de las colecciones deben estar desarrollados de acuerdo a la evaluacioacuten de los informes y lo formulado en poliacuteticas y guiacuteas escritas (Apeacutendice II) El mantenimiento deberiacutea incorporar el monitoreo perioacutedico del entorno y de las condiciones de los documentos (Figura 1) Se deberiacutean utilizar procedimientos estandarizados de almacenaje y opciones de preservacioacuten para proteccioacuten mobiliario archivo de datos y reformateo (Figura 2)
Para examinar los documentos durante la mantencioacuten se deben designar espacios de trabajo apropiados Para hacer maacutes accesibles los documentos a los usuarios podriacutean ser necesarias algunas teacutecnicas de estabilizacioacuten como la extraccioacuten de sujetadores aplanamiento y limpieza (Figura 3) Cabe considerar que algunos documentos requieren protecciones hechas a medida como las carpetas con tapas de cartoacuten libre de aacutecido o chaquetas y bandas para libros en polieacutester (Figura 4 y Figura 5)
Figura 2 Figura 3 Figura 4
Los principios y procedimientos de la mantencioacuten de las colecciones deberiacutean estar incorporados en todas las etapas del cuidado y procesos para las colecciones de documentos (Apeacutendice III-VI) Los procedimientos precisos para el mantenimiento de las colecciones deben desarrollarse de acuerdo a lo aconsejado por expertos apropiados tales como historiadores archivistas bibliotecarios y conservadores Por ejemplo los recursos deberiacutean ser asignados solamente a aquellos documentos que
han sido declarados por sus depositarios y tienen la misioacuten de aumentar la custodia legal
INSTALANDO UN LUGAR DE TRABAJO
Un lugar de trabajo debe estar permanentemente dedicado al mantenimiento de los proyectos para asegurar continuidad y cierta calidad Los requerimientos del espacio estaacuten determinados por la naturaleza tamantildeo cantidad y uso de los documentos su relacioacuten con los materiales y el mobiliario y las teacutecnicas de ingreso de datos y duplicacioacuten El aacuterea de trabajo debe tener un espacio adecuado para todo el instrumental necesario para el mantenimiento de las colecciones
Superficie de Trabajo y Suministros
La superficie de trabajo debe ser al menos dos veces la medida del documento maacutes grande y su carpeta o contenedor con lo que se espera tener espacio para acomodar este y otros materiales Dentro de las herramientas y suministros se deben incluir computadores caacutemaras formularios para ingreso de datos archivos laacutepices brochas espaacutetulas guantes broches de acero inoxidable papeles de pH neutro o tamponado alcalino cartones de soporte y secantes Ciertos suministros como bolsillos y envoltorios de laacutemina de polieacutester carpetas de pH neutro o tamponados alcalinos deben estar ordenados en la superficie de trabajo la cual al igual que las herramientas deben mantenerse limpias durante todo el tiempo Las superficies pueden estar cubiertas con secantes o con laacuteminas de polieacutester que pueden limpiarse o cambiarse cuando se ensucia Se deben usar guantes de algodoacuten limpios en presencia de documentos excepcionalmente sucios o altamente reactivos a los aceites del cuerpo Trabajar con documentos sucios puede requerir el uso de maacutescaras de proteccioacuten y la necesidad de lavar las manos y los guantes frecuentemente Si los documentos requieren una limpieza substancial humidificacioacuten aplanamiento o restauracioacuten se debe consultar a un conservador para que entrene al personal en los procedimientos baacutesicos o bien planifique un tratamiento completo en otro lugar
Transporte de Documentos
Para transportar de manera segura los documentos se debe despejar previamente los lugares de circulacioacuten superficies de trabajo y de almacenamiento Los documentos no deben sobresalir de los bordes de las carpetas cajones o bordes de mesas Se requiere el uso de las dos manos para manipular documentos y contenedores y si se va a mover material muy grande pesado fraacutegil o de difiacutecil acceso se necesita la asistencia de otra persona Los documentos o contenedores que son particularmente fraacutegiles o pesados deben llevar un a etiqueta de advertencia Los soportes riacutegidos o carros que estaacuten disentildeados para transportar cajas libros y documentos enrollados o enmarcados nunca se deben recargar y deben ser usados para transportar piezas de gran tamantildeo fraacutegiles pesadas o en numerosas cantidades Los contenedores pesados deben ser puestos en la base del carro para asiacute procurar maacutexima estabilidad Cuando se saca un libro de un estante los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atraacutes para que el lomo del libro a retirar quede expuesto y asiacute pueda ser sacado tomando las tapas y no la parte superior o la cofia
IDENTIFICACIOacuteN Y CLASIFICACIOacuteN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Se debe examinar y clasificar un solo contenedor de documentos a la vez para determinar sus necesidades de almacenamiento y acceso (Figura 2) En algunas colecciones de documentos como las de archivo la disposicioacuten original de eacutestos en la caja o en la carpeta se debe mantener por el valor asociado de la coleccioacuten Las series de grupos y subgrupos en esas colecciones ilustran como una persona creoacute usoacute y conceptualizoacute los materiales de investigacioacuten y los relacionoacute Cuando una carpeta se saca de una caja su ubicacioacuten debe ser sentildealada con una etiqueta de pH neutro Marcar adecuadamente evita el archivar en lugares inadecuados Una sola carpeta a la vez debe ser abierta completamente y examinada en la mesa de trabajo Si el contenedor o la carpeta estaacute desbordada de documentos dantildeada o no tiene los materiales o dimensiones adecuados debe ser reemplazada Toda la informacioacuten obtenida debe ser transferida al contenedor reemplazante En algunos casos los viejos contenedores aacutecidos o con materiales extrantildeos pueden tener un valor intriacutenseco y deben ser conservados pero aislados en envoltorios protectores El criterio de retencioacuten u orden de los materiales debe hacerse consultando a expertos apropiados tales como archivistas historiadores curadores y conservadores Si una carpeta es demasiado pequentildea el documento no debe ser alterado doblaacutendolo o cortaacutendolo sino que debe ser transferido a una carpeta apropiada o a un sistema de almacenamiento de mayor tamantildeo
Examinando Documentos
Durante la examinacioacuten y uso de documentos hay que cuidar que las lapiceras libros de apuntes o las cajas no se encuentren sobre ellos Cada documento debe ser evaluado por separado para determinar su tipo y tamantildeo si es original funciona como archivo original copia maestra o copia de uso Cada vez que sea posible se debe identificar los componentes estructurales de los documentos del archivo original dado que los elementos sustentados el substrato formato y la cantidad determinaraacuten las caracteriacutesticas del almacenamiento Por ejemplo los documentos aacutecidos como recortes de perioacutedico deben estar protegidos por separado y aislados de los documentos adyacentes para prevenir la migracioacuten de la acidez Se pueden reemplazar con copias fotocopiando el original en un papel con un tamponado alcalino Las condiciones fiacutesicas tambieacuten afectan el almacenaje y la manipulacioacuten de los documentos
Manipulando Documentos
Los documentos deben ser manipulados tan poco y tan cuidadosamente como sea posible para evitar dantildeos Las manos y los guantes se deben lavar frecuentemente para intentar no transferir los aceites del cuerpo y la suciedad Para dar vuelta un documento se le coloca (siempre de a uno) dentro de una carpeta se cierra se da vuelta y reabre por el reverso Cuando un documento no tiene elementos sustentados friables un cartoacuten puede deslizarse por atraacutes un segundo cartoacuten puede ponerse por delante y todo el conjunto darse vuelta Los documentos con elementos sustentados friables pero con sustrato resistente se pueden levantar por las esquinas opuestas aunque es mejor usar un soporte como una carpeta un secante o un cartoacuten bajo todos los documentos durante la manipulacioacuten o el movimiento
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
Figura 1 Scelidosaurus harrisonii copy Museo Nacional de Historia Natural Smithsonian Institution 1998 Scelidosaurus harrisonii Owen Ilustracioacuten de fines SXIX pluma y tinta en papel con trama tejida de peso regular 50cm x 94cm (19 58 x 36 34) Coleccioacuten de Ilustraciones de Dinosaurios de OC Marsh Departamento de Paleobiologiacutea Museo de Historia Natural Smithsonian Institution
VALOR
Los documentos originales sobre papel pueden tener diversos elementos sustentados (ej grafito tinta acuarela) y formatos (ej hojas sueltas mapas enrollados o libros de registro) Estos documentos tienen un valor informativo intriacutenseco y evidencial por ejemplo un documento excepcionalmente raro en su forma estilo o materia puede tener un alto valor intriacutenseco mientras que un documento que provea datos legales cientiacuteficos o histoacutericos puede tener un valor evidencial si el estado del substrato elemento sustentado y formato no han sido alterados radicalmente por modificaciones y deterioros El valor asociado de un documento deriva de la forma en que fue creado o coleccionado por ciertos cientiacuteficos ilustradores o los habitantes regionales
Los documentos originales tienen mayor valor que las copias aunque estas uacuteltimas son extremadamente uacutetiles para proveer acceso a las colecciones Si todo lo que nos queda es un copia eacutesta funciona como archivo original Esto significa que debe ser protegida junto con los otros documentos originales y se debe optimizar las praacutecticas de manipulacioacuten y almacenamiento para prevenir futuras peacuterdidas de informacioacuten
Hay muchas categoriacuteas de documentos originales los originales de un determinado periacuteodo los archivos originales o los maestros originales por ejemplo una ilustracioacuten cientiacutefica puede ser un dibujo original de un determinado periacuteodo si es copiado para una publicacioacuten el proceso fotograacutefico puede producir un negativo original y varias impresiones fotograacuteficas contemporaneas
En muchas colecciones es posible encontrar originales de eacutepoca (el dibujo original y el negativo maestro original y una o maacutes fotografiacuteas originales maestras) asiacute como otras copias o reproducciones Dependiendo de las circunstancias cualquiera de estos documentos que fuera el uacutenico ejemplar que sobrevive de una coleccioacuten debe ser llamado archivo original Los archivos originales deben ser duplicados para preservar el negativo maestro y la duplicacioacuten o impresioacuten del negativo maestro Cada archivo original y maestro debe ser guardado en las condiciones maacutes apropiadas y oacuteptimas La duplicacioacuten del negativo maestro se utiliza para generar usos o servicios de copias para el acceso general Dentro de una institucioacuten debe ser alentada la estandarizacioacuten de las condiciones y los procedimientos (Ogden 1994)
USO
Los documentos pueden encontrarse en colecciones de museos e instituciones de investigacioacuten o pueden ser albergados en depositarios auxiliares como bibliotecas archivos y colecciones privadas Cada uno de estos depositarios puede usar estos documentos de una manera ligeramente diferente Los planes de preservacioacuten pueden variar dependiendo de la naturaleza y misioacuten del depositario (ver la Literatura Citada y las Lecturas Sugeridas) Los documentos son comuacutenmente usados para ser examinados verificados publicados hacerlos circular o exhibir en forma negligente El frecuente uso indiscriminado y descuidado somete a los documentos originales a un alto riesgo de peacuterdida de informacioacuten valor intriacutenseco y evidente
RIESGO
Los documentos corren el riesgo de deteriorarse dantildearse y perderse no solo por su mal uso sino tambieacuten por su inherente inestabilidad las malas condiciones ambientales de almacenamiento y de manipulacioacuten En las siguientes secciones de este capiacutetulo estaacuten bosquejados los factores especiacuteficos de riesgo a los que estaacuten expuestos los documentos y las colecciones En un programa de preservacioacuten amplio se deberiacutea considerar la estimacioacuten de riesgo prevencioacuten y manejo de colecciones Dicho programa puede reducir el peligro de deterioro y peacuterdida de documentos
Cualquier depositario puede desarrollar un programa preventivo de cuidado para reducir los riesgos planteando planes de preservacioacuten reformateo control ambiental mantenimiento de la coleccioacuten tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento En Apeacutendice I se sintetiza cada una de las responsabilidades claves y esenciales para una aproximacioacuten sistemaacutetica a la preservacioacuten de los documentos Los planes de preservacioacuten pueden comenzar con una serie de pasos simples muchos de los cuales pueden ser iniciados raacutepidamente y con un gran efecto En Apeacutendice II se da una lista de ejemplos de acciones de preservacioacuten que pueden ser implementadas inmediatamente con bajo costo y alto impacto En particular los planes de preservacioacuten deberiacutean ser incorporados desde el principio en los procedimientos usados para procesar organizar describir y catalogar colecciones de documentos
EVALUACIOacuteN
Los planes de preservacioacuten deberiacutean incluir el desarrollo de un presupuesto para materiales equipamiento personal y entrenamiento La prioridad de la preservacioacuten en los informes deberiacutea conducir a comparar varias colecciones y clasificar cada una sobre la base de su valor uso y riesgo relativo con respecto a las otras Es necesario hacer el seguimiento de muestras de colecciones (elegidas por su prioridad en la preservacioacuten)es necesario para estimar el tamantildeo y la cantidad de los diferentes formatos sustratos y elementos sustentados de los documentos de una coleccioacuten Basados en estas observaciones deben ser seleccionadas las protecciones adecuadas carpetas contenedores muebles para depoacutesito archivo de datos materiales para reformateo y procedimientos (Figura 2)
El personal debe ser entrenado para comprender las funciones mas importantes en los planes de preservacioacuten y evaluacioacuten control ambiental y monitoreo Sin embargo uno de los primeros pasos es el aprender a identificar los componentes estructurales de colecciones dado que esto posibilita la evaluacioacuten de la estabilidad relativa de los
diferentes documentos basaacutendose en sus propiedades fiacutesicas o quiacutemicas inherentes Estos factores internos (o inherentes) de deterioro son a su turno afectados por factores externos (o del entorno) y por la manipulacioacuten y las condiciones de almacenamiento
COMPONENTES ESTRUCTURALES DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos de papel son materiales compuestos Algunas de las categoriacuteas generales de documentos de papel encontrados en colecciones incluyen textos ( manuscritos o escritos a maacutequina impresiones comerciales efiacutemeras o voluacutemenes encuadernados)o documentos pictoacutericos (dibujos pinturas o grabados de ilustraciones cientiacuteficas) Las siguientes descripciones geneacutericas muestran como diferentes clases de documentos pueden tener similares caracteriacutesticas que afectan su preservacioacuten y su almacenamiento
IMPRESIONES OFFSET RECORTES DE DIARIO PANFLETOS
Estos documentos generalmente encontrados en grandes cantidades tienen solamente un valor informativo De todos modos pueden tener un valor adicional si son archivos originales Debido al uso intensivo y a sus componentes inestables pueden tener un alto riesgo de peacuterdida Mientras que estos documentos generalmente contienen elementos sustentados estables en base de aceite y solvente o tintas termo sensibles los substratos en los cuales estaacuten impresos suelen ser papeles aacutecidos o con revestimientos vulnerables Los documentos son de una u otra forma susceptibles a sufrir dantildeos por sus problemas inherentes del entorno o por su manipulacioacuten por ello deben ser guardados individualmente o en pequentildeas cantidades en sobres o carpetas de material neutro dentro de cajas de archivo de material tamponado ya sea horizontal o verticalmente Para dar acceso a investigadores estos documentos pueden ser copiados usando teacutecnicas econoacutemicas como fotocopias de bajo poder de resolucioacuten Si los documentos son archivos originales deberiacutean estar protegidos de la manipulacioacuten frecuente fotocopiaacutendolos una sola vez en un papel de archivo de buena calidad lo que preserva la copia maestra de las subsiguientes fotocopias que se puedan hacer
NOTAS DE CAMPO CORRESPONDENCIA MANUSCRITOS
Estos documentos generalmente son originales y uacutenicos lo que aumenta su valor intriacutenseco Pueden tambieacuten tener un alto valor evidencial especialmente si contienen datos no estudiados Los elementos sustentados inestables constituyen un riesgo para estos documentos (laacutepices o tintas friables aacutecidas o fungitivas) Mientras estos documentos tienen frecuentemente un tamantildeo similar (carta o legal) suelen estar en carpetas entre hojas muy finas o unidos por broches o adhesivo lo que dificulta su manipulacioacuten Estos documentos deben ser guardados en contenedores individuales libres de aacutecido o en carpetas dentro de cajas verticales u horizontales de material tamponado alcalino Si son muy usados se deben microfilmar
ILUSTRACIONES MAPAS ENSAYOS DE PUBLICACIONES
Muchos de estos documentos son originales y uacutenicos y a menudo con un valor intriacutenseco y esteacutetico Pueden correr alto riesgo por muacuteltiples razones son muy usados y frecuentemente son solicitados para publicaciones o exposiciones El elemento sustentado puede ser laacutepiz tinta acuarela o guache y pueden estar sucios resquebrajados o decolorados Algunos elementos sutentados son potencialmente incompatibles con algunos sustratos como ex libris fijados con adhesivos inestables Los sustratos de los documentos pueden ser desde papel de calco a cartones aacutecidos que se arrugan rompen quiebran o decoloran debido a su inestabilidad inherente (fallas inherentes) y su uso intenso (Figura 1) Su tamantildeo puede variar desde el boceto de un alga unicelular hasta un dibujo en escala real de un hueso de dinosaurio Estos documentos originales deben ser almacenados en carpetas o montajes de pH neutro o tamponado alcalino en cajas de archivo de material tamponado alcalino o cajones poco profundos hechos con materiales apropiados (ver von Endt 1995) Dado que el detalle y color en ilustraciones de flora y fauna son aspectos que pueden ser importantes los documentos que son maacutes valiosos de mayor uso y mayor riesgo deberiacutean ser copiados usando procesos de alta resolucioacuten permanente disponibles para transparencias de gran formato
COPIAS
Podemos encontrar copias en papel film cinta de video CD o disquette Algunos de estos formatos pueden ser documentos originales (ver Calmes 1995Norris 1995 Nugent 1995 Nishimura 1995) Durante la evaluacioacuten de estas colecciones los sustratos elementos sutentados y formatos de originales deben ser distinguidos de las copias duplicados facsiacutemiles u otras versiones reformateadas
Los planes de preservacioacuten y sus acciones subsecuentes deben estar basados en la comprensioacuten de la naturaleza inherente de los documentos originales para asiacute determinar coacutemo se deterioran y coacutemo deben ser manipulados protegidos y guardados
DETERIORO INHERENTE DE LOS DOCUMENTOS
Muchos documentos son inherentemente autodestructivos dado que sus propiedades fiacutesicas y quiacutemicas son reactivas e inestables La estabilidad relativa de estos documentos puede ser anticipada si se conoce la estructura del sustrato elemento sustentado y formato
SUSTRATOS
Los papeles hechos antes de la Revolucioacuten Industrial tienden a ser relativamente estables porque fueron hechos artesanalmente utilizando buenos procesos de formacioacuten (teacutecnicas de manufacturacioacuten) y buena materia prima (los ingredientes con que el papel estaacute hecho) Estos papeles fueron hechos a partir de fibras de papel inmersas en agua distribuidas de manera homogenea en moldes para papel En occidente los primeros papeles fueron hechos a partir de fibras derivadas de trapos de lino o algodoacuten y generalmente se encolaron con gelatina o un aditivo similar para aumentar su resistencia y prevenir el sangramiento de las tintas Estos papeles eran fuertes porque sus materiales eran fiacutesica y quiacutemicamente estables y las fibras teniacutean buena capacidad para entrecruzarse y crear enlaces
A mediados del siglo XIX la cantidad de papel aumentoacute debido a las nuevas teacutecnicas de produccioacuten pero la calidad disminuyoacute debido a los cambios en los procesos de fabricacioacuten de materias primas El papel se comenzoacute a fabricar en maacutequinas con cintas continuas las que alineaban las fibras de papel en el sentido de la cinta creando un grano o direccioacuten de la fibra Un grano pronunciado puede disminuir el entrecruzamiento y enlace de las fibras y asiacute reducir la resistencia y la estabilidad dimensional de la hoja Asimismo puede ser mas faacutecilmente deformable y rasgable en direccioacuten paralela a la fibra El proceso de formacioacuten de esta nueva pulpa tambieacuten debilita la estructura de la fibra y sus enlaces
Para responder al incremento de las demandas de papel los fabricantes encontraron nuevas fuentes de fibras como la madera La pasta mecaacutenica de madera fue utilizada primero y se caracterizoacute por tener pedacitos de fibras cortas que forman un papel color entre crema y marroacuten Este papel es aacutecido se decolora y se vuelve quebradizo Posteriormente se desarrolloacute la pasta quiacutemica Este proceso da como resultado fibras menos aacutecidas y maacutes largas las que tienen mejores propiedades de entrecruzamiento que la pasta anterior Los ingredientes aacutecidos como la lignina en la pasta mecaacutenica el alumbre- resina en el encolado y los blanqueadores clorados usados en las pastas quiacutemicas pueden ser la causa de la decoloracioacuten y el debilitamiento de estos papeles en el tiempo (Gunter 1978)
Existen varias pruebas para determinar el grado de acidez del papel identificar sus fibras aditivos y caracterizar su fuerza y su color (Birgus 1995 Van Hitoacuten 1985 van der Reden 1992b) Generalmente los papeles decolorados y quebradizos como los papeles de diario o cartones de ilustracioacuten son poco permanentes y tienen poca durabilidad Estos papeles y cartones deben ser sostenidos y manipulados con gran cuidado para asiacute prevenir rasgados y roturas del sustrato particularmente en la direccioacuten del grano o a lo largo de los dobleces y pliegues Ademaacutes los papeles aacutecidos incluso aquellos utilizados para fabricar sobres y carpetas de regular calidad pueden decolorar documentos adyacentes
ELEMENTOS SUSTENTADOS
Algunos elementos sustentados en los documentos de papel son inestables el laacutepiz grafito es friable y puede manchar las pinturas como el guache o la teacutempera se pueden agrietar y escamar y las acuarelas tienen colorantes y anilinas fugitivas que se pueden decolorar en presencia de luz Esto tambieacuten puede suceder con la tinta de laacutepices de punta de fieltro o boliacutegrafos La tinta puede correrse o sangrar transferirse o migrar hacia la parte de atraacutes de los documentos y mancharlos Las tintas aacutecidas como la ferrogaacutelica (tinta producida por reaccioacuten del acido taacutenico con una sal de hierro) puede desintegrar el substrato del documento
FORMATOS
Frecuentemente se agrupan documentos de diferente tamantildeos y formas sujetos por distintos elementos clips para papel grapas alfileres bandas de goma cintas adhesivas o adhesivos Estos sujetadores pueden romper o manchar los documentos
Los formatos de los voluacutemenes encuadernados (incluyendo folios panfletos cuadernillos y libros) consisten en un block de texto en una encuadernacioacuten de papel tela cuero plaacutestico u otros materiales que estaacuten unidos con adhesivos o por otros meacutetodos Las gomas hilos grapas pueden romper combar resquebrajar y
eventualmente dar inicio al desprendimiento y peacuterdida de la tapas El cuero (todo la mitad o un cuarto de los enlaces) puede reaccionar con el azufre del entorno produciendo pudricioacuten roja (desintegracioacuten pulvurulenta del cuero) la que puede contaminar y debilitar los enlaces
DETERIORO POR FACTORES AMBIENTALES
Los factores del entorno pueden iniciar severos dantildeos y deterioros especialmente en documentos inherentemente estables En Apeacutendice III se mencionan algunos ejemplos y tambieacuten distintos niveles de acciones Los problemas se exacerban por los agentes de deterioro del entorno luz temperatura y humedad incorrectas polucioacuten y pestes
LUZ
La luz natural incandescente o fluorescente causa reacciones oxidativas y cambios quiacutemicos que pueden debilitar y oscurecer algunos papeles aacutecidos (ej recortes de perioacutedicos de papel de madera o papel de anotaciones con alumbre-resina) La luz tambieacuten puede decolorar papeles tentildeidos (ej manuscritos coloreados con azul) y algunos elementos sustentados (ej acuarelas y tintas) Estos cambios pueden suceder cuando los documentos estaacuten parcialmente tapados con otros materiales o cuando estaacuten expuestos en las paredes o son dejados sobre una mesa Los documentos con elementos sutentados fugitivos como manuscritos con laacutepices de punta de fieltro o ilustraciones hechas en acuarela deben ser expuestos durante poco tiempo y con bajos niveles de luz (con filtro o un bloqueo total de rayos UV) Estas precausiones son especialmente importantese para documentos que son expuestos tales como ilustraciones cientiacuteficas dibujadas en papel de pulpa de madera (que oscurece) y con elementos sustentados fugitivos ( que se decoloran) En estas situaciones los niveles de luz deben mantenerse entre 30-150lux por no maacutes de tres meses Los niveles de exposicioacuten y la duracioacuten son proporcionales El dantildeo por la luz es acumulativo e irreversible En Apeacutendice IV se resumen los dantildeos y el control de la luz
TEMPERATURA INCORRECTA
El incremento de la temperatura puede ser causado por el calor de la exposicioacuten a la luz durante la examinacioacuten uso exhibicioacuten o por el mal funsionamiento del sistema de acondicionamiento de la temperatura (Weintraub and Wolf 1995a y 1995b) Las temperaturas altas pueden disminuir la humedad relativa la que puede resecar los substratos elementos sustentados y adhesivos y puede causar deformaciones roturas o arrugas en los documentos Hay que tener particular cuidado con los documentos que estaacuten compuestos por dos o maacutes materiales ya que eacutestos pueden responder de manera diferente frente a cambios de humedad y temperatura Estas variaciones pueden causar rasgaduras distorciones y roturas no deseadas
HUMEDAD RELATIVA INCORRECTA
Un aumento de la humedad relativa puede causar deformaciones y arrugas en los papeles Las hojas con encolado se pueden pegar y cuando posteriormente se intenta separarlos es posible perder material de la superficie La humedad relativa alta aumenta el riesgo y la velocidad de aparicioacuten de manchas y el debilitamiento estructural debido a ciertas reacciones de hidroacutelisis con ciertos componentes orgaacutenicos
e inorgaacutenicos que pueden conducir a la formacioacuten de aacutecidos Estos cambios quiacutemicos pueden causar decoloraciones localizadas ej de impurezas metaacutelicas visibles en forma de pequentildeas manchas marroacuten (foxing) o el crecimiento de hongos que pueden ser destructivos y toacutexicos para los documentos y para quienes trabajan con ellos
POLUCIOacuteN
Los aacutecidos volaacutetiles de la polucioacuten atmosfeacuterica de los muebles de almacenaje o contenedores de madera pueden causar decoloracioacuten y friabilidad de los substratos y elementos sustentados Las partiacuteculas que circulan a traveacutes de un medio de ventilacioacuten sin filtros pueden depositar tizne suciedad o polvo abrasivo sobre los documentos u otras superficies
PESTES
Los hongos insectos y roedores pueden manchar y consumir material orgaacutenico y debastar las colecciones Las evidencias de infecciones pueden ser agujeros dejados por gusanos manchas de moscas superficies comidas o excremento Una infeccioacuten activa requiere de respuesta inmediata tal como la limpieza o el aislamiento de los documentos contaminados por lo que debe contactarse inmediatamente a un conservador de papel y a un experto en pestes que esteacute familiarizado con la manipulacioacuten de documentos
PREVENCIOacuteN
Para salvaguardarse de todos los problemas descritos anteriormente las aacutereas usadas para la investigacioacuten y el depoacutesito deben mantenerse limpias y libres de comida y bebida ya que esto puede causar manchas y atraer las plagas Los documentos deben ser expuestos a la luz por periacuteodos cortos (1 a 3 meses) auacuten en niveles bajos (3 a 15 pies de candela) Debe filtrarse la radiacioacuten UV y no olvidar que la luz visible tambieacuten causa dantildeos a las colecciones
La temperatura y la humedad relativa deben mantenerse constantes dado que las fluctuaciones pueden aumentar el riesgo de dantildeos en los documentos aumentando la velocidad de movimientos de contraccioacuten y expansioacuten lo que crea tensiones y distorciones en los documentos Las reacciones quiacutemicas que llevan a a la decoloracion y la friabilidad tambieacuten se ven afectadas por los niveles incorrectos de HR y Tdeg La mayoriacutea de los expertos recomiendan seleccionar un punto especiacutefico constante entre 16deg - 22deg C (60deg - 72deg F) y 30-55 HR (Appelebaum 1991 Bachmann 1992 Ellis 1992 Hamburg 1992 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993) Cuanto maacutes baja sea la temperatura la humedad relativa y la luz maacutes lento seraacute el deterioro Oacuteptimas condiciones de ilumunacioacuten humedad (30 - 35HR)y depoacutesitos friacuteos (16deg - bajo 18deg C [60deg - bajo 0deg F]) pueden aumentar considerablemente la vida de las colecciones siempre que eacutestas no sean retiradas de los depoacutesitos con dichas condiciones Buenas teacutecnicas y materiales de almacenamiento pueden brindar una proteccioacuten adicional en caso de moderadas fluctuaciones ambientales de corta duracioacuten En Apeacutendices III-VI se suguieren opciones apropiadas para el cuidado preventivo de las colecciones de documentos
DETERIORO POR ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIOacuteN
El agente de peligro mas comuacuten para los documentos son los seres humanos Los investigadores y el personal deben lavarse las manos antes de tocar los documentos porque los aceites de la piel pueden dejar impresiones digitales irreversibles Se debe evitar la manipulacioacuten de documentos sin guantes Los sustratos de papel deben ser provistos de un soporte y para darlos vuelta se deben usar sus propias carpetas Los documentos pueden deteriorarse debilitarse o rasgarse irreversiblemente por causa de malos haacutebitos como presionar los documentos mientras se toman notas o usar sujetadores inapropiados que pueden causar manchas permanentes Los documentos tambieacuten pueden dantildearse por la utilizacioacuten de malas teacutecnicas de proteccioacuten materiales aacutecidos y adhesivos inestables
TEacuteCNICAS DE ALMACENAMIENTO INAPROPIADAS
El plano de los documentos se puede distorsionar cuando estos estaacuten guardados en cajas carpetas o estantes demasiado llenos muy vaciacuteos u ocupados de manera inadecuada Estas distorsiones pueden convertirse en estructurales (pliegues arrugas o curvaturas) Los documentos guardados verticalmente pueden combarse en la base de la carpeta o del contenedor y quebrarse para evitar eacutesto deben llenarse las aacutereas vacias insertando un soporte entero de cartoacuten o cuntildeas Si se fuerzan los documentos para ser metidos y sacados de los contenedores repletos se pueden causar rasgaduras o roturas
MATERIALES INAPROPIADOS PARA PROTECCIOacuteN
Los documentos pueden decolorarse no solo por la acidez de sus impurezas inherentes sino tambieacuten por los materiales aacutecidos de proteccioacuten Los contenedores de mala calidad contienen plastificantes volaacutetiles que causan la adhesioacuten de eacutestos a los documentos y el corrimiento del elemento sustentado (Baker 1995) Los sobres y las carpetas de mala calidad contienen aacutecidos volaacutetiles que producen la decoloracioacuten en documentos adyacentes Los aacutecidos de los paspartuacutes causan una decoloracioacuten llamada quemado de montaje al rededor de los bordes de las ilustraciones El microclima en el interior de las enmarcaciones puede causar liacuteneas color marroacuten debido a la decoloracioacuten de la madera o del cartoacuten coarrugado aacutecido usado de respaldo (Birgus 1995 Hatchfield 1995)
ADHESIVOS INAPROPIADOS
Los documentos a menudo se dantildean en el intento de ser reparados con materiales inadecuados tales como cintas adhesivas a presioacuten u otros adhesivos que pueden producir manchas traslucidez distorsiones y peacuterdida de substrato en la superficie Las cintas adhesivas a presioacuten pueden ser la causa del sangramientos de los elementos sustentados y las cintas que se activan con humedad pueden provocar deformaciones manchas o irregularidad en la superficie Las cintas activadas con calor pueden causar bloqueo y decoloracioacuten mientras que los restos de adhesivo pueden tornarse pegajosos quebradizos o friables y causar adhesioacuten abrasiones manchas contracciones y distorciones en los documentos
INTERVENCIOacuteN
Para asegurar una limpieza y tratamiento adecuado en los documentos debe contactarse un conservador El equipo puede realizar algunas acciones baacutesicas siempre que esteacute entrenado y trabaje bajo la supervizacioacuten de un conservador (Apeacutendice III) En Apeacutendice V se nombran buenos materiales y teacutecnicas para proteger en envoltorios y contenedores de medidas estaacutendares En Apeacutendice VI se da una lista de las praacutecticas comunes que pueden poner en peligro los documentos y las colecciones asiacute como tambieacuten las alternativas apropiadas que pueden mejorar la preservacioacuten de eacutestos La mayor parte de los agentes de deterioro pueden ser controlados o desacelerados mediante el uso de materiales y teacutecnicas para proteger los documentos ademaacutes de la realizacioacuten de procedimientos de mantenimiento y manipulacioacuten apropiados
PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LAS COLECCIONES
La mantencioacuten de las colecciones es un aspecto importante dentro de lo que comprende la preservacioacuten pues eacutesta intenta estabilizar los documentos a traveacutes de una correcta manipulacioacuten y un buen almacenaje (Apeacutendice I) Los pasos de mantencioacuten de las colecciones deben estar desarrollados de acuerdo a la evaluacioacuten de los informes y lo formulado en poliacuteticas y guiacuteas escritas (Apeacutendice II) El mantenimiento deberiacutea incorporar el monitoreo perioacutedico del entorno y de las condiciones de los documentos (Figura 1) Se deberiacutean utilizar procedimientos estandarizados de almacenaje y opciones de preservacioacuten para proteccioacuten mobiliario archivo de datos y reformateo (Figura 2)
Para examinar los documentos durante la mantencioacuten se deben designar espacios de trabajo apropiados Para hacer maacutes accesibles los documentos a los usuarios podriacutean ser necesarias algunas teacutecnicas de estabilizacioacuten como la extraccioacuten de sujetadores aplanamiento y limpieza (Figura 3) Cabe considerar que algunos documentos requieren protecciones hechas a medida como las carpetas con tapas de cartoacuten libre de aacutecido o chaquetas y bandas para libros en polieacutester (Figura 4 y Figura 5)
Figura 2 Figura 3 Figura 4
Los principios y procedimientos de la mantencioacuten de las colecciones deberiacutean estar incorporados en todas las etapas del cuidado y procesos para las colecciones de documentos (Apeacutendice III-VI) Los procedimientos precisos para el mantenimiento de las colecciones deben desarrollarse de acuerdo a lo aconsejado por expertos apropiados tales como historiadores archivistas bibliotecarios y conservadores Por ejemplo los recursos deberiacutean ser asignados solamente a aquellos documentos que
han sido declarados por sus depositarios y tienen la misioacuten de aumentar la custodia legal
INSTALANDO UN LUGAR DE TRABAJO
Un lugar de trabajo debe estar permanentemente dedicado al mantenimiento de los proyectos para asegurar continuidad y cierta calidad Los requerimientos del espacio estaacuten determinados por la naturaleza tamantildeo cantidad y uso de los documentos su relacioacuten con los materiales y el mobiliario y las teacutecnicas de ingreso de datos y duplicacioacuten El aacuterea de trabajo debe tener un espacio adecuado para todo el instrumental necesario para el mantenimiento de las colecciones
Superficie de Trabajo y Suministros
La superficie de trabajo debe ser al menos dos veces la medida del documento maacutes grande y su carpeta o contenedor con lo que se espera tener espacio para acomodar este y otros materiales Dentro de las herramientas y suministros se deben incluir computadores caacutemaras formularios para ingreso de datos archivos laacutepices brochas espaacutetulas guantes broches de acero inoxidable papeles de pH neutro o tamponado alcalino cartones de soporte y secantes Ciertos suministros como bolsillos y envoltorios de laacutemina de polieacutester carpetas de pH neutro o tamponados alcalinos deben estar ordenados en la superficie de trabajo la cual al igual que las herramientas deben mantenerse limpias durante todo el tiempo Las superficies pueden estar cubiertas con secantes o con laacuteminas de polieacutester que pueden limpiarse o cambiarse cuando se ensucia Se deben usar guantes de algodoacuten limpios en presencia de documentos excepcionalmente sucios o altamente reactivos a los aceites del cuerpo Trabajar con documentos sucios puede requerir el uso de maacutescaras de proteccioacuten y la necesidad de lavar las manos y los guantes frecuentemente Si los documentos requieren una limpieza substancial humidificacioacuten aplanamiento o restauracioacuten se debe consultar a un conservador para que entrene al personal en los procedimientos baacutesicos o bien planifique un tratamiento completo en otro lugar
Transporte de Documentos
Para transportar de manera segura los documentos se debe despejar previamente los lugares de circulacioacuten superficies de trabajo y de almacenamiento Los documentos no deben sobresalir de los bordes de las carpetas cajones o bordes de mesas Se requiere el uso de las dos manos para manipular documentos y contenedores y si se va a mover material muy grande pesado fraacutegil o de difiacutecil acceso se necesita la asistencia de otra persona Los documentos o contenedores que son particularmente fraacutegiles o pesados deben llevar un a etiqueta de advertencia Los soportes riacutegidos o carros que estaacuten disentildeados para transportar cajas libros y documentos enrollados o enmarcados nunca se deben recargar y deben ser usados para transportar piezas de gran tamantildeo fraacutegiles pesadas o en numerosas cantidades Los contenedores pesados deben ser puestos en la base del carro para asiacute procurar maacutexima estabilidad Cuando se saca un libro de un estante los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atraacutes para que el lomo del libro a retirar quede expuesto y asiacute pueda ser sacado tomando las tapas y no la parte superior o la cofia
IDENTIFICACIOacuteN Y CLASIFICACIOacuteN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Se debe examinar y clasificar un solo contenedor de documentos a la vez para determinar sus necesidades de almacenamiento y acceso (Figura 2) En algunas colecciones de documentos como las de archivo la disposicioacuten original de eacutestos en la caja o en la carpeta se debe mantener por el valor asociado de la coleccioacuten Las series de grupos y subgrupos en esas colecciones ilustran como una persona creoacute usoacute y conceptualizoacute los materiales de investigacioacuten y los relacionoacute Cuando una carpeta se saca de una caja su ubicacioacuten debe ser sentildealada con una etiqueta de pH neutro Marcar adecuadamente evita el archivar en lugares inadecuados Una sola carpeta a la vez debe ser abierta completamente y examinada en la mesa de trabajo Si el contenedor o la carpeta estaacute desbordada de documentos dantildeada o no tiene los materiales o dimensiones adecuados debe ser reemplazada Toda la informacioacuten obtenida debe ser transferida al contenedor reemplazante En algunos casos los viejos contenedores aacutecidos o con materiales extrantildeos pueden tener un valor intriacutenseco y deben ser conservados pero aislados en envoltorios protectores El criterio de retencioacuten u orden de los materiales debe hacerse consultando a expertos apropiados tales como archivistas historiadores curadores y conservadores Si una carpeta es demasiado pequentildea el documento no debe ser alterado doblaacutendolo o cortaacutendolo sino que debe ser transferido a una carpeta apropiada o a un sistema de almacenamiento de mayor tamantildeo
Examinando Documentos
Durante la examinacioacuten y uso de documentos hay que cuidar que las lapiceras libros de apuntes o las cajas no se encuentren sobre ellos Cada documento debe ser evaluado por separado para determinar su tipo y tamantildeo si es original funciona como archivo original copia maestra o copia de uso Cada vez que sea posible se debe identificar los componentes estructurales de los documentos del archivo original dado que los elementos sustentados el substrato formato y la cantidad determinaraacuten las caracteriacutesticas del almacenamiento Por ejemplo los documentos aacutecidos como recortes de perioacutedico deben estar protegidos por separado y aislados de los documentos adyacentes para prevenir la migracioacuten de la acidez Se pueden reemplazar con copias fotocopiando el original en un papel con un tamponado alcalino Las condiciones fiacutesicas tambieacuten afectan el almacenaje y la manipulacioacuten de los documentos
Manipulando Documentos
Los documentos deben ser manipulados tan poco y tan cuidadosamente como sea posible para evitar dantildeos Las manos y los guantes se deben lavar frecuentemente para intentar no transferir los aceites del cuerpo y la suciedad Para dar vuelta un documento se le coloca (siempre de a uno) dentro de una carpeta se cierra se da vuelta y reabre por el reverso Cuando un documento no tiene elementos sustentados friables un cartoacuten puede deslizarse por atraacutes un segundo cartoacuten puede ponerse por delante y todo el conjunto darse vuelta Los documentos con elementos sustentados friables pero con sustrato resistente se pueden levantar por las esquinas opuestas aunque es mejor usar un soporte como una carpeta un secante o un cartoacuten bajo todos los documentos durante la manipulacioacuten o el movimiento
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
USO
Los documentos pueden encontrarse en colecciones de museos e instituciones de investigacioacuten o pueden ser albergados en depositarios auxiliares como bibliotecas archivos y colecciones privadas Cada uno de estos depositarios puede usar estos documentos de una manera ligeramente diferente Los planes de preservacioacuten pueden variar dependiendo de la naturaleza y misioacuten del depositario (ver la Literatura Citada y las Lecturas Sugeridas) Los documentos son comuacutenmente usados para ser examinados verificados publicados hacerlos circular o exhibir en forma negligente El frecuente uso indiscriminado y descuidado somete a los documentos originales a un alto riesgo de peacuterdida de informacioacuten valor intriacutenseco y evidente
RIESGO
Los documentos corren el riesgo de deteriorarse dantildearse y perderse no solo por su mal uso sino tambieacuten por su inherente inestabilidad las malas condiciones ambientales de almacenamiento y de manipulacioacuten En las siguientes secciones de este capiacutetulo estaacuten bosquejados los factores especiacuteficos de riesgo a los que estaacuten expuestos los documentos y las colecciones En un programa de preservacioacuten amplio se deberiacutea considerar la estimacioacuten de riesgo prevencioacuten y manejo de colecciones Dicho programa puede reducir el peligro de deterioro y peacuterdida de documentos
Cualquier depositario puede desarrollar un programa preventivo de cuidado para reducir los riesgos planteando planes de preservacioacuten reformateo control ambiental mantenimiento de la coleccioacuten tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento En Apeacutendice I se sintetiza cada una de las responsabilidades claves y esenciales para una aproximacioacuten sistemaacutetica a la preservacioacuten de los documentos Los planes de preservacioacuten pueden comenzar con una serie de pasos simples muchos de los cuales pueden ser iniciados raacutepidamente y con un gran efecto En Apeacutendice II se da una lista de ejemplos de acciones de preservacioacuten que pueden ser implementadas inmediatamente con bajo costo y alto impacto En particular los planes de preservacioacuten deberiacutean ser incorporados desde el principio en los procedimientos usados para procesar organizar describir y catalogar colecciones de documentos
EVALUACIOacuteN
Los planes de preservacioacuten deberiacutean incluir el desarrollo de un presupuesto para materiales equipamiento personal y entrenamiento La prioridad de la preservacioacuten en los informes deberiacutea conducir a comparar varias colecciones y clasificar cada una sobre la base de su valor uso y riesgo relativo con respecto a las otras Es necesario hacer el seguimiento de muestras de colecciones (elegidas por su prioridad en la preservacioacuten)es necesario para estimar el tamantildeo y la cantidad de los diferentes formatos sustratos y elementos sustentados de los documentos de una coleccioacuten Basados en estas observaciones deben ser seleccionadas las protecciones adecuadas carpetas contenedores muebles para depoacutesito archivo de datos materiales para reformateo y procedimientos (Figura 2)
El personal debe ser entrenado para comprender las funciones mas importantes en los planes de preservacioacuten y evaluacioacuten control ambiental y monitoreo Sin embargo uno de los primeros pasos es el aprender a identificar los componentes estructurales de colecciones dado que esto posibilita la evaluacioacuten de la estabilidad relativa de los
diferentes documentos basaacutendose en sus propiedades fiacutesicas o quiacutemicas inherentes Estos factores internos (o inherentes) de deterioro son a su turno afectados por factores externos (o del entorno) y por la manipulacioacuten y las condiciones de almacenamiento
COMPONENTES ESTRUCTURALES DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos de papel son materiales compuestos Algunas de las categoriacuteas generales de documentos de papel encontrados en colecciones incluyen textos ( manuscritos o escritos a maacutequina impresiones comerciales efiacutemeras o voluacutemenes encuadernados)o documentos pictoacutericos (dibujos pinturas o grabados de ilustraciones cientiacuteficas) Las siguientes descripciones geneacutericas muestran como diferentes clases de documentos pueden tener similares caracteriacutesticas que afectan su preservacioacuten y su almacenamiento
IMPRESIONES OFFSET RECORTES DE DIARIO PANFLETOS
Estos documentos generalmente encontrados en grandes cantidades tienen solamente un valor informativo De todos modos pueden tener un valor adicional si son archivos originales Debido al uso intensivo y a sus componentes inestables pueden tener un alto riesgo de peacuterdida Mientras que estos documentos generalmente contienen elementos sustentados estables en base de aceite y solvente o tintas termo sensibles los substratos en los cuales estaacuten impresos suelen ser papeles aacutecidos o con revestimientos vulnerables Los documentos son de una u otra forma susceptibles a sufrir dantildeos por sus problemas inherentes del entorno o por su manipulacioacuten por ello deben ser guardados individualmente o en pequentildeas cantidades en sobres o carpetas de material neutro dentro de cajas de archivo de material tamponado ya sea horizontal o verticalmente Para dar acceso a investigadores estos documentos pueden ser copiados usando teacutecnicas econoacutemicas como fotocopias de bajo poder de resolucioacuten Si los documentos son archivos originales deberiacutean estar protegidos de la manipulacioacuten frecuente fotocopiaacutendolos una sola vez en un papel de archivo de buena calidad lo que preserva la copia maestra de las subsiguientes fotocopias que se puedan hacer
NOTAS DE CAMPO CORRESPONDENCIA MANUSCRITOS
Estos documentos generalmente son originales y uacutenicos lo que aumenta su valor intriacutenseco Pueden tambieacuten tener un alto valor evidencial especialmente si contienen datos no estudiados Los elementos sustentados inestables constituyen un riesgo para estos documentos (laacutepices o tintas friables aacutecidas o fungitivas) Mientras estos documentos tienen frecuentemente un tamantildeo similar (carta o legal) suelen estar en carpetas entre hojas muy finas o unidos por broches o adhesivo lo que dificulta su manipulacioacuten Estos documentos deben ser guardados en contenedores individuales libres de aacutecido o en carpetas dentro de cajas verticales u horizontales de material tamponado alcalino Si son muy usados se deben microfilmar
ILUSTRACIONES MAPAS ENSAYOS DE PUBLICACIONES
Muchos de estos documentos son originales y uacutenicos y a menudo con un valor intriacutenseco y esteacutetico Pueden correr alto riesgo por muacuteltiples razones son muy usados y frecuentemente son solicitados para publicaciones o exposiciones El elemento sustentado puede ser laacutepiz tinta acuarela o guache y pueden estar sucios resquebrajados o decolorados Algunos elementos sutentados son potencialmente incompatibles con algunos sustratos como ex libris fijados con adhesivos inestables Los sustratos de los documentos pueden ser desde papel de calco a cartones aacutecidos que se arrugan rompen quiebran o decoloran debido a su inestabilidad inherente (fallas inherentes) y su uso intenso (Figura 1) Su tamantildeo puede variar desde el boceto de un alga unicelular hasta un dibujo en escala real de un hueso de dinosaurio Estos documentos originales deben ser almacenados en carpetas o montajes de pH neutro o tamponado alcalino en cajas de archivo de material tamponado alcalino o cajones poco profundos hechos con materiales apropiados (ver von Endt 1995) Dado que el detalle y color en ilustraciones de flora y fauna son aspectos que pueden ser importantes los documentos que son maacutes valiosos de mayor uso y mayor riesgo deberiacutean ser copiados usando procesos de alta resolucioacuten permanente disponibles para transparencias de gran formato
COPIAS
Podemos encontrar copias en papel film cinta de video CD o disquette Algunos de estos formatos pueden ser documentos originales (ver Calmes 1995Norris 1995 Nugent 1995 Nishimura 1995) Durante la evaluacioacuten de estas colecciones los sustratos elementos sutentados y formatos de originales deben ser distinguidos de las copias duplicados facsiacutemiles u otras versiones reformateadas
Los planes de preservacioacuten y sus acciones subsecuentes deben estar basados en la comprensioacuten de la naturaleza inherente de los documentos originales para asiacute determinar coacutemo se deterioran y coacutemo deben ser manipulados protegidos y guardados
DETERIORO INHERENTE DE LOS DOCUMENTOS
Muchos documentos son inherentemente autodestructivos dado que sus propiedades fiacutesicas y quiacutemicas son reactivas e inestables La estabilidad relativa de estos documentos puede ser anticipada si se conoce la estructura del sustrato elemento sustentado y formato
SUSTRATOS
Los papeles hechos antes de la Revolucioacuten Industrial tienden a ser relativamente estables porque fueron hechos artesanalmente utilizando buenos procesos de formacioacuten (teacutecnicas de manufacturacioacuten) y buena materia prima (los ingredientes con que el papel estaacute hecho) Estos papeles fueron hechos a partir de fibras de papel inmersas en agua distribuidas de manera homogenea en moldes para papel En occidente los primeros papeles fueron hechos a partir de fibras derivadas de trapos de lino o algodoacuten y generalmente se encolaron con gelatina o un aditivo similar para aumentar su resistencia y prevenir el sangramiento de las tintas Estos papeles eran fuertes porque sus materiales eran fiacutesica y quiacutemicamente estables y las fibras teniacutean buena capacidad para entrecruzarse y crear enlaces
A mediados del siglo XIX la cantidad de papel aumentoacute debido a las nuevas teacutecnicas de produccioacuten pero la calidad disminuyoacute debido a los cambios en los procesos de fabricacioacuten de materias primas El papel se comenzoacute a fabricar en maacutequinas con cintas continuas las que alineaban las fibras de papel en el sentido de la cinta creando un grano o direccioacuten de la fibra Un grano pronunciado puede disminuir el entrecruzamiento y enlace de las fibras y asiacute reducir la resistencia y la estabilidad dimensional de la hoja Asimismo puede ser mas faacutecilmente deformable y rasgable en direccioacuten paralela a la fibra El proceso de formacioacuten de esta nueva pulpa tambieacuten debilita la estructura de la fibra y sus enlaces
Para responder al incremento de las demandas de papel los fabricantes encontraron nuevas fuentes de fibras como la madera La pasta mecaacutenica de madera fue utilizada primero y se caracterizoacute por tener pedacitos de fibras cortas que forman un papel color entre crema y marroacuten Este papel es aacutecido se decolora y se vuelve quebradizo Posteriormente se desarrolloacute la pasta quiacutemica Este proceso da como resultado fibras menos aacutecidas y maacutes largas las que tienen mejores propiedades de entrecruzamiento que la pasta anterior Los ingredientes aacutecidos como la lignina en la pasta mecaacutenica el alumbre- resina en el encolado y los blanqueadores clorados usados en las pastas quiacutemicas pueden ser la causa de la decoloracioacuten y el debilitamiento de estos papeles en el tiempo (Gunter 1978)
Existen varias pruebas para determinar el grado de acidez del papel identificar sus fibras aditivos y caracterizar su fuerza y su color (Birgus 1995 Van Hitoacuten 1985 van der Reden 1992b) Generalmente los papeles decolorados y quebradizos como los papeles de diario o cartones de ilustracioacuten son poco permanentes y tienen poca durabilidad Estos papeles y cartones deben ser sostenidos y manipulados con gran cuidado para asiacute prevenir rasgados y roturas del sustrato particularmente en la direccioacuten del grano o a lo largo de los dobleces y pliegues Ademaacutes los papeles aacutecidos incluso aquellos utilizados para fabricar sobres y carpetas de regular calidad pueden decolorar documentos adyacentes
ELEMENTOS SUSTENTADOS
Algunos elementos sustentados en los documentos de papel son inestables el laacutepiz grafito es friable y puede manchar las pinturas como el guache o la teacutempera se pueden agrietar y escamar y las acuarelas tienen colorantes y anilinas fugitivas que se pueden decolorar en presencia de luz Esto tambieacuten puede suceder con la tinta de laacutepices de punta de fieltro o boliacutegrafos La tinta puede correrse o sangrar transferirse o migrar hacia la parte de atraacutes de los documentos y mancharlos Las tintas aacutecidas como la ferrogaacutelica (tinta producida por reaccioacuten del acido taacutenico con una sal de hierro) puede desintegrar el substrato del documento
FORMATOS
Frecuentemente se agrupan documentos de diferente tamantildeos y formas sujetos por distintos elementos clips para papel grapas alfileres bandas de goma cintas adhesivas o adhesivos Estos sujetadores pueden romper o manchar los documentos
Los formatos de los voluacutemenes encuadernados (incluyendo folios panfletos cuadernillos y libros) consisten en un block de texto en una encuadernacioacuten de papel tela cuero plaacutestico u otros materiales que estaacuten unidos con adhesivos o por otros meacutetodos Las gomas hilos grapas pueden romper combar resquebrajar y
eventualmente dar inicio al desprendimiento y peacuterdida de la tapas El cuero (todo la mitad o un cuarto de los enlaces) puede reaccionar con el azufre del entorno produciendo pudricioacuten roja (desintegracioacuten pulvurulenta del cuero) la que puede contaminar y debilitar los enlaces
DETERIORO POR FACTORES AMBIENTALES
Los factores del entorno pueden iniciar severos dantildeos y deterioros especialmente en documentos inherentemente estables En Apeacutendice III se mencionan algunos ejemplos y tambieacuten distintos niveles de acciones Los problemas se exacerban por los agentes de deterioro del entorno luz temperatura y humedad incorrectas polucioacuten y pestes
LUZ
La luz natural incandescente o fluorescente causa reacciones oxidativas y cambios quiacutemicos que pueden debilitar y oscurecer algunos papeles aacutecidos (ej recortes de perioacutedicos de papel de madera o papel de anotaciones con alumbre-resina) La luz tambieacuten puede decolorar papeles tentildeidos (ej manuscritos coloreados con azul) y algunos elementos sustentados (ej acuarelas y tintas) Estos cambios pueden suceder cuando los documentos estaacuten parcialmente tapados con otros materiales o cuando estaacuten expuestos en las paredes o son dejados sobre una mesa Los documentos con elementos sutentados fugitivos como manuscritos con laacutepices de punta de fieltro o ilustraciones hechas en acuarela deben ser expuestos durante poco tiempo y con bajos niveles de luz (con filtro o un bloqueo total de rayos UV) Estas precausiones son especialmente importantese para documentos que son expuestos tales como ilustraciones cientiacuteficas dibujadas en papel de pulpa de madera (que oscurece) y con elementos sustentados fugitivos ( que se decoloran) En estas situaciones los niveles de luz deben mantenerse entre 30-150lux por no maacutes de tres meses Los niveles de exposicioacuten y la duracioacuten son proporcionales El dantildeo por la luz es acumulativo e irreversible En Apeacutendice IV se resumen los dantildeos y el control de la luz
TEMPERATURA INCORRECTA
El incremento de la temperatura puede ser causado por el calor de la exposicioacuten a la luz durante la examinacioacuten uso exhibicioacuten o por el mal funsionamiento del sistema de acondicionamiento de la temperatura (Weintraub and Wolf 1995a y 1995b) Las temperaturas altas pueden disminuir la humedad relativa la que puede resecar los substratos elementos sustentados y adhesivos y puede causar deformaciones roturas o arrugas en los documentos Hay que tener particular cuidado con los documentos que estaacuten compuestos por dos o maacutes materiales ya que eacutestos pueden responder de manera diferente frente a cambios de humedad y temperatura Estas variaciones pueden causar rasgaduras distorciones y roturas no deseadas
HUMEDAD RELATIVA INCORRECTA
Un aumento de la humedad relativa puede causar deformaciones y arrugas en los papeles Las hojas con encolado se pueden pegar y cuando posteriormente se intenta separarlos es posible perder material de la superficie La humedad relativa alta aumenta el riesgo y la velocidad de aparicioacuten de manchas y el debilitamiento estructural debido a ciertas reacciones de hidroacutelisis con ciertos componentes orgaacutenicos
e inorgaacutenicos que pueden conducir a la formacioacuten de aacutecidos Estos cambios quiacutemicos pueden causar decoloraciones localizadas ej de impurezas metaacutelicas visibles en forma de pequentildeas manchas marroacuten (foxing) o el crecimiento de hongos que pueden ser destructivos y toacutexicos para los documentos y para quienes trabajan con ellos
POLUCIOacuteN
Los aacutecidos volaacutetiles de la polucioacuten atmosfeacuterica de los muebles de almacenaje o contenedores de madera pueden causar decoloracioacuten y friabilidad de los substratos y elementos sustentados Las partiacuteculas que circulan a traveacutes de un medio de ventilacioacuten sin filtros pueden depositar tizne suciedad o polvo abrasivo sobre los documentos u otras superficies
PESTES
Los hongos insectos y roedores pueden manchar y consumir material orgaacutenico y debastar las colecciones Las evidencias de infecciones pueden ser agujeros dejados por gusanos manchas de moscas superficies comidas o excremento Una infeccioacuten activa requiere de respuesta inmediata tal como la limpieza o el aislamiento de los documentos contaminados por lo que debe contactarse inmediatamente a un conservador de papel y a un experto en pestes que esteacute familiarizado con la manipulacioacuten de documentos
PREVENCIOacuteN
Para salvaguardarse de todos los problemas descritos anteriormente las aacutereas usadas para la investigacioacuten y el depoacutesito deben mantenerse limpias y libres de comida y bebida ya que esto puede causar manchas y atraer las plagas Los documentos deben ser expuestos a la luz por periacuteodos cortos (1 a 3 meses) auacuten en niveles bajos (3 a 15 pies de candela) Debe filtrarse la radiacioacuten UV y no olvidar que la luz visible tambieacuten causa dantildeos a las colecciones
La temperatura y la humedad relativa deben mantenerse constantes dado que las fluctuaciones pueden aumentar el riesgo de dantildeos en los documentos aumentando la velocidad de movimientos de contraccioacuten y expansioacuten lo que crea tensiones y distorciones en los documentos Las reacciones quiacutemicas que llevan a a la decoloracion y la friabilidad tambieacuten se ven afectadas por los niveles incorrectos de HR y Tdeg La mayoriacutea de los expertos recomiendan seleccionar un punto especiacutefico constante entre 16deg - 22deg C (60deg - 72deg F) y 30-55 HR (Appelebaum 1991 Bachmann 1992 Ellis 1992 Hamburg 1992 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993) Cuanto maacutes baja sea la temperatura la humedad relativa y la luz maacutes lento seraacute el deterioro Oacuteptimas condiciones de ilumunacioacuten humedad (30 - 35HR)y depoacutesitos friacuteos (16deg - bajo 18deg C [60deg - bajo 0deg F]) pueden aumentar considerablemente la vida de las colecciones siempre que eacutestas no sean retiradas de los depoacutesitos con dichas condiciones Buenas teacutecnicas y materiales de almacenamiento pueden brindar una proteccioacuten adicional en caso de moderadas fluctuaciones ambientales de corta duracioacuten En Apeacutendices III-VI se suguieren opciones apropiadas para el cuidado preventivo de las colecciones de documentos
DETERIORO POR ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIOacuteN
El agente de peligro mas comuacuten para los documentos son los seres humanos Los investigadores y el personal deben lavarse las manos antes de tocar los documentos porque los aceites de la piel pueden dejar impresiones digitales irreversibles Se debe evitar la manipulacioacuten de documentos sin guantes Los sustratos de papel deben ser provistos de un soporte y para darlos vuelta se deben usar sus propias carpetas Los documentos pueden deteriorarse debilitarse o rasgarse irreversiblemente por causa de malos haacutebitos como presionar los documentos mientras se toman notas o usar sujetadores inapropiados que pueden causar manchas permanentes Los documentos tambieacuten pueden dantildearse por la utilizacioacuten de malas teacutecnicas de proteccioacuten materiales aacutecidos y adhesivos inestables
TEacuteCNICAS DE ALMACENAMIENTO INAPROPIADAS
El plano de los documentos se puede distorsionar cuando estos estaacuten guardados en cajas carpetas o estantes demasiado llenos muy vaciacuteos u ocupados de manera inadecuada Estas distorsiones pueden convertirse en estructurales (pliegues arrugas o curvaturas) Los documentos guardados verticalmente pueden combarse en la base de la carpeta o del contenedor y quebrarse para evitar eacutesto deben llenarse las aacutereas vacias insertando un soporte entero de cartoacuten o cuntildeas Si se fuerzan los documentos para ser metidos y sacados de los contenedores repletos se pueden causar rasgaduras o roturas
MATERIALES INAPROPIADOS PARA PROTECCIOacuteN
Los documentos pueden decolorarse no solo por la acidez de sus impurezas inherentes sino tambieacuten por los materiales aacutecidos de proteccioacuten Los contenedores de mala calidad contienen plastificantes volaacutetiles que causan la adhesioacuten de eacutestos a los documentos y el corrimiento del elemento sustentado (Baker 1995) Los sobres y las carpetas de mala calidad contienen aacutecidos volaacutetiles que producen la decoloracioacuten en documentos adyacentes Los aacutecidos de los paspartuacutes causan una decoloracioacuten llamada quemado de montaje al rededor de los bordes de las ilustraciones El microclima en el interior de las enmarcaciones puede causar liacuteneas color marroacuten debido a la decoloracioacuten de la madera o del cartoacuten coarrugado aacutecido usado de respaldo (Birgus 1995 Hatchfield 1995)
ADHESIVOS INAPROPIADOS
Los documentos a menudo se dantildean en el intento de ser reparados con materiales inadecuados tales como cintas adhesivas a presioacuten u otros adhesivos que pueden producir manchas traslucidez distorsiones y peacuterdida de substrato en la superficie Las cintas adhesivas a presioacuten pueden ser la causa del sangramientos de los elementos sustentados y las cintas que se activan con humedad pueden provocar deformaciones manchas o irregularidad en la superficie Las cintas activadas con calor pueden causar bloqueo y decoloracioacuten mientras que los restos de adhesivo pueden tornarse pegajosos quebradizos o friables y causar adhesioacuten abrasiones manchas contracciones y distorciones en los documentos
INTERVENCIOacuteN
Para asegurar una limpieza y tratamiento adecuado en los documentos debe contactarse un conservador El equipo puede realizar algunas acciones baacutesicas siempre que esteacute entrenado y trabaje bajo la supervizacioacuten de un conservador (Apeacutendice III) En Apeacutendice V se nombran buenos materiales y teacutecnicas para proteger en envoltorios y contenedores de medidas estaacutendares En Apeacutendice VI se da una lista de las praacutecticas comunes que pueden poner en peligro los documentos y las colecciones asiacute como tambieacuten las alternativas apropiadas que pueden mejorar la preservacioacuten de eacutestos La mayor parte de los agentes de deterioro pueden ser controlados o desacelerados mediante el uso de materiales y teacutecnicas para proteger los documentos ademaacutes de la realizacioacuten de procedimientos de mantenimiento y manipulacioacuten apropiados
PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LAS COLECCIONES
La mantencioacuten de las colecciones es un aspecto importante dentro de lo que comprende la preservacioacuten pues eacutesta intenta estabilizar los documentos a traveacutes de una correcta manipulacioacuten y un buen almacenaje (Apeacutendice I) Los pasos de mantencioacuten de las colecciones deben estar desarrollados de acuerdo a la evaluacioacuten de los informes y lo formulado en poliacuteticas y guiacuteas escritas (Apeacutendice II) El mantenimiento deberiacutea incorporar el monitoreo perioacutedico del entorno y de las condiciones de los documentos (Figura 1) Se deberiacutean utilizar procedimientos estandarizados de almacenaje y opciones de preservacioacuten para proteccioacuten mobiliario archivo de datos y reformateo (Figura 2)
Para examinar los documentos durante la mantencioacuten se deben designar espacios de trabajo apropiados Para hacer maacutes accesibles los documentos a los usuarios podriacutean ser necesarias algunas teacutecnicas de estabilizacioacuten como la extraccioacuten de sujetadores aplanamiento y limpieza (Figura 3) Cabe considerar que algunos documentos requieren protecciones hechas a medida como las carpetas con tapas de cartoacuten libre de aacutecido o chaquetas y bandas para libros en polieacutester (Figura 4 y Figura 5)
Figura 2 Figura 3 Figura 4
Los principios y procedimientos de la mantencioacuten de las colecciones deberiacutean estar incorporados en todas las etapas del cuidado y procesos para las colecciones de documentos (Apeacutendice III-VI) Los procedimientos precisos para el mantenimiento de las colecciones deben desarrollarse de acuerdo a lo aconsejado por expertos apropiados tales como historiadores archivistas bibliotecarios y conservadores Por ejemplo los recursos deberiacutean ser asignados solamente a aquellos documentos que
han sido declarados por sus depositarios y tienen la misioacuten de aumentar la custodia legal
INSTALANDO UN LUGAR DE TRABAJO
Un lugar de trabajo debe estar permanentemente dedicado al mantenimiento de los proyectos para asegurar continuidad y cierta calidad Los requerimientos del espacio estaacuten determinados por la naturaleza tamantildeo cantidad y uso de los documentos su relacioacuten con los materiales y el mobiliario y las teacutecnicas de ingreso de datos y duplicacioacuten El aacuterea de trabajo debe tener un espacio adecuado para todo el instrumental necesario para el mantenimiento de las colecciones
Superficie de Trabajo y Suministros
La superficie de trabajo debe ser al menos dos veces la medida del documento maacutes grande y su carpeta o contenedor con lo que se espera tener espacio para acomodar este y otros materiales Dentro de las herramientas y suministros se deben incluir computadores caacutemaras formularios para ingreso de datos archivos laacutepices brochas espaacutetulas guantes broches de acero inoxidable papeles de pH neutro o tamponado alcalino cartones de soporte y secantes Ciertos suministros como bolsillos y envoltorios de laacutemina de polieacutester carpetas de pH neutro o tamponados alcalinos deben estar ordenados en la superficie de trabajo la cual al igual que las herramientas deben mantenerse limpias durante todo el tiempo Las superficies pueden estar cubiertas con secantes o con laacuteminas de polieacutester que pueden limpiarse o cambiarse cuando se ensucia Se deben usar guantes de algodoacuten limpios en presencia de documentos excepcionalmente sucios o altamente reactivos a los aceites del cuerpo Trabajar con documentos sucios puede requerir el uso de maacutescaras de proteccioacuten y la necesidad de lavar las manos y los guantes frecuentemente Si los documentos requieren una limpieza substancial humidificacioacuten aplanamiento o restauracioacuten se debe consultar a un conservador para que entrene al personal en los procedimientos baacutesicos o bien planifique un tratamiento completo en otro lugar
Transporte de Documentos
Para transportar de manera segura los documentos se debe despejar previamente los lugares de circulacioacuten superficies de trabajo y de almacenamiento Los documentos no deben sobresalir de los bordes de las carpetas cajones o bordes de mesas Se requiere el uso de las dos manos para manipular documentos y contenedores y si se va a mover material muy grande pesado fraacutegil o de difiacutecil acceso se necesita la asistencia de otra persona Los documentos o contenedores que son particularmente fraacutegiles o pesados deben llevar un a etiqueta de advertencia Los soportes riacutegidos o carros que estaacuten disentildeados para transportar cajas libros y documentos enrollados o enmarcados nunca se deben recargar y deben ser usados para transportar piezas de gran tamantildeo fraacutegiles pesadas o en numerosas cantidades Los contenedores pesados deben ser puestos en la base del carro para asiacute procurar maacutexima estabilidad Cuando se saca un libro de un estante los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atraacutes para que el lomo del libro a retirar quede expuesto y asiacute pueda ser sacado tomando las tapas y no la parte superior o la cofia
IDENTIFICACIOacuteN Y CLASIFICACIOacuteN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Se debe examinar y clasificar un solo contenedor de documentos a la vez para determinar sus necesidades de almacenamiento y acceso (Figura 2) En algunas colecciones de documentos como las de archivo la disposicioacuten original de eacutestos en la caja o en la carpeta se debe mantener por el valor asociado de la coleccioacuten Las series de grupos y subgrupos en esas colecciones ilustran como una persona creoacute usoacute y conceptualizoacute los materiales de investigacioacuten y los relacionoacute Cuando una carpeta se saca de una caja su ubicacioacuten debe ser sentildealada con una etiqueta de pH neutro Marcar adecuadamente evita el archivar en lugares inadecuados Una sola carpeta a la vez debe ser abierta completamente y examinada en la mesa de trabajo Si el contenedor o la carpeta estaacute desbordada de documentos dantildeada o no tiene los materiales o dimensiones adecuados debe ser reemplazada Toda la informacioacuten obtenida debe ser transferida al contenedor reemplazante En algunos casos los viejos contenedores aacutecidos o con materiales extrantildeos pueden tener un valor intriacutenseco y deben ser conservados pero aislados en envoltorios protectores El criterio de retencioacuten u orden de los materiales debe hacerse consultando a expertos apropiados tales como archivistas historiadores curadores y conservadores Si una carpeta es demasiado pequentildea el documento no debe ser alterado doblaacutendolo o cortaacutendolo sino que debe ser transferido a una carpeta apropiada o a un sistema de almacenamiento de mayor tamantildeo
Examinando Documentos
Durante la examinacioacuten y uso de documentos hay que cuidar que las lapiceras libros de apuntes o las cajas no se encuentren sobre ellos Cada documento debe ser evaluado por separado para determinar su tipo y tamantildeo si es original funciona como archivo original copia maestra o copia de uso Cada vez que sea posible se debe identificar los componentes estructurales de los documentos del archivo original dado que los elementos sustentados el substrato formato y la cantidad determinaraacuten las caracteriacutesticas del almacenamiento Por ejemplo los documentos aacutecidos como recortes de perioacutedico deben estar protegidos por separado y aislados de los documentos adyacentes para prevenir la migracioacuten de la acidez Se pueden reemplazar con copias fotocopiando el original en un papel con un tamponado alcalino Las condiciones fiacutesicas tambieacuten afectan el almacenaje y la manipulacioacuten de los documentos
Manipulando Documentos
Los documentos deben ser manipulados tan poco y tan cuidadosamente como sea posible para evitar dantildeos Las manos y los guantes se deben lavar frecuentemente para intentar no transferir los aceites del cuerpo y la suciedad Para dar vuelta un documento se le coloca (siempre de a uno) dentro de una carpeta se cierra se da vuelta y reabre por el reverso Cuando un documento no tiene elementos sustentados friables un cartoacuten puede deslizarse por atraacutes un segundo cartoacuten puede ponerse por delante y todo el conjunto darse vuelta Los documentos con elementos sustentados friables pero con sustrato resistente se pueden levantar por las esquinas opuestas aunque es mejor usar un soporte como una carpeta un secante o un cartoacuten bajo todos los documentos durante la manipulacioacuten o el movimiento
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
diferentes documentos basaacutendose en sus propiedades fiacutesicas o quiacutemicas inherentes Estos factores internos (o inherentes) de deterioro son a su turno afectados por factores externos (o del entorno) y por la manipulacioacuten y las condiciones de almacenamiento
COMPONENTES ESTRUCTURALES DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos de papel son materiales compuestos Algunas de las categoriacuteas generales de documentos de papel encontrados en colecciones incluyen textos ( manuscritos o escritos a maacutequina impresiones comerciales efiacutemeras o voluacutemenes encuadernados)o documentos pictoacutericos (dibujos pinturas o grabados de ilustraciones cientiacuteficas) Las siguientes descripciones geneacutericas muestran como diferentes clases de documentos pueden tener similares caracteriacutesticas que afectan su preservacioacuten y su almacenamiento
IMPRESIONES OFFSET RECORTES DE DIARIO PANFLETOS
Estos documentos generalmente encontrados en grandes cantidades tienen solamente un valor informativo De todos modos pueden tener un valor adicional si son archivos originales Debido al uso intensivo y a sus componentes inestables pueden tener un alto riesgo de peacuterdida Mientras que estos documentos generalmente contienen elementos sustentados estables en base de aceite y solvente o tintas termo sensibles los substratos en los cuales estaacuten impresos suelen ser papeles aacutecidos o con revestimientos vulnerables Los documentos son de una u otra forma susceptibles a sufrir dantildeos por sus problemas inherentes del entorno o por su manipulacioacuten por ello deben ser guardados individualmente o en pequentildeas cantidades en sobres o carpetas de material neutro dentro de cajas de archivo de material tamponado ya sea horizontal o verticalmente Para dar acceso a investigadores estos documentos pueden ser copiados usando teacutecnicas econoacutemicas como fotocopias de bajo poder de resolucioacuten Si los documentos son archivos originales deberiacutean estar protegidos de la manipulacioacuten frecuente fotocopiaacutendolos una sola vez en un papel de archivo de buena calidad lo que preserva la copia maestra de las subsiguientes fotocopias que se puedan hacer
NOTAS DE CAMPO CORRESPONDENCIA MANUSCRITOS
Estos documentos generalmente son originales y uacutenicos lo que aumenta su valor intriacutenseco Pueden tambieacuten tener un alto valor evidencial especialmente si contienen datos no estudiados Los elementos sustentados inestables constituyen un riesgo para estos documentos (laacutepices o tintas friables aacutecidas o fungitivas) Mientras estos documentos tienen frecuentemente un tamantildeo similar (carta o legal) suelen estar en carpetas entre hojas muy finas o unidos por broches o adhesivo lo que dificulta su manipulacioacuten Estos documentos deben ser guardados en contenedores individuales libres de aacutecido o en carpetas dentro de cajas verticales u horizontales de material tamponado alcalino Si son muy usados se deben microfilmar
ILUSTRACIONES MAPAS ENSAYOS DE PUBLICACIONES
Muchos de estos documentos son originales y uacutenicos y a menudo con un valor intriacutenseco y esteacutetico Pueden correr alto riesgo por muacuteltiples razones son muy usados y frecuentemente son solicitados para publicaciones o exposiciones El elemento sustentado puede ser laacutepiz tinta acuarela o guache y pueden estar sucios resquebrajados o decolorados Algunos elementos sutentados son potencialmente incompatibles con algunos sustratos como ex libris fijados con adhesivos inestables Los sustratos de los documentos pueden ser desde papel de calco a cartones aacutecidos que se arrugan rompen quiebran o decoloran debido a su inestabilidad inherente (fallas inherentes) y su uso intenso (Figura 1) Su tamantildeo puede variar desde el boceto de un alga unicelular hasta un dibujo en escala real de un hueso de dinosaurio Estos documentos originales deben ser almacenados en carpetas o montajes de pH neutro o tamponado alcalino en cajas de archivo de material tamponado alcalino o cajones poco profundos hechos con materiales apropiados (ver von Endt 1995) Dado que el detalle y color en ilustraciones de flora y fauna son aspectos que pueden ser importantes los documentos que son maacutes valiosos de mayor uso y mayor riesgo deberiacutean ser copiados usando procesos de alta resolucioacuten permanente disponibles para transparencias de gran formato
COPIAS
Podemos encontrar copias en papel film cinta de video CD o disquette Algunos de estos formatos pueden ser documentos originales (ver Calmes 1995Norris 1995 Nugent 1995 Nishimura 1995) Durante la evaluacioacuten de estas colecciones los sustratos elementos sutentados y formatos de originales deben ser distinguidos de las copias duplicados facsiacutemiles u otras versiones reformateadas
Los planes de preservacioacuten y sus acciones subsecuentes deben estar basados en la comprensioacuten de la naturaleza inherente de los documentos originales para asiacute determinar coacutemo se deterioran y coacutemo deben ser manipulados protegidos y guardados
DETERIORO INHERENTE DE LOS DOCUMENTOS
Muchos documentos son inherentemente autodestructivos dado que sus propiedades fiacutesicas y quiacutemicas son reactivas e inestables La estabilidad relativa de estos documentos puede ser anticipada si se conoce la estructura del sustrato elemento sustentado y formato
SUSTRATOS
Los papeles hechos antes de la Revolucioacuten Industrial tienden a ser relativamente estables porque fueron hechos artesanalmente utilizando buenos procesos de formacioacuten (teacutecnicas de manufacturacioacuten) y buena materia prima (los ingredientes con que el papel estaacute hecho) Estos papeles fueron hechos a partir de fibras de papel inmersas en agua distribuidas de manera homogenea en moldes para papel En occidente los primeros papeles fueron hechos a partir de fibras derivadas de trapos de lino o algodoacuten y generalmente se encolaron con gelatina o un aditivo similar para aumentar su resistencia y prevenir el sangramiento de las tintas Estos papeles eran fuertes porque sus materiales eran fiacutesica y quiacutemicamente estables y las fibras teniacutean buena capacidad para entrecruzarse y crear enlaces
A mediados del siglo XIX la cantidad de papel aumentoacute debido a las nuevas teacutecnicas de produccioacuten pero la calidad disminuyoacute debido a los cambios en los procesos de fabricacioacuten de materias primas El papel se comenzoacute a fabricar en maacutequinas con cintas continuas las que alineaban las fibras de papel en el sentido de la cinta creando un grano o direccioacuten de la fibra Un grano pronunciado puede disminuir el entrecruzamiento y enlace de las fibras y asiacute reducir la resistencia y la estabilidad dimensional de la hoja Asimismo puede ser mas faacutecilmente deformable y rasgable en direccioacuten paralela a la fibra El proceso de formacioacuten de esta nueva pulpa tambieacuten debilita la estructura de la fibra y sus enlaces
Para responder al incremento de las demandas de papel los fabricantes encontraron nuevas fuentes de fibras como la madera La pasta mecaacutenica de madera fue utilizada primero y se caracterizoacute por tener pedacitos de fibras cortas que forman un papel color entre crema y marroacuten Este papel es aacutecido se decolora y se vuelve quebradizo Posteriormente se desarrolloacute la pasta quiacutemica Este proceso da como resultado fibras menos aacutecidas y maacutes largas las que tienen mejores propiedades de entrecruzamiento que la pasta anterior Los ingredientes aacutecidos como la lignina en la pasta mecaacutenica el alumbre- resina en el encolado y los blanqueadores clorados usados en las pastas quiacutemicas pueden ser la causa de la decoloracioacuten y el debilitamiento de estos papeles en el tiempo (Gunter 1978)
Existen varias pruebas para determinar el grado de acidez del papel identificar sus fibras aditivos y caracterizar su fuerza y su color (Birgus 1995 Van Hitoacuten 1985 van der Reden 1992b) Generalmente los papeles decolorados y quebradizos como los papeles de diario o cartones de ilustracioacuten son poco permanentes y tienen poca durabilidad Estos papeles y cartones deben ser sostenidos y manipulados con gran cuidado para asiacute prevenir rasgados y roturas del sustrato particularmente en la direccioacuten del grano o a lo largo de los dobleces y pliegues Ademaacutes los papeles aacutecidos incluso aquellos utilizados para fabricar sobres y carpetas de regular calidad pueden decolorar documentos adyacentes
ELEMENTOS SUSTENTADOS
Algunos elementos sustentados en los documentos de papel son inestables el laacutepiz grafito es friable y puede manchar las pinturas como el guache o la teacutempera se pueden agrietar y escamar y las acuarelas tienen colorantes y anilinas fugitivas que se pueden decolorar en presencia de luz Esto tambieacuten puede suceder con la tinta de laacutepices de punta de fieltro o boliacutegrafos La tinta puede correrse o sangrar transferirse o migrar hacia la parte de atraacutes de los documentos y mancharlos Las tintas aacutecidas como la ferrogaacutelica (tinta producida por reaccioacuten del acido taacutenico con una sal de hierro) puede desintegrar el substrato del documento
FORMATOS
Frecuentemente se agrupan documentos de diferente tamantildeos y formas sujetos por distintos elementos clips para papel grapas alfileres bandas de goma cintas adhesivas o adhesivos Estos sujetadores pueden romper o manchar los documentos
Los formatos de los voluacutemenes encuadernados (incluyendo folios panfletos cuadernillos y libros) consisten en un block de texto en una encuadernacioacuten de papel tela cuero plaacutestico u otros materiales que estaacuten unidos con adhesivos o por otros meacutetodos Las gomas hilos grapas pueden romper combar resquebrajar y
eventualmente dar inicio al desprendimiento y peacuterdida de la tapas El cuero (todo la mitad o un cuarto de los enlaces) puede reaccionar con el azufre del entorno produciendo pudricioacuten roja (desintegracioacuten pulvurulenta del cuero) la que puede contaminar y debilitar los enlaces
DETERIORO POR FACTORES AMBIENTALES
Los factores del entorno pueden iniciar severos dantildeos y deterioros especialmente en documentos inherentemente estables En Apeacutendice III se mencionan algunos ejemplos y tambieacuten distintos niveles de acciones Los problemas se exacerban por los agentes de deterioro del entorno luz temperatura y humedad incorrectas polucioacuten y pestes
LUZ
La luz natural incandescente o fluorescente causa reacciones oxidativas y cambios quiacutemicos que pueden debilitar y oscurecer algunos papeles aacutecidos (ej recortes de perioacutedicos de papel de madera o papel de anotaciones con alumbre-resina) La luz tambieacuten puede decolorar papeles tentildeidos (ej manuscritos coloreados con azul) y algunos elementos sustentados (ej acuarelas y tintas) Estos cambios pueden suceder cuando los documentos estaacuten parcialmente tapados con otros materiales o cuando estaacuten expuestos en las paredes o son dejados sobre una mesa Los documentos con elementos sutentados fugitivos como manuscritos con laacutepices de punta de fieltro o ilustraciones hechas en acuarela deben ser expuestos durante poco tiempo y con bajos niveles de luz (con filtro o un bloqueo total de rayos UV) Estas precausiones son especialmente importantese para documentos que son expuestos tales como ilustraciones cientiacuteficas dibujadas en papel de pulpa de madera (que oscurece) y con elementos sustentados fugitivos ( que se decoloran) En estas situaciones los niveles de luz deben mantenerse entre 30-150lux por no maacutes de tres meses Los niveles de exposicioacuten y la duracioacuten son proporcionales El dantildeo por la luz es acumulativo e irreversible En Apeacutendice IV se resumen los dantildeos y el control de la luz
TEMPERATURA INCORRECTA
El incremento de la temperatura puede ser causado por el calor de la exposicioacuten a la luz durante la examinacioacuten uso exhibicioacuten o por el mal funsionamiento del sistema de acondicionamiento de la temperatura (Weintraub and Wolf 1995a y 1995b) Las temperaturas altas pueden disminuir la humedad relativa la que puede resecar los substratos elementos sustentados y adhesivos y puede causar deformaciones roturas o arrugas en los documentos Hay que tener particular cuidado con los documentos que estaacuten compuestos por dos o maacutes materiales ya que eacutestos pueden responder de manera diferente frente a cambios de humedad y temperatura Estas variaciones pueden causar rasgaduras distorciones y roturas no deseadas
HUMEDAD RELATIVA INCORRECTA
Un aumento de la humedad relativa puede causar deformaciones y arrugas en los papeles Las hojas con encolado se pueden pegar y cuando posteriormente se intenta separarlos es posible perder material de la superficie La humedad relativa alta aumenta el riesgo y la velocidad de aparicioacuten de manchas y el debilitamiento estructural debido a ciertas reacciones de hidroacutelisis con ciertos componentes orgaacutenicos
e inorgaacutenicos que pueden conducir a la formacioacuten de aacutecidos Estos cambios quiacutemicos pueden causar decoloraciones localizadas ej de impurezas metaacutelicas visibles en forma de pequentildeas manchas marroacuten (foxing) o el crecimiento de hongos que pueden ser destructivos y toacutexicos para los documentos y para quienes trabajan con ellos
POLUCIOacuteN
Los aacutecidos volaacutetiles de la polucioacuten atmosfeacuterica de los muebles de almacenaje o contenedores de madera pueden causar decoloracioacuten y friabilidad de los substratos y elementos sustentados Las partiacuteculas que circulan a traveacutes de un medio de ventilacioacuten sin filtros pueden depositar tizne suciedad o polvo abrasivo sobre los documentos u otras superficies
PESTES
Los hongos insectos y roedores pueden manchar y consumir material orgaacutenico y debastar las colecciones Las evidencias de infecciones pueden ser agujeros dejados por gusanos manchas de moscas superficies comidas o excremento Una infeccioacuten activa requiere de respuesta inmediata tal como la limpieza o el aislamiento de los documentos contaminados por lo que debe contactarse inmediatamente a un conservador de papel y a un experto en pestes que esteacute familiarizado con la manipulacioacuten de documentos
PREVENCIOacuteN
Para salvaguardarse de todos los problemas descritos anteriormente las aacutereas usadas para la investigacioacuten y el depoacutesito deben mantenerse limpias y libres de comida y bebida ya que esto puede causar manchas y atraer las plagas Los documentos deben ser expuestos a la luz por periacuteodos cortos (1 a 3 meses) auacuten en niveles bajos (3 a 15 pies de candela) Debe filtrarse la radiacioacuten UV y no olvidar que la luz visible tambieacuten causa dantildeos a las colecciones
La temperatura y la humedad relativa deben mantenerse constantes dado que las fluctuaciones pueden aumentar el riesgo de dantildeos en los documentos aumentando la velocidad de movimientos de contraccioacuten y expansioacuten lo que crea tensiones y distorciones en los documentos Las reacciones quiacutemicas que llevan a a la decoloracion y la friabilidad tambieacuten se ven afectadas por los niveles incorrectos de HR y Tdeg La mayoriacutea de los expertos recomiendan seleccionar un punto especiacutefico constante entre 16deg - 22deg C (60deg - 72deg F) y 30-55 HR (Appelebaum 1991 Bachmann 1992 Ellis 1992 Hamburg 1992 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993) Cuanto maacutes baja sea la temperatura la humedad relativa y la luz maacutes lento seraacute el deterioro Oacuteptimas condiciones de ilumunacioacuten humedad (30 - 35HR)y depoacutesitos friacuteos (16deg - bajo 18deg C [60deg - bajo 0deg F]) pueden aumentar considerablemente la vida de las colecciones siempre que eacutestas no sean retiradas de los depoacutesitos con dichas condiciones Buenas teacutecnicas y materiales de almacenamiento pueden brindar una proteccioacuten adicional en caso de moderadas fluctuaciones ambientales de corta duracioacuten En Apeacutendices III-VI se suguieren opciones apropiadas para el cuidado preventivo de las colecciones de documentos
DETERIORO POR ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIOacuteN
El agente de peligro mas comuacuten para los documentos son los seres humanos Los investigadores y el personal deben lavarse las manos antes de tocar los documentos porque los aceites de la piel pueden dejar impresiones digitales irreversibles Se debe evitar la manipulacioacuten de documentos sin guantes Los sustratos de papel deben ser provistos de un soporte y para darlos vuelta se deben usar sus propias carpetas Los documentos pueden deteriorarse debilitarse o rasgarse irreversiblemente por causa de malos haacutebitos como presionar los documentos mientras se toman notas o usar sujetadores inapropiados que pueden causar manchas permanentes Los documentos tambieacuten pueden dantildearse por la utilizacioacuten de malas teacutecnicas de proteccioacuten materiales aacutecidos y adhesivos inestables
TEacuteCNICAS DE ALMACENAMIENTO INAPROPIADAS
El plano de los documentos se puede distorsionar cuando estos estaacuten guardados en cajas carpetas o estantes demasiado llenos muy vaciacuteos u ocupados de manera inadecuada Estas distorsiones pueden convertirse en estructurales (pliegues arrugas o curvaturas) Los documentos guardados verticalmente pueden combarse en la base de la carpeta o del contenedor y quebrarse para evitar eacutesto deben llenarse las aacutereas vacias insertando un soporte entero de cartoacuten o cuntildeas Si se fuerzan los documentos para ser metidos y sacados de los contenedores repletos se pueden causar rasgaduras o roturas
MATERIALES INAPROPIADOS PARA PROTECCIOacuteN
Los documentos pueden decolorarse no solo por la acidez de sus impurezas inherentes sino tambieacuten por los materiales aacutecidos de proteccioacuten Los contenedores de mala calidad contienen plastificantes volaacutetiles que causan la adhesioacuten de eacutestos a los documentos y el corrimiento del elemento sustentado (Baker 1995) Los sobres y las carpetas de mala calidad contienen aacutecidos volaacutetiles que producen la decoloracioacuten en documentos adyacentes Los aacutecidos de los paspartuacutes causan una decoloracioacuten llamada quemado de montaje al rededor de los bordes de las ilustraciones El microclima en el interior de las enmarcaciones puede causar liacuteneas color marroacuten debido a la decoloracioacuten de la madera o del cartoacuten coarrugado aacutecido usado de respaldo (Birgus 1995 Hatchfield 1995)
ADHESIVOS INAPROPIADOS
Los documentos a menudo se dantildean en el intento de ser reparados con materiales inadecuados tales como cintas adhesivas a presioacuten u otros adhesivos que pueden producir manchas traslucidez distorsiones y peacuterdida de substrato en la superficie Las cintas adhesivas a presioacuten pueden ser la causa del sangramientos de los elementos sustentados y las cintas que se activan con humedad pueden provocar deformaciones manchas o irregularidad en la superficie Las cintas activadas con calor pueden causar bloqueo y decoloracioacuten mientras que los restos de adhesivo pueden tornarse pegajosos quebradizos o friables y causar adhesioacuten abrasiones manchas contracciones y distorciones en los documentos
INTERVENCIOacuteN
Para asegurar una limpieza y tratamiento adecuado en los documentos debe contactarse un conservador El equipo puede realizar algunas acciones baacutesicas siempre que esteacute entrenado y trabaje bajo la supervizacioacuten de un conservador (Apeacutendice III) En Apeacutendice V se nombran buenos materiales y teacutecnicas para proteger en envoltorios y contenedores de medidas estaacutendares En Apeacutendice VI se da una lista de las praacutecticas comunes que pueden poner en peligro los documentos y las colecciones asiacute como tambieacuten las alternativas apropiadas que pueden mejorar la preservacioacuten de eacutestos La mayor parte de los agentes de deterioro pueden ser controlados o desacelerados mediante el uso de materiales y teacutecnicas para proteger los documentos ademaacutes de la realizacioacuten de procedimientos de mantenimiento y manipulacioacuten apropiados
PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LAS COLECCIONES
La mantencioacuten de las colecciones es un aspecto importante dentro de lo que comprende la preservacioacuten pues eacutesta intenta estabilizar los documentos a traveacutes de una correcta manipulacioacuten y un buen almacenaje (Apeacutendice I) Los pasos de mantencioacuten de las colecciones deben estar desarrollados de acuerdo a la evaluacioacuten de los informes y lo formulado en poliacuteticas y guiacuteas escritas (Apeacutendice II) El mantenimiento deberiacutea incorporar el monitoreo perioacutedico del entorno y de las condiciones de los documentos (Figura 1) Se deberiacutean utilizar procedimientos estandarizados de almacenaje y opciones de preservacioacuten para proteccioacuten mobiliario archivo de datos y reformateo (Figura 2)
Para examinar los documentos durante la mantencioacuten se deben designar espacios de trabajo apropiados Para hacer maacutes accesibles los documentos a los usuarios podriacutean ser necesarias algunas teacutecnicas de estabilizacioacuten como la extraccioacuten de sujetadores aplanamiento y limpieza (Figura 3) Cabe considerar que algunos documentos requieren protecciones hechas a medida como las carpetas con tapas de cartoacuten libre de aacutecido o chaquetas y bandas para libros en polieacutester (Figura 4 y Figura 5)
Figura 2 Figura 3 Figura 4
Los principios y procedimientos de la mantencioacuten de las colecciones deberiacutean estar incorporados en todas las etapas del cuidado y procesos para las colecciones de documentos (Apeacutendice III-VI) Los procedimientos precisos para el mantenimiento de las colecciones deben desarrollarse de acuerdo a lo aconsejado por expertos apropiados tales como historiadores archivistas bibliotecarios y conservadores Por ejemplo los recursos deberiacutean ser asignados solamente a aquellos documentos que
han sido declarados por sus depositarios y tienen la misioacuten de aumentar la custodia legal
INSTALANDO UN LUGAR DE TRABAJO
Un lugar de trabajo debe estar permanentemente dedicado al mantenimiento de los proyectos para asegurar continuidad y cierta calidad Los requerimientos del espacio estaacuten determinados por la naturaleza tamantildeo cantidad y uso de los documentos su relacioacuten con los materiales y el mobiliario y las teacutecnicas de ingreso de datos y duplicacioacuten El aacuterea de trabajo debe tener un espacio adecuado para todo el instrumental necesario para el mantenimiento de las colecciones
Superficie de Trabajo y Suministros
La superficie de trabajo debe ser al menos dos veces la medida del documento maacutes grande y su carpeta o contenedor con lo que se espera tener espacio para acomodar este y otros materiales Dentro de las herramientas y suministros se deben incluir computadores caacutemaras formularios para ingreso de datos archivos laacutepices brochas espaacutetulas guantes broches de acero inoxidable papeles de pH neutro o tamponado alcalino cartones de soporte y secantes Ciertos suministros como bolsillos y envoltorios de laacutemina de polieacutester carpetas de pH neutro o tamponados alcalinos deben estar ordenados en la superficie de trabajo la cual al igual que las herramientas deben mantenerse limpias durante todo el tiempo Las superficies pueden estar cubiertas con secantes o con laacuteminas de polieacutester que pueden limpiarse o cambiarse cuando se ensucia Se deben usar guantes de algodoacuten limpios en presencia de documentos excepcionalmente sucios o altamente reactivos a los aceites del cuerpo Trabajar con documentos sucios puede requerir el uso de maacutescaras de proteccioacuten y la necesidad de lavar las manos y los guantes frecuentemente Si los documentos requieren una limpieza substancial humidificacioacuten aplanamiento o restauracioacuten se debe consultar a un conservador para que entrene al personal en los procedimientos baacutesicos o bien planifique un tratamiento completo en otro lugar
Transporte de Documentos
Para transportar de manera segura los documentos se debe despejar previamente los lugares de circulacioacuten superficies de trabajo y de almacenamiento Los documentos no deben sobresalir de los bordes de las carpetas cajones o bordes de mesas Se requiere el uso de las dos manos para manipular documentos y contenedores y si se va a mover material muy grande pesado fraacutegil o de difiacutecil acceso se necesita la asistencia de otra persona Los documentos o contenedores que son particularmente fraacutegiles o pesados deben llevar un a etiqueta de advertencia Los soportes riacutegidos o carros que estaacuten disentildeados para transportar cajas libros y documentos enrollados o enmarcados nunca se deben recargar y deben ser usados para transportar piezas de gran tamantildeo fraacutegiles pesadas o en numerosas cantidades Los contenedores pesados deben ser puestos en la base del carro para asiacute procurar maacutexima estabilidad Cuando se saca un libro de un estante los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atraacutes para que el lomo del libro a retirar quede expuesto y asiacute pueda ser sacado tomando las tapas y no la parte superior o la cofia
IDENTIFICACIOacuteN Y CLASIFICACIOacuteN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Se debe examinar y clasificar un solo contenedor de documentos a la vez para determinar sus necesidades de almacenamiento y acceso (Figura 2) En algunas colecciones de documentos como las de archivo la disposicioacuten original de eacutestos en la caja o en la carpeta se debe mantener por el valor asociado de la coleccioacuten Las series de grupos y subgrupos en esas colecciones ilustran como una persona creoacute usoacute y conceptualizoacute los materiales de investigacioacuten y los relacionoacute Cuando una carpeta se saca de una caja su ubicacioacuten debe ser sentildealada con una etiqueta de pH neutro Marcar adecuadamente evita el archivar en lugares inadecuados Una sola carpeta a la vez debe ser abierta completamente y examinada en la mesa de trabajo Si el contenedor o la carpeta estaacute desbordada de documentos dantildeada o no tiene los materiales o dimensiones adecuados debe ser reemplazada Toda la informacioacuten obtenida debe ser transferida al contenedor reemplazante En algunos casos los viejos contenedores aacutecidos o con materiales extrantildeos pueden tener un valor intriacutenseco y deben ser conservados pero aislados en envoltorios protectores El criterio de retencioacuten u orden de los materiales debe hacerse consultando a expertos apropiados tales como archivistas historiadores curadores y conservadores Si una carpeta es demasiado pequentildea el documento no debe ser alterado doblaacutendolo o cortaacutendolo sino que debe ser transferido a una carpeta apropiada o a un sistema de almacenamiento de mayor tamantildeo
Examinando Documentos
Durante la examinacioacuten y uso de documentos hay que cuidar que las lapiceras libros de apuntes o las cajas no se encuentren sobre ellos Cada documento debe ser evaluado por separado para determinar su tipo y tamantildeo si es original funciona como archivo original copia maestra o copia de uso Cada vez que sea posible se debe identificar los componentes estructurales de los documentos del archivo original dado que los elementos sustentados el substrato formato y la cantidad determinaraacuten las caracteriacutesticas del almacenamiento Por ejemplo los documentos aacutecidos como recortes de perioacutedico deben estar protegidos por separado y aislados de los documentos adyacentes para prevenir la migracioacuten de la acidez Se pueden reemplazar con copias fotocopiando el original en un papel con un tamponado alcalino Las condiciones fiacutesicas tambieacuten afectan el almacenaje y la manipulacioacuten de los documentos
Manipulando Documentos
Los documentos deben ser manipulados tan poco y tan cuidadosamente como sea posible para evitar dantildeos Las manos y los guantes se deben lavar frecuentemente para intentar no transferir los aceites del cuerpo y la suciedad Para dar vuelta un documento se le coloca (siempre de a uno) dentro de una carpeta se cierra se da vuelta y reabre por el reverso Cuando un documento no tiene elementos sustentados friables un cartoacuten puede deslizarse por atraacutes un segundo cartoacuten puede ponerse por delante y todo el conjunto darse vuelta Los documentos con elementos sustentados friables pero con sustrato resistente se pueden levantar por las esquinas opuestas aunque es mejor usar un soporte como una carpeta un secante o un cartoacuten bajo todos los documentos durante la manipulacioacuten o el movimiento
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
ILUSTRACIONES MAPAS ENSAYOS DE PUBLICACIONES
Muchos de estos documentos son originales y uacutenicos y a menudo con un valor intriacutenseco y esteacutetico Pueden correr alto riesgo por muacuteltiples razones son muy usados y frecuentemente son solicitados para publicaciones o exposiciones El elemento sustentado puede ser laacutepiz tinta acuarela o guache y pueden estar sucios resquebrajados o decolorados Algunos elementos sutentados son potencialmente incompatibles con algunos sustratos como ex libris fijados con adhesivos inestables Los sustratos de los documentos pueden ser desde papel de calco a cartones aacutecidos que se arrugan rompen quiebran o decoloran debido a su inestabilidad inherente (fallas inherentes) y su uso intenso (Figura 1) Su tamantildeo puede variar desde el boceto de un alga unicelular hasta un dibujo en escala real de un hueso de dinosaurio Estos documentos originales deben ser almacenados en carpetas o montajes de pH neutro o tamponado alcalino en cajas de archivo de material tamponado alcalino o cajones poco profundos hechos con materiales apropiados (ver von Endt 1995) Dado que el detalle y color en ilustraciones de flora y fauna son aspectos que pueden ser importantes los documentos que son maacutes valiosos de mayor uso y mayor riesgo deberiacutean ser copiados usando procesos de alta resolucioacuten permanente disponibles para transparencias de gran formato
COPIAS
Podemos encontrar copias en papel film cinta de video CD o disquette Algunos de estos formatos pueden ser documentos originales (ver Calmes 1995Norris 1995 Nugent 1995 Nishimura 1995) Durante la evaluacioacuten de estas colecciones los sustratos elementos sutentados y formatos de originales deben ser distinguidos de las copias duplicados facsiacutemiles u otras versiones reformateadas
Los planes de preservacioacuten y sus acciones subsecuentes deben estar basados en la comprensioacuten de la naturaleza inherente de los documentos originales para asiacute determinar coacutemo se deterioran y coacutemo deben ser manipulados protegidos y guardados
DETERIORO INHERENTE DE LOS DOCUMENTOS
Muchos documentos son inherentemente autodestructivos dado que sus propiedades fiacutesicas y quiacutemicas son reactivas e inestables La estabilidad relativa de estos documentos puede ser anticipada si se conoce la estructura del sustrato elemento sustentado y formato
SUSTRATOS
Los papeles hechos antes de la Revolucioacuten Industrial tienden a ser relativamente estables porque fueron hechos artesanalmente utilizando buenos procesos de formacioacuten (teacutecnicas de manufacturacioacuten) y buena materia prima (los ingredientes con que el papel estaacute hecho) Estos papeles fueron hechos a partir de fibras de papel inmersas en agua distribuidas de manera homogenea en moldes para papel En occidente los primeros papeles fueron hechos a partir de fibras derivadas de trapos de lino o algodoacuten y generalmente se encolaron con gelatina o un aditivo similar para aumentar su resistencia y prevenir el sangramiento de las tintas Estos papeles eran fuertes porque sus materiales eran fiacutesica y quiacutemicamente estables y las fibras teniacutean buena capacidad para entrecruzarse y crear enlaces
A mediados del siglo XIX la cantidad de papel aumentoacute debido a las nuevas teacutecnicas de produccioacuten pero la calidad disminuyoacute debido a los cambios en los procesos de fabricacioacuten de materias primas El papel se comenzoacute a fabricar en maacutequinas con cintas continuas las que alineaban las fibras de papel en el sentido de la cinta creando un grano o direccioacuten de la fibra Un grano pronunciado puede disminuir el entrecruzamiento y enlace de las fibras y asiacute reducir la resistencia y la estabilidad dimensional de la hoja Asimismo puede ser mas faacutecilmente deformable y rasgable en direccioacuten paralela a la fibra El proceso de formacioacuten de esta nueva pulpa tambieacuten debilita la estructura de la fibra y sus enlaces
Para responder al incremento de las demandas de papel los fabricantes encontraron nuevas fuentes de fibras como la madera La pasta mecaacutenica de madera fue utilizada primero y se caracterizoacute por tener pedacitos de fibras cortas que forman un papel color entre crema y marroacuten Este papel es aacutecido se decolora y se vuelve quebradizo Posteriormente se desarrolloacute la pasta quiacutemica Este proceso da como resultado fibras menos aacutecidas y maacutes largas las que tienen mejores propiedades de entrecruzamiento que la pasta anterior Los ingredientes aacutecidos como la lignina en la pasta mecaacutenica el alumbre- resina en el encolado y los blanqueadores clorados usados en las pastas quiacutemicas pueden ser la causa de la decoloracioacuten y el debilitamiento de estos papeles en el tiempo (Gunter 1978)
Existen varias pruebas para determinar el grado de acidez del papel identificar sus fibras aditivos y caracterizar su fuerza y su color (Birgus 1995 Van Hitoacuten 1985 van der Reden 1992b) Generalmente los papeles decolorados y quebradizos como los papeles de diario o cartones de ilustracioacuten son poco permanentes y tienen poca durabilidad Estos papeles y cartones deben ser sostenidos y manipulados con gran cuidado para asiacute prevenir rasgados y roturas del sustrato particularmente en la direccioacuten del grano o a lo largo de los dobleces y pliegues Ademaacutes los papeles aacutecidos incluso aquellos utilizados para fabricar sobres y carpetas de regular calidad pueden decolorar documentos adyacentes
ELEMENTOS SUSTENTADOS
Algunos elementos sustentados en los documentos de papel son inestables el laacutepiz grafito es friable y puede manchar las pinturas como el guache o la teacutempera se pueden agrietar y escamar y las acuarelas tienen colorantes y anilinas fugitivas que se pueden decolorar en presencia de luz Esto tambieacuten puede suceder con la tinta de laacutepices de punta de fieltro o boliacutegrafos La tinta puede correrse o sangrar transferirse o migrar hacia la parte de atraacutes de los documentos y mancharlos Las tintas aacutecidas como la ferrogaacutelica (tinta producida por reaccioacuten del acido taacutenico con una sal de hierro) puede desintegrar el substrato del documento
FORMATOS
Frecuentemente se agrupan documentos de diferente tamantildeos y formas sujetos por distintos elementos clips para papel grapas alfileres bandas de goma cintas adhesivas o adhesivos Estos sujetadores pueden romper o manchar los documentos
Los formatos de los voluacutemenes encuadernados (incluyendo folios panfletos cuadernillos y libros) consisten en un block de texto en una encuadernacioacuten de papel tela cuero plaacutestico u otros materiales que estaacuten unidos con adhesivos o por otros meacutetodos Las gomas hilos grapas pueden romper combar resquebrajar y
eventualmente dar inicio al desprendimiento y peacuterdida de la tapas El cuero (todo la mitad o un cuarto de los enlaces) puede reaccionar con el azufre del entorno produciendo pudricioacuten roja (desintegracioacuten pulvurulenta del cuero) la que puede contaminar y debilitar los enlaces
DETERIORO POR FACTORES AMBIENTALES
Los factores del entorno pueden iniciar severos dantildeos y deterioros especialmente en documentos inherentemente estables En Apeacutendice III se mencionan algunos ejemplos y tambieacuten distintos niveles de acciones Los problemas se exacerban por los agentes de deterioro del entorno luz temperatura y humedad incorrectas polucioacuten y pestes
LUZ
La luz natural incandescente o fluorescente causa reacciones oxidativas y cambios quiacutemicos que pueden debilitar y oscurecer algunos papeles aacutecidos (ej recortes de perioacutedicos de papel de madera o papel de anotaciones con alumbre-resina) La luz tambieacuten puede decolorar papeles tentildeidos (ej manuscritos coloreados con azul) y algunos elementos sustentados (ej acuarelas y tintas) Estos cambios pueden suceder cuando los documentos estaacuten parcialmente tapados con otros materiales o cuando estaacuten expuestos en las paredes o son dejados sobre una mesa Los documentos con elementos sutentados fugitivos como manuscritos con laacutepices de punta de fieltro o ilustraciones hechas en acuarela deben ser expuestos durante poco tiempo y con bajos niveles de luz (con filtro o un bloqueo total de rayos UV) Estas precausiones son especialmente importantese para documentos que son expuestos tales como ilustraciones cientiacuteficas dibujadas en papel de pulpa de madera (que oscurece) y con elementos sustentados fugitivos ( que se decoloran) En estas situaciones los niveles de luz deben mantenerse entre 30-150lux por no maacutes de tres meses Los niveles de exposicioacuten y la duracioacuten son proporcionales El dantildeo por la luz es acumulativo e irreversible En Apeacutendice IV se resumen los dantildeos y el control de la luz
TEMPERATURA INCORRECTA
El incremento de la temperatura puede ser causado por el calor de la exposicioacuten a la luz durante la examinacioacuten uso exhibicioacuten o por el mal funsionamiento del sistema de acondicionamiento de la temperatura (Weintraub and Wolf 1995a y 1995b) Las temperaturas altas pueden disminuir la humedad relativa la que puede resecar los substratos elementos sustentados y adhesivos y puede causar deformaciones roturas o arrugas en los documentos Hay que tener particular cuidado con los documentos que estaacuten compuestos por dos o maacutes materiales ya que eacutestos pueden responder de manera diferente frente a cambios de humedad y temperatura Estas variaciones pueden causar rasgaduras distorciones y roturas no deseadas
HUMEDAD RELATIVA INCORRECTA
Un aumento de la humedad relativa puede causar deformaciones y arrugas en los papeles Las hojas con encolado se pueden pegar y cuando posteriormente se intenta separarlos es posible perder material de la superficie La humedad relativa alta aumenta el riesgo y la velocidad de aparicioacuten de manchas y el debilitamiento estructural debido a ciertas reacciones de hidroacutelisis con ciertos componentes orgaacutenicos
e inorgaacutenicos que pueden conducir a la formacioacuten de aacutecidos Estos cambios quiacutemicos pueden causar decoloraciones localizadas ej de impurezas metaacutelicas visibles en forma de pequentildeas manchas marroacuten (foxing) o el crecimiento de hongos que pueden ser destructivos y toacutexicos para los documentos y para quienes trabajan con ellos
POLUCIOacuteN
Los aacutecidos volaacutetiles de la polucioacuten atmosfeacuterica de los muebles de almacenaje o contenedores de madera pueden causar decoloracioacuten y friabilidad de los substratos y elementos sustentados Las partiacuteculas que circulan a traveacutes de un medio de ventilacioacuten sin filtros pueden depositar tizne suciedad o polvo abrasivo sobre los documentos u otras superficies
PESTES
Los hongos insectos y roedores pueden manchar y consumir material orgaacutenico y debastar las colecciones Las evidencias de infecciones pueden ser agujeros dejados por gusanos manchas de moscas superficies comidas o excremento Una infeccioacuten activa requiere de respuesta inmediata tal como la limpieza o el aislamiento de los documentos contaminados por lo que debe contactarse inmediatamente a un conservador de papel y a un experto en pestes que esteacute familiarizado con la manipulacioacuten de documentos
PREVENCIOacuteN
Para salvaguardarse de todos los problemas descritos anteriormente las aacutereas usadas para la investigacioacuten y el depoacutesito deben mantenerse limpias y libres de comida y bebida ya que esto puede causar manchas y atraer las plagas Los documentos deben ser expuestos a la luz por periacuteodos cortos (1 a 3 meses) auacuten en niveles bajos (3 a 15 pies de candela) Debe filtrarse la radiacioacuten UV y no olvidar que la luz visible tambieacuten causa dantildeos a las colecciones
La temperatura y la humedad relativa deben mantenerse constantes dado que las fluctuaciones pueden aumentar el riesgo de dantildeos en los documentos aumentando la velocidad de movimientos de contraccioacuten y expansioacuten lo que crea tensiones y distorciones en los documentos Las reacciones quiacutemicas que llevan a a la decoloracion y la friabilidad tambieacuten se ven afectadas por los niveles incorrectos de HR y Tdeg La mayoriacutea de los expertos recomiendan seleccionar un punto especiacutefico constante entre 16deg - 22deg C (60deg - 72deg F) y 30-55 HR (Appelebaum 1991 Bachmann 1992 Ellis 1992 Hamburg 1992 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993) Cuanto maacutes baja sea la temperatura la humedad relativa y la luz maacutes lento seraacute el deterioro Oacuteptimas condiciones de ilumunacioacuten humedad (30 - 35HR)y depoacutesitos friacuteos (16deg - bajo 18deg C [60deg - bajo 0deg F]) pueden aumentar considerablemente la vida de las colecciones siempre que eacutestas no sean retiradas de los depoacutesitos con dichas condiciones Buenas teacutecnicas y materiales de almacenamiento pueden brindar una proteccioacuten adicional en caso de moderadas fluctuaciones ambientales de corta duracioacuten En Apeacutendices III-VI se suguieren opciones apropiadas para el cuidado preventivo de las colecciones de documentos
DETERIORO POR ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIOacuteN
El agente de peligro mas comuacuten para los documentos son los seres humanos Los investigadores y el personal deben lavarse las manos antes de tocar los documentos porque los aceites de la piel pueden dejar impresiones digitales irreversibles Se debe evitar la manipulacioacuten de documentos sin guantes Los sustratos de papel deben ser provistos de un soporte y para darlos vuelta se deben usar sus propias carpetas Los documentos pueden deteriorarse debilitarse o rasgarse irreversiblemente por causa de malos haacutebitos como presionar los documentos mientras se toman notas o usar sujetadores inapropiados que pueden causar manchas permanentes Los documentos tambieacuten pueden dantildearse por la utilizacioacuten de malas teacutecnicas de proteccioacuten materiales aacutecidos y adhesivos inestables
TEacuteCNICAS DE ALMACENAMIENTO INAPROPIADAS
El plano de los documentos se puede distorsionar cuando estos estaacuten guardados en cajas carpetas o estantes demasiado llenos muy vaciacuteos u ocupados de manera inadecuada Estas distorsiones pueden convertirse en estructurales (pliegues arrugas o curvaturas) Los documentos guardados verticalmente pueden combarse en la base de la carpeta o del contenedor y quebrarse para evitar eacutesto deben llenarse las aacutereas vacias insertando un soporte entero de cartoacuten o cuntildeas Si se fuerzan los documentos para ser metidos y sacados de los contenedores repletos se pueden causar rasgaduras o roturas
MATERIALES INAPROPIADOS PARA PROTECCIOacuteN
Los documentos pueden decolorarse no solo por la acidez de sus impurezas inherentes sino tambieacuten por los materiales aacutecidos de proteccioacuten Los contenedores de mala calidad contienen plastificantes volaacutetiles que causan la adhesioacuten de eacutestos a los documentos y el corrimiento del elemento sustentado (Baker 1995) Los sobres y las carpetas de mala calidad contienen aacutecidos volaacutetiles que producen la decoloracioacuten en documentos adyacentes Los aacutecidos de los paspartuacutes causan una decoloracioacuten llamada quemado de montaje al rededor de los bordes de las ilustraciones El microclima en el interior de las enmarcaciones puede causar liacuteneas color marroacuten debido a la decoloracioacuten de la madera o del cartoacuten coarrugado aacutecido usado de respaldo (Birgus 1995 Hatchfield 1995)
ADHESIVOS INAPROPIADOS
Los documentos a menudo se dantildean en el intento de ser reparados con materiales inadecuados tales como cintas adhesivas a presioacuten u otros adhesivos que pueden producir manchas traslucidez distorsiones y peacuterdida de substrato en la superficie Las cintas adhesivas a presioacuten pueden ser la causa del sangramientos de los elementos sustentados y las cintas que se activan con humedad pueden provocar deformaciones manchas o irregularidad en la superficie Las cintas activadas con calor pueden causar bloqueo y decoloracioacuten mientras que los restos de adhesivo pueden tornarse pegajosos quebradizos o friables y causar adhesioacuten abrasiones manchas contracciones y distorciones en los documentos
INTERVENCIOacuteN
Para asegurar una limpieza y tratamiento adecuado en los documentos debe contactarse un conservador El equipo puede realizar algunas acciones baacutesicas siempre que esteacute entrenado y trabaje bajo la supervizacioacuten de un conservador (Apeacutendice III) En Apeacutendice V se nombran buenos materiales y teacutecnicas para proteger en envoltorios y contenedores de medidas estaacutendares En Apeacutendice VI se da una lista de las praacutecticas comunes que pueden poner en peligro los documentos y las colecciones asiacute como tambieacuten las alternativas apropiadas que pueden mejorar la preservacioacuten de eacutestos La mayor parte de los agentes de deterioro pueden ser controlados o desacelerados mediante el uso de materiales y teacutecnicas para proteger los documentos ademaacutes de la realizacioacuten de procedimientos de mantenimiento y manipulacioacuten apropiados
PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LAS COLECCIONES
La mantencioacuten de las colecciones es un aspecto importante dentro de lo que comprende la preservacioacuten pues eacutesta intenta estabilizar los documentos a traveacutes de una correcta manipulacioacuten y un buen almacenaje (Apeacutendice I) Los pasos de mantencioacuten de las colecciones deben estar desarrollados de acuerdo a la evaluacioacuten de los informes y lo formulado en poliacuteticas y guiacuteas escritas (Apeacutendice II) El mantenimiento deberiacutea incorporar el monitoreo perioacutedico del entorno y de las condiciones de los documentos (Figura 1) Se deberiacutean utilizar procedimientos estandarizados de almacenaje y opciones de preservacioacuten para proteccioacuten mobiliario archivo de datos y reformateo (Figura 2)
Para examinar los documentos durante la mantencioacuten se deben designar espacios de trabajo apropiados Para hacer maacutes accesibles los documentos a los usuarios podriacutean ser necesarias algunas teacutecnicas de estabilizacioacuten como la extraccioacuten de sujetadores aplanamiento y limpieza (Figura 3) Cabe considerar que algunos documentos requieren protecciones hechas a medida como las carpetas con tapas de cartoacuten libre de aacutecido o chaquetas y bandas para libros en polieacutester (Figura 4 y Figura 5)
Figura 2 Figura 3 Figura 4
Los principios y procedimientos de la mantencioacuten de las colecciones deberiacutean estar incorporados en todas las etapas del cuidado y procesos para las colecciones de documentos (Apeacutendice III-VI) Los procedimientos precisos para el mantenimiento de las colecciones deben desarrollarse de acuerdo a lo aconsejado por expertos apropiados tales como historiadores archivistas bibliotecarios y conservadores Por ejemplo los recursos deberiacutean ser asignados solamente a aquellos documentos que
han sido declarados por sus depositarios y tienen la misioacuten de aumentar la custodia legal
INSTALANDO UN LUGAR DE TRABAJO
Un lugar de trabajo debe estar permanentemente dedicado al mantenimiento de los proyectos para asegurar continuidad y cierta calidad Los requerimientos del espacio estaacuten determinados por la naturaleza tamantildeo cantidad y uso de los documentos su relacioacuten con los materiales y el mobiliario y las teacutecnicas de ingreso de datos y duplicacioacuten El aacuterea de trabajo debe tener un espacio adecuado para todo el instrumental necesario para el mantenimiento de las colecciones
Superficie de Trabajo y Suministros
La superficie de trabajo debe ser al menos dos veces la medida del documento maacutes grande y su carpeta o contenedor con lo que se espera tener espacio para acomodar este y otros materiales Dentro de las herramientas y suministros se deben incluir computadores caacutemaras formularios para ingreso de datos archivos laacutepices brochas espaacutetulas guantes broches de acero inoxidable papeles de pH neutro o tamponado alcalino cartones de soporte y secantes Ciertos suministros como bolsillos y envoltorios de laacutemina de polieacutester carpetas de pH neutro o tamponados alcalinos deben estar ordenados en la superficie de trabajo la cual al igual que las herramientas deben mantenerse limpias durante todo el tiempo Las superficies pueden estar cubiertas con secantes o con laacuteminas de polieacutester que pueden limpiarse o cambiarse cuando se ensucia Se deben usar guantes de algodoacuten limpios en presencia de documentos excepcionalmente sucios o altamente reactivos a los aceites del cuerpo Trabajar con documentos sucios puede requerir el uso de maacutescaras de proteccioacuten y la necesidad de lavar las manos y los guantes frecuentemente Si los documentos requieren una limpieza substancial humidificacioacuten aplanamiento o restauracioacuten se debe consultar a un conservador para que entrene al personal en los procedimientos baacutesicos o bien planifique un tratamiento completo en otro lugar
Transporte de Documentos
Para transportar de manera segura los documentos se debe despejar previamente los lugares de circulacioacuten superficies de trabajo y de almacenamiento Los documentos no deben sobresalir de los bordes de las carpetas cajones o bordes de mesas Se requiere el uso de las dos manos para manipular documentos y contenedores y si se va a mover material muy grande pesado fraacutegil o de difiacutecil acceso se necesita la asistencia de otra persona Los documentos o contenedores que son particularmente fraacutegiles o pesados deben llevar un a etiqueta de advertencia Los soportes riacutegidos o carros que estaacuten disentildeados para transportar cajas libros y documentos enrollados o enmarcados nunca se deben recargar y deben ser usados para transportar piezas de gran tamantildeo fraacutegiles pesadas o en numerosas cantidades Los contenedores pesados deben ser puestos en la base del carro para asiacute procurar maacutexima estabilidad Cuando se saca un libro de un estante los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atraacutes para que el lomo del libro a retirar quede expuesto y asiacute pueda ser sacado tomando las tapas y no la parte superior o la cofia
IDENTIFICACIOacuteN Y CLASIFICACIOacuteN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Se debe examinar y clasificar un solo contenedor de documentos a la vez para determinar sus necesidades de almacenamiento y acceso (Figura 2) En algunas colecciones de documentos como las de archivo la disposicioacuten original de eacutestos en la caja o en la carpeta se debe mantener por el valor asociado de la coleccioacuten Las series de grupos y subgrupos en esas colecciones ilustran como una persona creoacute usoacute y conceptualizoacute los materiales de investigacioacuten y los relacionoacute Cuando una carpeta se saca de una caja su ubicacioacuten debe ser sentildealada con una etiqueta de pH neutro Marcar adecuadamente evita el archivar en lugares inadecuados Una sola carpeta a la vez debe ser abierta completamente y examinada en la mesa de trabajo Si el contenedor o la carpeta estaacute desbordada de documentos dantildeada o no tiene los materiales o dimensiones adecuados debe ser reemplazada Toda la informacioacuten obtenida debe ser transferida al contenedor reemplazante En algunos casos los viejos contenedores aacutecidos o con materiales extrantildeos pueden tener un valor intriacutenseco y deben ser conservados pero aislados en envoltorios protectores El criterio de retencioacuten u orden de los materiales debe hacerse consultando a expertos apropiados tales como archivistas historiadores curadores y conservadores Si una carpeta es demasiado pequentildea el documento no debe ser alterado doblaacutendolo o cortaacutendolo sino que debe ser transferido a una carpeta apropiada o a un sistema de almacenamiento de mayor tamantildeo
Examinando Documentos
Durante la examinacioacuten y uso de documentos hay que cuidar que las lapiceras libros de apuntes o las cajas no se encuentren sobre ellos Cada documento debe ser evaluado por separado para determinar su tipo y tamantildeo si es original funciona como archivo original copia maestra o copia de uso Cada vez que sea posible se debe identificar los componentes estructurales de los documentos del archivo original dado que los elementos sustentados el substrato formato y la cantidad determinaraacuten las caracteriacutesticas del almacenamiento Por ejemplo los documentos aacutecidos como recortes de perioacutedico deben estar protegidos por separado y aislados de los documentos adyacentes para prevenir la migracioacuten de la acidez Se pueden reemplazar con copias fotocopiando el original en un papel con un tamponado alcalino Las condiciones fiacutesicas tambieacuten afectan el almacenaje y la manipulacioacuten de los documentos
Manipulando Documentos
Los documentos deben ser manipulados tan poco y tan cuidadosamente como sea posible para evitar dantildeos Las manos y los guantes se deben lavar frecuentemente para intentar no transferir los aceites del cuerpo y la suciedad Para dar vuelta un documento se le coloca (siempre de a uno) dentro de una carpeta se cierra se da vuelta y reabre por el reverso Cuando un documento no tiene elementos sustentados friables un cartoacuten puede deslizarse por atraacutes un segundo cartoacuten puede ponerse por delante y todo el conjunto darse vuelta Los documentos con elementos sustentados friables pero con sustrato resistente se pueden levantar por las esquinas opuestas aunque es mejor usar un soporte como una carpeta un secante o un cartoacuten bajo todos los documentos durante la manipulacioacuten o el movimiento
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
A mediados del siglo XIX la cantidad de papel aumentoacute debido a las nuevas teacutecnicas de produccioacuten pero la calidad disminuyoacute debido a los cambios en los procesos de fabricacioacuten de materias primas El papel se comenzoacute a fabricar en maacutequinas con cintas continuas las que alineaban las fibras de papel en el sentido de la cinta creando un grano o direccioacuten de la fibra Un grano pronunciado puede disminuir el entrecruzamiento y enlace de las fibras y asiacute reducir la resistencia y la estabilidad dimensional de la hoja Asimismo puede ser mas faacutecilmente deformable y rasgable en direccioacuten paralela a la fibra El proceso de formacioacuten de esta nueva pulpa tambieacuten debilita la estructura de la fibra y sus enlaces
Para responder al incremento de las demandas de papel los fabricantes encontraron nuevas fuentes de fibras como la madera La pasta mecaacutenica de madera fue utilizada primero y se caracterizoacute por tener pedacitos de fibras cortas que forman un papel color entre crema y marroacuten Este papel es aacutecido se decolora y se vuelve quebradizo Posteriormente se desarrolloacute la pasta quiacutemica Este proceso da como resultado fibras menos aacutecidas y maacutes largas las que tienen mejores propiedades de entrecruzamiento que la pasta anterior Los ingredientes aacutecidos como la lignina en la pasta mecaacutenica el alumbre- resina en el encolado y los blanqueadores clorados usados en las pastas quiacutemicas pueden ser la causa de la decoloracioacuten y el debilitamiento de estos papeles en el tiempo (Gunter 1978)
Existen varias pruebas para determinar el grado de acidez del papel identificar sus fibras aditivos y caracterizar su fuerza y su color (Birgus 1995 Van Hitoacuten 1985 van der Reden 1992b) Generalmente los papeles decolorados y quebradizos como los papeles de diario o cartones de ilustracioacuten son poco permanentes y tienen poca durabilidad Estos papeles y cartones deben ser sostenidos y manipulados con gran cuidado para asiacute prevenir rasgados y roturas del sustrato particularmente en la direccioacuten del grano o a lo largo de los dobleces y pliegues Ademaacutes los papeles aacutecidos incluso aquellos utilizados para fabricar sobres y carpetas de regular calidad pueden decolorar documentos adyacentes
ELEMENTOS SUSTENTADOS
Algunos elementos sustentados en los documentos de papel son inestables el laacutepiz grafito es friable y puede manchar las pinturas como el guache o la teacutempera se pueden agrietar y escamar y las acuarelas tienen colorantes y anilinas fugitivas que se pueden decolorar en presencia de luz Esto tambieacuten puede suceder con la tinta de laacutepices de punta de fieltro o boliacutegrafos La tinta puede correrse o sangrar transferirse o migrar hacia la parte de atraacutes de los documentos y mancharlos Las tintas aacutecidas como la ferrogaacutelica (tinta producida por reaccioacuten del acido taacutenico con una sal de hierro) puede desintegrar el substrato del documento
FORMATOS
Frecuentemente se agrupan documentos de diferente tamantildeos y formas sujetos por distintos elementos clips para papel grapas alfileres bandas de goma cintas adhesivas o adhesivos Estos sujetadores pueden romper o manchar los documentos
Los formatos de los voluacutemenes encuadernados (incluyendo folios panfletos cuadernillos y libros) consisten en un block de texto en una encuadernacioacuten de papel tela cuero plaacutestico u otros materiales que estaacuten unidos con adhesivos o por otros meacutetodos Las gomas hilos grapas pueden romper combar resquebrajar y
eventualmente dar inicio al desprendimiento y peacuterdida de la tapas El cuero (todo la mitad o un cuarto de los enlaces) puede reaccionar con el azufre del entorno produciendo pudricioacuten roja (desintegracioacuten pulvurulenta del cuero) la que puede contaminar y debilitar los enlaces
DETERIORO POR FACTORES AMBIENTALES
Los factores del entorno pueden iniciar severos dantildeos y deterioros especialmente en documentos inherentemente estables En Apeacutendice III se mencionan algunos ejemplos y tambieacuten distintos niveles de acciones Los problemas se exacerban por los agentes de deterioro del entorno luz temperatura y humedad incorrectas polucioacuten y pestes
LUZ
La luz natural incandescente o fluorescente causa reacciones oxidativas y cambios quiacutemicos que pueden debilitar y oscurecer algunos papeles aacutecidos (ej recortes de perioacutedicos de papel de madera o papel de anotaciones con alumbre-resina) La luz tambieacuten puede decolorar papeles tentildeidos (ej manuscritos coloreados con azul) y algunos elementos sustentados (ej acuarelas y tintas) Estos cambios pueden suceder cuando los documentos estaacuten parcialmente tapados con otros materiales o cuando estaacuten expuestos en las paredes o son dejados sobre una mesa Los documentos con elementos sutentados fugitivos como manuscritos con laacutepices de punta de fieltro o ilustraciones hechas en acuarela deben ser expuestos durante poco tiempo y con bajos niveles de luz (con filtro o un bloqueo total de rayos UV) Estas precausiones son especialmente importantese para documentos que son expuestos tales como ilustraciones cientiacuteficas dibujadas en papel de pulpa de madera (que oscurece) y con elementos sustentados fugitivos ( que se decoloran) En estas situaciones los niveles de luz deben mantenerse entre 30-150lux por no maacutes de tres meses Los niveles de exposicioacuten y la duracioacuten son proporcionales El dantildeo por la luz es acumulativo e irreversible En Apeacutendice IV se resumen los dantildeos y el control de la luz
TEMPERATURA INCORRECTA
El incremento de la temperatura puede ser causado por el calor de la exposicioacuten a la luz durante la examinacioacuten uso exhibicioacuten o por el mal funsionamiento del sistema de acondicionamiento de la temperatura (Weintraub and Wolf 1995a y 1995b) Las temperaturas altas pueden disminuir la humedad relativa la que puede resecar los substratos elementos sustentados y adhesivos y puede causar deformaciones roturas o arrugas en los documentos Hay que tener particular cuidado con los documentos que estaacuten compuestos por dos o maacutes materiales ya que eacutestos pueden responder de manera diferente frente a cambios de humedad y temperatura Estas variaciones pueden causar rasgaduras distorciones y roturas no deseadas
HUMEDAD RELATIVA INCORRECTA
Un aumento de la humedad relativa puede causar deformaciones y arrugas en los papeles Las hojas con encolado se pueden pegar y cuando posteriormente se intenta separarlos es posible perder material de la superficie La humedad relativa alta aumenta el riesgo y la velocidad de aparicioacuten de manchas y el debilitamiento estructural debido a ciertas reacciones de hidroacutelisis con ciertos componentes orgaacutenicos
e inorgaacutenicos que pueden conducir a la formacioacuten de aacutecidos Estos cambios quiacutemicos pueden causar decoloraciones localizadas ej de impurezas metaacutelicas visibles en forma de pequentildeas manchas marroacuten (foxing) o el crecimiento de hongos que pueden ser destructivos y toacutexicos para los documentos y para quienes trabajan con ellos
POLUCIOacuteN
Los aacutecidos volaacutetiles de la polucioacuten atmosfeacuterica de los muebles de almacenaje o contenedores de madera pueden causar decoloracioacuten y friabilidad de los substratos y elementos sustentados Las partiacuteculas que circulan a traveacutes de un medio de ventilacioacuten sin filtros pueden depositar tizne suciedad o polvo abrasivo sobre los documentos u otras superficies
PESTES
Los hongos insectos y roedores pueden manchar y consumir material orgaacutenico y debastar las colecciones Las evidencias de infecciones pueden ser agujeros dejados por gusanos manchas de moscas superficies comidas o excremento Una infeccioacuten activa requiere de respuesta inmediata tal como la limpieza o el aislamiento de los documentos contaminados por lo que debe contactarse inmediatamente a un conservador de papel y a un experto en pestes que esteacute familiarizado con la manipulacioacuten de documentos
PREVENCIOacuteN
Para salvaguardarse de todos los problemas descritos anteriormente las aacutereas usadas para la investigacioacuten y el depoacutesito deben mantenerse limpias y libres de comida y bebida ya que esto puede causar manchas y atraer las plagas Los documentos deben ser expuestos a la luz por periacuteodos cortos (1 a 3 meses) auacuten en niveles bajos (3 a 15 pies de candela) Debe filtrarse la radiacioacuten UV y no olvidar que la luz visible tambieacuten causa dantildeos a las colecciones
La temperatura y la humedad relativa deben mantenerse constantes dado que las fluctuaciones pueden aumentar el riesgo de dantildeos en los documentos aumentando la velocidad de movimientos de contraccioacuten y expansioacuten lo que crea tensiones y distorciones en los documentos Las reacciones quiacutemicas que llevan a a la decoloracion y la friabilidad tambieacuten se ven afectadas por los niveles incorrectos de HR y Tdeg La mayoriacutea de los expertos recomiendan seleccionar un punto especiacutefico constante entre 16deg - 22deg C (60deg - 72deg F) y 30-55 HR (Appelebaum 1991 Bachmann 1992 Ellis 1992 Hamburg 1992 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993) Cuanto maacutes baja sea la temperatura la humedad relativa y la luz maacutes lento seraacute el deterioro Oacuteptimas condiciones de ilumunacioacuten humedad (30 - 35HR)y depoacutesitos friacuteos (16deg - bajo 18deg C [60deg - bajo 0deg F]) pueden aumentar considerablemente la vida de las colecciones siempre que eacutestas no sean retiradas de los depoacutesitos con dichas condiciones Buenas teacutecnicas y materiales de almacenamiento pueden brindar una proteccioacuten adicional en caso de moderadas fluctuaciones ambientales de corta duracioacuten En Apeacutendices III-VI se suguieren opciones apropiadas para el cuidado preventivo de las colecciones de documentos
DETERIORO POR ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIOacuteN
El agente de peligro mas comuacuten para los documentos son los seres humanos Los investigadores y el personal deben lavarse las manos antes de tocar los documentos porque los aceites de la piel pueden dejar impresiones digitales irreversibles Se debe evitar la manipulacioacuten de documentos sin guantes Los sustratos de papel deben ser provistos de un soporte y para darlos vuelta se deben usar sus propias carpetas Los documentos pueden deteriorarse debilitarse o rasgarse irreversiblemente por causa de malos haacutebitos como presionar los documentos mientras se toman notas o usar sujetadores inapropiados que pueden causar manchas permanentes Los documentos tambieacuten pueden dantildearse por la utilizacioacuten de malas teacutecnicas de proteccioacuten materiales aacutecidos y adhesivos inestables
TEacuteCNICAS DE ALMACENAMIENTO INAPROPIADAS
El plano de los documentos se puede distorsionar cuando estos estaacuten guardados en cajas carpetas o estantes demasiado llenos muy vaciacuteos u ocupados de manera inadecuada Estas distorsiones pueden convertirse en estructurales (pliegues arrugas o curvaturas) Los documentos guardados verticalmente pueden combarse en la base de la carpeta o del contenedor y quebrarse para evitar eacutesto deben llenarse las aacutereas vacias insertando un soporte entero de cartoacuten o cuntildeas Si se fuerzan los documentos para ser metidos y sacados de los contenedores repletos se pueden causar rasgaduras o roturas
MATERIALES INAPROPIADOS PARA PROTECCIOacuteN
Los documentos pueden decolorarse no solo por la acidez de sus impurezas inherentes sino tambieacuten por los materiales aacutecidos de proteccioacuten Los contenedores de mala calidad contienen plastificantes volaacutetiles que causan la adhesioacuten de eacutestos a los documentos y el corrimiento del elemento sustentado (Baker 1995) Los sobres y las carpetas de mala calidad contienen aacutecidos volaacutetiles que producen la decoloracioacuten en documentos adyacentes Los aacutecidos de los paspartuacutes causan una decoloracioacuten llamada quemado de montaje al rededor de los bordes de las ilustraciones El microclima en el interior de las enmarcaciones puede causar liacuteneas color marroacuten debido a la decoloracioacuten de la madera o del cartoacuten coarrugado aacutecido usado de respaldo (Birgus 1995 Hatchfield 1995)
ADHESIVOS INAPROPIADOS
Los documentos a menudo se dantildean en el intento de ser reparados con materiales inadecuados tales como cintas adhesivas a presioacuten u otros adhesivos que pueden producir manchas traslucidez distorsiones y peacuterdida de substrato en la superficie Las cintas adhesivas a presioacuten pueden ser la causa del sangramientos de los elementos sustentados y las cintas que se activan con humedad pueden provocar deformaciones manchas o irregularidad en la superficie Las cintas activadas con calor pueden causar bloqueo y decoloracioacuten mientras que los restos de adhesivo pueden tornarse pegajosos quebradizos o friables y causar adhesioacuten abrasiones manchas contracciones y distorciones en los documentos
INTERVENCIOacuteN
Para asegurar una limpieza y tratamiento adecuado en los documentos debe contactarse un conservador El equipo puede realizar algunas acciones baacutesicas siempre que esteacute entrenado y trabaje bajo la supervizacioacuten de un conservador (Apeacutendice III) En Apeacutendice V se nombran buenos materiales y teacutecnicas para proteger en envoltorios y contenedores de medidas estaacutendares En Apeacutendice VI se da una lista de las praacutecticas comunes que pueden poner en peligro los documentos y las colecciones asiacute como tambieacuten las alternativas apropiadas que pueden mejorar la preservacioacuten de eacutestos La mayor parte de los agentes de deterioro pueden ser controlados o desacelerados mediante el uso de materiales y teacutecnicas para proteger los documentos ademaacutes de la realizacioacuten de procedimientos de mantenimiento y manipulacioacuten apropiados
PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LAS COLECCIONES
La mantencioacuten de las colecciones es un aspecto importante dentro de lo que comprende la preservacioacuten pues eacutesta intenta estabilizar los documentos a traveacutes de una correcta manipulacioacuten y un buen almacenaje (Apeacutendice I) Los pasos de mantencioacuten de las colecciones deben estar desarrollados de acuerdo a la evaluacioacuten de los informes y lo formulado en poliacuteticas y guiacuteas escritas (Apeacutendice II) El mantenimiento deberiacutea incorporar el monitoreo perioacutedico del entorno y de las condiciones de los documentos (Figura 1) Se deberiacutean utilizar procedimientos estandarizados de almacenaje y opciones de preservacioacuten para proteccioacuten mobiliario archivo de datos y reformateo (Figura 2)
Para examinar los documentos durante la mantencioacuten se deben designar espacios de trabajo apropiados Para hacer maacutes accesibles los documentos a los usuarios podriacutean ser necesarias algunas teacutecnicas de estabilizacioacuten como la extraccioacuten de sujetadores aplanamiento y limpieza (Figura 3) Cabe considerar que algunos documentos requieren protecciones hechas a medida como las carpetas con tapas de cartoacuten libre de aacutecido o chaquetas y bandas para libros en polieacutester (Figura 4 y Figura 5)
Figura 2 Figura 3 Figura 4
Los principios y procedimientos de la mantencioacuten de las colecciones deberiacutean estar incorporados en todas las etapas del cuidado y procesos para las colecciones de documentos (Apeacutendice III-VI) Los procedimientos precisos para el mantenimiento de las colecciones deben desarrollarse de acuerdo a lo aconsejado por expertos apropiados tales como historiadores archivistas bibliotecarios y conservadores Por ejemplo los recursos deberiacutean ser asignados solamente a aquellos documentos que
han sido declarados por sus depositarios y tienen la misioacuten de aumentar la custodia legal
INSTALANDO UN LUGAR DE TRABAJO
Un lugar de trabajo debe estar permanentemente dedicado al mantenimiento de los proyectos para asegurar continuidad y cierta calidad Los requerimientos del espacio estaacuten determinados por la naturaleza tamantildeo cantidad y uso de los documentos su relacioacuten con los materiales y el mobiliario y las teacutecnicas de ingreso de datos y duplicacioacuten El aacuterea de trabajo debe tener un espacio adecuado para todo el instrumental necesario para el mantenimiento de las colecciones
Superficie de Trabajo y Suministros
La superficie de trabajo debe ser al menos dos veces la medida del documento maacutes grande y su carpeta o contenedor con lo que se espera tener espacio para acomodar este y otros materiales Dentro de las herramientas y suministros se deben incluir computadores caacutemaras formularios para ingreso de datos archivos laacutepices brochas espaacutetulas guantes broches de acero inoxidable papeles de pH neutro o tamponado alcalino cartones de soporte y secantes Ciertos suministros como bolsillos y envoltorios de laacutemina de polieacutester carpetas de pH neutro o tamponados alcalinos deben estar ordenados en la superficie de trabajo la cual al igual que las herramientas deben mantenerse limpias durante todo el tiempo Las superficies pueden estar cubiertas con secantes o con laacuteminas de polieacutester que pueden limpiarse o cambiarse cuando se ensucia Se deben usar guantes de algodoacuten limpios en presencia de documentos excepcionalmente sucios o altamente reactivos a los aceites del cuerpo Trabajar con documentos sucios puede requerir el uso de maacutescaras de proteccioacuten y la necesidad de lavar las manos y los guantes frecuentemente Si los documentos requieren una limpieza substancial humidificacioacuten aplanamiento o restauracioacuten se debe consultar a un conservador para que entrene al personal en los procedimientos baacutesicos o bien planifique un tratamiento completo en otro lugar
Transporte de Documentos
Para transportar de manera segura los documentos se debe despejar previamente los lugares de circulacioacuten superficies de trabajo y de almacenamiento Los documentos no deben sobresalir de los bordes de las carpetas cajones o bordes de mesas Se requiere el uso de las dos manos para manipular documentos y contenedores y si se va a mover material muy grande pesado fraacutegil o de difiacutecil acceso se necesita la asistencia de otra persona Los documentos o contenedores que son particularmente fraacutegiles o pesados deben llevar un a etiqueta de advertencia Los soportes riacutegidos o carros que estaacuten disentildeados para transportar cajas libros y documentos enrollados o enmarcados nunca se deben recargar y deben ser usados para transportar piezas de gran tamantildeo fraacutegiles pesadas o en numerosas cantidades Los contenedores pesados deben ser puestos en la base del carro para asiacute procurar maacutexima estabilidad Cuando se saca un libro de un estante los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atraacutes para que el lomo del libro a retirar quede expuesto y asiacute pueda ser sacado tomando las tapas y no la parte superior o la cofia
IDENTIFICACIOacuteN Y CLASIFICACIOacuteN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Se debe examinar y clasificar un solo contenedor de documentos a la vez para determinar sus necesidades de almacenamiento y acceso (Figura 2) En algunas colecciones de documentos como las de archivo la disposicioacuten original de eacutestos en la caja o en la carpeta se debe mantener por el valor asociado de la coleccioacuten Las series de grupos y subgrupos en esas colecciones ilustran como una persona creoacute usoacute y conceptualizoacute los materiales de investigacioacuten y los relacionoacute Cuando una carpeta se saca de una caja su ubicacioacuten debe ser sentildealada con una etiqueta de pH neutro Marcar adecuadamente evita el archivar en lugares inadecuados Una sola carpeta a la vez debe ser abierta completamente y examinada en la mesa de trabajo Si el contenedor o la carpeta estaacute desbordada de documentos dantildeada o no tiene los materiales o dimensiones adecuados debe ser reemplazada Toda la informacioacuten obtenida debe ser transferida al contenedor reemplazante En algunos casos los viejos contenedores aacutecidos o con materiales extrantildeos pueden tener un valor intriacutenseco y deben ser conservados pero aislados en envoltorios protectores El criterio de retencioacuten u orden de los materiales debe hacerse consultando a expertos apropiados tales como archivistas historiadores curadores y conservadores Si una carpeta es demasiado pequentildea el documento no debe ser alterado doblaacutendolo o cortaacutendolo sino que debe ser transferido a una carpeta apropiada o a un sistema de almacenamiento de mayor tamantildeo
Examinando Documentos
Durante la examinacioacuten y uso de documentos hay que cuidar que las lapiceras libros de apuntes o las cajas no se encuentren sobre ellos Cada documento debe ser evaluado por separado para determinar su tipo y tamantildeo si es original funciona como archivo original copia maestra o copia de uso Cada vez que sea posible se debe identificar los componentes estructurales de los documentos del archivo original dado que los elementos sustentados el substrato formato y la cantidad determinaraacuten las caracteriacutesticas del almacenamiento Por ejemplo los documentos aacutecidos como recortes de perioacutedico deben estar protegidos por separado y aislados de los documentos adyacentes para prevenir la migracioacuten de la acidez Se pueden reemplazar con copias fotocopiando el original en un papel con un tamponado alcalino Las condiciones fiacutesicas tambieacuten afectan el almacenaje y la manipulacioacuten de los documentos
Manipulando Documentos
Los documentos deben ser manipulados tan poco y tan cuidadosamente como sea posible para evitar dantildeos Las manos y los guantes se deben lavar frecuentemente para intentar no transferir los aceites del cuerpo y la suciedad Para dar vuelta un documento se le coloca (siempre de a uno) dentro de una carpeta se cierra se da vuelta y reabre por el reverso Cuando un documento no tiene elementos sustentados friables un cartoacuten puede deslizarse por atraacutes un segundo cartoacuten puede ponerse por delante y todo el conjunto darse vuelta Los documentos con elementos sustentados friables pero con sustrato resistente se pueden levantar por las esquinas opuestas aunque es mejor usar un soporte como una carpeta un secante o un cartoacuten bajo todos los documentos durante la manipulacioacuten o el movimiento
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
eventualmente dar inicio al desprendimiento y peacuterdida de la tapas El cuero (todo la mitad o un cuarto de los enlaces) puede reaccionar con el azufre del entorno produciendo pudricioacuten roja (desintegracioacuten pulvurulenta del cuero) la que puede contaminar y debilitar los enlaces
DETERIORO POR FACTORES AMBIENTALES
Los factores del entorno pueden iniciar severos dantildeos y deterioros especialmente en documentos inherentemente estables En Apeacutendice III se mencionan algunos ejemplos y tambieacuten distintos niveles de acciones Los problemas se exacerban por los agentes de deterioro del entorno luz temperatura y humedad incorrectas polucioacuten y pestes
LUZ
La luz natural incandescente o fluorescente causa reacciones oxidativas y cambios quiacutemicos que pueden debilitar y oscurecer algunos papeles aacutecidos (ej recortes de perioacutedicos de papel de madera o papel de anotaciones con alumbre-resina) La luz tambieacuten puede decolorar papeles tentildeidos (ej manuscritos coloreados con azul) y algunos elementos sustentados (ej acuarelas y tintas) Estos cambios pueden suceder cuando los documentos estaacuten parcialmente tapados con otros materiales o cuando estaacuten expuestos en las paredes o son dejados sobre una mesa Los documentos con elementos sutentados fugitivos como manuscritos con laacutepices de punta de fieltro o ilustraciones hechas en acuarela deben ser expuestos durante poco tiempo y con bajos niveles de luz (con filtro o un bloqueo total de rayos UV) Estas precausiones son especialmente importantese para documentos que son expuestos tales como ilustraciones cientiacuteficas dibujadas en papel de pulpa de madera (que oscurece) y con elementos sustentados fugitivos ( que se decoloran) En estas situaciones los niveles de luz deben mantenerse entre 30-150lux por no maacutes de tres meses Los niveles de exposicioacuten y la duracioacuten son proporcionales El dantildeo por la luz es acumulativo e irreversible En Apeacutendice IV se resumen los dantildeos y el control de la luz
TEMPERATURA INCORRECTA
El incremento de la temperatura puede ser causado por el calor de la exposicioacuten a la luz durante la examinacioacuten uso exhibicioacuten o por el mal funsionamiento del sistema de acondicionamiento de la temperatura (Weintraub and Wolf 1995a y 1995b) Las temperaturas altas pueden disminuir la humedad relativa la que puede resecar los substratos elementos sustentados y adhesivos y puede causar deformaciones roturas o arrugas en los documentos Hay que tener particular cuidado con los documentos que estaacuten compuestos por dos o maacutes materiales ya que eacutestos pueden responder de manera diferente frente a cambios de humedad y temperatura Estas variaciones pueden causar rasgaduras distorciones y roturas no deseadas
HUMEDAD RELATIVA INCORRECTA
Un aumento de la humedad relativa puede causar deformaciones y arrugas en los papeles Las hojas con encolado se pueden pegar y cuando posteriormente se intenta separarlos es posible perder material de la superficie La humedad relativa alta aumenta el riesgo y la velocidad de aparicioacuten de manchas y el debilitamiento estructural debido a ciertas reacciones de hidroacutelisis con ciertos componentes orgaacutenicos
e inorgaacutenicos que pueden conducir a la formacioacuten de aacutecidos Estos cambios quiacutemicos pueden causar decoloraciones localizadas ej de impurezas metaacutelicas visibles en forma de pequentildeas manchas marroacuten (foxing) o el crecimiento de hongos que pueden ser destructivos y toacutexicos para los documentos y para quienes trabajan con ellos
POLUCIOacuteN
Los aacutecidos volaacutetiles de la polucioacuten atmosfeacuterica de los muebles de almacenaje o contenedores de madera pueden causar decoloracioacuten y friabilidad de los substratos y elementos sustentados Las partiacuteculas que circulan a traveacutes de un medio de ventilacioacuten sin filtros pueden depositar tizne suciedad o polvo abrasivo sobre los documentos u otras superficies
PESTES
Los hongos insectos y roedores pueden manchar y consumir material orgaacutenico y debastar las colecciones Las evidencias de infecciones pueden ser agujeros dejados por gusanos manchas de moscas superficies comidas o excremento Una infeccioacuten activa requiere de respuesta inmediata tal como la limpieza o el aislamiento de los documentos contaminados por lo que debe contactarse inmediatamente a un conservador de papel y a un experto en pestes que esteacute familiarizado con la manipulacioacuten de documentos
PREVENCIOacuteN
Para salvaguardarse de todos los problemas descritos anteriormente las aacutereas usadas para la investigacioacuten y el depoacutesito deben mantenerse limpias y libres de comida y bebida ya que esto puede causar manchas y atraer las plagas Los documentos deben ser expuestos a la luz por periacuteodos cortos (1 a 3 meses) auacuten en niveles bajos (3 a 15 pies de candela) Debe filtrarse la radiacioacuten UV y no olvidar que la luz visible tambieacuten causa dantildeos a las colecciones
La temperatura y la humedad relativa deben mantenerse constantes dado que las fluctuaciones pueden aumentar el riesgo de dantildeos en los documentos aumentando la velocidad de movimientos de contraccioacuten y expansioacuten lo que crea tensiones y distorciones en los documentos Las reacciones quiacutemicas que llevan a a la decoloracion y la friabilidad tambieacuten se ven afectadas por los niveles incorrectos de HR y Tdeg La mayoriacutea de los expertos recomiendan seleccionar un punto especiacutefico constante entre 16deg - 22deg C (60deg - 72deg F) y 30-55 HR (Appelebaum 1991 Bachmann 1992 Ellis 1992 Hamburg 1992 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993) Cuanto maacutes baja sea la temperatura la humedad relativa y la luz maacutes lento seraacute el deterioro Oacuteptimas condiciones de ilumunacioacuten humedad (30 - 35HR)y depoacutesitos friacuteos (16deg - bajo 18deg C [60deg - bajo 0deg F]) pueden aumentar considerablemente la vida de las colecciones siempre que eacutestas no sean retiradas de los depoacutesitos con dichas condiciones Buenas teacutecnicas y materiales de almacenamiento pueden brindar una proteccioacuten adicional en caso de moderadas fluctuaciones ambientales de corta duracioacuten En Apeacutendices III-VI se suguieren opciones apropiadas para el cuidado preventivo de las colecciones de documentos
DETERIORO POR ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIOacuteN
El agente de peligro mas comuacuten para los documentos son los seres humanos Los investigadores y el personal deben lavarse las manos antes de tocar los documentos porque los aceites de la piel pueden dejar impresiones digitales irreversibles Se debe evitar la manipulacioacuten de documentos sin guantes Los sustratos de papel deben ser provistos de un soporte y para darlos vuelta se deben usar sus propias carpetas Los documentos pueden deteriorarse debilitarse o rasgarse irreversiblemente por causa de malos haacutebitos como presionar los documentos mientras se toman notas o usar sujetadores inapropiados que pueden causar manchas permanentes Los documentos tambieacuten pueden dantildearse por la utilizacioacuten de malas teacutecnicas de proteccioacuten materiales aacutecidos y adhesivos inestables
TEacuteCNICAS DE ALMACENAMIENTO INAPROPIADAS
El plano de los documentos se puede distorsionar cuando estos estaacuten guardados en cajas carpetas o estantes demasiado llenos muy vaciacuteos u ocupados de manera inadecuada Estas distorsiones pueden convertirse en estructurales (pliegues arrugas o curvaturas) Los documentos guardados verticalmente pueden combarse en la base de la carpeta o del contenedor y quebrarse para evitar eacutesto deben llenarse las aacutereas vacias insertando un soporte entero de cartoacuten o cuntildeas Si se fuerzan los documentos para ser metidos y sacados de los contenedores repletos se pueden causar rasgaduras o roturas
MATERIALES INAPROPIADOS PARA PROTECCIOacuteN
Los documentos pueden decolorarse no solo por la acidez de sus impurezas inherentes sino tambieacuten por los materiales aacutecidos de proteccioacuten Los contenedores de mala calidad contienen plastificantes volaacutetiles que causan la adhesioacuten de eacutestos a los documentos y el corrimiento del elemento sustentado (Baker 1995) Los sobres y las carpetas de mala calidad contienen aacutecidos volaacutetiles que producen la decoloracioacuten en documentos adyacentes Los aacutecidos de los paspartuacutes causan una decoloracioacuten llamada quemado de montaje al rededor de los bordes de las ilustraciones El microclima en el interior de las enmarcaciones puede causar liacuteneas color marroacuten debido a la decoloracioacuten de la madera o del cartoacuten coarrugado aacutecido usado de respaldo (Birgus 1995 Hatchfield 1995)
ADHESIVOS INAPROPIADOS
Los documentos a menudo se dantildean en el intento de ser reparados con materiales inadecuados tales como cintas adhesivas a presioacuten u otros adhesivos que pueden producir manchas traslucidez distorsiones y peacuterdida de substrato en la superficie Las cintas adhesivas a presioacuten pueden ser la causa del sangramientos de los elementos sustentados y las cintas que se activan con humedad pueden provocar deformaciones manchas o irregularidad en la superficie Las cintas activadas con calor pueden causar bloqueo y decoloracioacuten mientras que los restos de adhesivo pueden tornarse pegajosos quebradizos o friables y causar adhesioacuten abrasiones manchas contracciones y distorciones en los documentos
INTERVENCIOacuteN
Para asegurar una limpieza y tratamiento adecuado en los documentos debe contactarse un conservador El equipo puede realizar algunas acciones baacutesicas siempre que esteacute entrenado y trabaje bajo la supervizacioacuten de un conservador (Apeacutendice III) En Apeacutendice V se nombran buenos materiales y teacutecnicas para proteger en envoltorios y contenedores de medidas estaacutendares En Apeacutendice VI se da una lista de las praacutecticas comunes que pueden poner en peligro los documentos y las colecciones asiacute como tambieacuten las alternativas apropiadas que pueden mejorar la preservacioacuten de eacutestos La mayor parte de los agentes de deterioro pueden ser controlados o desacelerados mediante el uso de materiales y teacutecnicas para proteger los documentos ademaacutes de la realizacioacuten de procedimientos de mantenimiento y manipulacioacuten apropiados
PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LAS COLECCIONES
La mantencioacuten de las colecciones es un aspecto importante dentro de lo que comprende la preservacioacuten pues eacutesta intenta estabilizar los documentos a traveacutes de una correcta manipulacioacuten y un buen almacenaje (Apeacutendice I) Los pasos de mantencioacuten de las colecciones deben estar desarrollados de acuerdo a la evaluacioacuten de los informes y lo formulado en poliacuteticas y guiacuteas escritas (Apeacutendice II) El mantenimiento deberiacutea incorporar el monitoreo perioacutedico del entorno y de las condiciones de los documentos (Figura 1) Se deberiacutean utilizar procedimientos estandarizados de almacenaje y opciones de preservacioacuten para proteccioacuten mobiliario archivo de datos y reformateo (Figura 2)
Para examinar los documentos durante la mantencioacuten se deben designar espacios de trabajo apropiados Para hacer maacutes accesibles los documentos a los usuarios podriacutean ser necesarias algunas teacutecnicas de estabilizacioacuten como la extraccioacuten de sujetadores aplanamiento y limpieza (Figura 3) Cabe considerar que algunos documentos requieren protecciones hechas a medida como las carpetas con tapas de cartoacuten libre de aacutecido o chaquetas y bandas para libros en polieacutester (Figura 4 y Figura 5)
Figura 2 Figura 3 Figura 4
Los principios y procedimientos de la mantencioacuten de las colecciones deberiacutean estar incorporados en todas las etapas del cuidado y procesos para las colecciones de documentos (Apeacutendice III-VI) Los procedimientos precisos para el mantenimiento de las colecciones deben desarrollarse de acuerdo a lo aconsejado por expertos apropiados tales como historiadores archivistas bibliotecarios y conservadores Por ejemplo los recursos deberiacutean ser asignados solamente a aquellos documentos que
han sido declarados por sus depositarios y tienen la misioacuten de aumentar la custodia legal
INSTALANDO UN LUGAR DE TRABAJO
Un lugar de trabajo debe estar permanentemente dedicado al mantenimiento de los proyectos para asegurar continuidad y cierta calidad Los requerimientos del espacio estaacuten determinados por la naturaleza tamantildeo cantidad y uso de los documentos su relacioacuten con los materiales y el mobiliario y las teacutecnicas de ingreso de datos y duplicacioacuten El aacuterea de trabajo debe tener un espacio adecuado para todo el instrumental necesario para el mantenimiento de las colecciones
Superficie de Trabajo y Suministros
La superficie de trabajo debe ser al menos dos veces la medida del documento maacutes grande y su carpeta o contenedor con lo que se espera tener espacio para acomodar este y otros materiales Dentro de las herramientas y suministros se deben incluir computadores caacutemaras formularios para ingreso de datos archivos laacutepices brochas espaacutetulas guantes broches de acero inoxidable papeles de pH neutro o tamponado alcalino cartones de soporte y secantes Ciertos suministros como bolsillos y envoltorios de laacutemina de polieacutester carpetas de pH neutro o tamponados alcalinos deben estar ordenados en la superficie de trabajo la cual al igual que las herramientas deben mantenerse limpias durante todo el tiempo Las superficies pueden estar cubiertas con secantes o con laacuteminas de polieacutester que pueden limpiarse o cambiarse cuando se ensucia Se deben usar guantes de algodoacuten limpios en presencia de documentos excepcionalmente sucios o altamente reactivos a los aceites del cuerpo Trabajar con documentos sucios puede requerir el uso de maacutescaras de proteccioacuten y la necesidad de lavar las manos y los guantes frecuentemente Si los documentos requieren una limpieza substancial humidificacioacuten aplanamiento o restauracioacuten se debe consultar a un conservador para que entrene al personal en los procedimientos baacutesicos o bien planifique un tratamiento completo en otro lugar
Transporte de Documentos
Para transportar de manera segura los documentos se debe despejar previamente los lugares de circulacioacuten superficies de trabajo y de almacenamiento Los documentos no deben sobresalir de los bordes de las carpetas cajones o bordes de mesas Se requiere el uso de las dos manos para manipular documentos y contenedores y si se va a mover material muy grande pesado fraacutegil o de difiacutecil acceso se necesita la asistencia de otra persona Los documentos o contenedores que son particularmente fraacutegiles o pesados deben llevar un a etiqueta de advertencia Los soportes riacutegidos o carros que estaacuten disentildeados para transportar cajas libros y documentos enrollados o enmarcados nunca se deben recargar y deben ser usados para transportar piezas de gran tamantildeo fraacutegiles pesadas o en numerosas cantidades Los contenedores pesados deben ser puestos en la base del carro para asiacute procurar maacutexima estabilidad Cuando se saca un libro de un estante los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atraacutes para que el lomo del libro a retirar quede expuesto y asiacute pueda ser sacado tomando las tapas y no la parte superior o la cofia
IDENTIFICACIOacuteN Y CLASIFICACIOacuteN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Se debe examinar y clasificar un solo contenedor de documentos a la vez para determinar sus necesidades de almacenamiento y acceso (Figura 2) En algunas colecciones de documentos como las de archivo la disposicioacuten original de eacutestos en la caja o en la carpeta se debe mantener por el valor asociado de la coleccioacuten Las series de grupos y subgrupos en esas colecciones ilustran como una persona creoacute usoacute y conceptualizoacute los materiales de investigacioacuten y los relacionoacute Cuando una carpeta se saca de una caja su ubicacioacuten debe ser sentildealada con una etiqueta de pH neutro Marcar adecuadamente evita el archivar en lugares inadecuados Una sola carpeta a la vez debe ser abierta completamente y examinada en la mesa de trabajo Si el contenedor o la carpeta estaacute desbordada de documentos dantildeada o no tiene los materiales o dimensiones adecuados debe ser reemplazada Toda la informacioacuten obtenida debe ser transferida al contenedor reemplazante En algunos casos los viejos contenedores aacutecidos o con materiales extrantildeos pueden tener un valor intriacutenseco y deben ser conservados pero aislados en envoltorios protectores El criterio de retencioacuten u orden de los materiales debe hacerse consultando a expertos apropiados tales como archivistas historiadores curadores y conservadores Si una carpeta es demasiado pequentildea el documento no debe ser alterado doblaacutendolo o cortaacutendolo sino que debe ser transferido a una carpeta apropiada o a un sistema de almacenamiento de mayor tamantildeo
Examinando Documentos
Durante la examinacioacuten y uso de documentos hay que cuidar que las lapiceras libros de apuntes o las cajas no se encuentren sobre ellos Cada documento debe ser evaluado por separado para determinar su tipo y tamantildeo si es original funciona como archivo original copia maestra o copia de uso Cada vez que sea posible se debe identificar los componentes estructurales de los documentos del archivo original dado que los elementos sustentados el substrato formato y la cantidad determinaraacuten las caracteriacutesticas del almacenamiento Por ejemplo los documentos aacutecidos como recortes de perioacutedico deben estar protegidos por separado y aislados de los documentos adyacentes para prevenir la migracioacuten de la acidez Se pueden reemplazar con copias fotocopiando el original en un papel con un tamponado alcalino Las condiciones fiacutesicas tambieacuten afectan el almacenaje y la manipulacioacuten de los documentos
Manipulando Documentos
Los documentos deben ser manipulados tan poco y tan cuidadosamente como sea posible para evitar dantildeos Las manos y los guantes se deben lavar frecuentemente para intentar no transferir los aceites del cuerpo y la suciedad Para dar vuelta un documento se le coloca (siempre de a uno) dentro de una carpeta se cierra se da vuelta y reabre por el reverso Cuando un documento no tiene elementos sustentados friables un cartoacuten puede deslizarse por atraacutes un segundo cartoacuten puede ponerse por delante y todo el conjunto darse vuelta Los documentos con elementos sustentados friables pero con sustrato resistente se pueden levantar por las esquinas opuestas aunque es mejor usar un soporte como una carpeta un secante o un cartoacuten bajo todos los documentos durante la manipulacioacuten o el movimiento
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
e inorgaacutenicos que pueden conducir a la formacioacuten de aacutecidos Estos cambios quiacutemicos pueden causar decoloraciones localizadas ej de impurezas metaacutelicas visibles en forma de pequentildeas manchas marroacuten (foxing) o el crecimiento de hongos que pueden ser destructivos y toacutexicos para los documentos y para quienes trabajan con ellos
POLUCIOacuteN
Los aacutecidos volaacutetiles de la polucioacuten atmosfeacuterica de los muebles de almacenaje o contenedores de madera pueden causar decoloracioacuten y friabilidad de los substratos y elementos sustentados Las partiacuteculas que circulan a traveacutes de un medio de ventilacioacuten sin filtros pueden depositar tizne suciedad o polvo abrasivo sobre los documentos u otras superficies
PESTES
Los hongos insectos y roedores pueden manchar y consumir material orgaacutenico y debastar las colecciones Las evidencias de infecciones pueden ser agujeros dejados por gusanos manchas de moscas superficies comidas o excremento Una infeccioacuten activa requiere de respuesta inmediata tal como la limpieza o el aislamiento de los documentos contaminados por lo que debe contactarse inmediatamente a un conservador de papel y a un experto en pestes que esteacute familiarizado con la manipulacioacuten de documentos
PREVENCIOacuteN
Para salvaguardarse de todos los problemas descritos anteriormente las aacutereas usadas para la investigacioacuten y el depoacutesito deben mantenerse limpias y libres de comida y bebida ya que esto puede causar manchas y atraer las plagas Los documentos deben ser expuestos a la luz por periacuteodos cortos (1 a 3 meses) auacuten en niveles bajos (3 a 15 pies de candela) Debe filtrarse la radiacioacuten UV y no olvidar que la luz visible tambieacuten causa dantildeos a las colecciones
La temperatura y la humedad relativa deben mantenerse constantes dado que las fluctuaciones pueden aumentar el riesgo de dantildeos en los documentos aumentando la velocidad de movimientos de contraccioacuten y expansioacuten lo que crea tensiones y distorciones en los documentos Las reacciones quiacutemicas que llevan a a la decoloracion y la friabilidad tambieacuten se ven afectadas por los niveles incorrectos de HR y Tdeg La mayoriacutea de los expertos recomiendan seleccionar un punto especiacutefico constante entre 16deg - 22deg C (60deg - 72deg F) y 30-55 HR (Appelebaum 1991 Bachmann 1992 Ellis 1992 Hamburg 1992 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993) Cuanto maacutes baja sea la temperatura la humedad relativa y la luz maacutes lento seraacute el deterioro Oacuteptimas condiciones de ilumunacioacuten humedad (30 - 35HR)y depoacutesitos friacuteos (16deg - bajo 18deg C [60deg - bajo 0deg F]) pueden aumentar considerablemente la vida de las colecciones siempre que eacutestas no sean retiradas de los depoacutesitos con dichas condiciones Buenas teacutecnicas y materiales de almacenamiento pueden brindar una proteccioacuten adicional en caso de moderadas fluctuaciones ambientales de corta duracioacuten En Apeacutendices III-VI se suguieren opciones apropiadas para el cuidado preventivo de las colecciones de documentos
DETERIORO POR ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIOacuteN
El agente de peligro mas comuacuten para los documentos son los seres humanos Los investigadores y el personal deben lavarse las manos antes de tocar los documentos porque los aceites de la piel pueden dejar impresiones digitales irreversibles Se debe evitar la manipulacioacuten de documentos sin guantes Los sustratos de papel deben ser provistos de un soporte y para darlos vuelta se deben usar sus propias carpetas Los documentos pueden deteriorarse debilitarse o rasgarse irreversiblemente por causa de malos haacutebitos como presionar los documentos mientras se toman notas o usar sujetadores inapropiados que pueden causar manchas permanentes Los documentos tambieacuten pueden dantildearse por la utilizacioacuten de malas teacutecnicas de proteccioacuten materiales aacutecidos y adhesivos inestables
TEacuteCNICAS DE ALMACENAMIENTO INAPROPIADAS
El plano de los documentos se puede distorsionar cuando estos estaacuten guardados en cajas carpetas o estantes demasiado llenos muy vaciacuteos u ocupados de manera inadecuada Estas distorsiones pueden convertirse en estructurales (pliegues arrugas o curvaturas) Los documentos guardados verticalmente pueden combarse en la base de la carpeta o del contenedor y quebrarse para evitar eacutesto deben llenarse las aacutereas vacias insertando un soporte entero de cartoacuten o cuntildeas Si se fuerzan los documentos para ser metidos y sacados de los contenedores repletos se pueden causar rasgaduras o roturas
MATERIALES INAPROPIADOS PARA PROTECCIOacuteN
Los documentos pueden decolorarse no solo por la acidez de sus impurezas inherentes sino tambieacuten por los materiales aacutecidos de proteccioacuten Los contenedores de mala calidad contienen plastificantes volaacutetiles que causan la adhesioacuten de eacutestos a los documentos y el corrimiento del elemento sustentado (Baker 1995) Los sobres y las carpetas de mala calidad contienen aacutecidos volaacutetiles que producen la decoloracioacuten en documentos adyacentes Los aacutecidos de los paspartuacutes causan una decoloracioacuten llamada quemado de montaje al rededor de los bordes de las ilustraciones El microclima en el interior de las enmarcaciones puede causar liacuteneas color marroacuten debido a la decoloracioacuten de la madera o del cartoacuten coarrugado aacutecido usado de respaldo (Birgus 1995 Hatchfield 1995)
ADHESIVOS INAPROPIADOS
Los documentos a menudo se dantildean en el intento de ser reparados con materiales inadecuados tales como cintas adhesivas a presioacuten u otros adhesivos que pueden producir manchas traslucidez distorsiones y peacuterdida de substrato en la superficie Las cintas adhesivas a presioacuten pueden ser la causa del sangramientos de los elementos sustentados y las cintas que se activan con humedad pueden provocar deformaciones manchas o irregularidad en la superficie Las cintas activadas con calor pueden causar bloqueo y decoloracioacuten mientras que los restos de adhesivo pueden tornarse pegajosos quebradizos o friables y causar adhesioacuten abrasiones manchas contracciones y distorciones en los documentos
INTERVENCIOacuteN
Para asegurar una limpieza y tratamiento adecuado en los documentos debe contactarse un conservador El equipo puede realizar algunas acciones baacutesicas siempre que esteacute entrenado y trabaje bajo la supervizacioacuten de un conservador (Apeacutendice III) En Apeacutendice V se nombran buenos materiales y teacutecnicas para proteger en envoltorios y contenedores de medidas estaacutendares En Apeacutendice VI se da una lista de las praacutecticas comunes que pueden poner en peligro los documentos y las colecciones asiacute como tambieacuten las alternativas apropiadas que pueden mejorar la preservacioacuten de eacutestos La mayor parte de los agentes de deterioro pueden ser controlados o desacelerados mediante el uso de materiales y teacutecnicas para proteger los documentos ademaacutes de la realizacioacuten de procedimientos de mantenimiento y manipulacioacuten apropiados
PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LAS COLECCIONES
La mantencioacuten de las colecciones es un aspecto importante dentro de lo que comprende la preservacioacuten pues eacutesta intenta estabilizar los documentos a traveacutes de una correcta manipulacioacuten y un buen almacenaje (Apeacutendice I) Los pasos de mantencioacuten de las colecciones deben estar desarrollados de acuerdo a la evaluacioacuten de los informes y lo formulado en poliacuteticas y guiacuteas escritas (Apeacutendice II) El mantenimiento deberiacutea incorporar el monitoreo perioacutedico del entorno y de las condiciones de los documentos (Figura 1) Se deberiacutean utilizar procedimientos estandarizados de almacenaje y opciones de preservacioacuten para proteccioacuten mobiliario archivo de datos y reformateo (Figura 2)
Para examinar los documentos durante la mantencioacuten se deben designar espacios de trabajo apropiados Para hacer maacutes accesibles los documentos a los usuarios podriacutean ser necesarias algunas teacutecnicas de estabilizacioacuten como la extraccioacuten de sujetadores aplanamiento y limpieza (Figura 3) Cabe considerar que algunos documentos requieren protecciones hechas a medida como las carpetas con tapas de cartoacuten libre de aacutecido o chaquetas y bandas para libros en polieacutester (Figura 4 y Figura 5)
Figura 2 Figura 3 Figura 4
Los principios y procedimientos de la mantencioacuten de las colecciones deberiacutean estar incorporados en todas las etapas del cuidado y procesos para las colecciones de documentos (Apeacutendice III-VI) Los procedimientos precisos para el mantenimiento de las colecciones deben desarrollarse de acuerdo a lo aconsejado por expertos apropiados tales como historiadores archivistas bibliotecarios y conservadores Por ejemplo los recursos deberiacutean ser asignados solamente a aquellos documentos que
han sido declarados por sus depositarios y tienen la misioacuten de aumentar la custodia legal
INSTALANDO UN LUGAR DE TRABAJO
Un lugar de trabajo debe estar permanentemente dedicado al mantenimiento de los proyectos para asegurar continuidad y cierta calidad Los requerimientos del espacio estaacuten determinados por la naturaleza tamantildeo cantidad y uso de los documentos su relacioacuten con los materiales y el mobiliario y las teacutecnicas de ingreso de datos y duplicacioacuten El aacuterea de trabajo debe tener un espacio adecuado para todo el instrumental necesario para el mantenimiento de las colecciones
Superficie de Trabajo y Suministros
La superficie de trabajo debe ser al menos dos veces la medida del documento maacutes grande y su carpeta o contenedor con lo que se espera tener espacio para acomodar este y otros materiales Dentro de las herramientas y suministros se deben incluir computadores caacutemaras formularios para ingreso de datos archivos laacutepices brochas espaacutetulas guantes broches de acero inoxidable papeles de pH neutro o tamponado alcalino cartones de soporte y secantes Ciertos suministros como bolsillos y envoltorios de laacutemina de polieacutester carpetas de pH neutro o tamponados alcalinos deben estar ordenados en la superficie de trabajo la cual al igual que las herramientas deben mantenerse limpias durante todo el tiempo Las superficies pueden estar cubiertas con secantes o con laacuteminas de polieacutester que pueden limpiarse o cambiarse cuando se ensucia Se deben usar guantes de algodoacuten limpios en presencia de documentos excepcionalmente sucios o altamente reactivos a los aceites del cuerpo Trabajar con documentos sucios puede requerir el uso de maacutescaras de proteccioacuten y la necesidad de lavar las manos y los guantes frecuentemente Si los documentos requieren una limpieza substancial humidificacioacuten aplanamiento o restauracioacuten se debe consultar a un conservador para que entrene al personal en los procedimientos baacutesicos o bien planifique un tratamiento completo en otro lugar
Transporte de Documentos
Para transportar de manera segura los documentos se debe despejar previamente los lugares de circulacioacuten superficies de trabajo y de almacenamiento Los documentos no deben sobresalir de los bordes de las carpetas cajones o bordes de mesas Se requiere el uso de las dos manos para manipular documentos y contenedores y si se va a mover material muy grande pesado fraacutegil o de difiacutecil acceso se necesita la asistencia de otra persona Los documentos o contenedores que son particularmente fraacutegiles o pesados deben llevar un a etiqueta de advertencia Los soportes riacutegidos o carros que estaacuten disentildeados para transportar cajas libros y documentos enrollados o enmarcados nunca se deben recargar y deben ser usados para transportar piezas de gran tamantildeo fraacutegiles pesadas o en numerosas cantidades Los contenedores pesados deben ser puestos en la base del carro para asiacute procurar maacutexima estabilidad Cuando se saca un libro de un estante los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atraacutes para que el lomo del libro a retirar quede expuesto y asiacute pueda ser sacado tomando las tapas y no la parte superior o la cofia
IDENTIFICACIOacuteN Y CLASIFICACIOacuteN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Se debe examinar y clasificar un solo contenedor de documentos a la vez para determinar sus necesidades de almacenamiento y acceso (Figura 2) En algunas colecciones de documentos como las de archivo la disposicioacuten original de eacutestos en la caja o en la carpeta se debe mantener por el valor asociado de la coleccioacuten Las series de grupos y subgrupos en esas colecciones ilustran como una persona creoacute usoacute y conceptualizoacute los materiales de investigacioacuten y los relacionoacute Cuando una carpeta se saca de una caja su ubicacioacuten debe ser sentildealada con una etiqueta de pH neutro Marcar adecuadamente evita el archivar en lugares inadecuados Una sola carpeta a la vez debe ser abierta completamente y examinada en la mesa de trabajo Si el contenedor o la carpeta estaacute desbordada de documentos dantildeada o no tiene los materiales o dimensiones adecuados debe ser reemplazada Toda la informacioacuten obtenida debe ser transferida al contenedor reemplazante En algunos casos los viejos contenedores aacutecidos o con materiales extrantildeos pueden tener un valor intriacutenseco y deben ser conservados pero aislados en envoltorios protectores El criterio de retencioacuten u orden de los materiales debe hacerse consultando a expertos apropiados tales como archivistas historiadores curadores y conservadores Si una carpeta es demasiado pequentildea el documento no debe ser alterado doblaacutendolo o cortaacutendolo sino que debe ser transferido a una carpeta apropiada o a un sistema de almacenamiento de mayor tamantildeo
Examinando Documentos
Durante la examinacioacuten y uso de documentos hay que cuidar que las lapiceras libros de apuntes o las cajas no se encuentren sobre ellos Cada documento debe ser evaluado por separado para determinar su tipo y tamantildeo si es original funciona como archivo original copia maestra o copia de uso Cada vez que sea posible se debe identificar los componentes estructurales de los documentos del archivo original dado que los elementos sustentados el substrato formato y la cantidad determinaraacuten las caracteriacutesticas del almacenamiento Por ejemplo los documentos aacutecidos como recortes de perioacutedico deben estar protegidos por separado y aislados de los documentos adyacentes para prevenir la migracioacuten de la acidez Se pueden reemplazar con copias fotocopiando el original en un papel con un tamponado alcalino Las condiciones fiacutesicas tambieacuten afectan el almacenaje y la manipulacioacuten de los documentos
Manipulando Documentos
Los documentos deben ser manipulados tan poco y tan cuidadosamente como sea posible para evitar dantildeos Las manos y los guantes se deben lavar frecuentemente para intentar no transferir los aceites del cuerpo y la suciedad Para dar vuelta un documento se le coloca (siempre de a uno) dentro de una carpeta se cierra se da vuelta y reabre por el reverso Cuando un documento no tiene elementos sustentados friables un cartoacuten puede deslizarse por atraacutes un segundo cartoacuten puede ponerse por delante y todo el conjunto darse vuelta Los documentos con elementos sustentados friables pero con sustrato resistente se pueden levantar por las esquinas opuestas aunque es mejor usar un soporte como una carpeta un secante o un cartoacuten bajo todos los documentos durante la manipulacioacuten o el movimiento
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
DETERIORO POR ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIOacuteN
El agente de peligro mas comuacuten para los documentos son los seres humanos Los investigadores y el personal deben lavarse las manos antes de tocar los documentos porque los aceites de la piel pueden dejar impresiones digitales irreversibles Se debe evitar la manipulacioacuten de documentos sin guantes Los sustratos de papel deben ser provistos de un soporte y para darlos vuelta se deben usar sus propias carpetas Los documentos pueden deteriorarse debilitarse o rasgarse irreversiblemente por causa de malos haacutebitos como presionar los documentos mientras se toman notas o usar sujetadores inapropiados que pueden causar manchas permanentes Los documentos tambieacuten pueden dantildearse por la utilizacioacuten de malas teacutecnicas de proteccioacuten materiales aacutecidos y adhesivos inestables
TEacuteCNICAS DE ALMACENAMIENTO INAPROPIADAS
El plano de los documentos se puede distorsionar cuando estos estaacuten guardados en cajas carpetas o estantes demasiado llenos muy vaciacuteos u ocupados de manera inadecuada Estas distorsiones pueden convertirse en estructurales (pliegues arrugas o curvaturas) Los documentos guardados verticalmente pueden combarse en la base de la carpeta o del contenedor y quebrarse para evitar eacutesto deben llenarse las aacutereas vacias insertando un soporte entero de cartoacuten o cuntildeas Si se fuerzan los documentos para ser metidos y sacados de los contenedores repletos se pueden causar rasgaduras o roturas
MATERIALES INAPROPIADOS PARA PROTECCIOacuteN
Los documentos pueden decolorarse no solo por la acidez de sus impurezas inherentes sino tambieacuten por los materiales aacutecidos de proteccioacuten Los contenedores de mala calidad contienen plastificantes volaacutetiles que causan la adhesioacuten de eacutestos a los documentos y el corrimiento del elemento sustentado (Baker 1995) Los sobres y las carpetas de mala calidad contienen aacutecidos volaacutetiles que producen la decoloracioacuten en documentos adyacentes Los aacutecidos de los paspartuacutes causan una decoloracioacuten llamada quemado de montaje al rededor de los bordes de las ilustraciones El microclima en el interior de las enmarcaciones puede causar liacuteneas color marroacuten debido a la decoloracioacuten de la madera o del cartoacuten coarrugado aacutecido usado de respaldo (Birgus 1995 Hatchfield 1995)
ADHESIVOS INAPROPIADOS
Los documentos a menudo se dantildean en el intento de ser reparados con materiales inadecuados tales como cintas adhesivas a presioacuten u otros adhesivos que pueden producir manchas traslucidez distorsiones y peacuterdida de substrato en la superficie Las cintas adhesivas a presioacuten pueden ser la causa del sangramientos de los elementos sustentados y las cintas que se activan con humedad pueden provocar deformaciones manchas o irregularidad en la superficie Las cintas activadas con calor pueden causar bloqueo y decoloracioacuten mientras que los restos de adhesivo pueden tornarse pegajosos quebradizos o friables y causar adhesioacuten abrasiones manchas contracciones y distorciones en los documentos
INTERVENCIOacuteN
Para asegurar una limpieza y tratamiento adecuado en los documentos debe contactarse un conservador El equipo puede realizar algunas acciones baacutesicas siempre que esteacute entrenado y trabaje bajo la supervizacioacuten de un conservador (Apeacutendice III) En Apeacutendice V se nombran buenos materiales y teacutecnicas para proteger en envoltorios y contenedores de medidas estaacutendares En Apeacutendice VI se da una lista de las praacutecticas comunes que pueden poner en peligro los documentos y las colecciones asiacute como tambieacuten las alternativas apropiadas que pueden mejorar la preservacioacuten de eacutestos La mayor parte de los agentes de deterioro pueden ser controlados o desacelerados mediante el uso de materiales y teacutecnicas para proteger los documentos ademaacutes de la realizacioacuten de procedimientos de mantenimiento y manipulacioacuten apropiados
PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LAS COLECCIONES
La mantencioacuten de las colecciones es un aspecto importante dentro de lo que comprende la preservacioacuten pues eacutesta intenta estabilizar los documentos a traveacutes de una correcta manipulacioacuten y un buen almacenaje (Apeacutendice I) Los pasos de mantencioacuten de las colecciones deben estar desarrollados de acuerdo a la evaluacioacuten de los informes y lo formulado en poliacuteticas y guiacuteas escritas (Apeacutendice II) El mantenimiento deberiacutea incorporar el monitoreo perioacutedico del entorno y de las condiciones de los documentos (Figura 1) Se deberiacutean utilizar procedimientos estandarizados de almacenaje y opciones de preservacioacuten para proteccioacuten mobiliario archivo de datos y reformateo (Figura 2)
Para examinar los documentos durante la mantencioacuten se deben designar espacios de trabajo apropiados Para hacer maacutes accesibles los documentos a los usuarios podriacutean ser necesarias algunas teacutecnicas de estabilizacioacuten como la extraccioacuten de sujetadores aplanamiento y limpieza (Figura 3) Cabe considerar que algunos documentos requieren protecciones hechas a medida como las carpetas con tapas de cartoacuten libre de aacutecido o chaquetas y bandas para libros en polieacutester (Figura 4 y Figura 5)
Figura 2 Figura 3 Figura 4
Los principios y procedimientos de la mantencioacuten de las colecciones deberiacutean estar incorporados en todas las etapas del cuidado y procesos para las colecciones de documentos (Apeacutendice III-VI) Los procedimientos precisos para el mantenimiento de las colecciones deben desarrollarse de acuerdo a lo aconsejado por expertos apropiados tales como historiadores archivistas bibliotecarios y conservadores Por ejemplo los recursos deberiacutean ser asignados solamente a aquellos documentos que
han sido declarados por sus depositarios y tienen la misioacuten de aumentar la custodia legal
INSTALANDO UN LUGAR DE TRABAJO
Un lugar de trabajo debe estar permanentemente dedicado al mantenimiento de los proyectos para asegurar continuidad y cierta calidad Los requerimientos del espacio estaacuten determinados por la naturaleza tamantildeo cantidad y uso de los documentos su relacioacuten con los materiales y el mobiliario y las teacutecnicas de ingreso de datos y duplicacioacuten El aacuterea de trabajo debe tener un espacio adecuado para todo el instrumental necesario para el mantenimiento de las colecciones
Superficie de Trabajo y Suministros
La superficie de trabajo debe ser al menos dos veces la medida del documento maacutes grande y su carpeta o contenedor con lo que se espera tener espacio para acomodar este y otros materiales Dentro de las herramientas y suministros se deben incluir computadores caacutemaras formularios para ingreso de datos archivos laacutepices brochas espaacutetulas guantes broches de acero inoxidable papeles de pH neutro o tamponado alcalino cartones de soporte y secantes Ciertos suministros como bolsillos y envoltorios de laacutemina de polieacutester carpetas de pH neutro o tamponados alcalinos deben estar ordenados en la superficie de trabajo la cual al igual que las herramientas deben mantenerse limpias durante todo el tiempo Las superficies pueden estar cubiertas con secantes o con laacuteminas de polieacutester que pueden limpiarse o cambiarse cuando se ensucia Se deben usar guantes de algodoacuten limpios en presencia de documentos excepcionalmente sucios o altamente reactivos a los aceites del cuerpo Trabajar con documentos sucios puede requerir el uso de maacutescaras de proteccioacuten y la necesidad de lavar las manos y los guantes frecuentemente Si los documentos requieren una limpieza substancial humidificacioacuten aplanamiento o restauracioacuten se debe consultar a un conservador para que entrene al personal en los procedimientos baacutesicos o bien planifique un tratamiento completo en otro lugar
Transporte de Documentos
Para transportar de manera segura los documentos se debe despejar previamente los lugares de circulacioacuten superficies de trabajo y de almacenamiento Los documentos no deben sobresalir de los bordes de las carpetas cajones o bordes de mesas Se requiere el uso de las dos manos para manipular documentos y contenedores y si se va a mover material muy grande pesado fraacutegil o de difiacutecil acceso se necesita la asistencia de otra persona Los documentos o contenedores que son particularmente fraacutegiles o pesados deben llevar un a etiqueta de advertencia Los soportes riacutegidos o carros que estaacuten disentildeados para transportar cajas libros y documentos enrollados o enmarcados nunca se deben recargar y deben ser usados para transportar piezas de gran tamantildeo fraacutegiles pesadas o en numerosas cantidades Los contenedores pesados deben ser puestos en la base del carro para asiacute procurar maacutexima estabilidad Cuando se saca un libro de un estante los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atraacutes para que el lomo del libro a retirar quede expuesto y asiacute pueda ser sacado tomando las tapas y no la parte superior o la cofia
IDENTIFICACIOacuteN Y CLASIFICACIOacuteN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Se debe examinar y clasificar un solo contenedor de documentos a la vez para determinar sus necesidades de almacenamiento y acceso (Figura 2) En algunas colecciones de documentos como las de archivo la disposicioacuten original de eacutestos en la caja o en la carpeta se debe mantener por el valor asociado de la coleccioacuten Las series de grupos y subgrupos en esas colecciones ilustran como una persona creoacute usoacute y conceptualizoacute los materiales de investigacioacuten y los relacionoacute Cuando una carpeta se saca de una caja su ubicacioacuten debe ser sentildealada con una etiqueta de pH neutro Marcar adecuadamente evita el archivar en lugares inadecuados Una sola carpeta a la vez debe ser abierta completamente y examinada en la mesa de trabajo Si el contenedor o la carpeta estaacute desbordada de documentos dantildeada o no tiene los materiales o dimensiones adecuados debe ser reemplazada Toda la informacioacuten obtenida debe ser transferida al contenedor reemplazante En algunos casos los viejos contenedores aacutecidos o con materiales extrantildeos pueden tener un valor intriacutenseco y deben ser conservados pero aislados en envoltorios protectores El criterio de retencioacuten u orden de los materiales debe hacerse consultando a expertos apropiados tales como archivistas historiadores curadores y conservadores Si una carpeta es demasiado pequentildea el documento no debe ser alterado doblaacutendolo o cortaacutendolo sino que debe ser transferido a una carpeta apropiada o a un sistema de almacenamiento de mayor tamantildeo
Examinando Documentos
Durante la examinacioacuten y uso de documentos hay que cuidar que las lapiceras libros de apuntes o las cajas no se encuentren sobre ellos Cada documento debe ser evaluado por separado para determinar su tipo y tamantildeo si es original funciona como archivo original copia maestra o copia de uso Cada vez que sea posible se debe identificar los componentes estructurales de los documentos del archivo original dado que los elementos sustentados el substrato formato y la cantidad determinaraacuten las caracteriacutesticas del almacenamiento Por ejemplo los documentos aacutecidos como recortes de perioacutedico deben estar protegidos por separado y aislados de los documentos adyacentes para prevenir la migracioacuten de la acidez Se pueden reemplazar con copias fotocopiando el original en un papel con un tamponado alcalino Las condiciones fiacutesicas tambieacuten afectan el almacenaje y la manipulacioacuten de los documentos
Manipulando Documentos
Los documentos deben ser manipulados tan poco y tan cuidadosamente como sea posible para evitar dantildeos Las manos y los guantes se deben lavar frecuentemente para intentar no transferir los aceites del cuerpo y la suciedad Para dar vuelta un documento se le coloca (siempre de a uno) dentro de una carpeta se cierra se da vuelta y reabre por el reverso Cuando un documento no tiene elementos sustentados friables un cartoacuten puede deslizarse por atraacutes un segundo cartoacuten puede ponerse por delante y todo el conjunto darse vuelta Los documentos con elementos sustentados friables pero con sustrato resistente se pueden levantar por las esquinas opuestas aunque es mejor usar un soporte como una carpeta un secante o un cartoacuten bajo todos los documentos durante la manipulacioacuten o el movimiento
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
INTERVENCIOacuteN
Para asegurar una limpieza y tratamiento adecuado en los documentos debe contactarse un conservador El equipo puede realizar algunas acciones baacutesicas siempre que esteacute entrenado y trabaje bajo la supervizacioacuten de un conservador (Apeacutendice III) En Apeacutendice V se nombran buenos materiales y teacutecnicas para proteger en envoltorios y contenedores de medidas estaacutendares En Apeacutendice VI se da una lista de las praacutecticas comunes que pueden poner en peligro los documentos y las colecciones asiacute como tambieacuten las alternativas apropiadas que pueden mejorar la preservacioacuten de eacutestos La mayor parte de los agentes de deterioro pueden ser controlados o desacelerados mediante el uso de materiales y teacutecnicas para proteger los documentos ademaacutes de la realizacioacuten de procedimientos de mantenimiento y manipulacioacuten apropiados
PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LAS COLECCIONES
La mantencioacuten de las colecciones es un aspecto importante dentro de lo que comprende la preservacioacuten pues eacutesta intenta estabilizar los documentos a traveacutes de una correcta manipulacioacuten y un buen almacenaje (Apeacutendice I) Los pasos de mantencioacuten de las colecciones deben estar desarrollados de acuerdo a la evaluacioacuten de los informes y lo formulado en poliacuteticas y guiacuteas escritas (Apeacutendice II) El mantenimiento deberiacutea incorporar el monitoreo perioacutedico del entorno y de las condiciones de los documentos (Figura 1) Se deberiacutean utilizar procedimientos estandarizados de almacenaje y opciones de preservacioacuten para proteccioacuten mobiliario archivo de datos y reformateo (Figura 2)
Para examinar los documentos durante la mantencioacuten se deben designar espacios de trabajo apropiados Para hacer maacutes accesibles los documentos a los usuarios podriacutean ser necesarias algunas teacutecnicas de estabilizacioacuten como la extraccioacuten de sujetadores aplanamiento y limpieza (Figura 3) Cabe considerar que algunos documentos requieren protecciones hechas a medida como las carpetas con tapas de cartoacuten libre de aacutecido o chaquetas y bandas para libros en polieacutester (Figura 4 y Figura 5)
Figura 2 Figura 3 Figura 4
Los principios y procedimientos de la mantencioacuten de las colecciones deberiacutean estar incorporados en todas las etapas del cuidado y procesos para las colecciones de documentos (Apeacutendice III-VI) Los procedimientos precisos para el mantenimiento de las colecciones deben desarrollarse de acuerdo a lo aconsejado por expertos apropiados tales como historiadores archivistas bibliotecarios y conservadores Por ejemplo los recursos deberiacutean ser asignados solamente a aquellos documentos que
han sido declarados por sus depositarios y tienen la misioacuten de aumentar la custodia legal
INSTALANDO UN LUGAR DE TRABAJO
Un lugar de trabajo debe estar permanentemente dedicado al mantenimiento de los proyectos para asegurar continuidad y cierta calidad Los requerimientos del espacio estaacuten determinados por la naturaleza tamantildeo cantidad y uso de los documentos su relacioacuten con los materiales y el mobiliario y las teacutecnicas de ingreso de datos y duplicacioacuten El aacuterea de trabajo debe tener un espacio adecuado para todo el instrumental necesario para el mantenimiento de las colecciones
Superficie de Trabajo y Suministros
La superficie de trabajo debe ser al menos dos veces la medida del documento maacutes grande y su carpeta o contenedor con lo que se espera tener espacio para acomodar este y otros materiales Dentro de las herramientas y suministros se deben incluir computadores caacutemaras formularios para ingreso de datos archivos laacutepices brochas espaacutetulas guantes broches de acero inoxidable papeles de pH neutro o tamponado alcalino cartones de soporte y secantes Ciertos suministros como bolsillos y envoltorios de laacutemina de polieacutester carpetas de pH neutro o tamponados alcalinos deben estar ordenados en la superficie de trabajo la cual al igual que las herramientas deben mantenerse limpias durante todo el tiempo Las superficies pueden estar cubiertas con secantes o con laacuteminas de polieacutester que pueden limpiarse o cambiarse cuando se ensucia Se deben usar guantes de algodoacuten limpios en presencia de documentos excepcionalmente sucios o altamente reactivos a los aceites del cuerpo Trabajar con documentos sucios puede requerir el uso de maacutescaras de proteccioacuten y la necesidad de lavar las manos y los guantes frecuentemente Si los documentos requieren una limpieza substancial humidificacioacuten aplanamiento o restauracioacuten se debe consultar a un conservador para que entrene al personal en los procedimientos baacutesicos o bien planifique un tratamiento completo en otro lugar
Transporte de Documentos
Para transportar de manera segura los documentos se debe despejar previamente los lugares de circulacioacuten superficies de trabajo y de almacenamiento Los documentos no deben sobresalir de los bordes de las carpetas cajones o bordes de mesas Se requiere el uso de las dos manos para manipular documentos y contenedores y si se va a mover material muy grande pesado fraacutegil o de difiacutecil acceso se necesita la asistencia de otra persona Los documentos o contenedores que son particularmente fraacutegiles o pesados deben llevar un a etiqueta de advertencia Los soportes riacutegidos o carros que estaacuten disentildeados para transportar cajas libros y documentos enrollados o enmarcados nunca se deben recargar y deben ser usados para transportar piezas de gran tamantildeo fraacutegiles pesadas o en numerosas cantidades Los contenedores pesados deben ser puestos en la base del carro para asiacute procurar maacutexima estabilidad Cuando se saca un libro de un estante los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atraacutes para que el lomo del libro a retirar quede expuesto y asiacute pueda ser sacado tomando las tapas y no la parte superior o la cofia
IDENTIFICACIOacuteN Y CLASIFICACIOacuteN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Se debe examinar y clasificar un solo contenedor de documentos a la vez para determinar sus necesidades de almacenamiento y acceso (Figura 2) En algunas colecciones de documentos como las de archivo la disposicioacuten original de eacutestos en la caja o en la carpeta se debe mantener por el valor asociado de la coleccioacuten Las series de grupos y subgrupos en esas colecciones ilustran como una persona creoacute usoacute y conceptualizoacute los materiales de investigacioacuten y los relacionoacute Cuando una carpeta se saca de una caja su ubicacioacuten debe ser sentildealada con una etiqueta de pH neutro Marcar adecuadamente evita el archivar en lugares inadecuados Una sola carpeta a la vez debe ser abierta completamente y examinada en la mesa de trabajo Si el contenedor o la carpeta estaacute desbordada de documentos dantildeada o no tiene los materiales o dimensiones adecuados debe ser reemplazada Toda la informacioacuten obtenida debe ser transferida al contenedor reemplazante En algunos casos los viejos contenedores aacutecidos o con materiales extrantildeos pueden tener un valor intriacutenseco y deben ser conservados pero aislados en envoltorios protectores El criterio de retencioacuten u orden de los materiales debe hacerse consultando a expertos apropiados tales como archivistas historiadores curadores y conservadores Si una carpeta es demasiado pequentildea el documento no debe ser alterado doblaacutendolo o cortaacutendolo sino que debe ser transferido a una carpeta apropiada o a un sistema de almacenamiento de mayor tamantildeo
Examinando Documentos
Durante la examinacioacuten y uso de documentos hay que cuidar que las lapiceras libros de apuntes o las cajas no se encuentren sobre ellos Cada documento debe ser evaluado por separado para determinar su tipo y tamantildeo si es original funciona como archivo original copia maestra o copia de uso Cada vez que sea posible se debe identificar los componentes estructurales de los documentos del archivo original dado que los elementos sustentados el substrato formato y la cantidad determinaraacuten las caracteriacutesticas del almacenamiento Por ejemplo los documentos aacutecidos como recortes de perioacutedico deben estar protegidos por separado y aislados de los documentos adyacentes para prevenir la migracioacuten de la acidez Se pueden reemplazar con copias fotocopiando el original en un papel con un tamponado alcalino Las condiciones fiacutesicas tambieacuten afectan el almacenaje y la manipulacioacuten de los documentos
Manipulando Documentos
Los documentos deben ser manipulados tan poco y tan cuidadosamente como sea posible para evitar dantildeos Las manos y los guantes se deben lavar frecuentemente para intentar no transferir los aceites del cuerpo y la suciedad Para dar vuelta un documento se le coloca (siempre de a uno) dentro de una carpeta se cierra se da vuelta y reabre por el reverso Cuando un documento no tiene elementos sustentados friables un cartoacuten puede deslizarse por atraacutes un segundo cartoacuten puede ponerse por delante y todo el conjunto darse vuelta Los documentos con elementos sustentados friables pero con sustrato resistente se pueden levantar por las esquinas opuestas aunque es mejor usar un soporte como una carpeta un secante o un cartoacuten bajo todos los documentos durante la manipulacioacuten o el movimiento
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
han sido declarados por sus depositarios y tienen la misioacuten de aumentar la custodia legal
INSTALANDO UN LUGAR DE TRABAJO
Un lugar de trabajo debe estar permanentemente dedicado al mantenimiento de los proyectos para asegurar continuidad y cierta calidad Los requerimientos del espacio estaacuten determinados por la naturaleza tamantildeo cantidad y uso de los documentos su relacioacuten con los materiales y el mobiliario y las teacutecnicas de ingreso de datos y duplicacioacuten El aacuterea de trabajo debe tener un espacio adecuado para todo el instrumental necesario para el mantenimiento de las colecciones
Superficie de Trabajo y Suministros
La superficie de trabajo debe ser al menos dos veces la medida del documento maacutes grande y su carpeta o contenedor con lo que se espera tener espacio para acomodar este y otros materiales Dentro de las herramientas y suministros se deben incluir computadores caacutemaras formularios para ingreso de datos archivos laacutepices brochas espaacutetulas guantes broches de acero inoxidable papeles de pH neutro o tamponado alcalino cartones de soporte y secantes Ciertos suministros como bolsillos y envoltorios de laacutemina de polieacutester carpetas de pH neutro o tamponados alcalinos deben estar ordenados en la superficie de trabajo la cual al igual que las herramientas deben mantenerse limpias durante todo el tiempo Las superficies pueden estar cubiertas con secantes o con laacuteminas de polieacutester que pueden limpiarse o cambiarse cuando se ensucia Se deben usar guantes de algodoacuten limpios en presencia de documentos excepcionalmente sucios o altamente reactivos a los aceites del cuerpo Trabajar con documentos sucios puede requerir el uso de maacutescaras de proteccioacuten y la necesidad de lavar las manos y los guantes frecuentemente Si los documentos requieren una limpieza substancial humidificacioacuten aplanamiento o restauracioacuten se debe consultar a un conservador para que entrene al personal en los procedimientos baacutesicos o bien planifique un tratamiento completo en otro lugar
Transporte de Documentos
Para transportar de manera segura los documentos se debe despejar previamente los lugares de circulacioacuten superficies de trabajo y de almacenamiento Los documentos no deben sobresalir de los bordes de las carpetas cajones o bordes de mesas Se requiere el uso de las dos manos para manipular documentos y contenedores y si se va a mover material muy grande pesado fraacutegil o de difiacutecil acceso se necesita la asistencia de otra persona Los documentos o contenedores que son particularmente fraacutegiles o pesados deben llevar un a etiqueta de advertencia Los soportes riacutegidos o carros que estaacuten disentildeados para transportar cajas libros y documentos enrollados o enmarcados nunca se deben recargar y deben ser usados para transportar piezas de gran tamantildeo fraacutegiles pesadas o en numerosas cantidades Los contenedores pesados deben ser puestos en la base del carro para asiacute procurar maacutexima estabilidad Cuando se saca un libro de un estante los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atraacutes para que el lomo del libro a retirar quede expuesto y asiacute pueda ser sacado tomando las tapas y no la parte superior o la cofia
IDENTIFICACIOacuteN Y CLASIFICACIOacuteN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Se debe examinar y clasificar un solo contenedor de documentos a la vez para determinar sus necesidades de almacenamiento y acceso (Figura 2) En algunas colecciones de documentos como las de archivo la disposicioacuten original de eacutestos en la caja o en la carpeta se debe mantener por el valor asociado de la coleccioacuten Las series de grupos y subgrupos en esas colecciones ilustran como una persona creoacute usoacute y conceptualizoacute los materiales de investigacioacuten y los relacionoacute Cuando una carpeta se saca de una caja su ubicacioacuten debe ser sentildealada con una etiqueta de pH neutro Marcar adecuadamente evita el archivar en lugares inadecuados Una sola carpeta a la vez debe ser abierta completamente y examinada en la mesa de trabajo Si el contenedor o la carpeta estaacute desbordada de documentos dantildeada o no tiene los materiales o dimensiones adecuados debe ser reemplazada Toda la informacioacuten obtenida debe ser transferida al contenedor reemplazante En algunos casos los viejos contenedores aacutecidos o con materiales extrantildeos pueden tener un valor intriacutenseco y deben ser conservados pero aislados en envoltorios protectores El criterio de retencioacuten u orden de los materiales debe hacerse consultando a expertos apropiados tales como archivistas historiadores curadores y conservadores Si una carpeta es demasiado pequentildea el documento no debe ser alterado doblaacutendolo o cortaacutendolo sino que debe ser transferido a una carpeta apropiada o a un sistema de almacenamiento de mayor tamantildeo
Examinando Documentos
Durante la examinacioacuten y uso de documentos hay que cuidar que las lapiceras libros de apuntes o las cajas no se encuentren sobre ellos Cada documento debe ser evaluado por separado para determinar su tipo y tamantildeo si es original funciona como archivo original copia maestra o copia de uso Cada vez que sea posible se debe identificar los componentes estructurales de los documentos del archivo original dado que los elementos sustentados el substrato formato y la cantidad determinaraacuten las caracteriacutesticas del almacenamiento Por ejemplo los documentos aacutecidos como recortes de perioacutedico deben estar protegidos por separado y aislados de los documentos adyacentes para prevenir la migracioacuten de la acidez Se pueden reemplazar con copias fotocopiando el original en un papel con un tamponado alcalino Las condiciones fiacutesicas tambieacuten afectan el almacenaje y la manipulacioacuten de los documentos
Manipulando Documentos
Los documentos deben ser manipulados tan poco y tan cuidadosamente como sea posible para evitar dantildeos Las manos y los guantes se deben lavar frecuentemente para intentar no transferir los aceites del cuerpo y la suciedad Para dar vuelta un documento se le coloca (siempre de a uno) dentro de una carpeta se cierra se da vuelta y reabre por el reverso Cuando un documento no tiene elementos sustentados friables un cartoacuten puede deslizarse por atraacutes un segundo cartoacuten puede ponerse por delante y todo el conjunto darse vuelta Los documentos con elementos sustentados friables pero con sustrato resistente se pueden levantar por las esquinas opuestas aunque es mejor usar un soporte como una carpeta un secante o un cartoacuten bajo todos los documentos durante la manipulacioacuten o el movimiento
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
IDENTIFICACIOacuteN Y CLASIFICACIOacuteN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Se debe examinar y clasificar un solo contenedor de documentos a la vez para determinar sus necesidades de almacenamiento y acceso (Figura 2) En algunas colecciones de documentos como las de archivo la disposicioacuten original de eacutestos en la caja o en la carpeta se debe mantener por el valor asociado de la coleccioacuten Las series de grupos y subgrupos en esas colecciones ilustran como una persona creoacute usoacute y conceptualizoacute los materiales de investigacioacuten y los relacionoacute Cuando una carpeta se saca de una caja su ubicacioacuten debe ser sentildealada con una etiqueta de pH neutro Marcar adecuadamente evita el archivar en lugares inadecuados Una sola carpeta a la vez debe ser abierta completamente y examinada en la mesa de trabajo Si el contenedor o la carpeta estaacute desbordada de documentos dantildeada o no tiene los materiales o dimensiones adecuados debe ser reemplazada Toda la informacioacuten obtenida debe ser transferida al contenedor reemplazante En algunos casos los viejos contenedores aacutecidos o con materiales extrantildeos pueden tener un valor intriacutenseco y deben ser conservados pero aislados en envoltorios protectores El criterio de retencioacuten u orden de los materiales debe hacerse consultando a expertos apropiados tales como archivistas historiadores curadores y conservadores Si una carpeta es demasiado pequentildea el documento no debe ser alterado doblaacutendolo o cortaacutendolo sino que debe ser transferido a una carpeta apropiada o a un sistema de almacenamiento de mayor tamantildeo
Examinando Documentos
Durante la examinacioacuten y uso de documentos hay que cuidar que las lapiceras libros de apuntes o las cajas no se encuentren sobre ellos Cada documento debe ser evaluado por separado para determinar su tipo y tamantildeo si es original funciona como archivo original copia maestra o copia de uso Cada vez que sea posible se debe identificar los componentes estructurales de los documentos del archivo original dado que los elementos sustentados el substrato formato y la cantidad determinaraacuten las caracteriacutesticas del almacenamiento Por ejemplo los documentos aacutecidos como recortes de perioacutedico deben estar protegidos por separado y aislados de los documentos adyacentes para prevenir la migracioacuten de la acidez Se pueden reemplazar con copias fotocopiando el original en un papel con un tamponado alcalino Las condiciones fiacutesicas tambieacuten afectan el almacenaje y la manipulacioacuten de los documentos
Manipulando Documentos
Los documentos deben ser manipulados tan poco y tan cuidadosamente como sea posible para evitar dantildeos Las manos y los guantes se deben lavar frecuentemente para intentar no transferir los aceites del cuerpo y la suciedad Para dar vuelta un documento se le coloca (siempre de a uno) dentro de una carpeta se cierra se da vuelta y reabre por el reverso Cuando un documento no tiene elementos sustentados friables un cartoacuten puede deslizarse por atraacutes un segundo cartoacuten puede ponerse por delante y todo el conjunto darse vuelta Los documentos con elementos sustentados friables pero con sustrato resistente se pueden levantar por las esquinas opuestas aunque es mejor usar un soporte como una carpeta un secante o un cartoacuten bajo todos los documentos durante la manipulacioacuten o el movimiento
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
ESTABILIZANDO DOCUMENTOS
Los documentos pueden requerir la extraccioacuten de sujetadores dantildeinos y alguacuten aplanamiento para evitar dantildeos durante su uso Una limpieza superficial reduce la posibilidad de abrasiones del tizne durante su almacenamiento y uso ademaacutes de preparar el documento para ser copiado (Alper 1992 Garlick 1992 Hamburg 1992 Hamill 1993 Ogden 1994 Ritzenthaler 1993 y Ruwell 1985)Para la rutina de mantencioacuten de los documentos con substratos y elementos sutentados estables (ej no quebradizo ni friable) el equipo debe ser entrenado por conservadores en los procedimientos baacutesicos (Figura 3) Se requiere ser extremadamente cuidadosos en los procedimientos auacuten en los rutinarios porque el mal trato de estos puede aumentar el dantildeo o causar la peacuterdida de material evidencial
Reemplazando Sujetadores Dantildeinos
Durante el mantenimiento de las colecciones deberiacutean ser removidos solo los sujetadores de los documentos fuertes y flexibles y solamente cuando el documento estaacute dantildeaacutendose o necesita ser separado para su uso De otro modo la extraccioacuten no debe ser prioritaria porque algunas uniones pueden contribuir al valor evidencial de los materiales (ej indicando el periacuteodo en que los documentos fueron agrupados y cuales deben estar juntos) Los sujetadores como las bandas de goma las grapas oxidables o los clips pueden ser considerados para ser removidos Para sacar un sujetador el documento debe estar plano sobre una superficie limpia (las puntas de las grapas hacia arriba) con una
pieza de laacutemina polieacutester cerca del borde de la grapa (Figura 3) Una micro espaacutetula puede trabajar suavemente bajo el sujetador Si es necesario se puede poner un papel de pH neutro doblado sobre el punto donde estaba sujeto el documento y aplicar un clip para papel o una grapa de acero inoxidable Las bandas de goma deben ser removidas de manera similar usando un film polieacutester y una micro espaacutetula Los documentos voluminosos pueden estar puestos juntos en carpetas o cajas indicando su relacioacuten como conjunto
Aplanando Documentos Doblados
Los documentos pueden estar aplanados ligeramente para mejorar su acceso visual salvaguardar su manipulacioacuten y permitir el acceso a un contenedor Los documentos doblados que son fuertes y flexibles pueden abrirse apoyados en una superficie plana y limpia con un secante o un film polieacutester Los borde de los pliegues pueden aplanarse faacutecilmente usando guantes o una laacutemina de polieacutester sobre la hoja para dispersar los puntos de tensioacuten del papel (Figura 3) Los pliegues no deben ser nuevamente doblados dado que esto debilitariacutea el substrato Durante la mantencioacuten de la coleccioacuten esta rutina no debe ser realizada sobre documentos friables riacutegidos con faltantes o rasgados
Generalmente los documentos enrollados no se pueden desenrollar de manera segura sin humidificarlos lo que requiere de pruebas especiales aparatos y espacio Este proceso deberiacutea hacerse solo consultando con un conservador (Figura 3) Algunos documentos enrollados se abren faacutecilmente pero antes de hacerlo se deberiacutea determinar si el documento es de dimensiones apropiadas para ser almacenado en el lugar asignado Ademaacutes desenrollar los documentos auacuten los fuertes puede causar pliegues debilitamiento o posteriores roturas
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
Limpiando Superficialmente los Documentos
La limpieza puede ser realizada para reducir la abrasioacuten causada por la suciedad y mejorar la visibilidad durante el uso y reproduccioacuten La suciedad suelta en documentos sin roturas ni elementos sustentados inestables puede ser removida cuidadosamente con una bombilla de aire un aspirador una mini bomba de vaciacuteo o un pincel suave (Figura 3) Los pinceles deben estar limpios y deben ser reemplazados perioacutedicamente Estos meacutetodos de limpieza no remueven la suciedad maacutes adherida ni la decoloracioacuten debida a la luz o a la acidez La limpieza no deberiacutea ser implementada en documentos inestables o con hongos sin la supervizacioacuten de un conservador Cualquier limpieza debe ser hecha consultando a un conservador porque los procesos pueden dantildear o remover material original Ademaacutes algunos tipos de agentes limpiadores como ciertas gomas pueden dejar depoacutesitos abrasivos o inestables en el papel
SELECCIONANDO CONTENEDORES
La seleccioacuten de los materiales y formato de los contenedores para almacenamiento es determinada por los componentes (elementos sustentado substrato y formato) estado (estabilidad acidez o integridad) y usos de los documentos a albergar Los contenedores deben ser maacutes grandes que los documentos para asiacute brindar proteccioacuten homogeacutenea sin importar el tamantildeo del documento o contenedor Los materiales pueden ser plaacutesticos durables y permanentes o papeles (ver Baker 1995 Birgus 1995) producidos en diferentes grosores dependiendo de la medida requerida Los contenedores de laacutemina de polieacutester los bolsillos de polietileno y los montajes con pH neutro o tamponado alcalino protegen a los documentos de la manipulacioacuten mientras que permiten su visibilidad
Muchos de los envoltorios se pueden adquirir en el comercio en distintas medidas y formatos sin embargo algunos documentos necesitan protecciones hechas a medida (Figura 4) Tal puede ser el caso de documentos fragmentados encapsulados con laacutemina de polieacutester sellada en todos los bordes de los trozos desprendidos (Figura 4) o los libros encuadernados y dantildeados que necesiten chaquetas o bandas como soporteLas protecciones hechas a medida como las encapsulaciones con laacutemina de polieacutester o los montajes con ventana pueden fabricarse faacutecilmente con herramientas de uso comuacuten (Odgen 1994 Rose y de Torres 1992) sin embargo cuando la coleccioacuten es muy grande puede ser mas eficiente adquirir un equipo especial como una selladora ultrasoacutenica para encapsular o los tableros y los cuchillos para cortar las ventanas (Figura 5)
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
Figura 5Espacio de trabajo con equipo necesario para realizar contenedores a medida Atraacutes de izquierda a derecha tablero para plegar ( para fabricar cajas a medida) cuchillo cortador de paspartuacute encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con laacutemina de polieacutester y cizalla para cortar cajas cartones de carpeta y ventanas de montajes En la parte de atraacutes hay utensilios de almacenaje incluyendo carpetas de papel libre de aacutecido para documentos de tamantildeo carta y legal cajas de almacenaje vertical cajas para libros cubiertas de papel o geacutenero y muestras de montajes con ventanas Atraacutes en el centro hay un mueble de almacenaje de acero recubierto con pintura al horno el cual tiene cajones de poca profundidad para almacenaje de documentos planos de gran tamantildeo los cuales se encuentran protegidos de las fluctuaciones ambientales polucioacuten y sistemas humedos anti-incendio gracias a un par de puertas externas cerradas
Bolsillos y Contenedores de Laacutemina de Polieacutester para documentos con Elementos Sustentados Estables
Las laacuteminas de polieacutester se pueden adquirir comercialmente en rollos o en medidas estaacutendares Su grosor tiene un rango de 1a 5 mileacutesimas de pulgada La laacutemina de polieacutester es maacutes dura y constituye un mejor soporte que el polietileno (especialmente el de 4 a 5 mileacutesimas de pulgada de grosor) Puede usarse para hacer bolsillos o contenedores sellados en uno o maacutes lados (Figura 4) se puede utilizar encapsuladora ultrasoacutenica con calor o cintas engomadas (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993 Rose y de Torres 1992) La laacutemina polieacutester no debe ser usada con documentos que pueden ser afectados por la electricidad electroestaacutetica como aquellos con elementos sustentados friables (laacutepices tizas tintas con superficie escamosa o emulsiones fotograacuteficas) sin embargo puede ser usada para documentos con elementos sustentados estables (algunas tintas para escribir o de impresioacuten) Los documentos que son particularmente aacutecidos deberiacutean tener insertado por detraacutes un cartoacuten tamponado
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
alcalino para absorber la acidez Los documentos con soporte friable como las ilustraciones cientiacuteficas con un cartoacuten original grande y grueso tambieacuten pueden requerir de un papel tamponado que brinde suficiente soporte dentro de la encapsulacioacuten De todos modos los contenedores de polieacutester pueden brindar a los documentos rotos un refuerzo temporal
La laacutemina polieacutester se puede adquirir comercialmente en tamantildeo legal o carta sellado en L (en el borde izquierdo e inferior) Para insertar un material delgado o rasgado de manera segura en dichos contenedores eacutestos deben estar dispuestos horizontalmente sobre una mesa con el aacutengulo abierto levantado El documento debe estar sobre un soporte de papel neutro o tamponado alcalino Ambos materiales se deslizan juntos hacia el interior dejando los bordes sellados al lado izquierdo e inferior Si el documento es aacutecido el soporte se debe dejar Si hay alguna informacioacuten en la parte posterior del documento eacutesta debe ser fotocopiada con anterioridad Esta fotocopia se ubica en la parte de atraacutes de la encapsulacioacuten
Algunos documentos especialmente aquellos con pigmentos azules o tinturas deben ser sometidos a una reaccioacuten de litmus cuando deben estar en contacto fiacutesico con materiales alcalinos durante un tiempo prolongado Estos documentos solo deben tener un soporte de pH neutro
Dado que la laacutemina de polieacutester atrapa la acidez algunas veces se recomienda desacidificar los documentos antes de encapsularlos Este procedimiento es complejo y potencialmente riesgoso y debe ser realizado por un conservador
Carpetas de Conservacioacuten con Ventana para Documentos Sustentados o Soportes Sensibles
Los paspartuacutes son apropiados para documentos e imaacutegenes con elementos sustentados friables o substratos fraacutegiles o quebradizos Los paspartuacutes de conservacioacuten dan soporte y proteccioacuten durante la manipulacioacuten y el almacenaje Estos cartones deben tener medidas estaacutendares para que coincidan con carpetas y contenedores de dicho tamantildeo Las ventanas se cortan generalmente de acuerdo a la imagen la marca de la plancha o los bordes externos del documento Hay numerosas maneras de sostener un documento en un paspartuacute El meacutetodo maacutes seguro es con una bisagra en el lugar (Ellis 1992 Odgen 1994 Smith 1992) Los meacutetodos no adhesivos incluyen el uso de laacuteminas de polieacutester esquinas de papel para fotografiacuteas o cunas (Figura 4) Un mayor soporte para documentos fraacutegiles pesados o distorsionados puede estar provisto por carpetas de obra hundida La visibilidad del texto o la imagen del reverso del documento puede estar provista por una carpeta donde la obra estaacute expuesta (Figura 4) Proteccioacuten adicional por anverso y reverso frente a la luz la manipulacioacuten y el movimiento de los documentos con elementos sustentados o superficies de papel delicadas puede estar provista por una carpeta con cubierta (Smith 1981)
Forros para Libros de Laacutemina de Polieacutester y Bandas para Voluacutemenes Encuadernados
Los forros para libros de laacutemina de polieacutester pueden proteger y reforzar temporalmente los voluacutemenes encuadernados que estaacuten dantildeados por la pudricioacuten roja del cuero o estaacuten abrasionados rotos con faltantes en cofias lomos yo materiales de cobertura Los libros severamente dantildeados con peacuterdidas o desprendimientos de
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
las tapas pueden mantenerse unidos por una banda de polieacutester al rededor de la pieza (de la altura completa del libro) ref Figura 4 La banda plaacutestica puede estar sostenida con un cierre de velcro por el anverso en el lugar donde se sobreponen las pestantildeas (Rose y de Torres 1992) Forros y bandas se hacen midiendo y doblando la laacutemina seguacuten la medida exacta del volumen (Ogden 1994)
SELECCIONANDO CARPETAS
Las carpetas libres de aacutecido protegen los documentos de la manipulacioacuten y la luz auacuten cuando estos esteacuten guardados en un envoltorio de polieacutester o una carpeta de conservacioacuten Las carpetas se pueden conseguir comercialmente en pesos y medidas estaacutendares en un rango que se extiende de tamantildeo carta o legal hasta carpetas lo suficientemente grandes como para guardar posters Los formatos pueden tener una pestantildea sobresaliente presentar bordes ideacutenticos o lenguumletas (con 1 o 4 dobleces) Figura 2 Una o dos docenas de documentos o encapsulaciones pueden ser guardados en una sola carpeta de papel libre de aacutecido Las carpetas deben estar rotuladas con un laacutepiz de grafito suave 2
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Lomo de Uno o Dos Pliegues para Documentos Estaacutendares
Las carpetas con un solo pliegue son adecuadas para la mayoriacutea de los documentos Los documentos muy abultados panfletos y cuadernillos se ubican mejor en carpetas con doble pliegue y bordes ideacutenticos Las carpetas con pestantildea con mayor frecuencia que las de bordes ideacutenticos presentan liacuteneas marcadas a lo largo del lomo y pueden achicarse adelante con cada doblez adicional exponiendo los documentos a dantildearse Carpetas muy grandes pueden ser hechas uniendo dos pliegos de cartoacuten coarrugado tamponado alcalino (Rose y de Torres 1992)
Carpetas de Papel Libre de Aacutecido con Tres o Cuatro Solapas para Documentos con Elementos Sustentados Inestables o Substratos Friables
Estas carpetas tipo sobre protegen todos los bordes de los documentos pero no tienen uniones con adhesivos que puedan reaccionar con ellos Ademaacutes en lugar de requerir que los documentos se deslicen como en un sobre para meterlos o sacarlos las lenguumletas de la carpeta se pueden abrir para exponer el documento sin moverlo ni abrasionarlo Estas carpetas son uacutetiles para documentos con substrato y elementos sustentados delicados o para cartones gruesos y quebradizos Esta opcioacuten si bien no es tan segura o versaacutetil como una carpeta de obra hundida con cubierta puede ser mas econoacutemica y praacutectica para las grandes colecciones
SELECCIONANDO CONTENEDORES
Los sobres y carpetas deben ubicarse en contenedores o cajas resistentes de material tamponado alcalino con las esquinas reforzadas para mantener los grupos de documentos unidos y asiacute facilitar la manipulacioacuten el almacenaje y el uso en emergencias La orientacioacuten de las cajas puede ser horizontal o vertical para documentos tamantildeo carta o legal (Figura 2) Las carpetas deben ser guardadas en cajas planas en estantes o planeras Los contenedores pueden proteger los documentos de las fluctuaciones ambientales moderadas en forma temporal
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
Cajas Planas con Tamponado Alcalino
Las cajas planas poco profundas (5cm) provocan menos tensiones en los documentos Estas cajas se pueden adquirir en tamantildeos estaacutendar chico carta legal y en varios tamantildeos medianos Se venden bajo distintos nombres los que describen los que pueden contener o coacutemo se ven En estas cajas los documentos pueden estar dispuestos eficientemente en carpetas y agrupados de acuerdo a su tamantildeo de mayor a menor Las carpetas maacutes grandes (ej las de tamantildeo del contenedor) deben ubicarse en el fondo y las maacutes pequentildeas encima Estas uacutetimas en carpetas cuyo tamantildeo sea la mitad o la cuarta parte del total siempre procurando que este arreglo no altere el orden original de los materiales de la coleccioacuten
Cajas Verticales de Material Tamponado Alcalino para Documentos con Texto Tamantildeo Carta o Legal
Para la conveniencia de los usuarios los documentos y las carpetas tamantildeo carta o legal comuacutenmente se guardan con el lomo hacia abajo en archivos verticales Estas cajas se hacen para que quepan de manera exacta los documentos o carpetas de tamantildeo carta o legal y pueden tener entre 5-15cm (2-6 pulgadas) de profundidad Las cajas usadas para centro de datos o unidades de archivo generalmente de ancho tienen la medida de tamantildeo carta y de profundidad la de tamantildeo legal Estas cajas pueden contener un gran nuacutemero de documentos lo que las hace pesadas e incoacutemodas cuando estaacuten llenas Se deben usar divisiones y cuntildeas de material libre de aacutecido en las cajas verticales para comprimir el espacio y prevenir que los documentos se deformen
Cajas para Libros y Voluacutemenes Encuadernados
Las cajas de libros se hacen generalmente a medida (Rose y de Torres 1992) lo qu permite que se puedan disponer verticalmente los libros o encuadernaciones calzando coacutemodamente en el interior de la caja De esta manera se sostiene el material deacutebil o dantildeado cuando se colocan verticalmente en los estantes Si los libros estaacuten guardados con documentos en estas cajas verticales deberiacutean ubicarse con el lomo hacia abajo Las cajas grandes se deben ubicar horizontalmente en los estantes
Sujetadores de Libros para Voluacutemenes con Encuadernaciones Fraacutegiles
Los libros grandes o dantildeados deben estar uniformemente sostenidos con soportes durante su uso Estos soportes vienen en diferentes materiales y formatos Deben ser ajustables para permitir que los libros se abran faacutecilmente Si es necesario las paacuteginas pueden ser sostenidas con un peso flexible y liviano forrado en tela
ELIGIENDO MUEBLES
El tipo de mobiliario requerido estaacute determinado por el tipo tamantildeo y cantidad de contenedores y carpetas Un mobiliario apropiado incluye estantes cajones paneles y organizadores (Figura 2) Estas configuraciones deberiacutean ser protegidas de la luz la polucioacuten y las fluctuaciones menores de humedad y temperatura por medio de puertas Los armarios cerrados (con puertas) tambieacuten proveen proteccioacuten de corta duracioacuten contra fuego y agua El mobiliario para almacenaje no debe tener materiales que emitan aacutecidos volaacutetiles que puedan dantildear los documentos (von Endt et al1995)
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
Los materiales no reactivos comuacutenmente disponibles son el aluminio anodizado o laacuteminas de acero recubiertas con polvo fundido (pintado al horno) ref Odgen 1994 Shelley 1992
Armarios de Acero Recubiertos de Polvo Fundido con Estantes y Cajones
Los documentos tamantildeo legal o carta pueden guardarse en cajas de archivo verticales en estantes poco profundos o en cajas horizontales o chatas en estantes profundos con poco espacio Solo puede ponerse un contenedor en cada espacio de modo que eacutestos no esteacuten escondidos de la vista y el acceso Los documentos maacutes grandes que tamantildeo legal deberiacutean guardarse en cajas chatas Las cajas medianas chatas pueden guardarse en estantes de la misma profundidad que las cajas Las carpetas medianas y grandes pueden apilarse ordenadamente en cajones poco profundos Los documentos con elementos sustentados friables o escamados con sustratos rotos o quebradizos y los dantildeados dentro de enmarcaciones deberiacutean guardarse horizontalmente Los documentos enmarcados pueden apilarse en grupos de dos o tres entre cartones tamponados alcalinos
Los voluacutemenes encuadernados grandes deben guardarse planos
Paneles de Aluminio Anodizado y Organizadores para Documentos Enmarcados o Documentos de Mayor Tamantildeo en Laacuteminas o en Tubos de Polieacutester
Algunos documentos como mapas y planos no se acomodan faacutecilmente en cajas de tamantildeo estaacutendar Si un documento muy grande no puede ser guardado horizontalmente en un cajoacuten individual o en una carpeta extra grande puede algunas veces ser interfoliado con papel tisuacute de pH neutro o laacutemina polieacutester y enrollarse en un tubo de material tamponado alcalino (de al menos 75cm de diaacutemetro [3 pulgadas] y maacutes largo que la altura del documento) Luego se envuelve con un papel libre de aacutecido y con un a laacutemina polieacutester o de polietileno para protegerlo del polvo y se guarda horizontalmente en estantes organizadores o cajones En otras instancias los documentos grandes pueden ser encapsulados y colgados en organizadores o paneles Los documentos enmarcados se pueden colgar en paneles o ser guardados vertical u horizontalmente en compartimentos abiertos en grupos de dos o tres separando cada iacutetem con un cartoacuten tamponado alcalino
ARCHIVO DE DATOS
Durante la mantencioacuten la base de datos deberiacutea ser ampliada y actualizada Para guardar los datos se pueden usar diversos formatos desde manuales a digitales (Figura 2) Los datos que se reuacutenen durante la mantencioacuten pueden incluir la identificacioacuten y condicioacuten de los documentos o el tipo y cantidad de proteccioacuten que necesitan La informacioacuten descriptiva de los documentos puede ser ingresada a sistemas de cataacutelogos designados para textos e imaacutegenes utilizando la informacioacuten y valores estaacutendares que detallan nombres lugares un iacutendice de teacuterminos por tema estilos etc (Miller 1990)
Estudios de la coleccioacuten pueden ayudar a describir los documentos y priorizar problemas a tratar con posterioridad (van der Reden 1992a) Este monitoreo perioacutedico y la puesta al diacutea de los datos hace posible revisar y evaluar la efectividad de los
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
procedimientos de emergencias y plagas asiacute como tambieacuten los dantildeos que suceden durante el uso de la coleccioacuten
REFORMATEANDO
Para preservar y permitir el acceso de los documentos se pueden aprovechar las instancias de mantencioacuten o procesamiento para seleccionar documentos a fotocopiar Las copias son apropiadas para los documentos que corren riesgo dada su extrema fragilidad ante la manipulacioacuten uso frecuente o solicitudes para publicaciones o referencias
Los documentos fraacutegiles deben estar dispuestos en contenedores de laacutemina de polieacutester antes de ser fotocopiados Si se fotocopian para una publicacioacuten los documentos deberiacutean ser previamente sometidos a tratamientos de conservacioacuten tales como aplanamiento limpieza y reparaciones La copia inicial debe considerarse copia maestra para ser protegida bajo condiciones oacuteptimas de almacenamiento y ser reproducida en futuras copias
La preservacioacuten de las copias requiere acatamiento a ciertos estaacutendares especiacuteficos de produccioacuten asegurando estabilidad calidad de elementos sustentados substrato e imagen (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Hay muchas teacutecnicas para copiar documentos incluyendo fotocopias de fotografiacuteas e imaacutegenes digitales (Figura 2) Ninguna copia sin importar su resolucioacuten provee el mismo nivel de valor evidente o intriacutenseco que el original
Fotocopiando
Los documentos pequentildeos monocromaacuteticos protegidos en contenedores de laacutemina de polieacutester pueden ser fotocopiados en papel tamponado alcalino para hacer copias baratas con bajo poder de resolucioacuten Los documentos no deben ser fotocopiados con sistemas de alimentacioacuten automaacutetica Existen copiadoras especiales para copias en color y para voluacutemenes encuadernados porque presionar fuertemente los libros en la fotocopiadora puede dantildear la encuadernacioacuten
Copias en Peliacutecula Fotograacutefica
Las copias de peliacutecula fotograacutefica tienen mayor resolucioacuten que las fotocopias Esto las hace maacutes apropiadas para publicaciones Hacer copias fotograacuteficas requiere maacutes tiempo dinero y entrenamiento que fotocopiar Los documentos tamantildeo legal o maacutes pequentildeos como cartas o notas de campo pueden ser copiados de varias maneras incluyendo peliacutecula de microfilm o microficha y diapositivas a color Los documentos maacutes grandes pueden requerir la resolucioacuten lograda por negativos e impresiones blanco y negro de 4 x 5 o 8 x 10 o transparencias a color
Imaacutegenes Digitales
Los documentos originales en buenas condiciones o copias en papel o peliacutecula pueden ser escaneadas en sistemas computarizados De todos modos a pesar de la excelencia del acceso y la distribucioacuten del medio los formatos de computadoras no tienen generalmente los requisitos de permanencia y durabilidad considerados necesarios para la preservacioacuten de las copias
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN INVESTIGACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
Cualquier programa amplio de preservacioacuten deberiacutea incluir tratamientos de conservacioacuten investigacioacuten y entrenamiento Estas funciones son vitales para la vida de las colecciones pero estaacuten maacutes alla de los objetivos de este capiacutetulo Como estas disciplinas altamente especializadas mejoran el cuidado de las colecciones cuando estaacuten integradas a un programa de preservacioacuten control ambiental y mantencioacuten de las colecciones estaacuten sintetizadas maacutes abajo
TRATAMIENTOS DE CONSERVACIOacuteN
Los tratamientos de conservacioacuten emplean intervenciones fiacutesicas y quiacutemicas para estabilizar los documentos (Odgen 1994 Ritzenthaler 1993) Dado que cada tratamiento (incluyendo la limpieza reforzamiento y desacidificacioacuten) tiene el potencial de cambiar las propiedades de los documentos se pone eacutenfasis en la efectividad del cuidado preventivo para asiacute evitar la necesidad de tratamientos directos sobre el objeto Los fondos deben gastarse en proteger grandes colecciones antes que en tratar unos pocos iacutetemes El criterio para seleccionar los documentos a tratar debe incorporar un sistema que priorice y coordine soluciones para grandes grupos y tratamientos individuales La seleccioacuten de las opciones de tratamientos deberiacutea estar basada en estaacutendares y praacutecticas desarrolladas a traveacutes de las investigaciones de conservacioacuten
INVESTIGACIOacuteN EN CONSERVACIOacuteN
La investigacioacuten en conservacioacuten utiliza materiales de la ciencia para caracterizar la tecnologiacutea la composicioacuten y el deterioro de los documentos Las herramientas analiacuteticas utilizadas en la investigacioacuten de las ciencias naturales culturales y sociales pueden ser usadas para probar evaluar y modificar modelos y teoriacuteas para establecer nuevos estaacutendares y praacutecticas Estos descubrimientos ayudan a mejorar la administracioacuten de poliacuteticas de conservacioacuten para el control ambiental el mantenimiento de las colecciones la duplicacioacuten y tratamientos de conservacioacuten
ENTRENAMIENTO EN PRESERVACIOacuteN
Los entrenamientos en preservacioacuten deben apuntar a cada una de las responsabilidades discutidas en este capiacutetulo comenzando con la planificacioacuten de preservacioacuten Quienes albergan documentos o colecciones deberiacutean desarrollar un entrenamiento multifaseacutetico en pro de la preservacioacuten de eacutestos Este programa deberiacutea considerar
bull la naturaleza y deterioro de las colecciones que tienen un valor especial uso y factores de riesgo
bull evaluacioacuten de las colecciones usando varias teacutecnicas de reconocimiento
bull procedimientos de mantencioacuten de colecciones para estabilizar y realmacenar las colecciones usando materiales y teacutecnicas aprobadas
bull criterio de seleccioacuten para tratamientos de conservacioacuten y desarrollo de prototipos y proyectos piloto para facilitar la gestioacuten
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
bull evaluacioacuten de la investigacioacuten para desarrollar y probar los efectos de las recomendaciones en la preservacioacuten de documentos (van de Reyden 1986 1988 1992a 1992b van der Reyden et al 1993a 1993b 1993c 1994 Mosier et al 1992)
bull seguir la evaluacioacuten de la efectividad de los resultados de varios proyectos pilotos implementacioacuten de proyectos etc en el tiempo
En la literatura de conservacioacuten de papeles se puede encontrar maacutes fuentes de informacioacuten (Clapp 1980) conservacioacuten de libros (Banks 1981) investigacioacuten en conservacioacuten (Kaplan 1992) entrenamiento (van de Reyden 1992a) y tratamientos
AGRADECIMIENTOS
El autor quisiera agradecer a Fei Wen Tsai y a Heather Tennison por su amable ayuda Especiales agradecimientos a Diane Vogt-OConnor de National Park Service por su constante colaboracioacuten en esta materia El autor estaacute en deuda con muchos otros que han constituido una constante fuente de inspiracioacuten tanto aquellos cuyas publicaciones son citadas en este capiacutetulo como a Diana Alper-Roley Alan Calmes Karen Garlick Doris Hamburg Karen Motylewski Sheryl Ogden Steve Puglia Mary Lynn Ritzenthaler Mary Elizabeth Ruwell el equipo de trabajo de la Oficina de Archivos de Smithsonian Institution y el Departamento de Servicios de Preservacioacuten de las Bibliotecas de Smithsonian Institution
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
APEacuteNDICE I Responsabilidades Respecto a la Preservacioacuten
La planificacioacuten de la preservacioacuten es una funcioacuten administrativa necesaria para la implementacioacuten de poliacuteticas basadas en estaacutendares y praacutecticas establecidas (tales como manejo de riesgo anaacutelisis de costo beneficio pautas de manipulacioacuten y especificaciones de suministros) Una planificacioacuten efectiva debe ser realizada en conjunto con estudios que consideren el medio institucional y seguridad prioridades de las colecciones (basadas en el valor uso y riesgo estado del objeto y necesidades de proteccioacuten) con el fin de asegurar niveles de accesibilidad y cuidado adecuados seguacuten las necesidades de las colecciones Asimismo debe considerarse el presupuesto disponible el personal materiales y tiempo de reposicioacuten de los recursos Esta planificacioacuten facilita el cambio de formato el control ambiental la mantencioacuten de las colecciones tratamiento investigacioacuten y capacitacioacuten
El cambio de formato puede proteger los documentos originales de la manipulacioacuten y al mismo tiempo aumentar la accesibilidad de la informacioacuten para uso en general Para ello se deben evaluar los formatos originales de las colecciones usando criterios de seleccioacuten objetivos (valor uso y riesgo) con el propoacutesito de determinar las opciones de reformateo mas apropiadas (basadas en la permanencia el costo el tiempo el personal la calidad etc) para producir y distribuir nuevos formatos (por ejemplo fotocopias para los originales de escaso valor uso y riesgo transparencias en colores y digitalizacioacuten para las colecciones de gran valor uso y riesgo) siguiendo los criterios publicados y los anaacutelisis de costo-beneficio vigentes Luego es preciso almacenar los diversos formatos (original original de archivo copia maestra de preservacioacuten copia maestra de duplicacioacuten y copias para usuarios) seguacuten criterios oacuteptimos de control ambiental para cada objeto
El control ambiental conserva las colecciones controlando los factores criacuteticos (luz temperatura humedad relativa contaminacioacuten y plagas) mediante una instalacioacuten destinada a satisfacer las necesidades de los diversos formatos (por ejemplo almacenamiento en friacuteo para los originales y matrices en lugar fresco para copias de duplicacioacuten y temperatura ambiente en el caso de las copias para usuarios) Un efectivo control ambiental depende de el uso de muebles adecuados (estantes cerrados o cajones poco profundos) contenedores( horizontales o verticales para papeles impresos o documentos) y protecciones (contenedores de papel o polieacutester) Los procedimientos apropiados incorporan un manejo integrado de plagas y funciones para prevenir emergencias dentro de la mantencioacuten de los edificios y las colecciones (Wilcox 1995 Roberts 1995)
La mantencioacuten de las colecciones resguarda los documentos originales impidiendo la peacuterdida de valor informativo evidencial e intriacutenseco mediante el control de los factores ambientales y de manipulacioacuten para asegurar la accesibilidad a las colecciones Con tal propoacutesito asiacute como para proteger las colecciones algunos documentos podriacutean recibir cierta estabilizacioacuten fiacutesica en el lugar (aplanarlos y reforzarlos) en tanto que los documentos especiales se podriacutean seleccionar para un tratamiento de conservacioacuten profesional global
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
El tratamiento de conservacioacuten puede estabilizar quiacutemica y fiacutesicamente documentos seleccionados tanto en forma individual como en conjunto que presenten deterioro o corran peligro (por ejemplo ilustraciones con montajes quebradizos o cintas pegajosas) con el fin de facilitar su acceso Los criterios de seleccioacuten y la programacioacuten podriacutean ajustarse a un protocolo en el caso de los tratamientos de reparacioacuten en lotes o individuales basaacutendose en normas praacutecticas desarrolladas por las investigaciones realizadas en el campo de la conservacioacuten
La investigacioacuten en el campo de la conservacioacuten utiliza la ciencia de los materiales con el propoacutesito de caracterizar la tecnologiacutea la naturaleza y el deterioro de las colecciones para aumentar su uso en pro de la investigacioacuten de las ciencias culturales y naturales incrementar los protocolos de conservacioacuten preventiva e intervencioacuten de las colecciones y desarrollar someter a prueba evaluar y modificar modelos y teoriacuteas de nuevas normas y praacutecticas destinadas a mejorar las poliacuteticas administrativas sobre conservacioacuten con respecto a duplicacioacuten control ambiental etc
La capacitacioacuten en la preservacioacuten asegura que se realicen todas las tareas sentildealadas anteriormente cumpliendo con los entaacutendares maacutes exigentes e incluye tanto la educacioacuten impartida dentro de la organizacioacuten como las actividades de extensioacuten de todo el personal interno y aquel relacionado asiacute como el puacuteblico en general El entrenamiento incorpora orientaciones introductorias actualizacioacuten de conocimientos para quienes ya tienen experiencia mejoramiento de la preparacioacuten profesional y programas acadeacutemicos avanzados Las actividades de capacitacioacuten y educacioacuten deben considerar cada una de las tareas sentildealadas anteriormente empezando con la administracioacuten y evaluacioacuten de la preservacioacuten
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
APEacuteNDICE II Medidas de Cuidado Preventivo
que Pueden Ponerse en Praacutectica de Inmediato con Bajos Costos y Gran Impacto
Realizacioacuten de estudios de evaluacioacuten para determinar las necesidades de las colecciones y la asignacioacuten de recursos incluyendo lo siguiente
bull Estudios ambientales de sistemas HVAC (calefaccioacuten ventilacioacuten y aire acondicionado) niveles de luz preparacioacuten para emergencias etc con el fin de establecer o modificar poliacuteticas que lleven a identificar recursos y presupuestos en pro de la proteccioacuten y accesibilidad de la coleccioacuten y el desarrollo de un programa de asignacioacuten de tiempo y recursos a corto mediano y largo plazo
bull Estudio de prioridades de preservacioacuten en colecciones comparaacutendo factores tales como valores relativos (intriacutensecos probatorios yo informativos) uso condiciones riesgos etc
bull Estudios con muestras aleatorias que pueden evaluar y cuantificar las necesidades de recursos de las colecciones (orientados seguacuten previos estudios de priorizacioacuten)considerando las dimensiones estado lugar de almacenamiento y naturaleza de la coleccioacuten para determinar si se necesita un nuevo lugar de almacenamiento etc y en tal caso su tipo y calidad
bull Estudio de objetos uno a uno para priorizar grupos de la coleccioacuten a ser tratados
Elaboracioacuten de poliacuteticas y pautas sobre
bull Procedimientos de manipulacioacuten para el personal y los usuarios(de acuerdo a la experiencia que se tenga dichas pautas pueden ser baacutesicas o complejas es decir pueden incluir informacioacuten sobre el ambiente la naturaleza y el deterioro de los materiales)
bull Materiales y teacutecnica apropiadas para usarse en el depoacutesito o exhibicioacuten
bull Procedimientos de enmarcado embalaje y proteccioacuten bull Prevencioacuten preparacioacuten administracioacuten y respuesta a las
cataacutestrofes
Puesta en praacutectica de procedimientos de mantencioacuten de las colecciones incluyendo lo siguiente
bull Mejoramiento de la accesibilidad a las colecciones a traveacutes de un almacenamiento preventivo o duplicacioacuten o cambio de formato del material fraacutegil o dantildeado a traveacutes de fotocopias microfilms transparencias en colores facsiacutemiles modelos o reacuteplicas
bull Ligera limpieza de las colecciones cuando sea pertinente bull Refuerzo o soporte de los materiales dantildeados bull Retiro y reemplazo de materiales nocivos (como por ejemplo
fijaciones inadecuadas sobre documentos de papel)
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
bull Retiro y reemplazo de contenedores o almacenamiento inapropiado (como sobres aacutecidos) realmacenado con materiales y teacutecnica estables destinados a proteger la coleccioacuten de la manipulacioacuten y el ambiente
Desarrollo de proyectos de preservacioacuten a corto mediano y largo plazo incluyendo lo siguiente
bull Estabilizacioacuten y tratamiento bull Investigacioacuten y desarrollo bull Capacitacioacuten
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
APEacuteNDICE III Problemas de Deterioro Encontrados en Colecciones de Documentos
y Posibles Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES (ACERCAMIENTO)
TIPO ASPECTO CAUSA EFECTO
1(debe ser hecho por un teacutecnico aprendiz o conservador)
2(debe ser hecho por un aprendiz o conservador)
3(debe ser hecho por un conservador
MOHO
localizado negro blanco o de color puede presentar un crecimiento fuacutengico velludo en la superficie
humedad (60IR o mas) dantildeo por agua mala ventilacioacuten
manchas peacuterdida de apresto lo que produce menor resistencia y mayor sensibilidad al agua contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en una carpeta o caja tamponada ponerse en contacto con un experto en fumigacioacuten controlar el ambiente para reducir la humedad y aumentar la ventilacioacuten limpia
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino maacutescara y guantes
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el moho usando un cepillo fino micro aspiradora maacutescara y guantes decolorar si es posible y pertinente reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
EXCREMENTO
material mordido
infestacioacuten de insectos o roedores
peacuterdida del material de soporte contaminacioacuten de la coleccioacuten
retirar de la coleccioacuten colocar en carpeta o caja tamponada contactarse con un experto en fumigacioacuten
lejos de la coleccioacuten retirar localmente el excremento usando un cepillo fino maacutescara y guantes
reforzar reparar reintegrar yo laminar los soportes debilitados o con peacuterdidas
QUEBRADIZO
papel o montaje quebrado roto agrietado o partido puede estar amarillento
acidez inherente de la pasta mecaacutenica apresto de resina y alumbre oxidacioacuten por luz y calor hidroacutelisis por humedad y procesos quiacutemicos residuales
sin resistencia al plegado amarillamiento podriacutea llevar a la peacuterdida del soporte
papel de montaje o soporte intercalado con una laacutemina de polieacutester (si los elementos sustentados no son friables)intro-duzca en contenedor hecho de material absorbente de acidez (alcalino tamponado)
apoyar el papel o montaje en una carpeta de obra hundida ( sink mount)
laminar el papel o tratar el montaje
FRAGILIDAD muy rasgado yo arrugado
papel plegado mal manipulado
pudriacutea rasgarse con la manipulacioacuten y
apoyar el papel en carpeta o laacutemina de
si estaacute limpio reparar con adhesivo
limpiar reparar reintegrar y
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
delgado tinta aacutecida
conducir a peacuterdidas
polieacutester si los elementos sustentados no son friables
termoplaacutestico siempre que sea pertinente
laminar
ENROLLADO O DOBLADO
deformado plegado agrietado acanalado ondulado
compresioacuten contraccioacuten o expansioacuten del papel no uniforme
estiramiento o expansioacuten no uniforme deformado
proteger en caja de tamantildeo adecuado
humidificar y aplanar almacenar en espacio suficientemente amplio
humidificar aplanar reparar laminar almacenar en espacio suficientemente amplio
ADHESIVO PEGAJOSO
brillante trasluacutecido exudado
residuo de adhesivo cinta
satura el color torna amarillento transparente mancha hace que los elementos sustentados se corran o peguen
coloque en caja
cubra con material antiadherente
eliminar cinta y remover adhesivo con solventes
MANCHAS
coloracioacuten amarilla u oscurecimiento general o localizado
hidroacutelisis y oxidacioacuten (por humedad alta luz y aacutecidos volaacutetiles del contenedor y polucioacuten) forman enlaces dobles que absorben luz en la cadena del poliacutemero de celulosa
los bordes se tornan amarillentos por oxidacioacuten oscurecimiento por materiales aacutecidos
controlar el ambiente para reducir la humedad la luz y la polucioacuten proteger los objetos de la acidez realmacenaacutendo-los con materiales libres de aacutecido se puede cepillar para retirar suavemente el polvo suelto de la superficie
el polvo suelto de la superficie se puede limpiar en seco con un cepillo suave y migas de goma de borrar
decolorar con solventes y productos quiacutemicos para aumentar la legibilidad
color cafeacute localizado u otra decoloracioacuten a menudo con una linea en el contorno
impurezas aacutecidas incrustadas fiacutesica yo quiacutemicamente dentro de la fibra del papel
quemado del montaje quemado de tablilla de respaldo manchas de agua manchas de cinta manchas de adhesivo
proteger los objetos de los materiales aacutecidos realmacenaacutendolos documentar las manchas de cinta
documentar las manchas de cintas para la conservacioacuten
sacar las cintas y las manchas con medios quiacutemicos y fiacutesicos decolorar las manchas para aumentar la legibilidad
ELEMENTOS SUSTENTADOS FRIABLES
elementos sustentados sueltos o corridos
los elementos sustentados tienen un bajo contenido de aglutinante solo se une a las fibras del
peacuterdida de informacioacuten y detalles imagen borrosa
comprobar la friabilidad con un cepillo suave colocar horizontalmente en cajas de modo que nada toque
almacenar en una caja idoacutenea o en carpeta sumergida (sink mat) con tapa
consolidar si es pertinente
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
papel por incrustacioacuten fiacutesica en la superficie
la superficie
ELEMENTOS SUSTENTADOS AGRIETADOS O DESCAMADOS
peacuterdida agrietamiento o levantamiento de elementos sustentados
resecamiento del aglutinante abrasioacuten expansioacuten y contraccioacuten diferentes de los elementos sustentados y el soporte acidez de los elementos sustentados
peacuterdida de informacioacuten
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
colocar horizontalmente en caja y reducir el movimiento ponerse en contacto con un conservador
consolidar
ELEMENTOS SUSTENTADOS FUGITIVOS
desvanecimien-to destentildeido cambio de contrastes
decoloracioacuten de los pigmentos o tintes debido a la luz pH o materiales de almacenamiento inapropiados
peacuterdida de informacioacuten
proteger de la luz almacenar en contenedor con pH neutro
si es sensible al pH realmacenar apropiadamente
no hay tratamiento posible
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
APEacuteNDICE IV
Resumen de efectos Dantildeinos de la Luz en Documentos y Recomendaciones para su Control
Los deterioros en el papel causados por la luz son prioritariamente provocados por la accioacuten de la radiacioacuten ultravioleta (UV) y la luz visible mientras que la radiacioacuten infraroja (IR) provoca escaso dantildeo sobre este tipo de substrato
La radiacioacuten UV desencadena reacciones fotoquiacutemicas las que llevan a
bull Friabilidad como resultado del corte de la cadena y el entrecruzamiento de poliacutemeros de papel (fibras encolado aditivos)
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color de los pigmentos y tintes a partir de la ruptura de los enlaces
La radiacioacuten UV puede ser controlada a partir de las siguientes acciones
bull Utilizacioacuten de UF 3 Plexiglas reg el cual reduce entre un 95-98 de radiacioacuten UV
bull Reduccioacuten de la intensidad de la luz bull Reduccioacuten del tiempo de exposicioacuten a la fuente de radiacioacuten UV
La radiacioacuten visible deteriora los documentos a partir de la induccioacuten fotoquiacutemica de oxidacioacuten
bull Decoloracioacuten de las cromoacuteforas de las impurezas metaacutelicas u orgaacutenicas tales como lignina resina almidoacuten goma etc a partir de la absorcioacuten de la luz por parte de los enlaces dobles (produciendo amarillamiento u oscurecimiento)
bull Decoloracioacuten o cambio de color
La luz visible solo puede ser controlada a partir de la reduccioacuten de la intensidad y tiempo de exposicioacuten a la fuente La utilizacioacuten del filtro UF 3 Plexiglasreg no permite controlar substancialmente el dantildeo provocado por este factor
La luz visible constituye un factor de deterioro cuando es absorbida en forma de calor La luz visible se controla mediante el manejo adecuado de la intensidad de la luz distancia y ventilacioacuten
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
Los niveles de luz y tiempo de exposicioacuten ideales variacutean de acuerdo a la sensibilidad de los materiales
Sensibilidad de los materiales
bull Sensible - elemento sustentado fugitivo bull Inestable- elemento sustentado y substrato que contienen
impurezas sensibles a la luz tales como lignina o han sido coloreados
bull Estable - Substrato y elemento sustentado de buena calidad y no coloreado
Recomendaciones de Intensidad y tiempo de exposicioacuten para varios materiales (asumiendo que 1 pie de candela = 10lux y 1 diacutea comprende 10 horas)
bull Sensible 5 pies de candela3 meses = 45000 lux-hora bull Inestable 10 pies de candela5 meses = 150000 lux-hora bull Estable 15 pies de candela12 meses = 540000 lux-hora
Los efectos de la luz sobre los documentos son acumulativos y permanentes por lo tanto periacuteodos de descanso no logran rejuvenecer el material
La mediciones de lux-hora son reciacuteprocas por ejemplo un documento de papel inestable puede ser expuesto a 500 lux por 1 hora o a 50 lux por 10 horas y los efectos seraacuten los mismos
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
APEacuteNDICE V OPCIONES DE CONTENEDORES PARA DOCUMENTOS EN PAPEL
MATERIAL
(Nota Los materiales y teacutecnica revisadas son las comuacutenmente preferidas)
TIPO DE OBJETO
laacutepiz tiza carboacuten pigmen-tos con aglutinan-tes de cera o aceites grafito pastel
tinta no friable (boliacutegra-fo bistre punta de fieltro carboacuten de india tinta ferrogaacute-lica sepia)
impresioacuten en relieve o talla (prensa de cartas bloque de madera) o intaglio (punta seca grabado aguafuer-te)
impresioacuten planograacute-fica (litogra-fiacutea impresioacuten fotomecaacute-nica silk-screen esteacutencil)
acuarela acriacutelico caseiacutena guache teacutempera oacuteleo
fotografiacutea
impresioacuten de perioacutedico
volumen encuadernado
sobres -- X -- X -- X X --
sellado en L -- X -- X -- X X --
forro completo con pestantildea
-- X -- X -- X -- --
forro (tipo chaqueta) para libro
-- -- -- -- -- -- -- X
banda para libro -- -- -- -- -- -- -- X
libro con hojas tipo bolsillo de polieacutester
-- -- -- -- -- -- X X
Polieacutester
banda de polietileno -- -- -- -- -- -- -- X
Papel tampoacuten alcalino o con pH
carpeta X X X X X X X --
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
carpeta con bordes ideacutenticos
X X X X X X X --
neutro
carpeta con cuatro pestantildeas
X X X X X X -- --
carpeta con ventana
X X X X X X -- --
carpeta con ventana tapada
X X X X X X -- --
carpeta con obra montada en la ventana y protegida por el reverso con maylar
X X X X X X -- --
carpeta de obra hundida
X X X X X X -- --
carpeta con insercioacuten
X X X X X X -- --
aacutengulos para fotografiacutea
X X X X X X -- --
Cartoacuten tampo-nado alcalino o pH neutro para montaje
bisagras de tisuacute japones
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje horizon-tal
cubierta encajadada de una pieza
X X X X X X -- --
Caja de almace-naje vertical
caja de 4 lenguumletas -- -- -- -- -- -- X X
Nota Todos los materiales son libres de aacutecido o tamponados Materiales neutros son requeridos para ser utilizados con objetos cuyos materiales son sensibles al pH Todas las teacutecnica son sin adhesivo excepto las bisagras de papel tisuacute adheridas con almidoacuten de trigo purificado
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
APEacuteNDICE VI Manipulacioacuten Baacutesica Algunas Pautas para la Conservacioacuten de Documentos
No Si
no coma beba ni fume en los lugares donde se almacenan usan o exhiben colecciones ya que con ello atrae insectos y provoca peacuterdidas estructurales y manchas
mantenga limpios los recintos para no atraer insectos ni roedores mantengan alejados los liacutequidos para impedir derrames y manchas mantenga limpias las manos para evitar manchas
no transporte documentos enrollados bajo los brazos o sin soporte pues puede dantildearlos
sostenga los documentos en carpetas montajes cajas o carros si es necesario
no cargue maacutes de lo que es capaz de transportar de forma segura evite accidentes tensiones en los documentos o en usted mismo
solicite ayuda si se necesita maacutes de una persona para mover materiales de gran tamantildeo o muy pesados
no trabaje en lugares atestados disponga de un espacio para trabajar de por lo menos el doble del tamantildeo del objeto maacutes grande para asiacute poder darlo vuelta
no manipule documentos maacutes de lo necesario ya que esto puede rasgarlos o mancharlos
utilice duplicados para clasificar y seleccionar y los originales como valor indicativo para investigaciones cientiacuteficas etc
no deslice documentos unos sobre otros deslice un soporte o carpeta bajo los documentos para moverlos o darlos vuelta
no tome los documentos firmemente por los bordes
para mover documentos sin soporte sostengalos suavemente a partir de las esquinas opuestas
no manipule materiales fotograacuteficos con las manos sin guantes dado que los aceites de los dedos pueden estropear y degradar la superficie
utilice guantes al manipular material fotograacutefico
no almacene fotografiacuteas o materiales sensibles a la alcalinidad en papeles tamponados porque se pueden producir alteraciones en el color
utilice papeles neutros para almacenamiento de fotografiacuteas
no exponga innecesariamente documentos a la luz ya que esto puede provocar decoloracioacuten oy oscurecimiento no permita fuentes de luz cerca de los documentos dado que
controle la intensidad de la luz proximidad y tiempo de exposicioacuten mantenga los documentos en la oscuridad o en carpetas cajas cerradas o cajones cerrados
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
se puede provocar calentamiento y deformacioacuten de la superficie
no ponga codos o materiales extrantildeos sobre los documentos
disponga de un lugar adecuado para usar examinar y realmacenar los documentos
no utilice lapiceras en las colecciones utilice laacutepiz grafito mientras trabaja con las colecciones solicite a los investigadores que solo utilicen este tipo de laacutepiz
no ponga etiquetas adhesivas en los documentos
utilice un laacutepiz 2 cuando los documentos deban ser marcados para su identificacioacuten anote en una esquina inferior o en el reverso
no corte documentos ni elimine aacutereas fragmentadas
guarde los trozos juntos podraacuten ser dispuestos adecuadamente si se utiliza una encapsuladora ultrasoacutenica para encapsular con lamina de polieacutester
no utilice cinta de ninguacuten tipo para reparar rasgados o perdidas pues incluso las de calidad de archivo pueden presentar problemas de reversibilidad
proporcione un soporte adecuado para los documentos quebradizos o fraacutegiles Disminuya el acceso a estos y asignelos para ser reparados utilizandose materiales estables
no doble los documentos para que quepan en carpetas o cajas
almacene los documentos en contenedores de tamantildeo adecuado
no utilice teacutecnica o materiales inapropiados para interfoliar esto puede producir hinchamiento en las encuadernaciones el papel glassine es inestable en sus dimensiones y pierde resistencia con el tiempo tisuacutees tamponados pueden provocar cambios de color en algunos pigmentos azules cianotipos y albuacuteminas
utilice hojas de tisuacute pH neutro o polieacutester inerte no recubierto bajo las ventanas de carpetas de conservacioacuten para proteger materiales no friables utilice papel alcalino tamponado para colocar atraacutes de documentos aacutecidos encapsulados
no aplique presioacuten a los documentos montados para exhibicioacuten ni utilice materiales inadecuados como plexiglaacutes en presencia de elementos sustentados friables
use espaciadores en el montaje y filtro UV en la cubierta transparente
no utilice sprays antiestaacuteticos que puedan entrar en contacto con los documentos
limpie la cubierta transparente con agua desionizada o destilada y una pequentildea cantidad de alcohol si es necesario y espere 15 minutos hasta que la superficie esteacute absolutamente seca antes de montar el documento
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
no embale demasiado ni muy poco las piezas en los contenedores dado que esto puede poner en peligro los documentos
utilice soporte o cuntildeas de pH neutro o material tamponado ( del mismo tamantildeo de los documentos) para ocupar el espacio sobrante en las cajas
no utilice envoltorios o contenedores aacutecidos tales como sobres de papel kraft o cajas solander con interior de madera
utilice cajas y contenedores de alta alfa celulosa ya sean de pH neutro o tamponados
no permita que materiales friables (ej pasteles) viajen o que elementos sustentados escamados o con falta de adherencia sean expuestos
realice facsiacutemiles de materiales sensibles y utilicelos para las exhibiciones
no permita que documentos sean expuestos a aacutecidos volaacutetiles de la madera pintura fresca sobre muebles u otros contaminantes
proteja los documentos del contacto con elementos volaacutetiles utilizando solo adhesivos limpiadores y muebles estables
no lamine documentos el calor o solvente usado puede provocar dantildeos irreparables
encapsule apropiadamente los documentos en una lamina de polieacutester no recubierto utilizando ultrasonido o teacutecnica de sellado con calor
no lamine documentos fraacutegiles con geacutenero pues este se expande y contrae de manera opuesta al papel causando asiacute delaminacioacuten o distorsioacuten de la superficie
asigne tratamiento de conservacioacuten para documentos que requieren laminacioacuten
no retire documentos de depoacutesitos con ambientes friacuteos maacutes de una vez al antildeo pues cada retirada contrarresta las ventajas obtenidas en eacuteste
mantenga los documentos designados para depoacutesito en friacuteo dentro de este ambiente y utilice copias reformateadas para acceso general
no retire libros de repisas tiraacutendolos de la cofia
retire los libros de estantes presionando por un lado hacia adentro o empujando desde atraacutes
no coloque libros apoyados sobre sus bordes delanteros
deposite sobre el lomo los libros que deben ir en posicioacuten horizontal
no fotocopie libros dantildeados en fotocopiadoras comunes
si es necesario copie libros dantildeados en maacutequinas copiadoras especiales restrinja el acceso a los libros hasta que sean tratados por un conservador
no aplique acondicionadores de cuero a los libros
proteja las cubiertas de cuero con laacuteminas de polieacutester
Traducido por Rita Feintuch Revisado y corregido por Soledad Correa
