UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PANAMÁCentro Interamericano de Post-Grado
Asignatura: Estructura Informática de la Empresa
Facilitador: Máster José Antonio Pernett
Diseño de un Sistema de Información
para el Área de Contabilidad de una PYME
“Para la toma de decisiones es importante
contar con la mayor cantidad de
información relevante y oportuna, que
permita identificar claramente la situación
de la empresas en el rubro deseado”
Integrantes:
Amilca Rico
Carlos León
Ana Isabel Morán
Ileana Chen
Jorge Sánchez
Elisa Mariscal
• La presente propuesta está dirigida a una empresa que hoy realiza
sus registros contables de forma semi-automatizada.
• Convertirnos en una solución integral que busca asesorar al cliente,
dado que no brinda datos específicos de la solución requerida.
• Nuestra empresa desarrolla soluciones dirigidas a empresas PYME,
y su factor diferenciador está en la venta de software con precios
moderados y contratos de mantenimientos extendidos.
ALCANCE
CONTEXTO DE LA
PROPUESTA
Nuestra empresa, JD TECHNOLOGY, ofrece esta propuesta a una empresa
que muestra una problemática específica en la captura de datos semi-
automatizada de los registros contables.
Se puede percibir que el crecimiento no esperado de esta empresa, los obliga
a evaluar la compra de un software que no sólo le agilice dichos procesos,
sino también, que garantice la consistencia de la información, sin embargo, el
aspecto más importante radica en brindar información digerida que facilite la
toma de decisiones.
Otro aspecto importante, al momento de establecer la relación de negocios
con el cliente, está en evaluar no sólo el potencial de crecimiento de la
empresa, sino también, la oportunidad de ofrecer otros módulos que
complementen la operación del cliente, creando un “core” central que agilice
la operatividad de nuestro cliente, de cara, a la competencia.
¿QUIÈNES SOMOS?
JD TECHNOLOGY es una empresa líder en desarrollo de software. Las soluciones que
construimos ayudan a nuestros clientes a reducir los costos, aumentar la productividad y
aprovechar las nuevas oportunidades de negocio.
Tenemos un amplio conocimiento técnico y de negocios para ayudar a nuestros clientes a usar las
nuevas tecnologías en la resolución de los problemas diarios.
Concientes de los difícil que puede ser para las PYME y Micropymes, el acceso a las nuevas
Tecnología de la Información, nosotros podemos ayudarle a innovar garantizando mejoras en la
calidad de su gestión empresarial y competitividad, a través del desarrollo de aplicaciones a la
medida.
Análisis empresariales de procesos, con los que usted podrá darse cuenta de cómo puede
aumentar la productividad y reducir los costos implementando nuevas herramientas para
optimizar los procesos claves en su empresa.
Para ello, JD TECHNOLOGY cuenta con la mejor tecnología, los consultores más
experimentados y los “partners” más competentes.
ALIANZAS ESTRATÉGICAS
Alianzas Tecnológicas
NUESTRO PRODUCTO
JDConta es una aplicación diseñada en Java con un entorno gráfico JDBase® para resolver la contabilidad de
partida doble de cualquier tipo de empresa; muy útil para asesorías fiscales que gestionan la contabilidad de
gran cantidad de empresas. Permite hacer presupuestos y seguimiento, así como contabilidad por centros de
costos.
Incluye:
•plan general de cuentas
•asientos tipificados
•definición de centros de coste
•registro de asientos
•definición de grupos o masas patrimoniales
•ratios y agrupaciones contables
•conciliación de asientos
•balances de situación
•cuentas de resultados
•tratamiento de inmovilizado
•confección de registros, retenciones y posibilidad de Consolidación.
Todas las aplicaciones de gestión desarrolladas en JDBase®, generan de forma automática los asientos
contables en JDConta mediante procesos independientes. JDConta permite consultar el estado de la
empresa en tiempo real.
JDnòmina
Nómina y Seguros Sociales y Gestión de Recursos Humanos. Sistema Red. Gestión de pagos a personalautomatizados.
JDges
Solución genérica para empresas comerciales mayoristas. Compra, venta, almacén, y tesorería (cobros ypagos), gastos. Conexión Contabilidad. Incluye CRM sencillo. Opcionalmente incluye módulo B2B.
JDcpres
Control de Presencia. Uso de terminales táctiles y códigos de barras. Solución centralizada para empresas convarias delegaciones o centros de trabajo. Posible conexión con JDnòmina.
JDmail
Solución correo centralizado. Permite gestionar los correos de todos los usuarios de la empresa de formacentralizada vía JDBase (todos los correos están en un sólo archivo, no desperdigados en los equipos de lared). Incluye cliente de envío y recepción. Uso de una sola libreta de direcciones: base de datos de la empresa.
JDeos
Solución para gestión multiempresa Estimación Objetiva y Módulos. Pensada especialmente para asesorías ogestorías. Confección de Libros e Impresos Oficiales.
POSIBILIDAD DE
CRECIMIENTO
ANÁLISIS FODA
Debilidades
• Actualmente no existe un programa que manipule en su totalidad la
gestión contable de la empresa.
• Reporte de información mensual a la gerencia transcurrido 10 días
hábiles después del cierre.
• No existe integración de la contabilidad con las diferentes afectaciones
de la empresa
Amenazas
• Impacto en el riesgo de imagen de la empresa, frente a la posibilidad de
reportar de forma errada los datos.
• Pérdida de la confiabilidad de la información al existir abierta
manipulación de los datos.
• Imposibilidad para la toma de decisiones en tiempo real.
ANÁLISIS FODA
Fortaleza
• Luego de la implantación del software se espera:
• Manejo automatizado de todos los aspectos contables de la empresa.
• Entrega de información de forma oportuna a la gerencia.
• Manejo integral de todos los aspectos contables de la empresa.
Oportunidades
• Seguridad en la entrega de información a las diversas entidades
financieras.
• Integridad de los datos y confiabilidad de los mismos.
• Tomas de decisiones en tiempo real.
DIAGRAMA DE LA
SITUACIÓN ACTUAL
Pérdida del control financiero
Disminución de
ganancias.
Muchos datos, nada de información
Poca integración de los procesos.
Procesos manuales
apoyados en
herramientas no aptas
para el volumen de
negocio manejado.Manipulación de los datos.
Posibles errores humanos.
Aumento del riesgo imagen.
DIAGRAMA DE LA
SITUACIÓN DESEADASeguridad en la captura de la
información y mayor capacidad de
análisis de la misma.
Información automatizada y
tecnológicamente confiable,
Crecimiento
económico
Se minimizan los errores.
Respuesta oportunas a la gerencia.
Información necesaria para la toma
de decisiones.
Información y no datos
HARDWARE Y LICENCIAS
REQUERIDAS
Tanto la programación como la estructura lógica del módulo JDconta, son realmente livianos
ya que manejan elementos de programación recursiva que permite que las rutinas y
subrutinas del mismo sean más eficientes en su ejecución. Sin embargo, se necesitan
requerimientos de hardware básicos para su implementación, tales como:
•128 MB de memoria RAM
•2 GB de espacio libre en el disco duro
•Un procesador Pentium 3.
La adquisición de las licencias está basada en sus
necesidades, siendo así, se ha definido la adquisición
de tres en la propuesta las cuales interactuarán en
red y serán distribuidas de la siguiente manera:
•Jefe de Contabilidad
•Analista de Contabilidad
•Auxiliar de Contabilidad
SALIDAS
Pantalla de simulación de eventos. En esta pantalla se debe incluir
la cuenta a analizar, los diferentes años y eventos que alimentarían
dicha simulación.
Modelos de Simulación
SALIDAS
En este ejercicio de simulación se muestra la cuenta de tesorería
proyectada en períodos trimestrales y a tres años, el comportamiento
de esta cuenta no muestra crecimiento (si se mantiene en las mismas
condiciones de los últimos 2 años) por lo que pudiera pensarse en
otras formas de inversión más rentables para la empresa.
Modelos de Simulación
SALIDAS
Basados en una simulación de crecimiento para el año 2005, se sugiere un
porcentaje de crecimiento. El software es capaz de arrojar automáticamente por
medio de varianzas los saldos que deben obtenerse para sostener este
crecimiento.
Modelos de Simulación
SALIDAS
Análisis de la cuenta Intereses por cobrar
En esta simulación puede notarse que existe una pobre
recaudación para los meses de Agosto, tanto del 2004, 2005 y de
hecho el evento podría volverse a presentar para el 2006. Esto
obliga prácticamente a realizar una gestión de cobro un poco más
agresiva para este mes.
Modelos de Simulación
SALIDAS
1
2
3
Esta cuenta de vital importancia para las empresas puede ser analizada
con opciones propias de sistemas que apoyan a la toma de decisiones,
tales como: enfoques por valores absolutos y acumulados, análisis por
períodos mensuales, trimestrales y anuales, todo simulado con la inclusión
de variables específicas.
Modelos de Simulación
Panamá, 24 de septiembre de 2006
Señores
CLIENTES,S.A.
Ciudad.-
Estimado señores:
En atención a su solicitud de propuesta del software JDconta para la automatización y agilización de los registros
contables de su empresa, adjuntamos el siguiente desglose:
Propuesta para la adquisición del módulo Jdconta
Módulo Jdconta 10,000.00
Programa de Capacitación 2,000.00
Venta de 3 licencias Jdconta 3,000.00
Precio Total de la Propuesta 15,000.00
Dicha propuesta, contempla las etapas de análisis y recolección de sus necesidades, diseño personalizado (10
personalizaciones menores) e implementación del mismo, además de las capitaciones a los usuarios seleccionados
para el uso de la herramienta.
Los costos de mantenimiento de la empresa se excluyen de esta propuesta.
Saludos Cordiales,
Elisa Mariscal
Gerente General
JD Technology
COSTO DE LA PROPUESTA
ANÁLISIS DE RENTABILIDAD
AÑOS
INGRESOS 1 2 3 4 5
AHORRO POR ELIMINACIÓN DE HORAS EXTRAS 21605 21605 21605 21605 21605
AHORRO POR DISMINUCIÓN EN EL USO DE TINTAS 2750 2750 2750 2750 2750
AHORRO POR LA DISMINUCIÓN DEL USO DE PAPEL BOND 2250 2250 2250 2250 2250
TOTAL DE INGRESOS 26605 26605 26605 26605 2665
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
Software
Módulo Jdconta 1 10,000.00 10,000.00
Capacitación 2,000.00 2,000.00
Licencias JdConta 3 1,000.00 3,000.00
Total 13,000.00 15,000.00
Servicios
Soporte Técnico a la Aplicación (Fabricante anualidad) 1 3,600.00 3,600.00 3,600.00 3,600.00 3,600.00 3,600.00 3,600.00
Personal de sistema 2 500.00 1,000.00 1,000.00 1,000.00 1,000.00 1,000.00 1,000.00
Instructor 4,200.00 4200 4200 4200 4200 4200
Total 8,800.00 8,800.00 8,800.00 8,800.00 8,800.00 8,800.00
FLUJO DE FONDO NETO -23,800.00 11,055.00 11,055.00 11,055.00 11,055.00 11,055.00
FLUJO DE FONDO ACUMULADO -23,800.00 -12,745.00 -1,690.00 9,365.00 20,420.00 31,475.00
TASA DE RENDIMIENTO REQUERIDA = 10%
VAN= $ 18,107.15
TIR=36.7%
PERIODO DE RECUPERACIÓN= 2.55 AÑOS
• Asesoramiento sobre las necesidades informáticas de crecimiento y
actualización.
• Mano de obra para cualquier ampliación/modificación en los equipos
informáticos.
• Asistencia técnica ante cualquier avería o percance que puedan sufrir los
equipos.
• Servicio técnico telefónico para resolver inmediatamente cualquier duda que
pueda surgirles.
• Mantenimiento periódico de discos duros, con lo que se consigue una mayor
fiabilidad y rendimiento de los equipos, mejorando tanto la velocidad como
la tolerancia a fallos.
• Actualización periódica de los datos de programas antivirus, tanto locales
como distribuidos.
• Chequeo remoto bajo solicitud y autorización de la empresa.
MANTENIMIENTO
EXTENDIDO
Mantenimiento preventivo para equipos de trabajo, incluye los siguientes
servicios: