Download - Documento archivístico
Documentos en las oficinas
Definiciones
Caracteres
Valores
Ciclo de Vida
El Documento
Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o un acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de
acuerdo con unas características de tipo material y formal.
Diccionario de Terminología Archivística
Definiciones
Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión de lenguaje natural o convencional, incluídas las de carácter gráfico, sonoro o audiovisual,
recogida en cualquier soporte material, incluso los soportes informáticos que constituyan
testimonio de las actividades del hombre o de los grupos humanos.
Ley de Archivos de la Rioja 1994
Definiciones
Def. Ley General de Archivos de ColombiaDefiniciones
Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Ley General de Archivos de Colombia 2000
Elementos diferenciadores. GénesisElementos Diferenciadores
Génesis
Cada documento de archivo surge de un proceso natural como resultado de la actividad de personas e instituciones, por lo tanto su generación no puede
controlarse.
Interrelación
Un unico documento no tiene ningun valor archivístico, los documentos tienen valor al estar integrados a un conjunto y
por las relaciones establecidas dentro de éste, que es el expediente.
Elementos Diferenciadores
Unicidad
UnicidadCada documento de archivo es único,
no se produce en múltiples ejemplares. En el caso de las copias de un
documento estas no son “ejemplares” del documento original, sino otro
documento igualmente único.
Características
IntegridadCaracterísticas
Integridad
Cada documento debe mantener sus caracteres internos y externos integros, esto es intactos e inmodificados para conservar sus valores. Así una copia
mantiene el contenido pero no el formato, del documento original.
Carácter SeriadoCaracterísticas
Carácter Seriado
Los documento de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo
constituyen series.Como las actas, la correspondencia,
las cuentas de cobro, etc.
ObetividadCaracterísticas
Objetividad
El documento de archivo constata una actividad personal o institucional
sin añadir a ello criterios de valoración o subjetividad.
AutenticidadCaracterísticas
Autenticidad
El documento no es falso en sí mismo. Lo que es distinto de la veracidad del
contenido, si éste es una “falsificación” es porque fue generado con el fin de sustituir
y de engañar. En cuyo caso será una falsificación pero como documento aislado
es autentico.
Caracteres Externos e InternosCaracteres
Los caracteres del documento, han sido dividos en Externos, los que se refieren a la estructura física; e Internos, los que se
refieren a su contenido sustantivo.
Los veremos ahora diferenciados:
Caracteres ExternosCaracteres Externos
Son cinco:
Clase
Tipo
Formato
Cantidad
Forma
ClaseCaracteres Externos
Clase
Textuales Iconográficos Sonoros
Audiovisuales Electrónicos
TipoCaracteres Externos
Lo define el contenido y la estructura del documento y deriva de la acción presentada. Asi si la acción es legislativa, el tipo es ley; si la acción es interrogativa, el tipo es cuestionario; si la acción es de petición, el tipo es solicitud; si es informar, el tipo es informe; si es constatar, el tipo es constancia;etc.
Tipo
FormatoCaracteres Externos
Va de acuerdo con el soporte. Asi si es papel, los formatos son carta, A4, oficio, etc. Si se trata de video casetes el formato es VHS, Beta, Super8, etc. Si se trata de diketes el formato es 3 ½, 5 ¼, etc. Si se trata de imágenes electrónicas es jpg, bmp, gif, etc. O de textos electrónicos es txt, rtf, html, doc, etc.
Formato
CantidadCaracteres Externos
Es el número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y al espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de textos manuscritos, o en bites si son electrónicos, o en minutos si son sonoros o visuales.
Cantidad
Caracteres InternosCaracteres InternosSon cuatro:
Entidad Productora
Origenes Fundacionales
Fecha y lugar de producción
Contenido sustantivo
Entidad Productora
Lo que es el autor del documento, que puede ser una persona natural, es decir física; o puede ser una persona jurídca, es decir insititucional. Esta puede ser pública o privada.
Entidad Productora
Caracteres Internos
Orígenes Fundacionales
Son las razones que han dado lugar a la creación del documento, tomando en consideranción, en este orden: la función, la actividad, y el trámite por el que se ha realizado.
Caracteres Internos
Orígenes Fundacionales
Fecha y Lugar de Producción
Son los datos que ubican cronológica y geográficamente el documento. Y se denominan también datación cronológica y tópica del documento.
Caracteres Internos
Fecha y Lugar de Producción
Contenido Sustantivo
Es el asunto o tema que trata el documento, es decir el fin u objetivo de su producción. El contenido puede ser:Intensivo: muchos datos sobre asuntos bien definidos.Extensivo: pocos datos sobre un contenido que es más amplio.Diversificado: datos variados de asuntos diferentes.
Caracteres Internos
Contenido Sustantivo
Valores Primario y SecundarioValores
Los valores del documento de archivo dependen del fin por el cual ha sido creado, lo que se denomina Valor Primario; y además de la utilidad que puede tener con posterioridad, lo que es el Valor Secundario. Estos son los valores más reconocidos pero existen otros que pueden desglosarse así:
Valor AdministrativoValor Administrativo
Es un valor primario, por cuanto el documento da cuenta de una gestión o actividad que requiere ser atentida y que tiene un curso propio, este valor permanece hasta la gestión para la cual fue creado llegue a su fin.
Valor Legal, Jurídico y ProbatorioValor Legal, Juridico o Probatorio
Después de finalizado el valor administrativo el documento conserva un valor probatorio, es decir es un comprobante legal y juridico de que la gestión exitió o de que la actividad de la que da cuenta se produjo, y testifica la fecha y el lugar en que se succedió el evento. Este valor tiene término en unos tipos documentales y en otros es permanente.
Valor Histórico y CulturalValor Histórico y Cultural
Estos son valores secundarios del documento. Cumplido su ciclo vital, algunos documentos tendrán un valor cultural e histórico permanente y pasaran a formar parte del patrimonio documental, los que no tienen este valor son destruidos al finalizar su ciclo vital, esto es al perder su valor primario.
Otros ValoresValores
Otros autores diversifican más las categorias de valor, incluyendo valor fiscal o financiero, pero este no es sino un valor adiministrativo específico. De igual forma el Diccionario Terminológico Archivístico adiciona el Valor Informativo, que es que tienen los documentos usados para consulta o investigación; y el Valor Intrínseco que está relacionado con el contenido: firmas, sellos, circunstancias de producción, etc. Pero el primero es un valor secundario y el último es un valor primario.
Ciclo de Vida o Edades de Documento
3
2
Ciclo de Vida
intermedia
permanente
intermedia
histórica
Primera Edad: circulación y tramitación de los asuntos inciados. La documenta. forma parte de los archivos de gestión y es de uso frecuente.
Segunda Edad: El expediente ha finalizado su tramite pero es objeto de consulta regular. La documentación forma parte del archivos intermdio.
Tercera Edad: El documento ha sido consierado de valor permanente y será conservado como fuente cultural e invertigativa. Se localiza en los archivos históricos.
1corrienteadministrativa
Etapas o EdadesCiclo de Vida
a. Creación: incluye el diseño y la gestión de formularios; la preparación y gestión de los formatos y la aplicación de las modernas tecnologías a este proceso.
b. Mantenimiento y uso: incluye el desarrollo de los sistemas de archivo y recuperación y gestión de archivos de oficina, correos y telecomunicaciones; creación de programas de acceso, reproducción, conservación y tramitación.
c. Disposición: incluye la identificación y descripción de las series, cuadros de clasificación, tablas de retención y transferencia.
J.B. Rhoads.1983.
Edad Corriente o AdministrativaCiclo de Vida
1corrienteadministrativa
Documentos en Trámite
Recibidos en el año
Finalizados años anteriores de consulta frecuente y valor administrativo,
fiscal y legal
Archivo de Oficina
Edad IntermediaCiclo de Vida
Documentos sin vigencia administrativa
De consulta frecuente
Con vigencia fiscal y legal
Archivo Intermedio
2intermediaintermedia
Edad IntermediaCiclo de Vida
Documentos sin vigencia administrativa
De consulta frecuente
Con vigencia fiscal y legal
Archivo Intermedio
2intermediaintermedia
Edad Permanente o Histórica
3permanentehistórica
Ciclo de Vida
Documentos de valor cultural e investigativo permanente.
Archivo Histórico