Documentación del Sistema de Gestión de Calidad
Semana 4. Presentación Nº 12
Ing. Ma. del Pilar Rodríguez
¿Por qué documentar?
• Nos sirve para comunicar información
• Como videncia de la conformidad de lo planificado
• Para compartir conocimientos, con el fin de difundir y preservar las experiencias de la institución
Política de Calidad y Objetivos de la Calidad
• Proporcionan un punto de referencia para dirigir la organización
• Determinan los resultados deseados y ayudan a la organización a aplicar los recursos para alcanzar dichos resultados
• Responsabilidad de dirección
Política de Calidad
• Debe ser adecuada al propósito de la organización
• Debe incluir compromiso para cumplir los requisitos del cliente y de mejora continua
• Debe ser revisada para su continua adecuación
• Es Marco de referencia para establecer objetivos de calidad
• Debe ser comunicada y entendida en la organización
Política de Calidad HCE-plus
Nuestro compromiso con la calidad en el manejo higiénico de los alimentos, está dirigida a lograr la satisfacción de la clientela mediante la capacitación de alumnos, personal y el seguimiento del sistema de aseguramiento de la calidad que garantiza una mejora continua en nuestros procesos internos y en resultados en pruebas microbiológicas
Objetivos de la Calidad
• Están vinculados con la política de calidad y con el compromiso de mejora continua
• Se establecen en funciones y niveles pertinentes dentro de la organización
• Deben ser medibles y alcanzables
Metas primarias de la organización
• La satisfacción del cliente
• La mejora continua de la calidad
• La eficacia en el suministro y la prestación del servicio
• La consideración de los requisitos de la sociedad y medio ambiente
Ejemplos de Objetivos
• Alcanzar la certificación en la norma ISO 9000:2000 en el año 2004
• Reducir el rechazo interno en un 5% respecto al 2003
• Implementar controles de servicio de limpieza de instalaciones
Niveles de documentaciónNiveles de documentación
Manual de calidadI
ProcedimientosII
DocumentosDocumentos
III
Formatos y registrosIV
En este tipo de documentos debe reflejarse el Sistema de Calidad de acuerdo con la Norma ISO 9001:2000
Manual de calidad
OBJETIVO:
Facilitar la descripción adecuada del sistema de la calidad que sirva de referencia permanente durante la implementación y mantenimiento del sistema
Brindar confianza para sí y para los clientes y garantía de que los productos cumplen con los requisitos especificados
Manual de Calidad
• Alcance del SGC, incluyendo los detalles y justificación de cualquier exclusión
• Procedimientos documentados establecidos para el SGC o referencia a los mismos
• Descripción de la interacción entre los procesos del SGC
Estructura del manual de calidad
• Las características varían en función del tamaño y el tipo de organización
• Se deben ubicar fácilmente cada sección en correspondencia con la norma ISO
• Se debe definir para cada uno de los elementos aplicables como se intenta aplicar, cumplir y controlar
• Redacción de fácil comprensión
0 Introducción 0.1 Generalidades
0.2 Orientación a procesos 0.3 Relación con ISO 9004 0.4 Compatibilidad con otros sistemas 1 Alcance 1.1 Generalidades 1.2 Aplicaciones 2 Referencia normativa 3 Términos y definiciones 4 Sistema de gestión de la calidad 4.1 Requisitos generales 4.2 Requisitos de la documentación 5 Responsabilidad de la Dirección 5.1 Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de la calidad 5.4 Planeación 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 6 Gestión de los recursos 6.1 Suminstro de recursos 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo 7 Elaboración del producto 7.1 Planeación de la elaboración del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo 7.4 Adquisiciones 7.5 Suministro para la producción y el servicio 7.6 Control de instrumentos de monitoreo y medición 8.1 Generalidades 8 Medición, análisis y mejora 8.2 Monitoreo y medición 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora
Sección Título Contenido
Formato del Manual de Calidad
• Establecer formato normalizado
• Encabezado: tipo de documento, sección a que corresponde, código del documento, número de revisión, fecha de entrada en vigencia, cantidad de hojas de la sección
• Pie: quien preparó, quien aprobó cada sección
Colegio Superior Gastronomía
Manual de Calidad CódigoRevisión NºFecha VigenciaHoja X de Y
Titulo de Sección
1. Propósito
2. Alcance
3. Responsabilidades
4. Definiciones
5. Procedimiento
Nombre Firma Nombre Firma
Preparó AprobóDocumentos
¿Qué es un Procedimiento?
• Es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente cómo una persona o más realizan un trabajo
• Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
Procedimientos documentados
• Control de documentos
• Control de registros
• Auditorias internas
• Control de no conformidades
• Acciones preventivas
• Acciones correctivas
Características de los procedimientos
• Deben ser claros y concisos
• Deberán estar codificados
• Deben indicar quien los preparó y aprobó
• Deben ser revisados periódicamente
• Las copias obsoletas deberán eliminarse
• El archivo de los documentos deberá estar asegurado
Colegio Superior Gastronomía
Procedimiento General
CódigoRevisión NºFecha VigenciaHoja X de Y
Procedimiento para….
1. Propósito u objetivo2. Alcance3. Responsabilidades4. Documentos de Referencia5. Descripción del Procedimiento6. Enfoque de procesos7. Anexos
Nombre Firma Nombre Firma
Preparó Aprobó
¿Qué es un objetivo?
• Breve descripción del objetivo que se persigue en el documento.
• Identificar el objetivo o razón de ser del procedimiento– Porque es útil este procedimiento
– Por que es importante
– Que se logrará con el
¿Qué es el alcance?
• Indica los niveles de la organización o de sus operaciones que se verán afectadas por el documento
• Definir a que o cuando aplica el procedimiento y hasta donde abarca
Descripción del procedimiento
• Establecer en cada uno de los pasos del procedimiento: Quien (hace), Que (hace) y cuando aplique Donde y Como y/o Cuando (lo hace)
• Hacer referencia a todos los registros que genera la actividad
Secuencia de etapas
Actividad Responsable
Enfoque de procesos
A PHV
Proceso
Salida AEntrada A
Etapas o Subproceso
(MAPA DE PROCESO) Procedimientos
Nombre del Subproceso
o etapaEn
trad
as
Sal
i da
s
Responsable del proceso
Nombre de los procedimientos
Enfoque de procesos
• Un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso
Insumo o entrada
Proveedor Producto, salida o resultados
Cliente o usuario
Necesidades o expectativas del usuario
Documentos
Documentos
• Son todos aquellos documentos requeridos por la organización a fin de asegurar una efectiva planeación, operación y control de procesos
• Pueden ser documentos de referencia (externos al SGC) o internos Ej. Manual de la organización, leyes, normas, otros
Documento Código
Documentos
Formatos y Registros
• Son todos aquellos formatos que se utilizan de manera periódica para registrar la información relacionada con el sistema de trabajo de la institución
• Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas
Nombre del registro
Tiempo de conservación
Responsable de almacenarlo
Lugar del almacén
Código
1. Control de Documentos
• Controles para aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión
• Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario
• Asegurarse de identificar los cambios y el estado de la revisión actual
• Prevenir el uso de documentos obsoletos
2. Control de registros
• Deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos así como la operación eficaz
• Definir los controles necesarios para su identificación, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición
3. Auditorias internas
• Se debe definir las responsabilidades, requisitos para la planificación y realización de auditorias, para informar los resultados y para mantener los registros
4. Control de No conformidades
• Se debe asegurar que el producto no conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional.
• Se debe definir las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme
5. Acciones correctivas
• Para eliminar la causa de no conformidades para prevenir que no vuelvan a ocurrir
• Se deben de:
– revisar las no conformidades,
– determinar las causas,
– evaluar acciones para que no vuelvan a ocurrir,
– implementar las acciones y
– revisar las acciones tomadas
6. Acciones preventivas• Se deben determinar las acciones para eliminar
las no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia
• Se debe definir los requisitos para:
– Determinar las no conformidades potenciales
– Evaluar la necesidad de actuar para prevenirlas
– Determinar e implantar acciones necesarias
– Registrar las acciones tomadas
– Revisar las acciones preventivas tomadas