Download - DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS BASADO EN …
DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES
PARA LA EMPRESA MAQUINARIAS, VENTAS Y SERVICIOS
(MA-VEN-SER, C.A.)
Realizado por:
FERRER, ALEXANDRA
MEDINA, MARYORIE
SAUCEDO, JOSÉ
Maracaibo, Abril de 2011
133
PRESENTACIÓN.
TABLA DE CONTENIDO.
INTRODUCCIÓN.
1. OBJETIVOS DEL DISEÑO.
2. ALCANCE.
3. NORMAS Y POLITICAS DE SERVICIOS.
3.1. POLITICAS.
3.2. NORMAS.
4. DEFINICIÓN DE SISTEMA ABC.
5. DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES.
6. LISTADO DE LAS ACTIVIDADES
7. RECURSOS.
7.1 MATERIALES.
7.2 MANO DE OBRA.
7.2.1 DIRECTA.
7.2.2 INDIRECTA.
8 COSTOS INDIRECTOS DEL SERVICIO.
9. GENERADORES DE COSTOS.
10. DETERMINACIÓN DEL COSTO DE LAS ACTIVIDADES EN LA
EMPRESA: (MA-VEN-SER, C.A.).
1.11 ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS DE LAS ACTIVIDADES AL
SERVICIO.
134
INTRODUCCIÓN
El Sistema de Costo basado en actividades “Activity Based Costing”
(ABC) emerge como un sistema de gestión integral y no como un sistema
cuyo objetivo prioritario es el cálculo del costo del producto o servicio; ahora
bien, son las actividades la unidad básica y el centro del sistema ABC.
Teniendo en cuenta estas premisas y valorando la importancia de
determinar el costo de los servicios, con el menor grado posible de
distorsión, se desarrolló ésta trabajo de investigación y así presentar un
modelo para la gestión de los costos a través de un sistema ABC, que
permita determinar el costo por cada actividad.
El diseño de éste sistema, consiste en estimar los costos del proceso
de la prestación del servicio; específicamente en la reparación,
repotenciación y mantenimiento de maquinarias y equipos para restaurantes,
hoteles, panaderías, entre otros. Planteado a través de una secuencia de
fases tales como: identificar las actividades ejecutadas por el departamento
de servicio, determinar los recursos empleados por la empresa para el
cumplimiento de sus objetivos, determinar los recursos consumidos por las
distintas actividades y así ser costeadas, de igual manera establecer la
forma de cómo el servicio consume actividades.
135
En tal sentido, la referida propuesta se fundamenta en el modelo por
Gómez (2005) y en aspectos técnicos; basados en el análisis de los
recursos y materiales necesarios para brindar el servicio de mantenimiento y
reparación de maquinarias en la empresa (MA-VEN-SER, C.A.).
1. OBJETIVOS DEL DISEÑO.
Este diseño permitirá:
(a) Determinar los generadores (causantes) de costo en la empresa, los
cuales originaran cambios en el rendimiento de las actividades y por tanto
afectan los recursos requeridos para realizar dichas actividades.
(b) Analizar las actividades, identificarlas y describirlas, determinando
cual es el costo que aportan las mismas al servicio. como se realizan y como
se llevan a cabo, cuánto tiempo y que recursos son requeridos, así como,
que datos operacionales reflejan su mejor actuación y que valor tiene la
actividad para la empresa.
(c) Asignar los costos de las actividades operativas al servicio
entendiendo el comportamiento y determinación de los costos de la
organización, de manera que será una herramienta de gestión que facilitará
hacer proyecciones de tipo financiero y distribución de sus gastos.
136
2. ALCANCE
Proponer a la empresa Maquinarias Ventas y servicios (MA-VEN-SER,
C.A.) el diseño de un sistema de costos Basado en Actividades con el
principal objetivo de que sea considerado y aplicado al departamento de
servicio, donde actualmente se maneja información inexacta y poco
confiable al momento de ofrecer un servicio, igualmente que sirva como
herramienta a la gerencia propiciando información más exacta sobre los
costos de servicio, para que de esa manera puedan establecer una
coordinada planeación de sus actividades y la sana toma de decisiones
gerenciales.
3. NORMAS Y POLITICAS DE SERVICIOS.
3.1. POLITICAS.
(a). Estructurar la organización internamente de forma adecuada que
brinde sustento al sistema ABC y prestar el mejor servicio. Si la empresa
estuviese poco desarrollada deberá adaptar rápidamente su estructura al
funcionamiento que se pretende para el éxito del diseño.
(b).Adoptar medidas para reducir u optimizar costos, previo al
establecimiento de criterios razonables de comparación y a la Identificación
de costos controlables de servicios por la empresa.
137
(c).Todos los meses se debe emitir un informe sobre los resultados de
los costos de cada actividad, así como también de los resultados obtenidos
de la rentabilidad por servicio y por cada cliente.
(d). Anualmente se deberá realizar un análisis de las actividades para
determinar si las mismas sufren cambios significativos que atenten
contra el sistema ABC, para luego hacer sus respectivas correcciones.
3.2. NORMAS.
(a) Incorporar activamente al personal del departamento de servicio
para lo cual se hace la propuesta y el cual estará relacionado con el sistema,
brindando la oportunidad para que aporte inquietudes y experiencias que
resulten útiles y prácticas para el logro del objetivo.
(b) Desarrollar manuales de procedimientos permanentemente
actualizados que contemplen:
(1) Las rutina predeterminada o estándar de la totalidad de los procesos
que se está en condiciones de realizar.
(2) La determinación de tiempos parciales y totales para la realización
de tareas y actividades.
(3) Las normas que regulen las actividades vinculadas con el servicio
138
del ente.
(4) Una clara determinación de los responsables de ejecutar las tareas.
(c) Delimitar los centros de costos con definición de actividades y de
autoridad.
(d) Establecer procesos, rutinas de trámites escritos para todas las
operaciones de servicio.
(e) Elaborar informes de costos significativos y oportunos.
4. DEFINICIÓN DE SISTEMA ABC.
El sistema ABC reconoce todas las actividades realizadas dentro de
una organización, determina cuánto cuesta realizar cada una de ellas y
asigna las mismas a los productos en la medida que este lo requiera.
Básicamente, estos sistemas representan un mapa económico del proceso
productivo y/o servicio desglosado en actividades. Un principio fundamental
en el funcionamiento de los sistemas ABC es el de asignar los recursos
consumidos por las actividades que integran el sistema operacional de
acuerdo a la variedad y complejidad del servicio, y no basándose solo en los
volúmenes globales, como los sistemas de costos tradicionales.
139
En el gráfico 1, se puede ver la lógica del cálculo de un sistema ABC
para una empresa de servicio:
OBJETO DE COSTO: PRODUCTO O SERVICIO
Figura 1. Lógica del ABC. Fuente: Ferrer, Medina y Saucedo (2011)
Estos sistemas comienzan a gestarse con la descripción de todas las
actividades en las que incurre la empresa para brindar un servicio,
realizándose un lista de las mismas. La óptima gestión de los costos se
deberá centrar principalmente en las actividades que generan estos costos,
produciendo la reducción de los mismos por la eliminación de aquellos que
COSTO DEL RECURSO 1 COSTO DEL RECURSO 2 COSTO DEL RECURSO 3
Elaborar Un
Presupuesto
Reparar un equipo
Seleccionar los insumos
INDUCTORES DE COSTO DE LAS ACTIVIDADES
140
no agreguen valor al producto.
Puede ocurrir que la delimitación de las actividades, es decir, el
fraccionamiento de un proceso en etapas, pueda no ser sencillo en cuanto al
alcance de cada tarea o actividad. Esto puede traer aparejado que el
proceso sea subdivido en forma muy detallada o viceversa, que el mismo
sea fragmentado en pocas actividades.
Para encontrar un equilibrio en este aspecto, se aconseja seguir el
siguiente criterio: Subdividir el proceso en el mayor número de actividades,
obviando o conjugando aquellas que ocupan menos del 5% del tiempo del
operario o de la capacidad de un recurso.
Los sistemas ABC se diseñan con la premisa de que las actividades
consumen recursos y que estos últimos son los que tienen un costo. Los
costos son transferidos a las actividades mediante inductores de costos este
método ABC tienen como objetivo hallar aquellas unidades de medida y
control aconsejables, que faciliten la relación entre las actividades y los
productos, lo que equivale a asociar los costos a las actividades a fin de
buscar las causas que han originado los mismos
141
5. DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los
procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y
simultanea, para así obtener los diferentes estados de costo que se
acumulan en la producción y el valor que agregan a cada proceso.
En el proceso de identificación dentro del modelo ABC se debe en
primer lugar ubicar las actividades en los procesos que agregan valor, para
que la organización tenga la capacidad de responder con eficiencia y
eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. Después que se hayan
especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos
adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los
transmisores de costos y la relación de transformación de los factores para
medir con ello la eficiencia y para transmitir racionalmente el costo.
Un estudio de la secuencia de actividades y procesos, unido a sus
costos asociados, podrá ofrecer a la gerencia de la organización una visión
de los puntos críticos de la cadena de valor, así como la información relativa
para realizar una mejora continua que puede aplicarse en el proceso creador
142
de valor.
Al conocer los factores causales que accionan las actividades, es fácil
aplicar los inductores de eficiencia que son aquellos factores que influyen
decisivamente en el perfeccionamiento de algún atributo de eficiencia de la
actividad cuyo afinamiento contribuirá a completar la armonía de la
combinación productiva. Estos inductores suelen enfocarse hacia la mejora
de la calidad o características de los procesos y productos, a conseguir
reducir los plazos, a mejorar el camino crítico de las actividades centrales y
a reducir costos.
6. LISTADO DE LAS ACTIVIDADES.
143
(a) Elaborar presupuestos.
(b) Hacer el diagnostico del equipo.
(c) Limpieza del equipo
(d) Llenar una requisición de insumos
(e) Seleccionar los insumos
(f) Reparar un equipo
(g) Repotenciar un equipo
(h) Sustituir piezas dañadas
(i) Instalación de equipos
(j) Trasladar el equipo a la empresa
(k) Trasladar el personal al lugar donde se encuentra el cliente.
Es necesario establecer un sistema de indicadores de control que
muestren continuamente cómo va el funcionamiento de las actividades y
procesos y el progreso de los inductores de eficiencia. Este control consiste
en la comparación del estado real de la acción frente al objetivo propuesto,
estableciendo los correctores adecuados para llevarlos a la cadena de valor
propuesta.
En un sistema de costeo ABC, se asigna primero el costo a las
actividades y luego a los productos, llegando a una mayor precisión en la
imputación de costos.
144
7. RECURSOS
Toda actividad para ser llevada a cabo, necesita llevar consigo recursos
que permitan su funcionamiento, es decir; los recursos que consumen las
actividades son aquellos que se consumen a lo largo del proceso del
servicio.
7.1 MATERIALES.
(a) Herramientas. (b) Repuestos y accesorios. (c) Químicos y similares. (d) Papelería y artículos de escritorio de oficina de servicio.
7.2 MANO DE OBRA.
7.2.1 DIRECTA
2 (dos) técnicos de operaciones y 2 (dos) ayudantes de técnicos.
7.2.2 INDIRECTA
1 (un) Gerente, 1(una) Secretaria y 1 (una) asistente.
8. COSTOS INDIRECTOS DEL SERVICIO.
(a) Insumos. (b) Electricidad, Agua y Teléfono. (c) Fletes y transporte. (d) Gastos de mantenimiento.
145
(e) Depreciaciones. (f) Seguros.
9. GENERADORES DE COSTOS.
Los generadores de costos se emplean para reflejar el consumo de
costos por actividades y a su vez el consumo de las actividades por otras
actividades. En la práctica los inductores de costos del sistema ABC siempre
indica donde imputar los costos y a menudo proporcionan parte de la
fórmula para determinar la magnitud de dicho costo. Para el sistema de
costo ABC se establecieron los inductores de costos de acuerdo a las
actividades que se ejecutan en la prestación del servicio.
146
Cuadro 3
Determinación de los generadores de costos
ACTIVIDADES GENERADORES DE COSTOS Elaborar presupuestos Nº de presupuestos emitidos. Hacer el diagnostico del equipo Horas aplicadas en diagnóstico/
Hombre. Limpieza del equipo Horas aplicadas en limpieza/ Hombre. Llenar una requisición de insumos
Nº de insumos por requisición.
Seleccionar los insumos Horas aplicadas en selección de insumos/ Hombre.
Reparar un equipos Horas de reparación/ Hombre. Repotenciar un equipos Horas de repotenciación / Hombre. Sustituir piezas dañadas Nº de piezas sustituidas Instalación de equipos Horas en instalación/ Hombre. Trasladar el equipo a la empresa
Kilómetros recorridos.
Trasladar el personal al lugar donde se encuentra el cliente.
Kilómetros recorridos.
Fuente: Ferrer, Medina y Saucedo (2011).
Los generadores de costos deben establecerse de manera que se
pueden imputar el costo de las actividades de los centros de actividades
correspondiente en función de las actividades realizadas. Asimismo, estos
deben imputar el costo de la actividad a los objetos de costo
correspondientes en función de los procesos realizados, los generadores de
recursos deben imputar el costo de los recursos a las actividades
correspondientes.
147
10. DETERMINACIÓN DEL COSTO DE LAS ACTIVIDADES EN LA
EMPRESA: (MA-VEN-SER, C.A.).
Una vez determinado el inductor de costo, se imputa el costo del
consumo de algún recurso a las actividades, para así sumar y determinar el
costo total de las actividades realizadas a un generador. Este costo se
traspasara y agrega al proceso, por lo tanto, al producto final en este caso el
servicio que ofrece la empresa Maquinarias, Ventas y servicios (MA-VEN-
SER, C.A.)
Para éste punto es necesario tomar en cuenta las actividades que
fueron recopiladas en el cuestionario respondido por la población de estudio
y también el cuadro anteriormente planteado.
148
Cuadro 4 Determinación del costo de las actividades.
Fuente: Ferrer, Medina y Saucedo (2011)
Leyenda: (1) Nº de presupuestos emitidos en el año, (2) Horas
aplicadas en diagnóstico en el año, (3) Horas aplicadas en limpieza en el
año, (4) Nº de insumos por requisición en el año. (5) Horas aplicadas en
selección de insumos en el año . (6) Horas de reparación en el año.
ACTIVIDADES
IMPORTES A FIJAR (Bs.)
GENERADOR (FACTOR DE
COSTOS)
TASA DE GENERADOR
DE COSTO (Bs. / F.C.)
Elaborar presupuestos
1.000 500 (1)
2,00
Hacer diagnostico de equipos
1.500
400
(2)
3,75
Limpiar equipos
1.300 400 (3)
3,25
Llenar una requisición de
insumos
4.000
700
(4)
5,71
Seleccionar los insumos 3.000 600 (5)
5,00
Reparar equipos 10.000 5.000 (6)
2,00
Repotenciar equipos 12.000 5.000 (7)
2,40
Sustituir piezas dañadas 1.900 100 (8)
1,90
Instalación de equipos 5.500 700 (9)
7,86
Trasladar el equipo a la empresa
7.000 900 (10)
7,78
Trasladar los técnicos al lugar
del cliente.
6.000
700
(11)
8,57
149
(7) Horas de repotenciación en el año. (8) Nº de piezas sustituidas en el año.
(9) Horas en instalación en el año. (10) Kilómetros recorridos en el año. (11)
Kilómetros recorridos en el año.
Análisis: Tal y como se observa en el cuadro 4, se determina la tasa de
generador de costo al dividir el importe realizado por la empresa para cada
actividad entre el factor de costo (F.C.). En este sentido, dentro del monto de
cada importe a fijar se deben incluir los conceptos de materiales, mano de
obra y gastos indirectos de servicio, ello es posible cuando existe un método
de prorrateo que muestre de forma clara y precisa cada uno de los rubros
de costo. Asimismo, en lo que respecta con los generadores de costos, se
debe aclarar que estos son el centro de atracción donde se dirigen los
recursos de cada actividad. Aunado a ello, la tasa resultante será la que se
aplicará a cada actividad luego de su ejecución para su control y asignación
de costo.
1.11 ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS DE LAS ACTIVIDADES AL
SERVICIO.
De acuerdo al paso anterior, cada actividad tendrá su propio costo y
agregación de valor al proceso. Una vez determinado el costo de cada
actividad, la suma de todas las que intervienen en el proceso de una
150
determinada categoría, formaran el costo total del servicio.
En el mismo orden de ideas, se muestra el comportamiento de los
costos bajo tres (3) perspectivas que hoy en día están presentes en las
organizaciones.
Cuadro 5 Análisis de comportamiento de costos
Escenario Pesimista
Escenario Moderado
Escenario Optimista
Actividad*F.C. Total Bs.
Actividad*F.C. Total Bs.
Actividad*F.C. Total Bs.
Elaborar presupuestos (15 hora)* Bs. 2,00
30,00
Elaborar presupuestos (25 hora)* Bs. 1,80
45,00
Elaborar presupuestos (30 hora)* Bs. 2,00
60,00
Llenar una requisición de insumos (12 horas)* Bs. 3,00
36,00 Llenar una requisición de insumos (15 horas)* Bs. 3,20
48,00 Llenar una requisición de insumos (20 horas)* Bs. 2,00
40,00
Trasladar el equipo a la empresa (10 Km.)* Bs. 1,5
15,00 Trasladar el equipo a la empresa (10 Km.)* Bs. 1,00
10,00 Trasladar el equipo a la empresa (20 Km.)* Bs. 1,5
30,00
Limpiar equipos (8 Horas)*Bs. 3,00
24,00 Limpiar equipos (13 Horas)*Bs. 3,50
45,50 Limpiar equipos (18 Horas)*Bs. 4,50
54,00
Repotenciar Equipos (25 Horas)* Bs. 5,00
125,00 Repotenciar Equipos (35 Horas)* Bs. 4,00
140,00 Repotenciar Equipos (40 Horas)* Bs. 5,00
200,00
Totales Bs.
230,00
Totales Bs.
288,50
Totales Bs.
384,00
Fuente: Ferrer, Medina y Saucedo (2011).
151
Análisis: Tomando en cuenta las actividades más importantes y
necesarias para prestar un servicio de repotenciación de equipos y
maquinarias industriales de la empresa (MA-VEN-SER, C.A.). Tal y como
se observa en la tabla 5, se evidencia que bajo un escenario pesimista
existe poca actividad a ejecutar, ello a consecuencia de la inestabilidad del
mercado y la poca confianza de los inversionistas. No obstante, ha de
saberse que en un escenario donde exista poca inversión de recursos
probablemente no traiga un retorno a futuro muy beneficioso para la
organización.
152
Se invertirían más recursos en mano de obra tanto directa como
indirecta, por lo tanto prestar un servicio le costaría a la empresa Bs. 230,00
invirtiendo más recursos en horas de repotenciación de equipos. Por otro
lado se observa que bajo la perspectiva de una situación moderada, para la
empresa le costaría prestar un servicio en Bs. 288,00 evidenciándose un
importe de mayor actividad en horas de repotenciación de equipos, sin
embargo el impacto de margen de retorno es evidentemente mayor debido a
la abundante actividad a ejecutar y sus desembolsos estarían más notables
en horas de mano de obra.
Finalmente, se puede observar que bajo un escenario optimista persiste
un importe de dinero mayor en las mismas horas de repotenciación de
equipos y que el servicio costaría Bs. 384,00. Es por ello que mientras más
actividad se genere en el servicio mayor sería el retorno de dinero, lo cual
traería a la empresa un beneficio mucho mayor, tanto la contribución de
valor por cada actividad y controlar cada partida de costo.